Kita Mulai Suatu Kebaikan dengan Kebaikan

KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI

Disampaikan padaPKMJ HIMA TEKNIK SIPIL UNJ

Sabtu, 18 Desember 2010

PERKENALAN

Nama : M. Agphin Ramadhan

Ttl : Bandar Lampung, 16 April 2010

Alamat : Jl. Jelita 3 No.4 RT 09/ RW 10, Rawamangun, Jakarta Timur 13220

Hp : 083893583667

Motto : Biasa-biasa saja yang wajar pasti akan tetap berkibar

PENDIDIKAN

Lembaga TahunSD Al-Kautsar B.Lampung 1996 – 2002SMP Al-Kautsar B.Lampung

2002 – 2005

SMA Negeri 2 B.Lampung 2005 – 2008 Teknik Sipil UNJ 2008 –

sekarang

PENGALAMAN ORGANISASI

o Anggota Pasukan Inti Siswa SMAN 2 Bandar Lampung (2005-2008)

o Ketua SIKAM Lampung UNJ (2008-2010)o Sekretaris Jendral HIMA Teknik Sipil (2010)o Kadep. PPT TPM BEM UNJ (2009-2010)o Kadep. Advokasi TPM BEM UNJ (2010-2011)

PENDAHULUAN

Administrasi Kesekretariatan tidak lagi hanya diartikan sebagai bidang kerja yang fokus pada surat-menyurat atau

membuat jadwal kegiatan, namun lebih dari itu, administrasi kesekretariatan

mempunyai fungsi dan peran yang lebih luas dan kompleks. Yaitu sebagai

pengelola dan pengendali kegiatan-kegiatan organisasi.

Kesalahan yang Sering Ditemukan

Pola proposal yang kurang rapih Redaksi kebahasaan yang tidak sesuai kaidah

Bahasa Indonesia LPJ yang terkadang tidak memasukkan elemen-

elemen penting dari suatu laporan kegiatan

KESEKRETARIATAN

Kesekretariatan adalah usaha menggerakkan fungsi-fungsi

perencanaan, pengorganisasian, pengisian, pengkoordinasian,

pelaksanaan/pengoperasian, pelaporan, pengendalian, dan penganggaran serta kegiatan-kegiatan bersifat penafsiran segala keputusan dan kebijaksanaan

dari tujuan yang hendak dicapai dalam bentuk operasional melalui program,

metode, system dan prosedur

SURAT MENYURAT

PENGERTIAN

Surat adalah sarana komunikasi berupa karangan untuk merumuskan secara tertulis tentang pernyataan,

pemikiran, pertimbangan, permintaan dan atau hal-hal lain yang disampaikan

kepada pihak yang dituju

FUNGSI

• Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau permohonan buah pikiran atau gugatan

• Sebagai bukti tertulis, seperti surat perjanjian

• Alat untuk mengingat, misalnya sebagai arsip

• Bukti historis, misalnya surat mandat, surat keputusan bersama dan surat rekomendasi

• Pedoman kerja

JENIS-JENIS SURAT

SURAT KEPUTUSAN SURAT UNDANGAN SURAT PERMOHONAN SURAT MANDAT SURAT PEMBERITAHUAN SURAT PERINGATAN MEMO

BAGIAN-BAGIAN SURAT

KEPALA SURAT TANGGAL NOMOR LAMPIRAN PERIHAL ALAMAT SALAM PEMBUKA ISI SURAT SALAM PENUTUP NAMA JABATAN INISIAL TEMBUSAN

PENOMORAN SURAT

Nomor Surat Keluar Departemen/ Biro

5/C/Und/g-HIMA SIPIL/III/2010No. Surat Keluar

Kode Tujuan Surat

Jenis Surat

Kode Departemen

Organisasi

Bulan dikeluarkannya surat

Tahun dikeluarkannya surat

PENOMORAN SURAT

Nomor Surat Keluar Kegiatan

1/B/Und/SF-HIMA SIPIL/III/2010No. Surat Keluar

Kode Tujuan Surat

Jenis Surat

Kode Kegiatan

Organisasi

Bulan dikeluarkannya surat

Tahun dikeluarkannya surat

KETERANGAN PENOMORAN SURAT

• Nomor surat dikeluarkan oleh organisasi atau lembaga

• Kode tujuan surat huruf kapital yang menunjukkan kepada siapa surat ditujukan– A : Individu dalam kepengurusan atau

kepanitiaan– B : Individu/ organisasi/ lembaga di dalam UNJ– C : Individu/ organisasi/ lembaga di dalam UNJ

• Jenis surat kode hal surat yang dikeluarkan• Kode Kegiatan kode ini disingkat dari nama

kegiatan

KETERANGAN PENOMORAN SURAT

• Kode departemen/ Biro Menunjukkan Departemen / Biro yang mengeluarkan surat

• Organisasi menunjukkan organisasi yang mengeluarkan surat berupa singkatan nama lembaga

• Bulan menunjukkan bulan dikeluarkannya surat yang dituliskan dengan angka romawi

• Tahun menunjukkan tahun dibuatnya surat

TANGGAL SURAT

• Pada tanggal surat tidak perlu didahului nama kota karena nama kota telah tercantum pada kepala surat, kecuali surat dibuat dil luar kota sekretariat maka kota tersebut dituliskan. Penulisan tanggal, bulan, dan tahun harus lengkap tidak boleh disingkat atau divariasikan. Tanggal surat menunjukkan saat surat itu diketik.

NOMOR SURAT

• Kata Nomor diikuti dengan titik dua ( : ); atau jika nomor tersebut disingkat menjadi No maka penulisannya diikuti dengan tanda titik ( . ), dan diikuti dengan titik dua ( : ). Kemudian diikuti nomor dan kode menurut ketentuan pembuatan nomor surat.

LAMPIRAN & HAL

• Bilangan yang menunjukkan jumlah barang dapat ditulis dengan huruf, akan tetapi bila lebih dari dua kata, pencantumannya ditulis dengan angka (seperti 25 buku)

• Penulisan kata Nomor dan Lampiran yang disingkat menjadi No. dan Lamp., harus taat asas. Jika kata Nomor disingkat menjadi No., kata Lampiran juga harus disingkat menjadi Lamp., dan jika keduanya dituliskan lengkap maka keduanya harus dituliskan lengkap juga.

• Isi dari perihal harus ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik; kata atau frase, bukan kalimat;

• Tidak ada tanda titik dibelakang perihal dan tidak digaris bawahi.

• Adakalanya pengirim perlu menunjukkan sifat surat yang dikirimkan. Sifat surat biasanya dituliskan di bawah nomor surat atau hal/perihal.

• Walaupun kata hal dan perihal ini bersinonim, sebaiknya digunakan kata hal karena lebih singkat.

Alamat tujuan

• Di depan nama orang/jabatan dituliskan ungkapan Yang terhormat (disingkat Yth.). Bila disingkat Yth. harus diikuti nama/jabatan penerima surat.

• Nama orang/jabatan dituliskan lengkap dengan ditulis huruf kapital pada awal huruf pada setiap unsur nama itu, tidak ditulis kapital semuanya.

• Kata sapaan Ibu, Bapak, Tuan, Saudara, dan sejenisnya, dapat digunakan apabila surat tersebut ditujukan kepada nama perseorangan. Huruf awal kata sapaan tersebut harus menggunakan huruf kapital. Pencantuman gelar akademik/kepangkatan dan kata sapaan, kedua-duanya berfungsi sebagai penghormatan. Karena itu, dalam pencantumannya hendaklah dipilih salah satunya.

Alamat Tujuan

• Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di, tidak dituliskan dengan huruf kapital semua, tidak perlu digaris bawahi, dan tidak bertitik akhir atau tanda baca lainnya.

• Bila alamat yang dituju masih dalam internal organisasi atau masih di lingkungan UNJ atau tanpa melalui pos, maka alamat surat tidak perlu ditulis lengkap, tetapi cukup mencantumkan nama kota atau daerahnya saja, seperti Rawamangun, Jakarta (bila masih di UNJ).

SALAM

• Penggunaan salam pembuka atau penutup disesuaikan dengan pihak yang dituju. Apabila yang dituju itu adalah lingkungan UNJ atau islami, lebih baik digunakan Assalamu ‘alaikum...(lengkap) dengan salam penutup Wassalamu ‘alaikum... (lengkap). Namun, apabila yang ditujunya itu merupakan lembaga umum, maka hendaknya digunakan salam pembuka Dengan hormat tanpa memakai salam penutup. Di belakang salam pembuka dan salam penutup (bila ada) selalu dibubuhkan tanda koma ( , ).

TANDA TANGAN

• Posisi hierarki tertinggi diletakkan di sebelah kiri surat

• Tanda tangan atas nama dapat dibuat bila orang yang bersangkutan tidak ada di tempat

PENGECAPAN

• Cap kegiatan diletakkan di kiri tanda tangan ketua pelaksana

• Cap lembaga diletakkan di sebelah kiri tanda tanga ketua lembaga

• Pengecualian untuk tanda tangan atas nama, cap diletakkan di sebelah kanan tanda tangan

Hal penting yang harus diperhatikan

Hindari pemakaian kata yang tidak/kurang tepat atau dapat menyinggung orang lain

Gunakan kalimat yang singkat dan jelas tanpa menyalahi pola kalimat

Ada keterkaitan antar kalimat Gunakan pungtuasi (ejaan yg baik dan benar

sesuai EYD)

SISTEM SURAT KELUAR

• Sistem satu pintu Semua penomoran surat terpusat pada sekretaris atau biro kesekretariatan

• Sistem banyak pintu setiap sekretaris departemen/ biro dan sekretaris kegiatan dapat mengeluarkan surat dan memiliki nomor suratnya masing-masing

PROPOSAL

PENGERTIAN

Proposal adalah usulan rencana atau rancangan kerja suatu

kegiatan yang dibuat oleh suatu kelompok (panitia/organisasi)

secara sistematik dan terperinci untuk meminta persetujuan

(pengesahan)

FUNGSI PROPOSAL

• Pembahasan tertulis dari sebuah misi atau keinginan

• Salah satu cara untuk mempengaruhi orang atau kelompok lain

• Memberikan arahan kerja yang lebih jelas• Memenangkan tender

JENIS-JENIS PROPOSAL

• PROPOSAL SPONSORSHIP– Bertujuan mengajukan kerjasama sponsor

untuk mencari dana

• PROPOSAL NON SPONSORSHIP (PROPOSAL ACARA)– Alat legalitas kegiatan

ISI PROPOSAL

• Halaman Cover• Lembar pengesahan berisi tanda tangan

pengesahan sesuai dengan ketentuan (tanpa tanda tangan ketua pelaksana dan sekretaris)

• Pendahuluan, berisikan latar belakang diadakannya suatu kegiatan / acara.

• Tujuan, menjelaskan tujuan diadakannya kegiatan.

• Nama kegiatan dan Tema kegiatan

ISI PROPOSAL

• Sasaran, menjelaskan sasaran / objek / peserta kegiatan.

• Waktu & Tempat diadakannya kegiatan• Deskripsi acara, menjelaskan deskripsi umum

dan teknis bentuk acara sejelas mungkin.• Susunan acara (terlampir)• Anggaran dana (terlampir)• Susunan panitia (terlampir)• Penutup• Tanda tangan ketua pelaksana dan sekretaris

RANCANGAN KERJA

FUNGSI RANCANGAN KERJA

o Untuk program kerja kecil/insidental/rutin

o Sebagai alat legalitas kegiatano Sebagai susunan konsep

perencanaan kegiatan/acara

FORMAT RANCANGAN KERJA

o Judul Rancangan Kerjao Pendahuluano Landasan Kegiatano Tujuan Kegiatano Sasaran Kegiatano Nama & Tema Kegiatano Waktu Kegiatano Anggaran Danao Penutup

Harus menarik dan mudah dipahami (gaya bahasa, cover, jenis huruf, dll)

Kebutuhan awal. Jika adanya keterlambatan dalam membuat proposal akan berdampak pada persiapan selanjutnya

Jika ingin dipresentasikan harus didukung oleh pembicara yang meyakinkan

Hal-hal yang penting untuk di perhatikan

LPJ( LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

)

PENGERTIAN LPJ

Adalah laporan dari suatu kepanitiaan yang ditugasi atau diberi mandat oleh Ketua BEM

untuk menjalankan suatu kegiatan. Setelah kegiatan selesai

dilaksanakan, harus disusun suatu,laporan yang isinya mencakup operasionalisasi

kegiatan secara menyeluruh, termasuk anggaran biayanya.

FUNGSI LPJ

Alat pertanggungjawaban atas kegiatan yang telah dilaksanakan

Sebagai bukti tertulis bahwa acara telah dilaksanakan

Sebagai alat evaluasi bagi kegiatan serupa di waktu mendatang

FORMAT LPJ

Pendahuluan berisi latar belakang kegiatan dan deskripsi singkat realisasi kegiatan ( nama, tema, tujuan, bentuk, dan waktu kegiatan)

• LPJ SC– Evaluasi kesesuaian konsep kegiatan

dengan pelaksanaan– Evaluasi kepanitiaan– Evaluasi acara (perencanaan,

pelaksanaan, dan pasca)– Rekomendasi untuk kepanitiaan di masa

mendatang.

• LPJ Ketua Pelaksana– Struktur kepanitiaan beserta evaluasi

job description– Evaluasi kepanitiaan– Evaluasi acara (perencanaan,

pelaksanaan, dan pasca (faktor pendukung & penghambat)

– Evaluasi parameter keberhasilan kegiatan

– Rekomendasi untuk kepanitiaan di masa mendatang.

FORMAT LPJ

oLPJ Sekretaris dan Koordinator atau PJ Bidang :• Pendahuluan berisi job description,

nama-nama staf• Evaluasi staf• Evaluasi kerja bidang (perencanaan,

pelaksanaan, dan pasca (faktor pendukung & penghambat))

• Rekomendasi untuk kepanitiaan di masa mendatang.

FORMAT LPJ

FORMAT LPJ

• LPJ Bendahara– Pendahuluan– Evaluasi keuangan– Laporan keuangan yang

menyertakan data-data keuangan.– Rekomendasi untuk kepanitiaan di

masa mendatang.

• Penutup• Lampiran, berupa:

– Proposal kegiatan– Nota-nota pengeluaran– Daftar Hadir peserta & panitia– Run down acara – Publikasi / foto-foto kegiatan– Daftar surat keluar

FORMAT LPJ

LAPORAN KERJA

oPendahuluanoLaporan Kegiatan :• Realisasi

Pelaksanaan Acara• Perencanaan awal,

pelaksanaan, faktor pendukung dan faktor penghambat

oLaporan KeuanganoPenutupoLampiran

FORMAT LAPORAN KERJA

SPJ(surat Pertanggunganjawaban)

PENGERTIAN

Tanda-tanda bukti keuangan yang berupa

kuitansi, daftar hadir, dan LPJ

1. Pembelian ATK (Alat Tulis Kantor)2. biaya konsumsi

3. biaya dokumentasi4. biaya foto copy

5. biaya pembuatan spanduk/banner

Bentuk-bentuk SPJ yang berupa kuitansi

Contoh kuitansi dalam bentuk pembuatan SPJ:

biaya konsumsi (harus pakai daftar hadir)

telah diterima dari : kuasa pengguna anggaran dana UNJuang sejumlah : lima ratus ribu rupiahuntuk pembelian : pembelian konsumsi kegiatan PKMJ Sipil

60 kotak nasi x @ Rp 10.000 = Rp. 600.000

Jakarta, 10 April 2010

materai Rp. 3.000tanda tangan stempel

restoran/catering

Ketentuan materai:

Kurang dari Rp. 250.000 tidak pakai materai Materai senilai Rp. 3.000 kalau nilai uang dalam

1 kuitansi sebesar Rp. 250.000-Rp. 1.000.000 Materai senilai Rp. 6.000 kalau nilai uang dalam

1 kuitansi sebesar Rp.1.000.000Dengan catatan: toko, restoran/catering harus

punya NPWP dan wajib bayar pajak sebesar 11,5% dari nilai yang tercantum dalam kuitansi tersebut

Contoh daftar hadirDaftar Hadir

Kegiatan Pelatihan Kepemimpinan Mahasiswa Fakultas Ekonomi10 April 2010, Gunung Bunder, Bogor

Mengetahui: Jakarta, 10 April 2010Ketua HIMA TEKNIK SIPIL Ketua Panitia Ttd Ttd Nama jelas Nama Jelas

NB: dalam pembuatan daftar hadir, tanggal kegiatan dilaksanakan pada hari kerja saja

No. Nama Keterangan Tanda Tangan

1 1

2 2

SEKIAN

Wassalamu’alaikum