PENDALAMAN MATERI

PERSIAPAN UN TEORI KEJURUAN 2013ADMINISTRASI PERKANTORAN

SMK BANGUN NUSANTARA 2JALAN SAWAH DARAT, KETAPANG, CIPONDOH

KOTA TANGERANG2013

Kata PengantarUjian Nasional 2013 mendatang memang penuh dengan perubahan yang dirasakan semakin membebani siswa dan guru, khususnya guru mata pelajaran yang di-UN-kan.Sebagai bahan persiapan menghadapi UN 2013, perkenankan Shihab menyajikan bahan materi yang didasarkan atas kisi-kisi UN Teori Kejuruan 2013.Semoga bermanfaat buat anak2ku semua dan teman2 guru, khususnya guru mata pelajaran Produktif Administrasi Perkantoran.

STANDAR KOMPETENSI 1

PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN ORGANISASI

Dari sejumlah prinsip-prinsip organisasi yang telah dikemukakan di atas, Shihab akan memperjelas dengan merujuk kepada pandangan beberapa ahli sebagai berikut:1. Perumusan tujuan atau sasaran

dengan jelasTujuan atau sasaran adalah hal-hal yang akan dicapai atau dipelihara, baik berupa materi maupun nonmateri.

A.S. Wahyudi bahwa penentuan tujuan sangat penting dilakukan agar langkah-langkah yang hendak dilakukan menjadi terarah (tidak tersesat) akhirnya dapat melakukan efesiensi dalam pelaksanaannya.

Perumusan tujuan harus jelas, artinya bahwa tujuan ini harus dipahami dan diterima oleh semua pihak.

2.Pembagian KerjaPembagian kerja adalah pemecahan tugas dengan demikian rupa sehingga setiap orang atau karyawan dalam organisasi bertanggung jawab dan melaksanakan aktivitas  tertentu saja. Pengertian lain menyebutkan bahwa Pembagian  kerja adalah penjabaran tugas yang harus dikerjakan sehingga setiap orang dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan meksanakan seperangkat aktivitas tertentu dan bukan keseluruhan tugas.

3.Delegasi kekuasaanKekuasaan atau wewenang adalah hak seseorang untuk mengambil tindakan yang tegas, agar tugas, dan fungsi-fungsinya dapat dilaksanakan.Delegasi kekuasaan adalah pelimpahan kekuasaan atau wewenang kepada pihak lain sehinggga pimpinan dapat melipatgandakan waktu, perhatian, dan pengetahuannya.

4. Rentang kekuasaan

Rentangan kekuasaan (span of authority) sering juga disebut span of control, span of management atau span of managerial responsibilities. Rentang kekuasaan berarti berapa jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang atasan.pemimpin sehingga pemimpin dapat memimpin, membimbing, dan mengawasi secara berhasil guna dan berdaya guna.

5. Kesatuan perintah dan tanggung jawab (unity of command)

Berdasarkan prinsip kesatuan perintah dan tanggung jawab seorang bawahan hanya mempunyai satu atasan atau pimpinan dan kepadanya ia harus mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas, serta dari siapa ia menerima perintah, instruksi, bimbingan, dan pedoman kerja.

6. Koordinasi

Koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit agar tertuju untuk memberikan sumbangan semaksimal mungkin dalam mencapai tujuan organisasi sebagai keseluruhan.

7. FungsionalisasiDalam setiap organisasi terdapat satuan kerja tertentu yang secara fungsional bertanggungjawab atas penyelesaian tugas-tugas tertentu pula.

Fungsi Pekerjaan Kantor bagi Organisasi

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari organisasi

2. menyediakan keterangan-keterangan bagi puncuk pimpinan organisasi untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang tepat

3. membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan

Fungsi dari pekerjaan kantor pada prinsipnya adalah memberikan layanan informasi dan perekaman dalam bidang jasa-jasa perkantoran untuk mencapai

tujuan organisasi.

Mills menjabarkan fungsi pekerjaan kantor menjadi delapan yaitu :1. Menerima informasi2. Merekam informasi3. Mengelola informasi4. Mengatur informasi5. Memberi informasi6. Melindungi aset7. Menyimpan informasii

STANDAR KOMPETENSI 2

MENGAPLIKASIKAN KETERAMPILAN DASAR KOMUNIKASI

Komunikasi merupakan proses penyaluran pesan atau pengertian. Di dalam proses ini dapat dibedakan beberapa unsur, yakni: pengirim (komunikator/sender), perumusan kode (encoding), pesan (message), saluran (channel), penerima (komunikan/receiver), penafsiran kode (decoding), gangguan (barrier), umpan balik (feedback).

Proses komunikasi dapat digambarkan sebagai berikut:

Adapun hal-hal yang penting dan harus kita perhatikan dan dilaksanakan sehubungan dengan etiket bertelepon adalah sebagai berikut:

1. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali berdering segeralah telepon diangkat dan jawablah dengan sopan.

2. Jangan memulai dengan kata “halo” tetapi langsung menyebutkan nama organisasis atau organisasi tempat kita bekerja.

3. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelepon.

4. Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita, jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan.5. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan, sebaliknya bicaralah dengan sikap menyenangkan.

6. Berusahalah menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya.

7. Berbicaralah dengan tempo sedang, tidak terlalu cepat atau lambat.

8. Apabila kita menelepon, kita harus siap menyebutkan nama dan jabatan orang yang akan kita tuju, di samping pokok pembicaraannya.

9. Apabila kita menelepon seseorang, kita dapat menanyakan apakah memang saat ini waktu  yang tepat  untuk berbicara

10. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan kepada pekerja

11. Catat poin pesan-pesan yang disampaikan

13.Mengakhiri pembicaraan dengan tepat

14.Meletakkan gagang telepon dengan pelan

12. Mintalah nomor teleponnya, sekaligus mintalah maaf jika membuat kesalahan-kesalahan sewaktu dalam pembicaraan telepon.

STANDAR KOMPETENSI 3

MENERAPKAN PRINSIP-PRINSIP KERJASAMA DENGAN KOLEGA

DAN PELANGGAN

Pelanggan adalah orang-orang yang kegiatannya membeli dan menggunakan suatu produk, baik barang maupun jasa, secara terus-menerus.Memberikan bantuan kepada pelanggan sangat berkaitan erat dengan masalah pelayanan prima. Pelayanan prima (excellent service) adalah suatu pelayanan yang terbaik dalam memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan.

Pelayanan prima merupakan suatu pelayanan yang memenuhi standar kualitas, dan suatu pelayanan yang memenuhi standar kualitas adalah suatu pelayanan yang sesuai dengan harapan dan kepuasan pelanggan/masyarakat.

Sebelum anak2ku mengetahui bagaimana menjaga standar keamanan penampilan pribadi, terlebih dahulu harus diketahui arti kata grooming.

Secara harfiah, grooming artinya penampilan diri.

Grooming dalam penampilan prima adalah, penampilan diri tenaga pelayanan pada waktu bekerja, memberikan pelayanan kepada kolega dan pelanggan.

Untuk menjaga standar keamanan penampilan pribadi, penggunaan pakaian kerja yang sesuai akan mengurangi kemungkinan terjadi kecelakaan atau luka

STANDAR KOMPETENSI 4

MENERAPKAN K3LH

1. Keamanan KerjaKeamanan kerja adalah unsur-unsur penunjang yang mendukung terciptanya suasana kerja yang aman, baik berupa materil maupun nonmateril.2. Kesehatan KerjaKesehatan kerja adalah suatu kondisi kesehatan yang bertujuan agar masyarakat pekerja memperoleh derajat kesehatan setinggi-tingginya, baik jasmani, rohani, maupun sosial, dengan usaha pencegahan dan pengobatan terhadap penyakit atau gangguan kesehatan yang disebabkan oleh pekerjaan dan lingkungan kerja maupun penyakit umum.

3. Keselamatan KerjaKeselamatan kerja dapat diartikan sebagai keadaan terhindar dari bahaya selama melakukan pekerjaan. Dengan kata lain keselamatan kerja merupakan salah sau faktor yang harus dilakukan selama bekerja.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa “Kesehatan, keselamatan, dan

keamanan kerja adalah upaya perlindungan bagi tenaga kerja agar

selalu dalam keadaan sehat dan selamat selama bekerja di tempat

kerja”.

Dalam Undang-Undang No. 4 Tahun 1982 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Pengelolaan Lingkungan Hidup, dinyatakan bahwa lingkungan hidup adalah kesatuan ruang dengan semua benda, daya dan keadaan, makhluk hidup termasuk manusia dan perilakunya yang mempengaruhi kelangsungan perikehidupan dan kesejahteraan manusia dan makhluk hidup lainnya.

Dari berbagai dimensi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa lingkungan hidup pada dasarnya terdiri atas 4 unsur, yaitu materi, energi, ruang dan kondisi/situasi setempat.

APLIKASI PERANGKAT LUNAKDALAM MENGOLAH NASKAH/DOKUMEN

APLIKASI PRESENTASI UNTUK BAHAN INFORMASI

Langkah-langkah permintaan peralatan kantor:1. Unit pemakai mengajukan bon

permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan.

2. Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang).

3. Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.

4. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.

5. Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.

6. Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik.

7. Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya.

8. Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

Ada beberapa istilah yang berkenaan dengan perlengkapan kantor, yaitu sebagai berikut.“Bekal kantor (office supplies) adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor.  Benda-benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai dan biasanya tidak tahan lama.  Misalnya: kertas, karbon, pita, mesin tik, dan sebagainya”.

“Mesin-mesin kantor (office machine) adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik, dan magnetik”.

Peralatan kantor (office appliances) adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha.  Misalnya : peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin atau alat tulis kantor (ATK).

Perabot kantor (office furniture) adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.  Misalnya: meja, kursi, lemari, dan sebagainya.

Hiasan kantor (office ornament) adalah benda-benda di kantor yang pada umumnya untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor.  Misalnya : gambar-gambar atau foto-foto, dekorasi, pot-pot, dan vas bunga.

Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi.  Misalnya: interkom, telepon, faksimile, handphone, dan sebagainya

Dokumen dapat ditinjau dri beberapa segi :1. Dokumen ditinjau dari segi

pemakaiannyaBila ditinjau dari segi pemakaiannya,

dokumen dapat dibedakan atas 4 jenis.a. Dokumen pribadi, adalah surat-surat

yang berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh : Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll

b. Dokumen niaga, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual beli/ dunia perdagangan. Contoh : cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll

c. Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh : Naskah proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu bertulis ,dll

d. Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu Negara. Contoh : UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll

2. Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannyaDari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam :a.Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan informasi pada masyarakat.b.Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan.

c. Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hokum dimuka pengadilan

d. Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu.

3. Dilihat dari segi sumbernya dokumen dapat dibedakan atas :

a. Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah ,dll.

b. Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti : Akte notaris, visum dokter, dll

c. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang . seperti surat perjanjian, surat kontrak, dll

d. Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kaledeoskop, dll

e. Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll

4. Dokumen yang ditinjau dari fungsinya

a. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.

b. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor

5. Ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya

a. Dokumen literal, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam . seperti : buku, majalah, Koran, pita kaset, film ,dll . titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan

b. Dokumen corporal , adalah dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam, pakaian adat , mata uang kuno ,dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.

c. Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat / arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan .

Penulis surat hendaknya mengetahui prinsip dasar penulisan surat agar dapat dimengerti maksudnya, meliputi:a. Jelas, Sebaiknya isi surat tidak boleh

menimbulkan penafsiran yang berbeda sehingga jawaban sesuai dengan yang dimaksud.

b. Ringkas, Penulisan surat sebaiknya tidak menggunakan kalimat yang berbelit-belit sehingga mengaburkan inti permasalahan

c. Sederhana, Penggunaan kata-kata yang sederhana akan memudahkan penerima surat untuk mengerti maksud isi surat.

d. Sopan dan ramah, Kata-kata yang dipergunakan dalam penulisan surat diusahakan yang sopan, tetapi tidak boleh sangat merendahkan diri.