Menyusun Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

Menyusun Dokumen

Pengadaan Barang/Jasa

Unit Kompetensi 10

UK 10M e n y u s u n D o k u m e n P B J

Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

Jenjang Pertama

Unit Kompetensi 10 – Menyusun Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

Penulis Tri Putranto Vindi

Media Pembelajaran Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP

Tanggal 31 Januari 2016 Versi 2

Informasi Umum


PENDAHULUAN

Tujuan Khusus

Melakukan proses pemilihan dokumen pengadaanbarang/jasa yang sesuai dengan pengadaan yangdilakukannya dan menyiapkan serta menetapkanseluruh kelengkapan dokumen tersebut.

Melakukan pemilihan dokumen pengadaan barang/jasa yangmeliputi kegiatan memahami ketentuan umum dokumenpengadaan barang/jasa,

Menyusun semua jenis dokumen pengadaan barang/jasa

Tujuan Umum


Bab 4Bab 3Bab 2

Membahas hal-hal yang perlu dipahami dalam mengidentifikasi

jenis dokumen pengadaanbarang/jasa serta memilih

dokumen pengadaanbarang/jasa.

Cakupan UK 10

membahas hal-hal yang perlu dipahamidalam menyusun semua jenis dokumen

pengadaan barang/jasa sesuai ketentuan, data paket pengadaan barang/jasa dan

menetapkannya sesuai ketentuan.

berisi penutup yang menyimpulkan buku

informasi ini.



MELAKUKAN PEMILIHAN

DOKUMEN PBJ

Pengertian Umum Dokumen PBJ

“Dokumen yang digunakan untuk mendapatkanpenawaran atau proposal dari calon penyediabarang/pekerjaan konstruksi/jasa (jasa lain/jasakonsultan) yang diperlukan dan disyaratkan”

(MCI-LKPP Project : 2015)


Dokumen PBJ ?

A p a ke g u n a a n

Kedudukan Penyusunan DokumenPengadaan dalam Proses Pengadaan

Perencanaan PengadaanPenyusunan

DokumenPengadaan

Evaluasi danPemberian

Kontrak

PengelolaanKontrak


(sumber : IFAD Procurement Guidelines , 2012)

Kedudukan PenyusunanDokumen Pengadaan dalam

Proses Pengadaan Publik

10

sumber : Modul Penyusunan Dokumen

Pengadaan,2015, LKPP

Kedudukan PenyusunanDokumen Pengadaan dalamProses Pengadaan menurut

Perpres no 54 th 2010

PerbandinganKedudukan Tahap

PenyusunanDokumen Pengadaan

12

Kewenangan Para Pihakdalam Penyusunan dan

Penetapan DokumenPengadaan

(sumber : Mastering Procurement ,2011,New Zealand)


Tujuan dan Manfaat Penyusunan Dokumen PBJ

Tu j u a n• Sebagai ketentuan dan informasi bagi para pihak

• Menginformasikan lingkup kerja (Scope Of Works)

• menginformasikan hak dan kewajiban para pihak

• Mendapatkan calon penyedia yang valid & responsif

• Mendefinisikan kriteria pemilihan dan tata caraevaluasi yang adil

• Menyediakan pedoman yang standar dan konsistenkepada para pihak

Manfaat• Mengurangi resiko kesalahan penawaran

• Publikasi rencana kebutuhan/ spesifikasi dariorganisasi secara terbuka

• Mengurang resiko sanggah atau protes dari calonpenyedia/penawar

• Meminimalisir resiko terjadinya pelelanganulang/pelelangan gagal

• Mencegah fraud (kecurangan) para pihak.

• Menumbuhkan minat bagi calon penyedia


Jenis Dokumen Pengadaan

Standar Pemerintah/SKKNI Bidang PBJ Tahun 2016

Dokumen Kualifikasi

Dokumen Pemilihan

Rancangan Surat Perjanjian(sesuai dengan jenispekerjaan dan kebutuhan)

Praktek PengadaanInternasional

Invitation to Bid (ITB)/Invitation For Bid (IFB)

Request for Quotation/RFQ

Request for Proposal/RFP

Kompleksitas Pekerjaan

Dokumen PengadaanPekerjaan Kompleks

Dokumen Pengadaan BukanPekerjaan Kompleks(organisasi non pemerintah)

Sistem Pengadaan (secaraElektronik/non Elektronik)

Dokumen pengadaan dibuatoleh Pokja ULP mengikutistandar dokumen pengadaanpada SPSE

Dokumen pengadaan dibuatoleh Pokja ULP menggunakan form isianelektronik dokumenpengadaan yang melekatpada aplikasi SPSE

Jenis dokumen pengadaan berdasarkan :


Isi Dokumen Pengadaan (1/2)

a. Undangan Lelang atau Permohonan Proposal

b. Instruksi, persyaratan, dan pemberitahuan untuk penawar

c. Kriteria kualifikasi dan kriteria evaluasi

d. Rancangan perjanjian/kontrak

e. Lampiran/dokumen pendukung

f. Kerangka Acuan Kerja (mencakup informasi harga/biaya)/TOR (Term Of Refference)

g. Pernyataan Kerja (Statement of Work)

Dokumen pengadaan secara umum berisi paling tidak mencakup bagian tentang:


16

Isi Dokumen Pengadaan (2/2)

h. Formulir Isian (Response Forms)

i. Informasi kepada Penawar :

j. Persyaratan Penawaran,

•Definisi

•Masa berlaku penawaran

•Instruksi tentang penyampaian penawaran/proposal

•Kepatuhan

•Lain-lain

•Persyaratan Eligibilitas

•Hak-hak Pemerintah (Entitas pengadaan)

•Instruksi Untuk Penyiapan Penawaran/Proposal

•Rapat penjelasan (aanwijzing) dan kunjungan lapangan

•Perincian pengadaan tentang evaluasi dan proses pengumuman pemenang

•Prosedur penyampaian sanggahan


1. DokumenKualifikasi

2.Dokumen Pemilihan

3.Rancangan Surat

Perjanjian

Dokumen PBJ Organisasi Pemerintah


• Petunjuk Pengisian Formulir Isian Kualifikasi

• Formulir Isian Kualifikasi

• Instruksi kepada peserta, termasuk tata cara

penyampaian dokumen kualifikasi

• Ketentuan Umum

• Dokumen Kualifikasi

• Penyiapan Dokumen Kualifikasi

• Penyampaian Dokumen Kualifikasi

• Evaluasi Pasca-Kualifikasi

• Hasil Kualifikasi

• Lembar Data Kualifikasi

• Pakta Integritas;

• Tata Cara Evaluasi Kualifikasi.

• Informasi Umum

• Pengumuman Lelang/Seleksi


2.Dokumen Pemilihan

3.Rancangan Surat

Perjanjian


• Undangan/Pengumuman

• Instruksi Kepada Peserta

• Umum

• Dokumen pengadaan/pemilihan

• Penyiapan dokumen penawaran

• Pemasukan dokumen penawaran• Evaluasi Pasca-Kualifikasi

• Pembukaan penawaran dan evaluasi

• Penetapan pemenang pelelangan

• Penetapan pemenang pelelangan

• Penunjukan pemenang

• Pelelangan gagal

• Jaminan pelaksanaan

• Penandatanganan kontrak



2.Dokumen Pemilihan

3.Rancangan Surat

Perjanjian


• Rancangan Kontrak/Perjanjian

• Daftar Kuantitas dan Harga

• Spesifikasi Teknis, KAK dan/atau Gambar,

Brosur

• Bentuk Surat Penawaran

• Bentuk Jaminan


Invitation For Bid (IFB)/Invitation To Bid (ITB)/Invitation To Tender (ITT)

Request For Proposal (RFP)

Request For Quotation (RFQ)

Dokumen PBJ Usaha Profit dan Non Profit



Invitation For Bid (IFB)/Invitation To Bid

(ITB)/Invitation To Tender (ITT)


Request For Proposal (RFP)


• Bagian Utama (Key Sections),

• Why ? Ceritakan mengapa organisasi kita memerlukan

kegiatan ini;

• Who ? Deskripsikan organisasi kita;

• What ? ceritakan secara singkat mengenai kegiatan yang

akan dilaksanakan

• How ? Gambarkan mengenai bentuk kontrak,informasi

yang diperlukan penawar, kriteria evaluasi penawaran,

kriteria penetapan penyedia

• When ? Definisikan kerangka waktu dan jadwal serta

contact person

• Statement Of Purpose

• Background Informations

• Scope of Work

• Outcome and Performance Standards

• Deliverables

• Term Of Contract

• Payment, Incentives and Penalties

• Contractual Terms and Conditions

• Requirements for Proposal Preparations

• Evaluation and Award Process

• Process Schedule

• Points of Contact for Future Correspondence


Request For Quotation (RFQ)


• BAB I Goods and/or Service Requirements

Berisi kebutuhan barang/jasa organisasi

• BAB II Terms and Condition of the Contract

Berisi Syarat Umum Kontrak

• BAB III Supplier Response

Formulir yang harus dilengkapi penawar

• Attachment – RFQ Conditions

Berisi syarat khusus kontrak


Memilih Secara Cermat

Kesesuaian Dokumen PBJ

Dengan Paket PBJ

Strategi Pemilihan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa dihubungkan dengan Supply Positioning Model




Dengan Paket PBJ

Alur Proses Pemaketan Pengadaan Barang/Jasa via Consolidated (Penggabungan) atauSeparated (Pemecahan) Paket

(Sumber : Modul Strategi PBJ LKPP, 2013)




Dengan Paket PBJ

Pengaruh Pemaketan pada Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

(Sumber : Modul Strategi PBJ LKPP, 2013)

DokumenPengadaan

Separasi Paket

Itimized

ProdukBarang/ProdukJasa Tertentu

KonsolidasiPaket

PengadaanBersama



MENYUSUN SEMUA JENIS

DOKUMEN PBJ

• Perpres No 54/2010 beserta perubahannya tentangPengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan Perka LKPP No 15/2012 tentang Standar Dokumen PengadaanBarang/Jasa Pemerintah

• Tujuan penetapan standar dokumen pengadaan di lingkungan K/L/D/I sesuai dengan prinsip pengadaan dan etika pengadaan

Menyusun Semua Jenis

Dokumen PBJ

Hal yang harusdiperhatikan

penyusunan semuajenis dokumen

pengadaan barang/jasapemerintah :


No Dokumen Pengadaan Standar Dokumen Pengadaan Non Standar

Kelebihan Kekurangan Kelebihan Kekurangan

1. Menghemat waktu penyusunan

dokumen pengadaan

Untuk pengadaan yang

menggunakan spesifikasi

kinerja dan membutuhkan

inovasi baru tidak bisa optimal

User lebih bisa melakukan

improvisasi dan inovasi dalam

menyampaikan

spesifikasi/kebutuhan

organisasi

Memerlukan waktu yang lebih

lama dalam penyusunannya

2. Mempercepat penyusunan

dokumen penawaran

Penawar tidak bisa melakukan

banyak perubahan dokumen

penawaran karena harus

mengacu pada dokumen

standar

Penawar bisa memberikan

berbagai pilihan penawaran

spesifikasi kinerja/fungsional

Penyusun dokumen

pengadaan harus mempunyai

pengalaman antara 5-10

tahun dan/atau pelatihan

penyusunan dokumen

pengadaan nasional atau

internasional

3. Pemahaman tentang isi

dokumen pengadaan antara

penyusun (Pokja ULP/Pejabat

Pengadaan) dan penawar

relative sama

Sering dipergunakan hanya

untuk tujuan non profit oriented

Penawar membutuhkan waktu

lebih lama dalam menyusun

dokumen penawaran

4. Mempercepat waktu evaluasi

kualifikasi ataupun evaluasi

penawaran

5. Bisa dipelajari dan

digunakan/diadopsi untuk

semua kalangan

(pemerintah/swasta)

6. Pokja ULP/Pejabat Pengadaan

dengan pengalaman yang

masih minim bisa

menggunakannya (pengalaman

kerja kurang dari 5 tahun)

Menyusun Semua Jenis Dokumen

PBJ

Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

yang Sudah Terstandarisasi dengan yang Tidak Terstandarisasi

Melengkapi Semua Jenis

Dokumen PBJ sesuai dengan data

paket PBJ

Melengkapi Dokumen KAK

• uraian kegiatan yang akan dilaksanakan;

• waktu pelaksanaan yang diperlukan;

• spesifikasi teknis Barang/Jasa yang akan diadakan; dan

• besarnya total perkiraan biaya pekerjaan

spesifikasi teknis Barang/Jasa

Harga Perkiraan Sendiri (HPS);

Rancangan Kontrak.


Dokumen KAK/TOR/SOW/Spesifikasi/Rancangan Gambar

Sebagai Bagian Penting Penyusunan Dokumen Pengadaan


Dokumen KAK/TOR/SOW/Spesifikasi/Rancangan Gambar

Sebagai Bagian Penting Penyusunan Dokumen Pengadaan

NoTahap Proses

Pengadaan Barang/JasaFungsi Gambar Para Pihak

1. Penyusunan RUP Menjelaskan spesifikasi /

Kerangka Acuan KerjaPA/KPA

2. Kaji Ulang RUP Bahan kaji ulang mengenai

kelengkapan dan kejelasan

gambar

PA/KPA – PPK – Pokja

ULP/PP – Tim Teknis

3. Penyusunan dokumen

pengadaan

Bagian dokumen pemilihan yang

menggambarkan jenis pekerjaan

dan dasar evaluasi / penilaian

penawaran

Pokja ULP/PP

4. Penyusunan/penetapan

kontrak

Dokumen lainnya yang menjadi

bagian dari kontrakPPK – Penyedia

5. Pelaksanaan Kontrak Dasar atau acuan perubahan

kontrak

PPK – Penyedia – Peneliti

Kontrak

Fungsi Gambar/Gambar Kerja (Drawing) sebagai Bagian dari Dokumen Pemilihan


Ketentuan Umum Penyusunan RPP

Spesifikasi Teknis

Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

Rancangan Kontrak


Dokumen Pendukung Penyusunan Dokumen Pengadaan

1. Dokumen Rencana Pengadaan

2. Dokumen RUP (Kebijakan Umum,RAB,KAK)

2. Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP) , terdiri :

HPS

Spesifikasi Teknis

Rancangan Kontrak

3. Dokumen Anggaran (DPA/DIPA)

4. SK PA/KPA dan PPK

5. RAB

6. Gambar/DED


Kelengkapan Dokumen

Rencana Pelaksanaan Pengadaan

Spesifikasi Teknis

• Gambar/brosurbila dipersyaratkan )

• Jadwal PelaksanaanPekerjaan

• Personil dan peralatan(pekerjaan kontruksi/barang/konsultan dan jasalainnya.

Harga PerkiraanSendiri

• Data yang dipakai dalammenyusun HPS

• Perhitungan HPS

• Masa berlaku HPS

RancanganKontrak

• Rancangan Surat Perjanjian

• SSUK

• SSKK


Contoh KAK


Tahapan Penyusunan Dokumen PBJ

Standar DokumenPengadaan (SDP)

Draf DokumenPengadaan

DokumenPengadaan


Pihak dalam penyusunanDokumen PBJ


Dokumen Pengadaan Organisasi Usaha yang bersifat Profit dan Non Profit

Pengadaan Barang Konstruksi Konsultan

Dokumen yagtercantum

Referensi,poin kontrak danpersyaratan kontrak



Deskripsi dan spesifikasi barang Deskripsi dan spesifikasi Deskripsi dan spesifikasi

Informasi dan ketentuan yang relevan

Informasi dan ketentuanyang relevan

Informasi dan ketentuanyang relevan

Aturan proses pengadaan Aturan proses pengadaan Aturan proses pengadaan

Kriteria evaluasi dan metodologiyang akan dipakai

Kriteria evaluasi danmetodologi yang akan

dipakai

Kriteria evaluasi danmetodologi yang akan

dipakai

Kriteria kualifikasi Kriteria kualifikasi

Tipe dan persyaratan rancangankontrak

Tipe dan persyaratanrancangan kontrak


Dokumen Pengadaan Organisasi Usaha yang bersifat Profit dan Non Profit (1/2)

Standar Dokumen Pengadaan/SBD

a. IFB (Invitations For Bids)/Undangan

b. ITB (Instructions To Bidder)/ IKP (Instruksi Kepada Penyedia)

c. BDS (Bid Data Sheet) / LDP (Lembar Data Pengadaan)

d. Ineligible Bidders /Pernyataan Tidak Masuk Daftar Hitam Penyedia

e. General Conditions of Contract (GCC) / Syarat-syarat Umum Kontrak (SSUK)


Dokumen Pengadaan Organisasi Usaha yang bersifat Profit dan Non Profit (2/2)

Standar Dokumen Pengadaan/SBD

f. Special Conditions of Contract (SCC) / Syarat-syarat Khusus Kontrak (SSKK)

g. Technical Specifications / Spesifikasi Teknis

h. Schedule of Requirements (Jadwal Pengadaan)

i. Evaluation and Qualification Criteria (Kriteria Evaluasi dan Kualifikasi)

j. Bid Submission (Formulir Dokumen Pendukung),


Menetapkan Dokumen Pengadaan Barang/jasaSecara Cermat Sesuai Ketentuan (1/3)

• SOP (Standard Operational Procedure) menjadiacuan Pokja ULP/Pejabat Pengadaan dalammenetapkan dokumen pengadaan barang/jasa

• Penetapan rancangan Dokumen Pengadaansangat dipengaruhi oleh penetapan rancanganSPK atau rancangan Surat Perjanjian dan HPS



Contoh SOP Penetapan Dokumen Pengadaan Pelelangan Umum Pascakualifikasi (Sumber : Pokja ULP Pemkot Bandung)

46

SOP


Menyusun Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

Documents

Transcript of Menyusun Dokumen Pengadaan Barang/Jasa