MENERIMA DAN MENDISTRIBUSIKA

N SURAT MASUK

Bellamia Shafira A. XII AP

di Bagian Sekretariat

KEJATI BANDUNG

PROFIL KEJAKSAAN TINGGI JAWA BARAT

Instansi Pemerintah yang bergerak di bidang hukum

Kekuasaan menuntut perkara dengan wilayah hukum

meliputi Provinsi Jawa Barat

Beralamatkan dijalan R.E Martadinata No.54 Bandung

SEKRETARIAT KEJATI

Kegiatan yang dilakukan pada Sekretariat

Kejaksaan Tinggi Jabar adalah:

• Mengolah Surat Masuk• Mendistribusikan Surat

• Mengolah laporan

SALAH SATU ACARA PADA KAJAKSAAN TINGGI JAWA BARAT

=

TATA USAHA

TEORI PENUNJANG

=Alat komunikasi tertulis yang dikirimkan satu pihak ke pihak lainSurat dinas merupakan jenis surat yang digunakan di instansi

SURAT MASUK

Surat yang datangnya dari luar instansi atau perusahaan baik dari perorangan

maupun instansi lainnya.Sistem Buku Agenda adalah salah satu

sistem yang digunakan dalam proses penanganan surat masuk dengan cara dicatat dalam sebuah “buku agenda

surat masuk”.

FUNGSI SURAT

Alat pengingat

Alat bukti tertulis & Bukti historis

FUNGSI SURAT

Pedoman

Duta organisasi

o Sistem tradisionalo Pengganti sistem Kaulbach yang telah digunakan sebelumnya.

o Suatu sistem pengolahan surat dengan mencatat surat pada buku agenda.

SISTEM BUKU AGENDA

Penerimaan suratPenyortiran surat

Pencatatan suratPengarahan suratPenyampaian suratPenyimpanan surat

PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK

Analisis penulis tentangMenerima dan

Mendistribusikan Surat Masuk Sistem

Buku Agenda di bagaian Sekretariat pada Kejaksaan Tinggi Jawa Barat

A N A L I S I S H A S I L P R A K E R I N

15 jumlah rata -rata surat masuk sifat biasa, penting per hari atau 500 surat lebih per bulan

Beralamat Kepala Kejaksaan Tinggi Jawa Barat

SURAT DAN KEJAKSAAN TINGGI JAWA BARAT

PERLENGKAPAN DAN PERALATAN

Buku agenda surat masukBuku ekspedisi

Alat tulisAlat pembuka surat

Lembar disposisiStempel

Secretaries desk file dan odner

1Penerimaan Surat

2Penyortiran Surat

3Pencatatan Surat

4Pengarahan Surat

5Penyampaian Surat

6Penyimpanan Surat

LANGKAH PENERIMAAN DAN PENDISTRIBUSIKAN SURAT

MASUK

Resepsionis / Kurir• Mengantarkan

surat masuk

Sekretariat• Menerima• Menyortir • Mencatat

Pimpinan• Pengarahan

surat

Sekretariat• Penyortiran• Penyampaian

surat

Assisten Bidang• Menerima surat &

instruksi• Langkah selanjutnya

• Surat diadakan karena hambatan penyampaian informasi kepada pihak

lain.• Surat dapat menjadi media penyampaian

informasi yang berguna, layak dan sempurna jika sampai kepada pihak yang

tepat, waktu yang tepat, dan tindakan pengolahan yang tepat.

KESIMPULAN

• Surat memerlukan penanganan yang tepat dengan menggunakan sistem yang

sesuai agar tidak ada pihak yang dirugiakan.

• Sistem buku agenda adalah sistem yang mudah dipelajari dalam pengolahan

surat.• Tahap pengurusan surat yang kurang tepat dapat menghambat perkembangan perusahaan untuk mencapai tujuannya.

• Kegiatan Prakerin memberikan pemahaman dan pembelajaran yang

baru kepada para siswa dalam meningkatkan prestasinya

TERIMA KASIH