Post on 19-Oct-2021
PROSES KEGIATAN PEMINDAHAN ARSIP DINAMIS INAKTIF : STUDI KASUS KEMENTERIAN PERTANIAN REPUBLIK INDONESIA
Muhammad Bagus Novandi, Anon Mirmani
Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia, Kampus Baru UI Depok, Jawa Barat , 16424, Indonesia
bagusnovandi29@gmail.com
Abstrak
Penelitian ini membahas mengenai proses pemindahan arsip dinamis inaktif di dalam lingkungan Kementerian Pertanian RI. Kegiatan pemindahan ini dimulai dari unit pengolah kepada Unit Kearsipan I, kemudian dilanjutkan dari Unit Kearsipan I ke Unit Kearsipan Kementerian. Dalam proses pemindahan antara unit pengolah ke Unit Kearsipan I dan Unit Kearsipan I ke Unit Kearsipan Kementerian, memiliki kesamaan tata cara dan tahapan. Kementerian Pertanian RI menggunakan sebuah SOP dalam melaksanakan kegiatan pemindahan arsip dinamis inaktifnya tersebut. SOP ini digunakan untuk membuat suatu keseragaman proses pemindahan arsip yang ada di lingkungan Kementerian Pertanian RI. Namun, pada praktiknya, unit pengolah seringkali tidak melaksanakan kegiatan pemindahan arsip ini sesuai dengan SOP Pemindahan Arsip Kementerian Pertanian RI. Hal ini disebabkan oleh belum adanya kesadaran akan pentingnya arsip dari masing-masing unit pengolah. Selain itu, belum adanya Surat Keputusan resmi mengenai tugas unit kearsipan di lingkungan Kementerian Pertanian RI membuat unit pengolah merasa belum ada peraturan yang baku dan khusus untuk melaksanakan kegiatan pemindahan sesuai dengan SOP yang telah diberikan.
Kata kunci: Pemindahan, arsip dinamis inaktif, JRA, Kementerian Pertanian RI.
Transfer Inactive Records : Case Study Ministry of Agriculture Republic of Indonesia
Abstract
This thesis is discussing about transfer inactive records process surrounding Ministry of Agriculture Republic of Indonesia. This activity started by unit pengolah to Unit Kearsipan I, then Unit Kearsipan I to Unit Kearsipan Kementerian. In order to doing this process, both of them (unit pengolah to Unit Kearsipan I and Unit Kearsipan I to Unit Kearsipan Kementerian) have the same way or stage. Ministry of Agriculture Republic of Indonesia using a procedure standard or SOP to execute their own inactive records. The goal of this procedure standard is to make similarity when implement transfer inactive records in Kementerian Pertanian RI. However, the fact is unit pengolah oftentimes not following this instruction. This cause by they have no records awareness of each unit pengolah. In addition, there is no legal statement from Ministry of Agriculture Republic of Indonesia to implement this procedure, and finally, unit pengolah do not want to follow this procedure
Key word: Transfer, inactive records, JRA, Ministry of Agriculture Republic of Indonesia
Pendahuluan
Organisasi merupakan suatu kelompok orang yang memiliki visi yang sama. Segala bentuk
organisasi, baik organisasi pemerintahan, kemasyarakatan, ataupun swasta pasti memiliki
Proses kegiatan ..., Muhammad Bagus Novandi, FIB UI, 2016
sebuah tujuan yang ingin dicapai. Suatu organisasi dalam melakukan tugas dan fungsinya
haruslah memiliki landasan bahwa pentingnya sebuah informasi. Oleh sebab itu segala
kegiatan di sebuah oganisasi harus terdapat rekamannya, karena informasi yang terekam
merupakan alat bukti yang sangat penting apabila diperlukan di masa mendatang.
Sebuah informasi dan catatan terekam dalam berbagai media dinamakan rekod. Rekod
disebut juga arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip
yang masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari, sedangkan arsip dinamis inaktif adalah
arsip yang frekuensi penggunaanya sudah berkurang.
Arsip dinamis dapat dikatakan sebagai memori dari sebuah organisasi, karena didalamnya
terkandung informasi yang bisa menjadi bukti kegiatan, kebijakan maupun transaksi. Arsip
yang tercipta akan mendukung suatu kegiatan yang sedang dilakukan dan juga akan menjadi
bukti kegiatan bilamana kegiatan tersebut telah selesai. Mengingat pentingnya arsip bagi
penunjang kegiatan suatu organisasi dan pengambilan keputusan oleh pemimpin, perlu
adanya suatu sistem pengelolaan arsip yang baik, sehingga seluruh proses kegiatan dapat
terekam dan bisa menjadi bahan pengkajian terhadap kinerja suatu lembaga. Pengelolaan
arsip dikatakan baik bilamana sudah sistematis, efektif dan efisien.
Seiring dengan berjalannya waktu dan juga banyaknya kegiatan yang telah dilakukan pada
suatu organisasi, maka semakin banyak pula arsip yang tercipta. Hal ini tidak bisa didiamkan
begitu saja karena disamping menyita tempat, tenaga dan waktu, informasi yang bersifat
penting pun dapat hilang. Mengetahui pentingnya sebuah arsip, seringkali masih ditemukan
organisasi yang mengabaikan pengelolaan arsip yang diikuti beberapa alasan, seperti
kurangnya sumber daya manusia yang mempunyai latar belakang pendidikan yang
mendukung, tidak ada sarana dan prasarana pendukung, tidak ada pemahaman mengenai
pentingnya arsip, besarnya biaya yang dikeluarkan dalam pengelolaan arsip, tidak adanya
prosedur manual yang dikeluarkan suatu instansi, dan jumlah arsip yang terus meningkat
yang disebabkan oleh semakin kompleksnya suatu kegiatan yang terjadi di sebuah organisasi.
Oleh sebab itu, setiap organisasi harus melaksanakan penyelenggaraan kearsipan. Menurut
Undang-Undang nomor 43 tahun 2009, yang dimaksud penyelenggaraan kearsipan adalah
keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam
suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan
sarana, serta sumber daya lainnya. Sesuai dengan Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009,
setiap badan publik diharuskan untuk melaksanakan penyelenggaraan kearsipan nasional
Proses kegiatan ..., Muhammad Bagus Novandi, FIB UI, 2016
yang komprehensif dan terpadu. Kementerian Pertanian Republik Indonesia, sebagai induk
organisasi dalam sektor pertanian di Indonesia tentunya harus ikut melaksanakan
penyelenggaraan kearsipan.
Semakin berkembangnya teknologi dan informasi, kegiatan di Kementerian Pertanian
semakin kompleks. Hal ini tentunya akan menimbulkan peningkatan jumlah arsip dinamis.
Seiring dengan peningkatan jumlah arsip dinamis, maka akan ada penurunan nilai guna arsip
dinamis tersebut yang nantinya akan merubah status dinamis aktif menjadi inaktif. Arsip
dinamis inaktif tidak selamanya bisa disimpan di unit pengolah, karena akan menghambat
temu kembali arsip dinamis aktif sehingga dapat menghambat proses pemenuhan informasi
dalam kegiatan yang sedang berlangsung tersebut.
Oleh sebab itu setiap organisasi perlu melakukan kegiatan penyusutan atau pengurangan arsip
dinamis inaktif seperti yang tercantum pada Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012, bahwa
yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan
cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang
tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Dalam kegiatan penyusutan arsip, salah satunya yaitu proses pemindahan arsip dinamis
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Proses pemindahan arsip dilakukan setelah
adanya penilaian berdasarkan nilai gunanya. Penilaian tersebut dilakukan berdasarkan
pedoman Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya akan disebut JRA. Berdasarkan penjelasan
ini, maka perlu diketahui bagaimana proses kegiatan pemindahan arsip dinamis inaktif dari
Unit kearsipan Direktorat Jenderal Kementerian Pertanian ke Unit Kearsipan Kementerian
Pertanian; kendala apa saja dalam melakukan pemindahan arsip dinamis inaktif. Tujuan yang
ingin dicapai dalam penelitian ini yaitu mendapatkan gambaran proses pemindahan arsip
dinamis inaktif di Kementerian Pertanian Republik Indonesia.
Tinjauan Teoritis
Penyusutan Arsip
Penyusutan merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya
atau bertimbunnya arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi. Arsip-arsip yang
tidak mempunyai nilai kegunaan lagi sebaiknya dimusnahkan agar tersedia tempat
penyimpanan dan fasilitas pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang masih
mempunyai nilai kegunaan. Menurut PP No. 28 Tahun 2012, penyusutan arsip adalah
Proses kegiatan ..., Muhammad Bagus Novandi, FIB UI, 2016
kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah
ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip
statis kepada lembaga kearsipan.
Adapun menurut Kennedy (1998), penyusutan sebagai suatu proses yang berkaitan dengan
implementasi keputusan penilaian yang meliputi penyimpanan, pemusnahan, migrasi (alih
media) dan pemindahan arsip. Menurut Widodo (2009) prosedur penyusutan nilai guna arsip
dilakukan ketika frekuensi kegunaan arsip sudah mulai berkurang atau sudah tidak memiliki
nilai guna sama sekali bagi lembaga pencipta arsip. Hal lain yang perlu diperhatikan pula
dalam proses penilaian arsip menurut Sudjono (2007) adalah:
1. Memperhatikan hubungan antara berkas yang satu dengan yang lain;
2. Penilaian berdasarkan kegiatan dokumentasi organisasi yang bersangkutan;
3. Memperhatikan arti dari sumber arsip yang menciptakan dan memperhatikan kedudukan
masing-masing unit organisasi, struktur pemerintahan dan kegiatannya; dan
4. Memperhitungkan biaya pemeliharaannya.
Pemindahan Arsip
Menurut PP No. 28 Tahun 2012, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip
dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip
yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Dalam
kegiatan penyusutan arsip, salah satunya adalah kegiatan pemindahan arsip dinamis inaktif
dari unit pengolah ke unit kearsipan. Tujuan dari pemindahan ini dimaksudkan agar tidak
terjadi penumpukan arsip dinamis inaktif di unit pengolah. Lanjut menurut PP No. 28 Tahun
2012 menyatakan bahwa pemindahan arsip inaktif di lingkungan lembaga negara
dilaksanakan dari unit pengolah ke unit kearsipan sesuai jenjang unit kearsipan yang ada di
lingkungan lembaga negara yang bersangkutan.
Berikut adalah langkah-langkah yang harus dilalui dalam kegiatan pemindahan arsip inaktif
menurut ANRI (2002) :
1) Menentukan kapan suatu arsip dapat dipindah
Proses kegiatan ..., Muhammad Bagus Novandi, FIB UI, 2016
Tahap ini berkaitan dengan penilaian arsip dan kebijakan pimpinan yang biasanya sudah
tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip yang memuat periode pemindahan arsip secara
berkelanjutan.
2) Menentukan arsip yang akan pindah
Tahap ini merupakan pengaplikasian dari JRA yang ada. Arsiparis yang berada di unit
kearsipan akan menyeleksi arsip-arsip yang akan dipindahkan berdasarkan JRA. Hasil dari
penyeleksian ini akan berupa daftar arsip yang akan dipindahkan, yang harus disampaikan ke
pimpinan yang berwenang untuk memperoleh persetujuan.
3) Menyiapkan arsip yang akan pindah
Persiapan arsip yang akan dipindahkan termasuk melengkapi formulir yang dibutuhkan serta
penataan ke dalam boks. Setelah pimpinan menyetujui, maka arsiparis perlu menyiapkan
formulir atau daftar dengan kolom-kolom yang lebih kurang memuat keterangan tentang:
nama series arsip, deskripsinya, tahun, retensi dan nomor boks.
4) Penyiapan ruang simpan
Arsiparis di pusat arsip harus senantiasa menyiapkan ruang dan alat simpan secara antisipatif.
Sehingga tidak terjadi suatu arsip telah dipindah ke pusat arsip namun tidak tersedia ruang
dan alat penyimpanannya.
5) Penerimaan
Penerimaan arsip dinamis inaktif dari setiap unit pengolah dilakukan oleh arsiparis di unit
kearsipan. Pada tahapan ini arsiparis penerima harus mengecek terlebih dahulu
kelengkapannya, kondisinya, kesesuaiannya dengan daftarnya agar tidak ada kesalahpahaman
di waktu mendatang. Pada tahapan ini juga harus terdapat berita acara pemindahan yang
menyatakan bahwa arsip dinamis inaktif udah berpindah tangan. Dalam setiap pemindahan
arsip disertakan DPA dan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif rangkap 2 (dua), satu untuk
pusat arsip dan satu lagi untuk unit pengolah
Metode Penelitian
Jenis penelitian yang dalam penelitian ini adalah pendekatan kualitatif dengan metode studi
kasus. Pendekatan kualitatif merupakan penelitian yang berhubungan dengan ide, persepsi,
pendapat, kepercayaan orang yang akan diteliti dan kesemuanya itu tidak bisa diukur dengan
angka. Dengan penelitian ini, teori yang digunakan tidak dipaksakan untuk memperoleh
gambaran seutuhnya mengenai suatu hal menurut pandangan manusia yang diteliti (Sulistyo-
Proses kegiatan ..., Muhammad Bagus Novandi, FIB UI, 2016
Basuki, 2006). Penelitian dilakukan pada lingkup Unit Kearsipan I yang selanjutnya akan
disebut UK I, yaitu UK I dari Direktorat Jenderal Hortikultura, Direktorat Jenderal Tanaman
Pangan, Direktorat Jenderal Perkebunan, dan Unit Kearsipan Kementerian Pertanian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode studi kasus dan difokuskan pada
masalah penelitian mengenai pemindahan arsip dinamis inaktif di lingkungan Kementerian
Pertanian. Studi kasus adalah salah satu tradisi penelitian kualitatif yang dibatasi oleh sebuah
waktu dan tempat untuk meneliti peristiwa, program, aktivitas, dll., secara mendalam dengan
mendapatkan informasi dari berbagai sumber.
Data penelitian diperoleh melalui wawancara dengan lima informan (nama disamarkan,
antara lain Mas Andi, Mas Budi dan Mas Candra sebagai Arsiparis UK I Direktorat Jenderal
Kementerian Pertanian, Ibu Putri sebagai Kasubbag Kearsipan Kementerian Pertanian dan
Mba Desi sebagai Arsiparis Unit Kearsipan Kementerian Pertanian). Peneliti menggunakan
pedoman wawancara dalam melakukan wawancara. Selain dari hasil wawancara, peneliti
juga melakukan observasi serta analisis dokumen. Setelah data didapatkan, kemudian data
direduksi, dianalisis, data disajikan, dan terakhir ditarik kesimpulan.
Pembahasan
1. Persiapan
Langkah pertama dalam pemindahan arsip dari unit pengolah ke Unit Kearsipan I adalah
mempersiapkan arsip dinamis yang berstatus inaktif. Pada tahapan ini arsip dinamis yang
berada di unit pengolah harus sudah ditentukan apakah sudah bisa dipindahkan ke Unit
Kearsipan I atau masih digunakan dalam kegiatan operasionalnya. Penentuan status dari arsip
dinamis tersebut dilakukan dengan cara mengidentifikasi retensi arsip sebagaimana yang
telah tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip atau JRA. Pada saat ini, Kementerian Pertanian
masih menggunakan JRA Kementerian Pertanian tahun 2006. JRA yang paling terbaru sudah
dibuat pada tahun 2015, namun hingga saat ini masih menunggu persetujuan dari ANRI.
Di dalam JRA menyatakan bahwa masa aktif dari sebuah arsip dinamis rata-rata satu sampai
dua tahun. Kemudian arsip berstatus inaktif dan dapat dipindahkan ke Unit Kearsipan I.
Tugas mempersiapkan arsip yang akan dipindahkan adalah tugas unit pengolah itu sendiri
sebagai Unit Kearsipan II.
Proses kegiatan ..., Muhammad Bagus Novandi, FIB UI, 2016
Dari ketiga informan yang sudah diteliti, didapati bahwa unit pengolah tidak melakukan
pengelolaan arsip sebagaimana mestinya, hal itu terbukti dengan banyaknya arsip dengan
kondisi yang kacau. Hal ini tidak sesuai dengan PP No. 28 Tahun 2012 Pasal 29 bahwa
pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip. Dalam pernyataan lain
juga ditemukan bahwa arsip yang dipindahkan tidak sesuai dengan masa retensinya. Dalam
JRA yang digunakan di lingkungan Kementerian Pertanian bahwa rata-rata retensi arsip
adalah satu sampai dua tahun sebelum akhirnya bisa dipindahkan ke Unit Kearsipan I. Hal ini
tidak sesuai dengan pernyataan ANRI (2002), bahwa tahap ini merupakan pengaplikasian
dari JRA yang ada.
2. Penerimaan
Tahap selanjutnya yaitu penerimaan arsip oleh arsiparis yang berada di Unit Kearsipan I.
Sebelumnya pihak Unit Kearsipan I menandatangani Berita Acara Pemindahan yang
menandakan bahwa pihak Unit Kearsipan I sudah menyetujui akan menerima arsip yang akan
dipindahkan. Adanya BAP ini menandakan adanya kesepakatan antara unit yang
memindahkan arsipnya dan unit yang menerima. Hal ini sesuai dengan pernyataan ANRI
(2002) bahwa ketentuan umum dalam pemindahan arsip inaktif adalah suatu hal yang
disepakati secara umum oleh pimpinan dan staf yang berada di setiap unit kerja suatu instansi
untuk dipahami dan digunakan sebagai acuan dasar dalam melaksanakan pemindahan arsip
inaktif.
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya pada tahap persiapan, masih sebagian besar unit
pengolah memindahkan arsipnya karena sudah tidak tersedianya tempat untuk menyimpan
arsip-arsip tersebut. Hal ini mengakibatkan Unit Kearsipan I menerima arsip yang tidak
teratur. Banyak arsip yang diterima dalam keadaan kacau dengan ditandakannya terdapat
banyak duplikasi arsip dan barang non-arsip.
Berdasarkan hasil wawancara, tidak semua arsip yang diterima dengan keadaan kacau,
beberapa unit pengolah melaksanakan pemindahan arsipnya sesuai dengan prosedur yang
ditetapkan. Oleh sebab itu, arsiparis Unit Kearsipan I membagi dua kategori arsip dalam
penanganan selanjutnya yaitu arsip kacau dan arsip teratur. Arsip yang baru diterima ini
kemudian akan diletakkan di ruang transit sebelum ditindak lebih lanjut.
3. Pemeriksaan
Proses kegiatan ..., Muhammad Bagus Novandi, FIB UI, 2016
Setelah arsip-arsip dinamis inaktif diterima oleh Unit Kearsipan I maka tahap selanjutnya
adalah pemeriksaan kelengkapan arsip sesuai dengan daftar arsip, kondisi arsip, tingkat
keaslian arsip. Menurut ANRI (2002), pemeriksaan adalah kegiatan kontrol awal yang harus
dilaksanakan dalam rangka akan menyimpan arsip. Pada tahap ini arsiparis pada Unit
Kearsipan I kembali mengecek apakah arsip-arsip tersebut sudah berstatus inaktif.
Pengecekan kembali menggunakan JRA Kementerian Pertanian tahun 2006. Hal ini sudah
sesuai dengan pernyataan ANRI (2002) bahwa pada tahap ini arsiparis penerima harus
mengecek terlebih dahulu kelengkapannya, kondisinya, kesesuaiannya dengan daftarnya
agar tidak ada kesalahpahaman diwaktu mendatang. Menurut Barthos (2005), dengan adanya
penentuan jangka waktu penyimpanan arsip aktif dan inaktif ini akan lebih mempermudah
dalam penyusutan pemindahan file aktif (satuan kerja) ke Pusat Penyimpanan Arsip, serta
pula akan diketahui dengan pasti kapan berakhirnya jangka penyimpanan arsip inaktif untuk
segera dipindahkan ke ANRI, atau dimusnahkan.
4. Pemilahan
Tahapan selanjutnya adalah pemilahan arsip. Pemilahan dilakukan dengan memilah arsip dari
barang-barang yang bersifat non-arsip dan duplikasi arsip yang berlebihan. Berdasarkan hasil
wawancara, kegiatan pemilahan arsip sudah dilaksanakan. Pemilahan akan membuat
penyimpanan arsip dinamis inaktif lebih efektif dan efisien karena tidak akan memakan
banyak tempat karena tidak perlu menyimpan yang tidak berguna. Barang non-arsip yang
seringkali ditemukan adalah amplop dan map kosong. Hal ini selaras dengan pernyataan
Barthos (2005), bahwa yang tergolong dalam non-arsip antara lain amplop, map, blanko-
blanko formulir dan sebagainya. Untuk bahan yang dianggap non-arsip dapat segera langsung
dipisahkan dan dimusnahkan. Menurut responden juga arsip yang berbentuk undangan dapat
langsung dimusnahkan jika sudah berumur dua tahun. Pada tahapan ini juga arsip
dikelompokkan sesuai dengan tahun pembuatannya. Debu dan kotoran yang terdapat pada
arsip mengharuskan arsiparis untuk menggunakan masker wajah. Penggunaaan masker wajah
wajib dilakukan untuk menghindari terhirupnya debu dan kotoran. Selain itu juga dalam
tahapan ini arsiparis harus sangat teliti dalam melaksanakan pemilahan yang nantinya akan
sangat berguna dalam penentuan apakah arsip tersebut masih layak simpan, diperlukan
sebagai bahan pertanggung jawaban atau dapat dimusnahkan.
Perpustakaan Pelita memiliki faktor pendukung dalam menjalankan fungsinya. Berikut
merupakan beberapa faktor pendukung yang dimiliki perpustakaan Pelita:
Proses kegiatan ..., Muhammad Bagus Novandi, FIB UI, 2016
5. Pengklasifikasian
Di lingkungan Kementerian Pertanian pola klasifikasi arsip sudah diatur dalam Peraturan
Menteri Pertanian Republik Indonesia nomor 121/PERMENTAN/OT.140/10/2014 tentang
Klasifikasi Arsip Kementerian Pertanian. Klasifikasi arsip mempunyai peranan penting dan
strategis dalam pengelolaan arsip dinamis termasuk didalamnya tata naskah dinas, khususnya
pada tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan arsip. Dalam tahap penciptaan arsip,
klasifikasi berperan dalam pemberian identitas terhadap naskah dinas yaitu penomoran
naskah dinas. Sedangkan dalam tahap penggunaan dan pemeliharaan arsip, klasifikasi arsip
berperan dalam sistem pemberkasan arsip (filling system), sehingga akan mempermudah
dalam proses temu kembali arsip. Oleh karena itu, menurut PP No. 28 Tahun 2012,
mewajibkan kepada setiap arsip Kementerian/Lembaga, Pemerintah Daerah dan Perguruan
Tinggi untuk menyusun klasifikasi arsip
Klasifikasi arsip Kementerian Pertanian disusun dengan memperhatikan fungsi-fungsi
Kementerian Pertanian yang dikelompokan dalam fungsi fasilitatif dan fungsi substantif,
dengan menggunakan sistem pengkodean alfa numerik yaitu kombinasi huruf dan angka,
serta disusun secara berjenjang mulai dari Pokok Masalah, Sub Masalah dan Sub-sub
masalah/Kegiatan.
Menurut hasil wawancara, dapat diketahui bahwa Unit Kearsipan I melakukan
pengklasifikasian arsip berdasakan Pola Klasifikasi Kementerian Pertanian. Menurut Amsyah
(2005) kode klasifikasi tersebut merupakan klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah
sehingga mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari organisasi.
Pengklasifikasian arsip merupakan kegiatan pengelompokkan arsip atas dasar persamaan
yang ada. Pengklasifikasian arsip juga merupakan dasar dalam penataan arsip yang
sistematis, sehingga akan memudahkan proses penyimpanan dan penemuan kembali arsip.
Namun pada pelaksanaannya, kegiatan pengklasifikasian belum mengikuti sepenuhnya dari
yang tertera dalam Pola Klasifikasi Arsip Kementerian Pertanian. Dari lima digit yang harus
dicantumkan, hanya dua digit yang terdepan saja yang diterapkan. Pernyataan lain
menyebutkan bahwa Pola Klasifikasi pada saat ini masih terus dikembangkan agar dapat
mewakili semua arsip yang tercipta dan dapat menjadi panduan yang resmi dalam
pengelolaan arsip.
6. Pendeskripsian
Proses kegiatan ..., Muhammad Bagus Novandi, FIB UI, 2016
Tahap selanjutnya adalah pendeskripsian. Pada tahap ini arsip dideskripsikan dalam bentuk
manual maupun ke sistem komputer. Kegiatan registrasi menjadi suatu alat bukti bahwa arsip
dinamis tersebut telah tercipta. Di dalam ISO 15489-1 : 2001, tahap pendeskripsian ini
disebut registrasi.
Berdasarkan hasil wawancara, dapat diketahui bahwa kegiatan pendeskripsian arsip sudah
dilaksanakan di tiap-tiap Unit Kearsipan I. Tahapan pertama pendeskripsian ialah
mengelompokan terlebih dahulu arsip sesuai dengan pokok masalah yang sebelumnya sudah
ditentukan pada kegiatan pengklasifikasian. Kegiatan pengelompokan ini tentunya akan
sangat membantu dalam proses temu kembali arsip bilamana arsip dibutuhkan kembali.
Dalam pelaksanaan pendeskripsian arsip, ketiga Unit Kearsipan I berusaha mengisi
sekomprehensif mungkin dengan mengikuti format seperti di daftar arsip. Pendeskripsian
secara manual memiliki peranan yang penting. Data yang diinput secara manual ini menjadi
data cadangan apabila data yang berada di komputer hilang, sehingga keberadaan arsip tetap
dapat teridentifikasi.
Hal ini selaras dengan ISO 15489-1 : 2001, registrasi adalah kegiatan untuk memberi rekod
sebuah identifikasi unik ketika berada dalam sistem. Spesifikasi registrasi harus memenuhi
metadata minimum berikut ini :
a) Penanda unik yang diberikan dari sistem
b) Tanggal dan waktu registrasi
c) Judul atau deskripsi singkat
d) Pengarang (perorangan atau badan korporasi), pengirim atau penerima
Registrasi yang lebih rinci berhubungan dengan deskripsi informasi tentang konteks, dan isi
dari rekod dan hubungannya dengan rekod lainnya.
7. Penataan Arsip dalam Boks
Setelah arsip dideskripsi secara komprehensif, tahapan selanjutnya adalah menata arsip
berdasarkan masalah dan tahun penciptaannya kemudian disimpan di dalam boks arsip. Pada
setiap boks harus diberi label nomor boks serta kode klasifikasi arsip.
Boks arsip yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif di lingkungan
Kementerian Pertanian memiliki dimensi yang sama. Pada boks arsip terdapat beberapa hal
yang harus diisi, diantaranya Kode Klasifikasi, Masalah/Sub Masalah, Rincian Arsip, Tahun
dan Nomor Boks. Berikut adalah hasil wawancara mengenai penataan dalam boks.
Berdasarkan hasil wawancara, dapat diketahui bahwa penataan dan penyimpanan arsip
disusun berdasarkan masalah dan tahunnya. Setiap organisasi memiliki kebijakan yang
Proses kegiatan ..., Muhammad Bagus Novandi, FIB UI, 2016
berbeda-beda dalam penataan arsipnya. Hal tersebut tidak menjadi masalah asalkan tidak
menyulitkan dalam penemuan kembali arsip. Jika arsip sudah tertata dengan baik di dalam
boks, tahap selanjutnya adalah penyimpanan boks arsip ke dalam Roll O’Pack. Sesuai dengan
pernyataan Richardson (2012) bahwa arsip dinamis yang telah diinput data konten informasi
didalamnya, akan disimpan di ruang penyimpanan menurut nomor klasifikasinya.
Hambatan yang dialami perpustakaan Pelita antaralain:
8. Pembuatan Daftar Arsip
Daftar arsip merupakan hasil akhir yang diperoleh setelah melewati serangkaian proses
pemindahan arsip dinamis inaktif. Pembuatan daftar pertelaan arsip berdasarkan deskripsi
arsip yang telah dilakukan sebelumnya. Format daftar pertelaan arsip tidaklah berbeda jauh
dengan uraian yang ada dalam deskripsi arsip.
Berdasarkan hasil wawancara, pembuatan Daftar Arsip tidak jauh berbeda dengan pada saat
mendeskripsikan arsip. Namun pada Daftar Arsip terdapat kolom rinci untuk arsip keuangan
dan lokasi penyimpanan sudah diketahui karena pembuatan DPA dilakukan setelah arsip
sudah tersimpan. Dengan adanya daftar pertelaan arsip tersebut, arsiparis dapat mengetahui
keseluruhan arsip yang telah diproses serta memudahkan pencarian arsip ketika ingin
dipinjam. Dari tiga responden, dua diantaranya menggunakan microsoft excel dalam
pembuatan DPA. Satu Unit Kearsipan I sudah menggunakan aplikasi. Penggunaan aplikasi
ini tentunya akan mempermudah kinerja arsiparis Unit Kearsipan I dalam pengelolaan arsip
dinamis inaktif. Menurut ANRI (2002), daftar pertelaan adalah suatu istilah untuk penamaan
finding aids (alat bantu penemuan arsip). Dengan dibuatnya DPA ini menandakan bahwa
pelaksanaan pemindahan arsip dari unit pengolah ke Unit Kearsipan I telah selesai. Tahap
selanjutnya adalah arsip dinamis inaktif akan disimpan sesuai dengan masa retensinya. Jika
masa retensinya sudah habis maka harus dilaksanakan pemindahan arsip dari Unit Kearsipan
I ke Unit Kearsipan Kementerian.
Kendala yang dialami dalam pemindahan arsip dinamis inaktif antaralain :
1. Kurangnya kesadaran unit pengolah akan pengelolaan arsip
Menurut SOP yang berlaku menyatakan bahwa unit pengolah atau Unit Kearsipan II adalah
unit kearsipan yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip yang berada di
lingkungannya. Namun pada pelaksanaannya unit pengolah masih sering kali memindahkan
arsip dinamis inaktifnya dalam keadaan yang kacau. Hal ini tentu saja akan membuat
arsiparis di Unit Kearsipan menjadi kewalahan dalam pengelolaan selanjutnya.
Proses kegiatan ..., Muhammad Bagus Novandi, FIB UI, 2016
2. Kurangnya SDM dan Kapasitas Ruangan
Menurut penuturan dari responden, kendala lain yang ditemukan adalah kurangnya SDM dan
kapasitas ruangan. Arsip dinamis inaktif yang diterima oleh Unit Kearsipan I sering kali
dalam keadaan yang kacau dengan volume yang banyak. Hal ini menyebabkan beban kerja
arsiparis menjadi bertambah. Oleh sebab itu terkadang arsiparis menggunakan jasa pihak
ketiga. Jumlah arsip dinamis inaktif yang diterima tidak sebanding dengan kapasitas ruang
transit sehingga arsip diletakan seadanya. Penyimpanan dengan keadaan seadanya ini akan
membuat resiko kerusakan arsip menjadi besar. Arsip yang rusak akan menyebabkan
informasi yang terkandung didalamnya menjadi hilang.
Kesimpulan
Pelaksanaan pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah ke Unit Kearsipan I dari
tiga Direktorat Jenderal Kementerian Pertanian sudah dilaksanakan, namun pelaksanaannya
masih tidak sesuai dari Standar Operasional Prosedur yang ditetapkan. Di dalam SOP
tersebut tercantum bahwa pelaksanaan persiapan pemindahan arsip yang meliputi
penyeleksian dan pembuatan daftar arsip pindah dilakukan oleh unit pengolah terkait. Namun
pada pelaksanaannya, kerap kali unit pengolah memindahkan arsipnya dalam keadaan yang
kacau. Keadaan arsip yang kacau ini membuat kewalahan para arsiparis yang berada di Unit
Kearsipan I sebagai pihak penerima arsip dari unit pengolah yang berada di lingkungannya.
Penelitian ini ditemukan beberapa kendala dalam pelaksanaan pemindahan arsip dinamis
inaktif di lingkungan Kementerian Pertanian. Kendala yang cukup berat adalah minimnya
kesadaran dari unit pengolah dalam pengelolaan arsip di unit kerjanya. Tidak adanya
kesadaran ini membuat pihak unit pengolah menyepelekan arsip yang mereka ciptakan
sehingga membuat arsip menjadi kacau. Arsip dengan keadaan yang kacau dan minimnya
SDM membuat arsiparis di Unit Kearsipan I menjadi kewalahan dalam penanganan arsip
dinamis inaktif. Kendala lain yang ditemukan adalah minimnya ruang penyimpanan. Arsip
dinamis inaktif yang belum mendapatkan penanganan disimpan seadanya tanpa memikirkan
akan resiko yang dapat membuat kondisi arsip menjadi rusak.
Saran
Saran yang diberikan kepada Kementerian Pertanian untuk pelaksanaan pemindahan arsip
dinamis inaktif antaralain:
Proses kegiatan ..., Muhammad Bagus Novandi, FIB UI, 2016
1. Pelaksanaan sosialisasi harus lebih optimal demi lebih menyadarkan bahwa pentingnya
sebuah pengelolaan arsip dinamis di unit pengolah. Sosialisasi dapat berbentuk bimbingan
teknis dengan mengundang beberapa narasumber yang kompeten, dan dilakukan secara
berkala.
2. Sarana dan prasarana pengelolaan arsip pun harus ditambah. Mengingat fisilitas yang
minim membuat arsip mengalami penumpukan di Unit Kearsipan I yang tentunya akan
menghambat kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif.
3. Perlu adanya aturan yang lebih mendasar dalam pengelolaan arsip di Unit Kearsipan II
sebagai unit pengolah, adanya aturan ini tentunya akan membuat unit pengolah lebih sadar
akan pentingnya pengelolaan arsip.
Daftar Referensi
Amsyah, Zulkifli. (2005). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia PustakaUtama. Arsip Nasional Republik Indonesia. (2002). Manajemen Arsip Inaktif. Jakarta. International Standard Organization ISO 15489-1. (2001). Information and Documentation-
Records Management
Mirmani, Anon. (2009). Pengantar Kearsipan. Jakarta : Universitas Terbuka Perka ANRI No. 20 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan Pada
Lembaga Negara Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009. Richardson, Blake. (2012). Record management for dummies. USA : Sage Publications.
Proses kegiatan ..., Muhammad Bagus Novandi, FIB UI, 2016