Post on 07-Jul-2018
8/18/2019 RMK Bab2 Yuli Ardiansyah A31115748
1/7
Bab 2 Pengantar Pemrosesan Transaksi dan Sistem ERP
PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI DAN SISTEM ERP
A. Proses Transaksi: Sik!s Pengoa"an Data
Operasi yang dilakukan pada data untuk menghasilkan informasi yang bermakna dan relevan secara
kolektif disebut sebagai siklus pengolahan data. Proses ini terdiri dari empat langkah: input data, penyimpanan
data, pengolahan data, dan output informasi.
#. In$!t Data
Langkah pertama dalam memproses input untuk mendapatkan data transaksi dan memasukkan
mereka ke dalam sistem. Proses pengambilan data biasanya dipicu oleh aktivitas bisnis. Data harus
dikumpulkan pada tiga aspek setiap kegiatan usaha:
a. Setiap kegiatan yang diinginkan
b. Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan
c. Orang-orang yang berpartisipasi dalam setiap kegiatan
Sumber dokumen adalah dokumen yang digunakan untuk menangkap data transaksi pada
sumbernya ketika transaksi teradi.
Dokumen turnaround adalah output perusahaan yang dikirim ke pihak eksternal, yang sering
menambah data ke dokumen, dan kemudian dikembalikan ke perusahaan sebagai dokumen masukan.
Dokumen turnaround adalah dokumen yang bisa dibaca oleh mesin agar memudahkan proses pengolahan
catatan masukan. !ontohnya adalah tagihan utilitas yang dikirimkan ke pelanggan, kembali dengan pembayaran
pelanggan, dan dibaca oleh alat scan khusus ketika dikembalikan. Perangkat otomisasi sumber data menangkap
transaksi dalam bentuk yang dapat dibaca mesin pada "aktu dan tempat asal mereka . !ontohnya termasuk
#$% yang digunakan oleh bank , point- of-sale & POS ' scanner yang digunakan di toko-toko ritel , dan scanner
kode batang yang digunakan di gudang.
Langkah kedua dalam memproses input adalah untuk membuat data yang diambil akurat dan
lengkap. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan otomatisasi sumber data atau
dokumen turnaround yang dirancang dengan baik dan layar entri data.
Langkah ketiga dalam memproses input untuk memastikan kebiakan perusahaan diikuti, sepertimenyetuui atau memverifikasi transaksi.
2. Pen%im$anan Data
(uku besar informasi akuntansi kumulatif disimpan dalam buku besar umum dan buku besar
pembantu. Sebuah buku besar umum berisi ringkasan tingkatan data untuk setiap aset, ke"aiban, ekuitas,
pendapatan, dan akun biaya. Sebuah buku besar pembantu berisi rincian data untuk setiap akun buku besar
umum dengan banyak sub rekening individu. #kun buku besar umum yang sesuai dengan buku besar pembantu
disebut akun kontrol. )ubungan antara akun kontrol buku besar pembantu dan total saldo akun buku besar
pembantu individu membantu menaga keakuratan data S*#. Secara khusus, umlah semua akun sub-rekening
&!i Ardians%a"A'###()*+
8/18/2019 RMK Bab2 Yuli Ardiansyah A31115748
2/7
Bab 2 Pengantar Pemrosesan Transaksi dan Sistem ERP
buku besar pembantu harus sama dengan umlah dalam akun kontrol yang sesuai dengan buku besar umum.
#danya perbedaan antara akun menunukkan bah"a kesalahan pencatatan telah teradi.
$eknik Pengkodean data di buku besar diatur secara logis dengan menggunakan teknik coding.
!oding adalah angka atau huruf yang sistematis pada item untuk mengklasifikasikan dan mengatur item.
a. Dengan kode urut, item diberi nomor berurutan untuk memperhitungkan semua item. Setiap item yang
hilang menyebabkan selisih dalam urutan numerik. !ontohnya penomoran pada cek, invois dan bukti
pemesananb. Dengan kode blok, nomor blok yang disediakan untuk kategori data tertentu. !ontohnya blok
berdasarkan tipe akun, blok berdasarkan departemen, dan blok berdasarkan "ilayahc. +ode roup, yang merupakan dua digit atau lebih sub kelompok digunakan untuk pengkodean barang,
sering digunakan dalam menghubungkan dengan kode blok.d. Dengan kode mnemonic, huruf dan angka yang diselingi untuk mengidentifikasi item. +ode mnemonic
berasal dari deskripsi item dan biasanya mudah untuk diingat.
Panduan berikut menghasilkan sistem pengkodean yang lebih baik. +ode harus:
a. +onsisten dengan tuuan penggunaannya, yang mengharuskan perancang kode menentukan output
sistem yang diinginkan sebelum memilih kode.b. %emungkinkan untuk berkembang. %isalnya, tidak menggunakan tiga digit kode karya"an untuk
sebuah perusahaan yang berkembang pesat dengan / karya"an.c. Sesederhana mungkin untuk meminimalkan biaya, memfasilitasi menghafal dan interpretasi, dan
memastikan karya"an menerimanya.d. +onsisten dengan struktur organisasi perusahaan dan divisi perusahaan.
(agan akun adalah sebuah daftar dari semua nomor tugas ke balance sheet dan akun laporan laba
rugi. 0omor akun membuat data transaksi dapat dikodekan, diklasifikasikan, dan dimasukkan ke akun yang
seharusnya. 0omor akun uga memfasilitasi laporan keuangan dan laporan persiapan. 1urnal, data transaksi
sering dicatat dalam urnal sebelum mereka masuk ke dalam buku besar. Sebuah urnal menunukkan akun dan
umlah yang harus didebit dan dikredit. Sebuah urnal umum digunakan untuk mencatat transaksi yang arang
dan tidak rutin, seperti pembayaran pinaman dan penyesuaian akhir masa periode dan entri penutupan. Sebuah
urnal khusus mencatat seumlah besar transaksi berulang seperti penualan, penerimaan kas, dan pengeluaran
kas. #udit $rail menunukkan bagaimana referensi posting dan nomor dokumen menyediakan eak audit. #udit
trail adalah alur yang bisa dilacak dari sebuah transaksi melalui sistem pengolahan data dari titik asal ke hasilakhir, atau sebaliknya dari hasil akhir ke titik asal. )al ini digunakan untuk memeriksa akurasi dan validitas
posting buku besar dan untuk melacak perubahan dalam akun buku besar umum dari saldo a"al ke saldo akhir.
+onsep penyimpangan berbasis komputer, sebuah entitas konsep penyimpanan berbasis komputer adalah
tentang penyimpanan informasi, seperti karya"an, persediaan, dan pelanggan. Setiap entitas memiliki atribut,
atau karakteristik yang menarik, yang disimpan, seperti tingkat upah dan alamat. Setiap enis entitas memiliki set
atribut yang sama. +omputer menyimpan data di field . field yang berisi data tentang atribut entitas merupakan
sebuah record . 0ilai data adalah nilai sebenarnya yang disimpan dalam sebuah field. 0ilai data menelaskan
sebuah atribut tertentu dari sebuah entitas.
&!i Ardians%a"A'###()*+
8/18/2019 RMK Bab2 Yuli Ardiansyah A31115748
3/7
Bab 2 Pengantar Pemrosesan Transaksi dan Sistem ERP
Sebuah file adalah sekelompok record yang terkait. Sebuah master file, seperti buku besar dalam
record S*#, menyimpan informasi kumulatif tentang sebuah organisasi. %aster file persediaan dan peralatan
menyimpan informasi tentang sumber daya penting organisasi. 2ile master pelanggan, pemasok, dan karya"an
menyimpan informasi tentang agen penting dengan siapa berinteraksi organisasi.
%aster file adalah permanen3 master file ada di periode fiskal. 0amun, catatan master file individual
mungkin sering berubah. %isalnya, saldo akun pelanggan individu diperbarui untuk mencerminkan transaksi
penualan baru dan pembayaran diterima. Secara berkala, catatan baru ditambahkan atau dihapus dari file
induk, misalnya, ketika seorang pelanggan baru ditambahkan atau mantan pelanggan dihapus. Sebuah file
transaksi berisi catatan transaksi bisnis individu yang teradi selama "aktu tertentu. )al ini mirip dengan sebuah
urnal di S*# manual.
'. Pengoa"an Data
Setelah data aktivitas bisnis telah dimasukkan ke dalam sistem, selanutnya diproses untuk menaga
database saat ini. 4mpat enis kegiatan pengolahan data, sebagai berikut:
a. %embuat catatan data baru, seperti menambahkan karya"an yang baru direkrut ke database
penggaian
b. %embaca, mengambil, atau melihat data yang ada
c. %emperbarui data yang telah disimpan.
d. %enghapus data, seperti membersihkan master file vendor dari semua vendor perusahaan yang tidak
lagi melakukan bisnis.
Pembaharuan dilakukan secara berkala, seperti harian, disebut sebagai batch processing. %eskipun
batch processing lebih murah dan lebih efisien, data yang terbaru dan akurat hanya setelah pengolahan. 5ntuk
itu , batch processing hanya digunakan untuk aplikasi , seperti gai , yang tidak perlu sering memperbarui dan
yang secara alamiah teradi atau diproses pada periode "aktu yang tetap.
Sebagian perusahaan memperbarui setiap transaksi saat teradi transaksi, disebut sebagai online,
real-time prosesing karena untuk memastikan bah"a informasi yang tersimpan selalu terbaru, sehingga
meningkatkan pengambilan keputusan yang bermanfaat. )al ini uga lebih akurat karena kesalahan input data
dapat diperbaiki secara real time atau ditolak. )al ini uga memberikan keuntungan kompetitif yang signifikan.%isalnya, 2ed46 memperbarui pernyataan misinya untuk menyertakan kalimat7 kontrol positif dari masing-
masing paket akan dipertahankan dengan memanfaatkan pelacakan elektronik real-time dan sistem
penelusuran. 7Dengan sistem 2ed46, karya"an dan pelanggan dapat melacak lokasi yang tepat dari masing-
masing paket dan mengestimasi "aktu kedatangannya.
+ombinasi dari dua pendekatan adalah online batch processing, di mana data transaksi dimasukkan
dan diedit saat teradi dan disimpan untuk pemrosesan selanutnya.
*. O!t$!t In,ormasi
&!i Ardians%a"A'###()*+
8/18/2019 RMK Bab2 Yuli Ardiansyah A31115748
4/7
Bab 2 Pengantar Pemrosesan Transaksi dan Sistem ERP
Langkah terakhir dalam siklus pengolahan data adalah output informasi. +etika ditampilkan pada
monitor, output disebut sebagai 7soft copy8. +etika dicetak di atas kertas, ini disebut sebagai 7hard copy8.
*nformasi biasanya disaikan dalam salah satu dari tiga bentuk : dokumen, laporan, atau respon query .
Dokumen merupakan catatan transaksi atau data perusahaan lain. (eberapa, seperti cek dan faktur,
ditransmisikan kepada pihak eksternal. Lainnya, seperti menerima laporan dan permintaan pembelian,
digunakan secara internal. Dokumen dapat dicetak, atau dapat disimpan sebagai gambar elektronik di komputer.
Laporan digunakan oleh karya"an untuk mengendalikan kegiatan operasional dan oleh manaer
untuk membuat keputusan dan merumuskan strategi bisnis. Pengguna eksternal perlu mengevaluasi laporan
untuk profitabilitas perusahaan, keputusan pemberian kredit, atau memenuhi persyaratan peraturan. (eberapa
laporan, seperti laporan keuangan dan analisis penualan, diproduksi secara teratur. Lainnya diproduksi atas
dasar pengecualian untuk memperhatikan kondisi yang tidak biasa.
+ebutuhan untuk laporan harus dinilai secara berkala , karena laporan sering kali lama dibuat saat
dibutuhkan, membuang-buang "aktu, uang, dan sumber daya.
Sebuah query database digunakan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk menangani
masalah dan permintaan yang memerlukan tindakan atau a"aban yang cepat. Seorang pengguna memasukkan
permintaan untuk informasi tertentu3 itu diambil, ditampilkan, atau dianalisis seperti yang diminta. 9uery berulang
sering dikembangkan oleh spesialis sistem informasi. 9uery satu kali sering dikembangkan oleh pengguna.
(eberapa perusahaan, seperti al-%art, memungkinkan pemasok untuk mengakses database mereka untuk
membantu mereka melayani kebutuhan lebih baik. Pemasok dapat mengukur seberapa baik suatu produk diual
di setiap toko al-%art di dunia dan memaksimalkan penualan dengan stocking dan mempromosikan item yang
menual dengan baik.
(. Sistem Enter$rise Reso!r-e Panning ERP/
Secara tradisional, S*# telah disebut sebagai sistem pemrosesan transaksi karena hanya
memperhatikan data keuangan dan transaksi akuntansi. Sebagai contoh, ketika penualan berlangsung, S*#
akan mencatat urnal entri, menampilkan hanya tanggal penualan, debit ke uang tunai atau piutang, dan kredit
untuk penualan. *nformasi potensial nonfinansial berguna lainnya tentang penualan, seperti "aktu hari itu
teradi, akan dikumpulkan secara tradisional dan diproses di luar S*#. #kibatnya, banyak organisasimengembangkan sistem informasi tambahan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan melaporkan
informasi yang tidak terdapat dalam S*#. Sayangnya, keberadaan beberapa sistem menciptakan banyak
masalah dan pemborosan. Seringkali data yang sama harus ditangkap dan disimpan oleh lebih dari satu sistem,
yang tidak hanya menghasilkan redundansi di sistem, tetapi uga dapat menyebabkan perbedaan ika data
berubah dalam satu sistem, tetapi tidak pada yang lain. Selain itu, sulit untuk mengintegrasikan data dari
berbagai sistem.
Sistem perencanaan sumber daya perusahaan &4;P' mengatasi masalah ini karena mereka
mengintegrasikan semua aspek operasional perusahaan dengan S*# tradisional. Sebagian besar organisasi
menengah dan besar banyak menggunakan sistem 4;P untuk mengkoordinasi dan mengelola data mereka,
&!i Ardians%a"A'###()*+
8/18/2019 RMK Bab2 Yuli Ardiansyah A31115748
5/7
Bab 2 Pengantar Pemrosesan Transaksi dan Sistem ERP
proses bisnis, dan sumber daya. Sistem 4;P mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data dan
menyediakan manaer informasi dan pihak eksternal berkepentingan untuk menilai perusahaan.
Sistem 4;P yang dikonfigurasi dengan benar menggunakan sebuah database terpusat untuk
berbagi informasi di seluruh proses bisnis dan mengkoordinasikan kegiatan. Sistem 4;P yang dirancang dengan
baik menyediakan manaemen akses mudah ke informasi terkini tentang semua kegiatan, dalam rangka untuk
merencanakan, mengendalikan, dan mengevaluasi proses bisnis organisasi secara lebih efektif.
Sistem 4;P merupakan modular, dengan masing-masing modul menggunakan praktik bisnis terbaik
untuk mengotomatisasi proses bisnis standar. Desain modular ini memungkinkan perusahaan untuk menambah
atau menghapus modul yang diperlukan. (iasanya modul 4;P meliputi:
a. +euangan &buku besar umum dan sistem pelaporan' buku besar umum, piutang, hutang, aktiva tetap,
penganggaran, manaemen kas, dan penyusunan laporan manaerial dan laporan keuanganb. Sumber daya manusia dan penggaian, sumber daya manusia, penggaian, keseahteraan karya"an,
pelatihan, "aktu dan kehadiran, manfaat, dan pelaporan pemerintahanc. Order untuk kas &pendapatan siklus' entri pemesanan penualan, pengiriman, persediaan, penerimaan
kas, perhitungan komisid. Purchase to pay &siklus pengeluaran' pembayaran, penerimaan dan pemeriksaan persediaan,
persediaan dan manaemen gudang, dan pengeluaran kase. %anufaktur &siklus produksi' engineering, penad"alan produksi, bill of material, pekeraan dalam
proses, manaemen alur kera, kontrol kualitas, manaemen biaya, dan proses manufacturing dan
proyekf. %anaemen proyek pembiayaan, penagihan, "aktu dan biaya, unit kinera, manaemen aktivitas
g. %anaemen hubungan pelanggan penualan dan pemasaran, komisi, layanan, kontak pelanggan, dandukungan call center
h. #lat sistem adalah alat untuk membangun data master file, menentukan arus informasi, kontrol akses,
dan sebagainya
Sebuah sistem 4;P, dengan database terpusat, memberikan keuntungan yang signifikan:
a. Sebuah 4;P menyediakan untuk data organisasi dan situasi keuangan yang terintegrasi, sudut
pandang yang luas bagi perusahaan. %enyimpan semua informasi perusahaan dalam database tunggal
merinci batasan-batasan antar departemen dan arus arus informasi.b. Data masukan ditangkap atau diketik sekali, bukan beberapa kali, seperti yang dimasukkan ke dalam
sistem yang berbeda. Do"nload data dari satu sistem ke sistem lain tidak lagi diperlukan.c. %naemen memperoleh pandangan yang lebih luas kedalam setiap area perusahaan dan kemampuan
memonitor lebih besar. +arya"an lebih produktif dan efisien karena mereka dapat dengan cepat
mengumpulkan data baik dari dalam dan luar departemen mereka sendiri.d. Perusahaan memperoleh kontrol akses yang lebih baik. 4;P dapat mengkonsolidasikan beberapa i
8/18/2019 RMK Bab2 Yuli Ardiansyah A31115748
6/7
Bab 2 Pengantar Pemrosesan Transaksi dan Sistem ERP
g. %enerima pesanan baru secara real time, dan otomatisasi proses manufaktur mengarah pada
peningkatan produktivitas.
Sistem 4;P uga memiliki kelemahan yang signifikan:
a. (iaya. (iaya penerapan 4;P yang mahal.
b. 1umlah "aktu yang dibutuhkan. %emerlukan beberapa tahun untuk memilih dan menerapkan
sepenuhnya sistem 4;P, tergantung pada ukuran bisnis, umlah modul untuk dilaksanakan, tingkat
kustomisasi, ruang lingkup perubahan, dan seberapa baik pelanggan mengambil kepemilikan proyek.
#kibatnya, implementasi 4;P memiliki risiko yang sangat tinggi karena kegagalan proyek.c. Perubahan proses bisnis. +ecuali sebuah perusahaan ingin menghabiskan "aktu dan uang
menyesuaikan modul, mereka harus beradaptasi dengan proses bisnis standar yang bertentangan
dengan mengadaptasi paket 4;P untuk proses perusahaan yang ada. +egagalan untuk memetakan
proses bisnis saat ini untuk soft"are 4;P yang ada merupakan penyebab utama kegagalan proyek
4;P.d. +ompleksitas. kompleksitas berasal dari mengintegrasikan berbagai kegiatan bisnis dan sistem,
masing-masing memiliki proses yang berbeda, aturan bisnis, data semantik, hirarki otorisasi, dan pusat-
pusat keputusan.e. ;esistance. Organisasi yang memiliki beberapa departemen dengan sumber daya yang terpisah,
tuuan, laba rugi, dan rantai komando mungkin percaya bah"a satu sistem memiliki beberapa manfaat.
*ni uga membutuhkan pelatihan yang cukup dan pengalaman untuk menggunakan sistem 4;P secara
efektif, dan resistensi karya"an adalah alasan utama mengapa banyak implementasi 4;P tidak
berhasil. $idak mudah untuk meyakinkan karya"an untuk mengubah cara mereka melakukan pekeraan
mereka, melatih mereka dalam prosedur baru, menguasai sistem baru, dan membuuk mereka untuk
berbagi informasi sensitif. ;esistensi, dan pengaburan batas-batas perusahaan, dapat menyebabkan
masalah dengan semangat kera karya"an, akuntabilitas, dan garis tanggung a"ab.
%emetik manfaat potensial dari sistem 4;P dan mengurangi kerugian 4;P membutuhkan usaha
yang besar dan keterlibatan manaemen puncak. +omitmen atas manaemen dan dukungan untuk perubahan
yang diperlukan sangat meningkatkan peluang keberhasilan.
+arena sistem 4;P yang kompleks dan mahal, memilih 4;P bukanlah tugas yang mudah. Dalam
memilih 4;P kita harus memilih 4;P mana yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan kita untuk menghemat
biaya. 0amun kita uga harus berhati-hati dalam memilih 4;P yang murah karena dikha"atirkan 4;P tersebut
tidak bisa memnuhi kebutuhan perusaaan dan akhirnya akan memakan biaya yang lebih besar karena untuk
memodifikasi 4;P diperlukan dana yang cukup besar.
+arena banyak proses secara otomatis memicu tindakan tambahan dalam modul lain, konfigurasi
yang tepat adalah hal penting. )al ini membutuhkan pemahaman yang baik dari semua proses bisnis utama dan
interaksi mereka sehingga dapat didefinisikan. !ontohnya termasuk mendirikan pusat biaya = keuntungan,
kebiakan persetuuan kredit, dan aturan persetuuan pembelian. Dalam proses konfigurasi, perusahaan
menyeimbangkan cara yang mereka inginkan agar sistem dapat beroperasi. 1ika cara modul 4;P beroperasi
&!i Ardians%a"A'###()*+
8/18/2019 RMK Bab2 Yuli Ardiansyah A31115748
7/7
Bab 2 Pengantar Pemrosesan Transaksi dan Sistem ERP
tidak dapat diterima, perusahaan dapat memodifikasi modul. #tau, dapat menggunakan sistem yang ada dan
membangun interface antara modul dan sistem 4;P.
Sifat terpadu sistem 4;P berarti bah"a ika setiap item data divalidasi dan diperiksa untuk akurasi
pada saat a"al masuk, kesalahan otomatis akan menyebarkan ke seluruh sistem. Dengan demikian, kontrol
entri data dan kontrol akses sangat penting.
&!i Ardians%a"A'###()*+