RMK Bab2 Yuli Ardiansyah A31115748

8/18/2019 RMK Bab2 Yuli Ardiansyah A31115748

1/7

Bab 2 Pengantar Pemrosesan Transaksi dan Sistem ERP

PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI DAN SISTEM ERP

A. Proses Transaksi: Sik!s Pengoa"an Data

Operasi yang dilakukan pada data untuk menghasilkan informasi yang bermakna dan relevan secara

kolektif disebut sebagai siklus pengolahan data. Proses ini terdiri dari empat langkah: input data, penyimpanan

data, pengolahan data, dan output informasi.

#. In$!t Data

Langkah pertama dalam memproses input untuk mendapatkan data transaksi dan memasukkan

mereka ke dalam sistem. Proses pengambilan data biasanya dipicu oleh aktivitas bisnis. Data harus

dikumpulkan pada tiga aspek setiap kegiatan usaha:

a. Setiap kegiatan yang diinginkan

b. Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan

c. Orang-orang yang berpartisipasi dalam setiap kegiatan

Sumber dokumen adalah dokumen yang digunakan untuk menangkap data transaksi pada

sumbernya ketika transaksi teradi.

Dokumen turnaround adalah output perusahaan yang dikirim ke pihak eksternal, yang sering

menambah data ke dokumen, dan kemudian dikembalikan ke perusahaan sebagai dokumen masukan.

Dokumen turnaround adalah dokumen yang bisa dibaca oleh mesin agar memudahkan proses pengolahan

catatan masukan. !ontohnya adalah tagihan utilitas yang dikirimkan ke pelanggan, kembali dengan pembayaran

pelanggan, dan dibaca oleh alat scan khusus ketika dikembalikan. Perangkat otomisasi sumber data menangkap

transaksi dalam bentuk yang dapat dibaca mesin pada "aktu dan tempat asal mereka . !ontohnya termasuk

#$% yang digunakan oleh bank , point- of-sale & POS ' scanner yang digunakan di toko-toko ritel , dan scanner

kode batang yang digunakan di gudang.

Langkah kedua dalam memproses input adalah untuk membuat data yang diambil akurat dan

lengkap. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan otomatisasi sumber data atau

dokumen turnaround yang dirancang dengan baik dan layar entri data.

Langkah ketiga dalam memproses input untuk memastikan kebiakan perusahaan diikuti, sepertimenyetuui atau memverifikasi transaksi.

2. Pen%im$anan Data

(uku besar informasi akuntansi kumulatif disimpan dalam buku besar umum dan buku besar

pembantu. Sebuah buku besar umum berisi ringkasan tingkatan data untuk setiap aset, ke"aiban, ekuitas,

pendapatan, dan akun biaya. Sebuah buku besar pembantu berisi rincian data untuk setiap akun buku besar

umum dengan banyak sub rekening individu. #kun buku besar umum yang sesuai dengan buku besar pembantu

disebut akun kontrol. )ubungan antara akun kontrol buku besar pembantu dan total saldo akun buku besar

pembantu individu membantu menaga keakuratan data S*#. Secara khusus, umlah semua akun sub-rekening

&!i Ardians%a"A'###()*+


2/7


buku besar pembantu harus sama dengan umlah dalam akun kontrol yang sesuai dengan buku besar umum.

#danya perbedaan antara akun menunukkan bah"a kesalahan pencatatan telah teradi.

$eknik Pengkodean data di buku besar diatur secara logis dengan menggunakan teknik coding.

!oding adalah angka atau huruf yang sistematis pada item untuk mengklasifikasikan dan mengatur item.

a. Dengan kode urut, item diberi nomor berurutan untuk memperhitungkan semua item. Setiap item yang

hilang menyebabkan selisih dalam urutan numerik. !ontohnya penomoran pada cek, invois dan bukti

pemesananb. Dengan kode blok, nomor blok yang disediakan untuk kategori data tertentu. !ontohnya blok

berdasarkan tipe akun, blok berdasarkan departemen, dan blok berdasarkan "ilayahc. +ode roup, yang merupakan dua digit atau lebih sub kelompok digunakan untuk pengkodean barang,

sering digunakan dalam menghubungkan dengan kode blok.d. Dengan kode mnemonic, huruf dan angka yang diselingi untuk mengidentifikasi item. +ode mnemonic

berasal dari deskripsi item dan biasanya mudah untuk diingat.

Panduan berikut menghasilkan sistem pengkodean yang lebih baik. +ode harus:

a. +onsisten dengan tuuan penggunaannya, yang mengharuskan perancang kode menentukan output

sistem yang diinginkan sebelum memilih kode.b. %emungkinkan untuk berkembang. %isalnya, tidak menggunakan tiga digit kode karya"an untuk

sebuah perusahaan yang berkembang pesat dengan / karya"an.c. Sesederhana mungkin untuk meminimalkan biaya, memfasilitasi menghafal dan interpretasi, dan

memastikan karya"an menerimanya.d. +onsisten dengan struktur organisasi perusahaan dan divisi perusahaan.

(agan akun adalah sebuah daftar dari semua nomor tugas ke balance sheet dan akun laporan laba

rugi. 0omor akun membuat data transaksi dapat dikodekan, diklasifikasikan, dan dimasukkan ke akun yang

seharusnya. 0omor akun uga memfasilitasi laporan keuangan dan laporan persiapan. 1urnal, data transaksi

sering dicatat dalam urnal sebelum mereka masuk ke dalam buku besar. Sebuah urnal menunukkan akun dan

umlah yang harus didebit dan dikredit. Sebuah urnal umum digunakan untuk mencatat transaksi yang arang

dan tidak rutin, seperti pembayaran pinaman dan penyesuaian akhir masa periode dan entri penutupan. Sebuah

urnal khusus mencatat seumlah besar transaksi berulang seperti penualan, penerimaan kas, dan pengeluaran

kas. #udit $rail menunukkan bagaimana referensi posting dan nomor dokumen menyediakan eak audit. #udit

trail adalah alur yang bisa dilacak dari sebuah transaksi melalui sistem pengolahan data dari titik asal ke hasilakhir, atau sebaliknya dari hasil akhir ke titik asal. )al ini digunakan untuk memeriksa akurasi dan validitas

posting buku besar dan untuk melacak perubahan dalam akun buku besar umum dari saldo a"al ke saldo akhir.

+onsep penyimpangan berbasis komputer, sebuah entitas konsep penyimpanan berbasis komputer adalah

tentang penyimpanan informasi, seperti karya"an, persediaan, dan pelanggan. Setiap entitas memiliki atribut,

atau karakteristik yang menarik, yang disimpan, seperti tingkat upah dan alamat. Setiap enis entitas memiliki set

atribut yang sama. +omputer menyimpan data di field . field yang berisi data tentang atribut entitas merupakan

sebuah record . 0ilai data adalah nilai sebenarnya yang disimpan dalam sebuah field. 0ilai data menelaskan

sebuah atribut tertentu dari sebuah entitas.



3/7


Sebuah file adalah sekelompok record yang terkait. Sebuah master file, seperti buku besar dalam

record S*#, menyimpan informasi kumulatif tentang sebuah organisasi. %aster file persediaan dan peralatan

menyimpan informasi tentang sumber daya penting organisasi. 2ile master pelanggan, pemasok, dan karya"an

menyimpan informasi tentang agen penting dengan siapa berinteraksi organisasi.

%aster file adalah permanen3 master file ada di periode fiskal. 0amun, catatan master file individual

mungkin sering berubah. %isalnya, saldo akun pelanggan individu diperbarui untuk mencerminkan transaksi

penualan baru dan pembayaran diterima. Secara berkala, catatan baru ditambahkan atau dihapus dari file

induk, misalnya, ketika seorang pelanggan baru ditambahkan atau mantan pelanggan dihapus. Sebuah file

transaksi berisi catatan transaksi bisnis individu yang teradi selama "aktu tertentu. )al ini mirip dengan sebuah

urnal di S*# manual.

'. Pengoa"an Data

Setelah data aktivitas bisnis telah dimasukkan ke dalam sistem, selanutnya diproses untuk menaga

database saat ini. 4mpat enis kegiatan pengolahan data, sebagai berikut:

a. %embuat catatan data baru, seperti menambahkan karya"an yang baru direkrut ke database

penggaian

b. %embaca, mengambil, atau melihat data yang ada

c. %emperbarui data yang telah disimpan.

d. %enghapus data, seperti membersihkan master file vendor dari semua vendor perusahaan yang tidak

lagi melakukan bisnis.

Pembaharuan dilakukan secara berkala, seperti harian, disebut sebagai batch processing. %eskipun

batch processing lebih murah dan lebih efisien, data yang terbaru dan akurat hanya setelah pengolahan. 5ntuk

itu , batch processing hanya digunakan untuk aplikasi , seperti gai , yang tidak perlu sering memperbarui dan

yang secara alamiah teradi atau diproses pada periode "aktu yang tetap.

Sebagian perusahaan memperbarui setiap transaksi saat teradi transaksi, disebut sebagai online,

real-time prosesing karena untuk memastikan bah"a informasi yang tersimpan selalu terbaru, sehingga

meningkatkan pengambilan keputusan yang bermanfaat. )al ini uga lebih akurat karena kesalahan input data

dapat diperbaiki secara real time atau ditolak. )al ini uga memberikan keuntungan kompetitif yang signifikan.%isalnya, 2ed46 memperbarui pernyataan misinya untuk menyertakan kalimat7 kontrol positif dari masing-

masing paket akan dipertahankan dengan memanfaatkan pelacakan elektronik real-time dan sistem

penelusuran. 7Dengan sistem 2ed46, karya"an dan pelanggan dapat melacak lokasi yang tepat dari masing-

masing paket dan mengestimasi "aktu kedatangannya.

+ombinasi dari dua pendekatan adalah online batch processing, di mana data transaksi dimasukkan

dan diedit saat teradi dan disimpan untuk pemrosesan selanutnya.

*. O!t$!t In,ormasi



4/7


Langkah terakhir dalam siklus pengolahan data adalah output informasi. +etika ditampilkan pada

monitor, output disebut sebagai 7soft copy8. +etika dicetak di atas kertas, ini disebut sebagai 7hard copy8.

*nformasi biasanya disaikan dalam salah satu dari tiga bentuk : dokumen, laporan, atau respon query .

Dokumen merupakan catatan transaksi atau data perusahaan lain. (eberapa, seperti cek dan faktur,

ditransmisikan kepada pihak eksternal. Lainnya, seperti menerima laporan dan permintaan pembelian,

digunakan secara internal. Dokumen dapat dicetak, atau dapat disimpan sebagai gambar elektronik di komputer.

Laporan digunakan oleh karya"an untuk mengendalikan kegiatan operasional dan oleh manaer

untuk membuat keputusan dan merumuskan strategi bisnis. Pengguna eksternal perlu mengevaluasi laporan

untuk profitabilitas perusahaan, keputusan pemberian kredit, atau memenuhi persyaratan peraturan. (eberapa

laporan, seperti laporan keuangan dan analisis penualan, diproduksi secara teratur. Lainnya diproduksi atas

dasar pengecualian untuk memperhatikan kondisi yang tidak biasa.

+ebutuhan untuk laporan harus dinilai secara berkala , karena laporan sering kali lama dibuat saat

dibutuhkan, membuang-buang "aktu, uang, dan sumber daya.

Sebuah query database digunakan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk menangani

masalah dan permintaan yang memerlukan tindakan atau a"aban yang cepat. Seorang pengguna memasukkan

permintaan untuk informasi tertentu3 itu diambil, ditampilkan, atau dianalisis seperti yang diminta. 9uery berulang

sering dikembangkan oleh spesialis sistem informasi. 9uery satu kali sering dikembangkan oleh pengguna.

(eberapa perusahaan, seperti al-%art, memungkinkan pemasok untuk mengakses database mereka untuk

membantu mereka melayani kebutuhan lebih baik. Pemasok dapat mengukur seberapa baik suatu produk diual

di setiap toko al-%art di dunia dan memaksimalkan penualan dengan stocking dan mempromosikan item yang

menual dengan baik.

(. Sistem Enter$rise Reso!r-e Panning ERP/

Secara tradisional, S*# telah disebut sebagai sistem pemrosesan transaksi karena hanya

memperhatikan data keuangan dan transaksi akuntansi. Sebagai contoh, ketika penualan berlangsung, S*#

akan mencatat urnal entri, menampilkan hanya tanggal penualan, debit ke uang tunai atau piutang, dan kredit

untuk penualan. *nformasi potensial nonfinansial berguna lainnya tentang penualan, seperti "aktu hari itu

teradi, akan dikumpulkan secara tradisional dan diproses di luar S*#. #kibatnya, banyak organisasimengembangkan sistem informasi tambahan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan melaporkan

informasi yang tidak terdapat dalam S*#. Sayangnya, keberadaan beberapa sistem menciptakan banyak

masalah dan pemborosan. Seringkali data yang sama harus ditangkap dan disimpan oleh lebih dari satu sistem,

yang tidak hanya menghasilkan redundansi di sistem, tetapi uga dapat menyebabkan perbedaan ika data

berubah dalam satu sistem, tetapi tidak pada yang lain. Selain itu, sulit untuk mengintegrasikan data dari

berbagai sistem.

Sistem perencanaan sumber daya perusahaan &4;P' mengatasi masalah ini karena mereka

mengintegrasikan semua aspek operasional perusahaan dengan S*# tradisional. Sebagian besar organisasi

menengah dan besar banyak menggunakan sistem 4;P untuk mengkoordinasi dan mengelola data mereka,



5/7


proses bisnis, dan sumber daya. Sistem 4;P mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data dan

menyediakan manaer informasi dan pihak eksternal berkepentingan untuk menilai perusahaan.

Sistem 4;P yang dikonfigurasi dengan benar menggunakan sebuah database terpusat untuk

berbagi informasi di seluruh proses bisnis dan mengkoordinasikan kegiatan. Sistem 4;P yang dirancang dengan

baik menyediakan manaemen akses mudah ke informasi terkini tentang semua kegiatan, dalam rangka untuk

merencanakan, mengendalikan, dan mengevaluasi proses bisnis organisasi secara lebih efektif.

Sistem 4;P merupakan modular, dengan masing-masing modul menggunakan praktik bisnis terbaik

untuk mengotomatisasi proses bisnis standar. Desain modular ini memungkinkan perusahaan untuk menambah

atau menghapus modul yang diperlukan. (iasanya modul 4;P meliputi:

a. +euangan &buku besar umum dan sistem pelaporan' buku besar umum, piutang, hutang, aktiva tetap,

penganggaran, manaemen kas, dan penyusunan laporan manaerial dan laporan keuanganb. Sumber daya manusia dan penggaian, sumber daya manusia, penggaian, keseahteraan karya"an,

pelatihan, "aktu dan kehadiran, manfaat, dan pelaporan pemerintahanc. Order untuk kas &pendapatan siklus' entri pemesanan penualan, pengiriman, persediaan, penerimaan

kas, perhitungan komisid. Purchase to pay &siklus pengeluaran' pembayaran, penerimaan dan pemeriksaan persediaan,

persediaan dan manaemen gudang, dan pengeluaran kase. %anufaktur &siklus produksi' engineering, penad"alan produksi, bill of material, pekeraan dalam

proses, manaemen alur kera, kontrol kualitas, manaemen biaya, dan proses manufacturing dan

proyekf. %anaemen proyek pembiayaan, penagihan, "aktu dan biaya, unit kinera, manaemen aktivitas

g. %anaemen hubungan pelanggan penualan dan pemasaran, komisi, layanan, kontak pelanggan, dandukungan call center

h. #lat sistem adalah alat untuk membangun data master file, menentukan arus informasi, kontrol akses,

dan sebagainya

Sebuah sistem 4;P, dengan database terpusat, memberikan keuntungan yang signifikan:

a. Sebuah 4;P menyediakan untuk data organisasi dan situasi keuangan yang terintegrasi, sudut

pandang yang luas bagi perusahaan. %enyimpan semua informasi perusahaan dalam database tunggal

merinci batasan-batasan antar departemen dan arus arus informasi.b. Data masukan ditangkap atau diketik sekali, bukan beberapa kali, seperti yang dimasukkan ke dalam

sistem yang berbeda. Do"nload data dari satu sistem ke sistem lain tidak lagi diperlukan.c. %naemen memperoleh pandangan yang lebih luas kedalam setiap area perusahaan dan kemampuan

memonitor lebih besar. +arya"an lebih produktif dan efisien karena mereka dapat dengan cepat

mengumpulkan data baik dari dalam dan luar departemen mereka sendiri.d. Perusahaan memperoleh kontrol akses yang lebih baik. 4;P dapat mengkonsolidasikan beberapa i


6/7


g. %enerima pesanan baru secara real time, dan otomatisasi proses manufaktur mengarah pada

peningkatan produktivitas.

Sistem 4;P uga memiliki kelemahan yang signifikan:

a. (iaya. (iaya penerapan 4;P yang mahal.

b. 1umlah "aktu yang dibutuhkan. %emerlukan beberapa tahun untuk memilih dan menerapkan

sepenuhnya sistem 4;P, tergantung pada ukuran bisnis, umlah modul untuk dilaksanakan, tingkat

kustomisasi, ruang lingkup perubahan, dan seberapa baik pelanggan mengambil kepemilikan proyek.

#kibatnya, implementasi 4;P memiliki risiko yang sangat tinggi karena kegagalan proyek.c. Perubahan proses bisnis. +ecuali sebuah perusahaan ingin menghabiskan "aktu dan uang

menyesuaikan modul, mereka harus beradaptasi dengan proses bisnis standar yang bertentangan

dengan mengadaptasi paket 4;P untuk proses perusahaan yang ada. +egagalan untuk memetakan

proses bisnis saat ini untuk soft"are 4;P yang ada merupakan penyebab utama kegagalan proyek

4;P.d. +ompleksitas. kompleksitas berasal dari mengintegrasikan berbagai kegiatan bisnis dan sistem,

masing-masing memiliki proses yang berbeda, aturan bisnis, data semantik, hirarki otorisasi, dan pusat-

pusat keputusan.e. ;esistance. Organisasi yang memiliki beberapa departemen dengan sumber daya yang terpisah,

tuuan, laba rugi, dan rantai komando mungkin percaya bah"a satu sistem memiliki beberapa manfaat.

*ni uga membutuhkan pelatihan yang cukup dan pengalaman untuk menggunakan sistem 4;P secara

efektif, dan resistensi karya"an adalah alasan utama mengapa banyak implementasi 4;P tidak

berhasil. $idak mudah untuk meyakinkan karya"an untuk mengubah cara mereka melakukan pekeraan

mereka, melatih mereka dalam prosedur baru, menguasai sistem baru, dan membuuk mereka untuk

berbagi informasi sensitif. ;esistensi, dan pengaburan batas-batas perusahaan, dapat menyebabkan

masalah dengan semangat kera karya"an, akuntabilitas, dan garis tanggung a"ab.

%emetik manfaat potensial dari sistem 4;P dan mengurangi kerugian 4;P membutuhkan usaha

yang besar dan keterlibatan manaemen puncak. +omitmen atas manaemen dan dukungan untuk perubahan

yang diperlukan sangat meningkatkan peluang keberhasilan.

+arena sistem 4;P yang kompleks dan mahal, memilih 4;P bukanlah tugas yang mudah. Dalam

memilih 4;P kita harus memilih 4;P mana yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan kita untuk menghemat

biaya. 0amun kita uga harus berhati-hati dalam memilih 4;P yang murah karena dikha"atirkan 4;P tersebut

tidak bisa memnuhi kebutuhan perusaaan dan akhirnya akan memakan biaya yang lebih besar karena untuk

memodifikasi 4;P diperlukan dana yang cukup besar.

+arena banyak proses secara otomatis memicu tindakan tambahan dalam modul lain, konfigurasi

yang tepat adalah hal penting. )al ini membutuhkan pemahaman yang baik dari semua proses bisnis utama dan

interaksi mereka sehingga dapat didefinisikan. !ontohnya termasuk mendirikan pusat biaya = keuntungan,

kebiakan persetuuan kredit, dan aturan persetuuan pembelian. Dalam proses konfigurasi, perusahaan

menyeimbangkan cara yang mereka inginkan agar sistem dapat beroperasi. 1ika cara modul 4;P beroperasi



7/7


tidak dapat diterima, perusahaan dapat memodifikasi modul. #tau, dapat menggunakan sistem yang ada dan

membangun interface antara modul dan sistem 4;P.

Sifat terpadu sistem 4;P berarti bah"a ika setiap item data divalidasi dan diperiksa untuk akurasi

pada saat a"al masuk, kesalahan otomatis akan menyebarkan ke seluruh sistem. Dengan demikian, kontrol

entri data dan kontrol akses sangat penting.


RMK Bab2 Yuli Ardiansyah A31115748

Documents

Transcript of RMK Bab2 Yuli Ardiansyah A31115748