http://ayurai.wordpress.com/bidankusahabatkuhttp://ayurai.blog.friendster.com/sekretaris,komunikasi,humas

a yo b ic a ra s a ntun@ym a il.c o m

• Ma na je m e n ra pa t• Mengelola pertemuan:

membuat agenda acara dan laporan, menyiapkan rapat, menyiapkan notulen.

2Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

YANG DIMAKSUD DENGAN RAPAT • Merupakan suatu pembahasan untuk

merumuskan jalan keluar dalam menghadapi masalah

• Pertemuan yang sudah diagendakan (dijadwal) untuk membahas permasalahan dan memutuskan cara yang akan ditempuh

• Kegiatan yang sudah terperinci agendanya dalam kerangka pembahasan masalah yang dihadapi hingga pemutusan jalan keluat yang akan dihadapi dan lain sebagainya.

3Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

Me m b ua t R e nc a na R a pa t

• Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsure 5 W + 1 H, yakni :

• Why, mengapa rapat diselenggarakan• Wha t , agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam

rapat.• Who , siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang

yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat.• Whe re , di mana rapat akan diselenggarakan.• Whe n, Kapan rapat akan diselenggarakan.• Ho w , bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau

non formal, terbuka atau tertutup.

MACAM-MACAM FORMASI RAPAT • Bentuk huruf U : Peserta membentuk huruf

“U” dengan posisi pimpinan rapat berada di barisan paling depan

• Bentuk huruf I : Posisi seperti huruf I dengan pimpinan tinggal berada di barisan paling depan

• Bentuk huruf T : Posisi peserta rapat membentuk huruf T, dengan posisi pimpinan berada di depan

• Dan lain sebagainya

5Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

CARA PENJELASAN MATERI DALAM RAPAT • Materi harus bisa dipahami terlebih dahulu

oleh diri sendiri • Menggunakan bahasa yang mudah dipahami

oleh peserta rapat• Menggunakan bahasa tubuh yang sesuai

dengan tiap pokok pembahasan rapat• Memunculkan karakter yang bisa dijadikan

sebagai ciri khas• Materi disampaikan secara singkat, padat

dan jelas. • Dan lain sebagainya

6Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

CARA MENGAMBIL KEPUTUSAN DALAM RAPAT• Musyawarah untuk mufakat : keputusan yang

akan diambil harus bisa diputuskan dengan mantap dan bisa diterima oleh semua peserta rapat

• Votting : Artinya keputusan yang akan diambil berdasrkan dengan suara terbanyak

• Sifat Otoriter Pimpinan Rapat : Artinya pimpinan rapa dapat mengambil keputusan dengan jalan sendiri, dengan menggunakan otoritasnya sebagai pimpinan, dan lain sebagainya

7Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

P R IN S IP DAL AM R AP AT

“S e tia p K e putus a n ya ng Aka n Dia m b il a da la h Me rupa ka n

K unc i K e b e rha s ila n pa da Ma s a ya ng

Aka n Da ta ng ”8Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

SIFAT PIMPINAN RAPAT HARUS MEMEGANG PRINSIP :

• Serius tapi santai • Menyesuaikan dengan situasi dan

kondisi yang ada• Harus bisa meyakinkan peserta rapat

dan jangan sampai terpengaruh • Waktu adalah nyawa yang harus

dimanfaatkan dengan baik

9Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

Me m pim pin R a pa t • Yang bertindak sebagai pemimpin rapat

biasanya pimpinan perusahaan langsung. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh pimpinan.

• sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat.

B e b e ra pa ha l ya ng pe rlu dis ia pka n da la m m e m im pin ra pa t, ya kni; • Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.• Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat• Memahami Setiap acara rapat• Memahami Perencanaan prosedur rapat• Menghubungi/menyiapkan notulen rapat• Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi• Mempersiapkan perlengkapan rapat• Memeriksa ruangan rapat.

P im pina n ra pa t ya ng b a ik m e m e nuhi c rite ria s e b a g a i b e rikut ; • Berbicara spontan,• Mengemukakan gagasan cemerlang• Mampu memotivasi peserta rapat

untuk aktif dalam rapat.• Mewakili kepentingan pimpinan

dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan.

ME N G AT U R P E R T E MU AN

BERTANYA : JADWAL –DIMANA – DLM NEGRI?? KAPAN – WAKTU - PAGI/MALAM

TEMA –ACARA – FORMAL/NON-

BERTANYA : JADWAL –DIMANA – DLM NEGRI?? KAPAN – WAKTU - PAGI/MALAM

TEMA –ACARA – FORMAL/NON-

13Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

P E S AN T IC K E T1. SIAPKAN DATA LENGKAP –

BERANGKAT & KEMBALI2. SIAPKAN DOKUMENTASI

PENYERTA

1. HUBUNGI BIRO PERJALANAN YANG TERPERCAYA

2. PASTIKAN JAMINAN PELAYANANNYA

3. PESAN RESMI TERTULIS - MOU

SIMPAN-ARSIPKAN

14Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

Jumlah orang yang berangkat :Jenis kelamin, usiaTujuan : kota - negaraWaktu : Jam, hari dan tanggal

15Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

P e ng e lo la a n K o ns um s i da n Ako m o da s i.

• Sekecil dan se non formal apapun rapat yang diselenggarakan, urusan konsumsi dan akomodasi perlu mendapat perhatian. Berikut hal yang perlu diingat :

- Konsumsi diberikan dalam setiap rapat. Pemberiannya tergantung pada sikon keuangan perusahaan, dan lama rapat yang digelar.

- Jika rapat diacarakan kurang dari 3 jam, konsumsi cukup snack dan minuman teh/kopi. Tetapi jika berlangsung seharian, perlu diberikan beberapa penyajian konsumi. Biasanya penyajian makan siang (lunc h), dan pemberian dua kali c o ffe e b re a k.

- Coffee break pertama diberikan sejam setengah sebelum lunch ( biasanya jam 11 an). Coffee Break kedua diberikan sesaat sebelum sholat ashar, sekitar jam 3 an.

- Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, akomodasi biasanya berupa pemberian “uang transport” kepada peserta rapat. Tetapi jika rapat diselenggarakan perusahaan atau bahkan di luar kota , akomodasi diberikan dalam bentuk layanan pemberian penginapan gratis beserta uang transport.

Pengelolaan Tempat Rapat • Di manapun rapat dilaksanakan, sekretaris

bertugas penuh mengatur dan menyiapkan tempat rapat.

• Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, sekretaris bertugas mempersiapkan ruangan yang akan dipakai rapat lengkap dengan semua perlengkapan pendukung rapat.

• Jika rapat diselenggarakan di luar kantor, sekretaris juga yang bertugas mengurus reservasi tempat, dan memastikan perlengkapan rapat di ruangan/tempat yang akan digunakan rapat, benar-benar tersedia.

Me e ting R o o m Arra ng e m e nts

• Theater Style– Leader has great power by position. – Participation and interruption by audience is limited.

• U-Shaped Style– Equality of membership.– No doubt of who the leader is.– Good visibility for visual aids.

• Circle Style– Democratic: equality is stressed. – Great visibility by participants. – Obvious body language.– Excellent participation.

X

X

B e rikut ini ta ta rua ng ra pa t:

• Kapasitas ruang rapat yang sedikit memang sengaja diperuntukkan bagi rapat khusus dewan direksi.

20Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

• Ruang rapat dengan kapasitas peserta lebih banyak dengan bentuk meja “O” diperuntukkan bagi pimpinan dan karyawan yangbersangkutan

21

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

K E S IMP U L AN• Dari beberapa hal yang telah

disampaikan tadi, ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain. Yakni :

- Pengelolaan konsumsi dan akomodasi - Pengelolaan tempat rapat

23

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

http://ayurai.wordpress.com/bidankusahabatkuhttp://ayurai.blog.friendster.com/sekretaris,komunikasi,humas

a yo b ic a ra s a ntun@ym a il.c o m

1

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 2

• Ma na je m e n ra pa t• Mengelola pertemuan:

membuat agenda acara dan laporan, menyiapkan rapat, menyiapkan notulen.

2Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

2

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 3

YANG DIMAKSUD DENGAN RAPAT • Merupakan suatu pembahasan untuk

merumuskan jalan keluar dalam menghadapi masalah

• Pertemuan yang sudah diagendakan (dijadwal) untuk membahas permasalahan dan memutuskan cara yang akan ditempuh

• Kegiatan yang sudah terperinci agendanya dalam kerangka pembahasan masalah yang dihadapi hingga pemutusan jalan keluat yang akan dihadapi dan lain sebagainya.

3Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

3

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 4

Me m b ua t R e nc a na R a pa t

• Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsure 5 W + 1 H, yakni :

• Why, mengapa rapat diselenggarakan• Wha t , agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam

rapat.• Who , siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang

yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat.• Whe re , di mana rapat akan diselenggarakan.• Whe n, Kapan rapat akan diselenggarakan.• Ho w , bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau

non formal, terbuka atau tertutup.

4

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 5

MACAM-MACAM FORMASI RAPAT • Bentuk huruf U : Peserta membentuk huruf

“U” dengan posisi pimpinan rapat berada di barisan paling depan

• Bentuk huruf I : Posisi seperti huruf I dengan pimpinan tinggal berada di barisan paling depan

• Bentuk huruf T : Posisi peserta rapat membentuk huruf T, dengan posisi pimpinan berada di depan

• Dan lain sebagainya

5Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

5

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 6

CARA PENJELASAN MATERI DALAM RAPAT • Materi harus bisa dipahami terlebih dahulu

oleh diri sendiri • Menggunakan bahasa yang mudah dipahami

oleh peserta rapat• Menggunakan bahasa tubuh yang sesuai

dengan tiap pokok pembahasan rapat• Memunculkan karakter yang bisa dijadikan

sebagai ciri khas• Materi disampaikan secara singkat, padat

dan jelas. • Dan lain sebagainya

6Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

6

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 7

CARA MENGAMBIL KEPUTUSAN DALAM RAPAT• Musyawarah untuk mufakat : keputusan yang

akan diambil harus bisa diputuskan dengan mantap dan bisa diterima oleh semua peserta rapat

• Votting : Artinya keputusan yang akan diambil berdasrkan dengan suara terbanyak

• Sifat Otoriter Pimpinan Rapat : Artinya pimpinan rapa dapat mengambil keputusan dengan jalan sendiri, dengan menggunakan otoritasnya sebagai pimpinan, dan lain sebagainya

7Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

7

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 8

P R IN S IP DAL AM R AP AT

“S e tia p K e putus a n y a ng A ka n Dia m b il a da la h Me rupa ka n

K unc i K e b e rha s ila n pa da Ma s a ya ng

A ka n Da ta ng ”8Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

8

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 9

SIFAT PIMPINAN RAPAT HARUS MEMEGANG PRINSIP :

• Serius tapi santai • Menyesuaikan dengan situasi dan

kondisi yang ada• Harus bisa meyakinkan peserta rapat

dan jangan sampai terpengaruh • Waktu adalah nyawa yang harus

dimanfaatkan dengan baik

9Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

9

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 10

Me m pim pin R a pa t • Yang bertindak sebagai pemimpin rapat

biasanya pimpinan perusahaan langsung. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh pimpinan.

• sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat.

10

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 11

B e b e ra pa ha l ya ng pe rlu dis ia pka n da la m m e m im pin ra pa t , ya kni; • Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.• Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat• Memahami Setiap acara rapat• Memahami Perencanaan prosedur rapat• Menghubungi/menyiapkan notulen rapat• Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi• Mempersiapkan perlengkapan rapat• Memeriksa ruangan rapat.

11

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 12

P im pina n ra pa t ya ng b a ik m e m e nuhi c rite ria s e b a g a i b e rikut ; • Berbicara spontan,• Mengemukakan gagasan cemerlang• Mampu memotivasi peserta rapat

untuk aktif dalam rapat.• Mewakili kepentingan pimpinan

dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan.

12

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 13

ME N G AT U R P E R T E MU AN

BERTANYA : JADWAL –DIMANA – DLM NEGRI?? KAPAN – WAKTU - PAGI/MALAM

TEMA –ACARA – FORMAL/NON-

BERTANYA : JADWAL –DIMANA – DLM NEGRI?? KAPAN – WAKTU - PAGI/MALAM

TEMA –ACARA – FORMAL/NON-

13Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

13

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 14

P E S AN T IC K E T1. SIAPKAN DATA LENGKAP –

BERANGKAT & KEMBALI2. SIAPKAN DOKUMENTASI

PENYERTA

1. HUBUNGI BIRO PERJALANAN YANG TERPERCAYA

2. PASTIKAN JAMINAN PELAYANANNYA

3. PESAN RESMI TERTULIS - MOU

SIMPAN-ARSIPKAN

14Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

14

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 15

Jumlah orang yang berangkat :Jenis kelamin, usiaTujuan : kota - negaraWaktu : Jam, hari dan tanggal

15Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

15

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 16

P e ng e lo la a n K o ns um s i da n Ako m o da s i.

• Sekecil dan se non formal apapun rapat yang diselenggarakan, urusan konsumsi dan akomodasi perlu mendapat perhatian. Berikut hal yang perlu diingat :

- Konsumsi diberikan dalam setiap rapat. Pemberiannya tergantung pada sikon keuangan perusahaan, dan lama rapat yang digelar.

- Jika rapat diacarakan kurang dari 3 jam, konsumsi cukup snack dan minuman teh/kopi. Tetapi jika berlangsung seharian, perlu diberikan beberapa penyajian konsumi. Biasanya penyajian makan siang (lunc h), dan pemberian dua kali c o ffe e b re a k.

16

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 17

- Coffee break pertama diberikan sejam setengah sebelum lunch ( biasanya jam 11 an). Coffee Break kedua diberikan sesaat sebelum sholat ashar, sekitar jam 3 an.

- Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, akomodasi biasanya berupa pemberian “uang transport” kepada peserta rapat. Tetapi jika rapat diselenggarakan perusahaan atau bahkan di luar kota , akomodasi diberikan dalam bentuk layanan pemberian penginapan gratis beserta uang transport.

17

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 18

Pengelolaan Tempat Rapat • Di manapun rapat dilaksanakan, sekretaris

bertugas penuh mengatur dan menyiapkan tempat rapat.

• Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, sekretaris bertugas mempersiapkan ruangan yang akan dipakai rapat lengkap dengan semua perlengkapan pendukung rapat.

• Jika rapat diselenggarakan di luar kantor, sekretaris juga yang bertugas mengurus reservasi tempat, dan memastikan perlengkapan rapat di ruangan/tempat yang akan digunakan rapat, benar-benar tersedia.

18

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 19

Me e ting R o o m Arra ng e m e nts

• Theater Style– Leader has great power by position. – Participation and interruption by audience is limited.

• U-Shaped Style– Equality of membership.– No doubt of who the leader is.– Good visibility for visual aids.

• Circle Style– Democratic: equality is stressed. – Great visibility by participants. – Obvious body language.– Excellent participation.

X

X

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 20

B e rikut ini ta ta rua ng ra pa t:

• Kapasitas ruang rapat yang sedikit memang sengaja diperuntukkan bagi rapat khusus dewan direksi.

20Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

20

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 21

• Ruang rapat dengan kapasitas peserta lebih banyak dengan bentuk meja “O” diperuntukkan bagi pimpinan dan karyawan yangbersangkutan

21

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

21

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 22

K E S IMP U L AN• Dari beberapa hal yang telah

disampaikan tadi, ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain. Yakni :

- Pengelolaan konsumsi dan akomodasi - Pengelolaan tempat rapat

22

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 2323

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

23