1

GUGUS KENDALI MUTU( Quality Control Circle)

Kuliah ke-13 Pengertian, Ide dasar, dan

Filosofi GKM Sasaran Program Organisasi, Aturan main, dan

Pokok Kegiatan Peran Pemimpin dan fasilitator Pemecahan Masalah, Kunci,

dan Ukuran Keberhasilan Audit Personalia

2

LATAR BELAKANG

GKM adalah bagian dari PMT GKM adalah kelompok kecil pekerja

yang biasanya 4 – 10 orang saja Tahap pembentukannya Forming

(menciptakan pola hubungan), Storming (mulai terjadi konflik), Norming (membentuk norma), dan Performing (tahap berprestasi)

3

PENGERTIAN

GKM (Quality Control Circle) adalah kelompok kecil pekerja yang secara sukarela melakukan kegiatan pengendalian dan perbaikan mutu secara berkesinambungan dengan menggunakan teknik-teknik pengawasan kualitas

4

IDE DASAR GKMMenyumbang terhadap perbaikan dan

pengembangan perusahaanMenghormati umat manusia yang

membangun tempat kerja yang cerah, bahagia bekerja di dalamnya

Sepenuhnya berusaha menunjukkan kemampuan manusia bekerja sama dapat menghasilkan sesuatu maksimal

5

FILOSOFI GKM (1)Orang harus bekerja dan menggunakan

banyak waktu dari masa hidupnya, maka sekaligus dinikmati optimal/disyukuri

GKM melibatkan orang dalam pemecahan masalah, maka didayagunakan secara efektif daya pikirnya, melalui berbagai kerjasama sesama rekan kerja

6

FILOSOFI GKM (2) Daya pikir dianggap sebagai aset utama,

karenanya peningkatan produktivitas hanya dapat dilakukan dengan partisipasi positif, kedisiplinan dan efektivitas kerja

Diberikan motivasi agar bekerja keras dengan kompensasi yang adil/ layak

Pengembangan melalui pendidikan dan latihan akan meningkatkan kemampuan kerja karyawan

7

SASARAN PROGRAM Pengembangan diri Pengembangan

bersama Perbaikan mutu Perbaikan

komunikasi dan sikap

Pengembangan tim dan produktivitas

Mengurangi keluhan dan absensi

Meningkatkan disiplin dan partisipasi

Meningkatkan loya- litas dan kepuasan

Meningkatkan kerja-sama

Menambah efisiensi

8

LATIHAN GKM (1)

Latihan Pemimpin KelompokLatihan dilakukan secara bertahap, mula-

mula diajarkan teknik yang paling dasar sampai kelompoknya menjadi mantap

Latihan yang selalu diperbaharui akan memberikan dasar agar kelompok tetap bersemangat

9

LATIHAN GKM (2) Pengenalan persoalan dapat dilaksanakan oleh

siapa saja dalam perusahaan dan mungkin merupakan hasil data keluhan konsumen, informasi manajemen, umpan balik, pengendalian mutu, teknik atau perencanaan produksi

Seleksi persoalan untuk melibatkan setiap orang, maka harus dipilih persoalan yang menjadi perhatian tiap orang, yang berhubungan dengan gejala yang dilihat tiaporang dan mudah untuk ditangani.

10

ORGANISASI GKMAda 6 Ciri Spesifik:

Kelompok kecil maksimum 10 orang Terlibat dalam pekerjaan yang sama Terjadwal pertemuan rutin Dalam pertemuan mengenali dan menganalisis

masalah yang timbul Pemecahan masalah sistematis dan diajukan ke

atasan Melaksanakan pemecahan masalah yang

disetujui atasan

11

ATURAN MAIN Karyawan bebas keluar masuk kelompok

sukarela Manajer mendukung kelompok dengan (1)

mendorong anggota untuk pertemuan rutin(2) menyediakan ruangan (3) memberikan bahan dan publisitas (4) memberikan pendidikan (5) melaksanakan pemecahan masalah yang disetujui (6) tema “circle” disepakati asalkan tidak menyangkut gaji/ kesejahteraan

12

POKOK-POKOK KEGIATAN (1)

a. Sebagai pengembangan dirib. Kegiatan dilaksanakan secara sukarelac. Kegiatan kelompok bukan pribadid. Menerapkan teknik “quality circle”

dengan bantuan statistike Permasalahan dibahas urusan pekerjaan

sehari-hari

13

POKOK-POKOK KEGIATAN (2)

f. Dilakukan secara berlanjutg.Menghasilkan pengembangan bersamah.Menuntut kreativitas kelompoki. Membutuhkan partisipasi setiap anggotaj. Kegiatan terutama berhubungan dengan

mutu dan permasalahannya, masalah perbaikan dan pengembangannya.

14

PERANAN PEMIMPIN KELOMPOK (1)

a. Berperan aktif dalam kelompokb. Beorientasi dan ikut berkepentingan

mengarahkan kegiatanc. Menciptakan kerja sama antar anggota untuk

memperoleh keterlibatan setiap orang, bebas berbicara berbagai pengalaman

d. Menciptakan hubungan kelompok dengan kelompok yang lain, serta hubungan dengan organaisasi lini

15

PERANAN PEMIMPIN KELOMPOK (2)

e.Menciptakan kerjasama dengan pengelola hubungan sejawat misalnya Karo Personalia, Kabag Perencanaan, Kapusdiklat, Fasilitator dan Kelompok

f. Menciptakan hubungan yang saling menguntungkan antar anggota

g.Mendorong anggota kelompok untuk penerapan teknik-teknik “circle” di tempat kerja.

16

PERANAN FASILITATOR (1)

a. Mengordinasikan kelompok yang dibawah bimbingannya

b. Berperan serta dalam pertemuan kelompok

c. Mengarahkan dan membina kegiatan kelompok agar sesuai jadwal kegiatan

d. Melatih pimpinan kelompok dalam teknik-teknik circle

17

PERANAN FASILITATOR (2)e.Menetapkan kerjasama antar kelompok

dengan organisasi linif. Mendorong dan memberi semangat kepada

sesama anggota kelompokg.Menghubungkan kepentingan perusahaan

dengan kepentingan kelompokh.Memberikan laporan perkembangan,

kelompok-kelompok kepada perusahaan atau koordinator bidang GKM

18

KENDALA (1)a.Sikap meremehkan terhadap orang

lain:Acuh tak acuh terhadap orang lainSering memotong pembicaraan orang lainMenggurui atau mendominasi atau

memprovokasiTidak menghadiri pertemuan/ absen

19

KENDALA (2)b.Sikap meremehkan terhadap diri sendiri: Takut berbicara Takut salah Takut berperan aktif Takut mengeluarkan pendapat Lebih senang mengamankan diri Banyak berasumsic. Menggunakan Anggaran yang Salah.

20

TUJUH ALAT GKM (1)1. Lembar pengumpulan data dirancang

sendiri sesuai dengan keperluan dan stratifikasi, yang juga diperlukan untuk :

- membantu memahami situasi - memudahkan menganalisis data - mengendalikan proses/pekerjaan - mengambil keputusan - membuat rencana atau perbaikan

21

TUJUH ALAT GKM (2)2. Stratifikasi bertujuan untuk menguraikan/

mengklasifikasikan persoalan menjadi kelompok/golongan sejenis yang lebih kecil atau menjadi unsur tunggal dari persoalan serta menghilangkan salah interpretasi. Juga berguna untuk melihat dengan rinci karakteristik kualitas dan juga akibat pelaksanaan asumsi pada karakteristik kualitas tsb.

22

TUJUH ALAT GKM (3)

3. Diagram pareto yang menggam-barkan masing-masing jenis masalah terhadap keseluruhan. Daerah masalah dipersempit karena selalu ada yang dominan. Dapat dilakukan penggambaran keadaan sebelum dan sesudah perbaikan.

23

TUJUH ALAT GKM (4)

4. Diagram sebab akibat dikenal dengan “fish bone/tulang ikan” Beberapa yang penting antara lain :

- Menentukan faktor yang berpengaruh pada karakteristik mutu

- Prinsipnya bebas terhadap penyebab-penyebab yang sebenarnya dan masing-masing berdiri sendiri

24

Diagram sebab-akibat…..

- Untuk pengisian diperlukan sumbang saran

- Untuk membantu dalam menentukan faktor-faktor yang berpengaruh digunakan 4 M dan 1 L (Mesin/peralatan, Manusia, Metode/cara, Material/bahan dan Lingkungan)

25

Mutu

SebabAkibat

AkibatMATERIAL MESIN

MANUSIAMETODELINGKUNGAN

26

TUJUH ALAT GKM (5)

5. Histogram Untuk memudahkan mengetahui penyebaran data yang ada agar persoalan dapat dilihat dengan jelas. Dalam hal ini diperlukan pengetahuan tentang statistik distribusi normal, sehingga batasan rata-ratanya menjadi jelas)

27

TUJUH ALAT GKM (6)6. Diagram pencar dan korelasi untuk

memperlihatkan hubungan/ korelasi dari suatu penyebab atau faktor yang berkesinambungan dengan karakterisitik mutu yang mungkin :

- berkorelasi positif - berkorelasi negatif - tak ada korelasi

28

TUJUH ALAT GKM (7)7. Grafik/bagan pengendalian mutu dapat

berupa balok, lingkaran atau garis yang dibuat agar data lebih cepat, lebih mudah untuk dibaca, jelas dan menarik untuk dilihat. Sedangkan bagan merupakan grafik garis yang mencantumkan batas maksimum dan minimum sebagai batas pengendalian, sehingga penyimpangan lekas dapat dideteksi

29

PEMECAHAN PERSOALANMenyeleksi persoalan

Oleh Lingkaran

Pelaksanaan keputusanOleh manajer

Persentasi kepadaManager

Oleh lingkaran

Pemecahan Oleh lingkaran

AnalisisOleh lingkaran

Data diperolehAnggota lingkaranAtau manajer

30

KUNCI KEBERHASILAN GKM

1. Iklim yang mendukung

2. Komitmen manajemen puncak

3. Pemilihan sasaran4. Informasi dan

komunikasi

5. Sifat kesukarelaan6. Pentingnya

pelatihan7. Tumbuh bertahap

tapi mantap8. Selalu terbuka dan

positif

31

UKURAN KEBERHASILAN (1)

1. Mutu yang dapat diukur dengan :- kerusakan/jam atau orang

- afkiran/pembikinan per unit - data pengendalian dari pelanggan2. Biaya dilihat dari nisbah biaya mutu : - biaya kegagalan - biaya total pembikinan

32

UKURAN KEBERHASILAN (2)

- biaya total mutu - Biaya penjualan3. Sikap Ukurannya dapat mencakup - perpindahan tenaga kerja - kemangkiran - pengurangan kecelakaan - kemacetan - survei sikap

33

SARAN PENGOPERASIAN (1)

a. Partisipasi merata dan menyeluruh karena merupakan kegiatan kelompok, bukan pentas untuk jumlah orang yang terbatas, orang-orang yang cakap, bintang yang menonjol, tetapi untuk semua orang yang berpartisipasi secara sukarela

b. Diskusi semua peserta dapat berbicara secara bebas dan terus terang, termasuk mau mendengarkan orang lain dengan pikiran dan hati yang terbuka

34

SARAN PENGOPERASIAN (2)

c.Dimulai dengan masalah yang mendesak dan kecil, kemampuan untuk memecahkan persoalan yang lebih sukar lambat laun akan diperoleh. Para anggota akan menghargai kesenangan memecahkan masalah

d.Menegakkan kondisi pengendalian menjamin operasi yang mantap dan terkendali dan mengambil langkah-langkah positif untuk menghentikan masalah yang berulang dan mendahului masalah yang akan timbul

35

SARAN PENGOPERASIAN (3)

e. Praktek Para anggota mempelajari berbagai teknik dan mengajukan ide-ide. Teori dan ide-ide tersebut diterapkan bersama-sama.

f. Para manajer GKM hanya akan tumbuh jika manajer melibatkan diri untuk memberikan bimbingan, dukungan dan menunjukkan hormat kepada umat manusia

36

TEKNIK DASAR (1)a. GKM pada dasarnya adalah konsep

sederhana dan kesederhanaan menjadi daya tarik utama

b. Orang yang memberikan pelatihan mampu menyajikan gagasan yang dapat langsung dicerna oleh penerima, jangan yang muluk-muluk

37

TEKNIK DASAR (2)c. Dalam memperkenalkan teknik GKM

perlu diperhatikan tahapan-tahapannya, dimulai dengan yang paling dasar, yang dilanjutkan dengan yang lebih canggih

d. Laporan “circle” dibuat satu halaman sehingga segala cerita tentang kegiatan circle tersebut dapat sekaligus terlihat.

38

AUDIT PERSONALIA

Latar Belakang Kesalahan kebijakan (tidak tepat atau ketingalan jaman) serta perlu evaluasi

Arti pemeriksaan kualitas kegiatan personalia

Maksud memberikan umpan balik tentang fungsi personalia

39

KEGUNAAN AUDIT (1)Mengindentifikasi sumbangan Ro-peg

terhadap organisasiMeningkatkan kesan Ro-peg ProfesionalMendorong Tanggung-jawab lebih besarMenstimulasi keseragaman kebijakan

dan praktekMemperjelas tugas dan tanggungjawab

40

KEGUNAAN AUDIT (2)Menemukan masalah kritisMenekan biayaMenyelesaikan keluhanMeningkatkan kesediaan untuk menerima

perubahanEvaluasi SIM-Peg dan SIM keseluruhan

41

TUJUAN AUDIT

Menilai efektivitasMengenali aspek yang diperbaikiMempelajari aspek secara mendalamKemungkinan perbaikan dan

merekomendasikannya

42

MACAM AUDIT

Audit fungsi personalia mereviu kerja departemen personalia (Ro-Peg)

Audit pelaksanaan manajerialAudit kepuasaan karyawanAudit keuangan(financial audit)

43

AUDIT FUNGSIMengevaluasi semua fungsi MSDMTim audit hendaknya (1) Mengindentifika-

sikan siapa yang bertanggung jawab setiap kegiatan (2) menentukan sasaran yang akan dicapai (3) mereviu berbagai kebijakan (4) menentukan besaran sampel catatan dalam SIM-Peg (5) menyiapkan laporan (6) merekomendasikan koreksi (7) melaksanakan tindak lanjut.

44

AUDIT PELAKSANAAN MANAJERIAL

1. Mereviu pelaksanaan kebijakan dan prosedur oleh manajer

2. Bila mereka mengabaikan kebijakan personalia atau melanggar hukum perburuhan, auditor hendaknya mengemukakan kesalahan-kesalahan tersebut untuk dikoreksi

45

AUDIT KEPUASAN KARYAWAN

Bila kebutuhan karyawan tidak terpuaskan, meningkatnya absensi, seringnya rotasi, kegiatan serikat kerja bertambah

Kumpulkan data dari karyawan tentang gaji, benefit, praktek pengawasan, Rencana kerja karir dan umpan balik prestasi kerja

46

5 PENDEKATAN RISET PERSONALIA

Pendekatan komparatif membandingkan dengan perusahaan lain

Pendekatan wewenang dari luar konsultan

Pendekatan statistik pakai standar Pendekatan kepatuhan tengok

pelanggaran disiplin Pendekatan MBO lihat hasil

47

AUDIT KEUANGAN

Yang mempunyai orientasi penguji-an/penilaian secara independen dan objektif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta data keuangan /administrasi untuk memberikan perlindungan keamanan aset perusahaan dengan melakukan evaluasi kelayakan internal kontrol yang diterapkan.

48

NORMA AUDIT

Kemandirian strukturKemahiran jabatanRuang lingkup tugasPelaksanaan AuditPengelolaan struktur/organisasi

49

KEMANDIRIAN

Harus dapat melakukan pekerjaan secara bebas dan objektif

Tanpa pengaruh dan tekanan dari luarMemungkinkan memberikan

pertimbangan yang tidak memihak

50

STRUKTUR/STATUS ORGANISASI (1)

Manajer audit harus bertanggung jawab kepada pimpinan puncak

Dapat berkomunikasi langsung dengan pimpinan puncak

Pengangkatan atau penggantian berdasar keahlian

51

STRUKTUR/STATUS ORGANISASI (2)

Tugas, wewenang dan tanggung jawab harus didefinisikan secara tertulis dan disetujui manajemen

Pimpinan audit dapat menyampaikan jadwal, rencana SDM, maupun biaya

Pimpinan audit harus menyampaikan laporan kegiatan secara berkala (sekurang-kurangnya setahun sekali.

52

OBJEKTIVITAS

Para auditor mempunyai sikap mental yang harus dipertahankan (tak boleh dipengaruhi pihak lain)

Kejujuran hasil pekerjaan harus dapat diyakini dan bukan merupakan hasil kompromi

Merekomendasikan standar pengendalian yang objektif

53

KEMAHIRAN JABATAN(Departemen Audit dan Internal Audit)

Memiliki pengetahuan, ketrampilan dan kecakapan ilmu yang diperlukan dalam melakukan audit yang layak

Mengetahui tugas pokok dan fungsi, aturan kepegawaian, aturan keuangan dan manajemen

Mampu merancang, mengawasi dan mengevaluasi.

54

RUANG LINGKUP AUDITMencakup pengujian, evaluasi sistem

pengendalian intern, & kualitas manajemenTingkat kepercayaan dan integritas informasiKetaatan terhadap kebijakan, rencana,

prosedur, dan ketentuan perundanganPerlindungan atas harta perusahaanAudit khusus: Pakai sumber daya efektif &

efisien dan Pencapaian tujuan/sasaran.

55

Pelaksanaan Audit, meliputi: perencanaan, pengujian dan evaluasi informasi, penyampaian dan tindak-lanjut audit.

Pengelolaan Struktur/organisasi, meliputi: tujuan, wewenang dan tanggung-jawab, perencanaan, kebijakan dan prosedur, manajemen dan pengembangan karyawan, serta jaminan mutu.