Post on 04-Dec-2020
15
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Perkembangan teknologi informasi dan pembangunan di negara kita terus
membaik, terbukti dengan adanya kemajuan teknologi dan sarana dan prasarana
seperti gedung perkantoran, dan lain-lain. Seiring perkembangan Negara
terciptalah keinginan masyarakat untuk memiliki suatu barang yang berteknologi
tinggi sesuai dengan kebutuhan agar mempermudah aktivitas bekerja maupun
dalam bidang usaha masyarakat yang beragam.
Koperasi merupakan suatu perkumpualan orang orang yang berusaha
untuk memperbaiki taraf hidup dan meningkatkan kesejahteraan anggota dan
masyarakat untuk itu dalam meningkatkan pelayanan pada anggota dan
masyarakat sangat di butuhkan suatu sistem yang baik.
Sebagai sebuah lembaga keuangan mikro, tidak dapat dipungkiri bahwa
Koperasi Primer Tut Wuri Handayani Jakarta Selatan telah dirasakan benar
manfaatnya bagi anggota Koperasi Tut Wuri Handayani Jakarta Selatan. Karena
pada lembaga keuangan ini anggota dapat melakukan pembelian dimana bunga
penjualan suatu barang yang diberikan rendah. Koperasi ini terus berupaya
melakukan beberapa peningkatan usaha yang juga tercantum dalam misinya
seperti, meningkatkan kinerja pengelola koperasi, meningkatkan partisipasi aktif
bagi anggota untuk berbelanja di koperasi, meningkatkan permodalan dan Sisa
16
Hasil Usaha, meningkatkan manajemen koperasi secara terbuka dan akuntabilitas,
dan pengembangan SDM. Hal ini memberikan keuntungan bagi pihak anggota
maupun bagi koperasi itu sendiri. Koperasi yang berpegang teguh pada visinya
dimana terwujudnya pelayanan yang optimal bagi anggota Koperasi Primer Tut
Wuri Handayani dan keluarganya sehingga dapat emenuhi sebagian kebutuhan
hidupnya. Dengan penjualan yang cepat dan murah ini kebutuhan anggota untuk
memenuhi kebutuhan primernya dapat terpenuhi.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Koperasi Primer Tut Wuri Handayani Jakarta Selatan menerapkan
penjualan secara manual sehingga memperlambat proses penjualan maupun
pebuatan laporan.
Menjadi mitra yang handal, profesional dan memberikan pelayanan yang
optimal demi memberi kepuasan yang maksimal kepada anggota Koperasi Primer
Tut Wuri Handayani Jakarta Selatan. Berikut ini penulis akan menguraikan
tentang sejarah Koperasi Tut Wuri Handayani Jakarta Selatan serta struktur
organisasi yang ada.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Koperasi Primer Tut Wuri Handayani Jakarta Selatan merupakan badan
usaha yang bergerak di bidang penyediaan barang primer dan simpan pinjam
kepada anggotanya yang berdiri tanggal 18 April 1989. Nomor SIUP:
0525804/PK/P dan No NPWP 01.605.417.3-016.000 di Jl.RS.Fatmawati, Cipete
Jakarta Selatan Kementrian pendidikan dan kebudayaan.
17
Dalam koperasi ini mempunyai karyawan bagian administrasi, bagian
penjualan, bagian gudang, sales. Koperasi ini menjual berbagai keperluan, salah
satunya sembako seperti gula, minyak goreng, kopi, teh, selain itu Koperasi juga
menyediakan peralatan ATK serta keperluan sandang seperti baju, jacket dan
celana jeans. Perputaran uang perbulan pada koperasi ini lumayan besar, oleh
karena itu sangat diperlukan sistem pencatatan yang akurat tentang pembelian,
keluar masuk barang, perubahan harga jual dan biaya operasional dari koperasi.
Pembelian barang oleh anggota dapat dilakukan secara tunai dan hutang.
Harga barang dari ke dua cara ini sedikit berbeda. Pembelian secara hutang
dibayar melalui potongan gaji dari anggota.
Saat ini semua proses dikerjakan secara manual dengan menggunakan PC
dan program Microsoft Excel sehingga penyusunan rugi laba dari toko masih
memerlukan waktu yang cukup banyak.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Adanya struktur organisasi berperan penting agar terciptanya kinerja yang
maksimal serta mencapai tujuan secara efektif dan efisien sesuai dengan visi dan
misinya. Struktur organisasi ini akan menentukan tugas, hubungan antar tugas,
batas wewenang dan tanggung jawab untuk menjalankan masing-masing tugas
tersebut. Berikut ini struktur organisasi penjualan tunai organisasi pada Koperasi
Primer Tut Wuri Handayani dan fungsinya masing-masing:
18
STRUKTUR ORGANISASI
Sumber: Struktur organisasi Koperasi Primer Tut Wuri Handayani
Gambar III.1 Stuktur organisasi Penjualan Tunai Koperasi Primer Tut Wuri Handayani
Berikut ini tugas dan wewenang dari tiap-tiap bagian:
1. Manajer
a. Menentukan arah dan tujuan koperasi dalam jangka panjang dan
menjabarkan rencana jangka pendek.
b. Bertanggung jawab atas kegiatan koperasi dan mengambil keputusan.
c. Menerima semua laporan dari administrasi.
2. Administrasi
a. Bertanggung jawab terhadap laporan.
b. Menjaga keamanan arsip laporan penjualan.
c. Info pemesanan, membuat kwintansi.
3. Sales
Bertugas memasarkan atau mempromosikan barang.
4. Kasir
Melayani setiap anggota koperasi yang akan mealakukan pembayaran.
5. Bagian Gudang
Bertanggung jawab atas stok yang ada digudang.
19
3. 3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Suatu proses atau tahap-tahap yang dilakukan sebelum memulai suatu
kegiatan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan disebut dengan proses sistem.
Sesuai dengan ruang lingkup yang dibahas dalam tugas akhir ini, maka proses
bisnis sistem berjalan yang terdapat pada Penjuala Tunai Koperasi Tut Wuri
Handayani adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Pemesanan
Pelanggan datang ke koperasi, kemudian mengisi form daftar pemesanan
barang apa saja yang ingin dibeli yang diserahkan ke bagian administrasi,
berdasarkan surat pesanan tersebut bagian administrasi kemudian mencatat
dan mengarsipkan surat pesanan. Berdasarkan arsip yang diberikan kepada
customer sebagai bukti bahwa barang dipesan sudah terealisasi dan
rangkapnya disimpan sebagai arsip faktur.
2. Prosedur Pembayaran
Apabila faktur sudah diterima customer, maka customer melakukan
pembayaran kemudian bagian administrasi membuatkan kwitansi yang dibuat
berdasarkan arsip faktur yang kemudian diserahkan kepada customer sebagai
bukti pembayaran dan kemudian diarsipkan bagian administrasi.
3. Prosedur Pembuatan Laporan
Setiap akhir bulan berdasarkan arsip faktur dan surat pesanan bagian
administrasi membuat Jurnal Umum, kemudian berdasarkan Jurnal Umum
bagian administrasi membuat laporan penjualan yang ditujukan kepada
manajer.
20
3.4. Unified Modelling Language (UML)
3.4.1. Activity Diagram
1. Activity Diagram Pemesanan barang
Gambar III.2. Activity Diagram Pemesanan barang
2. Activity Diagram Pembayaran
Gambar III.3. Activity Diagram Pembayaran
21
3. Activity Diagram Laporan Penjualan
Gambar III.4. Activity Diagram Laporan Penjualan
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Setelah mengetahui prosedur sistem yang ada yaitu mengetahui sistem
penjualan tunai dan UML dari sistem penjualan tersebut, maka berikut penjelasan
tentang uaraian-uaraian dari dokumen masukan maupun dokumen keluaran.
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Data Barang
Fungsi : Melihat detail barang
Sumber : Adminstrasi
Tujuan : Manager
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap bulan
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A-1
22
2. Nama Dokumen : Surat Pesanan
Fungsi : Untuk Memesan Barang
Sumber : Customer
Tujuan : Administrasi
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Tejadi Pemesanan Barang
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A-2
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran
Sumber : Administrasi
Tujuan : Customer
Frekuensi : Setiap terjadi pembayaran barang
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran B-1
2. Nama Dokumen : Laporan penjualan
Fungsi : Sebagai laporan penjualan
Sumber : Administrasi
Tujuan : Manajer
Media : Kertas
Frekuansi : Setiap akhir bulan
23
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran B-2
3. Nama Dokumen : Faktur
Fungsi : Sebagai bukti pemesanan barang
Sumber : Administrasi
Tujuan : Customer
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Terjadi Pemesanan Barang
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran B-3
3.6. Permasalahan Pokok
Berdasarkan hasil Riset/PKL (Praktek Kerja Lapagan) dan wawancara
secara langsung yang penulis lakukan, Koperasi Primer Tut Wuri Handayani
Jakarta Selatan dalam mengelola proses penjualan barang masih terdapat kendala,
dimana setiap prosesnya belum terkomputerisasi.
Karena proses penjualannya belum menggunakan sistem terkomputerisasi
maka akan memakan banyak waktu dalam pengelolaan data, dokumen-dokumen
yang digunakan akan lebih banyak dan juga sebuah proses yang belum
terkomputerisasi akan mengakibatkan banyaknya kesalahan dalam penginputan.
Selain itu, permasalahan yang muncul lainnya adalah sebagai berikut:
1. Pembuatan laporan penjualan masih kurang efektif, kurang efiesien tidak
akurat, dan lambatnya dalam meberikan laporan tersebut kepada manajer
koperasi.
24
2. Dokumen-dokumen yang terkait kurang terjamin keamanannya.
3. Data dalam bentuk arsip kemungkinan rusak/hilang lebih besar.
4. Terkendala melihat laporan penjualan barang yang terjual pada koperasi
karena data hanya terdapat di ms.excel.
3.7. Pemecahan Masalah
Setelah mempelajari dan mengetahui beberapa masalah yang ada didalam
sistem penjualan pada Koperasi Primer Tut Wuri Handayani, penulis bermaksud
mengajukan saran sebagai pemecahan masalah yaitu mengkomputerisasikan
sistem penjualan dari proses pemesanan barang dengan menggunakan komputer
serta aplikasi programnya. Keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan
aplikasi program pada komputer yaitu :
1. Penyelesaian suatu proses penjualan akan lebih cepat dan akurat dengan
sebuah sistem terkomputerisasi.
2. Terhindar dari kerangkapan data-data serta keamanan data akan lebih
terjamin.
3. Meningkatkan keefektifan dan efesiensi data.
4. Dapat lebih mudah dalam pembuatan laporan penjualan dan mengurangi
kemungkinan terjadinya manipulasi/penyelewengan data oleh pihak yang
tidak bertanggung jawab.
5. Tidak lagi sulit mencari arsip dokumen melainkan cukup dengan melihat file-
file data transaksi yang telah tersimpan dalam database.
25