Post on 11-Feb-2018
PERENCANAAN
STRATEGIS DAN
OPERASIONAL PROYEK
Kuliah Manajemen TL
Fungsi, Proses dan Sistematika Perencanaan
Fungsi Perencanaan :
- Sarana komunikasi
- Dasar pengaturan alokasi sumber daya
- Alat untuk mendorong perencana dan pelaksana
melihat ke depan
- Pegangan dan tolak ukur fungsi pengendalian
Fungsi, Proses dan Sistematika Perencanaan
Proses dan Perencanaan:
a. Penentuan tujuan
b. Penentuan sasaran
c. Pengkajian posisi awal terhadap tujuan
d. Pemilihan alternatif
e. Penyusunan rangkaian langkah untuk mencapai tujuan
a b c
d e
Sistematika Perencanaan
MISI PERUSAHAAN
TUJUAN DAN SASARAN
PERUSAHAAN
PERENCANAAN STRATEGIS
PROYEK
PERENCANAAN OPERASIONAL PROYEK
1. Perenc. Dasar Proyek (Action Plan)
2. Perencanaan utk Pengendalian
(Performance Measurement Baseline)
Jawaban atas pertanyaan:
-Kegiatan apa yg akan dilakukan?
-Bagaimana kegiatan harus dilakukan?
-Siapa yg akan melakukan pekerjaan?
-Kapan kegiatan akan dikerjakan?
-Dimana kegiatan akan dilaksanakan?
PERENCANAAN STRATEGIS
OPERASI PERUSAHAAN
Perencanaan Strategis Proyek
Keputusan go or not to go
Meletakan batasan atau difinisi lingkup proyek (biaya, jadwal, mutu serta tujuan perusahaan secara menyeluruh)
Penentuan alokasi atau pembagian lingkup kerja :
- apakah lingkup pekerjaan dikerjakan secara terpisah?
- Dilaksanakan sendiri dan/atau ada kontraktor lain?)
Perencanaan Strategis Proyek
Penyusunan strategi penyelenggaraan :
keputusan yg perlu diambil setelah dikaji
pilihan-pilihan yg tersedia berkaitan dgn cara
mencapai sasaran proyek, al :
- Penentuan bobot sasaran
- Penggunaan jasa konsultan atau kontraktor
- Pemilihan macam kontrak
- Partisipasi nasional
Filosofi Desain
Perencanaan Strategis Proyek
Filosofi Desain: merumuskan keterbatasan atau hambatan pd desain engineering setelah pihak pemilik proyek mempertimbangkan aspek ekonomi dan kebijakan lain.
Yang mempengaruhi antara lain:
- dasar-dasar perhitungan dan kriteria utk evaluasi biaya dan ekonomi secara umum, spt: tingkat pengembalian, IRR, NPV dll
- Umur instalasi
- Faktor servis
- Otomatisasi dan padat karya
- Derajat kecanggihan teknologi
- Fleksibilitas operasi
- Penghematan energi
- Keamanan, Keselamatan dan asuransi
- Dampak Lingkungan
PERENCANAAN OPERATIONAL
Perencanaan terinci yg dimaksudkan utk menjabarkan segala sesuatu yg telah digariskan dlm perencanaan Strategis.
Meliputi :
- perencanaan dasar, yaitu : biaya, jadwal, penerapan standard mutu, organisasi pelaksana
- perenc. utk pengendalian. Bila data-data dan informasi lebih banyak tersedia dan terkumpul, maka dapat disusun perencanaan yg lebih rinci dan lebih mendekati akurasinya
Check List Perenc. Operational ?
Kegiatan apa yg dilakukan?
Bagaimana kegiatan harus dilakukan?
Siapa yg akan melakukan kegiatan?
Kapan kegiatan dikerjakan?
Dimana kegiatan dilaksanakan?
Unsur-unsur Perenc. Operational Proyek
Perencanaan Lingkup
Perencanaan Mutu
Perencanaan Waktu dan penyusunan jadwal
Perencanaan Biaya
Perencanaan SDM
Program Pengelolaan Resiko
Perencanaan Kontrak dan pembelian
Perencanaan komunikasi
Teknik analisis manajemen
dan teknik analisis SWOT
Danu N. Sugandha, Himpunan bahan
ceramah pada diklat struktural ADUM
dan SPAMA, PT Parahyangan, 1999
Teknik Analisis
Kemampuan seorang manajer dalam
menghadapi masalah tergantung kapada 3
hal, yaitu:
1. Pengalaman berorganisasi
2. Pengetahuan mengenai organisasi,
administrasi dan manajemen
3. Keberanian untuk memikul resiko
Jenis-jenis analisis
Analisis sistem
Analisis keputusan
Analisis persoalan
Analisis prosedur
Analisis kebijakan
Analisis kasus
Dll.
Analisis kasus
Adalah suatu peristiwa yang terjadi yang biasanya memuat masalah-masalah yang harus dipecahkan atau alternatif kesempatan yang harus dipilih.
Untuk masalah yang kompleks kasus harus dianalisis dalam arti dipilah-pilah menjadi bagian-bagian yang kemudian secara partial dikaji dengan metoda yang sesuai
Pemecahan masalah kompleks menurut
Kepner dan Tregoe
Masalah kompleks
Analisis situasi
Masalah-masalah tunggal
Analisis persoalan Analisis keputusan Analisis persoalan potensial
Memecahkan masalah Membuat keputusan Menyusun program
Analisis khusus SWOT utk perencanaan
strategis
Analisis SWOT biasanya digunakan utk
menganalisis suatu kasus yang kompleks atau
menyusun rencana yang bersifat strategis
Menurut Steiner perencanaan strategis
merupakan penentuan sasaran pokok yang luas
bagi organisasi dan berupa kebijakan serta
strategi yang akan mengarah, mengatur
perolehan, penggunaan serta penghapusan
sumber-sumber guna mencapai sasaran
tersebut
SWOT
Rencana strategis mempersiapkan arah rencana jangka panjang yang berkembang atas dasar 3 landasan, yaitu:
1. Kepentingan sosio-ekonomik organisasi
2. Nilai-nilai dan filosofi dari manajer puncak
3. Penilaian mengenai kekuatan maupun kelemahan dalam lingkungan internal dan eksternal organisasi. Disinilah letaknya analisis SWOT
SWOT
SWOT singkatan dari Strength, Weakness, Opportunity dan Threats atau kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman
Analisis SWOT berusaha menentukan metoda guna memanfaatkan secara maksimal semua kekuatan yang ada serta peluang-peluang yang terbuka, sekaligus menekan atau meminimalkan semua kelemahan serta ancaman yang dihadapi sebagai kondisi awal organisasi
Analisis SWOT didasari oleh suatu logika bahwa keberhasilan suatu organisasi akan ditentukan oleh situasi dan kondisi internal maupun eksternal organisasi yang bersangkutan
Hubungan antara S, W, O dan T
Pengaruh eksternal
Pengaruh internal
Kekuatan
pendorong
Kekuatan
penghambat
O T
S W
Strengths (faktor kekuatan)
Kekuatan internal organisasi menyangkut situasi dan kondisi, yaitu potensi yang dimiliki, seperti:
Cita-cita, kebijakan
Tugas pokok, fungsi dan sasaran
Filosofi dan tata nilai
Jumlah personel, keterampilan dan pengalaman
Tingkat kesetiakawanan personel
Teknologi yang dimiliki
Dll
Weaknesses (faktor kelemahan)
Berbagai kondisi internal yang melemahkan atau kurang kondusifnya upaya mengejar visi/misi organisasi, seperti:
Buruknya birokrasi organisasi
Lemahnya disiplin pegawai
Adanya jabatan rangkap
Rendahnya kesejahteraan pegawai
Lemahnya etos kerja
Lemahnya infrastruktur
Dll
Opportunities (faktor peluang)
Merupakan faktor eksternal yaitu tersedia pada
lingkungan yang harus dimanfaatkan oleh
organisasi, seperti
Ketersediaan sumber tenaga kerja
Kesadaran dan ketaatan masyarakat terhadap
hukum
Kesadaran politik masyarakat
Jaminan keamanan
Dll
Threats (faktor ancaman)
Berupa ancaman eksternal yang mungkin
membahayakan kelancaran aktifitas organisasi,
seperti:
Kenaikan harga bahan baku
Kelangkaan pemasok material dan peralatan
Bencana alam
Tingginya tingkat inflasi
Kekuatan pesaing
Tumpang tindihnya kewenangan antar instansi
Dll
Matriks SWOT
S (Strength)
Tentukan faktor2
kekuatan internal
W (Weakness)
Tentukan faktor2
kelemahan internal
O (Opportunity)
Tentukan faktor2
peluang eksternal
Strategi SO: Ciptakan
strategi yang
menggunakan kekuatan
untuk memanfaatkan
peluang
Strategi WO: Ciptakan
strategi yang
meminimalkan
kelemahan untuk
memanfaatkan peluang
T (Threat)
Tentukan faktor2
ancaman eksternal
Strategi ST: Ciptakan
strategi yang
menggunakan kekuatan
untuk mengatasi
ancaman
Strategi WT: Ciptakan
strategi yang
meminimalkan
kelamahan dan
menghindari ancaman
IFAS
EFAS
ANALISA SWOT - contoh
(KUALITATIF) SD Internal
PENINGKATAN KERJA
SD Eksternal
KEKUATAN
(STRENGTHS)
1.
2.
KELEMAHAN
(WEAKNESSES)
1.
2.
PELUANG
(OPPORTUNITIES)
1.
2.
STRATEGI SO:
MENGANDUNG BERBAGAI ALTERNATIF
STRATEGI YG BERSIFAT MEMANFAATKAN
PELUANG DGN MENDAYA GUNAKAN
KEKUATAN/ KELEBIHAN YG DIMILIKI
PERUSAHAAN
STRATEGI WO:
BERSIFAT MEMANFAATKAN PELUANG
EKSTERNAL UNTUK MENGATASI
KELEMAHAN PERUSAHAAN
TANTANGAN
(THREATS)
1.
2.
STRATEGI ST:
KATAGORI ALTERNATIF STRATEGI YG
MEMANFAATKAN ATAU
MENDAYAGUNAKAN KEKUATAN UNTUK
MENGATASI ANCAMAN
STRATEGI WT:
KATAGORI ALTERNATIF STRATEGI SBG
SOLUSI DARI ASSESSMENT ATAS
KELEMAHAN PERUSAHAAN DAN
ANCAMAN YG DIHADAPI ATAU USAHA
MENGHINDARI ANCAMAN UTK
MENGATASI KELEMAHAN PERUSAHAAN
SD : Sumber Daya
CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG
DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN
PDAM
KEKUATAN - MEMILIKI DED & MASTER PLAN
- OPERASI LANCAR
- KUALITAS AIR SELALU MEMENUHI SYARAT
- KEUNTUNGAN USAHA > 15 %
- TIDAK PUNYA UTANG
- MEMILIKI SISTEM PAM DGN KAPASITAS 80 L/DET
KELEMAHAN - RATIO PELANGGAN VS KARYAWAN = 45
- PENYUSUNAN LAPORAN RUTIN LAMBAT
- KEHILANGAN AIR = 36 % PRODUKSI
- PEMANFAATAN UNIT PRODUKSI = 55 % KAPASITAS TERPASANG
- CAKUPAN PELAYANAN = 39,5 %
CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG
DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN
PDAM
PELUANG - PELANGGAN BARU = 15 %
- ADA TAWARAN PINJAMAN LUNAK
- ADA BANTUAN PINJAMAN UTK PENINGKATAN SDM
TANTANGAN - LEMB. LEGISLATIF BELUM MENGIJINKAN KENAIKKAN TARIF
DASAR AIR
- KEPADATAN PENDUDUK DAERAH PELAYANAN BARU < 50
ORANG/HA
- PENCEMARAN AIR BAKU MENINGKAT
CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG
DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN
PDAM
Strategi SO MENYUSUN PROPOSAL PERLUASAN
SISTEM DG SEBAGIAN DANA DARI
PINJAMAN LUNAK
Strategi WO • MENGIRIM PEGAWAI UNTUK DIKLAT
• MENAMBAH JARINGAN DISTRIBUSI
CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG
DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN
PDAM
Strategi ST EKSPOSE KE LEMB LEGISLATIF TTG
POTENSI KEUNTUNGAN PERLUASAN SISTEM DG MEMANFAATKAN DANA PINJAMAN LUNAK
Strategi WT PRESENTASI PROPOSAL
PENYESUAIAN STRUKTUR TARIF AIR KE LEMB LEGISLATIF