Kelompok 4:Cesar Prakasa 15812147001Fendi Hudaya R 15812147013

Mahayu Okta Irlanda 15812147021Giofani Nursucia W 15812147022

Irna Setiyanningrum 15812147028

MERENCANAKAN PESAN-PESAN BISNIS

(BAGIAN 2)

Sebuah medium adalah suatu bentuk yang dipilih untuk mengkomunikasikan pesan, bisa berupa tatap

muka, menulis surat, mengirimkan email, dan sebagainya. Setiap tipe media memiliki keunggulan

dan kelemahan

MENYELEKSI MEDIUM YANG TEPAT

Media LisanKELEMAHAN MEDIA LISAN: Media lisan membatasi

partisipasi bagi mereka yang hadir secara fisik

Media lisan tidak menyediakan rekaman komunikasi yang permanen dan dapat dibuktikan, tanpa alat perekam tertentu.

Media lisan mengurangi kendali komunikator pada pesaN.

Media lisan sering kali mengabaikan kemungkinan untuk memperbaiki atau mengedit kata-kata yang Anda ucapkan

Media lisan menyediakan umpan balik dengan segera

Media lisan memungkinkan terjadinya kenyamanan berinteraksi

Media lisan meliputi berbagai isyarat nonverbal (baik isyarat fisik maupun perubahan nada suara).

Media lisan memungkinkan Anda mengekspresikan emosi di balik pesan Anda.

KEUNGGULAN MEDIA LISAN :

Media TulisKEUNGGULAN MEDIA TULIS: Memungkinkan untuk

membuat rencana dan mengendalikan pesan Anda.

bersifat permanent dan dapat diverifikasi

Membantu menjangkau seorang penerima yang jauh secara geografis.

Meminimkan distorsi yang ada pada pesan-pesan lisan dapat digunakan untuk menghindari interaksi dengan segera meredam setiap komponen emosional yang tidak pantas

KELEMAHAN MEDIA TULIS: Banyak media tulis tidak

kondusif untuk umpan balik yang cepat

Media tulis kekurangan isyarat nonverbal dibanding media lisan.

Media tulis membutuhkan waktu yang lama dan lebih banyak sumber daya untuk membuat dan mendistribusikannya.

Media tulis membutuhkan keterampilan khusus dalam persiapan dan memproduksinya.

Media ElektronikJika Anda ingin membuat impresi yang

kuat pada penyelia, pelanggan, investor, atau para penerima penting lainnya, media elektronik dapat meningkatkan kesenangan dan daya tarik visual dengan animasi komputer, video,atau musik.

Contoh Media Elektronik

Telepon

Voice mail

Teleconferencing dan videoconferencing

Videotape dan DVD

Dokumen-dokumen elektronik

Faks

E-mail

Pesan instan (instant messaging, IM)

Situs web

Pengiriman Pesan Sangat Cepat

Banyak jangkauan penerimaan secara fisik

Menjangkau penerimaan yang tersebar secara pribadi

Menawarkan kekuatan format multimedia yang yang persuasif

Dapat meningkatkan akses dan keterbukaan dalam organisasi

Media elektronik bila digunakan kurang hati-hati dapat menciptakan ketegangan dan konflik

Media elektronik sangat mudah untuk digunakan secara berlebihan.

Media elektronik tidak memiliki privasi

Media elektronik secara serius dapat mengeringkan produktivitas karyawan

KEUNGGULAN PESAN ELEKTRONIK

KELEMAHAN PESAN ELEKTRONIK

Kekayaan sebuah media Formalitas sebuah pesan Keterbatasan media Maksud pengirim Urgensi dan biaya Preferensi penerima

Faktor-Faktor yang Harus Dipertimbangkan Ketika Memilih Media:

Mengorganisasikan informasi anda

Komunikasi yang paling tidak teratur terjadi karena:

Masalah-masalah tentang kejelasan: karena menulis terlalu panjang untuk sampai pada pokok permasalahannya.

Masalah relevansi: memasukkan materi yang tidak relevan

Masalah pengelompokkan: menyampaikan ide secara simpang

siur

Masalah kelengkapan: meninggalkan informasi yang penting.

Mengorganisasikan informasi anda

Mengorganisasikan sebuah pesan

Definisikan ide pokok andaBatasi ruang lingkup ide anda

Pilih pendekatan langsung atau pendekatan tidak langsung

Kelompokkan pokok masalah anda

Mengenali pentingnya pengorganisasian yang baik

Selain membantu anda, pengorganisasian yang baik membantu pihak penerima pesan dalam

tiga cara penting.

1. Pengorganisasian yang baik membantu penerima memahami pesan anda

2. Pengorganisasian yang baik membantu penerima menerima pesan anda.

3. Pengorganisasian yang baik menghemat waktu penerima pesan anda

Dengan mengorganisasikan pesan anda sebelum menulisnya, akan membantu anda bekerja lebih baik. Selain itu anda juga akan mendapatkan input lebih awal dari penerima pesan anda

Mengenali pentingnya pengorganisasian yang baik

Mendefinisikan ide pokok

menjadi lebih sulit ketika

anda sedang mencoba

membujuk seseorang atau menyampaikan informasi yang mengecewakan

Teknik untuk menghasilkan ide-ide kreatif

Brainstorming (menggali ilham)

Pendekatan jurnalistik

Rangkaian Pertanyaaan dan

JawabanTur Tukang cerita

(storyteller’s tour)

Pemetaan pikiran (mind

mapping)

Ruang lingkup pesan Anda adalah berbagai informasi yang Anda berikan, panjang keseluruhan, dan tingkat detail-semua itu perlu disesuaikan dengan ide pokok Anda.

Informasi yang diberikan sesuai dengan waktu presentasi, jadi hanya menyampaikan ide pokok Anda dan poin-poin pendukung ide tersebut.

Membatasi Ruang Lingkup Anda

Pendekatan langsung (deduktif)Ketika Anda tahu penerima akan menerima pesan Anda, mulailah dengan menyampaiakan ide pokok (seperti rekomendasi, konklusi, atau permintaan), kemudian ikuti dengan menyampaikan bukti-bukti pendukung Anda.

Pendekatan tidak langsung (induktif)Ketika penerima pesan Anda akan bersikap skeptis terhadap pesan atau bahkan akan menolak pesan tersebut, mulailah dengan menyampaikan bukti-bukti dulu dan ungkapkan kasus Anda sebelum menyampaikan ide pokok.

Memilih Antara Pendekatan Langsung dan Pendekatan Tidak Langsung

Menggunakan pendekatan langsung dalam menyampaikan pesan-pesan rutin dan positif. Pada bagian pembuka, Anda menyatakan ide pokok Anda secara langsung, tanpa perlu mencari beberapa kata pendahuluan yang kreatif. Dengan mulai menyampaikan ide positif, Anda menekankan aspek menyenangkan dari pesan. Anda menempatkan para penerima pesan dalam suatu kerangka berpikir yang baik dan mendorong mereka untuk menjadi penerima yang baik pada apa pun yang harus Anda katakan. Kemudian isi pesan Anda dapat memberikan semua detail yang dibutuhkan. Bagian penutupan adalah keramahan dan menekankan pada berita baik atau membuat pernyataan tentang tindakan spesifik yang diinginkan.

Pesan-pesan Rutin dan Positif

Satu cara yang tepat untuk memvisualisasikan bagaimana semua poin akan saling cocok adalah dengan membuat sebuah garis besar.

Ketika menyiapkan pesan yang lebih panjang, lebih kompleks, sebuah outline sangat diperlukan karena membantu untuk memvisualisasikan hubungan antar berbagai hubungan.

Membuat Outline Isi Pesan

Cara lain untuk memvisualisasikan outline pesan selain dengan membuat sebuah garis besar adalah dengan menciptakan “Bagan Organisasi” pesan yang serupa dengan bagan yang digunakan untuk menunjukkan

struktur manajemen perusahaan.

Bagan akan membantu dalam beberapa hal antara lain:Melihat berbagai tingkat ide dan bagaimana bagian-bagian tersebut cocok satu dengan lainnya

Mengembangkan ide-ide baru

Menyusun kembali aliran informasi

Ada dua bentuk outline, antara lain:

Outline menggunakan Alfanumerik

Outline menggunakan Desimal

Apapun outline atau skema pengorganisasian yang digunakan, mulailah pesan dengan ide pokok, kemudian diikuti dengan poin-poin

pendukung utama, kemudian ilustrasikan poin-poin tersebut dengan bukti-bukti.

TERIMAKASIH

Ari setyawan Muhammad (15812147031)Apa yang harus dipersiapkan untuk meninjau penerima, dan maksud dari distorsi pesan?

Novita Dwi Astuti (1581214704)Apa yang dimaksud tur tukang cerita?

PERTANYAAN