AUDIT PERSONALIA

Anggota

I Putu Gede Wiryawan Ari Putra(1204105022)

Ida Bagus Prastha Bhisama(1204105029)

Putu Dyah Jasmine Pradnyantari(1204105031)

I Wayan Edi Sumadi(1204105033)

Sucipta Bintang Pradnya Dewi(1204105035)

Latar Belakang

• Manusia merupakan sumber daya yang paling penting dan menentukan dalam arah dan perubahan organisasi.

• Maka sumber daya manusia juga memerlukan audit untuk memeriksa dan melihat sejauh mana fungsi-fungsi sumber daya manusia dalam organisasi memenuhi azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi di dalam prakteknya untuk mendukung tercapainya tujuan dan sasaran organisasi secara keseluruhan.

DEFINISI

Audit Personalia adalah merupakan kegiatan evaluasi kesesuaian antara rencana dengan realisasi yang dilakukan dalam suatu organisasi

TUJUAN

Tujuan audit personalia adalah mengevaluasi kegiatan-kegiatan personalia dengan maksud untuk :• menilai efektivitas• mengenali aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki• mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam • menunjukkan kemungkinan perbaikan, dan • membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan-

perbaikan tersebut.

Manfaat Audit Personalia

• Meningkatkan citra profesional departemen sumber daya manusia

• Menjernihkan tugas-tugas dan tanggung jawab departemen sumber daya manusia Merangsang keseragaman berbagai kebijakan dan praktek sumber daya manusia Mengurangi biaya-biaya sumber daya manusia melalui prosedur personalia yang efektif

RUANG LINGKUP AUDIT PERSONALIA

Audit Fungsi Personalia

Audit dimulai dengan mereview kerja departemen personalia.

Tim audit hendaknya :• Mengidentifikasi siapa yang bertanggungjawab

atas setiap kegiatan• menentukan sasaran-sasaran yang akan dicapai

oleh setiap kegiatan • mereview berbagai kebijakan dan prosedur

• menyiapkan laporan audit • koreksi terhadap kesalahan-kesalahan dalam

sasaran, kebijaksanaan dan prosedur• memastikan apakah masalah-masalah temuan

audit telah dipecahkan

System Informasi Manajemen Personalia Informasi Analisis Jabatan Rencana-rencana sumber daya manusia * Standar-standar pekerjaan * Estimasi suplai dan kebutuhan * Deskripsi jabatan * Persediaan ketrampilan * Spesifikasi jabatan * Bagan penempatan

Administrasi kompensasi

Tingkat upah atau gaji Paket kompensasi tambahan Pelayanan-pelayanan kepada karyawan

Penyusunan Personalia dan Pengembangan

Penarikan Seleksi * Sumber-sumber lamaran * Ratio seleksi * Jumlah pelamar * Prosedur-prosedur seleksi * Lamaran-lamaran pekerjaan * Kesempatan seleksi secara “fair” Latihan dan orientasi Pengembangan karier * Program orientasi * Promosi, demosi dan transfer * Sasaran dan prosedur latihan * Program perencanaan karier * Teknik atau metode * Usaha pengembangan sdm

Pengawasan dan Evaluasi Organisasi Penilaian Prestasi Kerja Hubungan Serikat Kary – Mnajemen * Standard dan ukuran prestasi * Pelaksanaan peraturan-peraturan hubungan perburuhan * Teknik-teknik penilaian * Hak-hak manajemen * Wawancara evaluasi * Masalah-masalah penyelesaian perselisihan Pengawasan sumberdaya manusia Audit Personalia * Prosedur disiplin * Fungsi personalia * Komunikasi karyawan * Manajer-manajer operasi * Prosedur perubahan dan * Umpan balik karyawan untuk perubahan departemen personalia

RUANG LINGKUP AUDIT PERSONALIA

• Audit Pelaksanaan Manajerial

Audit juga mereview pelaksanaan berbagai kebijaksanaan dan prosedur personalia oleh para manajer.

Audit hendaknya mengemukakan kesalahan-kesalahan apabila ada kesalahan agar tindakan koreksi dapat dimulai.

RUANG LINGKUP AUDIT PERSONALIA

Audit Kepuasan Karyawan 

Departemen personalia yang efektif mempelajari pemenuhan kebutuhan karyawan. Dengan cara Tim audit mengumpulkan informasi tentang gaji, “benefits”, dan umpan balik yang diterima karyawan tentang prestasi kerja mereka.

Sumber data Audit Personalia

Sumber data dapat diperoleh dari :1.Pemeriksaan fisik2.Konfirmasi3.Dokumentasi4.Observasi5.Pertanyaan pada klien.

PENDEKATAN – PENDEKATAN RISET UNTUK AUDIT

1. Pendekatan KomparatifTim audit membandingkan perusahaan

(atau devisi) dengan perusahaan lain (atau devisi lain) untuk menemukan bidang-bidang pelaksanaan kerja yang jelek.

PENDEKATAN – PENDEKATAN RISET UNTUK AUDIT

2. Pendekatan Wewenang dari Luar

Konsultan atau temuan-temuan riset dari luar perusahaan membantu diagnosa terhadap berbagai penyebab timbulnya masalah-masalah personalia.

PENDEKATAN – PENDEKATAN RISET UNTUK AUDIT

3. Pendekatan Statistik

Dari catatan yang ada, tim audit menyusun standar-standar secara statistik dengan mana berbagai kegiatan atau program dievaluasi. Dengan standar-standar ini, tim bisa menemukan kesalahan-kesalahan.

PENDEKATAN – PENDEKATAN RISET UNTUK AUDIT

4. Pendekatan Kepatuhan (compliance approach)

Melalui pengambilan informasi personalia, tim audit memeriksa pelanggaran-pelanggaran terhadap berbagai hokum atau prosedur perusahaan. Sehingga dapat ditentukan apakah ada penyelewengan terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan dan atau tidak.

PENDEKATAN – PENDEKATAN RISET UNTUK AUDIT

5. Pendekatan MBO (Management By Objective)

Pendekatan MBO dapat diterapkan dalam bidang personalia, dimana tim audit dapat membandingkan hasil kegiatan personalia dengan tujuan yang telah ditetapkan. Bidang-bidang pelaksanaan kerja yang jelek dapat dideteksi dan dilaporkan

Pelaksanaan audit

Pelaksanaan audit harus mencakup :1. Perencanaan audit

Auditor harus merencanakan terlebih dahulu setiap tugas audit yang akan dilakukan dan perencanaan

2. Pengujian dan evaluasi terhadap informasiAuditor harus mengumpulkan,

menganalisis, menginterprestasikan dan mendokumentasikan informasi-informasi yang diperoleh guna menunjang hasil-hasil audit.

Pelaksanaan Audit (lanjutan)3. Prosedur-prosedur audit, termasuk

teknik pengujian dan sampling yang dipergunakan

4. Proses pengumpulan, penganalisisan, penginterpretasian, dan pendokumentasian informasi ini

5. Kertas kerja audit harus dibuat oleh auditor dan diperiksa kembali oleh atasan auditor.

Peralatan – Peralatan Audit Personalia

1. Wawancara (Interview)

2. Kuesioner dan Survai

3. Analisa Catatan

Catatan-catatan yang direview oleh tim audit diantaranya :– Catatan-catatan keamanan dan kesehatan karyawan– Tingkat absensi atau perputaran– Rencana-rencana kegiatan yang telah disetujui – Pemberian kompensasi

Peralatan – Peralatan Audit Personalia (Lanjutan)– Catatan-catatan seleksi dan penempatan internal– Files karyawan– Studi program dan kebijaksanaan di bidang

personalia– Skor-skor tes pendahuluan dan tes purna– Laporan-laporan program khusus

Peralatan – Peralatan Audit Personalia (Lanjutan)

4. Informasi Eksternal

Sumber informasi eksternal berasal dari kantor-kantor tenaga kerja pemerintah, atau asosiasi lain.

Informasi ini berguna sebagai bahan perbandingan yang tidak diperoleh dari perlatan-peralatan sebelumnya.

Peralatan – Peralatan Audit Personalia (Lanjutan)5. Percobaan Personalia

Percobaan ini memungkinkan departemen personalia untuk membandingkan kelompok percobaan dan kelompok pengendalian dibawah kondisi normal.

Sebagai contoh, pelaksanaan program latihan keamanan pada kelompok percobaan, dan kelompok pengendali tidak diberi latihan. Bila kelompok percobaan mempunyai tingkat kecelakaan yang lebih rendah secara signifikan, maka fakta menunjukkan bahwa program latihan keamanan adalah efektif.

LAPORAN AUDIT• Laporan audit merupakan deskripsi

komprehensif aktivitas-aktivitas sumber daya manusia yang meliputi rekomendasi-rekomendasi untuk prakte-praktek yang efektif dan rekomendasi-rekomendasi untuk memperbaiki praktek-praktek yang tidak efektif.

Bagian – Bagian Laporan Audit

1. Untuk para manajer operasi, Laporan ini digunakan untuk

meringkas tugas, tujuan, dan tanggung jawab sumber daya manusia. Seperti : pewawancaraan pelamar, pelatihan karyawan, pengevaluasian kinerja, pemotivasian para karyawan, dan pemuasan kebutuhan-kebutuhan karyawan.

Bagian – Bagian Laporan Audit (Lanjutan)

2. Untuk para manajer dalam departemen personalia,

Spesialis yang menangani kepegawaian, pelatihan, kompensasi, dan aktivitas personalia lainnya juga memerlukan umpan balik.

Bagian – Bagian Laporan Audit (Lanjutan)

3. Untuk manajer personalia.Biasanya berisi :– Permasalahan sumber daya manusia dan

implikasinya – Rekomendasi untuk yang membutuhkan

perubahan yang dapat dinyatakan dalam prioritas yang dilihat oleh tim audit.

Isi Laporan AuditLaporan  audit pada umumnya terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut :• Judul• Daftar isi• Ringkasan dan kesimpulan, yang terutama berguna untuk pimpinan

eksekutif puncak.• Masalah-masalah pokok (tujuan audit, analisis, evaluasi dan

sebagainya)• Kesimpulan dan saran• Tubuh (berisi data, fakta, pandangan serta alasan yang merupakan

dasar kesimpulan dan saran)• Sumber data• Lampiran yang dianggap penting

Terima Kasih