Post on 11-Jan-2017
39
BAB II
BAHAN RUJUKAN
2.1 Sistem Akuntansi
Dalam memenuhi kebutuhan informasi untuk pihak luar maupun pihak
perusahaan, disusun suatu sistem akuntansi. Sistem ini direncanakan untuk
menghasilkan informasi yang disusun untuk suatu perusahaan dapat diproses
secara manual atau tanpa mesin pembantu atau diproses dengan menggunakan
mesin pembukuan yang sederhana sampai dengan komputer.
2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem pada dasarnya sekelompok unsur yang erat hubungannya satu sama
lain, yang berfungsi secara bersama untuk mencapai tujuan tertentu.
Berdasarkan hal tersebut, maka penulis mengutip pengertian sistem
menurut George H. Bodnar dan William S. Hodwood (2003:11) dalam bukunya
yang berjudul” Sistem Informasi akuntansi” mengemukakan sebagai berikut :
“ Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk
mencapai tujuan tertentu”.
Menurut Mulyadi (2001:5) definisi sistem adalah :
“ Sistem merupakan suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut
pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”.
Sedangkan Menurut Moscove yang diterjemahkan oleh Drs. Zaki
Baridwan, M.Sc dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2000:2) adalah
sebagai berikut :
“ Sistem adalah suatu entity (kesatuan) yang terdiri dari bagian-
bagian yang saling berhubungan yang bertujuan untuk mencapai
tujuan tertentu”.
40
Berdasarkan dari uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem
adalah suatu komponen jaringan yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk
mencapai tujuan tertentu dalam melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
2.1.2 Pengertian Akuntansi
Pengertian akuntansi menurut Alvi A. Arens dan James K. Luebbecke
yang dialih bahaskan oleh Amir Abadi Jusuf (1996:4) yaitu :
“Akuntansi adalah proses pencatatan, pengelompokan dan pengikhtisaran peristiwa ekonomi dalam bentuk yang teratur dan logis dengan tujuan untuk menyediakan informasi keuangan yang diperlukan dalam pengambilan keputusan”.
Menurut Al Haryono (2001:5) definisi akuntansi adalah
“Akuntansi merupakan proses pencatatan, penggolongan,
peringkasan, pelaporan dan penganalisisan data keuangan suatu
organisasi”.
Menurut Muhammad Afni Nizar dalam Kamus Akuntansi (2000:10)
adalah sebagai berikut :
“Akuntansi merupakan suatu sistem yang memberikan informasi kuantitatif mengenai bisnis-bisnis ekonomis, terutama sifat-sifat keuangan yang ditunjukan untuk digunakan dalam pengambilan keputusan ekonomis”.
Dari uraian di atas, penulis dapat menarik kesimpulan bahwa pengertian
akuntansi adalah proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan dan
penganalisisan peristiwa data keuangan atau bisnis-bisnis ekonomis dengan
teratur dan logis dalam menyediakan informasi keuangan disuatu perusahaan atau
organisasi lain serta penafsiran atas hasilnya dalam pengambilan keputusan
ekonomis.
41
2.1.3 Pengertian Sistem Akuntansi
Setiap perusahaan mempunyai tujuan yang telah direncanakan
sebelumnya, yaitu untuk memperoleh laba. Dalam mencapai tujuan tersebut,
pimpinan perusahaan (manajer) harus dapat mengkoordinir secara ekonomis,
rasional alat- alat produksi (alam, manusia, dan modal) dalam suatu wadah yaitu
organisasi. Organisasi tersebut melaksanakan aktifitas berdasarkan uraian tugas,
dibantu oleh formulir-formulir dan catatan yang terkoordinir untuk menyediakan
informasi bagi pimpinan sebagai alat bantu untuk mencapai tersebut.
Menurut Krismiaji (2002:4) Sistem informasi akuntansi adalah
“ Sistem akuntansi merupakan sebuah sistem yang memproses data dan traksaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasiakn bisnis”.
Menurut George H. Bodnar (2001:8)
“ Sistem akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia
dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan
data lainnya menjadi informasi”.
Sedangkan menurut Barry E. Cushing yang diterjemahkan oleh George
H. bodnar dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2001:8) adalah
“ Sistem akuntansi merupakan seperangkat sumber daya manusia dan modal dalam suatu organisasi yang dibangun untuk menyajikan informasi keuangan yang diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan data keuangan”.
Dari uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem akuntansi
adalah merupakan sebuah sistem yang memproses data dan traksaksi guna
menyajikan serta menghasilkan informasi keuangan yang berisi formulir, catatan
dan laporan yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan
mengoperasikan bisnis dalam suatu organisasi yang dibutuhkan manajemen dalam
pengelolaan perusahaan dari pengumpulan dan pemrosesan data keuangan.
42
2.1.4 Tujuan Penyusunan Sistem Akuntansi
Sistem informasi akuntansi untuk suatu perusahaan akan berbeda dengan
dengan perusahaan lain. Bahkan dalam perusahaan itu sendiri, sistem informasi
akuntansi harus terus dikembangkan dengan kemungkinan meluasnya perusahaan,
bertambahnya pegawai, berpindahnya kepemilikan dan sebagainya.
Menurut Mulyadi (2001:19) tujuan umum penyusunan sistem akuntansi
adalah :
1. Untuk menyediakan bagi pengolahaan kegiatan usaha baru
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur
informasinya.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu
untuk memperbaiki tingkat kendala(relibiality)informasi akuntansi dan
untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan
perlindungan atas kekayaan perusahaan.
Sedangkan menurut La Midjan (2001:8) Tujuan penyusunan sistem
akuntansi bagi suatu organisasi perusahaan, yaitu :
1. Untuk meningkatkan informasi
Yaitu informasi yang tepat waktu, tepat guna (relevance) dan terpercaya.
Dengan kata lain sistem akuntansi harus dengan cepat dan tepat dapat
memberikan informasi yang diperlukan dengan “kandungan informasi“
sesuai dengan yang diperlukan.
2. Untuk meningkatkan metode internal cek atau pengendalian
Yaitu metode internal cek dan pengendalian yang diperlukan agar dapat
mengamankan kekayaan perusahaan. Ini berarti bahwa sistem akuntansi
yang disusun harus juga mengandung kegiatan internal cek atau
pengendalian intern.
3. Harus dapat menekan biaya-biaya tata usaha
43
Ini berarti bahwa di pihak lain biaya tata usaha untuk menciptakan sistem
akuntansi (biaya tata usaha berupa tenaga, alat tulis, dan kertas) harus
seefisien dan semurah mungkin.
Sedangkan Menurut Zaki Baridwan (1994 : 6) mengemukakan bahwa
penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan mempunyai beberapa tujuan
yang harus dipertimbangkan dengan baik, tujuan tersebut sebagai berikut :
1 Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip tepat, yaitu
bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang
diperlukan tepat pada waktunya dan dapat memenuhi kebutuhan data yang
sesuai.
2 Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yang berarti
bahwa sistem akuntansi harus dapat menjaga harta milik perusahaan, maka
sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip
pengendalian intern.
3 Sistem akuntansi yang disusun tersebut harus mempertimbangkan
penggunaan biaya, yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan
sistem akuntansi dapat ditekan.
Berdasarkan pendapat-pendapat di atas, maka dapat diambil kesimpulan
bahwa tujuan sistem akuntansi yaitu dapat meningkatkan informasi yang
dibutuhkan perusahaan, baik ketepatan waktu maupun informasi yang relevan.
Sistem akuntansi harus dapat menjaga harta milik perusahaan dan
mempertimbangkan prinsip pengendalian intern. Sistem akuntansi tidak dapat
dilaksanakan tanpa mempertimbangkan biaya, penggunaan biaya dalam
menyelenggarakan sistem akuntansi, dengan kata lain harus dipertimbangkan
keseimbangan antara “manfaat dengan biaya”.
2.1.5 Unsur-unsur Sistem Akuntansi
Unsur-unsur sistem akuntansi merupakan bagian yang saling terkait dan
tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lain, sehingga membentuk suatu kesatuan
yang utuh.
44
Sistem akuntansi sesuai dengan yang dikemukakan oleh Mulyadi
(2001:3), terdiri dari beberapa unsur-unsur sebagai berikut :
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya
transaksi. Formulir juga sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan
formulir ini peristiwa yang terjadi dalam perusahaan direkam di atas secarik
kertas. Formulir sering juga disebut istilah media, karena formulir merupakan
media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam perusahaan kedalam
catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi
direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh
formulir adalah faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek.
Prinsip-prinsip Dasar Mendesain Suatu Formulir :
Menurut Dr. Lamidjan Ms.Ak dan Azhar Susanto MBus.A dalam
bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2001:89) dalam mendesain suatu
formulir, beberapa prinsip dasar harus dipertimbangkan yaitu sebagai berikut:
a. Gunakan sedikit mungkin kalimat, gunakanlah kalimat-kalimat yang
sederhana akan tetapi jelas dan hindari pengunaan kalimat-kalimat yang
tidak perlu.
b. Pergunakan tembusan/kopi, untuk mempermudah pendistribusian
informasi atau instruksi. Penggunaan formulir yang berangkap dan
menggunakan karbon selain akan mempermudah melakukan internal cek
dan hubungan intern, juga mempermudah menyiapkan data bagi akuntan
publik dalam memeriksa perusahaan tersebut.
c. Hindari penggunaan data rangkap, prinsip yang sangat penting dalam
mendesain suatu formulir ialah mencegah kemungkinan penggunaan
informasi yang sama untuk dua atau lebih formulir yang berfungsi sama.
d. Formulir harus disusun sederhana mungkin dan jelas, penggunaan
formulir yang sederhana akan mengurangi informasi yang tidak perlu dan
mempermudah untuk ditafsirkan.
45
e. Susunlah sebanyak mungkin formulir untuk mempermudah dan
mengumpulkan berbagai transaksi yang harus dicatat didalam perusahaan
dan untuk memperlancar kegiatan lainnya antara lain proses akuntansi.
f. Untuk tujuan pengamanan, dalam menyusun formulir gunakan kode-
kode tertentu agar tidak mudah dipalsukan misalnya : untuk kertas
berharga yaitu formulir deposito berjangka.
g. Pergunakan kertas yang sebaik mungkin. Kalau perlu untuk
menghemat waktu gunakanlah kertas (carbonize) untuk menghasilkan
tembusan.
h. Format dan bentuk formulir harus baik. Apabila tidak perlu jangan
terlalu besar, lebar atau terlalu kecil karena akan mempersulit pengarsipan.
i. Untuk formulir yang dibuat beberapa rangkap, maka agar
mempermudah pendistribusian, sebaiknya masing-masing lembar dan
formulir tersebut dibedakan warnanya.
j. Formulir sebaiknya bernomor urut yang tercetak (penumbered) agar
mempermudah pencatatan dan pencarian kembali.
2. Catatan-Catatan
Yaitu buku yang digunakan untuk pencatatan atau hasil yang bersumber dari
formulir.
a. Jurnal
Jurnal menurut Alminsyah, S.E dan Drs. Padji MA. Dalam bukunya
Kamus Istilah Akuntansi (2005:207) adalah ayat jurnal yang digunakan
untuk mencatat transaksi dan kejadian-kejadian keuangan di dalam sautu
perusahaan. Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan
untuk mencatat, mengklarifikasikan dan meringkas data keuangan dan data
lainnya, seperti telah disebutkan di atas, sumber informasi pencatatan
dalam jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk
pertama kalinya diklasifikasikan menurut klasifikasi yang sesuai dengan
informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Dalam jurnal ini
pula terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya
(berupa jumlah transaksi tertentu) kemudian diposting (dipindahkan) ke
46
rekening yang bersangkutan dalam buku besar. Contoh jurnal adalah jurnal
penerimaan kas, pembelian, penjualan dan jurnal umum. Metode
pencatatan data kedalam jurnal pada umumnya meliputi pencatatan dengan
menggunakan pena, mesin pembukuan, arsip dokumen sumber yang
berfungsi sebagai jurnal, atau dengan komputer.
b. Buku Besar
Buku besar (general ledger) menurut Alminsyah, S.E dan Drs. Padji
MA. Dalam bukunya Kamus Istilah Akuntansi (2005:183) adalah
kumpulan dari perkiraan-perkiraan yang saling berhubungan dan yang
merupakan suatu kesatuan tersendiri. Buku besar terdiri dari rekening-
rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah
dicatat sebelumnya. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan
sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan
keuangan.
c. Buku Pembantu
Buku Pembantu menurut Alminsyah, S.E dan Drs. Padji MA. Dalam
bukunya Kamus Istilah Akuntansi (2005:183) adalah buku besar yng
dirancang untuk mengumpulkan informasi yang lebih rinci untuk
mendukung informasi yang terdapat di buku besar. Buku pembantu ini
terdiri dari rekening-rekening pembantu data keuangan yang tercantum
dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu
merupakan catatan akuntansi akhir (book of final entry), yang berarti tidak
ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan
digolongkan dalam buku ini.
3. Laporan
Laporan merupakan hasil akhir suatu sistem dan merupakan alat yang
digunakan untuk mempertanggungjawabkan hasil akhir dari suatu tugas, dapat
disajikan dalam bentuk : neraca, laporan labarugi, laporan perubahan modal,
laporan arus kas, laporan saldo ditahan, dan sebagainya. Karakteristik laporan
kualitatif, yaitu membuat laporan tersebut dapat memberikan informasi yang
berguna yaitu :
47
a. Dapat dipahami
Kualitas penting informasi yang ditampung dalam laporan adalah
kemudahannya untuk segera dipahami oleh pemakai.
b. Relevan
Agar bermanfaat informasi harus relevan untuk memenuhi kebutuhan
pemakaian dalm proses pengambilan keputusan.
c. Keandalan
Agar bermanfaat informasi harus andal, informasi memiliki kualitas andal
jika bebas dari pengertian yang menyesatkan, kesalahan material dan dapat
diandalkan pemakaiannya sebagai penyajian yang tulus atau jujur dari
yang seharusnya disajikan.
d. Dapat dipertimbangkan
Konsentrasi antar periode sehingga dapat digunakan untuk evaluasi posisi
keuangan.
4. Alat–alat
Yaitu sarana yang digunakan untuk memperlancar pekerjaan sehingga
mendapatkan hasil yang akurat. Alat–alat terdiri dari : komputer, mesin
hitung, dan sebagainya.
5. Prosedur
Yaitu urutan pekerjaan yang saling berhubungan satu sama lain.
2.2 Sistem Akuntansi Pembelian
2.2.1 Pengertian Pembelian
Pembelian dapat dilakukan secara tunai atau kredit serta bagaimana
dengan penentuan harga pokok bahan yang dibeli meliputi potongan pembelian
dan biaya angkut dan pajak.
Pembelian menurut Philip Kotler (2002:218) adalah
“ Proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh organisasi untuk menetapkan kebutuhan akan barang dan jasa yang perlu dibeli serta mengidentifikasi, mengevaluasi dan memilih diantara alternatife merek dari pemasok”.
48
Sedangkan Pembelian menurut Sofyan Assauri (1998:159)
“ Pembelian merupakan kemampuan perusahaan untuk pengadaan
barang dan jasa yang diolah menjadi produk sebanding dengan
pengunaan sumber-sumber di dalam perusahaan”.
Pembeli memegang peranan penting yang dapat mendorong keberhasilan
suatu kegiatan operasional perusahaan dengan memberikan wewenang untuk
mendapatkan kualitas dan kuantitas barang yang diperlukan, mengadakan
pembelian pada waktu yang dibutuhkan, penentuan harga serta pemasok yang
tepat dengan cara mengidentifikasi, mengevaluasi dan memilih kriteria barang
yang sesuai.
2.2.2 Proses Bisnis pembelian
Langkah-langkah dalam proses bisnis pembelian menurut George H.
Bodnar (2001:8) sebagai berikut :
1. Penentuan persyaratan
Permohonan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk
meminta pengadaan sesuatu sehingga tersedia pada titik waktu
tertentu. Permohonsn bisa disiapkan secara manual.
2. Pemilihan sumber
Menugaskan sebuah sumber untuk memasok permohonan pembelian,
memeriksa apakah ada sebuah kontrak dengan pemasok untuk
memasok barang yang diminta.
3. Permintaan penawaran (untuk pembelian barang yang mahal)
Setelah pemasok dipilih, dibuatlah dokumen permintaan penawaran.
Suatu permintaan untuk penawaran dibuat untuk barang atau jasa
dengan biaya tinggi atau untuk barang atau jasa dimana penawarannya
dibutuhkan sebagai kebijakan perusahaan.
4. Pemilihan pemasok
Membandingkan kebutuhan pembelian dengan penawaran pemasok
saat mencatat dalam dokumen penawaran yang paling sesuai.
49
5. Membuat pesanan pembelian
Dokumen pesanan pmbelian mengidentifikasi seorang pemasok,
mengkonfirmasikan barang yang dipesan, jumlah, harga, tanggal
pengiriman, cara pengiriman dan cara pembayaran.
6. Penerimaan barang
Pemasok membuat pengiriman lalu menyiapkan dokumen penerimaan
barang yang disebut dengan laporan penerimaan. Dokumen
penerimaan barang dapat dibuat kapan saja barang diinventariskan.
7. Verivikasi faktur
Faktur harus diperiksa terhadap dokumen penerimaan barang dan
pemesanan pembeliaan asli sebelum pembayaran dilakukan. Proses
bisnis ini dikenal sebagai verifikasi faktur, menjamin bahwa
persyaratan biaya dan jumlah telah dipenuhi.
8. Pembayaran pemasok
Saat faktur diposkan, pembayaran bisa dilakukan. Pembayaran dibuat
sesuai dengan cara pembayaran dan kondisi yang disebutkan dalam
pesanan pembelian atau catatan induk pemasok.
50
Tabel 2.1
Bagan Proses Bisnis Pembelian
Database
pembelian penerimaan
Pembelian utang dagang
Proses bisnis pembelian (George H. Bodnar)
2.2.3 Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian
Pengertian sistem akuntansi pembelian yang dikemukakan oleh James A.
hall (2001 : 56) sebagai berikut :
“ Sistem akuntansi pembelian mengakuai kebutuhan untuk membeli kebutuhan persediaan fisik (seperti bahan baku) dan memerlukan pemesanan dengan pemasok. Ketika barang-barang diterima, bagian membentuk akun hutang dagang untuk membayar pada tanggal yang ditetapkan“. Sedangkan menurut Marshall B.Romney dan Paul John Steinbart
(2004:74) adalah sebagai berikut
Menyiapkan permohonan
Pemrosesan permohonan
Permohonan pembelian
Pemrosesan penerimaan
barang
Pemrosesan penerimaan
barang
Memverivikasi barang
Laporan penerimaan
Pengiriman
51
“ Sistem akuntansi pembelian adalah rangkaian kegiatan bisnis dan
operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan
pembelian serta pembayaran barang dan jasa ”.
Dari kutipan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi
pembelian merupakan rangkaian kegiatan kebutuhan untuk pembeli dan
kebutuhan persediaan fisik yang berhubungan dengan pemesanan dengan
pemasok.
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pembelian merupakan aktivitas
yang sangat penting dalam perusahaan. Pembelian merupakan transaksi usaha
yang meliputi penetapan kebutuhan, pemilihan pemasok, penentuan harga yang
layak, jangka waktu pembelian, membuat kontrak untuk pemesanan pembelian,
serta mengawasi pengiriman barang.
Dalam sistem akuntansi pembelian harus dapat diciptakan informasi yang
mutakhir mengenai sumber-sumber dalam barang-barang yang diperlukan
perusahaan bisa dibeli, memelihara informasi tentang perkembangan harga,
melaksanakan kewajiban pemasok mengenai tanggal penyerahan barang dan
syarat pembayaran. Sistem akuntansi yang baik akan memiliki organisasi
pembelian, sistem pencatatan, dan pelaporan pembelian.
Dari pendapat di atas dan pembahasan mengenai pembelian sebelumnya
maka dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi pembelian merupakan salah satu
sistem akuntansi yang mengatur cara-cara dalam melakukan pembelian, baik
barang maupun jasa yang diperlukan perusahaan. Aktivitas pembelian pada
umumnya dimulai dengan adanya permintaan pembelian dari bagian yang
membutuhkan suatu barang, dilanjutkan dengan pemesanan melalui pemasok,
pengawasan ketika penerimaan barang dan berakhir dengan adanya pembayaran
barang maupun jasa yang diterima oleh perusahaan sesuai dengan tanggal
perjanjian yang telah ditetapkan.
2.2.4 Tujuan Sistem Akuntansi Pembelian
Tujuan sistem akuntansi pembelian harus dapat menyajikan informasi
akuntansi yang memadai mengenai barang, harga dan pemasok. Sistem akuntansi
52
pembelian didukung oleh prosedur permintaan pembelian, prosedur pelaksanaan
pembelian, dan prosedur permintaan barang.
Tujuan pelaksanaan sistem akuntansi pembelian menurut La Midjan dan
Azhar Susanto (1999 : 120) adalah :
1. Agar dapat mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan, disebabkan
pembelian merupakan bagian dari siklus aktivitas perusahaan.
2. Transaksi pembelian akan mengakibatkan perubahan posisi harta dan
utang pada suatu perusahaan. Ini berarti adanya pembelian, khususnya
pembelian secara kredit, disatu pihak harta akan bertambah tetapi
dipihak lain hutang pun akan bertambah.
3. Apabila pembelian kurang direncanakan akan berakibat pada kekayaan
dan hasil perusahaan yaitu sebagai berikut :
a. Apabila kuantitas barang yang dibeli terlalu banyak dapat berakibat
adanya penumpukkan persediaan yang mungkin menanggung
beban bunga bank kalau dananya bersumber dari bank. Hal lainnya
terlalu banyak persediaan, menanggung resiko rusak, hilang susut,
beban sewa gudang dan lain-lain. Jika persedian terlalu sedikit
akan mengganggu kontinuitas perusahaan.
b. Apabila kualitas atas bahan baku yang dibeli menyimpang atau
kurang, akan mempengaruhi kwalitas atas hasil produksi yang
menggunakan bahan baku tersebut.
c. Apabila harga perolehan atas barang terlalu tinggi dikarenakan
adanya pemborosan, manipulasi dan lain-lain, akan menaikkan
harga pokok atas barang yang dijual dan mengakibatkan pula akan
sulit bersaing di pasaran.
Sedangkan menurut Muhammad Fakhri Husein(2004:206) tujuan sistem
informasi akuntansi pembelian adalah
1. Menjamin bahwa semua barang yang dipesan sesuai dengan yang
dibutuhkan.
2. Menerima semua yang dipesan dan memastikan bahwa barang yang
diterima dalam kondisi yang baik.
53
3. Mengamankan barang hingga barang dibutuhkan.
4. Menentukan faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa yang benar.
5. Mencatat dan mengklasifikasikan peneluaran dengan tepat.
6. Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat.
7. Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan
pengeluaran yang telah diizinkan.
8. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan
akurat.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan sistem
informasi akuntansi adalalah agar dapat memperhatikan kontinuitas usaha
perusahaan dengan menjamin, menerima dan mengamankan barang-barang yang
telah dipesan serta dapat mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas
dengan tepat dan akurat.
2.2.5 Unsur-unsur Sistem Akuntansi Pembelian
Unsur yang menunjang terlaksananya sistem akuntansi pembelian yang
baik menurut Zaki Baridwan (1994 : 57) adalah :
1. Struktur organisasi pembelian dan uraian tugasnya akan diuraikan
dalam sub bab struktur organisasi pada bab III.
2. Sistem informasi administrasi dan umum terdiri dari :
a. Formulir
a) Surat permintaan pembelian. Formulir ini dikirimkan oleh
bagian yang memerlukan barang ke bagian pembelian.
b) Surat permintaan penawaran harga. Formulir ini diajukan oleh
bagian pembelian kepada pemasok.
c) Surat order pembelian.
b. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi
pembelian sebagai berikut :
a) Jurnal pembelian, catatan ini berisi jurnal-jurnal saat
pembelian.
54
b) Jurnal retur dan potongan pembelian. Jurnal ini pada dasarnya
sama dengan jurnal pembelian untuk mencatat retur dan
potongan pembelian.
c) Kartu hutang, catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu
yang berisi nilai hutang perusahaan kepada setiap krediturnya.
Berisi nama dan alamat kreditur, mutasi hutangnya, hutang
bunga juga saldo hutang.
d) Kartu persediaan, catatan ini merupakan bukti pembantu, yang
berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
c. Prosedur Pembelian
Menurut pendapat yang dikemukakan oleh La Midjan dan Azhar
Sosanto (1992 : 211) menjelaskan bahwa :
“Sistem akuntansi pembelian harus ditata sebaik mungkin untuk membantu terlaksananya produksi perusahaan dengan benar, fungsi pembelian memegang perananan penting dalam siklus persediaan perusahaan. Melalui prosedur pembelian, prosedur penerimaan barang, dan analisa setiap pemasok“.
Prosedur pembelian menggunakan dokumen antara lain :
1. Bagian gudang dalam perusahaan, berdasarkan kebutuhannya
mengajukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian,
dengan membuat surat permintaan pembelian yang berisi :
a. Nama jenis barang, tipe, dan kualitas barang yang diminta.
b. Kapan barang tersebut harus diterima, dokumen dibuat
rangkap dua untuk dicatat pada buku surat permintaan
pembelian, kemudian didistribusikan sebagai berikut:
1. Asli, dikirim ke bagian pembelian.
2. Tembusan, sebagai arsip yang memerlukannya.
2. Bagian pembelian setelah menerima surat permintaan
pembelian kemudian dicatat pada buku surat permintaan
pembelian yang diterima, apabila barang yang diminta tersebut
55
belum ada pada daftar pelanggan, maka bagian pembelian
membuat surat permintaan penawaran yang berisi :
a. Nama, jenis, tipe, banyak, harga, dan kualitas barang yang
diminta.
b. Syarat penyerahan dan pembayaran yang diinginkan
pemasok.
c. Tanggal paling lambat barang diterima dalam rangkap dua,
kemudian didistribusikan sebagai berikut :
1. Asli, dikirim ke pemasok tersebut.
2. Tembusan, sebagai arsip kepada bagian pembelian.
Surat permintaan penawaran secara berurutan dicatat pada buku order
permintaan penawaran yang dikeluarkan.
Apabila dari pemasok diterima jawabannya, maka oleh bagian pembelian
dicatat pada daftar pemasok baru dan daftar harga sebelumnya dibayar.
Apabila barang yang diminta telah ada dalam daftar pemasok dan daftar
harga, bagian pembelian membuat surat penawaran pembelian atas order
pembelian, yang isinya antara lain :
a. Nama dan jenis alamat pemasok.
b. Nama, jenis, banyak, dan kualitas barang yang diminta.
c. Tanggal paling lambat barang tersebut diterima.
d. Syarat pembayaran dan penerimaan barang dalam rangkap 4
(empat), kemudian order pembelian didistribusikan setelah dicatat
dalam buku order pembelian yang dikeluarkan, sebagai berikut :
1. Asli, dikirim ke pemasok.
2. Tembusan ke 1, dikirim ke bagian gudang.
3. Tembusan ke 2, dikirim ke bagian penerimaan barang.
Bagian gudang dan penerimaan atas dasar order pembelian kemudian
mempersiapkan segala sesuatunya sehubungan dengan penerimaan barang
tersebut.
56
3. Apabila barang tiba dari pemasok bersama-sama dengan surat
pengantar barang (SPB) dalam rangkap 2 (dua), maka barang tersebut
oleh bagian penerima diperikasa, antara lain :
a. Kuantitas barang tersebut.
b. Kualitas barang tersebut.
c. Tanggal penerimaan tibanya barang tersebut apabila terdapat
kesesuaian antara hasil pemeriksaan dengan order pembelian dan
surat permintaan barang, maka dibuatkan laporan penerimaan
barang dan didistribusikan sebagai berikut :
1. Asli, dikirim ke bagian pembelian untuk memberitahukan
barang yang dipesan sudah tiba.
2. Tembusan ke 1, dikirim ke bagian yang memerlukan barang
tersebut untuk pemberitahuan bahwa barang yang diminta
sudah ada.
3. Tembusan ke 2, dikirim ke bagian akuntansi untuk dicatat pada
kartu persediaan barang.
4. Tembusan ke 3, dikirim ke bagian gudang bersama-sama
barangnya.
5. Tembusan ke 4, dikirim ke bagian penerimaan sebagai arsip.
Bagian gudang mengadakan pengecekan sepenuhnya dan menyimpan
barang tersebut, kemudian dicatat pada kartu persediaan gudang dan seterusnya
laporan penerimaan barang diarsipkan.
4. Apabila faktur dalam rangkap 4 (empat) diterima oleh bagian
pembelian, faktur tersebut setelah dicek dengan order pembelian dan
laporan penerimaan barang kemudian didistribusikan sebagai berikut :
a. Asli, dikirim ke bagian akuntansi untuk kemudian setelah diperiksa
sepenuhnya, dicatat pada buku jurnal pembelian dan selanjutnya ke
buku besar :
Dr persediaan xxx
Cr hutang usaha xxx
57
b. Tembusan ke 1, dikirim ke bagian akuntansi (hutang) untuk dicatat
pada buku pemasok yang bersangkutan.
c. Tembusan ke 2, dikirim ke bagian akuntansi (persediaan bahan
baku) untuk dicatat pada kartu persediaan perusahaan.
Kemudian semua faktur tersebut diarsipkan.
d. Laporan
a) Laporan posisi saldo hutang, merupakan laporan yang memuat
hutang yang belum dibayar pada setiap periode laporan.
b) Laporan hutang yang jatuh tempo, merupakan laporan yang
berisi berbagai hutang yang sudah jatuh tempo untuk dibayar.
2.3 Pengendalian Internal
2.3.1 Pengertian pengendalian Internal
Pada dasarnya sistem pengendalian internal telah dikembangkan
dalam mengamankan harta milik perusahaan. Menurut AICPA (American
Institute Certified Public) yang dikutip oleh La Midjan (2001:36)
mengemukakan bahwa :
“Sistem pengendalian internal merupakan struktur organisasi dan segala cara-cara serta tindakan-tindakan dalam suatu perusahaan yang saling dikoordinasikan untuk mengamankan hartanya, meningkatkan efisiensi operasinya serta mendorong ketaatan pada kebijakan-kebijakan yang telah digariskan oleh pemimpin perusahaan”.
2.3.2 Pengendalian Pemrosesan Transaksi
Pengendalian pemrosesan transaksi menurut George H. Bodnar dan
William S. Hopwood dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2006:147-
153) adalah sebagai berikut :
a. Pengendalian Umum
Pengendalian umum mempertimbangkan seluruh lingkungan pemrosesan
transaksi. Pengendalian umum mencakup hal-hal berikut :
58
1. Perencanaan organisasi pemrosesan data
Pemisahan tugas tanggung jawab untuk otorisasi,
penyimpanan, dan pemegang catatan untuk menangani dan
memproses transasksi dipisahkan.
2. Prosedur operasi secara umum
Prosedur operasi secara umum terdiri dari :
Tanggung jawab : deskripsi tugas untuk setiap fungsi
pekerjaan dalam sistem pengolahan transaksi.
Realibilitas personel : personel yang menjalankan pemrosesan
harus dipastikan ia dapat secra konsisten menjaga kinerjanya.
Pelatihan personel : personel harus diberi instruksi secara
eksplisit dan harus di uji pemahamannya sebelum ia dipercaya
untuk menjalankan tugas.
Kompetensi personel : orang yang diberi tugas untuk
memproses sistem pengolahan transaksi memiliki pemahaman
teknis yang diperlukan untuk menjalankan fungsinya.
3. Karakteristik pengendalian peralatan
Backup dan recovery : terdiri dari peralatan file dan prosedur
yang tersedia jika data yang asli hilang atau rusak.
Jejak transaksi : ketersediaan manual untuk melacak status dan
isi setiap catatan transaksi individual.
Statistik error : akumulasi informasi atas jenis kesalahan.
4. Pengendalian akses data dan peralatan
Penyimpanan yang aman : aktiva informasi harus dijaga sama
seperti menjaga aktiva berwujud.
Akses ganda : dua tindakan atau dua kondisi yang independen
dan simultan diperlukan sebelum suatu proses diizinkan untuk
dijalankan.
b. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang sfesifik untuk satu
aplikasi tertentu. Pengendalian aplikasi dikelompokan menjadi :
59
1. Pengendalian input : dirancang untuk mencegah atau mendeteksi
kesalahan pada tahap penginputan data.
2. Pengendalian proses : dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa
pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang telah
ditetapkan dan bahwa tidak ada transaksi yang terlewatkan yang tidak
di proses.
3. Pengendalian output : dirancang untuk memastikan bahwa input dan
proses yang telah dijalankan menghasilkan output yang valid dan
bahwa output telah didistribuskan secara tepat.
2.3.3 Pengendalian Preventif, Detektif, dan Korektif
Pengendalian preventif, detektif, dan korektif menurut James A. Hall
dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2001:156)
a. Pengendalian Prefentif
Adalah teknik pasif yang didesain untuk mengurangi frekuensi
munculnya peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan. Pengendalian
preventif memaksa kesesuaian dengan tindakan-tindakan yang
ditetapkan sebelumnya atau yang diinginkan.
b. Pengendalian Detektif
Yang termasuk dalam pengendalian ini adalah peralatan, taeknik, dan
prosedur yang didesain untuk mengidentifikasi dan mengekspos
peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan yang terlepas dari
pengendalian preventif.
c. Pengendalian Korektif
Adalah tindakan-tindakan yang diambil untuk membalikan efek dari
kesalahan yang dideteksi di langkah sebelumnya.
60
2.3.4 Unsur-unsur pengendalian internal
Unsur-unsur atau komponen pengendalian internal menurut George H
Bodnar dan William S. Hopwood (2006:133-146) adalah sebagai berikut:
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan dampak kumulatif atas faktor-faktor
untuk membangun, mendukung dan meningkatkan efektivitas kebijakan dan
prosedur tertentu. Lingkungan pengendalian menentukan iklim organisasi dan
mempengaruhi kesadaran karyawan terhadap pengendalian. Faktor yang
tercakup dalam lingkungan pengendalian adalah:
a. Nilai-nilai integritas dan etika
Banyak pihak berpendapat bahwa setiap perusahaan memilki budaya
sendiri dana budaya inilah yang mendukung ataupun menghalangi perilaku
etis di organisasi. Sebaik apapun kode etik yang dimiliki perusahaan akan
menjadi tidak berarti jika ada masalah budaya yang signifikan dalam
budaya perusahaan.
b. Komitmen terhadap kompetensi
Kompetisi karyawan merupakan hal yang penting untuk memungkinkan
proses pengendalian internal dapat berfungsi dengan baik. Sebenarnya
kualitas dan kompetisi karyawanlah yang dapat memastikan terlaksananya
proses pengendalian yang baik.
c. Struktur organisasi
Struktur organisasi didefinisikan sebagai pola otoritas dan tanggung jawab
yang ada dalam organisasi.
d. Perhatian dan pengarahan yang diberikan oleh dewan direksi dan
komitenya
Dewan direksi merupakan perantara yang menghubungkan pemegang
saham selaku pemilik organisasi dengan manajemen yang bertanggung
jawab menjalankan organisasi. Pemegang saham mengontrol manajemen
melalui fungsi dewan direksi dan komitenya.
61
e. Cara pembagian otoritas dan tanggung jawab
Pada struktur organisasi formal, dokumen tertulis sering digunakan untuk
mengindikasikan pemberian wewenang dan tanggung jawab dalam
organisasi.
f. Kebijakan sumber daya manusia dan prosedur
Personel seharusnya kompeten dan memiliki kemampuan atau
mendapatkan pelatihan yang cukup terkait dengan pekerjaan yang harus
mereka lakukan. Personel merupakan kunci dalam pengendalian.
2. Penaksiran Risiko
Penaksiran risiko, komponen kedua dari pengendalian internal, merupakan
proses mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola resiko yang dapat
mempengaruhi tujuan perusahaan.
Risiko dapat muncul atau berubah dari risiko :
a. Perubahan dalam lingkungan operasi yang memaksa tekanan baru atau
berubah pada perusahaan.
b. Personel baru yang memegang pemahaman pengendalian internal yang
berbeda atau tidak memadai.
c. Sistem informasi yang direkayasa kembali atau baru yang mempengaruhi
pemrosesan data.
d. Pertumbuhan yang signifikan dan cepat yang menyaring pengendalian
internal yang ada.
e. Penerapan teknologi baru ke proses produksi atau sistem informasi yang
mempengaruhi pemrosesan transaksi.
3. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun
untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan
baik. Aktivitas pengendalian dapat berupa pengendalian akuntansi yang
dirancang untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan
pengendalian tertentu dapat tercapai untuk setiap sistem aplikasi yang material
dalam organisasi :
62
a. Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas untuk mengurangi peluang
seseorang dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan
kecurangan atau kesalahan dalam menjalankan tugas mereka.
b. Akses terhadap aktiva hanya diberikan sesuai dengan otorisasi manajemen.
c. Pengendalian proses informasi diterapkan untuk mengecek kelayakan
otorisasi, keakuratan, dan kelengkapan setiap transaksi.
4. Informasi dan Komunikasi
Informasi mengacu pada sistem akuntansi organisasi, yang terdiri dari metode
dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis,
mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk
memelihara akuntabilitas aktiva yang terkait.
Komunikasi terkait dengan memberikan pemahaman yang jelas mengenai
semua kebijakan dan prosedur yang terkait dengan pengendalian. Komunikasi
yang baik membutuhkan manual prosedur yang memadai, maupun kebijakan
serta berbagai jenis dokumentasi lainnya.
5. Pengawasan
Pengawasan merupakan proses yang berkelanjutan untuk menaksir kualitas
pengendalian internal dari waktu ke waktu serta untuk mengambil tindakan
koreksi yang diperlukan. Fungsi audit internal merupakan suatu fungsi yang
biasanya ada dalam perusahaan besar untuk mengawasi dan mengevaluasi
pengendalian secara terus menerus. Tujuan audit internal adalah untuk
melayani manajemen dengan menyediakan bagi manajemen hasil analisis dan
hasil penilaian aktivitas dan sistem seperti :
a. Sistem informasi organisasi
b. Struktur pengendalain internal organisasi
c. Sejauh mana ketaatan terhadap kebijakan operasi, prosedur, dan rencana
d. Kualitas kinerja personel organisasi