Post on 27-Oct-2015
description
PENYUSUTAN ARSIP
• AGUS BUCHORI• Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kab. Lamongan•
TUJUAN PEMBELAJARAN :
Setelah mengikuti mata pelatihan ini peserta diharapkan dapat memahami prosedur dan teknik Penyusutan Arsip
1. Tahap Kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktifitas
2. Metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah
1. Cara (kepandaian) membuat atau melakukan sesuatu yang berhubungan dengan seni
2. Metode atau sistem mengerjakan sesuatu
Pengertian:
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku,c. Menyerahkan arsip statis ke Lembaga
Kearsipan.
DAUR HIDUP ARSIP
PENCIPTAAN
PENGGUNAAAN
PEMELIHARAAN
PENYUSUTAN
MUSNAH
SIMPAN KEMBALI
STATIS/DISERAHKAN
DASAR HUKUM PENYUSUTAN
UU NO. 43 / 2009 PASAL 47 s/d 55
PP NO 28 / 2012
SE Ka ANRI : SE. nomor 01/1981
SE Ka ANRI : SE nomor 02 /1983
JRA yang disahkan
UU 8 / 1997 ttg Dokumen Perusahaan
MENGGUNAKANJRA
TANPA MENGGUNAKAN
JRA
SE KA ANRI
NOMOR SE/01/1981
Adalah sebuah Daftar yang memuat jenis arsip dan jangka waktu simpan ( Retensi ) arsip pada
masa aktif maupun inaktif, serta penentuan nasib akhir arsip (musnah, permanen, review, vital)
JADUAL RETENSI ARSIP(RECORD RETENTION SCHEDULE)
A. Fungsi : 1. Sebagai alat/sarana penyelamatan Arsip
2. Sebagai alat penyusutan Arsip
3. Ketentuan Hukum yang mengikat instansi dalam pengetahuan Arsip secara terpadu.
B. R. Lingkup : 1. Deskripsi/series Arsip/jenis Arsip
2. Jangka simpan :- Aktif
- Inaktif3. Disposisi / ket. nasib
akhir(vital/permanen/
musnah/review)
NO JENIS ARSIPJANGKA SIMPAN
KETAKTIF INAKTIF
1. Formasi PegawaiA. Usulan dari Unit erjaB. Usulan permintaan alokasiC. SK Penetapan Formasi
1 Th stl Th Angr2 Th stl Th Angr 2 Th stl Th Angr
2 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
MusnahMusnahMusnah
2. Penerimaan Pegawaia. Proses Peneraimaan, meliputi- Pengumuman- Seleksi Administrasi- Pemanggilan Peserta Test- Pelaksanaan Ujian Tertulis- Keputusan Hasil Ujian- Wawancara / Litsus- Penetapan Tahap Akhirb. Lamaran yang ditolakc. Biodata dan LJK hasil seleksi
2 Th stl th anggaran
1 th stl th angg1 th stl SK CPNS
terbit
2 Tahun Musnah
PENILAIAN Penilaian arsip : analisa informasi thd
sekelompok arsip untuk menentukan nilai guna dan jangka simpan arsip.
Metode :Analisis fungsionalAnalisis IsiAnalisis konteksAnalisis kegunaanAnalisis biaya
NILAI GUNA ARSIP1. Nilaiguna Primer :
a. Administratif (tanggung jawab kedinasan)b. Fiskal (tanggung jawab keuangan)c. Hukum (tanggung jawab kewenangan)d. Ilmiah Teknologi (tanggung jawab intelektual)
2. Nilaiguna Sekunder :a. Informational
1) Organisasi / lembaga2) Tempat3) Fenomena
b. EvidentialSejarah / bukti keberadaan
1. PEMERIKSAAN
3. PENATAAN FISIK
4. PELAKSANAAN
BERITA ACARADAFTAR ARSIP
2. PENDAFTARAN
2. PENDAFTARAN
Siapkan daftar arsip yang akan dipindahkan;
Buat Daftar Arsip (minimal rangkap 2) yang akan dipindahkan dengan mendaftar arsip yang telah habis jangka simpan.
Informasi daftar arsip : Judul Series, Tahun, Volume, Kondisi, Penataan
Contoh Daftar Arsip Yang Dipindahkan
No Judul Serie Arsip Tahun Jumlah Kondisi Penataan Ket
1
2.
Cuti (Cuti tahunan, bersalin, besar)Berkas Pegawai/peroranganAtas nama:1. ……….2. ………..
2004
1940-2005
1 boks
1 boks
Baik
Baik
Subjek
Alfabat
3. PENATAAN FISIK
Bungkus arsip yang akan dipindahkan dalam kertas pembungkus/folder;
Arsip dlm pembungkus/folder juga ditata secara berurutan, jika nama orang ditata secara alfabetis, jika dasar penataannya numerik ditata secara kronologis;
Jaga agar penataan asli tidak dirubah;Beri nomor urut arsip pada pembungkus/folder yang
akan dipindahkan;Sesuaikan nomor urut pembungkus/folder dengan nomor
di daftar arsip yang dipindahkan.Masukkan arsip yang telah ditata dalam boksBeri nomor urut boks dengan memuat: nomor boks,
nomor-nomor arsip dalam boks
4. PELAKSANAAN
Siapkan berita acara pemindahan;Penandatanganan BA Pemindahan oleh pimp
unit pengolah dan unit kearsipanSerah terima arsip yang dipindahkan dengan
menyertakan: Daftar Arsip
1. Pemeriksaan
2. Pendaftaran
3. Pengaturan fisik
5. Persetujuan
6. Pengesahan
7. Pelaksanaan
1. Berita acara2. Daftar arsip3. Dilaksanakan secara total4. Disaksikan min. 2 pejabat bidang hukum
4. Pembentukan Panitia Pemusnahan
1. PEMERIKSAAN
Yaitu kegiatan untuk mengetahui apakah arsip inaktif yang tersimpan sudah habis masa simpannya atau belum
Teknik Pemeriksaan :1. Lihat JRA2. Periksa jangka simpan arsip dalam kolom Retensi
Inaktif di JRA. Sudah habis atau belum.3. Periksa kebenaran isi, kelengkapan informasi, dan
kemungkinan keterkaitan dengan arsip lain.4. Periksa ulang dan pastikan bahwa arsip benar-benar
telah habis masa simpan, tidak terkait dengan berkas lain, dan tidak bertentangan dengan peraturan perundangan lain.
5. Pisahkan arsip-arsip dari lokasi simpan.
2. PENDAFTARAN
Yaitu kegiatan mencatat dan mendata arsip-arsip yang akan dimusnahkan dalam daftar arsip musnah
Teknik pendaftaran : 1. Siapkan daftar arsip inaktif yang akan
dimusnahkan;2. Buat Daftar Arsip Inaktif (minimal rangkap 2)
yang akan dimusnahkan dengan mendaftar arsip yang telah habis jangka simpan.
3. Informasi daftar arsip usul musnah : Judul Series, Tahun, Volume, Kondisi, Penataan
Contoh Daftar Arsip Yang Dimusnahkan
No Judul Serie Arsip Tahun Jumlah Kondisi Penataan Ket
1
2.
3.
Cuti (Cuti tahunan, bersalin, besar)Berkas Pegawai/peroranganAtas nama:1. ……….2. ………..Berkas Lamaran Pegawai yang ditolak
2001
1940-2005
2002
1 boks
1 boks
1 boks
Baik
Baik
Baik
Subjek
Alfabet
alfabet
3. PENGATURAN FISIK ARSIP
Yaitu kegiatan pengaturan fisik arsip sesuai dengan daftar arsip yang akan dimusnahkan
4. PEMBENTUKAN PANITIA PEMUSNAHAN
Panitia pemusnahan dibentuk untuk pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan lebih dari 10 tahun.
Panitia minimal terdiri dari unit pengelola arsip, unit pencipta, unit hukum, unit pengawasan
5. PERSETUJUAN
Yaitu kegiatan mengajukan persetujuan pemusnahan arsip kepada instansi yang berwenang memberikan persetujuan dan pertimbangan dalam pemusnahan arsip.
Pengajuan persetujuan dan pertimbangan pemusnahan hanya dilakukan terhadap arsip yang memiki jangka simpan lebih dari 10 tahun (aktif dan inaktif)
Khusus untuk arsip kepegawaian harus mendapat pertimbangan BKN dan persetujuan ANRI
Yaitu pembuatan produk hukum internal instansi sebagai dasar untuk melakukan pemusnahan arsip.
6. Pengesahan
7. Pelaksanaan Pemusnahan
Yaitu kegiatan menghilangkan dan menghacurkan fisik dan informasi arsip, sehingga tak dapat dikenali lagi
Teknis Pemusnahan: dibuat bubur kertas, dibakar.
Pemusnahan disaksikan oleh unit pengawasan dan hukum
1. Pemeriksaan
2. Pendaftaran
3. Penataan fisik
4. Pemberitahuan ke Lembaga kearsipan
5. Penilaian Lembaga Kearsipan
6. Pelaksanaan
Berita acaraDaftar arsip