AGENDA PERJALANAN PIMPINAN

By: Evada El Ummah Khoiro, M.AB

Prodi Administrasi Bisnis Semester 2

PERJALANAN BISNIS/DINAS

• Perjalanan dinas adalah perjalanan ke luar tempat kedudukan yangjaraknya sekurang-kurangnya 5 (lima) kilometer dari batas kota, yangdilakukan untuk kepentingan perusahaan, dapat dilaksanakan denganmenggunakan kendaraan sendiri maupun kendaraan pribadi yangbiayanya ditanggung oleh perusahaan yang menuggaskan.(www.batan.go.id)

Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan

atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas

pekerjaan kedinasan

Drs. Ignatius Wursanto (2006:209)

• Perjalanan bisnis bertujuan meningkatkan prosek bisnis agar lebih cerah dan memperoleh mitra bisnis yang lebih baik, serta untuk mengembangkan dan meningkatkan kegiatan suatu perusahaan

Dari dua definisi tersebut dapat disimpulkan :

Perjalanan dinas adalah perjalanan yang

dilakukan oleh pegawai atau karyawan suatu

lembaga atau perusahaan yang berkaitandengan keperluan dinas

TATA CARA PELAKSANAAN PERJALANAN DINAS

In house travelling department (divisi perjalanan)

Biro Perjalanan

Administrasi kantor/sekretaris

1. IN HOUSE TRAVELLING DEPARTMENT (DIVISI PERJALANAN)

• Yaitu suatu divisi/bagian perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis, dan mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap.

2. BIRO PERJALANAN

Sebagian besar perusahaan menggunakan jasa biroperjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinankarena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan.

Administrasi kantor bertanggung jawab dalam membuatpengendalian perjalanan (travel checklist) untuk mengurusdokumen yang diperlukan, seperti paspor, visa, fiskalpembelian tiket, pemesanan hotel yang dikehendaki, sampaidengan pemesanan tempat yang akan dikunjungi

3. ADMINISTRASI KANTOR

Apabila pimpinan meminta administrasi kantor sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor harus segera memper-siapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya.

Agar berjalan lancar, administrasi kantor harus selalu berkoordinasi dengan pimpinannya.

MENGATUR PERJALANAN DINAS PIMPINAN

Merencanakan Perjalanan

Mempersiapkan Daftar Perjalanan

Mempersiapkan Dokumen Perjalanan

Mempersiapkan Transportasi

Mempersiapkan Akomodasi

A. INFORMASI-INFORMASI YANG PERLUDIKETAHUI DALAM MERENCANAKAN

PERJALANAN DINAS PIMPINAN :

Tujuan perjalanan

Waktu keberangkatan (Tanggal, waktu, hari keberangkatan dan kembali)

Transportasi

Akomodasi.

Jenis layanan /fasilitas yang digunakan (untuk transportasi dan akomodasi).

Rencana janji temu dan keperluan / masalahnya

B. MEMPERSIAPKAN DAFTAR PERJALANAN (ITENARARY)

Daftar perjalanan merupakan kombinasi antara daftarkunjungan perjalanan dan daftar janji temu.

Daftar perjalanan berisi catatan tentang hari/tanggal, waktu, tempat tujuan, akomodasi, janji, masalah yang dibicarakan dan catatan/keterangan.

Hari

/Tgl

Waktu

Berangkat

Tempat

dituju

Transpor

ta-si

Tiba Hotel Janji Tgl Waktu Catatan

C. MEMPERSIAPKAN DOKUMEN PERJALANAN

Yellow Card (Kartu Kuning Kesehatan)

Surat tugas/surat perintah jalan

Paspor

Fiskal

Visa

CONTOH TIKET

CONTOH TIKET

CONTOH YELLOW CARD

CONTOH PASPOR

D. MEMPERSIAKAN PENGANGKUTAN ATAU TRANSPORTASI

Time schedule (Flight Schedule)

Pemesanan Tiket (Reservation)

CONTOH CATATAN STATUS PEMESANAN

DAY DATE FROM TO FLIGHT NO ETD ETA Class

Friday 5 Feb 99 Jakarta Amsterdam KL937 19.40 06.05 Y

Monday 21 Feb 99 Amsterdam Jakarta KL838 20.05 17.15 Y

E. MEMPERSIAPKANAKOMODASI

Pemesanan Kamar

Check in

Cara Pembayaran

Check out

THANK YOUUUAny questions???