Post on 11-Jul-2015
PENDAHULUAN PAS-SMA (Paket Aplikasi Sekolah – Sekolah Menengah Atas) adalah program
komputer yang dikembangkan oleh Direktorat Pembinaan SMA yang ditujukan
kepada sekolah untuk membantu pelaksanaan ICT Based School Management. PAS-
SMA atau yang sering disebut PAS saja, mempunyai cakupan cukup luas, mulai dari
pengelolaan PSB, Kesiswaan, Kurikulum sampai dengan keuangan. Sebegitu besarnya,
sehingga diperlukan pemahaman yang baik mengenai alur pengisian data ketika
mengimplementasikannya di sekolah.
Materi didalam Buku ini banyak digali dari pengalaman kami dalam membangun dan
mengimplementasikan PAS di Sekolah, serta pengalaman lapangan kami sebagai
Instruktur PAS pada waktu bimbingan teknis di 50 lokasi RSMA-BI di seluruh Indonesia.
Di beberapa lokasi, kami mengalami kendala tapi kemudian diperbaiki di lokasi
lainnya setelah mendiskusikannya dengan tim lainnya. Akhirnya kami memiliki formula
yang cukup jitu, sehingga PAS dapat dengan baik diimplementasikan di sekolah-
sekolah yang dituju. Formula itulah yang kemudian kami tuliskan ke dalam buku
berjudul PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA.
Buku ini berisi langkah-langkah berurutan yang harus dilalui sekolah agar Paket
Aplikasi Sekolah dapat diimplementasikan. Harapannya, dengan membaca buku ini,
sekolah lebih mudah meng-implementasi PAS walaupun tidak didampingi instruktur di
sekolah.
Cobalah untuk mengikuti langkah-langkah yang dipaparkan dalam tulisan ini. Paket
Aplikasi Sekolah akan menjadi alat bantu yang powerfull di sekolah.
( Penyusun )
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
1
BAB I
PERSIAPAN SEKOLAH
I.A. Pembentukan Tim
Di awal Implementasi PAS di perlukan beberapa persiapan, mulai dari pengumpulan data-
data, persiapan hardware dan software, sosialisasi ke warga sekolah dan sebagainya.
Pengumpulan data awal sangat perlu dilakukan untuk memudahkan proses pengentrian data.
Apalagi data yang dibutuhkan meliputi semua bagian dan ketika PAS sudah operasional
nanti dituntut untuk menjaga keterkinian dari data-data tersebut. Untuk itulah perlu dibentuk
sebuah TIM yang akan menangani dan mengawal implementasi PAS di Sekolah. Dengan
adanya TIM khusus maka pembagian tugas dan tanggung jawab menjadi jelas. Dibawah ini
adalah contoh struktur organisasi team implementasi PAS di sekolah :
(Gbr.01. Struktur Organisasi Team PAS)
STRUKTUR ORGANISASI TEAM IMPLEMENTASI (PAS) PAKET APLIKASI SEKOLAH
SMAN JATIROTO
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
2
I.A.1. Pembina
Pembina dalam hal ini adalah Kepala Sekolah, yang akan melakukan fungsinya
sebagai berikut :
Berkomitmen dan mendukung terhadap implementasi PAS di Sekolah.
Mendukung sosialisasi PAS kepada warga sekolah.
Mengawasi Pelaksanan implementasi PAS di sekolah.
I.A.2. Koordinator
Koordinator bertanggung jawab penuh terhadap implementasi PAS di Sekolah.
Koordinator akan melakukan koordinasi/berhubungan dengan semua bagian di
Sekolah, tugas-tugasnya antara lain:
Mendukung kinerja Team PAS secara keseluruhan.
Mensosialisasikan Program PAS kepada warga sekolah.
Menyediakan sarana dan prasarana untuk operasional PAS.
Membantu administrator dalam penyediaan data. Menyusun agenda kerja dan anggaran.
I.A.3. Administrator Pengembangan
Administrator dapat lebih dari satu orang, mengingat tugasnya yang cukup banyak.
Salah satunya adalah Administrator pengembangan, yang mempunyai tugas antara
lain :
Menyusun perencanaan dan pengembangan implementasi PAS di sekolah.
Melakukan Up date Software PAS versi terbaru.
Melakukan pengembangan aplikasi dan peralatan tambahan dalam
mendukung implementasi PAS di sekolah.
I.A.4. Administrator Teknis
Adminisatrator Teknis mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
Bertanggungjawab terhadap perawatan /maintenance hardware maupun
software PAS dan pendukungnnya.
Melakukan perawatan dan pengembangan jaringan komputer untuk
mendukung operasional PAS di sekolah.
I.A.5. Administrator Operasional
Administrator Operasional mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
Bertanggungjawab terhadap operasional sehari-hari/ day to day operation.
Melakukan pengawasan dan pengendalian distribusi data harian/data
transaksional.
Melayani permintaan data secara internal maupun eksternal.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
3
I.A.6. Administrator Data
Administrator Data mempunyai tugas dan tanggung jawab yang sangat penting yaitu
Bertanggungjawab terhadap pengumpulan, pengelolaan dan revisi data .
Melakukan up to date data.
Melakukan pengarsipan terhadap data awal, back up data maupun out put
data.
I.A.7. Operator
Sedangkan Operator mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
Melakukan pengentryan data ke dalam database PAS, mulai data awal
sampai data transaksional ketika PAS sudah operasional.
Bersama Koordinator dan Administrator melakukan sosialisasi dan
pendampingan terhadap Bapak/Ibu Guru dan Tenaga Administrasi untuk
berperan aktif dengan mengentrykan sendiri data-datanya sesuai dengan
bagian masing-masing.
I.B. Persiapan Hardware
Pada dasarnya PAS dapat dijalankan hanya dengan spesifikasi komputer yang minimum, tapi
tentunya semakin tinggi spesifikasi dari komputer yang dipakai akan semakin baik. Apabila
Sekolah bermaksud akan mengoperasikan PAS dalam jaringan LAN maupun Intranet di
Sekolah maka spesifikasi komputer yang akan difungsikan sebagai server juga harus
menunjang.
Di bawah ini contoh spesifikasi minimum komputer server untuk Jaringan LAN :
Processor : Intel Pentium IV
Harddisk : 80 GB
RAM (Memory) : 1 GB
Operating Sistem : Microsoft Windows XP
CD Room Drive
Agar sistem berjalan dengan baik, diharuskan menggunakan Sistem operasi Legal
(Microsoft Windows XP dan Microsoft Office memakai yang original).
Apabila sekolah menghendaki PAS-nya on line di internet, maka spesifikasi komputer server
dan sistem operasinya harus mendukung untuk sistem on line.
I.C. Persiapan Software
Software PAS di bangun dan dikembangkan oleh Direktorat Pembinaan SMA. Ketika buku ini
disusun, versinya telah mencapai 6.00. Versi ini telah kami uji, dan memiliki kestabilan yang
lebih bagus dari versi sebelumnya. Proses perbaikan ketika dilaporkan ada terjadi error,
selalu dilakukan, sehingga sekolah merasa aman menggunakan sistem ini.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
4
Untuk memperoleh software PAS, sekolah dapat menempuh beberapa jalur. Mengajukan
permohonan ke Direktur Pembinaan SMA, datang langsung ke Direktorat Pembinaan SMA,
atau dengan cara download di internet http://www.pas.dikmenum.go.id/. Software PAS
memiliki lisensi freeware dengan batasan tidak untuk diperjual belikan.
Sampai saat ini, PAS masih terus dikembangkan, diperbarui, diperbaiki dan disesuaikan
dengan tuntutan dan perkembangan dunia pendidikan.
Untuk mengikuti buku ini, sebaiknya pembaca menggunakan PAS versi 6.00.
I.D. Persiapan Data
Untuk dapat menjalankan PAS dengan baik, terlebih dahulu Sekolah harus menyiapkan data-
data yang diperlukan. Data-data yang harus dipersiapkan ketika membangun Database
PAS adalah:
Data Identitas Sekolah ( tercantum di cetak LISM )
Data penggunaan tanah di Sekolah
Data sarana/perlengkapan Sekolah
Data sarana/perlengkapan KBM
Data Ruangan di Sekolah
Data pemakaian listrik di Sekolah
Data Buku pegangan untuk Guru dan Siswa
Data alat pendidikan
Data Kalender Akademik
Data mata pelajatan Muatan Lokal
Data sanksi yang berlaku di Sekolah
Data jenis pembayaran siswa
Data penentuan dan penetapan KKM
Data Wali kelas
Data penugasan Guru mengajar
Jadwal Pelajaran seluruh rombel
Biodata Guru ( termasuk data keluarga, pendidikan, riwayat pangkat,
riwayat jabatan, penataran, riwayat mengajar )
Biodata Tenaga Administrasi ( termasuk data keluarga, pendidikan, riwayat
pangkat, riwayat jabatan, penataran )
Biodata Siswa ( termasuk Data Ayah, Ibu, Wali. Data STTB, Data hobi,
Riawayat sakit )
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
5
Akan sangat membantu jika tersedia data-data dalam format digital (excel). Dengan data
digital proses memasukkan data ke dalam Database PAS menjadi lebih cepat karena dapat
memanfaatkan fasilitas impor data.
Membangun Database PAS tidak dapat asal-asalan, ada aturan entri ldata yang harus
dipahami. Data yang dimasukkan harus runut sesuai dengan urutannya. Urutan memasukkan
data sejalan dengan proses periodikal pembelajaran di Sekolah.
Pelanggaran terhadap urutan pemasukan data akan menyebabkan sistem didalam
PAS tidak berjalan / error.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
6
BAB II
INSTALASI APLIKASI PAS II.A. PERSIAPAN SEBELUM INSTALASI
II.A.1. Setting waktu pada komputer .
Pastikan pengaturan waktu di komputer pada saat instalasi sudah benar (up to date),
karena akan dipakai acuan PAS dalam menentukan Tahun Ajaran. PAS akan
mendeteksi sebuah Tahuan Ajaran adalah dimulai pada bulan Juli sampai dengan
bulan Juni tahun berikutnya. Jadi pengaturan waktu di komputer akan secara otomatis
mengarahkan PAS menunjuk pada tahun ajaran tertentu, misalnya waktu di komputer
adalah Tgl 12 Juli 2009 maka PAS akan menunjuk Tahun Ajaran 2009 / 2010.
Pilihan Tahun Ajaran juga akan otomatis bertambah seiring berjalannya waktu di
komputer.
(Gbr.02. Window Pemilihan Tahun Ajaran)
Untuk mengatur waktu di komputer klik start >> control panel >> Date and Time.
(Gbr.03. Window Pengaturan Tanggal dan Waktu)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
7
II.A.2. Program pengaman di non aktifkan.
Agar proses installasi berjalan dengan baik, program pengaman yang ada di
komputer harus di non aktifkan / diremove :
Deep Freeze , harus dinon aktifkan.
Anti virus yang mengganggu kinerja ODBC ( kecuali AVG ), seperti Mac fee,
Northon , symantex, Anti vir, PC Media harus di non aktifkan / remove.
Windows Fire Wall, di non aktifkan, klik start >> Control Panel >>
Windows Firewall. Pilih Off >> OK.
(Gbr.04. Pengaturan Firewall)
Setelah proses instalasi software PAS selesai program pengaman tersebut dapat di
aktifkan kembali.
II.B. REGIONAL SETTING
Agar PAS dapat berjalan dengan baik, perlu dilakukan beberapa pengaturan di Regional
Setting sebagai berikut :
Decimal Symbol dengan karakter titik ( . )
Digit Grouping Symbol dengan karakter koma ( , )
List Separator dengan karakter koma ( , )
Apabila tidak di set dengan ketentuan di atas, maka yang akan terjadi adalah ketika
mengentrikan bilangan akan dikalikan dengan nilai 100 oleh aplikasi PAS ( misalnya angka
10 menjadi 1000 ).
Windows Firewall >> Off
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
8
Satu lagi pengaturan yang harus dilakukan di dalam Regional Setting yaitu :
Short Date Format dengan format “M/d/yyyy”
Pengaturan ini berhubungan dengan format impor data. Kesalahan dalam pengaturan Short
Date Format akan menyulitkan ketika proses impor data, khususnya data-data yang
didalamnya ada format tanggal ( misalnya Biodata Guru, Biodata Siswa, dll).
II.B.1. Melihat Regional Setting Untuk melihat pengaturan Regional Setting pada komputer, bukalah Control Panel
yang terdapat pada menu “Start >> Control Panel”.
(Gbr.05. Control Panel)
Setelah menu tersebut dijalankan, maka akan muncul window untuk Control Panel. Klik
dua kali pada icon “Regional Options” pada Windows 2000 atau “Regional and
Language Options” pada Windows XP.
(Gbr.06. Regional and Language Options)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
9
II.B.2. Mengubah Regional Setting Setelah membuka window pengaturan Regional Options, pada box region pilihlah
English (United States), kemudian klik pada tombol Customize.
(Gbr.07. Regional Options)
Dapat dilihat beberapa tab pilihan di dalamnya, antara lain Numbers, Currency,
Time, dan Date. Yang perlu diperhatikan hanya dua tab yaitu Numbers dan Date.
Bukalah tab Numbers, disana akan terlihat pilihan untuk pengaturan Decimal Symbol
, Digit Grouping Symbol, dan List Sparator, ubahlah sesuai dengan ketentuan pada
bagian II.B.
(Gbr.08. Pengaturan di tab Numbers)
Pengaturan Regional yang terakhir yaitu Short Date Format dengan “M/d/yyyy”
dapat di lihat pada tab Date. Ubahlah sesuai dengan pengaturan pada bagian II.B.
Pilih English (United States) >> klik Customize
Decimal symbol = titik
Digit grouping symbol = koma
List separator = koma
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
10
(Gbr.09. Pengaturan di tab Date)
II.C. INSTALASI SOFTWARE PAS Setelah semua persiapan selesai, maka dapat dilakukan instalasi software PAS. Perlu
diperhatikan, agar proses instalasi tidak mengalami gangguan dan berjalan lebih cepat
dianjurkan untuk menutup window-window atau program lain yang sedang aktif. Tahapan
instalasi software PAS ke dalam komputer adalah sebagai berikut:
1. Masukkan CD Instalasi PAS ke dalam CD-Room komputer, setelah muncul
tampilan berikut >> klik Home >> klik Install PAS-SMA.
(Gbr.10. Auto Run Installasi PAS-SMA)
Short date format = M/d/yyyy
Klik disini
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
11
2. Selanjutnya akan muncul window “ Selamat Datang “, klik Lanjut >>.
(Gbr.11. Window “Selamat Datang” – Installasi PAS)
3. Ditampilkan informasi tambahan mengenai PAS. Bacalah dengan seksama,
kemudian klik Lanjut >>
(Gbr.12. Window “Informasi”- Installasi PAS)
4. Berikutnya ditampilkan window mengenai lokasi dimana akan diinstal PAS.
Defaultnya di C:\DEPDIKNAS...,
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
12
(Gbr.13. Window “Pemilihan Direktori”-Installasi PAS)
5. Jika menginginkan lokasi berbeda silahkan klik Browse. Maka akan tampil
jendela window seperti pada gambar dibawah.
(Gbr.14. Window “Pemilihan Direktori Lain” –Installasi PAS)
Setelah memilih lokasi kemudian klik Lanjut >>
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
13
6. Pada tahap ini akan ditampilkan jenis setup dari Aplikasi PAS. Jenis setup
Aplikasi PAS ada tiga macam, yaitu :
Stand Alone
Server
Client
Instalasi Stand Alone jika PAS hanya diinstal di satu komputer saja/berdiri
sendiri. Sedang instalasi Server dan Client jika PAS diinstal dalam sebuah
jaringan. Agar Implementasi PAS di Sekolah lebih optimal disarankan PAS
diinstal dalam jaringan ( terdiri SERVER dan beberapa CLIENT ).
Untuk Tahapan instalasi Sofware PAS selanjutnya akan diuraikan berdasarkan
pilihan jenis setup.
II.C.1. Installasi Server
Untuk jenis setup Server ketika sampai pada tahap ke-6. memilih jenis setup, silahkan
pilih jenis setup Server.
(Gbr.15. Window pemilihan “Jenis Setup” –Installasi PAS)
7. Setelah memilih jenis setup, kemudian memilih fitur PAS yang akan di install.
Untuk server dianjurkan memilih fitur lengkap ( semua poin fitur/modul PAS
di check list ), kemudian klik Lanjut >>.
8. Selanjutnya ditampilkan window Intalasi, klik Instal untuk memulai proses
instalasi.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
14
(Gbr.16. Window “Instalasi” -PAS)
9. Proses instalasi file-file untuk menjalankan Software PAS sedang berjalan.
(Gbr.17. Window “Proses Intallasi” –PAS)
10. Berikutnya setelah proses instalasi selesai, akan ditampilkan window
Pemilihan Pengguna Aplikasi PAS-SMA.
a. Baris pertama pemilihan Tahun Ajaran.
b. Baris kedua pemilihan Propinsi tempat Sekolah berada.
c. Baris ketiga pemilihan Kabupaten / Dati II dimana Sekolah berada.
d. Baris keempat pemilihan nama Sekolah sesuai yang dikehendaki.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
15
(Gbr.18. Window “Pemilihan Pengguna Aplikasi PAS-SMA)
11. Setelah semua pengaturan Pemilihan Pengguna selesai, klik tombol Pilih untuk
melanjutkan instalasi.
12. Apabila Nama Sekolah yang dikehendaki tidak ada didalam pilihan (misal
Sekolah Baru), ceklisttlah “ Data Sekolah Tidak Tersedia “
13. Setelah diceklistt akan ditampilkan window Pemilihan Pengguna, pilihlah
Propinsi dan Kabupaten/Dati II tempat Sekolah berada, kemudian klik Pilih
untuk melanjutkan instalasi.
(Gbr.19. Window “Pemilihan Pengguna Aplikasi PAS-SMA” untuk sekolah baru)
14. Proses Instalasi selesai, klik selesai.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
16
(Gbr.20. Window Installasi PAS-SMA selesai)
II.C.2. Installasi Stand alone
Tahapan instalasi untuk jenis setup Stand Alone sama dengan tahapan instalasi jenis
setup server seperti yang diuraikan diatas. Yang berbeda hanya pada tahap ke 6.
pemilihan jenis setup, maka dipilih jenis setup Stand Alone.
(Gbr.21. Window Pemilihan “Jenis Setup” untuk Installasi Stand Alone)
II.C.3. Installasi Client
Sebelum menginstal software PAS untuk komputer Client, perlu dilakukan beberapa
persiapan. Yang perlu dilakukan adalah :
Semua pengaturan sebagaimana yang diuraikan di Bab II.A. PERSIAPAN
SEBELUM INSTALASI.
Pada waktu menginstal Client, pastikan komputer server hidup (ON).
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
17
Lakukan tes koneksi antar komputer dalam jaringan, pastikan antara
komputer server dan komputer client sudah terkoneksi.
Lihat dan catat IP Address dari komputer server.
Setelah semua pengaturan diatas dilakukan, maka kita siap melakukan instalasi
software PAS untuk jenis setup CLIENT. Tahapan Instalasi diuraikan sebagai berikut:
Lakukan tahapan instalasi no.1 s/d no.5 seperti yang diuraikan diatas.
6. Ketika sampai pada tahap pemilihan jenis setup, maka pilihlah jenis setup
Client
(Gbr.22. Window Pemilihan “Jenis Setup” untuk Installasi Client)
7. Setelah memilih jenis setup, kemudian memilih fitur Aplikasi PAS yang akan
diinstal. Demi keamanan data, dianjurkan komputer client hanya dinstal fitur
Aplikasi PAS sesuai dengan kebutuhan. Misalnya komputer client di bagian
kesiswaan maka hanya dinstal modul PAS no. 05. Administrasi Siswa dan
Alumni, komputer client yang dibagian keuangan hanya diinstal modul PAS
no. 08. Keuangan, begitu seterusnya.
Caranya dengan menghilangkan tanda ceklistt pada fitur yang tidak
dikehendaki. Setelah memilih fitur yang dikehendaki, klik Lanjut >>.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
18
(Gbr.23. Memilih Fitur/Modul yang di install)
8. Selanjutnya ditampilkan window pengaturan alamat untuk komputer server.
Entrikan IP Address atau nama komputer dari komputer server. Kemudian klik
Lanjut >>.
(Gbr.24. Mengisikan IP Adrdress/Komputer Name)
9. Berikutnya ditampilkan window instalasi, klik Instal untuk memulai proses
instalasi.
10. Proses Instalasi selesai, klik selesai.
Pilih fitur sesuai kebutuhan
IP address/computer name dari Komputer Server
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
19
II.D. PENGENALAN APLIKASI PAS
II.D.1. Modul Aplikasi PAS
Setelah sukses menginstal PAS, di desktop akan tampil seluruh sub sistem PAS yang
terdiri dari empat belas modul ditambah modul no. (99.) PAS-Administrator dan dua
manual aplikasi. Mulai Versi 5.100 PAS – SMA telah dilengkapi dengan modul
Pepustakaan.
(Gbr.25. Tampilan desktop Aplikasi PAS-SMA)
Modul (11.) PAS – SMA adalah modul gabungan yang menampilkan seluruh sub
sistem PAS, berguna untuk memudahkan pengecekan data. Tetapi untuk pengentrian
data disarankan melalui modul yang bersangkutan, misal data-data referensi lewat
modul (01.) PAS-Referensi, data Kepegawaian lewat modul (03.) PAS-Administrasi
Kepegawaian, dst.
II.D.2. Membuka Modul PAS
Untuk membuka modul Aplikasi PAS, klik dua kali pada tampilan modul di desktop,
atau dapat juga melalui Start >> all program >> Paket Aplikasi Sekolah – SMA
>> klik modul yang dikehendaki. Akan tampil window pengesahan pemakai,
defaultnya Nama User = pas, Kata Kunci = sma. Selanjutnya Nama User dan Kata
Kunci dapat diganti (dijelaskan di BAB X VI. PENGAMANAN DATA).
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
20
(Gbr.26. Window “Pengesahan Pemakai”)
Setelah itu pilih Tahun Ajaran dan Periode Pembelajaran sesuai yang diinginkan.
(Gbr.27. Window Pemilihan “Tahun Ajaran” dan “Periode Pembelajaran’)
II.D.3. Membuka Sub Modul
Untuk membuka sub modul klik pada judul sub modul.
(Gbr.28. Tampilan isi sebuah modul)
Nama User = pas
Kata Kunci = sma
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
21
II.D.4. Mengentri Data
Untuk mengisi data, Klik pada area kosong, akan muncul window tambah data
kemudian klik “yes”. Dapat juga klik pada menu add atau tekan f5.
(Gbr.29. Window “Tambah Data”)
Entrikan data pada kolom yang tersedia, pastikan semua kolom yang berwarna
merah telah terisi data, kemudian klik icon save untuk menyimpan data / (F2).
Untuk menambah record data klik icon add / (F5).
II.D.5. Toolbar Aplikasi PAS
Agar proses mengisi data berjalan lancar, pelajari menu toolbar aplikasi PAS :
1. Shell, icon , berfungsi untuk menampilkan menu aplikasi PAS.
2. Minimize Shell, icon , berfungsi untuk menyembunyikan menu pada
aplikasi PAS.
3. Tahun Ajaran, icon , berfungsi untuk menampilkan window pemilihan
Tahun Ajaran.
4. Periode Pembelajaran, icon , berfungsi untuk menampilkan window
pemilihan Periode Pembelajaran.
5. Export LNS, icon , berfungsi untuk menampilkan window Export LNS yang
berfungsi untuk mengekspor data pada modul aplikasi yang sedang berjalan
menjadi Laporan Non Standard.
6. Exit Application, icon , berfungsi untuk keluar dari aplikasi PAS.
7. Print, icon , berfungsi untuk mencetak data ke printer atau ke file dengan
format excel.
8. Print Preview, icon , berfungsi untuk melihat tampilan dari suatu form
yang akan dicetak.
9. Add, icon , berfungsi untuk menambah data pada akhir posisi record.
10. Insert, icon , berfungsi untuk menambah data pada akhir / tengah posisi
record (tergantung pada posisi record yang aktif).
11. Delete, icon , berfungsi untuk menghapus data pada record yang aktif.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
22
12. Save, icon , berfungsi untuk menyimpan data ke dalam database.
13. First, icon , berfungsi untuk memindahkan posisi record ke awal posisi.
14. Previous, icon , berfungsi untuk memindahkan posisi record satu posisi ke
record sebelumnya.
15. Next, icon , berfungsi untuk memindahkan posisi record satu posisi ke
record sesudahnya.
16. Last, icon , berfungsi untuk memindahkan posisi record ke akhir posisi.
17. Query, icon , berfungsi untuk menampilkan data berdasarkan kriteria
yang diinginkan.
18. Sort, icon , berfungsi untuk mengurutkan data sesuai kolom yang dipilih.
19. Filter, icon , berfungsi untuk menyaring data sesuai dengan fungsi yang
diinginkan
20. Find, icon , berfungsi mempercepat pencarian data berdasarkan criteria
yang diinginkan.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
23
BAB III
PERSIAPAN PENGENTRIAN DATA
III.A. MENGENAL JENIS DAN KARAKTER DATA
Secara garis besar data-data di dalam PAS terdiri tiga jenis yaitu :
III.A.1. Data Referensi
Data Referensi dalam sistem ini adalah data-data yang akan mendukung data
master. Data Referensi merupakan data yang dinamis yang dapat diubah atau
diganti. Yang termasuk Data Referensi adalah Data Administrasi Sekolah, Referensi
Tingkat Sekolah, Referensi Periodikal.
Data Referensi karakter pengisiannya dapat bolak-balik, artinya ketika kita sedang
berada ditengah atau di akhir sebuah Tahun Ajaran kemudian data referensi yang
kita butuhkan belum tersedia maka kita dapat kembali ke menu awal referensi untuk
menambahkan. Dalam membangun Database PAS, Data Referensi inilah yang
pertama kali harus diisikan.
III.A.2. Data Master
Data Master adalah Data pokok didalam sistem ini. Data Master terdiri dari Data
Kepegawaian, Data Kesiswaan, Data Kurikulum.
Data Master karakter pengisiannya harus runut, artinya harus sudah ada data
acuannya ( data Referensinya sudah diisi). Maka Data master ini urutan pengisiannya
setelah Data Referensi selesai diisikan.
III.A.3. Data Transaksional
Data Transaksional adalah data pencatatan transaksi akademik yang berjalan ketika
PAS sudah operasinal. Data Transaksional mengacu pada Data Master dan Data
Referensi. Data Transaksional meliputi Data perpindahan siswa, Data perilaku Siswa,
Data Pembayaran Siswa, Data Nilai Siswa, dll.
Data Transaksional karakter pengisiannya juga harus runut, artinya sudah ada acuan
data Referensinya dan juga Data Masternya. Misalnya untuk dapat mengisi Data
Nilai Siswa, maka data Referensi Hari belajar, Jadwal Pelajaran, Penugasan Guru
Mengajar sudah harus diisi, kemudian Data Master berupa Data Guru dan Data
Siswa juga harus sudah diisi. Jadi Data Transaksional dapat diisi setelah Data
Referensi dan Data Master sudah diisi.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
24
Urutan pengisian Database PAS adalah mengisi Data Referensi dilanjutkan Data Master
kemudian Data Transaksional. Pelanggaran terhadap urutan pengisian data seperti yang
dijelaskan diatas dapat menyebabkan Kesalahan Operasional, sehingga sistem tidak
berjalan/error.
III.B. STRATEGI BACK UP DATA
Karakter data seperti diuraikan diatas yang harus di pahami. Kurangnya pemahaman dapat
menyebabkan terjadinya kesalahan dalam pengisian data. Misalnya kita sudah mengisikan
banyak data, ternyata prosedur pengisiannya salah yang menyebabkan sistem tidak
jalan/error sehingga harus mengulang lagi dari awal, tentu tidak efisien. Mengantisipasi hal
ini diperlukan sebuah strategi, dan yang sudah terbukti efektif adalah dengan sering
membuat back up data. Setiap tahap selesai mengisi data dibuat back up data, jika terjadi
kesalahan kita tidak perlu mengulang dari awal tapi tinggal merestore back up data terakhir
dan dilanjutkan ( petunjuk cara back up data dan restore data akan diuraikan kemudian ).
Di dalam Aplikasi PAS akan dijumpai data-data dengan tulisan berwarna merah dan data
dengan tulisan berwarna putih. Data dengan tulisan berwarna merah wajib diisi, sedang
data dengan tulisan berwarna putih tidak wajib dan dapat diisi menyusul belakangan.
III.C. METHODE PENGISIAN DATA
Secara teknis pengisian data ke dalam Database PAS dapat digolongkan kedalam tiga cara:
1. Entri Manual
Data di entri satu persatu langsung ke aplikasi. Dengan cara ini dibutuhkan
waktu yang cukup lama.
2. Impor Data
Data dimasukkan ke dalam Database melalui fasilitas impor data. Dengan
fasilitas ini proses memasukkan data menjadi lebih cepat.
3. Gabungan Entri Manual dan Impor Data
Sebagian data dientri manual sebagian lagi di impor. Dapat juga
memanfaatkan jaringan LAN ( Local Area Network ) jika PAS sudah diinstal
dalam jaringan yang terdiri Server dan beberapa Client. Beberapa
komputer Client dapat mengentri data secara bersamaan dengan syarat
bekerja pada tahap yang sama. Contohnya ketika mengisi data siswa dapat
bagi tugas, misal Client 1 mengentri data siswa X 1, Client 2 mengentri data
siswa X 2 dan seterusnya. Tidak dibenarkan jika beberapa komputer Client
bekerja bersamaan tetapi mengerjakan modul yang berlainan, contoh Client
1 mengentri data referensi kemudian client 2 mengentri data siswa. Hal ini
akan menyebabkan kesalahan operasional karena data yang masuk ke
dalam Database tidak sesuai dengan urutan pengentrian data.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
25
III.D. PENYIAPAN DATA AWAL
Data-data awal sebaiknya sudah diatur sedemikian rupa disesuaikan dengan yang
dikehendaki, contohnya data kepegawaian sudah diurutkan dari Kepala Sekolah kemudian
diteruskan Guru berdasarkan golongannya, kemudian data-data siswa sudah dibagi dan
dikelompokkan berdasarkan rombelnya dan seterusnya. Apabila ada data-data yang kurang
lengkap atau datanya belum tersedia maka segera dilengkapi, misalnya data alamat atau
tanggal lahir yang belum lengkap, golongan darah yang belum ada, dll. Pengaturan data
diawal ini perlu dilakukan sebab jika data sudah masuk ke dalam database pengaturannya
akan lebih sulit.
Apabila data yang dibutuhkan ternyata belum tersedia dan harus menggali data dari awal,
di dalam PAS disediakan cetak formulir kosong untuk data sarana, kepegawaian, kesiswaan,
dll. Formulir kosong ini akan sangat membantu di dalam pengumpulan data. Cetak formulir
kosong terdapat pada modul PAS : (99). Administrator>> (99.1.) Cetak >> (99.1.3) Cetak
Formulir >>. Format didalam cetak formulir kosong ini sudah sesuai dengan kebutuhan PAS.
Data yang besar seperti data kepegawaian dan data kesiswaan akan sangat membantu jika
tersedia data digital ( excel ), jadi dapat memanfaatkan fasilitas impor data ( akan dibahas
lebih lanjut di impor data ).
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
26
BAB IV
ENTRI DATA ADMINISTRASI SEKOLAH
Berikut akan diuraikan urutan/alur pengisian data dalam membangun Database PAS.
Pengisian Data dimulai dari data Administrasi Sekolah, silahkan dibuka modul PAS
no. (02.) Administrasi Sekolah. Klik modul (02.) Administrasi Sekolah di desktop >>
Pengesahan Pemakai >> Pilih Tahun Ajaran – OK >> Pilih Periode Pembelajaran – OK.
Akan ditampilkan Sub Modul yang berkaitan dengan Administrasi Sekolah.
(Gbr.30. Tampilan isi Modul (02) Administrasi Sekolah)
IV.A. Sub Modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah
Klik pada Sub Modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah, akan ditampilkan data-
data Identitas Sekolah. Bagi Sekolah yang sudah terdaftar, maka data Identitas
Sekolah otomatis sudah terisi, tinggal melengkapi dan/atau mengkoreksi data-data
yang ada disesuaikan dengan data di Sekolah.
Sedangkan bagi sekolah yang belum terdaftar (Nama Sekolah belum ada di dalam
daftar pada waktu Instalasi), maka data Sekolah masih kosong dan harus mulai
dengan mengisikan data Identitas Sekolah yang baru.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
27
(Gbr.31. Identitas Sekolah)
Lengkapi data-data yang masih kososng. Mulai PAS – SMA Versi 5.100 ada
tambahan isian yaitu : no. 6. Klasifikasi Sekolah, no. 8.c. Klasifikasi Geografis dan no.
9. Program Inklusi, bagi sekolah yang menyelenggarakan program inklusi silahkan di
ceklist.
IV.A.1. SK Negeri / SK Swasta
Kemudian teruskan dengan mengisi data mengenai SK Negeri / SK Swasta di window
yang bawah. Klik pada Sub Modul SK Negeri / SK Swasta >> klik area kosong >>
window tambah data >> klik Yes.
(Gbr.32. Mengisi data baru)
Khusus bagi sekolah yang menyelenggarakan program inklusi >> di ceklist
Klik area kosong >> window Tambah Data >> Yes
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
28
Isikan data-data yang dibutuhkan.
(Gbr.33. SK Negeri)
Setelah mengisi data, klik icon save /(f2) .
IV.B. Sub Modul (2.2) Pemeliharaan Identitas Sekolah
Sub Modul (2.2) Pemeliharaan Identitas Sekolah berfungsi untuk merevisi apabila
ada data mengenai Identitas Sekolah yang salah atau dalam perkembangan Sekolah
ada data yang berubah, misalnya no. telephon, alamat Sekolah, dll. Di Sub Modul ini
juga berisi :
IV.B.1. Kegiatan Sekolah
Diisi dengan agenda kegiatan yang diselenggarakan oleh Sekolah yang bersifat
terbuka baik untuk sekolah lain atau masyarakat umum. Misalnya penyelenggaraan
seminar terbuka, perlombaan olah raga, workshop, dll. Caranya: Klik judul Sub Modul
Kegiatan Sekolah >> klik area kosong >> Tambah data >> Yes. Isikan data mulai
No. Urut, Nama Kegiatan dan Keterangan (tidak wajib diisi), kemudian klik save
/(f2) untuk menyimpan. Untuk menambah record data klik add /(f5), kembali
isikan data kemudian disimpan dan seterusnya.
(Gbr.34. Kegiatan Sekolah)
IV.B.2. Saldo Awal Sekolah
Diisi dengan data saldo awal keuangan Sekolah pada awal Tahun Ajaran berjalan.
(Jika PAS di instal pada Tahun Ajaran 2009 / 2010, maka yang diisikan adalah
saldo awal pada bulan Juli 2009). Saldo Awal ini hanya perlu sekali mengisi, karena
saldo awal untuk Tahun Ajaran selanjutnya telah terisi oleh fungsi Tutup Anggaran.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
29
(Gbr.35. Saldo Awal Sekolah)
IV.C. Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah
Klik pada Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah. Fasilitas Sekolah yang dimaksud adalah
seluruh sarana dan prasarana yang dimiliki Sekolah. Terdiri dari Properti Sekolah,
Perlengkapan Sekolah, Perlengkapan KBM, Ruangan Sekolah, Pemakaian Listrik, Buku,
Alat Pendidikan.
Di Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah masing-masing berisi banyak record. Cara
mengisinya, klik pada judul Sub Modul >> kemudian klik pada area kosong
dibawahnya >> Window Tambah Data >> klik Yes. Mulailah mengisi record
yang pertama, untuk field yang sudah disediakan pilihan maka tinggal klik pada
data yang dikehendaki, sedang field yang bersifat isian maka entrikan data
kedalamnya. Pastikan semua field dengan judul berwarna merah telah terisi
(karena wajib diisi) kemudian klik save /(f2) untuk menyimpan. Untuk menambah
data klik add / (f5), lakukan pengisian data untuk record kedua, dan seterusnya.
Jadi pengisiannya satu record selesai diisi langsung disimpan baru tambah record
kedua dan seterusnya, hal ini dimaksudkan jika data yang di isikan salah (ada
peringatan kesalahan) maka dapat langsung dilakukan pengecekan dan
perbaikan. Hindari cara pengisian dengan mengisi banyak record baru disimpan,
sebab jika ada peringatan kesalahan akan sulit mengecek data mana yang
salah, akibatnya semua data yang sudah dientri tidak dapat tersimpan.
IV.C.1. Properti Sekolah
Diisi data penggunaan lahan Sekolah.
(Gbr.36. Properti Sekolah)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
30
IV.C.2. Perlengkapan Sekolah
Diisi data sarana/perlengkapan sekolah secara umum.
(Gbr.37. Perlengkapan Sekolah)
IV.C.3. Perlengkapan KBM
Diisi data sarana/perlengkapan untuk kegiatan belajar mengajar. Untuk
membedakan dengan perlengkapan sekolah dicontohkan : komputer di ruang TU
adalah perlengkapan sekolah tapi komputer di Lab. Komputer adalah perlengkapan
KBM, Meja Guru di ruang Guru adalah perlengkapan sekolah tapi meja Guru di
kelas adalah perlengkapan KBM.
(Gbr.38. Perlengkapan KBM)
IV.C.4. Ruangan Sekolah
Data Ruangan Sekolah MUTLAK HARUS DIISI, utamanya ruangan teori/kelas untuk
seluruh rombel di sekolah. Prioritaskan mengisi data ruangan yang dipakai sebagai
Ruang teori/kelas untuk seluruh rombel dahulu baru jenis ruang yang lain. Data
Ruang Teori/Kelas untuk seluruh rombel akan dipakai sebagai data acuan ketika
membuat rombel siswa.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
31
(Gbr.39. Ruangan Sekolah)
Jika Ruangan Sekolah belum diisi maka pembentukan rombel di Sub Modul
(1.3.1.6) Rombel tidak dapat dilakukan ( daftar ruang kelas kosong )
IV.C.5. Pemakaian Listrik
Diisi data mengenai teknis pemakaian listrik di Sekolah.
(Gbr.40. Pemakaian Listrik)
Hanya dapat diisi satu record karena berkaitan dengan Sub Modul (2.4.1) cetak
LISM Individu Sekolah bagian F. Pemakaian Listrik hanya tersedia satu pilihan
sumber listrik.
IV.C.6. Buku Sekolah
Diisi data mengenai koleksi Buku yang dimiliki sekolah.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
32
(Gbr.41. Buku Sekolah)
IV.C.7. Alat Pendidikan.
Diisi data mengenai alat-alat pendidikan yang dimiliki oleh sekolah
(Gbr.42. Alat Pendidikan)
IV.C.8. Program Inklusi
Diisi bagi sekolah yang menyelenggarakan program inklusi.
(Gbr.43. Program Inklusi)
Seluruh data yang diisikan di modul (02.) Administrasi Sekolah menjadi acuan pada output
PAS berupa cetak LISM di sub modul (2.4) Cetak LISM >> (2.4.1) Individu Sekolah dan (2.5)
Profil Sekolah. Sedang output berupa data grafik dapat dilihat di sub modul (2.6) Laporan
Grafik Sekolah.
(Gbr.44. Out put data grafik Fasilitas Sekolah)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
33
(Gbr.45. Macam-macam Grafik fasilitas Sekolah)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
34
(Gbr.46. Lanjutan Grafik Fasilitas Sekola)
BACK UP DATA ke -1
Di awal sudah disinggung bahwa untuk pengamanan maka dibuat strategi untuk sering
membuat back up data. Jadi setelah menyelesaikan entri data Administrasi Sekolah
sebaiknya di buat back up data. Ada beberapa cara untuk melakukan back up data,
berikut adalah salah satu cara untuk membuat back data secara manual ( di BAB lain
akan di jelaskan membuat back up secara otomatis). Langkah-langkahnya sbb :
1. Menyiapkan folder untuk menampung back up data.
Buatlah folder baru ( sebaiknya tidak di C :\.. ) misalnya di E:\..dinamakan BACK UP
DATA PAS, . Di dalam folder BACK UP DATA PAS buatlah folder untuk menampung
back up data. Berilah identitas folder itu dengan diberi nomor dan nama yang jelas.
Sekarang akan dibuat back up yang pertama untuk data Administrasi sekolah, maka
buatlah folder dengan identitas : 01. ADMINISTRASI SEKOLAH. Caranya klik kanan
pada Start >> klik Explore >> Klik pada DATA (E:) >> Klik File >> New >> klik
Folder (beri nama BACK UP DATA PAS). Selanjutnya Klik pada Folder BACK UP
DATA PAS >> Klik File >> New >> klik Folder - beri nama 01. ADMINISTRASI
SEKOLAH.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
35
(Gbr.47. Folder untuk Back up Data)
2. Stop service MySQL.
Langkah selanjutnya adalah stop service dari MySQL. Klik Start >> klik Control Panel
>> klik 2X Administrative Tools >> klik 2X service >> cari - klik PAS – SMA
MySQL >> klik kanan Stop ( atau klik menu stop ).
(Gbr.48. Proses Stop Service PAS-SMA MySQL)
Jika service MySQL tidak di stop, maka folder data didalam folder MySQL
5.0.22 tidak dapat di copy, hal ini disebabkan pada saat service MySQL aktif,
DataBase PAS sedang terbuka.
Service PAS-SMA-MySQL >> Stop
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
36
3. Copy folder data.
Setelah service di stop, cari direktori tempat menginstal PAS server untuk mengcopy
folder data. Misal diinstal di C:\.. , maka klik kanan di start >> klik Explore >> klik
Local Disk (C:\..) >> klik DEPDIKNAS >> klik Paket Aplikasi Sekolah – SMA >> klik
MySQL – 5.0.22 >> data >> klik kanan copy.
(Gbr.49. Meng-copy Folder Data)
kemudian klik DATA (E:\..) >> klik BACK UP DATA PAS >> klik 01. ADMINISTRASI
SEKOLAH >> klik kanan paste.
(Gbr.50. Paste Folder Data)
4. Jalankan kembali service MySQL.
Setelah proses back up selesai service MySQL dijalankan kembali. Klik Start >> klik
Control Panel >> klik 2X Administrative Tools >> klik 2X service >> klik PAS –
SMA MySQL >> klik kanan Start (atau klik menu start).
Folder data >> di copy
Masukkan ke dalam Folder BACK UP DATA PAS >> 01. ADMINISTRASI SEKOLAH
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
37
(Gbr.51. Proses Start Service PAS-SMA MySQL)
Setelah proses Back Up selesai, Service MySQL harus di start kembali. Apabila
Service MySQL belum di start ( posisi stop ) kemudian kita membuka modul
aplikasi PAS maka yang terjadi Modul PAS tidak dapat dibuka. Akan muncul
peringatan ODBC tidak terkoneksi.
(Gbr.52. Peringatan Connector/ODBC)
Service PAS-SMA-MySQL >> di-start kembali
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
38
BAB V
ENTRI DATA REFERENSI TINGKAT SEKOLAH
Untuk mengisi data-data referensi silahkan dibuka modul (01.) PAS – Referensi. Klik 2X modul
(01.) PAS - Referensi di desktop >> Pengesahan Pemakai >> Pilih Tahun Ajaran – OK >>
Pilih Periode Pembelajaran – OK. Akan ditampilkan Sub Modul yang berkaitan dengan
Referensi.
(Gbr.53. Tampilan Modul (01). PAS-Referensi)
V.A. Sub Modul (1.1) Referensi Tingkat Nasional
Sub Modul Referensi Tingkat Nasional isinya akan sama untuk semua Sekolah karena
berisi data-data yang sudah baku, maka Tabel Referensi Tingkat Nasional tidak
dapat diubah.
V.B. Sub Modul (1.2) Referensi Tingkat Sekolah
Sub Modul Referensi Tingkat Sekolah isi datanya akan berbeda untuk tiap sekolah.
Jadi pengisian data referensi dimulai dengan mengisi Sub Modul (1.2) Referensi
Tingkat Sekolah. Tabel Referensi tingkat sekolah ada dua jenis :
Tabel Referensi Terisi Data
Tabel referensi jenis ini sudah terisi data, jadi tinggal dikoreksi. Data-data itu
dapat ditambah/dikurangi atau diubah disesuaikan dengan data-data yang
ada di sekolah. Yang termasuk jenis tabel referensi Terisi Data adalah
(1.2.1.1) Jenis Kalender Akademik, (1.2.1.2) Hari Belajar, (1.2.1.3) Jam
Pelajaran, (1.2.3.1) Asal Sekolah Pendaftar, (1.2.3.2) Sekolah Setingkat,
(1.2.3.5) Pekerjaan Orang Tua, (1.2.4.1) Mata Pelajaran Muatan Lokal,
(1.2.4.2) Mata Pelajaran Muatan Lokal Per-Program Pengajaran, (1.2.4.3)
Kurikulum Muatan Lokal, (1.1.5.4) Kurikulum Nasional,(1.2.4.4.1) Jenis Tagihan
Penilaian, (1.2.4.4.2) Bentuk Instrumen Penilaian, (1.2.4.4.3) Sumber Bahan
dan Alat, (1.2.4.4.4) Nilai Afektif, (1.2.4.4.5) Ekstrakurikuler, (1.2.4.5) Mata
Pelajatan UAN, (1.2.4.7) Mata Pelajaran Bahasa Asing, (1.2.4.8) Matpel.
Bahasa Asing Per program, (1.2.4.9) Kurikulum Bahasa Asing dan (1.2.6.2)
Jenis Pembayaran Siswa.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
39
Tabel Referensi Belum Terisi Data
Tabel referensi jenis ini masih kosong, jadi harus diisi. Yang termasuk jenis
tabel Belum Terisi Data adalah (1.2.2.1) Penataran, (1.2.3.3) Penyakit,
(1.2.3.4) Hobi, (1.2.4.6) Organisasi Sekolah dan (1.2.5.1) Sanksi, (1.2.6.1)
Mata Anggaran.
Berikut akan diuraikan tabel-tabel Referensi dalam Sub Modul (1.2) Referensi Tingkat
Sekolah beserta contoh pengisiannya.
V.B.1. Sub Modul (1.2.1.1) Jenis Kalender Akademik
Diisi dengan data-data Agenda Kegiatan pada Kalender Akademik Sekolah. Di Sub
Modul ini telah terisi data Agenda Kalender Akademik Standart, lakukan penyesuaian
dengan Agenda Kalender Akademik di Sekolah. Data yang sudah ada dapat diubah,
ditambah atau dikurangi. Untuk edit data, klik pada data yang akan diubah, setelah
selesai diedit klik save/(f2). Sedangkan menghapus data, klik pada data yang akan
dihapus, kemudian klik icon delete. Untuk menambah data klik add ( f5 ).
(Gbr.54. Jenis Kalender Akademik)
Sub modul ini berhubungan dengan Sub Modul (1.3.1.1) Agenda Kegiatan
Pembelajaran.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
40
V.B.2. Sub Modul (1.2.1.2) Hari Belajar
Diisi dengan nama hari dan status harinya ( Libur atau hari belajar ). Untuk mengubah
status hari: klik Nama Hari >> klik Status >> pilih Status >> klik save (f2).
(Gbr.55. Hari Belajar)
Sub modul ini berhubungan dengan Sub Modul (1.3.2.2) Jadwal Pelajaran.
V.B.3. Sub Modul (1.2.1.3) Jam Pelajaran
Diisi dengan data-data jam belajar. Data jam pelajaran akan dipakai sebagai acuan
pembuatan jadwal pelajaran di Sub Modul (1.3.2.2) Jadwal Pelajaran. Bila data
yang ada tidak sesuai silahkan diubah/edit dan tambahkan keterangan agar lebih
jelas. Untuk mengubah Jam: Klik pada Jam >> edit >> klik save ( f2). Dapat juga
menambahkan Jam ISTIRAHAT, caranya: klik pada row dimana akan mengisikan
Jam ISTIRAHAT >> klik Insert >> isikan data jam dan keterangan >> klik save (f2).
(Gbr.56. Jam Pelajaran)
Apabila ditemui kasus bahwa jam pelajaran tidak konsisten, misal lama satu jam
pelajaran untuk mata pelajaran tertentu tidak sama ( ada yang 45 menit ada yang
30 menit, dll ) atau pada hari tertentu jam masuk tidak sama ( hari senin pelajaran
dimulai jam 07.00, hari selasa dimulai jam 06.30, dst ). Ada dua cara untuk
melakukan modifikasi pengisian Jam Pelajaran sebagai berikut :
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
41
1. Parameter waktu dihilangkan, sehingga pengisiannya seperti gambar
di bawah ini.
(Gbr.57. Modif Jam Pelajaran)
2. Menambahkan/menyisipan semua parameter waktu yang berbeda.
(Gbr.58. Modif Jam Pelajaran)
V.B.4. Sub Modul (1.2.2.1) Penataran
Diisi data mengenai penataran yang diikuti oleh Kepala Sekolah, Guru dan Tenaga
Administrasi.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
42
(Gbr.59. Penataran)
Sub modul ini berhubungan dengan (3.1.1) Data Awal Guru dan (3.1.2) Data Awal
Tenaga Administrasi.
Salah satu kelengkapan biodata Guru dan Tenaga Administrasi adalah
Penataran yang pernah diikuti. Nama Penataran yang tampil dalam pilihan
adalah data Nama Penataran yang diisikan di Sub Modul (1.2.2.1) Penataran
ini.
V.B.5. Sub Modul (1.2.3.1) Asal Sekolah Pendaftar
Sub modul ini berisi data mengenai asal SMP dari siswa maupun calon siswa. Data ini
diperlukan sebagai referensi ketika mengisi Biodata Siswa / Biodata Calon Siswa,
salah satu kelengkapannya adalah record data pendidikan sebelumnya. Data yang
sudah tersedia adalah Nama SMP se-wilayah Kapubaten/Kota setempat.
Contoh dI manual ini, misal Sekolah Implementator PAS adalah SMAN Jatiroto –
Kab. Lumajang maka data Nama SMP yang tersedia sebagai pilihan adalah Nama
SMP se-Kabupaten Lumajang. Jika ada siswa/calon siswa berasal dari SMP diluar
wilayah Kabupaten Lumajang, maka data Nama Sekolahnya harus di tambahkan di
Sub Modul ini. Caranya adalah : masuk Sub Modul (1.2.3.1) Asal Sekolah Pendaftar
>> klik poin Tidak diketahui >> klik judul Sub Modul Asal Sekolah Pendaftar >>
klik area kosong dibawahnya >> Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan
identitas SMP yang diinginkan >> pilih Nama Propinsi >> pilih Nama Dati II >>
klik save (f2). Setelah tersimpan maka Nama SMP yang ditambahkan akan masuk
dalan daftar pilihan Nama SMP.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
43
(Gbr.60. Menambah Asal Sekolah Pendaftar)
Sub modul ini berkaitan dengan biodata siswa ( 5.1.1) Data Awal Siswa Baru dan
biodata Calon siswa ( 4.2) Pendaftaran Calon Siswa .
Ketika menambahkan Nama SMP baru, setelah data selesai diisikan lanjutkan
dengan menyimpan (klik save). Jika tampilan hilang yang harus dilakukan
adalah: Tutup Sub Modul (1.2.3.1) Asal Sekolah Pendaftar, kemudian buka
kembali, maka data yang diisikan akan tampil.
V.B.6. Sub Modul (1.2.3.1) Sekolah Setingkat
Sub modul ini berisi data SMA se-Kabupaten/Kota setempat. Data Sekolah setingkat
diperlukan sebagai data referensi ketika ada siswa yang pindah ke SMA lain atau
ada siswa pindahan dari SMA lain. Salah satu data yang dibutuhkan adalah record
SMA tujuan bagi siswa yang akan pindah dan record asal SMA bagi siswa pindahan.
Apabila SMA tujuan siswa pindah atau SMA asal siswa pindahan adalah Sekolah
diluar wilayah, maka Identitas sekolah tersebut harus ditambahkan ( tata cara
penambahan data sekolah setingkat sama dengan penambahan asal sekolah
pendaftar yang diuraikan diatas )
Klik Tidak diketahui untuk menambah SMP
dari luar wilayah
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
44
(Gbr.61. Menambah Sekolah Setingkat)
Sub modul ini berhubungan dengan biodata siswa pindahan di Sub Modul (5.1.2)
Data Awal Siswa Pindahan dan Sub Modul (5.2.1) Data Siswa >> Data Pindah
Sekolah.
V.B.7. Sub Modul (1.2.3.3) Penyakit
Diisi dengan macam-macam penyakit yang diderita oleh siswa. Data penyakit adalah
acuan data Riwayat sakit dari siswa sebagai kelengkapan Biodata Siswa.
(Gbr.62. Penyakit)
Berhubungan dengan Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru >> Riwayat Sakit
dan Sub Modul (5.1.2) Data Awal Siswa Pindahan >> Riwayat Sakit.
V.B.8. Sub Modul (1.2.3.4) Hobi
Diisi dengan macam-macam jenis hobi dari siswa. Hobi siswa digolongkan kedalam
beberapa kelompok yaitu: Seni, Olah Raga, dan Organisasi. Cara pengisian: klik
salah satu Kelompok Hobi >> klik Hobi >> klik area kosong >> Window Tambah
Data >> klik Yes. Isikan data >> klik save untuk menyimpan data, klik add untuk
menambah record data.
Klik Tidak diketahui untuk menambah SMA
dari luar wilayah
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
45
(Gbr.63. Hobi)
Apabila Hobi Siswa tidak dapat dimasukkan ke dalam Kelompok Hobi yang sudah
ada, maka dimasukkan ke dalam Kelompok Hobi Lain-lain. Caranya : Klik Kelompok
Hobi Lain-lain >> Klik Hobi >> Klik area kosong >> Window Tambah Data >>
Yes. Isikan data >> klik save untuk menyimpan data, klik add untuk menambah
record data.
(Gbr.64. Hobi lainnya)
Berhubungan dengan Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru >> Hobi dan Sub
Modul (5.1.2) Data Awal Siswa Pindahan >> Hobi.
V.B.9. Sub Modul (1.2.3.5) Pekerjaan Orang Tua
Berisi data referensi untuk jenis profesi/pekerjaan orang tua siswa yang
dikelompokkan berdasarkan golongannya. Jenis pekerjaan yang belum ada dapat
ditambahkan di poin 9. Lain-lain. Caranya : Klik Nama Pekerjaan Ortu - Lain-lain
>> Klik Golongan Pekerjaan >> Klik add. Isikan data >> klik save untuk
menyimpan data, klik add untuk menambah record data.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
46
(Gbr.65. Pekerjaan Oang Tua)
Berhubungan dengan Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru >> Data
Ayah/Ibu/Wali dan Sub Modul (5.1.2) Data Awal Siswa Pindahan >> Data
Ayah/Ibu/Wali.
Data mengenai Penyakit, Hobi, dan Pekerjaan Orang Tua adalah data
pendukung / pelengkap Biodata Siswa dan Biodata Calon Siswa
V.B.10. Sub Modul (1.2.4.1) Mata Pelajaran Muatan Lokal
Diisi dengan nama mata pelajaran muatan lokal yang diajarkan di semua tingkat dan
program pengajaran. Caranya: Klik judul Sub Modul Mata Pelajaran Diajarkan >>
klik add (f5) >> isi kode (dimulai dari 16001) >> isi Nama Mata Pelajaran Mulok.
Klik save untuk menyimpan data, add untuk menambah record data.
(Gbr.66. Mata Pelajaran Muatan Lokal)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
47
Mata Pelajaran Bimbingan dan Penyuluhan / Bimbingan dan Konseling ( BP/BK ),
agar tampil di daftar pelajaran dapat ditambahkan lewat sub modul ini.
Berhubungan dengan Sub Modul (1.2.4.2) Matpel Mulok Perprogram, (1.2.4.3)
Kurikulum Muatan Lokal,(1.3.2.1) Penugasan Guru Mengajar, ( 7.1.3) Penilaian
Berdasarkan Tagihan, (7.1.4) Rapor.
V.B.11. Sub Modul (1.2.4.2) Mata Pelajaran Muatan Lokal Per-Pogram Pengajaran
Penetapan mata pelajaran muatan lokal yang diajarkan di masing-masing program
pengajaran. Contah: Penentuan mata pelajaran muatan lokal untuk Program
Pengajaran Umum, Caranya sebagai berikut : Klik Nama Program – Umum >> Klik
judul sub modul Mata Pelajaran Muatan Lokal >> klik add (f5) >> pilih mata
pelajaran mulok dari daftar >> klik save (f2). Klik add untuk menambah record
data. Untuk penentuan mulok di Program Pengajaran yang lain (Bahasa, IPA, IPS),
tatacaranya seperti yang diuraikan diatas.
(Gbr.67. Pengaturan Mata Pelajaran Mulok Per-program Pengajaran)
Berhubungan dengan Sub Modul (1.2.3.4) Kurikulum Muatan Lokal, (7.1.3)
Penilaian Berdasarkan Tagihan, (7.1.4) Rapor.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
48
V.B.12. Sub Modul (1.2.4.3) Kurikulum Muatan Lokal
Menetapkan kurikulum dari masing-masing mata pelajaran muatan lokal. Kurikulum
yang dipakai saat ini adalah KTSP (Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan). Jadi
untuk setiap Mata Pelajaran Muatan Lokal yang ditetapkan disetiap Program
Pengajaran ( sesuai penetapan di Sub Modul (1.2.4.2) Mata Pelajaran Muatan Lokal
Per-Program Pengajaran) harus ditetapkan kurikulumnya.
Dicontohkan penetapan kurikulum untuk mulok Lingkungan Hidup di Tingkat Kelas X
program Pengajaran Umum. Caranya : Klik Sub Modul (1.2.4.3) Kurikulum Muatan
Lokal >> klik add >> kurikulum – pilih KTSP >> Tingkat Kelas – pilih X >>
Program Pengajaran – pilih Umum >> Mata Pelajaran Diajarkan – pilih
Lingkungan Hidup >> klik save (f2). Klik add untuk menambah record data.
Penetapan Kurikulum untuk Mata Pelajaran Mulok di Tingkat Kelas dan Program
Pengajaran lainnya ( XI BAHASA,XI IPA, XI IPS, XII BAHASA, XII IPA, XII IPS ),
tatacaranya sama seperti yang diuraikan diatas.
Setelah melakukan tiga tahapan diatas yaitu : (1.2.4.1). Mata Pelajaran Muatan
Lokal, (1.2.4.2). Matpel Mulok Per-Program dan (1.2.4.3). Kurikulum Muatan
Lokal, maka mata pelajaran Muatan Lokal akan masuk ke daftar mata pelajaran
diajarkan dan juga di cetak rapor.
(Gbr.68. Penetapan Kurikulum Muatan Lokal)
Setelah semua Mata Pelajaran Muatan Lokal disemua Tingkat Kelas dan Program
Pengajaran ditetapkan kurikulumnya, kemudian diteruskan dengan mengisi standart
kompetensi >> Kompetensi Dasar >> Indikator Pencapaian.
Dicontohkan pengisian Standart Kompetensi untuk Mulok Lingkungan Hidup di Tingkat
Kelas X Program Pengajaran Umum. Caranya: Klik pada record Penetapan Kurikulum
untuk “KTSP-X-Umum-Lingkungan Hidup” >> klik Standart Kompetensi >> klik add
(f5) >> isikan data Standat Kompetensi >> Klik save untuk menyimpan data, klik
add untuk menambah record data.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
49
(Gbr.69. Standart Kompetensi)
Setelah Standart Kompetensi selesai diisikan lanjutkan mengisi Kompetensi Dasar.
Caranya: Klik pada Panah Merah disudut kanan atas >> klik Kompetensi Dasar >>
klik add >> isikan data >> Klik save untuk menyimpan data, klik add untuk
menambah record data >> lanjutkan mengisi Aspek Penilaian Standart Kompetensi -
klik Aspek Penilaian Standart Kompetensi >> klik add >> isikan data >> Klik save
untuk menyimpan data, klik add untuk menambah record data.
(Gbr.70. Kompetensi Dasar)
Untuk melanjutkan klik pada panah
merah
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
50
Lanjutkan mengisi Indikator Pencapaian. Caranya: Klik pada Panah Merah disudut
kanan atas >> klik Indikator Pencapaian >> klik add >> isikan data >> Klik save
untuk menyimpan data, klik add untuk menambah record data >> lanjutkan mengisi
Aspek Penilaian Kompetensi Dasar - klik Aspek Penilaian Kompetensi Dasar >> klik
add >> isikan data >> Klik save untuk menyimpan data, klik add untuk menambah
record data.
(Gbr.71. Indikator Pencapaian)
Setelah Indikator Pencapaian selesai diisikan dan disimpan lanjutkan dengan Klik
pada Panah Merah disudut kanan atas.
Sampai disini isian data bercabang dua yaitu Materi Pokok dan Instrumen
Penilaian. Mulailah dengan mengisi Materi Pokok, Caranya: klik Materi Pokok >>
klik add >> isikan data >> Klik save untuk menyimpan data, klik add untuk
menambah record data.
(Gbr.72. Materi Pokok)
Isikan data-data dari Uraian Materi Pokok. Caranya: klik Uraian Materi Pokok >>
klik add >> isikan data >> Klik save untuk menyimpan data, klik add untuk
menambah record data.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
51
(Gbr.73. Uraian Materi Pokok)
Berikutnya isilah Strategi Pembelajaran Materi Pokok. Lanjutkan dengan mengisi
Aspek Penilaian Materi Pokok. - klik Aspek Penilaian Materi Pokok >> klik add
>> isikan data >> Klik save untuk menyimpan data, klik add untuk menambah
record data.
(Gbr.74. Strategi Pembelajaran Materi Pokok)
Kembali ke Cabang data dari Indikator Pencapaian, Isikan data-data mengenai
Instrumen Penilaian. Caranya : klik Instrumen Penilaian >> klik add >> isikan data
>> Klik save untuk menyimpan data, klik add untuk menambah record data >>
lanjutkan mengisi Aspek Penilaian Kompetensi Dasar - klik Aspek Penilaian Indikator
Pencapaian >> klik add >> isikan data >> Klik save untuk menyimpan data, klik
add untuk menambah record data.
(Gbr.75. Instrumen Penilaian – Indikator Pencapaian)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
52
Setelah Instrumen Penilaian diisi, lanjutkan mengisi Instrumen Sumber Bahan Dan
Alat. Caranya: Klik pada Panah Merah disudut kanan atas >> klik Instrumen
Sumber Bahan Dan ALat >> klik add >> isikan data >> Klik save untuk menyimpan
data, klik add untuk menambah record data.
(Gbr.76. Instrumen Sumber Bahan Dan Alat)
Berkaitan dengan Sub Modul (7.1.3) Penilaian Berdasarkan Tagihan, (7.1.4) Rapor.
Cetak mengenai kurikulum ( SK, KD, IK, silabus, dll ) terdapat di Modul (99).
Administrator >> (99.1) Cetak >> (99.1.1) Cetak Kurikulum .
(Gbr.77. Out Put Silabus )
(Gbr.78. Cetak SK, KD, IP, dan MP)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
53
(Gbr.79. Cetak Instrumen Penilaian)
(Gbr.80. Cetak Strategi Pembelajaran)
V.B.13. Sub Modul (1.1.5.4) Kurikulum Nasional
Pengisian data Standart Kompetensi, Kompetensi Dasar, Indikator Pencapaian dan
seterusnya untuk seluruh mata pelajaran selain mata pelejaran muatan lokal
dilakukan melalui Sub Modul (1.1.5.4) Kurikulum Nasional. Di modul ini telah
disertakan data-data Standart Kompetensi dan Kompetensi Dasar dari seluruh Mata
Pelajaran di Kurikulum KTSP. Untuk melihatnya scroll ke bawah hingga ke bagian
Kurikulum KTSP ( sesuai Kurikulum yang berlaku saat ini).
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
54
(Gbr.81. Data Silabus Kurikulum KTSP)
Jadi tinggal melanjutkan mengisi data Indikator Pencapaian, Materi Pokok dan
seterusnya beserta aspek penilaiannya untuk seluruh mata pelajaran. Tata cara
pengisian datanya sama seperti cara pengisian data silabus di mata pelajaran
muatan lokal seperti yang telah diuraikan diatas. Data silabus untuk mata pelajaran
Nasional akan dibahas lebih lengkap di BAB X. DATA TRANSAKSIONAL.
V.B.14. Sub Modul (1.2.4.4.1) Jenis Tagihan Penilaian
Berisi macam-macam jenis tagihan penilaian, jika ada jenis tagihan yang ada di
Sekolah tapi belum masuk di dalam daftar maka dapat ditambahkan.
(Gbr.82. Nama Jenis Tagihan)
Sub modul ini berhubungan Sub Modul (7.1.3) Penilaian Berdasarkan Tagihan.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
55
V.B.15. Sub Modul (1.2.4.4.2) Bentuk Instrumen Penilaian
Berisi macam-macam bentuk Instrumen Penilaian, jika ada bentuk Intrumen penilaian
yang ada di Sekolah tapi belum masuk di dalam daftar maka dapat ditambahkan.
(Gbr.83. Bentuk Instrumen)
Sub modul ini berhubungan Sub Modul (7.1.3) Penilaian Berdasarkan Tagihan.
V.B.16. Sub Modul (1.2.4.4.3) Sumber Bahan Dan Alat
Berisi macam-macam data Sumber Bahan dan Alat, jika ada Sumber Bahan dan Alat
yang ada di Sekolah tapi belum masuk di dalam daftar maka dapat ditambahkan.
(Gbr.84. Sumber Bahan dan Alat)
V.B.17. Sub Modul (1.2.4.4.4) Nilai Afektif
Diisi dengan data-data nilai afektif yang akan diberikan kepada siswa.
(Gbr.85. Nilai Afektif)
Berkaitan dengan Sub Modul (7.1.4) Rapor.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
56
V.B.18. Sub Modul (1.2.4.4.5) Ekstrakurikuler
Diisi dengan data kegiatan Ekstrakurikuler yang dapat diikuti oleh siswa di Sekolah.
(Gbr.86. Kegiatan Ekstrakurikuler)
Berhubungan dengan Sub Modul (7.1.4) Rapor.
V.B.19. Sub Modul (1.2.4.5) Mata Pelajaran UAN
Sub Modul ini berfungsi untuk menetapkan/memilih Mata Pelajaran UAN. Caranya :
Klik Nama Mata Pelajaran >> pilih Ya >> save.
(Gbr.87. Mata Pelajaran UAN)
Berhubungan dengan Sub Modul (7.1.5) UAN.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
57
V.B.20. Sub Modul ( 1.2.4.6) Organisasi Sekolah
Diisi dengan Organisasi kesiswaan yang ada di sekolah.
(Gbr.88. Organisasi)
Berhubungan dengan Sub Modul (7.1.4) Rapor.
V.B.21. Sub Modul ( 1.2.4.7) Mata Pelajaran Bahasa Asing
Diisi dengan nama mata pelajaran bahasa asing yang diajarkan di semua tingkat
dan program pengajaran. Secara default telah tersedia 5 (lima) bahasa asing yaitu:
Bahasa Jerman, Bahasa Arab, Bahasa Perancis, Bahasa Mandarin dan Bahasa
Jepang. Jika ada bahasa asing lain yang diajarkan, maka harus di tambahkan,
caranya: Klik judul Sub Modul Mata Pelajaran Diajarkan >> klik add (f5) >> isi
kode (sesuai urutan) >> isi Nama Mata Pelajaran Bahasa Asing (misalnya Bahasa
Korea). Klik save untuk menyimpan data, add untuk menambah record data.
(Gbr.89. Mata Pelajaran Bahasa Asingl)
Berhubungan dengan Sub Modul (1.2.4.8) Matpel Bhs. Asing Perprogram, (1.2.4.9)
Kurikulum Bahasa Asing,(1.3.2.1) Penugasan Guru Mengajar, ( 7.1.3) Penilaian
Berdasarkan Tagihan, (7.1.4) Rapor.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
58
V.B.22. Sub Modul (1.2.4.8) Mata Pelajaran Bhs. Asing Per-Program
Penetapan mata pelajaran bahasa asing yang ditambahkan di modul (1.2.4.7) Mata
Pelajaran Bahasa Asing. Contoh: Bahasa Asing yang ditambahkan (Bahasa korea)
diajarkan di Program Pengajaran Umum, Caranya sebagai berikut : Klik Nama
Program – Umum >> Klik judul sub modul Mata Pelajaran Bahasa Asing >> klik
add (f5) >> pilih mata pelajaran Bahasa asing dari daftar >> klik save (f2).
(Gbr.90. Pengaturan Mata Pelajaran Bahasa Asing)
Berhubungan dengan Sub Modul (1.2.4.9) Kurikulum Bahasa Asing, (7.1.3)
Penilaian Berdasarkan Tagihan, (7.1.4) Rapor.
V.B.23. Sub Modul (1.2.4.9) Kurikulum Bahasa Asing
Menetapkan kurikulum dari mata pelajaran bahasa asing yang ditambahkan.
Caranya : Klik Sub Modul (1.2.4.9) Kurikulum Bahasa Asing >> klik add >>
kurikulum – pilih KTSP >> Tingkat Kelas – pilih X >> Program Pengajaran – pilih
Umum >> Mata Pelajaran Diajarkan – pilih Bahasa Korea >> klik save (f2).
Setelah melakukan tiga tahapan diatas yaitu : (1.2.4.7). Mata Pelajaran Bahasa
Asing, (1.2.4.8). Matpel Bhs. Asing Per-Program dan (1.2.4.9). Kurikulum Bahasa
Asing, maka mata pelajaran Bahasa Asing yang ditambahkan akan masuk ke daftar
mata pelajaran diajarkan dan juga di cetak rapor.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
59
(Gbr.91. Penetapan Kurikulum Bahasa Asing)
Kemudian diteruskan dengan mengisi data silabus, mulai Standart kompetensi >>
Kompetensi Dasar >> Indikator Pencapaian dan seterusnya.
V.B.24. Sub Modul ( 1.2.5.1) Sanksi
Diisi dengan data jenis sanksi yang diberikan kepada siswa berdasarkan jenis
pelanggaran yang dilakukan.
(Gbr.92. Jenis Sanksi)
Berhubungan dengan Sub Modul (6.2.2) Pelanggaran Siswa
V.B.25. Sub Modul (1.2.6.1) Mata Anggaran
Berisi dengan data mata anggaran yang digunakan di sekolah, baik anggaran dana
masuk maupun anggaran dana keluar. Secara Default semua Mata Anggaran sudah
tercantum di Referensi Tingkat Nasional (1.1.6.4) Mata Anggaran LISM dengan
Status Leaf yang sudah ditetapkan.
(Gbr.93. Mata Anggaran)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
60
Jika dirasa perlu untuk menambahkan mata anggaran baru, maka dapat dilakukan di
modul (1.2.6.1) Mata Anggaran dengan kode mengikuti model Hirarki pengkodean
yang sudah ada.
Contoh: Jika ingin menambahkan Mata Anggaran baru untuk jenis Anggaran Dana
Masuk misalnya Dana Operasional yang berasal dari Pemerintah Daerah, maka
caranya sebagai berikut : klik sub modul (1.2.6.1) Mata Anggaran >> klik area
kosong >> Tambah Data >> Yes. Kode diisi dengan 10104 ( 101 = kode anggaran
dana masuk dari Pemerintah Daerah, 04 = Dana Operasional merupakan sub
anggaran yang ke-4 ) >> Aliran Dana dipilih = Masuk >> Status Leaf = tetapkan
Ya >> klik save (f2).
(Gbr.94. Menambah Mata Anggaran)
Berkaitan dengan Sub Modul (8.2.1) Penerimaan Dana, (8.2.2) Pengeluaran Dana.
V.B.26. Sub Modul (1.2.6.2) Jenis Pembayaran Siswa
Diisi data macam-macam jenis pembayaran yang akan dilakukan oleh siswa di semua
Tingkat Kelas dan Program Pengajaran.
(Gbr.95. Jenis Pembayaran)
Berkaitan dengan Sub Modul (1.3.1.3) Iuran Sekolah, (8.1.1) Pembayaran Siswa.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
61
BACK UP DATA ke – 2
Setelah menyelesaikan Referensi Tingkat Sekolah maka sebaiknya kembali dibuat back
up data. Buatlah folder baru di dalam folder E:\ BACK UP DATA PAS dengan nama 02.
REF. TINGKAT SEKOLAH. Lakukan proses back up data seperti back up data ke – 1.
(Gbr.96. Back Up ke-2)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
62
BAB VI
ENTRI DATA KEPEGAWAIAN
Selanjutnya pengisian data-data kepegawaian, buka modul PAS no. (03.) Administrasi
Kepegawaian. Klik dua kali pada modul (03.) Administrasi Kepegawaian di Dekstop >>
Pengesahan Pemakai >> Pilih Tahun Ajaran – OK >> Pilih Periode Pembelajaran – OK.
Akan ditampilkan Sub Modul yang berkaitan dengan Administrasi Kepegawaian.
(Gbr. 97. Isi modul (0.3) PAS-Administrasi Kepegawaian)
.
Pegawai terdiri dari Guru ( termasuk Kepala Sekolah ) dan Tenaga Administrasi. Aturlah data
Kepegawaian terlebih dahulu, data disusun Kepala Sekolah yang pertama baru Guru yang
lain. Demikian juga Data Tenaga Administrasi, Kepala TU yang pertama dientri. Pengaturan
ini dimaksudkan agar cetak PAS untuk data kepegawaian sudah urut sesuai dengan yang
dikehendaki.
Pengisiann data kepegawaian ke dalam database PAS dapat dilakukan dengan tiga cara :
A. Entri Manual
B. Impor Data
C. Gabungan entri manual dan impor data
Silahkan sekolah memilih cara yang akan dipakai dalam mengisikan data ke
dalam database PAS disesuaikan dengan kondisi di Sekolah.
VI.A. Entri Manual
VI.A.1. Sub Modul (3.1) Pembentukan Data Awal
VI.A.1.1. Sub Modul (3.1.1) Data Awal Guru
Klik Sub Modul (3.1) Pembentukan Data Awal >> (3.1.1) Data Awal Guru. Cara
pengisiannya: Klik pada judul Data Awal Guru >> klik area kosong >> Window
Tambah Data >> klik Yes. Isikan data mulai dari NIP, Nama Guru, dst , Untuk inisial
Guru diisi dengan dua/tiga karakter ( singkatan Nama ). Setelah semua data terisi (
Tulisan warna merah wajib diisi ), kemudian klik save (f2) untuk menyimpan data.
Untuk mengisikan biodata Guru berikutnya (menambah record data), klik add (f5).
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
63
Entrikan Biodata Kepala Sekolah dahulu baru biodata Guru yang lain sesuai urutan
yang sudah dibuat.
(Gbr.98. Biodata Guru)
Selanjutnya mengisi data-data pendukung Biodata Guru yaitu Data Keluarga,
Pendidikan Formal, Riwayat Pangkat, Riwayat Jabatan, Penataran dan Riwayat
Mengajar.
Keluarga
Untuk mengisi data Keluarga, caranya masuk ke record Biodata Guru yang
bersangkutan ( yang akan diisikan data keluarganya), klik Sub Modul Keluarga >>
klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan data-data keluarga,
setelah semua kolom terisi ( utamanya yang berwarna merah ), klik save (f2) untuk
menyimpan. Untuk menambah record data klik add ( f5).
(Gbr.99. Data Keluarga Pegawai)
Pendidikan Formal
Isikan riwayat pendidikan mulai pendidikan dasar sampai pendidikan terakhir.
Caranya : klik Sub Modul Pendidikan Formal >> klik area kosong >> Window
Tambah Data >> klik Yes. Isikan data-data Pendidikan Formal, setelah semua kolom
terisi ( utamanya yang berwarna merah ), klik save (f2) untuk menyimpan. Untuk
menambah record data klik add ( f5).
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
64
(Gbr.100. Data Pendidikan Formal Pegawai)
Riwayat Pangkat
Isikan data mengenai Riwayat Pangkat, minimal yang terakhir. Caranya : klik Sub
Modul Riwayat Pangkat >> klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik
Yes. Isikan data Riwayat Pangkat, setelah semua kolom terisi ( utamanya yang
berwarna merah ), klik save (f2) untuk menyimpan. Untuk menambah record data klik
add ( f5).
(Gbr.101. Data Riwayat Pangkat Pegawai)
Setelah Riwayat Pangkat Guru diisi, maka Buku Induk Register Pegawai ( 3.3.2 )
Identitas Guru dapat ditampilkan.
(Gbr.102. Buku Induk Register Pegawai)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
65
Apabila Riwayat Pangkat belum diisi maka Sub Modul (3.3.2) Identitas Guru
tidak dapat tampil.
Riwayat Jabatan
Minimal diisi data riwayat jabatan yang terakhir. Caranya : klik Sub Modul Riwayat
Jabatan >> klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan data
Riwayat Jabatan, setelah semua kolom terisi ( utamanya yang berwarna merah ), klik
save (f2) untuk menyimpan. Untuk menambah record data klik add ( f5).
(Gbr.103. Data Riwayat Jabatan Pegawai)
Jika Riwayat Jabatan Guru sudah diisi, maka Guru tersebut akan masuk dalam
Daftar Guru di ( 3.3.1 ) Daftar Guru.
(Gbr.104. Daftar Guru)
Data Riwayat Jabatan WAJIB untuk diisi, Guru yang riwayat jabatannya belum
diisi keberadaannya belum diakui oleh PAS. Cetak Daftar Guru di Sub Modul
(3.3.1) Daftar Guru tidak tampil.
Untuk riwayat jabatan Kepala Sekolah, Jabatan Pegawai harus dipilih Kepala
Sekolah. Penetapan riwayat jabatan Kepala Sekolah berkaitan dengan
ditampilkannya Identitas Kepala Sekolah di beberapa cetak laporan PAS,
contohnya di cetak LISM Individu Sekolah ( 2.4.1 Individu Sekolah ).
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
66
(Gbr.105. Identitas Kepala Sekolah di cetak LISM)
Penataran
Diisi dengan data penataran yang pernah diikuti oleh Guru / Kepala Sekolah.
Caranya : klik Sub Modul Penataran >> klik area kosong >> Window Tambah Data
>> klik Yes. Isikan data Penataran yang pernah diikuti, setelah semua kolom terisi (
utamanya yang berwarna merah ), klik save (f2) untuk menyimpan. Untuk menambah
record data klik add ( f5).
(Gbr.106. Data Penataran Pegawai)
Riwayat Mengajar
Diisi data riwayat mengajar dari Guru yang bersangkutan, Caranya : klik Sub Modul
Riwayat Mengajar >> klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik Yes. Klik
Mata Pelajaran Diajarkan >> pilih Mata Pelajaran >> isikan data Tahun Mulai
Ajar >> klik save.
(Gbr.107. Data Riwayat Mengajar Pegawai)
Data-data Guru akan menjadi input untuk Sub Modul (1.3.1.5) Rombel, (1.3.2.1)
Penugasan Guru Mengajar, (1.3.2.2) Jadwal Pelajaran. Juga data acuan untuk
laporan PAS : Cetak LISM (2.4.1) Individu Sekolah, (2.4.2) Individu Guru, (2.5)
Cetak Profil Sekolah, (6.3.4) Cetak Rapor dan macam-macam laporan
kepegawaian dalam sub modul (3.3) Cetak Laporan Kepegawaian.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
67
VI.A.1.2. Sub Modul (3.1.2) Data Awal Tenaga Administrasi
Klik Sub Modul (3.1) Pembentukan Data Awal >> (3.1.2) Data Awal Tenaga
Administrasi . Cara pengisiannya: Klik pada Data Awal Tenaga Administrasi >>
klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan data mulai dari NIP,
Nama , dst. Setelah semua data terisi ( Tulisan warna merah wajib diisi ), kemudian
klik save (f2) untuk menyimpan data. Untuk mengisikan biodata Tenaga Administrasi
berikutnya (menambah record data), klik add (f5).
Disarankan isikan dahulu data Kepala TU baru kemudian Tenaga Administrasi yang
lain sesuai urutan.
(Gbr.108. Biodata Tenaga Administrasi)
Untuk pengisian data di sub modul Keluarga, Pendidikan Formal, Riwayat Pangkat,
Riwayat Jabatan dan Penataran untuk Tenaga Administrasi tata caranya sama
dengan pengisian di Data Awal Guru.
Data Tenaga Administrasi akan menjadi data acuan untuk laporan PAS : Cetak
LISM Sub Modul (2.4.1) Individu Sekolah, (2.4.2) Individu Guru, (2.5) Cetak
Profil Sekolah, dan macam-macam laporan kepegawaian dalam sub modul (3.3)
Cetak Laporan Kepegawaian.
VI.A.2. Sub Modul (3.2) Pemeliharaan Data Induk
VI.A.2.1. Sub Modul (3.2.1) Data Guru
Sub modul ini berfungsi untuk mengedit/memperbaiki data-data Guru yang salah
atau berubah, baik biodata guru maupun data-data di sub pendukungnya.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
68
VI.A.2.2. Sub Modul (3.2.2) Tenaga Administrasi
Sub modul ini berfungsi untuk mengedit/memperbaiki jika ada data Tenaga
Administrasi yang salah atau berubah, baik biodata Tenaga Administrasi maupun
data-data di sub pendukungnya.
VI.A.2.3. Sub Modul (3.2.3) Guru Aktif
Berfungsi untuk mengubah status keaktifan dari Guru. Tanda ceklist menandakan Guru
aktif. Apabila ada Guru yang pensiun atau pindah maka status keaktifannya yang
di-non aktifkan, caranya : Klik Sub Modul (3.2) Pemeliharaan Data Induk >>
(3.2.3) Guru Aktif. Hilangkan tanda ceklist di field Aktif pada record Guru yang
pensiun/pindah, klik pada cekbox, setelah tanda ceklist hilang >> klik save.
Jadi Guru yang pensiun atau pindah data-datanya masih tetap tersimpan/ada di sub
modul (3.1.1) Data Awal Guru, tetapi sudah tidak lagi aktif di sistem. Hal ini
ditandai dengan hilangnya data guru yang pensiun/pindah data daftar guru di sub
modul (3.3.1) Daftar Guru.
(Gbr.109. Guru Aktif)
VI.A.2.4. Sub Modul (3.2.4) Tenaga Administrasi Aktif
Berfungsi untuk mengubah status keaktifan dari Tenaga Administrasi. Tata cara
menon-aktifkan Tenaga Administrasi sama dengan menon-aktifkan Guru seperti yang
sudah dijelaskan diatas.
VI.A.3. Sub Modul (3.3.8) Pegawai Pensiun
Pegawai yang status keaktifannya di non aktifkan, datanya akan masuk di sub modul
(3.3.8) Pegawai Pensiun.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
69
(Gbr.110. Daftar Pegawai Pensiun)
Data Guru yang tersimpan di dalam database PAS tidak dapat dihapus.
Perlakuan untuk Guru yang pensiun/pindah statusnya dinonaktifkan. Guru dengan
Status non aktif, data-datanya tetap ada Sub Modul (3.1.1) Data Awal Guru ,
tetapi di hapus dari daftar Guru di Sub Modul (3.3.1) Daftar Guru .
VI.A.4. Sub Modul (3.4.1) Kebutuhan Guru
Berfungsi mencatat kebutuhan Guru per mata pelajaran. Caranya : Klik Sub Modul
(3.4) Data Lain >> (3.4.1) Kebutuhan Guru >> Klik add >> pilih Mata Pelajaran
>> isikan data Guru Tetap, Guru Tidak Tetap, Kebutuhan Guru >> klik save (f2).
Klik add (f5) untuk menambah record data.
(Gbr.111. Kebutuhan Guru)
Data yang diisikan di Sub Modul ini menjadi input Cetak Laporan Kepegawaian di
Sub Modul (3.3.7) Kebutuhan Guru.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
70
(Gbr.112. Laporan Kebutuhan Guru)
Out Put data kepegawaian dapat dilihat di (3.3.5) Rekapitulasi Kepegawaian dan (3.3.6)
Grafik Jumlah Pegawai berikut ini:
(Gbr.113. Macam-macam data Rekapitulasi Kepegawaian)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
71
(Gbr.114. Cetak Rekapitulasi Kepegawaian)
(Gbr.115. Cetak Grafik Jumlah Pegawai)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
72
Out put data kepegawaian juga berupa Cetak LISM Individu Guru di (2.4.2) Individu Guru.
(Gbr.116. LISM Individu Guru)
VI.B. Impor Data Untuk dapat melakukan impor data kita harus mempunyai data awal dalam file excel (.xls ).
Mekanisme impor pada prinsipnya sama untuk semua jenis data, yaitu:
Menyusun data ke file excel (.xls) dalam format yang disediakan di
aplikasi.
Mengubah data dari file excel (.xls) menjadi data format file CSV(.csv )
Mengimpor file CSV (.csv) ke dalam Database PAS lewat modul (09.) PAS
– Import.
Hampir semua data di Data base PAS dapat diimpor, akan tetapi sebaiknya digunakan
untuk memasukkan data-data yang besar. Untuk data-data yang kecil / sedikit lebih efisien
di entri langsung di aplikasi. Data Guru dan Tenaga Administrasi termasuk data yang besar
karena didalamnya terdiri dari data pokok dan data pendukung.
Di manual ini akan dicontohkan mengimpor Biodata Guru, tahapannya adalah sbb:
VI.B.1. Persiapan impor Data
Untuk memudahkan proses impor, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan:
VI.B.1.1. Membuat folder untuk mengolah data.
Buatlah folder baru misal di direktori E:\.. dengan nama PERSIAPAN IMPOR.
Caranya klik kanan pada Start >> klik Explore >> Klik pada DATA (E:\..) >> Klik
File >> New >> klik Folder (beri nama PERSIAPAN IMPOR).
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
73
(Gbr.117. Membuat Folder Persiapan Impor)
VI.B.1.2. Membuat folder untuk menampung file CSV(.csv) dan excel (.xls)
Di dalam folder PERSIAPAN IMPOR buatlah dua folder dengan nama DATA CSV
dan DATA EXCEL. Membuatnya: Klik pada Folder BACK UP DATA PAS >> Klik File
>> New >> klik Folder ( beri nama DATA CSV), lanjutkan klik File >> New >> klik
Folder ( beri nama DATA EXCEL).
(Gbr.118. Membuat Folder DATA CSV dan DATA EXCEL)
Buat Folder PERSIAPAN IMPOR untuk mengolah
data awal
Dalam folder PERSIAPAN IMPOR buat folder DATA
CSV & DATA EXCEL
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
74
VI.B.1.3. Meng-copy format impor .
Copylah format impor dari aplikasi sesuai dengan jenis data yang akan diimpor,
dalam manual ini dicontohkan yang akan diimpor adalah Biodata Guru. Langkahnya
sebagai berikut: Klik kanan Start >> klik explore >> klik DEPDIKNAS >> klik Paket
Aplikasi sekolah – SMA >> klik Import >> klik 05. Kepegawaian >> 01. Biodata
Pegawai.xls klik kanan copy.
(Gbr.119. Meng-copy file format impor)
Masukkan ke folder PERSIAPAN IMPOR : Klik DATA (E:\..) >> klik folder
PERSIAPAN IMPOR >> klik DATA EXCEL >> klik kanan paste.
(Gbr.120. Paste File Format Impor ke Folder DATA EXCEL)
Masukkan ke folder DATA EXCEL
Copy format impor untuk Biodata
Pegawai
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
75
VI.B.1.4. Memasukkan data ke dalam format impor.
Klik 2X pada File 01. Biodata_Pegawai.xls. Isikan data sesuai yang dibutuhkan,
prioritaskan mengisi kolom yang berwarna merah. Isikan data sesuai petunjuk di
template/judul. Proses mengisikan data dapat dengan mengentri langsung ke dalam
format atau mengcopy dari data excel yang sudah ada. Untuk memudahkan
pengisian data, blok satu row dengan warna sebagai penanda ( sebelum data
pertama dan setelah data terakhir ).
(Gbr.121. File Excel Format Impor Biodata Pegawai)
Setelah selesai mengisi data simpanlah file excel ini dan beri identitas yang jelas,
misal Biodata Pegawai – Guru.xls. Klik File >> save.
VI.B.1.5. Mengubah data dari file Excel(.xls) menjadi file CSV(.csv).
Sebelum diubah ke dalam file CSV(.csv) koreksi kembali datanya, pastikan sudah
benar ( pengkodean, format tanggal, jumlah karakter, dll ). Proses mengubah ke file
CSV(.csv) adalah sbb :
Hapuslah template dari format impor
Blok area diatas data kemudian hapus ( delete row ), caranya : Klik pada row diatas
data pertama (pada row yang diberi warna - pada kolom nomor urut/paling kiri)
klik tahan – tarik keatas sampai habis >> klik kanan delete.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
76
(Gbr.122. Hapus area di atas data)
Hapus area kosong setelah data terakhir
Blok area setelah data terakhir, kemudian hapus ( delete row ). Caranya : Klik pada
row dibawah data terakhir (pada row yang diberi warna – pada kolom nomor
urut/paling kiri) klik tahan – tarik kebawah ( lebih banyak lebih baik ) >> klik kanan
delete.
(Gbr.123. Hapus Area Dibawah data)
Mengubah ke file CSV(.csv)
Ubah format file ke CSV(.csv) berilah nama yang jelas (misalnya Biodata Pegawai –
Guru.csv ) kemudian simpan di folder DATA CSV. Prosesnya : Setelah hanya tertinggal
data, klik File >> klik save as >> tampil Window Save As ( Save in = pilih – klik
DATA (E:\..) >> klik PERSIAPAN IMPOR >> klik DATA CSV, File name = edit
menjadi Biodata_Pegawai – Guru.csv, Save as type = pilih CSV ( Comma Delimited
) (*.csv)) >> klik save.
Blok area diatas data >> delete
Blok area dibawah data
>> delete
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
77
(Gbr.124. Ubah ke File CSV)
Setelah klik save, akan muncul konfirmasi berikut ini >> klik OK
(Gbr.125 Konfirmasi)
Kemudian muncul lagi konfirmasi berikut ini >> klik Yes
(Gbr.126. Konfirmasi)
Ubah ke format CSV >> beri nama: Biodata_Pegawai_Guru >> simpan di
folder CSV
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
78
VI.B.2. PROSES IMPOR
Selanjutnya setelah file CSV (.csv) siap maka proses impor data dapat dilakukan.
Langkah-langkahnya sbb :
Buka modul aplikasi impor
Untuk melakukan impor data buka modul aplikasi PAS no. (09.) PAS – Import.
(Gbr.127. Login PAS-Import)
Cari dan buka file CSV(.csv) yang akan diimpor
Klik box Browse >> Klik box Look In pilih – klik DATA (E:\..) >> klik PERSIAPAN
IMPOR >> klik DATA CSV >> klik Biodata Pegawai – Guru.csv >> klik Open.
(Gbr.128. Buka File CSV)
Browse, arahkan ke file CSV:
Biodata_Pegawai_Guru >> open
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
79
Impor
Klik Import to >> pilih – klik 05. Kepegawaian >> klik 01. Biodata Pegawai >> klik
Import.
(Gbr.129. Proses Impor)
Impor Selesai
Jika berhasil muncul konfirmasi Data Selesai diimport >> kemudian klik Ok.
(Gbr.130. Konfirmasi Impor Berhasil Dilakukan)
Setelah selesai proses impor kemudian periksalah ke dalam aplikasi PAS, apakah benar
data yang diimpor sudah masuk, Buka Modul (03.) Administrasi Kepegawaian >> (3.1)
Pembentukan Data Awal >> (3.1.1) Data Awal Guru.
Jika impor gagal maka perbaiki kembali data yang masih dalam file excel, karena file
CSV( .csv ) tidak dapat di edit. Setelah diperbaiki ubah kembali dalam format file CSV(.
csv ) kemudian diimpor ulang.
Arahkan ke Kepegawaian >> Biodata Pegawai
>> import
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
80
Berikut beberapa peringatan gagal impor dan solusinya :
Data tidak valid
Ada data yang formatnya salah, teliti kembali datanya.
Data Ganda
Jika ada peringatan data ganda ada dua kemungkinan, yang pertama NIP Guru
ada yang sama ( kalau Nama boleh sama ), yang kedua di dalam aplikasi PAS sudah
tersimpan data yang sama dengan data yang diimpor. Coba diperiksa kembali.
Masih ada kolom yang belum terisi
Berarti masih ada kolom berwarna merah di format impor yang belum diisi.
Beberapa petunjuk yang harus di perhatikan dalam melakukan proses Impor:
1. Impor data harus dilakukan oleh Administrator.
2. Kunci Keberhasilan impor adalah ketelitian.
3. File impor haruslah disimpan dalam format CSV (.csv), dan berilah identitas
file CSV( .csv ) dengan nama yang jelas untuk menghindari salah ambil file
ketika mengimpor data.
4. Prioritaskan mengisi kolom yang berwarna merah karena wajib diisi. Jika
data belum tersedia isi dahulu dengan karakter, misal tanda hubung (-) agar
tidak terjadi error saat proses impor. Kolom berwarna putih tidak wajib diisi.
5. Dalam pengisian format impor, perhatikan template pada masing – masing
kolom.
6. Baris pertama pada kolom menerangkan tentang nama field, dan baris
kedua menerangkan tentang tipe data dari field.
(Gbr.131. Petunjuk di Template)
7. Tipe data CHAR dan VARCHAR dapat diisi dengan karakter sebanyak nilai
yang terdapat dalam tanda kurung. Misalnya VARCHAR(12) berarti kolom
tersebut dapat diisi maksimum sebanyak 12 karakter.
8. Tipe data TINYINT diisi angka dengan nilai antara -128 s/d 127.
9. Tipe data SMALLINT diisi angka dengan nilai antara -32768 s/d 32767.
10. Tipe data DECIMAL(M,D) diisi angka dengan nilai antara –M sampai dengan
+M, dimana M adalah angka dengan batas jumlah digit adalah 65. D
adalah batas jumlah digit koma yang dapat diberikan. Misalnya,
DECIMAL(8,2) berarti kolom tersebut dapat diisi dengan bilangan apapun
antara -99999999,99 sampai dengan +99999999,99.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
81
11. Untuk kolom seperti gambar dibawah ini, data yang harus di isi yaitu kode
dari nilai yang di inginkan. Misalnya, untuk mengisi kolom “kd_gol_darah”
yang di isi bukanlah A, B atau AB melainkan 1 untuk A, 2 untuk B, dan 3 untuk
AB.
(Gbr.132. Pengkodean Data)
12. Kolom dengan dua kode huruf haruslah menggunakan format TEXT.
13. Selain pengisian kolom dengan kode dan text, juga akan ditemui beberapa
kolom yang dapat diisi dengan menggunakan query langsung ke database.
Bentuk kolom ini biasanya bertuliskan “data dapat diimpor dari
NAMA_KOLOM”, dimana NAMA_KOLOM yaitu nama kolom pada database
yang berisi nilai untuk kolom yang bersangkutan, seperti contoh gambar
berikut.
(Gbr.133. Petunjuk Pengisian Data)
14. Perhatikan struktur tanggal, untuk TAHUN menggunakan 4 digit dengan fomat
“M/d/yyyy”, apabila data yang tersedia belum sesuai maka lakukan
penyesuaian. Contoh : 07-Mei-2009, atau 07-05-2009 menjadi
05/07/2009.
15. Setelah semua data diisi, hapuslah template/judul, karena tidak diperlukan
pada saat mengimpor data. Template/judul hanya digunakan sebagai alat
bantu pada saat pengisian data .
16. Ketika melakukan impor data, tutuplah semua aplikasi PAS yang lain ( jika
ada aplikasi PAS yang membuka dapat menyebabkan data yang diimpor
nyasar/hilang
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
82
VI.C. Gabungan Entri Manual dan Impor Data Mengisikan data Kepegawaian ke database PAS dapat juga dengan memakai dua cara
diatas, jadi ada data yang diimpor dan ada data yang di entrikan. Misalnya Biodata Guru
diimpor sedang data-data pendukungnya seperti Keluarga, Pendidikan formal, Riwayat
Pangkat, dll dientrikan secara manual.
Pengentrian data dapat memanfaatkan jaringan LAN komputer, caranya :
Instal PAS dalam jaringan misal satu Server dengan beberapa Client.
Cetak formulir kosong kepegawaian di Modul (99.) Administrator >> (99.1)
Cetak >> (99.1.3) Cetak Formulir >> (99.1.3.2) Formulir Pegawai.
(Gbr.134. Formulir Biodata Pegawai)
Bagikan formulir kepada para Guru untuk diisi.
Pandulah para Guru untuk mengentrikan sendiri data-datanya ke aplikasi
PAS ( dengan membawa formulir yang telah diisi ) melalui beberapa
komputer client.
BACK UP DATA ke -3 Buatlah folder baru di dalam folder BACK UP DATA PAS dengan nama 03.
KEPEGAWAIAN. Lakukan proses back up data seperti yang diuraikan di awal. Jadi
sampai tahap ini kita sudah memiliki tiga back up data : 01. ADMINISTRASI SEKOLAH,
02. REF. TINGKAT SEKOLAH, 03. KEPEGAWAIAN.
(Gbr.135. Back Up ke-3)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
83
BAB VII
ENTRI DATA REFERENSI PERIODIKAL
Data-data Periodikal adalah data Sekolah yang pada periode waktu tertentu akan
mengalami perubahan. Untuk mengisi data periodikal silahkan dibuka kembali modul PAS –
Referensi. Klik 2X di Modul 01 PAS - Referensi >> klik (1.3) Referensi Periodikal. Referensi
Periodikal digolongkan menjadi dua :
Referensi Periodikal Per-Tahun Ajaran
Referensi Periodikal Per-Semester
(Gbr.136. Referensi Periodikal)
VII.A. Sub Modul (1.3.1) Per Tahun Ajaran
Klik Sub Modul (1.3) Referensi Periodikal >> klik (1.3.1) Per Tahun Ajaran
VII.A.1. Sub Modul (1.3.1.1) Agenda Kegiatan Pembelajaran
Mengisikan data tanggal pelaksanaan dari Agenda Kegiatan Pembelajaran. Klik
(1.3.1.1) Agenda Kegiatan Pembelajaran, isikan Tanggal Awal, Tanggal Akhir dan
Keterangan. Agenda Kegiatan Pembelajaran yang tampil adalah data jenis kegiatan
yang diisikan di sub modul (1.2.1.1) Jenis Kalender Akademik.
(Gbr.137. Agenda Kegiatan Pembelajaran)
Cetak Kalender Akademik terdapat di Sub Modul (99.1.2.1) Kalender Akademik.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
84
(Gbr.138. Cetak Kalender Akademik)
VII.A.2. Sub Modul (1.3.1.2) Program Pengajaran per Tingkat
Menetapkan program pengajaran dan kurikulum dari masing-masing tingkat kelas.
Caranya : Klik (1.3.1.2) Program Pengajaran Per Tingkat >> klik pada Tingkat
Kelas (dimulai dari Tingkat Kelas X) >> klik Sub Modul Program Pengajaran >>
klik add >> Program Pengajaran pilih - klik Umum >> Kurikulum pilih – klik KTSP
>> klik save untuk menyimpan.
Lanjutkan: Klik Tingkat Kelas XI >> klik Sub Modul Program Pengajaran >> klik add
>> Program Pengajaran pilih - klik IPA >> Kurikulum pilih – klik KTSP >> klik save
, >> klik add >> Program Pengajaran pilih - klik IPS >> Kurikulum pilih – klik KTSP
>> klik save (jika ada Program Pengajaran Bahasa, maka lanjutkan: klik add >>
Program Pengajaran pilih - klik Bahasa >> Kurikulum pilih – klik KTSP >> klik
save). Untuk Tingkat Kelas XII caranya sama dengan penetapan di Tingkat Kelas XI.
(Gbr.139. Penetapan Program Pengajaran Per-Tingkat)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
85
Jika Penetapan Program Pengajaran dan kurikulum ini belum dilakukan, maka
pembentukan rombel di Sub Modul (1.3.1.6) Rombel tidak dapat di lakukan
(data Tingkat Kelas kosong ).
VII.A.3. Sub Modul (1.3.1.3) Iuran sekolah
Mengentrikan data jumlah pembayaran dari macam-macam jenis pembayaran siswa.
Caranya : Klik Sub Modul (1.3.1.3) Iuran Sekolah >> klik Tingkat Kelas X/Program
Pengajaran – Umum >> klik Sub Modul Sekolah Iuran >> klik add >> isikan
Jumlah Bayar >> pilih – klik jenis Pembayaran Siswa >> klik save. Klik add untuk
menambah record data. Pengisian data pembayaran untuk Tingkat Kelas dan
Program Pengajaran lainnya, tatacaranya sama seperti yang diuraikan diatas. Data
Jenis Pembayaran Siswa yang tampil adalah data yang diisikan di sub modul
(1.2.6.2) Jenis Pembayaran Siswa
(Gbr.140. Penetapan Iuran Sekolah)
VII.A.4. Sub Modul (1.3.1.4) Penentuan KKM
Menetapkan range nilai di masing-masing tingkat level dari setiap kriteria penentuan
KKM. Klik Sub Modul (1.3.1.4) Penentuan KKM >> klik Kriteria Penentuan KKM –
Intake Siswa >> Klik Sub Modul Range Kriteria >> klik add. Level Kriteria terdiri
dari Rendah, Sedang dan Tinggi, pengisiannya : kodifikasi = no urut >>
Keterangan Level Kriteria = Rendah >> isikan data untuk Nilai Awal >> Nilai
Akhir >> klik save, lanjutkan klik add >> isikan data untuk Level Kriteria Sedang
dan Tinggi.
Penetapan untuk Kriteria Penentuan KKM – Kompleksitas dan Sarana Pendukung,
caranya sama dengan pengisian untuk Intake Siswa.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
86
(Gbr.141. Kriteria Penentuan KKM)
VII.A.5. Sub Modul (1.3.1.5) Penetapan KKM
Penetapan SKBM (Standart Ketuntasan Belajar Minimal) per Mata Pelajaran >> KKM
per Standart Kompetensi >> KKM berdasar Kompetensi Dasar >> Indikator
Pencapaian. Secara default untuk semua Mata Pelajaran ditetapkan 65. Untuk
mengubah : Klik Sub Modul (1.3.2.3) Penetapan KKM >> klik Tingkat Kelas X /
Program Pengajaran Umum >> klik Sub Modul KKM berdasar Mata Pelajaran >>
klik pada Nama Mata Pelajaran yang KKM nya akan diubah >> klik KKM
berdasarkan Mata Pelajaran >> edit >> klik save.
Untuk melanjutkan ke penetapan berikutnya (KKM per Standart Kompetensi, KKM
berdasar Kompetensi Dasar, Indikator Pencapaian), klik panah merah di sudut kanan
atas. Penetapan di Tingkat Kelas dan Program Pengajaran lainnya sama seperti yang
diuraikan diatas.
(Gbr.142. Penetapan KKM Mata Pelajaran)
Untuk melanjutkan klik panah merah
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
87
VII.A.6. Sub Modul (1.3.1.6) Rombel
Menetapkan Wali Kelas dari semua rombel yang ada di Sekolah. Klik Sub Modul
(1.3.1.6) Rombel >> klik Tingkat Kelas X / Program Pengajaran Umum >> klik Sub
Modul Penugasan Guru wali Kelas >> klik add >> isikan No Rombel >> pilih – klik
Ruang Kelas (mulai dari X1) >> pilih – klik Nama Wali Kelas >> klik save.
Lanjutkan : Klik add >> isikan No Rombel >> pilih – klik Ruang Kelas X2 >> pilih –
klik Nama Wali Kelas >> klik save, dst. Penetapan Wali Kelas untuk Tingkat Kelas
dan Program Pengajaran lainnya, tatacaranya sama seperti yang diuraikan diatas.
(Gbr.143. Penugasan Guru Wali Kelas)
Cetak daftar Wali Kelas terdapat di Sub Modul (99.1.2.2) Cetak Daftar Wali Kelas.
(Gbr.144. Cetak Daftar Wali Kelas)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
88
VII.B. Sub Modul (1.3.2) Per Semester
Klik Sub Modul (1.3) Referensi Periodikal >> klik (1.3.2) Per Semester
VII.B.1. Sub Modul (1.3.2.1) Penugasan Guru mengajar
Memasukkan data mata pelajaran yang diajarkan oleh masing-masing Guru. Seorang
guru dapat mengajar lebih dari satu mata pelajaran. Klik Sub Modul (1.3.2.1)
Penugasan Guru Mengajar >> klik Nama Pegawai (Nama Guru) >> klik Sub
Modul Penugasan Guru Mengajar >> klik add >> pilih – klik Mata Pelajaran yang
Diajarkan >> klik save. Klik add untuk menambah record data ( jika Guru yang
bersangkutan mengajar lebih dari satu Mata Pelajaran ). Pengisian untuk Guru yang
lainnya tatacaranya sama seperti yang diuraikan diatas.
(Gbr.145. Penugasan Guru Mengajar)
VII.B.2. Sub Modul (1.3.2.2) Jadwal Pelajaran
Memasukkan data jadwal pelajaran dari semua rombel. Klik Sub Modul (1.3.2.2)
Jadwal Pelajaran >> Klik Rombel (mulai dari X1) >> Klik Jadwal Senin >> klik
add >> isikan data, pilih – klik Nama Guru >> pilih – klik Mata Pelajaran Diajarkan
(Mulai Versi 4.019 Mata Pelajaran otomatis ditampilkan setelah klik Nama Guru) >>
pilih – klik Jam >> pilih – klik Ruang Kelas >> klik save. Klik add untuk melanjutkan
ke Jam Pelajaran berikutnya, ulangi langkah mulai memilih Guru. Setelah Jadwal
Pelajaran untuk Hari Senin selesai, lanjutkan ke Hari Selasa dan seterusnya. Pengisian
Jadwal Pelajaran untuk Rombel lainnya tatacaranya sama seperti yang diuraikan
diatas.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
89
(Gbr.146. Jadwal Pelajaran)
Setelah pengisian Jadwal Pelajaran selesai, dapat dilihat cetak Daftar Guru
Mengajar di Sub Modul (99.1.2.4) Cetak Daftar Guru Mengajar
(Gbr.147. Cetak Daftar Guru Mengajar)
Juga cetak Jadwal Pelajaran di Sub modul ( 99.1.2.3) Cetak Daftar Pelajaran.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
90
(Gbr.148. Cetak Jadwal Pelajaran)
(Gbr.149. Cetak Keterangan Pengkodean)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
91
BACK UP DATA ke - 4
Buatlah folder baru di dalam folder BACK UP DATA PAS dengan nama 04. REF.
PERIODIKAL. Lakukan proses back up data seperti yang diuraikan di awal. Jadi sampai
tahap ini sudah dibuat empat back up data : 01. ADMINISTRASI SEKOLAH, 02. REF.
TINGKAT SEKOLAH, 03. KEPEGAWAIAN, 04. REF. PERIODIKAL.
(Gbr.150. Back Up ke-4)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
92
BAB VIII
PENERIMAAN SISWA BARU (PSB)
Diawal sebuah Tahun Ajaran, Sekolah akan menyelenggarakan ( PSB ) Penerimaan Siswa
Baru. Di dalam PAS sudah disediakan sebuah sistem pengelolaan penerimaan siswa baru.
Bahkan disediakan layanan SMS Gate Way, yang dapat melayani permintaan beberapa
data berkaitan PSB( Perihal SMS Gate Way akan dibahas di BAB lain ). Untuk menjalankan
PSB silahkan dibuka modul PAS no. (04.) Penerimaan Siswa Baru :
(Gbr.151. Isi Modul (04) PAS-Penerimaan Siswa Baru)
VIII.A. Sub Modul (4.1) Kapasitas Penerimaan
VIII.A.1. Jumlah Pendaftar
Kolom Jumlah Pendaftar tidak perlu diisi, karena otomatis akan terisi ketika calon
siswa sudah dimasukkan.
VIII.A.2. Rencana Penerimaan
Diisi dengan Rencana Penerimaan ( Pagu ) berupa ketetapan Sekolah untuk menerima
siswa baru mengacu pada daya tampung maksimal sekolah.
VIII.A.3. Passing Grade
Passing Grade adalah ketetapan Sekolah mengenai syarat nilai minimum bagi
calon siswa untuk diterima. Passing Grade ini dapat sewaktu-waktu diubah,
selama proses pendaftaran calon siswa belum ditutup.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
93
Cara Pengisiannya : Klik pada Sub Modul (4.1) Kapasitas Penerimaan >> klik pada
Kapasitas Penerimaan >> klik add >> isikan Rencana Penerimaan >> isi Nilai –
Passing Grade >> klik save.
(Gbr.152. Kapasitas Penerimaan)
Perhatian : Setelah data-data dimasukkan jangan lupa disimpan ( klik icon save )
VIII.B. Sub Modul (4.2) Pendaftaran Calon Siswa
Di sub modul ini dientrikan biodata dari calon siswa yang mendaftar pada waktu
PSB. Salah satu data yang diisikan adalah asal sekolah SMP dari calon siswa.
Apabila dijumpai nama SMP dari calon siswa belum ada di dalam daftar ( mungkin
SMP baru atau berasal dari luar wilayah ) maka harus kembali ke sub modul
(1.2.3.1) Asal Sekolah Pendaftar untuk menambahkan.
Cara Pengisiannya : Klik Sub Modul (4.2) Pendaftaran Calon Siswa >> Klik pada
Data Calon Siswa >> klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik Yes.
Isikan data mulai dari No Pendaftaran, Nama Calon Siswa, dst. Setelah semua data
terisi ( Tulisan warna merah wajib diisi ), kemudian klik save (f2) untuk menyimpan
data. Untuk mengisikan biodata Calon Siswa berikutnya (menambah record data), klik
add (f5).
Data-data di sub modul Data Ayah, Data Ibu, Data Wali dan Riwayat Sakit dapat
dilengkapi di modul ini, atau diisinya nanti setelah calon siswa resmi diterima menjadi
siswa lewat sub modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru.
Berikut adalah contoh pengisian data Calon Siswa Baru.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
94
(Gbr.153. Biodata Calon siswa)
VIII.C. Sub modul (4.3) Entri Hasil Test
Beberapa Sekolah menyelenggarakan test sebagai salah satu syarat bagi calon
siswa. Juga mempertimbangkan nilai rapor SMP termasuk prestasi yang pernah diraih
oleh calon siswa. Berarti Sekolah mempunyai formula untuk mengolah nilai hasil test
dengan nilai SKHUN dan hal-hal lain yang dipertimbangkan sehingga menghasilkan
nilai akhir. Nilai akhir inilah yang dimasukkan di sub modul (4.3) Entri Hasil Test.
Kemudian Sekolah menetapkan standart nilai akhir minimal yang diterima, jika
demikian maka pengisian passing grade di sub modul (4.1) Kapasitas Penerimaan
mengacu pada standart nilai akhir ini. Pengisiannya : Klik Sub Modul (4.3) Entri Hasil
test >> klik pada Nilai >> edit >> klik save.
(Gbr.154. Nilai Tes Calon Siswa)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
95
Bagi Sekolah yang tidak meyelenggarakan test maka sub modul (4.3) Entri Hasil
Test ini diabaikan.
VIII.D. Sub Modul (4.4) Seleksi Calon Siswa
Setelah proses untuk pendaftaran calon siswa selesai, Sekolah dapat melakukan
seleksi calon siswa. Di sub modul ini akan ditampilkan :
VIII.D.1. Data Kapasitas Penerimaan
Disini ditampilkan jumlah pendaftar, Rencana Penerimaan, Passing Grade dan PSB
Kendali Mutu. Yang harus dilakukan, berilah ceklist pada cekbox PSB Kendali Mutu
kemudian disimpan (klik save). Hal ini dimaksudkan agar sistem memakai passing
grade yang kita tentukan sebagai acuan dalam menyeleksi calon siswa. Apabila
tidak dilakukan maka sistem akan mengambil nilai terendah dari calon siswa yang
mendaftar sebagai passing grade. Setelah proses ini di kolom passing grade yang
tampil adalah nilai calon siswa terendah yang masuk Daftar Calon Siswa Di Atas
Passing Grade.
(Gbr.155. Passing Grade)
Jika acuan Sekolah dalam menerima calon siswa adalah Rencana Penerimaan
(Pagu) dengan mengabaikan Nilai SKHUN / Nilai test siswa, maka cekbox PSB
Kendali Mutu tidak perlu diceklist.
VIII.D.2. Daftar Calon Siswa Di Atas Nilai Passing Grade
Ditampilkan daftar calon siswa yang nilainya di atas passing grade. Calon Siswa
dalam daftar ini tidak otomatis diterima menjadi siswa, yang diterima adalah yang
mendaftar ulang. Daftar ini menjadi acuan sub modul (4.6) Cetak Laporan Calon
Siswa >> (4.6.1) Surat Keterangan Status dan (4.6.2) Di Atas Nilai Passing Grade.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
96
(Gbr.156. Daftar Calon Siswa di Atas Nilai Passing Grade)
VIII.D.3. Daftar Calon Siswa Di Bawah Nilai Passing Grade
Ditampilkan daftar calon siswa yang nilainya di bawah passing grade. Calon Siswa
dalam daftar ini dapat diterima menjadi siswa dengan memilih jalur khusus, atau
Sekolah mempunyai pertimbangan tertentu ( misal mempunyai prestasi non akademis,
dll ). Apabila Sekolah memutuskan untuk menerima, caranya dengan mendaftar ulang.
Daftar ini menjadi acuan sub modul (4.6) Cetak Laporan Calon Siswa >> (4.6.3) Di
Bawah Nilai Passing Grade.
(Gbr.157. Daftar Calon Siswa di Bawah Nilai Passing Grade)
Setelah yakin bahwa tidak ada lagi siswa yang mendaftar, maka proses
pendaftaran calon siswa dapat ditutup. Caranya klik tombol “ KRITERIA
PENERIMAAN SISWA BARU DITUTUP “ >> konfirmasi “APAKAH KRITERIA
PENDAFTARAN CALON SISWA BARU AKAN DITUTUP?? >> klik Yes >> konfirmasi
“ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN” >>
klik Yes >> klik save, maka data calon siswa akan masuk ke menu daftar ulang.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
97
(Gbr.158. Penutupan Pendaftaran Calon Siswa)
(Gbr.159. Konfirmasi)
(Gbr.160. Konfirmasi)
Secara darurat proses yang terlanjur ditutup dapat dibuka kembali melalui modul
(99.) Administrator >> (99.2) Administrator >> (99.2.2) Penerimaan Siswa Baru
>> (99.2.2.1) Buka Pendaftaran. Caranya : klik pada tombol BUKA KEMBALI
SELEKSI PSB >> konfirmasi “APAKAH KRITERIA PENDAFTARAN CALON SISWA
BARU AKAN DIBUKA KEMBALI?? >> klik Yes >> konfirmasi “ANDA YAKIN??
KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN” >> klik Yes.
(Gbr.161. Membuka Kembali Pendaftaran Calon Siswa)
PERINGATAN : Jangan dilakukan berulang-ulang dapat menyebabkan sistem
error.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
98
VIII.E. Sub Modul (4.5) Pendaftaran Ulang Siswa Baru
VIII.E.1. Data Pendaftaran Ulang Siswa Baru
Ditampilkan Data Jumlah Pendaftar, Rencana Penerimaan, Passing Grade.
(Gbr.162. Pendaftaran Ulang)
VIII.E.2. Daftar Calon Siswa Di Atas Nilai Passing Grade
Beri tanda ceklist pada siswa yang daftar ulang dikolom Mendaftar Ulang lalu
disimpan. Klik pada cexbox Mendaftar Ulang >> klik save.
(Gbr.163. Proses Daftar Ulang)
PERHATIAN : Setiap selesai memberi tanda ceklist pada satu calon siswa yang
mendaftar ulang harus langsung disimpan (klik save), baru ke calon siswa
selanjutnya.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
99
VIII.E.3. Daftar Calon Siswa Di Bawah Nilai Passing Grade
Bagi Siswa yang memilih jalur khusus (dengan pertimbangan tertentu diterima)
prosesnya sama, berilah ceklist di kolom Mendaftar Ulang kemudian di simpan (klik
save).
(Gbr.164. Proses Daftar Ulang)
Pastikan sudah tidak ada lagi calon siswa yang mendaftar ulang, maka proses
Pendaftaran Ulang Siswa Baru dapat ditutup. Caranya klik tombol “ PENDAFTARAN
ULANG DITUTUP” >> konfirmasi “APAKAH PENDAFTARAN ULANG AKAN
DITUTUP?? >> klik Yes >> konfirmasi “ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT
LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN” >> klik Yes >> klik save “.
(Gbr.165. Pendaftaran Ulang Ditutup)
(Gbr.166. Konfirmasi)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
100
(Gbr.167. Konfirmasi)
Ketika daftar ulang ditutup maka calon siswa sudah resmi menjadi siswa dan
datanya akan masuk di modul (5.) Administrasi Siswa dan Alumni >> (5.1)
Pembentukan Data Awal >> (5.1.1) Data Awal Siswa Baru.
Secara darurat proses Pendaftaran Ulang yang terlanjur ditutup dapat dibuka
kembali melalui modul (99.) Administrator >> (99.2) Administrator >> (99.2.2)
Penerimaan Siswa Baru >> (99.2.2.2) Buka Daftar Ulang. Caranya : klik pada
tombol BUKA KEMBALI SELEKSI PSB >> konfirmasi “APAKAH PENDAFTARAN
ULANG CALON SISWA BARU AKAN DIBUKA KEMBALI?? >> klik Yes >>
konfirmasi “ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN
PERUBAHAN” >> klik Yes.
(Gbr.168. Buka Kembali Pendaftaran Ulang)
PERINGATAN : Jangan dilakukan berulang-ulang dapat menyebabkan sistem
error.
Setelah Penerimaan Siswa Baru selesai, dan calon siswa resmi menjadi siswa maka proses
selanjutnya adalah :
Menentukan rombel / kelas
Membuatkan NIS
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
101
VIII.F. Menentukan Rombel/Kelas
Untuk menentukan rombel/kelas dan membuatkan NIS bagi siswa silahkan di buka modul (06.)
PAS-Administrasi Akademik .
(Gbr.169. Isi Modul (06). PAS-Administrasi Akademik)
VIII.F.1. Sub Modul (6.1) Transaksi Rutin Kesiswaan
VIII.F.1.1. Sub Modul (6.1.2) Penentuan Kelas Siswa Baru
Di sub modul ini akan ditampilkan seluruh siswa baru hasil PSB. Sebelum ditentukan
rombelnya data siswa dapat diatur sesuai keinginan, gunakan menu short / filter.
Acuan dalam menentukan rombel adalah Nama Wali Kelas ( berdasarkan daftar
Wali Kelas di 1.3.1.6 Rombel ).
Langkah menentukan rombel : klik Sub Modul (6.1.2) Penentuan Kelas Siswa Baru
>> klik Nama siswa >> pilih - klik Nama Wali kelas >> klik save.
(Gbr.170. Menetapkan Wali Kelas)
Pastikan seluruh siswa sudah ditentukan rombelnya dan cek kembali apakah
penentuannya sudah benar seperti yang dikehendaki. Bila sudah yakin kemudian >>
klik tombol “Penentuan Kelas selesai” >> konfirmasi “PENENTUAN KELAS
DIAKHIRI DAN TIDAK ADA LAGI PERUBAHAN” >> Klik Yes >> konfirmasi “ANDA
YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN” >> klik Yes
>> klik save.
Setelah proses ini seluruh data siswa akan masuk ke rombel masing-masing ( tampilan
hilang ).
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
102
(Gbr.171. Penentuan Kelas Selesai)
Setelah Penentuan Kelas ditutup apabila ada Penentuan Rombel Siswa yang salah (
harus dipindah), dapat dilakukan melalui modul (99.) Administrator >> (99.2)
Administrator >> (99.2.2) Penerimaan Siswa Baru >> (99.2.2.3) Administrasi
Akademik >> (99.2.3.4) Pindah Kelas. Caranya : klik pada Pindah Kelas >> klik
pada Rombel (tempat record Siswa yang akan dipindah kelas) >> klik pilih
Rombel/Nama Wali Kelas >> klik save. Maka data siswa akan berpindah ke
Rombel yang baru.
(Gbr.172. Pindah Kelas)
VIII.F.1.2. Sub Modul (6.1.5) Penentuan NIS
Di sub modul ini juga ditampilkan seluruh siswa hasil PSB beserta rombel, tingkat
kelas, program pengajaran dan jenis kelamin. Sebelumnya aturlah dahulu data siswa,
misal di urutkan berdasarkan abjad, dll ( gunakan menu short ). Setelah data siswa
tersusun sesuai keinginan, entrikan NIS terendah di baris no.1 (dalam kolom Nomor
Induk) >> klik tombol Urutkan >> konfirmasi “NIS AKAN DIURUTKAN
BERDASARKAN NIS URUTAN PERTAMA?? ANDA YAKIN?? >> klik Yes , maka
akan tersusun NIS secara urut dimulai dari NIS terendah yang dimasukkan tadi.
Kemudian akhiri dengan menyimpan (klik save).
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
103
(Gbr.173. Penentuan NIS)
Setelah penentuan NIS maka proses PSB telah selesai dan siswa siap mengikuti kegiatan pembelajaran.
Langkah selanjutnya adalah melengkapi data siswa, silahkan di buka modul no.(05).
Administrasi Siswa dan Alumni. Lengkapi biodata siswa, dan data-data pendukungnya.
Pengisian data pendukung berupa Data Ayah, Data Ibu, Data Wali, Data STTB, Data hobi
Seni, Data hobi Olah Raga, Data hobi Organisasi, Data hobi Lain dan Riwayat Sakit akan di
uraikan di BAB IX. ENTRI DATA KESISWAAN )
VIII.G. Out Put PSB
VIII.G.1. Out Put Cetak Laporan
Beberapa cetak laporan yang disediakan berkaitan dengan Penerimaan Siswa Baru.
(Gbr.174. Out Put Terkait PSB)
Isikan NIS terendah >> klik Urutkan >>
Yes
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
104
(Gbr.175. Macam-macam Cetak Out Put PSB)
VIII.G.2. Out Put Data Statistik PSB.
(Gbr.176. Out Put Grafik Terkait PSB)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
105
(Gbr.177. Macam-macam Cetak Out Put Grafik PSB)
(Gbr.178. Macam-macam Cetak Out Put Grafik PSB)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
106
BAB IX
ENTRI DATA KESISWAAN
Selain dengan menjalankan proses Penerimaan Siswa Baru (PSB), mengisikan data-data siswa
ke dalam database PAS dapat dilakukan dengan beberapa cara :
Entri Manual
Impor Data
Gabungan Entri Manual dan Impor Data
Silahkan sekolah memilih cara yang akan dipakai dalam mengisikan data ke
dalam database PAS disesuaikan dengan kondisi di Sekolah
IX.A. Entri Manual
Buka Modul no. (05) PAS-Administrasi Siswa dan Alumni.
(Gbr.179. Isi Modul (05). PAS-Administrasi Siswa dan Alumni)
IX.A.1. Sub Modul (5.1) Pembentukan Data Awal
IX.A.1.1. Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru
Di sub modul ini kita mengentrikan biodata siswa satu persatu, dicontohkan kita
mengisi biodata siswa tingkat X. Klik Sub Modul (5.1) Pembentukan Data Awal >>
(5.1.1) Data Awal Siswa baru >> Klik pada Data Awal Siswa >> klik add. Isikan
data mulai dari No Induk, Nama Siswa, dst, salah satu data yang diisikan adalah
asal SMP dari siswa. Apabila dijumpai bahwa nama SMP dari siswa belum ada di
dalam daftar ( mungkin SMP baru atau berasal dari luar wilayah ) maka harus
kembali ke sub modul (1.2.3.1) Asal Sekolah Pendaftar untuk menambahkan (
proses menambah data SMP sudah dijelaskan ).
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
107
Perhatian : Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru hanya untuk mengentrikan
biodata siswa tingkat X saja, sedangkan biodata siswa tingkat XI
dan XII di entri lewat modul (5.1.2) Data Awal Siswa Pindahan.
(Gbr.180. Biodata Siswa)
Setelah semua data terisi ( Tulisan warna merah wajib diisi ), kemudian klik save (f2)
untuk menyimpan data. Untuk mengisikan biodata Siswa berikutnya (menambah
record data), klik add (f5). Lanjutkan mengisi data-data di sub modul Data Ayah,
Data Ibu, Data Wali dan seterusnya sampai dengan Riwayat Sakit.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
108
Data Ayah / Data Ibu / Data Wali
Ketiga sub modul ini berisi data-data orang tua/wali. Pengisiannya : Klik Sub Modul
(5.1.1) Data Awal Siswa baru >> Klik pada Data Ayah >> klik add. Isikan data
mulai dari Nama, Tempat/Tanggal Lahir, dst Salah satu data yang diisikan adalah
Pekerjaan, apabila dijumpai bahwa nama pekerjaan yang dikehendaki belum ada
dalam daftar, maka harus kembali ke sub modul (1.2.3.5) Pekerjaan Orang Tua
untuk menambahkan. Lanjutkan mengisi Data Ibu dengan cara yang sama.
(Gbr.181. Data Orang Tua Siswa)
Data STTB
Isikan data nilai STTB dari siswa, Klik Sub Modul Data STTB >> klik add >> pilih –
klik Mata Pelajaran >> isikan data Nilai >> klik save. Klik add untuk menambah
record data.
(Gbr.182. Data STTB Siswa)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
109
Data hobi Seni / hobi Olah Raga / hobi Organisasi / hobi lain
Isikan data hobi siswa dari masing-masing kategori. Klik Sub Modul Data Hobi Seni
>> klik add >> pilih – klik Hobi >> klik save. Klik add untuk menambah record data.
Apabila ada macam hobi yang belum ada dalam daftar, maka tambahkan sesuai
kategorinya di sub modul (1.2.3.4) Hobi. Lanjutkan mengisi Hobi Olah Raga, Hobi
Organisasi dan Hobi Lain.
(Gbr.183. Data Hobi Olah Raga Siswa)
Riwayat Sakit
Berisi data riwayat sakit yang pernah diderita oleh siswa. Klik Sub Modul Riwayat
Sakit >> klik add >> isi data pilih – klik Penyakit >> klik save. Klik add untuk
menambah record data Apabila ada penyakit yang belum ada dalam daftar, maka
tambahkan di sub modul (1.2.3.3) Penyakit.
(Gbr. 184. Riwayat Sakit Siswa)
IX.A.2. Sub Modul ( 6.1.2) Penentuan Kelas Siswa Baru
Di sub modul ini akan ditampilkan seluruh data siswa yang dientrikan, sebelum
ditentukan rombelnya data siswa dapat diatur sesuai keinginan, gunakan menu short
/ filter. Acuan dalam menentukan rombel adalah Nama Wali Kelas ( berdasarkan
daftar Wali Kelas di 1.3.1.5 Rombel ). Langkah menentukan rombel : Klik Sub Modul
(6.1.2) Penentuan Kelas Siswa Baru >> klik Nama siswa >> pilih - klik Nama Wali
kelas >> klik save.
(Gbr.185. Penentuan Kelas Siswa Baru)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
110
Pastikan seluruh siswa sudah ditentukan rombelnya dan penentuannya sudah benar
seperti yang dikehendaki. Bila sudah yakin kemudian >> klik tombol “Penentuan
Kelas selesai” >> konfirmasi “PENENTUAN KELAS DIAKHIRI DAN TIDAK ADA
LAGI PERUBAHAN” >> Klik Yes >> konfirmasi “ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK
DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN” >> klik Yes >> klik save. Setelah proses
ini seluruh data siswa akan masuk ke rombel masing-masing ( tampilan hilang ).
(Gbr.186. Penentuan Kelas Selesai)
IX.A.3. Out Put Data Kesiswaan
IX.A.3.1. Out Put Data Cetak
Jika Siswa sudah ditempatkan ke dalam rombelnya, maka out put berupa cetak
daftar siswa di (5.3.1) Daftar Siswa dan Buku induk siswa di (5.3.2) Buku Induk
Siswa dapat ditampilkan.
(Gbr.187. Cetak Daftar Siswa)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
111
(Gbr.188. Cetak Buku Induk Siswa)
Demikian juga out put berupa daftar siswa per-kelas di (6.3.1) Cetak Daftar Siswa
Per-kelas dan formulir absensi di (6.3.2) Cetak Formulir Absensi.
(Gbr.189. Cetak Daftar Siswa Per-Kelas)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
112
(Gbr.190. Cetak Formulir Absensi)
.
IX.A.3.2. Out Put Data Statistik.
Berikut Ini adalah out put berupa data-data grafik yang berkaitan dengan data Kesiswaan
(Gbr.191. Out Put Data Statistik terkait Kesiswaan)
(Gbr.192. Macam-macam Out Put Cetak Statistik Kesiswaan)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
113
(Gbr.193. Macam-macam Out Put Cetak Statistik Kesiswaan)
IX.A.3.3. Out Put Data Rekapitulasi
(Gbr.194. Out Put Rekapitulasi Data Kesiswaan)
(Gbr.195. Macam-macam Cetak Rekapitulasi Data Kesiswaan)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
114
(Gbr.196. Macam-macam Cetak Rekapitulasi Data Kesiswaan)
IX.A.3.4. Out Put Data Grafik
(Gbr.197. Out Put Data Grafik Kesiswaan)
(Gbr.198. Grafik Data Kesiswaan)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
115
IX.B. IMPOR DATA Data Siswa terdiri dari biodata siswa dan data pendukung ( Data Ayah, Data Ibu, dll ).
Biodata siswa dan data pendukungnya semua dapat diimpor. Apabila data siswa dientri
manual atau hasil dari PSB, membagi rombelnya juga manual lewat Sub Modul (6.1.2)
Penentuan Kelas Siswa Baru. Tetapi bila biodata siswa diimpor maka rombelnya harus
diimpor juga.
Maka dimanual ini akan dicontohkan mengimpor biodata siswa dan penempatan
Rombel/tingkat kelas.
IX.B.1. Persiapan impor Data
Untuk memudahkan proses impor data, maka ada beberapa langkah yang perlu
dilakukan:
IX.B.1.1. Membuat folder untuk mengolah data.
Folder sudah dibuat diawal ( ketika impor Biodata Guru ) di direktori E:\ ..dengan
nama PERSIAPAN IMPOR.
IX.B.1.2. Membuat folder untuk menampung file excel (. xls)
Sudah dibuat dengan nama DATA EXCEL
IX.B.1.3. Membuat folder untuk menampung file (. Csv)
Sudah dibuat dengan nama DATA CSV.
(Gbr.199. Folder Untuk Persiapan Impor)
IX.B.1.4. Meng-copy file format impor dari aplikasi.
Ada dua file yang harus di copy
1. File format impor untuk biodata siswa
Klik kanan Start >> klik explore >> klik Local Disk (C:\..) >> klik DEPDIKNAS >>
klik Paket Aplikasi sekolah – SMA >> klik Import >> klik 06. Kesiswaan >> klik
02. Siswa >> klik 02_01 Biodata Siswa.xls >> klik kanan - copy.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
116
(Gbr.200. Copy File Format Impor Untuk Biodata Siswa)
Masukkan ke folder PERSIAPAN IMPOR : Klik DATA (E:\..) >> klik folder
PERSIAPAN IMPOR >> klik DATA EXCEL >> klik kanan paste.
(Gbr.201. Paste File Format Impor ke Folder DATA EXCEL)
2. File format impor untuk penempatan Rombel / Tingkat Kelas
Klik kanan Start >> klik explore >> klik Local Disk (C:\..) >> klik DEPDIKNAS >>
klik Paket Aplikasi sekolah – SMA >> klik Import >> klik 07. Rombongan Belajar
>> klik 04.Tingkat Kelas.xls. >> klik kanan – copy.
Copy format impor untuk Biodata Siswa
Masukkan ke Folder DATA EXCEL
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
117
(Gbr.202. Copy File Format Impor Untuk Tingkat Kelas)
Masukkan ke folder PERSIAPAN IMPOR : Klik DATA (E:\..) >> klik folder
PERSIAPAN IMPOR >> klik DATA EXCEL >> klik kanan paste.
(Gbr.203. Paste ke Folder DATA EXCEL)
IX.B.1.5. Mengisikan data ke dalam format impor.
Karena data siswa sangat besar, maka untuk memudahkan proses impor biodata
siswa dibagi per tingkat kelas dan dibagi lagi per rombel. Di manual ini akan
dicontohkan mengimpor biodata siswa tingkat X. Isikan data ke dalam format sesuai
petunjuk di template, prioritaskan mengisi kolom yang berwarna merah.
Masukkan ke Folder DATA EXCEL
Copy Format impor untuk Penempatan
Rombel
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
118
Proses memasukkan data dapat dengan mengentri langsung ke dalam format atau
meng-copy dari data excel yang sudah ada.
1. Biodata Siswa
Di dalam file 02_01 Biodata Siswa.xls, buatlah sheet sejumlah rombel di tingkat
kelas X dan beri nama sesuai nama rombel ( misal X 1, X 2, X 3, dst ). Kemudian copy
format biodata siswa ke semua sheet tadi. Entrikan data-data siswa sesuai rombelnya
masing-masing. Di kolom paling depan ( kolom A ) nis, dan di kolom paling akhir (
kolom AR ) no_induk, Isilah dua kolom ini dengan NIS siswa ( Kolom A dan AR
datanya sama ). Pada contoh dibawah hanya diisi field yasng berwarna merah.
(Gbr.204. Format Impor Biodata Siswa)
Perhatikan field kd_Jenis_Kelamin yang diisikan adalah kode (1=Laki-laki,
2=Perempuan), tanggal_lahir diisi dengan format M/d/yyyy.
(Gbr.205. Pengisian Data Sesuai Petunjuk Di Template)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
119
Kd_golongan_darah dan kd_agama juga diisi kode ( sesuai ketentuan ditemplate),
Status_siswa diisi dengan 0, sedang kewarganegaraan diisi WNI atau Indonesia.
(Gbr.206. Pengisian Data Sesuai Petunjuk Di Template)
Kd_tingkat_kelas , kd_program_pengajaran diisi dengan kode sesuai template.
Sedang field diterima_tanggal diisi dengan tanggal penerimaan siswa baru diawal
Tahun Ajaran berjalan (dalam format M/d/yyyy). Untuk field hubungi dan
tanggung_biaya diisi dengan kode sesuai petunjuk template.
Perhatikan kd_tingkat_kelas, pengisiannya harus benar. Misalnya tingkat kelas X
maka harus diisi 01 (format text), tidak boleh diisi 1. Jika diisi secara manual,
maka dahului dengan tanda petik ( ‘ ), misalnya = ’01 >> enter. Juga field
diterima_tanggal diisi tanggal pada awal Tahun Ajaran yang yang dipilih ( misal
Tahun Ajaran 2009/2010, maka diisi tanggal pada bulan Juli 2009.
(Gbr.207. Pengisian Data Sesuai Petunjuk Di Template)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
120
Setelah selesai mengisi data simpanlah file ini dan beri identitas yang jelas, misal
02_01 Biodata Siswa_Tingkat _X.xls.
(Gbr.208. Simpan File dengan Identitas Jelas)
2. Rombel
Di dalam file 04 Tingkat Kelas.xls, buatlah sheet sejumlah rombel di tingkat kelas X
dan beri nama sesuai nama rombel ( misal X A, X B, X C, dst ). Kemudian copy format
rombel ke semua sheet tadi. Kolom A ( nis ) isikan NIS siswa dari masing-masing
rombel, atau mongcopy NIS yang ada di file 02_01 Biodata Siswa sesuai dengan
rombelnya ( misal X A dapat copy NIS di 02_01 Biodata Siswa_Tingkat X.xls sheet
X A, dst ).
(Gbr. 209. Format Impor Untuk Tingkat Kelas)
Untuk mengisi kolom B, C, D, E dapat mengambil data dari dalam Database sesuai
petunjuk di template “ data dapat diimpor dari T_PEGAWAI_ROMBEL
(Gbr.210. Petunjuk di Template)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
121
Langkah mengambil data dari dalam Database adalah sbb:
Yang menggunakan Office 2003 ikuti langkah berikut: Klik Data >> Import
External Data >> klik New Database Query
(Gbr.211. Prosedur Query Data di Office 2003)
Sedang Office 2007 langkahnya sebagai berikut : Klik Data >> From
Other Sources >> From Microsoft Query.
(Gbr.212. Prosedur Query Data di Office 2007)
Pilih – klik pas_sma >> klik Ok
Data >> Import External Data>> New Database
Query
Data >> From Other Sources >>
From Microsoft Query
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
122
(Gbr.213. Link Ke Database PAS)
Cari – klik (pada tanda +) t_pegawai_rombel
(Gbr.214. t_pegawai_rombel)
Klik KD_TAHUN_AJARAN pindahkan ke kolom Query di kanan ( klik tanda
> ), pindahkan juga KD_TINGKAT_KELAS, KD_PROGRAM_PENGAJARAN
dan KD_ROMBEL >> klik Next
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
123
(Gbr.215. Query Data)
Akan tampil Query Wizard – Filter Data >> klik Next
(Gbr.216. Query Data)
Akan tampil Query Wizard – Sort Order >> klik Next
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
124
(Gbr.217. Query Data)
Akan tampil Query Wizard – Finish >> klik Finish
(Gbr.218. Query Data)
Akan tampil window Import Data >> masuklah ke sheet kosong (misal Sheet
2) kemudian tempatkan pointer di cell A1 >> klik OK
(Gbr.219. Query Data)
Masuk sheet kosong >> letakkan pointer
>> klik OK
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
125
Maka akan ditampilkan data-data berdasarkan kriteria yang kita inginkan (
ada 4 kriteria ) dari seluruh rombel ( satu baris mewakili satu rombel ).
(Gbr.220. Data Hasil Query)
Langkah selanjutnya copylah data sesuai yang di butuhkan, misal untuk kelas X 1
maka copy data yang mewakili rombel X 1 ( biasanya baris paling atas – cermati
KD _ ROMBEL ).
(Gbr.221. Copy Data Sesuai Yang Dibutuhkan)
Tempatkan data di format rombel masing-masing, maka tinggal di copy ke bawah
sejumlah siswa di rombel itu. Lanjutkan mengisi kolom kd_status_siswa ( isikan 0 ).
(Gbr.222. Tempatkan Data Ke Format Impor)
Ambil data rombel yang mewakili >>
Copy
Tempatkan ke format impor >> Copy ke
bawah
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
126
Setelah selesai simpanlah file ini, masukkan ke folder DATA EXCEL dan beri identitas
yang jelas, misal 04 Tingkat_Kelas_ X.xls.
(Gbr.223. Simpan Data Dengan Identitas Jelas)
IX.B.1.6. Mengubah file Excel menjadi file CSV(.csv).
Sebelum diubah ke dalam file (.csv) koreksi kembali datanya, pastikan sudah benar (
pengkodean, format tanggal, jumlah karakter, dll ). Proses mengubah ke file (.csv)
dilakukan ditiap sheet di dalam file 02_01 Biodata Siswa_Tingkat X.xls maupun file
04 Tingkat_Kelas_ X.xls. Jadi file 02_01 Biodata Siswa_Tingkat X.xls maupun file
04 Tingkat_Kelas_ X.xls akan menjadi beberapa file CSV( .csv ) sesuai jumlah
sheet/rombel.
Tahapan mengubah menjadi File CSV adalah sbb :
Hapuslah template dari format impor
Blok area diatas data yang pertama kemudian hapus ( delete row ), caranya : Klik
pada row diatas data pertama (pada row yang diberi warna pada kolom nomor)
klik tahan – tarik keatas sampai habis >> klik kanan delete.
(Gbr.224. Hapus Area Diatas Data)
Hapus area kosong setelah data terakhir
Blok area setelah data terakhir, kemudian hapus ( delete row ). caranya : Klik pada
row dibawah data terakhir (pada row yang diberi warna pada kolom
nomor/paling kiri) klik tahan – tarik kebawah (lebih banyak lebih baik) >> klik
kanan delete.
Blok area diatas Data >> Delete
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
127
(Gbr.225. Hapus Area Dibawah Data)
Mengubah ke file CSV(.csv)
1. Biodata Siswa
Prosesnya : Setelah hanya tertinggal data >> klik File >> save as >> (
save in = PERSIAPAN IMPOR >> DATA CSV, File name =
Biodata_Siswa_XA.csv, Save as type = CSV ( Comma Delimited ) (*.csv))
>> klik save.
(Gbr.226. Mengubah Ke File CSV)
2. Rombel
Prosesnya : Setelah hanya tertinggal data >> klik File >> save as >> (
save in = PERSIAPAN IMPOR >> DATA CSV, File name =
Tingkat_Kelas_XA.csv, Save as type = CSV ( Comma Delimited ) (*.csv))
>> klik save.
Ubah ke Format CSV >> Beri nama:
Biodata_Siswa_... >> simpan di Folder
DATA CSV
Blok area dibawah Data
>> Delete
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
128
(Gbr.227. Mengubah Ke File CSV)
IX.B.2. PROSES IMPOR Selanjutnya setelah file CSV( .csv) siap maka proses impor data dapat dilakukan.
Agar mudah impor data siswa dilakukan per rombel/kelas. Jadi prosesnya biodata
diimpor dulu kemudian dilanjutkan impor tingkat kelasnya, misal impor biodata siswa
X1 dilanjutkan tingkat kelas X1, demikian seterusnya. Langkah-langkahnya sbb :
Buka modul aplikasi impor
Untuk melakukan impor data buka modul aplikasi PAS no. (09.) PAS – Import.
(Gbr.228. Login PAS-Import)
Cari dan buka file ( .csv) yang akan diimpor
Klik Browse >> E:\ PERSIAPAN IMPOR >> DATA CSV >> Biodata_Siswa_XA.csv
>> Open.
Ubah ke Format CSV >> Beri nama:
Tingkat_Kelas_... >> simpan di Folder
DATA CSV
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
129
(Gbr.229. Impor Biodata Siswa)
Klik Import to >> klik 06. Kesiswaan >> klik 02. Siswa >> klik 02_01. Biodata
Siswa >> klik Import.
(Gbr.230. Impor Biodata Siswa)
(Gbr.231. Konfirmasi Impor Berhasil)
Jika berhasil maka muncul konfirmasi Data Selesai diimport
Browse, arahkan ke file CSV:
Biodata_Siswa_... >> open
Arahkan ke Kesiswaan >>
Biodata Siswa >> Import
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
130
Lanjutkan klik Browse >> E:\ PERSIAPAN IMPOR >> DATA CSV >>
Tingkat_Kelas_XA.csv >> klik Open.
(Gbr.232. Impor Tingkat Kelas)
Klik Import to >> klik 07. Rombongan Belajar >> klik 04. Tingkat Kelas >> klik
Import.
(Gbr.233. Impor Tingkat Kelas)
Jika berhasil muncul konfirmasi Data Selesai diimport >> klik ok >> kemudian klik
keluar.
Browse, arahkan ke file CSV:
Tingkat_Kelas_... >> open
Arahkan ke Rombongan Belajar >> Tingkat Kelas
>> Import
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
131
(Gbr.234. Konfirmasi Impor Berhasil)
Setelah selesai proses impor, periksalah ke dalam aplikasi PAS di (5.1.1) Data
Awal Siswa Baru, apakah benar data yang diimpor sudah masuk. Jika impor
gagal maka perbaiki kembali data yang masih dalam file excel, karena file (
.csv ) tidak dapat di edit. Setelah diperbaiki ubah kembali dalam format file (.
Csv ) kemudian diimpor ulang.
Berikut beberapa peringatan gagal impor dan solusinya :
Data tidak valid
Ada data yang formatnya salah, teliti kembali datanya.
Data Ganda
Jika ada peringatan data ganda ada dua kemungkinan, yang pertama NIS
Siswa ada yang sama ( kalau Nama boleh sama ), yang kedua di dalam
aplikasi PAS sudah tersimpan data yang sama dengan data yang diimpor.
Coba diperiksa kembali.
Masih ada kolom yang belum terisi
Berarti masih ada kolom berwarna merah di format impor yang belum diisi.
IX.C. GABUNGAN ENTRI MANUAL DAN IMPOR DATA
Memasukkan data Kesiswaan ke database PAS dapat juga dengan memakai dua cara
diatas, jadi ada data yang diimpor dan ada data yang di entrikan. Misalnya Biodata Siswa
diimpor sedang data-data pendukungnya seperti Data Ayah, Data Ibu, dll dientrikan secara
manual.
Pengentrian data dapat memanfaatkan jaringan LAN komputer , caranya :
Instal PAS dalam jaringan misal satu server dengan beberapa client.
Cetak formulir kosong kesiswaan: (99.) Administrator >> (99.1) Cetak >>
(99.1.3) Cetak Formulir >> (99.1.3.5) Formulir Siswa.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
132
(Gbr.235. Formulir Biodata Siswa)
Bagikan formulir kepada para Siswa untuk diisi.
Pandulah para Siswa untuk mengentrikan sendiri data-datanya ke aplikasi
PAS ( dengan membawa formulir yang telah diisi ) melalui beberapa
komputer client.
Setelah semua proses selesai, periksalah beberapa cetak laporan mengenai data kesiswaan,
mulai modul (05.) Administrasi Siswa dan Alumni >> (5.3) Cetak Laporan Siswa, juga ada
di modul (06.) Administrasi Akademik >> (6.3) Cetak.
BACK UP DATA ke - 5 Setelah menyelesaikan entri data Siswa baik melalui proses PSB, di entri lewat
Pembentukan Data Awal, maupun diimpor, maka kembali buatlah back up data. Buatlah
back up 05. DATA SISWA. Lakukan proses back up data seperti yang diuraikan di awal.
Jadi selama proses membangun Database PAS minimal dibuat lima kali back up data.
Back up data selanjutnya ketika PAS sudah operasional dapat dilakukan setiap periode
waktu tertentu, misalnya sebulan sekali.
(Gbr.236. Back Up Ke-5)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
133
Setelah proses memasukkan data mulai Data Administrasi Sekolah sampai dengan Data Siswa selesai dilakukan maka pada hakekatnya Database PAS telah selesai dibangun. Semua data Referensi dan Data Master telah lengkap. Berarti Database PAS telah siap dioperasikan dengan memasukkan data-data Transaksional sejalan siklus periodikal pembelajaran di Sekolah.
IX.D. Out Put Cetak LISM & Profil Sekolah
Setelah selesai mengisikan data-data Referensi, Data Kepegawaian, Kurikulum sampai
dengan data Kesiswaan, maka out put PAS yang merangkum semua data yang telah diisikan
itu dapat dilihat di cetak LISM di Sub Modul (2.4.1) Individu Sekolah dan di Sub Modul (2.5)
Cetak Profil Sekolah.
(Gbr.237. Cetak LISM Individu Sekolah)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
134
(Gbr.238. Cetak LISM Individu Sekolah)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
135
(Gbr.239. Cetak Profil Sekolah)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
136
BAB X
DATA TRANSAKSIONAL
X.A. DATA SILABUS
Mengisikan data-data silabus ( Standart Kompetensi, Kompetensi Dasar, dll ) untuk
semua mata pelajaran diajarkan. Buka Modul (01) PAS-Referensi >> (1.1) Referensi
Tingkat Nasional >> (1.1.5) Akademik >> (1.1.5.4) Kurikulum Nasional.
(Gbr.240. Sub Modul Kurikulum Nasional)
Di modul ini sudah disediakan data Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar untuk
seluruh Mata Pelajaran. Yang diisi adalah data-data di Kurikulum KTSP, maka setelah
modul dibuka scroll ke bawah sampai muncul Kurikulum KTSP.
(Gbr.241. Data Silabus)
Karena Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar telah diisi data, maka tinggal
melanjutkan pengisian ke Indikator Pencapaian, Materi Pokok dan seterusnya beserta
Aspek Penilaiannya. Tatacara pengisiannya tidak berbeda dengan pengisian data
silabus untuk mata pelajaran Mulok (Diuraikan secara lengkap di Sub Modul (1.2.4.3)
Kurikulum Muatan Lokal). Out put data cetak terdapat di Sub Modul (99.1.1) Cetak
Kurikulum.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
137
X.B. PERPINDAHAN SISWA
X.B.1 Sub Modul (5.1.2) Data Awal siswa Pindahan
Sub modul ini diisi jika ada siswa pindahan dari sekolah lain. Disini dientrikan biodata
siswa pindahan, salah satu data yang diisi adalah asal SMA dari siswa pindahan.
Apabila dijumpai bahwa nama SMA dari siswa pindahan belum ada di dalam
daftar ( mungkin SMA baru atau berasal dari luar wilayah ) maka harus kembali ke
sub modul (1.2.3.2) Sekolah Setingkat untuk menambahkan. Tata cara pengisian
sama dengan pengisian di Sub Modul (5.1.1) Data Awal siswa Baru.
(Gbr.242. Asal Sekolah Pindahan)
X.B.2 Sub Modul ( 6.1.4) Penentuan Kelas Siswa Pindahan
Ditampilkan data siswa pindahan, tata cara penentuan kelas siswa pindahan sama
dengan penentuan kelas siswa baru di Sub Modul (6.1.2) Penentuan Kelas Siswa
Baru.
(Gbr.243. Penentuan Kelas Siswa Pindahan)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
138
X.B.3. Sub Modul (5.2) Pemeliharaan Data Induk
X.B.3.1. Sub Modul ( 5.2.1) Data Siswa
Pemeliharaan Data Induk Siswa berguna untuk merevisi apabila biodata siswa dan
data pendukungnya ada yang salah atau ada data yang berubah. Sub modul yang
ada disini selain data-data pelengkap biodata siswa, juga berisi :
Data Cuti
Untuk mencatat bila ada siswa yang cuti. Cara pengisiannya : klik Sub Modul ( 5.2.1)
Data Siswa >> klik Data Cuti >> klik add. Isikan data mulai Tanggal Cuti, Tanggal
masuk dan Keterangan. Klik save (f2) untuk menyimpan, klik add (f5) untuk
menambah record data.
(Gbr.244. Data Cuti)
Data Pindah Sekolah.
Untuk mencatat data siswa yang pindah, meliputi tujuan dan alasan pindah. Klik Sub
Modul Data Pindah Sekolah >> klik add, isikan data. Apabila tujuan SMA siswa
yang pindah belum ada di dalam daftar ( mungkin SMA baru atau berada diluar
wilayah ) maka harus kembali ke sub modul (1.2.3.2) Sekolah Setingkat untuk
menambahkan. Klik save (f2) untuk menyimpan, add (f5) menambah record data.
(Gbr.245. Data Pindah Sekolah)
Cetak daftar siswa pindah dapat dilihat di sub modul (5.3.7) Siswa Pindah Sekolah.
(Gbr.246. Cetak Daftar Siswa Pindah Sekolah)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
139
Data Putus sekolah
Untuk mencatat data siswa yang putus sekolah. Klik Sub Modul Data Putus Sekolah
>> klik add >> isikan data Tanggal Keluar dan Alasan Keluar. Klik save (f2) untuk
menyimpan, klik add (f5) untuk menambah record data.
(Gbr.247. Data Putus Sekolah)
Cetak daftar siswa putus sekolah dapat dilihat di sub modul (5.3.6) Siswa Putus
Sekolah.
(Gbr.248. Cetak Daftar Siswa Putus Sekolah)
X.C. PERILAKU SISWA
X.C.1 Sub Modul (6.2.1) Absensi Siswa – Absen harian siswa .
Absensi siswa sehari-hari yang dimasukkan ke aplikasi PAS hanya data siswa yang
tidak masuk saja. Cara Pengisiannya : Klik Sub Modul (6.2.1) Absensi Siswa >>
Klik No. Kelas ( misal X1) >> klik Absensi Siswa >> klik add. Isikan data pilih – klik
Nis >> entri Tanggal >> pilih – klik Status Absen >> isi Keterangan >> klik save.
Klik add untuk menambah record data. Pengisian data Absen untuk Rombel lainnya
tatacaranya sama seperti yang diuraikan diatas.
Data absen selama satu semester akan direkab dan dipakai acuan data absensi
dicetak rapor siswa.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
140
(Gbr.249. Absensi Siswa)
Sub modul ini berhubungan dengan (6.1.6) Rekab Absensi Siswa dan (7.1.4) Rapor.
Untuk mengumpulkan data absensi siswa, tersedia cetak formulir absensi siswa di
(6.3.2) Cetak formulir Absensi.
X.C.2 Sub Modul (6.2.2) Pelanggaran siswa .
Diisi data-data pelanggaran siswa terhadap peraturan/tata tertib di sekolah beserta
sanksi yang di berikan. Klik Sub Modul (6.2.2) Pelanggaran Siswa >> klik add. Isikan
data, klik save untuk menyimpan dan klik add untuk menambah record data.
(Gbr.250. Pelanggaran Siswa)
Jika ada siswa yang terkena sanksi Drop Out ( D O ), maka setelah dicatat di sub
modul (6.2.2) Pelanggaran Siswa di teruskan dengan dicatat di (5.2.1)
Pemeliharaan Data Siswa sebagai siswa putus sekolah.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
141
Out put berupa Cetak Daftar Pelanggaran Siswa dapat dilihat di sub modul (6.3.6)
Cetak Pelanggaran Siswa.
(Gbr.251. Cetak Daftar Pelanggaran Siswa)
X.D. TRANSAKSI AKADEMIK SISWA
X.D.1 Sub Modul (7.1.1) Penilaian Unjuk Kerja
Sub Modul (7.1.1) Penilaian Unjuk Kerja ini dapat diisi jika data-data silabus
(Standar Kompetensi, Kompetensi Dasar s/d Aspek penilaian ) di sub Modul (1.1.5.4)
Kurikulum Nasional untuk mata pelajaran yang bersangkutan telah diisi. Isian data
dibagi ke dalam 4 sub modul, yaitu : Aspek Penilaian Per Standar Kompetensi, Aspek
Penilaian Per Kompetensi Dasar, Aspek Penilaian Per Indikator Pencapaian dan Aspek
Penilaian Per Materi Pokok.
Cara pengisiannya: Klik Sub Modul (7.1.1) Penilaian Unjuk Kerja >> pilih – klik
pada Tingkat Kelas, Program Pengajaran dan mata pelajaran yang dituju. Maka
data-data aspek penilaian yang diisikan di Sub Modul (1.1.5.4) Kurikulum Nasional
akan ditampilkan di window bawah.
(Gbr.252. Aspek Penilaian per-Standart Kompetensi)
Klik Panah merah untuk melanjutkan
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
142
Pengisian data dapat dimulai dari Aspek Penialaian Per Standar Kompetensi,
Caranya : Klik Sub Modul Aspek Penilaian Per Standar Kompetensi >> klik panah
merah di sudut kanan atas >> klik Unjuk Kerja Standar Kompetensi >> isikan data.
Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data
(Gbr.253. Unjuk Kerja Standart Kompetensi)
Lanjutkan dengan mengisi Portofolio Standar Kompetensi, Caranya : klik Sub Modul
Portofolio Standar Kompetensi >> klik add >> isikan data. Klik save untuk
menyimpan, klik add untuk menambah record data
(Gbr.254. Portofolio Standart Kompetensi)
Tatacara pengisian data untuk Aspek Penilaian Per Kompetensi Dasar, Aspek
Penilaian Per Indikator Pencapaian dan Aspek Penilaian Per Materi pokok sama
seperti pengisian data di Aspek Penilaian Per Standar Kompetensi yang sudah
dijelaskan diatas.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
143
Cetak Portofolio siswa dapat dilihat di Sub Modul (7.2.2) Portofolio Siswa.
(Gbr.255. Cetak Portofolio Siswa)
X.D.2 Sub Modul (7.1.2) Lembar Pengamatan
Berisi data hasil pengamatan dari kepribadian siswa. Cara pengisiannya : Klik Sub
Modul (7.1.2) Lembar Pengamatan >> klik pada Rombel yang dituju >> klik sub
modul Lembar Pengamatan >> klik add >> isikan dengan parameter kepribadian
yang disediakan (Keterbukaan, Ketekunan Belajar, Kerajinan, Tenggang Rasa, dll).
Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data.
(Gbr.256. Lembar Pengamatan)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
144
Cetak Lembar Pengamatan dapat dilihat di Sub Modul (7.2.3) Lembar Pengamatan.
(Gbr.257. Cetak Lembar Pengamatan Sikap Siswa)
X.D.3 Sub Modul (7.1.3) Penilaian berdasarkan tagihan
Berisi data nilai siswa dengan macam-macam jenis tagihan dari semua mata
pelajaran yang diajarkan. Cara pengisiannya : Klik Sub Modul (7.1.3) Penilaian
Berdasarkan Tagihan >> klik pada salah satu Rombel (misal X 1) >> Klik Nama
Mata Pelajaran >> klik add. Isikan data : Pada field No induk >> pilih – klik Nama
Siswa >> pilih – klik Jenis Tagihan >> pilih – klik Ranah Penilaian >> entri Nilai
ke >> pilih – klik Status Remidial >> pilih – klik Jenis Nilai >> entrikan data Nilai.
Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data. Pengisian data
Penilaian untuk Rombel lainnya tatacaranya sama seperti yang diuraikan diatas.
(Gbr.258. Penilaian Berdasarkan Tagihan)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
145
Semua data nilai siswa yang di entrikan di sub modul ini akan tampil di sub modul
(7.2.4) Daftar Nilai Siswa.
(Gbr.259. Cetak Daftar Nilai Siswa) X.E. TRANSAKSI KEUANGAN
X.E.1 Sub Modul (8.1.1) Pembayaran siswa
Diisi data-data siswa yang mendapatkan keringanan pembayaran. Cara
pengisiannya : Klik Sub Modul (8.1.1) Pembayaran Siswa >> klik pada salah satu
Rombel (misal X 1) >> Klik Keringanan >> Klik add >> isikan data siswa yang
mendapat keringanan. Klik save untuk menyimpan, add untuk menambah record data.
(Gbr.260. Keringanan Pembayaran)
Lanjutkan mengisi data transaksi pembayaran siswa: Klik Pembayaran >> klik add.
Isikan data : Pada field No induk >> pilih – klik Nama Siswa >> pilih – klik
Pembayaran Siswa >> entrikan Tanggal Bayar >> entrikan Jumlah Bayar >> isi
Keterangan. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
146
(Gbr.261. Pembayaran)
Cetak laporan pembayaran siswa ada di sub modul (8.3.1) Laporan Pembayaran
Siswa.
(Gbr. 262. Cetak Laporan Pembayaran Siswa)
X.E.2 Sub Modul (8.2.1) Penerimaan Dana
Diisi data penerimaan dana di Sekolah dari berbagai sumber. Cara pengisiannya:
Klik Sub Modul (8.2.1) Penerimaan Dana >> klik add >> klik – pilih Mata
Anggaran >> entrikan Tanggal >> entrikan Jumlah Uang. Klik save untuk
menyimpan, klik add untuk menambah record data.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
147
(Gbr.263. Penerimaan Dana)
X.E.3 Sub Modul (8.2.2) Pengeluaran Dana
Diisi data pengeluaran dana dari Sekolah. Klik Sub Modul (8.2.2) Pengeluaran Dana
>> klik add >> klik – pilih Mata Anggaran >> entrikan Tanggal >> entrikan
Jumlah Uang. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data.
(Gbr. 264. Pengeluaran Dana)
Data di Modul (8.2.1) Penerimaan Dana dan Modul (8.2.2) Pengeluaran Dana
akan ditampilkan pada cetak LISM di sub Modul (2.4.1) Individu Sekolah poin F.
BIAYA pada periode TAHUN AJARAN BERIKUTNYA / TAHUN AJARAN DEPAN.
(Gbr.265. Cetak LISM Individu Sekolah)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
148
X.E.4 Sub Modul (8.2.3) Subsidi
Diiisi data – data subsidi yang diterima oleh Sekolah. Klik Sub Modul (8.2.3) Subsidi
>> klik add >> Isikan data. Pilih – klik Jenis Bantuan >> entrikan Tahun >>
entrikan Sumber Bantuan >> entrikan Jumlah Dana >> entrikan Dana Pendamping
(bila ada) >> entrikan Peruntukan Dana. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk
menambah record data.
(Gbr.266. Subsidi)
Data di sub Modul (8.2.3) Subsidi ditampilkan pada cetak LISM sub Modul (2.4.1)
Individu Sekolah poin H. BANTUAN/BLOCK GRANT/SUBSIDI DAN BEASISWA.
(Gbr.267. Cetak LISM)
X.E.5 Sub Modul (8.2.4) Bea Siswa
Diisi data – data siswa yang mendapatkan beasiswa. Klik Sub Modul (8.2.4) Bea
Siswa >> klik add >> Isikan Data. Pada field No induk Siswa >> pilih – klik Nama
Siswa >> pilih – klik Nama Bea Siswa >> entrikan Keterangan >> entrikan Tahun
Masuk >> entrikan Jumlah Bea Siswa Per Bulan. Klik save untuk menyimpan, klik
add untuk menambah record data.
(Gbr.268. Bea Siswa)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
149
Data Laporan Bea Siswa akan ditampilkan di sub Modul (8.3.2) Laporan Bea Siswa.
(Gbr.269. Cetak Daftar Penerima Beasiswa)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
150
BAB XI
SIKLUS PERIODIKAL PEMBELAJARAN
XI.A. AKHIR PERIODE SEMESTER
Selama kegiatan pembelajaran di semester ganjil berlangsung, semua data-data
transaksional dimasukkan sebagaimana di uraikan di BAB V. DATA TRANSAKSIONAL.
Kegiatan Belajar Mengajar di semester ganjil berakhir di tandai dengan dilangsungkannya
ujian semester dan pembagian Rapor. Di semua tingkat kelas ( X, XI, XII ) ada beberapa hal
yang harus dilakukan sebagai berikut :
XI.A.1 Sub Modul (6.1.6) Rekap Absensi Siswa
Di sub modul ini akan ditampilkan data absensi dari seluruh siswa selama satu
semester. Data absen ini harus direkab, sebelumnya periksalah dan pastikan data
absen yang akan direkab sudah benar. Caranya : Klik Sub Modul (6.1.6) Rekap
Absensi Siswa >> box “ Rekap Absensi Siswa “ di ceklist ( Row paling
bawah ) >> konfirmasi “REKAP ABSENSI SISWA AKAN DILAKUKAN ? >> klik Yes.
(Gbr.270. Rekab Absen)
Konfirmasi “ ANDA YAKIN?? KARENA REKAP ABSENSI TIDAK DAPAT
DILAKUKAN LAGI !!! >> klik Yes.
Rekap Absensi Siswa >> Yes
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
151
(Gbr.271. Konfirmasi)
Akan ditanyakan tanggal pembagian rapor. Isikan rencana tanggal pembagian
Rapor dengan format BULAN – TANGGAL – TAHUN >> klik Ok..
(Gbr.272. Tanggal Pembagian Rapor)
Muncul konfirmasi Apakah Pengisian Rapor akan dilakukan secara otomastis ?, klik
Yes apabila memilih secara otomastis dan klik No apabila memilih tidak otomatis.
Metodhe pengisian Rapor secara otomatis maupun tidak otomatis akan dijelaskan di
bagian tata cara pengisian Rapor.
(Gbr.273. Pemilihan Methode Pengisian Rapor)
Data absen yang direkap akan otomatis masuk kedalam data absensi masing-masing
siswa di cetak rapor. Apabila setelah direkap ternyata ada data-data absen yang
salah atau akan mengubah methode pengisisan rapor yang sudah dipilih sebelumnya,
maka Administrator dapat membuka kembali Rekap Absensi lewat (99.)
Administrator >> (99.2) Administrator >> (99.2.3) Administrasi Akademik >>
(99.2.3.2) Buka Rekap Absensi.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
152
(Gbr.274. Membatalkan Rekab Absen)
XI.A.2 . Sub Modul (7.1.4) Rapor
Setelah absen direkab maka dapat melanjutkan untuk mengisikan data nilai ke
Rapor. Methode pengisian data Rapor ada dua macam yaitu:
XI.A.2.1. Otomatis
Apabila memilih methode pengisian secara otomatis, maka pada waktu tahapan
Rekap Absensi ketika muncul konfirmasi Apakah Pengisian Rapor akan dilakukan
secara otomastis ?, pilih - klik Yes.
(Gbr.275. Konfirmasi )
Selanjutnya untuk mengisikan data Rapor silahkan dibuka sub modul (7.1.4) Rapor.
Akan ditampilkan seluruh rombel beserta wali kelasnya, pilih rombel yang akan diisi
rapornya dari daftar rombel. Klik salah satu Rombel (misal X 1).
Di bagian Catatan dan Absensi rapor ditampilkan data rekap absensi dari siswa
selama satu semester, Isilah kolom Catatan dengan pesan/catatan dari wali kelas
untuk siswa yang bersangkutan yang akan ditampilkan dicetak rapor.
Buka Rekap Absensi Siswa
>> Yes
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
153
(Gbr.276. Data Rekab Absen Siswa )
Di seluruh mata pelajaran otomatis ditampilkan daftar siswa, kecuali mata pelajaran
Bahasa Asing, Ektrakurikuler dan Organisasi. Jadi tinggal mengisikan data nilai dan
kompetensi.
Isikan nilai rapor dari siswa ke tiap-tiap mata pelajaran. Caranya: Klik pada Mata
Pelajaran tertentu (misal Bahasa Inggris) >> Otomatis akan ditampilkan daftar siswa
dari rombel yang dipilih. Isikan data nilai Kognitif >> Psikomotor >> Afektif >>
kemudian entrikan Kompetensi. Klik save untuk menyimpan, lanjutkan ke siswa yang
lain. Untuk pengisian Mata Pelajaran yang lain, tatacaranya sama seperti yang
diuraikan diatas.
(Gbr.277. Pengisian Nilai dan Kompetensi)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
154
XI.A.2.2. Tidak Otomatis.
Apabila memilih methode pengisian tidak secara otomatis, maka pada waktu
tahapan Rekap Absensi ketika muncul konfirmasi Apakah Pengisian Rapor akan
dilakukan secara otomastis ?, pilih - klik No.
(Gbr.278. Konfirmasi)
Dengan methode pengisian tidak otomatis, pengisian data-data nilai pada sebagian
besar mata pelajaran tidak dapat dilakukan lewat aplikasi karena menu untuk
editing data menjadi tidak aktif. Untuk melihatnya buka sub modul (7.1.4) Rapor.
(Gbr.279. Data Rekab Absen Siswa)
Pada methode ini pengisian data Rapor adalah gabungan dua model pengisian
data , yaitu dengan cara manual (entry data) dan dengan cara Impor.
Menu editing data tidak aktif
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
155
A. Manual
Ada beberapa bagian Rapor yang pengisiannya dapat menggunakan cara manual
(entry data):
Catatan dan Absensi rapor
Ditampilkan data rekap absensi dari siswa selama satu semester, Isilah kolom Catatan
dengan pesan/catatan dari wali kelas untuk siswa yang bersangkutan yang akan
ditampilkan dicetak rapor.
(Gbr.280. Catatan dan Absensi Rapor)
Bahasa Asing
Pengisian data nilai untuk Bahasa Asing dengan cara manual. Klik Bahasa Asing >>
klik add. Isikan data : Pada field No induk >> pilih – klik Nama Siswa >> pilih –
klik Mata Pelajaran Diajarkan >> entri nilai Kognitif >> entri Nilai Psikomotor >>
pilih – klik Afektif >> entri Kompetensi. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk
menambah record data.
(Gbr.281. Bahasa Asing)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
156
Pengisian data Bahasa Asing juga dapat dilakukan dengan cara impor data
(dijelaskan di bagian B. Impor)
Muatan Lokal
Cara Pengisiannya, Klik Muatan Lokal >> klik add. Isikan data : Pada field No
induk >> pilih – klik Nama Siswa >> pilih – klik Mata Pelajaran Diajarkan >> entri
nilai Kognitif >> entri Nilai Psikomotor >> pilih – klik Afektif >> entri Kompetensi.
Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data.
(Gbr.282. Muatan Lokal)
Pengisian data Muatan Lokal juga dapat dilakukan dengan cara impor data
(dijelaskan di bagian B. Impor)
Ekstrakurikuler
Klik Ekstrakurikuler >> klik add. Isikan data : Pada field No induk >> pilih – klik
Nama Siswa >> pilih – klik Ekstrakurukuler >> entri Keterangan. Apabila siswa
mengikuti lebih dari satu jenis Kegiatan Ekstrakurikuler, maka tambahkan di record
berikutnya. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data.
(Gbr.283. Ekstrakurikuler)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
157
Pengisian data Ekstrakurikuler juga dapat dilakukan dengan cara impor data
(dijelaskan di bagian B. Impor)
Organisasi
Diisi dengan data-data siswa yang aktif dalam kepengurusan organisasi di sekolah.
Cara Pengisiannya, Klik Organisasi >> klik add. Isikan data : Pada field No induk
>> pilih – klik Nama Siswa >> pilih – klik Organisasi >> entri Keterangan. Klik
save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data.
(Gbr.284. Organisasi)
B. Impor
Pengisian data-data penilaian untuk mata pelajaran yang lain, dilakukan dengan
cara impor. Impor data Rapor di bagi ke dalam tiga bagian/tahap.
Nilai Rapor
Copy file format impor untuk impor nilai Rapor di Depdiknas >> Paket Aplikasi
Sekolah – SMA >> Import >> 09. Penilaian >> 06_Nilai_Rapor. Isikan data sesuai
petunjuk di template.
(Gbr.285. Format Impor untuk Nilai Rapor)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
158
(Gbr.286. Lanjutan Format Impor Untuk Nilai Rapor)
Setelah diisi lanjutkan dengan mengubah ke dalam format CSV, dan diimpor lewat
modul 09. PAS-Import.
Nilai Kepribadian
Copy file format impor untuk impor nilai Rapor di Depdiknas >> Paket Aplikasi
Sekolah – SMA >> Import >> 09. Penilaian >> 07_Nilai_Kepribadian. Isikan data
sesuai petunjuk di template.
(Gbr.287. Format impor untuk Nilai Kepribadian)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
159
(Gbr.288. Lanjutan Format Impor untuk Nilai Kepribadian)
Setelah diisi lanjutkan dengan mengubah ke dalam format CSV, dan diimpor lewat
modul 09. PAS-Import.
Nilai Ekstrakurikuler
Copy file format impor untuk impor nilai Rapor di Depdiknas >> Paket Aplikasi
Sekolah – SMA >> Import >> 09. Penilaian >> 08_Nilai_Ekstrakurikuler. Isikan
data sesuai petunjuk di template.
(Gbr.289. Format Impor untuk Nilai Ekstrakurikuler)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
160
(Gbr.290. Lanjutan Format Impor untuk Nilai Ekstrakurikuler)
XI.A.3 Sub Modul (6.3.4) Cetak rapor
Setelah pengisian data-data nilai Rapor dan kompetensi siswa selesai, maka akan
dihasilkan cetak rapor.
(Gbr.291. Cetak Rapor)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
161
(Gbr.292. Lanjutan Cetak Rapor)
XI.B. AWAL PERIODE SEMESTER
Di awal semester Genap ada beberapa referensi yang harus dikoreksi/diisi karena data-
data didalamnya mungkin mengalami perubahan. Tabel referensi itu adalah : (1.3.2)
Referensi Periodikal Per semester > ( Penugasan Guru Mengajar, Jadwal Pelajaran ).
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
162
(Gbr.293. Referensi Periodikal Per Semester)
Selama kegiatan pembelajaran di semester genap berlangsung, isikan data-data
transaksional sebagaimana di uraikan di BAB V. DATA TRANSAKSIONAL.
XI.C. AKHIR PERIODE TAHUNAN
Kegiatan Belajar Mengajar di semester genap berakhir di tandai dengan dilangsungkannya
ujian semester dan ujian nasional bagi siswa tingkat kelas XII. Di akhir Semester Genap yang
berarti juga akhir Tahun Ajaran ada beberapa hal yang harus dilakukan sebagai berikut :
XI.C.1. Sub Modul (6.1.6) Rekab Absensi Siswa
Lakukan tahapan rekab absensi, tata cara rekab absensi sama seperti rekab abseni
di semester ganjil yang telah diuraikan diatas.
XI.C.2. Pendaftaran Peserta UAN di Sub Modul (6.1.7) Kenaikan Kelas
Untuk melakukan proses pendaftaran peserta UAN bagi siswa tingkat XII ada di sub
modul (6.1.7) Kenaikan Kelas di sub Penentuan Peserta UAN. Buka Sub Modul
(6.1.7) Kenaikan Kelas >> Klik pada tingkat XII (missal XII IPA 1) >> Klik pada
Sub Penentuan Peserta UAN >> klik (ceklistt) pada box Peserta EBTA/UAN >> isi
No EBTA/UAN >> klik save, lanjutkan ke siswa yang lain.
(Gbr.294. Penentuan Peserta UAN)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
163
Out Put berupa cetak Daftar Peserta Ujian Nasional dapat dilihat di sub modul
(6.3.3) Cetak Peserta UAN.
(Gbr.295. Cetak Daftar Peserta UAN)
XI.C.3. Sub Modul (7.1.5) UAN
Setelah didaftarkan kemudian siswa akan mengikuti Ujian Akhir Nasional (UAN),
maka siswa akan mendapatkan nilai UAN. Untuk mengentrikan nilai UAN buka di sub
modul (7.1.5) UAN.
Cara pengisiannya : Klik Sub Modul (7.1.5) UAN >> klik pada salah satu Rombel
(misalnya XII IPA 1) >> Klik Nama Mata Pelajaran >> klik add. Isikan data : Pada
field No induk >> pilih – klik Nama Siswa >> entrikan data Nilai ( hati-hati range
nilai UAN adalah 0 – 10 ) >> isi Keterangan. Klik save untuk menyimpan, klik add
untuk menambah record data.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
164
(Gbr.296. Nilai UAN)
Data Statistic nilai rata-rata UAN siswa dari Tahun Ajaran sebelumnya dapat dilihat
di sub modul (7.2.5) Statistik Nila Rata-rata UAN Siswa ( data statistic ini akan
tampil jika PAS sudah dijalankan lebih dari satu tahun ajaran).
(Gbr.297. Statistik Nilai Rata-rata UN)
XI.C.4. Sub Modul (7.1.4) Rapor
Mengisikan data nilai Rapor Semester Genap. Methode pengisian nilai Rapor
tatacaranya sama dengan methode pengisian rapor di Semester Ganjil seperti yang
telah diuraikan diatas.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
165
XI.C.5. Sub Modul (7.1.6) STTB
Mengisikan data nilai STTB untuk siswa kelas XII. Caranya: Klik Sub Modul (7.1.6)
STTB >> klik pada salah satu Rombel ( Tingkat XII ) >> klik pada Mata Pelajaran
(misal Agama) >> klik add. Isikan data: Pada field No induk Siswa >> pilih – klik
Nama Siswa >> Pilih – klik Mata Pelajaran Diajarkan >> entri Nilai. Klik save untuk
menyimpan, klik add untuk menambah record data. Pengisian untuk Mata Pelajaran
yang lain, caranya sama seperti yang diuraikan diatas.
(Gbr.298. Nilai STTB)
XI.C.6. Sub Modul (6.1.7) Kenaikan kelas
XI.C.6.1. Proses menaikan kelas untuk siswa kelas X dan XI.
Caranya: Klik Sub Modul (6.1.7) Kenaikan Kelas >> klik pada salah satu Rombel
(misal X 1) >> Klik Kenaikan Siswa >> pilih Ya jika Naik Kelas atau pilih Tidak
jika tidak naik kelas >> klik save.
(Gbr.299. Kenaikan Kelas)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
166
Setelah proses penentuan Ya/Tidak (naik/tidak naik) selesai, teruskan dengan meng-
klik tombol Tutup Tahun Ajaran >> konfirmasi AKAN MENUTUP TAHUN AJARAN
?? >> klik Yes >> konfirmasi ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI
DILAKUKAN PERUBAHAN !! >> Klik Yes.
(Gbr.300. Tutup Tahun Ajaran)
Secara darurat proses naik kelas yang terlanjur ditutup dapat dibuka kembali lewat
Modul ( 99.2.3.3) Buka Naik Kelas. Klik pada cekbox Buka Tahun Ajaran >>
Konfirmasi Akan Membuka Tahun Ajaran ?? >> klik Yes >> konfirmasi ANDA
YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN !! >> Klik Yes.
(Gbr.301. Membuka Tahun Ajaran)
Tutup Tahun Ajaran >> Yes
Buka Tahun Ajaran >> Yes
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
167
XI.C.6.2. Proses kelulusan siswa kelas XII
Caranya: Klik Sub Modul (6.1.7) Kenaikan Kelas >> klik pada salah satu Rombel
(misal XII IPA 1) >> Klik Kenaikan Siswa >> pilih Ya jika Lulus atau pilih Tidak jika
tidak Lulus >> isikan No Ijazah >> klik save.
(Gbr.302. Kelulusan)
Setelah proses penentuan Ya/Tidak (lulus/tidak lulus) selesai, teruskan dengan meng-
klik tombol Tutup Tahun Ajaran >> konfirmasi AKAN MENUTUP TAHUN AJARAN
?? >> klik Yes >> konfirmasi ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI
DILAKUKAN PERUBAHAN !! >> Klik Yes.
(Gbr.303. Tutup Tahun Ajaran)
Tutup Tahun Ajaran >> Yes
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
168
Secara darurat proses naik kelas yang terlanjur ditutup dapat dibuka kembali lewat
Modul ( 99.2.3.3) Buka Naik Kelas. Klik pada cekbox Buka Tahun Ajaran >>
Konfirmasi Akan Membuka Tahun Ajaran ?? >> klik Yes >> konfirmasi ANDA
YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN !! >> Klik Yes.
XI.C.7. Sub Modul (5.2.2) Data Alumni
Data siswa tingkat XII yang telah lulus dapat dilihat di sub modul (5.2.2) Data
Alumni. Di modul ini dapat dilakukan pencatatan status siswa setelah lulus, baik yang
melanjutkan ke Perguruan Tinggi maupun yang langsung bekerja.
(Gbr.304. Data Alumni)
Out Put berupa Cetak Daftar Alumni dapat dilihat di sub modul (6.3.5) Cetak Daftar
Alumni.
(Gbr.305. Cetak Daftar Alumni)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
169
XI.C.8. Sub Modul (8.4) Tutup Anggaran
Setelah semua rangkaian proses mengenai UAN, Rapor, Kenaikan Kelas, maupun Kelulusan
di lakukan, maka tahapan terakhir yang harus dilakukan sebelum masuk ke Tahun Ajaran Baru
adalah melakukan Tutup Anggaran. Tutup Anggaran wajib dilakukan agar Tahun Ajaran
dapat dinaikan ke Tahun Ajaran berikutnya. Buka Sub modul (8.4) Tutup Anggaran >> klik
tombol Tutup Anggaran >> konfirmasi Anda yakin akan menutup transaksi keuangan ?
>> Klik Yes >> Informasi Tutup Anggaran Berhasil Dilakukan >> klik OK.
(Gbr.306. Tutup Anggaran)
Proses Tutup Anggaran yang sudah dilakukan dapat dibuka kembali di sub modul (99.2.4.1)
Buka Aggaran.
XI.D. AWAL PERIODE TAHUNAN
Di awal Tahun Ajaran ada beberapa data di beberapa modul yang harus dikoreksi/diisi
karena data- data didalamnya mungkin mengalami perubahan.
XI.D.1 Modul (02) PAS-Administrasi Sekolah
Lakukan pemeriksaan data di sub modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah,
apakah di Tahun Ajaran sekarang ada data yang harus di ubah / sesuaikan. Jika
ada Lakukan koreksi lewat sub modul (2.2) Pemeliharaan Identitas Sekolah.
Selanjutnya lakukan pemeriksaan menyeluruh data-data fasilitas sekolah di sub modul
(2.3) Fasilitas Sekolah.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
170
(Gbr.307. PAS-Administrasi Sekolah)
XI.D.2 Sub Modul (1.2) Referensi Tingkat Sekolah
Lakukan pemeriksaan dan pengisian/penyesuaian terhadap data-data didalam Sub
Modul (1.2) Referensi Tingkat Sekolah secara keseluruhan.
(Gbr.308. Referensi Tingkat Sekolah)
XI.D.3 Sub Modul (1.3) Referensi periodikal
Lakukan pemeriksaan juga terhadap data-data didalam Sub Modul (1.3) Referensi
Periodikal, baik Per Tahun Ajaran maupun Per Semester.
XI.D.3.1. Sub Modul (1.3.1) Per Tahun Ajaran
Lakukan pemeriksaan dan pengisian/penyesuaian terhadap data-data didalam Sub
Modul (1.3) Referensi Periodikal >> (1.3.1) Per Tahun Ajaran .
(Gbr.309. Referensi Periodikal Per-Tahun Ajaran)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
171
Sub Modul (1.3.1.2) Program Pengajaran per Tingkat dan Sub Modul (1.3.1.6)
Rombel harus segera diisi/ditetapkan. Jika dua sub modul ini belum
diisi/ditetapkan, maka proses penjurusan di sub modul (6.1.1) Penentuan
Jurusan dan proses penempatan rombel di sub modul (6.1.2) Penentuan Kelas
siswa Baru maupun sub modul (6.1.3) Penentuan Kelas Siswa Lama tidak
dapat dilakukan.
XI.D.3.2. Sub Modul (1.3.2) Per Semester
Lakukan pemeriksaan dan pengisian/penyesuaian terhadap data-data didalam Sub
Modul (1.3) Referensi Periodikal >> (1.3.2) Per Semester.
(Gbr.310. Referensi Periodikal Per-Semester)
Setelah menyelesaikan pemeriksaan dan pengisian/penetapan data-data Identitas Sekolah
dan data Referensi, maka tahapan proses dalam siklus periodikal pembelajaran dapat
dilanjutkan.
XI.D.4. Modul (04) Menjalankan proses PSB
Jalankan proses Penerimaan Siswa Baru (PSB) di Tahun Ajaran baru ini. Tahapan
dalam menjalankan proses PSB telah diuraikan di BAB VIII Penerimaan Siswa Baru.
(Gbr.311. PAS-Penerimaan Siswa Baru)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
172
XI.D.5. Sub Modul (6.1.1) Penentuan Jurusan
Menetapkan jurusan untuk siswa tingkat XI. Caranya: Klik Sub Modul (6.1.1)
Penentuan Jurusan >> pada field Program Pengajaran pilih – klik Program
Pengajaran (IPA/IPS/BAHASA) >> Pastikan seluruh siswa sudah ditentukan
jurusannya dan cek kembali apakah penentuannya sudah benar seperti yang
dikehendaki. Bila sudah yakin kemudian >> klik save (tampilan data akan hilang).
.
(Gbr.312. Penentuan Jurusan)
Setelah Penentuan jurusan ditutup apabila ada Penentuan Jurusan Siswa yang salah (
harus dipindah), dapat dilakukan melalui modul (99.2.3.1) Ubah Program
Pengajaran. Caranya : klik pada record Siswa yang akan dipindah jurusannya >>
>> klik save. Maka data siswa akan berpindah ke Jurusan yang baru.
(Gbr.313. Pindah Program Pengajaran)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
173
XI.D.6. Sub Modul (6.1.3) Penentuan kelas siswa lama
Menentukan kelas/rombel untuk siswa kelas XI dan XII hasil dari proses kenaikan
kelas. Langkah menentukan rombel : klik Sub Modul (6.1.3) Penentuan Kelas Siswa
Lama >> Klik Tingkat Kelas/Program Pengajaran (misal XI IPA) >> pilih - klik
Nama Wali kelas >> klik save.
(Gbr.314. Penentuan Kelas Siswa Lama)
Pastikan seluruh siswa sudah ditentukan rombelnya dan cek kembali apakah
penentuannya sudah benar seperti yang dikehendaki. Bila sudah yakin kemudian >>
klik tombol “Penentuan Kelas selesai” >> konfirmasi “PENENTUAN KELAS
DIAKHIRI DAN TIDAK ADA LAGI PERUBAHAN” >> Klik Yes >> konfirmasi “ANDA
YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN” >> klik Yes
>> klik save. Setelah proses ini seluruh data siswa akan masuk ke rombel masing-
masing ( tampilan hilang ).
(Gbr.315. Penentuan Kelas Selesai)
Penentuan Kelas Selesai >> Yes
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
174
Setelah Penentuan Kelas ditutup apabila ada Penentuan Rombel Siswa yang salah (
harus dipindah), dapat dilakukan melalui modul (99.2.3.4) Pindah Kelas
XI.D.7. Sub Modul (6.1.2) Penentuan kelas siswa baru
Lakukan penentuan kelas/rombel untuk siswa baru hasil PSB. Tahapannya seperti
telah diuraikan di BAB VIII Penerimaan Siswa Baru.
XI.D.8. Sub Modul (6.1.5) Penentuan NIS
Menentukan NIS untuk siswa baru hasil PSB. Tata caranya seperti yang telah
diuraikan di BAB VIII Penerimaan Siswa Baru.
Setelah semua tahapan dilakukan, maka PAS sudah siap untuk dioperasionalkan kembali
di Tahun Ajaran Baru. Maka kembali mengisikan data-data transaksional sebagaimana
telah diuaraikan di BAB X. DATA TRANSAKSIONAL. Selanjutnya kegiatan akan
berulang ke BAB IX.A. AKHIR PERIODE SEMESTER.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
175
BAB XII
SETTING APLIKASI PAS - SMS
Salah satu keunggulan Program PAS adalah adanya teknologi SMS – Gateway. Dengan
teknologi ini memungkinkan beberapa data didalam Database PAS dapat diakses dengan
sarana SMS. Berikut ini akan diuraikan langkah-langkah untuk menjalankan aplikasi PAS -
SMS .
XII.A. PERSIAPAN HARD WARE
Siapkan alat yang akan difungsikan sebagai modem untuk aplikasi PAS – SMS. Alat ini dapat
berupa Handphone atau modem GSM. Handphone dan modem GSM yang dapat dipakai
terbatas pada merk dan type tertentu. Handphone dengan sistem operasi symbian tidak
compatible difungsikan sebagai modem PAS – SMS.
Di manual ini akan dicontohkan setting PAS – SMS dengan modem berupa Handphone merk
Sony Ericsson type K 510 i ( Sony Ericsson seri K dan seri Z dapat dipakai ) dengan media
komunikasi data memakai kabel data. Jadi yang perlu disiapkan meliputi:
Pesawat Handphone
Kartu chip GSM ( Operator GSM bebas )
Driver handphone
Kabel data
XII.B. INSTALASI DRIVER HANDPHONE
Agar Handphone dikenali dan dapat berkomunikasi dengan komputer maka driver dari
Handphone harus diinstal di komputer. Installah Driver Handphone dikomputer Server PAS.
Ikuti petunjuk langkah-langkah penginstallannya ( tiap merk berbeda ).
XII.C. PEMERIKSAAN KONEKSI
Setelah driver Handphone diinstal, langkah selanjutnya adalah melakukan pemeriksaan
koneksi antara Handphone dan komputer.
XII.C.1 Pemeriksaan COM Address dan Baud rate
Pemeriksaan ini dapat dilakukan dengan beberapa cara. Salah satu cara adalah sbb
:
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
176
Buka Control Panel >> klik “Sistem”
(Gbr. 316. Control Panel – Sistem)
Tampil Window “Sistem Properties” >> klik “Hardware” >> klik “Device
Manager”.
(Gbr.317. Device Manager)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
177
Tampil window “Device Manager” >> klik “modem” >> klik kanan pada
“Sony Ericsson K510 USB WMC Data Modem >> klik “properties”.
(Gbr.318. Device Manager)
Tampil window “Sony Ericsson K510 USB WMC Data Modem >> klik
“modem”.
(Gbr.319. Modem Propertis)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
178
Catat Port : COM …..? Dan Maximum Port Speed: …..?
( dalam contoh Port: COM 33, Maximum Port Speed : 115200 )
Klik “Ok” dan tutup window “Device Manager”.
XII.C.2. Pemeriksaan Command AT
Pemeriksaan ini untuk melihat adanya komunikasi antara Handphone sebagai modem
dan komputer. Tahapannya sbb :
Klik “Start” >> “All Programs” >> “ Accessories” >> “Communications”
>> “Hyper Terminal”.
(Gbr.320. Hyper Terminal)
Tampil window “Connection Description” , berilah nama koneksi ini dengan
mengisi kotak “Name” misalnya diberi nama “PAS” ( pemberian nama
bebas ). Kemudian klik “OK”.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
179
(Gbr.321. Hyper Terminal)
Akan tampil window “Connect to”. Isilah kotak “Connect Using” dengan cara
memilih COM Address dari daftar. Pilih COM Address sesuai yang terdeteksi
di pemeriksaan sebelumnya, dalam contoh ini adalah “COM 33”. Kemudian
klik “OK”.
(Gbr.322. Connect To)
Selanjutnya tampil window “COM 33 Properties”. Isilah kotak “Bits per
second” dengan memilih data yang sesuai dengan pemeriksaan sebelumnya.
Yaitu data yang tampil pada window “Device Manager” >> “Maximum
Port Speed”, dalam contoh ini adalah 115200.
Beri nama koneksi >> Ok
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
180
(Gbr.323. Port Setting)
Berikutnya masih dalam window “COM 33 Properties”, isilah kotak “Flow
control” dengan memilih “None”. Kemudian klik “Apply” >> “OK”.
(Gbr.324. Port Setting)
Maka window “PAS – Hyper Terminal” akan aktif. Ketiklah karakter “at”
kemudian klik “Enter”.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
181
(Gbr.325. at Command)
Jika dijawab “OK”, berarti antara Handphone dan komputer sudah dapat
berkomunikasi.
Selanjutnya tutup window “PAS – Hyper Terminal”, akan muncul window
mengkonfirmasi apakah akan memutus koneksi, klik “Yes”.
(Gbr.326. Konfirmasi)
Kemudian muncul window yang mengkonfirmasi apakah akan menyimpan
koneksi dengan nama “PAS”, klik “No”.
(Gbr.327. Konfirmasi)
Ketik ” at ” >> enter
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
182
XII.C.3. Pengaturan di Database.
Langkah selanjutnya adalah melakukan penyesuaian pengaturan “COM Address”
dan “Baud rate” ( sesuai yang sudah diperiksa sebelumnya lewat Device Manager )
ke dalam database PAS. Pengaturan ini dilakukan di dalam file dengan nama :
“jSMSServer.conf”. File ini berada di dua lokasi yang berbeda. Pengaturannya akan
diuraikan sbb :
XII.C.3.1. Lokasi Pertama
Buka “Window Explorer” >> C:\DEPDIKNAS >> “Paket Aplikasi
Sekolah – SMA” >> “PAS – SMS Application”.
(Gbr.328. PAS-SMS Application)
Bukalah folder “PAS – SMS Application” >> cari file “jSMSServer.conf”.
(Gbr.329. JSMS Server.Conf)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
183
Bukalah file “jSMSServer.conf” menggunakan Notepad, dengan cara : klik
kanan Open With… pilih Notepad.
(Gbr.330. Notepad)
Setelah script tampil, lihat pada bagian bawah. Ada “Serial Port Settings”
yang terdiri “serial.port” dan “serial.baud”. “serial port” diisi dengan
“COM Address” ( dalam contoh adalah COM 33 ), sedang “serial baud”
diisi dengan “baud rate” ( dalam contoh adalah 115200 ). Apabila data
yang tampil tidak cocok, maka ubah sesuaikan.
(Gbr.331. JSMS Server)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
184
Setelah selesai simpanlah pengaturan ini : klik “File” >> “save”. Kemudian
tutup window.
XII.C.3.2. Lokasi Kedua
Buka “Window Explorer” >> C:\DEPDIKNAS >> “Paket Aplikasi
Sekolah – SMA” >> “PAS – SMS Application” >> “jsmsengine_1_2_6-B1”
>> “jSMSServer”.
(Gbr.332. Lokasi Ke-dua JSMS Server)
Bukalah folder “jSMSServer” >> cari file “jSMSServer.conf”.
(Gbr.333. JSMS Server)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
185
Buka file “jSMSServer.conf” dengan Notepad, lakukan pengaturan pada
“Serial Port Settings” dengan langkah-langlah seperti tahapan pengaturan
di lokasi pertama.
XII.D. Menjalankan Aplikasi PAS - SMS
Semua pengaturan diatas hanya perlu dilakukan sekali diawal, selanjutnya untuk menjalankan
aplikasi PAS – SMS dapat langsung dieksekusi lewat modul PAS no. 10a. PAS –SMS Server
dan 10b. PAS – SMS Tool. Tahapannya diuraikan berikut ini :
(Gbr.334. Aplikasi PAS-SMS)
XII.D.1. Persiapan
Agar PAS – SMS berjalan dengan lancar ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan :
Periksa Handphone yang akan difungsikan sebagai modem. Pastikan kartu
chip GSM yang dipakai dalam masa aktif dan terisi pulsa.
Inbox SMS di Handphone harus dikosongkan. Apabila ada SMS didalamnya
maka akan terjawab oleh PAS kemudian terhapus dari inbox hand phone.
Agar PAS – SMS berjalan lancar maka semua aplikasi PAS atau aplikasi lain
di komputer server ditutup.
Pastikan data-data transaksional sudah dimasukkan ke dalam database PAS.
XII.D.2. Menjalankan PAS - SMS
Tahapan untuk mengaktifkan PAS – SMS adalah sbb :
Koneksikan Handphone ke komputer Server dengan kabel data.
Buka modul PAS no. 10a. PAS –SMS Server. Klik dua kali pada tampilan di
desktop >> tunggu beberapa saat.
Akan tampil window “jSMSServer”, selanjutnya klik “Action” >> “Connect”
>> tunggu beberapa saat.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
186
(Gbr.335. Koneksi)
Jika koneksi berhasil maka spesfifikasi dari modem akan tampil.
(Gbr.336. Koneksi Berhasil)
Berikutnya buka modul PAS no. 10b. PAS – SMS Tool. Klik dua kali pada
tampilan di desktop.
Akan tampil window “PAS – SMS Application”. Disini akan tersimpan data-
data operasional PAS–SMS, diantaranya data SMS Terkirim dan SMS Tidak
Terkirim.
Klik Action >> Connect >>
Tunggu beberapa saat
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
187
(Gbr.337. PAS-SMS Application)
Window “jSMSServer” dan window “PAS – SMS Application” dapat
ditampilkan bersamaan di desktop.
PAS – SMS siap melayani .
XII.E. Sintaks / Key Word PAS - SMS
PAS – SMS hanya dapat melayani permintaan data dengan sintaks / key word dan format
yang sudah ditetapkan. Berikut ini adalah daftar sintaks / key word beserta contoh
aplikasinya.
XII.E.1. Sintaks / Key Word untuk Penerimaan Siswa Baru ( PSB)
Sintaks/keyword ini hanya aktif pada waktu proses Penerimaan Siswa Baru.
PSB spasi ( no calon siswa ) contoh = PSB 1001
Jawabannya keterangan diterima / tidaknya calon siswa dengan no calsis
yang dikirim dalam PSB.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
188
(Gbr.338. Sintak PSB)
UNMAX
Jawabannya informasi nilai calon siswa tertinggi yang mendaftar di Sekolah
ini.
(Gbr.339. Sintak Unmax)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
189
UNMIN
Jawabannya informasi nilai calon siswa terendah yang mendaftar di Sekolah.
(Gbr.340. Sintak Unmin)
PASS
Jawabannya informasi Passing Grade ( batas nilai terendah yang diterima )
yang ditetapkan Sekolah pada periode waktu berjalan.
(Gbr.341. Sintak Pass)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
190
XII.E.2. Sintaks / Key Word untuk data Transaksional
ABS spasi ( no induk siswa ) contoh = ABS 3805
Jawabannya rekab absensi siswa dalam bulan berjalan.
(Gbr.342. Sintak Abs)
HADIR spasi ( no induk siswa ) contoh = HADIR 3805
Jawabannya informasi kapan siswa terakhir tidak masuk Sekolah.
(Gbr.343. Sintak Hadir)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
191
KOMITE spasi ( no induk siswa ) contoh = KOMITE 3803
Jawabannya informasi terakhir siswa membayar Uang Komite (dapat di
modif menjadi Bp3).
(Gbr.344. Sintak Komite)
NILAI spasi ( no induk siswa ) contoh = NILAI 3809
Jawabannya adalah 3 (tiga) nilai terakhir tagihan dari siswa.
(Gbr.345. Sintak Nilai)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
192
WALI spasi ( no induk siswa ) contoh = WALI 2001
Jawabannya informasi Wali Kelas dari siswa .
(Gbr.346. Sintak Wali)
STS_SISWA spasi ( no induk siswa ) = STS_SISWA 3803
Jawabannya informasi status kenaikan kelas siswa pada Tahun Ajaran
berjalan.
(Gbr.347. Sintak Sts_siswa)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
193
XII.F. Mengubah / Menambah SMS Command Secara default dari setiap sintaks SMS yang dikirim jawabannya sudah diatur sedemikian
rupa, tetapi beberapa jawaban perlu diubah / diperbaiki agar informasi yang disampaikan
menjadi lebih jelas. Contohnya untuk kehadiran siswa dengan sintaks HADIR, apabila siswa
masuk terus ( belum pernah absen ) maka jawabannya secara default adalah “ Maaf data
tidak tersedia “, jawaban ini dapat diubah karena informasi yang ingin disampaikan
sebenarnya adalah bahwa siswa tersebut belum pernah absen. Juga jawaban untuk
beberapa sintaks SMS yang lain dapat ditambah misalnya dengan identitas sekolah.
Berikut akan diuraikan tahapan untuk mengubah agar jawaban SMS seperti yang
ditampilkan dalam contoh jawaban sintaks diatas :
Buka “Window Explorer” >> C:\DEPDIKNAS >> “Paket Aplikasi
Sekolah – SMA” >> “PAS – SMS Application”.
(Gbr.348. PAS-SMS Aplication)
Bukalah folder “PAS – SMS ” >> cari file “smscommand.sys”.
(Gbr.349. SMS Command)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
194
Buka dengan Notepad, akan tampil script pengaturan untuk seluruh sintaks
dan jawaban dari PAS-SMS. Cari bagian yang akan diubah/ditambah
kemudian edit.
(Gbr.350. Mengubah Command SMS)
Setelah melakukan perubahan /penambahan jangan lupa disimpan, klik file
>> save, maka jawaban dari PAS – SMS akan berubah sesuai pengaturan
yang dilakukan.
PERINGATAN :
a. Ketika mengubah / menambah script lakukan dengan hati-hati dan cermat.
b. Ubah / tambah data seperlunya dengan singkat dan jelas
c. Jangan mengubah parameter teknis yang lain karena akan menyebabkan
sistem error.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
195
CATATAN :
Dalam menjalankan PAS – SMS ada beberapa hal yang perlu diperhatikan :
a. Apabila tiba-tiba PAS - SMS tidak jalan/tidak dapat melakukan reply, dapat
disebabkan oleh :
Di Window “jSMSServer” status disconnect.
Kartu GSM dari Handphone yang dipakai sebagai modem memasuki masa
tenggang atau pulsanya habis.
Server Overload karena terlalu banyak SMS masuk secara bersamaan.
b. SMS reply yang tidak kunjung diterima oleh pengirim dapat disebabkan oleh
gangguan di operator GSM, jadi sudah dijawab oleh PAS – SMS tapi terpending di
Operator.
c. Jika sintaks/keyword SMS yang masuk tidak sesuai atau formatnya salah ( misal tidak
ada spasi ) akan dijawab dengan : “ERROR perintah tidak dikenal”.
d. Untuk keyword ABS dan HADIR jika siswa yang ditanyakan masuk terus ( tidak
pernah absen ), secara default jawabannya “Maaf data tidak tersedia”.
e. Untuk keyword yang lain jawaban “Maaf data tidak tersedia” berarti memang data
yang diminta tidak ada/kosong.
f. Besarnya tarif SMS sesuai dengan ketentuan yang berlaku dari masing-masing
operator GSM, biaya reply ditanggung oleh Sekolah.
g. Semua jenis kartu GSM dapat digunakan untuk modem server PAS – SMS, dan dapat
mengirim SMS ke semua operator. Kartu CDMA tidak compatible untuk server PAS –
SMS.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
196
BAB XIII
MENAMPILKAN FOTO & MENGGANTI LOGO
PADA INSTALASI CLIENT - SERVER
Salah satu kelengkapan Biodata Kepegawaian dan Biodata Siswa didalam aplikasi PAS
adalah ditampilkannya foto diri. Pada instalasi Client-Server perlu dilakukan beberapa
pengaturan di komputer server dan juga komputer Client. Dengan pengaturan ini foto
kepegawaian dan foto Siswa akan tampil di komputer Server dan komputer Client.
XIII.A. Pengaturan Pada Server XIII.A.1. Sharing folder “Pics”
Agar foto dapat tampil di Server dan Client maka folder “Pics” yang ada didalam
direktori PAS-SMA harus di sharing, caranya sbb :
Buka Window Explorer >> C:\DEPDIKNAS >> Paket Aplikasi Sekolah –
SMA >> PAS – SMA >> didalamnya ada tiga direktori : “mio”, “Pics” dan
“Sistem”.
(Gbr.351. PAS – SMA)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
197
Klik kanan pada direktori “Pics”, pilih “Sharing and Security”.
(Gbr.352. Sharing and security)
Akan tampil window “Pics Properties”, berilah tanda ceklistt pada kotak
“Share this folder on the network”.
(Gbr.353. Sharing)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
198
Secara default di kotak “Share name” telah ada nama “Pics”. Nama ini
dapat dipertahankan/dipakai atau dapat juga diubah, misalnya diubah
menjadi PAS_FOTO. Tambahkan karakter “$” sehingga menjadi
PAS_FOTO$, penambahan karakter “$” bertujuan agar direktori yang
disharing tidak dapat dilihat oleh user yang tidak berkepentingan.
(Gbr.354. Share name)
Klik “Ok” untuk menutup window.
XIII.A.2 Mapping
Pengaturan ini dimaksudkan untuk mengarahkan penyimpanan data ke komputer
Server, baik data yang dimasukkan di komputer Server maupun data yang
dimasukkan melalui komputer Client. Maka pengaturan ini harus dilakukan di
komputer Server dan juga di komputer Client. Langkah-langkah mapping sbb:
Buka Window Explorer >> Tools >> Map Network Drive …
(Gbr.355. Map Network Drive)
Akan tampil window “Map Network Drive”. Isilah kotak “Drive”, dari daftar
pilihlah “Drive P”.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
199
(Gbr.356. Pemilihan Drive)
Isilah kotak “Folder” dengan “IP address” dari komputer Server ( misal IP
Server: 192.168.0.1 )dan nama direktori yang di-share tadi yaitu
PAS_FOTO$, maka yang diisikan ke kotak “Folder” adalah :
\\192.168.0.1\PAS_FOTO$. Pastikan ceklistt di “Reconnet at logon” aktif.
(Gbr.357. (Mapping dengan no IP)
Selain “No IP” mapping juga dapat menggunakan “Komputer name”.
(Gbr.358. Mapping dengan Komputer name)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
200
Klik “Finish” untuk menutup window.. Maka pada Window Explore akan
terlihat drive baru dengan nama (….) on ( … ) ( P: ).
(Gbr.359. Drive Baru)
XIII.B. Pengaturan Pada Client Lakukan pengaturan “Mapping” pada semua komputer Client. Tahapan melakukan “Mapping” pada komputer Client sama dengan tahapan “Mapping” di komputer Server seperti yang dijelaskan diatas. Yang perlu diperhatikan pemilihan “Drive” pada semua komputer Client harus sama dengan “Drive” di komputer Server yaitu “Drive P”.
XIII.C. Menampilkan Foto Setelah pengaturan “Sharing” dan “Mapping” dilakukan, maka foto Guru dan foto siswa dapat ditampilkan di Server dan Client. Berikut adalah tahapannya:
XIII.C.1. Foto Guru
Langkah menampilkan foto Guru adalah sbb:
Siapkan file foto Guru dalam format JPEG ( .jpg).
Buka Window Explorer >> C:\DEPDIKNAS >> Paket Aplikasi Sekolah SMA
>> PAS – SMA >> Pics >> FOTO_GURU.
(Gbr.360. FOTO GURU)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
201
Masukkan file-file foto Guru ke dalam folder FOTO_GURU.
Berilah nama file-file foto Guru dengan NIP ( Nomor Induk Pegawai ) lama
dari Guru yang bersangkutan.
(Gbr.361. FOTO GURU)
Foto Guru akan tampil di Biodata Guru dalam aplikasi PAS modul 03.
Administrasi Kepegawaian >> (3.1) Pembentukan Data Awal >> (3.1.1)
Data Awal Guru.
(Gbr.362. Tampilan Foto Guru)
Untuk menampilkan foto Tenaga Administrasi prosesnya sama dengan menampilkan foto Guru.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
202
(Gbr.363. Tampilan Foto Guru)
XIII.C.2. Foto Siswa Langkah menampilkan foto Siswa adalah sbb:
Siapkan file foto Siswa dalam format JPEG ( .jpg).
Buka Window Explorer >> C:\DEPDIKNAS >> Paket Aplikasi Sekolah SMA
>> PAS – SMA >> Pics >> FOTO_SISWA.
(Gbr.364. FOTO SISWA)
Di dalam folder FOTO_SISWA, defaultnya ada sebuah folder bernama
“12”. Gantilah nama folder ini dengan : “dua angka dari kiri Nomor Induk
Siswa ( NIS )”, misal NIS Siswa adalah 3800 s/d 3899 maka gantilah nama
folder itu dengan “38”. Dan folder dapat ditambah sesuai dengan kebutuhan
(misalnya no induk siswa telah bertambah menjadi 3900 dst, maka harus
membuat folder baru lagi)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
203
Masukkan file-file foto Siswa ke dalam folder “38”.
Berilah nama file-file foto Siswa dengan NIS ( Nomor Induk Siswa ) dari
Siswa yang bersangkutan.
(Gbr.365. FOTO SISWA)
Foto Siswa akan tampil di Biodata Siswa dalam aplikasi PAS modul 05.
Administrasi Siswa dan Alumni >> (5.1) Pembentukan Data Awal >>
(5.1.1) Data Awal Siswa Baru
(Gbr.366. Tampilan Foto Siswa)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
204
XIII.D. Mengganti Logo
Di dalam PAS disediakan banyak sekali out put berupa data cetak. Di cetak ini akan
ditampilkan banner yang defaultnya berisi 2 buah logo “Tut Wuri Handayani” di kanan dan
kiri juga identitas Sekolah.
(Gbr.367. Tampilan Banner Default)
Logo yang tampil di semua cetak out put PAS dapat diganti, salah satu atau kedua-duanya.
Cara mengganti Logo diuraikan sbb:
Buka Window Explorer >> C:\DEPDIKNAS >> Paket Aplikasi Sekolah – SMA >>
PAS – SMA >> Pics. Di dalamnya terdapat banyak gambar, carilah 2 buah gambar
“Tut Wuri Handayani” dengan nama file “LOGO” dan LOGO_SEKOLAH_PEMDA.
(Gbr.368.Logo Default)
Selanjutnya nama file untuk 2 buah gambar “Tut Wuri Handayani” tersebut di
rename, misalnya menjadi “LOGO_1” dan “LOGO_SEKOLAH_PEMDA_1”
(penamaan file bebas).
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
205
(Gbr.369. Rename)
Masukkan gambar/logo baru yang sudah disiapkan ke dalam folder “Pics” dan beri
nama file-nya dengan “LOGO” dan “LOGO_SEKOLAH_PEMDA”.
(Gbr.370. Memasukkan Logo Baru)
Maka disemua cetak out put PAS akan ditampilkan LOGO yang baru.
(Gbr.371. Tampilan Logo Baru)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
206
BAB XIV
PAS PERPUSTAKAAN
Pada PAS-SMA versi 5.3 telah dilengkapi dengan modul perpustakaan (Digitall Library). PAS-
Perpustakaan dapat mengelola konten dalam berbagai format: teks, audio maupun video
(multimedia), dan sudah dilengkapi beserta system sirkulasinya. Modul PAS-Perpustakaan
terdiri dua modul : 88a PAS-Perpustakaan untuk Admin Perpustakaan dan 88b PAS-OPAC
untuk user.
(Gbr.372. Modul PAS-Perpustakaan)
Tahapan menjalankan PAS-Perpustakaan di uraikan sebagai berikut:
XIV.A. Referensi
Buka modul PAS 88a PAS-Perpustakaan >> 1. Referensi.
(Gbr.373. Isi modul 88a PAS-Perpustakaan)
XIV.A.1. Sub Modul (1.1) Klasifikasi
Di sub modul ini diisikan data Klasifikasi Bahan Pustaka berdasarkan Bagan
Klasifikasi DDC ( Dewey Decimal Classification ). DDC merupakan bagan klasifikasi
sistem hirarki yang menganut prinsip "desimal" dalam membagi cabang ilmu
pengetahuan. DDC membagi semua ilmu pengetahuan ke dalam 10 kelas utama (main
classes) yang diberi notasi berupa angka Arab 000-900. Setiap kelas utama dibagi
secara desimal menjadi 10 subkelas (division). Kemudian subkelas dibagi lagi menjadi
10 seksi (section), dan seterusnya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada contoh
berikut:
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
207
Kelas Utama
000 - Karya umum
100 - Filsafat dan disiplin terkait
200 - Agama
300 - Ilmu-ilmu sosial
400 - Bahasa
500 - Ilmu-ilmu murni
600 - Ilmu-ilmu terapan
700 - Kesenian
800 - Sastra
900 - Geografi umum dan sejarah serta cabangnya.
Divisi
300 - Ilmu-ilmu sosial
310 - Statistik
320 - Ilmu Politik
330 - Ilmu Ekonomi
340 - Hukum
350 - Administrasi Negara
360 - Problem dan pelayanan sosial
370 - Pendidikan
380 - Perdagagangan
390 - Adat istiadat, etiket, cerita rakyat
Seksi
370 - Pendidikan
371 - Pendidikan secara umum
372 - Pendidikan dasar
373 - Pendidikan menengah
374 - Pendidikan dewasa
375 - Kurikulum
376 - Pendidikan wanita
377 - Sekolah dan agama
378 - Pendidikan tinggi
379 - Pendidikan dan Negara
Tiap-tiap seksi di atas dapat dibagi lagi secara desimal apabila
dikehendaki menjadi bagian lebih spesifik, misalnya:
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
208
371- Pendidikan secara umum
371.1 - Pengajaran dan pengajar
371.2 - Administrasi pendidikan
371.3 - Metode mengajar dan belajar
371.4 - Bimbingan dan penyuluhan
371.5 - Disiplin sekolah
371.6 - Sarana fisik
371.7 - Kesehatan dan keselamatan sekolah
371.8 - Siswa
371.9 - Pendidikan khusus
(Gbr.374. Klasifikasi Bahan Pustaka)
Berhubungan dengan sub modul (2.1) Bahan Pustaka.
XIV.A.2. Sub Modul (1.2) Jenis
Di sub modul ini sudah diisikan beberapa Jenis Bahan Pustaka, tambahkan Jenis
Bahan Pustaka yang lain.
(Gbr.375. Jenis Bahan Pustaka)
Berhubungan dengan sub modul (2.1) Bahan Pustaka.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
209
XIV.A.3. Sub Modul (1.3) Bahasa
Diisi dengan data bahasa dari Bahan Pustaka koleksi Perpustakaan.
(Gbr. 376. Bahasa Bahan Pustaka)
Berhubungan dengan sub modul (2.1) Bahan Pustaka.
XIV.A.4. Sub Modul (1.4) Bentuk Media
Berisi bermacam-macam Bentuk Media Bahan Pustaka
(Gbr.377. Bentuk Media Bahan Pustaka)
Berhubungan dengan sub modul (2.1) Bahan Pustaka
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
210
XIV.A.5. Sub Modul (1.5) Penerbit
Diisi dengan data-data penerbit buku/bahan pustaka.
(Gbr.378. Penerbit Bahan Pustaka)
Berhubungan dengan sub modul (2.1) Bahan Pustaka
XIV.A.6. Sub Modul (1.6) Tempat Terbit
Diisi data kota-kota tempat terbitnya Bahan Pustaka.
(Gbr.379. Tempat Terbit Bahan Pustaka)
Berhubungan dengan sub modul (2.1) Bahan Pustaka
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
211
XIV.A.7. Sub Modul (1.7) Kala Terbit
Berisi data periode /waktu terbitnya Bahan Pustaka.
( Gbr.380. Kala Terbit Bahan Pustaka)
Berhubungan dengan sub modul (2.1) Bahan Pustaka
XIV.A.8. Sub Modul (1.8) Pengarang
Sub Modul (1.8.1) Tipe Pengarang
Berisi data macam-macam tipe Pengarang Bahan Pustaka.
(Gbr. 381. Tipe Pengarang Bahan Pustaka)
Berhubungan dengan sub modul (1.8.3) Pengarang
Sub Modul (1.8.2) List Pengarang
Berisi daftar List Pengarang
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
212
(Gbr.382. List Pengarang Bahan Pustaka)
Berhubungan dengan sub modul (2.1) Bahan Pustaka
Sub Modul (1.8.3) Pengarang
Diisi dengan nama-nama pengarang dari Bahan Pustaka
(Gbr.383. Pengarang Bahan Pustaka)
Berhubungan dengan sub modul (2.1) Bahan Pustaka
XIV.A.9. Sub Modul (1.9) Topik
Sub Modul (1.9.1) Tipe Topik
Berisi data-data Tipe Topik Bahan Pustaka
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
213
(Gbr.384. Tipe Topik Bahan Pustaka)
Berhubungan dengan sub modul (2.1) Bahan Pustaka
Sub Modul (1.9.2) Topik
Berisi data-data Topik Bahan Pustaka, tambahkan topic-topik yang lain.
(Gbr.385. Topik Bahan Pustaka)
Berhubungan dengan sub modul (2.1) Bahan Pustaka
XIV.A.10. Penyedia Koleksi
Diisi dengan data Penyedia Koleksi / Distributor.
(Gbr. 386. Penyedia Koleksi Bahan Pustaka)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
214
XIV.B. Data Master
Buka modul PAS 88a PAS-Perpustakaan >> 2. Data Master. Di sub modul ini diisikan data-
data dari semua koleksi bahan pustaka di sekolah.
(Gbr.387. Sub Modul Data Master)
XIV.B.1. Sub Modul (2.1) Bahan Pustaka
Klik Sub Modul (2.1) Bahan Pustaka, Cara pengisiannya: Klik area kosong >>
Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan data mulai dari Kode Bahan Pustaka,
Judul, dst , Untuk Kode Bahan Pustaka diisi dengan kode/identitas Bahan Pustaka (
Nomor Induk Buku ). Setelah semua data terisi ( Tulisan warna merah wajib diisi ),
kemudian klik save (f2) untuk menyimpan data. Untuk mengisikan data Bahan Pustaka
berikutnya (menambah record data), klik add (f5).
(Gbr.388. Bahan Pustaka)
ISBN : International Standard Book Number yaitu standar internasional
penomoran baku untuk buku
ISSN : International Standard Serial Number yaitu standar internasional
penomoran baku untuk majalah / terbitan berseri.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
215
Di sub modul ini juga diisikan:
Aturan Bahan Pustaka
Diisi data aturan peminjaman berkaitan dengan sisten sirkulasi. Jika pada point
Tampilan di OPAC di pilih Tampil, maka Bahan Pustaka akan ditampilkan di Modul
88b. OPAC.
(Gbr.389. Aturan Bahan Pustakaz)
OPAC = online public access catalogue, adalah sebuah catalog berbantuan
computer dengan menggunakan aplikasi tertentu yang dapat menampilkan data
catalog dalam bentuk digital.
Pengarang Bahan Pustaka
Mengisikan data pengarang Bahan Pustaka.
(Gbr.390. Pengarang Bahan Pustaka)
Topik Bahan Pustaka
Pemilihan Topik Bahan Pustaka.
(Gbr.391. Topik Bahan Pustaka)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
216
XIV.B.2. Sub Modul (2.2) Koleksi Bahan Pustaka
Klik Sub Modul (2.2) Koleksi Bahan Pustaka, Cara pengisiannya: Klik area kosong
>> Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan data mulai dari Kode Koleksi, No
Panggil, dst. Setelah semua data terisi ( Tulisan warna merah wajib diisi ), kemudian
klik save (f2) untuk menyimpan data.
(Gbr.392. Koleksi Bahan Pustaka)
Apabila koleksi untuk satu judul buku lebih dari satu buku, maka isikan data
koleksi Bahan Pustaka sejumlah koleksi bukunya ( dengan Kode Koleksi, No.
Panggil, Kode Inventaris yang berbeda ).
XIV.B.3. Sub Modul (2.3) Cetak
Sub Modul (2.3.1) Label Buku
Out Put berupa cetak Label Buku
(Gbr.393. Cetak Label Buku)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
217
Sub Modul (2.3.2) Kartu Buku
Out put berupa cetak Kartu Buku
(Gbr.394. Cetak Kartu Buku)
XIV.C. Impor Data
Untuk mengisikan data-data referensi dan data Bahan Pustaka juga disediakan
fasilitas impor data. File format impor untuk data perpustakaan ada di DEPDIKNAS >>
Paket Aplikasi Sekolah- SMA >> Import >> 10. Perpustakaan. Lakukan proses impor data
seperti proses impor data Guru dan Siswa yang telah diuraikan diawal.
(Gbr.395. File Impor Perpustakaan)
XIV.D. Installasi Software Pendukung
PAS-Perpustakaan dapat mengelola berbagai format Bahan Pustaka, dapat berupa
text, musik, gambar, maupun video (Multi Media), agar dapat menjalankannya
dengan baik maka di komputer perlu diinstall software-software pendukungnya. Di
Installer PAS versi 5.3 sudah disertakan beberapa software pendukung yang
diperlukan.
Masukkan CD Instalasi PAS ke dalam CD-Room komputer, setelah muncul tampilan
berikut >> klik Support, pilih dan installah software yang dibutuhkan ( utamanya
Foxit PDF Reader, MDAC, K-Lite Codec Pack dan Open Office ).. Atau dapat juga
dengan cara masuk ke Window Explore >> PAS-SMA 5.3 >> Utilities.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
218
(Gbr.396. Software Pendukung)
XIV.E. Menampilkan Cover Buku
Proses menampilkan cover buku serupa dengan proses menampilkan foto guru dan
foto siswa. Jadi Folder Pics harus sudah di Sharring dan sudah dilakukan Mapping
baik di komputer server maupun di client (telah dijelaskan di BAB XIII. Menampilkan
Foto dan Mengganti Logo pada Instalasi Client Server).
Untuk menampilkan cover buku tahapannya adalah sebagai berikut:
Siapkan file cover buku dalam format JPEG ( .jpg).
Buka Window Explorer >> C:\DEPDIKNAS >> Paket Aplikasi Sekolah SMA
>> PAS – SMA >> Pics >> IMAGE_COVER.
(Gbr.397. Image Cover)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
219
Masukkan file-file gambar cover buku ke dalam folder IMAGE_COVER.
Berilah nama file-file gambar cover buku dengan Kode Bahan Pustaka dari
Buku yang bersangkutan.
(Gbr.398. File cover Buku)
Cover Buku akan tampil di Sub Modul (2.1) Bahan Pustaka
(Gbr.399. Tampilan Gambar Sampul)
Juga akan tampil di modul 88b. OPAC.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
220
(Gbr.400. PAS-OPAC)
XIV.F. Menampilkan Konten Bahan Pustaka
Proses menampilkan konten Bahan Pustaka, baik berupa text, audio maupun video
caranya serupa dengan proses menampilkan cover buku.
Untuk menampilkan konten Bahan Pustaka tahapannya adalah sebagai berikut:
Siapkan file konten Bahan Pustaka.
Buka Window Explorer >> C:\DEPDIKNAS >> Paket Aplikasi Sekolah SMA
>> PAS – SMA >> Pics >> CONTENT.
(Gbr.401. Content)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
221
Masukkan file-file konten Bahan Pustaka ke dalam folder CONTENT.
Berilah nama file-file gambar cover buku dengan Kode Bahan Pustaka dari
Buku yang bersangkutan.
(Gbr.402. File Content Bahan Pustaka)
Konten Bahan Pustaka dapat dilihat di Sub Modul (2.1) Bahan Pustaka. Klik
pada tombol Preview ( di bawah Gambar Sampul ).
(Gbr.403. Tombol Preview)
Maka konten Bahan Pustaka akan ditampilkan.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
222
(Gbr.404. Tampilan Konten Bahan Pustaka)
XIV.G. Keanggotaan
Buka modul PAS 88a PAS-Perpustakaan >> 3. Keanggotaan.
(Gbr.405. Keanggotaan)
XIV.G.1 Sub Modul (3.1) Pendaftaran Anggota
Keanggotaan Perpustakaan secara otomatis mengambil data Pegawai dan Data
siswa dari database PAS.
Sub Modul (3.1.1) Guru
Proses untuk mendaftarkan Guru menjadi anggota Perpustakaan: buka sub modul
(3.1.1) Guru >> klik area kosong >> Tambah Data >> Yes. Pada ID User klik pada
nama Guru >> klik save untuk menyimpan >> klik add untuk menambah record data.
Setiap Guru yang didaftarkan akan mendapatkan no ID User dan Kata Kunci (
password ). Keanggotaan berlaku 3 (tiga) tahun, dan dapat diperpanjang dengan
klik pada tombol Perpanjang.
(Gbr.406. Pendaftaran Anggota Untuk Guru)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
223
Sub Modul (3.1.2) Siswa
Proses untuk mendaftarkan Siswa menjadi anggota Perpustakaan: buka sub modul
(3.1.2) Siswa >> klik area kosong >> Tambah Data >> Yes. Pada ID User klik
pada nama Siswa >> klik save untuk menyimpan >> klik add untuk menambah
record data. Setiap Siswa yang didaftarkan akan mendapatkan no ID User dan
Kata Kunci ( password ). Keanggotaan berlaku 3 (tiga) tahun, dan dapat
diperpanjang dengan klik pada tombol Perpanjang.
(Gbr.407. Pendaftaran Anggota Untuk Siswa)
XIV.G.2 Sub Modul (3.2) Cetak Kartu Anggota
Setelah anggota di daftarkan, maka kartu anggota baik untuk Guru maupun siswa
dapat ditampilkan.
Sub Modul (3.2.1) Guru
Cetak Kartu Anggota untuk Guru dapat dilihat di sub modul (3.2.1) Guru.
(Gbr. 408. Cetak Kartu Anggota Guru)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
224
Sub Modul (3.2.2) Siswa
Cetak Kartu Anggota untuk Siswa dapat dilihat di sub modul (3.2.2) Siswa.
(Gbr.409. Cetak Kartu Anggota Siswa)
XIV.H. Sirkulasi
Buka modul PAS 88a PAS-Perpustakaan >> 4. Sirkulasi. Di sub modul ini Administrator
Perpustakaan melakukan tugasnya, yaitu mencatat semua transaksi (pemesanan, peminjaman,
pengembalian, dll) yang berkaitan dengan sirkulasi Bahan Pustaka di Perpustakaan..
(Gbr.410. Sirkulasi)
XIV.H.1 Sub Modul (4.1) Aturan Peminjaman
Di sub modul ini berisi aturan yang berkaitan dengan sirkulasi bahan pustaka, baik
pemesanan, peminjaman maupun perpanjangan untuk Guru dan Siswa. Data aturan
peminjaman dapat diubah jika tidak sesuai.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
225
(Gbr.411. Aturan Peminjaman)
XIV.H.2 Sub Modul (4.2) Transaksi Pegawai
Di Sub Modul ini untuk mencatat transaksi yang dilakukan oleh Pegawai/Guru.
(Gbr.412. Transaksi Pegawai)
XIV.H.2.1 Sub Modul (4.2.1) Mulai Transaksi
Admin Perpustakaan akan membuka sub modul (4.2.1) Mulai Transaksi ketika ada
Pegawai/Guru akan melakukan transaksi.
Pemesanan
Untuk melakukan pemesanan, klik pada Nama Pegawai yang melakukan pemesanan
>> klik sub Pemesanan >> klik area kosong >> Tambah Data >> Yes. Pada Kode
Bahan Pustaka pilih >> klik pada Bahan Pustaka yang diinginkan >> pilih Kode
Koleksi >> isikan Tanggal Reservasi >> klik save/f2 (tampilan data transaksi akan
hilang).
(Gbr.413. Transaksi Pemesanan)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
226
Jika Bahan Pustaka yang ingin dipesan ternyata telah dipesan/dipinjam, maka akan
muncul peringatan sebagai berikut:
(Gbr.414. Peringatan)
Sedang Dipesan
Maka transaksi pemesanan yang telah dilakukan akan tercatat di sub Sedang
Dipesan.
(Gbr.415. Catatan Transaksi Pemesanan)
Jika transaksi pemesanan yang telah dilakukan ternyata dibatalkan, maka klik pada
tombol Pembatalan.
(Gbr.416. Pembatalan Pemesanan)
Tampil Konfirmasi “Informasi Pembatalan” >> klik OK. Maka transaksi pemesanan
telah dibatalkan.
(Gbr.417. Informasi Pembatalan)
Dan jika transaksi pemesanan dilanjutkan dengan peminjaman, maka klik tombol
Peminjaman.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
227
(Gbr.418. Peminjaman)
Tampil Konfirmasi “Informasi Peminjaman” >> klik OK. Maka transaksi peminjaman
telah dilakukan.
(Gbr.419. Informasi Peminjaman)
Peminjaman
Untuk melakukan peminjaman, klik pada Nama Pegawai yang melakukan
peminjaman >> klik sub Peminjaman >> klik area kosong >> Tambah Data >>
Yes. Pada Kode Bahan Pustaka pilih >> klik pada Bahan Pustaka yang diinginkan
>> pilih Kode Koleksi >> klik save/f2 (tampilan data transaksi akan hilang).
(Gbr.420. Peminjaman)
Jika Bahan Pustaka yang ingin dipinjam ternyata telah dipesan/dipinjam, maka akan
muncul peringatan sebagai berikut:
(Gbr.421. Peringatan)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
228
Sidang Dipinjam
Maka transaksi peminjaman yang telah dilakukan akan tercatat di sub Sedang
Dipinjam.
(Gbr.422. Catatan Transaksi Peminjaman)
Jika Bahan Pustaka yang telah dipinjam dikembalikan, maka klik pada tombol
Kembali.
(Gbr.423. Pengembalian)
Tampil Konfirmasi “Informasi Pengembalian” >> klik OK. Maka transaksi
pengembalian telah dilakukan dan Bahan Pustaka kembali dalam status tersedia.
(Gbr.424. Informasi Pengembalian)
Dan jika transaksi peminjaman diperpanjang, maka klik tombol Perpanjang.
(Gbr.425. Perpanjangan)
Tampil Konfirmasi “Informasi Perpanjangan Peminjaman” >> klik OK. Maka
transaksi perpanjangan peminjaman telah dilakukan.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
229
(Gbr.426. Informasi Perpanjangan Peminjaman)
Sejarah Peminjaman
Semua transaksi peminjaman beserta statusnya dari masing-masing pegawai tercatat
di sub Sejarah Peminjaman.
(Gbr.427. Sejarah Peminjaman)
Denda Keterlambatan
Jika pengembalian Bahan Pustaka telah melewati batas tanggal pengembalian
(terlambat), akan muncul peringatan sebagai berikut:
(Gbr.428. Informasi Keterlambatan)
Catatan denda akibat terlambat dalam mengembalikan Bahan Pustaka yang
dipinjam, dapat dilihat di sub Denda Keterlambatan. Cek box Lunas berwarna
merah menandakan bahwa denda belum dibayar.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
230
(Gbr.429. Denda Keterlambatan)
Ketika denda dibayar, berilah tanda ceklist pada cek box Lunas. Maka cek box
Lunas berubah warna menjadi biru menandakan denda telah dibayar.
(Gbr.430. Denda Keterlambatan)
XIV.H.2.2 Sub Modul (4.2.2) Pengembalian Kilat
Pengembalian Bahan Pustaka secara cepat dapat dilakukan di sub modul (4.2.2)
Pengembalian Kilat. Caranya : entrikan Kode Koleksi dari Bahan Pustaka yang
akan di kembalikan di box Kode Koleksi >> klik Kembali.
(Gbr.431. Pengembalian Kilat)
Akan ditampilkan “informasi Pengembalian” >> klik OK, maka Bahan Pustaka telah
dikembalikan dan statusnya kembali tersedia.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
231
(Gbr.432. Informasi Pengembalian)
XIV.H.2.3 Sub Modul (4.2.3) Sejarah Peminjaman
Sejarah transaksi Peminjaman dari seluruh Pegawai beserta statusnya, ditampilkan di
sub modul (4.2.3) Sejarah Peminjaman
(Gbr.433. Sejarah Peminjaman)
XIV.H.2.4 Sub Modul (4.2.4) Reservasi
Data / catatan Pemesanan (reservasi) dapat dilihat di sub modul ( 4.2.4) Reservasi.
(Gbr.434. Reservasi)
XIV.H.2.5 Sub Modul (4.2.5) Keterlambatan
Data / catatan keterlambatan pengembalian Bahan Pustaka dapat dilihat di sub
modul ( 4.2.5) Keterlambatan.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
232
(Gbr.435. Catatan Keterlambatan)
XIV.H.3 Sub Modul (4.3) Transaksi Siswa
Di Sub Modul ini untuk mencatat transaksi yang dilakukan oleh Siswa.
(Gbr.436. Transaksi Siswa)
XIV.H.3.1 Sub Modul (4.3.1) Mulai Transaksi
Seluruh proses transaksi baik pemesanan maupun peminjaman untuk transaksi siswa,
tata caranya sama seperti proses transaksi untuk Pegawai sebagaimana telah
diuraikan diatas.
XIV.H.3.2 Sub Modul (4.2.2) Pengembalian Kilat
Prosedur pengembalian kilat untuk transaksi siswa tata caranya juga sama dengan
prosedur pengembalian kilat untuk transaksi Pegawai yang telah diuraikan diatas.
XIV.H.3.3 Sub Modul (4.3.3) Sejarah Peminjaman
Sejarah transaksi Peminjaman dari seluruh Siswa beserta statusnya, ditampilkan di sub
modul (4.3.3) Sejarah Peminjaman
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
233
(Gbr.437. Sejarah Peminjaman Siswa)
XIV.H.3.4 Sub Modul (4.3.4) Reservasi
Data / catatan Pemesanan (reservasi) dari siswa dapat dilihat di sub modul ( 4.3.4)
Reservasi.
(Gbr.438. List Reservasi Siswa)
XIV.H.3.5 Sub Modul (4.3.5) Keterlambatan
Data / catatan keterlambatan pengembalian Bahan Pustaka dapat dilihat di sub
modul ( 4.3.5) Keterlambatan.
(Gbr.439. Catatan Keterlambatan)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
234
XIV.H.4 Sub Modul (4.4) Standard Operating Prosedures
Bahan Pustaka yang telah dipesan tetapi hingga batas waktu reservasi habis belum juga
diambil/dipinjam dan transaksi pemesanannya tidak dibatalkan, menyebabkan status Bahan
Pustaka menjadi tidak tersedia dan tidak dapat di pesan/dipinjam oleh anggota yang lain.
Semua transaksi dengan status seperti ini (kadaluwarsa) akan terekab di sub modul (4.4)
Standard Operating Prosedures. Untuk membebaskan/membatalkan transaksi pemesanan
yang kadaluwarsa ini secara bersama-sama, caranya dengan klik pada tombol Proses.
(Gbr.440. Standard Operating Prosedures)
Akan tampil konfirmasi “Informasi Proses SOP berhasil dilakukan” >> klik OK.
(Gbr.441. Informasi Proses SOP)
Setelah proses ini, maka Bahan Pustaka kembali pada status tersedia dan dapat di
pesan/dipinjam oleh anggota yang lain.
XIV.I. Pelaporan
Buka modul PAS 88a PAS-Perpustakaan >> 5. Pelaporan. Di sub modul ini ditampilkan
beberapa macam out put berkaitan data perpustakaan.
(Gbr.442. Pelaporan)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
235
XIV.I.1 Sub Modul (5.1) Bahan Pustaka
Di tampilkan daftar seluruh koleksi Bahan Pustaka.
(Gbr.443. Daftar Bahan Pustaka)
XIV.I.2 Sub Modul (5.2) Daftar Koleksi Bahan Pustaka
Di tampilkan daftar seluruh koleksi Bahan Pustaka, beserta data spesisikasi, harga
dan statusnya.
(Gbr.444. Daftar Koleksi Bahan Pustaka)
XIV.I.3 Sub Modul (5.3) Rekapitulasi Bahan Pustaka
Di tampilkan data rekapitulasi berdasarkan kategori tertentu.
(Gbr.445. Rekapitulasi Bahan Pustaka)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
236
Sub Modul (5.3.1) Klasifikasi Bahan Pustaka
(Gbr.446. Rekapitulasi Bahan Pustaka Berdasarkan Klasifikasi)
Sub Modul (5.3.2) Jenis Bahan Pustaka
(Gbr.447. Rekapitulasi Bahan Pustaka Berdasarkan Jenis)
Sub Modul (5.3.3) Bahasa Bahan Pustaka
(Gbr.448. Rekapitulasi Bahan Pustaka Berdasarkan Bahasa)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
237
Sub Modul (5.3.4) Bentuk Media Bahan Pustaka
(Gbr.449. Rekapitulasi Bahan Pustaka Berdasarkan Bentuk Media)
XIV.I.4 Sub Modul (5.4) Statistik Bahan Pustaka
Di tampilkan data Statistik berdasarkan kategori tertentu.
(Gbr.450. Statistik Bahan Pustaka)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
238
Sub Modul (5.4.1) Statistik Bahan Pustaka
(Gbr.451. Statistik Bahan Pustaka)
Sub Modul (5.4.2) Statistik Peminjaman
(Gbr.452. Statistik Peminjaman)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
239
Sub Modul (5.4.3) Statistik Penggunaan Koleksi
(Gbr.453. Statistik Penggunaan Koleksi)
Sub Modul (5.4.4) Statistik Anggota
(Gbr.454. Statistik Anggota)
XIV.J. O P A C
Buka modul PAS 88b PAS- OPAC. Dengan PAS-OPAC anggota perpustakaan baik Guru
maupun siswa dapat mengakses Perpustakaan dari manapun di komputer yang terinstall
modul 88b. PAS – OPAC dan terkoneksi dengan jaringan PAS. Hal ini memudahkan anggota
dalam mencari (search) Bahan Pustaka yang dibutuhkan dan kemudian melakukan transaksi
pemesanan, karena tidak harus datang ke Perpustakaan.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
240
(Gbr.455. PAS - OPAC)
XIV.J.1 Login
Untuk dapat melakukan pemesanan lewat PAS- OPAC, maka anggota perpustakaan
harus login terlebih dahulu Login. Isikan ID Anggota dan Kata Kunci yang didapat
pada waktu pendaftaran anggota di sub modul (3.1) Pendaftaran Anggota >> klik
jenis keanggotaan ( Guru / Siswa ) >> klik Login.
(Gbr.456. Login Anggota)
Jika ID Anggota dan Kata Kunci benar, maka akan muncul “ Informasi Login
Berhasil”.
(Gbr.457. Informasi Login Berhasil)
Tetapi jika ID Anggota dan Kata Kunci salah, maka akan muncul “ Kesalahan”.
(Gbr.458. Kesalahan)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
241
Untuk keluar dari PAS – OPAC maka klik pada tombol Logout.
(Gbr.459. Logout)
XIV.J.2 Mengganti Kata Kunci ( Pasword)
Kata kunci / Pasword yang didapat setiap Anggota Perpustakaan pada waktu
pendaftaran anggota, dapat diganti sesuai keinginan Anggota Perpustakaan. Cara
untuk mengganti Kata Kunci (Pasword) tahapannya sebagai berikut:
Lakukan Login seperti yang telah diuraikan diatas. Kemudian klik pada Ganti
Kata Kunci .
(Gbr.460. Ganti Kata Kunci)
Tampil window “ Ganti Kata Kunci”. Entrikan kata kunci lama di box Kata
Kunci Lama, kemudian entrikan kata kunci pengganti di box Kata Kunci
Baru, ulangi entrikan kata kunci pengganti di box Konfirmasi Kata Kunci
Baru >> klik tombol OK.
(Gbr.461. Window Ganti Kata Kunci)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
242
Akan tampil “Informasi Kata Kunci telah dirubah”, maka kata kunci /
password telah berganti >> klik OK.
(Gbr.462. Informasi Kata Kunci telah dirubah)
XIV.J.3 Pencarian (Searching) Bahan Pustaka
Untuk memudahkan Anggota Perpustakaan dalam mencari Bahan Pustaka yang
dibutuhkan, di PAS – OPAC juga disediakan fasilitas pencarian. Ada dua model
system pencarian yang disediakan, yaitu:
Pencarian Sederhana
Di sistem ini untuk mencari Bahan Pustaka yang dibutuhkan anggota tinggal
mengentrikan kata kunci.
Misalnya mencari Bahan Pustaka berkaitan dengan Internet, tinggal mengentrikan
kata Internet >> klik Pencarian. Maka akan ditampilkan Bahan Pustaka yang
berkaitan dengan Internet.
(Gbr.463. Pencarian Sederhana)
Pencarian Spesifik
Sedangkan sistem ini untuk mencari Bahan Pustaka yang dibutuhkan dapat
menggunakan pilihan spesifikasi yang disediakan. Dapat memakai Judul, Pengarang,
Topik, ISBN / ISSN, GMD atau Jenis. Dapat juga menggunakan lebih dari satu pilihan
spesifikasi. Maka akan ditampilkan Bahan Pustaka sesuai dengan spesifikasi yang
dikehendaki.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
243
.
(Gbr.464. Pencarian Spesifik)
XIV.J.4 Info Bahan Pustaka
Setelah melakukan pencarian dan menemukan Bahan Pustaka yang dibutuhkan, maka
anggota dapat mencari informasi berkaitan spesifikasi, info sirkulasi, isi/konten dan
dapat melakukan transaksi pemesanan.
(Gbr.465. Tampilan Bahan Pustaka)
Info Detail
Klik pada tombol Info Detail, akan ditampilkan spesifikasi detail dari Bahan Pustaka.
(Gbr.466. Info Detail)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
244
Info Koleksi
Klik pada tombol Info Koleksi, akan ditampilkan informasi ketersediaan koleksi bahan
pustaka. Warna hijau menandakan bahan pustaka tersedia, warna kuning
menandakan sedang dipesan, dan warna merah menandakan bahan pustaka sedang
dipinjam.
(Gbr.467. Ketersediaan Koleksi Bahan Pustaka)
Apabila menghendaki melakukan pemesanan/reservasi, maka klik pada area
berwarna hijau pada tanggal yang di inginkan. Akan tampil “Informasi
Reservasi Berhasil Dilakukan” >> klik OK.
(Gbr.468. Informasi Reservasi Berhasil Dilakukan)
Maka area yang di klik akan berubah warna menjadi kuning dan transaksi ini
akan tercatat sebagai transaksi pemesanan di sub modul (4.2.1) Mulai
Transaksi >> Sedang Dipesan (Bahan Pustaka tidak dapat
dipesan/dipinjam oleh anggota lain). Selanjutnya anggota tinggal datang ke
Perpustakaan untuk melakukan peminjaman.
Untuk memesan >> klik pada area
warna hijau
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
245
Preview
Klik pada tombol Preview, maka akan ditampilkan isi/konten dari Bahan Pustaka.
(Gbr.469. Konten Bahan Pustaka)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
246
BAB XV
TIPS & TRIK IMPOR DATA
XV.A. TIPS MENGOLAH DATA
Salah satu cara pengisian data ke dalam Database PAS adalah dengan sistem impor.
Sekolah biasanya telah memiliki data dalam format Excel (.xls). Data dalam format Excel
dapat dimasukkan ke dalam Database PAS tanpa harus melakukan entri kembali. Secara
garis besar tahapan melakukan impor adalah:
Menyusun data ke file excel (.xls) dalam format yang disediakan di aplikasi.
Mengubah data dari file excel (.xls) menjadi data format file CSV(.csv ).
Mengimpor file CSV (.csv) ke dalam Database PAS lewat modul 09. PAS
Impor.
Kendalanya sering kali data yang dimiliki Sekolah tersedia dalam berbagai format.
Sedangkan untuk di impor, data harus sesuai dengan ketentuan dalam format impor yang
sudah disediakan. Berikut adalah format data yang sering dimiliki sekolah dan trik untuk
menyesuaikan/memodifikasi format datanya.
XV.A.1. Nama – NIP dan Tempat/Tgl. Lahir dalam dua baris.
(Gbr.470. Data Awal)
Untuk mengubah menjadi satu baris, langkahnya sbb :
Cermati berapa data maksimal (dalam contoh adalah 4 data).
Ketikan angka 5 pada cell A3.
Pada cell A5 masukkan rumus =A3+1 ( tempatkan pointer di cell A5 >> klik
= >> klik cell A3 >> ketik +1 >> enter).
Copy-kan sampai akhir data ( blok cell A4 dan A5, copy – sorot sampai akhir
data).
Hilangkan rumus ( blok semua data >> klik kanan copy >> tempatkan
pointer di cell A1 >> klik kanan paste special >> klik OK.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
247
(Gbr.471. Paste Spesial)
Data diurutkan berdasarkan nomor dengan menu Sort ( blok semua data >>
klik Data >> Sort >> klik OK
(Gbr.472. Sort)
Data akan diurutkan berdasarkan nomor.
(Gbr.473. Hasil Sort)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
248
Insert pada kolom C ( tempatkan pointer di kolom C >> klik kanan insert ).
Pindahkan Data NIP ke kolom C ( blok cell B6 s/d B9 >> klik kanan cut >>
tempatkan pointer di cell C2 >> klik kanan paste ).
Pindahkan Data Tanggal lahir di kolom E ( blok cell D6 s/d D9 >> klik kanan
cut >> tempatkan pointer di cell E2 >> klik kanan paste ).
Hasil akhir sebagai berikut :
(Gbr474. Hasil Akhir)
XV.A.2. Nama dan NIP dalam satu kolom.
(Gbr.475. Data Awal)
Untuk memisahkan menjadi dua kolom langkahnya sbb:
Pada cell C2 masukkan rumus =RIGHT((B2),11)
RIGHT berfungsi untuk mengambil karakter dari kanan pada cell B2 dengan
jumlah karakter sebanyak 11. Copykan sampai akhir data, Hasilnya sbb:
(Gbr.476. Memisahkan NIP)
Selanjutnya adalah menghilangkan spasi di dalam NIP. Di cell D2 ketikkan
rumus =LEFT(C2,3) , LEFT berfungsi untuk mengambil karakter dari kiri pada
cell C2 sejumlah 3 karakter. Copy-kan sampai akhir data.
Di cell E2 ketikkan rumus =MID(C2,5,3), MID berfungsi mengambil karakter di
tengah di cell C2 dimulai pada karakter ke 5, sejumlah 3 karakter. Copy-kan
sampai akhir data.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
249
.Di cell F2 ketikkan rumus =RIGHT(C2,3), RIGHT berfungsi untuk mengambil
karakter dari kanan pada cell C2 dengan jumlah karakter sebanyak 3.
(Gbr.477. Menghilangkan Spasi)
Gabungkan data di kolom D.E.dan F menjadi satu, caranya: di cell G2
ketikkan rumus =CONCATENATE(D2,E2,F2), CONCATENATE berfungsi
menggabungkan data di cell D2, cell E2 dan cell F2. Copy-kan sampai akhir
data. Hasil akhir sbb:
(Gbr.478. Hasil Akhir)
XV.A.3. Tempat dan Tanggal Lahir dalam satu kolom – format bulan text.
(Gbr.479. Data Awal)
Pisahkan Tempat Lahir, pada cell B1 ketikkan rumus =LEFT(A1,FIND(“ “,A1,1)-
2)
LEFT berfungsi untuk mengambil karakter dari kiri pada cell A1, FIND
berfungsi mencari karakter di cell A1, -2 berfungsi menghilangkan spasi dan
koma.
(Gbr.480. Memisahkan Tempat Lahir)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
250
Pisahkan Tgl. Lahir, Pada cell C1 ketikkan rumus =MID(A1,FIND("
",A1,1)+1,20)
MID berfungsi untuk mengambil karakter dari tengah pada cell A1, FIND
berfungsi mencari karakter di cell A1, +1 berfungsi menghilangkan spasi dan
angka 20 adalah jumlah maksimal karakter yang diambil.
(Gbr.481. Memisahkan Tanggal Lahir)
Pisahkan Tanggal, pada cell D1 ketikkan rumus =LEFT(C1,2)
LEFT berfungsi untuk mengambil karakter dari kiri pada cell C1 sebanyak 2
karakter.
(Gbr.482. Memisahkan Tanggal)
Pisahkan bulan dan tempatkan ke kolom E, di cell E1 ketikkan rumus dibawah
ini:
=MID(C1,FIND(" ",C1,1)+1,FIND(" ",C1,4)-FIND(" ",C1,1)-1) , MID berfungsi
untuk mengambil karakter dari tengah pada cell C1, FIND(" ",C1,1)+1
berfungsi mencari karakter di cell C1, +1 berfungsi menghilangkan spasi,
FIND(" ",C1,4)-FIND(" ",C1,1)-1 berfungsi mencari karakter di cell C1 di mulai
dari karakter no 4 sejumlah satu karakter, -1 berfungsi menghilangkan spasi.
(Gbr.483. Memisahkan Bulan)
Ubahlah Nama Bulan dalam format text menjadi format angka, Tahapannya
di sheet 2 buatlah tabel acuan sbb:
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
251
(Gbr.484. Tabel Data Acuan)
Kemudian letakkan pointer di cell F1, ketikkan rumus sebagai berikut : =VLOOKUP(E1,Sheet2!$A$2:$B$13,2,0), VLOOKUP berfungsi mengambil
data secara vertical dengan acuan able data di sheet 2 ( cell A2 – B13
yang telah diabsolutkan ), tanda $ berfungsi untuk meng-absolutkan ( hanya
mengambil acuan data yang ditunjuk ). Hasilnya adalah sbb:
(Gbr.485. Hasil VLOOKUP)
Pisahkan data Tahun tempatkan di kolom G, pada cell G1 ketikkan rumus
sbb:
=RIGHT(C1,4), RIGHT berfungsi untuk mengambil karakter dari kanan pada
cell C1 dengan jumlah karakter sebanyak 4.
(Gbr.486. Memisahkan Tahun)
Gabungkan data Tanggal Lahir dengan format M/d/yyyy, caranya: di cell
H1 ketikkan rumus =CONCATENATE(F1,"/",D1,"/",G1), CONCATENATE
berfungsi menggabungkan data di cell F1, cell D1 dan cell G1. Copy-kan
sampai akhir data. Hasil akhir sbb
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
252
(Gbr.487. Hasil Akhir)
XV.A.4. Tempat dan Tanggal Lahir dalam satu kolom – format bulan angka.
.(Gbr.488. Data Awal)
Pisahkan Tempat Lahir, pada cell B1 ketikkan rumus =LEFT(A1,FIND(" ",A1,1)-
1)
LEFT berfungsi untuk mengambil karakter dari kiri pada cell A1, FIND
berfungsi mencari karakter di cell A1 yang dibatasi koma, -1 berfungsi
menghilangkan koma.
(Gbr.489. Memisahkan Tempat Lahir)
Pisahkan Tgl. Lahir, Pada cell C1 ketikkan rumus =MID(A1,
FIND(",",A1,1)+2,20)
MID berfungsi untuk mengambil karakter dari tengah pada cell A1, FIND
berfungsi mencari karakter di cell A1 yang dibatasi koma, +1 berfungsi
menghilangkan spasi dan angka 20 adalah jumlah maksimal karakter yang
diambil.
(Gbr.490. Memisahkan Tanggal Lahir)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
253
Pisahkan Tanggal, pada cell D1 ketikkan rumus =LEFT(C1,2)
LEFT berfungsi untuk mengambil karakter dari kiri pada cell C1 sebanyak 2
karakter.
(Gbr.491. Memisahkan Tanggal)
Pisahkan Bulan, pada cell E1 ketikkan rumus : =MID(C1,4,2)
MID berfungsi mengambil karakter di tengah pada cell C1, dimulai pada
karakter no 4, sebanyak 2 karakter.
(Gbr.492. Memisahkan Bulan)
Pisahkan Tahun, pada cell F1 ketikkan rumus : =RIGHT(C1,4)
RIGHT berfungsi untuk mengambil karakter dari kanan pada cell C1 dengan
jumlah karakter sebanyak 4.
(Gbr.493. Memisahkan Tahun)
Gabungkan data Tanggal Lahir dengan format M/d/yyyy, caranya: di cell
G1 ketikkan rumus =CONCATENATE(E1,"/",D1,"/",F1), CONCATENATE
berfungsi menggabungkan data di cell E1, cell D1 dan cell F1. Copy-kan
sampai akhir data. Hasil akhir sbb:
(Gbr.494. Hasil Akhir)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
254
XV.B. TRIK IMPOR DATA SISWA
Data kesiswaan adalah data yang besar, maka akan sangat membantu jika pengisiannya
menggunakan cara impor data. Sebagaimana telah dijelaskan di BAB IX. ENTRI DATA
KESISWAAN SUB IX.B. Impor Data, bahwa untuk impor data kesiswaan ada dua tahap yaitu:
impor Biodata dan impor tingkat kelas/penempatan rombel.
Di Sub BAB IX.B. Impor Data tersebut juga sudah diuraikan tahapan-tahapan dalam
melakukan impor data kesiswaan untuk siswa tingkat X. Disini yang akan dijelaskan, bahwa
untuk impor data kesiswaan tinkat XI dan XII ada sedikit perbedaan perlakukan. Perbedaan
ini adalah dalam hal pengisian beberapa data, perbedaan itu dijelaskan sebagai berikut :
Di dalam file format untuk impor biodata siswa (file 02.01. Biodata Siswa),
diantaranya mengisi field kd_tingkat_kelas dan kd_program_pengajaran. Di kedua
field itu di templatenya sudah diberi petunjuk pengisiannya, perhatikan gambar
berikut:
(Gbr.495. File Format Impor Biodata Siswa)
Sesuai petunjuk diatas, maka untuk impor Kelas X kd_tingkat kelas diisi 01 dan
kd_program_pengajaran diisi 1. Masih sesuai petunjuk diatas, jikalau kita akan
mengimpor data siswa misal Kelas XI IPA 1, maka seharusnya kd_tingkat_kelas diisi
02 dan kd_program_pengajaran diisi 3. Jika dilakukan sesuai petunjuk itu, maka
yang terjadi setelah berhasil impor data siswa tingkat XI dan XII masuk di (5.1.2)
Data Awal Siswa Pindahan.
Agar siswa tingkat XI dan XII tidak diperlakukan sebagai siswa pindahan, maka
ketika mengimpor data siswa Kelas XI dan XII, pengisian untuk kedua field itu tidak
mengikuti petunjuk ditemplate. Jadi perlakuannya untuk impor seluruh data Siswa
Kelas XI dan XII, field kd_tingkat_kelas tetap diisi 01 dan kd_program_pengajaran
tetap diisi 1 ( sama seperti pada waktu impor data Kelas X ). Dengan cara ini setelah
berhasil diimpor, data siswa Kelas XI dan XII tidak dianggap sebagai Siswa Pindahan
dan datanya tetap masuk ke modul (5.1.1) Data Awal Siswa baru. Perhatikan
gambar berikut:
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
255
(Gbr.496. Manipulasi Pengisian Data)
Lanjutkan dengan mengimpor tingkat kelasnya, untuk memudahkan silahkan ambil
data rombel dengan cara Query ke Database PAS ( Uraian lengkap tatacara Query
data rombel dapat dilihat di BAB IX ENTRI DATA KESISWAAN, SUB IX.B. Impor
Data ). Hasil Query data rombel adalah sebagai berikut:
(Gbr.497. Data Hasil Query)
Nah pada waktu mengisi file format impor untuk tingkat kelas ( file 04. Tingkat kelas
), silahkan dicopy data yang mewakili dari rombel yang akan diimpor. Misalnya akan
mengimpor tingkat Kleas XI IPA 1 maka ambillah data yang mewakili rombel XI IPA
1. Perhatikan gambar berikut :
(Gbr.498. Mengambil Data Rombel)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
256
Kemudian masukkan ke dalam format impor, perhatikan gambar ( impor tingkat Kelas
XI IPA 1 ):
(Gbr.499. Pengisian Format Impor)
Lakukan tahapan impor tingkat kelas seperti yang telah dijelaskan di BAB IX.B.
IMPOR DATA.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
257
BAB XVI
BACK UP DAN RESTORE
Sesuai dengan strategi yang telah ditetapkan diawal, bahwa selama proses pengisian data
untuk melakukan pengamanan maka setiap tahapan selesai selalu dibuat back up data.
Demikian juga disarankan ketika PAS sudah operasional pada periode waktu tertentu
(misalnya sebulan sekali) juga di buat back up data.
Ada beberapa cara dapat dilakukan untuk membuat back up data, dibawah ini akan di
contohkan dua cara dalam membuat back up data beserta restore data.
XVI.A. MANUAL
Melakukan proses back dan restore data per-tahap secara manual.
XVI.A.1. Back Up Data
Melakukan back up data secara manual telah banyak dicontohkan di awal pada
bahasan entri data (ada 5 buah back up telah dibuat).
XVI.A.2. Restore Data
Secara prinsip prosedur restore data secara manual adalah proses back up data
secara manual yang prosesnya dibalik. Di bawah ini di contohkan merestore back up
No 02. REF. TINGKAT SEKOLAH secara manual.
Stop service MySQL.
Klik Start >> klik Control Panel >> klik 2X Administrative Tools >> klik 2X service
>> klik PAS –SMA MySQL >> klik kanan Stop ( atau klik menu stop ).
(Gbr.500. Stop Service PAS-SMA MySQL)
PAS-SMA-MySQL >> Klik
kanan Stop
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
258
Hapus Folder “Data”
Klik kanan di start >> klik Explore >> klik Local Disk (C:\..) >> klik DEPDIKNAS >>
klik Paket Aplikasi Sekolah – SMA >> klik MySQL – 5.0.22 >> data >> klik kanan
delete.
(Gbr.501. Delete Folder Data)
Copy Back Up Data
Klik DATA (E:/..) >> klik BACK UP DATA PAS >> klik 02. REF. TINGKAT SEKOLAH
>> Data >> klik kanan copy.
(Gbr.502. Copy Back Up Data)
Ref. TINGKAT SEKOLAH >> data >> Copy
Data >> Klik kanan Delete
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
259
Masukkan ke Folder MySQL 5.0.22
Klik Local Disk (C:/..) >> klik Depdiknas >> Paket Aplikasi Sekolah – SMA
>> klik MySQL 5.0.22 >> klik kanan paste.
(Gbr.503. Memasukkan Back Up Data)
Jalankan kembali service MySQL.
Setelah proses restore selesai service My SQL dijalankan kembali. Klik Start >> klik
Control Panel >> klik 2X Administrative Tools >> klik 2X service >> klik PAS –
SMA MySQL selanjutnya klik kanan Start (atau klik menu start).
(Gbr.504. Start Servive MySQL)
PERHATIAN : Jika back up dibuat dengan cara manual, maka restore juga harus
menggunakan cara manual.
PAS-SMA-MySQL >> Klik
kanan Start
Masukkan ke folder mysql-
5.0.22
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
260
XVI.B. OTOMATIS
Di dalam CD Installer PAS telah disediakan tools untuk melakukan back up dan restore Database secara otomatis. Langkahnya menggunakannya adalah sebagai berikut: XVI.B.1. Back Up Data
Masukkan CD Instalasi PAS ke dalam CD-Room komputer, setelah muncul tampilan
berikut >> klik Home >> klik Back up & Restore Database.. Atau dapat juga
dengan cara masuk ke Window Explore >> PAS-SMA 5.3 >> Utilities >> Klik 2x
pada Back Up & Restore Database.
(Gbr.505. Back Up & Restore Database)
Tampil Window “Panduan Back Up & Restore Database PAS-SMA” >> klik Lanjut.
(Gbr.506. Window Panduan Back Up & Restore Database PAS-SMA)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
261
Akan Tampil Window “Pilih Direktori Asal Database” .
(Gbr.507. Window Pilih Direktori Asal Database)
Selanjutnya arahkan ke Direktori yang akan di back up, Klik Browse >> Local Disk C
(tergantung Direktori tempat Instalasi PAS) >> Depdiknas >> Paket
Aplikasi Sekolah – SMA >> mysql-5.0.22 >> data >> klik OK.
(Gbr.508. Diarahkan ke Direktori “data”)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
262
Kembali ke Window “Pilih Direktori Asal Database” >> klik Lanjut.
(Gbr.509. Direktori Asal Database)
Tampil Window “Pilih Direktori Tujuan Database”.
.
(Gbr.510. Window Pilih Direktori Tujuan Database)
Selanjutnya arahkan ke Direktori yang akan di pakai menyimpan Back Up dan beri
identitas yang jelas ( contoh: membuat back up bulan April 2010 disimpan di Direktori
E). Klik Browse >> Data E (bebas memilih) >> klik box “Buat Folder Baru” >> Beri
nama/identitas ( misalnya: BACK UP APRIL 2010 ) >> Klik OK.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
263
(Gbr.511. Direktori Tujuan)
Kembali ke Window “Pilih Direktori Tujuan Database” >> klik Lanjut.
(Gbr.512. Direktori Tujuan)
Proses Back Up sedang berlangsung, tunggu beberapa saat.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
264
(Gbr.513. Proses Back Up)
Proses Back Up selesai, klik Selesai.
(Gbr.514. Selesai)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
265
XVI.B.2. Restore Data
Masukkan CD Instalasi PAS ke dalam CD-Room komputer, setelah muncul tampilan
berikut >> klik Home >> klik Back up & Restore Database.. Atau dapat juga
dengan cara masuk ke Window Explore >> PAS-SMA 5.3 >> Utilities >> Klik 2x
pada Back Up & Restore Database.
(Gbr.515. Back Up & Restore Database)
Tampil Window “Panduan Back Up & Restore Database PAS-SMA” >> klik Lanjut.
(Gbr.516. Window Panduan Back Up & Restore Database PAS-SMA)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
266
Akan Tampil Window “Pilih Direktori Asal Database” .
(Gbr.517. Window Pilih Direktori Asal Database)
Selanjutnya arahkan ke Direktori back up yang akan di restore, Klik Browse >> Data
E ( contoh: akan merestore back up bulan April 2010 yang disimpan di Direktori E)
>> BACK UP APRIL 2010 >> Klik OK.
(Gbr.518. Diarahkan ke Direktori “data”)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
267
Kembali ke Window “Pilih Direktori Asal Database” >> klik Lanjut.
(Gbr.519. Direktori Asal Database)
Tampil Window “Pilih Direktori Tujuan Database”.
.
(Gbr.520. Window Pilih Direktori Tujuan Database)
Selanjutnya arahkan ke Direktori tujuan, Klik Browse >> Local Disk (C:) >>
Depdiknas >> Paket Aplikasi Sekolah – SMA >> mysql-5.0.22 >> data >> klik
OK.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
268
(Gbr.521. Direktori Tujuan)
Kembali ke Window “Pilih Direktori Tujuan Database” >> klik Lanjut.
(Gbr.522. Direktori Tujuan)
Apabila tampil window seperti gambar di bawah ini, ketikkan huruf “a” dari
keyboard.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
269
(Gbr.523. Proses Restore)
Proses Restore sedang berlangsung, tunggu beberapa saat.
(Gbr.524. Proses Restore)
Proses Restore selesai, klik Selesai.
(Gbr.525. Selesai)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
270
BAB XVII
PENGAMANAN DATA
PAS ( Paket Aplikasi Sekolah ) mempunyai cakupan cukup luas, meliputi semua proses di
dalam sistem pembelajaran di Sekolah. Berarti di dalam Database PAS akan tersimpan
seluruh data dari proses periodikal pembelajaran. Mengingat pentingnya data-data itu,
maka perlu dilakukan langkah-langkah untuk mengamankan data-data tersebut.
Berikut adalah beberapa langkah yang perlu dilakukan untuk mendukung pengamanan data:
XVII.A. Komputer SERVER
Di komputer Server-lah semua data akan tersimpan, maka lakukan langkah
pengamanan sbb :
Tempatkan Komputer Server pada tempat khusus.
Hanya Administrator yang boleh mengakses Komputer Server.
Pengisian data sebaiknya tidak langsung di Komputer Server
Gantilah password standart PAS ( akan diuraikan kemudian ).
XVII.B. Komputer CLIENT
Dalam Instalasi jaringan LAN untuk PAS, akan ada beberapa Komputer Client. Dari
Komputer Client ini data-data ( utamanya data Transaksional ) akan diisikan. Hal-hal
yang perlu dilakukan di Komputer Client :
Di Komputer Client, installah sub sistem PAS sesuai dengan kebutuhan,
misalnya Komputer Client untuk Keuangan hanya dinstall modul (08.)
Administrasi Keuangan, dll ( sudah dijelaskan pada tahap Instalasi ).
Untuk Petugas pengentri data, berilah kewenangan akses sebagai
OPERATOR ( akan diuraikan kemudian ).
Ganti password standart PAS, dan tetapkan untuk masing-masing Client
berbeda (akan diuraikan kemudian ).
XVII.C. Administrasi User
Di dalam PAS ada tiga jenis kewenangan user, yaitu:
1. Admin
Dapat menambah, mengubah, menghapus data dan menjalankan tahapan
proses di aplikasi serta pengaturan yang bersifat kritikal. Kewenangan ini
hanya untuk Administrator.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
271
2. Operator
Hanya dapat menambah, mengubah dan menghapus data. Kewenangan ini
diberikan kepada petugas pengentri data (operator) di Komputer Client.
3. User
Hanya dapat melihat data. Kewenangan ini dapat di berikan kepada
Kepala Sekolah dan Guru.
XVII.C.1. Mengganti Password Admin
Berikut dijelaskan tata cara untuk mengubah Password Admin ( hanya dapat
dilakukan oleh User dengan kewenangan Admin ).
Buka salah satu modul PAS >> klik tombol Admin pada Window
Pengesahan Pemakai
(Gbr.526. Mengganti Pasword Admin)
Akan tampil Window Validation >> masukkan Admin User dan Admin
Password >> klik OK. Secara default Admin User adalah pas dan Admin
Password adalah sma.
(Gbr.527. Validasi)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
272
Selanjutnya akan tampil Window User Accounts >> klik pas >> klik Modify.
(Gbr.528. User Accounts)
Akan tampil Window User >> klik Admin >> klik Chg Pwd (Change
Password)
(Gbr.529. Change Pasword)
Selanjutnya tampil Window Change Password >> isikan password yang
baru di kotak Password >> ulangi pengisian password di kotak Retype
password >> klik OK.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
273
(Gbr.530. Masukkan Pasword Baru)
Pada Window “User” >> klik OK >> kemudian pada Window User
Accounts >> klik Apply >> klik OK. Maka Password Admin telah berganti.
(Gbr.531. Apply – Ok)
CATATAN :
Cobalah untuk membuka salah satu modul aplikasi PAS, jika Nama User (User Name)
dan Kata Kunci (Password) yang dimasukkan salah maka akan muncul peringatan sbb:
(Gbr.532. Kesalahan Isi Nama User/Kata Kunci)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
274
XVII.C.2. Menambah User Baru
Di manual ini akan dicontohkan menambah user dengan kewenangan operator untuk
Komputer Client di bagian Keuangan.
Buka salah satu modul PAS >> klik tombol Admin pada Window
Pengesahan Pemakai.
Akan tampil Window Validation >> masukkan Admin User dan Admin
Password yang baru (setelah diubah) >> klik OK.
(Gbr.533. Validasi)
Selanjutnya akan tampil Window User Accounts >> klik pass >> klik add.
(Gbr.534. Menambah User)
Akan tampil Window User >> masukkan Username (misal keuangan) >> klik
operator >> klik Chg Pwd.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
275
(Gbr.535. Memasukkan Nama User Baru)
Di Window Change Password >> masukkan password (untuk operator
keuangan) >> ulangi password di kotak Retype Password >> klik OK.
(Gbr.536. Memasukkan Pasword)
Pada Window User >> klik OK >> pada Window User Accounts tampil
user baru keuangan dengan kewenangan operator >> klik Apply >> OK.
(Gbr.537. Apply – Ok)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
276
Penambahan User baru untuk Client yang lain dan untuk jenis kewenangan
yang lain (user), tata caranya sama seperti yang diuraikan diatas.
XVII.C.3. Mengubah Kewenangan User
Administrator juga dapat mengubah kewenangan user ke jenis kewenangan yang lain
(misalnya dari operator menjadi user,dll).
Cara mengubah kewenangan user adalah sebagai berikut ( di manual ini dicontohkan
mengubah kewenangan user operator keuangan menjadi user keuangan) :
Buka salah satu modul PAS >> klik tombol Admin pada Window
Pengesahan Pemakai.
Akan tampil Window Validation >> masukkan Admin User dan Admin
Password >> klik OK.
Selanjutnya akan tampil Window User Accounts >> klik keuangan >> klik
Modify.
(Gbr.538. Modif Kewenangan)
Akan tampil Window User >> ubahlah kewenangan yang sebelumnya
operator menjadi user >> klik User >> klik OK.
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
277
(Gbr.539. Ubah Kewenangan)
Kewenangan Operator keuangan telah berubah menjadi user keuangan >>
pada window User Accounts >> klik Apply >> klik OK.
XVII.C.4. Menghapus User.
Administrator juga dapat menghapus User yang sudah tidak diperlukan lagi. Langkahnya
sebagai berikut ( di manual ini dicontohkan menghapus user keuangan ) :
Buka salah satu modul PAS >> klik tombol Admin pada Window
Pengesahan Pemakai.
Di Validation >> masukkan Admin User dan Admin Password >> klik OK.
Pada Window User Accounts >> klik keuangan >> klik Del..
(Gbr.540. Menghapus User)
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
278
Akan tampil Window User >> klik OK.
(Gbr.541. Menghapus User)
Akhiri proses pada window User Accounts >> klik Apply >> klik OK. Maka
user keuangan akan terhapus.