Post on 22-Mar-2019
APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN
(DESAIN SISTEM PENJUALAN SECARA TERINCI PADA
CV CITRA HANDAYANI KOMPUTER)
ABSTRAKSITujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui cara mendesain system
penjualan pada CV. Citra Handayani Komputer. Dalam mendesain system penjualan
dibutuhkan desain inputan yang baik, serta adanya desain output yang ingin
dihasilkan. Dalam mendesain input dibutuhkan desain database yang mendukung
agar bentuk inputan sesuai dengan yang diharapkan serta adanya desain teknologi
yang akan digunakan serta yang mendukung siklus penjualan. Tujuan dari adanya
penulisan ini adalah untuk mengetahui apakah system penjualan pada CV. Citra
Handayani Komputer sudah baik atau belum berdasarkan teori yang ada. Dimana
perusahaan masih harus memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada
database, dan prosedur-prosedur penjualan.
PENDAHULUAN1.1 Latar Belakang
Desain terinci dimaksudkan untuk memprogram komputer dan ahli teknik
lainnya yang akan mengimplementasikan system. Desain input terinci atau
masukan merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari
informasi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh
oganisasi. Data hasil dari transaksi merupakan masukan untuk sistem informasi
akuntansi. Hasil dari sistem tidak terlepas dari data yang dimasukan. Sampah yang
masuk, sampah yang keluar, demikianlah istilah yang terkenal dalam pengolahan
data, SIA yang baik memang harus menganut GIGO (garbage in garbage out).
Supaya tidak dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem
informasi harus tidak boleh berupa sampah. Oleh karena itu desain input harus
berusaha membuat suatu sistem yang dapat menerima input yang bukan sampah.
Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input
1
yang pertama kali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan
input yang tecatat dapat salah bahkan kurang.
Pada tahap desain output secara terinci, desain output ini hanya
dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa
saja yang dibutuhkan untuk sistem yang baru? Desain output secara terinci
dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Bagaimana dan seperti apa bentuk
dari output-output tersebut? Desain output terinci dimaksudkan untuk menjawab
pertanyaan ini.
Tujuan dari desain output adalah untuk menetapkan sifat, format, isi, dan
waktu dari laporan tercetak, dokumen, dan tampilan layar. Menyusun output
sesuai kebutuhan pemakai membutuhkan kerja sama antara para pemakai dan
pendesain.
Dalam mendesain input dan output, harus dipertimbangkan pula desain
dari database. Karena database merupakan file data acuan dalam melaksanakan
desain input dan output.
Hasil yang diperoleh dari system adalah laporan. Dimana fungsi dari
laporan adalah sebagai bahan dalam mempertimbangkan keputusan yang akan
diambil. Agar menghasilkan laporan yang tepat waktu, cepat, relevan dan akurat,
maka dibutuhkan system kerja yang baik. Maka dari itu banyak perusahaan yang
menggunakan software dalam menjalankan sistemnya.
1.2 Rumusan dan Batasan Masalah
Dalam hal ini penulis merumusakan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana perbandingan design input berdasarkan teori dengan keadaan
sesungguhnya pada PT. Citra Handayani Komputer ?
2. Bagaimana perbandingan design output berdasarkan teori dengan keadaan
sesungguhnya pada PT. Citra Handayani Komputer ?
3. Bagaimana perbandingan design database berdasarkan teori dengan keadaan
sesungguhnya pada PT. Citra Handayani Komputer ?
4. Bagaimana perbandingan design teknologi berdasarkan teori dengan keadaan
sesungguhnya pada PT. Citra Handayani Komputer ?
2
Dalam pembatasan masalah penulis membatasi masalah hanya pada
perancangan system terinci (input) dan pengkodean input.
1.3 Tujuan
Adapun tujuan dari pembutan makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan design input pada PT. Citra
Handayani Komputer .
2. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan design output pada PT. Citra
Handayani Komputer .
3. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan design database pada PT. Citra
Handayani Komputer .
4. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan design teknologi pada PT. Citra
Handayani Komputer .
TINJAUAN PUSTAKA
Menurut akuntansi, penjualan dikelompokkan menjadi dua, yaitu penjualan
reguler (penjualan biasa) dan penjualan angsuran. Penjualan reguler terdiri dari
penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai adalah penjualan yang
pembayarannya diterima sekaligus (langsung lunas). Penjualan kredit adalah
penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas).
Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih. Sedangkan penjualan
angsuran adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus
(pembayarannya diterima melalui lebih dari dua tahap).
Banyak orang yang menyamakan istilah antara penjualan kredit dan penjualan
angsuran. Sebenarnya semua penjualan angsuran bisa dikatakan sebagai penjualan
kredit. Tetapi penjualan kredit yang pelunasannya hanya melalui dua tahap bukan
merupakan penjualan angsuran.
Dalam penjualan angsuran membutuhkan waktu untuk pelunasan yang relatif
lama, maka ada kemungkinan pembeli tidak melunasi pembayarannya. Untuk
menghindari hal tersebut, biasanya untuk melindungi penjual supaya tidak mengalami
kerugian, maka saat membeli ada beberapa perjanjian antara lain :
3
1. Pada saat membeli disertai dengan meninggalkan jaminan ke penjual
2. Hak kepemilikan barang berpindah ke pembeli, kalau pembayarannya sudah
lunas.
Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit
Sistem dan prosedur merupakan hal mutlak dan sangat diperlukan demi
kelangsungan perusahaan. Oleh sebab itu sebelum melangkah lebih jauh ke bagian-
bagian selanjutnya, sebaiknya kita harus memahami dulu apa yang dimaksud dengan
sistem dan prosedur.
Menurut Mulyadi (2001:15) yang dimaksud dengan sistem adalah ” Suatu
jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan
kegiatan pokok perusahaan.”
Menurut Yujana (1994: 189) sistem adalah ”suatu jaringan menyeluruh dalam
suatu perusahaanyang terdiri dari prosedur-prosedur yang terjalin secara serasi
sebagai sarana agar penyelenggaraan suatu perusahaan dapat berjalan secara efektif
dan efisien.”
Lebih lanjut Mulyadi (2001:5) Prosedur adalah ”suatu urutan klerikal, biasanya
melibatkan orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin
secara seragam transaksi perusahaan secara berulang-ulang. Kegiatan klerikal
(clerical operations) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat
informasi dalam formulir, buku jurnal, buku besar
a. Menulis
b. Menggandakan
c. Menghitung
d. Memberi kode
e. Mendaftar
4
f. Memilih (mensortasi)
g. Memindah
h. Membandingkan
Seluruh siatem dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen digunakan
untuk mengamankan harta perusahaan dari kelalaian/ kesalahan (error), kecurangan
(frauds) ataupun kejahatan (irregularities).
Jadi dari defenisi di atas kita bisa menyimpulkan bahwa prosedur penjualan
kredit adalah serangkaian kegiatan administrasi yang dilakukan oleh beberapa orang
untuk melaksanakan transaksi penjualan secara kredit kepada langganan.
METODE PENELITIAN
3.1 Variabel data
Variabel data yang digunakan dalam penulisan ini adalah Laporan penjualan
yang berfungsi sebagai alat mendeteksi tingkat penjualan yang telah dilakukan, serta
untuk melihat kekurangan yang ada dalam system penjualan.
3.2 Metode pengumpulan data
a. Studi pustaka
Dilakukan dengan membaca literatur, mendalami serta memahami teori yang
berhubungan dengan penelitian, dengan maksud mencari teori-teori, konsep-konsep
yang dapat dijadikan landasan teoritis bagi penelitian yang dilakukan.
b. Studi lapangan
Dilakukan dengan peninjauan secara langsung ke perusahaan yang bersangkutan yang
menjadi objek penelitian, guna mendapatkan data yang diperlukan dengan cara:
1) Wawancara (Interview)
Dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan karyawan yang
bersangkutan. Data yang diperoleh melalui wawancara adalah kesemuanya yang
menyangkut permasalahan yang dibahas.
5
2) Pengamatan (Observation)
Dilakukan dengan mengadakan pengamatan secara langsung terhadap objek yang
diteliti dengan meneliti dan mempelajari bukti-bukti atas data mengenai masalah yang
dibahas.
3) Dokumentasi
Proses pengumpulan data yang digunakan dengan cara mengumpulkan dokumen yang
dibutuhkan dalam penelitian, seperti: gambaran umum perusahaan, struktur organisasi
dan bidang usaha, serta laporan mengenai penjualan.
3.4 Alat analisis
1. Analisis Deskriptif, yaitu penulis mencoba untuk mencari suatu uraian yang
menyeluruh dari system penjualan pada CV. Citra Handayani Komputer.
Dalam hal ini, analisis deskriptif digunakan untuk mengetahui prosedur-
prosedur dalam system penjualan dan desain input, output, database, teknologi
serta pengendalian yang digunakan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
1. DESAIN SISTEM TERINCI A. DESAIN INPUT
Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah
dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh
oganisasi. Data hasil dari transaksi merupakan masukan untuk sistem informasi
akuntansi. Adapun cara-cara dalam mengurangi jumlah inputan adalah dengan
memgurangi kode, data yang relative konstan disimpan di file induk acuan, jam dan
tanggal dapat diambil dari system, dan rutin perhitungan dilakukan oleh system. Agar
suatu formulir yang digunakan dapat mencapai sasaran, diperlukan suatu perencanaan
yang baik. Perancangan yang baik untuk formulir diharapkan dapat menghilangkan
kelemahan-kelemahan yang ada dan juga memperhatikan factor-faktor yang perlu
6
dipertimbangkan dalam merancang formulir. Pengkodean memudahkan proses
pengolahan data karena dengan kode, data akan lebih mudah diidentifikasi
B. DESAIN OUTPUT.
Pada tahap desain output secara terinci, desain output ini hanya dimaksudkan
untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa saja yang
dibutuhkan untuk sistem yang baru? Desain output secara terinci dimaksudkan untuk
menjawab pertanyaan ini. Bagaimana dan seperti apa bentuk dari output-output
tersebut? Desain output terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini.
Tujuan dari desain output adalah untuk menetapkan sifat, format, isi, dan waktu dari
laporan tercetak, dokumen, dan tampilan layar. Menyusun output sesuai kebutuhan
pemakai membutuhkan kerja sama antara para pemakai dan pendesain.
Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari
output untuk dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan
pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai system
maupun bagi programmer. Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan
bentuk dari output apakah sudah sesuai dengan yang dinginkan atau belum. Bagi
programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan
output yang diinginkan. Programmer membutuhan desain output ini untuk
menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikan suatu output.
Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak di printer dapat digunakan alat
bagan tata letak printer (printer layout chart) dan kamus data output. Supaya tidak
dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem informasi harus tidak boleh
berupa sampah. Oleh karena itu desain input harus berusaha membuat suatu sistem
yang dapat menerima input yang bukan sampah. Desain input terinci dimulai dari
desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang pertamakali. Jika dokumen
dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat salah bahkan
kurang.
7
DESIGN INPUT INVENTORY
8
9
DESIGN INPUT CUSTOMER
10
DESIGN INPUT EMPLOYEE
DESIGN INPUT FAKTUR SALES
11
2. ANALISIS DESAIN INPUTPengendalain input dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan
pada tahap penginputan data. Jika computer digunakan untuk memproses, maka tahap
penginputan mencakup konversi data transaksi kedalam format yang dapat dibaca
oleh mesin.
Kelebihan :
1. Data langganan yang dimasukan menggunakan kode, yaitu kode
langganan. akan ditampilkan oleh program untuk pengecekan
apakah kode langganan yang dimasukan telah sesuai dengan yang
dimaksud.
2. Demikian juga dengan barang yang di jual di faktur ini, yang
dimasukan adalah kode barangya dan nama barang tersebut tidak
perlu diinputkan, tetapi akan ditampilkan oleh system untuk tujuan
pengecekan.
3. Harga satuan tiap-tiap barang pada kasus ini merupakan harga yang
sifatnya konstan dan sudah pasti untuk tiap-tiap barang, sehingga
12
harga satuan tersebut tidak perlu dimasukan dan ditampilkan oleh
program untuk tujuan pengecekan saja.
4A. Total nilai untuk tiap-tiap barang merupakan hasil perkalian antara
unit yang dijual dengan harga satuannya dan nilai ini tidak perlu
dimasukan sebagai data, tapi perhitungannya dapat dilakukan oleh
computer.
B. Demikian juga dengan total nilai faktur ini merupakan
penjumlahan dari total nilai masing-masing barang yang dijual dan
tidak perlu dimasukan sebagai data, tetapi perhitungan dapat
dilakukan oleh computer.
Otorisasi : membatasi terjadinya atau
transaksi atau pelaksanaan suatu proses
hanya kepada individu tertentu.
Contoh : bahwa hanya bagian penjualan
saja yang berhak mengeluarkan faktur
penjualan.
Input Terformat : spasi otomatis dan
format perpindahan antar field data
selama penginputan data kedalam suatu
alat perekam data.
Contoh : pada saat penginputan
dikomputer faktur sales secara otomatis
memasukkan harga dari item yang akan
dijual.
Pembatalan : mengidentifikasi document
transaksi dengan tujuan mencegah
penggunaan berulang atas suatu dokumen
Contoh : menandai faktur tagihan dengan
tanda ”LUNAS”.
Password : otorisasi untuk mengizinkan
akses atas data atau pengolahan data
dengan memberikan serangkaian kode
atau sinyal tertentu yang hanya diketahui
oleh individu yang diberi wewenang.
Contoh : adanya password pada saat
membuka database sebelum
pengoperasian data.
Kekurangan :
Nomor seri Batch : Sekelompok
dokumen transaksi diberi nomor dan
dicatat
Contoh : Faktur penjualan belum diarsip
sesuai nomor maupun urut tanggal.
13
Amount Control total : Total nilai
moneter atau total kuantitas sekelompok
transaksi.
Contoh : dalam formulir penjualan tidak
ada total pembelian item secara
keseluruhan dalam setiap faktur.
Line control count : total baris data pada
satu atau lebih dokumen.
Contoh : belum ada total item produk
yang terjual (tiap baris dalam sekelompok
faktur) yang merupakan line control total
untuk aplikasi penjualan.
Completeness Check : tes untuk
memastikan bahwa field tidak akan
diproses jika belum diisi.
Contoh : sebuah dokumen dapat diproses
walaupun field nomor customer belum
diisi.
Date transaction : Tanggal dari transaksi
diambil dari system. Kemungkinan
tanggal transaksi dapat tidak sama dengan
tanggal system. Tanggal system bisanya
adalah tanggal saat computer tersebut
digunakan dan tanggal transaksi dapat
berupa tanggal sebelumnya. Untuk
mengatasi hal ini supaya program
sifatnya menjdai luas, biasanya tanggal
system ditampilkan dan diberi
kesempatan bagi operator untuk
merubahnya bila tidak sama dengan
tanggal transaksi.
Contoh : date invoice system harus
diinput lagi secara manual dan belum
secara otomatis.
Cara memperbaiki:
Perusahaan sebaiknya dalam pengendalian input, faktur penjualan diarsip
sesuai nomor maupun urut tanggal sehingga mempermudah dalam melakukan
pengecekan kembali transaksi-transaksi penjualan yang telah terjadi.
Perusahaan sebaiknya dalam pembuatan faktur penjualan dibuatkan total
penjualan item secara keseluruhan sehingga setiap faktur dapat menghasilkan total
14
item produk yang terjual (tiap baris dalam sekelompok faktur) dan dapat
menunjukkan line control total untuk aplikasi penjualan.
Perusahaan seharusnya membuat system agar date invoice system harus
diinput secara otomatis agar mempermudah dalam melakukan proses penginputan.
Hal ini dapat dilakukan dengan membuat hubungan (link) dari date and time pada
computer, dengan date and time pada faktur penjualan.
DESIGN OUTPUT SALES REPORT
15
3. ANALISIS DESAIN OUTPUTPengendalian output dirancang untuk memastikan bahwa input dan proses
yang telah dijalankan menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah
didistribusikan secara tepet.
Kelebihan :
Suspense file : suatu file yang memuat
item-item yang belum diproses atau
belum selesai diproses dan sedang
menunggu tindal lanjut berikutnya.
Contoh : file item-item backorder yang
sedang menunggu saat pengiriman
pesanan ke konsumen.
Discrepancy :report : daftar sesuatu hal
yang telah melanggar detective control
dan memerlukan investigasi lebih lanjut.
Contoh : daftar rekening konsumen yang
melampaui saldo kredit dikirimkan ke
manajer untuk ditelaah.
Kekurangan :
16
Aging : identifikasi item-item yang
belum diproses atau masih berada dalam
suatu file sesuai dengan tanggal transaksi
item tersebut. Aging mengelompokkan
item sesuai dengan berbagai kategori.
Contoh : belum adanya saldo umur
piutang yang berguna untuk
mengidentifikasi rekening-rekening yang
belum dilunasi.
Suspense account : suatu total control
untuk item-item yang sedang menunggu
proses lebih lanjut.
Contoh : belum ada buku pembantu
piutang yang sama dengan saldo rekening
buku besar piutang dagang
Kamus data output : meupakan
pengembangan dari kamus dari arus data.
Kamus data output digunakan untuk
menjelaskan secara rinci tentang data
yang akan disajikan sebagai output.
Contoh: belum adanya kamus data output
yang berfungsi untuk menjelaskan hasil
output, akibatnya pengguna kurang
memahami hasil output tersebut.
Cara memperbaiki :
Perusahaan sebaiknya mengidentifikasi rekening-rekening piutang dagang
dengan menggunakan analisis umur piutang sehingga perusahaan dapat
mengganggarkan cadangan kerugian piutang.
Perusahaan sebaiknya membuat buku besar pembantu piutang dengan
merekapitulasi transaksi-transaksi penjualan secara kredit, dengan tujuan untuk
mengetahui besarnya total piutang dari customer sehingga mempermudah dalam
melakukan penagihan.
Perusahaan sebaiknya membuat kamus data output agar para pengguna hasil
output dapat mengerti hasil output tersebut.
5. MEMBUAT LAPORAN HASIL DESAIN TERINCIApa yang telah di desain secara terinci oleh analis system perlu
dikomunikasikan kembali kepada user dan programmer. Analis system dapat
mengkomunikasikan hasil rancangannya melalui suatu laporan. Laporan hasil desain
terinci selain digunakan sebagai alat komunikasi, juga sangat perlu sebagai
dokumentasi system untuk keperluan-keperluan mendatang. Karena kepentingan user
17
dengan programmer dengan berbeda dan hasil dari desain terinci ini biasanya banyak,
maka laporan hasil desain system terinci dapat dipecah kedalam dua bentuk laporan.
Laporan yang pertama dimaksudkan untuk user yang lebih menekankan kepada
bentuk input dan output yang akan digunakan atau dan dihasilkan oleh system.
Laporan yang kedua lebih dimaksudkan kepada programmer atau teknisi-teknisi
lainnya. Laporan kedua ini sifatnya lebih teknis, sehingga sering disebut dengan
technical manual. Desain terinci dari program computer untuk semua modul-
modulnya umum disajikan di technical manual.
BALANCE SHEET REPORT
18
REPORT PROFIT AND LOSS (LABA/RUGI) 2008
19
6. Desain Database Terinci Di tahap desain secara umum sebelumnya, desain database hanya
dimaksudkan untuk mengidentifikasikan kebutuhan file-file database yang diperlukan
oleh sistem informasi saja. Pada tahap desain terinci ini, desain database dimaksudkan
untuk mendefinisikan isi atau struktur dari tiap-tiap file yang telah diidentifikasikan di
desain secara umum.
Elemen-elemen data di suatu file database yang harus dapat digunakan untuk
pembuatan suatu output. Demikian juga dengan input yang akan direkamkan di
database, file-file database harus mempunyai elemen-elemen untuk menampung input
yang dimasukkan. Dengan demikian isi atau struktur dari suatu file database
tergantung dari arus data masuk dan arus data keluar ke atau dari file tersebut. Arus
data dari suatu file database dapat dilihat pada diagram arus data (DAD) yang telah
dibuat di desain model secara umum.
CUSTOMER & SUBSIDIARY RECEIVABLE LEDGER
PT. CITRA HANDAYANI KOMPUTER
CODENAME/CONTACT
ADDRESSPHONE TAX
SALES
PERSON
TYPE
ACC
CREDIT
LIMIT
(Rp)
BALANCE
(Rp)
AG ARTHA GRAHA
Rensi Adawiyah
Jl. Asem Baris Raya No. 1 Tebet
021-
8317475
PPN Rensi Open
Invoice
9.999.999 8.000.000
SIC-0535
10/01/2007
20
Jakarta Selatan 12830
&
1.000.000
SIC-0585
18/01/07
ON
OXFAM .NET
Apang Subarkah
Jl. Raya Jakarta Bogor Km. 12
021-
7723654PPN Apang
Open
Invoice9.999.999
2.000.000
SIC-0507
03/01/07
GOL
GOLINDO
Syahrul Syarifudin
Jl. Tebet Barat IV
Jakarta Selatan
021-
8302525PPN Alul
Open
Invoice9.999.999
3.000.000
SIC-0512
09/01/07
FA
FIRST ASIA
Tri Suci Gandawati
Jl. Moch. Kahfi II No. 31
Srengseng Sawah Jakarta selatan
021-
7867533PPN Chichy
Open
Invoice9.999.999 0
LAJ
LEMINDO ABADI JAYA
Siti Sulaimah
Jl. Margonda Raya No.100
Depok
021-
7734145PPN Ema
Open
Invoice9.999.999 0
HP
HEXINDO PERKASA
Putri Kemalasari
Jl. Palem Barat XIV Bekasi
021-
82404203PPN Putri
Open
Invoice9.999.999
12.000.000
SIC-0569
15/01/2007
EMPLOYEE CARD
PT. CITRA HANDAYANI KOMPUTER
CODE NAMA ALAMATNO.
TELEPON
E001 Bayu Mahendra D.W.Jl. Raya Pasar Minggu No. 10
Jakarta Selatan
021 - 7712560
E002 Ernest KawaniJl. Raya Bogor Km. 12
Cibinong
021 - 8853621
E003 RadhiatyJl. Nusa Indah 1 Gg.3 No. 8
Perumnas Klender
021 - 8640010
E004 Budi YuliantoJl. Akses Kelapa Dua No. 46
Cimanggis
021 - 7253621
E005 Rama AdhiswaraJl. Semangka Raya No. 58
Taman Wisma Asri, Bekasi
021 - 8848436
21
ITEM LIST
Kode Barang
Keterangan
Kode
Supplier
Harga Jual (Rp)
Harga Pokok (Rp)
Satuan
Unit Tersedia
Minimum
Reorder
CEL III-1.0D
Celeron III 1.0D GHZ AD
775.000
673.000
Unit
20
10
15
PENT IV-2.4A
Pentium IV 2.4A GHZ IC
1.225.000
1.142.000
Unit
20
10
15
P3V88+
Motherboard P3 V88+ CX
510.000
410.000
Unit
20
10
15
P4S8X-MX
Motherboard P4 S8X-MX DM
685.000
564.000
Unit
20
10
15
SERVIS
Service Komputer
250.000
-
Jam
-
-
-
INSTALL
Instalasi Jaringan
150.000
-
Jam
-
-
-
AR 9250-128
VGA Ati Radeon 9250
128MB
UF
495.000
372.000
Unit
20
10
15
G4MX-64
VGA Geforce 4 MX 4000
64 MB
CX
445.000
372.000
Unit
20
10
15
CDR-S
CD-R SamsungCX
220.000
175.000
Unit
20
10
15
SDR 128-133
SDRAM 128 MB PC-133WM
180.000
144.000
Unit
20
10
15
22
DDR 1GB-3200
DDRAM 1 GB PC-3200 UF
650.000
450.000
Unit
20
10
15
FDD-144
Teach 1.44 Floppy DriveDM
35.000
25.000
Unit
20
10
15
KEYBOARD
Keyboard PS/2 Standart AD
25.000
19.000
Unit
20
10
15
MOUSE
Mouse Genius PS/2 IC
40.000
30.000
Unit
20
10
15
LCD VS 15”
Monitor LCD Viewsonic
15”
WM
2.025.000
1.874.000
Unit
20
10
15
LCD ADV 17”
Monitor LCD Advance 17”CX
2.500.000
2.298.000
Unit
20
10
15
ATX-ON
Casing ATX Power-ONUF
175.000
137.000
Unit
20
10
15
ATX-UP
Casing ATX Power-UP
DM250.000
210.000
Unit
20
10
15
SG40-7200
Seagate 40 GB 7200 RPMAD
450.000
375.000
Unit
20
10
15
MX80-7200
Maxtor 80 GB 7200 RPMUF
575.000
499.000
Unit
20
10
15
23
ACTIVITY LIST
( FOR TIME BILLING )
Activity
IDName Type Status Rate Price/measure
TB001 Foto KopiNon-
HourlyChargeable -----
Rp. 100 /
lembar
TB002 Pelatihan JaringanNon-
HourlyChargeable -----
Rp. 100.000 /
Hari
TB003 Pelatihan Software Hourly Chargeable ActivityRp. 150.000 /
Jam
Berdasarkan database PT.Citra Handayani Komputer diatas, hanya sedikit kelemahan
yang dapat diidentifikasi yaitu :
1. Database kurang lengkap, karena masih adanya kekurangan data dari customer
tersebut.seperti: tidak adanya alamat email yang dapat mempermudah proses
penjualan, dan payment method yang tidak dijelaskan seperti metode
cash,cheque,master card,visa.
2. Database customer yang digunakan kurang baik, karena database yang ada
dalam system hanya terdiri dari nama-nama customer yang sering bertransaksi
dengan perusahaan. Sedangkan customer yang jarang bertransaksi, tidak
dibuat databasenya.
3. Dalam database kode yang digunakan oleh perusahaan dalam membuat
database memiliki panjang yang berbeda.
4. Dalam database employee, tidak dicantumkan besarnya gaji dan tunjangan.
Sehingga menyulitkan bagian penggajian dalam menghitung biaya gaji dan
pajak.
Cara memperbaiki :
Perusahaan sebaiknya membuat dua field yang berisi mengenai alamat email
customer serta payment method agar mempermudah proses penjualan, dan dengan
adanya methode pembayaran memudahkan customer dalam melakukan pembayaran.
24
Perusahaan sebaiknya menambahkan file yang berisi nama-nama cutomer
yang pernah melakukan transaksi, tujuannya agar apabila suatu saat perusahaan
melakukan transaksi kembali dapat dengan mudah menelusuri data cutomer tersebut.
Perusahaan dalam pembuatan kode harus konsisten agar kode yang ada pada
perusahaan sama dengan kode yang ada pada customer dengan maksud agar tidak ada
kekeliruan dalam penentuan jenis item mana yang akan dipesan oleh customer.
Perusahaan sebaiknya membuatkan file gaji dan tunjangan employe agar
mempermudah dalam proses penggajian karyawan serta penentuan tunjangan
karyawan yang nantinya digunakan dalam hal penentuan biaya dan pengenaan pajak.
7. PENGENDALIAN PEMROSESAN TRANSAKSI
Pengendalian pemrosesan transaksi merupakan suatu prosedur yang dirancang
untuk memastkan bahwa elemen proses pengendalian internal diimplementasikan
dalam suatu system aplikasi tertentu disetiap siklus transaksi organisasi. Pengendalian
pemrosesan transaksi mencakup pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.
A. Penegendalian Umum.
Pengendalian umum mencakup hal-hal beikut ini:
1. Perencanaan organisasi pemrosesan data.
Perencanaan organisasi untuk pengolahan data mencakup pemisahan tugas
dalam fungsi pemrosesan data dan pemisahan organisasi pemrosesan data dari
operasi lain dalam organisasi.
2. Prosedur operasi secara umum
Prosedur operasi umum mencakup manual tertulis dan dokumentasi lain yang
memuat spesifikasi prosedur yang harus diikuti.
3. Karakteristik pengendalian peralatan
Karakteristik pengendalian peralatan merupakan karakteristik pengendalian
yang diinstal dikomputer untuk mengidentifikasi penanganan data yang tidak
benar atau operasi peralatan yang salah .
4. Pengendalian akses data dan peralatan
25
Pengendalian akses data dan peralatan mencakup prosedur yang terkait dengan
askes fisik ke system computer dan data.
A.1. Aplikasi Perencanaan Organisasi Pemrosesan Data.
Analisis system: analisis system bertanggung jawab atas pengembangan
perancangan aplikasi system computer secara umum.
Programmer: programmer computer mengembangkan program yang akan
menghasilkan output computer. Mereka mendesign dan menulis kode
program computer berdaarkan spesifikasi yang telah ditetapkan oleh analis
Operator computer: operator computer mengoperasikan peralatan
computer mainframe. Mereka tidak memiliki akses perincian program secara
detail.
Karyawan pengendali data: karyawan pengendalian data mengendalikan
pekerjaan dan input data untuk diolah. Tanggung jawab ini mencakup
petimbangan atas kualitas input, kelengkapan pemrosesan yang dijalankan
serta kewajaran output.
A.2. Aplikasi Prosedur Secara Umum.
Kelebihan:
Definisi tanggung jawab: deskripsi tugas
untuk setiap fungsi pekerjaan dalam
system pengolahan transaksi. Titik awal
dan akhir setiap fungsi pekerjaan harus
diindikasikan ecara jelas.
contoh: bagian penjualan tidak
mempunyai akses untuk pengiriman
barang
Pelatihan personel: personel harus diberi
instruksi secara eksplisit dan harus diuji
pemahamannya sebelum ia dipercaya
menjalankan tugas baru.
Contoh: adanya training, seminar dan
pelatihan lain bagi karyawan.
Persiapan yang simultan: pencatatan satu
transaksi satu kali guna memfasilitasi
Contoh: dalam penulisan faktur penjualan
dengan menggunakan kertas karbon.
26
seluruh pemrosesan berikutnya, dengan
menggunakan rangkap(kertas berkarbon)
untuk mencegah kesalahan penulisan
ulang.
Dokumen turnaround: dokumen yang
dihasilkan oleh computer yang
dimaksudkan untuk dimasukkan lagi
kedalam system.
Contoh: dalam faktur penjualan terdiri
dari 6 rangkap dan nantinya saru rangkap
dikembalikan kecustomer
Dokumentasi: catatan tertulis dengan
tujuan untuk sarana komunikasi.
Contoh: adanya faktur dan database
Backup dan recovery: backup terdiri dari
peralatan file dan prosedur yang tersedia
jika data yang asli hilang atau rusak.
Recovery adalah kemampuan untuk
membuat ulang file master dengan
menggunakan file dan transaksi dimasa
lalu.
Contoh: adanya master file dan backup
file. Sebagai cadangan jika file ada yang
rusak atau mengalami kerusakan.
Jejak transaksi yang baru: ketersediaan
manual atau sarana machine-readable
untuk melacak status dan isi setiap
catatan transaksi setiap individual
Contoh: daftar perubahan atas file
computer secara online disimpan dalam
tape magnetic untuk menyediakan jejak
transaksi.
Kekurangan :
Perancangan formulir : formulir disusun
sedemikian rupa sehngga formulir
tersebut dapat menjelaskan dirinya
sendiri, mudah dipahami, jelas serta dapat
merangkum informasi yang dapat
dibutuhkan dengan usaha yang paling
minimal.
Contoh: dalam perancangan formulir
penjualan item tidak ada total pembelian
item secara keseluruhan dalam setiap
faktur.
27
B. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang spesifik untuk satu aplikasi
tertentu. Pengendalaian aplikasi dikelompokkan menjadi pengendalian input,
pengendalian proses, pengendalain output. Pengelompokkan ini terkait dengan
langkah-langkah dalam siklus pemrosesan data.
B.1. Pengendalian Proses.
Pengendalian proses dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa
pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang dittetapkan dan bahwa
tidak ada transaksi yang terlewat yang tidak diproses atau bahwa tidak ada
transaksi tambahan yang mestinya tidak ikut diproses.
Kelebihan :
Mekanisasi : konsistensi yang difasilitasi
oleh mekanik atau pemrosesan elektronik.
Contoh : total setoran kas yang dijumlah
dengan mesin penghitung ( adding
machine )
Standarisasi : prosedur yang konsisten,
terstrukutur dan seragam harus
dikembangkan untuk menangani semua
proses.
Contoh : daftar rekening
mendokumentasikan debit dan kredit
yang normal untuk setiap rekening
Default Option : pengisian otomatis suatu
nilai pada saat suatu item dalam layar
inputan transaksi tidak diisi.
Contoh : bagian item dalam faktur
penjualan secara otomatis terisi serta total
amountnya.
Batch balancing : perbandingan item atau
dokumen yang telah diproses dengan
control total yang telah dihitung
sebelumnya
Contoh : bagian penerimaan piutang
( kasir ) mencocokkan faktur penjualan
dengan nominal yang dibayarkan.
Matching : mencocokkan suatu item
dengan item yang lain yang diterima dari
sumber yang independent untuk
Contoh : karyawan piutang dagang
mencocokkan faktur dari costumer
dengan order penjualan dan laporan
28
menghasilkan proses transaksi. pengeluaran item.
Kekurangan :
Balancing : tes kesamaan antara nilai dua
set item yang ekuivalen atau satu set item
dengan total control. Adanya perbedaan
mengindikasikan ada kesalahan.
Contoh : saldo buku pembantu piutang
dagang seharusnya sama dengan saldo
rekening buku besar piutang. Namun
yang ada hanya jurnal setiap transaksi
penjualan.
Tickler file : sebuah file control terdiri
dari item-item yang diurutkan
berdasarkan umur untuk diproses lebih
lanjut.
Contoh : faktur belum diarsip urut
tanggal, maupun nomor faktur.
Thriller label : suatu record yang
memberikan total control untuk
dibandingkan dengan akumulasi jumlah
record atau jumlah nilai record yang
diproses.
Contoh : record terakhir dalam file
penjualan / pengeluaran barang belum
memuat jumlah record di dalam file.
Otomated error correction : pembetulan
kesalahan suatu transaksi secara otomatis
yang melanggar suatu pengendalian.
Contoh : jika terjadi kesalahan dalam
transaksi tidak dapat secara langsung
diperbaiki, harus melalui penyesuaian.
8. DESAIN TEKNOLOGI TERINCI
Desain dari teknologi terinci sebenarnya telah dilakukan ditahap desain secara
umum. Pada desain secara umum ini telah dapat ditentukan jenis dan jumlah dari
teknologi yang akan digunakan. Yang belum didefinisikan secara pasti pada desain
secara umum adalah kapasitas dari teknologi simpanan luar yang akan digunakan.
Kapasitas simpanan luar yang telah didefinisikan pada tahap desain secara umum
hany ditaksir secara kira-kira terlebih dahulu berdasarkan pengalaman analis system.
Setelah file-file database berhasil di desain secara terinci, kebutuhan kapasitas
simpanan luar sekarang dapat dihitung dengan lebih tepat. Besarnya kapasitas
simpanan luar yang dibutuhkan oleh system informasi dapat dihitung berdasarkan
besarnya file-file database yang akan menyimpan untuk satu periode tertentu. Dari
29
kamus data dari masing-masing file, dapat dihitung besarnya file tersebut, yaitu
sebesar panjang recordnya dikalikan dengan dengan volumenya tiap periode
simpanan dikalikan dengan kejadiannya.
Dalam mendesain teknologi PT. Citra Handayani menggunakan software
akuntansi dalam aplikasi kegiatan penjualan. Dalam melakukan penginputan
diperusahaan menggunakan keyboard dan scanner dalam pemrosesan menggunakan
CPU (central procesing unit) dan main memory dan output yang dihasilkan seperti
tulisan (dokumen laporan), image (gambar diagram pie dan tabel), dan printer.
Untuk menyimpan data perusahaan menggunakan alat seperti diskette, flashdisk dan
harddisk komputer.
Kelemahan dari desain teknologi yang digunakan oleh perusahaan adalah :
1. output yang digunakan hanya terbatas berbentuk tabel dan diagram seharusnya
disertai garafik.
2. perusahaan tidak mementingkan memori yang digunakan sehingga dapat
mengakibatkan kekurangan memori (cadangan memori tidak ada)
Cara memperbaiki :
1. seharusnya output disertai grafik agar dapat memudahkan untuk melihat
perbandingan dari perubahan penjualan pada setiap periode.
2. perusahaan juga perlu memperhatikan memori yang digunakan atau
menyediakan cadangan memori.
9. KEGIATAN MANUAL CV. CITRA HANDAYANI KOMPUTER1. Bagian Pembelian
Bagian pembelian melakukan kegiatan pembelian barang dagangan
dengan cara melakukan permohonan kepada pemilik CV.Citra
Handayani Komputer untuk menyetujui permintaan pembelian.
Apabila permohonan pembelian telah disetujui, maka bagian
pembelian melakukan pemesanan ( order ) kepada supplier disertai
faktur ( jumlah dan jenis barang )
Setelah surat pesanan dikirim dan supplier menyetujuinya,kemudian
barang tersebut dikirim ke CV. Citra Handayani Komputer.
30
2. Bagian Penjualan
Konsumen memesan kepada perusahaan kemudian perusahaan
membuat faktur penjualan ( seebanyak 4 rangkap ) dimana 2 buah FP
diberikan kepada konsumen dan 1 FP diarsip oleh bagian penjualan
kemudian 1 FP lagi dikirim ke bagian gudang.
3. Bagian Gudang
Bagian gudang menerima faktur dari pelanggan dan dari bagian
penjualan. Kemudian bagian gudang melakukan kegiatan
mencocokkan dan memeriksa faktur-faktur yang diterima dari
pelanggan dan bagian penjualan. Setelah itu, bagian gudang membuat
surat jalan sebanyak 2 rangkap.
Faktur yang dari pelanggan kemudian diarsip oleh bagian gudang,
sedangkan faktur dari bagian penjualan diserahkan ke bagian
akuntansi.
Surat jalan yang telah dibuat oleh bagian gudang, yang pertama
doarsip dan yang ke-2 dikirim ke bagian pengiriman.
4. Bgaian Pengiriman
Bagian pengiriman menerima surat jalan dari bagian gudang.
Kemudian surat jalan tersebut diarsip tetap.
5. Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi menerima faktur dari bagian gudang. Dari faktur
tersebut, bagian akuntansi melakukan pencatatan jurnal. Setelah itu,
faktur tersebut diarsip dan transaksi pun selesai.
10. KELEMAHAN DARI KEGIATAN MANUAL PADA CV.
CITRA HANDAYANI KOMPUTER1. Bagian penjualan memberikan FP ke bagian akuntansi yang bertujuan
untuk mencocokkan antara faktur bagian gudang dengan faktur bagian
penjualan. Sehingga mengurangi / mengantisipasi tindak kecurangan
( penggelapan stock barang ).
31
2. Konsumen memesan disertai dengan uang muka ke bagian penjualan,
maka bagian keuangan terlambat untuk mengetahui adanya pembelian
dengan disertai uang muka.
Kebutuhan dalam mendesain sistem dengan menggunakan komputer :
1. software yang compatible
2. membutuhkan orang yang berkompeten untuk menjalankan software akuntansi
tersebut.
11. GAMBARAN UMUM PERUSAHAANCV. Citra Handayani Komputer adalah sebuah perusahaan milik
pribadi yang didirikan oleh Bapak Randi, pada tahun 1997. CV. Citra Handayani
Komputer beralamat di pada Jl. Raya Mangga Dua ( ITC Mangga Dua ) Jakarta Utara.
CV. Citra Handayani Komputer ini berdiri atas gagasan dari Bapak Randi
yang pada tahun 1997 melihat kesempatan yang cukup menjanjikan, mengingat masih
sedikitnya perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan alat-alat computer.
Perusahaan ini awalnya didirikan dengan menggunakan modal yang berasal dari
pinjaman bank.
Saat awal berdiri yaitu pada tahun 1997, CV. Citra Handayani Komputer
berlokasi didaerah Jakarta Utara. CV. Citra Handayani Komputer hanya memiliki
lima orang pekerja saja dan belum memiliki kendaraan, sehingga komputer yang telah
jadi dikirim menggunakan kendaraan yang disewa atau diambil oleh pemesan. CV.
Citra Handayani Komputer melakukan penambahan tenaga kerja menjadi lima belas
karena order dari pelanggan yang makin banyak.
32
Struktur Organisasi CV. Citra Handayani Komputer
33
Bagian pembelian
Bagian keuangan
Bagian penjualan
Bagian gudang
Pemilik
Pega wai
Pega wai
Pega wai
Pegawai
Pegawai
Pegawai
Pegawai
Pegawai
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan pada bab II, mengenai desain input,output,database,
teknologi dan pengendalian yang terdapat pada PT.Citra Handayani Komputer dapat
diambil kesimpulan bahwa :
1. Dalam desain inputnya nama customer, nama barang, harga barang serta
total amountnya sudah secara otomatis terinput tanpa harus menginput
secara manual. Dalam desain outputnya sudah dapat menampilkan output
berupa diagram dan laporan walaupun belum adanya output berupa grafik
yang dapat mempermudah dalam menganalisis tingkat penjualan dalam
beberapa periode tertentu. Dalam laporan yang dihasilkan sudah cukup baik
namun, masih ada kekurangan yaitu tidak adanya total item barang yang
dijual pada laporan penjualan
2. Dalam desain teknologi dapat disimpulkan bahwa teknologi yang
digunakan oleh perusahaan sudah cukup baik karena sudah menggunakan
software akuntansi. Alat input dan output yang digunakan juga sudah baik
namun ada sedikit kelemahan yaitu perusahaan tidak memperhitungkan
memori yang digunakan sehingga perusahaan tidak dapat menentukan
cadangan memori.
3. Secara umum sistem penjualan perusahaan sudah baik, baik dalam hal
desain input output, pangendalian input, pengendalian output, pengendalian
aplikasi, database, pengendalian pemrosesan transaksi serta desain
teknologi. Namun masih ada beberapa kekurangan yang dapat dijumpai
tetapi tidak terlalu signifikan dan tidak beresiko yang tinggi.
B. SARAN1. Dalam desain database masih ada beberapa kekurangan yaitu belum
adanya field yang berisi mengenai alamat email customer serta payment
method dan juga file yang berisi hanya nama-nama cutomer yang pernah
melakukan transaksi. Dalam pembuatan kode juga belum konsisten
34
dimana adanya kode yang memiliki panjang yang berbeda serta belum
adanya file gaji dan tunjangan employee yang dapat digunakan dalam
penentuan biaya gaji dan untuk keperluan pajak.
2. Seharusnya bagian penjualan memberikan FP ke bagian akuntansi yang
bertujuan untuk mencocokkan antara faktur bagian gudang dengan faktur
bagian penjualan. Sehingga mengurangi / mengantisipasi tindak
kecurangan ( penggelapan stock barang ).
3. Jika konsumen memesan disertai dengan uang muka ke bagian penjualan,
maka bagian keuangan terlambat untuk mengetahui adanya pembelian
dengan disertai uang muka.
35
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki, Sistem Informasi Akuntansi, BPFE UGM, Yogyakarta, 2000.
Bodnar, George. H dan William ,S.Hoopwood, Sistem Informasi Akuntansi,
Terjemahan oleh Amir Abadi Yusuf dan Rudi M. Tambunan, Salemba 4,
Jakarta, 2000.
Jogiyanto HM., Analisis dan Desain Sistem Informasi (Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis), Penerbit Andi, Yogyakarta, 2005.
Hall, James. A, Sistem Informasi Akuntansi, Salemba 4, Jakarta, 2001.
Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi 3, Salemba Empat. Jakarta.
Yujana, Lalu Hendry.1994. Akuntansi Keuangan Suatu Pengantar, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi, Universitas Indonesia, Jakarta
www.google.co.id
36