Manajemen Obat di Rumah Sakit

Mengapa perlu dilakukan manajemen terhadap obat?

Peran penting dalam proses pengobatan Menyelamatkan jiwa Meningkatkan derajat kesehatan Meningkatkan kepercayaan terhadap pelayanan

kesehatan Meningkatkan partisipasi dalam pelayanan

kesehatan. Menserasikan kepentingan pihak manajemen

rumah sakit, dokter, pasien dan pihak supplier.

Siklus Manajemen Obat

Seleksi Pengadaan Distribusi Penggunaan

Siklus Manajemen ObatSeleksi

Penunjang Manajemen

Organisasi

Keuangan

Manajemen Informasi

Sumber Daya Manusia

Penggunaan Pengadaan

Distribusi

Seleksi Identifikasi masalah kesehatan/Prevalensi

penyakit. Pilihan cara pengobatan Pemilihan obat termasuk bentuk dan

dosisnya.

Pengadaan Kuantifikasi kebutuhan Pemilihan metode pengadaan Mengatur tender Menyusun kontrak Menjamin kualitas obat Memastikan terpenuhinya syarat-syarat

dalam kontrak.

Distribusi

Kontrol stok Manajemen penyimpanan Pengiriman ke depo obat

Penggunaan

Diagnosa Penulisan resep Pemberian obat Pemakaian secara benar oleh pasien.

Identifikasi Masalah Kesehatan

Pemilihan standard pengobatan

Daftar obatSupplai Obat

-Pengadaan-Donasi

-Distribusi-Produksi

Penggunaan obat rasionalPelatihanSupervisi

MonitoringInformasi Obat

Daftar Obat Essensial

Formularium

Panduan Pengobatan

Kemungkinan ketersediaan lebih besar dan penggunaan obat lebih rasional

Langkah teknis pembuatan formularium

Pembentukan Panitia Farmasi dan Therapi

Proses seleksi Penyusunan daftar

obat essensial Penentuan kebijakan Penerimaan tawaran

dari para supplier

Penerimaan usulan dari para wakil SMF

Pemilihan obat essensial (dasar seleksi untuk pengadaan obat persediaan)

Formularium obat rumah sakit.

Siklus Pengadaan Obat

Evaluasi Seleksi obat

Tentukan kuantitas yang dibutuhkan

Kumpulkan Informasi Konsumsi

Penyesuaian kebutuhan dan dana

Pilih Metode Pengadaan

Pemilihan Supplier

Penentuan Syarat Kontrak

Monitor Status PesananPenerimaan & Pemeriksaan

Pembayaran

Distribusi Obat

Penghitungan Kuantitas Kebutuhan Ada 4 metode : konsumsi, morbiditas, konsumsi

dengan penyesuaian, berdasarkan budget. Untuk stok awal dihitung berdasar metode

morbiditas/data kasus penyakit dan daftar obat essensial yang diperlukan, lead time, safety stock yang ditetapkan, serta dengan benchmarking.

Selanjutnya memerlukan perencanaan berdasarkan penggunaan obat tersebut secara riil atau konsumsi riil.

Metode MorbiditasPopulasi

Persentasi Cakupan Populasi terlayani

Profil Masalah Kesehatan

Masalah kesehatan terlayani

Standard Pengobatan

Kuantifikasi kebutuhan obat

Cost of Drugs

Drug stocks on Hand & on Order

Unit prices of drugs

Model Persediaan Tiga model persediaan yang biasa

digunakan, dan tergantung frekwensi order terhadap supplier adalah : Annual purchasing Scheduled purchasing Perpetual purchasing.

Metode Pengadaan Dua formula dasar dan sederhana yang

biasa dipakai sebagai metode pengadaan : Minimum-maximum Consumption based.

Pada presentasi ini akan dibahas : Minimum dan maximum stock level formula. Untuk pemahamannya dibahas manajemen

persediaan.

Manajemen Persediaan

Q

LT

SS

ROP

A

Waktu

Terlambat datang Datang lebih cepat

Manajemen Persediaan

Saat PesanObat

diterima

LT LT

Working stock

Safety Stock

Qo

SSSafety Stock

IAverage inventory

SS+Qo

Waktu dalam bulan

Sto

ck o

n H

and

Minimum dan maximum stock level formula

Minimum stok = safety stock (SS) atau : Minimum stok = (LT x CA) + SS, di mana CA =

rata-rata pemakaian (per bulan/minggu). Maksimum stok = Minimum stok + (PP x CA),

= (LT x CA) + (PP x CA),

= (LT + PP) x CA.

PP = jarak waktu dua pemesanan atau setting lama waktu stok maksimal yang dikehendaki.

Minimum dan maximum stock level formula

Misal 3 bulan ( u/model scheduled purchasing) Misal kita menginginkan stok maksimal untuk 2

minggu dan lead time 3 hari, maka PP = 14+3 =17 hari. (model perpetual purchasing).

Bila pembayaran dalam jangka 21 hari, maka untuk obat yang fast moving, seperti konsinyasi.

Level stok pada stok minimum atau di bawahnya, kuantitas pemesanan (Qo) = (S.max+Sb)–(S1+So)

Minimum dan maximum stock level formula

Sb = stock back-ordered S1 = stock on hand So = Stock on order. Contoh : LT capsul tetracycline : 2 bulan Pemakaian rata-rata/bulan = 1.000 capsul SS = 2.000 capsul. PP = 6 bulan

Minimum dan maximum stock level formula

Setting stok untuk level minimum dan maksimum: S min = ( 2 x 1.000) + 2.000 = 4.000 S max = 4.000 + ( 6 x 1.000) = 10.000

S1= 3.000, So = 2.000, maka Qo menjadi: (10.000 + 0 )– (3.000 + 2.000) = 5.000

Bila waktu order tiba, level stok = S.min, maka : (PP+LT) x CA

Aplikasi Tepat Guna Manajemen Obat di Rumah Sakit

Aplikasi untuk Perencanaan Farmasi RS merencanakan dengan Form

Permintaan Pembelian (Form PP) Kuantitas order tiap item obat dihitung

dengan minimum dan maximum stock level formula.

Kirim Form PP ke bagian Pengadaan dan tembusan ke Gudang Farmasi/Obat.

Aplikasi Tepat Guna Manajemen Obat di Rumah Sakit

Aplikasi untuk Pengadaan Pemilihan supplier SP Konfirmasi rangkap 3 (tiga) Pengiriman obat oleh supplier dengan faktur

rangkap 4 (empat) Penerimaan oleh gudang farmasi dan pengisian

kartu stok Pemeriksaan faktur oleh administrasi pengadaan Pembuatan SP rangkap empat (4). SP Khusus untuk Psikotropika & Narkotika.

Aplikasi Tepat Guna Manajemen Obat di Rumah Sakit

Aplikasi untuk Penyimpanan dan Distribusi FIFO Suhu Pelaksanaan distribusi ke unit berdasarkan

form permintaan persediaan rangkap tiga (3) & check apakah > dari level iron stock.

Pengisian kartu stok gudang farmasi Tempat obat akan kadaluarsa Penyimpanan psikotropika dan narkotika.

Aplikasi Tepat Guna Manajemen Obat di Rumah Sakit

Aplikasi Penggunaan Penggunaan iron stock di unit Penggunaan stok apotik Farmasi untuk rawat

jalan dan rawat inap. Form pemberian khusus rawat inap Penggunaan psikotropika dan narkotika.

Pertanyaan yang timbul Bagaimana menjaga kepatuhan para dokter? Bagaimana bila harga & kondisi obat yang diterima

salah ? Bagaimana bila salah kirim obat ? Bagaimana bila kemasan rusak, segel terbuka, ganti

kemasan? Bagaimana proses pengisian SP dan LPB? Bagaimana bila obat dikirim hanya dengan tanda terima

dan belum difakturkan?

Lanjutan : Bagaimana proses kembali obat kadaluarsa? Bagaimana prosedur pemberitahuan kenaikan harga? Bagaimana dengan beli putus? Bagaimana perencanaan dengan melibatkan iron

stock? Bagaimana proses retur ? Bagaimana prosedur donasi atau trial (alkes) ? Bagaimana hubungan Farmasi dan Apotik Farmasi ? Bagaimana mekanisme kontrol pengadaan obat ?

Latihan

Penjelasan obat Psikotropika dan Narkotika dan golongannya.

Penggunaan Form-Form Simulasi Pengadaan Obat Latihan dan diskusi.

Terima Kasih