PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI - core.ac.uk · perancangan prosedur, perancangan usulan...

ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT

Studi Kasus pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:

Alfonsia Kartika Ratna Putri

NIM: 092114034

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2013

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

i



Studi Kasus pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:


NIM: 092114034

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2013


vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan

skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk

memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi

Universitas Sanata Dharma.

Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapat bantuan, bimbingan,

dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima

kasih yang tak terhingga kepada:

1. Rama Wiryono Priyatamtama SJ selaku Rama Rektor Universitas Sanata

Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan

mengembangkan kepribadian kepada penulis.

2. Bapak Ir. Drs. Hansiadi Yuli Hartanto, M.Si., Akt., QIA selaku Pembimbing

yang telah membantu serta membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi

ini.

3. Bapak Iwan Guntoro selaku kepala bidang distribusi dan administrasi

pemasaran, Bapak Sulis, Bapak Anton, Bapak Danang, Ibu Vina, Bapak Rian

dan bagian-bagian yang terkait pada Penerbit dan Percetakan Kanisius

Yogyakarta yang telah berkenan membantu penulis dalam mencarikan data

yang dibutuhkan.

4. Orang tua penulis, Bapak Heribertus Supriyanta dan Ibu Elizabeth Anna Dwi

Ratnawati yang selalu berusaha memperhatikan, memberi masukan dan


ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .......................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ................................................. ii

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................ iii

HALAMAN PERSEMBAHAN ........................................................................ iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ........................... v

HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA TULIS ......................... vi

HALAMAN KATA PENGANTAR .................................................................. vii

HALAMAN DAFTAR ISI ................................................................................ ix

HALAMAN DAFTAR TABEL ........................................................................ xi

HALAMAN DAFTAR GAMBAR .................................................................... xii

ABSTRAK ......................................................................................................... xiii

ABSTRACT ....................................................................................................... xiv

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 1

A. Latar Belakang Masalah ............................................................. 1

B. Tujuan Penelitian ......................................................................... 3

C. Manfaat Penelitian ....................................................................... 3

D. Rumusan Masalah ........................................................................ 4

E. Batasan Masalah .......................................................................... 4

F. Sistematika Penulisan .................................................................. 5

BAB II LANDASAN TEORI ........................................................................ 7

A. Sistem dan Prosedur .................................................................... 7

B. Sistem Akuntansi ......................................................................... 9

C. Sistem Informasi Akuntansi ........................................................ 11

D. Pengolahan Data Elektronik ........................................................ 15

E. Pengendalian Intern ..................................................................... 19

F. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ............................................. 20

1. Fungsi yang Terkait ............................................................... 20

2. Informasi yang diperlukan oleh Manajemen ......................... 22

3. Dokumen yang digunakan ..................................................... 22

4. Catatan Akuntansi yang digunakan ....................................... 25

5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ......................... 26

6. Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ................ 28

G. Pengembangan Sistem ................................................................. 32

1. Alasan Pengembangan Sistem ............................................... 32

2. Tujuan Pengembangan Sistem ............................................... 33

H. Analisis Sistem ............................................................................ 33

1. Pengertian Analisis Sistem .................................................... 33

2. Tahap Analisis Sistem ........................................................... 34

I. Desain Sistem .............................................................................. 35

J. Alat Komunikasi dalam Sistem ................................................... 35

1. Bagan Alir Dokumen ............................................................. 35

2. Diagram Arus Data ................................................................ 40

K. Review Penelitian Terdahulu ....................................................... 41


x

BAB III METODE PENELITIAN .................................................................. 45

A. Jenis Penelitian ............................................................................ 45

B. Subyek dan Obyek Penelitian ...................................................... 45

1. Subyek Penelitian .................................................................. 45

2. Obyek Penelitian .................................................................... 45

C. Waktu dan Lokasi Penelitian ....................................................... 46

1. Waktu Penelitian .................................................................... 46

2. Lokasi Penelitian ................................................................... 46

D. Data yang diperlukan ................................................................... 46

E. Teknik Pengumpulan Data .......................................................... 46

F. Teknik Analisis Data ................................................................... 47

BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .......................................... 52

A. Sejarah Perusahaan ...................................................................... 52

B. Visi dan Misi ............................................................................... 53

C. Lokasi Perusahaan ....................................................................... 54

D. Struktur Organisasi Perusahaan ................................................... 54

E. Bidang Usaha ............................................................................... 65

F. Proses Penerbitan ......................................................................... 66

G. Bagian Personalia ........................................................................ 67

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ....................................... 69

A. Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit di

Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta .................................. 69

1. Deskripsi Kegiatan ................................................................. 69

2. Fungsi yang Terkait ............................................................... 70

3. Dokumen yang digunakan ...................................................... 72

4. Catatan yang digunakan .......................................................... 75

5. Prosedur yang dilakukan oleh Perusahaan ............................ 76

6. Pengendalian Internal ............................................................ 79

7. Gambar Mekanisme Pelayanan Surat Pesanan ...................... 84

B. Identifikasi Masalah .................................................................... 86

1. Identifikasi Masalah yang Terjadi ........................................ 86

2. Identifikasi Penyebab Masalah .............................................. 88

3. Identifikasi Titik Keputusan .................................................. 89

4. Identifikasi Personil- personil Kunci ..................................... 90

C. Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ....................... 91

1. Perancangan Fungsi ............................................................... 91

2. Perancangan Jaringan Prosedur ............................................. 93

3. Perancangan Dokumen Surat Pesanan Penjualan .................. 97

4. Perancangan Bagan Alir Dokumen ....................................... 102

5. Perancangan Diagram Arus Data .......................................... 117

BAB VI PENUTUP ......................................................................................... 127

A. Kesimpulan .................................................................................. 127

B. Keterbatasan Penelitian ............................................................... 129

C. Saran ............................................................................................ 130

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 132

LAMPIRAN ....................................................................................................... 134


xi

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen .......................................................... 36

Tabel 2.2 Simbol DFD (Data Flow Diagram) ................................................ 41

Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius

Yogyakarta ...................................................................................... 58

Tabel 4.2 Total Jumlah Karyawan Penerbit-Percetakan Kanisius

Yogyakarta ...................................................................................... 67

Tabel 4.3 Jadwal Kerja Karyawan Penerbit-Percetakan Kanisius

Yogyakarta ...................................................................................... 68

Tabel 5.1 Ringkasan Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi

Penjualan Kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius

Yogyakarta ...................................................................................... 72

Tabel 5.2 Ringkasan Dokumen yang digunakan oleh Penerbit-Percetakan

Kanisius Yogyakarta ....................................................................... 74

Tabel 5.3 Ringkasan Catatan yang digunakan oleh Penerbit-Percetakan


Tabel 5.4 Ringkasan Prosedur yang dilakukan oleh Penerbit-Percetakan


Tabel 5.5 Masalah yang dapat diidentifikasi dan Solusi yang ditawarkan

Bagi Perusahaan .............................................................................. 92

Tabel 5.6 Ringkasan Usulan Fungsi yang Berkaitan dengan Sistem

Penjualan Kredit .............................................................................. 93

Table 5.7 Ringkasan Usulan Kegiatan yang dilakukan pada Prosedur

Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ................................................ 96

Tabel 5.8 Ringkasan Usulan Dokumen yang digunakan Pada Prosedur

Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ................................................ 98

Tabel 5.9 Tabel Data Masukan dan Keluaran yang Terlibat dalam

Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius

Yogyakarta ....................................................................................... 118


xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ..................... 28

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Penerbit-Percetakan Kanisius

Yogyakarta ................................................................................. 55

Gambar 4.2 Struktur Organisasi Departemen SDM, Sarana dan Prasarana .. 56

Gambar 4.3 Struktur Organisasi Departemen Penerbitan .............................. 56

Gambar 4.4 Struktur Organisasi Departemen Percetakan .............................. 57

Gambar 4.5 Struktur Organisasi Departemen Keuangan ............................... 57

Gambar 4.6 Proses Penerbitan Buku .............................................................. 66

Gambar 5.1 Mekanisme Pelayanan Surat Pesanan pada Penerbit-

Percetakan Kanisius Yogyakarta ................................................. 85

Gambar 5.2 Rancangan Cap Disposisi Konsumen Baru ................................ 94

Gambar 5.3 Usulan Surat Pesanan Penjualan ................................................ 99

Gambar 5.4 Rancangan Bagan Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ................................. 112

Gambar 5.5 Gambar Diagram Konteks Sistem Penjualan Kredit pada

Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ................................. 118

Gambar 5.6 Rancangan Bagan Berjenjang Sistem Penjualan Kredit


Gambar 5.7 Rancangan Diagram Level 0 Sistem Penjualan Kredit


Gambar 5.8 Rancangan Diagram Level 1 Proses 2 Sistem Penjualan

Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ....................... 121









Gambar 5.13 Rancangan Diagram Laporan Kepada Manajer Sistem Penjualan



xiii

ABSTRAK



STUDI KASUS PADA PENERBIT-PERCETAKAN KANISIUS

YOGYAKARTA


NIM: 092114034

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

2013

Penelitian ini bertujuan untuk: (1) mengetahui sistem akuntansi penjualan

kredit yang berjalan di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta, (2) untuk

memberikan usulan mengenai rancangan sistem akuntansi penjualan kredit di

Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta.

Langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan penelitian adalah: (1)

melakukan analisis deskriptif terhadap sistem akuntansi penjualan kredit yang

berlangsung di perusahaan, (2) mengidentifikasi masalah yang terjadi dengan cara

melakukan identifikasi masalah, mengidentifikasi penyebab masalah,

mengidentifikasi titik keputusan dan mengidentifikasi personil-personil kunci, lalu

(3) melakukan perancangan sistem akuntansi penjualan kredit Penerbit-Percetakan

Kanisius Yogyakarta.

Hasil penelitian dan analisis yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa (1)

sistem akuntansi penjualan kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

telah cukup mendukung operasi perusahaan. Namun, ada beberapa masalah yang

ditemukan antara lain order yang tertunda untuk dilayani karena dokumen sumber

yang tidak memadai, ketidaktepatan dalam pembuatan faktur karena pembagian

tugas dan wewenang fungsi gudang dan fungsi penagihan yang belum jelas, risiko

terjadinya piutang tidak tertagih karena belum dilakukan sistem otorisasi kredit

yang jelas, dan potensi munculnya konsumen yang tidak layak mendapatkan

kredit karena belum dilakukan sistem otorisasi yang baik, (2) perancangan sistem

akuntansi penjualan kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

berdasarkan pada prosedur yang telah berjalan dengan melakukan beberapa

perubahan dan perbaikan untuk memberikan solusi dalam mengatasi masalah

yang dihadapi. Perancangan yang dilakukan antara lain perancangan fungsi,

perancangan prosedur, perancangan usulan dokumen baru, perancangan bagan alir

dokumen, dan perancangan diagram arus data.


xiv

ABSTRACT

ANALYSIS AND DESIGN OF ACCOUNTING SYSTEM

OF CREDIT SALES

A CASE STUDY AT KANISIUS PUBLISHER-PRINTING YOGYAKARTA


NIM: 092114034

Sanata Dharma University

Yogyakarta

2013

The aims of this research were: (1) to know the procedure of the credit

sales accounting system done by Kanisius Publisher-Printing Yogyakarta, and (2)

to suggest a design of credit sales accounting system for Kanisius Publisher-

Printing Yogyakarta.

The steps taken to reach the aims of this research were: (1) doing

descriptive analysis on credit sales accounting system applied by the company, (2)

identifying the problems that faced by the company by identifying the problems,

the causes of the problems, the decision points, and the key person of the

problems, then (3) designing the credit sales accounting system for Kanisius

Publisher-Printing Yogyakarta.

The result of this research showed that (1) credit sales accounting system

in Kanisius Publisher-Printing Yogyakarta had adequately supported company

operation. However, there were some problems found, such as unserved- pending

order because inadequate source document, inaccurate in invoicing because of the

division of tasks and authority of the warehouse function and the billing function

were not appropriate. There are risk of uncollectible receivables because the

inappropriate credit authorization system, and the potential emergence of

consumers who did not deserve credit because the inappropriate new customers

adding authorization system. (2) The design of credit sales accounting system in

Kanisius Publisher-Printing Yogyakarta was based on procedure which was on

going by making some changes and improvements to provide a solution to

overcome the problems faced. The design included the function design,

procedure design, new document design, flowchart design, and data flow diagram

design.


1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini, kebutuhan akan informasi merupakan hal yang penting

dalam masyarakat. Pentingnya informasi menuntut semua pihak untuk dapat

menyajikan informasi dengan akurat dan tepat waktu. Hal ini juga terjadi

dalam sebuah entitas atau perusahaan. Informasi yang akurat dan tepat waktu

akan menjadi informasi yang bernilai tinggi bagi entitas. Melihat pentingnya

hal ini, informasi diharapkan dapat disajikan dengan jelas agar tidak

menimbulkan salah tafsir dari para penggunanya.

Terkait dengan aktivitas perusahaan, suatu perusahaan atau entitas akan

selalu dihadapkan pada berbagai alternatif kebijakan. Oleh karena itu, peran

informasi menjadi penting karena informasi yang dihasilkan akan menjadi

dasar bagi entitas untuk melakukan pengambilan keputusan bagi setiap

alternatif kebijakan tersebut.

Salah satu aktivitas perusahaan yang penting adalah transaksi

penjualan. Melalui transaksi penjualan, perusahaan akan menerima

pendapatan guna memperoleh keuntungan dan membiayai biaya operasional

perusahaan. Salah satu jenis penjualan yang belakangan ini menjadi pilihan

bagi masyarakat luas yaitu penjualan kredit. Melalui penjualan kredit,

pelanggan bisa melakukan pembayaran dengan berkala sesuai dengan

perjanjian yang telah dibuat dengan perusahaan atau suatu entitas bisnis.


2

Banyak hal yang perlu diperhatikan dalam penjualan kredit. Beberapa

contohnya yaitu mengenai piutang pelanggan, kebijakan kredit yang

diberikan kepada pelanggan, pengendalian intern dalam kegiatan

penjualannya, serta berbagai risiko yang timbul.

Berdasarkan hal tersebut, maka kehadiran sebuah sistem akuntansi

diperlukan guna menghasilkan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh

perusahaan. Hal ini juga telah dikemukan oleh Mulyadi (2001: 3) bahwa

definisi dari sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan

yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan

yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan

perusahaan.

Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta merupakan salah satu

perusahaan manufaktur yang ada di Yogyakarta. Meskipun demikian, pangsa

pasar Penerbit-Percetakan Kanisius mencakup seluruh Indonesia. Buku yang

ditawarkan pun tidak kurang dari ribuan jenis dan pelanggan yang dimiliki

tidak sedikit. Oleh karena itu, guna mendapatkan kepuasan pelanggan,

perusahaan harus memberikan pelayanan yang baik.

Proses yang berjalan selama ini, Penerbit-Percetakan Kanisius

Yogyakarta mempunyai database bersama yang bisa memberikan segala

informasi yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan. Namun,

dalam praktik yang terjadi di perusahaan, masih ada beberapa kelemahan

yang ditemukan di perusahaan. Kelemahan tersebut disadari maupun tidak

ternyata memberi pengaruh bagi jalannya operasional perusahaan.


3

Menyadari akan pentingnya sebuah sistem akuntansi penjualan kredit,

maka hal ini menjadi dorongan bagi penulis untuk melakukan penelitian ini.

Selain itu, penulis juga berharap bisa memberikan masukan bagi perusahaan

yang akan penulis teliti.

B. Tujuan Penelitian

Tujuan penulis melakukan penelitian mengenai sistem penjualan kredit

di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta yaitu:

1. Untuk mengetahui sistem penjualan kredit yang berlangsung di Penerbit-

Percetakan Kanisisus Yogyakarta.

2. Untuk memberikan usulan mengenai rancangan sistem penjualan kredit di


C. Manfaat Penelitian

Manfaat penulis melakukan penelitian mengenai sistem penjualan

kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta yaitu:

1. Bagi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

Penelitian ini diharapkan berguna sebagai masukan bagi Penerbit-

Percetakan Kanisisus Yogyakarta mengenai sistem penjualan kredit dan

sumbangan pemikiran tentang sistem penjualan.

2. Bagi Universitas

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi di

dalam pengembangan ilmu pengetahuan dalam bidang akuntansi,


4

khususnya mengenai sistem penjualan kredit, serta dapat memperkaya

wawasan dalam berpikir serta dapat menambah kepustakaan.

3. Bagi Peneliti

Peneliti mampu menerapkan ilmu pengetahuan yang telah

diperoleh di bangku perkuliahan, serta melatih dan mengembangkan

kemampuan dalam mengevaluasi dan perancangan sistem.

4. Bagi Peneliti Selanjutnya

Hasil penelitian ini dapat dijadikan bahan acuan dan perbandingan

bagi penelitian selanjutnya.

D. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang masalah, maka penulis membuat

beberapa rumusan masalah, sebagai berikut:

1. Bagaimana sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di

Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta?

2. Bagaimana usulan perancangan sistem akuntansi penjualan kredit bagi

Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta?

E. Batasan Masalah

1. Mengingat sistem penjualan kredit antara penerbit dan percetakan itu

berbeda, maka penulis memberi batasan masalah agar pembahasan lebih

terfokus yaitu mengenai sistem penjualan kredit yang ada di bagian


5

penerbitan pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta yang dilakukan

pada lingkup penjualan DIY/ Jawa Tengah.

2. Selama ini dalam menjalankan kegiatan operasional sehari-hari, Penerbit-

Percetakan Kanisius mempunyai database bersama yang berisi berbagai

informasi antara lain pelanggan, jumlah stok yang dimiliki ,dsb. Bertujuan

untuk membuat penelitian ini lebih terfokus, penulis hanya akan

membahas mengenai alur dokumen dan diagram arus data, tanpa merubah

program yang selama ini sudah dimiliki. Oleh karena itu, penelitian ini

hanya akan membahas mengenai prosesnya.

F. Sistematika Penulisan

Bab I : Pendahuluan

Bab ini terdiri dari beberapa bagian, yaitu: latar belakang

masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, rumusan masalah,

batasan masalah, dan sistematika penulisan.

Bab II : Landasan Teori

Bab ini berisi mengenai kajian-kajian teori yang digunakan

sebagai dasar dalam penulisan skripsi ini. Kajian teori tersebut

terdiri dari: sistem dan prosedur, sistem akuntansi, sistem

informasi akuntansi, pengolahan data elektronik, pengendalian

intern, sistem akuntansi penjualan kredit, pengembangan sistem,

analisis sistem, desain sistem, alat komunikasi dalam sistem, dan

review penelitian terdahulu.


6

Bab III : Metode Penelitian

Bab ini berisi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan penelitian,

yaitu: jenis penelitian, subyek dan obyek penelitian, waktu dan

lokasi penelitian, data yang diperlukan, teknik pengumpulan data,

dan teknik analisis data.

Bab IV : Gambaran Umum Perusahaan

Bab ini berisi mengenai gambaran umum perusahaan yang

diteliti.

Bab V : Analisis Data dan Pembahasan

Bab ini berisi analisis terhadap sistem akuntansi penjualan kredit

yang berlangsung di perusahaan dan perancangan sistem

akuntansi penjualan kredit yang penulis usulkan kepada

perusahaan.

Bab VI : Penutup

Bab ini berisi mengenai kesimpulan penelitian yang telah

dilakukan, saran-saran yang dapat diberikan kepada perusahaan

dan keterbatasan penelitian dalam penulisan skripsi.


7

BAB II

LANDASAN TEORI

Penjualan kredit merupakan salah satu kegiatan inti perusahaan dalam

rangka memperoleh keuntungan guna kelangsungan hidup perusahaan. Seiring

berjalannya waktu, perkembangan perusahaan akan menuntut adanya perbaikan

atau pengembangan dari sistem yang berjalan. Oleh karena itu, sebagai dasar

dalam menjawab rumusan masalah, berikut ini adalah teori yang relevan.

A. Sistem dan Prosedur

Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi satu

sama lain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebuah sistem terdiri

dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk

mencapai beberapa sasaran atau maksud, tujuan dan sasaran yang sama

(Jogiyanto, 2005: 2). Menurut Mulyadi (2001: 2) sistem adalah sekelompok

unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-

sama untuk mencapai tujuan. Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal,

biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang

dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan

yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 2001: 5).

Menurut Jogiyanto (2005: 3-6), suatu sistem mempunyai karakteristik

atau sifat-sifat tertentu. Karakteristik dari suatu sistem yaitu:


8

1. Komponen atau elemen sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari komponen-komponen yang saling

berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari

sistem.

2. Batas sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu

sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas

suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar sistem adalah apapun di luar batas dari sistem

yang mempengaruhi operasi dari suatu sistem. Sifatnya kadang

menguntungkan dan kadang dapat merugikan sistem yang ada.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara

subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini,

memungkinkan sumber daya mengalir antara satu subsistem ke subsistem

yang lainnya.

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.

Masukan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:

a. Masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang

dimasukkan ke dalam sistem agar sistem tersebut dapat beroperasi.


9

b. Masukan sinyal (signal input) yaitu energi yang diproses untuk

mendapatkan hasil/ keluaran.

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran sistem merupakan hasil dari energi yang diolah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau

kepada supra sistem.

7. Pengolah Sistem (Process)

Bagian pengolah sistem akan mengubah input menjadi output.

8. Sasaran Sistem (Objective)

Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang

dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem

dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

B. Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang

dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang

dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan

(Mulyadi, 2001: 3). Menurut Mulyadi (2001: 3-5) sistem akuntansi juga

mempunyai unsur-unsur. Unsur-unsur sistem akuntansi tersebut adalah

sebagai berikut:


10

1. Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam

terjadinya transaksi. Formulir sering disebut istilah dokumen, karena

dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam

(didokumentasikan) di atas secarik kertas. Selain itu formulir sering

disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk

mencatat peristiwa yang terjadi di dalam organisasi ke dalam catatan.

Contoh dari formulir, misalnya: faktur penjualan, cek, dan bukti kas

masuk.

2. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang

digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data

keuangan atau data lainnya. Contoh jurnal misalnya jurnal umum, jurnal

penjualan.

3. Buku Besar

Buku Besar (General Ledger) merupakan kumpulan rekening-

rekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang

telah dicatat dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini,

disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan

dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini, disatu pihak dapat

dipandang sebagai wadah untuk mengelompokan data keuangan, di pihak

lain dapat dipandang sebagai sumber informasi keuangan untuk

menyajikan laporan keuangan.


11

4. Buku Pembantu (Subsidiary Ledger)

Buku pembantu (Subsidiary Ledger) merupakan suatu cabang buku

besar yang berisi rincian rekening tertentu yang ada dalam buku besar.

Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir

(Books of Final Entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain

setelah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku

besar dan buku pembantu. Buku besar dan buku pembantu disebut catatan

akuntansi akhir karena setelah data akuntansi selanjutnya adalah

penyajian laporan keuangan bukan pencatatan lagi ke dalam catatan

akuntansi.

5. Laporan

Laporan adalah hasil akhir dari proses akuntansi yang dapat berupa

neraca, laporan laba ditahan atau laporan laba rugi, laporan perubahan

modal, laporan arus kas, laporan penjualan barang, laporan harga pokok

produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar

umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan

yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan

keluaran dari sistem akuntansi.

C. Sistem Informasi Akuntansi

1. Informasi

Informasi menurut Jogiyanto (2005: 8) adalah data yang diolah

menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang


12

menerimanya. Informasi juga harus memiliki kualitas. Kualitas informasi

menurut Burch dan Grudnitski dalam Jogiyanto, diibaratkan dengan

sebuah rumah yang memiliki tiga pilar (Jogiyanto, 2003: 10). Pilar

tersebut adalah:

a. Akurat, berarti suatu informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan

dan tidak bias atau menyesatkan.

b. Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima

tidak boleh terlambat.

c. Relevan berarti informasi memiliki manfaat untuk para pemakainya

(user).

2. Sistem Informasi

Sistem informasi menurut Leitch dan Roscoe dalam Jogiyanto

(2003: 11) adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sistem informasi terdiri dari blok-blok bangunan yang membentuk

sistem tersebut. Komponen bangunan sistem terdiri dari enam blok.

Menurut Mulyadi (2001: 12-14), komponen-komponen utama sistem

informasi adalah sebagai berikut:

a. Blok Masukan (Input Block)

Blok masukan adalah suatu blok yang berisi data-data yang

dimasukkan ke dalam sistem informasi beserta metode dan media


13

yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data ke dalam

sistem.

b. Blok Model (Model Block)

Blok model adalah suatu blok yang dapat mengolah masukan

dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk

memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran (logico-

mathematical model)

c. Blok Keluaran (Output Block)

Keluaran, selain merupakan produk suatu sistem informasi, juga

merupakan faktor utama yang menentukan blok-blok lain suatu sistem

informasi. Jika keluaran suatu sistem informasi tidak sesuai dengan

kebutuhan pemakai informasi, perancangan blok masukan, model

teknologi, basis data, dan pengendalian tidak ada gunanya.

d. Blok Teknologi (Technologi Block)

Teknologi dalam sistem informasi berbasis komputer

(computer-based information systems), terdiri dari tiga komponen

yaitu komputer dan penyimpanan data di luar telekomunikasi, dan

perangkat lunak (software).

e. Blok Basis Data (Data Base Block)

Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang

digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi.


14

f. Blok Pengendalian (Control Block)

Blok pengendalian merupakan suatu blok yang digunakan untuk

melindungi suatu sistem informasi dari hal-hal seperti: bencana alam,

kecurangan, kegagalan internal (internal failure), penggelapan, dan

lain-lain.

3. Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi adalah subsistem sistem informasi

manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, seperti

halnya informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin transaksi

akuntansi (Rama, 2008: 17). Menurut Moscove dan Simkin dalam

Jogiyanto (2005: 17) sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen

organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses,

menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan

dengan orientasi financial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-

pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen). Menurut

Murdick, Fuller, dan Ross dalam Jogiyanto (2005: 17) sistem informasi

akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang

bertanggungjawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi

yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal

kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan

sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada

pemegang saham, pemerintah, dan pihak-pihak lainnya.


15

D. Pengolahan Data Elektronik

Menurut Jogiyanto (2010: 505-512) komponen-komponen dalam sistem

pengolahan data elektronik yaitu:

1. Perangkat Keras (hardware)

Perangkat keras adalah peralatan fisik yang digunakan dalam

sistem. Komponen perangkat keras terdiri dari central processing unit

(CPU), perangkat untuk input (masukan) dan output (keluaran).

Komponen yang paling penting adalah central processing unit (CPU)

yang terdiri dari unit pengontrol, unit penyimpanan internal, dan

arithmetic-logic-unit.

2. Perangkat Lunak (software)

Komponen ini terdiri dari program-program dan penggerak yang

memfasilitasi pemograman dan pengoperasian komputer. Beberapa jenis

perangkat lunak komputer:

a. Program Sistem

Nama lain program sistem yaitu supervisory program yang

fungsinya adalah melakukan fungsi-fungsi umum yang diperlukan

untuk pengoperasian komputer seperti melakukan tugas tertentu.

Program sistem mencakup hal-hal berikut:

1) Sistem operasi mengatur pengoperasian komputer, termasuk

peralatan input dan output, pusat penyimpanan, pelaksanaan

program, dan manajemen files.


16

2) Program utility melakukan tugas-tugas umum pengolahan data

seperti penyalinan, reorganisasi data dalam file, menyortir,

merging, dan pencetakan. Jenis program utility lain bisa

digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang penggunaan

perangkat lunak dan perangkat keras, membantu dalam

mendeteksi penggunaan komputer tanpa ijin atau mengubah

program dan data, dan membantu dalam pengujian sistem baru.

3) Compilers dan assemblers menerjemahkan bahasa pemrograman

tertentu menjadi instruksi dalam bahasa yang dapat dimengerti

oleh komputer.

4) Sistem manajemen database digunakan oleh perusahaan yang

menyelenggarakan database berbantuan komputer. Program ini

mengontrol catatan ata dan files secara independen dari program

aplikasi yang memungkinkan dilakukan perubahan dalam data

atau menggunakan data.

b. Program Aplikasi

Program aplikasi berisi instruksi yang memungkinkan komputer

untuk melaksanakan tugas pengolahan data tertentu untuk pemakai.

Program aplikasi dioperasikan secara tersendiri dalam keadaan

tertentu. Namun, dalam sistem modern yang semakin berkembang

sekarang ini, program dirancang sebagai bagian dari sistem yang

terintegrasi. Program aplikasi bisa dikembangkan sendiri oleh

pemakai atau bisa juga dibeli dari penjual perangkat lunak.


17

3. Pengorganisasian dan Metoda Pengolahan Data

a. Metode Pengorganisasian Data

Metode pokok yang digunakan dalam pengorganisasian data

yaitu:

1) Metode File Tradisional

Dua tipe file yang digunakan dalam metode ini yaitu master

file dan file transaksi. Master file berisi informasi mutakhir

tentang kelompok data tertetu, misalnya saldo saat ini rekening

piutang dagang atau persediaan. File transaksi berisi detil

transaksi-transaksi individual kelompok yang sama, seperti

penjualan kredit harian atau pengeluaran kas harian.

File-file tersebut bisa diorganisasi untuk diproses secara

berurutan (sequential) atau diproses secara akses langsung (direct

access). Jika secara berurutan file transaksi yang bersangkutan

harus disortir dengan urutan yang sama sebelum bisa digunakan

untuk memutakhirkan master file. Jika file akses langsung, file

transaksi tidak perlu disortir sebelum diproses.

2) Metode Database

Metode ini didasarkan pada pengadaan dan

penyelenggaraan satu file akses langsung untuk segala macam

aplikasi yang menggunakan data yang sama. Setiap elemen data

hanya disimpan (stored) satu kali, tetapi bisa diakses oleh semua

program aplikasi yang telah diotorisasi.


18

b. Metode Pengolahan Data

Metode pengolahan data yang banyak digunakan dalam praktik

yaitu:

1) Batch Entry/Pengolahan Batch

Pada metode ini data dikumpulkan menurut kelompok

transaksi lalu dimasukkan dan diolah berdasarkan bacthes.

2) On-line Entry/Pengolahan Batch

Pada metode ini transaksi-transaksi individual dimasukkan

secara langsung ke dalam komputer pada saat transaksi terjadi

melalui terminal. File transaksi yang bisa dibaca oleh mesin

dikumpulkan pada saat transaksi dimasukkan ke komputer. File ini

selanjutnya diproses untuk memutakhirkan master file.

3) On-line Entry/Pengolahan On-line

Perbedaan metode ini dengan metode on-line

entry/pengolahan batch adalah master file dimutakhirkan

bersamaan dengan pemasukkan data dan dihasilkan log transaksi

yang terdiri dari catatan mengenai seluruh transaksi berdasarkan

urutan waktu terjadinya. Agar terdapat alur transaksi, setiap

transaksi ditandai dengan nomor identifikasi melalui program

komputer.


19

E. Pengendalian Intern

COSO (Committee of Sponsoring Organizations) pada tahun 1992

menerbitkan laporan berjudul Internal Control–Integrated Framework.

Laporan COSO mendefinisikan pengendalian intern ialah suatu proses yang

dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil satuan usaha

lainnya, yang dirancang untuk mendapat keyakinan memadai tentang

pencapaian tujuan dalam hal keandalan pelaporan keuangan, kesesuaian

dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku, dan efektifitas dan

efisiensi operasi (Jusup, 2010: 252).

Kontrol internal menurut COSO yang dimuat dalam buku Sawyer

(2005: 61-62) menyatakan adanya lima komponen kontrol internal, yaitu:

1. Lingkungan Pengendalian

Komponen ini meliputi sikap manajemen di semua tingkatan

terhadap operasi secara umum dan konsep kontrol secara khusus. Hal ini

mencakup etika, kompetensi, serta integritas dan kepentingan terhadap

kesejahteraan organisasi. Juga tercakup struktur organisasi serta kebijakan

dan filosofi manajemen.

2. Penentuan Risiko

Komponen ini telah menjadi bagian dari aktivitas audit internal

yang terus berkembang. Penentuan risiko mencakup penentuan risiko di

semua aspek organisasi dan penentuan kekuatan organisasi melalui

evaluasi risiko. COSO juga menambahkan pertimbangan tujuan di semua


20

bidang operasi untuk memastikan bahwa semua bagian organisasi bekerja

secara harmonis.

3. Aktivitas Pengendalian

Komponen ini mencakup aktivitas-aktivitas yang dulunya

dikaitkan dengan konsep kontrol internal. Aktivitas-aktivitas ini meliputi

persetujuan, tanggung jawab dan kewenangan, pemisahan tugas,

pendokumentasian, rekonsiliasi, karyawan yang kompeten dan jujur,

pemeriksaan internal dan audit internal. Aktivitas-aktivitas ini harus

dievaluasi risikonya untuk organisasi secara keseluruhan.

4. Informasi dan Komunikasi

Komponen ini merupakan bagian penting dari proses manajemen.

Manajemen tidak dapat berfungsi tanpa informasi. Komunikasi informasi

tentang operasi kontrol internal memberikan substansi yang dapat

digunakan manajemen untuk mengevaluasi efektivitas kontrol dan untuk

mengelola operasinya.

5. Pengawasan

Pengawasan merupakan evaluasi rasional yang dinamis atas

informasi yang diberikan pada komunikasi informasi untuk tujuan

manajemen kontrol.

F. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

1. Fungsi yang Terkait dengan Penjualan Kredit

Menurut Mulyadi (2001: 211-213), fungsi yang terkait dalam


21

sistem penjualan kredit adalah:

a. Fungsi Penjualan

Fungsi penjualan bertanggung jawab dalam menerima surat

order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan, meminta otorisasi

kredit, menentukan tanggal pengiriman dari gudang dan dari gudang

mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pembelian.

b. Fungsi Kredit

Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit

pelanggan dan memberikan otorisasi kredit kepada pelanggan.

c. Fungsi Gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan

menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan. Serta menyerahkan

barang ke fungsi pengiriman.

d. Fungsi Pengiriman

Fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk menyerahkan

barang kepada pelanggan atas dasar surat order pengiriman yang

diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk

menjamin tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa

otorisasi dari pihak yang berwewenang.

e. Fungsi Penagihan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan

faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur


22

bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi

akuntansi.

f. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat piutang

yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta

mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, membuat laporan

penjualan, mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam

kartu persediaan.

2. Informasi yang diperlukan oleh Manajemen

Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan

penjualan kredit menurut Mulyadi (2001: 213), yaitu:

a. Jumlah pendapatan menurut jenis produk

b. Jumlah piutang kepada setiap debitur

c. Jumlah harga pokok produk yang dijual dalam jangka waktu tertentu

d. Nama dan alamat pembeli

e. Kuantitas produk yang dijual

f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan

g. Otorisasi pejabat yang berwenang

3. Dokumen yang digunakan dalam Penjualan Kredit

Menurut Mulyadi (2001: 214-216) dokumen yang digunakan dalam

penjualan kredit adalah:


23

a. Surat order pengiriman dan tembusannya

Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok yang

digunakan untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan.

Tembusan surat order pengiriman terdiri dari:

4) Tembusan Kredit (Credit Copy)

Tembusan kredit ini digunakan untuk memperoleh status

kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan

kredit dari fungsi kredit.

5) Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy)

Surat pengakuan digunakan untuk memberitahu pelanggan

bahwa order telah diterima dan dalam proses pengiriman. Surat ini

dikirimkan oleh bagian penjualan.

6) Surat Muat (Bill of Lading)

Surat muat digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari

perusahaan kepada perusahaan angkutan umum.

7) Slip Pembungkus (Packing Slip)

Slip pembungkus ditempelkan pada pembungkus barang

untuk memudahkan fungsi penerimaan dalam mengidentifikasi

barang yang diterima.

8) Tembusan Gudang (Warehouse Copy)

Tembusan ini dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan

jenis barang dengan jumlah yang tercantum di dalam surat order


24

pengiriman, agar menyerahkan barang ke fungsi pengiriman dan

untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.

9) Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy)

Tembusan dari surat order pengiriman ini diarsipkan oleh

fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan.

10) Arsip Index Silang (Cross-index File Copy)

Tembusan dari surat order pengiriman yang diarsipkan

secara alfabetik menurut nama pelanggan.

b. Faktur dan tembusannya, yaitu:

1) Faktur Penjualan (Customer’s Copies)

Faktur penjualan adalah lembar pertama yang dikirim oleh

fungsi penagihan kepada pelanggan.

2) Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang

dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai

dasar untuk melakukan pencatatan piutang ke dalam kartu

piutang.

3) Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi

penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat

transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.

4) Tembusan Analisis (Analysis Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi


25

penagihan ke fungsi akuntansi untuk sebagai dasar dalam

menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu

persediaan, untuk analisis penjualan dan untuk perhitungan

komisi wiraniaga.

5) Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy)

Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada

wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang

lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya

menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.

c. Rekapitulasi harga pokok penjualan

Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas

harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi dan juga

sebagai bukti pendukung bagi pembuatan bukti memorial.

d. Bukti memorial

Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan harga pokok

produk yang dijual selama periode akuntansi.

4. Catatan Akuntansi yang digunakan dalam Penjualan Kredit

Menurut Mulyadi (2001: 218-219) catatan akuntansi yang

digunakan dalam penjualan kredit adalah sebagai berikut:

a. Jurnal Penjualan

Jurnal penjualan dalam transaksi penjualan kredit, catatan ini

berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan kredit berdasarkan

dokumen sumber faktur penjualan.


26

b. Kartu Piutang

Kartu piutang adalah buku pembantu yang berisi rincian mutasi

piutang perusahaan kepada tiap debitur.

c. Kartu Persediaan

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi

rincian mutasi setiap jenis persediaan.

d. Kartu Gudang

Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat

mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.

e. Jurnal Umum

Dalam transaksi penjualan kredit, catatan ini digunakan untuk

mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi

tertentu.

5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit

(Mulyadi, 2001: 219-220), yaitu:

a. Prosedur Order Penjualan

Pada prosedur order penjualan, fungsi penjualan akan menerima

order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat

order tersebut. Kemudian, fungsi penjualan akan membuat surat order

pengiriman dan mengirimkannya kepada fungsi-fungsi yang lain.


27

b. Prosedur Persetujuan Kredit

Pada prosedur ini, fungsi penjualan menerima persetujuan

penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.

c. Prosedur Pengiriman

Fungsi pengiriman dalam prosedur pengiriman akan

mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang

tercantum dalam surat order pengiriman.

d. Prosedur Penagihan

Fungsi penagihan di dalam prosedur ini, membuat faktur

penjualan dan mengirimkannya kembali kepada pembeli.

e. Prosedur Pencatatan Piutang

Pada prosedur pencatatan piutang, fungsi akuntansi mencatat

tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode

pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad

yang berfungsi sebagai piutang.

f. Prosedur Distribusi Penjualan

Fungsi akuntansi dalam prosedur distribusi penjualan

mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang dibutuhkan

oleh pihak manajemen.

g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

Prosedur ini merupakan prosedur dimana fungsi akuntansi

mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam

periode akuntansi tertentu.


28

6. Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Gambar 2.1 Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Sumber: Mulyadi, 2001: 227-230

Bagian Order Penjualan

mulai

menerima

order dari

pelanggan

surat order

membuat

surat order

pengiriman

98

76

5

43

2

surat order 1

pengiriman

1 2 3

ke pelanggan

4

surat order 7

pengiriman

A

T

7

2

surat order 1

pengiriman

mencatat

tanggal

pengiriman

lembar 9

2

surat order 1

pengiriman

6


29

Gambar 2.1 Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

(Lanjutan) Sumber: Mulyadi, 2001: 227-230

3

surat order 7

pengiriman

(credit copy)

memeriksa

status

kredit

memberi

otorisasi

kredit

surat order 7

pengiriman

(credit copy)

4

1

surat order 1

pengiriman

menyiapkan

barang

menyerahkan

barang

surat order 1

pengiriman

kartu

gudang

5

bersama

dengan

barang

5

surat order 1

pengiriman

bersamaan

dengan

barang5

4

3

surat order 2

pengiriman

2

menempel

surat order

pengiriman

pada

pembungkus

barang

menyerahkan

barang kepada

perusahaan

angkutan

umum

5

4

3

2

surat order 1

pengiriman

6

N

ditempel pada

pembungkus

barang sebagai

slip

pembungkus

diserahkan kepada

perusahaan angkutan

umum

Bagian PengirimanBagian GudangBagian Kredit


30



7

2

surat order 1

pengiriman

membuat

faktur

5

4

3

2

faktur 1

9

10

8

Bagian Penagihan

dikirim ke

pelanggan

dikirim ke

wiraniaga

8

surat muat 2

SOP 1

faktur

kartu

piutang

N

Bagian Piutang


31



9

faktur 3

kartu

persediaanN

membuat

rekapitulasi

HPP

secara

periodik

rekapitulasi

HPP

membuat

bukti

memorial

rekap HPP

bukti memorial

11

Bagian Kartu Persediaan

10

faktur 4

jurnal

penjualan selesai

N

11

rekap HPP

Bukti

memorial

jurnal

umum

N

Bagian Jurnal


32

G. Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru

untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki

sistem yang telah ada (Jogiyanto, 2005: 35). Hal-hal mengenai

pengembangan sistem yaitu:

1. Alasan Pengembangan Sistem

Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan

beberapa alasan (Jogiyanto, 2005: 35-36). Alasan-alasan tersebut adalah:

a. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem

yang lama. Permasalahan dapat berupa:

1) Ketidakberesan

2) Petumbuhan organisasi

b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)

c. Adanya instruksi-instruksi (directives)

Menurut Jogiyanto (2005: 37-38) pengembangan suatu sistem

nantinya akan berkaitan dengan PIECES, yang artinya:

a. Performance, yaitu peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru

sehinggan akan menjadi lebih efektif.

b. Information, yaitu peningkatan terhadap kualitas informasi yang

disajikan.

c. Economy, peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-

keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.


33

d. Control, yaitu peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi

dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan

yang telah dan akan terjadi.

e. Eficiency, yaitu peningkatan terhadap efisiensi operasi.

f. Services, yaitu peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh

sistem.

2. Tujuan Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem dilakukan ada beberapa tujuan yang hendak

dicapai. Menurut Mulyadi (2001: 19-20) tujuan-tujuan tersebut adalah:

a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola informasi yang baru.

b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh informasi yang

sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur

informasinya.

c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern.

d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan

akuntansi.

H. Analisis Sistem

1. Pengertian Analisis Sistem

Analsis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang

utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,

kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan, yang terjadi dan


34

kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan

perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto, 2005:129).

2. Tahap Analisis Sistem

Menurut Jogiyanto (2005: 130) langkah-langkah dalam analisis

sistem adalah:

a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah, mencakup:

1) Mengidentifikasi penyebab masalah

Pada tahap ini analis sistem akan melakukan identifikasi

mengenai penyebab masalah atas suatu masalah yang terjadi di

perusahaan. Langkah ini merupakan awal dalam mengidentifikasi

masalah.

2) Mengidentifikasi titik keputusan

Langkah selanjutnya setelah melakukan identifikasi

terhadap penyebab masalah, analis sistem akan mengidentifikasi

titik keputusan yang digunakan untuk memperbaiki masalah yang

telah diidentifikasi sebelumnya.

3) Mengidentifikasi personil kunci

Langkah yang terkahir setelah menemukan penyebab

masalah dan menentukan titik keputusan, analis sistem

mengidentifikasi personil kunci yang secara langsung mauoun

tidak langsung sebagai penyebab masalah.

b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.


35

c. Analize, yaitu menganalisis sitem.

d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

I. Desain Sistem

Menurut Verzello/ Reuter III dalam Jogiyanto (2005: 196) desain

sistem adalah tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem:

pendefisinian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk

rancang bangun implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem

dibentuk. Menurut Jogiyanto (2005: 197) dalam buku Analisis dan Desain

Sistem, ada tujuan dalam desain sistem, yaitu:

1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang

lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang

terlibat.

J. Alat Komunikasi dalam Sistem

1. Bagan alir

Bagan alir adalah bagan yang menunjukkan alir di dalam program

atau prosedur sistem secara logika (Jogiyanto, 2005: 795). Simbol yang

digunakan dalam bagan alir dokumen dapat dilihat pada Tabel 2.1.


36

Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen

No Gambar Nama Keterangan

1

Dokumen

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan

semua jenis dokumen

yang merupakan

formulir yang

digunakan untuk

merekam data

terjadinya suatu

transaksi.

2

Dokumen dan

tembusannya


untuk menggambarkan

dokumen asli dan

tembusannya.

3

Berbagai

Dokumen


untuk menggambarkan

berbagai jenis dokumen

yang digabungkan

bersama di dalam satu

paket.

4

Catatan


untuk menggambarkan

catatan akuntansi yang

digunakan untuk

mencatat data yang

direkam sebelumnya di

dalam dokumen atau

formulir.

5

On-page

Connector


untuk menghubungkan

bagan alir yang terletak

pada halaman yang

sama.


37

Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen (Lanjutan) 6

Akhir arus

dokumen

Simbol ini

menunjukkan akhir

arus dari suatu

dokumen dan

mengarahkan pembaca

ke simbol penghubung

halaman yang sama

yang bernomor seperti

yang tercantum dalam

simbol tersebut.

7

Awal arus

dokumen

Simbol ini

menunjukkan awal arus

dokumen yang berasal

dari simbol

penguhubung halaman

yang sama, yang

bernomor seperti

tercantum di dalam

simbol tersebut.

8

Off-page

Connector


untuk menghubungkan

bagan alir yang terletak

pada halaman yang

berbeda.

9

Kegiatan

Manual


untuk menggambarkan

kegiatan manual,

seperti menerima order

penjualan, mengisi

formulir, dan lain-lain.

10

Keterangan

Komentar

Simbol ini

memungkinkan ahli

sistem untuk

menambahkan

keterangan untuk

memperjelas pesan

yang disampaikan

dalam bagan alir.


38


Arsip

Sementara


untuk menunjukkan

tempat penyimpanan

dokumen. arsip

sementara adalah

tempat penyimpanan

dokumen yang

dokumennya akan

diambil kembali dari

arsip tersebut di masa

yang akan datang.

12

Arsip

permanen


untuk menggambarkan

arsip permanen yang

merupakan tempat

penyimpanan dokumen

yang tidak akan

diproses lagi dalam

sistem akuntansi yang

bersangkutan.

13

On-line

Computer

Process


untuk menggambarkan

pengolahan data

dengan komputer

secara on-line.

14

Keying (typing,

verifying)


untuk menggambarkan

pemasukan data ke

dalam komputer

melalui on-line

terminal.

15

Pita Magnetik


untuk menggambarkan

arsip komputer yang

berbentuk pita

magnetik.

16

On-line

Storage


untuk menggambarkan

arsip arsip komputer

yang berbentuk on-line.


39


Keputusan


untuk menggambarkan

keputusan yang harus

dibuat dalam proses

pengolahan data.

18

Garis Alur

Simbol ini

menggambarkan arah

proses pengolahan

data. Anak panah tidak

perlu dicantumkan jika

arus dokumen

mengarah ke bawah

dan ke kanan, tetapi

jika arus dokumen

mengarah ke atas dan

ke kiri, anak perlu

dicantumkan.

19

Persimpangan

Garis Alir

Jika dua garis alir

bersimpangan, untuk

menunjukkan arah

masing-masing garis,

salah satu garis dibuat

sedikit melengkung

tepat pada

persimpangan kedua

garis tersebut.

20

Pertemuan

Garis Alir


jika dua garis alir

bertemu dan salah satu

garis mengikuti arus

garis lainnya.

21

Terminal

Simbol ini untuk

menggambarkan awal

dan akhir dari suatu

sistem akuntansi.


40

Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen (Lanjutan)

Sumber: Mulyadi, 2001: 60-63

2. Diagram Arus Data (DFD/ Data flow Diagram)

Menurut Jogiyanto (2005: 700) DFD sering digunakan untuk

menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan

dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik

dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat, dan

sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan

(misalnya file kartu, microfiche, hard disk, tape, diskette, dan lain

sebagainya). Simbol yang digunakan dalam pembuatan Data Flow

Diagram bisa dilihat pada Tabel 2.2.

22

Masuk ke

Sistem


untuk menggambarkan

masuk ke sistem yang

digambarkan dalam

bagan alir.

23

Keluar ke

Sistem


untuk menggambarkan

keluar ke sistem lain.


41

Tabel 2.2 Simbol DFD (Data Flow Diagram)

No Gambar Nama Keterangan

1

Kesatuan

luar

Kesatuan luar merupakan

kesatuan (entity) di

lingkungan luar sistem

yang dapat berupa orang,

organisasi atau sistem

lainnya yang berada di

lingkungan luarnya yang

akan memberikan input

atau menerima output dari

sistem.

2

Arus Data

Arus data menunjukkan

arus data yang dapat

berupa masukan untuk

sistem atau hasil dari

proses sistem.

3

Proses

Proses adalah kegiatan

atau kerja yang dilakukan

oleh orang, mesin, atau

komputer dari hasil suatu

arus data yang masuk ke

dalam proses untuk

dihasilkan arus data yang

akan keluar dari proses.

4

Simpanan

Data

Simpanan data merupakan

simpanan dari sebuah

data.

Sumber: Jogiyanto (2005: 700-707)

K. Review Penelitian Terdahulu

Penelitian tentang analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi

penjualan kredit dilakukan oleh Putranto (2008). di PT PG/ PS Madu Baru

Madukismo, teknik yang digunakan untuk mengumpulkan data yaitu

wawancara, dokumentasi, dan kuisioner. Untuk menganalisis data, langkah

yang ditempuh yaitu dengan menggunakan teknik analisis deskriptif,

mengidentifikasi masalah dan penyebab yang dihadapi perusahaan,

merancang sistem yang terdiri dari perancangan struktur organisasi,


42

perancangan input, perancangan database, perancangan proses, perancangan

output dan perancangan pengendalian. Kesimpulan yang dapat diambil PT

PG/ PS Madu Baru Madukismo belum melakukan penerapan sistem

akuntansi penjualan kredit dengan baik. Permasalahan yang muncul

disebabkan karena belum adanya pemisahan tugas dan prosedur pencatatan

yang kurang tepat.

Penelitian lain tentang Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi

Penjualan Kredit dilakukan oleh Sari (2004) pada PT Kusumatex Yogyakarta

dalam skripsinya menggunakan metode wawancara, kuisioner, dokumentasi,

dan observasi. Langkah yang digunakan untuk menganalisis data yaitu

dengan analisis deskriptif, mengindentifikasi masalah meliputi penyebab

masalah, titik keputusan dan personil kunci, kemudian membandingkan

sistem akuntansi penjualan kredit beserta pengendalian intern terhadap sistem

akuntansi penjualan kredit yang ada di perusahaan dengan teori,

merancangkan sistem akuntansi penjualan kredit untuk perusahaan.

Kesimpulan yang dapat diambil PT Kusumatex sudah memiliki sistem

akuntansi penjualan kredit dan pengendalian intern sudah dilaksanakan cukup

baik, tetapi pengendalian intern dalam penggunaan dokumen dan catatan

kurang baik, permasalahan yang muncul adalah pengendalian intern dalam

pelaksanaan prosedur dan penggunaan dokumen belum dilaksanakan dengan

baik, pembatalan atau penundaan pengiriman pesanan kepada konsumen

karena persediaan barang tidak mencukupi pesanan, pelaksanaan sistem


43

akuntansi penjualan kredit di dalam perusahaan sebagian sudah tepat atau

sesuai dengan teori.

Penelitian yang lain yaitu penelitian yang dilakukan oleh Hendarti dan

Fanny Margaretta (2008) dengan judul analisis dan perancangan sistem

informasi akuntansi penjualan. Metode yang digunakan yaitu studi

kepustakaan, studi lapangan (observasi langsung, wawancara, dan teknik

analisis). Kesimpulan yang dapat diambil yaitu ditemukan beberapa

kelemahan dari sistem yang berjalan, yaitu tidak adanya pembagian tugas dan

wewenang yang jelas (bagian penerima pembayaran, penagihan dan pembuat

laporan dirangkap oleh bagian keuangan), tidak adanya informasi khusus

mengenai piutang pelanggan, tidak adanya informasi mengenai pembatasan

limit kredit pelanggan, adanya kesulitan dalam melakukan pengawasan

pengiriman barang cetakan kepada pelanggan, adanya kesulitan dalam

pembuatan laporan dan jurnal. Selain memaparkan mengenai kelemahan dari

sistem yang berjalan, penulis juga memberikan usulan perbaikan antara lain

melakukan perekrutan karyawan baru untuk ditempatkan pada fungsi

penerimaan kas dan kasir, membuat sistem yang dapat menampilkan

informasi yang berisi piutang pelanggan yang akan jatuh tempo, jatuh tempo

dan yang lewat jatuh tempo, sistem yang dapat menyediakan informasi yang

jelas mengenai limit kredit pelanggan yang selalu up to date, membuat sistem

yang dapat menampilkan informasi yang berisi pesanan yang baru diterima,

dalam proses dan yang siap untuk dikirim. Perusahaan dapat mengontrol

waktu pengiriman pesanan pelanggan secara akurat, membuat sistem yang


44

menyediakan fasilitas aplikasi yang dapat mendukung pembuatan laporan

secara cepat, tepat, dan akurat sesuai dengan kebutuhan pihak yang

bersangkutan.


45

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus, yaitu penelitian

yang dilakukan dengan meneliti kegiatan perusahaan secara langsung

mengenai sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang dilakukan oleh


B. Subyek dan Obyek Penelitian

1. Subyek Penelitian

a. Bagian penjualan

b. Bagian gudang

c. Bagian akuntansi

d. Bagian pengiriman

e. Bagian penagihan

f. Bagian kredit

2. Obyek Penelitian

Objek dari penelitian ini adalah prosedur penjualan kredit yang

diterapkan di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta.


46

C. Waktu dan Lokasi Penelitian

1. Waktu penelitian dilaksanakan pada bulan November 2012 sampai

dengan Februari 2013.

2. Lokasi penelitian akan dilakukan di Penerbit-Percetakan Kanisius

Yogyakarta.

D. Data yang diperlukan

1. Gambaran umum perusahaan

2. Struktur organisasi (termasuk tugas, wewenang dan deskripsi jabatan)

3. Prosedur penjualan kredit yang berjalan

4. Dokumen, formulir, dan catatan yang digunakan

E. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu:

1. Metode Wawancara

Wawancara merupakan teknik mengajukan pertanyaan langsung

atau melakukan tanya jawab secara lisan dengan bagian subjek penelitian,

untuk memperoleh informasi atau data yang dibutuhkan mengenai

kegiatan penjualan yang dilakukan dan mengenai gambaran umum

perusahaan.

2. Metode Observasi

Observasi adalah kegiatan yang dilakukan dengan cara mengamati

secara langsung objek yang sedang diteliti. Melalui hal ini penulis akan


47

melakukan pengamatan secara langsung terhadap kegiatan penjualan

kredit yang berlangsung di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta.

Kegiatan dimulai dari diterimanya surat pesanan dari pelanggan hingga

pesanan tersebut di proses dan menjadi sebuah faktur.

3. Metode Dokumentasi

Teknik dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang

dilakukan dengan cara mengumpulkan dan melihat berkas, catatan,

dokumen, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan transaksi penjualan

kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta. Data yang diperoleh

berupa faktur pajak, alur penjualan yang terjadi di perusahaan, dan

dokumen akuntansi yang digunakan oleh perusahaan.

F. Teknik Analisis Data

Teknik yang digunakan oleh penulis untuk menjawab rumusan masalah

adalah:

1. Teknik yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang pertama

yaitu mengenai sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di

Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta, dilakukan dengan cara

melakukan analisis deskriptif, yaitu menggambarkan atau

mendeskripsikan sistem penjualan kredit yang berlangsung di Penerbit-

Percetakan Kanisius Yogyakarta. Pendeskripsian yang dilakukan meliputi

gambaran secara umum proses penjualan kredit, fungsi yang terkait

dengan penjualan kredit, dokumen apa saja yang digunakan oleh


48

perusahaan, catatan apa saja yang digunakan oleh perusahaan untuk

mencatat transaksi, dan yang terakhir adalah prosedur yang dilakukan

oleh perusahaan, menjelaskan mengenai pengendalian internal yang

berkaitan dengan lingkungan pengendalian, perhitungan risiko, informasi

dan komunikasi, aktivitas pengendalian, dan pemonitoran.

2. Teknik yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang kedua

yaitu mengenai usulan rancangan sistem penjualan kredit di Penerbit-

Percetakan Kanisius Yogyakarta, yaitu:

a. Menemukan permasalahan dalam sistem yang ada, maka penulis

mewawancarai pihak-pihak yang berkaitan dengan sistem penjualan

kredit. Berdasarkan hasil wawancara maka akan dilakukan

pengidentifikasian masalah dengan langkah:

1) Mengidentifikasi masalah yang terjadi

Langkah awal yang dilakukan untuk mengidentifikasi

masalah yang ada di perusahaan yaitu dengan mencari dan

menemukan masalah yang dihadapi perusahaan dalam sistem

penjualan kredit. Cara mengindentifikasi dengan melakukan

wawancara kepada orang yang terkait dengan penjualan kredit

serta melakukan observasi mengenai sistem yang berjalan dalam

penjualan kredit.

2) Mengidentifikasi penyebab masalah

Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi penyebab

yang mengakibatkan permasalahan yang telah ditemukan dan


49

diidentifikasi. Cara mengidentifikasi penyebab masalah yaitu

dengan melakukan analisis terhadap data-data yang diperoleh

selama proses penelitian.

3) Mengidentifikasi titik keputusan

Setelah menemukan penyebab timbulnya suatu masalah,

langkah selanjutnya yaitu menentukan titik keputusan yang

mengakibatkan sebab masalah itu muncul, sehingga titik

keputusan bisa digunakan untuk memperbaiki masalah yang telah

diidentifikasi.

4) Mengidentifikasi personil-personil kunci

Langkah yang terakhir yaitu mengidentifikasi personil

yang secara langsung maupun tidak langsung sebagai penyebab

masalah itu muncul.

b. Mengevaluasi sistem yang berjalan apakah telah sesuai dengan

kebutuhan pemakainya.

c. Membuat rancangan fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi

penjualan kredit.

d. Membuat rancangan jaringan prosedur yang membentuk sistem

akuntansi penjualan kredit.

e. Membuat rancangan dokumen baru yaitu surat pesanan penjualan.

f. Membuat bagan alir dokumen (flowchart) untuk sistem yang

diusulkan, langkah-langkahnya:

1) Menentukan fungsi yang terkait dengan sistem penjualan kredit


50

2) Menentukan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan

kredit.

3) Menentukan dokumen apa saja yang digunakan dalam sistem

penjualan kredit.

4) Menentukan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem

penjualan kredit.

5) Menggambar bagan alir dokumen yang diusulkan dengan cara:

a) Menggambarkan bagan alir sistem dari atas ke bawah dengan

jelas dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman

b) Menunjukkan kegiatan di dalam bagan alir sistem dengan

jelas.

c) Menunjukkan dengan jelas kegiatan akan dimulai dari mana

dan berakhir dimana.

d) Menggunakan suatu kata yang akan mewakili suatu pekerjaan

untuk masing-masing kegiatan didalam bagan alir dokumen.

e) Mengurutkan masing-masing kegiatan didalam bagan alir

sistem dalam urutannya yang semestinya.

f) Menunjukkan dengan jelas kegiatan yang terpotong dan akan

disambung dengan menggunakan simbol penghubung.

g) Memberikan uraian penjelasan atas rancangan bagan alir

sistem yang telah dibuat.

g. Membuat bagan alir data atau DFD (data flow diagram) untuk sistem

yang diusulkan, langkah-langkah yang dilakukan:


51

1) Mengidentifikasi entitas yang terlibat di dalam sistem penjualan

kredit

2) Mengidentifikasi masukan dan keluaran yang terlibat dalam

entitas

3) Membuat diagram konteks

4) Membuat bagan berjenjang untuk semua proses

5) Membuat DFD untuk level 0 dan level 1 untuk tiap prosesnya


52

BAB IV

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Perusahaan

Pada tanggal 26 Januari 1922, sebuah percetakan bernama Canisius

Drukkerij didirikan di Yogyakarta sebagai sebuah karya misi. Percetakan ini

membantu menyediakan buku-buku pelajaran bagi sekolah kaum pribumi

serta buku-buku doa bagi Gereja Katolik di Indonesia.

Sekitar tahun 1928, Canisius Drukkerij mencetak beberapa majalah

pergerakan, seperti Tamtama Dalem dan Swaratama yang memberi kontribusi

penting dalam perjuangan kaum muda di Indonesia untuk meraih

kemerdekaan. Pada masa awal kemerdekaan, Pemerintah Indonesia

mempercayai Percetakan Kanisius untuk mencetak ORI, Oeang Republik

Indonesia. Itulah pertama kalinya ORI dicetak dan diedarkan sebagai alat

perjuangan mempertahankan kemerdekaan setelah proklamasi 17 Agustus

1945.

Setelah penyerahan kedaulatan Republik Indonesia, Indonesia

memasuki era baru, yaitu "Proses Indonesianisasi". Percetakan Kanisius

memberikan kontribusi dalam proses indonesianisasi dengan menerbitkan

buku-buku pelajaran berbahasa Indonesia. Sejak saat itu karya Kanisius

bukan hanya percetakan, melainkan juga penerbitan.

Memasuki tahun 1970-an, Penerbit dan Percetakan Kanisius dikelola

dalam kerja sama harmonis antara pastor Jesuit dan awam. Pada periode ini


53

terjadi begitu banyak langkah modernisasi, pengembangan sumber daya

manusia, dan kemandirian finansial. Pada pertengahan tahun 1990-an

Kanisius memperluas bidang layanan hingga ke jenis produk majalah dan

multimedia. Kini, setelah 91 tahun berkarya, Kanisius tetap berkomitmen

untuk menghadirkan produk-produk media yang diharapkan mampu

memberikan pencerahan dan memberdayakan manusia, membangkitkan

sensititivitas manusia terhadap kondisi di sekitarnya.

B. Visi dan Misi

Visi :

Penerbit-Percetakan Kanisius menjadi penerbit-percetakan profesional

yang berperan aktif dalam panggilan gereja untuk mewujudkan masyarakat

yang lebih beriman dan bermartabat.

Misi:

1. Menyediakan produk dan jasa yang berkualitas di bidang penerbitan dan

percetakan untuk Gereja dan dunia pendidikan.

2. Mengembangkan kompetensi karyawan untuk bekerja dalam tim demi

kepuasan pelanggan.

3. Menyelenggarakan pemasaran yang etis dan efektif.

4. Membangun sinergi dengan mitra-mitra strategis secara intensif.


54

5. Mengembangkan tata kelola perusahaan yang sehat, transparan, dinamis

dan akuntabel.

6. Mendukung karya pendidikan.

C. Lokasi Perusahaan

Lokasi perusahan terletak di Kota Yogyakarta dengan alamat lengkap

Jalan Cempaka 9, Deresan, Yogyakarta 55281. Mengingat jumlah pelanggan

yang tersebar di seluruh penjuru nusantara serta beberapa kota di luar negeri,

Penerbit dan Percetakan Kanisius mendirikan beberapa kantor pemasaran

yang terletak di Bandung, Jakarta, Surabaya, dan Palembang.

D. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi dalam sebuah perusahaan maupun suatu organisasi

diperlukan keberadaanya. Struktur organisasi adalah suatu susunan dan

hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaan dalam

menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.

Struktur organisasi yang terdapat pada Penerbit dan Percetakan

Kanisius Yogyakarta bisa dilihat di gambar 4.1. Penerbit dan Percetakan

Kanisius Yogyakarta terdiri atas empat departemen, yaitu departemen SDM

dan sarana prasarana, departemen penerbitan, departemen percetakan, dan

departemen keuangan.


55

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Penerbit dan Percetakan Kanisius

Yogyakarta Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

Masing-masing departemen yang ada di Penerbit-Percetakan Kanisius

Yogyakarta memiliki seorang sekretaris yang membantu pekerjaan

sekretariatan untuk masing-masing departemen. Namun, khusus untuk

departemen penerbitan, sekretariat yang dimiliki merupakan sebuah divisi.

Hal ini dikarenakan, banyaknya personil yang ada di dalamnya dan

mengerjakan berbagai tugas yang berkaitan dengan penerbitan. Pada gambar

4.2 merupakan gambar struktur organisasi deparetemen SDM dan sarana

prasarana beserta dengan seorang kepala bidang dan divisi yang ada di

bawahnya. Pada gambar 4.3 menggambarkan struktur organisasi departemen

penerbitan beserta beberapa kepala bidang dan divisi yang ada dibawahnya.

Lalu pada gambar 4.4 merupakan gambar struktur organisasi departemen

percetakan beserta dengan kepala bidang dan divisi yang ada dibawahnya,

sedangkan pada gambar 4.5 merupakan gambar struktur organisasi

DIREKTUR

Wakil Direktur

Kepala Divisi

SIM

Kepala Divisi

Audit Internal

H. WareS. Ware

.

MANAJER

SDM dan

SARANA

PRASARANA

MANAJER

PENERBITAN

MANAJER

PERCETAKAN

MANAJER

KEUANGAN

Kepala Divisi

Sekretariat Perusahaan


56

departemen keuangan beserta dengan kepala bidang dan divisi yang ada

dibawahnya.

Gambar 4.2 Struktur Organisiasi Departemen SDM, Sarana dan

Prasarana Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

Gambar 4.3 Struktur Organisasi Departemen Penerbitan Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

Kepala Divisi

Sarana

Prasarana

Kepala Divisi

Kepegawaian

Kepala Divisi

Perencanaan

dan

Pengembangan

Kepala Bidang

SDM dan

SARANA

PRASARANA

MANAJER

SDM dan

SARANA

PRASARANA

SEKRETARIAT

SDM & Sarpras

Kepala Divisi

Gudang&

Ekspedisi

Kepala Divisi

Admin

Pemasaran

Kepala Divisi

Redaksi

Kepala Divisi

Pemasaran

Kepala Divisi

Redaksi

Kepala Divisi

Pemasaran

Kepala Divisi

Buku

Elektronik

Kepala Divisi

Promosi Internet

& Multimedia

Kadiv

TAKOM

Kadiv

DIY-Jateng

Kepala

KPJ

Kepala

KPB

Kepala

KPP

Kepala Bidang

Distribusi dan

Admin Pemasaran

Kepala Bidang

Pen. Gerejawi

Kepala Bidang

Pen. Pendidikan/

Umum

Kepala Bidang

Penerbitan Digital

Kepala Bidang

Penjualan

MANAJER

PENERBITAN

Sekretariat

Penerbitan


57

Gambar 4.4 Struktur Organisasi Departemen Percetakan Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

Gambar 4.5 Struktur Organisasi Departemen Keuangan Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

Kadiv

Teknik

Kadiv

Pemasaran

Kadiv

Administrasi

Kadiv

Penjadwalan

dan Analisa

Kadiv

Logistik

Kadiv

Pracetak

Kadiv

Cetak

Kadiv

Pasca-Cetak

Kepala Bidang

PERENC.

PRODUKSI &

LOGISTIK (PPIC)

Kepala Bidang

PRODUKSIKepala Bidang

PEM. JASA

CETAK

MANAJER

PERCETAKAN

SEKRETARIAT

Kadiv

Kalkulasi

Kepala Divisi

PEMBUKUAN

& AUDIT

Kepala Divisi

PEMBELIAN

Kepala Bidang

Keuangan

MANAJER

KEUANGAN

SEKRETARIAT

KEUANGAN

Kepala Divisi

PIUTANG

DAGANG

(AR)


58

Setiap divisi yang ada di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

memiliki tugas masing-masing. Pada Tabel 4.1 mendeksripsikan tentang

tugas dari setiap divisi yang ada di Penerbit dan Percetakan Kanisius

Yogyakarta.


Yogyakarta

No Nama Bagian Tugas

1 Direktur Mempimpin perusahaan dan membuat

kebijakan yang berkaitan dengan

perusahaan.

2 Wakil Direktur Mengelola perencanaan, pelaksanaan, dan

evaluasi strategi mutu produk dan jasa

perusahaan. Memberi arahan bagi

terciptanya komitmen mutu manajemen

perusahaan, mengoordinasi pelaksanaan

program kerja manajemen secara terpadu.

Serta, mengelola perencanaan,

pelaksanaan, dan evaluasi strategi jejaring

perusahaan.

2 Kepala Divisi SIM

a. Software

b. Hardware

Mengelola sistem aplikasi dan/ atau

program-program untuk mendukung

operasional perusahaan. Mengelola

pemeliharaan sistem aplikasi dan program

pendukung operasional perusahaan.

Mengelola jaringan komputer perusahaan.

Mengelola sistem penyimpanan data/

server seluruh unit kerja di perusahaan.

Mengelola penyediaan perangkat komputer

dan perawatannya.

3. Kepala Divisi Internal Audit Merencanakan dan menyusun program

audit internal perusahaan. Menjalankan

audit internal di seluruh unit kerja

perusahaan. Memberikan rekomendasi

perbaikan kepada direksi (sebagai penentu

kebijakan) berdasarkan hasil temuan audit

internal.

4. Kepala Divisi Sekretariat

Perusahaan

Menjalankan kegiatan kesekretariatan

perusahaan dan pengelolaan dokumen-

dokumen perusahaan. Mengelola kegiatan

corporate public relations/ kehumasan.

Mengelola kegiatan corporate social

responsibility.


59


Yogyakarta (Lanjutan) 5 Manajer SDM dan Sarana

Prasarana

Mengelola pembelajaran dan

pengembangan organisasi,

mengembangkan upaya pemberdayaan

SDM maupun sarana dan prasarana fisik.

Mengelola rekrutmen dan pelatihan SDM

sesuai kebutuhan organisasi. Hingga,

mengelola peraturan-peraturan

organisasional dan administrasi serta

database kepegawaian.

a. Sekretariat SDM dan

Sarana Prasarana

b. Kepala Divisi Sarana

Prasarana

c. Kepala Divisi

Kepegawaian

d. Kepala Divisi

Perencanaan dan

Pengembangan

Melakukan pekerjaan support

kesekretariatan untuk seluruh bagian SDM

dan Sarana Prasarana

Mengelola sarana dan prasarana untuk

mendukung proses operasional perusahaan.

Mengelola pelayanan kerumahtanggaan

dan pemeliharaan lingkungan perusahaan.

Mengelola penggunaan dan perawatan

kendaraan dinas perusahaan. Mengelola

sistem keamanan aset dan lingkungan

perusahaan.

Mengelola dan menjalankan proses

pemberian kompensasi (gaji) dan fasilitas

kesejahteraan karyawan. Melakukan

pengelolaan database karyawan untuk

keperluan pemberian kompensasi dan

fasilitas kesejahteraan karyawan.

Menjalankan proses administrasi

kepersonaliaan.

Menyusun perencanaan strategi

pengembangan kompetensi karyawan.

Melakukan pengembangan karyawan

melalui program-program training dan

program lain yang dapat mendukung

peningkatan kompetensi karyawan.

Melakukan perekrutan karyawan sesuai

dengan kebutuhan perusahaan.


60


Yogyakarta (Lanjutan) 6. Manajer Penerbitan Mengelola pengembangan usaha

penerbitan sesuai visi-misi

organisasi, mengembangkan bidang-

bidang dalam lingkup departemen

penerbitan hingga siap menjadi unit

bisnis strategik. Mengoordinasikan

aspek-aspek pengembangan produk

dan pengembangan pasar secara

seimbang sehingga terjadi

pertumbuhan usaha yang sehat.

Mengoordinasikan aktivitas bidang-

bidang dalam lingkup departemen

penerbitan hingga menjadi produktif.

a. Divisi Sekretariat Penerbitan

b. Kepala Bidang Distribusi dan

administrasi pemasaran

1) Kepala Divisi Gudang dan

Ekspedisi

2) Divisi Administrasi

Pemasaran

c. Kepala Bidang Pen. Gerejawi

1) Kepala Divisi Redaksi

Menerima naskah yang dibuat oleh

penulis (eskternal) dan

mengelompokkan naskah untuk

didistribusikan kepada divisi yang

terkait, yaitu divisi produk gerejawi

atau divisi produk kependidikan/

umum. Mengurus seluruh kegiatan

administrasi yang berkaitan dengan

naskah dan pengarang.

Melakukan penataan buku dalam

gudang. Melakukan pelayanan buku

pesanan dari customer. Melakukan

pelayanan retur dari customer.

Memproses laporan transaksi

customer. Menangani complain dari

customer. Mengaudit faktur-faktur

penjualan. Melakukan analisis

laporan transaksi.

Menyusun rencana pengadaan dan

pengerjaan naskah Produk Gerejawi.

Menjalankan proses pengerjaan

naskah. Melakukan pengembangan

produk dan relasi keredaksian


61


Yogyakarta (Lanjutan)

2) Kepala div Pemasaran

d. Kepala Bidang Pen.

Pendidikan/ Umum

1) Kepala Divisi Redaksi

2) Kepala Divisi

Pemasaran

e. Kepala Bidang Penerbitan

Digital

1) Kepala Divisi Buku

Elektronik

2) Kepala Divisi Promosi

Internal dan

Multimedia

f. Kepala Bidang Penjualan

1) Kadiv TAKOM

Memetakan pasar dan potensi omset.

Memonitor dan melayani penjualan produk

gerejawi. Memonitor dan menjalankan

program-program promosi produk gerejawi.

Memonitor penyelesaian pembayaran

tagihan customer.


pengerjaan naskah produk kependidikan/

umum. Menjalankan proses pengerjaan

naskah. Melakukan pengembangan produk

dan relasi keredaksian.

Memetakan pasar dan potensi omset.

Memonitor dan melayani penjualan produk

kependidikan/ umum. Memonitor dan

menjalankan program-program promosi

produk kependidikan/ umum. Memonitor

penyelesaian pembayaran tagihan customer.


pengerjaan naskah produk digital book.

Menjalankan proses pengerjaan naskah

digital. Melakukan pengembangan produk

dan relasi keredaksian.

Mengelola website Kanisius sebagai sarana

promosi sekaligus sebagai sarana penjualan

produk. Memproduksi produk-produk

multimedia sebagai bahan support atau

pendukung produk baru dari bidang

gerejawi maupun pendidikan.

Melakukan pelayanan penjualan retail atas

produk buku dan multimedia di showroom

Kanisius. Menangani keluhan penjualan

dari customer. Melakukan pekerjaan

administrasi pelayanan penjualan customer

showroom. Menjalankan fungsi

pemeliharaan hubungan dengan relasi/

customer.


62


Yogyakarta (Lanjutan)

2) Kadiv DIY/ Jateng

3) Kepala KPJ

4) Kepala KPB

5) Kepala KPS

6) Kepala KPP

Melakukan penjualan produk buku dan

multimedia di area DIY Jateng.

Menjalankan kegiatan administrasi

penjualan. Melakukan collecting data dan

informasi untuk pengembangan penjualan

di area DIY Jateng.


multimedia di area Jakarta. Menjalankan

kegiatan administrasi penjualan. Melakukan

collecting data dan informasi untuk

pengembangan penjualan di area Jakarta.


multimedia di area Bandung. Menjalankan



pengembangan penjualan di area Bandung.


multimedia di area Surabaya. Menjalankan



pengembangan penjualan di area Surabaya.


multimedia di area Palembang.

Menjalankan kegiatan administrasi

penjualan. Melakukan collecting data dan

informasi untuk pengembangan penjualan

di area Palembang.

7 Manajer Departemen

Percetakan

Mengelola pengembangan layanan

percetakan untuk mendukung usaha

penerbitan sesuai visi-misi organisasi,

mengoordinasi aktivitas bidang-bidang

dalam lingkup departemen percetakan

hingga menjadi produktif. Mengelola

pengembangan usaha jasa percetakan dan

mengoordinasikan proses pelaksanaan dan

pemeliharaan ISO SMM 9001: 2008.

a. Sekretariat Percetakan


kesekretariatan untuk seluruh bagian

percetakan.


63


Yogyakarta (Lanjutan) b. Kepala Bidang Pem. Jasa

Cetak

1) Kadiv Pemasaran

2) Kadiv Administrasi

c. Kepala Bidang

Perencanaan Produksi

dan Logistik (PPIC)

1) Kadiv Penjadwalan

dan Analisa

2) Kadiv Logistik

d. Kepala Bidang Produksi

1) Kadiv Pracetak

2) Kadiv Cetak

3) Kadiv Pascacetak

2)

Mencari order dan melayani order

pelanggan jasa cetak. Melakukan

pengembangan relasi produk jasa cetak.

Menjalankan pekerjaan administrasi

pelayanan jasa cetak sesuai dengan

prosedur yang berlaku.

Melakukan penjadwalan dan

pendistribusian order yang masuk.

Mengontrol perjalanan order sehingga tepat

dalam pengerjaan dan tepat waktu.

Menganalisis order yang telah selesai.

Melakukan penelusuran penyimpangan

order dan proses penanganan complain

produk. Melakukan penerimaan dan

pengiriman barang yang telah selesai

diproses. Melakukan penutupan order.

Menjalankan penataan serta pengamanan

bahan baku dan bahan pembantu.

Menjalankan prosedur administrasi

pergudangan. Menjalankan pengerjaan

order sesuai permintaan.

Melakukan pemeriksaan file sebelum

masuk ke proses cetak. Melakukan

penyesuaian file untuk masuk ke proses

cetak. Melakukan pembuatan plat cetak

sebagai master untuk cetak offset.

Melakukan pengerjaan order cetak offset

dan cetak digital. Melakukan pemeliharaan

ringan mesin-mesin cetak/ press.

Melakukan pengerjaan order pasca

pencetakan, seperti jahit, potong, jilid,

wrapping, dll.


64


Yogyakarta (Lanjutan) e. Kadiv Teknik

f. Kadiv Kalkulasi

Melakukan perawatan dan perbaikan

mesin-mesin produksi. Memeriksa dan

mendata mesin-mesin serta sparepart

produksi.

Melakukan penghitungan biaya produksi,

membuat laporan biaya produksi, dan

membuat data faktur.

8 Manajer Keuangan

Mengelola strategi, sirkulasi anggaran

penerimaan dan pengeluaran perusahaan.

Mengelola administrasi perpajakan untuk

organisasi. Mengelola sirkulasi dan

pengembangan keuangan agar keuangan

perusahaan sehat dan bertumbuh.

Mengoordinasi pembuatan laporan

keuangan (bulanan, tahunan) bagi internal

dan eksternal. Serta, bertugas mengelola

administrasi perpajakan untuk organisasi

a. Sekretariat Keuangan

b. Kepala Bidang

Keuangan

1) Kepala Divisi

Pembukuan dan

Audit

2) Kepala Divisi

Piutang Dagang

(AR)

3) Kepala Divisi

Pembelian


kesekretariatan untuk seluruh bagian

keuangan.

Membuat laporan keuangan. Melakukan

penataan dan pengarsipan bukti transaksi.

Memonitor pembelian dan penggunaan

bahan atau alat kerja dan pembiayaan.

Melakukan analisa terhadap arus keuangan

perusahaan dan memberikan rekomendasi

untuk penyehatan keuangan perusahaan.

Melakukan penagihan piutang kepada

customer. Melakukan pengawasan AR

(Accounts Receivable) customer dan kantor

pemasaran. Menjalankan kegiatan

administrasi AR (Accounts Receivable).

Melayani permintaan pengadaan dan

pembelian barang. Menyelenggarakan

kegiatan administrasi keuangan.

Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta


65

E. Bidang Usaha

Motto yang saat ini menjadi perhatian dalam setiap karya perusahaan

adalah “Menjadi Mitra Gereja dan Dunia Pendidikan”. Penerbit-Percetakan

Kanisius menerbitkan buku dan multimedia yang bertujuan untuk

memberikan manfaat pencerahan bagi banyak orang, sekaligus mampu

menjaga keberlangsungan perusahaan dalam karya terutama untuk dua bidang

tersebut. Berkarya di tengah dinamika masyarakat Indonesia yang beragam,

Penerbit-Percetakan Kanisius memilih untuk menerbitkan produk yang

memotivasi dan memberdayakan manusia untuk aktualisasi diri secara

optimal, mandiri, dan bertanggung jawab, dalam berbagai aspek kehidupan.

Produk-produk yang saat ini menjadi bidang garapan Penerbit-Percetakan

Kanisius adalah buku-buku gerejawi serta buku-buku pendidikan dan umum.

Kategori buku pendidikan dan umum yang diterbitkan oleh Penerbit-

Percetakan Kanisius beraneka ragam, meliputi:

a. buku-buku teks untuk sekolah dan perguruan tinggi, baik formal maupun

informal.

b. buku-buku inspirasi pendidikan yang memotivasi orang untuk

menerapkan pendekatan alternatif yang kreatif dan menyenangkan

c. buku-buku referensi di bidang pertanian-peternakan, teknologi tepat guna,

hobi, kriya, kepribadian, psikologi, kesehatan

d. buku-buku referensi sosial, ekonomi, budaya, dan filsafat

Kategori buku gereja yang diterbitkan oleh Penerbit-Percetakan

Kanisius, meliputi:


66

a. buku-buku doa

b. liturgi

c. inspirasional

d. kitab suci

e. teks teologi

f. spiritualitas

g. serta, sejarah gereja

F. Proses Penerbitan

Proses penerbitan buku baru melalui tahapan yang tidak mudah dan

tidak sebentar. Pada Gambar 4.6 terdapat ringkasan proses penerbitan yang

harus dilalui oleh seorang pengarang apabila naskahnya akan diterbitkan.

Gambar 4.6 Proses Penerbitan Buku Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta


67

Langkah pertama penerbitan sebuah buku baru yaitu penerimaan

naskah dari pengarang. Naskah yang diterima oleh Penerbit-Percetakan

Kanisius kemudian di seleksi dalam sebuah forum yang bernama Forum

Seleksi Naskah. Setelah melalui berbagai pertimbangan, naskah tersebut jika

lolos akan dilanjutkan ke forum yang kedua yaitu Forum Rencana Bisnis. Jika

dalam forum tersebut lolos, naskah akan diedit oleh seorang editor. Setelah

melalui proses editor, naskah akan masuk ke Administrasi Buku

(Administrasi Produksi). Lalu naskah akan siap dicetak di percetakan dan

hasil cetakan akan masuk ke gudang sebagai stok buku.

G. Bagian Personalia

Menurut Karyawan Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta adalah

orang yang terikat dalam hubungan kerja dengan Penerbit-Percetakan

Kanisius Yogyakarta setelah diangkat sebagai karyawan tetap dengan surat

keputusan Ketua Yayasan.

1. Jumlah Karyawan

Rincian jumlah karyawan Penerbit-Percetakan Kanisius per Januari

2013 adalah sebagai berikut:

Tabel 4.2 Total Jumlah Karyawan Penerbit-Percetakan Kanisius

Yogyakarta

Jenis Kelamin Jumlah

Pria 135 orang

Wanita 206 orang

Total 341 orang Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta


68

2. Jam Kerja

Selama masa hubungan kerja tersebut, karyawan Penerbit-

Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki waktu kerja, yakni terdiri atas

5 kali 7 jam sehari ditambah 1 kali 5 jam sehari atau setara dengan 40 jam

seminggu. Rincian waktu kerja karyawan sebagai berikut:

Tabel 4.3 Jadwal Kerja Karyawan Penerbit-Percetakan Kanisius

Yogyakarta

Hari Jam Kerja Istirahat

Senin s/d Jumat Pk. 07.30-15.00 Pk 11.30-12.00

Sabtu Pk. 07.30-13.00 Pk 11.30-12.00 Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

Selama masa hubungan kerja tersebut, karyawan yang sedikitnya

telah bekerja selama satu tahun berhak mendapatkan istirahat tahunan

selama 12 hari kerja, diluar hari minggu atau hari libur nasional dan libur

melahirkan bagi karyawan perempuan selama tiga bulan.


69

BAB V

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit yang Berlangsung di

Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

Sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung pada Penerbit-

Percetakan Kanisius Yogyakarta adalah sebagai berikut:

1. Deskripsi Kegiatan

Penjualan kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

dimulai dari diterimanya surat pesanan dari pelanggan oleh bidang

penjualan. Surat pesanan dari pelanggan bisa menggunakan format dari

perusahaan atau dari pelanggan. Setelah dilakukan pengecekan atas status

A/R dan pembayaran pelanggan, lalu dilakukan disposisi oleh kadiv

penjualan. Jika dilayani maka pesanan tersebut akan diproses dan surat

pesanan akan diserahkan ke divisi administrasi pemasaran. Divisi

administrasi pemasaran akan melengkapi data yang diperlukan dan

membuat agenda surat pesanan sebagai ringkasan pesanan yang diterima

dan diserahkan ke bagian gudang. Gudang akan menyiapkan barang

sesuai dengan surat pesanan. Setelah barang disiapkan, operator komputer

yang ada di divisi gudang ekspedisi akan melakukan barcoding dan

secara otomatis sistem dalam komputer akan memperbaharui jumlah

piutang pelanggan yang bersangkutan. Langkah selanjutnya, operator

komputer akan mencetak printout faktur pajak dan daftar pengiriman.


70

Setelah faktur pajak, daftar pengiriman dan barang sudah selesai

disiapkan, maka daftar pengiriman dan barang akan diserahkan ke pihak

ekspedisi untuk dikirimkan ke pelanggan, sedangkan faktur pajak dan

surat pesanan akan diserahkan ke divisi administrasi pemasaran untuk

diperiksa kebenaran data faktur. Faktur yang telah diperiksa kebenarannya

akan diserahkan ke divisi piutang dagang beserta dengan salinan surat

pesanan sebagai dasar penagihan kepada pelanggan.

2. Fungsi yang Terkait

Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan

kredit yang berlangsung di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

adalah sebagai berikut:

a. Fungsi Penjualan

Fungsi ini dilakukan oleh bidang penjualan dan divisi

administrasi pemasaran yang fungsinya menerima surat order

pembeli, meminta otorisasi kredit, memberikan otorisasi adanya

penjualan kredit, membuat agenda surat pesanan, dan menambahkan

konsumen baru.

b. Fungsi Kredit

Fungsi ini dilakukan oleh divisi piutang dagang dan bidang

penjualan yang bertanggung jawab untuk meneliti status kredit

pelanggan.


71

c. Fungsi Gudang

Fungsi ini dilakukan oleh divisi gudang ekspedisi yang

bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh

pelanggan, membuat faktur pajak, membuat daftar pengiriman,

melakukan packaging, dan menyerahkan ke bagian ekspedisi

pengiriman, serta penerimaan retur.

d. Fungsi Pengiriman

Fungsi ini dilakukan oleh divisi gudang ekspedisi yang

bertanggung jawab untuk memberikan label alamat, dan memutuskan

jasa ekspedisi yang akan digunakan.

e. Fungsi Penagihan

Kegiatan penagihan atas adanya piutang konsumen dilakukan

oleh divisi piutang dagang. Terjadinya suatu penagihan merupakan

kelanjutan dari kegiatan pembuatan faktur. Namun, pembuatan faktur

yang terjadi di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dibuat oleh

operator komputer di divisi gudang ekspedisi.

f. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi dilakukan oleh divisi pembukuan yang

bertanggung jawab membuat jurnal, membuat rekapitulasi harga

pokok penjualan, mengarsipkan faktur pajak, dan membuat laporan

untuk kepentingan manajemen.

Penjelasan mengenai fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem

akuntansi penjualan kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta


72

telah dijelaskan sebelumnya. Tabel 5.1 merupakan ringkasan fungsi-

fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan kredit pada

Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta beserta dengan penjelasannya.

Tabel 5.1 Ringkasan Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi

Penjualan Kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius

Yogyakarta

Fungsi Keterangan

Fungsi Penjualan Fungsi ini dilakukan oleh bidang penjualan dan divisi

administrasi pemasaran.

Fungsi Kredit Fungsi ini dilakukan oleh divisi bidang penjualan dan

divisi piutang dagang.

Fungsi Gudang Perusahaan memiliki fungsi gudang yang dilakukan

oleh divisi gudang ekspedisi.

Fungsi Pengiriman Fungsi pengiriman dilakukan divisi gudang

ekspedisi.

Fungsi Penagihan Perusahaan memiliki fungsi penagihan yaitu divisi

piutang dagang, tetapi tugas pembuatan faktur tidak

dilakukan oleh fungsi penagihan.

Fungsi Akuntansi Perusahaan memiliki fungsi akuntansi. Sumber: Data diolah

3. Dokumen yang digunakan

Dokumen-dokumen yang digunakan oleh Penerbit-Percetakan

Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan kredit adalah sebagai

berikut:

a. Surat Pesanan

Dokumen ini digunakan untuk mencatat pesanan dari pelanggan.

Semua salesman baik kantor pusat maupun kantor pemasaran

menggunakan form atau bentuk yang sama. Namun, apabila ada

pelanggan yang menghendaki menggunakan form pembelian dari

perusahan mereka, hal itu diperkenankan, tanpa harus menggunakan


73

form surat pesanan dari Kanisius. Dokumen ini akan diserahkan ke

divisi administrasi pemasaran untuk diteliti kelengkapannya.

b. Agenda Surat Pesanan

Dokumen ini dibuat oleh divisi administrasi pemasaran

sebanyak dua rangkap. Dokumen ini berisi ringkasan pesanan

pelanggan yang nantinya akan diserahkan ke divisi gudang ekspedisi.

c. Form Pelayanan Order

Dokumen ini digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat

pelayanan order yang telah dilayani serta order yang tidak terlayani

yang disebabkan jumlah stock yang habis atau buku yang tidak

dimiliki. Dokumen ini sebagai bukti siapa saja yang bertanggung

jawab atas pelayanan order yang telah dilakukan.

d. Faktur Pajak

Dokumen ini dibuat oleh operator komputer di divisi gudang

ekspedisi yang terdiri dari tiga rangkap. Faktur ini nantinya akan

digunakan sebagai dasar penagihan ke pelanggan.

e. Daftar Pengiriman

Daftar pengiriman merupakan dokumen yang dibuat oleh divisi

gudang ekspedisi. Dokumen ini serupa dengan faktur pajak yang

dibuat sebanyak empat rangkap. Namun, formatnya tidak sama seperti

faktur hanya isinya yang sama dengan faktur pajak yang telah dibuat.


74

f. Rekap Harga Pokok Penjualan

Dokumen ini digunakan oleh divisi pembukuan untuk mencatat

harga pokok produk yang dijual. Cara pembuatan rekap harga pokok

penjualan ini dengan menginputkan di komputer lalu printoutnya akan

keluar. Pembuatan dokumen ini dibuat sebulan sekali dengan

menggunakan faktur pajak sebagai dokumen sumbernya.

Penjelasan mengenai dokumen-dokumen yang digunakan oleh

Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan

kredit telah dijelaskan sebelumnya. Tabel 5.2 merupakan ringkasan

dokumen-dokumen apa saja yang digunakan oleh Penerbit-Percetakan

Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan kredit beserta dengan

penjelasannya.

Tabel 5.2 Ringkasan dokumen-dokumen yang digunakan oleh


Dokumen Keterangan

Surat Pesanan Perusahaan memiliki surat pesanan tetapi tidak

bernomor urut tercetak.

Agenda Surat

Pesanan

Dokumen ini merupakan ringkasan surat pesanan

yang diterima perusahaan.

Faktur Pajak Perusahaan menggunakan faktur yaitu faktur pajak

dan bernomor urut tercetak.

Form Pelayanan

Order

Form pelayanan order merupakan dokumen di

gudang untuk mencatat order yang terlayani dan

tidak terlayani.

Daftar Pengiriman Isi dokumen ini sama seperti faktur pajak.

Rekap Harga Pokok

Penjualan

Perusahaan memiliki rekapitulasi harga pokok

penjualan yang dibuat sebulan sekali oleh fungsi

akuntansi. Sumber: Data diolah


75

4. Catatan yang digunakan

Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit

yang digunakan oleh perusahaan adalah:

a. Jurnal Penjualan

Transaksi penjualan kredit yang terjadi di Kanisius akan dicatat

oleh divisi pembukuan ke dalam jurnal penjualan sebagai bukti

adanya penjualan kredit.

b. Jurnal Umum

Jurnal ini dibuat oleh divisi pembukuan sebagai catatan untuk

mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi

tertentu.

c. Buku Pembatu A/R

Catatan ini merupakan catatan yang digunakan oleh perusahaan

untuk mencatat A/R yang dimiliki oleh pelanggan. Catatan ini

disiapkan oleh bagian keuangan.

Penjelasan mengenai catatan yang digunakan oleh Penerbit-

Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan kredit telah

dijelaskan sebelumnya. Tabel 5.3 merupakan ringkasan catatan yang

digunakan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi

penjualan kredit beserta dengan penjelasannya.


76

Tabel 5.3 Ringkasan Catatan yang digunakan oleh Penerbit-

Percetakan Kanisius Yogyakarta

Catatan Akuntansi Keterangan

Jurnal Penjualan Perusahaan membuat jurnal penjualan.

Jurnal Umum Perusahaan membuat jurnal umum untuk mencatat

transaksi yang berhubungan dengan penjualan kredit.

Buku Pembantu A/R Catatan yang berisi A/R pelanggan. Sumber: Data diolah

5. Prosedur yang dilakukan oleh perusahaan

Prosedur yang dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius

Yogyakarta dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut:

a. Prosedur Pesanan Penjualan

Prosedur ini berawal dari diterimanya surat pesanan dari

pembeli oleh bidang penjualan. Apabila informasi yang diterima

belum lengkap, maka informasi yang diperlukan akan ditambahkan

oleh divisi administrasi pemasaran. Pada prosedur ini, divisi

administrasi pemasaran akan membuatkan agenda surat pesanan yang

merupakan ringkasan pesanan pelanggan dan akan mengirimkannya

kepada divisi lain yaitu divisi gudang ekspedisi.

b. Prosedur Persetujuan Kredit

Pada prosedur ini, bidang penjualan akan melakukan

pengecekan terhadap A/R pelanggan di dalam database pelanggan

atau mendapatkan informasi dari divisi piutang dagang. Setelah itu,

pada surat pesanan yang diterima dari pelanggan akan diberikan cap

disposisi yang menyatakan bahwa order ini bisa dilayani atau tidak.

Namun, dalam surat pesanan ini, tidak ada otorisasi tertulis dari fungsi


77

kredit. Surat pesanan yang sudah dicap disposisi diserahkan ke divisi

administrasi pemasaran.

c. Prosedur Pengeluaran Barang

Pada prosedur ini, divisi gudang ekspedisi akan mengeluarkan

barang sesuai dengan surat pesanan yang sudah diterima. Setelah

barang disiapkan, maka akan dilakukan barcoding dan packaging lalu

diserahkan ke ekspedisi.

d. Prosedur Pengiriman

Pada prosedur ini, divisi gudang ekspedisi akan membuatkan

label alamat pelanggan dan menyerahkan daftar pengiriman kepada

pihak ekspedisi untuk dikirimkan kepada pelanggan sesuai dengan

pesanan.

e. Prosedur Penagihan

Pada prosedur ini, divisi gudang ekspedisi yang mengeluarkan

faktur pajak. Namun, yang melakukan penagihan kepada pelanggan

tetap dilakukan oleh divisi penagihan.

f. Prosedur Pencatatan Piutang

Pada prosedur ini, pencatatan piutang sudah otomatis dilakukan

saat divisi gudang ekspedisi membuat faktur. Setelah faktur sudah

berhasil dikeluarkan maka otomatis jumlah piutang pelanggan akan

terbaharui.


78

g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

Pada prosedur ini, pencatatan harga pokok penjualan dilakukan

dengan menggunakan faktur pajak sebagai sumbernya. Pencatatan ini

dilakukan oleh bagian keuangan yang secara rutin dilakukan, yaitu

sebulan sekali.

Penjelasan mengenai prosedur yang dilakukan oleh Penerbit-

Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan kredit telah

dijelaskan sebelumnya. Tabel 5.4 merupakan ringkasan prosedur yang

dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi

penjualan kredit beserta dengan penjelasannya.

Tabel 5.4 Ringkasan Prosedur yang dilakukan oleh Penerbit-


Prosedur Keterangan

Prosedur order

penjualan

Bagian penjualan menerima order dari pelanggan.

Prosedur persetujuan

kredit

Prosedur persetujuan kredit terdapat dalam prosedur

penjualan dan setiap orang bisa memonitor jumlah

A/R pelanggan melalui database pelanggan, tetapi

tidak ada otorisasi adanya persetujuan kredit.

Prosedur Pengiriman Perusahaan mengirim barang sesuai dengan surat

pesanan.

Prosedur penagihan Bagian yang melakukan penagihan adalah divisi

penagihan. Namun, yang membuat faktur adalah

divisi gudang ekspedisi.

Prosedur pencatatan

piutang

Perusahaan melakukan prosedur ini, tetapi

kegiatannya sudah terkomputerisasi.

Prosedur distribusi

penjualan

Perusahaan melakukan prosedur ini, melalui database

perusahaan yang bisa diakses semua divisi.

Prosedur pencatatan

harga pokok

penjualan

Perusahaan melakukan prosedur ini, yang dilakukan

oleh divisi pembukuan. Kegiatan ini dilakukan setiap

bulan. Sumber: Data diolah


79

6. Pengendalian Internal Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Pengendalian internal berperan penting dalam kegiatan operasional

perusahaan. Pengendalian internal yang baik dalam perusahaan akan

meminimalkan risiko yang timbul. Berikut ini pengendalian internal yang

dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta atas aktivitas

penjualan kredit yang terjadi di perusahaan. Pembahasan mengenai

pengendalian internal akan dilihat dari sudut pandang komponen

pengendalian internal menurut COSO (Committee of Sponsoring

Organizations).

a. Lingkungan Pengendalian

1) Integritas dan Nilai-nilai Etika

Pimpinan dan karyawan yang ada di Penerbit-Percetakan

Kanisius Yogyakarta saling mengenal baik satu sama lain. Hal ini

terlihat saat jam makan siang, karyawan makan siang bersama di

kantin belakang kantor dan mereka terlibat percakapan yang

mencerminkan keakraban diantara para karyawan. Pemimpin

dalam perusahaan berusaha untuk menciptakan iklim kerja yang

baik dengan membangun rasa kekeluargaan yang erat antar

karyawannya. Rasa kekeluargaan ini akan membuat karyawan

bekerja dengan nyaman dan menjunjung tinggi nilai etika.

Hubungan yang baik akan memudahkan bagi pimpinan untuk

mengkomunikasikan mengenai kebijakan dan peraturan yang ada

di perusahaan.


80

Para karyawan dalam perusahaan juga selalu bersikap baik

kepada konsumen maupun kepada tamu yang datang ke

perusahaan. Hal ini terlihat dari bagian receptionist yang menjadi

penerima tamu dalam perusahaan, mereka selalu sabar dan

tersenyum dalam menerima tamu perusahaan.

Perusahaan juga mempunyai aturan tertulis mengenai jam

masuk, jam istirahat dan jam pulang kerja. Peraturan tersebut juga

telah disosialisasikan kepada semua karyawan sehingga tidak ada

karyawan yang melanggar. Selain itu, perusahaan juga

memberlakukan sangsi tegas bagi karyawan yang melanggar

peraturan.

2) Komitmen terhadap Kompetensi

Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki proses

perekrutan karyawan yang memadahi. Perekrutan karyawan

dilakukan apabila bagian atau divisi yang bersangkutan

mengajukan permintaan perekrutan karyawan ke departemen

sarana, prasarana dan sumber daya manausia. Perekrutan

dilakukan dengan tes tertulis serta wawancara oleh divisi yang

membutuhkan. Setelah itu, perusahaan juga melakukan pelatihan

guna menunjang kompetensi karyawan.

3) Dewan Komisaris dan Komite Audit

Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam struktur

organisasinya tidak terdapat dewan komisaris tetapi memiliki


81

internal audit. Namun, sayangnya internal audit yang dimiliki oleh

perusahaan baru saja terbentuk, sehingga kinerja dari internal audit

belum terlalu nampak dan belum bisa dinilai baik buruknya

maupun efektif tidaknya.

4) Falsafah Manajemen dan Gaya Operasi

Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki

prosedur tertulis tentang proses penjualan kredit yang ada di

perusahaan. Prosedur ini tertulis dalam SOP (Standart Operating

Procedure) yang dimiliki oleh masing-masing divisi yang

bersangkutan. Ini menunjukkan bahwa masing-masing karyawan

dapat mengetahui tugas dan wewenangnya sehingga karyawan

tidak bingung mengenai pekerjaan yang harus dilakukan.

Berkaitan dengan penjualan kredit yang berlangsung,

perusahaan tidak memiliki peraturan mengenai ketentuan batas

limit pemberian kredit kepada pelanggan. Pelanggan yang masih

mempunyai hutang kepada perusahaan masih bisa melakukan

transaksi tanpa melihat berapa jumlah piutang yang masih

dimiliki.

5) Struktur Organisasi

Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki struktur

organisasi yang jelas yang menggambarkan tugas dan wewenang

masing-masing divisi. Selain itu, struktur organisasi selalu


82

diperbaharui sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta perubahan

yang dilakukan selalu dikomunikasikan kepada karyawan.

6) Penetapan Kewenangan dan Tanggungjawab

Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki

pembagian tugas dan wewenang untuk masing-masing divisi yang

ada di perusahaan. Hal ini membuat karyawan bisa melakukan

tugas dan wewenangnya sesuai dengan apa yang seharusnya

sehingga tidak terjadi penugasan ganda.

7) Kebijakan dan Praktik di Bidang Sumber Daya Manusia

Kebijakan mengenai sumber daya manusia yang ada di

Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta sudah baik. Kegiatan

terlihat dari kebijakan perusahaan dalam perekrutan karyawan

baru yang berkompeten, perlindungan dan jaminan sosial bagi

karyawan, pemberian penghargaan bagi karyawan yang

berprestasi, pemberian pelatihan karyawan untuk menunjang

kompetensinya.

b. Perhitungan Risiko

Menurut COSO, perhitungan risiko untuk tujuan pelaporan

keuangan adalah identifikasi, analisis dan pengelolaan risiko sesuai

dengan prinsip akuntansi berlaku umum. Oleh karena itu, apabila

terdapat risiko maka manajemen membuat rencana tindakan perbaikan

atas risiko yang dihadapai perusahaan. Risiko-risiko yang terjadi di

dalam proses penjualan kredit di Penerbit-Percetakan Kanisius


83

Yogyakarta antara lain risiko terhadap pencurian persediaan

perusahaan, risiko kesalahan penginputan data dalam faktur pajak,

risiko tidak tertagihnya piutang usaha, dan risiko pemberian kredit

yang diberikan kepada pelanggan yang tidak tepat.

c. Informasi dan Komunikasi

Pencatatan atas transaksi penjualan kredit yang terjadi di

Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta telah dicatat sesuai dengan

periode yang berjalan. Hal ini terlihat dari dilakukannya pelaporan

mengenai rekapitulasi harga pokok produk yang terjual dilakukan

setiap bulannya serta pengontrolan atas piutang pelanggan yang

dilakukan secara rutin.

d. Aktivitas Pengendalian

Pengendalian terhadap proses penjualan kredit yang terjadi di

Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta sudah cukup baik. Terlihat

dalam pengendalian fisik terhadap dokumen dan catatan akuntansi

yang digunakan. Dokumen dan catatan akuntansi tersebut telah diarsip

sesuai dengan abjad nama pelanggan, sehingga dalam pencariannya

mudah dilakukan. Namun, dalam hal penomoran dokumen surat

pesanan, tidak ada penomoran urut tercetak pada dokumen tersebut.

Berkaitan dengan pemisahan tugas dan wewenang, dalam hal

pembagian tugas dan wewenang fungsi kredit dilakukan oleh bidang

penjualan dengan melihat database pelanggan atau meminta informasi

dari divisi piutang dagang. Namun, tidak ada otorisasi tertulis dari


84

divisi piutang dagang yang merupakan fungsi kredit. Selain itu, tugas

pembuatan faktur pajak dilakukan oleh operator komputer divisi

gudang ekspedisi.

e. Pemonitoran

Pemonitoran atas kegiatan penjualan kredit pada Penerbit-

Percetakan Kanisius Yogyakarta terlihat dari laporan yang diterima

oleh manajer atas setiap transaksi yang terjadi, sehingga manajer bisa

melakukan pemonitoran kinerja dari bawahannya dan melakukan

penilaian apakah pencapaian yang dicapai sudah memenuhi target.

Lalu adanya peran pimpinan dalam setiap kegiatan operasional yang

terjadi di perusahaan merupakan salah satu bentuk pemonitoran.

Contoh yang lain yaitu dibentuknya auditor internal untuk melakukan

penilaian atau evaluasi terhadap efektifitas dan efisiensi manajemen.

7. Gambar Mekanisme Pelayanan Surat Pesanan yang dilaksanakan


Gambaran mengenai sistem akuntansi penjualan kredit yang ada di

Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta bisa dilihat pada gambar 5.1.

Gambar tersebut merupakan bagan alir dokumen (Flowchart) yang terjadi

di perusahaan.


85

Gambar 5.1 Mekanisme Pelayanan Surat Pesanan pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta


86

B. Identifikasi Masalah

Setelah memahami sistem penjualan kredit yang telah berlangsung di

Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta, penulis menemukan ada beberapa

kelemahan mengenai kegiatan transaksi penjualan kredit yang berjalan.

Identifikasi masalah dilakukan dengan menggunakan daftar pertanyaan yang

berisi mengenai pengendalian intern yang terkait dengan sistem penjualan

kredit yang berlangsung di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta serta

melakukan observasi langsung terjadinya kegiatan transaksi penjualan kredit

tersebut.

Daftar pertanyaan yang dibuat oleh penulis, didalamnya terdapat dua

pilihan jawaban, yaitu jawaban “ya” yang artinya pengendalian intern

tersebut telah dilakukan, dan jawaban “tidak” yang artinya pengendalian

intern tersebut belum dilakukan. Daftar pertanyaan yang disampaikan akan

dilampirkan.

1. Identifikasi Masalah yang Terjadi

Berdasarkan daftar pertanyaan dan observasi, penulis menemukan

kelemahan dalam sistem penjualan kredit yang berlangsung di

perusahaan, yaitu:

a. Order yang tertunda untuk dilayani.

Pesanan yang diterima oleh bidang penjualan tidak dalam

format yang standar dan ada yang tidak berbentuk dokumen fisik.

Pesanan bisa diterima dari surat, dari telepon, atau staf penjualan yang

datang ke tempat pelanggan. Jika pelanggannya berupa entitas bisnis,


87

pelanggan bisa menggunakan format dari entitas bisnis tersebut. Surat

pesanan yang diterima oleh divisi administrasi pemasaran terkadang

hilang atau terselip. Apabila surat pesanan itu hilang atau terselip,

terkadang perusahaan meminta surat pesanan lagi dari pelanggan. Hal

ini mengakibatkan tertundanya penanganan order dari pelanggan.

b. Ketidaktepatan dalam pembuatan faktur.

Proses pembuatan faktur pajak dikeluarkan oleh operator

komputer divisi gudang ekspedisi dan dipertanggungjawabkan oleh

divisi administrasi pemasaran, termasuk proses audit terhadap data

faktur dan penomoran nomor faktur. Divisi piutang dagang yang

berada di bawah pengawasan bagian keuangan yang bertugas menagih

pada konsumen tidak mengetahui proses pembuatannya. Hal ini

mengindikasikan tidak ada pemeriksaan silang yang terjadi antar

departemen yang mengakibatkan tugas dan wewenang terpusat pada

satu departemen. Berdasarkan hal tersebut, terdapat ketidaktepatan

dalam pembuatan faktur, antara lain diskon yang diberikan kepada

masing-masing pelanggan, ketidaktepatan dalam penginputan jumlah

order yang terlayani.

c. Risiko terjadinya piutang tidak tertagih

Sebelum pesanan atau order dari pelanggan mengenai

penjualan kredit diproses, baiknya ada persetujuan kredit atas

penjualan kredit tersebut. Selama ini, persetujuan kredit yang

dilakukan hanya dengan melihat pada database konsumen atau


88

dengan meminta informasi dari divisi piutang dagang. Namun, tidak

ada otorisasi berupa tanda tangan oleh divisi piutang dagang

mengenai kredit tersebut.

d. Potensi munculnya konsumen yang tidak layak mendapat kredit.

Penambahan data konsumen baru merupakan hal yang perlu

diperhatikan dalam pelayanan awal penjualan kredit. Hal ini bertujuan

untuk memastikan bahwa penjualan dilakukan kepada pembeli yang

tepat dan sudah mendapat persetujuan.

2. Identifikasi Penyebab Masalah

Berdasarkan masalah yang terjadi tersebut, penyebab yang

melandasi terjadinya permasalahan tersebut yaitu:

a. Masalah order yang tertunda untuk dilayani, dapat diidentifikasi

penyebabnya adalah dokumen sumber yang hilang atau terselip.

b. Masalah ketidaktepatan dalam pembuatan faktur, dapat diidentifikasi

penyebabnya adalah pembuatan faktur pajak yang dilakukan oleh

operator komputer divisi gudang ekspedisi.

c. Masalah risiko terjadinya piutang tidak tertagih, dapat diidentifikasi

penyebabnya adalah tidak ada otorisasi tertulis dari bagian kredit pada

surat pesanan.

d. Masalah potensi munculnya konsumen yang tidak layak mendapat

kredit, dapat diidentifikasi penyebabnya adalah divisi administrasi

pemasaran yang melakukan penambahan ke dalam database

konsumen.


89

3. Identifikasi Titik Keputusan

Titik keputusan merupakan suatu kondisi yang mendasari suatu hal

terjadi. Dasar yang bisa digunakan untuk melakukan pengidentifikasian

titik keputusan yaitu bagan alir atau flowchart. Titik keputusan yang

menjadi penyebab permasalahan diatas adalah sebagai berikut:

a. Titik keputusan dari penyebab masalah dokumen sumber yang hilang

atau terselip adalah dokumen sumber yang dimiliki oleh divisi

administrasi pemasaran tidak berbentuk formal dan tidak bernomor

urut tercetak.

b. Titik keputusan dari penyebab masalah pembuatan faktur pajak

dilakukan oleh operator komputer divisi gudang ekspedisi adalah

program pembuatan faktur pajak berada di divisi gudang ekspedisi.

c. Titik keputusan dari penyebab masalah tidak ada otorisasi tertulis dari

bagian kredit pada surat pesanan adalah bagian kredit tidak menerima

dokumen sumber untuk diberi otorisasi. Pemberian otorisasi hanya

dengan melihat pada database pelanggan atau melalui telepon.

d. Titik keputusan dari penyebab masalah divisi administrasi pemasaran

yang melakukan penambahan ke dalam database konsumen adalah

tugas dan wewenang bagian kredit dilakukan oleh divisi adminitrasi

pemasaran. Apabila penambahan konsumen dilakukan oleh divisi

yang melakukan penjualan dan tidak ada pengecekan dari divisi

kredit, akan menimbulkan risiko pengendalian.


90

4. Identifikasi Personil-personil Kunci

Identifikasi personil-personil kunci dilakukan dengan mengacu

pada bagian alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen dan

deskripsi jabatan.

a. Karyawan divisi gudang ekspedisi

1) Melakukan pelayanan buku pesanan dari pelanggan.

2) Melakukan barcoding barang dan pembuatan faktur pajak, daftar

pengiriman, serta packaging.

3) Melakukan pengiriman

b. Karyawan divisi administrasi pemasaran

1) Menerima order dari pelanggan

2) Mengaudit faktur penjualan

3) Menambahkan pelanggan baru

c. Karyawan divisi piutang dagang

1) Melakukan penagihan kepada konsumen

2) Mengontrol A/R pelanggan


91

C. Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit pada Penerbit-


Transaksi penjualan kredit merupakan transaksi rutin yang dilakukan

oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta walaupun perusahaan juga

melayani penjualan secara tunai dan penjualan konsinyasi. Berdasarkan hasil

identifikasi masalah yang telah diuraikan, ditemukan beberapa kelemahan

yang dapat menimbulkan permasalahan bagi perusahaan. Berikut ini adalah

masalah yang dapat diidentifikasi serta solusi yang ditawarkan bagi

perusahaan. Pada tabel 5.5 terdapat penjelasan masalah yang dapat

diidentifikasi beserta dengan solusi yang ditawarkan bagi perusahaan.

Beberapa cara dan masukan bagi perusahaan untuk menyelesaikan

masalah yang dihadapi, antara lain:

1. Perancangan Fungsi

Fungsi yang ditawarkan untuk perbaikan tidak menambah dari

fungsi yang ada sebelumnya. Namun, perbaikan ini hanya menambah

tugas dan wewenang pada fungsi penjualan, fungsi kredit, dan fungsi

penagihan. Selain itu perancangan fungsi melakukan pengurangan tugas

dan wewenang pada fungsi penjualan dan fungsi gudang. Tabel 5.6

merupakan ringkasan mengenai tugas dan wewenang fungsi yang

mengalami perubahan serta perbaikan yang diusulkan.


92

Tabel 5.5 Masalah yang dapat diidentifikasi dan Solusi yang

ditawarkan Bagi Perusahaan

No Masalah yang

Teridentifikasi Solusi yang ditawarkan

1 Order yang

tertunda untuk

dilayani.

Perusahaan disarankan untuk membuat surat pesanan

penjualan yang berbentuk formal dan disarankan pula

surat pesanan penjualan tersebut bernomor urut

tercetak. Hal ini bertujuan untuk memastikan tidak ada

order yang terlewatkan. Selain itu, apabila surat pesanan

penjualan ada yang hilang atau terselip, masih ada surat

pesanan yang asli tanpa harus meminta dua kali pada

pelanggan.

2 Ketidaktepatan

dalam pembuatan

faktur

Perusahaan disarankan untuk memindahkan program

atau kebijakan pembuatan faktur pajak ke divisi piutang

dagang.

Dasar pembuatan faktur pajak dengan menggunakan

daftar pengiriman, form pelayanan order dan surat

pesanan penjualan, sehingga meminimalisir terjadinya

kesalahan pembuatan faktur.

3 Risiko terjadinya

piutang tidak

tertagih.

Perusahaan disarankan untuk memberikan surat pesanan

penjualan beserta tembusannya pada departemen

keuangan, yang diwakili oleh divisi piutang dagang

sebelum order dilayani. Selain bertujuan untuk

memberikan informasi pada departemen keuangan

mengenai order apa saja yang diterima pada hari yang

bersangkutan, juga bertujuan untuk mengotorisasi

pemberian kredit.

4 Potensi

munculnya

konsumen yang

tidak layak

mendapat kredit

Perusahaan disarankan untuk memberikan tugas dan

wewenang pada divisi piutang dagang untuk melakukan

pengecekan mengenai penambahan konsumen baru.

Apabila dilakukan penambahan konsumen baru, divisi

administrasi pemasaran bertugas untuk memasukkan

data konsumen baru ke dalam database konsumen dan

memberikan informasi mengenai konsumen tersebut

pada divisi piutang dagang. Lalu divisi piutang dagang

melakukan pengecekan atas penambahan konsumen

tersebut pada database konsumen dan membubuhkan

tanda tangan sebagai bukti telah dilakukan pengecekan

pada surat pesanan penjualan disposisi. Setelah itu

penambahan konsumen baru bisa dianggap sah. Sumber: Data Diolah


93

Tabel 5.6 Ringkasan Usulan Fungsi yang berkaitan dengan Sistem

Penjualan Kredit

Fungsi Tugas dan Wewenang

yang Berlangsung Usulan

Fungsi Penjualan Tidak membuat surat

pesanan penjualan.

Membuat surat agenda

pesanan.

Membuat surat

pesanan penjualan.

Tidak membuat

agenda surat pesanan.

Fungsi Kredit Tidak memberikan

otorisasi tertulis pada

surat pesanan

penjualan.

Tidak melakukan

pengecekan atas

penambahan

konsumen baru.

Memberikan otorisasi

tertulis pada surat

pesanan penjualan.

Melakukan

pengecekan atas

penambahan

konsumen baru.

Fungsi Gudang Membuat Faktur

Pajak

Tidak Membuat

Faktur Pajak

Fungsi Penagihan Tidak membuat

Faktur Pajak.

Membuat Faktur

Pajak. Sumber: Data diolah

2. Perancangan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi

Penjualan Kredit

Rancangan jaringan prosedur yang baru tidak mengurangi atau

menambah prosedur yang selama ini sudah berjalan di Penerbit-

Percetakan Kanisius Yogyakarta. Prosedur yang diusulkan, hanya

menambah kegiatan pada prosedur pesanan penjualan dan prosedur

persetujuan kredit serta mengurangi kegiatan pada prosedur pesanan

penjualan.

Salah satu kegiatan yang diusulkan adalah kegiatan otorisasi atas

adanya penambahan konsumen baru. Seorang konsumen bisa melakukan

pembelian secara kredit apabila sudah pernah melakukan transaksi tunai

serta mempunyai bukti-bukti lain yang mendukung kepercayaan terhadap


94

konsumen tersebut. Bukti-bukti pendukung antara lain bidang penjualan

mengetahui tempat atau instansi konsumen tersebut dan mempunyai

informasi mengenai kemampuan konsumen dalam melunasi hutangnya.

Bukti bahwa surat pesanan yang diterima berasal dari konsumen baru

yaitu pemberian cap pada surat pesanan oleh bidang penjualan. Gambar

5.2 merupakan usulan cap yang menyatakan bahwa order berasal dari

konsumen baru. Tabel 5.7 merupakan ringkasan perbandingan kegiatan

yang dilakukan pada prosedur yang selama ini berjalan di perusahaan

dengan prosedur yang diusulkan.

Gambar 5.2 Rancangan Cap Disposisi Konsumen Baru


95

Komponen di dalam cap disposisi konsumen baru adalah sebagai

berikut:

a. Disposisi

Ada dua macam keputusan dalam disposisi. Disposisi yang

pertama apakah disposisinya diterima dan yang kedua apakah ditolak.

Disposisi diterima apabila konsumen sudah pernah melakukan

pembelian secara tunai, serta konsumen mampu meyakinkan

perusahaan bahwa bisa melunasi hutangnya, dan apabila sebaliknya

maka disposisi ditolak.

b. Nama Konsumen

Nama konsumen diisikan dengan nama konsumen atau instansi

yang akan melakukan pembelian secara kredit.

c. Alamat

Alamat diisikan dengan alamat konsumen atau instansi yang

terkait.

d. Riwayat

Riwayat diisikan dengan kapan terkahir kali konsumen

melakukan pembelian secara tunai. Kolom juga bisa diisi dengan

informasi terkait tentang konsumen yang bisa menjadi informasi

pendukung.

e. Tanda Tangan Bidang Penjualan

Tanda tangan bidang penjualan sebagai bukti bahwa bidang

penjualan telah melakukan disposisi atas surat pesanan konsumen.


96

f. Tanda Tangan Divisi Aministrasi Pemasaran

Tanda tangan divisi administrasi pemasaran sebagai bukti bahwa

divisi ini telah melakukan penambahan konsumen baru pada database

konsumen.

g. Tanda Tangan Divisi Piutang Dagang

Tanda tangan divisi piutang dagang sebagai bukti bahwa divisi

ini telah melakukan pengecekan pada database konsumen atas

penambahan konsumen baru.

Tabel 5.7 Ringkasan Usulan Kegiatan yang dilakukan pada

Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Prosedur Kegiatan

yang Berlangsung Usulan

Prosedur

Pesanan

Penjualan

Tidak ada kegiatan

memberikan cap

disposisi konsumen baru

pada surat pesanan.

Tidak ada kegiatan

membuat surat pesanan

penjualan.

Ada kegiatan membuat

agenda surat pesanan.

Ada kegiatan

memberikan cap

disposisi konsumen baru

pada surat pesanan.

Ada kegiatan membuat

surat pesanan penjualan.

Tidak ada kegiatan

membuat agenda surat

pesanan.

Prosedur

Persetujuan

Kredit

Tidak memberikan

otorisasi tertulis pada

surat pesanan penjualan.

Tidak melakukan

pengecekan terhadap

database konsumen atas

penambahan konsumen

baru dan tidak

membubuhkan tanda

tangan pada surat

pesanan disposisi sebagai

bukti telah dilakukan

pengecekan.

Ada kegiatan

memberikan otorisasi

tertulis pada surat

pesanan penjualan.

Melakukan pengecekan

terhadap database

konsumen atas

penambahan konsumen

baru dan membubuhkan

tanda tangan pada surat

pesanan disposisi sebagai

bukti telah dilakukan

pengecekan.

Sumber: Data diolah


97

3. Perancangan Dokumen Surat Pesanan Penjualan

Surat pesanan merupakan sebuah media awal yang dapat merekam

order yang diminta oleh pelanggan. Selama ini perusahaan memiliki surat

pesanan, tetapi dalam pengunaannya masih ditemukan beberapa

kelemahan. Kelemahan tersebut antara lain, order yang diterima dari

berbagai sumber, misalnya email, telepon, sales, serta surat pesanan

entitas bisnis pelanggan, tidak disalin dalam surat pesanan yang dimiliki

perusahaan. Dampaknya apabila ada surat pesanan yang hilang,

perusahaan harus meminta dua kali kepada pelanggan. Kelemahan yang

lain, surat pesanan yang dimiliki perusahaan tidak bernomor urut tercetak,

sehingga perusahaan tidak bisa mengontrol apakah ada order yang

terlewatkan.

Solusi yang ditawarkan bagi perusahaan untuk mengatasi

kelemahan tersebut yaitu diusulkan adanya sebuah surat pesanan yang

baru yang dapat merekam semua inti permintaan order pelanggan. Surat

pesanan tersebut diberi nama surat pesanan penjualan. Tujuan dengan

dibuatnya surat pesanan penjualan, apabila ada pesanan dari pelanggan,

perusahaan bisa menyalin order tersebut ke dalam surat pesanan

penjualan. Sehingga apabila surat order yang asli hilang, perusahaan

mempunyai salinan tanpa harus meminta dua kali kepada pelanggan.

Tujuan lainnya yaitu dengan dibuatnya surat pesanan penjualan yang

bernomor urut tercetak, perusahaan bisa melakukan pengawasan

mengenai order yang akan dilayani sehingga tidak ada yang terlewatkan.


98

Penggunaan dokumen dalam kegitan penjualan kredit pada

perusahaan, diusulkan untuk tidak menggunakan dokumen agenda surat

pesanan. Alasan tidak digunakannya dokumen tersebut yaitu agar tidak

terlalu banyak dokumen kertas yang digunakan oleh perusahaan. Selain

itu informasi yang sebelumnya ada di agenda surat pesanan sudah ada

pada dokumen yang baru yaitu surat pesanan penjualan. Tabel 5.8

merupakan ringkasan usulan dokumen yang digunakan oleh perusahaan.

Lalu pada gambar 5.3 merupakan rancangan surat pesanan penjualan.

Tabel 5.8 Ringkasan Usulan Dokumen yang digunakan Pada

Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Dokumen Yang Berlangsung Usulan

Agenda Surat

Pesanan

Ada Tidak digunakan

Surat Pesanan

Penjualan

Tidak ada Dibuat dan digunakan

oleh divisi

administrasi

pemasaran Sumber: Data diolah


99

Gambar 5.3 Usulan Surat Pesanan Penjualan


100

Penggunaan dokumen dalam kegitan penjualan kredit pada

perusahaan, dius

a. No. SPP

No. SPP merupakan singkatan dari Nomor Surat Pesanan

Penjualan. Nomor ini digunakan untuk mencatat urutan surat pesanan

penjualan yang digunakan oleh divisi administrasi pemasaran untuk

mencatat pesanan konsumen.

b. Tanggal

Tanggal diisi dengan tanggal kapan surat pesanan penjualan

dibuat oleh divisi administrasi pemasaran.

c. No Customer

Nomor Customer digunakan untuk mencatat nomor customer

yang melakukan pembelian.

d. Nama

Nama diisi dengan nama customer yang disesuaikan dengan

nomor customer yang ada di atasnya.

e. Wiraniaga

Wiraniaga diisi nama wiraniaga atau sales yang melakukan

penjualan.

f. Ship To

Ship To digunakan untuk informasi alamat lengkap barang yang

akan dikirim.


101

g. No

No digunakan untuk menulis nomor urutan buku yang dipesan

oleh pelanggan.

h. Kode Buku

Kode buku digunakan untuk mengidentifikasi kode buku yang

dipesan oleh pelanggan.

i. Judul Buku

Judul buku digunakan untuk menulis judul buku yang dipesan

oleh pelanggan.

j. Jumlah eks

Jumlah eks adalah jumlah eksemplar buku yang dipesan oleh

pelanggan.

k. Harga

Harga digunakan untuk menulis harga buku yang dipesan oleh

pelanggan.

l. Diskon

Diskon digunakan untuk mengidentifikasikan diskon yang

diterima oleh pelanggan atas buku yang dipesan.

m. Harga Akhir

Harga akhir untuk mengidentifikasikan harga akhir dari buku

yang dipesan oleh pelanggan setelah dikurangi diskon.


102

n. Jumlah

Jumlah digunakan untuk mengidentifikasikan jumlah

keseluruhan yang dibayar oleh pelanggan..

o. Divisi Piutang Dagang

Divisi piutang dagang merupakan tempat untuk tanda tangan

divisi piutang dagang sebagai bukti otorisasi penjualan kredit.

p. Divisi Administrasi Pemasaran

Divisi administrasi pemasaran merupakan tempat untuk tanda

tangan divisi administrasi pemasaran sebagai bukti bahwa penggunaan

surat pesanan penjualan telah diotorisasi oleh divisi administrasi

pemasaran.

4. Perancangan Bagan Alir Dokumen (Flowchart)

Pada perancangan bagan alir dokumen yang baru ini, penulis lebih

menekankan pada perubahan tugas pada fungsi yang terkait. Selain itu

pada peracangan bagan alir yang baru ini penulis melakukan penambahan

dan pengurangan dokumen yang digunakan.

Pada gambar 5.4 terdapat gambaran bagan alir dokumen yang

diusulkan penulis kepada perusahaan. Beberapa hal yang perlu dilakukan

apabila membuat diagram alir tersebut, yaitu:

a. Fungsi yang Terkait dengan Sistem Penjualan Kredit

Fungsi yang terkait dengan sistem penjualan kredit yang

dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta adalah

sebagai berikut:


103

1) Fungsi Penjualan

Fungsi penjualan dilakukan oleh bagian penjualan dan

divisi administrasi pemasaran. Bidang dan divisi ini berada di

bawah pengawasan manajer penerbitan. Bagian penjualan

fungsinya adalah untuk menerima order dari pelanggan. Divisi

administrasi pemasaran fungsinya adalah untuk membuat surat

pesanan penjualan dan meminta otorisasi kredit pada divisi

piutang dagang untuk memastikan dan mengotorisasi bahwa order

yang diterima layak untuk diproses, serta melakukan penambahan

atas konsumen baru pada database konsumen.

2) Fungsi Kredit

Fungsi kredit dilakukan oleh divisi piutang dagang atau

A/R. Divisi ini berada di bawah pengawasan manajer keuangan.

Fungsi ini bertugas untuk memberikan otorisasi kredit dan

bertanggung jawab dalam pembuatan faktur pajak. Otorisasi

dituliskan di surat pesanan penjualan yang diterima dari divisi

administrasi pemasaran. Selain itu, fungsi ini juga bertugas untuk

melakukan pengecekan pada database konsumen atas penambahan

konsumen yang dilakukan oleh divisi administrasi pemasaran.

3) Fungsi Gudang

Fungsi gudang dilakukan oleh divisi gudang. Divisi ini

berada di bawah pengawasan manajer penerbitan. Divisi ini

bertanggung jawab untuk menyiapkan barang, membuat daftar


104

pengiriman dan bertanggung jawab untuk menyerahkan barang ke

bagian pengiriman.

4) Fungsi Pengiriman

Fungsi pengiriman dilakukan oleh divisi gudang dan

menggunakan ekspedisi diluar perusahaan. Divisi ini berada di

bawah pengawasan manajer penerbitan. Fungsi ini bertanggung

jawab untuk membuat label alamat pelanggan, serta memilih

ekspedisi yang akan digunakan dan memastikan bahwa barang

yang dikirim sesuai dengan yang dipesan.

5) Fungsi Penagihan

Kegiatan penagihan atas adanya piutang konsumen

dilakukan oleh divisi piutang dagang. Terjadinya suatu penagihan

merupakan kelanjutan dari kegiatan pembuatan faktur pajak. Oleh

karena itu, pembuatan faktur pajak yang digunakan sebagai dasar

penagihan dibuat oleh divisi piutang dagang yang merupakan

fungsi penagihan.

6) Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi dilakukan oleh divisi pembukuan. Divisi

ini berada di bawah pengawasan manajer keuangan. Fungsi dari

divisi ini adalah untuk menghasilkan laporan dan membuat jurnal.


105

b. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penjualan

Kredit

1) Prosedur Pesanan Penjualan

Prosedur ini dimulai dari penerimaan order dari konsumen

yang diterima oleh bagian penjualan. Bagian penjualan akan

melakukan pengecekan terhadap data konsumen apakah konsumen

baru atau konsumen lama. Jika konsumen baru, maka bagian

penjualan akan memberikan cap yang menyatakan order dari

konsumen baru. Langkah selanjutnya untuk konsumen lama dan

konsumen baru adalah pengecekan A/R dan record pembayaran

konsumen. Apabila konsumen tidak layak untuk mendapatkan

kredit, bagian penjualan akan membuatkan surat proforma.

Apabila konsumen dianggap layak untuk mendapatkan kredit,

bagian penjualan akan melakukan disposisi terhadap surat order

yang diterima.

Surat order pelanggan yang sudah didisposisi akan

diserahkan ke divisi administrasi pemasaran untuk diproses dan

dicek kelengkapannya. Divisi administrasi pemasaran akan

melakukan penambahan data konsumen apabila di dalam surat

pesanan yang didisposisi ada cap konsumen baru. Divisi

administrasi pemasaran akan membubuhkan tanda tangan pada

surat pesanan yang sudah didisposisi sebagai bukti bahwa

penambahan sudah dilakukan dan akan dicek kebenarannya oleh


106

divisi piutang dagang. Langkah selanjutnya, divisi administrasi

pemasaran akan membuatkan surat pesanan penjualan sebanyak

dua rangkap.

Surat pesanan yang sudah didisposisi dan surat pesanan

penjualan akan diserahkan ke bagian kredit untuk otorisasi kredit

dan pengecekan penambahan konsumen baru. Setelah diotorisasi,

surat pesanan penjualan rangkap kedua akan diserahkan ke divisi

gudang ekspedisi.

2) Prosedur Persetujuan Kredit

Prosedur ini dimulai dengan diterimanya surat pesanan

yang sudah didisposisi dan surat pesanan penjualan dari divisi

administrasi pemasaran. Divisi piutang dagang akan melakukan

pengecekan terhadap database konsumen dan apabila konsumen

tersebut dianggap layak untuk menerima kredit, maka divisi ini

akan memberikan otorisasi.

Selain melakukan otorisasi kredit, divisi piutang dagang

juga melakukan pengecekan untuk penambahan konsumen baru.

Surat pesanan yang sudah didisposisi dan dicap konsumen baru

merupakan dokumen sumber untuk melakukan pengecekan.

Setelah melakukan pengecekan terhadap database konsumen,

divisi piutang dagang membubuhkan tanda tangan pada surat

pesanan yang sudah didisposisi. Pengecekan dimaksudkan untuk

memastikan bahwa data konsumen baru sudah tercatat dan data


107

yang ada dalam database sudah benar. Setelah itu order baru bisa

diproses.

3) Prosedur Pengeluaran Barang

Prosedur ini dimulai dengan diterimanya surat pesanan

penjualan rangkap kedua oleh divisi gudang dari divisi piutang

dagang. Setelah diterimanya surat pesanan penjualan, divisi

gudang akan membuat form pelayanan order sejumlah dua

rangkap. Berdasarkan form tersebut, informasi mengenai berapa

jumlah barang yang keluar dan order yang tidak terlayani, serta

siapa yang bertanggung jawab dapat diketahui. Setelah produk

disiapkan dan dilakukan barcoding, maka akan menghasilkan

daftar pengiriman yang berisi informasi mengenai barang dan

harga yang akan dikirim.

4) Prosedur Pengiriman

Surat pesanan penjualan, form pelayanan order, serta

daftar pengiriman akan diserahkan ke bagian lain dalam divisi

gudang untuk dibuatkan label alamat konsumen. Daftar

pengiriman rangkap ketiga akan diserahkan ke pihak ekspedisi

sebagai surat jalan dan dasar penagihan ekspedisi kepada

perusahaan dikemudian hari.


108

5) Prosedur Penagihan

Pada prosedur ini, pembuatan faktur pajak dilakukan oleh

divisi piutang dagang. Setelah itu, faktur pajak yang telah dibuat

akan digunakan sebagai dasar melakukan penagihan.

6) Prosedur Pencatatan Piutang

Prosedur ini dilakukan oleh divisi piutang dagang.

Pencatatan piutang sudah otomatis terjadi saat faktur pajak sudah

tercetak.

7) Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

Pada prosedur ini, pencatatan harga pokok penjualan

dilakukan dengan menggunakan faktur pajak sebagai sumbernya.

Pencatatan ini dilakukan oleh bagian keuangan yang secara rutin

dilakukan, yaitu sebulan sekali

c. Dokumen yang digunakan dalam Penjualan Kredit

1) Surat Pesanan

Surat pesanan merupakan dokumen awal yang digunakan

untuk menangkap informasi pesanan konsumen sebelum

dipindahkan ke surat pesanan penjualan. Surat pesanan bentuknya

bermacam-macam. Surat pesanan bisa berupa surat pesanan dari

entitas pelanggan, atau berupa email, sedangkan pesanan melalui

telepon atau sales perusahaan dicatat pada surat pesanan yang

lama.


109

2) Surat Pesanan Penjualan

Surat pesanan penjualan merupakan dokumen sumber

adanya pesanan dari konsumen. Dokumen ini dibuat atas dasar

surat pesanan yang diterima dari konsumen, email, atau surat

pesanan perusahaan yang lama. Surat pesanan penjualan dianggap

sah dan bisa diproses setelah mendapat otorisasi dari divisi piutang

dagang. Surat pesanan penjualan juga telah bernomor urut

tercetak, sehingga dalam penggunaanya bisa dikontrol untuk

memastikan tidak ada order yang terlewatkan.

3) Form Pelayanan Order

Form pelayanan order merupakan dokumen yang

dikeluarkan oleh divisi gudang ekspedisi untuk menandakan

bahwa order telah terlayani. Salah satu rangkapnya akan

diserahkan ke divisi piutang dagang sebagai sarana konfirmasi

jumlah piutang pelanggan dan jumlah barang yang keluar dari

gudang apakah sesuai dengan pesanan.

4) Daftar Pengiriman

Daftar pengiriman merupakan dokumen yang dibuat oleh

divisi gudang ekspedisi. Dokumen ini isinya serupa dengan faktur

pajak yang dibuat sebanyak empat rangkap. Namun, formatnya

tidak sama seperti faktur pajak hanya isinya yang sama.


110

5) Faktur Pajak

Faktur pajak adalah dokumen yang dikeluarkan oleh divisi

piutang dagang yang bernomor urut tercetak.

6) Rekap Harga Pokok Penjualan

Dokumen ini digunakan oleh divisi pembukuan untuk

mencatat harga pokok produk yang dijual. Cara pembuatan rekap

harga pokok penjualan ini dengan menginputkan di komputer lalu

printoutnya akan keluar. Pembuatan dokumen ini dibuat sebulan

sekali dengan menggunakan faktur pajak sebagai dokumen

sumbernya.

d. Catatan Akuntansi yang digunakan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius

Yogyakarta

1) Jurnal Penjualan

Jurnal penjualan merupakan jurnal yang dibuat oleh divisi

pembukuan. Jurnal ini memuat informasi mengenai penjualan

kredit dan dasar pembuatannya adalah faktur pajak yang telah

diaudit kebenarannya.

2) Jurnal Umum

Jurnal umum merupakan jurnal yang dibuat oleh divisi

pembukuan. Jurnal ini juga memuat informasi lain yang

berhubungan dengan penjualan kredit.


111

3) Buku Pembantu A/R

Buku pembantu A/R merupakan catatan yang berisi

informasi mengenai data piutang pelanggan. Catatan ini dibuat

oleh bagian keuangan.

Catatan akuntansi yang selama ini telah digunakan sudah

mampu merekam semua informasi yang dibutuhkan oleh manajemen.

Oleh karena itu, tidak ada perubahan untuk catatan akuntansi yang

digunakan dalam proses penjualan kredit.


112

e. Perancangan Diagram Alir Sistem Penjualan Kredit

Gambar 5.4 Rancangan Bagan Alir Sistem Akuntansi Penjualan

Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

mulai

menerima

surat

pesanan

dari

pelanggan

cek data

konsumen,

A/R dan

pembayaran

mencap

disposisi dan

cap kons baru

oleh kepala

bidang

penjualan

dipenuhi

surat pesanan

yang sudah

didisposisi dan

cap kons baru

membuat

surat

proforma

kons

surat proforma

SP

A

Bidang Penjualan

ya

tidak

pelanggan

1

SP : Surat Pesanan


113



(Lanjutan)

1

SPd

melengkapi

data SPd

membuat SPP SPP

2

SPP 1

SPd

2

4

Form order 2

DP 4

SPd

5

merekonsiliasi

Form order 2

DP 4

SPd

SPP 2

SPP 2

A6

8

FP 2

DP 2

A

Divisi Administrasi Pemasaran

SPP : Surat Pesanan Penjualan

SPd : Surat Pesanan yang sudah didisposisi

FP : Faktur Pajak

DP : Daftar Pengiriman

memasukkan

data

konsumen

baru

kons

konsumen

mengirimkan DP


114



(Lanjutan)

2

2

SPP 1

SPd

diotorisasi

2

SPP 1

SPd

35

7

6

form order 2

DP 4

SPP 1

7

merekonsiliasi

membuat FP

3

2

FP 1

FP

SPP 1

form order 2

DP 4

8

9

pelanggan



FP : Faktur Pajak


Divisi Piutang Dagang

mengecek

data

konsumen

baru

kons

A


115



(Lanjutan)

3

SPP 2

membuat

form order

menyiapkan

produk

menginput

barcode dan

membuat daftar

pengiriman

barangl

pengiriman

4

3

2

DP 1

2

form order 1

SPP 2

4

T

pelanggan

bersama barang

ekspedisi

Divisi Gudang Ekspedisi



2

form order 1

DPmelakukan

packaging

membuat label

untuk alamat

konsumen dan

data pengiriman

konsumen


116



(Lanjutan)

9

DP 4

FP 3

Jurnal

Penjualan

Jurnal

Umum

Buku

Pembantu

A/R selesai

Divisi Pembukuan

FP : Faktur Pajak


rekap

harga

pokok

penjualan

N


117

5. Perancangan Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

Langkah yang dilalui dalam perancangan diagram arus data sistem

informasi akuntansi penjualan kredit Penerbit-Percetakan Kanisius

Yogyakarta, sebagai berikut:

a. Menentukan semua kesatuan luar yang terlibat dalam sistem.

Kesatuan luar yang terlibat dalam sistem informasi akuntansi

penjualan kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta adalah

sebagai berikut:

1) Konsumen

2) Bagian Penjualan

3) Divisi Administrasi Pemasaran

4) Divisi Piutang Dagang

5) Divisi Gudang Ekspedisi

6) Divisi Pembukuan

b. Menentukan masukan dan keluaran yang terlibat dengan kesatuan

luar.

Data masukan dan keluaran yang terlibat dalam sistem informasi

akuntansi penjualan kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

dapat dilihat pada tabel 5.9.


118

Tabel 5.9 Tabel Data Masukan dan Keluaran yang Terlibat

dalam Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan

Kanisius Yogyakarta

Kesatuan Luar Masukan Keluaran

Konsumen Order pelanggan

Bagian Penjualan Surat pesanan Surat Pesanan Disposisi

Divisi Admin

Pemasaran

SPdisposisi, DP, SPP,

FO, FP

Surat Pesanan Penjualan

Divisi Piutang

dagang

SPd, SPP, FO, FP, DP Otorisasi Kredit, faktur

Divisi Gudang

Ekspedisi

Surat Pesanan

Penjualan

Pengeluaran barang,

Daftar Pengiriman, form

pelayanan order

Divisi Pembukuan FO, Daftar Pengiriman Jurnal Penjualan, Jurnal

Umum, Bukti Memorial Sumber: Data diolah

c. Menggambar Diagram Konteks (Context Diagram)

DIAGRAM KONTEKS

Gambar 5.5 Gambar Diagram Konteks Sistem Penjualan Kredit

pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

0

transaksi

penjualan

kredit

a

Konsumen

d

Divisi

A/R

b

Bagian

Penjualan

c

Divisi

Administrasi

Pemasaran

e

Divisi

Gudang

Ekspedisi

f

Divisi

Pembukuan

SP Proforma,

DP

SP

proforma, SPd

SPd, DP, SPP,

FO, FP

SPP

SPd, SPP, FO,

FP, DPSPd, SPP, FP

SPP

SPP, DP, FO

FO, DP

jurnal, bukti

memo



FP : Faktur Pajak


FO : Form Pelayanan Order


119

d. Menggambar Bagan Berjenjang (Hierarchy Chart)

BAGAN BERJENJANG

Gambar 5.6 Rancangan Bagan Berjenjang Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius

Yogyakarta

0

transaksi

penjualan

4

mengotorisasi

order dan cek

kons baru

3

memproses

order

2

melayani

order

1

menerima

order

5

memenuhi

order

6

membuat

faktur pajak

7

mencatat transaksi

penj, kredit

2.1

mengecek data

kons dan cek

A/R

2.2

mendisposisi

dan cap kons

baru

2.3

membuat surat

proforma

7.2

membuat

jurnal

7.3

membuat buku

pembantu A/R

5.1

membuat Form

Pelayanan Order

5.3

membuat Daftar

Pengiriman

5.2

mengambil

barang

5.4

membuat

label

7.1

membuat

rekap HPP

3.2

membuat

SPP

3.1

memasukkan

data kons

4.2

mengotorisasi

order

4.1

mengecek data

kons baru

6.1

merekonsiliasi

FO, SPPt, DP

6.2

mencetak FP


SPPt : Surat Pesanan Penjualan yang sudah diotorisasi

FP : Faktur Pajak



HPP : Harga Pokok Penjualan


120

a. Menggambar Diagram Level 0 (Overview Diagram) berdasarkan

Bagan Berjenjang

DIAGRAM LEVEL 0

Gambar 5.7 Rancangan Diagram Level 0 Sistem Penjualan


a

Konsumen

order1

menerima

order

b

Bagian

Penjualan

2

melayani

order

SP

SP data kons

proforma

c

Divisi

Administrasi

pemasaran

SPd

3

memproses

order

SPd

rekam data pesanan

SPP

SPP,

SPd

4

mengotorisasi

order dan cek

kons baru

kons

data kons dan stat A/R

d

divisi A/R

6

membuat

faktur pajakf

Divisi

Keuangan

7

mencatat

transaksi penj

kredit

jurnal penjualan

jurnal umum

data jurnal

data jurnal

data SPP

DP

SPPte

divisi gudang

SPPt

SPPt

5

memenuhi

order

FO, SPPt DP

FP, DP FP, DP




FP : Faktur Pajak



FPrekam data FP

d

divisi A/R

*FO, SPPt DP

buku pembatu A/Rdaftar A/R

barang

database pengiriman

data

barang

rekam DP

rekam kirim

rekap HPP

rekam HPP

kons

kons baru

kons

rekam data kons


121

b. Menggambar diagram bagan arus data untuk level berikutnya

DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 2

Gambar 5.8 Rancangan Diagram Level 1 Proses 2 Sistem

Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius

Yogyakarta

b

Bagian

Penjualan

2

SP2.1

mengecek

A/R

order yang tidak

layak dilayani

2.3

membuat

proforma

data konsumen

proforma

2.2

mendisposisi

SP SP disposisi3


122




Yogyakarta

3

b

bagian

penjualan

3.1

memasukkan

data kons baru

SPdSPd

kons

rekam data kons

3.2

membuat SPP

kons

rekam data SPP

4

SPP


SPd : Surat Pesanan didisposisi


123




Yogyakarta

4

c

divisi

administrasi

pemasaran

4.1

mengecek data

kons baru

4.2

mengotorisasi

order

5

SPP, SPd SPP, SPdSPPt


SPd : Surat Pesanan didisposisi



124




Yogyakarta

5

e

divisi gudang

ekspedisi

5.1

membuat FO

SPPt 5.2

mengeluarkan

barang

FO

rekam pelayanan order

SPPt. FO SPPt. FO5.3

membuat DP

DP

data order terlayani

6

SPPt, FO, DP

5.4

membuat

label alamat

data

pengiriman

kirim

kons

data kons

barang

data barang

FO, SPPt, DP





125




Yogyakarta

6

e

divisi gudangFO, SPPt, DP 6.1

merekonsiliasi

FO, SPPt, DP

6.2

mencetak

Faktur Pajak

Faktur Pajak

rekam data

faktur pajak

FP, DP

7


126

c. Menggambar Diagram arus Data untuk Pelaporan Manajemen

DIAGRAM LAPORAN KEPADA MANAJER

Gambar 5.13 Rancangan Diagram Laporan Kepada Manajer

Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan

Kanisius Yogyakarta

7.3

membuat buku

pembantu A/R

FP

rekap data faktur

7.2

membuat

jurnal

FP

f

MANAJER

rekap data faktur

DP

data pengiriman

kons

data konsumen

7.1

membuat

rekap HPPFP

data faktur

daftar review

keputusan manajer

FP : Faktur Pajak



127

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil setelah melakukan analisis dan

perancangan sistem akuntansi penjualan kredit berdasarkan hasil temuan yang

diperoleh dari Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta, sebagai berikut:

1. Sistem akuntansi penjualan kredit yang ada di Penerbit-Percetakan

Kanisius Yogyakarta telah cukup mendukung kegiatan operasional

perusahaan. Hal ini terlihat dari perusahaan yang mampu menjalankan

rutinitas kegiatan operasional penjualan kredit. Namun, ada beberapa

masalah yang ditemukan dalam prosedur sistem akuntansi penjualan kredit

di perusahaan, sebagai berikut:

a. Order yang tertunda untuk dilayani yang disebabkan dokumen sumber

yang dimiliki perusahaan tidak mampu merekam informasi pesanan

pelanggan dengan baik.

b. Ketidaktepatan dalam pembuatan faktur yang disebabkan belum

adanya pemisahan tugas dan wewenang yang jelas antara fungsi

gudang dan fungsi penagihan.

c. Risiko terjadinya piutang tidak tertagih yang disebabkan belum

dilakukan sistem otorisasi pesanan penjualan kredit yang jelas.

d. Potensi munculnya konsumen yang tidak layak mendapat kredit yang

disebabkan belum dilakukan sistem otorisasi dalam penambahan

konsumen baru.


128

2. Perancangan sistem akuntansi penjualan kredit Penerbit-Percetakan

Kanisius Yogyakarta didasarkan pada prosedur yang selama ini telah

berjalan di perusahaan. Perancangan sistem yang baru memberikan solusi

pada perusahaan dalam mengatasi masalah yang dihadapi dengan beberapa

perbaikan dan perubahan. Perancangan yang dilakukan antara lain:

a. Perancangan fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan

kredit dengan menambahkan tugas dan wewenang pada beberapa

fungsi, yaitu:

1) Fungsi penjualan ditambahkan tugas dan wewenang untuk

membuat surat pesanan penjualan.

2) Fungsi kredit ditambahkan tugas dan wewenang untuk

memberikan otorisasi kredit dan pengecekan atas data konsumen

baru.

3) Fungsi penagihan ditambahkan tugas dan wewenang untuk

membuat faktur pajak.

Selain itu perancangan fungsi melakukan pengurangan pada

tugas dan wewenang, yaitu:

1) Fungsi penjualan tidak membuat agenda surat pesanan.

2) Fungsi gudang tidak membuat faktur pajak.

b. Perancangan prosedur yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan

kredit dengan menambahkan kegiatan pada beberapa prosedur, yaitu:


129

1) Prosedur pesanan penjualan ditambahkan kegiatan memberi cap

disposisi konsumen baru, dan kegiatan membuat surat pesanan

penjualan.

2) Prosedur persetujuan kredit ditambahkan kegiatan memberi

otorisasi kredit dan pengecekan data konsumen baru pada database

konsumen.

Selain itu, perancangan prosedur melakukan pengurangan

kegiatan pada prosedur pesanan penjualan. Pada prosedur tersebut

tidak ada kegiatan membuat agenda surat pesanan pesanan.

c. Perancangan usulan dokumen baru yaitu dokumen surat pesanan

penjualan.

d. Perancangan bagan alir dokumen yang terkait dengan sistem akuntansi

penjualan kredit Penerbit-Percetakan Kanisius.

e. Perancangan diagram arus data yang terkait dengan sistem akuntansi

penjualan kredit Penerbit-Percetakan Kanisius.

B. Keterbatasan Penelitian

1. Penelitian ini tidak berhasil memperoleh Standart Operating Procedure

(SOP) yang dimiliki perusahaan. Penulis mendeskripsikan tugas dan

wewenang divisi yang terkait, prosedur yang membentuk sistem

akuntansi penjualan kredit, catatan yang digunakan oleh perusahaan

berdasarkan hasil wawancara dengan kepala bidang distribusi dan

administrasi pemasaran, kepala divisi administrasi pemasaran, kepala


130

divisi gudang dan ekspedisi, personil pada divisi pembukuan dan audit,

dan personil pada divisi piutang dagang, serta berdasarkan hasil observasi

pada kegiatan penjualan kredit dan dokumentasi beberapa dokumen yang

digunakan. Pada penelitian yang akan datang diharapkan peneliti dapat

melakukan perbandingan dan analisis terhadap Standart Operating

Procedure yang ada di perusahaan.

2. Penelitian ini tidak berhasil mendapatkan akses untuk memperoleh

dokumen rekap harga pokok penjualan dan daftar pengiriman serta

catatan berupa jurnal penjualan, jurnal umum, dan buku pembantu A/R

dari divisi pembukuan dan divisi gudang ekspedisi. Hal ini disebabkan

dokumen dan catatan tersebut merupakan kepentingan internal

perusahaan.

C. Saran

Berdasarkan analisis data terhadap sistem akuntansi penjualan kredit,

direkomendasikan beberapa saran antara lain:

1. Surat pesanan penjualan yang telah dirancang sebaiknya dapat digunakan

oleh perusahaan untuk meminimalkan order yang terlewatkan dan dapat

digunakan sebagai salinan apabila surat pesanan yang asli hilang atau

terselip.

2. Pemisahan tugas dan wewenang yang telah dirancang diharapkan dapat

diterapkan oleh perusahaan untuk meminimalkan terjadinya ketidaktepatan

dalam pembuatan faktur.


131

3. Kebijakan baru mengenai batas limit kredit, otorisasi kredit, dan otorisasi

dalam penambahan konsumen diharapkan dapat diterapkan oleh

perusahaan untuk meminimalkan risiko terjadinya piutang tidak tertagih

dan risiko munculnya konsumen yang tidak layak mendapatkan kredit.

4. Perusahaan sebaiknya membuat perbaikan pada bagan alir dokumen yang

ada di perusahaan. Perbaikan dapat dilakukan sesuai dengan peracangan

yang telah diusulkan dalam penelitian ini dengan manfaat:

a. Mendeskripsikan alur kegiatan secara lebih jelas.

b. Memperjelas aliran dokumen yang digunakan perusahaan.

c. Memperjelas divisi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan

kredit.


132

DAFTAR PUSTAKA

Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati. 2011. Sistem Informasi Akuntansi

Perancangan, Proses, dan Penerapan. Yogyakarta: Penerbit Andi

Offset.

Gambaran Umum Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta.

http://www.kanisiusmedia.com/page/detail/1. Diakses tanggal 28

Desember 2012.

Hall, James A. 2009. Sistem Informasi Akuntansi Buku 1. (ed 4). Penerjemah:

Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary. Jakarta: Salemba Empat.

Hendarti, Henny, dan Fanny Margaretta. 2008. “Analisis dan Perancangan

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan”. Jurnal Ichsan Gorontalo.

Vol.3, No.2, Mei-Juli.

Jogiyanto, H.M.2005. Analisis Desain Sistem Informasi: Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit

Andi Offset.

Jusup, Al. Haryono. 2010. Auditing (Pengauditan) Buku 1. Yogyakarta: STIE

YKPN.

Jusup, Al. haryono. 2002. Auditing (Pengauditan) Buku 2. Yogyakarta: STIE

YKPN.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

Pengertian Struktur Organisasi.

http://id.wikipedia.org/wiki/Struktur_organisasi. Diakses tanggal 24

April 2013.

Putranto, Ignatius Aryono. 2008. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Akuntansi Penjualan Kredit – studi kasus pada PT PG/ PS Madu Baru

Madukismo. Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.

Rama,V Dasaratha. 2008. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Penerbit

Salemba Empat.

Sari, Anita Rohmah. 2004. Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi

Penjualan Kredit- studi kasus pada PT Kusumatex. Skripsi.

Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma


http://www.kanisiusmedia.com/page/detail/1

http://id.wikipedia.org/wiki/Struktur_organisasi

133

Sawyer, Lawrence B., Mortimer A., James H. Scheiner. 2005. Audit Internal

Sawyer Buku 1. (ed.5). Penerjemah: Desi Andhariani dan Ika

Permatasari. Jakarta: Salemba Empat.

Supardiyono, YP., YFM. Gien Agustinawansari, Yusef Widya Karsana. 2010.

Panduan Penulisan dan Ujian Skripsi Program Studi Akuntansi

Fakultas Ekonomi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.


134

LAMPIRAN


135

Lampiran 1: Daftar Pertanyaan

No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan

1 Apakah fungsi penjualan terpisah dari

fungsi kredit?

√

2 Apakah fungsi akuntansi terpisah dari

fungsi penjualan dan fungsi kredit?

√

3 Apakah fungsi akuntansi terpisah dari

fungsi kas?

√

4 Apakah transaksi penjualan dilakukan

oleh fungsi penjualan, fungsi kredit,

fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan

fungsi akuntansi?

√

5 Apakah penerimaan order dari pembeli

diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan

menggunakan formulir surat order

pengiriman?

√ Penerimaan order

dari pembeli dengan

memberi tanda cap

disposisi pada surat

order.

6 Apakah persetujuan pemberian kredit

diberikan oleh fungsi kredit dengan

membubuhkan tanda tangan pada credit

copy (yang merupakan tembusan surat

pengiriman)?

√ Pemberian kredit

tidak membubuhkan

tanda tangan.

7 Apakah pengiriman barang kepada

pelanggan diotorisasi oleh fungsi

pengiriman dengan cara menandatangani

dan membubuhkan cap “sudah dikirim”

pada copy surat order pengiriman?

√ Pengiriman barang

kepada pelanggan

dengan

menggunakan daftar

pengiriman.

9 Apakah terjadinya piutang diotorisasi

oleh fungsi penagihan dengan

membubuhkan tanda tangan pada faktur

penjualan?

√ Belum ada form, by

phone

10 Apakah pencatatan dalam kartu piutang

dan jurnal penjualan, jurnal penerimaan

kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh

fungsi akuntansi dengan cara

memberikan tanda tangan pada dokumen

sumber?

√

11 Apakah pencatatan terjadinya piutang

didasarkan pada faktur penjualan yang

didukung dengan surat order pengiriman

dan surat muat?

√ Pencatatan piutang

sudah otomatis

terjadi saat faktur

pajak sudah tercetak.

12 Apakah surat order pengiriman bernomor

urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi

penjualan?

√ Surat order tidak

bernomor urut

tercetak.


136

13 Apakah faktur penjualan bernomor urut

tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi

penagihan?

√ Faktur pajak yang

digunakan urut,

tetapi tidak dibuat

oleh fungsi

penagihan.

14 Apakah secara periodik fungsi akuntansi

mengirimkan pernyataan piutang kepada

debitur untuk menguji ketelitian catatam

piutang yang diselenggarakan oleh fungsi

tersebut?

√ Yang mengirimkan

adalah fungsi

penagihan sekaligus

melakukan

penagihan.

15 Apakah secara periodik diadakan

rekonsiliasi kartu piutang dengan

rekening kontrol piutang dalam buku

besar?

√ Per bulan

16 Apakah jumlah persediaan yang masuk

dan keluar dicatat dalam kartu gudang?

√ Langsung

terkomputerisasi

17 Apakah sales order diarsipkan di bagian

penjualan?

√

18 Apakah pembukuan dilaksanakan oleh

bagian akuntansi?

√

19 Apakah pencatatan pengeluaran barang

dicatat pada saat barang tersebut keluar

dari gudang?

√ Dengan barcode

20 Apakah ada training untuk menunjang

kompetensi karyawan?

√

21 Apakah disetiap bagian ada standar

operasional prosedur perusahaan?

√

22 Apakah pemilik ikut serta dalam

peninjauan kinerja perusahaan?

√

23 Apakah ada komite audit yang teridir

dari beberapa orang dewan komisaris?

√

24 Apakah perusahaan mempunyai struktur

organisasi tertulis dan diperbarui sesuai

perkembangan?

√

25 Apakah di dalam struktur organisasi

tergambar jelas garis wewenang dan

tanggung jawab setiap fungsi yang ada?

√

26 Apakah pembagian wewenang dan

tanggung jawab dituliskan dalam uraian

tugas?

√

27 Apakah perusahaan memberikan

penghargaan bagi prestasi karyawan

seperti bonus atau promosi jabatan?

√

28 Apakah perusahaan memiliki aturan

tertulis berkaitan dengan jam masuk, jam

istirahat dan jam pulang kerja?

√

29 Apakah ada penentuan kredit limit secara

tertulis untuk para pelanggannya?

√ Tidak ada limit

kredit


137

30 Apakah dilakukan pemeriksaan berkala

atas penjualan, piutang dan kas

perusahaan?

√

31 Apakah ada sanksi tegas untuk karyawan

yang melakukan kesalahan atau

penyelewengan?

√

32 Apakah transaksi penjualan kredit

disetujui oleh manajer kredit sebelum

barang dikirimkan?

√ Penjualan kredit

disetujui oleh bidang

penjualan.


138

Lampiran 2: Surat Persetujuan Penelitian


139

Lampiran 3: Cap Disposisi Persetujuan Penjualan Kredit


140

Lampiran 4: Surat Pesanan Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta


141

Lampiran 5: Form Pelayanan Order Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta


142

Lampiran 6: Faktur Pajak Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta


143

Lampiran 7: Agenda Surat Pesanan


144

Lampiran 8: Surat Proforma


PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI - core.ac.uk · perancangan prosedur, perancangan usulan...

Documents

Transcript of PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI - core.ac.uk · perancangan prosedur, perancangan usulan...