1

PERENCANAAN KEBUTUHAN DAN PERENCANAAN KEBUTUHAN DAN PEMELIHARAAN FASILITAS PEMELIHARAAN FASILITAS

ATAU PERALATANATAU PERALATAN

OlehMustikasari, SKp., MARS

2

PERENCANAAN KEBUTUHAN DAN PERENCANAAN KEBUTUHAN DAN PEMELIHARAAN FASILITAS PEMELIHARAAN FASILITAS

ATAU PERALATAN ATAU PERALATAN ↕↕

MANAJEMEN LOGISTIKMANAJEMEN LOGISTIK

MANAJEMENMANAJEMEN LOGISTIKLOGISTIK

3

Manajemen adalah SENI memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan olehORANG LAIN (Siagiaan, 1992)

INPUT PROSES OUTPUT

LOGISTIK

UANG

PERALATAN

PERLENGKAPAN

METODE

TEKNOLOGI

SDM

PRODUKSI JASA

4

Logistik: bahan u kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai

Bahan farmasi– Obat-obatan– Bahan farmasi– Alat medik habis pakai

Bahan non farmasi– Bahan makanan– Alat tulis kantor– Alat rumah tangga dan kebersihan habis pakai– Barang cetakan– Linen– Suku cadang peralatan dan perlengkapan

5

PENGERTIAN MANAJEMEN LOGISTIKPENGERTIAN MANAJEMEN LOGISTIK

Bisa menjawab APA tujuan & BAGAIMANA cara mencapai tujuan

Jawabannya:– Tersedianya (ketersediaan) bahan– Logistik setiap saat dibutuhkan, meliputi:

jenis dan jumlahnya spesifikasi/ kualitas waktu

– Secara EFISIEN

6

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIKLOGISTIK

PerencanaanPenganggaranPengadaanPenyimpanan Penyaluran (distribusi)PenghapusanPengendalian

7

SIKLUS LOGISTIKSIKLUS LOGISTIK

PERENCANAAN

PENGENDALIAN

PENYIMPANAN

PENGANGGARAN

PENGADAAN

PENGHAPUSAN

PENDISTRIBUSIAN

8

PROPORSI KEBUTUHAN KEMAMPUAN PROPORSI KEBUTUHAN KEMAMPUAN MENURUT TINGKATAN MANAJERIALMENURUT TINGKATAN MANAJERIAL

TOP

MIDDLE

LOWER

WORKER

MS HS TS

Technical Skill

Managerial Skill

9

PERENCANAAN (1)PERENCANAAN (1)

Pengertian Umum :proses untuk merumuskan sasaran

dan menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan

Khusus : merencanakan pemenuhan kebutuhan logistik, yg pelaksanaannya dilakukan semua calon pemakai (user), kemudian diajukan sesuai dgn alur yang berlaku di masing-masing organisasi

10

PERENCANAAN (2)PERENCANAAN (2)

Planning for non programmeddecisions

Planning for programmedDecisions (routine)

Middle/ low management

Top management

Top manajer → perencanaan kebijakan:-Master program-Alokasi dana logistik-Prosedur pengadaan

Middle/low manajer → perencanaan sifatnya rutin :-Kebutuhan operasional-Kegiatan operasional-Jabaran kebutuhan untuk masing-masing unit/ departemen, periode bulanan s.d. harian

11

PERENCANAAN (3)PERENCANAAN (3)

Tahapan perencanaan logistik ↔ bisa jwb: Apa yang dibutuhkan Dimana dibutuhkan Kapan dibutuhkan Jumlah yang dibutuhkan Biaya/ anggaran yang harus dipersiapkan Siapa yg mengurus barang tsb, yg

menggunakan, yg bertanggung jawab Mengapa diperlukan barang tsb Bagaimana cara pengadaannya

12

PERENCANAAN (4)PERENCANAAN (4)Penetuan kebutuhan yang perlu dipertimbangkan: Berdasarkan pemakaian yang lalu Perkiraan dengan menggunakan

– Swot analysis– Statistik– Epidemiologi (tren penyakit, informasi catatan medik)

Sisa persediaan Slow moving, fast moving Rekomendasi dari komite medis Prioritas berdasarkan VEN

– Vital → life saving– Esensial → kausal pada sumber penyakit– Non esesnsial → penunjang

13

Contoh: Tahapan Prosedur Perencanaan Kebutuhan Obat dan barang farmasi (lihat lampiran 1)

RUANGANUSER

RUANGANUSER

KepalaInstalasi

Instalasifarmasi

Pengendali Program

PengendaliAnggaran

PengendaliPembeliaan

SupplierRekanan

PanitiaPenerimaan

PenyimpananGudang Farmasi

Daftar usulan

14

Perencanaan ↔ PenganggaranPerencanaan + penentuan kebutuhan

→ Dana yang adaFungsi penganggaran:

semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian kebutuhan dalam suatu skala standar tertentu, yaitu skala mata uang dan jumlah biaya.

PENGANGGARAN (1)PENGANGGARAN (1)

15

Anggaran jangka panjang Anggaran jangka menengah Anggaran jangka pendek

Yang perlu diperhatikan menyusun anggaran: Peraturan-peraturan yang terkait (lampiran 2) Perkembangan politik, ekonomi, sosial & teknologi Hal-hal lain yg berhubungan dengan anggaran Pengaturan anggaran : misal sumber biaya pendapatan

banyak → pengaturan logistik ?

PENGANGGARAN (2)PENGANGGARAN (2)

Penjadualan:Penjadualan:

16

PENGANGGARAN (3)PENGANGGARAN (3)Organisasi penyusun anggaran:Organisasi penyusun anggaran:PEMBAGIAN ORANG TUGAS

Komite Anggaran

Organisasi ad hok → Direksi

Memberikan arahan, telaahan

& negosiasiMemberi persetujuan usulan

anggaran

Penyusun Anggaran

Organisasi operasional:

Manajer Unit Yan Medis

Manajer Unit Penunjang Medis

Manajer Penunjang Umum

Penyusunan usulan anggaran

Bagian Anggaran

Organisasi organik: sub bagian anggaran

Penyediaan metode, teknik analisis, data dan informasi yang dibutuhkan dlm proses penyusunan anggaran

17

RS Pemerintah– Dana subsidi : Bappenas

DepKesPemda

– Penerimaan RS RS Swasta

– Dana Subsidi : Yayasan Donatur

– Penerimaan RS– Dana dari Pihak Ketiga

PENGANGGARAN (4)PENGANGGARAN (4)Sumber anggaran RS:Sumber anggaran RS:

Biaya alokasi:-SDM-Bahan langsung (logistik)-Pemeliharaan-Investasi

18

ALOKASI ANGGARAN LOGISTIK Obat-obatan dan bahan farmasi Alat tulis kantor Cetakan Alat rumah tangga Bahan makanan Alat kebersihan Suku cadang

PENGANGGARAN (5)PENGANGGARAN (5)

40-50% KeseluruhanAnggaran RS

19

DIAGRAM ANGGARAN LOGISTIKDIAGRAM ANGGARAN LOGISTIKPERENCANAAN KEBUTUHAN

JUMLAH YANG HARUS DIBELI

ANGGARAN PEMBELIAN

VARIANCE

PERSEDIAAN AKHIR

PRAKIRAAN HARGAPERSEDIAAN

MINIMAL

REALISASI BIAYA

20

PENGADAAN (1)PENGADAAN (1)

Fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah ditetapkan/ disetujui dalam fungsi sebelumnya

Caranya : – Purchasing (membeli)– Leasing (menyewa)– Meminjam– Hibah/ pemberian– Menukaran– Produce (membuat)– Repair (memperbaiki)

21

PENGADAAN (2)PENGADAAN (2) Langkah-langkah:

– Pilih metode pengadaan– Pilih pemasok dan siapkan dokumen kontrak– Pantau status pemesanan– Penerimaan dan pemeriksaan

Pengadaan barang/ jasa barang pemerintah → anggaran pemerintah: pelelangan umum, terbatas, pemilihan langsung dan pengadaan langsung– Keppres 16 thn 1984– Keppres 17 thn 1990– Keppres 18 thn 1992– Keppres 80 thn 2003 (yang berlaku sekarang)

22

PENYIMPANAN (1)PENYIMPANAN (1)

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan & usaha untuk melakukan pengelolaan barang persediaan/ inventory di tempat penyimpanan.

Gunanya:– Kualitas barang dapat dipertahankan – Barang terhindar dari kerusajan fisik– Pencarian barang mudah dan cepat– Barang aman dari pencurian

23

PENYIMPANAN (2)PENYIMPANAN (2)

Langkah-langkah:– Perencanaan ruang penyimpanan– Perencanaan & pengoperasian alat

pengatur barang– Penyelenggaraan prosedur

penyimpanan– Pengamanan

24

PENYIMPANAN (3)PENYIMPANAN (3)Hal-hal yang perlu diperhatikan Lokasi

– Aksesibilitas– Utilitas– Komunikasi– Bebas banjir– Mampu

menampung barang yang disimpan

– Keamanan– Sirkulasi udara

Desain– Kemudahan bergerak

Pemadam kebakaran- Kemudahan

perawatan– Sirkulasi udara

• Jenis barang• Prosedur penyimpanan• Pemakaian alat bantu

25

PENYIMPANAN (4)PENYIMPANAN (4)

Pengelompokkan barang yang disimpan: – Kelompok pelayanan– Kondisi yang diperlukan untuk menjaga

kualitas → ruang pendingin– Ukuran berat– Ukuran volume– Fast atau slow moving– Abjad– Fifo (first in-first out)

26

Tempat:Di User (cash box)Di Depot

– Gudang pembantu– Gudang Kecil

Di Gudang Besar– Gudang Utama

PENYIMPANAN (5)PENYIMPANAN (5)

27

Pendistribusian harus sesuai dengan : – Permintaan– Tepat waktu– Tepat jumlah– Spesifikasi

Mendapat persetujuan pihak berwenang ↔ perencanaan (pengeluaran barang). Utk RS pemerintah : Bendaharawan barang

Mekanisme pengeluaran sesuai prinsip FIFO

PENDISTRIBUSIANPENDISTRIBUSIAN

28

Contoh Bentuk Pendistribusian:Contoh Bentuk Pendistribusian:1. Konvensional1. Konvensional

2. Desentralisasi2. Desentralisasi

RAWAT JALANRAWAT INAPBEDAH PUSATRAWAT DARURAT

GUDANG

DEPO RJ ---------------- RAWAT JALANDEPO RI ----------------- RAWAT INAPDEPO BP ---------------- BEDAH PUSATDEPO RD --------------- RAWAT DARURAT

GUDANG

29

Penghapusan adalah kegiatan untuk menghilangkan dari daftar inventaris bahan/ barang.

Barang yang dihapus → sudah lewat batas– Rusak– Hilang– Kadaluarsa

PENGHAPUSAN (1)PENGHAPUSAN (1)

Sesuai dengan peraturan ygBerlaku di RS baik swastaMaupun pemerintah

30

Prosedur penghapusan:– Bentuk : Berita acara penghapusan

Pelaporan– Caranya:

Dimusnahkan: dibakar atau ditanamPemanfaatan kembali (recycling)Penjualan/ lelang → RS pemerintah : ke

kas negaraHibah

PENGHAPUSAN (2)PENGHAPUSAN (2)

31

Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik yang sedang & telah berlangsung.

Tujuannya:– Terarah– terkendali

PENGAWASAN ATAU PENGENDALIAN (1)PENGAWASAN ATAU PENGENDALIAN (1)

Sesuai perencanaan → efisiensidan efektif

32

Landasan hukum pengawasan:– Keppres No. 16 tahun 1974– Berbagai peraturan per UU– ICW– Peraturan-peraturan pengurusan

barang sesuai dengan kebijakan yang berlaku di RS

PENGAWASAN ATAU PENGENDALIAN (2)PENGAWASAN ATAU PENGENDALIAN (2)

33

BIAYA-BIAYA DALAM PERSEDIAAN (1)BIAYA-BIAYA DALAM PERSEDIAAN (1)

1. Biaya pemesanan (ordering cost, procurement cost)biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan bahan/ barang, sejak dari penempatan pemesanan sampai tersedianya barang di gudang. Antara lain :- biaya administrasi- biaya pemilihan vendor/ pemasok- biaya pengangkutan & bongkar muat- biaya penerimaan- biaya pemeriksaan barang

34

BIAYA-BIAYA DALAM PERSEDIAAN (2)BIAYA-BIAYA DALAM PERSEDIAAN (2)

2. Biaya penyimpanan (holding cost, carrying cost)biaya-biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan diadakannya persediaan barang yg dinyatakan dlm persentase harga barang atau dalam bentuk rupiah per unit barang. Antara lain :- biaya gudang/ sewa gudang- administrasi pergudangan- gaji pelaksana pergudangan, upah buruh- biaya listrik- biaya kerusakan, kehilangan, penyusutan barang selama dalam penyimpanan

35

BIAYA-BIAYA DALAM PERSEDIAAN (3)BIAYA-BIAYA DALAM PERSEDIAAN (3)

3. Biaya kekurangan persediaan (shortage cost, stock out cost)biaya yang timbul sebagai akibat tidak tersedianya barang pada waktu diperlukan. Antara lain :- biaya terhentinya produksi karena tidak ada bahan/ menganggur- biaya administrasi tambahan- biaya tertundanya penerimaan keuntungan- biaya pengadaan darurat, supaya konsumen tidak kecewa

36

PERHITUNGAN BIAYA PERHITUNGAN BIAYA

1. Buffer stockBuffer stock/ persediaan penyangga/ persediaan minimum/ stock pengamanan, diperlukan untuk menghindari terjadinya kekosongan karena ketidakpastian pemakaian.- Vital 20% pemakaian yang lalu- Essensial 10% pemakaian yg lalu- Non essensial 0-5% pemakaian yg lalu

37

PERHITUNGAN BIAYAPERHITUNGAN BIAYA

2. Kebutuhan/ Permintaan/ pemesanan (demand)

d = D/ Q x S

Keterangan :

d = biaya kebutuhan/ permintaan / pemesanan

D = jumlah kebutuhan barang (unit/tahun)

Q = jumlah pemesanan (unit/ pesanan)

S = biaya pemesanan (rupiah / pesanan)

38

PERHITUNGAN BIAYAPERHITUNGAN BIAYA

3. Penyimpanan

h = Q/ 2 x H

Keterangan :

h = biaya penyimpanan (% thd nilai barang)

Q = jumlah pemesanan (unit/ pesanan)

H = holding cost (biaya penyimpanan) per unit

per year (rupiah/ unit/ tahun)

39

PERHITUNGAN BIAYAPERHITUNGAN BIAYA

4. Economic order quantity (EOQ) jumlah pesanan ekonomis

dalam penerapannya harus memperhatikan asumsi-asumsi ini:

- barang yang disimpan dan dipesan hanya satu

macam

- kebutuhan/ permintaan barang adalah konstan

& diketahui

- biaya pemesanan & biaya penyimpanan konstan

& diketahui

- barang yg dipesan diterima dlm suatu saat tertentu

- harga barang tetap dan tidak tergantung dari jumlah yang

dibeli (tidak ada potongan kuantitas)

- waktu tenggang (lead time) diketahui dan konstan

40

PERHITUNGAN BIAYAPERHITUNGAN BIAYA EOQ terjadi bila biaya pemesanan = biaya

penyimpanan, maka: DS = QH

Q 2

2 DS = Q2H

Q2 = 2 DS

H

Q* = 2 DS H

D = jml keb. barang (unit/ thn)

S = biaya pemesanan (rupiah/

pesanan

Q = jumlah pesanan (unit/pesanan)

H = biaya penyimpanan (rupiah/ unit/

tahun)

41

PERHITUNGAN BIAYAPERHITUNGAN BIAYA5. Total cost (total biaya persediaan)

TC = (D/Q) S + (QH)/2 + PDKeterangan :TC = total cost= total biaya persediaan (rupiah/thn)D = jumlah permintaan/ kebutuhan barang per tahun (unit/ thn)Q = jumlah setiap kali pesan (unit/ pesanan)S = ordering or set-up cost per order or per set-up (biaya

pemesanan (rupiah/pesanan) H = h x C = holding cost (biaya penyimpanan) per unit per

year (rupiah/ unit/ tahun)P = harga/ price per unitC = harga barang (rupiah/ unit)h = biaya penyimpanan (% terhadap nilai barang)

42

PERHITUNGAN BIAYAPERHITUNGAN BIAYA6. Optimum order size

Q* = (2SD) / IP Keterangan :Q* = jumlah optimum setiap kali pesanS = ongkos pesan atau set up cost setiap kali

pesan (rupiah/ pesanan)D = jumlah permintaan/ kebutuhan barang per

tahun (unit/ thn)IP = holding cost ( pengganti, karena harga per

unit berubah sesuai dengan discount yang ditawarkan)

43

PERHITUNGAN BIAYAPERHITUNGAN BIAYA

7. Frekuensi pesanan ekonomisF = D/QKeterangan :F = Frekuensi pesanan ekonomis

(kali/tahun)D = jumlah permintaan/ kebutuhan barang

per tahun (unit/ thn)Q = jumlah setiap kali pesan (unit/

pesanan)

44

PERHITUNGAN BIAYAPERHITUNGAN BIAYA

8. Jangka waktu antar tiap pesanan (hari)

T = jumlah hari kerja per tahun frekuensi pesanan

45

Daftar rujukan:1. KARS-UI. (2001). Manajemen logistik dan obat RS.

(modul). Depok FKM-UI.2. Sanderson, E.D. (1982). Hospital purchasing and inventory

management. London: An Aspen Publication.3. ---------------------. (1985). Effective hospital material

management. London: An Aspen Publication. 4. Sondang, P.S. (1992). Fungsi-fungsi manajerial. Jakarta:

Bumi Aksara.5. Subagya, M.S. (1994). Manajemen logistik. Cetakan ke

empat.6. Van Horne, and James, C. (1990). Fundamentals of

financial management. 7th edition. London: Prentice Hall Inc.

7. Warman, J. (1993). Manajemen pergudangan. Jakarta: Pustaka Sinar harapan.

46

47

Latihan soalLatihan soal

1. Ruangan Irna Lt. 1 kanan RS X selama setahun dikeluarkan sebanyak 200 liter savlon dan terjadi kekosongan selama 2 (dua) bulan. Kenaikan pengunjung diperkirakan untuk tahun depan 5%. Hitung perkiraan kebutuhan savlon untuk tahun depan.

48

Latihan soalLatihan soal2. Suatu rumah sakit memproduksi bahan linen, membutuhkan

komponen bahan baku sebanyak 12.000 unit selama 1 tahun. Biaya pemesanan komponen tersebut adalah Rp. 50.000,- untuk setiap kali pemesanan, tidak tergantung dari jumlah komponen yang dipesan. Sedangkan biaya penyimpanan (per unit/thn) adalah sebesar 10% dari nilai persediaan. Harga komponen tersebut adalah Rp. 3.000,- per unit. Berdasarkan data tersebut di atas tentukan:a. EOQ yang dapat memberikan total biaya

persediaan terendahb. Frekuensi pesanan ekonomis per tahunc. Jangka waktu antar tiap pesanand. Biaya kebutuhan per hari