SISTIM MANAJEMEN LINGKUNGANISO 14001: 2000ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM

AUDIT INTERNAL

4.5.5

• Internal audit dilaksanakan pada interval yang direncanakan:

Menetapkan apakah SML:

4.5.5 AUDIT INTERNAL

Sesuai dengan pengaturan yang direncanakan (Misal: Kebijakan, tujuan, sasaran, prosedur), termasuk standar ISO 14001. Telah diterapkan dan dipelihara dengan baik

Memberikan informasi mengenai hasil-hasil audit kepada manajemen

• Program audit mempertimbangkan pentingnya faktor lingkungan dalam operasional serta hasil audit sebelumnya.

4.5.5 AUDIT INTERNAL

• Prosedur audit harus berisi: Tanggung jawab dan persyaratan untuk:

Perencanaan dan pelaksanaan audit Pelaporan audit dan penyimpanan catatan audit Ketentuan mengenai kriteria, ruang lingkup,

frekuensi dan metoda audit:• Menjamin objektifitas dan netral pada

saat memilih auditor dan melaksanakan audit

4.5.5 AUDIT INTERNAL

INTERNAL AUDIT

Tanggung jawab Auditor Audit manajemen

Pelatihan auditor Aspek & hukum ISO 14001 Proses/ sektor Kecakapan auditProgram audit Kepentingan lingkungan Perubahan organisasi Hasil audit sebelumnya

Apakah SML diterapkan/ dipelihara serta effektif? Susunan perencanaan diikuti? Persyaratan ISO 14001 ditujukkan?

Pelaporan hasil Pada manajemen Masukan tinjauan Manajemen Ketidaksesuaian Manajemen

Prosedur audit ruang lingkup frekwensi metodologi

Program audit:

4.5.5 AUDIT INTERNAL

• direncanakan, ditetapkan, diterapkan dan dipelihara• mengambil pertimbangan pentingnya faktor lingkungan dalam operasi• hasil audit sebelumnya

Prosedur audit harus ditetapkan, diterapkan dan dipelihara

Isi prosedur menjelaskan:

4.5.5 AUDIT INTERNAL

Tanggung jawab dan persyaratan guna perencanaan dan pelaksanaan audit, pelaporan hasil audit dan pemeliharaan catatannya Menetapkan kriteria audit, ruang lingkup, frekuensi dan metodenya.

Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus

menjamin objektifitas dan ketidakberpihakan dalam

proses audit

4.5.5 AUDIT INTERNAL

PROSEDUR

INTERNAL AUDIT

TANGGUNG JAWAB:

QEP-LIT-037 INTERNAL AUDIT

• MR merencanakan, melaksanakan dan memantau audit internal dilaksanakan dengan baik oleh aditor yang ditunjuk• Auditor melakukan audit berdasarkan jadwal dan menyiapkan laporan audit serta menyampaikan ke MR• MR menyediakan checklist audit untuk melaksanakan audit berdasarkan sistim lingkungan dan pemenuhan persyaratannya

PERSIAPAN AUDIT:

MR (WAKIL MANAJEMEN)

Menyiapkan jadwal audit selama setahun

Internal QE Audit Plan Audit Schedule

Perencanaan setahun & audit dilakukan 3 bln sekali

Menyebutkan divisi, tanggal & waktu audit

Memastikan auditor bebas dari prasangka atau pengaruh yang bisa berakibat pada keobjectivan audit

Auditor yg ditunjuk adalah orang dengan pelatihan khusus atau kemampuan audit internal

Membagikan “Audit Schedule” pada semua pihak (auditee & auditor) ± 1 minggu sebelum audit

PELAKSANAAN AUDIT:

AUDITOR

Melakukan audit dgn memeriksa records/ prosedur/ mengamati operasional vs dokumen yg relevan untuk melihat kecocokan ketentuan dokumen sistim manajemenMenggunakan “Internal Audit Checklist” (LIT-QEF-009) selama audit untuk menstandarkan dan membantu jalannya audit serta mencatat temuan-temuannya pada checklist tersebut

Segera memberitahu dan mengkonfirmasi pada auditee bila ditemukan ketidak sesuaian/ ketidakpuasan selama audit berlangsung serta menyebutkan record/ catatan sebagai bukti

Memberi alasan temuan audit

MAJOR NC

MINOR NC

Ketidaksesuaian kritikal & biasanya mempunyai dampak yang luas.(Temuan sepenuhnya tidak sesuai sistem/ prosedur tidak diterapkan)

Ketidaksesuaian standar/ prosedur tapi tidak kritikal/ tidak berdampak luas. (menerapkan sistem/ prosedur tetapi kurang tepat & ditemukan record yang tidak wajar

OBSERVASI/ REKOMENDASI

Kemungkinan besar mempunyai dampak ketidaksesuaian dimasa yang akan datang

PELAKSANAAN AUDIT:

AUDITOR

Mengeluarkan “Internal QE Audit Non-conformity Report” setelah mendiskusikan dengan auditee termasuk tanggung penyelesaian beserta tindakan koreksi

Memberikan pada auditee setelah disetujui & ditandatangani, kemudian yang asli dikirim ke MR

Memberikan “General Observation” pada auditee dengan tujuan perbaikan dan memberikan salinannya ke MR

TINDAKAN KOREKSI & VERIFIKASI AUDIT:

AUDITEE (PIHAK YG DIAUDIT)

Menganalisa penyebab temuan audit Memutuskan tindakan koreksi serta pencegahan yang diperlukan secara tepat dalam menanggapi ketidaksesuaian

Memastikan untuk menyelesaikan dan menerapkan tindakan koreksi yang telah diambil sesuai tanggal penyelesaian

Memberitahukan dan mengirimkan salinan “LIT-QEF-010” yang telah selesai pada MR setelah ketidaksesuaian (NC) berakhir

TINDAKAN KOREKSI & VERIFIKASI AUDIT:

memeliksa dan mengakhiri tindakan koreksi yang telah diselesaikan beserta buktinya, bila perlu

Penutupan ketidak sesuaian akan ditunda bila tindakan koreksi yang diambil tidak bisa dibuktikan keefektifannya

Memeriksa laporan audit, meringkas temuan ketidaksesuain/ NC & tindakan perbaikan/ observation untuk dipresentasikan pada “Tinjauan Manajemen” (MR)

MR/ AUDITOR

TINDAKAN LANJUTAN AUDIT:

Melaporkan bila ada tindakan koreksi serta pencegahan yang tidak diterapkan pada manajemen

Membawa masalah tersebut pada rapat tinjauan manajemen untuk didiskusikan tindak lanjut yang diperlukan

MR

RECORD/FORMAT (CATATAN/ REKAMAN)

(INTERNAL AUDIT PLAN)

(INTERNAL AUDIT SCHEDULE)

(INTERNAL AUDIT CHECKLIST)

(NON-CONFORMANCE REPORT)

(GENERAL OBSERVATIONS)

DOKUMEN YANG BERHUBUNGAN

SOP DOCUMENT CONTROL (PENGENDALIAN DOKUMEN)SOP RECORD CONTROL (PENGENDALIAN REKAMAN)SOP OBJECTIVES, TARGETS & PROGRAMME(S (TUJUAN, SASARAN & PROGRAM)SOP MANAGEMENT REVIEW (TINJAUAN MANAJEMEN)SOP ATTENDING NON-CONFORMITY) (KETIDAKSESUAIAN)SOP CORRECTIVE & PREVENTIVE ACTION (TINDKAN KOREKSI & PENCEGAHAN)