SELAMAT DATANG TIM LOMBA TERTIB ARSIP DESA

TINGKAT KABUPATEN PURWOREJO

DI DESA KALIMENENG KECAMATAN KEMIRI

KABUPATEN PURWOREJO

PENGELOLAAN ARSIP

DESA KALIMENENG

KECAMATAN KEMIRI KABUPATEN PURWOREJO

KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kepada Allah swt karena atas berkat hidayah dan rahmat-Nya, Desa Kalimeneng menjadi perwakilan Kecamatan Kemiri pada lomba Tertib Arsip Desa tahun 2016 Tingkat Kabupaten Purworejo, sungguh suatu kebanggaan tersendiri bagi kami hal ini sangat menambah motifasi kami didalam pengelolaan arsip di lingkungan Pemerintah Desa Kalimeneng dengan benar sesuai petunjuk teknis pengelolaan arsip desa serta sesuai aturan perundang-undangan yang berlaku.

Laporan Pengelolaan Arsip Desa Kalimeneng ini, disusun dalam rangka Lomba Tertib Arsip Tingkat Kabupaten Purworejo dan sebagai sarana untuk menambah pengetahuan dan wawasan mengenai kearsipan. laporan ini disusun, berdasarkan atas pelaksanakan organisasi pengelolaan arsip di lingkungan Pemerintah Desa Kalimeneng, Kecamatan Kemiri, Kabupaten Purworejo.

Kami juga berterima kasih kepada semua pihak utamanya kepada Unit Kearsipan dan Unit Pengolah Kearsipan Desa Kalimeneng yang telah bekerja dengan sungguh-sungguh dalam pengelolaan arsip di lingkungan Pemerintah Desa Kalimeneng pengolahan arsip ini, sehingga dapat terselesaikan dengan lancar. Kami mengharapkan kritik dan saran dari semua pembaca sehingga organisasi kearsipan Desa Kalimeneng, Kecamatan Kemiri, Kabupaten Purworejo dapat mengetahui kekurangan dari laporan ini.

BAB I PENDAHULUAN

Latar Belakang Arsip sebagai salah satu sumber informasi

terekam memiliki multi fungsi untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Sebagai tulang punggung manajemen pemerintah desa, arsip akan terus bertambah secara akumulatif sesuai dengan semakin kompleksnya fungsi dan tugas Pemerintah Desa.

Pengertian Arsip

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, Perseorangan, dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara, serta mempunyai kekuatan hukun yang berlaku

Tujuan Tujuan di susunnya selayang pandang

pengelolaan arsip Desa Kalimeneng ini sebagai bahan evaluasi Tim Penilai Lomba Tertib Arsip Desa Tingkat Kabupaten Purworejo di Desa Kalimeneng, Kecamatan Kemiri, Kabupaten Purworejo.

BAB II GAMBARAN UMUM DESA KALIMENENG

A.KONDISI GEOGRAFIS

1. Ketinggian Dari Permukaan laut : 400 M / dpl

2. Curah Hujan Rata - Rata : 2.600 / 4.500 mm / Th

3. Topografi ( Struktur Tanah ) : Dataran Sedang / Campuran

4. Suhu Udara rata – Rata : 20 °C - 45°C

C.POTENSI LEMBAGA PEMERINTAHAN, LEMBAGA KEMASYARAKATAN

1. Jumlah Aparat Pemerintahan Desa Kalimeneng

a. Jumlah Perangkat Desa : 10 orang terdiri dari:

». Kepala Desa,

». Sekretaris Desa

». Kepala Urusan 5 orang

». Kepala Dusun 2 orang

». PTL Kaum 1 orang

b. Jumlah Badan Permusyawaratan Desa : 5 orang

2. Lembaga Kemasyarakatan terdiri dari : PKK, LPMD, RT, RW, Karang Taruna, Kelompok Tani, Organisasi Keagamaan, dan Kelompok Gotong Royong.

BAB III PENGELOLAAN ARSIP

I. ORGANISASI DAN TATA LAKSANA II. TATA NASKAH DINAS III. KLASIFIKASI ARSIP IV. KEBIJAKAN PENGURUSAN SURAT V. PROSEDUR PENGURUSAN SURAT VI. PENATAAN BERKAS VII. MEKANISME PENATAAN BERKAS VIII. PEMINJAM DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP IX. PENYUSUTAN ARSIP X. JENIS-JENIS ARSIP DAN PEMELIHARAAN

I. ORGANISASI DAN TATA LAKSANA 1. Much Romelan Kepala Desa Penanggungjawab 2. Susilo Sekretaris Desa Koordinator / Pelaksana

Pengelola Arsip Vital dan Arsip Elektronik

3. Suratman Kaur Pemerintahan Pelaksana Pengelolaan Arsip FotoAktif dan Inaktif

4. Samsul Maarif Kaur Umum Pelaksana Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif (Pengurusan Surat)

5. Romadhon Kadus I Pelaksana Pengelolaan Arsip Inaktif

6. Hariyono Kaur Kesra Pelaksana Pengelolaan Khasanah Arsip

7. Nurodin PTL Kaum Pembantu Pelaksana Pengelolaan Arsip Inaktif

8. M Solikhin Kadus II Pelaksana Pengelolaan Aplikasi AMD/IT

II. TATA NASKAH DINAS PERATURAN DESA PERATURAN KEPALA DESA KEPUTUSAN KEPALA DESA SURAT DINAS SURAT EDARAN SURAT UNDANGAN SURAT KUASA SURAT PERJANJIAN SURAT TUGAS BERITA ACARA SURAT KETERANGAN PENGUMUMAN LAPORAN

III. KLASIFIKASI ARSIP

KODE KLASIFIKASI

000 Umum

100 Pemerintahan

200 Politik

300 Keamanan dan Ketertiban

400 Kesejahteraan Rakyat

500 Perekonomian

600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan

700 Pengawasan

800 Kepegawaian

900 Keuangan

IV. KEBIJAKAN PENGURUSAN SURAT

A. ASAS PENGURUSAN SURAT.

Setiap surat masuk dan surat keluar di Pemerintah Desa dilaksanakan secara sentralisasi yaitu melalui Sekretariat Desa dalam hal ini Sekretaris Desa.

B. ORGANISASI PENGURUSAN SURAT

V. PROSEDUR PENGURUSAN SURAT

A. PENGURUSAN SURAT MASUK

>. PENERIMAAN

>. PENCATATAN

>. PENGENDALIAN

>. PENDISTRIBUSIAN

>. PENYIMPANAN

B. PENGURUSAN SURAT KELUAR

VI. PENATAAN BERKAS

SARANA DAN PRASARANA BERKAS

1. SEKAT ( GUIDE )

2. FOLDER

3. FILING CABINET

4. ALMARI ARSIP

5. RAK ARSIP

VII.MEKANISME PENATAAN BERKAS

A. PENGORGANISASIAN ARSIP

B. PROSEDUR PEMBERKASAN ARSIP

>.PEMERIKSAAN

>.MEMBERI INDEK

>.PEMBERIAN KODE KLASIFIKASI

>.TUNJUK SILANG

>.PENEMPATAN ARSIP PADA FOLDER

VIII. PEMINJAM DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP

a. PEMINJAM ARSIP

b. PENEMUAN KEMBALI

IX. PENYUSUTAN ARSIP

a. PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

b. PEMUSNAHAN ARSIP

X. JENIS-JENIS ARSIP DAN PEMELIHARAAN

Terdiri Dari :

1. ARSIP AKTIF

2. ARSIP INAKTIF

3. ARSIP FITAL

4. ARSIP FOTO ( Aktif dan Kolektif )

5. KHASANAH ARSIP

BAB IV

SARANA PENDUKUNG

1. PENDUKUNG PEMERINTAH DESA

2. SARANA PENDUKUNG LAINNYA

>. PERPUSTAKAAN DESA

>. RUANG PKK

>. RUANG BPD

>. KELOMPOK BERMAIN

>. TK

>. POSYANDU

>. POSYANDU LANSIA

BAB V P E N U T U P

“MARI TUMBUHKAN KESADARAN MASYARAKAT UNTUK MENGHARGAI ARSIP KARENA ARSIP MERUPAKAN SIMPUL PEMERSATU BANGSA”

SEKRETARIS DESA

TERIMA KASIH