Post on 05-Oct-2021
Menyusun Dokumen
Pengadaan Barang/Jasa
Unit Kompetensi 10
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa
Jenjang Pertama
Unit Kompetensi 10 – Menyusun Dokumen Pengadaan Barang/Jasa
Penulis Tri Putranto Vindi
Media Pembelajaran Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP
Tanggal 31 Januari 2016 Versi 2
Informasi Umum
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
PENDAHULUAN
Tujuan Khusus
Melakukan proses pemilihan dokumen pengadaanbarang/jasa yang sesuai dengan pengadaan yangdilakukannya dan menyiapkan serta menetapkanseluruh kelengkapan dokumen tersebut.
Melakukan pemilihan dokumen pengadaan barang/jasa yangmeliputi kegiatan memahami ketentuan umum dokumenpengadaan barang/jasa,
Menyusun semua jenis dokumen pengadaan barang/jasa
Tujuan Umum
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Bab 4Bab 3Bab 2
Membahas hal-hal yang perlu dipahami dalam mengidentifikasi
jenis dokumen pengadaanbarang/jasa serta memilih
dokumen pengadaanbarang/jasa.
Cakupan UK 10
membahas hal-hal yang perlu dipahamidalam menyusun semua jenis dokumen
pengadaan barang/jasa sesuai ketentuan, data paket pengadaan barang/jasa dan
menetapkannya sesuai ketentuan.
berisi penutup yang menyimpulkan buku
informasi ini.
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
MELAKUKAN PEMILIHAN
DOKUMEN PBJ
Pengertian Umum Dokumen PBJ
“Dokumen yang digunakan untuk mendapatkanpenawaran atau proposal dari calon penyediabarang/pekerjaan konstruksi/jasa (jasa lain/jasakonsultan) yang diperlukan dan disyaratkan”
(MCI-LKPP Project : 2015)
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Dokumen PBJ ?
A p a ke g u n a a n
Kedudukan Penyusunan DokumenPengadaan dalam Proses Pengadaan
Perencanaan PengadaanPenyusunan
DokumenPengadaan
Evaluasi danPemberian
Kontrak
PengelolaanKontrak
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
(sumber : IFAD Procurement Guidelines , 2012)
Kedudukan PenyusunanDokumen Pengadaan dalam
Proses Pengadaan Publik
10
sumber : Modul Penyusunan Dokumen
Pengadaan,2015, LKPP
Kedudukan PenyusunanDokumen Pengadaan dalamProses Pengadaan menurut
Perpres no 54 th 2010
PerbandinganKedudukan Tahap
PenyusunanDokumen Pengadaan
12
Kewenangan Para Pihakdalam Penyusunan dan
Penetapan DokumenPengadaan
(sumber : Mastering Procurement ,2011,New Zealand)
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Tujuan dan Manfaat Penyusunan Dokumen PBJ
Tu j u a n• Sebagai ketentuan dan informasi bagi para pihak
• Menginformasikan lingkup kerja (Scope Of Works)
• menginformasikan hak dan kewajiban para pihak
• Mendapatkan calon penyedia yang valid & responsif
• Mendefinisikan kriteria pemilihan dan tata caraevaluasi yang adil
• Menyediakan pedoman yang standar dan konsistenkepada para pihak
Manfaat• Mengurangi resiko kesalahan penawaran
• Publikasi rencana kebutuhan/ spesifikasi dariorganisasi secara terbuka
• Mengurang resiko sanggah atau protes dari calonpenyedia/penawar
• Meminimalisir resiko terjadinya pelelanganulang/pelelangan gagal
• Mencegah fraud (kecurangan) para pihak.
• Menumbuhkan minat bagi calon penyedia
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Jenis Dokumen Pengadaan
Standar Pemerintah/SKKNI Bidang PBJ Tahun 2016
Dokumen Kualifikasi
Dokumen Pemilihan
Rancangan Surat Perjanjian(sesuai dengan jenispekerjaan dan kebutuhan)
Praktek PengadaanInternasional
Invitation to Bid (ITB)/Invitation For Bid (IFB)
Request for Quotation/RFQ
Request for Proposal/RFP
Kompleksitas Pekerjaan
Dokumen PengadaanPekerjaan Kompleks
Dokumen Pengadaan BukanPekerjaan Kompleks(organisasi non pemerintah)
Sistem Pengadaan (secaraElektronik/non Elektronik)
Dokumen pengadaan dibuatoleh Pokja ULP mengikutistandar dokumen pengadaanpada SPSE
Dokumen pengadaan dibuatoleh Pokja ULP menggunakan form isianelektronik dokumenpengadaan yang melekatpada aplikasi SPSE
Jenis dokumen pengadaan berdasarkan :
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Isi Dokumen Pengadaan (1/2)
a. Undangan Lelang atau Permohonan Proposal
b. Instruksi, persyaratan, dan pemberitahuan untuk penawar
c. Kriteria kualifikasi dan kriteria evaluasi
d. Rancangan perjanjian/kontrak
e. Lampiran/dokumen pendukung
f. Kerangka Acuan Kerja (mencakup informasi harga/biaya)/TOR (Term Of Refference)
g. Pernyataan Kerja (Statement of Work)
Dokumen pengadaan secara umum berisi paling tidak mencakup bagian tentang:
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
16
Isi Dokumen Pengadaan (2/2)
h. Formulir Isian (Response Forms)
i. Informasi kepada Penawar :
j. Persyaratan Penawaran,
•Definisi
•Masa berlaku penawaran
•Instruksi tentang penyampaian penawaran/proposal
•Kepatuhan
•Lain-lain
•Persyaratan Eligibilitas
•Hak-hak Pemerintah (Entitas pengadaan)
•Instruksi Untuk Penyiapan Penawaran/Proposal
•Rapat penjelasan (aanwijzing) dan kunjungan lapangan
•Perincian pengadaan tentang evaluasi dan proses pengumuman pemenang
•Prosedur penyampaian sanggahan
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
1. DokumenKualifikasi
2.Dokumen Pemilihan
3.Rancangan Surat
Perjanjian
Dokumen PBJ Organisasi Pemerintah
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
• Petunjuk Pengisian Formulir Isian Kualifikasi
• Formulir Isian Kualifikasi
• Instruksi kepada peserta, termasuk tata cara
penyampaian dokumen kualifikasi
• Ketentuan Umum
• Dokumen Kualifikasi
• Penyiapan Dokumen Kualifikasi
• Penyampaian Dokumen Kualifikasi
• Evaluasi Pasca-Kualifikasi
• Hasil Kualifikasi
• Lembar Data Kualifikasi
• Pakta Integritas;
• Tata Cara Evaluasi Kualifikasi.
• Informasi Umum
• Pengumuman Lelang/Seleksi
1. DokumenKualifikasi
2.Dokumen Pemilihan
3.Rancangan Surat
Perjanjian
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
• Undangan/Pengumuman
• Instruksi Kepada Peserta
• Umum
• Dokumen pengadaan/pemilihan
• Penyiapan dokumen penawaran
• Pemasukan dokumen penawaran• Evaluasi Pasca-Kualifikasi
• Pembukaan penawaran dan evaluasi
• Penetapan pemenang pelelangan
• Penetapan pemenang pelelangan
• Penunjukan pemenang
• Pelelangan gagal
• Jaminan pelaksanaan
• Penandatanganan kontrak
Dokumen PBJ Organisasi Pemerintah
1. DokumenKualifikasi
2.Dokumen Pemilihan
3.Rancangan Surat
Perjanjian
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
• Rancangan Kontrak/Perjanjian
• Daftar Kuantitas dan Harga
• Spesifikasi Teknis, KAK dan/atau Gambar,
Brosur
• Bentuk Surat Penawaran
• Bentuk Jaminan
Dokumen PBJ Organisasi Pemerintah
Invitation For Bid (IFB)/Invitation To Bid (ITB)/Invitation To Tender (ITT)
Request For Proposal (RFP)
Request For Quotation (RFQ)
Dokumen PBJ Usaha Profit dan Non Profit
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Invitation For Bid (IFB)/Invitation To Bid
(ITB)/Invitation To Tender (ITT)
Dokumen PBJ Usaha Profit dan Non Profit
Request For Proposal (RFP)
Dokumen PBJ Usaha Profit dan Non Profit
• Bagian Utama (Key Sections),
• Why ? Ceritakan mengapa organisasi kita memerlukan
kegiatan ini;
• Who ? Deskripsikan organisasi kita;
• What ? ceritakan secara singkat mengenai kegiatan yang
akan dilaksanakan
• How ? Gambarkan mengenai bentuk kontrak,informasi
yang diperlukan penawar, kriteria evaluasi penawaran,
kriteria penetapan penyedia
• When ? Definisikan kerangka waktu dan jadwal serta
contact person
• Statement Of Purpose
• Background Informations
• Scope of Work
• Outcome and Performance Standards
• Deliverables
• Term Of Contract
• Payment, Incentives and Penalties
• Contractual Terms and Conditions
• Requirements for Proposal Preparations
• Evaluation and Award Process
• Process Schedule
• Points of Contact for Future Correspondence
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Request For Quotation (RFQ)
Dokumen PBJ Usaha Profit dan Non Profit
• BAB I Goods and/or Service Requirements
Berisi kebutuhan barang/jasa organisasi
• BAB II Terms and Condition of the Contract
Berisi Syarat Umum Kontrak
• BAB III Supplier Response
Formulir yang harus dilengkapi penawar
• Attachment – RFQ Conditions
Berisi syarat khusus kontrak
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Memilih Secara Cermat
Kesesuaian Dokumen PBJ
Dengan Paket PBJ
Strategi Pemilihan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa dihubungkan dengan Supply Positioning Model
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Memilih Secara Cermat
Kesesuaian Dokumen PBJ
Dengan Paket PBJ
Alur Proses Pemaketan Pengadaan Barang/Jasa via Consolidated (Penggabungan) atauSeparated (Pemecahan) Paket
(Sumber : Modul Strategi PBJ LKPP, 2013)
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Memilih Secara Cermat
Kesesuaian Dokumen PBJ
Dengan Paket PBJ
Pengaruh Pemaketan pada Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa
(Sumber : Modul Strategi PBJ LKPP, 2013)
DokumenPengadaan
Separasi Paket
Itimized
ProdukBarang/ProdukJasa Tertentu
KonsolidasiPaket
PengadaanBersama
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
MENYUSUN SEMUA JENIS
DOKUMEN PBJ
• Perpres No 54/2010 beserta perubahannya tentangPengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan Perka LKPP No 15/2012 tentang Standar Dokumen PengadaanBarang/Jasa Pemerintah
• Tujuan penetapan standar dokumen pengadaan di lingkungan K/L/D/I sesuai dengan prinsip pengadaan dan etika pengadaan
Menyusun Semua Jenis
Dokumen PBJ
Hal yang harusdiperhatikan
penyusunan semuajenis dokumen
pengadaan barang/jasapemerintah :
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
No Dokumen Pengadaan Standar Dokumen Pengadaan Non Standar
Kelebihan Kekurangan Kelebihan Kekurangan
1. Menghemat waktu penyusunan
dokumen pengadaan
Untuk pengadaan yang
menggunakan spesifikasi
kinerja dan membutuhkan
inovasi baru tidak bisa optimal
User lebih bisa melakukan
improvisasi dan inovasi dalam
menyampaikan
spesifikasi/kebutuhan
organisasi
Memerlukan waktu yang lebih
lama dalam penyusunannya
2. Mempercepat penyusunan
dokumen penawaran
Penawar tidak bisa melakukan
banyak perubahan dokumen
penawaran karena harus
mengacu pada dokumen
standar
Penawar bisa memberikan
berbagai pilihan penawaran
spesifikasi kinerja/fungsional
Penyusun dokumen
pengadaan harus mempunyai
pengalaman antara 5-10
tahun dan/atau pelatihan
penyusunan dokumen
pengadaan nasional atau
internasional
3. Pemahaman tentang isi
dokumen pengadaan antara
penyusun (Pokja ULP/Pejabat
Pengadaan) dan penawar
relative sama
Sering dipergunakan hanya
untuk tujuan non profit oriented
Penawar membutuhkan waktu
lebih lama dalam menyusun
dokumen penawaran
4. Mempercepat waktu evaluasi
kualifikasi ataupun evaluasi
penawaran
5. Bisa dipelajari dan
digunakan/diadopsi untuk
semua kalangan
(pemerintah/swasta)
6. Pokja ULP/Pejabat Pengadaan
dengan pengalaman yang
masih minim bisa
menggunakannya (pengalaman
kerja kurang dari 5 tahun)
Menyusun Semua Jenis Dokumen
PBJ
Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa
yang Sudah Terstandarisasi dengan yang Tidak Terstandarisasi
Melengkapi Semua Jenis
Dokumen PBJ sesuai dengan data
paket PBJ
Melengkapi Dokumen KAK
• uraian kegiatan yang akan dilaksanakan;
• waktu pelaksanaan yang diperlukan;
• spesifikasi teknis Barang/Jasa yang akan diadakan; dan
• besarnya total perkiraan biaya pekerjaan
spesifikasi teknis Barang/Jasa
Harga Perkiraan Sendiri (HPS);
Rancangan Kontrak.
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Dokumen KAK/TOR/SOW/Spesifikasi/Rancangan Gambar
Sebagai Bagian Penting Penyusunan Dokumen Pengadaan
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Dokumen KAK/TOR/SOW/Spesifikasi/Rancangan Gambar
Sebagai Bagian Penting Penyusunan Dokumen Pengadaan
NoTahap Proses
Pengadaan Barang/JasaFungsi Gambar Para Pihak
1. Penyusunan RUP Menjelaskan spesifikasi /
Kerangka Acuan KerjaPA/KPA
2. Kaji Ulang RUP Bahan kaji ulang mengenai
kelengkapan dan kejelasan
gambar
PA/KPA – PPK – Pokja
ULP/PP – Tim Teknis
3. Penyusunan dokumen
pengadaan
Bagian dokumen pemilihan yang
menggambarkan jenis pekerjaan
dan dasar evaluasi / penilaian
penawaran
Pokja ULP/PP
4. Penyusunan/penetapan
kontrak
Dokumen lainnya yang menjadi
bagian dari kontrakPPK – Penyedia
5. Pelaksanaan Kontrak Dasar atau acuan perubahan
kontrak
PPK – Penyedia – Peneliti
Kontrak
Fungsi Gambar/Gambar Kerja (Drawing) sebagai Bagian dari Dokumen Pemilihan
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Ketentuan Umum Penyusunan RPP
Spesifikasi Teknis
Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
Rancangan Kontrak
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Dokumen Pendukung Penyusunan Dokumen Pengadaan
1. Dokumen Rencana Pengadaan
2. Dokumen RUP (Kebijakan Umum,RAB,KAK)
2. Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP) , terdiri :
HPS
Spesifikasi Teknis
Rancangan Kontrak
3. Dokumen Anggaran (DPA/DIPA)
4. SK PA/KPA dan PPK
5. RAB
6. Gambar/DED
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Kelengkapan Dokumen
Rencana Pelaksanaan Pengadaan
Spesifikasi Teknis
• Gambar/brosurbila dipersyaratkan )
• Jadwal PelaksanaanPekerjaan
• Personil dan peralatan(pekerjaan kontruksi/barang/konsultan dan jasalainnya.
Harga PerkiraanSendiri
• Data yang dipakai dalammenyusun HPS
• Perhitungan HPS
• Masa berlaku HPS
RancanganKontrak
• Rancangan Surat Perjanjian
• SSUK
• SSKK
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Contoh KAK
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Tahapan Penyusunan Dokumen PBJ
Standar DokumenPengadaan (SDP)
Draf DokumenPengadaan
DokumenPengadaan
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Pihak dalam penyusunanDokumen PBJ
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Dokumen Pengadaan Organisasi Usaha yang bersifat Profit dan Non Profit
Pengadaan Barang Konstruksi Konsultan
Dokumen yagtercantum
Referensi,poin kontrak danpersyaratan kontrak
Referensi,poin kontrak danpersyaratan kontrak
Referensi,poin kontrak danpersyaratan kontrak
Deskripsi dan spesifikasi barang Deskripsi dan spesifikasi Deskripsi dan spesifikasi
Informasi dan ketentuan yang relevan
Informasi dan ketentuanyang relevan
Informasi dan ketentuanyang relevan
Aturan proses pengadaan Aturan proses pengadaan Aturan proses pengadaan
Kriteria evaluasi dan metodologiyang akan dipakai
Kriteria evaluasi danmetodologi yang akan
dipakai
Kriteria evaluasi danmetodologi yang akan
dipakai
Kriteria kualifikasi Kriteria kualifikasi
Tipe dan persyaratan rancangankontrak
Tipe dan persyaratanrancangan kontrak
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Dokumen Pengadaan Organisasi Usaha yang bersifat Profit dan Non Profit (1/2)
Standar Dokumen Pengadaan/SBD
a. IFB (Invitations For Bids)/Undangan
b. ITB (Instructions To Bidder)/ IKP (Instruksi Kepada Penyedia)
c. BDS (Bid Data Sheet) / LDP (Lembar Data Pengadaan)
d. Ineligible Bidders /Pernyataan Tidak Masuk Daftar Hitam Penyedia
e. General Conditions of Contract (GCC) / Syarat-syarat Umum Kontrak (SSUK)
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Dokumen Pengadaan Organisasi Usaha yang bersifat Profit dan Non Profit (2/2)
Standar Dokumen Pengadaan/SBD
f. Special Conditions of Contract (SCC) / Syarat-syarat Khusus Kontrak (SSKK)
g. Technical Specifications / Spesifikasi Teknis
h. Schedule of Requirements (Jadwal Pengadaan)
i. Evaluation and Qualification Criteria (Kriteria Evaluasi dan Kualifikasi)
j. Bid Submission (Formulir Dokumen Pendukung),
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Menetapkan Dokumen Pengadaan Barang/jasaSecara Cermat Sesuai Ketentuan (1/3)
• SOP (Standard Operational Procedure) menjadiacuan Pokja ULP/Pejabat Pengadaan dalammenetapkan dokumen pengadaan barang/jasa
• Penetapan rancangan Dokumen Pengadaansangat dipengaruhi oleh penetapan rancanganSPK atau rancangan Surat Perjanjian dan HPS
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J
Menetapkan Dokumen Pengadaan Barang/jasaSecara Cermat Sesuai Ketentuan (2/3)
Contoh SOP Penetapan Dokumen Pengadaan Pelelangan Umum Pascakualifikasi (Sumber : Pokja ULP Pemkot Bandung)
Menetapkan Dokumen Pengadaan Barang/jasaSecara Cermat Sesuai Ketentuan (3/3)
Contoh SOP Penetapan Dokumen Pengadaan Pelelangan Umum Pascakualifikasi (Sumber : Pokja ULP Pemkot Bandung)
46
SOP
Contoh SOP Penetapan Dokumen Pengadaan Pelelangan Umum Pascakualifikasi (Sumber : Pokja ULP Pemkot Bandung)
UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J