Post on 19-Mar-2019
71
BAB 4
HASIL PENELITIAN
4.1 Langkah-langkah dalam mengusulkan Investasi
Dengan melakukan observasi dan wawancara terhadap perusahaan, di dapatkan
beberapa informasi mengenai kondisi perusahaan untuk dirumuskan sebagai dasar dalam
melakukan investasi kedepan. Adapun informasi yang di dapatkan berupa;
Kondisi keuangan perusahaan yang berjalan pada tahun 2006 sampai 2010
dengan penjelasan pembagian hasil, biaya operasi langsung dan tidak langsung, dan
pajak badan.
Arahan strategi yang sudah ditetapkan perusahaan, yaitu :
a) Perluasan Peningkatan Kerja Sama Dengan Mitra Kerja.
b) Peningkatan Produktivitas kegiatan Operasioal.
c) Peningkatan pelayanan kepada pelanggan (Customer approach).
d) Peningkatan daya saing fasilitas TI (Hardware support).
Permasalahan yang dihadapi perusahaan, yaitu :
1. Ragu dalam menentukan investasi TI yang tepat dalam mendukung strategi bisnis
perusahaan
2. Kurangnya dukungan dari sistem penyimpanan data, karena perusahaan sempat
mengalami kehilangan data karena petir yang menyambar server database.
71
72
Dari informasi yang di dapat akan menjadi arahan dalam melakukan perencanaan
investasi dengan melihat kondisi keuangan perusahaan tersebut, lalu menggunakan
metode New Information Economic (NIE). Dalam New Information Economic (NIE)
arahan strategi perusahaan serta kebutuhan akan di jabarkan melalui Demand/Supply
Planning agar menjadi suatu kebutuhan TI yang sesuai, dan juga kondisi keuangan
perusahaan akan disesuaikan dengan kebutuhan TI pada perusahan. Hasil analisa
tersebut akan dilakukan sebuah prioritazion, yaitu mengurutkan proyek-proyek rencana
investasi berdasarkan tingkat resiko, dampak serta biaya yang dikeluarkan. Proyek
invesatsi yang diusulkan akan dikembangkan secara umum untuk dijadikan inovasi baru
dengan menggunakan innovation , yang berguna untuk membantu perkembangan proses
bisnis perusahaan dimasa depan. Lalu, setelah semua metode dilakukan maka
perencanaan strategi untuk mendukung usulan investasi dibuat sebagai langkah awal
bagi perusahaan dalam menjalan usulan investasi TI.
73
4.2 Arahan Strategi
Strategi manajemen untuk meningkatkan penguasaan masing-masing segmen
usaha ditentukan dari daya tarik usaha, penguasaan pasar, pertumbuhan pasar, kapasitas
terpasang dan peralatan yang ada. Adapun penjabarannya, sebagai berikut :
Tabel 4.1 Arahan Strategi PT.Multi Terminal Indonesia
Tujuan Arahan Strategi Metrik Skor
Menjadi terminal domestik yang handal
• Perluasan Peningkatan Kerja Sama Dengan Mitra Kerja.
• Peningkatan Produktivitas kegiatan Operasioal.
• Peningkatan pelayanan kepada pelanggan (Customer approach).
• Peningkatan daya saiang fasilitas TI (Hardware support)
1.Membina kerjasama dengan mitra, untuk peningkatan produkti fitas hingga 25%.
1.Kecepat an loading box, 26 box/jam baik muat maupun bongkar.
Pelayanan pemesanan, pembayaran, maupun schedule kapal secara online.
1.Peningkatan Kualitas penyimpanan data
15
25
30
30
4.3 Analisa Kondisi Keuangan Perusahaan
Berdasarkan Wawancara dengan Manajer Operasional bagian Terminal Peti
Kemas, Bagian Terminal Peti kemas pada PT. Multi Terminal Indonesia menyatakan
bahwa bagian tersebut mampu untuk berinvestasi dengan dana sekitar
Rp.1.000.000.000,- untuk investasi IT berikutnya .
74
4.4 Analisa Kebutuhan dan Pasokan Strategis (Demand/Supply Planning)
Kebutuhan dan pasokan strategis (Demand/Supply Planning) diperoleh dari
analisa terhadap arahan strategis sebagai berikut :
4.4.1 Strategic IT Agenda
Tabel 4.2 Demand/ Supply Planning: Perluasan Peningkatan Kerja Sama Dengan
Mitra Kerja
Demand Supply
Business Strategic Context Strategic Plan for the Use of IT
Strategic Plan for the Supply of IT
Strategic Intention
Perluasan peningkatan kerj a sama dengan mitra kerja.
Akses terhadap informasi mengenai keseluruhan data mitra kerja yang dibutukan.
Menyediakan aplikas i yang dapat membantu dalam berkomunikas i melalui suatu sistem penghubung perusahaan dengan mitra kerja.
Strategic Objectives
1. Meningkatkan efesiensi proses operasional penyediaan barang.
2. Kemudahan dalam menerima penawaran kerja sama secara aktual.
Melakukan pendataan mitra kerja sama dengan sumber daya yang ada.
Membangun infrastruktur dan integrasi dat a yang berhubungan dengan mitra kerj a perusahaan.
Strategic Inisiatives
1. Menjalin hubungan yang baik dengan mitra kerj a perusahaan.
2. Mengembangkan cangkupan wilayah dan memperbanyak mitra kerja perusahaan.
1.Pengelolaan terhadap ekspansi (pengembangan) mitra kerja perusahaan.
2.Perencanaan pengadaan hubungan mitra kerja.
Membangun Pengembangan aplikasi SRM (Supply Relationship Management ) terhadap aplikasi perusahaan.
75
Tabel 4.3 Demand/Supply Planning: Peningkatan Produktivitas kegiatan
Operasioal
Demand Supply
Business Strategic Context Strategic Plan for the Use of IT
Strategic Plan for the Supply of IT
Strategic Intention
Peningkatan Produktivitas kegiatan Operasioal.
Menyediakan sistem agar penambahan, pengurangan dan pengeditan dapat di update secara aktual di lapangan.
Menyediakan infrastruktur IT dan aplikasi yang mendukung perubaan data di pusat dengan di lapangan secara cepat.
Strategic Objectives
1. Informasi data dapat disajikan secara aktual.
2. Data yang ada di pusat dapat dijaminkan ketepatan dat anya sesuai dengan keadaan dilapangan.
3. Mempercepat pemindahan dan pencarian peti kemas.
Perubahan data dapat diubah secara cepat setelah pemindahan peti kemas.
Lokasi peti kemas yang terdata secara aktual, bedasarkan keadaan di lapangan.
Me nyediakan suatu device berbentuk portable untuk mempermudah kinerj a operasional dalam meng-update data.
Strategic Inisiatives 1. Mengelola tingkat kinerja
operasional.
2. Menganalisa kebutuhan operasional secara berkal a demi mendapatkan peningkatan kinerj a perusahaan yang direncanakan.
Megidentifikasi kebutuhan operasional dan mengembangkan kegiatan yang ada dengan dukungan TI
Menyediakan suatu alat hand held tool (HHT) untuk melakukkan pengiriman informasi mengenai dat a pemindahan dan penempatan peti kemas di lapangan secara aktual.
76
Tabel 4.4 Demand/Supply Planning: Peningkatan pelayanan kepada pelanggan
(Customer approach)
Demand Supply
Business Strategic Context Strategic Plan for the Use of IT
Strategic Plan for the Supply of IT
Strategic Intention
Peningkatan pelayanan kepada pelanggan (Customer approach).
Peningkatan fasilitas pemesanan maupun transaksi secara online.
Mengembangkan sistem pada perusahaan yang dapat melayani seluruh customer.
Strategic Objectives
1.Memberikan kepuasan customer.
2.Meningkatkan keuntungan transaksi perusahaan.
3.Memberikan kemudahan customer dalam bertransaksi.
Mengumpulkan informasi mengenai data – data customer.
Membuat fasilitas yang mencakup keseluruhan t ahapan dalam satu portal.
Membuat suatu portal yang mencakup kegiatan transaksi secara online .
Mengembangkan infrastruktur website demi mendukung pelayanan customer.
Strategic Inisiatives
1. Menganalisa secara periodic atas kebutuhan yang dibutuhkan customer.
2. Menyediakan dan mengembangkan layanan customer secara berkala.
Memahami kebutuhan customer dan mengembangkan layanan sesuai dengan kebutuhan customer.
1.Membuat dan mengimplementasi sistem CRM.
2.Penerapan sistem pemesanan dan transaksi dalam website.
77
Tabel 4.5 Demand/Supply Planning: Peningkatan daya saiang fasilitas TI
Demand Supply
Business Strategic Context Strategic Plan for the Use of IT
Strategic Plan for the Supply of IT
Strategic Intention
Peningkatan daya saing TI. Penggunaan TI dan komunikasi yang sesuai dengan strategi perusahaan.
Meningkatkan kualitas TI yang dapat membantu perusahaan dalam melakukan kegiatan bisnis.
Strategic Objectives
1. Meningkatkan daya saing bisnis perusahaan dengan pemanfaatan TI.
2. Memberikan kepercayaan lebih kepada customer atas keberadaan history data transaksi yang ada pada perusahaan.
3. Mempertahankan keutuhan data harian pada perusahaan.
1. Investasi TI yang dikeluarkan dapat sesuai dengan arahan strat egi perusahaan.
2. Membuat fasilitas sistem data backup perusahaan.
3. Menganalisa dan mengembangkan sistim networking (alur data ) perusahaan
Merencanakan suatu sistim yang berguna untuk mendukung keamanan data dari suatu musibah yang menyebabkan keilangan/keruskan data.
Strategic Inisiatives
1. Mengarahkan TI pada arahan strategi perusahaan.
2. Menganalisa dan memperhitungkan setiap pengeluaran biaya pengembangan TI.
Investasi TI yang dapat memberikan hasil dan nilai bagi perusahaan, customer, serta mitra kerja.
Menerapkan DRC (Disaster Decovery Central) demi keamanan keutuhan data perusahaan.
78
4.5 Spesifikasi Portfolio Project
Portfolio Project meliputi proyek-proyek yang akan dikembangkan atau
diusulkan pada Divisi Terminal Peti Kemas PT. Multi Terminal Indonesia (PT.MTI)
selain itu, Portfolio Project ini digunakan untuk mengetahui nilai dampak, resiko, serta
jumlah biaya dari masing-masing proyek.
4.5.1 Portfolio Project
1. Penerapan sistem Disaster Recovery Center (DRC)
a) Tujuan awal : Penerapan sistem Disaster Recovery Center
(DRC) ditujukan untuk pendukung kinerja organisasi, khususnya
dalam menjaga keamanan data yang ada.
b) Manfaat : Sebagai sarana untuk membantu membuat
keputusan ketika bencana terjadi sehingga memberikan keyakinan
kepada organisasi bahwa proses bisnis dapat terus berjalan secara
berkala.
c) Fungsi : Membuat ketersediaan stand-by system dengan
menyediakan back-up informasi dan dokumen asli secara
periodik.
79
2. Penerapan Customer Relationship Management (CRM)
a) Tujuan awal : Memberikan Layanan yang terbaik untuk
pelanggan , baik itu dari segi kenyamanan dan kepercayaan.
b) Manfaat : Membuat komunikasi kepada pelanggan, mendata
informasi penting seperti rincian data pelanggan, History
Transaksi, dan keluhan yang diberikan untuk di proses lebih
lanjut. Dan juga memberikan pelayanan secara intensif dalam
pelayanan pertanyaan maupun pelayanan pemesanan.
c) Fungsi : Membuat databse pelanggan untuk dihubungkanp
pada aplikasi yang ada, sehingga organisasi bisa melihat informasi
keseluruhan.
3. Penerapan Supplier Relationship Managament (SRM)
d) Tujuan awal : Membuat relasi kepada pihak supplier / Mitra
Kerja menjadi lebih baik.
e) Manfaat : Kedua belah pihak dapat mengetahui informasi
yang dibutuhkan seperti produk berserta harganya secara langsung
dan cepat, dapat membuat kesepakatan secara langsung dengan
produk baru yang dimiliki mitra kerja , mengurangi biaya
administrasi seperti invoice dan report , dan juga menghindari
80
biaya tak terduga seperti pungli pada saat mengantarkan alat
berat.
f) Fungsi : Membuat Integrasi databse pelanggan dengan
mitra kerja untunk dihubungkan pada aplikasi yang ada pada
perusahaan masing - masing.
4. Pengembangan Website
a) Tujuan Awal : Untuk mempermudah pelanggan dalam melihat
jadwal kapal dan juga pemesanan serta pembayaran.
b) Manfaat : Memberikan informasi mengenai perusahaan
untuk mempermudah pelanggan dalam mencari informasi yang
dibutuhkan sebelum melakukan transaksi atau pemesanan.
c) Fungsi : Membuat fitur pemesanan secara online dan
pembayaran secara online, dengan penyediaan semua keterangan
yang dibutuhkan pelanggan sebelum memesan.
5. Penyediaan Hand Held Tool Container Terminal
a) Tujuan Awal : Mempermudah user dalam melakukan kegiatan
operasional di lapangan container terminal dalam menginput atau
mengedit data.
81
b) Manfaat : Mempermudah pencarian peti kemas,
mempercepat perancanaan dalam memindahkan peti kemas dan
juga memberikan informasi aktual bedasarkan keadaan di
lapangan.
c) Fungsi : Menginput atau mengedit data kegiatan
operasional di lapangan peti kemas dengan data yang tersimpan di
database pusat secara langsung.
4.5.2 Spesifikasi Proyek
Usulan investasi membutuhkan softwate, hardware, dan braindware.
Berikut kebutuhan yang dibutuhkan untuk investasi selanjutnya mencakup
pengembangan web dengan dukungan Customer Relationship Management
(CRM) serta Supplier Relationship Management (SRM), pembuatan Disaster
Recovery Center (DRC), dan penerapan Hand Held Tool (HHT) :
4.5.2.1 Customer Realtionship Management (CRM), Supplier
Relationship Management (SRM), dan Pengembangan
Website
Customer Realtionship Management (CRM)
Customer Relationship Management (CRM) adalah sebuah
pendekatan yang memandang bahwa pelanggan adalah inti dari bisnis dan
82
keberhasilan suatu perusahaan tergantung dari bagaimana mereka
mengelola hubungannya secara efektif.
Adapun Sistem Customer Relationship Management (CRM)
yang nantinya akan berjalan di perusahaan adalah sebagai berikut :
Gambar 4.1 Alur kerja Customer Relationship Management (CRM)
Pelayanan pelanggan yang ada di perusahaan akan
dikembangkan sehingga perusahaan bisa menanggapi respon pelanggan
baik dari telepon, fax , maupun e-mail. Dan juga proses pemesanan yang
dilakukan pelanggan akan dimonitor dan dikonfirmasi secara lanjut jika
peti kemas sudah dalam perjalanan ataupun sudah berada di lapangan peti
kemas. Keluhan yang diterima perusahaan akan disimpan, agar
perusahaan dapat mempelajari dari setiap keluhan yang ada dan
menindaklanjuti solusi yang nantinya harus diterapkan di perusahaan, hal
ini merupakah tindakan yang penting untuk menjaga pelanggan agar tetap
menggunakan jasa perusahaan. Selain itu perusahaan akan menerapkan
sistem Reminder yang berguna untuk memberi notifikasi kepada
pelanggan tentang informasi–informasi penting melalui e-mail, seperti
CRM
Custo mer Service* Telepon / Hotl ine / F ax* Websi te / Email* Fo llow Up P emesa na n
Database* D atab ase Histo ry Pemesanan* D atab ase Histo ry Keluhan
Reminder( e-mail )
* Ja tuh Tempo Peluna san* Konfirma si Pemesanan* Event tertentu
83
tanggal jatuh tempo pembayaran, nota pemesanan, dan juga ucapan
selamat pada event tertentu.
Supplier Relationship Management (SRM)
Supplier Relationship Management (SRM) adalah pendekatan
komprehensif untuk mengelola interaksi suatu perusahaan dengan
organisasi yang menyediakan barang dan jasa yang digunakannya.
Tujuan dari manajemen pemasok hubungan SRM adalah untuk
memudahkan serta membuat lebih efektif proses antara perusahaan dan
pemasoknya.
Gambar 4.2 Alur kerja Supplier Relationship Management (SRM)
Sistem Supplier Relationship Management (SRM) yang
diterapkan adalah integrasi data pada perusahaan dengan mitra kerja.
Integrasi dilakukkan dengan menerapkan suatu sistim penggabungan
aplikasi maupun database pada tiap - tiap perusahaan. Dengan
penggabungan data yang dilakukan pada tiap–tiap aplikasi yang dipakai,
Partner Terminal Peti Kemas Data Integrated
Information Pricing Update
Reduce Administrati
ve cost
Control maverick
procuremen
Partner Resource Visibility
84
kedua belah pihak mendapatkan keuntungan proses bisnis dan juga
keuangan, adapun keuntungan tersebut adalah pertama informasi
mengenai perubahan biaya baru yang secara otomatis langsung terupdate.
Kedua mengurangi biaya administrasi seperti kertas dan tinta karena
semua file invoice dan Report diubah menjadi otomatisasi karena sistem
yang terintegrasi. Ketiga, Mengurangi biaya tak terduga pada saat
melakukan transaksi,seperti pungli pada saat mengantarkan alat berat.
Keempat, Informasi mengenai sumber daya mitra kerja yang bersifat
terbuka.
Pengembangan Website
Website merupakan portal dimana semua orang dapat
mangakses berbagai informasi yang disediakan oleh perusahaan
Proyek ini merupakan pengembangan website dengan
menambah fitur pemesanan serta pembayaran secara “tidak langsung”
dengan dukungan penerapan database sistem dari Customer Relationship
Management (CRM) sebagai ID akun pelanggan pada website, Alur
pemesanan maupun pembayaran pada website dapat digambarkan sebagai
berikut :
85
Gambar 4.3 Alur Kerja Pemesanan dan Pembayaran pada
Website
Pada mulanya pelanggan dapat melihat kapal – kapal mana saja
yang akan datang maupun berangkat dengan keterangan tanggal dan
waktu, selain itu informasi tentang ketersediaan untuk pemesanan juga
dijabarkan pada halaman tersebut (1). Lalu pelanggan dapat pindah ke
halaman yang berisi informasi keseluruhan tentang cara pemesanan serta
pembayaran secara lengkap (2). Jika pelanggan sudah yakin dengan
pemesanannya, pelanggan dapat mengisi form pemesanan dengan
*optional
Register Account
Login Account
(1)
Lihat Halaman Jadwal Kedatangan-keberangkatan Kapal/
(2)
Lihat Tata Cara pemesanan dan Pembayaran
(3)
Melakukan pemesanan pada halaman form
pemesanan
(4)
Diterimanya Kode Transfer
dengan nominal yang harus
dibayar
(5)
Mengirim Bukti Transfer e-payment
melalui e-mail
86
panduan jadwal kapal pada halaman yang sebelumnya dibuka (3).
Pelanggan akan mendapatkan kode boking yang harus disertakan ketika
mentransfer dana dan juga keterangan seberapa besar biaya yang harus
dibayar (4). Setelah pelanggan selesai mentransfer dana, bukti transfer
yang berbentuk e-mail dikirim kepada perusahaan untuk ditindaklanjuti
proses pemesanannya (5).
Keterangan spesifikasi Proyek
Spesifikasi maupun biaya yang dibutuhkan dalam proyek ini
dijabarkan sebagai berikut:
Tabel 4.6 Speseifikasi Proyek Website
Keterangan Waktu Biaya IT Consultant *
1 tahun, 3 bulan Rp.250.000.000
Perencanaan Pengerjaan Perancangan Sistem Programing Website Implementasi dengan Evaluasi Infrastruktur Hardware Software Operation System
Keterangan : Harga dan spesifikasi bedasarkan Perusahaan
konsultan TI, PT.Xinix.
87
4.5.2.2 Disaster Recovery Center (DRC)
Disaster Recovery Center (DRC) merupakan suatu fasilitas
dalam perusahaan yang berfungsi untuk mengambil alih fungsi suatu unit
ketika terjadi gangguan serius yang menimpa satu atau beberapa unit
kerja penting di perusahaan, seperti pusat penyimpanan dan pengolahan
data dan informasi.
Gambar 4.4 Alur Kerja Disaster Recovery Center (DRC)
D a ta bas e S erve r KL D a tab ase S erve r K P
K a ntor L apa nga n K ant or P usa t
Sw it ch K L Sw i tch KP
c lie nts cl ient s
Fi ber O ptic
Sw itc h
Ba ckup D ata ba seSi ste m D RC
88
Disaster Recovery Center (DRC) yang diusulkan pada perusahaan
adalah dengan membangun suatu ruangan dengan sistem sekuritas yang berfungsi
untuk memproteksi server terhadap bencana,dan sistem server yang akan berjalan .
Sistem ini akan menjaga server backup dan memonitor database yang beroperasi.
Jika ada sistem gagal ataupun sistem yang rusak, sistem DRC akan mengganti
keseluruhan server yang bertugas menyimpan seluruh database kegiatan operasional
yang terjadi di perusahaan.
Keterangan spesifikasi Proyek
Spesifikasi maupun biaya yang dibutuhkan dalam proyek ini
dijabarkan sebagai berikut:
Tabel 4.7 Speseifikasi Proyek Disaster Recovery Center (DRC)
Keterangan Waktu Biaya IT Consultant**
2 tahun Rp.750.000.000
Perencanaan Pengerjaan Perancangan Sistem Perancangan Keamanan Ruangan Implementasi dengan Evaluasi Infrastruktur Hardware Software Operation System
Keterangan : Harga dan spesifikasi bedasarkan Perusahaan
konsultan TI, PT.Xinix dengan menggunakan dukungan Infrastruktur
Based on IBM.
89
4.5.2.3 Hand Held Tool (HHT)
HHT merupakan sebuat device berbentuk seperti kalkulator
besar dengan banyak tombol, tetapi device ini mempunyai operating
system berbasis window. Alat ini memberikan sinyal yang diterima oleh
tower yang berguna untuk mengirim atau menerima data dari database
pusat.
Gambar 4.5 Alur Kerja Jaringan Data Hand Held Tool (HHT)
Ketika proses bongkar muat dilakukan dilapangan, pengupdetan
data dilaksanakan secara langsung dengan HHT yang dipegang oleh
karyawan yang sedang bertugas dilapangan. Pengupdatetan yang dilakukan
HHT akan dikirim melalui sinyal yang nantinya ditangkap oleh tower yang
berdiri dilapangan terminal peti kemas (1). Tower yang menerima data akan
mengirim data yang dikirim oleh HHT dari terminal peti kemas kepada
kantor lapangan melalui kabel faber optic yang tersambung menuju kantor
lapangan (2). Data dikantor lapangan secara otomatis akan terupdate secara
langsung, data yang sudah terupdate akan dikirim secara otomatis juga
Lapangan Operasional
Kantor Lapangan
Kantor Pusat1
2
3
90
kepada kantor pusat melalui jaringan Electronic Data Interchange (EDI)
yang sudah tersedia (3).
Keterangan spesifikasi Proyek
Spesifikasi maupun biaya yang dibutuhkan dalam proyek ini
dijabarkan sebagai berikut:
Tabel 4.8 Speseifikasi Proyek Hand Held Tool (HHT)
Keterangan Waktu Biaya Hardware
3 bulan Rp.80.800.000
HHT Psion Teklogix 7535 G2 ( 2 Unit ) Radio 802.11b/g,direct sequence (DS)-extended range ( 2 Unit )
Battery,1900 Mah Li-ion ( 2 Unit ) Jasa Pengembangan Aplikasi dengan sistem HHT Pembuatan Tower Koneksi Tower dengan Kantor Lapangan Pelatihan Karyawan
91
4.6 Business Value
1. Disaster Recovery Center (DRC)
Tabel 4.9 Business Value untuk Disaster Recovery Center (DRC)
15 25 30 30
Perlu
asan
Pe
ning
kata
n K
erja
Sa
ma
Den
gan
Mitr
a K
erja
.
Peni
ngka
tan
Prod
uktiv
itas
kegi
atan
O
pera
sioa
l
Peni
ngka
tan
pela
yana
n ke
pada
pe
lang
gan
(Cus
tom
er
appr
oach
)
Peni
ngka
tan
daya
sa
iang
fas
ilita
s TI
(H
ardw
are
supp
ort)
User 1 4 3 4 4 3
4 4 5 4 4
5 4 4 4 5
5 5 4 5 5
User 2 User 3 User 4 User 5 Total 18 21 22 24 Average 3.6 4.2 4.4 4.8 Score 54 105 132 144 435
a. Nilai Resiko Terdiri atas :
1. Resiko proyek dan organisasi : (10+7+7+9+8) /5 = 8.2
2. Ketidakpastian pendefinisian : (7+10+7+7+9) /5 = 8
3. Ketidakpastian teknis : (10+8+8+10+9) /5 = 9
4. Resiko infrastruktur : (8+10+8+8+9) /5 = 8.6
5. Resiko teknis TI : (8+9+8+9+8) /5 = 8.4
6. Resiko investasi : (9+8+9+10+9) /5 = 9
7. Resiko manajemen proyek : (9+10+9+9+7) /5 = 8.8
Jumlah nilai resiko adalah : 8.2 + 8 + 9 + 8.6 + 8.4 + 9 + 8.8 = 60
92
b. Biaya : Rp.750.000.000,-
2. Customer Relationship Management (CRM)
Tabel 4.10 Business Value untuk Customer Relationship Management
(CRM)
15 25 30 30
Perlu
asan
Pe
ning
kata
n K
erja
Sa
ma
Den
gan
Mitr
a K
erja
. Pe
ning
kata
n Pr
oduk
tivita
s ke
giat
an
Ope
rasi
oal
Peni
ngka
tan
pela
yana
n ke
pada
pe
lang
gan
(Cus
tom
er a
ppro
ach)
Pe
ning
kata
n da
ya s
aian
g fa
silit
as
TI
(Har
dwar
e su
ppor
t)
User 1 3 4 4 3 4
4 5 4 4 4
5 4 5 5 5
4 4 3 4 5
User 2 User 3 User 4 User 5 Total 18 21 24 20
Average 3.6 4.2 4.8 4 Score 54 105 144 120 423
a. Nilai Resiko terdiri atas :
1. Resiko proyek dan organisasi : (8+9+8+8+8) /5 = 8
2. Ketidakpastian pendefinisian : (7+10+7+10+7) /5 = 8.2
3. Ketidakpastian teknis : (9+10+7+9+7) /5 = 8.4
4. Resiko infrastruktur : (8+9+8+10+8) /5 = 8.8
5. Resiko teknis TI : (8+9+10+9+9) /5 = 9
6. Resiko investasi : (9+9+9+8+9) /5 = 9
93
7. Resiko manajemen proyek : (7+8+9+9+9) /5 = 8.4
Jumlah nilai resiko adalah : 8 + 8.2 + 8.4 + 8.8 + 9 + 9 + 8.4 = 59.6
b. Biaya : Rp.250.000.000,-
3. Supplier Relationship Management (SRM)
Tabel 4.11 Business Value untuk Supplier Relationship Management (SRM)
a. Nilai Resiko terdiri atas :
1. Resiko proyek dan organisasi : (6+9+7+7+9) /5 = 7.6
2. Ketidakpastian pendefinisian : (10+7+7+10+7) /5 = 8.2
3. Ketidakpastian teknis : (7+10+8+8+8) /5 = 8.5
4. Resiko infrastruktur : (10+7+7+10+7) /5 = 8.2
5. Resiko teknis TI : (8+9+9+9+9) /5 = 8.8
6. Resiko investasi : (9+9+9+8+9) /5 = 8.8
15 25 30 30
Perlu
asan
Pe
ning
kata
n K
erja
Sa
ma
Den
gan
Mitr
a K
erja
. Pe
ning
kata
n Pr
oduk
tivita
s ke
giat
an
Ope
rasi
oal
Peni
ngka
tan
pela
yana
n ke
pada
pe
lang
gan
(Cus
tom
er a
ppro
ach)
Pe
ning
kata
n da
ya s
aian
g fa
silit
as
TI
(Har
dwar
e su
ppor
t)
User 1 5 4 5 5 4
4 5 5 4 4
4 3 4 4 3
5 4 4 4 5
User 2 User 3 User 4 User 5 Total 23 22 18 22
Average 4,6 4.4 3.6 4.4 Score 69 110 108 132 419
94
7. Resiko manajemen proyek :(8+9+9+9+8) /5 = 8.6
Jumlah nilai resiko adalah : 7.6 + 8.2 + 8.5 + 8.2 + 8.8 + 8.8 + 8.6
= 58.4
b. Biaya : *Rp 250.000.000,-
4. Hand Held Tool (HHT)
Tabel 4.12 Business Value untuk Hand Held Tool (HHT)
15 25 30 30
Perlu
asan
Pe
ning
kata
n K
erja
Sa
ma
Den
gan
Mitr
a K
erja
. Pe
ning
kata
n Pr
oduk
tivita
s ke
giat
an
Ope
rasi
oal
Peni
ngka
tan
pela
yana
n ke
pada
pe
lang
gan
(Cus
tom
er a
ppro
ach)
Pe
ning
kata
n da
ya s
aian
g fa
silit
as
TI
(Har
dwar
e su
ppor
t)
User 1 3 4 3 3 4
5 4 3 4 5
4 4 5 4 4
4 3 4 4 3
User 2 User 3 User 4 User 5 Total 20 22 21 18
Average 4 4.4 4.2 3.6 Score 60 110 126 108 404
a. Nilai Resiko terdiri atas :
1. Resiko proyek dan organisasi : (5+5+4+6+6) /5 = 5.2
2. Ketidakpastian pendefinisian : (3+6+3+6+6) /5 = 4.8
3. Ketidakpastian teknis : (4+3+3+6+6) /5 = 4.2
95
4. Resiko infrastruktur :(3+6+4+5+6) /5 = 4.8
5. Resiko teknis TI : (5+4+4+4+4) /5 = 4.2
6. Resiko investasi : (5+5+3+5+4) /5 = 4.4
7. Resiko manajemen proyek : (6+4+5+4+3) /5 = 4.4
Jumlah nilai resiko adalah : 5.2 + 4.8 + 4.2 + 4.8 + 4.2 + 4.4 + 4.4
= 32
b. Biaya :Rp 80.800.000,-
5. Website
Tabel 4.13 Business Value untuk Website
15 25 30 30
Perlu
asan
Pe
ning
kata
n K
erja
Sa
ma
Den
gan
Mitr
a K
erja
. Pe
ning
kata
n Pr
oduk
tivita
s ke
giat
an
Ope
rasi
oal
Peni
ngka
tan
pela
yana
n ke
pada
pe
lang
gan
(Cus
tom
er
appr
oach
) Pe
ning
kata
n da
ya
saia
ng fa
silit
as T
I (H
ardw
are
supp
ort)
User 1 4
5
4
3
5
5
4
5
5
4
4
5
5
5
4
4
3
5
5
4
User 2
User 3
User 4
User 5
Total 19 23 23 21
Average 3.8 4.6 4.6 4.2
Score 57 115 138 126 436
96
a) Nilai Resiko terdiri atas :
1. Resiko proyek dan organisasi : (7+8+9+8+7) /5 = 7.8
2. Ketidakpastian pendefinisian : (8+8+7+7+7) /5 = 7.4
3. Ketidakpastian teknis : (7+7+8+7+6) /5 = 7
4. Resiko infrastruktur : (5+6+6+5+4) /5 = 5.2
5. Resiko teknis TI : (7+8+7+7+8) /5 = 7.4
6. Resiko investasi : (8+7+9+8+8) /5 = 8
7. Resiko manajemen proyek : (8+7+6+7+7) /5 = 7
Jumlah nilai resiko adalah : 7.8 + 7.4 + 7 + 5.2 + 7.4 + 8 + 7
= 49.8
b) Biaya : *Rp. 250.000.000,-
4.6.1 Kategori Portfolio Project
Tabel 4.14 Kategori Portfolio Project
Portfolio Project
Nama Proyek Dampak Resiko Biaya ( Juta Rupiah ) Portfolio
Supplier Relationship Management (SRM) 419 58,4
250 Strategic Customer Realtionship Management (CRM) 423 59,6
Pengembangan Website 436 49,8
Disaster Recovery Center (DRC) 435 60 750 Mandated
Hand Held Tool (HHT) 404 32 80,8 Factory
97
4.7 Hasil Analisa Portfolio Project
4.7.1 Persentase Biaya Investasi Light – on dengan Investasi Project
Gambar 4.6 Persentase Biaya Investment
Berdasarkan gambar dapat dilihat bahwa persentase biaya Light – on
Investment atau investasi sebelumnya yang sekarang sdang berjalan adalah
sebesar 45% dengan biaya Rp. 1.581.475.500,- . Persentase untuk Project
Investment atau investasi yang diusulkan adlah sebesar 55% dengan biaya Rp.
1.080.000.000 ,-
59%�
41%�
Persentase Biaya Investment
Light - on investment
Project Investment
98
4.7.2 Persentase Biaya Portfolio Project
Persentase Biaya Proyek (dalam jutaan rupiah)
70%
7%
23%
Disaster Recovery Center(DRC)Website,CRM, dan SRM
Hand Held Tool (HHT)
Gambar 4.7 Persentase Biaya Project
Berdasarkan gambar dapat dilihat bahwa persentase biaya proyek Website,
Customer Relationship Management (CRM), dan Supplier Relationship Management
(SRM) sebesar 7% dengan biaya Rp. 250.000.000,- . Persentase untuk proyek Hand Held
Tool (HHT) sebesar 23% dengan biaya Rp. 80.800.000,- . Kemudian Persentase untuk
proyek Disasster Recovery Center (DRC) sebesar 70% dengan biaya Rp.750.000.000,- .
99
4.7.3 Priorization
Melakukan prioritisasi bedasarkan analisa dampak dan resiko dengan hasil
sebagai berikut :
Analisa Dampak dan Resiko Terhadap Biaya (dalam jutaan rupiah)
Dampak
Gambar 4.8 Bubble Analisa Dampak dan Resiko Terhadap Biaya
Pada proyek dapat dilakukan oleh bagian terminal peti kemas pada PT
Multi Terminal Indonesia (MTI) resiko terbesar dimiliki oleh proyek Disaster
Recovery Center (DRC) dengan nilai resiko 60. Resiko terendah dimiliki oleh
proyek Hand Held Tool (HHT) dengan nilai resiko 32. Sedangkan untuk dampak
yang tertinggi adalah proyek Website dengan nilai 436 yang berada diatas proyek
DRC dengan selisih nilai 1 poin dan dampak terendah adalah HHT dan Customer
Relationship Management (CRM) dengan nilai 404.
100
4.7.3.1 Poin Website
Proyek Website memiliki dampak yang paling tinggi dengan
resiko yang sedang. Adapun penjelasannya yaitu :
a. Dampak yang tinggi sebesar 436 poin dikarenakan proyek website
berpengaruh pada peningkatan pelayanan terhadap pelanggan karena
secara tidak langsung pelayanan yang baik dapat juga menunjang
peningkatan jumlah pelanggan dan berpengaruh terhadap keuntungan
perusahaan nantinya.
b. Sedangkan resiko sebesar 49.8 poin dikarenakan proyek ini sudah
memiliki infrastruktur, hanya tinggal menambahkan sistim yang
mendukung proyek dan melakukan penyesuaian antara insfrastruktur
dengan sistim yang akan dikembangkan.
4.7.3.2 Poin Disaster Recovery Center (DRC)
Proyek Disaster Recovery Center (DRC) memiliki dampak
tertinggi kedua setelah proyek website dengan selisih nilai 1 poin dan
mempunyai tingkat resiko yang paling tinggi. Adapun penjelasannya yaitu :
a. Dengan dampak sebesar 435 poin, proyek ini merupakan suatu yang
dibutuhkan perusahaan dalam menjaga keutuhan data yang ada, proyek
ini juga merupakan solusi pengamanan jika perusahaan mendapatkan
suatu kejadian yang menyebabkan kehilangan data perusahaan.
101
b. Tingkat resiko yang paling tinggi sebesar 60 poin, dikarenakan proyek
ini menerapkan sistem yang belum pernah diterapkan sebelumnya dan
juga proyek ini harus melalui proses perencanaan yang sangat matang
agar dampak positif yang diberikan pada proyek bermanfaat secara
maksimal dengan resiko-resiko yang telah diidentifikasi dan solusi-
solusi penanganan yang telah direncanakan sebelumnya.
4.7.3.3 Poin Customer Relationship Management (CRM)
Proyek Customer Relationship Management (CRM) memiliki
dampak tinggi ketiga setelah proyek Disaster Recovery Center (DRC).
Adapun penjelasannya yaitu :
a. Dampak tinggi sebesar 423 poin, dikarenakan proyek ini berhubungan
dengan tingkat kepuasan pelanggan yang secara tidak langsung
berakibat pada peningkatan keuntungan perusahaan.
b. Tingkat resiko yang tinggi sebesar 59.6 poin dikarenakan jika sistem
ini tidak berjalan seperti yang diharapkan akan berpengaruh terhadap
penurunan kepuasan pelanggan yang nantinya berdampak pada
penurunan produktifitas perusahaan.
102
4.7.3.4 Poin Supplier Relationship Management (SRM)
Proyek Supplier Relationship Management (SRM) memiliki
dampak tinggi keempat setelah proyek Customer Relationship
Management (CRM). Adapun penjelasannya yaitu :
a. Dampak tinggi sebesar 419 poin dikarenakan proyek ini membuat
suatu komunikasi antara perusahaan dan mitra kerja menjadi lebih
baik. Jika tingkat hubungan yang terjalin pada mitra kerja dapat
dipelihara dengan baik maka kebutuhan operasional perusahaan yang
dibutuhkan terhadap mitra kerja dapat terpenuhi secara efektif dan
efisien.
b. Tingkat resiko yang tinggi sebesar 58.4 poin dikarenakan jika
hubungan yang terjalin dengan mitra kerja menjadi terganggu maka
siklus dari proses bisnis perusahaan dapat berjalan tidak efektif dan
operasional perusahaan juga tidak berjalan dengan baik.
4.7.3.5 Poin Hand Held Tool (HHT)
Proyek Hand Held Tool (HHT) memiliki dampak dan tingkat
resiko yang rendah dari semua proyek. Adapun penjelasannya yaitu:
a. Dampak sebesar 404 poin dikarenakan, traffic bongkar muat peti
kemas yang berasal dari pemesanan pelanggan belum terlalu melebihi
kapasitas kemampuan perusahaan dalam menanganinya. HHT hanya
103
sebagai pendukung operasional perusahaan dan tidak terlalu
berpengaruh terhadap perkembangan bisnis perusahan.
b. Resiko yang ditimbulkan sebesar 32 poin karena proyek ini hanya
membangun dua tower pada sudut lapangan dan menghubungkan ke
kantor lapangan, serta mengembangkan aplikasi agar bisa disatukan
dengan HHT dan training pemakaian oleh karyawan tidak
membutuhkan waktu yang lama.
4.7.3.6 Hasil Analisa Priorization
Berdasarkan analisa dampak dan resiko yang ditimbulkan dalam
tiap-tiap proyek, dan juga penjelasan keduanya. Maka, tahapan
implementasi proyek diurutkan sebagai berikut :
1. Proyek Disaster Recovery Center (DRC)
2. Gabungan Proyek :
Pengembangan Website
Relationship Management (CRM)
Supplier Relationship Management (SRM)
104
* Ketiga Proyek tersebut digabungkan karena pekerjaan bisa
dilakukan peusahaan Softwarehouse sekaligus, tetapi
urutan dampak berdasarkan proyek website.
3. Hand Held Tool (HHT)
4.8 Innovation
Innovation merubah kesempatan TI menjadi strategi bisnis baru yang mendukun g
arahan strategi yang sudah ada untuk menjawab kebutuhan terminal peti kemas.
Perencanaan innovation dalam NIE terdiri dari empat komponen, antara lain :
Business and Technology Monitoring (Apa saja perubahan yang mempengaruhi
perusahaan)
Berikut adalah beberapa hal yang di monitoring perusahaan untuk memperbaiki
atau mengarahkan kinerja perusahaan menjadi lebih baik, antara lain:
Memantau pengembangan dari aplikasi yang dipakai terminal peti kemas yaitu
aplikasi Container Terminal Operation System (CTOS). Aplikasi ini merupakan aplikasi
tunggal yang diandalkan terminal peti kemas, oleh karena itu perkembangan yang
dibutuhkan oleh aplikasi CTOS demi menyempurnakan proses kegiatan operasionalnya
harus diperhatikan dengan baik karena pemantauan terhadap aplikasi dengan analisis
tertentu dapat menjadi suatu nilai fatal dimasa depan dan juga menganalisis celah-celah
yang membuat aplikasi tersebut menjadi kurang efektif dan efisien untuk ditindak lanjuti
secara berkala.
105
Innovation Visioning
Alternatif yang dapat mendukung bisnis baru adalah sebagai berikut:
1. Pengembangan TI yang mengarah kepada otomatisasi operasional untuk
memudahkan proses kegiatan baik menurunkan dan menaikkan peti kemas
maupun mengatur keberadaan peti kemas itu di terminal, sebagai contoh hal ini
dapat dilakukan dengan mengimplementasikan sistem Traffic Analysis of Quay
Rail and Road (TRAFALQUAR) yang berguna untuk membongkar dan membuat
peti kemas dari kapal, sistem Container Terimnal Simulation : TIMEsquare yang
berguna untuk mengantar peti kemas dari kapal ke lapangan maupun sebaliknya
dan juga mengatur keberadaan peti kemas di lapangan, dan sistem Container
Terminal Optimised Logistics Simulation (CONTROLS) yang berguna untuk
mengatur traffic peti kemas yang masuk maupun keluar agar berjalandengan
efektif dan efisien. Semua sistem tersebut merupakan sistem yang dibuat oleh
perusahaan TBA asal Belanda yang bergerak dibidang pendukung sistem Terminal
Petikemas.
2. Menjalin kerjasama pada perusahaan peti kemas yang sudah berkembang lebih
jauh agar dapat dilakukan studi banding terhadap terminal peti kemas yang
beroperasi di Negara lain, hal ini dapat dijadikan sebagai bahan pembelajaran yang
nantinya bisa dipraktekkan perusahaan untuk menjadi lebih baik.
3. Pelayanan dengan customer yang mencapai tingkat excellent sesuai dengan tingkat
standarisasi tingkat pelayanan yang dibuat oleh perusahan itu sendiri, dimana
standarisasi tersebut sudah dibandingkan dengan tingkat standar yang ada pada
106
perusahaan world class, hal ini dapat dilakukan dengan cara menerapkan dan
mengembangkan aplikasi Customer Relationship Management (CRM).
Bussiness Context and choices (Apa yang seharusnya dilakukan perusahaan)
1. Mempersiapkan dan menyediakan infrastruktur, sarana dan prasarana serta semua
sumber daya yang dibutuhkan dalam menerapkan sistem DRC, CRM, serta SRM.
2. Mempersiapkan dan mengembangkan fitur e-business untuk diimplementasikan
pada perusahaan.
3. Menganalisa semua kebutuhan investasi baik itu kebutuhan TI maupun kebutuhan
operasional dengan metode-metode tertentu yang menghasilkan suatu informas i
demi memudahkan manajer dalam menentukan keputusan.
Actionable Innovation (Apa yang akan kita lakukan)
1. Menerapkan sistem DRC, CRM, serta SRM dan juga sistem tersebut harus
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Mengambangkan fitur pemesanan, serta pembayaran berbasis web untuk
mendukung e-business perusahaan yang bertujuan mendukung arahan strategi
dalam pengembangan TI secara terus menerus.
3. Penerapan Hend Held Tool yang nantinya beroperasi dilapangan untuk memenuhi
kebutuhan operasional dilapangan yang nantinya akan berdampak pada kualitas
pelayanan pelanggan.
107
4.9 Perencanaan Strategi
Untuk mendukung investasi proyek yang diusulkan, dibutuhkan perencanaan
berupa Strategic IT Plan dan Strategic IT Requirement.
4.9.1 Strategic IT Plan
Perencanaan strategi TI untuk mendukung kebutuhan TI adalah sebagai berikut:
a. Menyediakan informasi yang dibutuhkan secara cepat untuk mendukung
kegiatan operasional perusahaan.
b. Meningkatkan kemampuan sumber daya manus ia yang berkualitas dan
berkompetensi dalam meghadapi inovasi baru.
c. Meningkatkan efisiensi pembiayaan TI dengan memberikan pelayanan
dan solusi yang tepat atas masalah TI secepat mungkin untuk
meminimalisir adanya kerugian yang terjadi akibat masalah TI tersebut
dan mengendalikan pengeluaran TI agar tidak melebihi anggaran yang
ditetapkan.
d. Mengidentifikasi pembiayaan perencanaan invesatasi untuk
menghasilkan informasi mengenai pengembalian investasi tersebut (IT
payoff).
108
4.9.2 Strategic IT Requirement
Dalam IT requirement, dibuat perencanaan TI beberapa tahun kedepan
untuk memperioritaskan peningkatan atau pengembangan sistem dalam
mendukung arahan strategi bisnis yang ingin dicapai perusahaan.
Berikut adalah strategi perencanaann TI untuk kedepan :
Tahun Perencanaan penggunaan TI
I
a. Perencanaan proses sistem CRM dan SRM
b. Penyediaan kebutuhan infrastruktur maupun sumber daya manusia dalam proyek
c. Pembuatan website dengan integrasi CRM dan SRM
d. Implementasi awal proyek dariCRM, SRM, dan Website
e. Pelatihan karyawan dalam menjalankan sistem baru
II
a. Evaluasi dan perbaikan proyek CRM, SRM, dan Website
b. Perencanaan dan persiapan pembuatan DRC
c. Penyediaan kebutuhan DRC
d. Pelaksanaan pembuatan sistem DRC
e. Monitoring pembangunan sistem DRC
III
a. Implementasi penerapan sistem DRC
b. Identi fikasi kebutuhan-kebutuhan sistem DRC yang tidak efekti f
c. Evaluasi dan pengembangan sistem DRC
d. Pembanguna tower di sudut lapangan
e. Menghubungkan penangkap sinyal dari tower ke kantor pusat
f. Pelatihan karyawan dalam menggunakan HHT