Post on 26-May-2019
ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT
Studi Kasus pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
Alfonsia Kartika Ratna Putri
NIM: 092114034
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2013
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
i
ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT
Studi Kasus pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
Alfonsia Kartika Ratna Putri
NIM: 092114034
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2013
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah
melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan
skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk
memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi
Universitas Sanata Dharma.
Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapat bantuan, bimbingan,
dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima
kasih yang tak terhingga kepada:
1. Rama Wiryono Priyatamtama SJ selaku Rama Rektor Universitas Sanata
Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan
mengembangkan kepribadian kepada penulis.
2. Bapak Ir. Drs. Hansiadi Yuli Hartanto, M.Si., Akt., QIA selaku Pembimbing
yang telah membantu serta membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi
ini.
3. Bapak Iwan Guntoro selaku kepala bidang distribusi dan administrasi
pemasaran, Bapak Sulis, Bapak Anton, Bapak Danang, Ibu Vina, Bapak Rian
dan bagian-bagian yang terkait pada Penerbit dan Percetakan Kanisius
Yogyakarta yang telah berkenan membantu penulis dalam mencarikan data
yang dibutuhkan.
4. Orang tua penulis, Bapak Heribertus Supriyanta dan Ibu Elizabeth Anna Dwi
Ratnawati yang selalu berusaha memperhatikan, memberi masukan dan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .......................................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ................................................. ii
HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................ iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ........................................................................ iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ........................... v
HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA TULIS ......................... vi
HALAMAN KATA PENGANTAR .................................................................. vii
HALAMAN DAFTAR ISI ................................................................................ ix
HALAMAN DAFTAR TABEL ........................................................................ xi
HALAMAN DAFTAR GAMBAR .................................................................... xii
ABSTRAK ......................................................................................................... xiii
ABSTRACT ....................................................................................................... xiv
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 1
A. Latar Belakang Masalah ............................................................. 1
B. Tujuan Penelitian ......................................................................... 3
C. Manfaat Penelitian ....................................................................... 3
D. Rumusan Masalah ........................................................................ 4
E. Batasan Masalah .......................................................................... 4
F. Sistematika Penulisan .................................................................. 5
BAB II LANDASAN TEORI ........................................................................ 7
A. Sistem dan Prosedur .................................................................... 7
B. Sistem Akuntansi ......................................................................... 9
C. Sistem Informasi Akuntansi ........................................................ 11
D. Pengolahan Data Elektronik ........................................................ 15
E. Pengendalian Intern ..................................................................... 19
F. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ............................................. 20
1. Fungsi yang Terkait ............................................................... 20
2. Informasi yang diperlukan oleh Manajemen ......................... 22
3. Dokumen yang digunakan ..................................................... 22
4. Catatan Akuntansi yang digunakan ....................................... 25
5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ......................... 26
6. Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ................ 28
G. Pengembangan Sistem ................................................................. 32
1. Alasan Pengembangan Sistem ............................................... 32
2. Tujuan Pengembangan Sistem ............................................... 33
H. Analisis Sistem ............................................................................ 33
1. Pengertian Analisis Sistem .................................................... 33
2. Tahap Analisis Sistem ........................................................... 34
I. Desain Sistem .............................................................................. 35
J. Alat Komunikasi dalam Sistem ................................................... 35
1. Bagan Alir Dokumen ............................................................. 35
2. Diagram Arus Data ................................................................ 40
K. Review Penelitian Terdahulu ....................................................... 41
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
x
BAB III METODE PENELITIAN .................................................................. 45
A. Jenis Penelitian ............................................................................ 45
B. Subyek dan Obyek Penelitian ...................................................... 45
1. Subyek Penelitian .................................................................. 45
2. Obyek Penelitian .................................................................... 45
C. Waktu dan Lokasi Penelitian ....................................................... 46
1. Waktu Penelitian .................................................................... 46
2. Lokasi Penelitian ................................................................... 46
D. Data yang diperlukan ................................................................... 46
E. Teknik Pengumpulan Data .......................................................... 46
F. Teknik Analisis Data ................................................................... 47
BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .......................................... 52
A. Sejarah Perusahaan ...................................................................... 52
B. Visi dan Misi ............................................................................... 53
C. Lokasi Perusahaan ....................................................................... 54
D. Struktur Organisasi Perusahaan ................................................... 54
E. Bidang Usaha ............................................................................... 65
F. Proses Penerbitan ......................................................................... 66
G. Bagian Personalia ........................................................................ 67
BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ....................................... 69
A. Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit di
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta .................................. 69
1. Deskripsi Kegiatan ................................................................. 69
2. Fungsi yang Terkait ............................................................... 70
3. Dokumen yang digunakan ...................................................... 72
4. Catatan yang digunakan .......................................................... 75
5. Prosedur yang dilakukan oleh Perusahaan ............................ 76
6. Pengendalian Internal ............................................................ 79
7. Gambar Mekanisme Pelayanan Surat Pesanan ...................... 84
B. Identifikasi Masalah .................................................................... 86
1. Identifikasi Masalah yang Terjadi ........................................ 86
2. Identifikasi Penyebab Masalah .............................................. 88
3. Identifikasi Titik Keputusan .................................................. 89
4. Identifikasi Personil- personil Kunci ..................................... 90
C. Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ....................... 91
1. Perancangan Fungsi ............................................................... 91
2. Perancangan Jaringan Prosedur ............................................. 93
3. Perancangan Dokumen Surat Pesanan Penjualan .................. 97
4. Perancangan Bagan Alir Dokumen ....................................... 102
5. Perancangan Diagram Arus Data .......................................... 117
BAB VI PENUTUP ......................................................................................... 127
A. Kesimpulan .................................................................................. 127
B. Keterbatasan Penelitian ............................................................... 129
C. Saran ............................................................................................ 130
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 132
LAMPIRAN ....................................................................................................... 134
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen .......................................................... 36
Tabel 2.2 Simbol DFD (Data Flow Diagram) ................................................ 41
Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta ...................................................................................... 58
Tabel 4.2 Total Jumlah Karyawan Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta ...................................................................................... 67
Tabel 4.3 Jadwal Kerja Karyawan Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta ...................................................................................... 68
Tabel 5.1 Ringkasan Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi
Penjualan Kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta ...................................................................................... 72
Tabel 5.2 Ringkasan Dokumen yang digunakan oleh Penerbit-Percetakan
Kanisius Yogyakarta ....................................................................... 74
Tabel 5.3 Ringkasan Catatan yang digunakan oleh Penerbit-Percetakan
Kanisius Yogyakarta ....................................................................... 76
Tabel 5.4 Ringkasan Prosedur yang dilakukan oleh Penerbit-Percetakan
Kanisius Yogyakarta ....................................................................... 78
Tabel 5.5 Masalah yang dapat diidentifikasi dan Solusi yang ditawarkan
Bagi Perusahaan .............................................................................. 92
Tabel 5.6 Ringkasan Usulan Fungsi yang Berkaitan dengan Sistem
Penjualan Kredit .............................................................................. 93
Table 5.7 Ringkasan Usulan Kegiatan yang dilakukan pada Prosedur
Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ................................................ 96
Tabel 5.8 Ringkasan Usulan Dokumen yang digunakan Pada Prosedur
Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ................................................ 98
Tabel 5.9 Tabel Data Masukan dan Keluaran yang Terlibat dalam
Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta ....................................................................................... 118
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ..................... 28
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta ................................................................................. 55
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Departemen SDM, Sarana dan Prasarana .. 56
Gambar 4.3 Struktur Organisasi Departemen Penerbitan .............................. 56
Gambar 4.4 Struktur Organisasi Departemen Percetakan .............................. 57
Gambar 4.5 Struktur Organisasi Departemen Keuangan ............................... 57
Gambar 4.6 Proses Penerbitan Buku .............................................................. 66
Gambar 5.1 Mekanisme Pelayanan Surat Pesanan pada Penerbit-
Percetakan Kanisius Yogyakarta ................................................. 85
Gambar 5.2 Rancangan Cap Disposisi Konsumen Baru ................................ 94
Gambar 5.3 Usulan Surat Pesanan Penjualan ................................................ 99
Gambar 5.4 Rancangan Bagan Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ................................. 112
Gambar 5.5 Gambar Diagram Konteks Sistem Penjualan Kredit pada
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ................................. 118
Gambar 5.6 Rancangan Bagan Berjenjang Sistem Penjualan Kredit
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta .................................. 119
Gambar 5.7 Rancangan Diagram Level 0 Sistem Penjualan Kredit
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta .................................. 120
Gambar 5.8 Rancangan Diagram Level 1 Proses 2 Sistem Penjualan
Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ....................... 121
Gambar 5.9 Rancangan Diagram Level 1 Proses 3 Sistem Penjualan
Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ....................... 122
Gambar 5.10 Rancangan Diagram Level 1 Proses 4 Sistem Penjualan
Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ....................... 123
Gambar 5.11 Rancangan Diagram Level 1 Proses 5 Sistem Penjualan
Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ....................... 124
Gambar 5.12 Rancangan Diagram Level 1 Proses 6 Sistem Penjualan
Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ....................... 125
Gambar 5.13 Rancangan Diagram Laporan Kepada Manajer Sistem Penjualan
Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ....................... 126
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xiii
ABSTRAK
ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT
STUDI KASUS PADA PENERBIT-PERCETAKAN KANISIUS
YOGYAKARTA
Alfonsia Kartika Ratna Putri
NIM: 092114034
Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta
2013
Penelitian ini bertujuan untuk: (1) mengetahui sistem akuntansi penjualan
kredit yang berjalan di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta, (2) untuk
memberikan usulan mengenai rancangan sistem akuntansi penjualan kredit di
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta.
Langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan penelitian adalah: (1)
melakukan analisis deskriptif terhadap sistem akuntansi penjualan kredit yang
berlangsung di perusahaan, (2) mengidentifikasi masalah yang terjadi dengan cara
melakukan identifikasi masalah, mengidentifikasi penyebab masalah,
mengidentifikasi titik keputusan dan mengidentifikasi personil-personil kunci, lalu
(3) melakukan perancangan sistem akuntansi penjualan kredit Penerbit-Percetakan
Kanisius Yogyakarta.
Hasil penelitian dan analisis yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa (1)
sistem akuntansi penjualan kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
telah cukup mendukung operasi perusahaan. Namun, ada beberapa masalah yang
ditemukan antara lain order yang tertunda untuk dilayani karena dokumen sumber
yang tidak memadai, ketidaktepatan dalam pembuatan faktur karena pembagian
tugas dan wewenang fungsi gudang dan fungsi penagihan yang belum jelas, risiko
terjadinya piutang tidak tertagih karena belum dilakukan sistem otorisasi kredit
yang jelas, dan potensi munculnya konsumen yang tidak layak mendapatkan
kredit karena belum dilakukan sistem otorisasi yang baik, (2) perancangan sistem
akuntansi penjualan kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
berdasarkan pada prosedur yang telah berjalan dengan melakukan beberapa
perubahan dan perbaikan untuk memberikan solusi dalam mengatasi masalah
yang dihadapi. Perancangan yang dilakukan antara lain perancangan fungsi,
perancangan prosedur, perancangan usulan dokumen baru, perancangan bagan alir
dokumen, dan perancangan diagram arus data.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xiv
ABSTRACT
ANALYSIS AND DESIGN OF ACCOUNTING SYSTEM
OF CREDIT SALES
A CASE STUDY AT KANISIUS PUBLISHER-PRINTING YOGYAKARTA
Alfonsia Kartika Ratna Putri
NIM: 092114034
Sanata Dharma University
Yogyakarta
2013
The aims of this research were: (1) to know the procedure of the credit
sales accounting system done by Kanisius Publisher-Printing Yogyakarta, and (2)
to suggest a design of credit sales accounting system for Kanisius Publisher-
Printing Yogyakarta.
The steps taken to reach the aims of this research were: (1) doing
descriptive analysis on credit sales accounting system applied by the company, (2)
identifying the problems that faced by the company by identifying the problems,
the causes of the problems, the decision points, and the key person of the
problems, then (3) designing the credit sales accounting system for Kanisius
Publisher-Printing Yogyakarta.
The result of this research showed that (1) credit sales accounting system
in Kanisius Publisher-Printing Yogyakarta had adequately supported company
operation. However, there were some problems found, such as unserved- pending
order because inadequate source document, inaccurate in invoicing because of the
division of tasks and authority of the warehouse function and the billing function
were not appropriate. There are risk of uncollectible receivables because the
inappropriate credit authorization system, and the potential emergence of
consumers who did not deserve credit because the inappropriate new customers
adding authorization system. (2) The design of credit sales accounting system in
Kanisius Publisher-Printing Yogyakarta was based on procedure which was on
going by making some changes and improvements to provide a solution to
overcome the problems faced. The design included the function design,
procedure design, new document design, flowchart design, and data flow diagram
design.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dewasa ini, kebutuhan akan informasi merupakan hal yang penting
dalam masyarakat. Pentingnya informasi menuntut semua pihak untuk dapat
menyajikan informasi dengan akurat dan tepat waktu. Hal ini juga terjadi
dalam sebuah entitas atau perusahaan. Informasi yang akurat dan tepat waktu
akan menjadi informasi yang bernilai tinggi bagi entitas. Melihat pentingnya
hal ini, informasi diharapkan dapat disajikan dengan jelas agar tidak
menimbulkan salah tafsir dari para penggunanya.
Terkait dengan aktivitas perusahaan, suatu perusahaan atau entitas akan
selalu dihadapkan pada berbagai alternatif kebijakan. Oleh karena itu, peran
informasi menjadi penting karena informasi yang dihasilkan akan menjadi
dasar bagi entitas untuk melakukan pengambilan keputusan bagi setiap
alternatif kebijakan tersebut.
Salah satu aktivitas perusahaan yang penting adalah transaksi
penjualan. Melalui transaksi penjualan, perusahaan akan menerima
pendapatan guna memperoleh keuntungan dan membiayai biaya operasional
perusahaan. Salah satu jenis penjualan yang belakangan ini menjadi pilihan
bagi masyarakat luas yaitu penjualan kredit. Melalui penjualan kredit,
pelanggan bisa melakukan pembayaran dengan berkala sesuai dengan
perjanjian yang telah dibuat dengan perusahaan atau suatu entitas bisnis.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
2
Banyak hal yang perlu diperhatikan dalam penjualan kredit. Beberapa
contohnya yaitu mengenai piutang pelanggan, kebijakan kredit yang
diberikan kepada pelanggan, pengendalian intern dalam kegiatan
penjualannya, serta berbagai risiko yang timbul.
Berdasarkan hal tersebut, maka kehadiran sebuah sistem akuntansi
diperlukan guna menghasilkan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh
perusahaan. Hal ini juga telah dikemukan oleh Mulyadi (2001: 3) bahwa
definisi dari sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan
yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan
yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan
perusahaan.
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta merupakan salah satu
perusahaan manufaktur yang ada di Yogyakarta. Meskipun demikian, pangsa
pasar Penerbit-Percetakan Kanisius mencakup seluruh Indonesia. Buku yang
ditawarkan pun tidak kurang dari ribuan jenis dan pelanggan yang dimiliki
tidak sedikit. Oleh karena itu, guna mendapatkan kepuasan pelanggan,
perusahaan harus memberikan pelayanan yang baik.
Proses yang berjalan selama ini, Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta mempunyai database bersama yang bisa memberikan segala
informasi yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan. Namun,
dalam praktik yang terjadi di perusahaan, masih ada beberapa kelemahan
yang ditemukan di perusahaan. Kelemahan tersebut disadari maupun tidak
ternyata memberi pengaruh bagi jalannya operasional perusahaan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
3
Menyadari akan pentingnya sebuah sistem akuntansi penjualan kredit,
maka hal ini menjadi dorongan bagi penulis untuk melakukan penelitian ini.
Selain itu, penulis juga berharap bisa memberikan masukan bagi perusahaan
yang akan penulis teliti.
B. Tujuan Penelitian
Tujuan penulis melakukan penelitian mengenai sistem penjualan kredit
di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta yaitu:
1. Untuk mengetahui sistem penjualan kredit yang berlangsung di Penerbit-
Percetakan Kanisisus Yogyakarta.
2. Untuk memberikan usulan mengenai rancangan sistem penjualan kredit di
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta.
C. Manfaat Penelitian
Manfaat penulis melakukan penelitian mengenai sistem penjualan
kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta yaitu:
1. Bagi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
Penelitian ini diharapkan berguna sebagai masukan bagi Penerbit-
Percetakan Kanisisus Yogyakarta mengenai sistem penjualan kredit dan
sumbangan pemikiran tentang sistem penjualan.
2. Bagi Universitas
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi di
dalam pengembangan ilmu pengetahuan dalam bidang akuntansi,
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
4
khususnya mengenai sistem penjualan kredit, serta dapat memperkaya
wawasan dalam berpikir serta dapat menambah kepustakaan.
3. Bagi Peneliti
Peneliti mampu menerapkan ilmu pengetahuan yang telah
diperoleh di bangku perkuliahan, serta melatih dan mengembangkan
kemampuan dalam mengevaluasi dan perancangan sistem.
4. Bagi Peneliti Selanjutnya
Hasil penelitian ini dapat dijadikan bahan acuan dan perbandingan
bagi penelitian selanjutnya.
D. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang masalah, maka penulis membuat
beberapa rumusan masalah, sebagai berikut:
1. Bagaimana sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta?
2. Bagaimana usulan perancangan sistem akuntansi penjualan kredit bagi
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta?
E. Batasan Masalah
1. Mengingat sistem penjualan kredit antara penerbit dan percetakan itu
berbeda, maka penulis memberi batasan masalah agar pembahasan lebih
terfokus yaitu mengenai sistem penjualan kredit yang ada di bagian
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
5
penerbitan pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta yang dilakukan
pada lingkup penjualan DIY/ Jawa Tengah.
2. Selama ini dalam menjalankan kegiatan operasional sehari-hari, Penerbit-
Percetakan Kanisius mempunyai database bersama yang berisi berbagai
informasi antara lain pelanggan, jumlah stok yang dimiliki ,dsb. Bertujuan
untuk membuat penelitian ini lebih terfokus, penulis hanya akan
membahas mengenai alur dokumen dan diagram arus data, tanpa merubah
program yang selama ini sudah dimiliki. Oleh karena itu, penelitian ini
hanya akan membahas mengenai prosesnya.
F. Sistematika Penulisan
Bab I : Pendahuluan
Bab ini terdiri dari beberapa bagian, yaitu: latar belakang
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, rumusan masalah,
batasan masalah, dan sistematika penulisan.
Bab II : Landasan Teori
Bab ini berisi mengenai kajian-kajian teori yang digunakan
sebagai dasar dalam penulisan skripsi ini. Kajian teori tersebut
terdiri dari: sistem dan prosedur, sistem akuntansi, sistem
informasi akuntansi, pengolahan data elektronik, pengendalian
intern, sistem akuntansi penjualan kredit, pengembangan sistem,
analisis sistem, desain sistem, alat komunikasi dalam sistem, dan
review penelitian terdahulu.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
6
Bab III : Metode Penelitian
Bab ini berisi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan penelitian,
yaitu: jenis penelitian, subyek dan obyek penelitian, waktu dan
lokasi penelitian, data yang diperlukan, teknik pengumpulan data,
dan teknik analisis data.
Bab IV : Gambaran Umum Perusahaan
Bab ini berisi mengenai gambaran umum perusahaan yang
diteliti.
Bab V : Analisis Data dan Pembahasan
Bab ini berisi analisis terhadap sistem akuntansi penjualan kredit
yang berlangsung di perusahaan dan perancangan sistem
akuntansi penjualan kredit yang penulis usulkan kepada
perusahaan.
Bab VI : Penutup
Bab ini berisi mengenai kesimpulan penelitian yang telah
dilakukan, saran-saran yang dapat diberikan kepada perusahaan
dan keterbatasan penelitian dalam penulisan skripsi.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
7
BAB II
LANDASAN TEORI
Penjualan kredit merupakan salah satu kegiatan inti perusahaan dalam
rangka memperoleh keuntungan guna kelangsungan hidup perusahaan. Seiring
berjalannya waktu, perkembangan perusahaan akan menuntut adanya perbaikan
atau pengembangan dari sistem yang berjalan. Oleh karena itu, sebagai dasar
dalam menjawab rumusan masalah, berikut ini adalah teori yang relevan.
A. Sistem dan Prosedur
Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi satu
sama lain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebuah sistem terdiri
dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk
mencapai beberapa sasaran atau maksud, tujuan dan sasaran yang sama
(Jogiyanto, 2005: 2). Menurut Mulyadi (2001: 2) sistem adalah sekelompok
unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-
sama untuk mencapai tujuan. Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal,
biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang
dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan
yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 2001: 5).
Menurut Jogiyanto (2005: 3-6), suatu sistem mempunyai karakteristik
atau sifat-sifat tertentu. Karakteristik dari suatu sistem yaitu:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
8
1. Komponen atau elemen sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari komponen-komponen yang saling
berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari
sistem.
2. Batas sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas
suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar sistem adalah apapun di luar batas dari sistem
yang mempengaruhi operasi dari suatu sistem. Sifatnya kadang
menguntungkan dan kadang dapat merugikan sistem yang ada.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara
subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini,
memungkinkan sumber daya mengalir antara satu subsistem ke subsistem
yang lainnya.
5. Masukan Sistem (Input)
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.
Masukan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:
a. Masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang
dimasukkan ke dalam sistem agar sistem tersebut dapat beroperasi.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
9
b. Masukan sinyal (signal input) yaitu energi yang diproses untuk
mendapatkan hasil/ keluaran.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran sistem merupakan hasil dari energi yang diolah dan
diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau
kepada supra sistem.
7. Pengolah Sistem (Process)
Bagian pengolah sistem akan mengubah input menjadi output.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang
dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem
dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
B. Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan
(Mulyadi, 2001: 3). Menurut Mulyadi (2001: 3-5) sistem akuntansi juga
mempunyai unsur-unsur. Unsur-unsur sistem akuntansi tersebut adalah
sebagai berikut:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
10
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam
terjadinya transaksi. Formulir sering disebut istilah dokumen, karena
dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam
(didokumentasikan) di atas secarik kertas. Selain itu formulir sering
disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk
mencatat peristiwa yang terjadi di dalam organisasi ke dalam catatan.
Contoh dari formulir, misalnya: faktur penjualan, cek, dan bukti kas
masuk.
2. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang
digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data
keuangan atau data lainnya. Contoh jurnal misalnya jurnal umum, jurnal
penjualan.
3. Buku Besar
Buku Besar (General Ledger) merupakan kumpulan rekening-
rekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang
telah dicatat dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini,
disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan
dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini, disatu pihak dapat
dipandang sebagai wadah untuk mengelompokan data keuangan, di pihak
lain dapat dipandang sebagai sumber informasi keuangan untuk
menyajikan laporan keuangan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
11
4. Buku Pembantu (Subsidiary Ledger)
Buku pembantu (Subsidiary Ledger) merupakan suatu cabang buku
besar yang berisi rincian rekening tertentu yang ada dalam buku besar.
Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir
(Books of Final Entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain
setelah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku
besar dan buku pembantu. Buku besar dan buku pembantu disebut catatan
akuntansi akhir karena setelah data akuntansi selanjutnya adalah
penyajian laporan keuangan bukan pencatatan lagi ke dalam catatan
akuntansi.
5. Laporan
Laporan adalah hasil akhir dari proses akuntansi yang dapat berupa
neraca, laporan laba ditahan atau laporan laba rugi, laporan perubahan
modal, laporan arus kas, laporan penjualan barang, laporan harga pokok
produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar
umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan
yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan
keluaran dari sistem akuntansi.
C. Sistem Informasi Akuntansi
1. Informasi
Informasi menurut Jogiyanto (2005: 8) adalah data yang diolah
menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
12
menerimanya. Informasi juga harus memiliki kualitas. Kualitas informasi
menurut Burch dan Grudnitski dalam Jogiyanto, diibaratkan dengan
sebuah rumah yang memiliki tiga pilar (Jogiyanto, 2003: 10). Pilar
tersebut adalah:
a. Akurat, berarti suatu informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan
dan tidak bias atau menyesatkan.
b. Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima
tidak boleh terlambat.
c. Relevan berarti informasi memiliki manfaat untuk para pemakainya
(user).
2. Sistem Informasi
Sistem informasi menurut Leitch dan Roscoe dalam Jogiyanto
(2003: 11) adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi terdiri dari blok-blok bangunan yang membentuk
sistem tersebut. Komponen bangunan sistem terdiri dari enam blok.
Menurut Mulyadi (2001: 12-14), komponen-komponen utama sistem
informasi adalah sebagai berikut:
a. Blok Masukan (Input Block)
Blok masukan adalah suatu blok yang berisi data-data yang
dimasukkan ke dalam sistem informasi beserta metode dan media
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
13
yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data ke dalam
sistem.
b. Blok Model (Model Block)
Blok model adalah suatu blok yang dapat mengolah masukan
dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk
memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran (logico-
mathematical model)
c. Blok Keluaran (Output Block)
Keluaran, selain merupakan produk suatu sistem informasi, juga
merupakan faktor utama yang menentukan blok-blok lain suatu sistem
informasi. Jika keluaran suatu sistem informasi tidak sesuai dengan
kebutuhan pemakai informasi, perancangan blok masukan, model
teknologi, basis data, dan pengendalian tidak ada gunanya.
d. Blok Teknologi (Technologi Block)
Teknologi dalam sistem informasi berbasis komputer
(computer-based information systems), terdiri dari tiga komponen
yaitu komputer dan penyimpanan data di luar telekomunikasi, dan
perangkat lunak (software).
e. Blok Basis Data (Data Base Block)
Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang
digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
14
f. Blok Pengendalian (Control Block)
Blok pengendalian merupakan suatu blok yang digunakan untuk
melindungi suatu sistem informasi dari hal-hal seperti: bencana alam,
kecurangan, kegagalan internal (internal failure), penggelapan, dan
lain-lain.
3. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi adalah subsistem sistem informasi
manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, seperti
halnya informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin transaksi
akuntansi (Rama, 2008: 17). Menurut Moscove dan Simkin dalam
Jogiyanto (2005: 17) sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen
organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses,
menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan
dengan orientasi financial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-
pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen). Menurut
Murdick, Fuller, dan Ross dalam Jogiyanto (2005: 17) sistem informasi
akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang
bertanggungjawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi
yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal
kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan
sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada
pemegang saham, pemerintah, dan pihak-pihak lainnya.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
15
D. Pengolahan Data Elektronik
Menurut Jogiyanto (2010: 505-512) komponen-komponen dalam sistem
pengolahan data elektronik yaitu:
1. Perangkat Keras (hardware)
Perangkat keras adalah peralatan fisik yang digunakan dalam
sistem. Komponen perangkat keras terdiri dari central processing unit
(CPU), perangkat untuk input (masukan) dan output (keluaran).
Komponen yang paling penting adalah central processing unit (CPU)
yang terdiri dari unit pengontrol, unit penyimpanan internal, dan
arithmetic-logic-unit.
2. Perangkat Lunak (software)
Komponen ini terdiri dari program-program dan penggerak yang
memfasilitasi pemograman dan pengoperasian komputer. Beberapa jenis
perangkat lunak komputer:
a. Program Sistem
Nama lain program sistem yaitu supervisory program yang
fungsinya adalah melakukan fungsi-fungsi umum yang diperlukan
untuk pengoperasian komputer seperti melakukan tugas tertentu.
Program sistem mencakup hal-hal berikut:
1) Sistem operasi mengatur pengoperasian komputer, termasuk
peralatan input dan output, pusat penyimpanan, pelaksanaan
program, dan manajemen files.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
16
2) Program utility melakukan tugas-tugas umum pengolahan data
seperti penyalinan, reorganisasi data dalam file, menyortir,
merging, dan pencetakan. Jenis program utility lain bisa
digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang penggunaan
perangkat lunak dan perangkat keras, membantu dalam
mendeteksi penggunaan komputer tanpa ijin atau mengubah
program dan data, dan membantu dalam pengujian sistem baru.
3) Compilers dan assemblers menerjemahkan bahasa pemrograman
tertentu menjadi instruksi dalam bahasa yang dapat dimengerti
oleh komputer.
4) Sistem manajemen database digunakan oleh perusahaan yang
menyelenggarakan database berbantuan komputer. Program ini
mengontrol catatan ata dan files secara independen dari program
aplikasi yang memungkinkan dilakukan perubahan dalam data
atau menggunakan data.
b. Program Aplikasi
Program aplikasi berisi instruksi yang memungkinkan komputer
untuk melaksanakan tugas pengolahan data tertentu untuk pemakai.
Program aplikasi dioperasikan secara tersendiri dalam keadaan
tertentu. Namun, dalam sistem modern yang semakin berkembang
sekarang ini, program dirancang sebagai bagian dari sistem yang
terintegrasi. Program aplikasi bisa dikembangkan sendiri oleh
pemakai atau bisa juga dibeli dari penjual perangkat lunak.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
17
3. Pengorganisasian dan Metoda Pengolahan Data
a. Metode Pengorganisasian Data
Metode pokok yang digunakan dalam pengorganisasian data
yaitu:
1) Metode File Tradisional
Dua tipe file yang digunakan dalam metode ini yaitu master
file dan file transaksi. Master file berisi informasi mutakhir
tentang kelompok data tertetu, misalnya saldo saat ini rekening
piutang dagang atau persediaan. File transaksi berisi detil
transaksi-transaksi individual kelompok yang sama, seperti
penjualan kredit harian atau pengeluaran kas harian.
File-file tersebut bisa diorganisasi untuk diproses secara
berurutan (sequential) atau diproses secara akses langsung (direct
access). Jika secara berurutan file transaksi yang bersangkutan
harus disortir dengan urutan yang sama sebelum bisa digunakan
untuk memutakhirkan master file. Jika file akses langsung, file
transaksi tidak perlu disortir sebelum diproses.
2) Metode Database
Metode ini didasarkan pada pengadaan dan
penyelenggaraan satu file akses langsung untuk segala macam
aplikasi yang menggunakan data yang sama. Setiap elemen data
hanya disimpan (stored) satu kali, tetapi bisa diakses oleh semua
program aplikasi yang telah diotorisasi.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
18
b. Metode Pengolahan Data
Metode pengolahan data yang banyak digunakan dalam praktik
yaitu:
1) Batch Entry/Pengolahan Batch
Pada metode ini data dikumpulkan menurut kelompok
transaksi lalu dimasukkan dan diolah berdasarkan bacthes.
2) On-line Entry/Pengolahan Batch
Pada metode ini transaksi-transaksi individual dimasukkan
secara langsung ke dalam komputer pada saat transaksi terjadi
melalui terminal. File transaksi yang bisa dibaca oleh mesin
dikumpulkan pada saat transaksi dimasukkan ke komputer. File ini
selanjutnya diproses untuk memutakhirkan master file.
3) On-line Entry/Pengolahan On-line
Perbedaan metode ini dengan metode on-line
entry/pengolahan batch adalah master file dimutakhirkan
bersamaan dengan pemasukkan data dan dihasilkan log transaksi
yang terdiri dari catatan mengenai seluruh transaksi berdasarkan
urutan waktu terjadinya. Agar terdapat alur transaksi, setiap
transaksi ditandai dengan nomor identifikasi melalui program
komputer.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
19
E. Pengendalian Intern
COSO (Committee of Sponsoring Organizations) pada tahun 1992
menerbitkan laporan berjudul Internal Control–Integrated Framework.
Laporan COSO mendefinisikan pengendalian intern ialah suatu proses yang
dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil satuan usaha
lainnya, yang dirancang untuk mendapat keyakinan memadai tentang
pencapaian tujuan dalam hal keandalan pelaporan keuangan, kesesuaian
dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku, dan efektifitas dan
efisiensi operasi (Jusup, 2010: 252).
Kontrol internal menurut COSO yang dimuat dalam buku Sawyer
(2005: 61-62) menyatakan adanya lima komponen kontrol internal, yaitu:
1. Lingkungan Pengendalian
Komponen ini meliputi sikap manajemen di semua tingkatan
terhadap operasi secara umum dan konsep kontrol secara khusus. Hal ini
mencakup etika, kompetensi, serta integritas dan kepentingan terhadap
kesejahteraan organisasi. Juga tercakup struktur organisasi serta kebijakan
dan filosofi manajemen.
2. Penentuan Risiko
Komponen ini telah menjadi bagian dari aktivitas audit internal
yang terus berkembang. Penentuan risiko mencakup penentuan risiko di
semua aspek organisasi dan penentuan kekuatan organisasi melalui
evaluasi risiko. COSO juga menambahkan pertimbangan tujuan di semua
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
20
bidang operasi untuk memastikan bahwa semua bagian organisasi bekerja
secara harmonis.
3. Aktivitas Pengendalian
Komponen ini mencakup aktivitas-aktivitas yang dulunya
dikaitkan dengan konsep kontrol internal. Aktivitas-aktivitas ini meliputi
persetujuan, tanggung jawab dan kewenangan, pemisahan tugas,
pendokumentasian, rekonsiliasi, karyawan yang kompeten dan jujur,
pemeriksaan internal dan audit internal. Aktivitas-aktivitas ini harus
dievaluasi risikonya untuk organisasi secara keseluruhan.
4. Informasi dan Komunikasi
Komponen ini merupakan bagian penting dari proses manajemen.
Manajemen tidak dapat berfungsi tanpa informasi. Komunikasi informasi
tentang operasi kontrol internal memberikan substansi yang dapat
digunakan manajemen untuk mengevaluasi efektivitas kontrol dan untuk
mengelola operasinya.
5. Pengawasan
Pengawasan merupakan evaluasi rasional yang dinamis atas
informasi yang diberikan pada komunikasi informasi untuk tujuan
manajemen kontrol.
F. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
1. Fungsi yang Terkait dengan Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2001: 211-213), fungsi yang terkait dalam
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
21
sistem penjualan kredit adalah:
a. Fungsi Penjualan
Fungsi penjualan bertanggung jawab dalam menerima surat
order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan, meminta otorisasi
kredit, menentukan tanggal pengiriman dari gudang dan dari gudang
mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pembelian.
b. Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit
pelanggan dan memberikan otorisasi kredit kepada pelanggan.
c. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan
menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan. Serta menyerahkan
barang ke fungsi pengiriman.
d. Fungsi Pengiriman
Fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk menyerahkan
barang kepada pelanggan atas dasar surat order pengiriman yang
diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk
menjamin tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa
otorisasi dari pihak yang berwewenang.
e. Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan
faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
22
bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi
akuntansi.
f. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat piutang
yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta
mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, membuat laporan
penjualan, mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam
kartu persediaan.
2. Informasi yang diperlukan oleh Manajemen
Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan
penjualan kredit menurut Mulyadi (2001: 213), yaitu:
a. Jumlah pendapatan menurut jenis produk
b. Jumlah piutang kepada setiap debitur
c. Jumlah harga pokok produk yang dijual dalam jangka waktu tertentu
d. Nama dan alamat pembeli
e. Kuantitas produk yang dijual
f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan
g. Otorisasi pejabat yang berwenang
3. Dokumen yang digunakan dalam Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2001: 214-216) dokumen yang digunakan dalam
penjualan kredit adalah:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
23
a. Surat order pengiriman dan tembusannya
Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok yang
digunakan untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan.
Tembusan surat order pengiriman terdiri dari:
4) Tembusan Kredit (Credit Copy)
Tembusan kredit ini digunakan untuk memperoleh status
kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan
kredit dari fungsi kredit.
5) Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy)
Surat pengakuan digunakan untuk memberitahu pelanggan
bahwa order telah diterima dan dalam proses pengiriman. Surat ini
dikirimkan oleh bagian penjualan.
6) Surat Muat (Bill of Lading)
Surat muat digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari
perusahaan kepada perusahaan angkutan umum.
7) Slip Pembungkus (Packing Slip)
Slip pembungkus ditempelkan pada pembungkus barang
untuk memudahkan fungsi penerimaan dalam mengidentifikasi
barang yang diterima.
8) Tembusan Gudang (Warehouse Copy)
Tembusan ini dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan
jenis barang dengan jumlah yang tercantum di dalam surat order
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
24
pengiriman, agar menyerahkan barang ke fungsi pengiriman dan
untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.
9) Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy)
Tembusan dari surat order pengiriman ini diarsipkan oleh
fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan.
10) Arsip Index Silang (Cross-index File Copy)
Tembusan dari surat order pengiriman yang diarsipkan
secara alfabetik menurut nama pelanggan.
b. Faktur dan tembusannya, yaitu:
1) Faktur Penjualan (Customer’s Copies)
Faktur penjualan adalah lembar pertama yang dikirim oleh
fungsi penagihan kepada pelanggan.
2) Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang
dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai
dasar untuk melakukan pencatatan piutang ke dalam kartu
piutang.
3) Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi
penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat
transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.
4) Tembusan Analisis (Analysis Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
25
penagihan ke fungsi akuntansi untuk sebagai dasar dalam
menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu
persediaan, untuk analisis penjualan dan untuk perhitungan
komisi wiraniaga.
5) Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada
wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang
lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya
menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.
c. Rekapitulasi harga pokok penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas
harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi dan juga
sebagai bukti pendukung bagi pembuatan bukti memorial.
d. Bukti memorial
Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan harga pokok
produk yang dijual selama periode akuntansi.
4. Catatan Akuntansi yang digunakan dalam Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2001: 218-219) catatan akuntansi yang
digunakan dalam penjualan kredit adalah sebagai berikut:
a. Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan dalam transaksi penjualan kredit, catatan ini
berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan kredit berdasarkan
dokumen sumber faktur penjualan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
26
b. Kartu Piutang
Kartu piutang adalah buku pembantu yang berisi rincian mutasi
piutang perusahaan kepada tiap debitur.
c. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi
rincian mutasi setiap jenis persediaan.
d. Kartu Gudang
Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat
mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.
e. Jurnal Umum
Dalam transaksi penjualan kredit, catatan ini digunakan untuk
mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi
tertentu.
5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit
(Mulyadi, 2001: 219-220), yaitu:
a. Prosedur Order Penjualan
Pada prosedur order penjualan, fungsi penjualan akan menerima
order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat
order tersebut. Kemudian, fungsi penjualan akan membuat surat order
pengiriman dan mengirimkannya kepada fungsi-fungsi yang lain.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
27
b. Prosedur Persetujuan Kredit
Pada prosedur ini, fungsi penjualan menerima persetujuan
penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.
c. Prosedur Pengiriman
Fungsi pengiriman dalam prosedur pengiriman akan
mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang
tercantum dalam surat order pengiriman.
d. Prosedur Penagihan
Fungsi penagihan di dalam prosedur ini, membuat faktur
penjualan dan mengirimkannya kembali kepada pembeli.
e. Prosedur Pencatatan Piutang
Pada prosedur pencatatan piutang, fungsi akuntansi mencatat
tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode
pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad
yang berfungsi sebagai piutang.
f. Prosedur Distribusi Penjualan
Fungsi akuntansi dalam prosedur distribusi penjualan
mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang dibutuhkan
oleh pihak manajemen.
g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Prosedur ini merupakan prosedur dimana fungsi akuntansi
mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam
periode akuntansi tertentu.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
28
6. Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Gambar 2.1 Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Sumber: Mulyadi, 2001: 227-230
Bagian Order Penjualan
mulai
menerima
order dari
pelanggan
surat order
membuat
surat order
pengiriman
98
76
5
43
2
surat order 1
pengiriman
1 2 3
ke pelanggan
4
surat order 7
pengiriman
A
T
7
2
surat order 1
pengiriman
mencatat
tanggal
pengiriman
lembar 9
2
surat order 1
pengiriman
6
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
29
Gambar 2.1 Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
(Lanjutan) Sumber: Mulyadi, 2001: 227-230
3
surat order 7
pengiriman
(credit copy)
memeriksa
status
kredit
memberi
otorisasi
kredit
surat order 7
pengiriman
(credit copy)
4
1
surat order 1
pengiriman
menyiapkan
barang
menyerahkan
barang
surat order 1
pengiriman
kartu
gudang
5
bersama
dengan
barang
5
surat order 1
pengiriman
bersamaan
dengan
barang5
4
3
surat order 2
pengiriman
2
menempel
surat order
pengiriman
pada
pembungkus
barang
menyerahkan
barang kepada
perusahaan
angkutan
umum
5
4
3
2
surat order 1
pengiriman
6
N
ditempel pada
pembungkus
barang sebagai
slip
pembungkus
diserahkan kepada
perusahaan angkutan
umum
Bagian PengirimanBagian GudangBagian Kredit
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
30
Gambar 2.1 Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
(Lanjutan) Sumber: Mulyadi, 2001: 227-230
7
2
surat order 1
pengiriman
membuat
faktur
5
4
3
2
faktur 1
9
10
8
Bagian Penagihan
dikirim ke
pelanggan
dikirim ke
wiraniaga
8
surat muat 2
SOP 1
faktur
kartu
piutang
N
Bagian Piutang
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
31
Gambar 2.1 Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
(Lanjutan) Sumber: Mulyadi, 2001: 227-230
9
faktur 3
kartu
persediaanN
membuat
rekapitulasi
HPP
secara
periodik
rekapitulasi
HPP
membuat
bukti
memorial
rekap HPP
bukti memorial
11
Bagian Kartu Persediaan
10
faktur 4
jurnal
penjualan selesai
N
11
rekap HPP
Bukti
memorial
jurnal
umum
N
Bagian Jurnal
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
32
G. Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru
untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki
sistem yang telah ada (Jogiyanto, 2005: 35). Hal-hal mengenai
pengembangan sistem yaitu:
1. Alasan Pengembangan Sistem
Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan
beberapa alasan (Jogiyanto, 2005: 35-36). Alasan-alasan tersebut adalah:
a. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem
yang lama. Permasalahan dapat berupa:
1) Ketidakberesan
2) Petumbuhan organisasi
b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)
c. Adanya instruksi-instruksi (directives)
Menurut Jogiyanto (2005: 37-38) pengembangan suatu sistem
nantinya akan berkaitan dengan PIECES, yang artinya:
a. Performance, yaitu peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru
sehinggan akan menjadi lebih efektif.
b. Information, yaitu peningkatan terhadap kualitas informasi yang
disajikan.
c. Economy, peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-
keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
33
d. Control, yaitu peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi
dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan
yang telah dan akan terjadi.
e. Eficiency, yaitu peningkatan terhadap efisiensi operasi.
f. Services, yaitu peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh
sistem.
2. Tujuan Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem dilakukan ada beberapa tujuan yang hendak
dicapai. Menurut Mulyadi (2001: 19-20) tujuan-tujuan tersebut adalah:
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola informasi yang baru.
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh informasi yang
sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur
informasinya.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi.
H. Analisis Sistem
1. Pengertian Analisis Sistem
Analsis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang
utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan, yang terjadi dan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
34
kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto, 2005:129).
2. Tahap Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (2005: 130) langkah-langkah dalam analisis
sistem adalah:
a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah, mencakup:
1) Mengidentifikasi penyebab masalah
Pada tahap ini analis sistem akan melakukan identifikasi
mengenai penyebab masalah atas suatu masalah yang terjadi di
perusahaan. Langkah ini merupakan awal dalam mengidentifikasi
masalah.
2) Mengidentifikasi titik keputusan
Langkah selanjutnya setelah melakukan identifikasi
terhadap penyebab masalah, analis sistem akan mengidentifikasi
titik keputusan yang digunakan untuk memperbaiki masalah yang
telah diidentifikasi sebelumnya.
3) Mengidentifikasi personil kunci
Langkah yang terkahir setelah menemukan penyebab
masalah dan menentukan titik keputusan, analis sistem
mengidentifikasi personil kunci yang secara langsung mauoun
tidak langsung sebagai penyebab masalah.
b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
35
c. Analize, yaitu menganalisis sitem.
d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
I. Desain Sistem
Menurut Verzello/ Reuter III dalam Jogiyanto (2005: 196) desain
sistem adalah tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem:
pendefisinian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk
rancang bangun implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem
dibentuk. Menurut Jogiyanto (2005: 197) dalam buku Analisis dan Desain
Sistem, ada tujuan dalam desain sistem, yaitu:
1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang
lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang
terlibat.
J. Alat Komunikasi dalam Sistem
1. Bagan alir
Bagan alir adalah bagan yang menunjukkan alir di dalam program
atau prosedur sistem secara logika (Jogiyanto, 2005: 795). Simbol yang
digunakan dalam bagan alir dokumen dapat dilihat pada Tabel 2.1.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
36
Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen
No Gambar Nama Keterangan
1
Dokumen
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
semua jenis dokumen
yang merupakan
formulir yang
digunakan untuk
merekam data
terjadinya suatu
transaksi.
2
Dokumen dan
tembusannya
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
dokumen asli dan
tembusannya.
3
Berbagai
Dokumen
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
berbagai jenis dokumen
yang digabungkan
bersama di dalam satu
paket.
4
Catatan
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
catatan akuntansi yang
digunakan untuk
mencatat data yang
direkam sebelumnya di
dalam dokumen atau
formulir.
5
On-page
Connector
Simbol ini digunakan
untuk menghubungkan
bagan alir yang terletak
pada halaman yang
sama.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
37
Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen (Lanjutan) 6
Akhir arus
dokumen
Simbol ini
menunjukkan akhir
arus dari suatu
dokumen dan
mengarahkan pembaca
ke simbol penghubung
halaman yang sama
yang bernomor seperti
yang tercantum dalam
simbol tersebut.
7
Awal arus
dokumen
Simbol ini
menunjukkan awal arus
dokumen yang berasal
dari simbol
penguhubung halaman
yang sama, yang
bernomor seperti
tercantum di dalam
simbol tersebut.
8
Off-page
Connector
Simbol ini digunakan
untuk menghubungkan
bagan alir yang terletak
pada halaman yang
berbeda.
9
Kegiatan
Manual
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
kegiatan manual,
seperti menerima order
penjualan, mengisi
formulir, dan lain-lain.
10
Keterangan
Komentar
Simbol ini
memungkinkan ahli
sistem untuk
menambahkan
keterangan untuk
memperjelas pesan
yang disampaikan
dalam bagan alir.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
38
Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen (Lanjutan) 11
Arsip
Sementara
Simbol ini digunakan
untuk menunjukkan
tempat penyimpanan
dokumen. arsip
sementara adalah
tempat penyimpanan
dokumen yang
dokumennya akan
diambil kembali dari
arsip tersebut di masa
yang akan datang.
12
Arsip
permanen
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
arsip permanen yang
merupakan tempat
penyimpanan dokumen
yang tidak akan
diproses lagi dalam
sistem akuntansi yang
bersangkutan.
13
On-line
Computer
Process
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
pengolahan data
dengan komputer
secara on-line.
14
Keying (typing,
verifying)
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
pemasukan data ke
dalam komputer
melalui on-line
terminal.
15
Pita Magnetik
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
arsip komputer yang
berbentuk pita
magnetik.
16
On-line
Storage
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
arsip arsip komputer
yang berbentuk on-line.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
39
Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen (Lanjutan) 17
Keputusan
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
keputusan yang harus
dibuat dalam proses
pengolahan data.
18
Garis Alur
Simbol ini
menggambarkan arah
proses pengolahan
data. Anak panah tidak
perlu dicantumkan jika
arus dokumen
mengarah ke bawah
dan ke kanan, tetapi
jika arus dokumen
mengarah ke atas dan
ke kiri, anak perlu
dicantumkan.
19
Persimpangan
Garis Alir
Jika dua garis alir
bersimpangan, untuk
menunjukkan arah
masing-masing garis,
salah satu garis dibuat
sedikit melengkung
tepat pada
persimpangan kedua
garis tersebut.
20
Pertemuan
Garis Alir
Simbol ini digunakan
jika dua garis alir
bertemu dan salah satu
garis mengikuti arus
garis lainnya.
21
Terminal
Simbol ini untuk
menggambarkan awal
dan akhir dari suatu
sistem akuntansi.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
40
Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen (Lanjutan)
Sumber: Mulyadi, 2001: 60-63
2. Diagram Arus Data (DFD/ Data flow Diagram)
Menurut Jogiyanto (2005: 700) DFD sering digunakan untuk
menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan
dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik
dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat, dan
sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan
(misalnya file kartu, microfiche, hard disk, tape, diskette, dan lain
sebagainya). Simbol yang digunakan dalam pembuatan Data Flow
Diagram bisa dilihat pada Tabel 2.2.
22
Masuk ke
Sistem
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
masuk ke sistem yang
digambarkan dalam
bagan alir.
23
Keluar ke
Sistem
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
keluar ke sistem lain.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
41
Tabel 2.2 Simbol DFD (Data Flow Diagram)
No Gambar Nama Keterangan
1
Kesatuan
luar
Kesatuan luar merupakan
kesatuan (entity) di
lingkungan luar sistem
yang dapat berupa orang,
organisasi atau sistem
lainnya yang berada di
lingkungan luarnya yang
akan memberikan input
atau menerima output dari
sistem.
2
Arus Data
Arus data menunjukkan
arus data yang dapat
berupa masukan untuk
sistem atau hasil dari
proses sistem.
3
Proses
Proses adalah kegiatan
atau kerja yang dilakukan
oleh orang, mesin, atau
komputer dari hasil suatu
arus data yang masuk ke
dalam proses untuk
dihasilkan arus data yang
akan keluar dari proses.
4
Simpanan
Data
Simpanan data merupakan
simpanan dari sebuah
data.
Sumber: Jogiyanto (2005: 700-707)
K. Review Penelitian Terdahulu
Penelitian tentang analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi
penjualan kredit dilakukan oleh Putranto (2008). di PT PG/ PS Madu Baru
Madukismo, teknik yang digunakan untuk mengumpulkan data yaitu
wawancara, dokumentasi, dan kuisioner. Untuk menganalisis data, langkah
yang ditempuh yaitu dengan menggunakan teknik analisis deskriptif,
mengidentifikasi masalah dan penyebab yang dihadapi perusahaan,
merancang sistem yang terdiri dari perancangan struktur organisasi,
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
42
perancangan input, perancangan database, perancangan proses, perancangan
output dan perancangan pengendalian. Kesimpulan yang dapat diambil PT
PG/ PS Madu Baru Madukismo belum melakukan penerapan sistem
akuntansi penjualan kredit dengan baik. Permasalahan yang muncul
disebabkan karena belum adanya pemisahan tugas dan prosedur pencatatan
yang kurang tepat.
Penelitian lain tentang Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi
Penjualan Kredit dilakukan oleh Sari (2004) pada PT Kusumatex Yogyakarta
dalam skripsinya menggunakan metode wawancara, kuisioner, dokumentasi,
dan observasi. Langkah yang digunakan untuk menganalisis data yaitu
dengan analisis deskriptif, mengindentifikasi masalah meliputi penyebab
masalah, titik keputusan dan personil kunci, kemudian membandingkan
sistem akuntansi penjualan kredit beserta pengendalian intern terhadap sistem
akuntansi penjualan kredit yang ada di perusahaan dengan teori,
merancangkan sistem akuntansi penjualan kredit untuk perusahaan.
Kesimpulan yang dapat diambil PT Kusumatex sudah memiliki sistem
akuntansi penjualan kredit dan pengendalian intern sudah dilaksanakan cukup
baik, tetapi pengendalian intern dalam penggunaan dokumen dan catatan
kurang baik, permasalahan yang muncul adalah pengendalian intern dalam
pelaksanaan prosedur dan penggunaan dokumen belum dilaksanakan dengan
baik, pembatalan atau penundaan pengiriman pesanan kepada konsumen
karena persediaan barang tidak mencukupi pesanan, pelaksanaan sistem
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
43
akuntansi penjualan kredit di dalam perusahaan sebagian sudah tepat atau
sesuai dengan teori.
Penelitian yang lain yaitu penelitian yang dilakukan oleh Hendarti dan
Fanny Margaretta (2008) dengan judul analisis dan perancangan sistem
informasi akuntansi penjualan. Metode yang digunakan yaitu studi
kepustakaan, studi lapangan (observasi langsung, wawancara, dan teknik
analisis). Kesimpulan yang dapat diambil yaitu ditemukan beberapa
kelemahan dari sistem yang berjalan, yaitu tidak adanya pembagian tugas dan
wewenang yang jelas (bagian penerima pembayaran, penagihan dan pembuat
laporan dirangkap oleh bagian keuangan), tidak adanya informasi khusus
mengenai piutang pelanggan, tidak adanya informasi mengenai pembatasan
limit kredit pelanggan, adanya kesulitan dalam melakukan pengawasan
pengiriman barang cetakan kepada pelanggan, adanya kesulitan dalam
pembuatan laporan dan jurnal. Selain memaparkan mengenai kelemahan dari
sistem yang berjalan, penulis juga memberikan usulan perbaikan antara lain
melakukan perekrutan karyawan baru untuk ditempatkan pada fungsi
penerimaan kas dan kasir, membuat sistem yang dapat menampilkan
informasi yang berisi piutang pelanggan yang akan jatuh tempo, jatuh tempo
dan yang lewat jatuh tempo, sistem yang dapat menyediakan informasi yang
jelas mengenai limit kredit pelanggan yang selalu up to date, membuat sistem
yang dapat menampilkan informasi yang berisi pesanan yang baru diterima,
dalam proses dan yang siap untuk dikirim. Perusahaan dapat mengontrol
waktu pengiriman pesanan pelanggan secara akurat, membuat sistem yang
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
44
menyediakan fasilitas aplikasi yang dapat mendukung pembuatan laporan
secara cepat, tepat, dan akurat sesuai dengan kebutuhan pihak yang
bersangkutan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
45
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus, yaitu penelitian
yang dilakukan dengan meneliti kegiatan perusahaan secara langsung
mengenai sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang dilakukan oleh
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta.
B. Subyek dan Obyek Penelitian
1. Subyek Penelitian
a. Bagian penjualan
b. Bagian gudang
c. Bagian akuntansi
d. Bagian pengiriman
e. Bagian penagihan
f. Bagian kredit
2. Obyek Penelitian
Objek dari penelitian ini adalah prosedur penjualan kredit yang
diterapkan di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
46
C. Waktu dan Lokasi Penelitian
1. Waktu penelitian dilaksanakan pada bulan November 2012 sampai
dengan Februari 2013.
2. Lokasi penelitian akan dilakukan di Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta.
D. Data yang diperlukan
1. Gambaran umum perusahaan
2. Struktur organisasi (termasuk tugas, wewenang dan deskripsi jabatan)
3. Prosedur penjualan kredit yang berjalan
4. Dokumen, formulir, dan catatan yang digunakan
E. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu:
1. Metode Wawancara
Wawancara merupakan teknik mengajukan pertanyaan langsung
atau melakukan tanya jawab secara lisan dengan bagian subjek penelitian,
untuk memperoleh informasi atau data yang dibutuhkan mengenai
kegiatan penjualan yang dilakukan dan mengenai gambaran umum
perusahaan.
2. Metode Observasi
Observasi adalah kegiatan yang dilakukan dengan cara mengamati
secara langsung objek yang sedang diteliti. Melalui hal ini penulis akan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
47
melakukan pengamatan secara langsung terhadap kegiatan penjualan
kredit yang berlangsung di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta.
Kegiatan dimulai dari diterimanya surat pesanan dari pelanggan hingga
pesanan tersebut di proses dan menjadi sebuah faktur.
3. Metode Dokumentasi
Teknik dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang
dilakukan dengan cara mengumpulkan dan melihat berkas, catatan,
dokumen, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan transaksi penjualan
kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta. Data yang diperoleh
berupa faktur pajak, alur penjualan yang terjadi di perusahaan, dan
dokumen akuntansi yang digunakan oleh perusahaan.
F. Teknik Analisis Data
Teknik yang digunakan oleh penulis untuk menjawab rumusan masalah
adalah:
1. Teknik yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang pertama
yaitu mengenai sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta, dilakukan dengan cara
melakukan analisis deskriptif, yaitu menggambarkan atau
mendeskripsikan sistem penjualan kredit yang berlangsung di Penerbit-
Percetakan Kanisius Yogyakarta. Pendeskripsian yang dilakukan meliputi
gambaran secara umum proses penjualan kredit, fungsi yang terkait
dengan penjualan kredit, dokumen apa saja yang digunakan oleh
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
48
perusahaan, catatan apa saja yang digunakan oleh perusahaan untuk
mencatat transaksi, dan yang terakhir adalah prosedur yang dilakukan
oleh perusahaan, menjelaskan mengenai pengendalian internal yang
berkaitan dengan lingkungan pengendalian, perhitungan risiko, informasi
dan komunikasi, aktivitas pengendalian, dan pemonitoran.
2. Teknik yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang kedua
yaitu mengenai usulan rancangan sistem penjualan kredit di Penerbit-
Percetakan Kanisius Yogyakarta, yaitu:
a. Menemukan permasalahan dalam sistem yang ada, maka penulis
mewawancarai pihak-pihak yang berkaitan dengan sistem penjualan
kredit. Berdasarkan hasil wawancara maka akan dilakukan
pengidentifikasian masalah dengan langkah:
1) Mengidentifikasi masalah yang terjadi
Langkah awal yang dilakukan untuk mengidentifikasi
masalah yang ada di perusahaan yaitu dengan mencari dan
menemukan masalah yang dihadapi perusahaan dalam sistem
penjualan kredit. Cara mengindentifikasi dengan melakukan
wawancara kepada orang yang terkait dengan penjualan kredit
serta melakukan observasi mengenai sistem yang berjalan dalam
penjualan kredit.
2) Mengidentifikasi penyebab masalah
Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi penyebab
yang mengakibatkan permasalahan yang telah ditemukan dan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
49
diidentifikasi. Cara mengidentifikasi penyebab masalah yaitu
dengan melakukan analisis terhadap data-data yang diperoleh
selama proses penelitian.
3) Mengidentifikasi titik keputusan
Setelah menemukan penyebab timbulnya suatu masalah,
langkah selanjutnya yaitu menentukan titik keputusan yang
mengakibatkan sebab masalah itu muncul, sehingga titik
keputusan bisa digunakan untuk memperbaiki masalah yang telah
diidentifikasi.
4) Mengidentifikasi personil-personil kunci
Langkah yang terakhir yaitu mengidentifikasi personil
yang secara langsung maupun tidak langsung sebagai penyebab
masalah itu muncul.
b. Mengevaluasi sistem yang berjalan apakah telah sesuai dengan
kebutuhan pemakainya.
c. Membuat rancangan fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi
penjualan kredit.
d. Membuat rancangan jaringan prosedur yang membentuk sistem
akuntansi penjualan kredit.
e. Membuat rancangan dokumen baru yaitu surat pesanan penjualan.
f. Membuat bagan alir dokumen (flowchart) untuk sistem yang
diusulkan, langkah-langkahnya:
1) Menentukan fungsi yang terkait dengan sistem penjualan kredit
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
50
2) Menentukan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan
kredit.
3) Menentukan dokumen apa saja yang digunakan dalam sistem
penjualan kredit.
4) Menentukan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem
penjualan kredit.
5) Menggambar bagan alir dokumen yang diusulkan dengan cara:
a) Menggambarkan bagan alir sistem dari atas ke bawah dengan
jelas dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman
b) Menunjukkan kegiatan di dalam bagan alir sistem dengan
jelas.
c) Menunjukkan dengan jelas kegiatan akan dimulai dari mana
dan berakhir dimana.
d) Menggunakan suatu kata yang akan mewakili suatu pekerjaan
untuk masing-masing kegiatan didalam bagan alir dokumen.
e) Mengurutkan masing-masing kegiatan didalam bagan alir
sistem dalam urutannya yang semestinya.
f) Menunjukkan dengan jelas kegiatan yang terpotong dan akan
disambung dengan menggunakan simbol penghubung.
g) Memberikan uraian penjelasan atas rancangan bagan alir
sistem yang telah dibuat.
g. Membuat bagan alir data atau DFD (data flow diagram) untuk sistem
yang diusulkan, langkah-langkah yang dilakukan:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
51
1) Mengidentifikasi entitas yang terlibat di dalam sistem penjualan
kredit
2) Mengidentifikasi masukan dan keluaran yang terlibat dalam
entitas
3) Membuat diagram konteks
4) Membuat bagan berjenjang untuk semua proses
5) Membuat DFD untuk level 0 dan level 1 untuk tiap prosesnya
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
52
BAB IV
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
A. Sejarah Perusahaan
Pada tanggal 26 Januari 1922, sebuah percetakan bernama Canisius
Drukkerij didirikan di Yogyakarta sebagai sebuah karya misi. Percetakan ini
membantu menyediakan buku-buku pelajaran bagi sekolah kaum pribumi
serta buku-buku doa bagi Gereja Katolik di Indonesia.
Sekitar tahun 1928, Canisius Drukkerij mencetak beberapa majalah
pergerakan, seperti Tamtama Dalem dan Swaratama yang memberi kontribusi
penting dalam perjuangan kaum muda di Indonesia untuk meraih
kemerdekaan. Pada masa awal kemerdekaan, Pemerintah Indonesia
mempercayai Percetakan Kanisius untuk mencetak ORI, Oeang Republik
Indonesia. Itulah pertama kalinya ORI dicetak dan diedarkan sebagai alat
perjuangan mempertahankan kemerdekaan setelah proklamasi 17 Agustus
1945.
Setelah penyerahan kedaulatan Republik Indonesia, Indonesia
memasuki era baru, yaitu "Proses Indonesianisasi". Percetakan Kanisius
memberikan kontribusi dalam proses indonesianisasi dengan menerbitkan
buku-buku pelajaran berbahasa Indonesia. Sejak saat itu karya Kanisius
bukan hanya percetakan, melainkan juga penerbitan.
Memasuki tahun 1970-an, Penerbit dan Percetakan Kanisius dikelola
dalam kerja sama harmonis antara pastor Jesuit dan awam. Pada periode ini
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
53
terjadi begitu banyak langkah modernisasi, pengembangan sumber daya
manusia, dan kemandirian finansial. Pada pertengahan tahun 1990-an
Kanisius memperluas bidang layanan hingga ke jenis produk majalah dan
multimedia. Kini, setelah 91 tahun berkarya, Kanisius tetap berkomitmen
untuk menghadirkan produk-produk media yang diharapkan mampu
memberikan pencerahan dan memberdayakan manusia, membangkitkan
sensititivitas manusia terhadap kondisi di sekitarnya.
B. Visi dan Misi
Visi :
Penerbit-Percetakan Kanisius menjadi penerbit-percetakan profesional
yang berperan aktif dalam panggilan gereja untuk mewujudkan masyarakat
yang lebih beriman dan bermartabat.
Misi:
1. Menyediakan produk dan jasa yang berkualitas di bidang penerbitan dan
percetakan untuk Gereja dan dunia pendidikan.
2. Mengembangkan kompetensi karyawan untuk bekerja dalam tim demi
kepuasan pelanggan.
3. Menyelenggarakan pemasaran yang etis dan efektif.
4. Membangun sinergi dengan mitra-mitra strategis secara intensif.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
54
5. Mengembangkan tata kelola perusahaan yang sehat, transparan, dinamis
dan akuntabel.
6. Mendukung karya pendidikan.
C. Lokasi Perusahaan
Lokasi perusahan terletak di Kota Yogyakarta dengan alamat lengkap
Jalan Cempaka 9, Deresan, Yogyakarta 55281. Mengingat jumlah pelanggan
yang tersebar di seluruh penjuru nusantara serta beberapa kota di luar negeri,
Penerbit dan Percetakan Kanisius mendirikan beberapa kantor pemasaran
yang terletak di Bandung, Jakarta, Surabaya, dan Palembang.
D. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi dalam sebuah perusahaan maupun suatu organisasi
diperlukan keberadaanya. Struktur organisasi adalah suatu susunan dan
hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaan dalam
menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.
Struktur organisasi yang terdapat pada Penerbit dan Percetakan
Kanisius Yogyakarta bisa dilihat di gambar 4.1. Penerbit dan Percetakan
Kanisius Yogyakarta terdiri atas empat departemen, yaitu departemen SDM
dan sarana prasarana, departemen penerbitan, departemen percetakan, dan
departemen keuangan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
55
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Penerbit dan Percetakan Kanisius
Yogyakarta Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
Masing-masing departemen yang ada di Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta memiliki seorang sekretaris yang membantu pekerjaan
sekretariatan untuk masing-masing departemen. Namun, khusus untuk
departemen penerbitan, sekretariat yang dimiliki merupakan sebuah divisi.
Hal ini dikarenakan, banyaknya personil yang ada di dalamnya dan
mengerjakan berbagai tugas yang berkaitan dengan penerbitan. Pada gambar
4.2 merupakan gambar struktur organisasi deparetemen SDM dan sarana
prasarana beserta dengan seorang kepala bidang dan divisi yang ada di
bawahnya. Pada gambar 4.3 menggambarkan struktur organisasi departemen
penerbitan beserta beberapa kepala bidang dan divisi yang ada dibawahnya.
Lalu pada gambar 4.4 merupakan gambar struktur organisasi departemen
percetakan beserta dengan kepala bidang dan divisi yang ada dibawahnya,
sedangkan pada gambar 4.5 merupakan gambar struktur organisasi
DIREKTUR
Wakil Direktur
Kepala Divisi
SIM
Kepala Divisi
Audit Internal
H. WareS. Ware
.
MANAJER
SDM dan
SARANA
PRASARANA
MANAJER
PENERBITAN
MANAJER
PERCETAKAN
MANAJER
KEUANGAN
Kepala Divisi
Sekretariat Perusahaan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
56
departemen keuangan beserta dengan kepala bidang dan divisi yang ada
dibawahnya.
Gambar 4.2 Struktur Organisiasi Departemen SDM, Sarana dan
Prasarana Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
Gambar 4.3 Struktur Organisasi Departemen Penerbitan Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
Kepala Divisi
Sarana
Prasarana
Kepala Divisi
Kepegawaian
Kepala Divisi
Perencanaan
dan
Pengembangan
Kepala Bidang
SDM dan
SARANA
PRASARANA
MANAJER
SDM dan
SARANA
PRASARANA
SEKRETARIAT
SDM & Sarpras
Kepala Divisi
Gudang&
Ekspedisi
Kepala Divisi
Admin
Pemasaran
Kepala Divisi
Redaksi
Kepala Divisi
Pemasaran
Kepala Divisi
Redaksi
Kepala Divisi
Pemasaran
Kepala Divisi
Buku
Elektronik
Kepala Divisi
Promosi Internet
& Multimedia
Kadiv
TAKOM
Kadiv
DIY-Jateng
Kepala
KPJ
Kepala
KPB
Kepala
KPP
Kepala Bidang
Distribusi dan
Admin Pemasaran
Kepala Bidang
Pen. Gerejawi
Kepala Bidang
Pen. Pendidikan/
Umum
Kepala Bidang
Penerbitan Digital
Kepala Bidang
Penjualan
MANAJER
PENERBITAN
Sekretariat
Penerbitan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
57
Gambar 4.4 Struktur Organisasi Departemen Percetakan Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
Gambar 4.5 Struktur Organisasi Departemen Keuangan Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
Kadiv
Teknik
Kadiv
Pemasaran
Kadiv
Administrasi
Kadiv
Penjadwalan
dan Analisa
Kadiv
Logistik
Kadiv
Pracetak
Kadiv
Cetak
Kadiv
Pasca-Cetak
Kepala Bidang
PERENC.
PRODUKSI &
LOGISTIK (PPIC)
Kepala Bidang
PRODUKSIKepala Bidang
PEM. JASA
CETAK
MANAJER
PERCETAKAN
SEKRETARIAT
Kadiv
Kalkulasi
Kepala Divisi
PEMBUKUAN
& AUDIT
Kepala Divisi
PEMBELIAN
Kepala Bidang
Keuangan
MANAJER
KEUANGAN
SEKRETARIAT
KEUANGAN
Kepala Divisi
PIUTANG
DAGANG
(AR)
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
58
Setiap divisi yang ada di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
memiliki tugas masing-masing. Pada Tabel 4.1 mendeksripsikan tentang
tugas dari setiap divisi yang ada di Penerbit dan Percetakan Kanisius
Yogyakarta.
Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta
No Nama Bagian Tugas
1 Direktur Mempimpin perusahaan dan membuat
kebijakan yang berkaitan dengan
perusahaan.
2 Wakil Direktur Mengelola perencanaan, pelaksanaan, dan
evaluasi strategi mutu produk dan jasa
perusahaan. Memberi arahan bagi
terciptanya komitmen mutu manajemen
perusahaan, mengoordinasi pelaksanaan
program kerja manajemen secara terpadu.
Serta, mengelola perencanaan,
pelaksanaan, dan evaluasi strategi jejaring
perusahaan.
2 Kepala Divisi SIM
a. Software
b. Hardware
Mengelola sistem aplikasi dan/ atau
program-program untuk mendukung
operasional perusahaan. Mengelola
pemeliharaan sistem aplikasi dan program
pendukung operasional perusahaan.
Mengelola jaringan komputer perusahaan.
Mengelola sistem penyimpanan data/
server seluruh unit kerja di perusahaan.
Mengelola penyediaan perangkat komputer
dan perawatannya.
3. Kepala Divisi Internal Audit Merencanakan dan menyusun program
audit internal perusahaan. Menjalankan
audit internal di seluruh unit kerja
perusahaan. Memberikan rekomendasi
perbaikan kepada direksi (sebagai penentu
kebijakan) berdasarkan hasil temuan audit
internal.
4. Kepala Divisi Sekretariat
Perusahaan
Menjalankan kegiatan kesekretariatan
perusahaan dan pengelolaan dokumen-
dokumen perusahaan. Mengelola kegiatan
corporate public relations/ kehumasan.
Mengelola kegiatan corporate social
responsibility.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
59
Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta (Lanjutan) 5 Manajer SDM dan Sarana
Prasarana
Mengelola pembelajaran dan
pengembangan organisasi,
mengembangkan upaya pemberdayaan
SDM maupun sarana dan prasarana fisik.
Mengelola rekrutmen dan pelatihan SDM
sesuai kebutuhan organisasi. Hingga,
mengelola peraturan-peraturan
organisasional dan administrasi serta
database kepegawaian.
a. Sekretariat SDM dan
Sarana Prasarana
b. Kepala Divisi Sarana
Prasarana
c. Kepala Divisi
Kepegawaian
d. Kepala Divisi
Perencanaan dan
Pengembangan
Melakukan pekerjaan support
kesekretariatan untuk seluruh bagian SDM
dan Sarana Prasarana
Mengelola sarana dan prasarana untuk
mendukung proses operasional perusahaan.
Mengelola pelayanan kerumahtanggaan
dan pemeliharaan lingkungan perusahaan.
Mengelola penggunaan dan perawatan
kendaraan dinas perusahaan. Mengelola
sistem keamanan aset dan lingkungan
perusahaan.
Mengelola dan menjalankan proses
pemberian kompensasi (gaji) dan fasilitas
kesejahteraan karyawan. Melakukan
pengelolaan database karyawan untuk
keperluan pemberian kompensasi dan
fasilitas kesejahteraan karyawan.
Menjalankan proses administrasi
kepersonaliaan.
Menyusun perencanaan strategi
pengembangan kompetensi karyawan.
Melakukan pengembangan karyawan
melalui program-program training dan
program lain yang dapat mendukung
peningkatan kompetensi karyawan.
Melakukan perekrutan karyawan sesuai
dengan kebutuhan perusahaan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
60
Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta (Lanjutan) 6. Manajer Penerbitan Mengelola pengembangan usaha
penerbitan sesuai visi-misi
organisasi, mengembangkan bidang-
bidang dalam lingkup departemen
penerbitan hingga siap menjadi unit
bisnis strategik. Mengoordinasikan
aspek-aspek pengembangan produk
dan pengembangan pasar secara
seimbang sehingga terjadi
pertumbuhan usaha yang sehat.
Mengoordinasikan aktivitas bidang-
bidang dalam lingkup departemen
penerbitan hingga menjadi produktif.
a. Divisi Sekretariat Penerbitan
b. Kepala Bidang Distribusi dan
administrasi pemasaran
1) Kepala Divisi Gudang dan
Ekspedisi
2) Divisi Administrasi
Pemasaran
c. Kepala Bidang Pen. Gerejawi
1) Kepala Divisi Redaksi
Menerima naskah yang dibuat oleh
penulis (eskternal) dan
mengelompokkan naskah untuk
didistribusikan kepada divisi yang
terkait, yaitu divisi produk gerejawi
atau divisi produk kependidikan/
umum. Mengurus seluruh kegiatan
administrasi yang berkaitan dengan
naskah dan pengarang.
Melakukan penataan buku dalam
gudang. Melakukan pelayanan buku
pesanan dari customer. Melakukan
pelayanan retur dari customer.
Memproses laporan transaksi
customer. Menangani complain dari
customer. Mengaudit faktur-faktur
penjualan. Melakukan analisis
laporan transaksi.
Menyusun rencana pengadaan dan
pengerjaan naskah Produk Gerejawi.
Menjalankan proses pengerjaan
naskah. Melakukan pengembangan
produk dan relasi keredaksian
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
61
Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta (Lanjutan)
2) Kepala div Pemasaran
d. Kepala Bidang Pen.
Pendidikan/ Umum
1) Kepala Divisi Redaksi
2) Kepala Divisi
Pemasaran
e. Kepala Bidang Penerbitan
Digital
1) Kepala Divisi Buku
Elektronik
2) Kepala Divisi Promosi
Internal dan
Multimedia
f. Kepala Bidang Penjualan
1) Kadiv TAKOM
Memetakan pasar dan potensi omset.
Memonitor dan melayani penjualan produk
gerejawi. Memonitor dan menjalankan
program-program promosi produk gerejawi.
Memonitor penyelesaian pembayaran
tagihan customer.
Menyusun rencana pengadaan dan
pengerjaan naskah produk kependidikan/
umum. Menjalankan proses pengerjaan
naskah. Melakukan pengembangan produk
dan relasi keredaksian.
Memetakan pasar dan potensi omset.
Memonitor dan melayani penjualan produk
kependidikan/ umum. Memonitor dan
menjalankan program-program promosi
produk kependidikan/ umum. Memonitor
penyelesaian pembayaran tagihan customer.
Menyusun rencana pengadaan dan
pengerjaan naskah produk digital book.
Menjalankan proses pengerjaan naskah
digital. Melakukan pengembangan produk
dan relasi keredaksian.
Mengelola website Kanisius sebagai sarana
promosi sekaligus sebagai sarana penjualan
produk. Memproduksi produk-produk
multimedia sebagai bahan support atau
pendukung produk baru dari bidang
gerejawi maupun pendidikan.
Melakukan pelayanan penjualan retail atas
produk buku dan multimedia di showroom
Kanisius. Menangani keluhan penjualan
dari customer. Melakukan pekerjaan
administrasi pelayanan penjualan customer
showroom. Menjalankan fungsi
pemeliharaan hubungan dengan relasi/
customer.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
62
Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta (Lanjutan)
2) Kadiv DIY/ Jateng
3) Kepala KPJ
4) Kepala KPB
5) Kepala KPS
6) Kepala KPP
Melakukan penjualan produk buku dan
multimedia di area DIY Jateng.
Menjalankan kegiatan administrasi
penjualan. Melakukan collecting data dan
informasi untuk pengembangan penjualan
di area DIY Jateng.
Melakukan penjualan produk buku dan
multimedia di area Jakarta. Menjalankan
kegiatan administrasi penjualan. Melakukan
collecting data dan informasi untuk
pengembangan penjualan di area Jakarta.
Melakukan penjualan produk buku dan
multimedia di area Bandung. Menjalankan
kegiatan administrasi penjualan. Melakukan
collecting data dan informasi untuk
pengembangan penjualan di area Bandung.
Melakukan penjualan produk buku dan
multimedia di area Surabaya. Menjalankan
kegiatan administrasi penjualan. Melakukan
collecting data dan informasi untuk
pengembangan penjualan di area Surabaya.
Melakukan penjualan produk buku dan
multimedia di area Palembang.
Menjalankan kegiatan administrasi
penjualan. Melakukan collecting data dan
informasi untuk pengembangan penjualan
di area Palembang.
7 Manajer Departemen
Percetakan
Mengelola pengembangan layanan
percetakan untuk mendukung usaha
penerbitan sesuai visi-misi organisasi,
mengoordinasi aktivitas bidang-bidang
dalam lingkup departemen percetakan
hingga menjadi produktif. Mengelola
pengembangan usaha jasa percetakan dan
mengoordinasikan proses pelaksanaan dan
pemeliharaan ISO SMM 9001: 2008.
a. Sekretariat Percetakan
Melakukan pekerjaan support
kesekretariatan untuk seluruh bagian
percetakan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
63
Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta (Lanjutan) b. Kepala Bidang Pem. Jasa
Cetak
1) Kadiv Pemasaran
2) Kadiv Administrasi
c. Kepala Bidang
Perencanaan Produksi
dan Logistik (PPIC)
1) Kadiv Penjadwalan
dan Analisa
2) Kadiv Logistik
d. Kepala Bidang Produksi
1) Kadiv Pracetak
2) Kadiv Cetak
3) Kadiv Pascacetak
2)
Mencari order dan melayani order
pelanggan jasa cetak. Melakukan
pengembangan relasi produk jasa cetak.
Menjalankan pekerjaan administrasi
pelayanan jasa cetak sesuai dengan
prosedur yang berlaku.
Melakukan penjadwalan dan
pendistribusian order yang masuk.
Mengontrol perjalanan order sehingga tepat
dalam pengerjaan dan tepat waktu.
Menganalisis order yang telah selesai.
Melakukan penelusuran penyimpangan
order dan proses penanganan complain
produk. Melakukan penerimaan dan
pengiriman barang yang telah selesai
diproses. Melakukan penutupan order.
Menjalankan penataan serta pengamanan
bahan baku dan bahan pembantu.
Menjalankan prosedur administrasi
pergudangan. Menjalankan pengerjaan
order sesuai permintaan.
Melakukan pemeriksaan file sebelum
masuk ke proses cetak. Melakukan
penyesuaian file untuk masuk ke proses
cetak. Melakukan pembuatan plat cetak
sebagai master untuk cetak offset.
Melakukan pengerjaan order cetak offset
dan cetak digital. Melakukan pemeliharaan
ringan mesin-mesin cetak/ press.
Melakukan pengerjaan order pasca
pencetakan, seperti jahit, potong, jilid,
wrapping, dll.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
64
Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta (Lanjutan) e. Kadiv Teknik
f. Kadiv Kalkulasi
Melakukan perawatan dan perbaikan
mesin-mesin produksi. Memeriksa dan
mendata mesin-mesin serta sparepart
produksi.
Melakukan penghitungan biaya produksi,
membuat laporan biaya produksi, dan
membuat data faktur.
8 Manajer Keuangan
Mengelola strategi, sirkulasi anggaran
penerimaan dan pengeluaran perusahaan.
Mengelola administrasi perpajakan untuk
organisasi. Mengelola sirkulasi dan
pengembangan keuangan agar keuangan
perusahaan sehat dan bertumbuh.
Mengoordinasi pembuatan laporan
keuangan (bulanan, tahunan) bagi internal
dan eksternal. Serta, bertugas mengelola
administrasi perpajakan untuk organisasi
a. Sekretariat Keuangan
b. Kepala Bidang
Keuangan
1) Kepala Divisi
Pembukuan dan
Audit
2) Kepala Divisi
Piutang Dagang
(AR)
3) Kepala Divisi
Pembelian
Melakukan pekerjaan support
kesekretariatan untuk seluruh bagian
keuangan.
Membuat laporan keuangan. Melakukan
penataan dan pengarsipan bukti transaksi.
Memonitor pembelian dan penggunaan
bahan atau alat kerja dan pembiayaan.
Melakukan analisa terhadap arus keuangan
perusahaan dan memberikan rekomendasi
untuk penyehatan keuangan perusahaan.
Melakukan penagihan piutang kepada
customer. Melakukan pengawasan AR
(Accounts Receivable) customer dan kantor
pemasaran. Menjalankan kegiatan
administrasi AR (Accounts Receivable).
Melayani permintaan pengadaan dan
pembelian barang. Menyelenggarakan
kegiatan administrasi keuangan.
Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
65
E. Bidang Usaha
Motto yang saat ini menjadi perhatian dalam setiap karya perusahaan
adalah “Menjadi Mitra Gereja dan Dunia Pendidikan”. Penerbit-Percetakan
Kanisius menerbitkan buku dan multimedia yang bertujuan untuk
memberikan manfaat pencerahan bagi banyak orang, sekaligus mampu
menjaga keberlangsungan perusahaan dalam karya terutama untuk dua bidang
tersebut. Berkarya di tengah dinamika masyarakat Indonesia yang beragam,
Penerbit-Percetakan Kanisius memilih untuk menerbitkan produk yang
memotivasi dan memberdayakan manusia untuk aktualisasi diri secara
optimal, mandiri, dan bertanggung jawab, dalam berbagai aspek kehidupan.
Produk-produk yang saat ini menjadi bidang garapan Penerbit-Percetakan
Kanisius adalah buku-buku gerejawi serta buku-buku pendidikan dan umum.
Kategori buku pendidikan dan umum yang diterbitkan oleh Penerbit-
Percetakan Kanisius beraneka ragam, meliputi:
a. buku-buku teks untuk sekolah dan perguruan tinggi, baik formal maupun
informal.
b. buku-buku inspirasi pendidikan yang memotivasi orang untuk
menerapkan pendekatan alternatif yang kreatif dan menyenangkan
c. buku-buku referensi di bidang pertanian-peternakan, teknologi tepat guna,
hobi, kriya, kepribadian, psikologi, kesehatan
d. buku-buku referensi sosial, ekonomi, budaya, dan filsafat
Kategori buku gereja yang diterbitkan oleh Penerbit-Percetakan
Kanisius, meliputi:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
66
a. buku-buku doa
b. liturgi
c. inspirasional
d. kitab suci
e. teks teologi
f. spiritualitas
g. serta, sejarah gereja
F. Proses Penerbitan
Proses penerbitan buku baru melalui tahapan yang tidak mudah dan
tidak sebentar. Pada Gambar 4.6 terdapat ringkasan proses penerbitan yang
harus dilalui oleh seorang pengarang apabila naskahnya akan diterbitkan.
Gambar 4.6 Proses Penerbitan Buku Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
67
Langkah pertama penerbitan sebuah buku baru yaitu penerimaan
naskah dari pengarang. Naskah yang diterima oleh Penerbit-Percetakan
Kanisius kemudian di seleksi dalam sebuah forum yang bernama Forum
Seleksi Naskah. Setelah melalui berbagai pertimbangan, naskah tersebut jika
lolos akan dilanjutkan ke forum yang kedua yaitu Forum Rencana Bisnis. Jika
dalam forum tersebut lolos, naskah akan diedit oleh seorang editor. Setelah
melalui proses editor, naskah akan masuk ke Administrasi Buku
(Administrasi Produksi). Lalu naskah akan siap dicetak di percetakan dan
hasil cetakan akan masuk ke gudang sebagai stok buku.
G. Bagian Personalia
Menurut Karyawan Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta adalah
orang yang terikat dalam hubungan kerja dengan Penerbit-Percetakan
Kanisius Yogyakarta setelah diangkat sebagai karyawan tetap dengan surat
keputusan Ketua Yayasan.
1. Jumlah Karyawan
Rincian jumlah karyawan Penerbit-Percetakan Kanisius per Januari
2013 adalah sebagai berikut:
Tabel 4.2 Total Jumlah Karyawan Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta
Jenis Kelamin Jumlah
Pria 135 orang
Wanita 206 orang
Total 341 orang Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
68
2. Jam Kerja
Selama masa hubungan kerja tersebut, karyawan Penerbit-
Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki waktu kerja, yakni terdiri atas
5 kali 7 jam sehari ditambah 1 kali 5 jam sehari atau setara dengan 40 jam
seminggu. Rincian waktu kerja karyawan sebagai berikut:
Tabel 4.3 Jadwal Kerja Karyawan Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta
Hari Jam Kerja Istirahat
Senin s/d Jumat Pk. 07.30-15.00 Pk 11.30-12.00
Sabtu Pk. 07.30-13.00 Pk 11.30-12.00 Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
Selama masa hubungan kerja tersebut, karyawan yang sedikitnya
telah bekerja selama satu tahun berhak mendapatkan istirahat tahunan
selama 12 hari kerja, diluar hari minggu atau hari libur nasional dan libur
melahirkan bagi karyawan perempuan selama tiga bulan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
69
BAB V
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit yang Berlangsung di
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
Sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung pada Penerbit-
Percetakan Kanisius Yogyakarta adalah sebagai berikut:
1. Deskripsi Kegiatan
Penjualan kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
dimulai dari diterimanya surat pesanan dari pelanggan oleh bidang
penjualan. Surat pesanan dari pelanggan bisa menggunakan format dari
perusahaan atau dari pelanggan. Setelah dilakukan pengecekan atas status
A/R dan pembayaran pelanggan, lalu dilakukan disposisi oleh kadiv
penjualan. Jika dilayani maka pesanan tersebut akan diproses dan surat
pesanan akan diserahkan ke divisi administrasi pemasaran. Divisi
administrasi pemasaran akan melengkapi data yang diperlukan dan
membuat agenda surat pesanan sebagai ringkasan pesanan yang diterima
dan diserahkan ke bagian gudang. Gudang akan menyiapkan barang
sesuai dengan surat pesanan. Setelah barang disiapkan, operator komputer
yang ada di divisi gudang ekspedisi akan melakukan barcoding dan
secara otomatis sistem dalam komputer akan memperbaharui jumlah
piutang pelanggan yang bersangkutan. Langkah selanjutnya, operator
komputer akan mencetak printout faktur pajak dan daftar pengiriman.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
70
Setelah faktur pajak, daftar pengiriman dan barang sudah selesai
disiapkan, maka daftar pengiriman dan barang akan diserahkan ke pihak
ekspedisi untuk dikirimkan ke pelanggan, sedangkan faktur pajak dan
surat pesanan akan diserahkan ke divisi administrasi pemasaran untuk
diperiksa kebenaran data faktur. Faktur yang telah diperiksa kebenarannya
akan diserahkan ke divisi piutang dagang beserta dengan salinan surat
pesanan sebagai dasar penagihan kepada pelanggan.
2. Fungsi yang Terkait
Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan
kredit yang berlangsung di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Penjualan
Fungsi ini dilakukan oleh bidang penjualan dan divisi
administrasi pemasaran yang fungsinya menerima surat order
pembeli, meminta otorisasi kredit, memberikan otorisasi adanya
penjualan kredit, membuat agenda surat pesanan, dan menambahkan
konsumen baru.
b. Fungsi Kredit
Fungsi ini dilakukan oleh divisi piutang dagang dan bidang
penjualan yang bertanggung jawab untuk meneliti status kredit
pelanggan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
71
c. Fungsi Gudang
Fungsi ini dilakukan oleh divisi gudang ekspedisi yang
bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh
pelanggan, membuat faktur pajak, membuat daftar pengiriman,
melakukan packaging, dan menyerahkan ke bagian ekspedisi
pengiriman, serta penerimaan retur.
d. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini dilakukan oleh divisi gudang ekspedisi yang
bertanggung jawab untuk memberikan label alamat, dan memutuskan
jasa ekspedisi yang akan digunakan.
e. Fungsi Penagihan
Kegiatan penagihan atas adanya piutang konsumen dilakukan
oleh divisi piutang dagang. Terjadinya suatu penagihan merupakan
kelanjutan dari kegiatan pembuatan faktur. Namun, pembuatan faktur
yang terjadi di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dibuat oleh
operator komputer di divisi gudang ekspedisi.
f. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi dilakukan oleh divisi pembukuan yang
bertanggung jawab membuat jurnal, membuat rekapitulasi harga
pokok penjualan, mengarsipkan faktur pajak, dan membuat laporan
untuk kepentingan manajemen.
Penjelasan mengenai fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem
akuntansi penjualan kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
72
telah dijelaskan sebelumnya. Tabel 5.1 merupakan ringkasan fungsi-
fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan kredit pada
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta beserta dengan penjelasannya.
Tabel 5.1 Ringkasan Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi
Penjualan Kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta
Fungsi Keterangan
Fungsi Penjualan Fungsi ini dilakukan oleh bidang penjualan dan divisi
administrasi pemasaran.
Fungsi Kredit Fungsi ini dilakukan oleh divisi bidang penjualan dan
divisi piutang dagang.
Fungsi Gudang Perusahaan memiliki fungsi gudang yang dilakukan
oleh divisi gudang ekspedisi.
Fungsi Pengiriman Fungsi pengiriman dilakukan divisi gudang
ekspedisi.
Fungsi Penagihan Perusahaan memiliki fungsi penagihan yaitu divisi
piutang dagang, tetapi tugas pembuatan faktur tidak
dilakukan oleh fungsi penagihan.
Fungsi Akuntansi Perusahaan memiliki fungsi akuntansi. Sumber: Data diolah
3. Dokumen yang digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan oleh Penerbit-Percetakan
Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan kredit adalah sebagai
berikut:
a. Surat Pesanan
Dokumen ini digunakan untuk mencatat pesanan dari pelanggan.
Semua salesman baik kantor pusat maupun kantor pemasaran
menggunakan form atau bentuk yang sama. Namun, apabila ada
pelanggan yang menghendaki menggunakan form pembelian dari
perusahan mereka, hal itu diperkenankan, tanpa harus menggunakan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
73
form surat pesanan dari Kanisius. Dokumen ini akan diserahkan ke
divisi administrasi pemasaran untuk diteliti kelengkapannya.
b. Agenda Surat Pesanan
Dokumen ini dibuat oleh divisi administrasi pemasaran
sebanyak dua rangkap. Dokumen ini berisi ringkasan pesanan
pelanggan yang nantinya akan diserahkan ke divisi gudang ekspedisi.
c. Form Pelayanan Order
Dokumen ini digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat
pelayanan order yang telah dilayani serta order yang tidak terlayani
yang disebabkan jumlah stock yang habis atau buku yang tidak
dimiliki. Dokumen ini sebagai bukti siapa saja yang bertanggung
jawab atas pelayanan order yang telah dilakukan.
d. Faktur Pajak
Dokumen ini dibuat oleh operator komputer di divisi gudang
ekspedisi yang terdiri dari tiga rangkap. Faktur ini nantinya akan
digunakan sebagai dasar penagihan ke pelanggan.
e. Daftar Pengiriman
Daftar pengiriman merupakan dokumen yang dibuat oleh divisi
gudang ekspedisi. Dokumen ini serupa dengan faktur pajak yang
dibuat sebanyak empat rangkap. Namun, formatnya tidak sama seperti
faktur hanya isinya yang sama dengan faktur pajak yang telah dibuat.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
74
f. Rekap Harga Pokok Penjualan
Dokumen ini digunakan oleh divisi pembukuan untuk mencatat
harga pokok produk yang dijual. Cara pembuatan rekap harga pokok
penjualan ini dengan menginputkan di komputer lalu printoutnya akan
keluar. Pembuatan dokumen ini dibuat sebulan sekali dengan
menggunakan faktur pajak sebagai dokumen sumbernya.
Penjelasan mengenai dokumen-dokumen yang digunakan oleh
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan
kredit telah dijelaskan sebelumnya. Tabel 5.2 merupakan ringkasan
dokumen-dokumen apa saja yang digunakan oleh Penerbit-Percetakan
Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan kredit beserta dengan
penjelasannya.
Tabel 5.2 Ringkasan dokumen-dokumen yang digunakan oleh
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
Dokumen Keterangan
Surat Pesanan Perusahaan memiliki surat pesanan tetapi tidak
bernomor urut tercetak.
Agenda Surat
Pesanan
Dokumen ini merupakan ringkasan surat pesanan
yang diterima perusahaan.
Faktur Pajak Perusahaan menggunakan faktur yaitu faktur pajak
dan bernomor urut tercetak.
Form Pelayanan
Order
Form pelayanan order merupakan dokumen di
gudang untuk mencatat order yang terlayani dan
tidak terlayani.
Daftar Pengiriman Isi dokumen ini sama seperti faktur pajak.
Rekap Harga Pokok
Penjualan
Perusahaan memiliki rekapitulasi harga pokok
penjualan yang dibuat sebulan sekali oleh fungsi
akuntansi. Sumber: Data diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
75
4. Catatan yang digunakan
Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit
yang digunakan oleh perusahaan adalah:
a. Jurnal Penjualan
Transaksi penjualan kredit yang terjadi di Kanisius akan dicatat
oleh divisi pembukuan ke dalam jurnal penjualan sebagai bukti
adanya penjualan kredit.
b. Jurnal Umum
Jurnal ini dibuat oleh divisi pembukuan sebagai catatan untuk
mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi
tertentu.
c. Buku Pembatu A/R
Catatan ini merupakan catatan yang digunakan oleh perusahaan
untuk mencatat A/R yang dimiliki oleh pelanggan. Catatan ini
disiapkan oleh bagian keuangan.
Penjelasan mengenai catatan yang digunakan oleh Penerbit-
Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan kredit telah
dijelaskan sebelumnya. Tabel 5.3 merupakan ringkasan catatan yang
digunakan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi
penjualan kredit beserta dengan penjelasannya.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
76
Tabel 5.3 Ringkasan Catatan yang digunakan oleh Penerbit-
Percetakan Kanisius Yogyakarta
Catatan Akuntansi Keterangan
Jurnal Penjualan Perusahaan membuat jurnal penjualan.
Jurnal Umum Perusahaan membuat jurnal umum untuk mencatat
transaksi yang berhubungan dengan penjualan kredit.
Buku Pembantu A/R Catatan yang berisi A/R pelanggan. Sumber: Data diolah
5. Prosedur yang dilakukan oleh perusahaan
Prosedur yang dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Pesanan Penjualan
Prosedur ini berawal dari diterimanya surat pesanan dari
pembeli oleh bidang penjualan. Apabila informasi yang diterima
belum lengkap, maka informasi yang diperlukan akan ditambahkan
oleh divisi administrasi pemasaran. Pada prosedur ini, divisi
administrasi pemasaran akan membuatkan agenda surat pesanan yang
merupakan ringkasan pesanan pelanggan dan akan mengirimkannya
kepada divisi lain yaitu divisi gudang ekspedisi.
b. Prosedur Persetujuan Kredit
Pada prosedur ini, bidang penjualan akan melakukan
pengecekan terhadap A/R pelanggan di dalam database pelanggan
atau mendapatkan informasi dari divisi piutang dagang. Setelah itu,
pada surat pesanan yang diterima dari pelanggan akan diberikan cap
disposisi yang menyatakan bahwa order ini bisa dilayani atau tidak.
Namun, dalam surat pesanan ini, tidak ada otorisasi tertulis dari fungsi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
77
kredit. Surat pesanan yang sudah dicap disposisi diserahkan ke divisi
administrasi pemasaran.
c. Prosedur Pengeluaran Barang
Pada prosedur ini, divisi gudang ekspedisi akan mengeluarkan
barang sesuai dengan surat pesanan yang sudah diterima. Setelah
barang disiapkan, maka akan dilakukan barcoding dan packaging lalu
diserahkan ke ekspedisi.
d. Prosedur Pengiriman
Pada prosedur ini, divisi gudang ekspedisi akan membuatkan
label alamat pelanggan dan menyerahkan daftar pengiriman kepada
pihak ekspedisi untuk dikirimkan kepada pelanggan sesuai dengan
pesanan.
e. Prosedur Penagihan
Pada prosedur ini, divisi gudang ekspedisi yang mengeluarkan
faktur pajak. Namun, yang melakukan penagihan kepada pelanggan
tetap dilakukan oleh divisi penagihan.
f. Prosedur Pencatatan Piutang
Pada prosedur ini, pencatatan piutang sudah otomatis dilakukan
saat divisi gudang ekspedisi membuat faktur. Setelah faktur sudah
berhasil dikeluarkan maka otomatis jumlah piutang pelanggan akan
terbaharui.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
78
g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Pada prosedur ini, pencatatan harga pokok penjualan dilakukan
dengan menggunakan faktur pajak sebagai sumbernya. Pencatatan ini
dilakukan oleh bagian keuangan yang secara rutin dilakukan, yaitu
sebulan sekali.
Penjelasan mengenai prosedur yang dilakukan oleh Penerbit-
Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan kredit telah
dijelaskan sebelumnya. Tabel 5.4 merupakan ringkasan prosedur yang
dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi
penjualan kredit beserta dengan penjelasannya.
Tabel 5.4 Ringkasan Prosedur yang dilakukan oleh Penerbit-
Percetakan Kanisius Yogyakarta
Prosedur Keterangan
Prosedur order
penjualan
Bagian penjualan menerima order dari pelanggan.
Prosedur persetujuan
kredit
Prosedur persetujuan kredit terdapat dalam prosedur
penjualan dan setiap orang bisa memonitor jumlah
A/R pelanggan melalui database pelanggan, tetapi
tidak ada otorisasi adanya persetujuan kredit.
Prosedur Pengiriman Perusahaan mengirim barang sesuai dengan surat
pesanan.
Prosedur penagihan Bagian yang melakukan penagihan adalah divisi
penagihan. Namun, yang membuat faktur adalah
divisi gudang ekspedisi.
Prosedur pencatatan
piutang
Perusahaan melakukan prosedur ini, tetapi
kegiatannya sudah terkomputerisasi.
Prosedur distribusi
penjualan
Perusahaan melakukan prosedur ini, melalui database
perusahaan yang bisa diakses semua divisi.
Prosedur pencatatan
harga pokok
penjualan
Perusahaan melakukan prosedur ini, yang dilakukan
oleh divisi pembukuan. Kegiatan ini dilakukan setiap
bulan. Sumber: Data diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
79
6. Pengendalian Internal Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Pengendalian internal berperan penting dalam kegiatan operasional
perusahaan. Pengendalian internal yang baik dalam perusahaan akan
meminimalkan risiko yang timbul. Berikut ini pengendalian internal yang
dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta atas aktivitas
penjualan kredit yang terjadi di perusahaan. Pembahasan mengenai
pengendalian internal akan dilihat dari sudut pandang komponen
pengendalian internal menurut COSO (Committee of Sponsoring
Organizations).
a. Lingkungan Pengendalian
1) Integritas dan Nilai-nilai Etika
Pimpinan dan karyawan yang ada di Penerbit-Percetakan
Kanisius Yogyakarta saling mengenal baik satu sama lain. Hal ini
terlihat saat jam makan siang, karyawan makan siang bersama di
kantin belakang kantor dan mereka terlibat percakapan yang
mencerminkan keakraban diantara para karyawan. Pemimpin
dalam perusahaan berusaha untuk menciptakan iklim kerja yang
baik dengan membangun rasa kekeluargaan yang erat antar
karyawannya. Rasa kekeluargaan ini akan membuat karyawan
bekerja dengan nyaman dan menjunjung tinggi nilai etika.
Hubungan yang baik akan memudahkan bagi pimpinan untuk
mengkomunikasikan mengenai kebijakan dan peraturan yang ada
di perusahaan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
80
Para karyawan dalam perusahaan juga selalu bersikap baik
kepada konsumen maupun kepada tamu yang datang ke
perusahaan. Hal ini terlihat dari bagian receptionist yang menjadi
penerima tamu dalam perusahaan, mereka selalu sabar dan
tersenyum dalam menerima tamu perusahaan.
Perusahaan juga mempunyai aturan tertulis mengenai jam
masuk, jam istirahat dan jam pulang kerja. Peraturan tersebut juga
telah disosialisasikan kepada semua karyawan sehingga tidak ada
karyawan yang melanggar. Selain itu, perusahaan juga
memberlakukan sangsi tegas bagi karyawan yang melanggar
peraturan.
2) Komitmen terhadap Kompetensi
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki proses
perekrutan karyawan yang memadahi. Perekrutan karyawan
dilakukan apabila bagian atau divisi yang bersangkutan
mengajukan permintaan perekrutan karyawan ke departemen
sarana, prasarana dan sumber daya manausia. Perekrutan
dilakukan dengan tes tertulis serta wawancara oleh divisi yang
membutuhkan. Setelah itu, perusahaan juga melakukan pelatihan
guna menunjang kompetensi karyawan.
3) Dewan Komisaris dan Komite Audit
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam struktur
organisasinya tidak terdapat dewan komisaris tetapi memiliki
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
81
internal audit. Namun, sayangnya internal audit yang dimiliki oleh
perusahaan baru saja terbentuk, sehingga kinerja dari internal audit
belum terlalu nampak dan belum bisa dinilai baik buruknya
maupun efektif tidaknya.
4) Falsafah Manajemen dan Gaya Operasi
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki
prosedur tertulis tentang proses penjualan kredit yang ada di
perusahaan. Prosedur ini tertulis dalam SOP (Standart Operating
Procedure) yang dimiliki oleh masing-masing divisi yang
bersangkutan. Ini menunjukkan bahwa masing-masing karyawan
dapat mengetahui tugas dan wewenangnya sehingga karyawan
tidak bingung mengenai pekerjaan yang harus dilakukan.
Berkaitan dengan penjualan kredit yang berlangsung,
perusahaan tidak memiliki peraturan mengenai ketentuan batas
limit pemberian kredit kepada pelanggan. Pelanggan yang masih
mempunyai hutang kepada perusahaan masih bisa melakukan
transaksi tanpa melihat berapa jumlah piutang yang masih
dimiliki.
5) Struktur Organisasi
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki struktur
organisasi yang jelas yang menggambarkan tugas dan wewenang
masing-masing divisi. Selain itu, struktur organisasi selalu
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
82
diperbaharui sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta perubahan
yang dilakukan selalu dikomunikasikan kepada karyawan.
6) Penetapan Kewenangan dan Tanggungjawab
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki
pembagian tugas dan wewenang untuk masing-masing divisi yang
ada di perusahaan. Hal ini membuat karyawan bisa melakukan
tugas dan wewenangnya sesuai dengan apa yang seharusnya
sehingga tidak terjadi penugasan ganda.
7) Kebijakan dan Praktik di Bidang Sumber Daya Manusia
Kebijakan mengenai sumber daya manusia yang ada di
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta sudah baik. Kegiatan
terlihat dari kebijakan perusahaan dalam perekrutan karyawan
baru yang berkompeten, perlindungan dan jaminan sosial bagi
karyawan, pemberian penghargaan bagi karyawan yang
berprestasi, pemberian pelatihan karyawan untuk menunjang
kompetensinya.
b. Perhitungan Risiko
Menurut COSO, perhitungan risiko untuk tujuan pelaporan
keuangan adalah identifikasi, analisis dan pengelolaan risiko sesuai
dengan prinsip akuntansi berlaku umum. Oleh karena itu, apabila
terdapat risiko maka manajemen membuat rencana tindakan perbaikan
atas risiko yang dihadapai perusahaan. Risiko-risiko yang terjadi di
dalam proses penjualan kredit di Penerbit-Percetakan Kanisius
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
83
Yogyakarta antara lain risiko terhadap pencurian persediaan
perusahaan, risiko kesalahan penginputan data dalam faktur pajak,
risiko tidak tertagihnya piutang usaha, dan risiko pemberian kredit
yang diberikan kepada pelanggan yang tidak tepat.
c. Informasi dan Komunikasi
Pencatatan atas transaksi penjualan kredit yang terjadi di
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta telah dicatat sesuai dengan
periode yang berjalan. Hal ini terlihat dari dilakukannya pelaporan
mengenai rekapitulasi harga pokok produk yang terjual dilakukan
setiap bulannya serta pengontrolan atas piutang pelanggan yang
dilakukan secara rutin.
d. Aktivitas Pengendalian
Pengendalian terhadap proses penjualan kredit yang terjadi di
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta sudah cukup baik. Terlihat
dalam pengendalian fisik terhadap dokumen dan catatan akuntansi
yang digunakan. Dokumen dan catatan akuntansi tersebut telah diarsip
sesuai dengan abjad nama pelanggan, sehingga dalam pencariannya
mudah dilakukan. Namun, dalam hal penomoran dokumen surat
pesanan, tidak ada penomoran urut tercetak pada dokumen tersebut.
Berkaitan dengan pemisahan tugas dan wewenang, dalam hal
pembagian tugas dan wewenang fungsi kredit dilakukan oleh bidang
penjualan dengan melihat database pelanggan atau meminta informasi
dari divisi piutang dagang. Namun, tidak ada otorisasi tertulis dari
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
84
divisi piutang dagang yang merupakan fungsi kredit. Selain itu, tugas
pembuatan faktur pajak dilakukan oleh operator komputer divisi
gudang ekspedisi.
e. Pemonitoran
Pemonitoran atas kegiatan penjualan kredit pada Penerbit-
Percetakan Kanisius Yogyakarta terlihat dari laporan yang diterima
oleh manajer atas setiap transaksi yang terjadi, sehingga manajer bisa
melakukan pemonitoran kinerja dari bawahannya dan melakukan
penilaian apakah pencapaian yang dicapai sudah memenuhi target.
Lalu adanya peran pimpinan dalam setiap kegiatan operasional yang
terjadi di perusahaan merupakan salah satu bentuk pemonitoran.
Contoh yang lain yaitu dibentuknya auditor internal untuk melakukan
penilaian atau evaluasi terhadap efektifitas dan efisiensi manajemen.
7. Gambar Mekanisme Pelayanan Surat Pesanan yang dilaksanakan
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
Gambaran mengenai sistem akuntansi penjualan kredit yang ada di
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta bisa dilihat pada gambar 5.1.
Gambar tersebut merupakan bagan alir dokumen (Flowchart) yang terjadi
di perusahaan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
85
Gambar 5.1 Mekanisme Pelayanan Surat Pesanan pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
86
B. Identifikasi Masalah
Setelah memahami sistem penjualan kredit yang telah berlangsung di
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta, penulis menemukan ada beberapa
kelemahan mengenai kegiatan transaksi penjualan kredit yang berjalan.
Identifikasi masalah dilakukan dengan menggunakan daftar pertanyaan yang
berisi mengenai pengendalian intern yang terkait dengan sistem penjualan
kredit yang berlangsung di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta serta
melakukan observasi langsung terjadinya kegiatan transaksi penjualan kredit
tersebut.
Daftar pertanyaan yang dibuat oleh penulis, didalamnya terdapat dua
pilihan jawaban, yaitu jawaban “ya” yang artinya pengendalian intern
tersebut telah dilakukan, dan jawaban “tidak” yang artinya pengendalian
intern tersebut belum dilakukan. Daftar pertanyaan yang disampaikan akan
dilampirkan.
1. Identifikasi Masalah yang Terjadi
Berdasarkan daftar pertanyaan dan observasi, penulis menemukan
kelemahan dalam sistem penjualan kredit yang berlangsung di
perusahaan, yaitu:
a. Order yang tertunda untuk dilayani.
Pesanan yang diterima oleh bidang penjualan tidak dalam
format yang standar dan ada yang tidak berbentuk dokumen fisik.
Pesanan bisa diterima dari surat, dari telepon, atau staf penjualan yang
datang ke tempat pelanggan. Jika pelanggannya berupa entitas bisnis,
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
87
pelanggan bisa menggunakan format dari entitas bisnis tersebut. Surat
pesanan yang diterima oleh divisi administrasi pemasaran terkadang
hilang atau terselip. Apabila surat pesanan itu hilang atau terselip,
terkadang perusahaan meminta surat pesanan lagi dari pelanggan. Hal
ini mengakibatkan tertundanya penanganan order dari pelanggan.
b. Ketidaktepatan dalam pembuatan faktur.
Proses pembuatan faktur pajak dikeluarkan oleh operator
komputer divisi gudang ekspedisi dan dipertanggungjawabkan oleh
divisi administrasi pemasaran, termasuk proses audit terhadap data
faktur dan penomoran nomor faktur. Divisi piutang dagang yang
berada di bawah pengawasan bagian keuangan yang bertugas menagih
pada konsumen tidak mengetahui proses pembuatannya. Hal ini
mengindikasikan tidak ada pemeriksaan silang yang terjadi antar
departemen yang mengakibatkan tugas dan wewenang terpusat pada
satu departemen. Berdasarkan hal tersebut, terdapat ketidaktepatan
dalam pembuatan faktur, antara lain diskon yang diberikan kepada
masing-masing pelanggan, ketidaktepatan dalam penginputan jumlah
order yang terlayani.
c. Risiko terjadinya piutang tidak tertagih
Sebelum pesanan atau order dari pelanggan mengenai
penjualan kredit diproses, baiknya ada persetujuan kredit atas
penjualan kredit tersebut. Selama ini, persetujuan kredit yang
dilakukan hanya dengan melihat pada database konsumen atau
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
88
dengan meminta informasi dari divisi piutang dagang. Namun, tidak
ada otorisasi berupa tanda tangan oleh divisi piutang dagang
mengenai kredit tersebut.
d. Potensi munculnya konsumen yang tidak layak mendapat kredit.
Penambahan data konsumen baru merupakan hal yang perlu
diperhatikan dalam pelayanan awal penjualan kredit. Hal ini bertujuan
untuk memastikan bahwa penjualan dilakukan kepada pembeli yang
tepat dan sudah mendapat persetujuan.
2. Identifikasi Penyebab Masalah
Berdasarkan masalah yang terjadi tersebut, penyebab yang
melandasi terjadinya permasalahan tersebut yaitu:
a. Masalah order yang tertunda untuk dilayani, dapat diidentifikasi
penyebabnya adalah dokumen sumber yang hilang atau terselip.
b. Masalah ketidaktepatan dalam pembuatan faktur, dapat diidentifikasi
penyebabnya adalah pembuatan faktur pajak yang dilakukan oleh
operator komputer divisi gudang ekspedisi.
c. Masalah risiko terjadinya piutang tidak tertagih, dapat diidentifikasi
penyebabnya adalah tidak ada otorisasi tertulis dari bagian kredit pada
surat pesanan.
d. Masalah potensi munculnya konsumen yang tidak layak mendapat
kredit, dapat diidentifikasi penyebabnya adalah divisi administrasi
pemasaran yang melakukan penambahan ke dalam database
konsumen.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
89
3. Identifikasi Titik Keputusan
Titik keputusan merupakan suatu kondisi yang mendasari suatu hal
terjadi. Dasar yang bisa digunakan untuk melakukan pengidentifikasian
titik keputusan yaitu bagan alir atau flowchart. Titik keputusan yang
menjadi penyebab permasalahan diatas adalah sebagai berikut:
a. Titik keputusan dari penyebab masalah dokumen sumber yang hilang
atau terselip adalah dokumen sumber yang dimiliki oleh divisi
administrasi pemasaran tidak berbentuk formal dan tidak bernomor
urut tercetak.
b. Titik keputusan dari penyebab masalah pembuatan faktur pajak
dilakukan oleh operator komputer divisi gudang ekspedisi adalah
program pembuatan faktur pajak berada di divisi gudang ekspedisi.
c. Titik keputusan dari penyebab masalah tidak ada otorisasi tertulis dari
bagian kredit pada surat pesanan adalah bagian kredit tidak menerima
dokumen sumber untuk diberi otorisasi. Pemberian otorisasi hanya
dengan melihat pada database pelanggan atau melalui telepon.
d. Titik keputusan dari penyebab masalah divisi administrasi pemasaran
yang melakukan penambahan ke dalam database konsumen adalah
tugas dan wewenang bagian kredit dilakukan oleh divisi adminitrasi
pemasaran. Apabila penambahan konsumen dilakukan oleh divisi
yang melakukan penjualan dan tidak ada pengecekan dari divisi
kredit, akan menimbulkan risiko pengendalian.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
90
4. Identifikasi Personil-personil Kunci
Identifikasi personil-personil kunci dilakukan dengan mengacu
pada bagian alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen dan
deskripsi jabatan.
a. Karyawan divisi gudang ekspedisi
1) Melakukan pelayanan buku pesanan dari pelanggan.
2) Melakukan barcoding barang dan pembuatan faktur pajak, daftar
pengiriman, serta packaging.
3) Melakukan pengiriman
b. Karyawan divisi administrasi pemasaran
1) Menerima order dari pelanggan
2) Mengaudit faktur penjualan
3) Menambahkan pelanggan baru
c. Karyawan divisi piutang dagang
1) Melakukan penagihan kepada konsumen
2) Mengontrol A/R pelanggan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
91
C. Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit pada Penerbit-
Percetakan Kanisius Yogyakarta
Transaksi penjualan kredit merupakan transaksi rutin yang dilakukan
oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta walaupun perusahaan juga
melayani penjualan secara tunai dan penjualan konsinyasi. Berdasarkan hasil
identifikasi masalah yang telah diuraikan, ditemukan beberapa kelemahan
yang dapat menimbulkan permasalahan bagi perusahaan. Berikut ini adalah
masalah yang dapat diidentifikasi serta solusi yang ditawarkan bagi
perusahaan. Pada tabel 5.5 terdapat penjelasan masalah yang dapat
diidentifikasi beserta dengan solusi yang ditawarkan bagi perusahaan.
Beberapa cara dan masukan bagi perusahaan untuk menyelesaikan
masalah yang dihadapi, antara lain:
1. Perancangan Fungsi
Fungsi yang ditawarkan untuk perbaikan tidak menambah dari
fungsi yang ada sebelumnya. Namun, perbaikan ini hanya menambah
tugas dan wewenang pada fungsi penjualan, fungsi kredit, dan fungsi
penagihan. Selain itu perancangan fungsi melakukan pengurangan tugas
dan wewenang pada fungsi penjualan dan fungsi gudang. Tabel 5.6
merupakan ringkasan mengenai tugas dan wewenang fungsi yang
mengalami perubahan serta perbaikan yang diusulkan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
92
Tabel 5.5 Masalah yang dapat diidentifikasi dan Solusi yang
ditawarkan Bagi Perusahaan
No Masalah yang
Teridentifikasi Solusi yang ditawarkan
1 Order yang
tertunda untuk
dilayani.
Perusahaan disarankan untuk membuat surat pesanan
penjualan yang berbentuk formal dan disarankan pula
surat pesanan penjualan tersebut bernomor urut
tercetak. Hal ini bertujuan untuk memastikan tidak ada
order yang terlewatkan. Selain itu, apabila surat pesanan
penjualan ada yang hilang atau terselip, masih ada surat
pesanan yang asli tanpa harus meminta dua kali pada
pelanggan.
2 Ketidaktepatan
dalam pembuatan
faktur
Perusahaan disarankan untuk memindahkan program
atau kebijakan pembuatan faktur pajak ke divisi piutang
dagang.
Dasar pembuatan faktur pajak dengan menggunakan
daftar pengiriman, form pelayanan order dan surat
pesanan penjualan, sehingga meminimalisir terjadinya
kesalahan pembuatan faktur.
3 Risiko terjadinya
piutang tidak
tertagih.
Perusahaan disarankan untuk memberikan surat pesanan
penjualan beserta tembusannya pada departemen
keuangan, yang diwakili oleh divisi piutang dagang
sebelum order dilayani. Selain bertujuan untuk
memberikan informasi pada departemen keuangan
mengenai order apa saja yang diterima pada hari yang
bersangkutan, juga bertujuan untuk mengotorisasi
pemberian kredit.
4 Potensi
munculnya
konsumen yang
tidak layak
mendapat kredit
Perusahaan disarankan untuk memberikan tugas dan
wewenang pada divisi piutang dagang untuk melakukan
pengecekan mengenai penambahan konsumen baru.
Apabila dilakukan penambahan konsumen baru, divisi
administrasi pemasaran bertugas untuk memasukkan
data konsumen baru ke dalam database konsumen dan
memberikan informasi mengenai konsumen tersebut
pada divisi piutang dagang. Lalu divisi piutang dagang
melakukan pengecekan atas penambahan konsumen
tersebut pada database konsumen dan membubuhkan
tanda tangan sebagai bukti telah dilakukan pengecekan
pada surat pesanan penjualan disposisi. Setelah itu
penambahan konsumen baru bisa dianggap sah. Sumber: Data Diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
93
Tabel 5.6 Ringkasan Usulan Fungsi yang berkaitan dengan Sistem
Penjualan Kredit
Fungsi Tugas dan Wewenang
yang Berlangsung Usulan
Fungsi Penjualan Tidak membuat surat
pesanan penjualan.
Membuat surat agenda
pesanan.
Membuat surat
pesanan penjualan.
Tidak membuat
agenda surat pesanan.
Fungsi Kredit Tidak memberikan
otorisasi tertulis pada
surat pesanan
penjualan.
Tidak melakukan
pengecekan atas
penambahan
konsumen baru.
Memberikan otorisasi
tertulis pada surat
pesanan penjualan.
Melakukan
pengecekan atas
penambahan
konsumen baru.
Fungsi Gudang Membuat Faktur
Pajak
Tidak Membuat
Faktur Pajak
Fungsi Penagihan Tidak membuat
Faktur Pajak.
Membuat Faktur
Pajak. Sumber: Data diolah
2. Perancangan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi
Penjualan Kredit
Rancangan jaringan prosedur yang baru tidak mengurangi atau
menambah prosedur yang selama ini sudah berjalan di Penerbit-
Percetakan Kanisius Yogyakarta. Prosedur yang diusulkan, hanya
menambah kegiatan pada prosedur pesanan penjualan dan prosedur
persetujuan kredit serta mengurangi kegiatan pada prosedur pesanan
penjualan.
Salah satu kegiatan yang diusulkan adalah kegiatan otorisasi atas
adanya penambahan konsumen baru. Seorang konsumen bisa melakukan
pembelian secara kredit apabila sudah pernah melakukan transaksi tunai
serta mempunyai bukti-bukti lain yang mendukung kepercayaan terhadap
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
94
konsumen tersebut. Bukti-bukti pendukung antara lain bidang penjualan
mengetahui tempat atau instansi konsumen tersebut dan mempunyai
informasi mengenai kemampuan konsumen dalam melunasi hutangnya.
Bukti bahwa surat pesanan yang diterima berasal dari konsumen baru
yaitu pemberian cap pada surat pesanan oleh bidang penjualan. Gambar
5.2 merupakan usulan cap yang menyatakan bahwa order berasal dari
konsumen baru. Tabel 5.7 merupakan ringkasan perbandingan kegiatan
yang dilakukan pada prosedur yang selama ini berjalan di perusahaan
dengan prosedur yang diusulkan.
Gambar 5.2 Rancangan Cap Disposisi Konsumen Baru
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
95
Komponen di dalam cap disposisi konsumen baru adalah sebagai
berikut:
a. Disposisi
Ada dua macam keputusan dalam disposisi. Disposisi yang
pertama apakah disposisinya diterima dan yang kedua apakah ditolak.
Disposisi diterima apabila konsumen sudah pernah melakukan
pembelian secara tunai, serta konsumen mampu meyakinkan
perusahaan bahwa bisa melunasi hutangnya, dan apabila sebaliknya
maka disposisi ditolak.
b. Nama Konsumen
Nama konsumen diisikan dengan nama konsumen atau instansi
yang akan melakukan pembelian secara kredit.
c. Alamat
Alamat diisikan dengan alamat konsumen atau instansi yang
terkait.
d. Riwayat
Riwayat diisikan dengan kapan terkahir kali konsumen
melakukan pembelian secara tunai. Kolom juga bisa diisi dengan
informasi terkait tentang konsumen yang bisa menjadi informasi
pendukung.
e. Tanda Tangan Bidang Penjualan
Tanda tangan bidang penjualan sebagai bukti bahwa bidang
penjualan telah melakukan disposisi atas surat pesanan konsumen.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
96
f. Tanda Tangan Divisi Aministrasi Pemasaran
Tanda tangan divisi administrasi pemasaran sebagai bukti bahwa
divisi ini telah melakukan penambahan konsumen baru pada database
konsumen.
g. Tanda Tangan Divisi Piutang Dagang
Tanda tangan divisi piutang dagang sebagai bukti bahwa divisi
ini telah melakukan pengecekan pada database konsumen atas
penambahan konsumen baru.
Tabel 5.7 Ringkasan Usulan Kegiatan yang dilakukan pada
Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Prosedur Kegiatan
yang Berlangsung Usulan
Prosedur
Pesanan
Penjualan
Tidak ada kegiatan
memberikan cap
disposisi konsumen baru
pada surat pesanan.
Tidak ada kegiatan
membuat surat pesanan
penjualan.
Ada kegiatan membuat
agenda surat pesanan.
Ada kegiatan
memberikan cap
disposisi konsumen baru
pada surat pesanan.
Ada kegiatan membuat
surat pesanan penjualan.
Tidak ada kegiatan
membuat agenda surat
pesanan.
Prosedur
Persetujuan
Kredit
Tidak memberikan
otorisasi tertulis pada
surat pesanan penjualan.
Tidak melakukan
pengecekan terhadap
database konsumen atas
penambahan konsumen
baru dan tidak
membubuhkan tanda
tangan pada surat
pesanan disposisi sebagai
bukti telah dilakukan
pengecekan.
Ada kegiatan
memberikan otorisasi
tertulis pada surat
pesanan penjualan.
Melakukan pengecekan
terhadap database
konsumen atas
penambahan konsumen
baru dan membubuhkan
tanda tangan pada surat
pesanan disposisi sebagai
bukti telah dilakukan
pengecekan.
Sumber: Data diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
97
3. Perancangan Dokumen Surat Pesanan Penjualan
Surat pesanan merupakan sebuah media awal yang dapat merekam
order yang diminta oleh pelanggan. Selama ini perusahaan memiliki surat
pesanan, tetapi dalam pengunaannya masih ditemukan beberapa
kelemahan. Kelemahan tersebut antara lain, order yang diterima dari
berbagai sumber, misalnya email, telepon, sales, serta surat pesanan
entitas bisnis pelanggan, tidak disalin dalam surat pesanan yang dimiliki
perusahaan. Dampaknya apabila ada surat pesanan yang hilang,
perusahaan harus meminta dua kali kepada pelanggan. Kelemahan yang
lain, surat pesanan yang dimiliki perusahaan tidak bernomor urut tercetak,
sehingga perusahaan tidak bisa mengontrol apakah ada order yang
terlewatkan.
Solusi yang ditawarkan bagi perusahaan untuk mengatasi
kelemahan tersebut yaitu diusulkan adanya sebuah surat pesanan yang
baru yang dapat merekam semua inti permintaan order pelanggan. Surat
pesanan tersebut diberi nama surat pesanan penjualan. Tujuan dengan
dibuatnya surat pesanan penjualan, apabila ada pesanan dari pelanggan,
perusahaan bisa menyalin order tersebut ke dalam surat pesanan
penjualan. Sehingga apabila surat order yang asli hilang, perusahaan
mempunyai salinan tanpa harus meminta dua kali kepada pelanggan.
Tujuan lainnya yaitu dengan dibuatnya surat pesanan penjualan yang
bernomor urut tercetak, perusahaan bisa melakukan pengawasan
mengenai order yang akan dilayani sehingga tidak ada yang terlewatkan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
98
Penggunaan dokumen dalam kegitan penjualan kredit pada
perusahaan, diusulkan untuk tidak menggunakan dokumen agenda surat
pesanan. Alasan tidak digunakannya dokumen tersebut yaitu agar tidak
terlalu banyak dokumen kertas yang digunakan oleh perusahaan. Selain
itu informasi yang sebelumnya ada di agenda surat pesanan sudah ada
pada dokumen yang baru yaitu surat pesanan penjualan. Tabel 5.8
merupakan ringkasan usulan dokumen yang digunakan oleh perusahaan.
Lalu pada gambar 5.3 merupakan rancangan surat pesanan penjualan.
Tabel 5.8 Ringkasan Usulan Dokumen yang digunakan Pada
Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Dokumen Yang Berlangsung Usulan
Agenda Surat
Pesanan
Ada Tidak digunakan
Surat Pesanan
Penjualan
Tidak ada Dibuat dan digunakan
oleh divisi
administrasi
pemasaran Sumber: Data diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
99
Gambar 5.3 Usulan Surat Pesanan Penjualan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
100
Penggunaan dokumen dalam kegitan penjualan kredit pada
perusahaan, dius
a. No. SPP
No. SPP merupakan singkatan dari Nomor Surat Pesanan
Penjualan. Nomor ini digunakan untuk mencatat urutan surat pesanan
penjualan yang digunakan oleh divisi administrasi pemasaran untuk
mencatat pesanan konsumen.
b. Tanggal
Tanggal diisi dengan tanggal kapan surat pesanan penjualan
dibuat oleh divisi administrasi pemasaran.
c. No Customer
Nomor Customer digunakan untuk mencatat nomor customer
yang melakukan pembelian.
d. Nama
Nama diisi dengan nama customer yang disesuaikan dengan
nomor customer yang ada di atasnya.
e. Wiraniaga
Wiraniaga diisi nama wiraniaga atau sales yang melakukan
penjualan.
f. Ship To
Ship To digunakan untuk informasi alamat lengkap barang yang
akan dikirim.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
101
g. No
No digunakan untuk menulis nomor urutan buku yang dipesan
oleh pelanggan.
h. Kode Buku
Kode buku digunakan untuk mengidentifikasi kode buku yang
dipesan oleh pelanggan.
i. Judul Buku
Judul buku digunakan untuk menulis judul buku yang dipesan
oleh pelanggan.
j. Jumlah eks
Jumlah eks adalah jumlah eksemplar buku yang dipesan oleh
pelanggan.
k. Harga
Harga digunakan untuk menulis harga buku yang dipesan oleh
pelanggan.
l. Diskon
Diskon digunakan untuk mengidentifikasikan diskon yang
diterima oleh pelanggan atas buku yang dipesan.
m. Harga Akhir
Harga akhir untuk mengidentifikasikan harga akhir dari buku
yang dipesan oleh pelanggan setelah dikurangi diskon.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
102
n. Jumlah
Jumlah digunakan untuk mengidentifikasikan jumlah
keseluruhan yang dibayar oleh pelanggan..
o. Divisi Piutang Dagang
Divisi piutang dagang merupakan tempat untuk tanda tangan
divisi piutang dagang sebagai bukti otorisasi penjualan kredit.
p. Divisi Administrasi Pemasaran
Divisi administrasi pemasaran merupakan tempat untuk tanda
tangan divisi administrasi pemasaran sebagai bukti bahwa penggunaan
surat pesanan penjualan telah diotorisasi oleh divisi administrasi
pemasaran.
4. Perancangan Bagan Alir Dokumen (Flowchart)
Pada perancangan bagan alir dokumen yang baru ini, penulis lebih
menekankan pada perubahan tugas pada fungsi yang terkait. Selain itu
pada peracangan bagan alir yang baru ini penulis melakukan penambahan
dan pengurangan dokumen yang digunakan.
Pada gambar 5.4 terdapat gambaran bagan alir dokumen yang
diusulkan penulis kepada perusahaan. Beberapa hal yang perlu dilakukan
apabila membuat diagram alir tersebut, yaitu:
a. Fungsi yang Terkait dengan Sistem Penjualan Kredit
Fungsi yang terkait dengan sistem penjualan kredit yang
dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta adalah
sebagai berikut:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
103
1) Fungsi Penjualan
Fungsi penjualan dilakukan oleh bagian penjualan dan
divisi administrasi pemasaran. Bidang dan divisi ini berada di
bawah pengawasan manajer penerbitan. Bagian penjualan
fungsinya adalah untuk menerima order dari pelanggan. Divisi
administrasi pemasaran fungsinya adalah untuk membuat surat
pesanan penjualan dan meminta otorisasi kredit pada divisi
piutang dagang untuk memastikan dan mengotorisasi bahwa order
yang diterima layak untuk diproses, serta melakukan penambahan
atas konsumen baru pada database konsumen.
2) Fungsi Kredit
Fungsi kredit dilakukan oleh divisi piutang dagang atau
A/R. Divisi ini berada di bawah pengawasan manajer keuangan.
Fungsi ini bertugas untuk memberikan otorisasi kredit dan
bertanggung jawab dalam pembuatan faktur pajak. Otorisasi
dituliskan di surat pesanan penjualan yang diterima dari divisi
administrasi pemasaran. Selain itu, fungsi ini juga bertugas untuk
melakukan pengecekan pada database konsumen atas penambahan
konsumen yang dilakukan oleh divisi administrasi pemasaran.
3) Fungsi Gudang
Fungsi gudang dilakukan oleh divisi gudang. Divisi ini
berada di bawah pengawasan manajer penerbitan. Divisi ini
bertanggung jawab untuk menyiapkan barang, membuat daftar
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
104
pengiriman dan bertanggung jawab untuk menyerahkan barang ke
bagian pengiriman.
4) Fungsi Pengiriman
Fungsi pengiriman dilakukan oleh divisi gudang dan
menggunakan ekspedisi diluar perusahaan. Divisi ini berada di
bawah pengawasan manajer penerbitan. Fungsi ini bertanggung
jawab untuk membuat label alamat pelanggan, serta memilih
ekspedisi yang akan digunakan dan memastikan bahwa barang
yang dikirim sesuai dengan yang dipesan.
5) Fungsi Penagihan
Kegiatan penagihan atas adanya piutang konsumen
dilakukan oleh divisi piutang dagang. Terjadinya suatu penagihan
merupakan kelanjutan dari kegiatan pembuatan faktur pajak. Oleh
karena itu, pembuatan faktur pajak yang digunakan sebagai dasar
penagihan dibuat oleh divisi piutang dagang yang merupakan
fungsi penagihan.
6) Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi dilakukan oleh divisi pembukuan. Divisi
ini berada di bawah pengawasan manajer keuangan. Fungsi dari
divisi ini adalah untuk menghasilkan laporan dan membuat jurnal.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
105
b. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penjualan
Kredit
1) Prosedur Pesanan Penjualan
Prosedur ini dimulai dari penerimaan order dari konsumen
yang diterima oleh bagian penjualan. Bagian penjualan akan
melakukan pengecekan terhadap data konsumen apakah konsumen
baru atau konsumen lama. Jika konsumen baru, maka bagian
penjualan akan memberikan cap yang menyatakan order dari
konsumen baru. Langkah selanjutnya untuk konsumen lama dan
konsumen baru adalah pengecekan A/R dan record pembayaran
konsumen. Apabila konsumen tidak layak untuk mendapatkan
kredit, bagian penjualan akan membuatkan surat proforma.
Apabila konsumen dianggap layak untuk mendapatkan kredit,
bagian penjualan akan melakukan disposisi terhadap surat order
yang diterima.
Surat order pelanggan yang sudah didisposisi akan
diserahkan ke divisi administrasi pemasaran untuk diproses dan
dicek kelengkapannya. Divisi administrasi pemasaran akan
melakukan penambahan data konsumen apabila di dalam surat
pesanan yang didisposisi ada cap konsumen baru. Divisi
administrasi pemasaran akan membubuhkan tanda tangan pada
surat pesanan yang sudah didisposisi sebagai bukti bahwa
penambahan sudah dilakukan dan akan dicek kebenarannya oleh
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
106
divisi piutang dagang. Langkah selanjutnya, divisi administrasi
pemasaran akan membuatkan surat pesanan penjualan sebanyak
dua rangkap.
Surat pesanan yang sudah didisposisi dan surat pesanan
penjualan akan diserahkan ke bagian kredit untuk otorisasi kredit
dan pengecekan penambahan konsumen baru. Setelah diotorisasi,
surat pesanan penjualan rangkap kedua akan diserahkan ke divisi
gudang ekspedisi.
2) Prosedur Persetujuan Kredit
Prosedur ini dimulai dengan diterimanya surat pesanan
yang sudah didisposisi dan surat pesanan penjualan dari divisi
administrasi pemasaran. Divisi piutang dagang akan melakukan
pengecekan terhadap database konsumen dan apabila konsumen
tersebut dianggap layak untuk menerima kredit, maka divisi ini
akan memberikan otorisasi.
Selain melakukan otorisasi kredit, divisi piutang dagang
juga melakukan pengecekan untuk penambahan konsumen baru.
Surat pesanan yang sudah didisposisi dan dicap konsumen baru
merupakan dokumen sumber untuk melakukan pengecekan.
Setelah melakukan pengecekan terhadap database konsumen,
divisi piutang dagang membubuhkan tanda tangan pada surat
pesanan yang sudah didisposisi. Pengecekan dimaksudkan untuk
memastikan bahwa data konsumen baru sudah tercatat dan data
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
107
yang ada dalam database sudah benar. Setelah itu order baru bisa
diproses.
3) Prosedur Pengeluaran Barang
Prosedur ini dimulai dengan diterimanya surat pesanan
penjualan rangkap kedua oleh divisi gudang dari divisi piutang
dagang. Setelah diterimanya surat pesanan penjualan, divisi
gudang akan membuat form pelayanan order sejumlah dua
rangkap. Berdasarkan form tersebut, informasi mengenai berapa
jumlah barang yang keluar dan order yang tidak terlayani, serta
siapa yang bertanggung jawab dapat diketahui. Setelah produk
disiapkan dan dilakukan barcoding, maka akan menghasilkan
daftar pengiriman yang berisi informasi mengenai barang dan
harga yang akan dikirim.
4) Prosedur Pengiriman
Surat pesanan penjualan, form pelayanan order, serta
daftar pengiriman akan diserahkan ke bagian lain dalam divisi
gudang untuk dibuatkan label alamat konsumen. Daftar
pengiriman rangkap ketiga akan diserahkan ke pihak ekspedisi
sebagai surat jalan dan dasar penagihan ekspedisi kepada
perusahaan dikemudian hari.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
108
5) Prosedur Penagihan
Pada prosedur ini, pembuatan faktur pajak dilakukan oleh
divisi piutang dagang. Setelah itu, faktur pajak yang telah dibuat
akan digunakan sebagai dasar melakukan penagihan.
6) Prosedur Pencatatan Piutang
Prosedur ini dilakukan oleh divisi piutang dagang.
Pencatatan piutang sudah otomatis terjadi saat faktur pajak sudah
tercetak.
7) Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Pada prosedur ini, pencatatan harga pokok penjualan
dilakukan dengan menggunakan faktur pajak sebagai sumbernya.
Pencatatan ini dilakukan oleh bagian keuangan yang secara rutin
dilakukan, yaitu sebulan sekali
c. Dokumen yang digunakan dalam Penjualan Kredit
1) Surat Pesanan
Surat pesanan merupakan dokumen awal yang digunakan
untuk menangkap informasi pesanan konsumen sebelum
dipindahkan ke surat pesanan penjualan. Surat pesanan bentuknya
bermacam-macam. Surat pesanan bisa berupa surat pesanan dari
entitas pelanggan, atau berupa email, sedangkan pesanan melalui
telepon atau sales perusahaan dicatat pada surat pesanan yang
lama.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
109
2) Surat Pesanan Penjualan
Surat pesanan penjualan merupakan dokumen sumber
adanya pesanan dari konsumen. Dokumen ini dibuat atas dasar
surat pesanan yang diterima dari konsumen, email, atau surat
pesanan perusahaan yang lama. Surat pesanan penjualan dianggap
sah dan bisa diproses setelah mendapat otorisasi dari divisi piutang
dagang. Surat pesanan penjualan juga telah bernomor urut
tercetak, sehingga dalam penggunaanya bisa dikontrol untuk
memastikan tidak ada order yang terlewatkan.
3) Form Pelayanan Order
Form pelayanan order merupakan dokumen yang
dikeluarkan oleh divisi gudang ekspedisi untuk menandakan
bahwa order telah terlayani. Salah satu rangkapnya akan
diserahkan ke divisi piutang dagang sebagai sarana konfirmasi
jumlah piutang pelanggan dan jumlah barang yang keluar dari
gudang apakah sesuai dengan pesanan.
4) Daftar Pengiriman
Daftar pengiriman merupakan dokumen yang dibuat oleh
divisi gudang ekspedisi. Dokumen ini isinya serupa dengan faktur
pajak yang dibuat sebanyak empat rangkap. Namun, formatnya
tidak sama seperti faktur pajak hanya isinya yang sama.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
110
5) Faktur Pajak
Faktur pajak adalah dokumen yang dikeluarkan oleh divisi
piutang dagang yang bernomor urut tercetak.
6) Rekap Harga Pokok Penjualan
Dokumen ini digunakan oleh divisi pembukuan untuk
mencatat harga pokok produk yang dijual. Cara pembuatan rekap
harga pokok penjualan ini dengan menginputkan di komputer lalu
printoutnya akan keluar. Pembuatan dokumen ini dibuat sebulan
sekali dengan menggunakan faktur pajak sebagai dokumen
sumbernya.
d. Catatan Akuntansi yang digunakan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta
1) Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan merupakan jurnal yang dibuat oleh divisi
pembukuan. Jurnal ini memuat informasi mengenai penjualan
kredit dan dasar pembuatannya adalah faktur pajak yang telah
diaudit kebenarannya.
2) Jurnal Umum
Jurnal umum merupakan jurnal yang dibuat oleh divisi
pembukuan. Jurnal ini juga memuat informasi lain yang
berhubungan dengan penjualan kredit.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
111
3) Buku Pembantu A/R
Buku pembantu A/R merupakan catatan yang berisi
informasi mengenai data piutang pelanggan. Catatan ini dibuat
oleh bagian keuangan.
Catatan akuntansi yang selama ini telah digunakan sudah
mampu merekam semua informasi yang dibutuhkan oleh manajemen.
Oleh karena itu, tidak ada perubahan untuk catatan akuntansi yang
digunakan dalam proses penjualan kredit.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
112
e. Perancangan Diagram Alir Sistem Penjualan Kredit
Gambar 5.4 Rancangan Bagan Alir Sistem Akuntansi Penjualan
Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
mulai
menerima
surat
pesanan
dari
pelanggan
cek data
konsumen,
A/R dan
pembayaran
mencap
disposisi dan
cap kons baru
oleh kepala
bidang
penjualan
dipenuhi
surat pesanan
yang sudah
didisposisi dan
cap kons baru
membuat
surat
proforma
kons
surat proforma
SP
A
Bidang Penjualan
ya
tidak
pelanggan
1
SP : Surat Pesanan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
113
Gambar 5.4 Rancangan Bagan Alir Sistem Akuntansi Penjualan
Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
(Lanjutan)
1
SPd
melengkapi
data SPd
membuat SPP SPP
2
SPP 1
SPd
2
4
Form order 2
DP 4
SPd
5
merekonsiliasi
Form order 2
DP 4
SPd
SPP 2
SPP 2
A6
8
FP 2
DP 2
A
Divisi Administrasi Pemasaran
SPP : Surat Pesanan Penjualan
SPd : Surat Pesanan yang sudah didisposisi
FP : Faktur Pajak
DP : Daftar Pengiriman
memasukkan
data
konsumen
baru
kons
konsumen
mengirimkan DP
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
114
Gambar 5.4 Rancangan Bagan Alir Sistem Akuntansi Penjualan
Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
(Lanjutan)
2
2
SPP 1
SPd
diotorisasi
2
SPP 1
SPd
35
7
6
form order 2
DP 4
SPP 1
7
merekonsiliasi
membuat FP
3
2
FP 1
FP
SPP 1
form order 2
DP 4
8
9
pelanggan
SPP : Surat Pesanan Penjualan
SPd : Surat Pesanan yang sudah didisposisi
FP : Faktur Pajak
DP : Daftar Pengiriman
Divisi Piutang Dagang
mengecek
data
konsumen
baru
kons
A
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
115
Gambar 5.4 Rancangan Bagan Alir Sistem Akuntansi Penjualan
Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
(Lanjutan)
3
SPP 2
membuat
form order
menyiapkan
produk
menginput
barcode dan
membuat daftar
pengiriman
barangl
pengiriman
4
3
2
DP 1
2
form order 1
SPP 2
4
T
pelanggan
bersama barang
ekspedisi
Divisi Gudang Ekspedisi
SPP : Surat Pesanan Penjualan
DP : Daftar Pengiriman
2
form order 1
DPmelakukan
packaging
membuat label
untuk alamat
konsumen dan
data pengiriman
konsumen
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
116
Gambar 5.4 Rancangan Bagan Alir Sistem Akuntansi Penjualan
Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
(Lanjutan)
9
DP 4
FP 3
Jurnal
Penjualan
Jurnal
Umum
Buku
Pembantu
A/R selesai
Divisi Pembukuan
FP : Faktur Pajak
DP : Daftar Pengiriman
rekap
harga
pokok
penjualan
N
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
117
5. Perancangan Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
Langkah yang dilalui dalam perancangan diagram arus data sistem
informasi akuntansi penjualan kredit Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta, sebagai berikut:
a. Menentukan semua kesatuan luar yang terlibat dalam sistem.
Kesatuan luar yang terlibat dalam sistem informasi akuntansi
penjualan kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta adalah
sebagai berikut:
1) Konsumen
2) Bagian Penjualan
3) Divisi Administrasi Pemasaran
4) Divisi Piutang Dagang
5) Divisi Gudang Ekspedisi
6) Divisi Pembukuan
b. Menentukan masukan dan keluaran yang terlibat dengan kesatuan
luar.
Data masukan dan keluaran yang terlibat dalam sistem informasi
akuntansi penjualan kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
dapat dilihat pada tabel 5.9.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
118
Tabel 5.9 Tabel Data Masukan dan Keluaran yang Terlibat
dalam Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan
Kanisius Yogyakarta
Kesatuan Luar Masukan Keluaran
Konsumen Order pelanggan
Bagian Penjualan Surat pesanan Surat Pesanan Disposisi
Divisi Admin
Pemasaran
SPdisposisi, DP, SPP,
FO, FP
Surat Pesanan Penjualan
Divisi Piutang
dagang
SPd, SPP, FO, FP, DP Otorisasi Kredit, faktur
Divisi Gudang
Ekspedisi
Surat Pesanan
Penjualan
Pengeluaran barang,
Daftar Pengiriman, form
pelayanan order
Divisi Pembukuan FO, Daftar Pengiriman Jurnal Penjualan, Jurnal
Umum, Bukti Memorial Sumber: Data diolah
c. Menggambar Diagram Konteks (Context Diagram)
DIAGRAM KONTEKS
Gambar 5.5 Gambar Diagram Konteks Sistem Penjualan Kredit
pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
0
transaksi
penjualan
kredit
a
Konsumen
d
Divisi
A/R
b
Bagian
Penjualan
c
Divisi
Administrasi
Pemasaran
e
Divisi
Gudang
Ekspedisi
f
Divisi
Pembukuan
SP Proforma,
DP
SP
proforma, SPd
SPd, DP, SPP,
FO, FP
SPP
SPd, SPP, FO,
FP, DPSPd, SPP, FP
SPP
SPP, DP, FO
FO, DP
jurnal, bukti
memo
SPP : Surat Pesanan Penjualan
SPd : Surat Pesanan yang sudah didisposisi
FP : Faktur Pajak
DP : Daftar Pengiriman
FO : Form Pelayanan Order
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
119
d. Menggambar Bagan Berjenjang (Hierarchy Chart)
BAGAN BERJENJANG
Gambar 5.6 Rancangan Bagan Berjenjang Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta
0
transaksi
penjualan
4
mengotorisasi
order dan cek
kons baru
3
memproses
order
2
melayani
order
1
menerima
order
5
memenuhi
order
6
membuat
faktur pajak
7
mencatat transaksi
penj, kredit
2.1
mengecek data
kons dan cek
A/R
2.2
mendisposisi
dan cap kons
baru
2.3
membuat surat
proforma
7.2
membuat
jurnal
7.3
membuat buku
pembantu A/R
5.1
membuat Form
Pelayanan Order
5.3
membuat Daftar
Pengiriman
5.2
mengambil
barang
5.4
membuat
label
7.1
membuat
rekap HPP
3.2
membuat
SPP
3.1
memasukkan
data kons
4.2
mengotorisasi
order
4.1
mengecek data
kons baru
6.1
merekonsiliasi
FO, SPPt, DP
6.2
mencetak FP
SPP : Surat Pesanan Penjualan
SPPt : Surat Pesanan Penjualan yang sudah diotorisasi
FP : Faktur Pajak
DP : Daftar Pengiriman
FO : Form Pelayanan Order
HPP : Harga Pokok Penjualan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
120
a. Menggambar Diagram Level 0 (Overview Diagram) berdasarkan
Bagan Berjenjang
DIAGRAM LEVEL 0
Gambar 5.7 Rancangan Diagram Level 0 Sistem Penjualan
Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
a
Konsumen
order1
menerima
order
b
Bagian
Penjualan
2
melayani
order
SP
SP data kons
proforma
c
Divisi
Administrasi
pemasaran
SPd
3
memproses
order
SPd
rekam data pesanan
SPP
SPP,
SPd
4
mengotorisasi
order dan cek
kons baru
kons
data kons dan stat A/R
d
divisi A/R
6
membuat
faktur pajakf
Divisi
Keuangan
7
mencatat
transaksi penj
kredit
jurnal penjualan
jurnal umum
data jurnal
data jurnal
data SPP
DP
SPPte
divisi gudang
SPPt
SPPt
5
memenuhi
order
FO, SPPt DP
FP, DP FP, DP
SPP : Surat Pesanan Penjualan
SPPt : Surat Pesanan Penjualan yang sudah diotorisasi
SPd : Surat Pesanan yang sudah didisposisi
FP : Faktur Pajak
DP : Daftar Pengiriman
FO : Form Pelayanan Order
FPrekam data FP
d
divisi A/R
*FO, SPPt DP
buku pembatu A/Rdaftar A/R
barang
database pengiriman
data
barang
rekam DP
rekam kirim
rekap HPP
rekam HPP
kons
kons baru
kons
rekam data kons
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
121
b. Menggambar diagram bagan arus data untuk level berikutnya
DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 2
Gambar 5.8 Rancangan Diagram Level 1 Proses 2 Sistem
Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta
b
Bagian
Penjualan
2
SP2.1
mengecek
A/R
order yang tidak
layak dilayani
2.3
membuat
proforma
data konsumen
proforma
2.2
mendisposisi
SP SP disposisi3
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
122
DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 3
Gambar 5.9 Rancangan Diagram Level 1 Proses 3 Sistem
Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta
3
b
bagian
penjualan
3.1
memasukkan
data kons baru
SPdSPd
kons
rekam data kons
3.2
membuat SPP
kons
rekam data SPP
4
SPP
SPP : Surat Pesanan Penjualan
SPd : Surat Pesanan didisposisi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
123
DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 4
Gambar 5.10 Rancangan Diagram Level 1 Proses 4 Sistem
Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta
4
c
divisi
administrasi
pemasaran
4.1
mengecek data
kons baru
4.2
mengotorisasi
order
5
SPP, SPd SPP, SPdSPPt
SPP : Surat Pesanan Penjualan
SPd : Surat Pesanan didisposisi
SPPt : Surat Pesanan Penjualan yang sudah diotorisasi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
124
DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 5
Gambar 5.11 Rancangan Diagram Level 1 Proses 5 Sistem
Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta
5
e
divisi gudang
ekspedisi
5.1
membuat FO
SPPt 5.2
mengeluarkan
barang
FO
rekam pelayanan order
SPPt. FO SPPt. FO5.3
membuat DP
DP
data order terlayani
6
SPPt, FO, DP
5.4
membuat
label alamat
data
pengiriman
kirim
kons
data kons
barang
data barang
FO, SPPt, DP
SPPt : Surat Pesanan Penjualan yang sudah diotorisasi
DP : Daftar Pengiriman
FO : Form Pelayanan Order
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
125
DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 6
Gambar 5.12 Rancangan Diagram Level 1 Proses 6 Sistem
Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta
6
e
divisi gudangFO, SPPt, DP 6.1
merekonsiliasi
FO, SPPt, DP
6.2
mencetak
Faktur Pajak
Faktur Pajak
rekam data
faktur pajak
FP, DP
7
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
126
c. Menggambar Diagram arus Data untuk Pelaporan Manajemen
DIAGRAM LAPORAN KEPADA MANAJER
Gambar 5.13 Rancangan Diagram Laporan Kepada Manajer
Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan
Kanisius Yogyakarta
7.3
membuat buku
pembantu A/R
FP
rekap data faktur
7.2
membuat
jurnal
FP
f
MANAJER
rekap data faktur
DP
data pengiriman
kons
data konsumen
7.1
membuat
rekap HPPFP
data faktur
daftar review
keputusan manajer
FP : Faktur Pajak
DP : Daftar Pengiriman
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
127
BAB VI
PENUTUP
A. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil setelah melakukan analisis dan
perancangan sistem akuntansi penjualan kredit berdasarkan hasil temuan yang
diperoleh dari Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta, sebagai berikut:
1. Sistem akuntansi penjualan kredit yang ada di Penerbit-Percetakan
Kanisius Yogyakarta telah cukup mendukung kegiatan operasional
perusahaan. Hal ini terlihat dari perusahaan yang mampu menjalankan
rutinitas kegiatan operasional penjualan kredit. Namun, ada beberapa
masalah yang ditemukan dalam prosedur sistem akuntansi penjualan kredit
di perusahaan, sebagai berikut:
a. Order yang tertunda untuk dilayani yang disebabkan dokumen sumber
yang dimiliki perusahaan tidak mampu merekam informasi pesanan
pelanggan dengan baik.
b. Ketidaktepatan dalam pembuatan faktur yang disebabkan belum
adanya pemisahan tugas dan wewenang yang jelas antara fungsi
gudang dan fungsi penagihan.
c. Risiko terjadinya piutang tidak tertagih yang disebabkan belum
dilakukan sistem otorisasi pesanan penjualan kredit yang jelas.
d. Potensi munculnya konsumen yang tidak layak mendapat kredit yang
disebabkan belum dilakukan sistem otorisasi dalam penambahan
konsumen baru.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
128
2. Perancangan sistem akuntansi penjualan kredit Penerbit-Percetakan
Kanisius Yogyakarta didasarkan pada prosedur yang selama ini telah
berjalan di perusahaan. Perancangan sistem yang baru memberikan solusi
pada perusahaan dalam mengatasi masalah yang dihadapi dengan beberapa
perbaikan dan perubahan. Perancangan yang dilakukan antara lain:
a. Perancangan fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan
kredit dengan menambahkan tugas dan wewenang pada beberapa
fungsi, yaitu:
1) Fungsi penjualan ditambahkan tugas dan wewenang untuk
membuat surat pesanan penjualan.
2) Fungsi kredit ditambahkan tugas dan wewenang untuk
memberikan otorisasi kredit dan pengecekan atas data konsumen
baru.
3) Fungsi penagihan ditambahkan tugas dan wewenang untuk
membuat faktur pajak.
Selain itu perancangan fungsi melakukan pengurangan pada
tugas dan wewenang, yaitu:
1) Fungsi penjualan tidak membuat agenda surat pesanan.
2) Fungsi gudang tidak membuat faktur pajak.
b. Perancangan prosedur yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan
kredit dengan menambahkan kegiatan pada beberapa prosedur, yaitu:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
129
1) Prosedur pesanan penjualan ditambahkan kegiatan memberi cap
disposisi konsumen baru, dan kegiatan membuat surat pesanan
penjualan.
2) Prosedur persetujuan kredit ditambahkan kegiatan memberi
otorisasi kredit dan pengecekan data konsumen baru pada database
konsumen.
Selain itu, perancangan prosedur melakukan pengurangan
kegiatan pada prosedur pesanan penjualan. Pada prosedur tersebut
tidak ada kegiatan membuat agenda surat pesanan pesanan.
c. Perancangan usulan dokumen baru yaitu dokumen surat pesanan
penjualan.
d. Perancangan bagan alir dokumen yang terkait dengan sistem akuntansi
penjualan kredit Penerbit-Percetakan Kanisius.
e. Perancangan diagram arus data yang terkait dengan sistem akuntansi
penjualan kredit Penerbit-Percetakan Kanisius.
B. Keterbatasan Penelitian
1. Penelitian ini tidak berhasil memperoleh Standart Operating Procedure
(SOP) yang dimiliki perusahaan. Penulis mendeskripsikan tugas dan
wewenang divisi yang terkait, prosedur yang membentuk sistem
akuntansi penjualan kredit, catatan yang digunakan oleh perusahaan
berdasarkan hasil wawancara dengan kepala bidang distribusi dan
administrasi pemasaran, kepala divisi administrasi pemasaran, kepala
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
130
divisi gudang dan ekspedisi, personil pada divisi pembukuan dan audit,
dan personil pada divisi piutang dagang, serta berdasarkan hasil observasi
pada kegiatan penjualan kredit dan dokumentasi beberapa dokumen yang
digunakan. Pada penelitian yang akan datang diharapkan peneliti dapat
melakukan perbandingan dan analisis terhadap Standart Operating
Procedure yang ada di perusahaan.
2. Penelitian ini tidak berhasil mendapatkan akses untuk memperoleh
dokumen rekap harga pokok penjualan dan daftar pengiriman serta
catatan berupa jurnal penjualan, jurnal umum, dan buku pembantu A/R
dari divisi pembukuan dan divisi gudang ekspedisi. Hal ini disebabkan
dokumen dan catatan tersebut merupakan kepentingan internal
perusahaan.
C. Saran
Berdasarkan analisis data terhadap sistem akuntansi penjualan kredit,
direkomendasikan beberapa saran antara lain:
1. Surat pesanan penjualan yang telah dirancang sebaiknya dapat digunakan
oleh perusahaan untuk meminimalkan order yang terlewatkan dan dapat
digunakan sebagai salinan apabila surat pesanan yang asli hilang atau
terselip.
2. Pemisahan tugas dan wewenang yang telah dirancang diharapkan dapat
diterapkan oleh perusahaan untuk meminimalkan terjadinya ketidaktepatan
dalam pembuatan faktur.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
131
3. Kebijakan baru mengenai batas limit kredit, otorisasi kredit, dan otorisasi
dalam penambahan konsumen diharapkan dapat diterapkan oleh
perusahaan untuk meminimalkan risiko terjadinya piutang tidak tertagih
dan risiko munculnya konsumen yang tidak layak mendapatkan kredit.
4. Perusahaan sebaiknya membuat perbaikan pada bagan alir dokumen yang
ada di perusahaan. Perbaikan dapat dilakukan sesuai dengan peracangan
yang telah diusulkan dalam penelitian ini dengan manfaat:
a. Mendeskripsikan alur kegiatan secara lebih jelas.
b. Memperjelas aliran dokumen yang digunakan perusahaan.
c. Memperjelas divisi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan
kredit.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
132
DAFTAR PUSTAKA
Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati. 2011. Sistem Informasi Akuntansi
Perancangan, Proses, dan Penerapan. Yogyakarta: Penerbit Andi
Offset.
Gambaran Umum Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta.
http://www.kanisiusmedia.com/page/detail/1. Diakses tanggal 28
Desember 2012.
Hall, James A. 2009. Sistem Informasi Akuntansi Buku 1. (ed 4). Penerjemah:
Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary. Jakarta: Salemba Empat.
Hendarti, Henny, dan Fanny Margaretta. 2008. “Analisis dan Perancangan
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan”. Jurnal Ichsan Gorontalo.
Vol.3, No.2, Mei-Juli.
Jogiyanto, H.M.2005. Analisis Desain Sistem Informasi: Pendekatan
Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit
Andi Offset.
Jusup, Al. Haryono. 2010. Auditing (Pengauditan) Buku 1. Yogyakarta: STIE
YKPN.
Jusup, Al. haryono. 2002. Auditing (Pengauditan) Buku 2. Yogyakarta: STIE
YKPN.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Pengertian Struktur Organisasi.
http://id.wikipedia.org/wiki/Struktur_organisasi. Diakses tanggal 24
April 2013.
Putranto, Ignatius Aryono. 2008. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Akuntansi Penjualan Kredit – studi kasus pada PT PG/ PS Madu Baru
Madukismo. Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.
Rama,V Dasaratha. 2008. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Penerbit
Salemba Empat.
Sari, Anita Rohmah. 2004. Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi
Penjualan Kredit- studi kasus pada PT Kusumatex. Skripsi.
Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
133
Sawyer, Lawrence B., Mortimer A., James H. Scheiner. 2005. Audit Internal
Sawyer Buku 1. (ed.5). Penerjemah: Desi Andhariani dan Ika
Permatasari. Jakarta: Salemba Empat.
Supardiyono, YP., YFM. Gien Agustinawansari, Yusef Widya Karsana. 2010.
Panduan Penulisan dan Ujian Skripsi Program Studi Akuntansi
Fakultas Ekonomi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
134
LAMPIRAN
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
135
Lampiran 1: Daftar Pertanyaan
No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan
1 Apakah fungsi penjualan terpisah dari
fungsi kredit?
√
2 Apakah fungsi akuntansi terpisah dari
fungsi penjualan dan fungsi kredit?
√
3 Apakah fungsi akuntansi terpisah dari
fungsi kas?
√
4 Apakah transaksi penjualan dilakukan
oleh fungsi penjualan, fungsi kredit,
fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan
fungsi akuntansi?
√
5 Apakah penerimaan order dari pembeli
diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan
menggunakan formulir surat order
pengiriman?
√ Penerimaan order
dari pembeli dengan
memberi tanda cap
disposisi pada surat
order.
6 Apakah persetujuan pemberian kredit
diberikan oleh fungsi kredit dengan
membubuhkan tanda tangan pada credit
copy (yang merupakan tembusan surat
pengiriman)?
√ Pemberian kredit
tidak membubuhkan
tanda tangan.
7 Apakah pengiriman barang kepada
pelanggan diotorisasi oleh fungsi
pengiriman dengan cara menandatangani
dan membubuhkan cap “sudah dikirim”
pada copy surat order pengiriman?
√ Pengiriman barang
kepada pelanggan
dengan
menggunakan daftar
pengiriman.
9 Apakah terjadinya piutang diotorisasi
oleh fungsi penagihan dengan
membubuhkan tanda tangan pada faktur
penjualan?
√ Belum ada form, by
phone
10 Apakah pencatatan dalam kartu piutang
dan jurnal penjualan, jurnal penerimaan
kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh
fungsi akuntansi dengan cara
memberikan tanda tangan pada dokumen
sumber?
√
11 Apakah pencatatan terjadinya piutang
didasarkan pada faktur penjualan yang
didukung dengan surat order pengiriman
dan surat muat?
√ Pencatatan piutang
sudah otomatis
terjadi saat faktur
pajak sudah tercetak.
12 Apakah surat order pengiriman bernomor
urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi
penjualan?
√ Surat order tidak
bernomor urut
tercetak.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
136
13 Apakah faktur penjualan bernomor urut
tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi
penagihan?
√ Faktur pajak yang
digunakan urut,
tetapi tidak dibuat
oleh fungsi
penagihan.
14 Apakah secara periodik fungsi akuntansi
mengirimkan pernyataan piutang kepada
debitur untuk menguji ketelitian catatam
piutang yang diselenggarakan oleh fungsi
tersebut?
√ Yang mengirimkan
adalah fungsi
penagihan sekaligus
melakukan
penagihan.
15 Apakah secara periodik diadakan
rekonsiliasi kartu piutang dengan
rekening kontrol piutang dalam buku
besar?
√ Per bulan
16 Apakah jumlah persediaan yang masuk
dan keluar dicatat dalam kartu gudang?
√ Langsung
terkomputerisasi
17 Apakah sales order diarsipkan di bagian
penjualan?
√
18 Apakah pembukuan dilaksanakan oleh
bagian akuntansi?
√
19 Apakah pencatatan pengeluaran barang
dicatat pada saat barang tersebut keluar
dari gudang?
√ Dengan barcode
20 Apakah ada training untuk menunjang
kompetensi karyawan?
√
21 Apakah disetiap bagian ada standar
operasional prosedur perusahaan?
√
22 Apakah pemilik ikut serta dalam
peninjauan kinerja perusahaan?
√
23 Apakah ada komite audit yang teridir
dari beberapa orang dewan komisaris?
√
24 Apakah perusahaan mempunyai struktur
organisasi tertulis dan diperbarui sesuai
perkembangan?
√
25 Apakah di dalam struktur organisasi
tergambar jelas garis wewenang dan
tanggung jawab setiap fungsi yang ada?
√
26 Apakah pembagian wewenang dan
tanggung jawab dituliskan dalam uraian
tugas?
√
27 Apakah perusahaan memberikan
penghargaan bagi prestasi karyawan
seperti bonus atau promosi jabatan?
√
28 Apakah perusahaan memiliki aturan
tertulis berkaitan dengan jam masuk, jam
istirahat dan jam pulang kerja?
√
29 Apakah ada penentuan kredit limit secara
tertulis untuk para pelanggannya?
√ Tidak ada limit
kredit
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
137
30 Apakah dilakukan pemeriksaan berkala
atas penjualan, piutang dan kas
perusahaan?
√
31 Apakah ada sanksi tegas untuk karyawan
yang melakukan kesalahan atau
penyelewengan?
√
32 Apakah transaksi penjualan kredit
disetujui oleh manajer kredit sebelum
barang dikirimkan?
√ Penjualan kredit
disetujui oleh bidang
penjualan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
138
Lampiran 2: Surat Persetujuan Penelitian
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
139
Lampiran 3: Cap Disposisi Persetujuan Penjualan Kredit
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
140
Lampiran 4: Surat Pesanan Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
141
Lampiran 5: Form Pelayanan Order Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
142
Lampiran 6: Faktur Pajak Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
143
Lampiran 7: Agenda Surat Pesanan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
144
Lampiran 8: Surat Proforma
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI