Post on 29-Jul-2020
BATAN
PERATURAN
KEPALA BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL
NOMOR 12 TAHUN 2013
TENTANG
PEDOMAN PENYUSUNAN DAN PENGENDALIAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL,
Menimbang : a. bahwa untuk pelaksanaan reformasi birokrasi maka perlu
menyusun Standar Operasi Prosedur;
b. bahwa agar terdapat kesesuaian dan kesamaan dalam
penyusunan dan pengendalian Standar Operasi Prosedur, perlu
membuat pedoman penyusunan dan pengendalian;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud
dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Kepala
Badan Tenaga Nuklir Nasional tentang Pedoman Penyusunan
dan Pengendalian Standar Operasional Prosedur;
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan
Publik (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan
Lembaran Negara Nomor 5038);
2. Keputusan Presiden Nomor 71 Tahun 2001 tentang Pendirian
Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir;
3. Peraturan Presiden Nomor 081 Tahun 2010 tentang Grand
Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025;
4. Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2013 tentang Badan
Tenaga Nuklir Nasional;
5. Keputusan Presiden Nomor 72/M Tahun 2012;
6. Keputusan Kepala BATAN Nomor 360/KA/VII/2001 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir;
7. Peraturan Kepala BATAN Nomor 392/KA/XI/2005 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Badan Tenaga Nuklir Nasional;
BATAN
- 2 -
8. Peraturan Kepala BATAN Nomor 393/KA/XI/2005 tentang Tata
Kerja Balai Elektromekanik;
9. Peraturan Kepala BATAN Nomor 394/KA/XI/2005 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Balai Instrumentasi dan
Elektromekanik;
10. Peraturan Kepala BATAN Nomor 395/KA/XI/2005 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Unit Pemantauan Data Tapak dan
Lingkungan Pembangkit Listrik Tenaga Nuklir;
11. Peraturan Kepala BATAN Nomor 396/KA/XI/2005 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Balai Iradiasi, Elektromekanik dan
Instrumentasi;
12. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi Nomor 12 tahun 2011 tentang Pedoman
Penataan Tatalaksana (Business Process);
13. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara
Nomor PER/35/M-PAN/11/2012 tentang Pedoman Penyusunan
Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan;
14. Peraturan Kepala Badan Tenaga Nuklir Nasional Nomor
230/KA/XII/2012 Tentang Pedoman Tata Kearsipan dan Kode
Klasifikasi;
15. Peraturan Kepala BATAN Nomor 231/KA/XII/2012 tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : PERATURAN KEPALA BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL TENTANG
PEDOMAN PENYUSUNAN DAN PENGENDALIAN STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR.
Pasal 1
Pedoman Penyusunan dan Pengendalian Standar Operasional
Prosedur (SOP) sebagaimana tersebut dalam Lampiran merupakan
bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan ini.
BATAN
- 3 -
Pasal 2
Pedoman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 merupakan
acuan/pedoman bagi kesesuaian dan kesamaan penyusunan SOP.
Pasal 3
Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan
Peraturan Kepala BATAN ini dengan penempatannya dalam Berita
Negara Republik Indonesia.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 16 Desember 2013
KEPALA BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL,
-ttd-
DJAROT SULISTIO WISNUBROTO
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 31 Desember 2013
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,
-ttd-
AMIR SYAMSUDIN
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2013 NOMOR 1648
Salinan sesuai dengan aslinya,
KEPALA BIRO KERJA SAMA, HUKUM, DAN HUMAS,
TOTTI TJIPTOSUMIRAT
BATAN
- 1 -
LAMPIRAN
PERATURAN KEPALA BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL
NOMOR 12 TAHUN 2013
TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN DAN
PENGENDALIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PEDOMAN PENYUSUNAN DAN PENGENDALIAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional (RPJPN) 2005-2025
mengamanatkan bahwa pendayagunaan aparatur negara dilakukan
melalui Reformasi Birokrasi. Amanat ini selanjutnya dijabarkan dalam
rencana pembangunan jangka menengah lima tahunan. Rencana
Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2010-2014 telah
menetapkan bahwa Reformasi Birokrasi merupakan salah satu prioritas
pembangunan nasional. Reformasi Birokrasi bertujuan untuk
membangun profil dan perilaku aparatur negara yang memiliki integritas
tinggi, produktivitas tinggi, bertanggung jawab, mampu memberikan
pelayanan yang prima serta membangun birokrasi yang bersih, efisien,
efektif, produktif, transparan, dan akuntabel.
Salah satu area perubahan dari Reformasi Birokrasi di Indonesia adalah
penataan tatalaksana dengan memaksimalkan dukungan Teknologi
Informasi dan Komunikasi (TIK) yang bermuara pada kepercayaan
masyarakat terhadap birokrasi. Penataan tatalaksana diwujudkan dalam
pemetaan proses bisnis utama dan proses bisnis pendukung, yang
disertai dengan penetapan Standar Operasional Prosedur (SOP).
BATAN
- 2 -
Dalam rangka mewujudkan Reformasi Birokrasi di BATAN tersebut perlu
dilaksanakan perbaikan proses penyelengaraan tugas dan fungsi (tusi)
khususnya dengan menyempurnakan dan menyeragamkan format SOP
yang telah ada dan menyusun SOP baru yang diperlukan.
Pengertian Umum SOP adalah sebagai berikut:
• Instruksi tertulis sederhana, untuk menyelesaikan tugas rutin dengan
cara yang paling efektif dalam rangka memenuhi persyaratan
operasional;
• Serangkaian instruksi tertulis yang didokumentasikan dari aktivitas
rutin dan berulang yang dilakukan oleh suatu organisasi;
• Penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana
dan oleh siapa.
B. Maksud dan Tujuan
Maksud dari Pedoman Penyusunan dan Pengendalian SOP adalah sebagai
pedoman bagi Unit Kerja di BATAN dalam menyusun dan mengendalikan
SOP agar mempunyai prinsip, persepsi dan format yang sama.
Tujuan Pedoman Penyusunan dan Pengendalian SOP adalah untuk :
1. mewujudkan transparansi dan akuntabilitas serta ketertiban
penyelenggaraan tugas dan fungsi BATAN;
2. memberikan keseragaman SOP pada Unit Kerja di BATAN.
C. Definisi
1. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi
tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan
aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilaksanakan,
dimana dan oleh siapa dilakukan.
2. SOP Administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan
tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang
aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan
yang diperuntukan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat
administratif.
BATAN
- 3 -
3. SOP Teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan
yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan
satu peran atau jabatan.
4. Pelayanan Eksternal adalah berbagai jenis pelayanan yang dilakukan
oleh Unit Kerja lini BATAN kepada masyarakat atau instansi
pemerintah yang lain secara langsung, termasuk Penerimaan Negara
Bukan Pajak (PNBP).
5. Pelayanan Internal adalah berbagai jenis pelayanan oleh Unit Kerja
pendukung kepada seluruh unit atau pegawai di BATAN.
6. Dokumen Terkendali adalah dokumen yang didistribusikan kepada
personil atau pihak tertentu yang sudah ditentukan dan apabila
terjadi perubahan/revisi terhadap dokumen tersebut, maka
organisasi berkewajiban memberikan revisi dokumen yang baru dan
menarik dokumen yang lama.
7. Dokumen Tidak Terkendali adalah dokumen yang didistribusikan
kepada personil atau pihak tertentu yang tidak/belum ditentukan
dan apabila terjadi perubahan/revisi terhadap dokumen tersebut
maka organisasi tidak berkewajiban memberikan revisi dokumen
yang baru dan juga tidak menarik yang lama.
8. Rekaman adalah suatu dokumen yang menyatakan bahwa sesuatu
hasil telah dicapai atau suatu bukti kegiatan telah dilaksanakan.
D. Manfaat
Manfaat SOP dalam lingkup penyelenggaraan administrasi pemerintahan
antara lain:
1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam
menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya.
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin
dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan
tanggung jawab individual pegawai dan organisasi secara
keseluruhan.
BATAN
- 4 -
4. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada
intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan
pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai
cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu
mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan
dapat berlangsung dalam berbagai situasi.
8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi
mutu, waktu dan prosedur.
9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus
dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai.
11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh
seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi pegawai dari
kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan
penyimpangan.
13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas.
14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural
dalam memberikan pelayanan.
15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam
penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat
memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.
E. Prinsip
Penyusunan dan pelaksanaan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip
sebagai berikut:
1. Kemudahan dan kejelasan
SOP harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh
semua pegawai bahkan seseorang yang sama sekali baru dalam
pelaksanaan tugasnya.
BATAN
- 5 -
2. Efisiensi dan efektivitas
SOP harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam
proses pelaksanaan tugas.
3. Keselarasan
SOP harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang
terkait.
4. Keterukuran
Output dari SOP mengandung standar kualitas (mutu) tertentu yang
dapat diukur pencapaian keberhasilannya.
5. Dinamis
SOP harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan
peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam
penyelenggaraan administrasi pemerintahan.
6. Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani).
SOP harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customer's
needs) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna.
7. Kepatuhan hukum
SOP harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan
pemerintah yang berlaku.
8. Kepastian hukum
SOP harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum
yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi
pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum.
9. Konsisten
SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh
siapa pun terkait, dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran
organisasi pemerintahan.
10. Komitmen
SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh
jajaran organisasi, dari level yang paling tinggi dan terendah.
BATAN
- 6 -
11. Perbaikan Berkelanjutan
Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-
penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar
efisien dan efektif.
12. Mengikat
SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya
sesuai dengan yang telah ditetapkan.
13. Seluruh unsur pelaksana terkait memiliki peran penting
Seluruh unsur pelaksana terkait memiliki peran-peran tertentu
dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pelaksana tertentu
tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan terganggu
keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses
penyelenggaraan pemerintahan.
14. Terdokumentasi dengan baik
Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan
dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap
mereka yang memerlukan.
F. Ruang Lingkup
Pedoman ini berlaku pada seluruh penyelenggaraan tugas dan fungsi di
BATAN dalam menyusun, menerapkan dan mengendalikan SOP,
mencakup pelayanan eksternal, pelayanan internal, kegiatan penelitian,
pengembangan dan penerapan energi nuklir, isotop dan radiasi serta
kegiatan kesekretariatan.
G. Referensi
1. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2010
tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025;
2. Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2013 tentang Badan Tenaga
Nuklir Nasional;
3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi
Birokrasi 2010-2014;
BATAN
- 7 -
4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan;
5. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 12 tahun 2011 tentang Pedoman Penataan
Tatalaksana (Business Process);
6. Peraturan Kepala BATAN Nomor 392/KA/XI/2005 tentang
Organisasi dan Tata Kerja BATAN;
7. Peraturan Kepala BATAN Nomor 393/KA/XI/2005-396/KA/XI/2005
Tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai di Lingkungan BATAN;
8. Peraturan Kepala Badan Tenaga Nuklir Nasional Nomor
230/KA/XII/2012 tentang Pedoman Tata Kearsipan dan Kode
Klasifikasi;
9. Peraturan Kepala Badan Tenaga Nuklir Nasional Nomor
231/KA/XII/2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas;
10. Keputusan Kepala BATAN Nomor 360/KA/VII/2001 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir;
11. Peraturan Kepala BATAN Nomor 093/KA/V/2009 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Manajemen Penelitian, Pengembangan, Perekayasaan,
Diseminasi, dan Penguatan Kelembagaan Ilmu Pengetahuan dan
Teknologi Nuklir.
BATAN
- 8 -
BAB II
PENYUSUNAN SOP
A. Langkah Penyusunan SOP
Penyusunan SOP mengikuti prinsip PDCA yaitu Plan (perencanaan), Do
(pelaksanaan), Check (pemeriksaan) dan Act (perbaikan). Adapun langkah
penyusunan SOP dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Melakukan identifikasi kebutuhan SOP;
Adalah melakukan pendataan kebutuhan SOP berdasarkan kegiatan
yang dilakukan.
2. Menentukan Prioritas SOP;
Adalah menentukan urutan prioritas SOP yang akan dibuat
berdasarkan tingkat kepentingannya.
3. Melaksanakan pembuatan SOP;
Adalah melakukan pembuatan SOP berdasarkan format yang telah
ditetapkan.
4. Melaksanakan penerapan SOP;
Adalah menjalankan langkah-langkah SOP yang telah ditetapkan.
5. Memonitor dan melakukan evaluasi SOP;
Adalah melakukan pemonitoran dan evaluasi apakah dalam
menjalankan SOP telah sesuai dengan yang telah ditetapkan.
6. Melakukan perbaikan SOP.
Adalah melakukan perbaikan atau penyempurnaan SOP jika
terdapat kekurangan.
B. Identifikasi Kebutuhan dan Penentuan Prioritas SOP
Penyusunan SOP harus dimulai dengan identifikasi SOP yang dibutuhkan
dan penentuan prioritas sesuai dengan karakteristik kegiatan. Dalam
melakukan identifikasi kebutuhan dan penentuan prioritas SOP dapat
menggunakan formulir sesuai format berikut:
BATAN
- 9 -
Formulir Identifikasi Kebutuhan SOP
Unit Kerja :
Tugas dan fungsi Unit Kerja :
Tugas dan fungsi Bidang/Bagian :
Tugas dan fungsi Sub Bidang/Bagian :
No Judul SOP Keterangan Out Put Tahun
Prioritas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Dst
Bagi Unit Kerja yang telah memiliki SOP, tahapan ini untuk mengkaji ulang
perubahan SOP yang diperlukan, terutama jika ada perubahan business
process.
BATAN
- 10 -
C. Dokumen SOP
Dokumen SOP tersusun atas:
1. Sampul Depan
Lembar pertama ini berisi informasi mengenai: Judul SOP, nomor
dokumen, nama unit kerja, nama dan simbol lembaga dan tahun
penyusunan SOP. Format Sampul Depan ini seperti pada Format 1.
Format 1
Standar Operasional Prosedur
(Judul SOP) (nomor Dokumen. SOP)
(Nama UNIT KERJA) (BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL)
(TAHUN PENYUSUNAN SOP)
BATAN
- 11 -
Penomoran SOP sesuai dengan Peraturan Kepala Batan Nomor
230/KA/XII/2012 tentang Pedoman Tata Kearsipan dan Kode
Klasifikasi, ditambah dengan kode unik SOP. Format penomoran diatur
sebagai berikut:
SOP aaa.bbb/cc cc cc/ddd e.f
SOP : Kode dokumen SOP
aaa
bbb
: Nomor urut SOP
Tingkat hirarki dokumen
cc cc cc : Klasifikasi fasilitatif atau klasifikasi substantif
Ddd : Nama Unit Kerja
e : Kode Bidang/Bagian
f : Kode Subbidang/Subbagian (jika ada)
Contoh: SOP Cuti Pegawai (BSDM)
Dokumen SOP tentang Cuti Pegawai disusun oleh Subbag. Tata Usaha
diberi nomor dokumen: SOP 023.002/KP 04 06/SDM 1.1
Penjelasan:
SOP : Kode dokumen SOP
023
002
: Nomor urut SOP
Tingkat hirarki dokumen (tingkat 2)
KP 04 06 : Klasifikasi fasilitatif atau klasifikasi substantif
SDM : Nama Unit Kerja
1 : Bagian Umum Kepegawaian
1 : Subbagian Tata Usaha
BATAN
- 12 -
2. Lembar Pengesahan
Lembar kedua ini berisi informasi mengenai nama penyusun,
pemeriksa dan yang mengesahkan SOP. Lembar ini disusun seperti
pada Format.
Format 2
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL Unit Kerja
No. SOP
No.revisi / Terbitan Nama SOP Tgl.berlaku Halaman ... dari ...
LEMBAR PENGESAHAN
Uraian
Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal
Disiapkan
Diperiksa
Disahkan
BATAN
- 13 -
3. Daftar Distribusi
Lembar ketiga berisi identifikasi distribusi setiap kopi dokumen SOP.
Format yang digunakan seperti pada Format 3.
Format 3
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL Unit Kerja
No. SOP
No.revisi / Terbitan
Nama SOP Tgl.berlaku
Halaman ... dari ...
Daftar Distribusi
Nomor Salinan
Distribusi
Jabatan Nama
BATAN
- 14 -
4. Daftar Isi
Penyusunan Lembar keempat yang berisi Daftar Isi seperti pada Format
4.
Format 4
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL Unit Kerja
No. SOP
No.revisi / Terbitan
Nama SOP Tgl.berlaku
Halaman ... dari ...
Daftar Isi
BATAN
- 15 -
5. Isi Dokumen
Lembar kelima dan seterusnya dari Dokumen SOP ini merupakan isi
dokumen, termasuk SOP. Format Isi Dokumen seperti pada Format 5.
Format 5
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL Unit Kerja
No. SOP
No.revisi / Terbitan
Nama SOP Tgl.berlaku
Halaman ... dari ...
1. Tujuan 2. Ruang Lingkup 3. Tanggung Jawab 4. Definisi 5. Referensi 6. SOP - Lampiran (bila ada)
BATAN
- 16 -
Isi dokumen tersusun atas beberapa bab sebagai berikut:
a. Tujuan
Isi dari “Tujuan” SOP adalah menjelaskan atau menggambarkan
sasaran kerja secara singkat dan jelas dari obyek yang akan dibuat
prosedur.
b. Ruang Lingkup
Isi dari “Ruang Lingkup” prosedur adalah menjelaskan cakupan dari
SOP yang akan dilaksanakan, dan jawaban yang diperlukan untuk
pertanyaan pada Ruang Lingkup antara lain:
- Dimana SOP ini diberlakukan?;
- Siapa yang akan menggunakannya?;
- Sejauh mana batasan objek dilakukan?;
- Apakah ada keterkaitan dengan kegiatan lainnya (interface)?
c. Tanggung Jawab
Isi dari “Tanggung Jawab” SOP adalah penjelasan tentang identifikasi
personal yang bertanggung jawab termasuk jabatan yang sesuai
dengan tugas dan tanggung jawabnya atas tercapainya sasaran dari
prosedur tersebut.
d. Definisi
Isi dari “Definisi” adalah penjelasan istilah di dalam SOP yang tidak
dimengerti atau yang tidak lazim atau mempunyai arti khusus atau
bahasa asing yang sulit dimengerti.
e. Referensi
Referensi adalah daftar pustaka dan/atau peraturan perundang-
undangan yang berlaku yang digunakan atau berkaitan dengan
penyusunan SOP tersebut seperti spesifikasi, standar atau dokumen
lainnya yang diacu.
f. SOP
SOP dinyatakan dalam bentuk diagram alir, Diagram alir merupakan
gambaran secara grafis yang terdiri dari simbol-simbol dalam suatu
tproses, yang menyatakan arah dari alur proses. Bila terdapat
kegiatan yang tidak dapat dinyatakan dalam simbol maka dapat
BATAN
- 17 -
ditambahkan penjelasan pada kolom keterangan. Diagram alir dibuat
seperti Format 6.
Format 6
Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:
Keterkaitan: Peralatan dan Perlengkapan.
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:
No. PROSES
Pelaksana Mutu Baku
Keterangan Pelaksana
1 Pelaksana
2 Pelaksana
3 Kelengkapan Waktu Output
Lampiran 1
Lampiran 2
Dst.
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL Unit Kerja
No. SOP
Nama SOP
No.revisi / Terbitan
Tgl.berlaku
Halaman ... dari ...
BATAN
- 18 -
Dalam pembuatan diagram alir SOP memuat unsur berikut :
a. Dasar hukum, peraturan perundang-undangan yang mendasari
prosedur;
b. Keterkaitan, memberikan penjelasan keterkaitan SOP dengan
SOP lain;
c. Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-
kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan (atau
tidak dilaksanakan). Peringatan memberikan indikasi berbagai
permasalahan yang mungkin muncul dan berada diluar kendali
pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, dan berbagai dampak
yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara
mengatasinya. Peringatan ini dapat berisi misalnya: identifikasi
risiko terhadap keselamatan, kesehatan, keamanan maupun
lingkungan beserta upaya yang dilakukan untuk mengatasinya.
d. Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai
kualifikasi khusus pegawai yang harus dimiliki dalam
melaksanakan peran pada SOP;
e. Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai
daftar peralatan dan perlengkapan utama yang dibutuhkan;
f. Uraian SOP, dijelaskan langkah-langkah kegiatan secara terinci
dan sistematis dari SOP. Agar SOP ini terkait dengan kinerja,
maka setiap aktivitas hendaknya mengindikasikan mutu baku
tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan,
persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input), dan
output-nya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu
sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses
benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana
ditetapkan dalam standar pelayanan;
g. Pencatatan dan Pendataan memuat berbagai hal yang perlu
didata dan dicatat oleh setiap pegawai yang berperan dalam
pelaksanaan SOP, Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-
formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pegawai yang terlibat
dalam proses. Setiap pegawai yang ikut berperan dalam proses,
BATAN
- 19 -
diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah
dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang
ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya.
Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang
memberikan informasi penting mengenai "apakah prosedur telah
dijalankan dengan benar.
Apabila dalam SOP tidak disertai pendataan dan pencatatan,
maka pada kolom Pencatatan dan Pendataan diberikan
keterangan “Tidak Ada”. Sedangkan pada penomoran formulir
diatur sebagai berikut:
Contoh: Formulir Cuti Pegawai (BSDM)
Formulir cuti pegawai ada di dokumen SOP tentang Cuti Pegawai
yang disusun oleh Subbag. Tata Usaha yang diberi nomor
dokumen: FM 001 SOP 023.002/KP 04 06/SDM 1.1
Penjelasan:
FM Kode Formulir
001 Nomor urut formulir
SOP : Kode dokumen SOP
023
002
: Nomor urut SOP
Tingkat hirarki dokumen (tingkat 2)
KP 04
06
: Klasifikasi fasilitatif atau klasifikasi substantif
SDM : Nama Unit Kerja
1 : Bagian Umum Kepegawaian
1 : Subbagian Tata Usaha
h. Simbol Diagram Alir
Simbol umum yang digunakan dalam penyusunan SOP BATAN
adalah sebagai berikut:
TUGAS MULAI/AKHIR PROSES
PROSES
BATAN
- 20 -
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
KONEKTOR UNTUK PERPINDAHAN
HALAMAN
GARIS ALUR PROSES
i. Rekaman
Rekaman ini merupakan dokumen yang menyatakan bahwa
sesuatu hasil telah dicapai atau suatu bukti kegiatan telah
dilaksanakan.
Bagian ini digunakan untuk mencantumkan rekaman yang
terkait dengan prosedur dan menguraikan tentang rekaman apa
yang harus dipelihara, lokasi penyimpanan dan lama
penyimpanan.
Nomor rekaman merupakan nomor urut rekaman, nama
rekaman merupakan jenis rekaman yang dihasilkan, lokasi
penyimpanan rekaman merupakan tempat khusus dimana
rekaman disimpan dan lama penyimpanan rekaman merupakan
periode masa simpan rekaman sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA).
j. Lampiran
Lampiran merupakan bagian dari SOP yang diperlukan untuk
memperkuat SOP. Lampiran dapat terdiri antara lain:
- Keterangan-keterangan yang diperlukan;
- Formulir yang diperlukan untuk merekam kegiatan yang
diisyaratkan oleh SOP tersebut.
6. Header
Setiap dokumen SOP, pada bagian “header” memuat identitas berikut:
a. Nama SOP, nama prosedur yang di-SOP-kan;
b. Nama Unit Kerja;
c. Nomor dokumen, nomor prosedur yang di-SOP-kan;
d. Tanggal berlaku, adalah tanggal pengesahan, dimana pada tanggal
terserbut dinyatakan SOP diberlakukan;
BATAN
- 21 -
e. Status revisi, menunjukkan urutan revisi. Dokumen yang direvisi
agar disesuaikan status nomor revisi sesuai dengan urutan
pembuatan revisinya dan disesuaikan pula tanggal pembuatan
revisinya;
f. Terbitan, menunjukkan urutan terbit Dokumen yang diperbarui
setelah dilakukan 5 kali revisi;
g. Halaman dari, menunjukkan halaman dan jumlah halaman.
7. Format pengetikan SOP
Dokumen dibuat dengan kertas ukuran A4 (210mm x 297 mm) warna
putih. Jenis dan ukuran font adalah Arial 11 pt. Batas (margin) atas-
bawah 20 mm, batas kiri 30 mm dan batas kanan 20 mm. Tata letak
dokumen adalah portrait, kecuali untuk SOP dapat dibuat dengan tata
letak landscape dengan batas margin atas, bawah, kiri, kanan 1,27 cm.
8. Hirarki Pengesahan SOP BATAN
Penggunaan hirarki pengesahan ini merupakan jabatan dalam
pengesahan SOP BATAN. Tanggung jawab pengesahan ditetapkan
dalam hirarki sebagai berikut:
SOP Administratif
No. Jenis SOP Disiapkan
Oleh
Diperiksa Oleh Disahkan
Oleh
1.
SOP Administratif
Eselon I
Eselon III/
Pejabat
Setara
Eselon II Eselon I
2. SOP Administratif
Eselon II
Eselon IV Eselon III Eselon II
3. SOP Administratif
Eselon III
Staf Eselon IV Eselon III
4. SOP Administratif
Eselon IV
Staf Staf lain Eselon IV
BATAN
- 22 -
SOP Teknis
No. Jenis SOP Disiapkan Oleh Diperiksa Oleh Disahkan Oleh
1. SOP Teknis
Eselon III
Staf Eselon IV Eselon III
2. SOP Teknis
Eselon IV
Staf Staf lain Eselon IV
Apabila dalam penyusunan SOP melibatkan lebih dari satu personil atau
satu jabatan, maka pada lembar pengesahan dapat ditambahkan kolom
atau berupa lampiran.
BATAN
- 23 -
BAB III
PENGENDALIAN SOP
A. Penyiapan
Penyiapan dokumen disesuaikan dengan tabel hirarki penetapan jenis SOP
secara berjenjang dimulai dari pengajuan, pembuatan, pemeriksaan dan
persetujuan. Setiap Unit Kerja harus membuat daftar induk dokumen SOP.
B. Penerbitan
Dokumen yang telah disahkan pada sampul depan diberi cap MASTER dan
disimpan. Dalam penerbitan selalu dicek keabsahan, nomor, revisi, tanggal
dan jumlah halaman. Apabila terdapat revisi dan terbit dokumen baru
maka dokumen yang lama dinyatakan tidak berlaku lagi, dokumen yang
tidak berlaku diberi cap TIDAK BERLAKU dan kemudian disimpan dalam
penempatan yang terpisah dengan dokumen yang baru atau dokumen
yang mutakhir. Hanya dokumen yang mutakhir yang beredar atau
digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan.
C. Penggandaan dan pendistribusian
Dokumen yang telah dicap MASTER, digandakan sesuai dengan
kebutuhan, dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang berhak
memperoleh salinan berdasarkan disposisi. Salinan dokumen master
tersebut diberi cap SALINAN No.:..... dan TERKENDALI, kemudian
didistribusikan sesuai dengan Daftar Distribusi penerima dokumen,
sedangkan salinan tidak terkendali diberi cap TIDAK TERKENDALI dan
dapat didistribusikan ke pihak-pihak yang berkepentingan dengan tanda
bukti penerimaan salinan. Form serah terima dokumen setelah
ditandatangani, kemudian disimpan.
D. Pendokumentasian elektronik
Dokumen SOP yang bersifat publik dan sudah disahkan paling lambat 1
(satu) bulan harus dikirim ke repositori dokumen BATAN,
http://repositori.batan.go.id
BATAN
- 24 -
E. Pemusnahan
Dokumen SOP yang sudah tidak berlaku dan rekaman yang telah habis
masa retensinya, diidentifikasi dengan memberi stempel TIDAK BERLAKU
pada sampul depan (cover) dan pemusnahannya dilaksanakan sesuai
dengan Peraturan Kepala Badan Tenaga Nuklir Nasional Nomor
230/KA/XII/2012 tentang Pedoman Tata Kearsipan dan Kode Klasifikasi
F. Pengubahan/Revisi
Apabila terdapat dokumen SOP yang dapat mengakibatkan penyimpangan
atau masalah terhadap kinerja, maka Sub bidang/Tim Jaminan Mutu
dapat mengusulkan pengubahan atau revisi terhadap dokumen SOP
kepada pejabat yang berwenang mengesahkan SOP tersebut. Dokumen
SOP yang akan diubah atau direvisi harus dibahas bersama oleh
penanggung jawab SOP, Tim jaminan Mutu dan pejabat yang
mengesahkan SOP untuk kemudian ditetapkan bagian yang akan diubah
atau direvisi. Pengubahan atau revisi yang bersifat kecil, maka dapat
digunakan sistem amandemen yaitu dengan mengubah hanya pada bagian
yang akan diubah saja. Untuk mengetahui bagian yang diamandemen
maka dokumen SOP yang diamandemen harus disertai daftar amandemen.
Ditetapkan maksimal 5 (lima) amandemen maka dokumen SOP harus
direvisi. Ditetapkan maksimal 5 (lima) kali revisi maka dokumen SOP
harus diubah status terbitan/edisinya. Untuk mengetahui sejarah
dokumen SOP, maka Master dokumen SOP tersebut harus disimpan.
BATAN
- 25 -
BAB IV
PENUTUP
SOP adalah bagian yang sangat penting bagi BATAN untuk menjamin
terlaksananya kegiatan teknis dan administratif dalam pelaksanaan tugas dan
fungsi BATAN. Oleh karena itu SOP akan menentukan apakah tugas dan
fungsi BATAN dapat dicapai secara efesien, efektif, akuntabel dan transparan.
SOP juga merupakan bagian penting dari Reformasi Birokrasi sehingga
Penyusunan SOP sesuai dengan kaidah-kaidah penyusunan SOP mutlak
diperlukan. Oleh karena itu Pedoman ini menjadi acuan yang penting dalam
penyusunan dan pengendalian SOP seluruh Unit Kerja di BATAN sehingga
dapat mendorong setiap pegawai BATAN dalam melaksanakan pekerjaan
secara terarah dan dapat dipantau hasil pekerjaannya yang pada akhirnya
akan meningkatkan kepercayaan masyarakat kepada BATAN. Pedoman ini
akan selalu dilakukan penyempurnaan sesuai dengan dinamika
perkembangan organisasi dan ilmu pengetahuan.
KEPALA BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL,
-ttd-
DJAROT SULISTIO WISNUBROTO
Salinan sesuai dengan aslinya,
KEPALA BIRO KERJA SAMA, HUKUM, DAN HUMAS,
TOTTI TJIPTOSUMIRAT
BATAN
- 26 -
ANAK LAMPIRAN
Contoh SOP ADMINISTRATIF
LOGO BATAN
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL
Pusat Standardisasi dan Jaminan Mutu Nuklir
No. SOP 002 002/KN 04 02/SJM 4.1
No.revisi/terbitan : 0/0
SOP Pemantauan Penerapan Manajemen Mutu Terpadu Tgl.berlaku : 17 Agustus 2012
Halaman 5 dari 10
Dasar Hukum:/Referensi Kualifikasi Pelaksana:
1. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi
Birokrasi 2010-2014. 2. Peraturan Kepala BATAN No. 158/KA/XI/2008 tentang
Pelaksanaan Standardisasi Ketenaganukliran.
Tim Pemantau
Telah memahami penerapan sistem manajemen mutu.
Telah menjadi observer pemantauan minimal 3 kali.
Keterkaitan: Peralatan dan perlengkapan :
Proses penilaian mandiri pelaksanaan reformasi birokrasi
Proses pelaksanaan BATAN Quality Award
Peralatan dokumentasi, misal: kamera.
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:
Tidak diidentifikasi adanya risiko terhadap keselamatan, kesehatan maupun lingkungan.
1. Jadwal Pemantauan
2. Surat Tugas
3. Laporan Pemantauan
4. Evaluasi Kinerja Pemantau
No Proses
Pelaksana Mutu Baku Ket.
Kasubbid
Audit dan Pemantauan
Kabid
Jaminan Mutu
Ka.
PSJMN
Unit Kerja Tim
Pemantau
Kelengkapan/
Standar Kelengkapan
Waktu Output
1. Mengusulkan Jadwal
Pemantauan
SK Tim Pemantauan
Struktur Organisasi
BATAN
Rincian tugas unit-unit kerja di
lingkungan kerja
3 hari
Konsep
Jadwal
Pemantauan
BATAN
- 27 -
LOGO BATAN
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL
Pusat Standardisasi dan Jaminan Mutu Nuklir
No. SOP 002 002/KN 04 02/SJM 4.1
No.revisi/terbitan : 0/0
SOP Pemantauan Penerapan Manajemen Mutu Terpadu Tgl.berlaku : 17 Agustus 2012
Halaman 6 dari 10
No Proses
Pelaksana Mutu Baku Ket.
Kasubbid
Audit dan
Pemantauan
Kabid
Jaminan
Mutu
Ka.
PSJMN
Unit Kerja Tim
Pemantau
Kelengkapan/
Standar
Kelengkapan
Waktu Output
2. Memeriksa usulan
Jadwal Pemantauan.
Konsep Jadwal Pemantauan
1 hari Konsep Jadwal
Pemantauan
3. Mengesahkan Jadwal Pemantauan dan
mengirimkan surat
pemberitahuan
Konsep Jadwal Pemantauan
1 hari Jadwal Pemantauan
Nota dinas
4. Meminta perubahan Jadwal Pemantauan,
jika tidak ada per-
mintaan perubahan,
maka Ka. PSJMN
menerbitkan Surat Tugas Pemantauan.
Pemberitahuan perminta-an peruba-han
Jadwal
Pemantauan (jika
ada).
5 hari Konfirmasi kesediaan dari unit
kerja
Revisi Jad-wal Peman-
tauan
Surat Tugas
Tidak
BATAN
- 28 -
LOGO BATAN
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL
Pusat Standardisasi dan Jaminan Mutu Nuklir
No. SOP 002 002/KN 04 02/SJM 4.1
No.revisi/terbitan : 0/0
SOP Pemantauan Penerapan Manajemen Mutu Terpadu Tgl.berlaku : 17 Agustus 2012
Halaman 7 dari 10
No Proses
Pelaksana Mutu Baku Ket.
Kasubbid
Audit dan
Pemantauan
Kabid
Jaminan
Mutu
Ka.
PSJMN
Unit Kerja Tim
Pemantau
Kelengkapan/
Standar
Kelengkapan
Waktu Output
5. Melaksanakan
pemantauan dan
membuat Laporan Pemantauan.
Pemantauan dapat
dilaksanakan dengan
beberapa metode:
Wawancara
Pengamatan proses
Menelaah dokumen
Menganalisa data
Peralatan dokumentasi
Pedoman Pemantauan.
Daftar Hadir
Surat Tugas Pemantauan
Lembar Laporan Pemantauan
Renstra Unit Kerja
Laporan Kegiatan Unit Kerja Hasil
Pemantauan Ta-hun sbelumnya
4 hari
per
unit kerja
Laporan Pemantauan
per unit kerja
Daftar Hadir
6. Mengisi data hasil
Evaluasi Kinerja
Pemantau. Tim
Pemantau memandu proses pengisian.
Lembar Evaluasi Kinerja
Pemantau
Hasil evaluasi
kinerja
pemantau
Ya
BATAN
- 29 -
LOGO BATAN
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL
Pusat Standardisasi dan Jaminan Mutu Nuklir
No. SOP 002 002/KN 04 02/SJM 4.1
No.revisi/terbitan : 0/0
SOP Pemantauan Penerapan Manajemen Mutu Terpadu Tgl.berlaku : 17 Agustus 2012
Halaman 8 dari 10
No Proses
Pelaksana Mutu Baku Ket.
Kasubbid
Audit dan
Pemantauan
Kabid
Jaminan
Mutu
Ka.
PSJMN
Unit Kerja Tim
Pemantau
Kelengkapan/
Standar
Kelengkapan
Waktu Output
7. Mengevaluasi seluruh
Laporan Pemantauan
dan Evaluasi Kinerja Pemantau untuk
membuat Laporan Hasil
Pemantauan.
Laporan Pemantauan per
unit kerja
Hasil evaluasi kinerja
pemantau
5 hari Konsep Laporan
Hasil
Pemantauan.
Laporan
Kinerja Pemantau.
8. Memeriksa Laporan
Hasil Pemantauan.
Konsep Laporan Hasil
Pemantauan
2 hari Konsep Laporan
hasil
Pemantauan
9. Mengesahkan dan
mengirimkan hasil
pemantauan kepada unit kerja yang dipantau
Konsep Laporan Hasil
Pemantauan
Laporan hasil Pemantauan
BATAN
- 30 -
Contoh SOP TEKNIS
LOGO BATAN
PUSAT REKAYASA PERANGKAT NUKLIR
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL
No. SOP 011.003/OT 01 02/RPN 6
No.revisi/terbitan : 0/0
SOP PENGOPERASIAN START UP PROTOTIPE GAMMA WEIGHT SCALE Tgl.berlaku : 17 Agustus 2012
Halaman 6 dari 10
Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:
1. Standar BATAN 001-SNI-9001: 2012
2. Peraturan Bapeten
Memahami bahaya radiasi dan proteksinya
Keterkaitan:
SOP Pengujian
Peralatan/perlengkapan
Komputer, Film Badge, Jas Laboratorium, dan sarung tangan
Peringatan
Bahaya radiasi dan kontaminasi
Pencatatan dan Pendataan
- Formulir hasil pemantauan pengujian batu bara
- Log book penggunaan sumber radiioaktif
No. PROSES Pelaksana Mutu Baku
Keterangan Kelengkapan Waktu Output
1 Menghubungkan sistem catu daya
Manual alat 2 menit Catu daya
2 Menghidupkan komputer dan menjalankan program
pengoperasian
Catu daya 5 menit program
BATAN
- 31 -
LOGO BATAN
PUSAT REKAYASA PERANGKAT NUKLIR
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL
No. SOP 011.003/OT 01 02/RPN 6
No.revisi/terbitan : 0/0
SOP PENGOPERASIAN START UP PROTOTIPE GAMMA WEIGHT SCALE Tgl.berlaku : 17 Agustus 2012
Halaman 6 dari 10
No. PROSES Pelaksana Mutu Baku
Keterangan Kelengkapan Waktu Output
3 Menghidupkan modul RTU dan
RCU dengan menekan tombol ON
sampai lampu menyala
program 5 menit Modul RTU dan
RCU
4 Menempatkan sample batu bara pada wadah yang tersedia
- Modul RTU dan
RCU
- Batu bara
3 menit
- Modul RTU
dan RCU
- Batu bara
5 Membuka gembok pengaman
sumber radioaktif
- Modul RTU dan
RCU
- Batu bara - gembok
Pengaman
2 menit
- gembok
Pengaman
yang sudah terbuka
6 Membuka shutter sumber
radioaktif ke posisi open
shutter sumber
radioaktif ;posisi
close
1 menit
shutter sumber
radioaktif posisi
open
7 Menghidupkan motor penggerak
belt conveyor sehingga sample batu bara dapat bergerak diatas
belt conveyor
Motor penggerak belt conveyor
2 menit shutter sumber radioaktif posisi
open
8 Melakukan pengamatan dan
monitoring berat batu bara pada
monitor proses
shutter sumber
radioaktif posisi
open
10 menit Monitor preses