PERENCANAAN KEBUTUHAN DAN PEMELIHARAAN FASILITAS
-
Upload
api-19589140 -
Category
Documents
-
view
1.487 -
download
6
Transcript of PERENCANAAN KEBUTUHAN DAN PEMELIHARAAN FASILITAS
1
PERENCANAAN KEBUTUHAN DAN PERENCANAAN KEBUTUHAN DAN PEMELIHARAAN FASILITAS PEMELIHARAAN FASILITAS
ATAU PERALATANATAU PERALATAN
OlehMustikasari, SKp., MARS
2
PERENCANAAN KEBUTUHAN DAN PERENCANAAN KEBUTUHAN DAN PEMELIHARAAN FASILITAS PEMELIHARAAN FASILITAS
ATAU PERALATAN ATAU PERALATAN ↕↕
MANAJEMEN LOGISTIKMANAJEMEN LOGISTIK
MANAJEMENMANAJEMEN LOGISTIKLOGISTIK
3
Manajemen adalah SENI memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan olehORANG LAIN (Siagiaan, 1992)
INPUT PROSES OUTPUT
LOGISTIK
UANG
PERALATAN
PERLENGKAPAN
METODE
TEKNOLOGI
SDM
PRODUKSI JASA
4
Logistik: bahan u kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai
Bahan farmasi– Obat-obatan– Bahan farmasi– Alat medik habis pakai
Bahan non farmasi– Bahan makanan– Alat tulis kantor– Alat rumah tangga dan kebersihan habis pakai– Barang cetakan– Linen– Suku cadang peralatan dan perlengkapan
5
PENGERTIAN MANAJEMEN LOGISTIKPENGERTIAN MANAJEMEN LOGISTIK
Bisa menjawab APA tujuan & BAGAIMANA cara mencapai tujuan
Jawabannya:– Tersedianya (ketersediaan) bahan– Logistik setiap saat dibutuhkan, meliputi:
jenis dan jumlahnya spesifikasi/ kualitas waktu
– Secara EFISIEN
6
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIKLOGISTIK
PerencanaanPenganggaranPengadaanPenyimpanan Penyaluran (distribusi)PenghapusanPengendalian
7
SIKLUS LOGISTIKSIKLUS LOGISTIK
PERENCANAAN
PENGENDALIAN
PENYIMPANAN
PENGANGGARAN
PENGADAAN
PENGHAPUSAN
PENDISTRIBUSIAN
8
PROPORSI KEBUTUHAN KEMAMPUAN PROPORSI KEBUTUHAN KEMAMPUAN MENURUT TINGKATAN MANAJERIALMENURUT TINGKATAN MANAJERIAL
TOP
MIDDLE
LOWER
WORKER
MS HS TS
Technical Skill
Managerial Skill
9
PERENCANAAN (1)PERENCANAAN (1)
Pengertian Umum :proses untuk merumuskan sasaran
dan menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan
Khusus : merencanakan pemenuhan kebutuhan logistik, yg pelaksanaannya dilakukan semua calon pemakai (user), kemudian diajukan sesuai dgn alur yang berlaku di masing-masing organisasi
10
PERENCANAAN (2)PERENCANAAN (2)
Planning for non programmeddecisions
Planning for programmedDecisions (routine)
Middle/ low management
Top management
Top manajer → perencanaan kebijakan:-Master program-Alokasi dana logistik-Prosedur pengadaan
Middle/low manajer → perencanaan sifatnya rutin :-Kebutuhan operasional-Kegiatan operasional-Jabaran kebutuhan untuk masing-masing unit/ departemen, periode bulanan s.d. harian
11
PERENCANAAN (3)PERENCANAAN (3)
Tahapan perencanaan logistik ↔ bisa jwb: Apa yang dibutuhkan Dimana dibutuhkan Kapan dibutuhkan Jumlah yang dibutuhkan Biaya/ anggaran yang harus dipersiapkan Siapa yg mengurus barang tsb, yg
menggunakan, yg bertanggung jawab Mengapa diperlukan barang tsb Bagaimana cara pengadaannya
12
PERENCANAAN (4)PERENCANAAN (4)Penetuan kebutuhan yang perlu dipertimbangkan: Berdasarkan pemakaian yang lalu Perkiraan dengan menggunakan
– Swot analysis– Statistik– Epidemiologi (tren penyakit, informasi catatan medik)
Sisa persediaan Slow moving, fast moving Rekomendasi dari komite medis Prioritas berdasarkan VEN
– Vital → life saving– Esensial → kausal pada sumber penyakit– Non esesnsial → penunjang
13
Contoh: Tahapan Prosedur Perencanaan Kebutuhan Obat dan barang farmasi (lihat lampiran 1)
RUANGANUSER
RUANGANUSER
KepalaInstalasi
Instalasifarmasi
Pengendali Program
PengendaliAnggaran
PengendaliPembeliaan
SupplierRekanan
PanitiaPenerimaan
PenyimpananGudang Farmasi
Daftar usulan
14
Perencanaan ↔ PenganggaranPerencanaan + penentuan kebutuhan
→ Dana yang adaFungsi penganggaran:
semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian kebutuhan dalam suatu skala standar tertentu, yaitu skala mata uang dan jumlah biaya.
PENGANGGARAN (1)PENGANGGARAN (1)
15
Anggaran jangka panjang Anggaran jangka menengah Anggaran jangka pendek
Yang perlu diperhatikan menyusun anggaran: Peraturan-peraturan yang terkait (lampiran 2) Perkembangan politik, ekonomi, sosial & teknologi Hal-hal lain yg berhubungan dengan anggaran Pengaturan anggaran : misal sumber biaya pendapatan
banyak → pengaturan logistik ?
PENGANGGARAN (2)PENGANGGARAN (2)
Penjadualan:Penjadualan:
16
PENGANGGARAN (3)PENGANGGARAN (3)Organisasi penyusun anggaran:Organisasi penyusun anggaran:PEMBAGIAN ORANG TUGAS
Komite Anggaran
Organisasi ad hok → Direksi
Memberikan arahan, telaahan
& negosiasiMemberi persetujuan usulan
anggaran
Penyusun Anggaran
Organisasi operasional:
Manajer Unit Yan Medis
Manajer Unit Penunjang Medis
Manajer Penunjang Umum
Penyusunan usulan anggaran
Bagian Anggaran
Organisasi organik: sub bagian anggaran
Penyediaan metode, teknik analisis, data dan informasi yang dibutuhkan dlm proses penyusunan anggaran
17
RS Pemerintah– Dana subsidi : Bappenas
DepKesPemda
– Penerimaan RS RS Swasta
– Dana Subsidi : Yayasan Donatur
– Penerimaan RS– Dana dari Pihak Ketiga
PENGANGGARAN (4)PENGANGGARAN (4)Sumber anggaran RS:Sumber anggaran RS:
Biaya alokasi:-SDM-Bahan langsung (logistik)-Pemeliharaan-Investasi
18
ALOKASI ANGGARAN LOGISTIK Obat-obatan dan bahan farmasi Alat tulis kantor Cetakan Alat rumah tangga Bahan makanan Alat kebersihan Suku cadang
PENGANGGARAN (5)PENGANGGARAN (5)
40-50% KeseluruhanAnggaran RS
19
DIAGRAM ANGGARAN LOGISTIKDIAGRAM ANGGARAN LOGISTIKPERENCANAAN KEBUTUHAN
JUMLAH YANG HARUS DIBELI
ANGGARAN PEMBELIAN
VARIANCE
PERSEDIAAN AKHIR
PRAKIRAAN HARGAPERSEDIAAN
MINIMAL
REALISASI BIAYA
20
PENGADAAN (1)PENGADAAN (1)
Fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah ditetapkan/ disetujui dalam fungsi sebelumnya
Caranya : – Purchasing (membeli)– Leasing (menyewa)– Meminjam– Hibah/ pemberian– Menukaran– Produce (membuat)– Repair (memperbaiki)
21
PENGADAAN (2)PENGADAAN (2) Langkah-langkah:
– Pilih metode pengadaan– Pilih pemasok dan siapkan dokumen kontrak– Pantau status pemesanan– Penerimaan dan pemeriksaan
Pengadaan barang/ jasa barang pemerintah → anggaran pemerintah: pelelangan umum, terbatas, pemilihan langsung dan pengadaan langsung– Keppres 16 thn 1984– Keppres 17 thn 1990– Keppres 18 thn 1992– Keppres 80 thn 2003 (yang berlaku sekarang)
22
PENYIMPANAN (1)PENYIMPANAN (1)
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan & usaha untuk melakukan pengelolaan barang persediaan/ inventory di tempat penyimpanan.
Gunanya:– Kualitas barang dapat dipertahankan – Barang terhindar dari kerusajan fisik– Pencarian barang mudah dan cepat– Barang aman dari pencurian
23
PENYIMPANAN (2)PENYIMPANAN (2)
Langkah-langkah:– Perencanaan ruang penyimpanan– Perencanaan & pengoperasian alat
pengatur barang– Penyelenggaraan prosedur
penyimpanan– Pengamanan
24
PENYIMPANAN (3)PENYIMPANAN (3)Hal-hal yang perlu diperhatikan Lokasi
– Aksesibilitas– Utilitas– Komunikasi– Bebas banjir– Mampu
menampung barang yang disimpan
– Keamanan– Sirkulasi udara
Desain– Kemudahan bergerak
Pemadam kebakaran- Kemudahan
perawatan– Sirkulasi udara
• Jenis barang• Prosedur penyimpanan• Pemakaian alat bantu
25
PENYIMPANAN (4)PENYIMPANAN (4)
Pengelompokkan barang yang disimpan: – Kelompok pelayanan– Kondisi yang diperlukan untuk menjaga
kualitas → ruang pendingin– Ukuran berat– Ukuran volume– Fast atau slow moving– Abjad– Fifo (first in-first out)
26
Tempat:Di User (cash box)Di Depot
– Gudang pembantu– Gudang Kecil
Di Gudang Besar– Gudang Utama
PENYIMPANAN (5)PENYIMPANAN (5)
27
Pendistribusian harus sesuai dengan : – Permintaan– Tepat waktu– Tepat jumlah– Spesifikasi
Mendapat persetujuan pihak berwenang ↔ perencanaan (pengeluaran barang). Utk RS pemerintah : Bendaharawan barang
Mekanisme pengeluaran sesuai prinsip FIFO
PENDISTRIBUSIANPENDISTRIBUSIAN
28
Contoh Bentuk Pendistribusian:Contoh Bentuk Pendistribusian:1. Konvensional1. Konvensional
2. Desentralisasi2. Desentralisasi
RAWAT JALANRAWAT INAPBEDAH PUSATRAWAT DARURAT
GUDANG
DEPO RJ ---------------- RAWAT JALANDEPO RI ----------------- RAWAT INAPDEPO BP ---------------- BEDAH PUSATDEPO RD --------------- RAWAT DARURAT
GUDANG
29
Penghapusan adalah kegiatan untuk menghilangkan dari daftar inventaris bahan/ barang.
Barang yang dihapus → sudah lewat batas– Rusak– Hilang– Kadaluarsa
PENGHAPUSAN (1)PENGHAPUSAN (1)
Sesuai dengan peraturan ygBerlaku di RS baik swastaMaupun pemerintah
30
Prosedur penghapusan:– Bentuk : Berita acara penghapusan
Pelaporan– Caranya:
Dimusnahkan: dibakar atau ditanamPemanfaatan kembali (recycling)Penjualan/ lelang → RS pemerintah : ke
kas negaraHibah
PENGHAPUSAN (2)PENGHAPUSAN (2)
31
Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik yang sedang & telah berlangsung.
Tujuannya:– Terarah– terkendali
PENGAWASAN ATAU PENGENDALIAN (1)PENGAWASAN ATAU PENGENDALIAN (1)
Sesuai perencanaan → efisiensidan efektif
32
Landasan hukum pengawasan:– Keppres No. 16 tahun 1974– Berbagai peraturan per UU– ICW– Peraturan-peraturan pengurusan
barang sesuai dengan kebijakan yang berlaku di RS
PENGAWASAN ATAU PENGENDALIAN (2)PENGAWASAN ATAU PENGENDALIAN (2)
33
BIAYA-BIAYA DALAM PERSEDIAAN (1)BIAYA-BIAYA DALAM PERSEDIAAN (1)
1. Biaya pemesanan (ordering cost, procurement cost)biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan bahan/ barang, sejak dari penempatan pemesanan sampai tersedianya barang di gudang. Antara lain :- biaya administrasi- biaya pemilihan vendor/ pemasok- biaya pengangkutan & bongkar muat- biaya penerimaan- biaya pemeriksaan barang
34
BIAYA-BIAYA DALAM PERSEDIAAN (2)BIAYA-BIAYA DALAM PERSEDIAAN (2)
2. Biaya penyimpanan (holding cost, carrying cost)biaya-biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan diadakannya persediaan barang yg dinyatakan dlm persentase harga barang atau dalam bentuk rupiah per unit barang. Antara lain :- biaya gudang/ sewa gudang- administrasi pergudangan- gaji pelaksana pergudangan, upah buruh- biaya listrik- biaya kerusakan, kehilangan, penyusutan barang selama dalam penyimpanan
35
BIAYA-BIAYA DALAM PERSEDIAAN (3)BIAYA-BIAYA DALAM PERSEDIAAN (3)
3. Biaya kekurangan persediaan (shortage cost, stock out cost)biaya yang timbul sebagai akibat tidak tersedianya barang pada waktu diperlukan. Antara lain :- biaya terhentinya produksi karena tidak ada bahan/ menganggur- biaya administrasi tambahan- biaya tertundanya penerimaan keuntungan- biaya pengadaan darurat, supaya konsumen tidak kecewa
36
PERHITUNGAN BIAYA PERHITUNGAN BIAYA
1. Buffer stockBuffer stock/ persediaan penyangga/ persediaan minimum/ stock pengamanan, diperlukan untuk menghindari terjadinya kekosongan karena ketidakpastian pemakaian.- Vital 20% pemakaian yang lalu- Essensial 10% pemakaian yg lalu- Non essensial 0-5% pemakaian yg lalu
37
PERHITUNGAN BIAYAPERHITUNGAN BIAYA
2. Kebutuhan/ Permintaan/ pemesanan (demand)
d = D/ Q x S
Keterangan :
d = biaya kebutuhan/ permintaan / pemesanan
D = jumlah kebutuhan barang (unit/tahun)
Q = jumlah pemesanan (unit/ pesanan)
S = biaya pemesanan (rupiah / pesanan)
38
PERHITUNGAN BIAYAPERHITUNGAN BIAYA
3. Penyimpanan
h = Q/ 2 x H
Keterangan :
h = biaya penyimpanan (% thd nilai barang)
Q = jumlah pemesanan (unit/ pesanan)
H = holding cost (biaya penyimpanan) per unit
per year (rupiah/ unit/ tahun)
39
PERHITUNGAN BIAYAPERHITUNGAN BIAYA
4. Economic order quantity (EOQ) jumlah pesanan ekonomis
dalam penerapannya harus memperhatikan asumsi-asumsi ini:
- barang yang disimpan dan dipesan hanya satu
macam
- kebutuhan/ permintaan barang adalah konstan
& diketahui
- biaya pemesanan & biaya penyimpanan konstan
& diketahui
- barang yg dipesan diterima dlm suatu saat tertentu
- harga barang tetap dan tidak tergantung dari jumlah yang
dibeli (tidak ada potongan kuantitas)
- waktu tenggang (lead time) diketahui dan konstan
40
PERHITUNGAN BIAYAPERHITUNGAN BIAYA EOQ terjadi bila biaya pemesanan = biaya
penyimpanan, maka: DS = QH
Q 2
2 DS = Q2H
Q2 = 2 DS
H
Q* = 2 DS H
D = jml keb. barang (unit/ thn)
S = biaya pemesanan (rupiah/
pesanan
Q = jumlah pesanan (unit/pesanan)
H = biaya penyimpanan (rupiah/ unit/
tahun)
41
PERHITUNGAN BIAYAPERHITUNGAN BIAYA5. Total cost (total biaya persediaan)
TC = (D/Q) S + (QH)/2 + PDKeterangan :TC = total cost= total biaya persediaan (rupiah/thn)D = jumlah permintaan/ kebutuhan barang per tahun (unit/ thn)Q = jumlah setiap kali pesan (unit/ pesanan)S = ordering or set-up cost per order or per set-up (biaya
pemesanan (rupiah/pesanan) H = h x C = holding cost (biaya penyimpanan) per unit per
year (rupiah/ unit/ tahun)P = harga/ price per unitC = harga barang (rupiah/ unit)h = biaya penyimpanan (% terhadap nilai barang)
42
PERHITUNGAN BIAYAPERHITUNGAN BIAYA6. Optimum order size
Q* = (2SD) / IP Keterangan :Q* = jumlah optimum setiap kali pesanS = ongkos pesan atau set up cost setiap kali
pesan (rupiah/ pesanan)D = jumlah permintaan/ kebutuhan barang per
tahun (unit/ thn)IP = holding cost ( pengganti, karena harga per
unit berubah sesuai dengan discount yang ditawarkan)
43
PERHITUNGAN BIAYAPERHITUNGAN BIAYA
7. Frekuensi pesanan ekonomisF = D/QKeterangan :F = Frekuensi pesanan ekonomis
(kali/tahun)D = jumlah permintaan/ kebutuhan barang
per tahun (unit/ thn)Q = jumlah setiap kali pesan (unit/
pesanan)
44
PERHITUNGAN BIAYAPERHITUNGAN BIAYA
8. Jangka waktu antar tiap pesanan (hari)
T = jumlah hari kerja per tahun frekuensi pesanan
45
Daftar rujukan:1. KARS-UI. (2001). Manajemen logistik dan obat RS.
(modul). Depok FKM-UI.2. Sanderson, E.D. (1982). Hospital purchasing and inventory
management. London: An Aspen Publication.3. ---------------------. (1985). Effective hospital material
management. London: An Aspen Publication. 4. Sondang, P.S. (1992). Fungsi-fungsi manajerial. Jakarta:
Bumi Aksara.5. Subagya, M.S. (1994). Manajemen logistik. Cetakan ke
empat.6. Van Horne, and James, C. (1990). Fundamentals of
financial management. 7th edition. London: Prentice Hall Inc.
7. Warman, J. (1993). Manajemen pergudangan. Jakarta: Pustaka Sinar harapan.
46
47
Latihan soalLatihan soal
1. Ruangan Irna Lt. 1 kanan RS X selama setahun dikeluarkan sebanyak 200 liter savlon dan terjadi kekosongan selama 2 (dua) bulan. Kenaikan pengunjung diperkirakan untuk tahun depan 5%. Hitung perkiraan kebutuhan savlon untuk tahun depan.
48
Latihan soalLatihan soal2. Suatu rumah sakit memproduksi bahan linen, membutuhkan
komponen bahan baku sebanyak 12.000 unit selama 1 tahun. Biaya pemesanan komponen tersebut adalah Rp. 50.000,- untuk setiap kali pemesanan, tidak tergantung dari jumlah komponen yang dipesan. Sedangkan biaya penyimpanan (per unit/thn) adalah sebesar 10% dari nilai persediaan. Harga komponen tersebut adalah Rp. 3.000,- per unit. Berdasarkan data tersebut di atas tentukan:a. EOQ yang dapat memberikan total biaya
persediaan terendahb. Frekuensi pesanan ekonomis per tahunc. Jangka waktu antar tiap pesanand. Biaya kebutuhan per hari