Analisis Jabatan

DEFINISI ANALISIS JABATAN : Studi sistematis mengenai tugas,

kewajiban dan tanggung jawab sebuah pekerjaan dan kualitas yang diperlukan utk melakukan pekerjaan tsb.

Proses pembuatan keputusan terhadap data-data yang sudah dikumpulkan

Proses menghimpun informasi mengenai aspek-aspek kerja yang penting secara sistematis dan bertujuan

Informasi yg dikumpulkan, misalnya : Aktivitas kerja, spt frekuensi, durasi,

ketrampilan, kompleksitas, standar dsb

Peralatan yg digunakan, spt pakaian pelindung, masker dll

Lingkungan kerja, spt kondisi tdk nyaman karena bau, suhu ekstrim atau adanya resiko racun, radioaktif, orang agresif, ledakan berbahaya dll.

Karakteristik personal, spt KSA Hubungan supervisi

Mengapa anajab ?Merupakan landasan keputusan bagi

kegiatan yg berkaitan dengan sumber daya manusia seperti :

Pelatihan Kinerja SeleksiKonsep penting anajab : analisis dan

hasilnya berkaitan dengan pekerjaan, bukan individunya

Hasil pengumpulan informasi Penjelasan pekerjaan (Job

Description) : ketentuan ttg tugas, kewajiban, kualitas personel

Contoh job des asisten bidang SDM : Ringkasan : membantu administrasi

tes, menjadualkan perjanjian, mengatur pencatatan data karyawan.

Tugas dan hasil : Jadual tes, administrasi dan skoring tes, mengatur program orientasi karyawan baru.

Hasil pengumpulan informasi Spesifikasi Jabatan (Job

Spesification): pernyataan tentang karakteristik personal yang diperlukan untuk melakukan sebuah pekerjaan

Contoh job spec : pengalaman minimal 2 tahun dalam

SDM, S1 psi atau menejemen, mahir program manajemen database, interpersonal skill bagus, pengalaman pelatihan dan presentasi.

Hasil pengumpulan informasi

Evaluasi Jabatan (Job Evaluation): asesmen nilai relatif dari sebuah pekerjaan utk menentukan kompensasi yg tepat

sbg dasar pembuatan kriteria untuk menilai kesuksesan karyawan dalam pekerjaannya

HUBUNGAN ANALISIS JABATAN DG FUNGSI PERSONALIA

Disain pekerjaan

Perenc.personel Rekrutm &

SeleksiInformasi Produk EEO Jabatan Anajab Penilaian Kinerja Kompensasi Pelat & Pengemb

Contoh penggunaan

Bidang seleksi :a. Mengidentifikasi tugas-tugas

yang akan dimunculkan pada iklan

b. Mengidentifikasi jenis tes dalam seleksi

c. Mengidentifikasi persyaratan minimal pelamar ketika melakukan screening

d. Memandu wawancara seleksi.

Contoh penggunaan

Bidang kompensasi:a. Menentukan tingkat

ketrampilanb. Mencari faktor kerja yang

dpt diberi kompensasic. Mengidentifikasi lingkungan

kerjad. Menentukan tingkat

pendidikan yang dipersyaratkan

Contoh penggunaan

Bidang pelatihan :a. Isi pelatihanb. Peralatan yang dipakai

dalam proses trainingc. Menentukan metode training

Pengumpulan data :

Wawancara dg pemegang jabatan utama

Wawancara dg penyelia Panel para ahli Angket terstruktur Inventori tugas Check lists Angket jawaban terbuka

Orientasi dalam pengumpulan data

a. Worker- oriented analysis (apa yg dilakukan, tugas dan peralatan). Bermanfaat utk keperluan training dan seleksi

b. Job-oriented analysis (KSA individu). Bermanfaat untuk klasifikasi pekerjaan dan program penggajian

Metode lain Metode Observasi a. dilakukan pd pekerjaan yg mudah

dilihat b. dilakukan pd saat pekerjaan

dilakukan c. bisa menimbulkan efek Hawthorne (krn diperhatikan)

Metode Data tersedia menggunakan data yang sdh ada

atau meminjam dari perusahaan lain

Metode Wawancara a. menggunakan pertanyaan terbuka atau terstruktur b. dpt menjangkau informasi luas Metode Survei a. dapat menggunakan angket b. pertanyaan bisa terbuka / tertutup c. informasi terbatas Salah satu orang kunci : SMEs (subject

matter experts – supervisor yang mengetahui benar tentang pekerjaan itu)

Metode Partisipasi Ikut berpartisipasi pada pekerjaan

itu untuk lebih memahami

Metode Buku Harian Pekerjaan Mencatat aktivitas kerja sehari-

hari, dari waktu ke waktu

Metode Khusus

Metode elemen Pekerjaan merupakan metode dengan melihat pada

KSAOs (knowledge, skill. Ability, Other characteristics) yang akan menunjukkan sebuah pekerjaan

orientasi ke personal (karakteristik individual)

dikombinasikan dengan metode lain peran SMEs sbg “job

incumbents”sangat penting

Functional Job Analysis (FJA) – DOT (Dictionary of Occupational Titles) 1991

merupakan teknik terstruktur utk melihat urutan tugas dlm sebuah pekerjaan serta prosesnya

menggunakan Standard Occ. Classif ((kode 9 digit)

Beberapa tahun terakhir DOT diganti dengan O*NET (Occupational Information Network)

Position Analysis Questionnaire (PAQ) menganalisis 6 elemen pekerjaan : a. input informasi (dimana dan bgm

pekerja mendptkan informasi utk

pekerjaannya b. proses mental (berfikir, nalar, pengambilan keputusan) c. output (tugas dan alat yg diperlukan) d. Hub dg orla ( kontak dg orla yg dibutuhkan) e. job context (kondisi fisik atau sosial yg diperlukan) f. karakteristik lain

Critical Incidents Technique (CIT)

a. teknik anajab dg mencatat perilaku khusus seorang pekerja yg mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan pekerjaannya

b. Dilakukan dg wawancara kepada banyak pihak

Perbandingan metode

FJA, PAQ dan CIT merupakan metode yang efektif

FJA dan CIT memberikan analisis yang lebih detil dan komprehensif dan menganalisis pekerjaan spesifik

CIT cocok untuk jenis pekerjaan yang kompleks

PAQ memiliki keterbatasan informasi karena alatnya sama utk semua pekerjaan, tetapi hemat biaya dan mudah penggunaannya

Paling baik ada kombinasi metode

Karakteristik anajab yg baik

1. Memenuhi reliabilitas (hasil dan proses dapat direplikasi dan memberi hasil yang sama :

a. Ketika digunakan pada job sama oleh analis lain

b. Ketika digunakan pada pada waktu yang berbeda

Karakteristik anajab yg baik

2. Memenuhi validitas (mengukur apa yang seharusnya diukur)

3. Ada proses kuantifikasi, disamping pertimbangan keputusan lain

4. Mampu beradaptasi dan mendatangkan manfaat.

Evaluasi Jabatan

Penentuan kompensasi berdasarkan KSAOs dan aspek lain seperti nilai kerja bagi organisasi, sejarah pekerjaan dll.

Faktor yang dipakai sebagai acuan dinamakan compensable factors, seperti pendidikan, pengalaman, tuntutan fisik, tuntutan mental, tanggung jawab, kondisi kerja, kemungkinan ancaman terhadap keselamatan dll.