Post on 21-Nov-2021
1
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I
NOMOR SOP : SOP/01/DIT.AK.I/2015
TGL. PEMBUATAN : 30 Desember 2015
TGL. REVISI : -
TGL. EFEKTIF : 01 Januari 2016
DISAHKAN OLEH : DIREKTUR ARSIP KEPEGAWAIAN I
Drs. H. BUDHI YUWONO, M.Si NIP. 19590516 198103 1 001
NAMA SOP : PENYUSUNAN RENCANA KERJA TAHUNAN
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Oganisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaima telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2013
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014
1. Memahami Visi dan Misi Badan Kepegawaian Negara 2. Memahami Peraturan Kepala BKN Nomor 19 Tahun 2014 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
1. Panduan penyusunan program kerja tahunan 2. Komputer dengan aplikasi officedan printer 3. Rencana anggaran belanja
PERINGATAN : PENCATATAN/PENDATAAN :
Keterlambatan penyusunan program kerja tahunan akan menghambat jalannya pekerjaan
Disimpan sebagai data manual dan elektronik
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterang
an Kasub bag TU
Pengad Persuratan
Ka Subdit
Direk tur AK
Kelengkap an
Waktu Output
1 memerintahkan Pengadministrasi Persuratan untuk mencatat surat edaran penyusunan program kerja tahunan
agenda kerja surat edaran
5 menit disposisi -
2 mengagenda, menyiapkan lembar disposisi dan mengembalikan ke KaSubbag TU
disposisi surat edaran
10 menit
disposisi -
3 menyampaikan surat edaran penyusunan program kerja tahunan dari Kepala BKN ke Direktur AK
disposisi dan surat edaran
5 menit disposisi -
4 mendisposisikan surat edaran penyusunan program kerja tahunan dan mengembalikannya ke KaSubbag TU
disposisi surat edaran
20 menit
disposisi -
5 menyerahkan disposisi dan surat edaran penyusunan program kerja tahunan ke KaSubdit
disposisi surat edaran
20 menit
disposisi -
6 menyusun konsep program Kerja Tahunan unit kerja, jika sudah selesai diserahkan ke KaSubbag TU
RAB komputer printer
2100 menit
konsep RKT
-
7 mengumpulkan konsep program konsep RKT 60 konsep -
2
Kerja Tahunan dan menyampaikan kepada Direktur Arsip Kepegawaian I
menit RKT
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterang
an Kasub bag TU
Pengad Persuratan
Ka Subdit
Direk tur AK
Kelengkap an
Waktu Output
8 membahas dan mengoreksi konsep program kerja tahunan. Jika setuju ditandatangani dan mengembalikannya ke KaSubbag TU untuk dikirim ke Biro Perencanaan dan didokumentasikan, jika ada koreksi dikembalikan ke KaSubdit untuk diperbaiki melalui KaSubbag TU
RAB konsep RKT
600 menit
RKT, Konsep RKT
-
9 mengecek program kerja tahunan. Jika sudah ditandatangani dikirim ke Biro Perencanaan dan didokumentasikan, jika ada koreksi dikembalikan ke KaSubdit untuk diperbaiki
RKT konsep RKT
120 menit
RKT, Konsep RKT
-
10 mengirim Rencana Kerja Tahunan ke Biro Perencanaan dan mendokumentasikan
RKT 60 menit
RKT -
A
B
ada
koreksi
tanda tangan
3
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I
NOMOR SOP : SOP/02/DIT.AK.I/2015
TGL. PEMBUATAN : 30 Desember 2015
TGL. REVISI : -
TGL. EFEKTIF : 01 Januari 2016
DISAHKAN OLEH : DIREKTUR ARSIP KEPEGAWAIAN I
Drs. H. BUDHI YUWONO, M.Si NIP. 19590516 198103 1 001
NAMA SOP : PELAKSANAAN REPOSISI TATA NASKAH
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Oganisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaima telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2013
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014
1. Mengerti arti reposisi tata naskah 2. Memahami panduan reposisi takah
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
1. SOP Retensi Tata Naskah 2. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan
1. Panduan reposisi tata naskah 2. Masker, sarung tangan dan ATK
PERINGATAN : PENCATATAN/PENDATAAN :
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterang
an Direk tur AK
KaSub dit AK
Kasi PAK
Analis Kep/Pengel.Kearsip
an
Kelengkap an
Waktu Output
1 mengkoordinasikan pencetakan listing PNS pusat kepada Direktur Lahta dan Infopeg, dan memerintahkan KaSubdit AK untuk melaksanakan reposisi tata naskah berdasarkan listing
listing PNS pusat
3000 menit
disposisi -
2 mengkoordinasi, mengendalikan dan memerintahkan Kasi PAK untuk melakukan reposisi takah
listing disposisi
30 menit
disposisi -
3 membagikan listing dan memerintah pengelola kearsipan dan analis kepegawaian untuk melaksanakan reposisi tata naskah
listing disposisi
30 menit
disposisi -
4 mencabut takah sesuai listing. Jika takah tidak ada maka berikan tanda - (minus) pada kolom yang tersedia di listing disamping nomor urut, lanjutkan periksa listing. Jika takah ada maka lanjutkan memeriksa
listing 5 menit
laporan -
A C B
tidak ada ada
4
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterang
an Direktur AK
KaSubdit AK
Kasi PAK
Analis Kep/Pengel.Kearsip
an
Kelengkap an
Waktu Output
5 memeriksa takah. Jika ada tanda X (kros) pada sampul takah maka berikan tanda X (kros) pada kolom yang tersedia di listing disamping nomor urut. Jika tidak ada tanda maka takah dicabut dan beri tanda ceklis (√) pada listing lalu periksa listing
listing takah
5 menit
laporan - SOP Retensi Tata Naskah
6 Memeriksa listing. Jika beban masih ada lanjutkan pencabutan takah. Jika sudah habis maka urutkan takah
listing takah
5 menit
laporan -
7 mengurutkan takah sesuai dengan instansi dan NIP baru sampai selesai 1 (satu) instansi. Jika satu instansi selesai masukkan kedalam lemari takah, jika belum selesai lanjutkan mengurutkan
takah 4500 menit
laporan -
8 Memasukkan takah kedalam lemari yang sudah ditentukan sesuai urutan NIP. Jika sudah selesai membuat rekapitulasi laporan, jika belum selesai lanjutkan memasukkan takah kedalam lemari
takah 900 menit
laporan -
9 membuat rekapitulasi laporan dan menyampaikan laporan ke Kasi PAK
komputer ATK
30 menit
laporan -
10 merekap laporan, mendokumentasi dan menyampaikan laporan ke KaSubdit AK
komputer ATK
30 menit
laporan -
11 merekap laporan, mendokumentasi dan mengirimkan laporan ke KaSubbag TU
komputer ATK
30 menit
laporan - SOP Pemb Eval & Pelapor an
habis
ada
selesai
belum selesai
selesai
belum selesai
A B C
5
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I
NOMOR SOP : SOP/03/DIT.AK.I/2015
TGL. PEMBUATAN : 30 Desember 2015
TGL. REVISI : -
TGL. EFEKTIF : 01 Januari 2016
DISAHKAN OLEH : DIREKTUR ARSIP KEPEGAWAIAN I
Drs. H. BUDHI YUWONO, M.Si NIP. 19590516 198103 1 001
NAMA SOP :
PELAKSANAAN FASILITASI INFORMASI PENGELOLAAN ARSIP KEPEGAWAIAN
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Oganisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaima telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2013
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014
1. Memahami Visi dan Misi Badan Kepegawaian Negara 2. Memahami Peraturan Kepala BKN Nomor 18 Tahun 2011 tentang
Pedoman Pengelolaan Tata Naskah
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan
1. Telepon, Fax, Email 2. Komputer dengan aplikasi office dan printer 3. ATK
PERINGATAN : PENCATATAN / PENDATAAN :
Disimpan sebagai data manual dan elektronik
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Kete
rangan Pengad Persura
tan
Op. Komp
KaSub bag TU
KaSub dit
Direk tur AK
Kelengkapan
Waktu Output
1 memerintah Pengadministrasi Persuratan untuk mencatat surat permintaan fasilitasi informasi pengelolaan arsip kepegawaian dari Instansi
Disposisi 5 menit
Disposisi
-
2 mengagendakan, menyiapkan lembar disposisi & menyampaikan surat permintaan fasilitasi informasi pengelolaan arsip kepegawaian ke KaSubbag TU
Disposisi 5 menit
Disposisi
-
3 menyampaikan surat permintaan fasilitasi informasi pengelolaan arsip kepegawaian ke Direktur AK
Disposisi 5 menit
Disposisi
-
4 mendisposisikan surat permintaan fasilitasi informasi pengelolaan arsip kepegawaian untuk ditindaklanjuti dan mengembalikan ke KaSubbag TU
Disposisi 30 menit
Disposisi
-
5 menyerahkan disposisi dan surat permintaan fasilitasi informasi pengelolaan arsip kepegawaian ke KaSubdit
Disposisi 15 menit
Disposisi
-
6
6 melakukan koordinasi ke instansi untuk menindaklanjuti permintaan tersebut, dan melaporkan hasilnya ke Direktur AK
Telepon Fax Komputer
1200 menit
Lapor an koordi nasi
-
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Kete
rangan Pengad Persura
tan
Operat
Komp
KaSub bag TU
KaSub dit
Direktur
Kelengkapan
Waktu Output
7 memeriksa dan mempelajari laporan hasil koordinasi KaSubdit. Jika setuju maka memerintahkan KaSubdit untuk menindaklanjutinya, jika tidak setuju maka memerintah KaSubdit untuk melakukan koordinasi kembali
Laporan koordinasi
120 menit
Lapor an koordi nasi
-
8 memerintahkan KaSubbag TU untuk membuat konsep surat jawaban dan atau surat perintah tugas jika diundang ke instansi
Disposisi 5 menit
Disposisi
-
9 memerintah operator komputer untuk membuat konsep surat jawaban dan atau surat perintah tugas
Disposisi 5 menit
Disposisi
-
10 membuat/mengoreksi konsep surat jawaban dan atau surat perintah tugas, lalu menyampaikan ke KaSubbag TU
Komputer 120 menit
Konsep surat
-
11 memeriksa konsep surat dan atau surat perintah tugas. Jika perlu perbaikan maka dikembalikan ke operator komputer. Jika tidak ada perbaikan disampaikan ke Direktur AK
Disposisi 15 menit
Konsep surat
-
12 memeriksa dan mempelajari surat jawaban dan atau surat perintah tugas. Jika setuju maka ditandatangani, jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke KaSubbag TU
Disposisi 30 menit
Surat jawa ban
-
13 memerintah Pengadministrasi Persuratan untuk mencatat surat jawaban dan memberi nomor surat
ATK 5 menit
Surat jawa ban
-
14 mengagendakan, memberikan nomor surat dan mencatat surat jawaban permintaan fasilitasi informasi pengelolaan arsip kepegawaian, menyampaikan ke KaSubbag TU
ATK 5 menit
Surat jawa ban
-
15 mengirim surat jawaban ke instansi dan mendokumentasikannya, serta menyerahkan surat perintah tugas ke KaSubdit dan mendokumentasikannya jika ada
ATK 15 menit
Surat jawa ban
- SOP Pemb Eval & Pela poran
tidak
setuju
setuju
setuju
ada
perbaikan
ada
koreksi
tidak ada
A B
7
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I
NOMOR SOP : SOP/04/DIT.AK.I/2015
TGL. PEMBUATAN : 30 Desember 2015
TGL. REVISI : -
TGL. EFEKTIF : 01 Januari 2016
DISAHKAN OLEH : DIREKTUR ARSIP KEPEGAWAIAN I
Drs. H. BUDHI YUWONO, M.Si NIP. 19590516 198103 1 001
NAMA SOP : PELAKSANAAN VALIDASI ARSIP KEPEGAWAIAN ELEKTRONIK
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Oganisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaima telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2013
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014
1. Memahami Aplikasi SAPK 2. Memahami Aplikasi DMS 3. Memahami Aplikasi PDM
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
1. SOP SAPK, SOP DMS, SOP PDM 2. SOP Penyelesaian Permasalahan Arsip Kepegawaian 3. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan
1. Listing PNS yang sudah dipindai 2. Komputer dengan koneksi LAN
PERINGATAN : PENCATATAN / PENDATAAN :
Disimpan sebagai data manual dan elektronik
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterangan KaSubdit AKE
KaSi PAKE
Lahtapeg /Analis Data &
Informasi
Kelengkapan
Waktu Output
1 mengkoordinasikan pencetakan listing PNS yang sudah dipindai ke Dit Lahta dan Inforpeg, dan memberikan listing tersebut kepada Kasi PAKE untuk dilakukan validasi
agenda kerja, listing
3000 menit
listing -
2 memberikan listing PNS yang sudah dipindai kepada pengolah data kepe-gawaian/analis data & Informasi untuk melakukan validasi
listing 15 menit listing -
3 menyiapkan, menyalakan komputer lalu membuka aplikasi dms melalui browser untuk memulai validasi
komputer aplikasi listing
5 menit -
4 memeriksa NIP dalam database DMS dengan NIP arsip kepegawaian elektronik. Jika sudah sesuai maka validasi selesai dan membuat laporan, jika berbeda maka dicatat NIP yang ada di arsip kepegawaian elektronik untuk dicek lebih lanjut
komputer aplikasi listing
2 menit laporan - SOP DMS
5 memeriksa NIP tersebut. Jika tidak ada NIP baru maka gunakan NIP lama pada aplikasi SAPK untuk mendapatkan NIP baru, jika NIP baru
komputer aplikasi listing
5 menit laporan -
C B A
NIP baru
Tidak ada
berbeda
sesuai
8
maka arsip kepegawaian elektronik dipindahkan ke database DMS sesuai dengan NIP baru tersebut
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterangan KaSubdit AKE
KaSi PAKE
Lahtapeg /Analis Data &
Informasi
Kelengkapan
Waktu Output
6 membuka aplikasi SAPK untuk mencari NIP baru. Jika ada maka NIP baru dicatat lalu arsip kepegawaian elektronik dipindahkan ke database DMS sesuai dengan NIP baru tersebut, jika tidak ada maka dilakukan pengecekan melalui aplikasi PDM
komputer aplikasi listing
10 menit laporan - SOP SAPK
7 membuka aplikasi PDM untuk mencari NIP baru. Jika ada maka NIP baru dicatat lalu arsip kepegawaian elektronik dipindahkan ke database DMS sesuai dengan NIP baru tersebut, jika tidak ada maka dicatat sebagai permasalahan NIP tidak ada dalam database PNS
komputer aplikasi listing
10 menit laporan - SOP PDM
8 membuka aplikasi DMS untuk memindahkan image arsip kepegawaian elektronik ke database DMS sesuai NIP baru yang didapat, lalu membuat laporan
komputer aplikasi listing
5 menit laporan - SOP DMS
9 membuat laporan dan atau mencatat permasalahan NIP tidak ada dalam database PNS, lalu menyampaikan ke Kasi PAKE
komputer ATK
5 menit laporan -
10 merekap dan mendokumentasikan laporan dan permasalahan, lalu menyampaikan ke KaSubdit AKE
komputer ATK
30 menit laporan -
11 merekap dan mendokumentasikan laporan, mengirim laporan ke KaSubbag TU, dan memerintahkan analis kepegawaian ahli untuk menyelesaikan permasalahan
komputer ATK
60 menit laporan - SOP Penyel Permasa lahan AK SOP Pemb Eval & Pelaporan
ada NIP
baru
Tidak ada NIP
baru
ada NIP
baru
Tidak ada
C A B
9
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I
NOMOR SOP : SOP/05/DIT.AK.I/2015
TGL. PEMBUATAN : 30 Desember 2015
TGL. REVISI : -
TGL. EFEKTIF : 01 Januari 2016
DISAHKAN OLEH : DIREKTUR ARSIP KEPEGAWAIAN I
Drs. H. BUDHI YUWONO, M.Si NIP. 19590516 198103 1 001
NAMA SOP : ANALISIS DATA DAN INFORMASI ARSIP KEPEGAWAIAN
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Oganisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaima telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2013
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014
1. Memahami database 2. Memahami bahasa pemrograman 3. Memahami aturan kepegawaian
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
1. SOP Pelaksanaan Rekonsiliasi Data 2. SOP Pelaksanaan Validasi Arsip Elektronik 3. SOP Pelaksanaan Retensi Tata Naskah 4. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan
1. Software pendukung 2. Komputer dengan koneksi LAN
PERINGATAN : PENCATATAN / PENDATAAN :
Disimpan sebagai data manual dan elektronik
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterangan KaSubdit AKE
KaSi PAKE
Analis Data &
Informasi
Kelengkapan
Waktu Output
1 mengkoordinasikan penarikkan data dan informasi PNS sesuai kebutuhan ke Dit Lahta dan Inforpeg, dan memerintahkan Kasi PAKE untuk menindaklanjutinya
agenda kerja
3000 menit
data -
2 memerintahkan Analis Data dan Informasi untuk berkoordinasi lebih lanjut
15 menit data -
3 mengkoordinasikan lebih lanjut ke Dit Lahta dan Infopeg tentang kebutuhan dan format data dan informasi
1500 menit
data -
4 mengumpulkan data dan melakukan konversi data yang didapat menjadi database agar mudah dilakukan identifikasi
komputer aplikasi listing
300 menit
data -
5 melakukan identifikasi data yang dibutuhkan. Jika data yang didapat sesuai dengan kebutuhan maka lanjutkan identifikasi, jika tidak sesuai maka koordinasikan kembali ke Dit Lahta dan Infopeg
komputer aplikasi listing
60 menit data -
6 melanjutkan identifikasi sesuai kebutuhan. Jika untuk kebutuhan PNS
komputer aplikasi
15 menit data -
non aktif
aktif
sesuai
tidak sesuai
10
aktif lakukan analisis data aktif, jika untuk kebutuhan PNS non aktif lakukan analisis data non aktif
listing
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterangan KaSubdit AKE
KaSi PAKE
Analis Data &
Informasi
Kelengkapan
Waktu Output
7 melakukan analisis data aktif lalu mengolah data tersebut menjadi suatu informasi yang dibutuhkan untuk rekonsialisasi dengan tata naskah dan atau untuk validasi arsip elektronik dan atau untuk kebutuhan yang lain. Membuat laporan hasil analisis lalu menyampaikan laporan dan informasi ke Kasi PAKE
komputer aplikasi listing
3000 menit
Laporan Informasi data
- SOP Pelaksa naan Rekon siliasi Data SOP Pelaksa naan Validasi Arsip Elektro nik
8 melakukan analisis data non aktif lalu mengolah data tersebut menjadi suatu informasi yang dibutuhkan untuk retensi tata naskah dan atau untuk kebutuhan yang lain. Membuat laporan hasil analisis lalu menyampaikan laporan dan informasike Kasi PAKE
komputer aplikasi listing
3000 menit
Laporan Informasi data
- SOP Pelaksa naan Retensi Tata Naskah
9 merekap dan mendokumentasikan laporan hasil analisis dan informasi lalu menyampaikan ke KaSubdit AKE
komputer ATK
30 menit Laporan Informasi data
-
10 merekap dan mendokumentasikan laporan hasil analisis dan informasi, mengirim laporan ke KaSubbag TU untuk ditindaklanjuti lebih lanjut
komputer ATK
60 menit Laporan Informasi data
- SOP Pemb Eval & Pelaporan
B A
B
A
11
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I
NOMOR SOP : SOP/06/DIT.AK.I/2015
TGL. PEMBUATAN : 30 Desember 2015
TGL. REVISI : -
TGL. EFEKTIF : 01 Januari 2016
DISAHKAN OLEH : DIREKTUR ARSIP KEPEGAWAIAN I
Drs. H. BUDHI YUWONO, M.Si NIP. 19590516 198103 1 001
NAMA SOP : PELAKSANAAN VERIFIKASI DAN DISTRIBUSI ARSIP KEPEGAWAIAN
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Oganisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaima telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2013
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014
1. Memahami pengertian verifikasi arsip kepegawaian 2. Memahami pengoperasian aplikasi SAPK
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
1. SOP Pelaksanaan Pemindaian Arsip Kepegawaian 2. SOP Penyelesaian Permasalahan Arsip Kepegawaian 3. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan
1. Komputer yang terkoneksi jaringan LAN 2. ATK
PERINGATAN : PENCATATAN/PENDATAAN :
Disimpan sebagai data manual dan elektronik
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterangan Kasi
VDAK
Lahtapeg/ Analis Kepeg.
Kasi PAKE
KaSubdit AKE
Kelengkap an
Waktu Output
1 membagi arsip kepegawaian yang masuk kepada Pengolah Data Kepegawaian/Analis Kepegawaian
Arsip Kep 15 menit
disposisi -
2 melakukan pengecekan dalam database PNS melalui aplikasi SAPK. Jika tidak ada dalam database maka dicatat sebagai permasalahan tidak ada dalam database, jika ada lakukan verifikasi arsip kepegawaian
Arsip Kep Komputer
2 menit disposisi -
3 melakukan verifikasi yaitu mencocokan data arsip kepegawaian dengan database. Jika tidak sama dicatat sebagai permasalahan beda data, jika sama kumpulkan sebagai arsip kepegawaian sudah verifikasi dan buat laporan verifikasi lalu sampaikan ke Kasi VDAK
Arsip Kep Komputer
3 menit laporan -
4 memerintahkan Pengolah Data Kepegawaian/Analis Kepegawaian untuk mendistribusikan arsip kepegawaian sudah verifikasi ke Kasi PAKE
Arsip Kep 5 menit tanda terima
-
ad
a
tidak ada
sama tidak sama
A B
12
5 mendistribusikan arsip kepegawaian sudah verifikasi ke Kasi PAKE untuk dipindai
Arsip Kep Tanda terima
10 menit
tanda terima
-
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterang
an Kasi VDAK
Lahtapeg/ Analis Kepeg.
Kasi PAKE
KaSub dit AKE
Kelengkap an
Waktu Output
6 mengembalikan arsip kepegawaian yang sudah dipindai ke Kasi VDAK
Arsip Kep Tanda terima
15 menit
tanda terima
- SOP Pelaks Pemindaian Arsip Kep
7 membagi arsip kepegawaian yang sudah dipindai kepada Pengolah Data Kepegawaian/Analis Kepegawaian
Arsip Kep 10 menit
disposisi -
8 mensortir dan mengelompokan arsip kepegawaian hasil pemindaian berdasarkan NIP dan jenis arsip kepegawaian, lalu melaporkan arsip kepegawaian yang siap didistribusikan kepada ke Kasi VDAK
Arsip Kep 30 menit
laporan -
9 memerintahkan Pengolah Data Kepegawaian/Analis Kepegawaian untuk mendistribusikan arsip kepegawaian yang sudah dipindai
Arsip Kep 5 menit
disposisi -
10 mendistribusikan arsip kepegawaian yang siap didistribusikan ke KaSubdit AK dan Direktur AK II
Arsip Kep Tanda terima
30 menit
tanda terima
-
11 melakukan rekapitulasi laporan dan permasalahan lalu disampaikan ke Kasi VDAK
Komputer ATK
15 menit
laporan -
12 merekap laporan dan permasalahan dan mendokumentasikannya, lalu menyampaikannya ke Ka Subdit AKE
Komputer ATK
30 menit
laporan -
13 merekap dan mendokumentasikan laporan , mengirimkan laporan ke KaSubbag TU, dan memerintahkan analis kepegawaian ahli untuk menyelesaikan permasalahan
Komputer ATK
60 menit
laporan - SOP Penyel Permasalahan AK SOP Pemb Eval & Pelaporan
B A
13
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I
NOMOR SOP : SOP/07/DIT.AK.I/2015
TGL. PEMBUATAN : 30 Desember 2015
TGL. REVISI : -
TGL. EFEKTIF : 01 Januari 2016
DISAHKAN OLEH : DIREKTUR ARSIP KEPEGAWAIAN I
Drs. H. BUDHI YUWONO, M.Si NIP. 19590516 198103 1 001
NAMA SOP : PELAKSANAAN RETENSI TATA NASKAH
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Oganisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaima telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2013
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014
1. Memahami makna retensi tata naskah 2. Mengerti daftar listing pensiun
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
1. SOP Perekaman/Pencatatan dan Penyimpanan Arsip Kepegawaian 2. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan
1. Masker, Sarung tangan 2. ATK
PERINGATAN : PENCATATAN / PENDATAAN :
Disimpan sebagai data manual dan elektronik
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterangan Direktur AK
Ka Subdit AK
Ka Sub Bag TU
Kasi PAK
Peng. Kearsipan/An.Kepeg
Kelengkapan
Waktu Output
1 mengkoordinasikan pencetakan listing PNS yang sudah pensiun 2 (dua) tahun atau lebih ke Dit Lahta dan Inforpeg, dan memberikan listing tersebut kepada KaSubdit AK untuk dilakukan retensi tata naskah
agenda kerja
3000 menit
listing -
2 memerintahkan Kasi PAK untuk melakukan retensi tata naskah berdasarkan listing dan takah bertanda merah yang sudah 2 (dua) tahun atau lebih
listing 30 menit
disposisi -
3 memerintahkan pengelola kearsipan /analis kepegawaian untuk melakukan retensi tata naskah berdasarkan listing dan takah bertanda merah yang sudah 2 (dua) tahun atau lebih
listing 30 menit
disposisi -
4 melakukan retensi takah dengan mencari takah berdasarkan listing, langsung dicabut, mencatat data retensi dan laporan
listing masker sarung tangan
5 menit
laporan data retensi
-
5 mencabut takah, mencatat data retensi dan laporan. Jika daftar di listing masih ada maka lanjutkan
listing masker sarung
5 menit
laporan data retensi
-
masih ada
sudah habis
14
retensi takah. Jika daftar di listing habis maka lakukan retensi takah yang bertanda merah
tangan
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterangan Direktur AK
Ka Subdit AK
Ka Sub Bag TU
Kasi PAK
Peng. Kearsipan/An.Kepeg
Kelengkapan
Waktu Output
6 mencari takah bertanda merah dan mengecek isi takah. Cabut takah yang sudah pensiun selama 2 (dua) tahun atau lebih, mencatat data retensi dan laporan
masker sarung tangan
10 menit
laporan data retensi
- SOP Perek/ Pencatatan dan Penyimpan. Arsip Kepeg
7 mencabut takah dan mencatat di laporan. Jika takah bertanda merah masih ada maka lanjutkan retensi takah. Jika takah bertanda merah sudah habis maka lakukan rekapitulasi laporan dan daftar data retensi
masker sarung tangan
5 menit laporan data retensi
-
8 melakukan rekapitulasi laporan dan data retensi, mendokumentasikan dan menyampaikan laporan dan daftar data retensi ke Kasi PAK
laporan data retensi
30 menit
laporan data retensi
-
9 melakukan rekapitulasi laporan dan daftar data retensi, mendokumentasikan dan menyampaikan laporan dan daftar data retensi ke KaSubdit AK
laporan data retensi
30 menit
laporan data retensi
-
10 melakukan rekapitulasi laporan dan daftar data retensi, mendokumentasikan dan mengirim laporan ke KaSubbag TU
laporan data retensi
60 menit
laporan data retensi
- SOP Pemb Eval & Pelaporan
11 mengkoordinasikan kepada Biro Umum untuk melaksanakan retensi takah
laporan data retensi
300 menit
laporan data retensi
-
A
sudah habis
masih ada
15
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I
NOMOR SOP : SOP/08/DIT.AK.I/2015
TGL. PEMBUATAN : 30 Desember 2015
TGL. REVISI : -
TGL. EFEKTIF : 01 Januari 2016
DISAHKAN OLEH : DIREKTUR ARSIP KEPEGAWAIAN I
Drs. H. BUDHI YUWONO, M.Si NIP. 19590516 198103 1 001
NAMA SOP : PELAKSANAAN PEMINDAIAN ARSIP KEPEGAWAIAN
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Oganisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaima telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2013
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014
1. Biasa menggunakan komputer 2. Memahami Aplikasi DMS
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
1. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan 2. SOP Penyelesaian Permasalahan Arsip Kepegawaian
1. Komputer dengan koneksi LAN 2. Scanner dan printer
PERINGATAN : PENCATATAN / PENDATAAN :
Disimpan sebagai data manual dan elektronik
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterangan KaSub dit AKE
KaSi PAKE
Lahtapeg/A.Kepeg/Peng.K’Arsipan
Kelengkapan Waktu Output
1 membagi arsip kepegawaian kepada Analis Kepegawaian/Pengolah Data Kepegawaian/Pengelola Kearsipan
agenda kerja 15 menit
disposisi -
2 meyalakan komputer dan scanner dalam rangka persiapan memulai pemindaian
komputer scanner
5 menit -
3 memilah arsip kepegawaian berdasarkan tebal tipis kertas yang digunakan. Jika kertasnya tebal maka lakukan pemindaian secara bersamaan dengan menggunakan fasilitas ADF (atas), jika tipis lakukan pemindaian satu persatu menggunakan fasilitas flatbed (bawah)
2 menit -
4 melakukan pemindaian dengan menggunakan fasilitas ADF dan memeriksa posisi image arsip kepegawaian yang dipindai, menetapkan jenis arsip dan diperbaiki posisinya jika terbalik, selanjutnya melakukan validasi
komputer scanner
5 menit laporan -
kertas tebal
kertas tipis
16
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterangan KaSub
dit AKE KaSi PAKE
Lahtapeg/A.Kepeg/Peng.K’Arsipan
Kelengkapan Waktu Output
5 melakukan pemindaian dengan menggunakan fasilitas Flatbed, menetapkan jenis arsip dan memeriksa posisi image arsip kepegawaian yang dipindai dan diperbaiki posisinya jika terbalik, selanjutnya melakukan validasi
komputer scanner
10 menit
laporan -
6 melakukan validasi data dasar PNS dengan data image yang diunggah. Jika NIP tidak ada dalam data dasar PNS maka dicatat sebagai permasalahan NIP tidak ada dalam database, jika NIP ada maka proses unggah dilanjutkan
komputer scanner
5 menit laporan -
7 melakukan pemeriksaan jumlah jenis dokumen yang diunggah, jika tidak sama lakukan pemindaian arsip kepegawaian yang belum terpindai, jika sama proses pemindaian selesai dan buat laporan
komputer scanner
2 menit laporan -
8 membuat laporan pemindaian dan permasalahan, mendokumentasikan dan menyampaikan laporan dan permasalahan kepada Kasi PAKE
komputer printer
10 menit
laporan permasalahan
-
9 merekap dan mendokumentasikan laporan dan permasalahan lalu menyampaikan laporan dan permasalahan ke KaSubdit AKE
komputer printer
15 menit
laporan permasalahan
-
10 merekap dan mendokumentasikan laporan, mengirimkan laporan ke KaSubbag TU, dan memerintahkan analis kepegawaian ahli untuk menyelesaikan permasalahan
komputer printer
30 menit
laporan permasalahan
- SOP Penyel. Permasalahan AK SOP Pemb Evaluasi dan Pelaporan
B A C
tidak ada
NIP ada
B
C
A
sama
tidak sama
17
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I
NOMOR SOP : SOP/09/DIT.AK.I/2015
TGL. PEMBUATAN : 30 Desember 2015
TGL. REVISI : -
TGL. EFEKTIF : 01 Januari 2016
DISAHKAN OLEH : DIREKTUR ARSIP KEPEGAWAIAN I
Drs. H. BUDHI YUWONO, M.Si NIP. 19590516 198103 1 001
NAMA SOP :
PELAKSANAAN PENCATATAN/ PEREKAMAN DAN PENYIMPANAN ARSIP KEPEGAWAIAN
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Oganisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaima telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2013
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014
1. Mengetahui letak penyimpanan takah
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
1. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan 2. SOP Penyelesaian Permasalahan Arsip Kepegawaian
1. Masker, sarung tangan 2. ATK
PERINGATAN : PENCATATAN / PENDATAAN :
Disimpan sebagai data manual dan elektronik
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterangan KaSub dit AK
KaSi PAK
Pengel. Kearsipan
/Analis Kepeg
Kelengkap an
Waktu Output
1 melakukan koordinasi, mengendalikan dan memerintahkan Ka Seksi PAK untuk melaksanakan perekaman/pencatatan dan penyimpanan arsip kepegawaian
agenda kerja
15 menit disposisi -
2 membagi dan memerintahkan Pengelola Kearsipan/Analis kepegawaian untuk melaksanakan perekaman/pencatatan dan penyimpanan arsip kepegawaian
masker sarung tangan
15 menit disposisi -
3 mencari takah. Jika tidak ada takahnya maka dicatat sebagai permasalahan takah tidak ada. Jika ada maka melanjutkan pekerjaan
masker sarung tangan
5 menit permasalahan
-
4 mencatat arsip kepegawaian dalam kartu induk dan daftar isi, menyimpannya dalam tata naskah, dan memberikan tanda merah pada sampul takah bila PNS tersebut sudah pensiun atau meninggal dunia. Membuat laporan kegiatan
ATK 5 menit laporan - takah ada
takah tidak ada
A
18
19
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterangan KaSub dit AK
KaSi PAK
Pengel. Kearsipan
/Analis Kepeg
Kelengkapan Waktu Output
5 merekap laporan dan permasalahan, mendokumentasikan dan menyampaikan ke Kasi PAK
komputer scanner
15 menit
laporan permasalahan
-
6 merekap laporan dan permasalahan, mendokumentasikan dan menyampaikan ke KaSubdit AK
15 menit
-
7 merekap laporan, mendokumentasikan dan mengirim ke KaSubbag TU, memerintah Analis Kepegawaian Ahli untuk menyelesaikan permasalahan
komputer scanner
30 menit
laporan permasalahan
- SOP Penyel. Permas AK SOP Pemb Evaluasi dan Pelaporan
A
20
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I
NOMOR SOP : SOP/10/DIT.AK.I/2015
TGL. PEMBUATAN : 30 Desember 2015
TGL. REVISI : -
TGL. EFEKTIF : 01 Januari 2016
DISAHKAN OLEH : DIREKTUR ARSIP KEPEGAWAIAN I
Drs. H. BUDHI YUWONO, M.Si NIP. 19590516 198103 1 001
NAMA SOP : PELAKSANAAN PEMELIHARAAN TATA NASKAH
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Oganisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaima telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2013
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014
1. Memahami pemeliharaan tata naskah
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
1. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan 2. SOP Pelayanan Kebutuhan Barang Perlengkapan dan ATK
1. Masker dan sarung tangan 2. Komputer dengan aplikasi office dan printer
PERINGATAN : PENCATATAN / PENDATAAN :
Disimpan sebagai data manual dan elektronik
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterang
an
Pengel Kearsipan/An. Kepeg
Kasi PAK
KaSub dit AK
KaSub bag TU
Pengad Persu ratan
Kelengkapan
Waktu Output
1 mengecek, menginventarisir, mengklasifikasi jenis kerusakan takah dan pemeliharaan, lalu menyampaikan laporan hasilnya ke Kasi PAK
Masker Sarung tangan
240 menit
laporan -
2 memeriksa dan menganalisis laporan. Jika butuh perbaikan dan atau pemeliharaan takah maka direkap dan disampaikan ke KaSubdit AK. Jika tidak maka laporan didokumentasikan
Komputer Printer
30 menit
laporan -
3 memeriksa dan merekap kebutuhan untuk perbaikan dan atau pemeliharaan takah, mengirim permintaan tersebut ke KaSubbag TU
Komputer Printer
30 ment
Lembar permintaan
-
4 memerintah Pengadministrasi Persuratan untuk mengecek persediaan barang perlengkapan dan ATK
Disposisi 5 menit
disposisi
-
5 mengecek persediaan barang perlengkapan dan ATK, lalu melaporkan ke KaSubbag TU
Disposisi 15 menit
laporan -
butuh tidak
21
A B C
22
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterang
an
Pengel Kearsipan/An. Kepeg
Kasi PAK
KaSub dit AK
KaSub bag TU
Pengad Persura
tan
Kelengkapan
Waktu Output
6 mengecek laporan persedian perlengkapan barang. Jika ada maka permintaan tersebut dipenuhi dan memerintahkan Pengadministrasi Persuratan untuk mengirim ke KaSubdit AK. Jika tidak ada maka dibuat catatan bahwa permintaan tidak dapat dipenuhi dan mengembalikan surat permintaan ke KaSubdit AK
ATK Laporan
10 menit
disposisi laporan
- SOP Pel. Kebut. Barang Perl & ATK
7 mengirim permintaan barang untuk perbaikan dan atau pemeliharaan takah ke KaSubdit AK
10 menit
barang -
8 memeriksa kebutuhan perlengkapan barang yang datang dan membagikan ke Kasi PAK
10 menit
barang -
9 memeriksa kebutuhan perlengkapan barang dan membagikan ke Pengelola Kearsipan/Analis Kepegawaian
10 menit
barang -
10 melakukan perbaikan dan atau pemeliharaan tata naskah, lalu mendokumentasikan dan menyampaikan laporan hasilnya ke Kasi PAK
Komputer Printer
60 menit
laporan -
11 merekap laporan dan mendokumentasikan serta menyampaikan laporan ke KaSubdit AK
Komputer Printer
15 menit
laporan -
12 merekap laporan dan mendokumentasikanserta mengirim laporan ke KaSubbag TU
Komputer Printer
30 menit
laporan - SOP Pemb Eval & Pelap
A B C
ada tidak ada
23
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I
NOMOR SOP : SOP/11/DIT.AK.I/2015
TGL. PEMBUATAN : 30 Desember 2015
TGL. REVISI : -
TGL. EFEKTIF : 01 Januari 2016
DISAHKAN OLEH : DIREKTUR ARSIP KEPEGAWAIAN I
Drs. H. BUDHI YUWONO, M.Si NIP. 19590516 198103 1 001
NAMA SOP : PELAYANAN PEMINJAMAN TATA NASKAH
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Oganisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaima telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2013
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014
1. Memahami pentingnya tata naskah
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
1. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan 1. Masker dan sarung tangan 2. Komputer dengan aplikasi office dan printer
PERINGATAN : PENCATATAN / PENDATAAN :
SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan
Disimpan sebagai data manual dan elektronik
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Ketera ngan
Pemin jam
Takah
KaSubbag TU
Direktur AK
Kasi PAK
Peng. Kear sipan
KaSub dit
PAK
Kelengkapan
Waktu Output
1 mengajukan formulir peminjaman Tata Naskah (rangkap 3) yang diketahui oleh pejabat eselon II ( Pimpinan Tinggi Pratama) kepada KaSubbag TU
Formulir 5 menit
Formu lir
-
2 memeriksa keabsahan formulir peminjaman. Jika memenuhi syarat maka disampaikan kepada Direktur AK. Jika tidak memenuhi syarat maka dikembalikan kepada peminjam
Formulir 5 menit
disposisi
-
3 memeriksa formulir peminjaman. Jika setuju maka ditandatangani, jika tidak setuju maka diberi catatan alasan penolakan. Dikembalikan ke KaSubbag TU
Disposisi 15 menit
Formu lir
-
4 mengecek formulir peminjaman. Jika sudah ditanda tangan maka dicatat dalam buku peminjaman dan menyerahkan formulir ke peminjam serta mengarahkan peminjam ke Ka Seksi PAK. Jika ditolak maka dikembalikan kepada peminjam
Disposisi 5 menit
Formu lir
-
A
memenuhi
syarat
tidak
ditola
k
disetujui
24
25
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Ketera ngan
Pemin jam
Takah
KaSubbag TU
Direktur AK
Kasi PAK
Peng Kearsipan
KaSub dit
PAK
Kelengkapan
Waktu Output
5 mencatat, menyimpan 2 (dua) lembar formulir peminjaman, dan memerintahkan Pengelola Kearsipan untuk mengambil takah serta menyerahkan 1 (satu) lembar formulir ke pengelola takah
Formulir 10 menit
Formu lir
-
6 mengambil takah, mengeluarkan sampul plastik lalu memasukkan 1 (satu) lembar formulir ke dalam sampul takah, dan menyerahkan plastik takah ke Ka Seksi PAK
Masker 5 menit
Takah -
7 memeriksa, mengeluarkan isi sampul plastik dan mencatat arsip kepegawaian yang dipinjam, lalu memasukkan kembali arsip kepegawaian kedalam sampul plastik dan menyerahkannya ke peminjam berikut 1 (satu) lembar formulir peminjaman
Takah 10 menit
Takah -
8 merekap laporan peminjaman takah, mendokumentasikan dan menyampaikan ke KaSubdit AK
Formulir 5 menit
Laporan
-
9 merekap laporan peminjaman takah, mendokumentasikan dan mengirimkan ke KaSubbag TU
Laporan 10 menit
Laporan
- SOP Pemb Eval & Pelap
A
26
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I
NOMOR SOP : SOP/12/DIT.AK.I/2015
TGL. PEMBUATAN : 30 Desember 2015
TGL. REVISI : -
TGL. EFEKTIF : 01 Januari 2016
DISAHKAN OLEH : DIREKTUR ARSIP KEPEGAWAIAN I
Drs. H. BUDHI YUWONO, M.Si NIP. 19590516 198103 1 001
NAMA SOP : PELAKSANAAN PENGEMBALIAN TATA NASKAH
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Oganisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaima telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2013
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014
1. Memahami tata naskah 2. Mengerti letak tata naskah
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
1. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan 1. Masker, Sarung tangan, ATK 2. Komputer, printer
PERINGATAN : PENCATATAN / PENDATAAN :
Disimpan sebagai data manual dan elektronik
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterang
an Pemin
jam Takah
Kasi PAK
Pengel Kearsi
pan
KaSub dit AK
Kelengkapan Waktu Output
1 mengembalikan sampul plastik tata naskah yang dipinjam ke Kasi PAK
agenda kerja 1500 menit
Takah - dpt diperpanjang 5 hari kerja
2 memeriksa dan mengecek kesesuai arsip kepegawaian yang dipinjam dan yang dikembalikan. Jika ada kekurangan maka sampul plastik takah dikembalikan ke peminjam untuk dilengkapi. Jika sudah sesuai maka memerintahkan Pengelola Kearsipan untuk menyimpan kembali
ATK 10 menit
Disposisi -
3 menyimpan kembali sampul plastik takah ke dalam sampul takah dan mengambil formulir peminjaman untuk diserahkan ke Kasi PAK
Masker 5 menit
Formulir -
4 mengembalikan semua formulir peminjaman takah ke peminjam takah, mencatat, membuat laporan dan menyampaikan laporan ke KaSubdit AK
Komputer Printer
10 menit
Laporan -
5 merekap laporan dan mengirimkan laporan ke KaSubbag TU
Laporan Komputer Printer
15 menit
Laporan - SOP pembuatan evaluasi dan pelaporan
Tidak
sesuai sesuai
27
28
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I
NOMOR SOP : SOP/13/DIT.AK.I/2015
TGL. PEMBUATAN : 30 Desember 2015
TGL. REVISI : -
TGL. EFEKTIF : 01 Januari 2016
DISAHKAN OLEH : DIREKTUR ARSIP KEPEGAWAIAN I
Drs. H. BUDHI YUWONO, M.Si NIP. 19590516 198103 1 001
NAMA SOP : PENYELESAIAN PERMASALAHAN ARSIP KEPEGAWAIAN
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Oganisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaima telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2013
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014
1. Memahami peraturan kepegawaian yang berlaku 2. Memahami penggunaan Aplikasi SAPK 3. Mampu menganalisis permasalahan
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
1. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan 2. SOP lain yang menemukan permasalahan
1. Masker dan sarung tangan 2. Komputer terkoneksi LAN dan printer
PERINGATAN : PENCATATAN / PENDATAAN :
Disimpan sebagai data manual dan elektronik
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterang
an KaSub Dit
Analis Kepeg
Ahli
KaSub bag TU
Direk tur AK
Pengad Persu ratan
Kelengkap an
Waktu Output
1 memerintah Analis Kepegawaian Ahli untuk menyelesaikan permasalahan arsip kepegawaian
Disposisi 15 menit
Disposisi
- SOP yg ketemu permas.
2 memeriksa, meneliti dan menganalisa jenis permasalahan. Melakukan pengecekan ke tata naskah, aplikasi SAPK dan register NIP, lalu menganalisa hasil yang didapatkan
Komputer 120 menit
Hasil cek
-
3 menuangkan hasil analisa ke dalam laporan hasil pemeriksaan dan analisa, dan menyampaikan laporan ke KaSubdit
Komputer Printer
30 menit
Lapo ran
-
4 memeriksa laporan hasil analisa. Jika setuju maka diparaf dan memerintahkan Analis Kepegawaian Ahli untuk memembuat konsep surat penyelesaian permasalahan. Jika tidak maka meminta Analis Kepegawaian Ahli untuk memeriksa dan meneliti lebih dalam permasalahan tersebut
Disposisi 30 menit
disposisi
-
5 membuat/memperbaiki konsep surat penyelesaian permasalahan
Komputer Printer
30 menit
Konsep surat
-
A
setuju
tidak
B
29
arsip kepegawaian dan menyampaikan ke KaSubdit
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterang
an KaSub Dit
Analis Kepeg
Ahli
KaSub bag TU
Direk tur AK
Pengad Persu ratan
Kelengkapan
Waktu Output
6 memeriksa dan mengoreksi konsep surat penyelesaian permasalahan arsip kepegawaian. Jika ada koreksi maka konsep dikembalikan ke Analis Kepegawaian Ahli untuk diperbaiki. Jika setuju maka diparaf dan dikembalikan ke Analis Kepegawaian Ahli
disposisi 30 menit
Konsep surat
-
7 menyampaikan konsep surat penyelesaian permasalahan ke KaSubbag TU
Disposisi 5 menit
Konsep surat
-
8 memeriksa konsep surat penyelesaian permasalahan. Jika ada perbaikan dikembalikan ke Analis Kepegawaian Ahli untuk diperbaiki. Jika tidak ada perbaikan maka disampaikan ke Direktur AK
Disposisi 5 menit
Konsep surat
-
9 mengoreksi konsep surat penyelesaian permasalah arsip kepegawaian. Jika setuju ditandatangani dan mengembalikannya ke KaSubbag TU untuk dikirim dan didokumentasikan. Jika ada koreksi mengembalikannya ke KaSubbag TU untuk diperbaiki
Disposisi 60 menit
Surat penye lesaian
-
10 memerintah Pengadministrasi Persuratan untuk mencatat surat penyelesaian permasalahan di surat keluar
Disposisi 5 menit
Disposisi
-
11 mengagenda, memberi nomor surat, memasukkan surat penyelesaian permasalahan arsip kepegawaian ke amplop dan menyampaikan ke KaSubbag TU
ATK 5 menit
Agenda -
12 membuat laporan, mendokumentasikan, mengirim surat penyelesaian permasalahan arsip kepegawaian ke unit kerja/Instansi terkait dan menyampaikan ke KaSubdit untuk didokumentasikan
Komputer Printer
30 menit
Surat penye lesaian laporan
- SOP Pemb Eval& Lap
13 Membuat laporan, mendokumentasikan dan mengirim ke Analis Kepegawaian Ahli untuk didokumentasikan
Komputer Printer
15 menit
laporan -
14 Membuat laporan, mendokumentasikan surat penyelesaian permasalahan arsip kepegawaian
Komputer Printer
15 menit
laporan -
setuju
ada koreksi
A B
Tidak ada
Ada perbaikan
ada koreksi
setuju
30
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I
NOMOR SOP : SOP/14/DIT.AK.I/2015
TGL. PEMBUATAN : 30 Desember 2015
TGL. REVISI : -
TGL. EFEKTIF : 01 Januari 2016
DISAHKAN OLEH : DIREKTUR ARSIP KEPEGAWAIAN I
Drs. H. BUDHI YUWONO, M.Si NIP. 19590516 198103 1 001
NAMA SOP : PENGELOLAAN SURAT MASUK
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Oganisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaima telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2013
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014
1. Memahami peraturan kepegawaian yang berlaku 2. Memahami administrasi persuratan
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
1. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan 2. SOP Penyelesaian Permasalahan Arsip Kepegawaian
1. Komputer dan printer 2. ATK
PERINGATAN : PENCATATAN / PENDATAAN :
Disimpan sebagai data manual dan elektronik
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterang
an Pengad Persu ratan
Sekretaris
Direk tur AK
KaSub Dit
Oper. Komp
Kelengkapan
Waktu Output
1 Mengendalikan surat masuk melalui e-office dan mengirim ke Pengadministrasi Persuratan untuk mencatat surat masuk
Disposisi 5 menit
Disposisi -
2 mengagenda, menyiapkan lembar disposisi dan menyampaikan kembali ke Sekretaris
Disposisi 5 menit
Disposisi -
3 menyampaikan surat masuk ke Direktur AK
Disposisi 2 menit
Disposisi -
4 meneliti dan memeriksa serta mendisposisikan surat masuk dan mengembalikannya ke Sekretaris
Disposisi 30 menit
Disposisi -
5 memeriksa disposisi surat dan input ke e-office. Jika untuk didokumentasikan maka langsung didokumentasikan, jika bukan maka diproses sesuai dengan isi disposisi Direktur AK
Disposisi 5 menit
Disposisi -
6 memproses isi disposisi surat. Jika permasalahan maka ditindaklanjuti untuk penyelesaian permasalahan. Jika bukan permasalahan maka digandakan dan didistribusikan ke KaSubdit sesuai disposisi Direktur AK
Disposisi 5 menit
disposisi
-
dokumentasi
bukan dok
permasalahan
Bukan
permasalahan
31
7 menyampaikan permasalahan ke KaSubdit untuk menindaklanjuti penyelesaian permasalahan
Bahan Disposisi
15 menit
Surat - SOP Penyel Permas AK
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterang
an Pengad Persu ratan
Sekretaris
Direk tur AK
KaSub Dit
Oper. Komp
Kelengkapan
Waktu Output
8 memeriksa disposisi surat. Jika untuk didokumentasikan maka langsung didokumentasikan, jika bukan maka dikoordinasikan dan ditindaklanjuti kemudian dikembalikan ke Sekretaris
disposisi 180 menit
Disposisi -
9 memeriksa surat tindak lanjut dari KaSubdit. Jika memerlukan jawaban/tanggapan maka memrintahkan operator komputer untuk membuat konsep surat jawaban/tanggapan, jika tidak maka didokumentasikan
Disposisi 10 menit
Disposisi -
10 membuat/memperbaiki konsep surat jawaban/tanggapan dan menyampaikan ke KaSubbag TU
Kompu ter Printer
60 menit
Konsep surat
-
11 memeriksa dan meneliti konsep surat jawaban/tanggapan. Jika perlu diperbaiki maka dikembalikan ke operator komputer untuk diperbaiki. Jika tidak ada maka disampaikan ke Direktur AK
Disposisi 10 menit
Konsep surat
-
12 memeriksa dan mengoreksi konsep surat jawaban/tanggapan. Jika setuju ditandatangani, jika tidak maka lakukan koreksi dan mengembalikannya ke KaSubbag TU
Disposisi 30 menit
Surat jawaban
-
13 mencatat di laporan, mendokumentasikan surat, mengirim surat jawaban/tanggapan ke instansi/unit terkait, input e-office dan menyampaikan ke KaSubdit
ATK 15 menit
Surat jawaban laporan
- SOP Pemb Eval& Pelaporan
14 mendokumentasikan surat disposisi 5 menit
Dokumentasi
-
Bukan
dok Dokume
n
tasi
A
tidak
perlu
jawaban
perlu
perbaikan
tidak
B
ada
koreksi
setuj
u
32
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I
NOMOR SOP : SOP/15/DIT.AK.I/2015
TGL. PEMBUATAN : 30 Desember 2015
TGL. REVISI : -
TGL. EFEKTIF : 01 Januari 2016
DISAHKAN OLEH : DIREKTUR ARSIP KEPEGAWAIAN I
Drs. H. BUDHI YUWONO, M.Si NIP. 19590516 198103 1 001
NAMA SOP :
PELAKSANAAN KEBUTUHAN BARANG PERLENGKAPAN DAN ATK
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Oganisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaima telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2013
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014
1. Memahami administrasi barang
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
1. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan 1. Komputer dan Printer
PERINGATAN : PENCATATAN / PENDATAAN :
Disimpan sebagai data manual dan elektronik
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterang
an KaSub dit
KaSub bag TU
Pengad Persu ratan
Kelengkap an
Waktu Output
1 mengirimkan daftar permintaan barang, perlengkapan dan ATK kepada KaSubbag Tata Usaha
Agenda kerja
5 menit Daftar Permintaan
-
2 memeriksa daftar permintaan dan melakukan koreksi bila diperlukan, lalu memerintahkan pengelola barang dan ATK untuk mengecek ketersediaan barang yang diminta
Disposisi 5 menit Disposisi -
3 menginventarisir ketersediaan barang perlengkapan dan ATK yang diminta, dan melaporkan kepada KaSubbag TU
Disposisi 15 menit Laporan -
4 memeriksa laporan persediaan barang dan mengoreksi daftar permintaan bila diperlukan, menyetujui dan menandatangani daftar permintaan, lalu memerintahkan pengelola barang dan ATK untuk mendistribusikan kebutuhan barang yang diminta
Laporan 5 menit Daftar Permintaan
-
5 mendistribusikan kebutuhan barang, mendokumentasikan daftar permintaan dan membuat laporan serta menyampaikan laporan ke
Komputer Printer
30 menit Laporan - SOP Pemb. Eval dan Pelaporan
33
KaSubbag TU
34
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I
NOMOR SOP : SOP/16/DIT.AK.I/2015
TGL. PEMBUATAN : 30 Desember 2015
TGL. REVISI : -
TGL. EFEKTIF : 01 Januari 2016
DISAHKAN OLEH : DIREKTUR ARSIP KEPEGAWAIAN I
Drs. H. BUDHI YUWONO, M.Si NIP. 19590516 198103 1 001
NAMA SOP : PENGELOLAAN KINERJA
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Oganisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaima telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2013
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014
1. Memahami peraturan dan petunjuk SKP 2. Bisa mengoperasikan komputer
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
1. Komputer dan printer
PERINGATAN : PENCATATAN / PENDATAAN :
SKP dibuat pada awal tahun dan menempati unit kerja dan atau jabatan baru
Disimpan sebagai data manual dan elektronik
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Kete
rangan Dep SINKA
Direk tur AK
KaSub Dit
Kasi PFT KaSub
bag TU
PFU Kelengka
pan Waktu Output
1 memerintahkan Direktur AK untuk membuat Sasaran Kerja Pegawai
Disposisi 10 menit
Disposisi
2 memerintahkan KaSubdit, KaSubbag TU dan Pejabat Fungsional Tertentu (PFT) untuk membuat Sasaran Kerja Pegawai. Lalu membuat SKP dan menyampaikan ke Deputi SInKa
Disposisi 300 menit
Konsep SKP
3 memeriksa SKP Direktur AK. Jika menyetujui maka ditandatangani dan dikirim ke KaSubbag TU, jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke Direktur AK
Konsep SKP
120 menit
SKP
4 memerintahkan KaSi untuk membuat Sasaran Kerja Pegawai, lalu membuat SKP dan menyampaikan ke Direktur
Disposisi 300 menit
Konsep SKP
setuju
Tidak setuju
35
A B C D E
36
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Kete
rangan Dep SINKA
Direk tur AK
KaSub Dit
Kasi PFT KaSub
bag TU
PFU Kelengka
pan Waktu Output
5 memeriksa SKP KaSubdit. Jika menyetujui maka ditandatangani dan mengirim ke KaSubbag TU, jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke KaSubdit
Konsep SKP
300 menit
SKP -
6 membuat SKP dan menyampaikan ke Direktur AK
Disposisi 300 menit
Konsep SKP
-
7 memeriksa SKP PFT. Jika menyetujui maka ditandatangani dan mengirim ke KaSubbag TU, jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke PFT
Konsep SKP
300 menit
SKP -
8 memerintahkan Pejabat Fungsional Umum (PFU) untuk membuat Sasaran Kerja Pegawai lalu membuat SKP dan me-nyampaikan ke Direktur AK
Disposisi 300 menit
Konsep SKP
-
9 memeriksa SKP KaSubdit, KaSubbag TU dan PFT. Jika menyetujui maka ditandatangani dan mengirim ke KaSubbag TU, jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke KaSubbag
Konsep SKP
300 menit
SKP -
10 memerintahkan Pejabat Fungsional Umum (PFU) untuk membuat Sasaran Kerja Pegawai lalu membuat SKP dan menyampaikan ke KaSubdit
Disposisi 300 menit
Konsep SKP
-
11 memeriksa SKP KaSi. Jika menyetujui maka ditandatangani dan dikirim ke KaSubbag TU. Jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke KaSi
Konsep SKP
120 menit
SKP -
12 membuat SKP dan menyampaikan ke KaSi/KaSubbag TU
Disposisi 300 menit
Konsep SKP
-
13 memeriksa SKP PFU. Jika menyetujui maka ditandatangani dan dikirim ke KaSubbag TU, jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke PFU
Konsep SKP
120 menit
SKP -
14 memeriksa SKP PFU. Jika menyetujui maka ditandatangani, jika tidak setuju maka dilakukan koreksi dan dikembalikan ke PFU
Konsep SKP
120 menit
SKP -
15 mengumpulkan SKP, mendokumentasikan dan mengirim ke Biro
Disposisi 60 menit
SKP Lapo ran
- SOP Analisis Akunt.
A B
C
D E
Tidak setuju setuju
setuju Tidak setuju
Tidak setuju
setuju
Tidak setuju setuju
Tidak setuju setuju
Tidak setuju setuju
37
Kepegawaian Kinerja
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I
NOMOR SOP : SOP/17/DIT.AK.I/2015
TGL. PEMBUATAN : 30 Desember 2015
TGL. REVISI : -
TGL. EFEKTIF : 01 Januari 2016
DISAHKAN OLEH : DIREKTUR ARSIP KEPEGAWAIAN I
Drs. H. BUDHI YUWONO, M.Si NIP. 19590516 198103 1 001
NAMA SOP : ANALISIS AKUNTABILITAS KINERJA DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Oganisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaima telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2013
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014
1. Memahami kinerja 2. Memahami peraturan dan petunjuk SKP 3. Mampu mengoperasikan komputer
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
1. SOP Pengelolaan Kinerja 2. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan
1. Aplikasi SKP, ATK 2. Komputer dengan koneksi LAN
PERINGATAN : PENCATATAN / PENDATAAN :
Disimpan sebagai data manual dan elektronik
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterangan Direktur AK
KaSub Bag TU
Analis Akuntabilitas Kinerja
Kelengkapan
Waktu Output
1 memerintah Analis Akuntabilitas Kinerja agar mengumpulkan capaian kinerja individu dan unit kerja untuk dilakukan analisis
agenda kerja
10 menit data -
2 mengumpulkan capaian kinerja individu dan unit kerja
120 menit
data - SOP Pengelolaan Kinerja
3 melakukan identifikasi informasi capaian kinerja individu dan unit kerja. Jika ada yang belum terkumpul maka dikoordinasikan ke unit kerja terkait untuk dikumpulkan, jika sudah lengkap maka dilakukan analisisis
60 menit data -
4 menganalisis karakteristik, spesifikasi dan hal-hal lain yang terkait dengan akuntabilitas kinerja berdasarkan informasi dari laporan capaian kinerja individu dan unit kerja
komputer aplikasi listing
3000 menit
data -
5 menyusun draft laporan akuntabilitas kinerja unit kerja sesuai dengan hasil analisis dan melakukan koordinasi
komputer aplikasi listing
300 menit
data -
B
sudah lengkap
blm terkumpul
38
dengan unit kerja lain yang menangani penyusunan laporan akuntabilitas kinerja unit kerja
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterangan Direktur AK
KaSub Bag TU
Analis Akuntabilitas Kinerja
Kelengkapan
Waktu Output
6 menyampaikan draft laporan akuntabilitas kinerja unit kerja dan laporan hasil pelaksanaan tugas ke KaSub Bag TU
komputer aplikasi listing
10 menit Laporan Informasi data
-
7 memeriksa draft laporan akuntabilitas kinerja unit. Jika perlu perbaikan maka kembalikan ke Analis Akuntabilitas Kinerja, jika tidak ada maka sampaikan draft laporan akuntabilitas kinerja unit kerja ke Direktur AK
komputer aplikasi listing
30 menit Laporan Informasi data
-
8 memeriksa draft laporan akuntabilitas kinerja unit. Jika ada perbaikan kembalikan ke Analis Akuntabilitas Kinerja melalui KaSub Bag TU, jika sudah benar maka ditandatangani dan kembalikan ke KaSubBag TU.
komputer ATK
300 menit
Laporan Informasi data
-
9 merekap dan mendokumentasikan laporan hasil analisis, mengirim laporan Akuntabilitas Kinerja ke Unit Kerja terkait
komputer ATK
60 menit Laporan Informasi data
- SOP Pemb Eval & Pelaporan
A
A B
perlu perbaikan
tidak ada
ada perbaikan
sudah benar
39
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I
NOMOR SOP : SOP/18/DIT.AK.I/2015
TGL. PEMBUATAN : 30 Desember 2015
TGL. REVISI : -
TGL. EFEKTIF : 01 Januari 2016
DISAHKAN OLEH : DIREKTUR ARSIP KEPEGAWAIAN I
Drs. H. BUDHI YUWONO, M.Si NIP. 19590516 198103 1 001
NAMA SOP : PEMBUATAN EVALUASI DAN PELAPORAN
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Oganisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaima telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2013
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014
1. Memahami pembuatan laporan 2. Dapat menjalankan aplikasi SKP
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
1. Seluruh SOP kegiatan 2. SOP SKP 3. SOP Analisis Akuntabilitas Kinerja
1. Komputer, printer 2. Bahan laporan
PERINGATAN : PENCATATAN / PENDATAAN :
Disimpan sebagai data manual dan elektronik
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterang
an KaSub dit
KaSub bag TU
Oper. Kom puter
Direk tur AK
Kelengkapan
Waktu Output
1 mengirimkan laporan kegiatan ke KaSubbag TU
agenda kerja
5 menit
Laporan SOP Kegiatan
2 memerintahkan Operator Komputer untuk merekap laporan kegiatan
Bahan laporan
5 menit
Disposisi
3 membuat/memperbaiki rekapitulasi laporan dan menyampaikan ke ke KaSubbag TU
Komputer printer
180 menit
Konsep Laporan
4 memeriksa konsep rekapitulasi laporan. Jika ada koreksi maka dikembalikan ke operator komputer untuk diperbaiki. Jika sudah benar maka konsep rekapitulasi di paraf dan disampaikan ke Direktur AK
Konsep laporan
30 menit
Konsep Laporan
5 memeriksa dan mengoreksi konsep rekapitulasi laporan. Jika ada koreksi maka dikembalikan ke KaSubbag TU untuk diperbaiki. Jika sudah benar maka konsep rekapitulasi ditandatangani dan dikembalikan ke KaSubbag TU
Konsep laporan
60 menit
Laporan Kegiatan
6 memerintahkan Operator Komputer untuk memasukkan laporan kegiatan kedalam realisasi aplikasi SKP
disposisi 5 menit
Disposisi
7 memasukkan rekapitulasi laporan Komputer 900 Konsep SOP SKP
Ada koreksi
Sudah benar
Ada koreksi
Sudah benar
A
40
kedalam realisasi aplikasi SKP, mencetak hasil realisasi dan menyampaikan ke KaSubbag TU
printer menit realisasi SKP
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterang
an KaSub dit
KaSub bag TU
Oper. Kom puter
Direk tur AK
Kelengkapan
Waktu Output
8 Memeriksa konsep realisasi SKP. Jika ada kesalahan maka dikembalikan ke Operator Komputer untuk diperbaiki. Jika sudah benar maka realisasi SKP di paraf dan didokumentasikan
Laporan 120 menit
Realisasi SKP
9 mendokumentasikan laporan kegiatan dan realisasi SKP, menyampaikan laporan kegiatan ke Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian dan menyampaikan realisasi SKP ke KaSubdit untuk dievaluasi
laporan 30 menit
Laporan Kegiatan Realisasi SKP
SOP Analisis Akunt. Kinerja
Sudah benar
Ada kesalahan
A B
41
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
DEPUTI BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN I
NOMOR SOP : SOP/04/DIT.AK.I/2015
TGL. PEMBUATAN : 30 Desember 2015
TGL. REVISI : -
TGL. EFEKTIF : 01 Januari 2016
DISAHKAN OLEH : DIREKTUR ARSIP KEPEGAWAIAN I
Drs. H. BUDHI YUWONO, M.Si NIP. 19590516 198103 1 001
NAMA SOP : PELAKSANAAN PENGELOLAAN ANGGARAN DIREKTORAT
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Oganisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaima telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2013
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2014
1. Memahami Rencana Kerja Tahunan Direktorat 2. Memahami Petunjuk Operasional Kegiatan Direktorat 3. Mengerti Pengelolaan Anggaran Direktorat
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
1. SOP Pembuatan Evaluasi dan Pelaporan 1. Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) 2. ATK 3. Komputer dengan koneksi LAN
PERINGATAN : PENCATATAN / PENDATAAN :
Disimpan sebagai data manual dan elektronik
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterangan Direktur AK
KaSub Bag TU
Pengelola Anggaran
Kelengkapan
Waktu Output
1 memerintahkan Ka Subbag TU untuk mengadakan rapat dengan Ka Subdit dan Pengelola Anggaran dalam rangka membahas perioritas kegiatan setelah menerima Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) dari Kepala/Sesma BKN
rencana kegiatan POK
5 menit disposisi -
2 mengundang/memberitahu Ka SubDit dan Pengelola Anggaran untuk rapat membahas prioritas kegiatan pada hari, tanggal dan tempat yang telah ditentukan. Melaporkan ke Direktur AK
rencana kegiatan POK
15 menit disposisi -
3 menjelaskan POK, memimpin rapat pembahasan prioritas kegiatan, menyepakati dan menyetujui urutan prioritas kegiatan
rencana kegiatan POK
180 menit
-
4 memerintahkan Ka Subbag TU mempersiapkan pelaksanaan pembayaran anggaran kegiatan
POK 5 menit disposisi -
5 memerintahkan Pengelola Anggaran untuk mempersiapkan pembayaran anggaran kegiatan
POK 5 menit disposisi -
A
42
No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku
Biaya Keterangan Direktur AK
KaSub Bag TU
Pengelola Anggaran
Kelengkapan
Waktu Output
6 mempersiapkan administrasi dan dokumen yang dipersyaratkan untuk pembayaran anggaran kegiatan. Jika sudah lengkap diserahkan ke Ka Subbag TU, jika belum lengkap lanjutkan mempersiapkan administrasi dan dokumen
komputer POK ATK
900 menit
dokumen -
7 mengecek administrasi dan dokumen pembayaran kegiatan. Jika ada koreksi dikembalikan ke Pengelola Anggaran, jika tidak ada koreksi diserahkan ke Direktur AK
POK 5 menit dokumen -
8 memeriksa dan mengoreksi administrasi dan dokumen pembayaran kegiatan. Jika sudah lengkap maka diparaf dan diserahkan ke Ka Subbag TU, jika ada koreksi atau belum lengkap maka dikembalikan ke Ka Subbag TU untuk diperbaiki
POK 60 menit disposisi dokumen
-
9 membuat laporan pembayaran kegiatan danmenyerahkan administrasi dan dokumen pembayaran kegiatan ke Pengelola Anggaran
komputer ATK
10 menit laporan dokumen
- SOP Pemb Eval & Pelaporan
10 mengirim administrasi dan dokumen pembayaran kegiatan ke Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) untuk ditandatangani, lalu mengirim ke Biro Keuangan setelah ditandatangan, kemudian melaporkan hasilnya ke Direktur AK melalui Ka Subbag TU, akhirnya merekap laporan dan mendokumentasikan dokumen pembayaran kegiatan
komputer ATK
300 menit
laporan dokumen
-
belum lengkap
sudah lengkap
baru
ada koreksi
baru
tidak ada
A
ada koreksi
baru
sudah paraf