Post on 04-Dec-2015
description
Control activities (aktivitas pengendalian)
Pada bagian persediaan PT. Astra International Tbk. Telah menentukan
pengendalian berupa prosedur dan kebijakan khusus dimana :
o hanya staf persediaan yang dapat memasuki ruang gudang persediaan,
dan semua persediaan yang keluar dari gudang harus dilengkapi dengan
surat perintah.
o Harga persediaan yang terdapat digudang ditetapkan oleh Assistant
Manager.
o Program persediaan yaitu SAP hanya boleh digunakan oleh para staff
dan dilengkapi dengan password khusus.
o Di gudang tersebut terdiri dari para personil yang meliputi manager,
assistant manager dan staff persediaan. Dimana manager mengawasi
dan mengontrol semua aktivitas didalam gudang dan assistant manager
bertugas untuk membuat laporan periodical untuk pihak intern
perusahaan, sedangkan staff persediaan bertanggung jawab untuk
melaksanakan tugas harian gudang bahan meliputi penerimaan dan
distribusi persediaan.
o Dalam menjalankan aktivitasnya, bagian gudang persediaan juga
memegang teguh filosofi PT. Astra International yaitu kepuasan
pelanggan harus menjadi prioritas utama.
PT. Astra International Tbk. telah menetapkan pemisahan tugas yang jelas dalam
hal penjualan. Hal ini dapat dilihat sebagai berikut:
o Fungsi penerimaan order oleh counter sales dan salesman.
o Fungsi pembuatan faktur dan pencatatan penjualan oleh adminstrasi unit
dengan menggunakan komputer.
o Fungsi pembuatan surat-surat kendaraan oleh CAO.
o Fungsi pengeluaran dan pengiriman barang berada pada bagian gudang
(Pre Delivery Service).
o Fungsi penerimaan uang pada bagian kasir.
Bentuk otorisasi pantas atas aktivitas penjualan yang diterapkan oleh PT.
Astra International Tbk adalah adanya daftar harga pasti untuk penjualan
barang, adanya prosedur penjualan yang jelas baik tunai, kredit, dan trade in.
PT. Astra International memiliki dokumen dan catatan yang cukup
sederhana untuk menjamin bahwa dapat dimengerti dengan jelas.
Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan yang diterapkan oleh PT. Astra
International Tbk. dilakukan dengan penggunaan file, penggunaan brankas,
dan penggunaan lemari besi terkunci yang hanya dapat diakses oleh
pihakpihak yang berwenang.
Pengecekan dilakukan terhadap kinerja karyawan untuk kemudian diambil
tindakan koreksi yang terbaik
Aktivitas pengendalian Aktivitas pengendalian terhadap piutang usaha PT. Astra
International Tbk. dibagi ke dalam beberapa aktivitas :
Aktivitas persetujuan kredit dilakukan oleh credit analyst
Aktivitas tanggungjawab dan kewenangan mutasi piutang dilakukan oleh
setiap personil dan collection head yang berhubungan dengan piutang usaha,
diantaranya tanggungjawab sales officer dalam menambah piutang usaha, ,
serta wewenang credit analyst dan collection head dalam memimpin
bawahannya untuk meningkatkan kinerja operasi untuk mendapatkan
profitability.
Aktivitas pemisahan tugas oleh masing-masing bagian atau fungsi yang
berhubungan dengan piutang usaha. Antara lain:
o bagian penagihan piutang terpisah dengan bagian pencatatan (finance)
o bagian penerimaan calon debitur terpisah dengan bagian piutang
Kegiatan rekonsiliasi yang menyangkut piutang usaha yaitu mencocokan
antara report aging schedule yang berasal dari collection dengan saldo
piutang usaha di bagian keuangan,
Karyawan yang kompeten membidangi pengelolaan piutang usaha PT.Astra
International dapat dilihat dari kebijakan manajemen, yaitu berupa
prosedur perekrutan calon karyawan dengan selektif melalui tahap tahap
seleksi sesuai dengan bidangnya
pemberlakuan sistem kontrak bagi karyawan baru dengan tiga alternatif
pertimbangan, yakni :
o apabila performance karyawan tersebut di atas rata-rata, maka apabila
telah habis masa kontrak akan diangkat menjadi karyawan tetap,
o apabila performance karyawan tersebut di bawah rata-rata tetapi tidak buruk,
maka kontraknya diperpanjang sampai waktu yang telah ditentukan,
o apabila performance karyawan tersebut buruk, maka kontrak kerja diputus.
Performance karyawan perusahaan diukur melalui penilaian karyawan setiap tiga
bulan oleh kepala departemen masing-masing dan laporan auditor internal
mengenai prosedur kerja yang telah dijalankan setiap karyawan