Post on 05-Nov-2020
GUIDEBOOK
Learning Management System
for:
INDUSTRIAL COMMERCIALIZATION DEVELOPMENT
2014
ICD-LMS Guidebook-v 05
2
Daftar Isi
TERMINOLOGI DALAM LMS ................................................................................................ 4
LOGIN KE SITUS LEARNING MANAGEMENT SYSTEM .......................................................... 7
MEMBUAT RINCIAN PROSPEK PELATIHAN (RPP) ................................................................ 9
MELIHAT DAN MENGUBAH RINCIAN PROSPEK PELATIHAN (RPP) ................................... 16
MELIHAT DATA FASILITATOR ............................................................................................ 18
MENGUBAH STATUS PROYEK ........................................................................................... 20
MEMBUAT DAN MELIHAT MINUTES OF MEETING ........................................................... 23
MENGUBAH DETAIL RINCIAN PELATIHAN (DRP) .............................................................. 26
MELIHAT DAN MENGUNDUH JADWAL PELATIHAN .......................................................... 30
MELIHAT DAN MENGUNDUH NILAI KUIS DAN TES ........................................................... 33
MELIHAT DAN MENGUNDUH TUGAS ............................................................................... 36
MENGUNDUH FACILITATOR BRIEF .................................................................................... 39
MENGUNDUH MATERI PELATIHAN................................................................................... 41
ICD-LMS Guidebook-v 05
3
TERMINOLOGI
ICD-LMS Guidebook-v 05
4
Terminologi dalam LMS
No Terminologi Definisi
1 Rincian Prospek Pelatihan
(RPP)
Dokumen yang berisi rincian prospek, latar
belakang permintaan proposal, serta deadline
pengiriman proposal ke klien.
2 Detail Rencana Pelatihan
(DRP)
Dokumen mengenai detail pelatihan yang akan
dilaksanakan, dimana pelatihan sudah
dipastikan akan berjalan.
3 Permintaan Proposal
Status proyek yang menunjukkan bahwa
terdapat permintaan proposal untuk suatu
proyek oleh ICD.
4 Proposal Selesai
Status proyek yang menunjukkan bahwa
permintaan proposal untuk suatu proyek telah
selesai dikerjakan oleh KMD.
5 Pengiriman Proposal
Status proyek yang menunjukkan bahwa
proposal untuk suatu proyek telah dikirimkan
ke prospek.
6 Presentasi Proposal
Status proyek yang menunjukkan bahwa
proposal telah dipresentasikan kepada
prospek.
7 Negosiasi
Status proyek yang menunjukkan bahwa
proposal sedang berada di tahap negosiasi
dengan prospek.
8 Diterima
Status proyek yang menunjukkan bahwa
proposal telah disetujui oleh klien dan
pelatihan akan dijalankan.
ICD-LMS Guidebook-v 05
5
Terminologi dalam LMS (Lanjutan)
No Terminologi Definisi
9 Gagal
Status proyek yang menunjukkan bahwa
proposal tidak disetujui oleh klien dan pelatihan
gagal dijalankan.
10 Pengembangan Modul
Status proyek yang menunjukkan bahwa modul
pelatihan untuk suatu proyek sedang
dikembangkan oleh KMD.
11 Modul Selesai
Status proyek yang menunjukkan bahwa modul
pelatihan untuk suatu proyek telah selesai
dikembangkan oleh KMD.
12 Pengarahan Fasilitator
Status proyek yang menunjukkan bahwa
facilitator brief telah selesai dibuat dan/atau
telah dijelaskan kepada fasilitator yang terkait di
suatu proyek.
13 Pelaksanaan Pelatihan
Status proyek yang menunjukkan bahwa
pelatihan di suatu proyek sedang dan/atau telah
selesai dilaksanakan.
14 Pelatihan Selesai Status proyek yang menunjukkan bahwa suatu
proyek telah selesai dilaksanakan.
15 Forum
Sebuah media yang mengakomodir pertukaran
informasi serta pendapat antar peserta
pelatihan dan antara peserta pelatihan dengan
fasilitator.
ICD-LMS Guidebook-v 05
6
PROSEDUR
ICD-LMS Guidebook-v 05
7
LOGIN KE SITUS LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
Sebelum Aktivitas:
-
Tujuan:
Mampu mengakses Learning Management System untuk ICD.
Proses:
Tampilan: Menu Awal
1. Isi e-mail.
2. Isi password.
3. Klik tombol <Login> . Tampilan “Beranda” akan muncul
di layar.
1
2
3
ICD-LMS Guidebook-v 05
8
Tampilan: Beranda
Sesudah Aktivitas:
-
ICD-LMS Guidebook-v 05
9
MEMBUAT RINCIAN PROSPEK PELATIHAN (RPP)
Sebelum Aktivitas:
-
Tujuan:
ICD dapat membuat Rincian Prospek Pelatihan (RPP) sesuai dengan
kebutuhan.
Proses:
Tampilan: Beranda
1. A. Klik menu <Pelatihan> . Tampilan “Pelatihan” akan
muncul di layar. Kemudian, klik tombol <+Permintaan Pelatihan>
. Tampilan “Tambah RPP” akan muncul di
layar.
Tampilan: Pelatihan
1.A
1.A
1.B
ICD-LMS Guidebook-v 05
10
B. Klik tombol <+Permintaan Pelatihan> .
Tampilan “Tambah RPP” akan muncul di layar.
Tampilan: Tambah RPP
2. Pilih Perusahaan pada daftar klien yang telah tersedia atau dengan
mengetik di kolom Cari. Apabila tersedia, pilih perusahaan yang
diinginkan. Jika perusahaan yang diinginkan belum tersedia di daftar
klien, klik tombol <+Perusahaan> . Tampilan
“Penambahan Perusahaan” akan muncul di layar.
2
ICD-LMS Guidebook-v 05
11
Tampilan: Penambahan Perusahaan
3. Isi Nama Lengkap Perusahaan (Pastikan penulisan lengkap dan benar,
karena nama perusahaan akan tertulis di laporan) dan unggah Logo
Perusahaan. Klik tombol <Simpan> . Pilih perusahaan
tersebut di daftar perusahaan. Nama dan logo perusahaan akan
muncul di daftar perusahaan.
4. Pilih PIC Klien pada daftar PIC klien yang telah tersedia atau dengan
mengetik di kolom Cari. Apabila tersedia, pilih PIC klien yang
diinginkan. Jika PIC klien yang diinginkan belum tersedia di daftar PIC,
klik tombol <+PIC> . Tampilan “Penambahan PIC” akan muncul
di layar.
3
ICD-LMS Guidebook-v 05
12
5. Pilih Bapak/Ibu, Isi nama lengkap klien, e-mail klien, dan nomor
Telepon/Handphone klien. Klik tombol <Simpan> kemudian
pilih klien tersebut di daftar PIC klien. Nama, e-mail, dan nomor
handphone PIC akan muncul di daftar klien.
Tampilan: Penambahan PIC
4
5
ICD-LMS Guidebook-v 05
13
6. Isi seluruh kolom yang terdapat pada bagian “Informasi Klien”.
7. Isi seluruh kolom yang terdapat pada bagian “Latar Belakang
Permintaan Pelatihan”. (Jika tidak ada isi pada bagian “Catatan Lain”,
silahkan isi dengan tanda strip (-))
8. Isi seluruh kolom yang terdapat pada bagian “Informasi Peserta
Pelatihan”.
6
7
ICD-LMS Guidebook-v 05
14
9. Isi seluruh kolom yang terdapat pada bagian “Lain-Lain”. (Jika tidak
ada isi pada bagian “Catatan Lain”, silahkan isi dengan tanda strip (-))
8
9
ICD-LMS Guidebook-v 05
15
10. Pilih fasilitator-fasilitator yang direkomendasikan untuk prospek.
11. Klik tombol <Masukkan> untuk membuat dokumen RPP.
Tampilan “Pelatihan” akan muncul ke layar.
Tampilan: Pelatihan
Sesudah Aktivitas:
Melakukan follow-up ke KMD dan mengganti status proyek apabila
proposal sudah selesai.
10
11
ICD-LMS Guidebook-v 05
16
MELIHAT DAN MENGUBAH RINCIAN PROSPEK PELATIHAN (RPP)
Sebelum Aktivitas:
Membuat Rincian Prospek Pelatihan (RPP).
Tujuan:
ICD dapat melihat dan mengubah RPP sesuai dengan kebutuhan.
Proses:
Tampilan: Beranda
1. Klik menu <Pelatihan> . Tampilan “Pelatihan” akan muncul
di layar.
Tampilan: Pelatihan
1
2
ICD-LMS Guidebook-v 05
17
2. Cari Nama Klien untuk mengubah RPP yang diinginkan dengan
mengetik nama klien di kolom Cari atau memilih industri atau juga
bulan dan tahun deadline proposal yang tercantum di RPP. Klik Nama
Klien untuk mengakses dokumen RPP yang terkait. Tampilan “Rincian
Prospek Pelatihan” yang telah dipilih akan muncul ke layar.
Tampilan: Rincian Prospek Pelatihan
3. Klik tombol <Ubah> untuk mengubah detail RPP.
4. Ubah bagian-bagian dari RPP yang ingin diperbaharui kemudian klik
tombol <Masukkan> untuk mengakhiri pengubahan RPP.
Layar akan kembali ke tampilan “Pelatihan”
Sesudah Aktivitas:
-
3
ICD-LMS Guidebook-v 05
18
MELIHAT DATA FASILITATOR
Sebelum Aktivitas:
-
Tujuan:
ICD dapat melihat data fasilitator.
Proses:
Tampilan: Beranda
1. Klik menu <Fasilitator> . Tampilan “Fasilitator” akan muncul
di layar.
Tampilan: Fasilitator
2. Untuk mengunduh data fasilitator, klik tombol <Unduh> .
File data fasilitator (.xls) akan terunduh secara otomatis.
1
3
2
ICD-LMS Guidebook-v 05
19
3. Untuk melihat historis pelatihan yang pernah diajar oleh fasilitator,
klik Nama Fasilitator yang terkait. Tampilan Profile Fasilitator akan
muncul di layar.
Tampilan: Profile: xxxxxx
Sesudah Aktivitas:
-
ICD-LMS Guidebook-v 05
20
MENGUBAH STATUS PROYEK
Sebelum Aktivitas:
Membuat Rincian Prospek Pelatihan (RPP).
Adanya perubahan kondisi dari proyek, seperti proposal telah dikirim ke
klien.
Tujuan:
ICD dapat mengubah status proyek sesuai dengan kebutuhan.
Proses:
Tampilan: Beranda
1. Klik menu <Pelatihan> . Tampilan “Pelatihan” akan muncul
di layar.
Tampilan: Pelatihan
1
2
3
ICD-LMS Guidebook-v 05
21
2. Cari dan pilih Nama Klien untuk mengubah status proyek yang
diinginkan dengan mengisi nama klien di kolom Cari atau memilih
industri atau juga bulan dan tahun deadline proposal yang tercantum
di RPP.
3. Klik Status untuk mengubah status di sistem sesuai dengan status
proyek secara aktual. Tampilan “Konfirmasi Pengubahan Status” akan
muncul di layar.
Status Awal Status Akhir Kondisi
- Permintaan
Proposal
Proposal masih dikerjakan
oleh KMD
Permintaan
Proposal
Proposal Selesai Proposal telah selesai
dikerjakan oleh KMD
Proposal Selesai Pengiriman
Proposal
Proposal telah dikirimkan
ke Klien
Pengiriman
Proposal
Presentasi
Proposal
Proposal telah
dipresentasikan
Presentasi
Proposal
Negosiasi Menunggu keputusan dari
prospek terkait diterima
atau tidaknya proposal
Negosiasi
Diterima Proposal diterima
Gagal Proposal gagal
4
ICD-LMS Guidebook-v 05
22
4. Klik tombol <OK> untuk mengubah status dan klik tombol
<Cancel> untuk membatalkan pengubahan status. Apabila
tombol “OK” yang dipilih maka status akan berubah.
Sesudah Aktivitas:
-
ICD-LMS Guidebook-v 05
23
MEMBUAT DAN MELIHAT MINUTES OF MEETING
Sebelum Aktivitas:
Membuat Rincian Prospek Pelatihan (RPP).
Tujuan:
ICD dapat membuat Minutes of Meeting (MoM) setiap kali melakukan
pertemuan dengan prospek maupun klien.
Proses:
Tampilan: Beranda
1. Klik menu <Pelatihan> . Tampilan “Pelatihan” akan muncul
di layar.
Tampilan: Pelatihan
2. Cari dan pilih Proyek yang diinginkan dengan mengetik nama klien di
kolom Cari atau memilih Industri atau juga memilih Bulan dan Tahun
deadline proposal yang tercantum di RPP. Pilih nama klien. Tampilan
“Rincian Prospek Pelatihan” akan muncul di layar.
1
2
ICD-LMS Guidebook-v 05
24
Tampilan: Rincian Prospek Pelatihan
3. Klik menu <Pertemuan> . Tampilan “Pertemuan” akan
muncul di layar.
Tampilan: Pertemuan
4. Klik tombol <+Pertemuan> untuk menambah MoM.
Tampilan “Penambahan Pertemuan” akan muncul di layar.
Tampilan: Penambahan Pertemuan
3
5
4
2 6
ICD-LMS Guidebook-v 05
25
5. Isi bagian “Tanggal Pertemuan”, “Peserta Pertemuan”, “Poin-Poin
Penting”, dan “Hal Yang Akan Dilakukan Selanjutnya”.
6. Klik tombol <Masukkan> untuk mengakhiri pembuatan
MoM. Tampilan “Training Meeting” dengan MoM baru akan muncul.
Tampilan: Pertemuan
Sesudah Aktivitas:
-
ICD-LMS Guidebook-v 05
26
MENGUBAH DETAIL RINCIAN PELATIHAN (DRP)
Sebelum Aktivitas:
Status proyek terkait minimal adalah “Diterima”.
Tujuan:
ICD dapat membuat DRP sesuai dengan kebutuhan.
Proses:
Tampilan: Beranda
1. Klik menu <Pelatihan> . Tampilan “Pelatihan” akan muncul
di layar.
Tampilan: Pelatihan
2. Cari dan pilih Proyek dengan status “Diterima” yang terkait, dengan
mengetik nama klien di kolom Cari atau memilih Industri atau juga
Bulan dan Tahun deadline proposal yang tercantum di RPP. Tampilan
“Detail Rencana Pelatihan” akan muncul di layar.
1
2
ICD-LMS Guidebook-v 05
27
Tampilan: Detail Rencana Pelatihan
3. Klik menu <DRP> untuk mengakses DRP. Tampilan “Detail
Rincian Pelatihan” akan muncul di layar.
Tampilan: Detail Rincian Pelatihan
4. Klik tombol <Ubah> untuk mengisi atau mengubah
informasi yang terdapat di DRP. Tampilan “Pengubahan DRP” akan
muncul di layar.
5. Isi bagian-bagian yang terdapat di DRP.
6. Klik tombol <Masukkan> untuk menyelesaikan proses
pengisian DRP. Tampilan “DRP” yang telah diperbaharui akan muncul
di layar.
3
ICD-LMS Guidebook-v 05
28
Tampilan: Pengubahan DRP
5
6
ICD-LMS Guidebook-v 05
29
Tampilan: Detail Rincian Pelatihan
ICD-LMS Guidebook-v 05
30
MELIHAT DAN MENGUNDUH JADWAL PELATIHAN
Sebelum Aktivitas:
Status proyek minimal adalah “Pengembangan Modul”.
Tujuan:
ICD dapat melihat dan mengunduh jadwal pelatihan suatu proyek.
Proses:
Tampilan: Beranda
1. Klik menu <Pelatihan> . Tampilan “Pelatihan” akan muncul
di layar.
Tampilan: Pelatihan
2. Cari dan pilih Proyek dengan status minimal “Pengembangan Modul”
yang terkait, dengan mengetik nama klien di kolom Cari atau memilih
Industri atau juga Bulan dan Tahun deadline proposal yang
tercantum di RPP. Tampilan “Rincian Prospek Pelatihan” akan
muncul di layar.
1
2
ICD-LMS Guidebook-v 05
31
Tampilan: Rincian Prospek Pelatihan
3. Klik menu <Jadwal Pelatihan> untuk melihat jadwal
pelatihan. Tampilan “Jadwal Pelatihan” akan muncul di layar.
Tampilan: Jadwal Pelatihan
4. Klik tombol <Unduh> untuk mengunduh agenda
pelatihan. Dokumen (.pdf) agenda pelatihan akan muncul di layar.
3
4
ICD-LMS Guidebook-v 05
32
Tampilan: Agenda Pelatihan
Sesudah Aktivitas:
-
ICD-LMS Guidebook-v 05
33
MELIHAT DAN MENGUNDUH NILAI KUIS DAN TES
Sebelum Aktivitas:
Status proyek minimal adalah “Pengembangan Modul”.
Kuis atau tes telah dibuat atau dinilai oleh KMD.
Tujuan:
ICD dapat melihat dan mengunduh nilai kuis dan tes dari suatu pelatihan.
Proses:
Tampilan: Beranda
1. Klik menu <Pelatihan> . Tampilan “Pelatihan” akan muncul
di layar.
Tampilan: Pelatihan
2. Cari dan pilih Proyek dengan status minimal “Pengembangan Modul”
yang terkait, dengan mengetik nama klien di kolom Cari atau pilih
Industri atau memilih Bulan dan Tahun deadline proposal yang
tercantum di RPP. Tampilan “Rincian Prospek Pelatihan” akan
muncul di layar.
1
2
ICD-LMS Guidebook-v 05
34
Tampilan: Rincian Prospek Pelatihan
3. Klik menu <Kuis & Tes> untuk melihat kuis atau tes dari
suatu pelatihan. Tampilan “Kuis & Tes” akan muncul di layar.
Tampilan: Kuis & Tes
4. Klik tombol <Nilai> untuk melihat nilai dari suatu kuis atau tes
yang diinginkan. Tampilan “Nilai: XXXXXX” akan muncul di layar
Tampilan: Nilai: XXXXXX
3
4
5
ICD-LMS Guidebook-v 05
35
5. Klik tombol <Unduh Rekapitulasi> untuk
mengunduh jawaban dari peserta. Klik tombol <Unduh>
untuk mengunduh nilai peserta. File (.xls), rekap jawaban atau nilai
peserta, akan secara otomatis terunduh ketika memilih kedua tombol
tersebut.
Sesudah Aktivitas:
-
ICD-LMS Guidebook-v 05
36
MELIHAT DAN MENGUNDUH TUGAS
Sebelum Aktivitas:
Status proyek minimal adalah “Pengembangan Modul”.
Tugas telah dibuat atau dinilai oleh KMD.
Tujuan:
ICD dapat mengunduh tugas yang telah diunggah oleh KMD.
ICD dapat melihat dan mengunduh nilai tugas.
Proses:
Tampilan: Beranda
1. Klik menu <Pelatihan> . Tampilan “Pelatihan” akan muncul
di layar.
Tampilan: Pelatihan
2. Cari dan pilih Proyek dengan status minimal “Pengembangan Modul”
yang terkait, dengan mengetik nama klien di kolom Cari atau memilih
Industri atau juga pilih Bulan dan Tahun deadline proposal yang
1
2
ICD-LMS Guidebook-v 05
37
tercantum di RPP. Tampilan “Rincian Prospek Pelatihan” akan
muncul di layar.
Tampilan: Rincian Prospek Pelatihan
3. Klik menu <Tugas> untuk melihat tugas yang terdapat di suatu
pelatihan. Tampilan “Tugas” akan muncul di layar.
Tampilan: Tugas
4. Klik tombol <Unduh> untuk mengunduh file tugas yang
diinginkan. Klik tombol <Nilai> untuk melihat nilai tugas dari
peserta. Tampilan “Nilai: XXXXX” akan muncul di layar.
3
4
ICD-LMS Guidebook-v 05
38
Tampilan: Nilai: XXXXX
5. Klik tombol <Unduh> untuk mengunduh nilai peserta. File
(.xls) nilai peserta akan secara otomatis terunduh ketika memilih
kedua tombol tersebut.
Sesudah Aktivitas:
-
5
ICD-LMS Guidebook-v 05
39
MENGUNDUH FACILITATOR BRIEF
Sebelum Aktivitas:
Status proyek minimal adalah “Modul Selesai”.
Facilitator brief telah diunggah oleh KMD.
Tujuan:
ICD dapat mengunduh facilitator brief yang telah diunggah oleh KMD.
Proses:
Tampilan: Beranda
1. Klik menu <Pelatihan> . Tampilan “Pelatihan” akan muncul
di layar.
Tampilan: Pelatihan
2. Cari dan pilih Proyek dengan status minimal “Modul Selesai” yang
terkait, dengan mengetik nama klien di kolom Cari atau memilih
Industri atau juga Bulan dan Tahun deadline proposal yang
1
2
ICD-LMS Guidebook-v 05
40
tercantum di RPP. Tampilan “Rincian Prospek Pelatihan” akan
muncul di layar.
Tampilan: Rincian Prospek Pelatihan
3. Klik menu <Pengarahan Fasilitator> untuk
melihat facilitator brief yang terdapat di suatu pelatihan. Tampilan
“Pengarahan” akan muncul di layar.
Tampilan: Pengarahan
4. Klik tombol <Unduh> untuk mengunduh file facilitator brief
yang diinginkan.
Sesudah Aktivitas:
-
3
4
ICD-LMS Guidebook-v 05
41
MENGUNDUH MATERI PELATIHAN
Sebelum Aktivitas:
Status proyek minimal adalah “Modul Selesai”.
Materi pelatihan telah diunggah oleh KMD.
Tujuan:
ICD dapat mengunduh materi pelatihan yang telah diunggah oleh KMD.
Proses:
Tampilan: Beranda
1. Klik menu <Pelatihan> . Tampilan “Pelatihan” akan muncul
di layar.
Tampilan: Pelatihan
2. Cari dan pilih Proyek dengan status minimal “Modul Selesai” yang
terkait, dengan mengetik nama klien di kolom Cari atau memilih
Industri atau memilih Bulan dan Tahun deadline proposal yang
tercantum di RPP. Tampilan “Rincian Prospek Pelatihan” akan
muncul di layar.
1
2 2
ICD-LMS Guidebook-v 05
42
Tampilan: Rincian Prospek Pelatihan
3. Klik menu <Materi> untuk melihat materi-materi yang
terdapat di suatu pelatihan. Tampilan “Materi” akan muncul di layar.
Tampilan: Materi
4. Klik tombol <Unduh> untuk mengunduh file materi yang
diinginkan.
Sesudah Aktivitas:
-
3
4