Post on 11-Jan-2016
description
File Oriented
Sebuah file merupakan sekumpulan informasi yang tersimpan sedemikian rupa, hingga
informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh kembali apabila dibutuhkan atau untuk
penggunaan selanjutnya. Dimana masing-masing file hanya diperuntukkan untuk satu
program aplikasi. Bisa juga suatu usaha awal melakukan komputerisasi sistem arsip manual
yang biasa kita kenal selama ini.
Sebagai contoh, di dalam suatu organisasi sebuah file manual dibuat untuk mencatat semua
catatan internal dan eksternal berkenaan dengan klien, tugas, produk, proyek atau karyawan.
Biasanya akan terdapat banyak file. Untuk setiap file diberi label dan disimpan pada satu
lemari arsip. gar aman, lemari mungkin diberi kunci atau ditempatkan di kawasan yang aman
di lokasi bangunan yang berbeda. Di dalam rumah kita mungkin mempunyai beberapa
macam sistem pengarsipan berisi tanda terima, jaminan, faktur, rekening koran bank dan
lainnya.
Ketika kita ingin melihat arsip, kita mencari ke dalam sistem file itu dengan memeriksa
secara menyeluruh arsip didalamnya mulai dari permulaan masukan hingga di temukan apa
yang kita ingin. Cara lainnya kita mungkin membuat suatu sistem indeks untuk membantu
menyimpan dan mencari kembali dengan cepat. Sebagai contoh, arsip tersebut
dikelompokkan pada map yang terpisah untuk tiap jenis item yang berbeda sehingga
memudahkan waktu mencari kembali. Cara ini berdasarkan pengelompokan arsip yang
secara logika berhubungan (logically related).
Sistem arsip manual akan bekerja baik jika jumlah arsip yang disimpan kecil. Tetapi hal ini
sulit dikerjakan bila jumlah item yang harus disimpan cukup besar dan menyulikan kita
untuk mencari kembali sebuah arsip. Seringkali, sistem arsip manual makin kacau ketika kita
harus cross-reference atau memproses informasi di dalam file itu.
File based approach didefinisikan sebagai suatu sistem yang menerjemahkan atau
memanajemen data sendiri-sendiri sehingga data tersebut tidak dapat atau sulit untuk dibagi
(sharing) dan diperbaharui (update) oleh application program yang lainnya. Sistem ini
digunakan untuk mengatasi semua permasalahan bisnis menggunakan pengelolaan data
secara tradisional dengan cara menyimpan record-record pada file-file yang terpisah yang
disebut juga sistem pemrosesan file. Sistem ini digunakan sebelum data base diciptakan.
Beberapa kelemahan dari File Oriented antara lain :
1. Timbulnya data rangkap (redundancy data) dan ketidak konsistensian data (Inconsistency
data) Karena file-file dan program aplikasi disusun oleh programmer yang berbeda.
Sebagai contoh nama mata kuliah dan sks dari mahasiswa dapat muncul pada suatu file
dan akan muncul suatu file yang terdiri dari record-record mata kuliah. Kerangkapan data
seperti ini menyebabkan pemborosan tempat penyimpanan dan biaya akases . Disamping
itu dapat terjadi inkonsistensi data. Misalnya, apabila terjadi perubahan jumlah sks mata
kuliah, sedangkan perubahan hanya diperbaiki pada file mata kuliah dan tidak diperbaiki
pada file mahasiswa. Hal ini dapat mengakibatkan kesalahan dalam laporan nilai
mahasiswa.
2. Kesukaran dalam Mengakses Data: Munculnya permintaan-permintaan baru yang tidak
diantisipasikan sewaktu membuat program aplikasi, sehingga tidak memungkinkan untuk
pengguna dalam pengambilan data.
3. Data terisolir (Isolation Data): Karena data tersebar dalam berbagai file, dan file tersebut
mungkin dalam format yang berbeda-beda, maka akan sulit menuliskan program aplikasi
baru untuk mengambil data yang sesuai.
4. Masalah Pengamanan (Security Problem): Tidak semua pemakai diperbolehkan
mengakses seluruh data. Bagian Mahasiswa hanya boleh mengakses file mahasiswa.
Bagian Mata kuliah hanya boleh mengakses file mata kuliah, tidak boleh mengakses file
mahasiswa. Tetapi sejak program-program aplikasi ditambahkan secara ad-hoc maka sulit
melaksanakan pengamanan seperti yang diharapkan.
5. Data Dependence: Apabila terjadi perubahan atau kesalahan pada program aplikasi maka
pemakai tidak dapat mengakses data.
6. Duplikasi dari Data: Sehubungan dengan pendekatan yang didesentralisasikan yang
dibuat oleh masing-masing departemen, pendekatan filebased menyebabkan terjadinya
duplikasi data. Sebagai contoh , pada gambar 1.5 dapat dengan jelas dilihat bahwa ada
duplikasi data properti dan detil klien pada kedua Bagian Penjualan dan Bagian Kontrak.
Duplikasi data adalah hal yang tidak diinginkan untuk beberapa pertimbangan, karena :
a. Duplikasi berarti pemborosan. Pemborosan waktu dan biaya untuk mencari data
karena harus dilakukan lebih dari sekali.
b. Membutuhkan storage tambahan, juga biaya-biaya yang terkait. Sering duplikasi data
dapat dihindarkan dengan berbagi data yang ada dalam file.
c. Barangkali lebih penting lagi, duplikasi dapat mendorong kearah hilangnya integritas
data; dengan kata lain tidak ada konsistensi data. Sebagai contoh, adanya duplikasi
data antara Bagian Personalia dan Bagian Penggajian seperti diuraikan di atas.
Perkembangan menyebabkan perubahan-perubahan peran para manajer dalam pengambilan
keputusan. Mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan
terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan. Meningkatnya
penggunaan teknologi informasi, khususnya internet, telah membawa setiap orang dapat
melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu.
Seiring dengan berjalannya waktu, lambat laun sistem pemrosesan file akan mulai
ditinggalkan karena masih bersifat manual, yang kemudian dikembangkanlah sistem
pemrosesan dengan pendekatan basis data. Semakin kompleksnya data, dan semakin
banyaknya karyawan dalam perusahaan besar, file based system tidak lagi dapat dioptimalkan
penggunaannya. Space storage yang dibutuhkan untuk menyimpan data semakin besar. Dari
sini kemudian diciptakanlah data base. Terciptanya data base agar sebuah sistem
penyimpanan data menjadi lebih efektif dan dalam menunjang kinerjanya ditunjang dengan
sebuah aplikasi khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen data mana yang bisa
diakses oleh pengguna disebut Sistem Database Management ( DBMS).
Data Base
Database adalah koleksi data item yang saling terkait terkelola sebagai satu unit. Pengertian
lainnya database adalah suatu koleksi data yang terkait secara logika, dilengkapi dengan
suatu uraian data dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi.
Data sendiri merupakan representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti
manusia (pegawai, mahasiswa, pembeli), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan
sebagainya yang direkam dalam bentu angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau
kombinasinya.
Database approach didefinisikan sebagai suatu sistem perangkat lunak yang berguna untuk
memperlihatkan, menciptakan, memelihara dan memberikan control kepada siapa saja
khususnya application program yang dapat mengakses data base tersebut tanpa ada kesulitan
untuk memperbaharui (update) dan membagi (share) datanya. Database menghilangkan
redundansi data, semua data item terintegrasi dengan sesedikit mungkin data yang duplikasi.
Database tidak lagi hanya dimiliki oleh satu departemen tetapi adalah menjadi sumber daya
perusahaan. Database berisi bukan hanya data operasional organisasi tetapi juga suatu rincian
data ini. Suatu database juga digambarkan sebagai suatu koleksi dari arsip terintegrasi.
Deskripsi data dikenal sebagai sistem catalog ( atau kamus data atau meta-data- ~’data
tentang data'). Dengan penggambaran secara alami suatu database yang menyediakan
independensi data. Pada system database dipisahan antara definisi data dari program aplikasi,
di mana telah disajikan suatu definisi internal dari suatu obyek dan definisi eksternal yang
terpisah. Para pemakai hanya mengetahui definisi eksternal tanpa perlu mengetahui
bagaimana obyek digambarkan atau berfungsi. Keuntungan pendekatan ini, adalah abstraksi
data dapat berubah definisi internal tanpa mempengaruhi para pemakai, dengan penyajian
definisi eksternal yang tetap.
Dengan cara yang sama, pendekatan database akan memisahkan struktur data dari program
aplikasi dan menyimpan di dalam database. Jika struktur data perlu ditambahkan atau
dimodifikasi maka tidak perlu mengubah program aplikasi. Sebagai contoh, jika kita
menambahkan suatu field baru pada suatu record atau menciptakan suatu file baru, aplikasi
yang berjalan tidak perlu berubah. Kecuali, jika kita mengubah suatu item dari suatu file yang
mempengaruhi sebuah program aplikasi maka harus dilakukan dimodifikasi.
Database menghadirkan kesatuan, atribut, dan hubungan yang logis antara kesatuan. Dengan
kata lain, database menggambarkan data yang secara logika terkait. Keterkaitan tersebut
dapat berjalan dengan sebuah aplikasi yang bernama Database Management System
(DBMS). DBMS adalah Suatu perangkat lunak yang memungkinkan para pemakai untuk
mendefiniskan, menciptakan, memelihara dan mengendalikan akses pada database.
Perbedaannya dengan pendekatan file-based. struktur phisik dan storage data kini diatur oleh
DBMS.
Beberapa keuntungan penggunaan data base system antara lain:
1. Terkontrolnya kerangkapan data: Basis data hanya mencantumkan satu kali field
yang sama yang dapat dipakai oleh semua aplikasi yang memerlukannya.
2. Terpeliharanya keselarasan (kekonsistenan) data: Apabila ada perubahan data pada
aplikasi yang berbeda ,maka secara otomatis perubahan itu berlaku untuk
keseluruhan.
3. Data dapat dipakai secara bersama (shared): Data dapat dipakai secara bersama-sama
oleh beberapa program aplikasi (secara batchmaupun on-line) pada saat yang
bersamaan.
4. Dapat diterapkan standarisasi: Dengan adanya pengontrolan yang terpusat, maka DB
dapat menerapkan standarisasi data yang telah simpan sehingga mempermudah
pemakaian, pengiriman maupun pertukaran data.
5. Keamanan data terjamin: DB dapat memberikan batasan-batasan dalam pengaksesan
data, misalnya dengan memberikan password dan pemberian hak akses bagi pemakai
(misal : modify, delete, insert, retrieve).
6. Terpeliharanya integritas data: Jika kerangkapan data dikontrol dan kekonsistenan
data dapat dijaga maka data akan menjadi akurat.
7. Terpeliharanya keseimbangan (keselarasan): Antara kebutuhan data yang berbeda
dalam setiap aplikasi Struktur basis data diatur sedemikian rupa sehingga
dapat mengakses data dengan cepat.
8. Meningkatkan Backup dan Recovery: Pada sistem file-based banyak pemakai
menganggap tanggung jawab melindungi data dari kegagalan pada sistem komputer
atau program aplikasi. Hal ini melibatkan operasi suatu backup setiap akhir proses.
Dalam hal suatu kegagalan pada proses berikutnya, backup diupdate dan pekerjaan
yang telah berlangsung sejak backup ini hilang dan harus entri kembali. Sebaliknya
DBMS menyediakan fasilitas untuk memperkecil jumlah pengolahan yang hilang
karena suatu kegagalan.
Beberapa kelemahan data base system
1. Kompleksitas: Harapan untuk menggunakan DBMS dengan berhadapan dengan
bagian bagian database yang kompleks. Para perancang Database Dan Pengembang,
data dan pengurus database, dan end-users harus memahami kemampuan ini agar
memperoleh manfaat yang optimal. Kegagalan untuk memahami sistem itu dapat
mendorong kearah keputusan disain yang tidak baik, dan mempunyai konsekwensi
serius untuk suatu organisasi.
2. Ukuran: Kemampuan DBMS yang besar juga membutuhkan puluhan megabytes
ruang disk dan sejumlah memori agar pengoperasiannya efisien.
3. Biaya: Harga sebuah software DBMS bervariasi tergantung pada kemampuan dan
fitur yang disajikannya. Sebagai contoh, suatu single-user DBMS untuk suatu
komputer pribadi hanya berharga US$100. Tetapi suatu DBMS untuk mainframe
yang multi-user yang dapat melayani beratus-ratus para pemakai dapat sangat mahal,
barangkali US$100,000 atau bahkan US$1,000,000. Ada juga biaya pemeliharaan
tahunan cukup mahal.yang biasanya diperhitungkan dengan persentase dari daftar
harga itu.
4. Kinerja: Pada sistem file-based ditulis untuk suatu aplikasi spesifik, seperti invoicing.
Sebagai hasilnya, capaian biasanya sangat baik. Sedangkan pada DBMS ditulis agar
aplikasi lebih umum, untuk memenuhi aplikasi banyak orang. Akibatnya adalah
bahwa beberapa aplikasi tidak berjalan seperti aplikasi yang merke lihat dahulu.
Peralihan filebase system ke DBMS pada perusahaan retail
Pada saat sebuah perusahaan retail ini masih berbentuk perusahaan yang kecil penggunan
filebase system masih dapat dilakukan dan dapat beroprasi dengan baik. Ini dikarenakan data-
data yang masuk dan digunakan oleh berusahaan masih berukuran kecil, jadi tidak akan
masalah jika data atau file data berdiri sendiri-sendiri. Namun saat perusahaan tumbuh
menjadi perusahaan retail yang besar jelas penggunaan filebase system ini akan sangat
merepotkan dan penuh dengan resiko, misalnya terdapat data redudansi yaitu duplikasi data
yang sama pada beberapa file. Redundansi dapat direduksi/dikurangi tetapi tidak dapat
dihilangkan sama sekali sehingga akan menyebabkan inconsistency (data tidak konsisten).
Contohnya jika pelanggan pindah alamat dan nomer telponnya maka seharusnya ketiga file
yang memuat data tersebut harus diubah/update (contoh File Anggota, File transaksi
peminjaman, file Pengembalian), bila salah satu saja dari file yang mengandung data tersebut
terlewat diupdate maka terjadilah tidak konsisten tadi. Untuk itu perlu adanya propagating
update ketiga file tersebut.
Dengan demikian penggunaan filebase system menjadi tidak efisien dan efektif lagi sehingga
perlu ada penggunaan sistem pengolahan data yang lebih efisien dan efektif. Sistem database
merupakan pengembangan dari sistem filebase yang lebih efisien dan efektif, database pada
perusahaan retail menggunakan software khusus yang dibuat sesuai dengan kebutuhan
perusahaan. Dengan DBMS, pencarian informasi dapat dilakukan dengan mudah karena
semua informasi telah terintegrasi. Berbeda dengan pencarian informasi di atas aplikasi
spreadsheet dimana kita harus tahu nama file, nama sheet kemudian di kolom dan baris
keberapa, baru kita bisa temukan informasi tersebut. Sistem pengelolaan database dengan
DBMS mencakup aplikasi yang digunakan untuk membuat organisasi logik dari database dan
bagaimana cara mengaksesnya. Desainer software biasanya membagi database salam tabel –
tabel sesuai kebutuhan. Tiap tabel menggambarkan hubungan antara variabel yang
disebut relational database.
Database pada perusahaan retail berisi tentang jumlah persediaan masing – masing barang,
harga barang, data pelanggan, data tanggal kadaluarsa makanan, dsb. Masing – masing data
terintegrasi berguna bagi proses kinerja perusahaan. Misalnya, data jumlah persediaan
digunakan untuk mengatur sirkulasi persediaan barang baik yang ada di gudang maupun yang
siap dijual. Penjualan yang cepat harus diikuti manajemen persediaan yang cepat pula.
Bagian keuangan juga bisa dengan cepat bisa menghitung rugi dan laba dengan data – data
yang tergabung dalam sistem penjualan. Harga barang dapat diubah oleh perusahaan sesuai
dengan promosi – promosi yang sedang dilakukan. Data pelanggan berguna untuk
mengetahui segmentasi pasar yang membeli produk – produk yang ditawarkan perusahaan
sehingga perusahaan dapat menyusun strategi marketing yang lebih tepat. Data tanggal
kadaluarsa makanan merupakan informasi tambahan yang digunakan perusahaan untuk
mengatur peletakan produk – produk makanan yang dijual. Barang yang lebih dekat dengan
tanggal kadaluarsa akan diletakkan di tempat – tempat strategis seperti di bagian paling depan
rak, disamping kasir, atau di bagian produk obral sehingga barang tersebut diharapkan lebih
mudah terjual.
Kesuksesan dalam pengelolaan database terletak pada keakuratan dalam proses pendataan.
Langkah pertama dari perusahaan dalam membuat database adalah membuat standarisasi
pada seluruh data-data yang ada. Standar tadi meliputi Identifier, Naming, Definition,
Integrity Rule, dan Usage Right. Kemudian menentukan jenis aplikasi DBMS apa yang
sesuai untuk dipakai dalam membantu penyusunan dan pemanfaatan data-data tersebut.
Peran Database dalam Perusahaan
Database memiliki peranan yang sangat penting dalam perusahaan antara lain :
1. DSS ( Decision Support System): Dengan penggunaan database yang dapat mengontrol
duplikasi data, menjaga data tetap konsisten, terstandarisasi, dan memberikan informasi
yang lebih cepat, sangat membantu dalam proses pengambilan keputusan sehingga lebih
cepat, tepat dan akurat.
2. Value Added: Memberikan nilai tambah bagi customer dengan kemampuannya untuk
memberikan informasi tepat, akurat, dan uptodate.
3. Efisiensi: Database memudahkan pengelolaan informasi, memanipulasi data (input,
update, delete), sehingga menghemat banyak waktu yang dapat digunakan untuk kegiatan
produktif lainnya.
4. Efektifitas: Tingkat produktifitas perusahaan
5. CRM (Customer Relationship Management): Data pelanggan yang telah terintegrasi
dalam sistem berguna dalam menjalin hubungan perusahaan dan pelanggan lebih baik.
Perusahaan dapat menawarkan produk / diskon secara langsung kepada pelanggan.
Perusahaan juga dapat memberikan ucapan selamat ulang tahun yang berguna dalam
membentuk loyalitas pelanggan.
Daftar Pustaka
http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Dhyah%20Setyorini,%20M.Si.,%20Ak./
BAB%203%20SISTEM%20MANAJEMEN%20DATA.pdf
http://tugasdanbelajar.blogspot.com/2012/11/sistem-informasi-akuntansisistem.html
http://ahmad-keindahandunia.blogspot.com/2010/11/database.html
http://www.google.co.id/url?
sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=8&cad=rja&uact=8&ved=0CFQQFjAH&url=http
%3A%2F%2Frepository.binus.ac.id%2Fcontent
%2FM0094%2FM009437167.doc&ei=3tDpVP2JFpHhuQS864LgAg&usg=AFQjCNFefBao-
RnXPOqSU4dvAHSnQL0atw&sig2=0xuPULwGieX-dZH38iWDCg