Post on 21-Dec-2015
1
Modern Management Theory
(Henri Fayol)
To manage is:- to forecast & plan- to organize- to command, to coordinate- to control
2
PERENCANAAN Batasan: definisi, makna Tujuan Tipe perencanaan Faktor yang mempengaruhi Objektif perencanaan Tool Aspek/ Lingkup/ kegiatan Perencanaan yang baik Kendala Tahap/ langkah Pemicu
Perencanaan-Hanny-FIK UI 3
BATASAN PERENCANAAN Perencanaan adalah suatu proses
berkelanjutan yang diawali dengan merumuskan tujuan dan rencana tindakan yang akan dilaksanakan, menentukan personal, merancang proses dan hasilnya, memberikan umpan balik pada personal, dan memodifikasi rencana yang diperlukan (Swansburg, 1999).
Perencanaan formal menekankan apa yang akan dikerjakan dan bagaimana cara mengerjakannya (Robbins, Bergman, Stagg, 1997) tertulis dan disepakati (adanya komitmen) bersama.
BATASAN PERENCANAN Menetapkan hal-hal yang akan dan tidak akan dilakukan Merupakan jembatan antara di mana kita sekarang
dengan di mana kita saat yang akan datang Disasarkan pada misi, filosofi Merupakan proses intelektual
Merupakan tugas utama setiap manajer/ kepala ruangan
Sistematik, dapat diukur, dapat dicapai, relistik dan berorientasi pada waktu
5
BATASAN PERENCANAAN Perencanaan suatu ketetapan yang akan datang
apa yang dilakukan, siapa yang melakukan, bagaimana, kapan, dan di mana hal tersebut dilakukan (Marquis&Huston, 2000) 5W1H, bila tidak adekuat proses manajemen gagal
Perencanaan dapat dipandang sebagai suatu hirarki, dengan perencanaan pada puncak hirarki mempengaruhi semua perencanaan yang mengikutinya (Marquis, 1998).
Hirarki perencanaan meliputi pernyataan misi, filosofi, tujuan, kebijakan, prosedur, & peraturan.
Visi
Visi adalah suatu hal yang terlihat dalam mimpi.Suatu visi memberikan informasi tentang bentuk dan gambaran suatu hal pada masa yang akan datang yang terkait dengan misi yang bermanfaat bagi organisasi dan orang yang bekerja sama di dalamnya (Swansburg & Swansburg, 1999).
Misi
Pernyataan misi suatu organisasi menggambarkan manfaat keberadaan organisasi tersebut. Misi ini bagi organisasi merupakan suatu alat/ cara untuk mengarahkan setiap individu dalam organisasi tersebut untuk berperan secara produktif.
8
BATASAN PERENCANAAN Pernyatan misi merupakan alasan
keberadaan organisasi dan tujuan atau fungsi organisasi, termasuk visi organisasi di masa yang akan datang. Secara khusus pernyataan visi kadang lebih strategis dari pada pernyataan misi (Swansburg, 1999).
Contoh misi bidang keperawatan
Memberikan asuhan keperawatan bermutu tinggi dengan biaya terjangkau dan dapat dievaluasi
Memfasilitas lingkungan untuk dapat melakukan pendidikan dan riset keperawatan untuk meningkatkan mutu asuhan keperawatan
Menciptakan iklim kerja yang mendorong pertumbuhan profesionalisme dan kepuasan kerja setiap perawat
Memelihara dan membina citra keperawatan yang positif dan profesional kepada masyarakat melalui pengembangan hubungan perawat pasien yang baik dan terlibat dalam kegiatan-kegiatan untuk meningkatkan kesehatan masyarakat
Contoh misi suatu ruang rawatMisi unit /ruang rawat konsisten dengan misi devisi keperawatan yaitu:
Mengkaji kebutuhan biopsikososial dan spiritual klien dan keluarga dalam rangka memberikan asuhan keperawatan yang optimal
Memberikan asuhan keperawatan berdasarkan rencana asuhan secara individual sesuai kebutuhan mereka, dengan biaya yang dapat dijangkau pasien dan rumah sakit.
Berperan sebagai bagi klien dan keluarga untuk menjamin asuhan keperawatan yang sesuai dengan kebutuhan mereka
11
BATASAN PERENCANAAN Filosofi adalah susunan nilai atau keyakinan
yang mengarahkan kegiatan organisasi. Semua filosofi harus diterjemahkan dalam tujuan spesifik. Organisasi biasanya menyusun tujuan jangka panjang dan jangka pendek sesuai dengan jenis pelayanan, ekonomi, penggunaan sumber daya manusia, dana dan fasilitas, inovasi, dan tanggung jawab sosial (Marriner-Tomey, 1996 dikutip dari Marquis, B.L., Huston C.J., 1998).
FilosofiPernyataan filosofi mencakup nilai-nilai, konsep, keyakinan yang dianut suatu organisasi. Pernyataan nilai-nilai konsep dan keyakinan menggambarkan atau mewarnai bagaimana isi suatu organisasi dicapai
Contoh fiosofi bidang keperawatanKami meyakini bahwa: Filosofi bidang keperawatan konsisten dengan
filosofi Rumah Sakit atau Universitas Kami mempunyai dedikasi untuk memberikan
asuhan keperawatan, pendidikan, dan riset yang unggul dan dengan biaya yang efektif dan efisien
Filosofi suatu ruang rawat
Kami meyakini bahwa: Semua pasien mendapat asuhan keperawatan
secara individual dari semua perawat dan asuhan yang diberikan mencakup kebutuhan bio-piko-sosial spiritual
Sasaran asuhan kesehatan adalah membantu pasien mencapai tingkat kesehatan yang optimal
Pasien perlu dimotivasi oleh semua perawat untuk mencapai kmandirian dan tidak tergantung pada orang lain
Contoh tujuan ruang rawat:
Memberikan asuhan keperawatan secara komprehensif dan individual berdasarkan pengkajian perawat profesional dengan memperhatikan kebutuhan biopsikososial dan spiritual pasien dan keluarga
Proses keperawatan akan menjadi dasar pemberian asuhan keperawatan yang dilakukan oleh perawat profesional
Memerikan asuhan keperawatan yang bermutu tinggi dengan cara yang efektif dan efisien
15
TUJUAN PERENCANAAN Memberikan arahan/ upaya kordinasi: semua
concern akan kondisi organisasi & tahu kontribusinya dalam mencapai tujuan (mandiri maupun dalam tim) tahap awal & tahap paling kritis dari proses manajemen
Mengurangi dampak perubahan Meminimalkan hasil yang sia-sia (efektif-sien),
overlapping, dan pengulangan/ kegagalan Menetapkan standar pengontrolan/pengendalian:
membandingkan kinerja & tujuan; deviasi; dan tindakan korektif yang diperlukan indikator tercapai/- tujuan organisasi
TUJUAN PERENCANAANKepala ruangan perlu membuat perencanaan (Swansburg and Swansburg 1998) karena dapat:
Meningkatkan keberhasilan pencapaian tujuan
Meningkatkan analisis kepala ruangan tentang kondisi yang ada
Membuat kerangka kerja berdasarkan misi rumah sakit
Mempersiapkan staf untuk melakukan kegiatan
Mencegah terjadinya situasi krisis Memberi pedoman manajemen penampilan
kerja individu Meningkatkan keterlibatan staf dan
meningkatkan komunikasi Membuat pembiayaan efektif
17
TIPE PERENCANAANTingkatan: kerangka waktu, lingkup Strategis: formula tujuan; 5 th-an; meliputi isu luas Operasional: cara capai tuj; bln-an, mgg-an, harian Divisi/ bagian: o/ karu, pengawas Unit: o/ karuKerangka waktu: Jangka pendek (<1th) Jangka panjangKekhususan: Spesifik Direksional: petunjuk umum, situasi tidak pasti
18
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
Tingkatan manajerial (eksekutif, menengah, manajer tingkat awal perencanaan strategik ke operasional)
Tahapan organisasi: - pembentukan: direksional, fleksibel- pertumbuhan: perenc spesifik, jangka pendek- maturiti : perenc spesifik, jangka panjang- decline/ kemunduran: direksional, jangka pdk
Tingkat ketidakpastian lingkungan: direktional, jangka pendek, lebih fleksibel
Komitmen
Perencanaan-Hanny-FIK UI 19
OBJEKTIF PERENCANAAN Hsl yang diinginkan individu, kelompok, organisasi Setiap organisasi memiliki multiple objectives:
keuntungan, pelayanan yang efektif, kepuasan pelanggan, dll
Pernyataan objektif dapat berbeda dengan realitas ada inkonsistensi
Traditional objective setting: terminasi luas, tidak operasional diterjemahkan lebih operasional pada setial level manajer
MBO: suatu sistem di mana objektif kinerja spesifik tuj spesifik, participative decision making (setiap personal memp kontribusi spesifik, bottom up), periode waktu jelas, ada umpan balik kinerja
Perencanaan-Hanny-FIK UI 20
MBO: organisasi-divisi-departemen-individu Formulasi objektif & strategi organisasi Objektif dialokasikan pada divisi & unit
departemen Manajer unit menetapkan tujuan spesifik untuk
unitnya bersama atasan Objektif spesifik untuk semua anggota departemen Rencana kegiatan dibuat spesifik serta disetujui
oleh manajer & bawahan Rencana kegiatan diimplementasikan Kemajuan pencapaian tujuan dinilai dan diberi
umpan balik Pencapaian objektif yang sukses diberi penguatan
dengan penghargaan
21
TOOL SWOT Analysis Scheduling: Gantt Chart POA Table: including budgeting Time Management:
- Buat daftar objektif- Rangking objektif sesuai kepentingan- Buat daftar aktifitas u/ capai objektif- Buat prioritas u/ setiap aktifitas- Susun jadwal aktifitas sesuai prioritas
22
ASPEK/ LINGKUP/ KEGIATAN Hirarki perencanaan: formulasi policy, aturan,
regulasi, metode, prosedur implementasi evaluasi
Perencanaan strategis* MBO* Pengembangan standar Perubahan berencana Manajemen waktu Perencanaan keuangan Perencanaan SDM s/d jenjang karir Mengelola konflik Kualitas
23
STRATEGIC PLANNING (Drucker)
“ A continuous, systematic process of making risk-taking decisions today with
the greatest possible knowledge of their effects on the future
organizing efforts necessary to carry out these decisions, and
evaluating results of decisions against expected outcome through reliable feedback mechanism
24
STRATEGIC PLANNING Phases The mission & the creed Data collecting & analysis Assess strengths & weakness Goals & objectives Strategies Timetable Operational & functional plans Implementation Evaluation
Perencanaan-Hanny-FIK UI 25
PERENCANAAN YANG BAIK Spesifik: jelas tujuan, urutan, objektif (hasil
akhir), metoda evaluasi Bermanfaat Sederhana/ simple Realistis: menggunakan sumber yang ada,
faktual, rasional, fleksibel Sesuai standar, kebijakan, prosedur yang berlaku Sesuai skala prioritas: rasional Melibatkan seluruh komponen organisasi Berkesinambungan Tertulis
26
KENDALA Tidak tahu/ paham/ terampil Tidak mau Ragu keterbatasan wewenang Kurang dukungan: SDM, kebijakan,
fasilitas, dll
27
TAHAP/LANGKAH Pengumpulan, klasifikasi,
interpretasi data Analisis lingkungan: SWAT, 5W1H Pengorganisasian data Penyusunan rencana
28
TAHAP/LANGKAH
Pengumpulan data Sensus harian, bulanan, tahunan:
jumlah klien, kelahiran, operasi Trend populasi klien: diagnosa, usia, dll Kapasitas TT BOR LOS Ketenagaan, dll
31
TAHAP/ LANGKAH
Penyusunan rencana: POA Objektif Uraian kegiatan Prosedur/ strategi Target waktu Penanggung jawab Sasaran Biaya, alat, metode
32
KEPUSTAKAANGillies, D.A. (1994). Nursing management: A system approach. (third edition).
Philadelphia: W.B. Saunders Company
Marquis, B.L.& Huston C. J. (1998). Management decision making for nurses: 124 case studies. (3nd ed.). Philadelphia: Lippincott
Marquis, B.L.& Huston C. J. (2000). Leadership roles & management function in nursing: Theory & application. (3nd ed.). Philadelphia: Lippincott
Robbins,S.P., Bergman, R.,& Stagg, I. (1997). Management. Sydney: Prentice Hall of Australia Pty Ltd.
Swansburg, R.C.& Swansburg, R.J. (1999). Introductory management & leadership
for nurses. (second edition). Boston: Jones & Bartlett Publishers.