Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 1

P.M.P.K.DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

Fasilitator :Drs. Surjadi, M.SiWidyaiswara Utama Badan Diklat Provinsi Jawa Timur

(SUMBER : LAN-RI, 2008, MODUL DIKLATPIM TINGKAT IV)

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 2

DASAR FILOSOFIS SEBUAH KEPUTUSAN PUBLIK

“SETIAP KEPUTUSAN TIDAK SEMATA-MATA DIDASARKAN PADA KOMPETENSI LEGAL,

TETAPI JUGA HARUS MEMENUHI NILAI-NILAI KEBENARAN ETIK DI DALAMNYA”

(Prof. Dr. Djokosantoso Moeljono)

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 3

DESKRIPSI SINGKATMata diklat ini menjelaskan pengertian, proses,

teknik analisis, pemelihan alternatif dan pengambilan keputusan.

TUJUAN UMUMSetelah mengikuti pembelajaran ini, peserta

mampu memahami, menjelaskan dan menerapkan keterampilan dalam

memecahkan masalah dan pengambilan keputusan yang tepat, cepat dan benar.

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 4

TUJUAN KHUSUSSETELAH MEMPELAJARI MATA AJAR INI, PESERTA MAMPU :• Memahami Alur Pikir Rasional Dalam Proses Pemecahan Masalah;• Memahami Dan Menjelaskan Tahap-tahap Dari Alur Pikir Rasional;• Memahami Dan Menjelaskan Teknik-teknikdalam Mengidentifikasi,

Merumuskan, Menentukan Prioritas, Menganalisis Masalah Dan Menentukan Pilihan;

• Memahami Dan Menjelaskan Teknik-teknik Analisis Persoalan Potensial;

• Memahami, Menjelaskan Dan Menerapkan Konsep-konsep Tersebut Dalam Praktek.

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 5

PENGERTIAN

• PEMECAHAN MASALAH DAPAT DIARTIKAN SEBAGAI : Suatu Proses Mengamati, Pengenalan Dan Usaha Mengurangi Perbedaan Antara Situasi Sekarang Dengan Yang Akan Datang (Rencana);

• PENGAMBILAN KEPUTUSAN DIARTIKAN SEBAGAI : Proses Memilih Tindakan Dari Beberapa Alternatif Untuk Mencapai Tujuan/ Sasaran (Proses Mengakhiri Suatu Masalah).

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 6

Pengertian ……

• PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN (PMPK) DAPAT DIARTIKAN : Sebagai Suatu Proses Identifikasi, Mencari Penyebab, Pemilihan Alternatif Dan Mengantisipasi Hambatan Yang Mungkin Menghalangi Terlaksananya Keputusan.

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 7

RAGAM MODEL PENGAMBILAN KEPUTUSAN

“PENGAMPILAN KEPUTUSAN” UNTUK :1. Mengetahui hubungan faktor-2 yang bersifat

tunggal relevan dengan masalah yang akan diselesaikan;

2. Memperjelas hubungan yang signifikan di antara variabel yang ada;

3. Merumuskan hipotesis tentang hakekat hubungan antar variabel.

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 8

FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN DALAM MENYUSUN MODEL PENGAMBILAN KEUTUSAN

1. TUJUAN ORGANISASI;2. KENDALA INTERNAL;3. KRITERIA PELAKSANAAN;4. BERBAGAI ALTERNATIF PEMECAHAN

MASALAH.

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 9

FAKTOR YANG BERPENGARUH

FAKTOR YANG BERPENGARUH DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN :

1. Keadaan lingkungan dan nilai-nilai yang dipertentangkan;

2. Politik;3. Emosional;4. Tingkat pendidikan;5. Model keputusan faktual.

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 10

TAHAPAN PMPK(Secara Umum)

1. IDENTIFIKASI MASALAH;2. ANALISIS MASALAH;3. MERUMUSKAN ALTERNATIF PEMECAHAN

MASALAH;4. MENETAPKAN KEPUTUSAN.

11

TAHAPAN ANALISIS DALAM PMPK (Menurut Kepner-Tregoe)

No TATARAN KEGIATAN

1 ANALISIS SITUASI (Apa yang terjadi)

1. MENGINVENTARISASI MASALAH;2. MENENTUKAN MASALAH PRIORITAS.

2 ANALISIS PERSOALAN (Mengapa terjadi)

1. MENGIDENTIFIKASI FAKTOR PENYEBAB MASALAH;

2. MENENTUKAN PENYEBAB UTAMA.

3ANALISIS KEPUTUSAN

(Tindakan apa yang harus diambil)

1. MEMBUAT ALTERNATIF PEMECAHAN;2. MENENTUKAN ALTERNATIF YANG PALING

BAIK.

4 ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL(Apa yang kita hadapi)

1. MENGIDENTIFIKASI HAL-HAL YANG MUNGKIN TERJADI;

2. MENENTUKAN TINDAKAN PENCEGAHAN.

12

TAHAPAN ANALISIS DALAM PMPK

No KEGIATAN UTAMA KERANGKA POKOK(Kepner-Tregoe)

1 IDENTIFIKASI MASALAH(Mengenali Kerisauan)

1. ANALISIS SITUASI (Apa yang terjadi)

2 ANALISIS MASALAH(Belum diketahui Penyebabnya)

2. ANALISIS PERSOALAN (Mengapa terjadi)

3 MERUMUSKAN ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH(Telah diketahui Penyebabnya)

3. ANALISIS KEPUTUSAN (Tindakan apa yang harus diambil)

4 MENETAPKAN KEPUTUSAN(Dilengkapi antisipasi dengan Analisis Masalah Potensial)

4. ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL (Apa yang kita hadapi)

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09

TAHAPAN ANALISIS DAN KEGIATANDALAM PMPK

No KEGIATAN UTAMA TATARAN RINCIAN KEGIATAN

1 IDENTIFIKASI MASALAH(Mengenali Kerisauan)

1. ANALISIS SITUASI (Apa yang terjadi)

1. Menginventarisasi Masalah;2. Menentukan Masalah

Prioritas.2

ANALISIS MASALAH(Penyebab Belum diketahui)

2. ANALISIS PERSOALAN (Mengapa terjadi)

3. Mengidentifikasi Faktor Penyebab Masalah;

4. Menentukan Penyebab Utama.

3 MERUMUSKAN ALTERNA- TIF PEMECAHAN MASALAH (Penyebab Telah diketahui)

3. ANALISIS KEPUTUSAN(Tindakan apa yangharus diambil)

5. Membuat Alternatif Pemecahan;

6. Menentukan Alternatif Yang Paling Baik.

4 MENETAPKAN KEPUTUSAN(Dilengkapi antisipasi dengan Analisis Masalah Potensial)

4. ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL(Apa yang kita hadapi)

7. Mengidentifikasi Hal-hal Yang Mungkin Terjadi;

8. Menentukan Tindakan Pencegahan.

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 14

1 - ANALISIS SITUASI

1) MENGENALI “KERISAUAN”;2) MEMILAH KERISAUAN;3) MENENTUKAN KRITERIA DAN PRIORITAS;4) MERENCANAKAN PENYELESAIAN.

“Kerisauan (Concern) berarti :sesuatu yang dirasakan mengganggu, kurang mengenakkan,

menyita perhatian TAPI kita belum yakin apakah sesuatu itu memang perlu kita atasi”

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 15

1). Mengenali Kerisauan :

DAFTAR KERISAUAN KETERANGAN APA YANG BELUM BERHASIL KITA KERJAKAN ? APA DAMPAKNYA THD ORGANISASI ASPEK APA YANG HARUS DIPERBAIKI TINDAKAN APA YANG HARUS SEGERA DIAMBIL ? APA RENCANA KEDEPAN UNTUK MENINDAK LANJUTI ?

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 16

2). Memilah Kerisauan :

• Apa yang dimaksud dengan ……;• Apa buktinya sehingga itu tidak ……;• Apakah hal tersebut masih bisa dirinci lebih

lanjut ……;• Apakah hal tersebut telah spesifik …..;

(Menunjukkan “masalah spesifik / tunggal sehingga dapat dianalisis penyelesaaiannya)

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 17

3). Menentukan Kriteria & Prioritas Masalah :

(Teori Kepner Tregoe : “USG”)

No SITUASI / KERISAUANPENILAIAN

TNKRITERIAU S G

PENILAIAN MENGGUNAKAN SKALA LIKERT (5 – 4 – 3 – 2 – 1 )TN = TOTAL NILAI

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 18

KRITERIA PEMILIHAN MASALAH PRIORITAS

• U (Urgency) : kegawatan yaitu besarnya dampak yang timbul terhadap keselamatan jiwa manusia/uang/produksi/harta benda/reputasi baik individu maupun organisasi.

• S (Seriousness) : mendesaknya yaitu banyaknya waktu tersedia untuk penanganan suatu masalah.

• G (Growth) : pertumbuhan yaitu perkiraan bertambah buruknya suatu keadaan dibandingkan dengan sebelumnya/keadaan sekarang.

CONTOH “SITUASI”(KERISAUAN-KERISAUAN)

1. PKL KURANG TERTIB.2. LAPORAN MINGGUAN TIDAK TEPAT WAKTU.3. KEMISKINAN MENINGKAT.4. KESULITAN KOORDINASI ANTAR BAGIAN.5. JUMLAH ANAK JALANAN MENINGKAT;6. MENYUSUN KEGIATAN PILKADA.7. TARGET PBB TIDAK TERCAPAI.8. MENYUSUN PRIORITAS PROYEK.9. MEMPERSIAPKAN RAPAT KOORDINASI.10.SI BADU SERING BOLOS.11.PAMERAN UNTUK MENARIK INVESTOR.

KENALI KERISAUAN DAN PILAH KERISAUAN.

No MengenaliKerisauan (Umum)

Memilah Kerisauan(Memperjelas)

Prioritas TN

U S G

1 Perencanaan Proyek Kurang Sempurna. (Bersifat Umum).

a.15% Hasil perencanaan sulit dilaksanakan.b.10% Survei tidak dilakukan dg. Seksama.

3

5

3

5

5

5

2 Perijinan Bangunan Lambat Diselesaikan (Bersifat Umum)

a.S.K IMB lambat disele-Saikan.

5 5 5

3 Peralatan Kerja Kurang.(Umum)

a.Komputer Kurang.b.Filling Kabinet Kurang.

43

54

55

4 Menteri Akan Berkunjung.(Jelas)

a.Mempersiapkan Kunjungan Menteri.

5 5 5

Pertanyaan untuk Memilah Kerisauan:1.Apa yang Anda Maksud Dengan…………2.Bukti Apa yang Anda Punyai………………3.Apakah Kerisauan Masih Bisa Diperinci Lagi?

CONTOH

Indek Skala LIKERT: 1-5; Sangat Penting, Penting, Cukup, Kurang, Sangat Kurang.

MEMILAH KERISAUAN

Lat.1

LK

Conth

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 21

4). Merencanakan Penyelesaian :

Kemungkinan sifat Masalah Prioritas :a. Masalah prioritas belum diketahui

penyebabnya;b. Masalah prioritas telah diketahui penyebabnya

secara jelas;c. Masalah masih potensial.

= (DILANJUTKAN LANGKAH ANALISIS PERSOALAN)

22

TEKNIK MERENCANAKAN PENYELESAIAN

No SIFAT MASALAH TEKNIK PENYELESAIAN CATATAN

1Masalah prioritas belum diketahui penyebabnya;

TEKNIK ANALISIS MASALAH

-P. Masalah- USG- P. Sasaran

2 Masalah prioritas telah diketahui penyebabnya;

TEKNIK ANALISIS KEPUTUSAN

-P.Alternatif;- Matriks Teori Tapisan.

3 Masalah masih potensial

ANALISIS MASALAH POTENSIAL

Matriks Analisis Masalah Potensial.

C

B

A

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 23

TEKNIK ANALISIS MASALAHa. Perumusan Masalah;b. Spesifikasi Penyebab;c. Menguji Penyebab;d. Memverifikasi penyebab (akar masalah);e. Penetapan Tujuan Pengambilan Keputusan;f. Menentukan Kriteria Pemilihan;g. Mengembangkan Alternatif pilihan;h. Mengevaluasi alternatif.

A

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 24

a. Perumusan Masalah

• Perumusan Masalah : Berupa rumusan “kesenjangan” baik kesenjangan “prosedur” maupun “sistem” antara kenyataan (empirik) dengan yang seharusnya (yang diinginkan). Perbedaan antara Das Sain dan Das Sollen dapat dikatakan sebagai “masalah”;

• Ada 2 kemungkinan masalah : “masalah tunggal” (spesifik) bisa langsung dicari faktor penyebabnya. Dan “masalah majemuk” yang harus dicari penyebabnya masing-masing.

25

b. Spesifikasi Penyebab• Mencari penyebab spesifik yang menggambarkan

hubungan “sebab – akibat” yang logis, yaitu dengan menjawab pertanyaan “mengapa” atau “apabila…..” “maka…..”;

• Jawaban atas pertanyaan “apabila…” merupakan “penyebab” dan “maka” akan timbul suatu masalah sebagai “akibat”;

• Membuat “daftar penyebab” timbulnya “masalah prioritas” yang telah diketemukan/ditetapkan.

26

Contoh menjawab “MENGAPA” terjadi “Masalah Prioritas” (mis. : Terlambat masuk kantor)

PERTANYAAN “MENGAPA” JAWAB

MENGAPA TERLAMBAT MASUK KANTOR

KARENA MOBIL MOGOK

MENGAPA MOBIL MOGOK KARENA ACCU LEMAH

MENGAPA ACCU LEMAH KARENA AIR ACCU HABIS

MENGAPA AIR ACCU HABIS SERVICE TERLAMBAT

MENGAPA SERVICE TERLAMBAT JADUAL SERVICE BELUM ADA

MENGAPA JADUAL SERVICE BELUM ADA

KARENA KELEMAHAN MANAJEMEN PERAWATAN.

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 27

c. Menguji Penyebab

• Daftar yang menyajikan kemungkinan – kemungkinan “penyebab” pada tahap sebelumnya diuji kebenarannya dengan menggunakan pertanyaan :– Apakah penyebab ini sesuai dengan fakta?;– Siapa yang bertanggungjawab atas kebenaran

informasi tsb (sumber informasi diperoleh dari yang berkompeten)?.

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 28

d. Memverifikasi Penyebab

• Ada berbagai pisau analisis yang dapat digunakan untuk memverifikasi penyebab, yaitu a.l. :– Causal Map (peta sebab – akibat);– Fish Bone Diagram (diagram tulang ikan)– Diagram Pohon Masalah;– Dll.

29

CONTOH CAUSAL MAP

MESINRUSAK

MESINRUSAKKLEPKLEP

COILCOIL

BUSIBUSI

AKI AKI AKILEMAH

AKILEMAH

PERAWATANLEMAH

PERAWATANLEMAH

30

CONTOH FISH BONE DIAGRAM

METODEMETODE SDMSDM

MESINMESIN

MANAJEMEN PERAWATANLEMAH

MANAJEMEN PERAWATANLEMAH

MESIN TDKHIDUP

Lupa servis

Air aki habis

Aki lemah.

Jadwal servistidak ada

MOGOKMOGOKTERLAMBAT

MASUKKANTOR

TERLAMBATMASUK

KANTOR

Contoh

31

CONTOH POHON MASALAHTERLAMBAT MASUK

KANTOR

TERLAMBAT MASUKKANTOR

MOBIL MOGOKMOBIL MOGOK

SDM TIDAKTERAMPIL

SDM TIDAKTERAMPIL

MESIN RUSAKMESIN RUSAK SISTEM TER-GANGGU

SISTEM TER-GANGGU

BUSIKOTOR

BUSIKOTOR

AKILEMAH

AKILEMAH

SHILLBOCOR

SHILLBOCOR

AIR AKI HABISAIR AKI HABIS

SERVIS TERLAMBATSERVIS TERLAMBAT

JADWAL SERVIS TDK ADAJADWAL SERVIS TDK ADA

MANAJEMEN PERAWATAN LEMAHMANAJEMEN PERAWATAN LEMAH

AKIBAT

MASALAH UTAMASEBAB UTAMA

MP

MS

Sebab

AKAR MASALAH

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 32

MENENTUKAN KRITERIA & PRIORITAS MASALAH :

(Teori Kepner Tregoe : “USG”)

No SITUASI / KERISAUANPENILAIAN

TNKRITERIAU S G

PENILAIAN MENGGUNAKAN SKALA LIKERT (5 – 4 – 3 – 2 – 1 )TN = TOTAL NILAI

Surjadi - KKK / KKA Diklatpim Tingkat IV - 2009

MASALAH UTAMA (-)

MASALAH POKOK (-)

MASALAH POKOK (-)

MASALAH POKOK (-)

MS (-) MS (-)MS (-)

AKIBAT (-)POHON

MASALAH

(Faktor yang berpengaruh thd

“Masalah Utama”)

(Akar Masalah)

(MPD)(MP) (MP)

(MSD)(MS) (MS)

Lat. +

LK

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 34

e. Penetapan Tujuan Pengambilan Keputusan

• Untuk merumuskan Alternatif Pemecahan Masalah terlebih dahulu dilakukan 3 langkah analisis yang pokok yaitu :– Menentukan Tujuan/Sasaran;– Menilai Alternatif, dan– Menilai Akibat.

MENENTUKAN TUJUAN/SASARAN

MENILAI AKIBAT YANG TIMBUL

MENILAI ALTERNATIF

35

SASARAN UTAMA (+)

SASARAN POKOK (+)

SASARAN POKOK (+)

SASARAN POKOK (+)

SS (+) SS (+)SS (+)

DAMPAK (+)POHON TUJUAN/

SASARAN

(Faktor yang berpengaruh thd

“Masalah Utama”)

(Akar Masalah)

Jawaban

(A) (C) (B)

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 36

F. Menentukan Kriteria Pemilihan

• ADA 2 KRITERIA PERSYARATAN APA YANG HARUS DIPENUHI CALON KEPUTUSAN :– Kriteria Wajib/Keharusan (mutlak, terukur dan

realistis)– Kriteria Keinginan.

• PEMBUATAN KRITERIA MERUPAKAN LANGKAH YANG BERSIFAT SUBSTANTIF, IMAJINATIF DAN KREATIF, SESUAI DENGAN TUJUAN KEPUTUSAN ITU DIAMBIL.

37

NO KRITERIABobot

(BOBOT X NILAI)

KETA B C

1 Kriteria Wajib / Keharusan :(Bersifat Mutlak, Terukur

dan Realistis)

6 5x6=30 4x6=24 5x6=30

2 Kriteria Keinginan / Harapan :(Bersifat Relatif, dikaitkan dg keinginan tertentu)

4 4x4=16 4x4=16 5x4=20

JUMLAH = 10 46 40 50

RANGKING = II III IA = MENINGKATKAN MOTIVASI PEGAWAI;B = MENINGKATKAN KINERJA;C = MEWUJUDKAN DISIPLIN PEGAWAI.

PENILAIAN “TUJUAN” KEPUTUSAN(Masalah : Pegawai secara umum sering terlambat)

TUJUAN :

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 38

G. Mengembangkan Alternatif Pilihan ( “Analisis Keputusan”)

• Merumuskan beberapa “alternatif” sebagai pilihan untuk memecahkan masalah atau untuk mencapai tujuan yang ditetapkan, dengan cara “curah pendapat”; Atau :

• Menggunakan pisau analisis :– Pohon Alternatif;– FFA;– SWOT.

B

Surjadi - KKK / KKA Diklatpim Tingkat IV - 2009 39

SASARAN UTAMA (+)

SASARAN POKOK

Dominan (+)

SAS SPESIFIK DOMINAN (+)

DAMPAK (+)POHON ALTERNATIF

ALTERNATIF –

2

ALTERNATIF –

3

ALTERNATIF –

I

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 40

CONTOH FFA(Guna Merumuskan Alternatif)

• ALTERNATIF STRATEGI :– Tingkatkan Jumlah Insentif Bulanan;– Optimalkan Pelaksanaan Apel;– Tegakkan Peraturan Disiplin.

ARAH PERUBAHAN

TRANSPORTASI SULIT

SANKSI KURANG TEGASADANYA APEL

ADANYA INSENTIF

(FAKTOR PENDORONG) (FAKTOR PENGHAMBAT)

FORMULASI STRATEGI SWOT INTERNAL

EKSTERNAL

STRENGTHS :1. Ada program pelatihan TI yang praktis2. Tersedia Workshop TI

WEAKNESSES :1. Tugas Sitel kurang menarik2. Pegawai berpendidikan TI terbatas

OPPORTUNITIES :1. Ada keinginan berbagai unit untuk membangun SIM2. Banyak pegawai di ber bagai unit siap latih SIM

STRATEGI : SO1. Kembangkan Program SIM 2. Kembangkan kompeten si SIM terpadu

STRATEGI : WO1. Susun jabatan fungsio- nal pranata komputer2. Tingkatkan ketrampilan pegawai dibidang TI

THREATS :1. Adaptasi perkembang- an SIM lambat2. Konsep social engineering belum mantap

STRATEGI : ST1. Bentuk gugus inovasi program TI2. Kembangkan social engineering

STRATEGI : WT1. Tingkatkan forum kaji- an terapan TI2. Mantapkan budaya TI

CONTOH

41

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 42

G. MENGEMBANGKAN ALTERNATIF……......

TUJUAN : (Sasaran Spesifik)A = Meningkatkan Motivasi Pegawai; (II)B = Meningkatkan Kinerja; (III)C = Mewujudkan Disiplin Pegawai.(I) (Sas.Spesifik

Dominan/ SSD)

ALTERNATIF KEPUTUSAN1. TINGKATKAN JUMLAH INSENTIF BULANAN;2. OPTIMALKAN PELAKSANAAN APEL;3. TEGAKKAN PERATURAN DISIPLIN PEGAWAI.

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 43

H. Mengevaluasi Alternatif• Setiap alternatif dievaluasi dengan 2 kriteria yang

telah ditetapkan yaitu : “Kriteria Keharusan” dan “Kriteria Keinginan”;

• Mempertimbangkan “Resiko” yang bersifat “negatif” dari alternatif yang dipilih;

• Selanjutnya mengevaluasi alternatif dengan menggunakan “Teori Tapisan” dari Mc. Namara, atau dengan metode “Cost Benefit Analisys”.

PEMILIHAN ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH

NO ALTERNATIF STRATEGI

EFEKTIVITAS EFISIENSI (biaya) KEMUDAHAN TOTAL KET

1 TINGKATKAN JUMLAH INSENTIF BULANAN

3 5 5 13

2 OPTIMALKAN PELAKSANAAN APEL

4 5 5 14

3 TEGAKKAN PERATURAN DISIPLIN PE

5 5 5 15 Terpi lih

44

( TEORI TAPISAN)

ConthLK

45

(MATRIKS COST BENEFIT ANALISYS)

ALTERNATIF BENEFIT(Manfaat)

COST(Biaya)

RATIO PILIHAN

ALTERNATIF I

ALTERNATIF II

10

9

5

3

2

3

2

1

PENENTUAN ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH

LAT-2

LK

Conth

46

ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL

Persoalan Potensial Adalah Sesuatu Yang Pada Saat Ini Belum Terjadi Masalah, Namun

Dikhawatirkan Masalah Itu Akan Timbul Atau Terjadi Dimasa Yang Akan Datang.

(yang diasumsikan dapat mengganggu pelaksanaan pencapaian tujuan

organisasi/pelaksanaan misi/tupoksi)

C

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 47

LANGKAH – LANGKAH MENGANTISIPASI MASALAH POTENSIAL

1. Mengidentifikasi secara kritis prakiraan persoalan yang diperkirakan akan terjadi di masa yang akan datang;

2. Mengidentifikasi faktor-faktor penyebab dari persoalan potensial tsb;

3. Menyiapkan rencana tindakan untuk mencegah atau menanggulangi persoalan potensial tsb.

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 48

MANFAAT ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL

1. Mengamankan Sebuah Keputusan;2. Melengkapi Sebuah Rencana Sebelum

Dilaksanakan;3. Memantau Sebuah Rencana Yang Sedang

Berjalan; Dan4. Memperbaiki Pelaksanaan Kegiatan Yang

Sedang Berjalan.

49

ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09

No. Kegiatan Persoalan Potensial

Pertanyaan utk Solusi

Alternatif Pencegahan

1Peresmian Gedung Kantor Baru, oleh Bupati;

Bagaimana apabila Bupati berhalangan datang;

Siapa yang akan menggantikan Bupati;

-Wakil Bupati;- Sekretaris Daerah;- Asisten I Sekda.

Jam berapa rombongan harus menuju lokasi.

Bagaimana jika terlambat.

-Datang lebih awal;- Penggunaan pengawalan forreder;- Menutup jalan yang dilalui rombongan.

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 50

LATIHAN

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 51

SEKIAN & TERIMA KASIH

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 52

LATIHAN – 1

1. Bentuk kelompok dg anggota 3 s/d 4 orang;2. Masing-2 Kelompok memilih salah satu

permanen sistem diantara anggota kelompok;3. Identifikasi Misi dari permanen sistem yang

dipilih dan tentukan salah satu Misi yang akan dianalisis;

4. Identifikasi masalah kinerja pelaksanaan misi pada tataran pejabat eselon IV dan tentukan satu pilihan masalah prioritas (Masalah Utama) dengan alat bantu analisis “USG”;

5. Hasilnya dipresentasikan.

Lanjut

Form

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 53

LATIHAN – 2

2. Berdasarkan Masalah Prioritas (Masalah Utama) Yang Telah Dirumuskan (PADA LATIHAN – 1), dilanjutkan dengan langkah “Merencanakan Tindakan Penyelesaian”, dengan menerapkan Metode Analisis Diagram Pohon Masalah, & Pohon Sasaran;

3. Rumuskan Alternatif penyelesaian dengan Metode Pohon Alternatif;

4. Pilih Alternatif terbaik dengan Teori Tapisan dari Robert Mc. Namara;

5. Hasil diskusi dipresentasikan. Contoh

1. Diawali Melanjutkan Analisis Masalah “ANAK JALANAN” 2 Slide

IDENTIFIKASI MASALAH(ANALISIS SITUASI : Apa yang terjadi)

1. Pertumbuhan Penduduk meningkat2. Pengangguran Meningkat;3. Jumlah Anak Jalanan Miningkat;4. Mata Pencaharian Tidak Tetap;5. Skill Rendah;6. Pengalaman kerja rendah;7. Pendidikan Rendah;8. Lapangan Pekerjaan Terbatas;

Surjadi - KKK / KKA Diklatpim Tingkat IV - 2009 55

MASALAH UTAMA (-)

MASALAH POKOK (-)

MASALAH POKOK (-)

MASALAH POKOK (-)

MS (-) MS (-)MS (-)

AKIBAT (-)POHON

MASALAH

(Faktor yang berpengaruh thd

“Masalah Utama”)

(Akar Masalah)

(MPD)(MP) (MP)

(MSD)(MS) (MS)

Surjadi - KKK / KKA Diklatpim Tingkat IV - 2009 56

SASARAN UTAMA (+)

SASARAN POKOK (+)

SASARAN POKOK (+)

SASARAN POKOK (+)

SS (+) SS (+)SS (+)

DAMPAK (+)POHON TUJUAN/

SASARAN

(Faktor yang berpengaruh thd

“Masalah Utama”)

(Akar Masalah)

Surjadi - KKK / KKA Diklatpim Tingkat IV - 2009 57

SASARAN UTAMA (+)

SASARAN POKOK

Dominan (+)

SAS SPESIFIK DOMINAN (+)

DAMPAK (+)POHON ALTERNATIF

ALTERNATIF –

2

ALTERNATIF –

3

ALTERNATIF –

I

58

Pengangguran Meningkat

Lap.Kerja Terbatas

Mat.Penc. Tdk Tetap

Pertambahan Penduduk

Tinggi

Pengalaman kerja kurang

Skill RendahDik. Rendah

Jmlh Anak Jalanan Naik

POHON MASALAH

(Faktor yang berpengaruh thd

“Masalah Utama”)

(Akar Masalah)

(MPD)(MP) (MP)

(MSD)(MS) (MS)

59

Pengangguran Menurun

Lap.Kerja Bertambah

Mat.Penc. Tetap

Pertambahan Penduduk Rendah

Pengalaman Kerj.Naik.

Skill Meningkat

Dik. Meningkat

Jmlh Anak Jalanan Menurun

POHON TUJUAN/ SASARAN

(SPD)(SP) (SP)

(SSD)(SS) (SS)

60

Pengangguran Menurun

Lap.Kerja Bertambah

Mat.Penc. Tetap

Pertambahan Penduduk Rendah

Pengalaman Kerj.Naik.

Skill Meningkat

Tkt.Dik Meningkat

Jmlh Anak Jalanan Menurun

POHON ALTERNATIF

Penyertaan Magang

Latihan Wirausaha

Bang. Usaha Kemitraan

PEMILIHAN ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH

NO ALTERNATIF STRATEGI

EFEKTIVITAS EFISIENSI (biaya) KEMUDAHAN TOTAL KET

1 Bang. Usaha Kemitraan

4 5 5 14

2 Latihan Wirausaha 5 5 5 15 Ter-

pilih

3 Penyertaan Magang 4 4 4 12

61

( TEORI TAPISAN)

62

ANALISIS PERSOALAN POTENSIALNo. Kegiatan Persoalan

PotensialPertanyaan utk Solusi

Alternatif Pencegahan

1 Latihan Wirausaha

Bagaimana apabila ketersediaan Pelatih kurang.

Siapa yang dipercaya sebagai Pelatih.

-Mengadakan MOU dg Mitra Usaha;-Meminta tenaga pengajar dari Perguruan Tinggi (Politeknik)

Bagaimana apabila pesertanya kurang berminat

Siapa yang ditetapkan sebagai peserta.

-Buat percontohan;-Pembentukan Kader Pemberdaya an Masy.;-Beri Insentive (Bantuan Modal Usaha Bergulir)

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 63

1) INVENTARISASI MASALAH• Pengelolaan lingkungan blm efektif (Masih

Kumuh);• PKL tumbuh di sembarang tempat;• Bangunan Permukiman tidak tertata.

Lokus : Kantor KelurahanMisi : Mewujudkan Lingkungan Bersih dan

Indah.

2) MENENTUKAN MASALAH PRIORITAS(Masalah Utama)

64

No SITUASI / KERISAUANPENILAIAN

TNKRITERIAU S G

1 Bangunan Permukiman tidak tertata. 4 4 4 12

2 PKL tumbuh di sembarang tempat; 5 4 5 14

3 Pengelolaan lingkungan blm efektif (Masih Kumuh) 5 5 5 15

PENILAIAN MENGGUNAKAN SKALA LIKERT (5 – 4 – 3 – 2 – 1 )TN = TOTAL NILAI

2

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 65

1. Kebiasaan membuang sampah tdk pada tempatnya / budaya bersih Rendah;

2. Kesadaran masyarakat ttg. Kebersihan masih rendah;

3. Sarana Angkutan kebersihan kurang;4. Disiplin Petugas Kebersihan kurang;5. Tidak Tertibnya PKL;6. Sanksi Pencemaran Lingkungan Tidak ada;7. Peran Petugas Kebersihan kurang.

3) IDENTIFIKASI FAKTOR PENYEBAB MASALAHMasalah Utama : Pengelolaan Lingkungan Belum

Efektif ( Masih Kumuh )

66

Peng.Lingk. Blm Efektif

(Masih Kumuh)

Sarana Kebersihan

kurang

Budaya Bersih Redah

Tidak Tertibnya PKL

Sanksi tidak ada

Kesadaran Masy ttg. Kebersihan

rendah

Peran Petugas Kebersihan

kurang

Upaya Mewujudkan Lingkungan bersih & Indah

Belum TercapaiPOHON MASALAH

(Faktor yang berpengaruh thd

“Masalah Utama”)

(Akar Masalah)

(MPD)(MP) (MP)

(MSD)(MS) (MS)

(MISI : MEWUJUDKAN LINGKUNGAN YANG BERSIH DAN INDAH)

67

Lingkungan tidak kumuh

Sarana Kewbersihan Bertambah

Bud. Bersih Terwujud

Permukiman tertata

Adanya Sanksi Tegas

Kesadaran Masy. ttg. Kebersihan

Meningkat

Peran Petugas Kebersihan Meningkat

Upaya Mewujudkan Lingkungan bersih &

Indah Tercapai

POHON TUJUAN/ SASARAN

(SPD)(SP) (SP)

(SSD)(SS) (SS)

68

Lingkungan tidak kumuh

Sarana Kewbersihan

Terpenuhi

Bud. Bersih Terwujud

Permukiman tertata

Adanya Sanksi Tegas

Kesadaran Masy. ttg. Kebersihan

Meningkat

Peran Petugas Kebersihan Meningkat

Upaya Mewujudkan Lingkungan bersih &

Indah tercapai

POHON ALTERNATIF

Membina Kader Lingkungan

Melaksanakan agenda Rutin Bersih-2 Ling.

Memberikan Percontohan

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 69

LOKUS : …….….(SKPD)……………

• VISI :• MISI :

a. …………………………; b. …………………………; MISI YANG DIPILIH ?c. …………………………; d. Dst.

• IDENTIFIKASI MASALAH / KERISAUAN DLM PELAKSANAAN MISI :a. …………………………;b. …………………………;c. …………………………;

• MASALAH PRIORITAS ?

kembali