IMPLEMENTASI AUDIT DAN PENDOKUMENTASIAN FILE

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008

DI PT. CAMPINA ICE CREAM INDUSTRY

SURABAYA

Oleh

POPPY NAZMI CHRISTANTI

NIM 091710101084

Dosen Pembimbing KK

Dr. BAMBANG HERRY PURNOMO, S.TP., M.Si

UJIAN KULIAH KERJA

Jember, 5 November 2012

JURUSAN TEKNOLOGI HASIL PERTANIAN

FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN

UNIVERSITAS JEMBER

2012

BAB 1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Persaingan industri makin pesat dlm

skala nasional dan internasional

Strategi persaingan dg kompetitor yaitu

persyaratan mutu dan standar

internasional, shg MENANG

KEPUASAN KONSUMEN

PT Campina Ice Cream Indsutry,

berupaya menghasilkan produk

berkualitas sesuai dg Standar mutu dg

penerapan TQM mengacu pada (SNI

01-3713-1995 dan ISO 9001:2008)

Perlu mengetahui implementasi audit

dan pendokumentasian file

assessment manajemen mutu ISO

9001 : 2008 di perusahaan tsb.

STRATEGI

1.2 Tujuan

1.2.1 Tujuan Umum

Pemahaman praktek dan

konsep TQM di PT. Campina

Ice Cream Industry.

Pengetahuan mengenai SMM

di perusahaan PT. Campina

Ice Cream Industry.

Wawasan ttg kondisi

penerapan SMM dlm industri

berskala nasional

Mental dalam dunia kerja

BAB 1. PENDAHULUAN

1.2.2 Tujuan Khusus

• Prosedur memperoleh sertifikat

ISO 9001 : 2008

• Implementasi audit sistem

manajemen mutu ISO 9001 : 2008

di perusahaan

• Cara pendokumentasian

terstruktur file audit sistem

manajemen mutu yg dilakukan

oleh perusahaan

1.3 Manfaat

BAB 1. PENDAHULUAN

Mahasiswa : Pengetahuan, pengalaman, wawasan dlm implementasi audit & pendokumentasian file audit SMM ISO 9001:2008

Perusahaan : masukan & sharing ilmu kpd mahasiswa

FTP : dpt terjalin kerja sama yg baik antara instansi pnddkn dg perusahaan

BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA

Standar, Standarisasi, dan Sertifikasi Mutu

Standar mutu adl paduan sifat2 barang/jasa & sistem manajemennya yg sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

* Sbg tolok ukur mutu produk

Standardisasi mutu

spesifikasi teknis yg dibuat bersama dari hasil konsensus yg implementasinya kontinyu.

Dirangkum dokumen

*conformance pengakuan berupa sertifikasi

Sertifikasi mutu

rangkaian kegiatan utk memberikan

pengakuan formal kepada pelaku dg

penerbitan sertifikat yg telah memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan

(Deptan RI, 2004)

BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008…

SMM

Kesatuan bbg komponen (prosedur, struktur org, kebijakan,dsb) utk mllkukan aktivitas yg mempengaruhi mutu produk&playanan yg dihasilkan.

Standar SMM ISO 9001

Dikeluarkan oleh International Organization for Standardization, sbg jaminan konsistensi & kualitas suatu industri.

*berisi persyaratan2 yg harus dipenuhi oleh orgnisasi.

BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008…

Mendapatkan

sertifikat ISO

9001:2008

(Gasperz, 1997)

Komitmen dr Top Manajemen

Membentuk Koord. ISO

Mempelajari standar &

kebutuhan ISO

Pelatihan ISO semua staf

Tinjauan ulang manajmn

thdp hal2 pemenuhan

syarat

Identifikasi pelaksanaan yg

ditulis dlm dokumen level

Implementasi sistem 3-6bln

Audit Internal dr Tim ISO

Memilih Lembaga

Sertifikasi yg sesuai

kebutuhan & bonafid

Audit Utama

LULUS

dr auditor

BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA

• Keterkaitan erat

• Perusahaan yg ber-ISO 9000 bersamaan menerapkan prinsip TQM

• Meningkatkan komitmen, koordinasi, & tggjwb manajmen

• TQM : pendekatan mutu yg melebihi ISO 9000

Hub.TQM dg ISO 9000

BAB 3. METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Tempat dan

Waktu Kegiatan 3.1.1 Tempat Kegiatan

Di PT. Campina Ice

Cream Industry, Rungkut –

Surabaya

3.1.2 Waktu Kegiatan

Mulai 2 – 31 Juli

2012 dan briefing awal

tanggal 29 Juni 2012.

3.2 Metode Pelaksanaan 3.2.1 Studi Lapang

a. Observasi (pengamatan lgsg obyek di

bbrp departmen dan cara pendokumentasian

file audit ISO 9001: 2008)

b. Interview

Document controlller di Departement QS

(Quality System) dan Kepala QS

c. Orientasi

Ikut serta belajar dalam pendokumentasian

file audit SMM

3.2.2 Studi Pustaka

Mempelajari literatur dan dokumen

yg berhubungan dg topik, seperti: MM, SOP,

WI, Form –form…

BAB 4. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Sejarah Singkat

PT. Campina Ice Cream Industry didirikan 22 Juli 1972 oleh Darmo Hadi Pranoto dan istri dengan nama CV. Pranoto.Perusahaan ini berstatus PMDN. Pd 1994 bergabung dg PT.Ultra Jaya & mengganti nama menjadi yg skrg.

Struktur organisasi

Tipe Garis, dg pembagian wewenang

dr atasan-workers

Tenaga Kerja

±500 org

1.Status pekerja (tetap & tdk tetap)

2.Waktu Kerja (shift & non-shift)

Pemasaran Produk: seluruh Indonesia

Produknya berdasarkan mesin;

-Ria&Rollo : es stick

-Horn&illig : es cup

-Hoyer : Bazooka & Heart

BAB 5. PEMBAHASAN

5.1 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di Campina

Mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 Maret 2011

Campina harus memenuhi 8 Klausul SMM ISO 9001:2008

1. Ruang Lingkup

2. Acuan Normatif

3. Istilah dan Definisi

4. Sistem Manajemen Mutu

5. Tanggung Jawab Manajemen

6. Manajemen / Pengelolaan Sumberdaya

7. Realisasi Produk

8. Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan

3 tahun Masa berlaku

SERTIFIKAT ISO 9001:2008

di Campina

Surveillence

Audit

Auditor eksternal,

tiap 6 bln

Memperpanjang

sertifikat

Re-audit oleh

tim auditor

5.2 Upaya Memperoleh Sertifikat ISO

9001:2008

Gimana

yaa???

Persiapan (Prepare)

Membuat Quality

Policy

TAHAPAN CQMS (Campina Quality Management System)

Kebijakan2 sbg acuan,

target market,&langkah

pengembangan org.

Kebijakan mutu, Visi-

Misi yg mengutamakan

Kepuasan Konsumen

Kebijakn Mutu tidak

hanya menjadi

“pajangan” tp hrs

dilaksanakan sluruh

elemen perusahaan

Membuat QSHE

Quality System Dept.

membantu dalam

membuat Business

Process Map,

Kebijakan K3

Tujuan BPM

mengetahui hub. Slruh

dept. mulai dari

identifikasi keinginan

pelanggan hgg dihasilkan

Finished Good &

memenuhi kepuasan

pelanggan

Membuat Quality PlaN

• Dokumen ttg kriteria

mutu tiap kegiatan &

uji yg dilakukan QC

Membuat Quality

Objective

Membuat KPI

(Key Performance

Indicator)

Sbg sasaran mutu

utk mencapai

suatu

target/standart yg

dihitung dlm

prosentase.

Persiapan (Prepare)

TAHAPAN CQMS (Campina Quality Management System)

Dokumentasi

PRE - AUDIT

Komitmen dr Top Manajemen

Membentuk Koord. Tim

ISO (Dept.QS)

Mempelajari standar &

kebutuhan ISO. Slruh

elemen hrs paham &

menerapakn SMM ISO

Pelatihan ISO scr periodik

dismua level karyawan (HRD)

Tinjauan awal manajmn thdp

hal2 pemenuhan syarat.

(pendokumentasian &

dilapang))

Implementasi sekurang-

kurangya 3bln

Audit Internal dr Tim ISO

Memilih Lembaga

Sertifikasi yg sesuai

kebutuhan & bonafid

Audit Utama

MEAN AUDIT (AUDIT UTAMA)

1. Kegiatan Audit Lapang

Opening : seluruh

manajemen perusahan, Tim

ISO, Auditor

Pengumpulan bukti di lapang,

shg didapatkan fakta audit

Closing

Pelaporan hasil audit

Penjelasan tindak lanjut koreksi

Tinjau Dokumen

dan implementasi

di lapang

Jk ada temuan

audit finding

MAJOR, hrs

diperbaiki dan

dilakukan re-audit/

audit ulang

MEAN AUDIT (AUDIT UTAMA)

2. Penyerahan Sertifikat ISO

9001:2008

Auditor memberikan

sertifikat 2mggu-1bln

Jika perusahaan memenuhi

2 syarat wajib:

*min.3bln penerapan SMM

*Lulus audit sertifikasi

MEAN AUDIT (AUDIT UTAMA)

SUREVEILLANCE AUDIT

Dilakukan periodik 6-

12bln oleh Auditor

Eksternal

BVQI (Bureau Veritas

Quality Improvement) hgg

masa berlaku sertifikat

ISO 9001 : 2008 berakhir

yakni 3 tahun.

2stage audit:

Dokumentasi &

Penerapan di Lapang

JENIS TEMUAN

KETIDAKSESUAIAN

Mayor

tidak melakukan atau menerapkan

standar ISO 9001 : 2008 tanpa

alasan

SOP ada tetapi tidak dilakukan sama

sekali

Minor

tidak konsisten atau kontinyu

Observasi

Auditor hanya memberikan saran

atau masukan saja terkait temuan

audit di lapang.

5.3 Pendokumentasian File Audit Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008

Sistem Pengkodean Dokumen

- 4 Level dokumen

- Ket:

A : jenis/level dok.

X : Institusi/perusahaan/lembaga

B : nama dept. yg mengeluarkan dok.

C : Nomor urut SOP (misal : 02, 03, dst)

D : Nomor urut WI yang menjelaskan urutan dokumen

E : Nomor urut formulir yang menjelaskan urutan dokumen

A.X. B. C. D. E

Pengesahan Dokumen disusun oleh Document Controller

(DC) direview oleh Management

Representative (MR) dan disetujui

oleh pejabat berwenang

Disetujui 1bln sjk dikeluarkan

Cetak ulang >1bln bln disetujui

Pengecualian..!! (disusun MR dan

disahkan MC)

- SOP.CMPI.MGT.02 : Pengendalian

Dokumen, Data, dan Catatan Mutu

- SOP.CMPI.MGT.03 : Correction,

Corrective, dan Preventive Action

- SOP.CMPI.MGT.04 : Identifikasi

Produk dan Kemampuan Telusur

Pengontrolan Dokumen

Dokumen Master dan Terkontrol • Master dok.asli + stempel MASTER dipojok kanan atas

+ ttd pnyusun + pemeriksa + pengesah

• Terkontrolcopyfile dok.master + watermark TERKONTROL

Pengetikan dan Perubahan Dokumen

•Oleh DC, mengacu SOP dan ada pengisian form permintaan perubahan

Pengontrolan Dokumen

Updating Dokumen

Verifikasi dok. tiap 3bln

oleh DC dan department

terkait mengecek

kesesuaian penggunaan

dokumen di lapang dengan

dokumen master.

Tak sesuai DC menarik

& mengganti dok.update

Pemusanahan Dokumen

Pemusanahan Dokumen (cont..)

Dokumen OBSOLETE yang akan

Dimusnahkan

Pemusanahan Dokumen

DC menyimpan 1 dok. OBSOLETE sebagai arsip & dicap “DIMUSNAHKAN” maks. 3bln sejak dicap revisi update

Pemusnahan Dokumen dengan Paper Shredder

Dokumen yg

sudah

dimusbahkan

All Dept. a. Klausul

5.4.1sasaran

dept.kegiatan2,

pencapaian

program,dll

b. klausul 4.2.3 dan 4.2.4 Pengendalian

doc. & record

5.4 Implementasi Sistem Manajemen Mutu

ISO 9001 : 2008

1. R&D

Sllu melakukan inovasi produk utk

memenuhi permintaan konsumen ).

Ex: Luve Litee (vegan)

2. QS

Mengendalikan dokumen internal

perusahaan (4 level dok.)

4. HRD : pngelolaan SDM

optimal

5. Plant Control : personel tim

audit internal prusahaan per

6bln, pelaksana Klausul 8.2.2

audit internal

6. Logistik : pemeliharaan

produk, penyimpanan bb &produk jd klausul 7.5.5.

menerapkan sistem FIFO

dan FEFO.

3. QC : pengendalian mutu

produk scr menyeluruh.

5.4 Implementasi Sistem Manajemen Mutu

ISO 9001 : 2008

BAB 6. PENUTUP

Kesimpulan

1. SMM ISO 9001:2008 mrp kesatuan komponen (prosedur, kebijakan

mutu, quality plan, struktur org,dll)

2. PT Campina Ice Cream Industry dalam upaya memperoleh sertifikat ISO 9001:2008 melalui 3 tahap : persiapan (tahapan CQMS), pre-audit, dan mean audit.

3. Cara pendokumentasian file audit sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008 terdiri dari 4 level dokumen yaitu : Manual Mutu, Prosedur (SOP), Instruksi (Working Instruction), Form – form

4. Sistem pengkodean dokumen mengacu pada kebijakan perusahaan berdasarkan kemudahan memahami dan mengendalikan dokumen tersebut yang semuanya dikendalikan oleh Document Controller (DC).

5. Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 diterapkan diseluruh tingkatan karyawan dan department.