Post on 27-Oct-2015
description
…
e-Book
Serial Sistem Manajemen Industri
ISO9001:2008 Part 2
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com dokumensistemmanajemen.blogspot.com
KATA PENGANTAR
Pemenuhan Persyaratan ISO9001:2008 Sistem Manajemen Mutu bukanlah
sesuatu yang sulit. Bahkan Anda dapat melakukannya tanpa perlu bantuan
seorang Konsultan pun. Buku yang Anda miliki ini akan membantu Anda
secara bertahap untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu dengan baik
dan benar.
Klausul demi klausul dijelaskan dengan jelas. Contoh dokumen diberikan
dengan lengkap. Anda dapat menyadurnya, untuk kemudian Anda sesuaikan
dengan kondisi Organisasi Anda.
Bagi Anda yang ingin ke pokok penerapan dapat langsung menuju
penjelasan Klausul 4 hingga Klausul 8. Karena pada klausul tersebutlah
penjelasan praktis sangat penting untuk Anda. Namun demikian Anda tetap
harus menggali informasi pada Bab-bab lain secara menyeluruh, tentunya
agar pemahaman ISO9001:2008 dapat Anda peroleh secara menyeluruh
pula.
Terakhir, cobalah Anda praktekkan apa yang Anda baca. Buat dokumennya
dan kemudian terapkan dalam aktivitas Organisasi Anda. Lebih lanjut lagi,
penuhi semua persyaratan yang diminta. Finally, Organisasi Anda akan
menjadi Organisasi yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu sesuai
persyaratan ISO9001:2008.
Penulis
Wishnu AP
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com dokumensistemmanajemen.blogspot.com
DAFTAR ISI
Klausul 5. Tanggung Jawab Manajemen ........................................................................ 5
5.1 Komitmen Manajemen ....................................................................................... 5
5.2 Fokus kepada Pelanggan .................................................................................... 9
5.3 Kebijakan Mutu ..................................................... Error! Bookmark not defined.
5.4 Perencanaan ......................................................... Error! Bookmark not defined. 5.4.1 Sasaran Mutu................................................................ Error! Bookmark not defined. 5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen ..................................... Error! Bookmark not defined.
5.5 Tanggung jawab, Wewenang, dan Komunikasi .......... Error! Bookmark not defined. 5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang ...................................... Error! Bookmark not defined. 5.5.2 Wakil Manajemen .......................................................... Error! Bookmark not defined. 5.5.3 Komunikasi internal ....................................................... Error! Bookmark not defined.
5.6 Tinjauan Manajemen .............................................. Error! Bookmark not defined. 5.6.1 Umum .......................................................................... Error! Bookmark not defined. 5.6.2 Masukan Tinjauan ......................................................... Error! Bookmark not defined. 5.6.3 Keluaran Tinjauan ......................................................... Error! Bookmark not defined.
Klausul 6. Manajemen Sumber Daya ................................. Error! Bookmark not defined.
6.1 Penyiapan Sumber Daya ......................................... Error! Bookmark not defined.
6.2 Sumber daya manusia ............................................ Error! Bookmark not defined. 6.2.1 Umum .......................................................................... Error! Bookmark not defined. 6.2.2 Kompetensi, Kesadaran, Pelatihan ................................... Error! Bookmark not defined.
6.3 Infrastruktur ......................................................... Error! Bookmark not defined.
6.4 Lingkungan Kerja .................................................. Error! Bookmark not defined.
CONTOH DOKUMEN Lampiran Visi dan Misi ................................................................................................ 8
Prosedur Pembuatan dan Penerapan Rencana Bisnis ......................................................10
Lampiran Kebijakan Mutu ................................................ Error! Bookmark not defined.
Formulir Sasaran Mutu ...............................................................................................13
Formulir Monitoring Pencapaian Sasaran Mutu ................... Error! Bookmark not defined.
Lampiran Struktur Organisasi Perusahaan ....................................................................14
Lampiran Tanggung Jawab dan Wewenang ........................ Error! Bookmark not defined.
Lampiran Surat Keputusan Tim ISO .................................. Error! Bookmark not defined.
Lampiran Struktur Organisasi Tim ISO9001:2008 ............... Error! Bookmark not defined.
Prosedur Tinjauan Manajemen ......................................... Error! Bookmark not defined.
Formulir Surat Undangan Rapat Tinjauan Manajemen ......... Error! Bookmark not defined.
Formulir Daftar Hadir Rapat Tinjauan Manajemen ............... Error! Bookmark not defined.
Formulir Notulen Rapat Tinjauan Manajemen ..................... Error! Bookmark not defined.
Lampiran Kompetensi ..................................................... Error! Bookmark not defined.
Prosedur Evaluasi dan Pelatihan ....................................... Error! Bookmark not defined.
Formulir Rencana Pelatihan ............................................. Error! Bookmark not defined.
Formulir Evaluasi Pelatihan .............................................. Error! Bookmark not defined.
Prosedur Penerimaan Karyawan Baru ................................ Error! Bookmark not defined.
Formulir Aplikasi Calon Karyawan ..................................... Error! Bookmark not defined.
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com dokumensistemmanajemen.blogspot.com
Prosedur Perawatan Infrastruktur dan Lingkungan Kerja ..... Error! Bookmark not defined.
Formulir Jadwal Perawatan Perangkat Kerja ....................... Error! Bookmark not defined.
Formulir Perawatan Infrastruktur ...................................... Error! Bookmark not defined.
Formulir Perawatan Lingkungan Kerja ............................... Error! Bookmark not defined.
INFORMASI - Komunikasi Manajemen ................................................ Error! Bookmark not defined.
- Delapan Prinsip Manajemen Mutu ................................... Error! Bookmark not defined.
- Visi ............................................................................. Error! Bookmark not defined.
- Misi ............................................................................ Error! Bookmark not defined.
- Media Persyaratan Pelanggan ........................................ Error! Bookmark not defined.
- Sasaran Mutu (Quality Objective) ................................... Error! Bookmark not defined.
- Struktur Organisasi ...................................................... Error! Bookmark not defined.
- Tanggung Jawab dan Wewenang .................................... Error! Bookmark not defined.
- Pengendali Dokumen (Document Controller) .................... Error! Bookmark not defined.
- Karyawan Baru ............................................................ Error! Bookmark not defined.
TABLE
Tabel 1. Jenis Rapat Pertemuan ....................................... Error! Bookmark not defined.
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com dokumensistemmanajemen.blogspot.com
Klausul 5. Tanggung Jawab Manajemen
Klausul 5. ‘Tanggung Jawab Manajemen’ secara khusus membahas
bagaimana Manajemen Organisasi Anda semestinya memastikan penerapan
ISO9001:2008 secara benar dan bertanggung jawab.
Klausul ini memiliki sub-sub klausul sebagai berikut:
5.1 Komitmen Manajemen
5.2 Fokus kepada Pelanggan
5.3 Kebijakan Mutu
5.4 Perencanaan
5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
5.6 Tinjauan Manajemen
5.1 Komitmen Manajemen
Subklausul ini diperuntukkan pada Manajemen, termasuk Manajemen Puncak
(Top Management). Siapakah yang disebut Manajemen ini? Tidak ada aturan
tetap yang uniform untuk menentukan siapa Manajemen dari arti
sesungguhnya. Ini artinya setiap Organisasi mungkin saja berbeda dalam
menentukan siapa yang disebut Manajemen, tetapi pada dasarnya
Manajemen adalah pihak-pihak yang memiliki otoritas untuk mengatur, baik
mengatur Organisasi pada tingkatan tertinggi ataupun pada tingkatan yang
lebih rendah, seperti Departemen ataupun Fungsi.
Jadi untuk tingkatan Manajemen biasanya adalah untuk posisi Manager,
adapun untuk Top Management biasanya adalah Direktur atau Vice
President. Tentunya untuk klasifikasi tingkatan manajemen ini Anda dapat
menyesuaikan dengan kondisi yang ada di Organisasi Anda.
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com dokumensistemmanajemen.blogspot.com
Apa saja yang disyaratkan Sistem Manajemen Mutu untuk Manajemen
Puncak? Yang pertama sudah pasti adalah Komitmen.
Manajemen puncak harus memberikan bukti dari komitmennya dalam
penyusunan dan penerapan Sistem Manajemen Mutu. Manajemen Puncak
juga diwajibkan untuk senantiasa meningkatkan keefektifan dari Sistem
Manajemen Mutu dengan cara:
a. Mengkomunikasikan kepada Organisasi tentang pentingnya pemenuhan
Persyaratan Pelanggan dan Peraturan.
Jadi tidak bosan-bosan Manajemen harus terus mengingatkan
konsistensi penerapan Sistem Manajemen Mutu. Selain dengan cara
pelatihan dan sebagainya yang sudah umum dilakukan, terkadang
Manajemen Puncak juga menerapkan sistem Reward and Punishment.
Artinya akan ada sanksi bagi yang melanggar Sistem Manajemen Mutu,
begitu pula sebaliknya, akan ada penghargaan bagi yang mencapainya.
b. Menetapkan Kebijakan Mutu. Pastikan bahwa Kebijakan Mutu adalah
Kebijakan yang dibuat oleh Manajemen Puncak (Top Management)
sebagai bentuk Komitmen Organisasi terhadap pencapaian Mutu. Jadi
perlu diingat bahwa Kebijakan Mutu bukanlah buatan Tim ISO atau
management representative.
c. Memastikan Sasaran Mutu telah ditetapkan. Sasaran Mutu boleh saja
dibuat oleh Management Representative atau Manager terkait, namun
Manajemen Puncak harus memastikan kesesuaianya dengan Tujuan
Organisasi. Yang sering terjadi adalah Sasaran Mutu tidak memberikan
dampak yang signifikan pada Tujuan Organisasi. Disinilah peran
Manajemen Puncak, memastikan kesesuaiannya.
d. Menyelenggarakan Tinjauan Manajemen. Forum resmi dimana segala
permasalahan terkait Mutu dan Sistem Manajemen Mutu dibicarakan
untuk mencari solusinya, itulah Tinjauan Manajemen. Tinjauan
Manajemen harus dihadiri oleh Manajemen Puncak, tujuannya antara
lain agar permasalahan dan solusi segera diselesaikan, atau setidaknya
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com dokumensistemmanajemen.blogspot.com
dibuatkan rencana atau program untuk menyelesaikannya. Tanpa
kehadiran Manajemen Puncak dikuatirkan Management Review Meeting
tidak berjalan dengan baik.
e. Menjamin ketersediaan Sumber Daya. Hampir semua Organisasi dalam
upayanya menuju Sistem Manajemen Mutu membutuhkan Sumber
Daya. Terkadang dengan nilai yang besar, terkadang cukup dengan
Sumber Daya yang minimal Sistem Manajemen Mutu dapat tercapai.
Perkiraan awal kebutuhan Sumber Daya dapat dilihat dari hasil Gap
Analysis. Anda masih ingat Gap Analysis? Hasil Gap Analysis yang
berupa kebutuhan Sumber Daya sebaiknya dipenuhi oleh Organisasi
secara bertahap, tujuannya tidak lain agar upaya penerapan Sistem
Manajemen Mutu dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Manajemen Puncak sebagai pemegang otoritas tertinggi berkewajiban
memastikan kebutuhan Sumber Daya ini dipenuhi dengan baik.
View more at:
http://dokumensistemmanajemen.blogspot.com/
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com dokumensistemmanajemen.blogspot.com
Lampiran Visi dan Misi
WISHNU AP &
PARTNERS
Perusahaan Anda No. Dok
No. Rev 00
VISI DAN MISI Tgl
Hal
VISI
Contoh 1:
Menjadi market leader Nasional dengan produk yang berkualitas, bersaing, dan
Inovatif.
Contoh 2:
Menjadi Organisasi terdepan dan terpercaya yang mampu memenuhi kebutuhan
masyarakat akan produk yang Handal.
MISI
Contoh 1:
a. Menghasilkan produk-produk yang Berkualitas, Inovatif, dan
Terpercaya.
b. Meningkatkan kepuasan Pelanggan.
c. Meningkatkan kualitas Sumber Daya.
Contoh 2:
1. Menjalankan operasional produksi Organisasi dengan prinsip kerja efektif dan
efisien.
2. Melakukan Inovasi produk dan kualitas secara berkesinambungan.
3. Menjadi Perusahaan dengan Reputasi positif.
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com dokumensistemmanajemen.blogspot.com
5.2 Fokus kepada Pelanggan
Pelanggan adalah prioritas utama bagi Organisasi, dimana Organisasi bisa
mengalami kemunduran bila tidak memiliki Pelanggan. Karena itu Sistem
Manajemen Mutu benar-benar memberikan tempat khusus untuk Pelanggan.
Klausul 5.2 ‘Fokus Kepada Pelanggan’ dengan jelas mensyaratkan agar Anda
benar-benar fokus pada apa yang Pelanggan Anda syaratkan.
Setiap Organisasi biasanya memiliki karakter Pelanggan yang berbeda,
terutama Organisasi yang berbeda jenis. Itu sebabnya Persyaratan
Pelanggan tidak dapat disamakan. Anda yang dapat menentukan Persyaratan
Pelanggan sesuai dengan karakter Pelanggan Anda. Jadi di awal Sistem
Manajemen Mutu, sebelum melakukan realisasi Produk, Anda mesti
menetapkan Persyaratan Pelanggan terlebih dahulu.
Setelah Anda menetapkan Persyaratan Pelanggan, apa langkah selanjutnya?
Tentu saja Anda harus memenuhi Persyaratan tersebut. Perlu Anda hindari
adalah jangan sampai produk yang Anda hasilkan berada di bawah
Persyaratan yang diajukan Pelanggan. Tentunya akan mengecewakan
Pelanggan dan menyebabkan Pelanggan berpindah ke Organisasi lain.
Manajemen Puncak Organisasi harus memastikan bahwa Persyaratan
Pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan
kepuasan Pelanggan (lihat Klausul 7.2.1 dan 8.2.1).
View more at:
http://dokumensistemmanajemen.blogspot.com/
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com dokumensistemmanajemen.blogspot.com
Prosedur Pembuatan dan Penerapan Rencana Bisnis
WISHNU AP &
PARTNERS
Perusahaan Anda No. Dok
No. Rev 00
PROSEDUR PEMBUATAN DAN PENERAPAN
RENCANA BISNIS
Tgl
Hal
Catatan Revisi
Rev Deskripsi Revisi Pembuat Tanggal
Catatan Pengesahan Dokumen
Rev Tahap Nama dan Jabatan Tanda Tangan Tanggal
Dibuat Oleh:
Diperiksa Oleh:
Disahkan Oleh:
CATATAN:
1. Dokumen Asli dari prosedur ini dipelihara dan dikendalikan oleh Departemen... .
2. Penggunaan Dokumen Asli ataupun Dokumen Salinan harus mengikuti aturan yang tertulis
pada Dokumen Prosedur Pengendalian Dokumen.
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com dokumensistemmanajemen.blogspot.com
1. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan memberikan pedoman Organisasi dalam melakukan
perencanaan bisnis.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup mencakup aktivitas penyusunan, penerapan, monitoring, dan
evaluasi rencana bisnis di PT. Perusahaan Anda yang berlokasi di Bekasi Timur, jawa
Barat.
3. DEFINISI
a. Business Plan adalah rencana bisnis yang akan dilaksanakan selama satu tahun
kedepan dan dievaluasi secara berkesinambungan pada interval bulanan pada
tahun berjalan.
b. Sales Forecast adalah rencana atau target penjualan yang ingin dicapai dalam
jangka waktu satu tahun mendatang, yang dalam penyusunannya di-breakdown
menjadi interval bulanan dan dievaluasi setiap akhir bulan berjalan.
4. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB
Penerimaan Masukkan dan penyusunan Rencana Bisnis
4.1 Kepala Departemen Sales Marketing mengumpulkan masukkan rencana bisnis
dari semua Kepala Departemen bagian terkait.
4.2 Kepala Departemen Sales Marketing melakukan analisis data untuk menyusun
draft Business Plan
4.3 Kepala Departemen Sales Marketing mengirimkan draft Business Plan ke
Direktur dan semua Kepala Departemen Bagian terkait.
Persetujuan rencana produksi
4.4 Kepala Departemen Sales Marketing mengundang Direktur dan Kepala
Departemen Bagian terkait untuk dilakukan pembahasan draft Business Plan.
4.5 Kepala Departemen Sales marketing melakukan penyempurnaan Business Plan
yang telah disetujui bersama.
Pelaksanaan Business Plan
4.6 Kepala Departemen Sales Marketing mengirimkan sales forecast atau Business
Plan ke Kepala Departemen terkait.
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com dokumensistemmanajemen.blogspot.com
View more at:
http://dokumensistemmanajemen.blogspot.com/
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com dokumensistemmanajemen.blogspot.com
Formulir Sasaran Mutu
WISHNU AP &
PARTNERS
PERUSAHAAN ANDA
FORM SASARAN MUTU
No. Dok :
No. Rev :
Tanggal Berlaku :
Halaman :
No. Sasaran Target Satuan Periode In Charge Program Kerja
1 Kepuasan
Pelanggan
> 70 dari
nilai max
100
Nilai
Kepuasan
Pelanggan
per-akhir
tahun
- Sales dan
Marketing
- Customer
Service
Survey Kepuasan
Pelanggan
2 Keluhan
Pelanggan
< 3 keluhan Jumlah
keluhan valid
Pelanggan
per-akhir
tahun
- Sales dan
Marketing
- Customer
Service
-
3 Peningkatan
sales tahunan
> 10% %
Peningkatan
Sales
per-
semester
- Sales dan
Marketing
- Promo and
Discount
4 Reject
Product
< 5% % Reject
Product
per-
semester
- Operasi
Produksi
- Survey
Pelanggan
- Analisis Data
Service
5 Ketidakberfu
ngsian
peralatan
< 10% % waktu dari
total waktu
efektif
per-
semester
- Maintenance - Analisis Data
Shut Down
6 Pelaksanaan
Pelatihan
> 80% % realisasi
pelatihan
per-
semester
- Personalia - Pelatihan
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com dokumensistemmanajemen.blogspot.com
View more at:
http://dokumensistemmanajemen.blogspot.com/
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com dokumensistemmanajemen.blogspot.com
Lampiran Struktur Organisasi Perusahaan
WISHNU AP &
PARTNERS
Perusahaan Anda No. Dok
No. Rev 00
STRUKTUR ORGANISASI
PERUSAHAAN
Tgl
Hal
Komisaris
Direktur
Utama
Direktur
Komersil
Manager Operasional
Manager Pemasaran
Manager Logistik
Bid. Incoming
Bid. Outgoing
Bid. Quality Control
Bid. Kalkulasi
Bid. Penjualan
Bid. Pembelian
Direktur
Operasional
Bid. Penyimpanan
Manager Personalia dan Keuangan
Bid. Personalia
Bid. Keuangan