PROSES MANAJEMENKELOMPOK II

KELOMPOK II

DAHLIA QADARI – 331 11 005

DOMINIKA SARI HUTAPEA – 331 11 0

JERIANA MATASAK – 331 11 0

DELVIANI LORENSIA SARI – 331 11 0

PROSES MANAJEMEN

Proses manajemen adalah daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan secara integral, yang dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses perencanaan, proses pengorganisasian, proses pelaksanaan dan proses pengendalian, dalam rangka mencapai sesuatu tujuan secara ekonomis.

Tahapan Proses Manajemen

• Proses Perencanaan• Proses Pengorganisasian• Proses Pelaksanaan• Proses Pengendalian

ORGANISASI (ORGANIZATION)

Dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang

terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi

adalah kesatuan yang terdiri atas bagian-bagian dalam perkumpulan

untuk tujuan tertentu. Tujuan sebuah organisasi adalah tujuan yang

dianggap tujuan bersama sehingga orang-orang di dalamnya merasa

terikat oleh tujuan tersebut, meskipun setiap individu mempunyai

tujuan pribadi dalam mendirikan atau bergabung dalam suatu

organisasi.

FUNGSI PENGORGANISASIAN

Sebagai proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi

Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian

• Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan

• Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab

• Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja

• Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat

Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan yang terdiri dari fungsi-fungsi dan hubungan-hubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Secara fisik struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk bagan (grafik) yang memperlihatkan hubungan unit kerja dan jalur-jalur wewenang yang ada.

Keuntungan Penggunaan Bagan Organisasi:• Memperlihatkan karakterisitik/tipe dari organisasi

yang bersangkutan • Memperlihatkan gambaran pekerjaan dan

hubungan/keterkaitan antar pekerjaan • Sebagai pedoman untuk mengetahui jalur wewenang

dan tanggung jawab

MANFAAT BAGAN ORGANISASI

Memperlihatkan nama jabatan dari masing-masing manajer

Memperlihatkan siapa bertanggung jawab pada siapa

Memperlihatkan siapa yg bertanggung jawab dalam departemen apa

Memperlihatkan departemen2 apa yg telah dibentuk

Memperlihatkan jalur perintah Karyawan dapat mengetahui jabatannya dan

tempatnya dalam organisasi

BAGAN ORGANISASI

D e pa rtem enP e m a sa ran

M a n a je rP e m a sa ran

D e pa rtem enK eu an gan

M a n a je rK eu an gan

D e pa rtem enP ro d u ksi

M a n a je rP ro d u ksi

D e pa rtem enA d m & P e rson

M a n a je rA d m . P e rso a n lia

D ire k tu r U ta m a

Siklus Proses Manajemen Dalam Sebuah Organisasi

planning organizing

actuatingcontrolling

Meraih tujuan

Pengertian Perencanaan dan Pembuatan KeputusanPerencanaan atau Planning adalah sebuah

proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi

Pembuatan keputusan adalah fungsi mendasar dari manajemen, seperti halnya dengan kepemimpinan dan komunikasi

Tipe Perencanaan

Sesuai dengan tingkatan structural piramida, organisasi mempunyai berbagai perencanaan seperti dijelaskan dibawah ini:

1. Perencanaan Strategis Dilakukan oleh manajemen puncak

2. Perencanaan TaktisDilaksanakan manajer menengah.

3. Perencanaan OperasionalDilaksanakan manager bawah.

Konsep Dasar Perencanaan dalam Manajemen

Fungsi Perencanaan• Perencanaan sebagai pengarah• Perencanaan sebagai upaya untuk meminimalisasi ketidakpastian• Perencanaan sebagai minimalisasi pemborosan sumber daya• Perencanaan sebagai penetapan standar dalam pengawasan

kualitasPrinsip-Prinsip Perencanaan• Kontinuitas atau berkelanjutan• Futuristik atau berkaitan dengan masa depan• Komprehensif atau menyeluruh dan menyangkut aspek-aspek

perusahaan• Fleksibilitas atau mudah diakomodasi dengan berbagai kondisi

yang baru• Berperan dalam mencapai goal

• Profesionalitas atau perencanaan tersebut harus memiliki keahlian yang tinggi

• Mempunyai time limit atau batas waktu• Bersifat gradual atau sejalan dengan jenjang

karir manajerial• Faktual dan realistisPeran Tujuan• 1) Tujuan harus diungkapkan secara tertulis• 2) Tujuan harus dapat diukur• 3) Tujuan harus dapat ditentukan waktunya• 4) Tujuan harus menantang dan dapat dicapai

.

Proses Pembuatan Rencana yang Baik

1. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan.

2. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.

3. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap rencana harus ada dalam perimbangan.

4. Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan factor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.

5. Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

Empat Tahap Dasar dalam Proses perencanaan meliputi:

Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

Tahap 2 : merumuskan keadaan saat ini Tahap 3 : mengidentifikasi segala kemudahan

dan hambatanTahap 4 : mengembangkan rencana atau

serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan

Penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan

Tipe-tipe keputusan yang dibuat dedapat diklasifikasikan berdasarkan sistem yang dikemukakan oleh Simon, antara lain:

1. Keputusan yang diprogram, yaitu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan aturan atau prosedur. Contohnya keputusan masa lamanya cuti karyawan.

2. Keputusan yang tidak diprogram, yaitu keputusan yang berkenaan dengan masalah-masalah baru, khas atau khusus. Dalam menangani tipe keputusan ini, manager biasanya cenderung menggunakan judgement, intuisi dan kreativitas.

Proses pembuatan keputusan yang Efektif :

1. Pemahaman dan perumusan masalah2. Pengumpulan dan analisa data yang relevan3. Pengembangan alternatif-alternatif4. Evaluasi alternatif-alternatif5. Pemilihan alternatif terbaik6. Implementasi keputusan7. Evaluasi hasil-hasil

PELAKSANAAN

Pelaksanaan merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

Hal-hal yang menunjang pelaksanaan proses manajemen

A. MotivasiMotivasi adalah iteratif antara kebutuhan diri dalam diri manusia dan dorongan untuk bertindak atau berperilaku.

B. KepemimpinanKepemimpinan memiliki sifat mengarahkan yaitu mengarahkan orang-orang yang dipimpinnya untuk mencapai tujuan. Hal ini dilakukan oleh para pemimpin dengan terlebih dahulu menetapkan tujuan yang jelas, yang berisi arahan kemana usaha para bawahan akan dibawa/arahkan

C. KomunikasiKomunikasi adalah proses penyampaian informasi dari satu orang/bagian pada orang lain/bagian lain.

D. Dinamika KelompokDalam organisasi, ada 2 macam kelompok :1. Kelompok Formal2. Kelompok Informal

Alasan pembentukan kelompok:• Kesamaan aktifitas, tujuan, latar belakang

pendidikan

PENGENDALIAN PROSES MANAJEMEN

Pengandalian adalah suatu proses pembandingan antara nilai standar yang akan dicapai dengan hasil yang telah dicapai.

Apa itu pengendalian?

Apa saja tipe-tipe Pengendalian?

• Flow controll>>> digunakan bagi tipe produksi terus

menerus dimana susunan mesin merupakan satu kesatuan.• Order controll

>>> digunakan pada perusahaan yang sifat produksinya berdasarkan pesanan

Apa saja Fokus Pengendalian?

1. Pengendalian fisik/material/bahan bakuFaktor-faktor yang mempengaruhi persediaan bahan baku :

• Perkiraan pemakaian • Harga bahan baku • Beaya persediaan bahan baku • Pemakaian senyatanya • Waktu tunggu

Apa saja Fokus Pengendalian?

2. Pengendalian personil/tenaga kerjaMisalnya : penempatan pekerja baru, training karyawan baru, dan penggajian

3. Pengendalian informasi Informasi sangat penting dalam pengendalian proses manajemen dimana dibutuhkan untuk membandingkan, membuat suatu keputusan dan sebagainya baik informasi yang berasal dari pasar, antar perusahaan dan sebagainya

Apa saja Fokus Pengendalian?

4. Pengendalian financial/biayaPengendalian ini sangat penting karena manyangkut untung-ruginya suatu perusahaan. Misalnya biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, biaya produksi dan sebagainya.

Bagaimana Langkah Pengendalian Manajemen?

1. Menentukan apa yang dikendalikan2. Menetapkan standar 3. Mengukur kinerja4. Membandingkan kinerja dengan standar

5. Menentukan alasan penyimpangan6. Melakukan tindakan koreksi 

Apa ukuran efektifitas pengendalian?

• Terintegrasi dengan perencanaan• Fleksibel• Akurat• Objektif

Gagal Dalam Merencanakan… Sama Dengan Merencanakan Kegagalan!

TERIMA KASIH