15

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Perkembangan teknologi informasi dan pembangunan di negara kita terus

membaik, terbukti dengan adanya kemajuan teknologi dan sarana dan prasarana

seperti gedung perkantoran, dan lain-lain. Seiring perkembangan Negara

terciptalah keinginan masyarakat untuk memiliki suatu barang yang berteknologi

tinggi sesuai dengan kebutuhan agar mempermudah aktivitas bekerja maupun

dalam bidang usaha masyarakat yang beragam.

Koperasi merupakan suatu perkumpualan orang orang yang berusaha

untuk memperbaiki taraf hidup dan meningkatkan kesejahteraan anggota dan

masyarakat untuk itu dalam meningkatkan pelayanan pada anggota dan

masyarakat sangat di butuhkan suatu sistem yang baik.

Sebagai sebuah lembaga keuangan mikro, tidak dapat dipungkiri bahwa

Koperasi Primer Tut Wuri Handayani Jakarta Selatan telah dirasakan benar

manfaatnya bagi anggota Koperasi Tut Wuri Handayani Jakarta Selatan. Karena

pada lembaga keuangan ini anggota dapat melakukan pembelian dimana bunga

penjualan suatu barang yang diberikan rendah. Koperasi ini terus berupaya

melakukan beberapa peningkatan usaha yang juga tercantum dalam misinya

seperti, meningkatkan kinerja pengelola koperasi, meningkatkan partisipasi aktif

bagi anggota untuk berbelanja di koperasi, meningkatkan permodalan dan Sisa

16

Hasil Usaha, meningkatkan manajemen koperasi secara terbuka dan akuntabilitas,

dan pengembangan SDM. Hal ini memberikan keuntungan bagi pihak anggota

maupun bagi koperasi itu sendiri. Koperasi yang berpegang teguh pada visinya

dimana terwujudnya pelayanan yang optimal bagi anggota Koperasi Primer Tut

Wuri Handayani dan keluarganya sehingga dapat emenuhi sebagian kebutuhan

hidupnya. Dengan penjualan yang cepat dan murah ini kebutuhan anggota untuk

memenuhi kebutuhan primernya dapat terpenuhi.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Koperasi Primer Tut Wuri Handayani Jakarta Selatan menerapkan

penjualan secara manual sehingga memperlambat proses penjualan maupun

pebuatan laporan.

Menjadi mitra yang handal, profesional dan memberikan pelayanan yang

optimal demi memberi kepuasan yang maksimal kepada anggota Koperasi Primer

Tut Wuri Handayani Jakarta Selatan. Berikut ini penulis akan menguraikan

tentang sejarah Koperasi Tut Wuri Handayani Jakarta Selatan serta struktur

organisasi yang ada.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

Koperasi Primer Tut Wuri Handayani Jakarta Selatan merupakan badan

usaha yang bergerak di bidang penyediaan barang primer dan simpan pinjam

kepada anggotanya yang berdiri tanggal 18 April 1989. Nomor SIUP:

0525804/PK/P dan No NPWP 01.605.417.3-016.000 di Jl.RS.Fatmawati, Cipete

Jakarta Selatan Kementrian pendidikan dan kebudayaan.

17

Dalam koperasi ini mempunyai karyawan bagian administrasi, bagian

penjualan, bagian gudang, sales. Koperasi ini menjual berbagai keperluan, salah

satunya sembako seperti gula, minyak goreng, kopi, teh, selain itu Koperasi juga

menyediakan peralatan ATK serta keperluan sandang seperti baju, jacket dan

celana jeans. Perputaran uang perbulan pada koperasi ini lumayan besar, oleh

karena itu sangat diperlukan sistem pencatatan yang akurat tentang pembelian,

keluar masuk barang, perubahan harga jual dan biaya operasional dari koperasi.

Pembelian barang oleh anggota dapat dilakukan secara tunai dan hutang.

Harga barang dari ke dua cara ini sedikit berbeda. Pembelian secara hutang

dibayar melalui potongan gaji dari anggota.

Saat ini semua proses dikerjakan secara manual dengan menggunakan PC

dan program Microsoft Excel sehingga penyusunan rugi laba dari toko masih

memerlukan waktu yang cukup banyak.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Adanya struktur organisasi berperan penting agar terciptanya kinerja yang

maksimal serta mencapai tujuan secara efektif dan efisien sesuai dengan visi dan

misinya. Struktur organisasi ini akan menentukan tugas, hubungan antar tugas,

batas wewenang dan tanggung jawab untuk menjalankan masing-masing tugas

tersebut. Berikut ini struktur organisasi penjualan tunai organisasi pada Koperasi

Primer Tut Wuri Handayani dan fungsinya masing-masing:

18

STRUKTUR ORGANISASI

Sumber: Struktur organisasi Koperasi Primer Tut Wuri Handayani

Gambar III.1 Stuktur organisasi Penjualan Tunai Koperasi Primer Tut Wuri Handayani

Berikut ini tugas dan wewenang dari tiap-tiap bagian:

1. Manajer

a. Menentukan arah dan tujuan koperasi dalam jangka panjang dan

menjabarkan rencana jangka pendek.

b. Bertanggung jawab atas kegiatan koperasi dan mengambil keputusan.

c. Menerima semua laporan dari administrasi.

2. Administrasi

a. Bertanggung jawab terhadap laporan.

b. Menjaga keamanan arsip laporan penjualan.

c. Info pemesanan, membuat kwintansi.

3. Sales

Bertugas memasarkan atau mempromosikan barang.

4. Kasir

Melayani setiap anggota koperasi yang akan mealakukan pembayaran.

5. Bagian Gudang

Bertanggung jawab atas stok yang ada digudang.

19

3. 3. Proses Bisnis Sistem Berjalan

Suatu proses atau tahap-tahap yang dilakukan sebelum memulai suatu

kegiatan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan disebut dengan proses sistem.

Sesuai dengan ruang lingkup yang dibahas dalam tugas akhir ini, maka proses

bisnis sistem berjalan yang terdapat pada Penjuala Tunai Koperasi Tut Wuri

Handayani adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Pemesanan

Pelanggan datang ke koperasi, kemudian mengisi form daftar pemesanan

barang apa saja yang ingin dibeli yang diserahkan ke bagian administrasi,

berdasarkan surat pesanan tersebut bagian administrasi kemudian mencatat

dan mengarsipkan surat pesanan. Berdasarkan arsip yang diberikan kepada

customer sebagai bukti bahwa barang dipesan sudah terealisasi dan

rangkapnya disimpan sebagai arsip faktur.

2. Prosedur Pembayaran

Apabila faktur sudah diterima customer, maka customer melakukan

pembayaran kemudian bagian administrasi membuatkan kwitansi yang dibuat

berdasarkan arsip faktur yang kemudian diserahkan kepada customer sebagai

bukti pembayaran dan kemudian diarsipkan bagian administrasi.

3. Prosedur Pembuatan Laporan

Setiap akhir bulan berdasarkan arsip faktur dan surat pesanan bagian

administrasi membuat Jurnal Umum, kemudian berdasarkan Jurnal Umum

bagian administrasi membuat laporan penjualan yang ditujukan kepada

manajer.

20

3.4. Unified Modelling Language (UML)

3.4.1. Activity Diagram

1. Activity Diagram Pemesanan barang

Gambar III.2. Activity Diagram Pemesanan barang

2. Activity Diagram Pembayaran

Gambar III.3. Activity Diagram Pembayaran

21

3. Activity Diagram Laporan Penjualan

Gambar III.4. Activity Diagram Laporan Penjualan

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Setelah mengetahui prosedur sistem yang ada yaitu mengetahui sistem

penjualan tunai dan UML dari sistem penjualan tersebut, maka berikut penjelasan

tentang uaraian-uaraian dari dokumen masukan maupun dokumen keluaran.

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Data Barang

Fungsi : Melihat detail barang

Sumber : Adminstrasi

Tujuan : Manager

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap bulan

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran A-1

22

2. Nama Dokumen : Surat Pesanan

Fungsi : Untuk Memesan Barang

Sumber : Customer

Tujuan : Administrasi

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Tejadi Pemesanan Barang

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran A-2

3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Kwitansi

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran

Sumber : Administrasi

Tujuan : Customer

Frekuensi : Setiap terjadi pembayaran barang

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran B-1

2. Nama Dokumen : Laporan penjualan

Fungsi : Sebagai laporan penjualan

Sumber : Administrasi

Tujuan : Manajer

Media : Kertas

Frekuansi : Setiap akhir bulan

23

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran B-2

3. Nama Dokumen : Faktur

Fungsi : Sebagai bukti pemesanan barang

Sumber : Administrasi

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Terjadi Pemesanan Barang

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran B-3

3.6. Permasalahan Pokok

Berdasarkan hasil Riset/PKL (Praktek Kerja Lapagan) dan wawancara

secara langsung yang penulis lakukan, Koperasi Primer Tut Wuri Handayani

Jakarta Selatan dalam mengelola proses penjualan barang masih terdapat kendala,

dimana setiap prosesnya belum terkomputerisasi.

Karena proses penjualannya belum menggunakan sistem terkomputerisasi

maka akan memakan banyak waktu dalam pengelolaan data, dokumen-dokumen

yang digunakan akan lebih banyak dan juga sebuah proses yang belum

terkomputerisasi akan mengakibatkan banyaknya kesalahan dalam penginputan.

Selain itu, permasalahan yang muncul lainnya adalah sebagai berikut:

1. Pembuatan laporan penjualan masih kurang efektif, kurang efiesien tidak

akurat, dan lambatnya dalam meberikan laporan tersebut kepada manajer

koperasi.

24

2. Dokumen-dokumen yang terkait kurang terjamin keamanannya.

3. Data dalam bentuk arsip kemungkinan rusak/hilang lebih besar.

4. Terkendala melihat laporan penjualan barang yang terjual pada koperasi

karena data hanya terdapat di ms.excel.

3.7. Pemecahan Masalah

Setelah mempelajari dan mengetahui beberapa masalah yang ada didalam

sistem penjualan pada Koperasi Primer Tut Wuri Handayani, penulis bermaksud

mengajukan saran sebagai pemecahan masalah yaitu mengkomputerisasikan

sistem penjualan dari proses pemesanan barang dengan menggunakan komputer

serta aplikasi programnya. Keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan

aplikasi program pada komputer yaitu :

1. Penyelesaian suatu proses penjualan akan lebih cepat dan akurat dengan

sebuah sistem terkomputerisasi.

2. Terhindar dari kerangkapan data-data serta keamanan data akan lebih

terjamin.

3. Meningkatkan keefektifan dan efesiensi data.

4. Dapat lebih mudah dalam pembuatan laporan penjualan dan mengurangi

kemungkinan terjadinya manipulasi/penyelewengan data oleh pihak yang

tidak bertanggung jawab.

5. Tidak lagi sulit mencari arsip dokumen melainkan cukup dengan melihat file-

file data transaksi yang telah tersimpan dalam database.

25