Mendeskripsikan Administrasi Perkantoran

Oleh :Ni Made Martini,S.Sos.MAP

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu P0litikUniversitas Warmadewa

2015

Tujuan Pembelajaran1. Dapat Mendeskripsikan Administrasi,

Organisasi dan Manajemen2. Dapat Menjelaskan Unsur-Unsur

Administrasi, Organisasi dan Manajemen3. Dapat Menjelaskan Hubungan Antara

Administrasi, Organisasi dan Manajemen4. Dapat Mendeskripsikan Administrasi

Perkantoran

1. AdministrasiPengertian administrasi dapat dilihat dari 2 segi.1. Administrasi Dalam Arti Sempit

Berasal dari kata administratie (bahasa Belanda) yang berarti tata usaha. Kegiatannya berhubungan dengan tulis menulis, surat menyurat, ketik mengetik, kearsipan, dan kegiatan lain dan hanya terbatas pada kegiatan kantor.

2. Administrasi Dalam Arti LuasAdalah keseluruhan proses kerjasama antara dua

orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan (menurut Dr. Sondang P. Siagian, SH.,MPA.,).

Unsur-unsur administrasi antara lain:a. Pengorganisasian (Organizing)b. Manajemen (Management)c. Kepegawaian (Personalia)d. Tata Hubungan/Komunikasi

(Relationship/Communication)e. Keuangan (Finansial)f. Perbekalan (Logistic)g. Ketatausahaan (Recording)h. Hubungan Masyarakat (Public Relation)

Penggolongan administrasi terdiri dari:a. Administrasi negarab. Administrasi niagac. Administrasi internasionald. Administrasi sosiale. Akuntansif. Administrasi khusus

2 OrganisasiMenurut Drs. M. Manulang pengertian

organisasi terdiri dari:a.Organisasi dalam arti dinamis

Adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan yang akan dilakukan dengan seefektif mungkin untuk mencapai tujuan.

b.Organisasi dalam arti statisAdalah setiap gabungan yang bergerak ke arah tujuan bersama. Istilah populernya adalah stuktur organisasi.

Unsur-unsur organisasi :a. Adanya sekelompok orangb. Adanya kerjasamac. Adanya tujuan bersama

Asas-asas organisasi:a. Asas perumusan tujuanb. Asas pembagian kerjac. Asas pendelegasian wewenangd. Asas kordinasie. Asas efisiensi pengawasanf. Asas pengawasan umum

Macam-macam organisasi

a. Organisasi politik adalah organisasi yang bertugas dalam penyelenggaraan negara.

b. Organisasi bisnis adalah organisasi yang bertujuan untuk memperoleh keuntungan dari usaha yang dilakukan (usaha bisnis).

c. Organisasi profesi adalah organisasi yang anggotanya terdiri dari orang-orang yang berprofesi sama atau hampir sama untuk menjaga agar profesi mereka selalu dihargai dan dihormati.Contoh :ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia)ICMI (Ikatan Cendikiawan Muslim Indonesia)

d. Organisasi sosial adalah organisasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan sosial kemasyarakatan. Misalnya organisasi kekeluargaan dalam bidang ekonomi, pendidikan, ilmiah, keindahan dan rekreasi, keagamaan, kesehatan jasmani, dll.

e. Organisasi lain misalnya organisasi Islam (Muhammadiyah, NU), organisasi olahraga (KONI, PBSI), dll.

3. ManajemenPengertian Manjemen

Manajemen adalah kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka mencapai tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain (menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian, MPA).

Sedangkan menurut Sukamto Reksohadiprodjo, M.Com. Manajemen adalah suatu usaha merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan/mengkordinasikan, serta mengawasi kegiatan dalam suatu organisasi agar tujuan organisasi tercapai secara efisien dan efektif.

Efisien berarti: perbandingan yang terbaik antara suatu hasil dengan usahanya atau antara pemasukan dengan pengeluaran.

Efektif berarti: kemampuan untuk dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diserahkan sesuai dengan rencana (tepat waktu).

Prinsip-prinsip manajemen:a. Ada pembagian kerja yang jelasb.Wewenang dan tanggung jawab seimbangc. Bekerja secara disiplind.Ada kesatuan perintahe. Ada kesatuan pengarahanf. Mendahulukan kepentingan umumg.Ada pengupahan yang menarik

h. Ada pemusatan kordinasii. Ada jenjang bertingkat

atasan dan bawahanj. Bekerja tertibk. Ada keadilanl. Perlu stabilitas kondisi

pegawaim. Pimpinan punya prakarsan . Ada semangat kesatuan

Fungsi Manajemen (POAC)a. Perencanaan (Plaining)b. Pengorganisasian (Organizing)c. Penggerakan (Actuating)d. Pengawasan (Controlling)

4. Hubungan antara Administrasi,Organisasi dan Manajemen

Dari ketiga pengertian administrasi, organisasi, dan manajemen dapat ditarik kesimpulan bahwa:Administrasi merupakan proses, organisasi merupakan wadah, sedangkan manajemen merupakan pelaksanaannya yang satu sama lainnya saling berhubungan dan saling berkaitan sehingga tujuan dapat tercapai.

Administrasi terdiri dari organisasi dan manajemen, sedangkan inti manajemen adalah kepemimpinan.

4. Hubungan antara Administrasi, Organisasi dan Manajemen

1

2

2

3

Keterangan:

1. Administrasi2. Organisasi3. Manajemen

5 Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran adalah administrasi yang diterapkan dalam bidang perkantoran, meliputi proses penyelenggaraan kegiatan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor untuk mencapai tujuan.

MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PERKANTORANADMINISTRASI PERKANTORAN

Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor

Tujuan Pembelajaran1. Dapat Menjelaskan Pengertian Pekerjaan

Kantor2. Dapat Menyebutkan Jenis-Jenis Pekerjaan

Kantor3. Dapat Menjelaskan Ciri-Ciri Pekerjaan

Kantor

1 Pekerjaan KantorPengertian Pekerjaan Kantor :

Segenap kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama.

Menurut George Terry

Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan, dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.

2. Jenis – Jenis Pekerjaan Kantor1. Mengumpulkan / Menghimpun2. Mencatat3. Mengolah4. Menggandakan5. Mengirim6. Menyimpan

1. Mengumpulkan / MenghimpunYaitu kegiatan mencari dan mengusahakan segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan sehingga siap untuk digunakan apabila di perlukan.

2. MencatatYaitu kegiatan

membukukan seperti dalam hal membukukan berbagai transaksi atau berbagai keterangan yang diperlukan dengan menggunakan alat tulis menulis.

3. Mengolah

Yaitu mengerjakan atau memproses data atau keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Menggandakan

Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi atau data dari satu pihak ke pihak lainnya dengan menggunakan berbagai cara dan alat.

6. Menyimpan

Yaitu kegiatan menaruh di tempat tertentu dengan menggunakan berbagai cara dan alat dengan tujuan dapat di temukan kembali dengan cepat bilamana keterangan tersebut di butuhkan.

Ciri-ciri Pekerjaan Kantor1.Bersifat Pelayanan

2. Bersifat Merembes Ke Segenap Bagian dalam Organisasi

3. Dilaksanakan Oleh Semua Pihak dalam Organisasi

MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN PENYELENGGARAAN

ADMINISTRASI PERKANTORANADMINISTRASI PERKANTORAN

Mengidentifikasi Fungsi Pekerjaan Kantor

Tujuan Pembelajaran1. Dapat Menyebutkan Fungsi Pekerjaan

Kantor dalam Organisasi2. Dapat Menjelaskan Fungsi Melayani

Pelaksanaan Pekerjaan Operatif3. Dapat Menjelaskan Penyediaan

Keterangan Bagi Pucuk Pimpinan4. Dapat Menjelaskan Fungsi Membantu

Kelancaran Perkembangan Organisasi

1. Fungsi Pekerjaan Kantor

1. Melayani Pelaksanaan Pekerjaan OperatifBerarti membantu dan meringankan pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok) dalam pencapaian tujuan organisasi.

Contoh:Bagian penjualan pekerjaan operatifnya adalahmenjual barang dan jasa. Pekerjaan mencatat dokumen-dokumen penjualan bersifat membantu kelancaran pekerjaan pokok bagian penjualan sehingga target penjualan dapat tercapai.

2.Menyediakan Keterangan Bagi Pucuk Pimpinan OrganisasiPekerjaan kantor berfungsi menyiapkan data atau keterangan yang di butuhkan pimpinan organisasi untuk membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

Contoh:Dalam mengabil keputusan penambahan produksi baru bagi Manager Produksi diperlukan data tentang kapasitas mesin, omzet penjualan, angket kebutuhan konsumen, dsb yang harus disiapkan oleh bagian petugas pencatatan masing-masing bagian.

3. Membantu Kelancaran Perkembangan OrganisasiPekerjaan kantor mempunyai fungsi atau peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen.

MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PERKANTORANADMINISTRASI PERKANTORAN

Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran

Tujuan Pembelajaran1. Dapat Menjelaskan Pengertian Sarana

dan Prasarana Administrasi Perkantoran2. Dapat Menyebutkan Jenis-Jenis Sarana

dan Prasarana Administrasi Perkantoran

1. Pegertian SaranaSarana Adminstrasi Perkantoran

Adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam menyelenggarakan administrasi perkantoran.

Contoh:- Meja tulis- Lemari arsip- Komputer- Pesawat telepon- Mesin fotocopy- Dll.

2. Pengertian PrasaranaPrasarana Administrasi Perkantoran

Adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama dalam terselenggaranyan administrasi perkantoran.

Contoh:- Gedung- Listrik- Air bersih- Jaringan Telepon- Dll.

3. Jenis-Jenis Sarana Yang DigunakanDalam Administrasi Perkantoran

1. Perabot Kantor ( Office Furniture )- Kursi dan Meja - Lemari File - Rak

2. Perbekalan Kantor ( Office Supplies )

- Kertas - Karbon - Pulpen - Spidol

- Tinta Printer

3. Mesin Kantor ( Office Machine )

- Risograph

- Komputer - Mesin Tik

- Printer - Faximile

4 Jenis-Jenis Prasarana Yang Digunakan Dalam Administrasi Perkantoran

1. Prasarana Gedung Kantor2. Prasarana Air Bersih (PAM)3. Prasarana Listrik4. Prasarana Jalan5. Dll.

MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PERKANTORANADMINISTRASI PERKANTORAN

Mengidentifikasi Persyaratan Personil

Administrasi Perkantoran

Tujuan Pembelajaran1. Dapat Menjelaskan Pengertian Personil

Kantor2. Dapat Menyebutkan Macam-Macam

Personil Kantor3. Dapat Menjelaskan Persyaratan Personil

dalam Administrasi Perkantoran

1. Pengertian Personil Kantor

Personil Kantor adalah setiap orang yang melakukan pekerjaan tetap di kantor (baik kantor pemerintah maupun kantor swasta) dengan mendapatkan upah sebagai imbalan dari tenaga dan atau jasa yang diberikan kepada kantor.

2 .Macam-Macam Personil Kantor

Dilihat dari statusnya, personil kantor terdiri dari:1. Pegawai honorer2. Pegawai harian3. Pegawai bulanan4. Pegawai tetap5. Pegawai kontrak

1. Pegawai HonorerAdalah seseorang pegawai yang diberikan imbalan berapa honorarium sesuai dengan prestasi kerja dan dibayarkan setelah pelajaran selesai.

2. Pegawai HarianAdalah pegawai yang diberikan upah/gaji secara harian. Hari libur dan hari sabtu dan minggu tidak diberikan gaji.

3. Pegawai BulananAdalah seseorang pegawai yang diberikan upah/gaji setiap bulan. Hari sabtu, minggu dan hari libur tidak ada pengurangan gaji.

4. Pegawai TetapAdalah pegawai yang diberikan upah/gaji secara tetap setiap bulan ditambah dengan tunjangan dan fasilitas lain sesuai dengan peraturan perusahaan yang berlaku.

5. Pegawai KontrakAdalah seseorang pegawai yang bekerja dan dibayar sesuai dengan kontrak yang telah disepakati untuk jangka waktu tertentu. Hak dan kewajiban pegawai tersebut berakhir setelah masa kontrak selesai dan dapat diperpanjang sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.

3. Persyaratan Personil Dalam Administrasi Perkantoran

Macam-macam persyaratan yang harus dipenuhi dalam penyelenggaraan administrasi perkantoran antara lain:1. Persyaratan Pendidikan2. Persyaratan Keterampilan3. Persyaratan Kepribadian

1. Persyaratan PendidikanAdalah kemampuan akademis yang

diperlukan untuk menduduki suatu jabatan.

Misalnya:- Ijazah- Sertifikat.

2. Persyaratan KeterampilanAdalah kemampuan untuk melaksanakan

tugas dalam suatu jabatan / pekerjaan yang dibuktikan dengan keterampilan.

Misalnya:- Kemampuan berbahasa Inggris, Mandarin- Kemampuan mengetik 10 jari- Kemampuan menangani rapat- dsb.

3. Persyaratan KepribadianAdalah berhubungan dengan tingkah

laku, kepribadian yang dipersyaratkan untuk menduduki suatu jabatan.

Misalnya:- Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK)- Daftar Riwayat Hidup