KENT I PE DAYAGUNAAN APAR TUR NEGARA
LA I
PENYUS TAP) HPADA
PST
(P
US T J A 0 U IKA I FAKUL TAS IL U SOSIAL DA I P IT K
UNIVE SITAS I 0 E IA
KEMENTERIAN
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
LAPORAN AKHIR
PEKERJAAN :
TATA LAKSANA
PENYUSUNAN PROSEDUR TETAP (PROTAP)PADA INSTANSI PEMERINTAH
PUSAT DAN DAERAH
PUSAT KAJIAN KOMUNIKASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS INDONESIA
I»v
KATA PENGANTAR
Laporan Final ini merupakan laporan yang dihasilkan oleh tim dari Pusat
Kajian KomunikasI Fakultas Ilmu Sosiai dan Ilmu Polltik Universitas Indonesia
untuk Pekerjaan "Kajian Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (PROTAP)
Pada Instansi Pemerlntah Pusat Dan Daerah"
Semoga laporan ini dapat memberikan gambaran kepada Kementerian
Pendayagunaan Aparatur Negara mengenai kemajuan pekerjaan yang telah
diselesaikan oleh Pusat Kajian Komunikasi Fakultas Ilmu Sosiai dan Ilmu Politik
Universitas Indonesia. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima
kasih.
Depok, 2004Hormat kami,
Pusat Kajian KomunikasIFakultas Ilmu Sosiai dan Ilmu Politik
Universitas Indonesia
DAFTAR ISI
|9Ct
f=^
(«»
Kata Pengantar ■
Daftarisi jj
BAB I PENDAHULUAN 1
1.1. Latar Belakang ^
1.2. Pokok Permasalahan g
1.3. Maksud dan Tujuan
1.4. Hasil yang diharapkan
BAB II PEMAHAMAN DAN TANGGAPAN TERHADAP KERANGKA
ACUAN KERJA 12
2.1 Pemahaman Terhadap Kerangka Acuan Kerja 12
2.2 Tanggapan Terhadap Kerangka Acuan Kerja 13
2.2.1 Tanggapan Terhadap Protap Pelaporan Pekerjaan 13
BAB III ORGANISASI PELAKSANA PEKERJAAN 15
3.1 Struktur Organisasi Pelaksana 15
3.2 Uraian Tugas Personil
BAB IV ANALISA TEKNIS PEKERJAAN 19
4.1 Volume Pekerjaan, Kebutuhan Waktu dan Personil 19
4.2 Susunan Personil 21
4.3 Jadwal Waktu Pelaksanaan 22
4.4 Peralatan yang Digunakan 24
BABV PENDEKATAN DAN METODOLOGI PELAKSANAAN
PEKERJAAN 255.1 Pendekatan Pelaksanaan Pekerjaan 25
5.2 Metodologi Pekerjaan 25
5.2.1 Analisis Protap 27
5.2.2 Desain Protap 29
^ 5.2.3 Implementasi Protap 305.2.4 Dokumentasi dan Pelatihan
^ 5.3 Lokasi Survai 32
^ BAB VI KAJIAN TATA LAKSANA PENYUSUNAN PROSEDUR TETAP
(PROTAP) 33
6.1 Pendahuluan 33
6.2 Studi Literatur 59
6.3 Pengertian dan Definisi Protap 77
6.3.1 Formulir
6.3.2 Laporan 3^^
BAB VII PROTAP SEBAGAI BAGIAN DARI SISTEM INFORMASI ... 85
7.1 Pendahuluan 35
7.1.1 Blok Masukan (Input Block) 35
7.1.2 Blok Model (Model Block) 35
7.1.3 Blok Keluaran (Output Block) 35
^ 7.1.4 Blok Teknologi (Technology Block) 37
7.1.5 Blok Basis Data (Database Block) 33
7.1.6 Blok Pengendalian (Control Block) 88
7.2 Hubungan Administrasi Publik dan Protap 89
7.3 Metode Pengembangan Protap 90
7.4 Analisis Protap 93
rasi 7.4.1 Analisis Pendahuluan (Preliminary Analysis) 94;
HI
f5«J
PBt
fW»
(»)
7.4.2 Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Protap 957.4.3 Pelaksanaan Analisis Protap gg7.4.4 Sumber Informasi dalam Analisis Protap 987.4.5 Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Protap 1027.4.6 Penyusunan Laporan Hasil Analisis protap 103
7.5 Desain Protap104
7.5.1 Desain Protap Secara Garis Besar IO57.5.2 Desain Protap Secara Rind J067.5.3 Penyusunan Laporan Final Desain Protap Secara Rind 106
7.6 ImplementasI Protap jp,7.6.1 Persiapan Implementasi Protap 1077.6.2 Pendldlkan dan Pelatihan Karyawan 1087.6.3 Konversi Protap ^09
7.7 Simbol-simbol Untuk Penyusunan Protap HI7.8 Teknik Penyusunan H?
BAB Vin BEBERAPA TEMUAN YANG DIPEROLEH DARI SURVAI
YANG TELAH DILAKSANAKAN 120
Lampiran (Pedoman Penyusunan PROTAP) 131Daftar Pustaka
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
oci
m
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Upaya peningkatan kinena aparatur baik tingkat pusat maupun daerah dalam
menyikapi perubahan sosial kemasyarakatan yang semakin dinamis tak dapat
dipungkiri memerlukan concern dan upaya yang sungguh-sungguh melalui
pendekatan-pendekatan yang relevan dan aplikatif. Untuk menjawab
beberapa perkembangan dan perubahan-perubahan yang oleh para ahli
dikatakan merupakan era globalisasi perdagangan internasional yang secara
perlahan sudah dimulai atau berlangsung sekarang ini seperti AFTA (ASE4/V
Fee Trade Association) - sudah dimulai pada tahun 2003, atau antara negara-
negara Asia Pasifik dengan APEC {Asian Pacific Economics Cooperation) pada
tahun 2020, maka diperlukan langkah bijak untuk antisipasinya. Berbagai
kesiapan-kesiapan teknis sejalan dengan antisipasi perkembangan tersebut
oleh banyak negara pemerintahan yang termasuk dalam kawasan tersebut
telah banyak dilakukan termasuk pemerintah Indonesia cq Kementerian
Pendayagunaan Aparatur Negara. Sementara itu juga kondisi dalam negeri
Indonesia sebagai tindak lanjut dari reformasi yang diharapkan dapat
mencapai keberhasilan-keberhasilan dari sasaran-sasaran yang telah
ditetapkan melalui proses politik masih menempatkan Indonesia pada periode
transisi.
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
(*1
Menghadapi masa transisi yang ditandai dengan instabilitas politik-ekonomi-
sosial-budaya- dan pertahanan dan keamanan, adminitrasi publik atau
organisasi pemerintahan dan segenap aparatur dituntut pula untuk memiliki
core competence yang mannpu mengahasilkan sustainable competitive
advantage. Salah satu faktor kunci menghasilkan sustainable competitive
advantage adalah tersedianya intelectual human capital (Benis, 1997)
kompetitif yang memiiki sifat kreatif, inovatif, fleksibel dan entrepreneurship
(Walker, 1993). Barney (1991) mengemukakan tiga bentuk core competence
yang menghasilkan sustainable competitive advantage, yakni sumberdaya
fisik {physical capital), sumberdaya manusia {human capital), dan
sumberdaya organisasi {organizational capital). Dari ketiga jenis sumberdaya
ini, sumberdaya yang sangat memiliki competitive advantage adalah
sumberdaya yang bersifat invisible assets {?rdi\\^\a6, 1990) yang berasal dari
sumberdaya manusia (misalnya, bentuk pelatihan, pengalaman, dan
hubungan antar anggota organisasi) dan keterampilan organisasional
(misalnya, struktur pelaporan formal, kontrol, dan hubungan informasi).
Keunggulan ini melekat secara organisasional dan dari segi sosial bersifat
kompleks dan unik sehingga sulit bagi kompetitor untuk meniru (Wortzel,
1997). Peter F. Drucker mengemukakan bahwa menghadapi lingkungan bisnis
dan teknologi yang mengalami perubahan demikian cepat, satu-satunya yang
eHandalkan memiliki competitive advantage adalah sumberdaya manusia
(Spencer, 1995)
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
<*)
Sayang sekali, hambatan yang dirasakan selama ini adalah bentuk dan
struktur organisasi tidak mendukung terciptanya human capita! memiliki
sustainable competitive advantage. Pola pikir tradiisional {aid mind set) yang
selama ini dianut adalah control, order, and predict (Benis, 1997) dan ini
tercermin pada bentuk dan struktur organisasi konvensional yang mengarah
pada bureaucratic atau hierarchical organizations. Bureaucratic organizations
bersifat kaku (Morgan, 1997) terhadap perubahan dan cenderung
memperlakukan sumberdaya manusia sebagai faktor produksi yang sama
dengan faktor lain layaknya seperti mesin. (Morgan (1997) mengemukakan,
organisasi administrasi publik cenderung mematikan kreativitas dan inovasi
serta entrepreneurship sumberdaya manusia karena segala aktivitas dan
tindakan selalu harus melalui prosedur, control, dan perintah atasan.
Oleh sebab itu, menghadapi di.namika perubahan yang serba tidak pasti,
diperlukan reformasi total terhadap struktur dan bentuk organisasi sehingga
fleksibel terhadap perubahan dan mampu mengakomodasi sifat intelectual
human capita! yang diinginkan. Reengineering organisasi dilakukan untuk
mengakomodasi tuntutan ini. Akan tetapi, tidak sedikit organisasi mengalami
kegagalan justru setelah melakukan reengineering. Penyebabnya adalah
Reengineering kurang mempertimbangkan aspek manajemen sumberdaya
manusia.
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
Hammer and Champy (1993) mengemukakan reengineering adalah suatu
pemikiran kembali hal-hal fundamental yang bersifat periodlk dan
pembentukan kembali proses kerja organlsasional secara radikal untuk
mencapai perbaikan ukuran kinerja secara dramatis, seperti, biaya, kualitas,
pelayanan, dan kecepatan.
Sejalan dengan perkembangan kehidupan kemanusiaan, perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi dalam berbagai bidang kehidupan mengalami
kemajuan yang demikian pesat. Tidak terkecuali kemajuan ilmu pengetahuan
dibidang ekonomi, organisasi pemerintahan, bisnis, dan bidang-bidang lainnya
yang terkait dengannya telah memunculkan konsep, strategi, protap dan
prosedur, dan teknik-teknik untuk diterapkan dalam organisasi bisnis
umumnya dan pemerintahan khususnya. Konsep, strategi dan teknik-teknik
tersebut kemudian diadaptasi dan disesuaikan dengan kebutuhan yang terjadi
guna diambil kemanfaatannya. Dalam praktiknya, penerapan konsep, strategi,
protap dan prosedur, dan teknik-teknik tertentu biasanya juga memerlukan
penerapan dari konsep, strategi, protap dan prosedur, dan teknik-teknik
lainnya, baik dikarenakan sifatnya yang inheren maupun hanya sebagai
penunjang dari konsep, strategi, protap dan prosedur, dan teknik-teknik
utamanya. Selain itu, penerapan salah satu konsep, strategi, protap dan
prosedur, dan teknik-teknik umumnya akan berpengaruh pada keseluruhan
protap organisasi yang ada.
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
Muara dari muncul dan berkembangnya berbagai konsep, strategi, protap dan
prosedur, seita teknik-teknik Ini sebenarnya berkaitan dengan pertanyaan
"bagaimana organisasi memenangkan persaingan atau lebih berhasil dari
organisasi lainnya?". Suatu pertanyaan sederhana, namun memerlukan
jawaban cermat dengan berbagai konsekuensinya. Dewasa ini istilah bisnis
global, sebagai konsekuensi terjadinya globalisasi dunia, telah sedemikian
umum diagendakan oleh berbagai kalangan untuk berbagai kepentingan.
Namun yang pasti, munculnya fenomena ini sebenarnya dipicu oleh begitu
cepatnya perkembangan dan perubahan Teknologi Informasi (TI). Pesatnya
perkembangan Teknologi Informasi (TI) ini telah menjadikannya sedemikian
bernilai, terutama dalam bisnis maupun administrasi publik. Nilai informasi ini
terutama berkaitan dengan arti strategisnya, yang antara lain dapat berupa
ketersediaan dan keandalannya dalam membantu memecahkan berbagai
persoalan manajemen. Dengan demikian, adalah keharusan bagi suatu
organisasi bisnis maupun pemerintahan untuk mampu menguasai dan
memanfaatkan secara optimal teknologi informasi.
Untuk menguasai teknologi informasi maupun menjawab perubahan-
perubahan yang terjadi (ipoleksosbudhankam) secara optimal, setidaknya
diperlukan suatu prasyarat umum yang meliputi kesiapan balk sumberdaya
ffranusia maupun sumberdaya material. Kesiapan sumberdaya bukanlah suatu
prasyarat yang mudah dipenuhi, karenanya perlu mencari alternatif-alternatif
tertentu yang paling menguntungkan. Pada tingkatan praktis, kesiapan
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
tersebut antara lain berupa standar operas! dan prosedur yang bersifat tetap
dan memungkinkan secara fleksibel sumberdaya manusia pendukung dapat
bekerja menurut ketentuan-ketentuan tersebut.
Dalam perspektif internal organisasi pemerintahan (baik pemerintah pusat
maupun pemerintah daerah) sebagai implikasi dari beberapa perkembangan
sosial, ekonomi, politik, pertahanan dan keamanan disamping implikasi lain
yang lebih bersifat operatif organisatoris sesuai dengan produk hukum yang
menjadi pijakan dasarnya maka upaya peningkatan kinerja aparatur
merupakan proses kontinyu melalui dukungan dan partisipasi semua pihak
yang juga sungguh-sungguh pula. Bagaimanapun baik dan complicated
protap yang dibuat - seperti yang telah banyak kita saksikan - termasuk
penerapan protap dan prosedur yang dibuat dengan pengendalian internal
(internal control) yang memadai akan tetapi tanpa dibarengi dengan
diterapkannya pula praktek-pratek yang sehat dari aparatur pelaksananya,
maka dapatlah dikatakan kurang berhasil.
Dampak dari otomatisasi data yang paralel dengan perkembangan Teknologi
Informasi (TI atau IT - Information Technology) dan implikasi teknisnya
dalam organisasi dan administrasi pemerintahan dengan ciri-ciri sifat-sifatnya
(-tfs nature) seperti desain protap, Standard Operations and Procedures,
aplikasi database, paperless, eflsiensi teknis dan personil, dan lain sebagai-
nya adalah bidang yang juga memerlukan pemikiran dan appresiasi serius
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
dalam antisipasinya. Tidak dapat kita ragukan bahwa komputer sebagai
bagian dari produk dan perkembangan TI, apllkasinya telah merambah luas
dalam admlnistrasi pemerlntahan. Karena itu komputerisasi sebagai elemen
panting dalam admlnistrasi pemerlntahan paralel dengan kebutuhan
otomatisasi data, desain protap, desain database, dan pengendaliannya juga
panting untuk memetakan berbagai kebutuhan dan kepentingan admlnistrasi
secara memadai pula disamping peningkatan dan pengembangan kapasitas
brain and skiffs dari sumberdaya manusia (personil) yang akan menjadi
pelaksananya.
Implikasi awal dari diterapkannya secara gradual dari perkembangan
Teknologi Informasi (TI) pada organisasi pemerlntahan - balk pusat maupun
daerah - yang sampai saat ini adalah baru pada tahap komputerisasi format-
format melalui program aplikasi dan upaya penyediaan hardware, yang
relevan dengan pertimbangan kemampuan budget yang ada. Pada satu segi,
adalah suatu kenyataan tidak dapat ditampik bahwa betapa deras laju
perkembangan Teknologi Informasi dan/atau lebih khusus lagi teknologi
komputer yang sudah sedemikian complicated namun apllkasinya pada
beberapa organisasi pemerlntahan maslh belum terlntegrasi dan menyentuh
sampai dengan aspek-aspek terkecll sesual dengan kebutuhan organisasi dan
kondlsl yang tegadl. Walaupun demlklan tidak dapat dielakkan antara apa
yang diungkap para ahll suatu konfrontasi antara pillhan pendekatan human
centered machine centered6d\dim penerapan dan pemanfaatan teknologi
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
m
m Informasi. Namun apa yang sesungguhnya telah dilaksanakan administrasi
publik saat ini - pemerintahan pusat dan daerah - guna mengimbangi
beberapa keperluan dalam otomatisasi data melalui penerapan Teknologi
Informasi yang sepadan oleh beberapa plhak tidaklah dapat dikatakan
sesungguhnya pula telah memuaskan. Pada tinjauan yang leblh tajam dan
kaitannya dalam konteks makro, tanpa disadari telah banyak peluang dan
juga permasalahan-permasalahan berkaitan dengan partisipasi masyarakat
dalam pemanfaatan dan pengelolaan teknologi Informasi menglngat betapa
strategis aspek Inl dalam aspek pembangunan dan pertahanan keamanan
(hankam).
Sejalan dengan reformasi polltik yang pada tahap selanjutnya telah
mendorong semakin demokratlsnya pemerintahan dl Indonesia maka perlu
dllmbangi dengan tuntutan semakin efislennya administrasi publik. Apa yang
telah dilaksanakan pada masa lalu seperti dengungan penerapan
kebljaksanaan deregulasi dan juga apa yang sekarang banyak disebut-sebut
sebagal dean G<9i/e/77^/7ce dapat dikatakan bahwa di Indonesia sedang terjadl
proses dialektis dimana organlsasi pemerintahan - balk pusat maupun daerah
- telah ditantang oleh allran baru yang bersemboyan Less Government Policy
and Clean Governance adalah The Best Policy.
Demlklan beberapa keterangan yang dapat kita sebut sebagal tantangan
{challenge) darl betapa pentlngnya aparatur pemerintah untuk memahami
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
perkembangan yang terjadi dan betapa kritis kita dalam mengantisipasi
perubahan-perubahan tersebut melalui peranan organisasi pemerintahan
yang diharapkan dapat lebih credible dan accountable.
Karena itu untuk menjawab tantangan-tantangan di atas maka dalam
organisasi pemerintahan dan peranan aparatur negara dalam konteks
administrasi publik yang lebih operatif dan praksis perlu disusun suatu
panduan atau pedoman yang memadai guna mengakomodasi setiap
perubahan yang terjadi. Setidak-tidaknya aparatur dapat menyesuaikan diri
dengan perkembangan yang terjadi dan untuk menjadi lebih efisien dan/atau
lebih efektif.
Demikian latar belakang yang dapat dikemukakan sebagai pengantar yang
melatari mengapa perlunya .disusun sebuah Buku Pedoman Penyusunan
Prosedur Tetap (Protap). Pedoman ini tidaklah bersifat mutlak namun
diharapkan dapat menjadi semacam pemicu untuk mengajak ketika memulai
penyusunan protap sesuai dengan kebutuhan organisasi.
1.2. Pokok Permasalahan
Keberhasilan pencapaian kinerja instansi pemerintah (baca: administrasi
publik) akan sangat ditentukan oleh bagaimana mekanisme ken'a yang ada
dalam suatu instansi tersebut. Mekanisme kerja yang dalam administrasi
publik yang biasa didefinisikan dengan Prosedur Tetap (Protap) berisi arahan-
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemenntah Pusat dan Daerah
»» arahan sekaligus panduan dalam melaksanakan setiap aktivitas kerja
(workflow) yang bersifat kedinasan. Prosedur tetap (Protap) yang ada pada
beberapa instansi pemerintah, baik Pusat maupun Daerah masih sangat
« bervariasi, sehingga tingkat pencapaian kinerja pada instansi masing-masing
belum seragam. Untuk mengatasi kondisi tersebut, maka diperlukan suatu
pedoman umum dalam penyusunan suatu Prosedur Tetap (Protap), yang
« dapat digunakan sebagai acuan umum bagi seluruh instansi pemerintah, baik
Pusat maupun Daerah dalam penyusunan Prooedur Tetap (Protap) di(m
lingkungan instansinya masing-masing.
1.3. Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan dari kajian ini adalah :
1) Diperolehnya gambaran situasi dan masalah yang berkaitan dengan
penyusunan Prosedur Tetap (Protap) pada masmg-masing instansi
pemerintah, upaya-upaya yang telah dilakukan oleh masing-masing
instansi dalam upaya memperbaiki Prosedur Tetap (Protap) tersebut,
dan gagasan-gagasan yang muncul dalam peningkatan penyusunan
Protap tersebut;
2) Teridentiflkasinya pemiklran-pemikiran dari berbagai pihak tentang
upaya membangun Prosedur Tetap (Protap) yang efektif dan efisien di
^ masing-masing instansi pemerintah;
3) Usulan-usulan konkrit bagi Kementerian Pendayagunaan Aparatur
Negara dalam upaya meningkatkan kualitas penyelenggaaran
10
pa»l
fSi«
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
administrasi perkantoran melalui penataan Prosedur Tetap (Protap)
pada masing-masing instansi pemerintah.
1.4. HasiT Yang Diharapkan
Hasil yang diharapkan dengan adanya "Kajian Tatalaksana Penyusunan Prosedur
Tetap (Protap) Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah" ini diharapkan dapat
dirumuskan Naskah Kajian tentang Tata Cara Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)
Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah.
11
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
BAB II
PEMAHAMAN DAN TANGGAPAN
TERHADAP KERANGKA ACUAN KERJA
2.1. Pemahaman Terhadap Kerangka Acuan Kerja
Setelah mempelajari Kerangka Acuan Kerja "Tata Laksana Penyusunan
Prosedur Tetap (Protap) Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah" dan
memperhatikan Penjelasan Teknis mengenai pekenaan tersebut diatas secara
cermat, maka pada prinsipnya konsultan dapat memahami sepenuhnya
materi yang terkandung dalam Kerangka Acuan Kerja yang diberikan.
Maksud dan tujuan serta ruang Lingkup pekegaan yang berisi tahapan
pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh Konsultan sudah cukup jelas
tergambar dalam TOR. Hasil yang diharapkan yang merupakan kewajiban dari
Konsultan sebagaimana yang dijabarkan dalam TOR juga cukup jelas.
Berdasarkan itu semua maka Konsultan telah mempersiapkan suatu metoda
pendekatan pelaksanaan pekerjaan yang akan digunakan sebagai dasar dan
pedoman dalam melaksanakan seluruh kegiatan. Dengan adanya metoda
pendekatan ini, maka Konsultan akan dapat mencapai tujuan dan hasil yang
diharapkan dengan tepat sasaran dan tepat waktu melalui proses yang benar,
sehingga akan memberikan pengaruh yang positip dalam dalam hal efisiensi
waktu, biaya, dan penggunaan tenaga ahll yang terlibat.
12
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
2.2. Tanggapan Terhadap Kerangka Acuan Kerja
Pada dasarnya Kerangka Acuan Kerja yang diberikan kepada Konsultan cukup
jelas sehingga mudah dimengerti. Namun demikian Konsultan merasa perlu
untuk menyampaikan tanggapan terhadap Kerangka Acuan Kerja guna
memberikan masukan. Tanggapan tersebut antara lain :
2.2.1. Tanggapan Terhadap Protap Pelaporan Peketjaan
Protap pelaporan pekerjaan tidak dijelaskan secara eksplisit dan terinci di
dalam TOR pekerjaan. Konsultan mengusulkan agar semua kegiatan
pelaksanaan pekerjaan dan basil yang dicapai dituangkan dalam suatu
laporan pelaksanaan pekerjaan yang berisi informasi berikut ini :
0 Laporan Pendahuluan
Laporan ini pada intinya berisi persiapan Rencana Kerja, Jadwal Kerja,
Metodologi Pengumpulan data/identifikasi masalah, metodologi
pengembangan protap serta mobilisasi personil serta produk yang akan
dihasilkan selama kegiatan berlangsung. Laporan ini tentunya sebelum
diserahkan harus didiskusikan dengan Pengawas Lapangan serta
Penanggung Jawab
13
m
tm
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
0 Laporan Draft Akhir
Laporan ini merupakan draft laporan akhir yang berisi antara lain: data
dan hasil analisis data di lapangan tentang Tata Laksana Prosedur Tetap.
Laporan ini tentunya juga harus didiskusikan dengan Pengawas Lapangan
serta Penanggung Jawab Pekerjaan.
0 Laporan Akhir
Laporan ini merupakan penyempurnaan dari Draft Laporan Akhir yang
telah diperiksa Pengawas Lapangan dan Penanggung Jawab Pekerjaan
untuk diserahkan kepada Pemimpin Proyek.
14
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
(*i
1*1
BAB III
ORGANISASI PELAKSANA PEKERJAAN
3.1. Struktur Organisasi Pelaksana
Struktur organisasi amat penting dalam rangka untuk menyeiesaikan suatu
pekerjaan. Struktur organisasi ini menggambarkan hubungan dan mekanisme
kerja baik antara Pihak Pemberi Peken'aan dengan Konsultan maupun antar
Anggota Tim Pelaksana. Hal ini dimaksudkan untuk mewujudkan efektifitas
dan efisiensi kerja yang selalu merupakan prasyarat yang harus dipenuhi
dalam melaksanakan berbagai macam pekerjaan, sehingga pemborosan
materi, tenaga, dan waktu dapat dihindarkan.
Adapun struktur organisasi pelaksanaan pekerjaan ini secara keseluruhan
disajikan pada gambar berikut ini.
KONSULTAN
f T 1.1 A T I ̂
i 'K H ( 1 A R ^
*
'I —n ■ ■ .
c t>-u- rt f n -n-f- -
f.
■h -
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan
15
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
3.2. Uraian Tugas Personil
Uraian tugas dan fungsi masing-masing tenaga ahli diatas adalah sebagai
berikut.
Ketua Tim Ahli
1. Mengkoordinasikan seluruh tim ken'a dalam pelaksanaan pekerjaan serta
bertanggung jawab atas keberhasilan pekerjaan tersebut, termasuk
diantaranya :
a. Penyusunan konsep kerja
b. Menyelenggarakan pertemuan rutin
c. Menterjemahkan keinginan pemberi tugas menjadi hasil yang dapat
d i perta ngg u ng-ja wa bka n
d. Mengkoordir presentasi pekerjaan di MENPAN
e. Mengkoordinir seluruh tim teknis yang terllbat di dalam pekerjaan;
f. dan Iain-Iain yang berkaitan dengan hal diatas.
2. Bertanggung jawab secara teknis atas hasil-hasil pekerjaan sesuai dengan
Kerangka Acuan dan sesuai dengan hasil rumusan bersama antar Tim
Konsultan dan Tim MENPAN serta sesuai dengan jadual pelaksanaan yang
telah disepakati bersama.
Ahli Kebiiakan Publik
1. Melakukan surval ke beberapa departemen untuk mendapatkan kebutuhan
data dan informasi yang diperlukan.
16
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
("ft
("ft
(W»
2. Mendefinisikan jenis kebutuhan data yang seharusnya ada dalam protap
database yang akan dibangun, dilihat dari disiplin ilmu yang sesuai.
3. Mendefinisikan jenis kebutuhan laporan/report/informasi yang seharusnya
dapat dihasilkan dan memang diperlukan.
Ahli Manai'emen dan Orqanisasi
1. Meiakukan sun/ai ke beberapa departemen untuk mendapatkan kebutuhan
data dan informasi yang diperlukan.
2. Merencanakan dan menyusun kerangka protap dan database yang
diperlukan.
3. Meiakukan identifikasi kebutuhan user berdasarkan kondisi yang ada dan
kondisi yang diharapkan.
4. Meiakukan analisa terhadap prosedur dan kegiatan-kegiatan yang
berlangsung di setiap departemen.
5. Meiakukan analisa terhadap jenis data yang akan diolah dan laporan-
laporan yang akan dihasilkan.
Ahli Manai'emen Pelavanan
1. Meiakukan survai ke beberapa departemen untuk mendapatkan kebutuhan
^ data dan informasi yang diperlukan.
2. Bertugas menganalisa kebutuhan protap dan prosedur.
3. Menganalisa kebutuhan fungsi-fungsi yang diperlukan.
17
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
4. Merancang bentuk layout pemasukan data (form input)
5. Merancang bentuk layout laporan-laporan yang akan dihasilkan (report)
Sekretaris
1. Melakukan filing semua data dan informasi yang telah dikumpulkan.
2. Mengerjakan tugas admlnistrasi pekerjaan dan kesekretariatan.
3. Membuat laporan dan dokumentasi yang berkaitan dengan pekerjaan ini.
Administrasi dan Keuanaan
1. Bertanggung jawab terhadap lalu lintas keuangan pekerjaan.
2. Mengarsipkan semua data dan informasi dari semua transaksi yang
dilakukan dalam pelaksanaan pekerjaan.
3. Mengerjakan tugas administrasi pekerjaan dan kesekretariatan.
4. Membuat laporan dan dokumentasi terhadap semua proses yang telah
dilakukan.
Operator Komputer
1. Membantu membuat laporan dan user manual dibuat
2. Menginventarisir, mengelompokkan serta menverifikasi data hasil survai
3. Melakukan entry data/dokumen pekerjaan.
18
r*»
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
BAB IV
ANALISA TEKNIS PEKERJAAN
4.1. Volume Pekerjaan, Kebutuhan Waktu dan Personil
Analisa terhadap volume pekerjaan, waktu pelaksanaan, dan jumlah personil
yang dibutuhkan sangat diperlukan bag! manajemen pelaksanaan pekerjaan.
Hal in! penting mengingat bahwa proyek adalah pekerjaan yang dibatasi oleh
waktu dan biaya. Oleh karena itu perhitungan terhadap waktu dan jumlah
personil yang dibutuhkan untuk setiap unit kegiatan akan sangat membantu
dalam penentuan jadual penugasan personil dan prediksi biaya yang
dibutuhkan. Pada saatnya hal ini akan sangat membantu dalam efisiensi
penyelesaian pekerjaan dan biaya.
Secara rind, analisis terhadap volume pekerjaan, waktu pelaksanaan, dan
jumlah personil yang dibutuhkan pada pekerjaan "Tata Laksana Penyusunan
Prosedur Tetap (Protap) Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah"
disajikan pada tabel berikut Ini.
19
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
Analisis Volume Peken'aan, Kebutuhan Waktu, dan PersonifPekenaan : Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap) Pada
Instansi Pemerintah Pusat Dan Daerah
NO 3ENIS KEGIATAN SATUAN VOLUME
j 3UMLAHj TIM1
1. Persiapan kegiatan Ls Ls 1 3j
2. Pembentukan Tim Ls Ls i 3
3. Studi Literatur Ls Ls ! 3i1
4. Pembentukan Basis Data-
-
11
Analisis Kebutuhan protap ! Ls Ls 1 ̂'3!
Membuat Prototype Protap Ls Ls
L 1j i
Persetujuan User Ls Ls
Desain Protap Ls Ls 1 3 !
Pembuatan Protap Ls Ls
1 1
! 3 t11
Pemasangan protap Ls Ls "1 '3 !
5. Pembuatan Petunjuk Pengoperasian Protap Ls Ls ^ 1!
6. Pengumpulan dan pemasukan data-
--
Survai pengumpulan data Ls Ls 2
Inventarisasi data hasil survai Ls Ls 2
Pemasukan data Ls Ls 1
7. Pelatihan kepada calon pemakai protap Ls Ls 4
9. Pembuatan Laporan & Presentasi:-
- -•
Laporan Pendahuluan Eks 10 5
(*»
Laporan Draft Akhir Eks 10 5
Laporan Akhir (final) Eks 20 5
(*»
20
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemenntah Pusat dan Daerah
4.2. Susunan Personil
Keberhasilan suatu pekedaan tidak lepas dari tenaga/personil yang
melaksanakan pekerjaan. Oleh karena itu konsultan telah memilih beberapa
tenaga yang dianggap mampu dan profesional dalam bidangnya, sehingga
hasil pekerjaan ini dapat memenuhi kriteria standar yang ditetapkan oleh
pemberi pekerjaan. Susunan personil yang diperlukan mengacu kepada ruang
lingkup pekerjaan sesuai bidang keahlian dalam setiap lingkup keglatan.
Secara protapatis susunan personil/tenaga ahli dan jumlahnya untuk
menangani pekerjaan ini adalah sebagaimana disajikan dalam tabel berikut
No Jabatan 1 Nama1. Ketua Tim/Ahli Administrasi Negara Darlis Rabai, SE., MA.
2. Ahli Kebijakan Publik Saleh Sjafradji, Ph.D
3. Ahli Manajemen dan Organisasi Kornel Prawiradilaga, SE
4. Ahli Manajemen Pelayanan Drs. Drajat Tri Kartono, M. Si.
5. Ass. Ahli Administrasi Negara Dra. Chriestina Rita Magdalena
6. Ass. Ahli Manajemen dan Organisasi Budi Hartono Rahardjo, SE1*1
7. Sekretaris Agus Hariyanto, Amd.
PR8. Administrasi dan Keuangan Lutfi Muchtar, SE
Operator Komputer Johnly C.C.R. Rugian, SKom.
21
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
4.3. Jadwal Waktu Pelaksanaan
Waktu pelaksanaan pekedaan diusulkan 4 (empat) bulan kalender.
Rincian tahap kegiatan dan jadual pelaksanaan pekerjaan yang diusulkan
dapat dilihat pada tabel berikut.
pm
!
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Pr
otap
)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
JADWAL WAKTU PELAKSANAAN PEKERJAAN
NO
1BULAN KE :
JENIS KEGIATAN
11
III
IV
|l
23
41
23
41
2 3 4
12
34
1Persiapan kegiatan
■1
2Pembentukan Tim
■!
13
Stud! Literatur
■■
■■
4Melakukan Penelitian dan Observasi
5Inventarlsasi Hasll Survai
■■
6Analisa Hasll Survai
7Pembuatan Laporan & Presentasi
- Laporan 1
& Presentasi
■
- Laporan Draft Final & Presentasi
1
- Laporan Final & Presentasi
!.
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
4.4. Peralatan yang Digunakan
Secara rind jenis dan jumlah peralatan yang akan digunakan dalam
menangani pekerjaan ini sebagaimana disajikan pada tabel berikut ini.
No NamaAlat•lumtah;Alat
Mark dan
1 KepemHIkanKeterangan
1. Notebook 1 DELL : Pentium II Milik sendiri Kondisi Baik
333 MHz. RAM 128MB, HD6GB
2. Komputer 3 Pentium III 800 Milik sendiri Kondisi BaikPC MHz. RAM 128 MB.
HD 20 GB
3. Komputer 2 ACER : Pentium IV Milik sendiri Kondisi BaikPC 1.7 GHz. RAM 256
MB. HD40 GB4. Laser 1 HEWLETT Milik sendiri Kondisi Baik
Printer PACKARD:
Laserjet 4L5. In Focus 1 NEC Milik sendiri Kondisi Baik6. Foto Copy 1 HEWLETT Milik sendiri Kondisi Baik
PACKARD;30307. Colour 1 HEWLETT Milik sendiri Kondisi Baik
Deskjet PACKARD:
Deskjet 948c8. Scanner 1 Cannon : Milik sendiri Kondisi Baik
CanoScan Lide 209. Scanner 1 HEWLETT Milik sendiri Kondisi Baik
PACKARD: 3015
24
f*1
(W|
(wi
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemenntah Pusat dan Daerah
BAB V
PENDEKATAN DAN METODOLOGI
PELAKSANAAN PEKERJAAN
5.1. Pendekatan Pelaksanaan Pekerjaan
Pendekatan analisis yang akan diterapkan dalam pekeriaan "Tata Laksana
Penyusunan Prosedur Tetap (Protap) Pada Instansi Pemerintah Pusat Dan
Daerah" in! adalah pendekatan moduler (modular approach). Dengan
pendekatan ini, protap didesain dan dikembangkan secara bertahap modul-
(*i per-modul berdasarkan hierarki dan prioritas.
5.2. Metodologi Pekerjaan
Metodologi penyusunan / pengembangan Protap adalah langkah-langkah
yang dilalui analis protap dalam menyusun/mengembangkan protap.
Penyusunan / pengembangan protap dilaksanakan melalul tiga tahap utama
berikut ini:
1. Analisis Protap
2. Desain Protap
3. Implementasi Protap
Dalam setiap tahap pengembangan protap tersebut, analis protap
menghasilkan dokumen tertulis yang menyajikan rencana pekerjaan yang
akan dilaksanakan dalam pengembangan protap atau hasil pekerjaan
25
I
(*•
fW)
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
pelaksanaan tahap pengembangan protap protap. Dokumen tertulis tersebut
diserahkan kepada pemakai informasi sebagai media bag! analls protap untuk
mengkomunikasikan pekerjaannya kepada pemakai informasi. Tahap
pengembangan protap dan nama dokumen tertulis yang dihasilkan oleh analis
protap dalam setiap tahap pengembangan protap disajikan dalam gambar
berikut:
26
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
Tahap-tahap Pengembangan Sistem Protap danDokumen Tertulis Yang Dihasilkan Dalam Setiap Tahap
Analisis Sistem
Desain
Sistem
mmmE
Laporan Hasil AnalisisSistem
Usulan Peiaksanaan
Analisis Sistem
Laporan Final Desain Sistoni
Secara Rinci
Laporan Final Oesam Sisiem
Secara Cans Besa'
Usulan Desain Sistem
Secara Garis Besar
Implementasij Sistem [
: \
I. I0
Laporan Final
Implementasi Sistem
5.2.1. Analisis Protap
Dalam tahap ini, analis protap membantu dalam mengidentifikasi informasi
yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya. Analis
protap mewancarai pemakai informasi, seperti mengajukan pertanyaan
27
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
"Informasi apa yang Saudara terima sekarang?" "Jenis informasi apa yang
Saudara perlukan untuk melaksanakan pekegaan Saudara?". Masalah yang
seringkali dihadapi oleh analis protap pada tahap ini adalah membedakan apa
yang diminta, dengan apa yang diinginkan, dan dengan apa yang diperlukan
oleh pemakal informasi. Seringkali pemakai informasi tidak mampu
mengemukakan informasi apa yang diperlukan untuk melaksanakan
pekerjaannya, sehingga ia mengajukan permintaan jenis informasi kepada
analis protap, yang tidak sesuai dengan yang diinginkan, bahkan seringkali
tidak sama dengan yang sbenarnya diperlukan. Analis protap harus
memperoleh informasi yang sebenarnya diperlukan oleh pemakai informasi
dalam tahap analisis protap ini, karena jenis informasi yang diperlukan oleh
pemakai informasi inilah yang menjadi dasar untuk melangkah ke tahap
desain dan implementasi protap. Tahap-tahap desain dan implementasi dalam
pengembangan protap prosedur tetap sangat ditentukan oleh keberhasilan
analis protap dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai informasi.
Kegagalan analis protap dalam mengidentifikasi jenis informasi yang
diperlukan oleh pemakai Informasi akan mengakibatkan desain protap yang
tidak bermanfaat bagi pemakai informasi. Oleh karena itu, tahap analisis
protap merupakan tahap yang paling menentukan dalam keseluruhan tahap
pengembangan prosedur tetap.
Analisis protap dapat dibagi menjadi empat tahap:
1. Analisis pendahuluan.
2S
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
fw»
(W»
2. Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Protap
3. Pelaksanaan Analisis Protap
4. Penyusunan Laporan Hasil Analisis Protap.
Dalam analisis pendahuluan, analis protap mengumpulkan berbagai informasi
umum untuk menyusun dokumen tertulis yang disebut Usulan Pelaksanaan
Analisis Protap. Tahap pelaksanaan analisis protap dilakukan oleh analis
protap setelah tahap analisis pendahuluan dilakukan dan didasarkan pada
Usulan Pelaksanaan Analisis Protap. Hasil Analisis protap dituangkan dalam
dokumen tertulis yang disebut Laporan Hasil Analisis Protap.
5.2.2. Desain Protap
Desain protap adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke
dalam alternatif rancangan protap yang diajukan kepada pemakai informasi
untuk dipertimbangkan. Tahap desain protap ini dibagi menjadi lima tahap:
1. Desain protap secara garis besar.
2. Penyusunan Usulan Desain Protap Secara Garis Besar.
3. Evaluasi Protap.
4. Penyusunan Laporan Final Desain Protap Secara Garis Besar.
5. Desain Protap Secara rind.
6. "Penyusunan Laporan Desain Protap Secara Garis Rind.
29I
r»)
F*l
twi
fw»
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
Pengembangan protap dapat disamakan dengan pembangunan gedung. Pada
tahap awal pembangunan gedung, arsitek melakukan wawancara dengan
pemilik proyek {the owner) untuk memperoleh informasi tentang kebutuhan
pemilik proyek, seperti kebutuhan ruang, fasilitas parkir, fasilitas olah raga,
mekanikal dan elektrikal gedung, saluran air bersih dan protap pembuangan
air kotor, dan Iain-Iain kebutuhan. Berdasarkan informasi tentang kebutuhan
pemilik proyek, arsitek kemudian membuat rancangan garis besar
bangunan/gedung yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pemilik proyek
{the owner). Desain secara garis besar tersebut kemudian ditawarkan kepada
pemilik proyek {the owner) untuk dipertimbangkan, Pemilik proyek {the
owner) dan arsitek bersama-sama melakukan evaluasi terhadap desain
gedung secara garis besar tersebut. Hasil evaluasi terhadap desain gedung
secara garis besar kemudian dipakai oleh arsitek untuk membuat desain
gedung secara rinci. Tahap desain gedung sebenarnya ben'alan bolak-balik
antara desain garis besar, evaluasi, dan desain rinci, sampai akhirnya arsitek
menghasilkan desain rinci yang memenuhi kebutuhan pemilik proyek {the
owner).
^ 5.2.3. Implementasi Protap
Implementasi protap adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi,
pelatihan dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan protap, pengujian
^ protap yang baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat protap
protap yang telah dirancang menjadidapat dilaksanakan secara operasional.
.10i
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
Puncak segala kegiatan penyusunan / pengembangan dan perancangan
protap protap adalah terletak pada tahap implementasi.
Dalam tahap implementasi ini, analis protap menyusun Laporan Final
Implementasi Protap yang terdiri dari dua bagian. Rencana Implementasi dan
Hasil Pelaksanaan Implementasi. Rencana Implementasi disusun sebelum
tahap pelaksanaan protap dilaksanakan. Bagian ini berisi rencana pengujian
berbagai blok bangunan protap protap seperti blok keluaran, masukan,
model, teknologi, basis data, dan pengendalian. Disamping itu, dalam bagian
mi dicantumkan pula rencana konversi protap lama ke protap baru. Selama
pelaksanaan protap berlangsung, analis protap melakukan dokumentasi
perubahan-perubahan yang dilakukan untuk menyempurnakan protap, hasil-
hasil yang dicapai dalam pelaksanaan protap, dan penerimaan protap oleh
para pemakai informasi. Hasil. pelaksanaan protap ini merupakan bagian
dalam Laporan Final Impelentasi Protap.
5.2.4. Dokumentasi dan Pelatihan
Dalam setiap proses analisis dan desain, selalu dilakukan pencatatan atau
pembuatan dokumentasi. Hasil dokumentasi ini nantinya selain berguna untuk
membuat acuan pemakai {User Manuaf). User Manual \n\ berguna nantinya
bagi pemakai dalam mengoperasikan software yang dibuat.
,1
i
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemenntah Pusat dan Daerah
^ Tahap akhir adalah melakukan pelatihan bagi para pengguna (user) yang
ditunjuk, khususnya yang nantinya menggunakan protap tersebut. Dalam
proses pelatihan tersebut para calon pemakal dilatih mengoperasikan protap
^ software dengan menggunakan user manual yang disedlakan.
5.3. Lokasi Survai
Lokasi survai yang diusulkan oleh konsultan dalam melaksanakan kajian ini
adalah ;
0 DKI Jakarta
m 0 Bogor
0 Depok
0 Tangerang
0 Bekasi
■
Survai ke lokasi diatas, dilakukan untuk mengumpulkan data dan informasi
(*i yang dapat digunakan sebagai bahan telaahan. Selain survai ke lokasi di
atas, juga dilakukan pengumpulan data dengan cara melakukan studi literaturF»l
dan dokumen yang berkaitan dengan prosedur tetap.
32;
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
Tahap akhir adalah melakukan pelatihan bagi para pengguna (user) yang
ditunjuk, khususnya yang nantinya menggunakan protap tersebut. Dalam
proses pelatihan tersebut para calon pemakai dilatih mengoperasikan protap
software dengan menggunakan user manual yang disediakan.
5.3. Lokasi Survai
Lokasi survai yang diusulkan oleh konsultan dalam melaksanakan kajian ini
adalah :
0 DKI Jakarta
0 Bogor
0 Depok
^ 0 Tangerang
0 Bekasi
Survai ke lokasi diatas, dilakukan untuk mengumpulkan data dan informasi
yang dapat digunakan sebagai bahan telaahan. Selain survai ke lokasi di
atas, juga dilakukan pengumpulan data dengan cara melakukan studi literatur
dan dokumen yang berkaitan dengan prosedur tetap.
1*1
(*l
(*l
(*l
I*
r*
i*»
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
BAB V I
KAJIAN TATA LAKSANA PENYUSUNAN
PROSEDUR TETAP(PROTAP)
6.1. Pendahuluan
WAJAH efektifitas administrasi suatu negara merupakan produk dari
sistem politik, posisi perkembangan ekonomi dan sosial dari negara yang
bersangkutan, disamping sebaliknya bahwa dalam beberapa segi dari perilaku
administrasi suatu negara Juga menentukan kinerja {performance) sistem
politik, perkembangan ekonomi dan kualitas sosial negara itu. Dan oieh
karenanya, untuk memahami tesis tentang efektifitas praktik administrasi
dalam kaitannya dengan kualitas pelayanan administratif itu sendiri (quality
assurance) dalam beberapa hal sangat dipengaruhi oleh aspek mendasar dari
cara berfikir {mind set). Seperti yang sudah kita pahami dan insyafi bahwa
dalam era globalisasi sekarang ini dengan tekanan lingkungan yang semakin
kompetitif, setiap pelaku organisasi apapun {baca periiaku administratif) yang
ingin memenangkan kompetisi harus memberikan perhatian penuh kepada
aspek kualitas (quality assurance). Perhatian penuh kepada penjaminan
kualitas administrasi {administrative quality assurance) akan memberikan
dampak positif kepada organisasi melalui tiga cara, yaitu: dampak terhadap
biaya proses, dampak terhadap pelayananan dan dampak terhadap
pendapatan.
p«»
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
fiat
fiifl
e»<i
pai
rap
Menurut Vincent Gaspersz (Jakarta, 1997) dampak terhadap biaya
proses terjadi melalui proses pengerjaan atau pelayanan yang memiliki
derajat konformansi {conformance) yang tinggi terhadap standar-standar
sehingga bebas dari tingkat kerusakan atau keiemahan. Dengan demiklan
proses kerja atau adminsitrasi {work/administration flow) akan menghasilkan
produk atau pelayanan {services) berkualitas yang bebas dari kerusakan atau
keiemahan. Itu berarti dihindarkannya pemborosan {waste) dan inefisiensi
sehingga beban proses akan menjadi rendah yang pada gilirannya akan
membuat harga pelayanan menjadi lebih kompetitif.
Dampak terhadap peningkatan pendapatan terjadi melalui peningkatan
volume pelayanan atas pelayanan berkualitas dan berharga murah. Produk
pelayanan yang dibuat melalui suatu proses yang berkualitas akan memiliki
sejumlah keistimewaan yang mampu meningkatkan kepuasan atas pelayanan
yang diberikan. Karena setiap pengguna/masyarakat {users) pada umumnya
akan memaksimumkan utilitas dalam mengkonsumsi produk/jasa, jelas bahwa
output dari proses berkualitas tinggi pada tingkat harga pelayanan yang layak
akan memberikan kepuasan kepada pengguna/masyarakat {users). Hal ini
akan meningkatkan volume pelayanan yang berarti pula peningkatan
penerinraan.
Sejarah menunjukkan bahwa kebangkitan Jepang dalam berbagai bidang
setelah kekalahannya dalam Perang Dunia II dimulai dengan pembangunan
sistem kualitas modern. Pembangunan itu dipicu oleh W. Edwards Djeming
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
yang bicara di hadapan para ilmuwan dan insinyur Jepang pada tahun 1950.
Keberhasilan yang dramatis dari organisasi dan administrasi publik di Jepang
dalam meningkatkan kualitas ini telah menjadi pusat perhatian berbagai
negara yang tertarik untuk mempelajari bagaimana strategi organisasi (bisnis
dan atau administrasi publik) Jepang dalam menerapkan manajemen kualitas
(management quality assurance).^
Dalam konteks organisasi pemerintahan (administrasi publik) di
Indonesia dan upaya peningkatan kualitas pelayanan (quality assurance)
menurut Bintoro Tjokroamidjojo pada umumnya (Jakarta; 1995) terdapat
beberapa masalah administrasi dan telah mengidentifikasi terletak pada hal-
hal antara lain:
1. Orientasi kepada status lebih besar daripada orientasi kepada prestasi,
2. Menonjolnya hubungan pribadi dalam rangka hubungan kerja,
3. Penyampaian laporan yang baik dan bukannya yang benar,
4. Sikap legalistis administrasi publik,
5. Koordinasi, komunikasi intern dan pengawasan yang buruk,
6. Sikap lama penjajahan dan mental etatisme,
7. Struktur, kualitas dan penyebaran pegawai,
8. Struktur, kualitas dan penyebaran pegawai,
9. Struktur, kualitas dan penyebaran pegawai,
10. Lebih bersihnya pelaksanaan pemerintahan.
' Vincent Gaspersz. Manajemen Kualitas: Penerapan Konsep-Konsep Kualitas DaiamManajemen Bisnis Total. Jakarta; Yayasan Indonesia Emas dan Penerbit PT GramediaPustaka Utama, 1997. Hal: 3. ;
1 >
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
11. Motivasi dan produktivitas,
12. Jam kerja dan sistem gaji,
13. Etika, karsa jiwa dan pengabdian,
14. Orientasi pelayanan,
15. Entrepreneurial,
16. Orientasi keadilan,
17. Sistem dan proses politik,
18. Geografi dan masalah persatuan nasional,
19. Struktur pasar,
20. Struktur penduduk.
Selanjutnya oleh Bintoro Tjokroamidjojo (Jakarta: 1995) bahwa untuk
penyempurnaan administrasi negara (pemerintahan/administrasi publik) perlu
^ • dilakukan secara terus-menerus untuk menciptakan administrasi negara yang
bersih: bebas dari penyelewengan dan penyimpangan atau korupsi padam
umumnya yang mengakibatkan pemborosan. Dua tindakan yang perlu
« dilakukan bersamaan adalah: menyempurnakan pengawasan di satu pihak
dan meningkatkan kesejahteraan pegawai di pihak lain, dan kecuali itu perlu
disusun manual prosedur dan persyaratan yang diketahui bersama
oleh pihak administrasi publik dan pengguna jasa.
r*\
Mengutip Hahn Been Lee dan Samonte (1970) dikemukakan terdapat
lima alat ukur dalam usaha penyempurnaan dan peningkatan kualitas dari
administrasi negara (administrasi publik) sebagai berikut:
Jo
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
1. Penekanan yang baru terhadap program,
2. Sikap dan perilaku yang diperbaiki terhadap klien dan anggota
administrasi publik,
3. Perubahan dalam gaya internal administrasi ke arah manajemen yang
komunikatif dan partisipatif,
4. Penekanan yang lebih kuat lagi terhadap eflsiensi penggunaan
sumberdaya,
5. Dikuranginya penekanan terhadap hal-hal rutin dan legalistik.
Ide-ide reformasi administrasi dalam konteks peningkatan kualitas
pelayanan administratif administrasi publik sebenarnya telah mulai muncul
sejak tahun 1970-an, paralel dengan konsep administrasi pembangunan.
Sekitar satu dasawarsa kemudian konsep reformasi memperoleh rumusan
yang jelas, misalnya oleh G.E. Caiden, tapi baru masuk ke Indonesia secara-
relatif meluas sejak awal 1990-an. Menurut ide itu, reformasi administrasi
dapat terwujud dalam lima bentuk, yaitu: (a) munculnya inisiatif, upaya dan
agensi publik, (b) proses administrasi yang menjadi sederhana melaiui
reorganisasi, redistribusi dan konsolidasi, (c) berkurangnya pengaturan
(deregulasi), (d) berkurangnya prosedur yang berlebihan (debirokratisasi),
dan (e) hubungan administrasi publik kepada publik sebagai pelayan dan
bukan sebaliknya.
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
Dari sudut pandang lain, istilah "reformasi administrasi" menunjuk pada
peristlwa perubahan struktur dan prosedur akibatnya teknik dan budaya)
administrasi guna menyesuaikan diri dengan perkembangan iingkungannya.
Menurut pengertian ke-dua di atas, per definisi setiap organisasi negara
pastilah dan haruslah mengadakan reformasi setiap saat. Negara RI pun,
selalu mengadakan reformasi sejak berdirinya, dimulai dengan apa yang
disebut "rasionalisasi" (pengurangan jumlah pegawai, perampingan struktur).
Selanjutnya dalam diskurus tentang administrasi pembangunan sejak awal
1970-an reformasi administrasi merupakan salah satu temanya. Namun tema
ini dalam wacana publik Indonesia kurang begitu populer, hingga pada 1984
mulai dipakai ketika singkatan MENPAN mendapat arti baru, dari Menteri
Negara Penyempurnaan dan Pembersihan Aparatur Negara (1969) menjadi
Menteri Negara Penertiban Aparatur Negara (1973) hingga Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara (1984). Pendayagunaan yang berarti
"peningkatan efektivitas" menghendaki dilakukannya perubahan atau
reformasi administrasi. Bersamaan dengan itu tuntutan liberalisasi global di
satu pihak dan berkurangnya anggaran pemerintah pada awal 1980-an
memaksa pemerintah melakukan deregulasi dan debirokratisasi. Kemudian
sejak awal 1990-an, bersamaan dengan diskursus tentang desentralisasi
pemerintahan atau otonomi Daerah, istilah reformasi administrasi mulai lebih
sering digunakan. Penyebutan istilah reformasi administrasi biasanya
dikaitkan selain dengan tantangan globalisasi pada abad ke-21 juga dengan
tuntutan demokratisasi dan perkembangan sosial ke arah masyarakat industri
>s
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
dan informasi, yang semuanya mempengaruhi tuntutan masyarakat atas
kualitas pelayanan pemerintah.
Terdapat tantangan ketika aplikasi teknologi informasi yang saat ini
telah memainkan peranan penting dan tidak dapat dihindari dalam kerangkaf=>
efisiensi proses maka kecenderungan proses administrasi pun dilakukan
dengan paperless administration (administrasi tanpa kertas). Dan pada
kenyataannya kita harus jujur bahwa aplikasi teknologi informasi tidak
sepenuhnya berhasil sebagai akibat dari ketidaksiapan mengakomodirnya
karena semua program MENPAN pada 1993 kecuali dua program yang
terakhir berikut ini masih berkutat pada masalah-masalah lama, yakni:
manajemen kantor, klasifikasi jabatan, prosedur kepegawaian, mutu
kepemimpinan, sistem informasi administrasi, pengawasan melekat,
pelayanan masyarakat dan pengembangan kemampuan Daerah. Sementara
Maret 1993 Presiden Suharto pada waktu itu masih menekankan lagi perlunya
pelaksanaan manajeman modern dengan enam indikator: perencanaan
matang, peiaksanaan tepat, pengawasan ketat, terkoordinasi, terintegrasi,
sinkron. Ini menandakan bahwa masalah-masalah organisasi klasik
semacam itu ternyata belum terkelola dengan baik selama lebih dari duapuluh
tahun pemerintahan Soeharto, yang di dalamnya selalu diucapkan istilah
administrasi pembangunan dan pembangunan administrasi. Pernyataan
Presiden Suharto juga menunjukkan pengakuan, bahwa dalam sistem politik
dan administrasi yang monolitik selama Orba ternyata pimpinan administrasi
tidak mampu menjamin koordinasi kerja di antara berbagai departemen dan
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
f5»B|
apalagi menjamin efektivitasnya. Tesis awal Orba bahwa stabilitas politik dan
demokrasi yang terbatasi akan mampu menjamin adminlstrasi yang efektif
ternyata tidak menemui bukti konkritnya di Indonesia. Sementara itu dari sisi
pandang lain, daftar program MENPAN tadi barangkali menunjukkan bahwa
MENPAN tidak mampu, jika bukannya tidak berani, mempertajam skala
prioritas programnya pada dua yang terakhir saja, yakni peningkatan kualitas
pelayanan pemerintah dan desentralisasi pemerintahan atau otonomisasi
Daerah.
Diskursus tentang reformasi pada awal 1990-an itu juga merujuk
Taiwan dan Korea Selatan sebagai bandingan bagi Indonesia dalam hal status
industrialisasi mereka. Dikatakan bahwa industrialisasi yang berhasil di kedua
negara itu terbukti menjadikan tuntutan akan demokrasi yang lebih tinggi,
karena organisasi masyarakat semakin terproliferasi (tidak terpusat
sebagaimana dalam masyarakat agraris tradisional), dan selain itu bersama-
sama dengan kemajuan teknologi informasi dan munculnya generasi baru
industrialisasi itu juga mendorong proses civilization yang lebih cepat. Oleh
karena itu reformasi adminlstrasi harus diarahkan pada pemberian
kesempatan bagi partisipasi masyarakat melalui keterbukaan mekanisme
pemerintahan, deregulasi dan desentralisasi serta pemerataan kesempatan
berusaha dan kompetisi yang adil namun dibarengi dengan proteksi terhadap
mereka yang masih lemah.
40
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
(w, Tampaknya deregulasi dan debirokratisasi itulah yang menjadi tujuan
dari reformasi adminlstrasi sebagaimana diinginkan oleh banyak pakar.
Artinya pemerintah harus mengakaji-ulang perannya dalam penyediaan
pelayanan publik, untuk kemudlan menyerahkan sebagian besar peran Itu
kepada swasta dan lembaga swadaya masyarakat (LSM). Selain karena krisis
anggaran pemerintah, juga pada dasarnya karena masyarakat sejak dulu
telah melakukan pemenuhan-sendiri kebutuhan-kebutuhan mereka, baik
mandiri maupun meialaui organisasi sosial seperti Muhammadiyah, NahdhatuI
Ulama dan Gereja. Karenanya pemerintah perlu melakukan kemitraan dengan
swasta dan LSM itu - berbagi tanggungjawab dalam penyediaan pelayanan
publik. Selain bekerjasama, kemitraan ini dapat pula bersifat kompetitif:
pemerintah dan swasta menyediakan pelayanan publik yang sama, dan
mereka yang lebih "baik"-lah yang harus dibiarkan untuk berjalan terus.
Dengan kompetisi semua pihak akan terdorong untuk meningkatkan daya-
tanggap, kualitas dan efisiensi pelayanannya. Masing-masing dapat belajar
dari yang lainnya, terutama pemerintah yang akan terdorong untuk belajar
nilai-nilai kewirausahaan dari swasta.
fW|
Jika visi di atas dapat berjalan, maka pemerintah akan berperan tidak
terutama sebagai penyedia pelayanan publik melainkan terkonsentrasi pada:
menetapkan agenda dan prioritas pelayanan publik, menentukan standar
performans, memonitor hasil kerja dan memberikan insentif serta sanksi pada
para penyedian layanan publik itu. Namun harus dicatat, bahwa pengalihan
peran pemerintah kepada swasta itu harus belangsung secara transparan,
41
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
agar supaya berlangsung kompetisi yang sehat di antara swasta sendiri dan
agar tidak ten'adl kolusi antara pemerintah-swasta yang biasanya akan
merugikan masyarakat pengguna layanan. Untuk menjamin transparansi ini
kontrol dari administrasi publlk dari level yang lebih tinggi, kontrol politik dan
kontrol masyarakat harus diusahakan untuk dapat berlangsung dengan
lancar.
Dengan kata lain, masyarakat harus diberdayakan, daya kritis mereka
harus dibiarkan untuk berkembang, karena kalau tidak - sebagaimana
pembangunan top-down yang bias kepada lapisan mampu - privatisasi
sebagai pilihan reformasi juga berpotensi untuk menjadikan pelayanan publik
bias kepada mereka yang kaya juga. Dalam konteks inti dari reformasi adalah
bahwa administrasi publik mendorong munculnya inisiatif, karsa dan upaya
masyarakat sendiri.
Jadi, seperti ditunjukkan dalam paragrap sebelumnya, ketika dari
kepentingan pemerintah, reformasi (deregulasi dan debirokratisasi) perlu
dilakukan karena kondisi finansial Negara yang memburuk, dari kepentingan
masyarakat, reformasi (desentralisasi dan demokratisasi) diperlukan karena
selama ini masyarakat telah "dimatikan" oleh pemerintah. Dalam batas
tertentu, hal ini merupakan paradoks lain dari pembangunan: ketika pada
awalnya pemerintah "menstabilkan" masyarakat untuk pasif menerima
aktivitas pembangunan oleh pemerintah, pada akhirnya masyarakat
mengalami mobilitas sosial berupa "kemajuan-kemajuan" dalam hal tjngkat
42
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
fast
pendapatan, tingkat meiek huruf, tingat sentuhan terhadap media massa dan
juga tingkat urbanisasi, dan ini semua berbalik menjadi "bumerang" bagi
pemerintah yang didesak untuk membebaskan masyarakat dari intervensinya
yang berlebihan. Selama pemerintah aktif melancarkan program
pembangunan masyarakat telah berkembang sehingga memiliki kesadaran
dan kemampuan politik yang lebih tinggi, muncul kelas menengah yang
independen, sehingga artikulasi politik masyarakat lebih kuat, memunculkan
desakan kepada pemerintah untuk menjamin hak-hak sipil seperti kebebasan
pers dan berorganisasi.
Jadinya reformasi administrasi di Indonesia semestinya diarahkan
kepada dua aspek. Pertama, secara internal reformasi administrasi hendaknya
diarahkan pada usaha memantapkan pembangunan nilai-nilai administrasi
publik modern (tindakan organisasi yang rasional, efisien, legal, pasti dan
terukur, serta sikap pegawai yang disiplin, tekun, teliti, cermat, bersemangat
dan berorientasi pada prestasi) guna mencabut nilai-nilai tradisional, feodal,
patrimonial dan aristokratik (tindakan atau keputusan organisasi yang bersifat
personal, lisan, tak pasti, tak terukur serta sikap pegawai yang yang tak
^ disiplin, malas dan minta dilayani). Budaya malu harus diganti dengan budaya
bersalah, hal-hal ritual yang terwujud secara ekstrem sebagai theatrical state
hendaklah dikurangi ke arah hal-hal yang substansial. Di pihak lain yang tak
terlepas dari aspek ini, ke-dua, secara eksternal reformasi administrasi harus
diarahkan pada usaha untuk menjamin berlangsungnya demokrasi perumusan
kebijakan publik dalam suatu masyarakat industri, teknologi dan informasi.
1*1
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
Fungsi administrasi publik sebagai pangreh pradja (abdi negara yang
mengatur masyarakat, memaksa dan wajib ditaati) hendaknya diganti
menjadi sebagai pamong pradja (abdi masyarakat yang melayani kebutuhan
publik bersama-sama dengan publik itu sendiri), hubungan pemerintah-
masyarakat yang patron-klien hendaknya diganti dengan hubungan yang
sederajat dalam suatu dvHsociety.
Namun kehati-hatian harus diterapkan dalam hal yang pertama. lalah
bahwa tidak semua nilai tradisional harus dibuang, bahkan mereka dapat
dipandang bukan sebagai kendala dan hambatan yang perlu disingkirkan
melainkan justru sebagai cultural resources. Nilai-nilai paternalisme dan
solidaritas sosial yang kuat, misalnya, dapat dimanfaatkan untuk mobilisasi
massa guna mencapai tujuan-tujuan masyarakat yang "baik", budaya malu
dapat ditransfdrmasikan alat kontrol yang baik bagi administrasi publik.
Sementara itu nilai-nilai priyayi yang positif, seperti tekun, loyal, integritas
pribadi dan keluhuran budi pun dapat dipertahankan dan dikembangkan,
sebagaimana di Jepang nilai-nilai tradisionalnya dapat dimanfaatkan untuk
menciptakan kemakmuran masyarakat. Nilai-nilai tradisional Jepang itu adalah
familiisme (tempat kerja dianggap sebagai milik keluarga sendiri, yang
kepadanya seorang pegawai mempersembahkan hampir seluruh
komitmennya) dan akibatnya kesetiaan seumur hidup kepada tempat kerja
(sangat jarang terjadi perpindahan bidang atau tempat kerja), gerontokrasi
(senioritas sangat dihargai) dan penghormatan pada konsensus (pembagian
kerja tidak kaku). ^
44
PR
m
(*)
PR
l»l
PR
PR
PR
(R
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemenntah Pusat dan Daerah
Pada Mei 1995 PERSADI (Perhimpunan Sagana Administrasi Indonesia)
menyelenggarkaan sebuah seminar untuk mengawali konggresnya yang ke-
tiga. Organisasi yang para pengurusnya terdiri dari pejabat pemerintah ini,
waktu itu diketuai Mustopadidjaja AR, staf senior Bappenas, berusaha untuk
merumuskan kembali model administrasi negara RI yang terbaik untuk
menghadapi apa yang disebutnya era globalisasi dan informasi. Mengingat
karakteristik anggotanya, Persadi membuat butir-butir rekomendasi yang
secara "bahasa" lunak, yakni pembaharuan atau modernasisasi. Kedua istilah
ini sebenarnya bukan barang baru, karena keduanya telah menjadi inti dari
gerakan pembangunan, namun isi rekomendasi itu relatif progresif:
mengurangi intervensionisme pemerintah selama era pembangunan
sebelumnya. Pengurangan intervensi ini pun bukan barang baru, karena
deregulasi dan debirokratlsasi telah dimulai oleh pemerintah pada 1983,
« ketika terjadi krisis penurunan harga minyak. Jadlnya ide-ide yang
berkembang hanyalah penekanan dari ide sebelumnya, presentasi dengan
bahasa yang berbeda, jika bukannya -secara tidak langsung- berusaha
mengevaluasi dan mengritik ketldakberhasllan pemerintah selama masa
sebelumnya dalam merealisasi ide-ldenya sendiri. Berikut ini pemikiran yang
terumuskan dalam seminar.
Seminar yang bertema "Modernisasi Administrasi Menghadapi
Globalisasi Menyukseskan PJP-II" itu memanfaatkan pidato Presiden
sebelumnya di Bogor dalam pembukaan penataran P4 bagi para pejabat
4>
(*»
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
eselon I sipil maupun militer sebagai rujukannya. Pidato di bulan Januari itu
diucapkan setelah pada bulan Nopember tahun sebelumnya di kota yang
sama beriangsung konferensi APEC {Asia-Pasific Economic Cooperation). Pada
penataran P4 yang dllakukan enambelas tahun setelah penataran P4 yang
pertama 1978 itu ditegaskan perlunya kesadaran akan munculnya zaman
bam: kehidupan akan semakin terbuka karena arus informasi menjadi begitu
cepat (sarananya adalah radio dan televisi, belum disebut adanya internet)
dan akan terbentuk rezim perdagangan bebas dunia. Dalam zaman baru ini
tugas negara yang utama berubah menjadi hanya penyedia sarana-sarana
"utama" dan yang lebih penting pemberi arah, pencipta peluang, pemberi
dorongan dan pengayom berlangsungnya prakarsa dan kreativitas
masyarakat. Republik Indonesia sebagai negara kesatuan hanya akan merasa
berkewajiban menjaga kesatuan politik, moneter, diplomasi dan pertahanan-
keamanan, sedangkan masyarakat akan dibiarkan mandiri lewat pemberian
otonomi dan desentralisasi maupun deregulasi dan debirokratisasi yang telah
dilakukan sejak 1983.
Indonesia akan memasuki era perdagangan bebas dunia, dimulai dari
level AFTA {Asean Free Trade Agreement) sejak 2003, APEC mulai 2010 dan
dunia (lewat WTO, World Trade Organisation) smulai 2020. Perdagangan
dunia yang bebas ini "mau tidak mau, suka tidak suka, siap tidak siap" harus
kita masuki, dan kita tidak perlu risau, karena "bangsa kita adalah bangsa
wiraswasta, yang terbiasa merantau berlayar dan berniaga ke negeri-negeri
yang jauh." Hanya saja, karena semua itu bisa mengarah kepada liberalisme,
4(^
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
perlu dikembangkan model-model kemitraan antara pengusaha besar,
menengah dan sedang sesual dengan asas kekeluargaan. Selain itu
masyarakat hams slap secara teknis dan profesional, disamping secara
ideologis, politis, ekonomis dan sosial budaya. Daya saing masyarakat dan
Negara harus ditingkatkan, dimana pada pihak Negara harus dilakukan
perubahan organisasi, prosedur, tata-kega dan peraturan perundang-
undangan.
Merujuk pada pidato Presiden Suharto pada waktu itu, Tjokroamidjojo
menyebut perlunya pengalihan sistem ekonomi masyarakat, dari public sector
led menjadi private sector fed economy, apalagi jlka diingat berkurangnya
dana dari minyak. Administrasi, baik negara maupun swasta, jadinya dituntut
untuk lebih efisien, produktif dan inovatif. Mereka perlu melakukan
moderniasi: pembaharuan administrasi untuk beradaptasi dengan realitas
baru di bidang politik, ekonomi dan sosial. Sekalipun terkesan adanya
penekanan terhadap perlunya pengurangan peran pemerintah atau
empowering rather than serving, Silalahi (mantan Menpan) masih
menganggap perlu memperluas pelayanan pemerintah di bidang tertentu
selain meningkatkan kualitasnya, dan -sayangnya - antara perluasan dan
peningkatan kualitas itu seringkali dijumpai dilema. Dicontohkannya
pelayanan listrik: sebaiknya diperluas ke masyarakat desa yang tidak
produktif, atau dikonsentrasikan di daerah industri saja? Administrasi,
karenanya, oleh Moerdiono (mantan Mensesneg) dimaknai sebagai
"kemampuatn kreatif unXxjk merakit serta mendayagunakan berbagai sumber
47
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
(*»
r=s»
daya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan." Menurutnya,
selama ini belum pernah ada literatur administrasi yang membahas konsep
dan kiat manajemen proses transformasi dalam skala nasional. Terobosan di
bidang administrasi seringkali disumbangkan oleh ekonom, usahawan, politisi
maupun pemikir militer. Oleh karenanya, disamping perlu belajar dari
pengalaman negara lain, khazanah pengalaman bangsa sendiri perlu
disistematisir sebagai bahan pelajaran yang berharga.
Sedikit berbeda dengan pidato mantan Presiden Suharto yang
menekankan adanya perubahan kualitas kehidupan sehingga diperlukan
adanya perubahan sistem administrasi, Moerdiono justru menyatakan bahwa
perubahan sistem administrasi bersesuaian dengan konsep pembangunan
yang dicanangkan pada awal 1970-an, dimana setelah berlangsung
"akselerasi modernisasi 25 tahun" bangsa Indonesia akan memasuki tahap
"tinggal landas" -melanjutkan pembangunan dengan kekuatan sendiri. Inilah
yang tampaknya dimaksudkan oleh Moerdiono sebagai latarbelakang dari
deregulasi dan debirokratisasi sejak 1983 dan percobaan otonomi kabupaten
sejak 1995. (Otonomisasi diartikannya sebagai pelimpahan wewenang,
personil, perlengkapan dan dana kepada kabupaten.)
Dalam hal ini Ginanjar Kartasasmita melihat perlunya pembaharuan
sistem administrasi karena alasan yang lebih pragmatis: mesin perekonomian
Indonesia ternyata telah berjalan secara tidak mulus - tidak efisien, sering
tersendat-sendat dan boros. Pertumbuhan ekonomi selalu disertai oleh inflasii
4S
r»»
P*»
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
yang tinggi, dan ini semua mengakibatkan kesenjangan struktural alias
ketidakadiian: sedikit pengusaha besar menguasai sangat banyak aset
produktif --modal, tenaga terampil, teknologi dan akses pasar. Pada 1992
sejumlah 97,4 person (yakni 32,6 juta) dari seluruh perusahaan dan usaha
rumah tangga memiliki omzet, output atau sisa basil usaha kurang dari Rp 50
juta. Implikasinya adalah bahwa proses tinggal landas tidak akan mungkin
berjalan serempak di seluruh tanah air. Kesenjangan itu harus dihentikan.
Dalam waktu dekat ekonomi tradisional harus sudah masuk ke ekonomi
modern, ekonomi subsistensi menjadi ekonomi pasar, dan ketergantungan
menjadi kemandirian.
Dalam konteks itu, "demokrasi ekonomi" mulai diperbincangkan lagi.
Pasal 33 DUD 1945 dirujuk, bahwa perekonomian disusun sebagai usaha
bersama berdasar asas kekeluargaan. Konsep "kemitraan" segitiga
diperkenalkan, yakni antara pengusaha besar - pengusaha menengah dan
kecil - pemerintah, dengan pemerintah sebagai aktor yang memegang peran
aktif. Kemitraan atau organized market dirumuskan sebagai hubungan kerja
sinergis yang saling menguntungkan (bukan program karitas) antar pelaku
ekonomi, baik dalam bidang permodalan, produksi maupun distribusi, juga
antar-sektor dan -daerah Ini semua dimaksudkan untuk menghindarkan
persaingan yang tidak sehat yang cenderung mengarah ke monopoli, dan
memang konsekeunsinya harus dihilangkan orientasi pada economies of
scaie.
4^)
p<t>
(*»
(*»
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
^ Dengan rumusan yang berbeda, Mustopadidjaja menyebut demokrasi
ekonomi sebagai suatu sistem ekonomi yang tidak free figt liberalism di satu(*»
pihak dan tidak etatisme di pihak lain, tidak ada monopoli dan monopsoni,
yang ada hanyalah keadilan sosial. Intinya: jalan tengah. Liberalisme ternyata
telah menghasilkan pemusatan kekuata ekonomi, ketimpangan lokasi
investasi, lemahnya posisi tawar pengusaha kecil dan menengah, dan
akibatnya ketimpangan distribusi pendapatan. Sementara itu etatisme yang
berbentuk penguasaan dan pengendalian langsung oleh pemerintah terhadap
sistem produksi dan distribusi terbukti menghasilkan dampak birokratisasi,
korupsi, in-efisiensi, inflasi dan degradasi kesejahteraan. Lewat jalan tengah
diharapkan ten'adi transaksi bisnis yang sehat, terbuka dan efisien, sehingga
pemerataan dan pertumbuhan yang berkeadilan dapat terwujud. Dengan kata
lain: kita dapat ikut dalam arus liberalisasi perdagangan tanpa harus terjebak
pada liberalisme. Demokrasi ekonomi ditandai oleh lima hal:
1. Mekanisme pasar dan keterkaitan pasar domestik dengan pasar regional
dan internasional,
2. Intervensi pemerintah,
3. Hak inisiatif dan hak budget DPR,
4. Hak milik perorangan dan pemanfaatannya, peran aktif warga negara
dalam kegiatan ekonomi,
5. Pengawasan legislatif dan sosial.
Bagaimana pembaharuan dapat dilakukan? Pembaharuan sebaiknya
dimulai dari top administrators, yakni dari perumusan kebijakan, selanjutnya
5n
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
(*»
(»»
para tenaga profesional yang berdedikasi tinggi harus dapat menerjemahkan
keinginan dan keputusan politik menjadi prog ram-prog ram yang konsisten
dan efektif. Kecuali itu proses penyusunan kebijakan harus dilakukan dalam
sistem musyawarah-mufakat yang dinamis dan jika perlu dikembangkan pula
mekanisme debat publik, agar benar-benar terwujud suatu sistem manajemen
yang partisipatif sehingga sense of belonging masyarakat terhadap kebijakan
dan programnya meningkat, sementara pemerintah juga terkondisikan untuk
memilih sense of responsibility accountability tinggi.
Globalisasi sebagai tantangan dan peluang ekonomi dan keharusan
perubahan bagi administrasi publik pemerintah dibahas-ulang lagi dalam
seminar yang diselenggarakan setahun kemudian, Juli 1996, oleh Pusdiklat
Depdikbud. Kata kunci yang mengemuka dalam seminar ini adalah:
reorientasi administrasi publik.
Realitas globalisasi 1990-an adalah liberalisasi pasar finansial, yang
dalam praktiknya bersifat spekulatif - menimbulkan ketidakpastian dan tidak
produktif. Selain ketidakpastian, korporasi besar juga menggilas eksistensi
perusahaan-perusahaan kecil, sehingga mengakibatkan terjadinya
ketimpangan ekonomi. Dengan kata lain: jurang perbedaan antar kelas
semakin menganga. Karenanya dapat dikatakan bahwa jika dahulu (sebelum
1945) berlangsung koloniaiisme dan imperialisme wilayah, saat ini
berlangsung imperialisme ekonomi (contoh yang jelas: tergesernya buah-
buahan lokal oleh impor) dan budaya (contoh yang jelas: dominasi informasi
> 1
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
I*)
negara kaya lewat parabola dan internet). Mengingat ha! ini, maka mestinya
pemerintah tidak saja melulu menyediakan fasilitas bag! proses produksi
kapitalis melainkan juga menerapkan kebijakan sosial guna menyediakan
"jaring pengaman" bagi para aktor ekonomi kecil.
Tidak memperhitungkan dampak negatif seperti di atas, para penulis
yang lain disadari atau tidak menerima globalisasi sebagai sesuatu yang tak
terelakkan, yang "mau tidak mau, suka tidak suka, siap tidak siap" kita akan
terlibat di dalamnya (lihat pernyataan Presiden di atas).
Tjokrowinoto menyebutkan, bahwa teori ekonomi Keynesian yang
mengandaikan adanya negara yang berdaulat penuh (dan karenanya ekonomi
tertutup) dan menganjurkan pertumbuhan ekonomi berbasis permintaan telah
tidak realistis lagi. Distorsi ekonomi pasar lewat intervensi pemerintah dalam
bentuk lisensi, proteksi dan fasilitasi, yang semuanya - ditunjang oleh
sentralisme berakibat pada kolusi dan korupsi dan akhirnya inefisiensi dan
ekonomi biaya tinggi harus dihapuskan. Administrasi publik harus mengubah
perilakunya menjadi lebih "tunduk" pada arahan pasar atau masyarakat
daripada pada arahan aturan, dan dalam konteks ini administrasi publik harus
dapat menyesuaikan diri dengan variasi kontekstual serta kekhususan lokal
(alias: desentralisasi atau otonomisasi). Administrasi publik harus
berkarakteristik enterpreneuria! antara lain:
1. Sensitif dan responsif terhadap peluang dan tantangan baru,
i
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemenntah Pusat dan Daerah
1*1
2. Tak terpaku pada kegiatan rutin, inovatif dan kreatif,
3. Futuristik dan sistemik,
4. Mampu memperhitungkan lalu meminimumkan risiko.,
5. Jeli terhadap sumber baru,
6. Mampu mengkombinasikan sumberdaya agar lebih produktif,
7. Mampu mengalihkan sumberdaya dari kegiatan yang kurang produktif ke
yang lebih produktif.
Sementara itu Taufik melihat bahwa dalam era globalisasi ini terjadi
pemaksaan nilai-nilai Barat (hak asasi manusia, lingkungan hidup, demokrasi
dan persaingan) ke Asia, padahal demokrasi ala Barat terbukti tidak mampu
menciptakan stabilitas politik dan ekonomi. Beranggapan bahwa demokrasi
"musyawarah dan mufakat" dianggap lebih mampu menjaga stabilitas, dia
tetap menyatakan bahwa globalisasi harus kita masuki dan daya saing
Indonesia yang dinilai oleh lembaga internasional sangat rendah (tahun 1996
pada urutan ke-41 dari 48 negara yang dikaji) harus diperbaiki. Disamping
ketertinggalan dalam limabelas hal di bidang kualitas manusia dan
kemampuan manajemen, kekurangan Indonesia juga terletak pada
infrastruktur yang kurang baik dan administrasi publik pemerintah yang
buruk, administrasi pemerintah yang sentralistis, terjadinya kolusi, korupsi
dan prosedur yang tak benar, serta adanya dominasi pasar oleh sedikit
perusahaan atau adanya monopoli dan oligopoli karena belum tersedia
undang-undang yang mengatur persaingan sehat. Lebih buruk lagi, ekonomi
Indonesia cepat panas, dimana dengan pertumbuhan sekitar 7,5 persen
f*\
m
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
menjadikan inflasi 10 persen, dan transaksl bedalan mengalami defisit yang
mencapai 4 persen dari GNP. Bahkan pada 1996 kondisi ekonomi Indonesia
sebenarnya telah dapat dinilai sebagai "terpuruk dan amat memilukan",
padahal dua tahun sebelumnya Bank Dunia menyebut Indonesia sebagai
"keajaiban Asia Timur" karena "suksesnya" dalam menciptakan pertumbuhan
dan bertahan terhadap gejolak eksternal serta menurunkan jumlah penduduk
miskin, dan majalah The Economist menyebut Indonesia pada 2020
berpeluang menjadi kekuatan ekonomi terbesar ke-lima di dunia (di bawah
RRQ USA, Jepang dan India).
Karenanya Taufik menghendaki dilakukannya reformasi administrasi
publik, sehingga para pegawainya memiliki kualitas sebagai berikut:
1. Bersih dan berwibawa;
2. Profesional: cepat dan tepat dalam menanggapi masalah.
3. Berjiwa kewirausahaan, antisipatoris dan proaktif (termasuk kemampuan
melobi bagi para pegawai perwakilan RI di luar negeri).
4. TIdak arogan, mempersulit prosedur, korup dan kolutif,
5. Dapat bekerjasama {teamwork) secara efektif dan efisien,
6. Memihak kepada kepentlngan rakyat banyak.
Untuk itu kondisi yang perlu diciptakan adalah:
1. Pemimpin bermoral dan dapat dijadikan panutan,
2. Hukum ditegakkan,
3. Kode etik diterapkan,
m
tm
(an
m
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
4. Gaji dan kompensasi setara dengan swasta,
5. Proses pembuatan keputusan terdesentralisasikan ke tingkat terendah,
6. Pendidikan dan pelatihan dilakukan terus-menerus.
Taufik tampak memberikan penekanan yang begitu besar pada
persoalan pegawai. Padahal sebenarnya kondisi kepegawainegerian di
Indonesia tidaklah sejeiek yang dibayangkan, minimal telah mengalami
perbaikan yang kontinyu. Dalam ha! tingkat pendidikan, misalnya, di antara
pertambahan seluruh pegawai dari 1982 hingga 1992 sebesar 12 persen
(menjadi lebih dari 4 juta), pertambahan pegawai yang lulusan perguruan
tinggi meningkat sebesar 48 persen, sebaliknya yang lulusan SLTP/A dan SD
menurun masing-masing sebesar 7 dan 9 persen. Mengingat kemajuan ini
(sekalipun kebanyakan terjadi pada kelompok guru), dan bahwa kualitas
pendidikan masih selalu disinggung sebagai salah satu variabel yang lemah
dari administrasi publik kita, tampaknya "pendidikan" dalam artian non- dan
informal-lah, yang praktis dan terkait jelas dengan posisi setiap pegawai,
yang lebih perlu ditingkatkan. Bukan saja in house trdining yang perlu
diperkenalkan secara meluas, melainkan evaluasi dan otokritik juga sangat
penting, yang darinya terdeteksi dalam bidang apa seorang pegawai tidak
mampu dan perlu "dididik" lebih lanjut. Keberanian untuk mengoreksi diri
sendiri inilah yang terasa absen dalam praktik administrasi publik sehari-hari,
dimana setiap kesalahan cenderung ditutupi dan disebut sebagai kesalahan
bersama. Lebih dari itu, tanpa adanya evaluasi maka kebijakan yang
dirumuskan dalam bidang pendidikan dan latihan (baik kurikulum dan metode
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
pendidikannya) sering terlepas dari konteks dan kebutuhan riil peserta
pendidikan.
Variabel yang lebih krusial tampaknya adalah arogansi administrasi
publik, yang disoroti secara khusus oleh Adi Sasono. Dia berpendapat bahwa
arogansi merupakan dampak dari bureaucratic polity yang telah "sukses"
meiancarkan program-program keluarga berencana, pendidikan,
pertumbuhan ekonomi, pengurangan kemiskinan dan stabilitas. Arogansi itu
tertampakkan sebagai penyelewengan, baik ke dalam administrasi publik
sendiri: pilih-kasih terhadap bawahan, tidak legal rasional, pengambilan
keputusan yang berbelit-belit, prosedur pelayanan yang panjang dan
koordinasi antar-instansi yang jelek; maupun ke luar: kolusi dengan dan
pungutan liar kepada pengusaha. Dengan kalimat yang berbeda dapat
dinyatakan bahwa arogansi itu merupakan penyakit administrasi publik:
mengutamakan kepentingan sendiri, pro status quo dan anti perubahan dan
cenderung sentralisits. Beberapa di antara penyakit ini dapat disebut "biasa",
sudah jamaknya, tetapi penyelewengan berikut ini sudah melebihi batas
toleransi masyarakat: kolusi di Mahkamah Agung, kredit macet, denda damai
di jalan, biaya siluman dan kebocoran anggaran hingga 30 persen. Arogansi
juga terwakili pada data yang diungkap oleh sebuah penelitian ini: dalam hal
pelayanan publik, pemerintah Daerah ternyata hanya mampu melaksanakan
sekitar 44 persen fungsinya, sedangkan dalam hal pengaturan dan
pengawasan terhadap masyarakat mereka paling sedikit dapat mencapai 75
persen. Karena itu, baginya, tidak ada cara lain yang dapat ditempuh kecuali
m
»*(
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
melakukan "perba/kan administrasi pubHk secara menyeluruH\ baik pada
aspek institusional maupun kultural. Ide "perbaikan yang menye/uruH' ini
kelihatannya dua tahun kemudian ditenemahkan sebagai "reformasi" yang
secara politis terwujud sebagai penggantian penguasa pada Mel 1998.
Tiga bulan setelah Gerakan Reformasi Mei 1998 diselenggarakan sebuah
seminar bertema reformasi administrasi publik publik Q\e\\ Pusdiklat Pegawai
^ Depdikbud, dengan empat orang pembicara yang kesemuanya dosen - satu
ahli administrasi negara, satu sosiolog dan dua politolog. Wignyosoebroto
menyebut kebutuhan akan dekonstruksi dan rekonstruksi administrasi publik
agar tetap berfungsi dalam zaman yang telah berubah. Mula-mula adalah
dengan mendeskralisasikan administrasi publik (salah satu tema sentral
Gerakan. Reformasi) dan menciptakan • administrasi publik yang profan,
rasional dan profesional. Legal - rasionalisasi administrasi publik ini
^ sebenarnya telah dimulai sejak jaman kolonial abad ke-19, tapi gagal, dan era
Soeharto malah melestarikan sakralisasi administrasi publik itu. Namun,
Wignyosoebroto kemudian mempersoalkan, apakah administrasi publik legal-
rasional ala Weber itu (seandainya dia dapat terwujud-sempurna di
Indonesia) masih akan fungsional dalam peralihan milenium ini? Dijawabnya,
bahwa administrasi publik mendatang haruslah administrasi publik yang tidak
birokratis, yang melakukan kolaborasi dengan mereka yang bebas (privat),
^ yang bekerja lebih secara konsensual daripada secara hierarkhies, yang
terbuka bagi pengamatan publik.
>7
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
r»v
Dalam bentuknya yang ideal, menurut Usman, administrasi publik
memiliki karakteristik sebagai berikut:
1. Beken'a dengan rencana dan beraturan atas dasar /egaf contract (karena
itu ada hubungan atasan-bawahan),
2. Impersonal, obyektif, tidak memihak,
3. Rasional, lepas dari kepentingan sesaat,
4. Para pegawalnya adalah orang yang ahli yang direkrut dan dipromosikan
lewat seleksi berdasar prestasi {achieved status) dan bukannya
keturunan {ascribed status) dan
5. Mereka bekerja secara terspesialisasi.
Selama in! prinsip impersonal Itu tidak terwujud, karena rekruitmen
administrasi publik ditentukan oleh jaringan informal dan sentimen pribadi
yang terbentuk lewat jargon agama, suku dan daerah - yang membentuk
suatu paguyuban semu {pseudo-gemeinschatf). Samego juga mengatakan,
bahwa keputusan pejabat menjadi tidak obyektif dan tidak terukur, bahkan
mereka sering melanggar keputusannya sendiri. Ini semua harus dihentikan,
karena di satu pihak berlangsung arus giobai governance, dimana persoalan
dalam negeri seringkali harus dikelola dalam secara internasional, dan di
pihak lain masyarakat telah mengalami mobilisasi intelektualitas yang cukup
berarti. Mereka menjadi jauh lebih kritis, ingin dihargai, membutuhkan
aktualisasi diri, dan karenanya menghendaki suatu fair piay. Jadi tampaknya
diandaikan oleh Usman bahwa administrasi publik yang ideal itu mampu
menyediakan arena bermain yang adil bagi semua aktor.
5S
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
(*»
<5^
1*1
(*1
f*1
Mengharapkan pejabat untuk selalu bersikap adil dan impersonal
tampaknya sekalipun tidak mungkin adalah ha! yang sangat sulit. Karena
mereka adalah person yang memiliki kepentingan, dan dalam konteks
kepentingan-pribadi mereka itulah kata "rasional" dimengerti. Dengan
mengutip teori rational choice, Mas'oed berusaha menjelaskan mengapa
dalam tubuh birokasi terjadi korupsi. Karena dunia ini "penuh dengan
kelangkaan", misalnya bahwa kita ini memiliki waktu, energi, kemampuan dan
pendapatan yang terbatas, maka kita harus selalu memilih dan pilihan itupun
tidaklah leluasa melainkan dibatasi oleh aturan main, nilai, norma, undang-
undang, informasi dan harga. Kepentingan seorang politisi dan pejabat bisa
bermacam-macam: kekuasaan, gaji, kepuasan dalam melayani atau
menyaksikan akibat dari undang-undang yang dibuatnya. Untuk meraih
kepentingan ini mereka pertama-tama harus terpilih sebagai anggota
parleman atau diangkat sebagai pejabat - politisi harus memperoleh
dukungan dari pemilih, penyumbang dana kampanye dan partai politik;
sedangkan pejabat harus disenangi oleh atasannya. Dalam situasi semacam
ini jika lembaga masyarakat tidak terorganisasi secara kuat dan karenanya
tidak mampu mengontrol perilaku politisi dan pejabat, maka korupsi akan
merajalela. Para pelaku bisnis cenderung untuk mengeruk keuntungan lewat
lembaga negara (dengan meminta proteksi atau monopoli) yang diperolehnya
lewat suap dan nepotisme (korupsi) dan ini merugikan kesejahteraan
masyarakat, bukannya lewat pasar (membuat usaha baru, menciptakan
lapangan pekerjaan baru) yang menguntungkan orang banyak.
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
(**
Oleh karena itu solusinya adalah: mengurangi intervensi negara
terhadap pasar dan bersamaan dengan itu menghiiangkan peluang korupsi.
State corporatism (kontrol negara atas semua kelompok kepentingan) harus
dihapus, persaingan harus dibiarkan terbuka: demokrasi, check and balances
antar lembaga kekuasaan, serta pengawasan sosial. Menurut Samego, ini
tampaknya merupakan pra-kondisi yang sangat penting, karena selama ini,
sejak dulu sampai sekarang, dalam setiap pendidikan politik dan pendlkan-
pelatihan pegawai negeri selalu diajarkan nilai-nilai admlnistrasi publik
modern dan juga prinsip-prinsip pelayanan dan kewirausahaan, namun dalam
praktik tidak terlihat wujudnya.
Penjelasan dl atas kiranya telah memberikan informasi tentang model
perubahan admlnistrasi yang dipilih pemerintah-pemerintah di Nusantara
untuk merespon perkembangan lingkungan sosial, politik dan ekonominya.
Sebagaimana divisualisaslkan pada gambar, perubahan admlnistrasi dapat
dikatakan dimulai pada awal abad ke-19, ketika pemerintahan Raffles
berusaha memodernisaslkan administrasinya sesuai dengan semangat zaman:
munculnya negara bangsa dan terjadinya revoluasi industri di Eropa dengan
segenap nilainya rasional, analitik, serba tertulis dan efisien. Ketika
kemerdekaan melepaskan keterkekangan yang lama, mekarlah demokrasi
politik yang ironisnya melahirkan nepotisme. Ini direspons dengan
rasionalisasi admlnistrasi. Ketika kemudian pemerintah berhasil menguasai
sistem politik, mereka mengundang masuknya modal asing dan melancarkan
60
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
program pengurangan kemiskinan dan peningkatan kesejahteraan. Untuk itu
digunakanlah model administrasi pembangunan. Namun ketika dana
pemerintah berkurang, mereka mengurangi perannya melaiui proses
deregulasi dan debirokratisasi. Ini berlanjut terus hingga ketika dirasakan
perlunya mempersiapkan diri menghadapi globalisasi perdagangan dan
melesatnya teknologi informasi dirasakan perlunya mempertegas modernisasi
administrasi lagi. Terakhir, ketika demokrasi "terbatas" selama pemerintahan
pembangunan mulai dirasakan terlalu pengap, diusulkanlah perubahan
administrasi dalam bentuknya reformasi administrasi.
Upaya peningkatan kinerja aparatur baik tingkat pusat maupun daerah
dalam menyikapi perubahan sosial kemasyarakatan yang semakin dinamis
seperti diungkapkan di atas diatas tak dapat dipungkiri memerlukan' concern
dan upaya yang sungguh-sungguh melaiui pendekatan-pendekatan yang
relevan dan aplikatif. Untuk menjawab beberapa perkembangan dan
perubahan-perubahan seperti yang dikemukaan sebelumnya maka diperlukan
langkah bijak untuk antisipasinya. Berbagai kesiapan-kesiapan teknis sejalan
dengan antisipasi perkembangan tersebut oleh banyak negara pemerintahan
yang termasuk dalam kawasan tersebut telah banyak dilakukan termasuk
pemerintah Indonesia cq Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara.
Sementara itu juga kondisi dalam negeri Indonesia sebagai tindak lanjut dari
reformasi yang diharapkan dapat mencapai keberhasilan-keberhasilan dari
sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melaiui proses politik masih
menempatkan Indonesia pada periode transisi.
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemenntah Pusat dan Daerah
f»l
1*^
Menghadapi masa transisi yang ditandai dengan instabilitas
poleksosbudhankan organisasi pemerintahan dan segenap aparatur dituntut
pula untuk memiliki core competence yang mampu mengahasilkan
sustainable competitive advantage. Salah satu faktor kunci menghasilkan
sustainable competitive advantage adalah tersedianya inteiectuai human
capital (Benis, 1997) kompetitif yang memiiki sifat kreatif, inovatif, fleksibel
dan entrepreneurship (Walker, 1993). Barney (1991) mengemukakan tiga
bentuk core competence yang menghasilkan sustainable competitive
advantage, yakni sumberdaya fislk {physical capital), sumberdaya manusia
{human capital), dan sumberdaya organisasi {organizational capital). Dari
ketiga jenis sumberdaya ini, sumberdaya yang sangat memiliki competitive
advantage adalah sumberdaya yang bersifat invisible assets (Prahalad, 1990)
yang berasal dari sumberdaya manusia (misalnya, bentuk pelatihan,
pengalaman, dan hubungan antar anggota organisasi) dan keterampilan
organisasional (misalnya, struktur pelaporan formal, kontrol, dan hubungan
informasi). Keunggulan ini melekat secara organisasional dan dari segi sosial
bersifat kompleks dan unik sehingga sulit bagi kompetitor untuk meniru
(Wortzel, 1997). Peter F. Drucker mengemukakan bahwa menghadapi
lingkungan organisasi dan teknologi yang mengalami perubahan demikian
cepat, satu-satunya yang diandalkan memiliki competitive advantage adalah
sumberdaya manusia (Spencer, 1995).
62
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
f=^
Sayang sekali, hambatan yang dirasakan selama ini adalah bentuk dan
struktur organisasi tidak mendukung terciptanya human capita! memiliki
sustainable competitive advantage. Pola pikir tradiisional {aid mind set) yang
selama ini dianut adalah controi, order, and predict (Benis, 1997) dan ini
tercermin pada bentuk dan struktur organisasi konvensional yang mengarah
pada bureaucratic atau hierarchical organizations. Bureaucratic organizations
bersifat kaku (Morgan, 1997) terhadap perubahan dan cenderung
memperlakukan sumberdaya manusia sebagai faktor produksi yang sama
dengan faktor lain layaknya seperti mesin. (Morgan (1997) mengemukakan,
organisasi adminlstrasi publik cenderung mematikan kreativitas dan inovasi
serta entrepreneurship sumberdaya manusia karena segala aktivitas dan
tindakan selalu harus melalui prosedur, control, dan perintah atasan.
Oleh sebab itu, menghadapi dinamika perubahan yang serba tidak pasti,
diperlukan reformasi total terhadap struktur dan bentuk organisasi sehingga
fleksibel terhadap perubahan dan mampu mengakomodasi si fat inteiectuai
human capita! yang dlinginkan. Reengineering organisasi dilakukan untuk
mengakomodasi tuntutan ini. Akan tetapi, tidak sedikit organisasi mengalami
kegagalan justru setelah melakukan reengineering. Penyebabnya adalah
Reengineering kurang mempertimbangkan aspek manajemen sumberdaya
^ manusia.
Hammer and Champy (1993) mengemukakan reengineering adalah
suatu pemikiran kembali hal-hal fundamental yang bersifat periodik dan
(>,1
r=f)
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
pembentukan kembali proses kerja organisasional secara radikal untuk
mencapai perbaikan ukuran kinerja secara dramatis, seperti, biaya, kualitas,
pelayanan, dan kecepatan.
Sejalan dengan perkembangan kehidupan kemanusiaan, perkembangan
ilmu pengetahuan dan teknologi dalam berbagai bidang kehidupan mengalami
kemajuan yang demikian pesat. Tidak terkecuali kemajuan ilmu pengetahuan
dibidang ekonomi, organisasi pemerintahan, bisnis, dan bidang-bidang lainnya
yang terkait dengannya telah memunculkan konsep, strategi, sistem dan
prosedur, dan teknik-teknik untuk diterapkan dalam organisasi bisnis
umumnya dan pemerintahan khususnya. Konsep, strategi dan teknik-teknik
tersebut kemudian diadaptasi dan disesuaikan dengan kebutuhan yang terjadi
guna diambil kemanfaatannya. Dalam praktiknya, penerapan konsep, strategi,
sistem dan prosedur, dan teknik-teknik tertentu biasanya juga memerlukan
penerapan dari konsep, strategi, sistem dan prosedur, dan teknik-teknik
lainnya, baik dikarenakan sifatnya yang inhaeren maupun hanya sebagai
penunjang dari konsep, strategi, sistem dan prosedur, dan teknik-teknik
utamanya. Selain itu, penerapan salah satu konsep, strategi, sistem dan
prosedur, dan teknik-teknik umumnya akan berpengaruh pada keseluruhan
sistem organisasi yang ada.
Muara dari muncul dan berkembangnya berbagai konsep, strategi,
sistem dan prosedur, serta teknik-teknik ini sebenarnya berkaitan dengan
pertanyaan "bagaimana organisasi memenangkan persaingan atau^ lebih
6-4
PK|
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
p»««
berhasil dari organisas lalnnya?". Suatu pertanyaan sederhana, namun
memerlukan jawaban cermat dengan berbagai konsekuensinya. Dewasa ini
istilah bisnis global, sebagai konsekuensi ten'adinya globalisasi dunia, telah
sedemikian umum diagendakan oleh berbagai kalangan untuk berbagai
kepentingan. Namun yang pasti, munculnya fenomena ini sebenarnya dipacu
oleh begitu cepatnya perkembangan dan perubahan Teknologi Informasi (TI).
Pesatnya perkembangan Teknologi Informasi (TI) ini telah menjadikannya
sedemikian bernilai, terutama dalam bisnis maupun
organisasi/administrasi/administrasi publik pemerintahan. Nilai informasi ini
terutama berkaitan dengan arti strategisnya, yang antara lain dapat berupa
ketersediaan dan keandalannya dalam membantu memecahkan berbagai
persoalan manajemen. Dengan demikian, adalah keharusan bagi suatu
organisasi bisnis maupun pemerintahan untuk mampu menguasai dan
memanfaatkan secara optimal teknologi informasi.
Untuk menguasai teknologi informasi maupun menjawab perubahan-
perubahan yang terjadi (ipoleksosbudhankam) secara optimal, setidaknya
diperlukan suatu prasyarat umum yang meliputi kesiapan balk sumberdaya
manusia maupun sumberdaya material. Kesiapan sumberdaya bukanlah suatu
prasyarat yang mudah dipenuhi, karenanya perlu mencari alternatif-alternatif
tertentu yang paling menguntungkan. Pada tingkatan praktis, kesiapan
tersebut antara lain berupa standar operasi dan prosedur yang bersifat tetap
dan memungkinkan secara fleksibel sumberdaya manusia pendukung dapat
bekerja menurut ketentuan-ketentuan tersebut.I
65
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
m
Dalam perspektif internal organisasi pemerintahan (balk pemerintah
pusat maupun pemerintah daerah) sebagai implikasi dari beberapa
perkembangan sosial, ekonomi, politik, pertahanan dan keamanan disamping
implikasi lain yang lebih bersifat operatif organisatoris sesuai dengan produk
hukum yang menjadi pijakan dasarnya maka upaya peningkatan kinega
aparatur merupakan proses kontinyu melalui dukungan dan partisipasi semua
pihak yang juga sungguh-sungguh pula. Bagaimanapun baik dan complicated
sistem yang dibuat seperti yang telah banyak kita saksikan termasuk
penerapan sistem dengan pengendalian internal (internal control) yang
memadai akan tetapi tanpa dibarengi dengan diterapkannya pula praktek-
pratek yang sehat dari aparatur pelaksananya, maka dapatlah dikatakan
kesia-siaan belaka.
Dampak dari otomatlsasi data yang paralel dengan perkembangan
Teknologi Informasi (TI atau IT - Information Technology) dan implikasi
teknisnya dalam organisasi dan administrasi pemerintahan dengan ciri-ciri
sifat-sifatnya (it's nature) seperti desain sistem informasi, Standard
Operations and Procedures, aplikasi database, paperless, efisiensi teknis dan
personil, dan lain sebagainya adalah bidang yang juga memerlukan pemikiran
dan appresiasi serius dalam antisipasinya. Tidak dapat kita ragukan bahwa
komputer sebagai bagian dari produk dan perkembangan n, aplikasinya telah
merambah luas dalam administrasi pemerintahan. Karena itu komputerisasi
sebagai elemen penting dalam administrasi pemerintahan paralel dengan
6(1
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
kebutuhan otomatisasi data, desain sistem, desain database, dan
pengendaliannya juga panting untuk memetakan berbagai kebutuhan dan
kepentingan administrasi secara memadal pula disamping peningkatan dan
pengembangan kapasltas brain and skills 6bv\ sumberdaya manusia (personil)
yang akan menjadi pelaksananya.
Impllkasi awal dari diterapkannya secara gradual dari perkembangan
Teknologi InformasI (TI) pada organisasi pemerintahan balk pusat maupun
daerah yang sampai saat ini adalah baru pada tahap komputerisasi format-
format melalui program aplikasi dan upaya penyediaan hardware yang
relevan dengan pertimbangan kemampuan budget yang ada. Pada satu segi,
adalah suatu kenyataan tidak dapat ditampik bahwa betapa deras laju
perkembangan Teknologi Informasi dan/atau lebih khusus lagi teknologi
komputer yang sudah sedemikian complicated namun aplikasinya pada
beberapa organisasi pemerintahan masih belum terintegrasi dan menyentuh
sampai dengan aspek-aspek terkecil sesuai dengan kebutuhan organisasi dan
kondisi yang terjadi. Walaupun demikian tidak dapat dielakkan antara apa
yang diungkap para ahli suatu konfrontasi antara pilihan pendekatan human
centered6ax\ machine centered6d\Brx\ penerapan dan pemanfaatan teknologi
informasi. Namun apa yang sesungguhnya telah dilaksanakan organisasi
pemerintahan saat ini - pemerintahan pusat dan daerah - guna mengimbangi
beberapa keperluan dalam otomatisasi data melalui penerapan Teknologi
Informasi yang sepadan oleh beberapa pihak tidaklah dapat dikatakan
sesungguhnya pula telah memuaskan. Pada tinjauan yang lebih tajam dan
67
m.
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)fi*^ Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
« kaitannya dalam konteks makro, tanpa disadarl telah banyak peluang dan
juga permasalahan-permasalahan berkaitan dengan partipasl masyarakat
dalam pemanfaatan dan pengelolaan teknologi informasi mengingat betapa
strategis aspek ini dalam aspek pembangunan dan pertahanan keamanan
(hankam).
Sejalan dengan reformasi politik yang pada tahap selanjutnya telah
mendorong semakin demokratisnya pemerintahan di Indonesia maka perlu
diimbangi dengan tuntutan semakin eflsiennya organisasi pemerintahan. Apa
yang telah dilaksanakan pada masa lalu seperti dengungan penerapan
kebijaksanaan deregulasi dan juga apa yang sekarang banyak disebut-sebut
sebagai Clean Governance dagat. dikatakan bahwa di Indonesia sedang terjadi
proses dialektis dimana organisasi pemerintahan - baik pusat maupun daerah
- telah ditantang oleh aliran baru yang bersemboyan Less Government Policy
and Clean Governance adalah The Best Policy.
Demikian beberapa keterangan yang dapat kita sebut sebagai tantangan
{challenge) dari betapa pentingnya aparatur pemerintah untuk memahami
perkembangan yang teigadi dan betapa kritis kita dalam mengantisipasi
perubahan-perubahan tersebut melalui peranan organisasi pemerintahan
yang diharapkan dapat lebih credible dan accountable.
Karena itu untuk menjawab tantangan-tantangan di atas maka dalam
organisasi pemerintahan dan peranan aparatur negara dalam konteks
OS
(»»
ran
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
administrasi pemerintahan yang lebih operatif dan praksis perlu disusun suatu
panduan atau pedoman yang memadai guna mengakomodasi setiap
perubahan yang terjadi. Setidak-tidaknya aparatur dapat menyesuaikan diri
dengan perkembangan yang terjadi dan untuk menjadi lebih efisien dan/atau
lebih efektif.
Demikian latar belakang yang dapat dikemukakan sebagai prolog dan
pengantar yang melatari mengapa perlunya disusun sebuah Buku Pedoman
Penyusunan Prosedur Tetap. Pedoman ini tidaklah bersifat mutlak namun
lebih merupakan semacam triger untuk mengajak ketika memulai melakukan
kerja penyusunan protap sesuai dengan kebutuhan yang terjadi.
6.2 Studi Literatur
STUDI tentang penyusunan prosedur tetap pada berbagai organisasi
sejalan dengan upaya manajemen atau pimpinan administrasi dalam
simplifikasi dan atau penyempurnaan proses kerja (baik teknis maupun
administrasi) termasuk pula upaya penurunan biaya (cost reduction) untuk
menjamin bahwa hasil (quality assurance) sesuai dengan apa yang
direncanakan telah banyak dllakukan.
Seperti yang dikemukakan sebelumnya oleh Bintoro Tjokroamidjojo
(Jakarta: 1995) bahwa untuk penyempurnaan administrasi negara
(pemerintahan/administrasi publik) perlu dilakukan secara terus-menerus
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
fW|
fSBl
untuk menciptakan administrasi negara yang bersih: bebas dari
penyelewengan dan penyimpangan atau korupsi pada umumnya yang
mengakibatkan pemborosan. Dua tindakan yang perlu dilakukan bersamaan
adalah: menyempurnakan pengawasan di satu pihak dan meningkatkan
kesejahteraan pegawai di pihak lain, dan kecuali itu perlu disusun manual
prosedur dan persyaratan yang diketahui bersama deh pihak administrasi
pubHk dan pengguna jasa.
Dalam upaya menyusun prosedur dari sebuah mekanisme kerja (work
mechanism) khususnya dalam penanganan kerja yang bersifat berulang
(rutin) maka menurut John T. Robbin (London: 2003) terdapat beberapa
langkah yang perlu dilakukan antara lain:
1. Tahap penelitian (research/?/755e),
Dimulai dengan adanya kebutuhan dari rencana disusun protap melalui
penelitian yang cukup untuk menentukan seberapa besar kebutuhan,
ruang lingkup, tujuan dan benefit yang akan diperoleh dengan disusunnya
protap baik secara garis besar maupun secara detil, atau dapat juga
mengkaji dari ada atau belum adanya protap sehingga memang perlu
disempurnakan/disusunnya protap. Pada tahap penenelitian ini beberapa
aktivitas yang dilakukan dapat berupa desk research, studi komparasi
dengan peninjauan pada instansi yang telah membuat protap, dan studi
pustaka yang relevan.
70
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
fOPt
(*»
2. Menyusun tim lintas fungsional {buHd a cross-functional team),
Berbagai aktivitas yang terjadi pada sebuah bagian tentunya akan
bertemu pada sebuah proses koordinasi dengan bagian lain. Karena itu
perlu dibentuk tim yang lintas fungsional untuk membentuk kesepahaman
dalam koordinasi kegiatan yang dapat menciptakan sinergi sehingga
protap yang disusun merupakan keseluruhan proses yang koordinatif dan
mengurangi kelambatan-kelambatan.
3. Upaya-upaya pengembangan dan koordinasi {develop and
coordinate efforts),
Pada tahap ini secara kontinyu oleh tim yang terbentuk dilakukan
pengkajian secara ekstensif dengan menggali berbagai kemungkinan dari
aktivitas yang akan dilakukan dan kemungkinan pengembangannya
sejalan dengan waktu (periodik) dan semakin intens untuk tetap menjaga
koordinasi dan sekaligus mengidentifikasi risiko-risiko yang mungkin timbul
dalam penerapannya.
4. Penulisan prosedur-prosedur {write the manual of procedures),
Berdasar basil penelitian dan pengembangan pada tahap sebelumnya
kemudian disusunlah laporan dari protap baik teknis ataupun administrasi
sebagai sebuah manual yang bersifat sementara (draft).
5. Memeriksa kembali {review),
71
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
Pada tahap ini dilakukan koreksi ulang oleh pimpinan maupun personal
yang ditunjuk/dltetapkan yang memiliki keahlian atau kemampuan secara
komprehensif guna menyempurnakan draft yang sudah disusun
sebelumnya.
6. Tahap Persetujuan (approve),
Setelah draft dinyatakan selesai maka oleh pimpinan atau pejabat yang
berwenang untuk itu maka dibuat persetujuan untuk penerapannya.
7. Mempublikasikan {publish),
Publikasi yang dimaksud di sini lebih bersifat internal dan dimaksudkan
untuk mengakomodasi masukan dari proses umpan balik oleh bagian atau
pihak-pihak yang akan menggunakan protap tersebut.
8. Mengkomunikasikan {communicate, dan
Demikian pula komunikasi yang dimaksud di sini adalah suatu proses
komunikasi yang bersifat dua arah agar manual protap menjadi titik tolak
dalam setiap personel yang terlibat ketika protap tersebut diterapkan.
9. Diklat protap (train poHcies and procedures).
Mempetimbangkan efektivitas dan efisiensi sebelum protap diterapkan
oleh personel yang akan bertugas dan secar langsung harus menggunakan
•*»
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
protap tersebut maka yang bersangkutan harus didik dan dilatih agar
dapat melaksanakan protap tersebut secara benar dan baik.
Menurut Vincent Gaspersz (Jakarta: 1997) kata kualitas sendiri memiliki
banyak definisi yang berbeda, dan bervariasi dari yang konvensional sampai
yang lebih strategik. Definisi konvensional dari kulitas biasanya
menggambarkan karakteristik langsung dari suatu produk seperti:
performansi {performance), keandalan {realibHity), mudah dalam penggunaan
{ease of use), estetika {esthetics), dan sebagainya. Bagaimanapun para
pimpinan organisasi yang sedang berkompetisi dalam konteks lingkungan
global harus memberikan perhatian serius pada definisi strategik, yang
menyatakan bahwa: kualitas adalah segala sesuatu yang mampu memenuhi
keinginan atau kebutuhan pelanggan(/77ee^//7^ the needs of customers).
Keistimewaan atau keunggulan produk atau jasa (Vincent Gaspersz,
Jakarta: 1997) dapat diukur melalui tingkat kepuasan pelanggan.
Keistimewaan ini tidak hanya terdiri dari karakteristik produk atau jasa yang
ditawarkan, tetapi juga pelayanan yang menyertai produk atau jasa tersebut,
^ seperti: cara pemasaran, cara pembayaran, ketepatan penyerahan, dan Iain-
lain. Keistimewan suatu produk jasa dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu:
keistimewaan langsung dan keistimewaan atraktif. Keistimewaan langsung
berkaitan dengan kepuasan pelanggan yang diperoleh secara langsung
dengan mengkonsumsi produk jasa yang memiliki karakteristik unggul seperti
tanpa cacat, keterandalan {reabiiity), dan Iain-Iain. Sedangkan keistimewaan
7J
(S*|
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
atraktif berkaitan dengan kepuasan pelanggan yang diperoleh secara tidak
langsung dengan mengkonsumsi produk jasa tersebut. Keistimewaan atraktif
sering memberikan kepuasan yang leblh besar pada pelanggan dibandingkan
keistimewaan langsung. Beberapa keistimewaan atraktif, misalnya: bank yang
buka pada hari minggu, pelayanan 24 jam tanpa tambahan biaya, pembelian
produk melalui telepon dan penyerahan di rumah, dan sebagainya.
Keistimewaan atraktif dapat meningkatkan kepuasan pelanggan secara cepat,
meskipun untuk itu membutuhkan inovasi dan pengembangan secara terus
menerus.
Dalam ISO -8402 {Quality Vocabulary), kualitas didefinisikan sebagai
totalitas dari karakteristik suatu produk yang menunjang kemampuannya
untuk memuaskan kebutuhan yang dispesiflkaslkan atau ditetapkan. Kualitas
seringkali diartikan sebagai kepuasan pelanggan {customer satisfaction) atau
konformansi terhadap kebutuhan atau persyaratan {conformance of the
requirement). Perlu dicatat sejak awal pengertian produk seperti yang
didefinisikan dalam ISO 8402, bahwa produk adalah basil dari aktivitas atau
proses. Suatu produk dapat berbentuk {tangible), tak berbentuk {intangible),
atau kombinasi keduanya. Dengan demikian tiga kategori produk dapat
diidentifikasi di sini, yaitu: (1) barang {goodd), misalnya: ban, cat, mobil,
tetepon, kabel, komputer, dll., (2) perangkat lunak (I), misalnya: program
komputer, laporan keuangan, prosedur atau instruksi dalam protap kualitas
ISO 9000, dll., dan (3) jasa {services), misalnya: perbankan, asuransi,
transportasi, pergudangan, pendidikan dan pelatihan, dll. ^
74
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
I**
Disamping pengertian kualitas seperti yang telah disebutkan di atas,
kualitas juga dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang menentukan
kepuasan pelanggan dan upaya perubahan ke arah perbaikan terus menerus
sehingga dikenal dengan istilah: Q-MATCH (Quality = Meets Agreed Terms
and Changes).
Berdasarkan definisi tentang kualitas balk konvensional maupun yang
lebih strategik, kita dapat menyatakan bahwa pada dasarnya kualitas
mengacu kepada pengertian pokok bahwa:
1. Kualitas terdiri dari sejumlah keitimewaan produk, baik keistimewaan
langsung maupun keistimewaan atratktif yang memenuhi keinginan
pelanggan dan dengan demikian memberikan kepuasan atas penggunaan
produk tersebut.
2. Kualitas terdiri dari segala seuatu yang bebas dari kekurangan atau
kerusakan.
ISO 8402 (Quality Vocabulary) mendefinisikan Manajemen Kualitas
(Management of Quality Assurance) sebagai semua aktivitas dari fungsi
management secara keseluruhan yang menentukan kebijaksanaan kualitas,
tujuan-tujuan dan tanggung jawab, serta menginplementasikannya melalui
alat-alat seperti perencanaan kualitas (quality planning), pengendalian
kualitas (quality control), jaminan kualitas ( quality assurance), dan;
7 ■>
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
peningkatan kualitas (quality improvement). Tanggung jawab untuk
manajemen kualitas ada pada semua level dari manajemen (administrasi
publik), tetapi harus dikendalikan oleh manajemen puncak (top
management), dan implementasinya harus melibatkan semua anggota
organisasi. Dengan kata lain manajemen kualitas (management of quality
assurance) dapat didefnisikan sebagai suatu cara meningkatkan secara terus
menerus (continuous performance improvement) pada setiap level operasi
atau proses, dalam setiap area fungsional dari suatu orgnisasi, dengan
menggunakan semua sumberdaya manusia dan modal yang tersedia.
Menurut Vicent Gaspersz (Jakarta: 1997) terdapat beberapa langkah
yang diperlukan untuk mencapai manajemen kualitas modern menjadi lebih
efektif, antara lain:
1. Mendefinisikan dan merinci sasaran dan kebijaksanaan kulitas.
2. Berorientasi kepada kepuasan pelanggan.
3. Mengerahkan semua aktivitas untuk mencapai sasaran dan
kebijaksanaan kualitas yang telah ditetapkan.
4. Mengintegrasikan aktivitas-aktivitas itu dalam organisasi.
5. Memberikan penjelasan maupun tugas-tugas kepada pekerja (bawahan)
untuk bersikap mementingkan kualitas yang dihasilkan guna
menyukseskan program pengendalian kualitas terpadu.
6. Merinci aktivitas pengendalian kualitas pada pelaksana di lapangan.
7. Mengidentifikasi kualitas peralatan secara cermat.
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemermtah Pusat dan Daerah
8. Mendefinisikan dan mengefektifkan aliran informasi kualitas,
memprosesnya, dan mengendalikannya.
9. Melakukan pelatihan (training) serta memotivasi bawahan untuk terus
bekerja dengan orientasi meningkatkan kualitas.
10. Melakukan pengendalian terhadap ongkos kualitas dan pengukuran
lainnya serta menetapkan standar kualitas yang diinginkan.
11. Mengefektifkan tindakan korektif yang bersifat positif.
12. Melanjutkan protap pengendalian, mencakup langkah selanjutnya dan
menerima informasi umpan balik, melakukan analisis hasil, serta
membandingkan dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.
13. Memeriksa aktivitas dari protap kualitas modern secara periodik.
6.3 Pengertian dan Definisi Protap
^ Menurut Mulyadi (Jakarta: 2001) protap adalah suatu jaringan prosedur
yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok
organisasi / administrasi publik pemerintahan. Sedangkan Prosedur adalah
suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang, dalam
satu bagian/subbagian, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara
seragam aktivitas penting organisasi/administrasi publik yang terjadi
berulang-ulang.
Dari definisi protap di atas Mulyadi (Jakarta: 2004) melihat bahwa protap
sebagai jaringan kega (workflow) sebagai 'bagian-bagian yang ^saling
77
(a*)
(*)
(5*1
Tata Laksana Penyijsunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
berhubungan', yaitu subprotap-subprotap, atau dapat dikatakan ^prosedur-
prosedur yang berhubungan'. Kedua kalimat Ini menekankan pada adanya
aktivitas yang terintegrasi sehingga jika dirangkum, pengertian protap dan
atau protap akan menjadi '^suatu entity (kesatuan) dari subprotap-subprotap
dan prosedur-prosedur yang terintegrasi, disusun secara skematis dan baku
untuk melaksanakan atau mencapai tujuan tertentu organisas/'.
Sedangkan dalam Encyclopedia of Professional Management Vol. 2
(Grolier international, Connecticut: 1988) dijelaskan bahwa: Policy and
procedures manual for an organization serve to record general and/or specific
guidelines and operational dements and sequences for directive and/or
reference purposes. Typically, these are active documents designed for
ongoing managerial use and are subject to continual change and upcfate.
(Manual policy dan prosedur-prosedur sebuah orgnisasi menyajikan
pencatatan secara umum dan/atau pedoman khusus dari elemen-elemen
operasional dan aliran untuk tujuan langsung maupun rujukan. Secara
sederhana, terdapat kegiatan-kegiatan yang menggunakan dokumen yang
didesain sedemikian rupa untuk keperluan manajerial dan merupakan sesuatu
subyek yang berubah dan perlu dimutakhirkan.)
Dalam buku panduan (guidance) dari US Environmenal Protection
Agency (EPA) Protap merupakan Prosedur Standar Operasi yang didefinisikan
sebagai set of written instructions that document a routine or repetitive
activity followed by an organization''. Oleh karena itu kita dapat mengatakan
7S
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
bahwa Prosedur Tetap juga merupakan organisasi kegiatan-kegiatan,
formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk
menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh administrasi administrasi publik
balk guna memudahkan pengelolaan dan penatalaksanaannya.
PADA dasarnya, dalam usaha menyusun suatu prosedur tetap maka
yang pertama ditetapkan adalah mendefinisikan kebutuhan protap terlebih
dahulu sesuai dengan tujuan yang ditetapkan. Oleh karena itu sikap pertama
yang harus dimiliki dalah netral, bebas dari Vested interest' dan bebas dari
tekanan. Berawal dari kondisi inilah dilakukan penelitian dan kajian dengan
mengamati berbagai fungsi, kondisi lingkungan, baik internal maupun
eksternal dan kemudian menetapkan indikator-indikator yang mempengaruhi
(sebagai variabel bebas) dari protap yang akan dikembangkan (sebagai
variabel tidak bebas).
Ibarat merancang gaun/pakaian pengantin, yang mengetahui selera,
ukuran dan hal-hal lain yang bersifat spesifik, adalah pengantin itu sendiri.
Desainer, setelah sebelumnya memperhatikan, mengamati dan meneliti
kebutuhan Sang Pengantin, merancang berbagai alternatif 'draft' desain untuk
kemudian dikonfirmasikan kepada yang bersangkutan. Setelah Sang
Pengantin memilih salah satu alternatif barulah dilakukan pemilihan bahan,
pengukuran dan penetapan batas waktu penyelesaian. Demikian pula halnya
dengan penyusunan prosedur tetap dan atau atau pengembangan protap.
Pihak yang paling mengetahui apa yang dibutuhkan dari suatu
70
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
pengembangan protap adalah penggunanya. Sulit diharapkan manfaat yang
optimal apabila protap dikembangkan tanpa melibatkan penggunanya.
Satu ha! yang patut dicatat, kedua pengertian di atas menitikberatkan
pada tercapalnya tujuan. Artinya, suatu protap hanya atau akan
dikembangkan karena organisasi/perusahaan menginginkan tercapainya
tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Atau dapat dikatakan,
sebelum pengembangan protap, telah dilakukan 'requirement definition'
(pendefinisian kebutuhan). Persoalannya sekarang, sejauh mana 'requirement
definition' itu telah dilakukan?
Sesungguhnyalah, 'requirement definition' merupakan tahap pertama
dan utama dalam desain protap. Pada' tahap inilah dirumuskan kebutuhan-
kebutuhan pengguna. Urutan kegiatannya berawal dari menetapkan tujuan
(objectives) organisasi yang kemudian diikuti dengan merumuskan sasaran-
sasaran (goals) yang hendak dicapai. Untuk sampai pada tahap ini tentu saja
sebelumnya dilakukan penelitian menyangkut berbagai fungsi, kondisi
lingkungan dan kebijakan/regulasi, baik yang dikeluarkan pemerintah maupun
organisasi, yang mungkin mempengaruhi pengembangan protap.
Dari definisi protap prosedur tetap (protap) tersebut, unsur suatu
prosedur tetap yang pokok adalah mekanisme dari pengelolaan kegiatan-
kegiatan, formulir atau catatan-catatan, dan laporan. Berikut ini diuraikan
lebih lanjut pengertian masing-masing unsur protap prosedur tetap tersfbut.
so
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
6.3.1 Formulir
FORMULIR merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam
tegadinya aktivitas tertentu (misalnya transaksi keuangan). Formulir sering
disebut dengan istiiah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang
terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas.
Formulir sering pula disebut dengan istiiah media, karena formulir merupakan
media untuk mencatat peristiwa yang tegadi dalam organisasi ke dalam
catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan direkam untuk pertama
kalinyasebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah bukti
kas keluar, faktur, dan cek. Secara manual, formulir dibuat dari kertas (paper
form). Sedangkan dalam computerized system digunakan berbagai macam
media untuk dimasukkan kedalam protap pengdlahan data seperti: papan
ketik (keyboard), optical and magnetic characters and code, mice, voice,
touch sensors, dan cats.
6.3.2 Laporan
HASIL akhir proses pengolahan data sesuai dengan bidang adalah
laporan pelaksanaan seperti halnya bidang keuangan adalah laporan
keuangan atau pun laporan pelaksanaan.
Dari penjelasan di atas dapat dipertajam bahwa dalam prosedur tetap,
formulir merupakan salah satu unsur dalam prosedur tetap. Formulir ini
merupakan keluaran protap lain yang menjadi masukan protap prqsedur
SI
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
1*1
tetap. Oleh karena itu dalam membahas prosedur tetap perlu dibedakan
pengertian prosedur dan bagian-bagiannya, agar dapat diperoleh gambaran
yang jelas mengenai berbagai mekanisme yang menghasilkan berbagai
macam formulir yang diolah dalam prosedur tetap.
Dan definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu protap
terdiri dari jaringan prosedur; sedangkan prosedur merupakan urutan
kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal (clerical operation) terdiri dari kegiatan
berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir:
a. Menulis.
b. Menggandakan.
c. Menghitung.
d. Member) kode.
e. Mendaftar.
f. Memilih (mensortir).
g. Memindah.
h. Membandingkan.
Untuk memperjelas pengertian protap dan prosedur, berikut ini disajikan
sebuah contoh bagaimana document flowchart (bagan alir dokumen)
prosedur penjualan tuna) suatu toko koperasi pegawai. Prosedur ini dirancang
untuk melaksanakan salah satu kegiatan pokok toko koperasi pegawai, yaitu
penjualan tunai. Prosedur penjualan tunai sebenarnya ini terdiri dari 6
prosedur berikut ini: (a) prosedur order penjualan, (b) prosedur penegmaan
S2
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
kas, (c) prosedur penyerahan barang, (d) prosedur pencatatan penjualan, (e)
prosedur pencatatan penerimaan kas, (f) prosedur rekonsiliasi bank. Namun
disini dijelaskan hanya prosedur order penjualan dan prosedur penerimaan
p-N kas saja.
Prosedur order penjualan digunakan untuk melayani pembeli yang akan
membeli barang. Prosedur in! dilaksanakan oleh Bagian Penjualan dengan
mengisi faktur penjualan tunai dengan informasi antara lain jenis barang,
kuantitas, harga satuan, dan total harga. Faktur penjualan tunai ini dibuat
oleh bagian penjualan sebanyak 3 lembar; lembar ke-1 diserahkan kepada
pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barangke bagian kassa;
lembar ke-2 diserahkan kepada bagian pembungkusan bersamaan dengan
penyerahan barang yang dibeli; lembar ke-3 ditinggal sebagai arsip bagian
penjualan.
Dengan demikian prosedur order penjualan ini terdiri dari kegiatan
klerikal berlkut ini:
a. Menulis data mengenai tanggal, kode barang, jenis, kuantitas, harga
satuan, harga total, nama pramuniaga.
b. Menggandakan faktur penjualan dengan cara mengisi formulir tersebut
lebih dari satu lembar.
c. Menghitung perkalian harga satuan dengan kuantitas serta jumlah yang
dibayar oleh pembeli.
ST
f**
r»»
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
d. Memberi kode dengan cara mencantumkan kode barang pada faktur
penjualan.
Dari contoh-contoh di atas mengisyaratkan bahwasanya kunci utama
keberhasilan pengembangan protap terletak pada ketepatan dalam
requirement definition'. Atau dapat dikatakan, Vequirement definition'
memegang peranan kunci dalam desain protap. Dalam realitanya,
Vequirement definition' pengembangan protap kadang terlalu dipaksakan.
Apalagi, misalnya, jika pengembang tidak netral, membawa pesan sponsor,
misalnya dalam memilih 'hardware' atau 'software' tertentu. Atau
pengembang yang merangkap konsultan, mempunyai 'vested interest' agar
perusahaan/organisasi yang menggunakan jasanya, selama mungkin
tergantung pada pengembang bersangkutan.
S4
(*»
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
BAB VII
Protap Sebagai Bagian Dari Sistem Informasi
7.1 Pendahuluan
Prosedur tetap dapat dikatakan sebagai bagian dari suatu sistem informasi
yang digunakan oleh organisasi/administrasi publik dalam proses peningkatan
kualitas informasi maupun proses kegiatannya. Sebagai suatu bagian dari
sistem informasi maka secara teknis, protap terdiri dari blok-blok bangunan
yang membentuk protap tersebut. Seperti halnya bangunan rumah/gedung,
protap memiliki komponen utama yang membentuk suatu struktur bangunan
protap. Secara teoritis komponen sebuah bangunan protap sebagai suatu
sistem terdiri dari enam blok (disebut dengan information system building
block): masukan, model, keluaran, teknologi, basis data, dan pengendalian.
Gambar 7.1 melukiskan blok bangunan protap.
Masukan Model Keluaran
Teknologi Basis Data Pengendalian
Gambar7.1 Blok Bangunan Protap
Terlepas dari organisasi yang dilayani oleh protap atau cara yang dipakai
untuk merancang dan mengembangkan protap, setiap protap selalu terdiri
dari enam blok bangunan seperti yang dilukiskan pada Gambar 7.1. Arsitek
yang mempunyai tanggung jawab untuk menjadikan blok-blok tersebut
menjadi bangunan protap yang menghasilkan bagi para pengguna disebut
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
^ dengan analis protap. Berikut ini diuraikan pengertian masing-masing blok
bangunan protap tersebut.
7.1.1 Blok Masukan {Input Block)
^ Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam protap tersebut beserta
metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data
tersebut ke dalam protap. Masukan terdiri dari transaksi, permintaan,
pertanyaan, perintah, dan pesan. Umumnya masukan harus mengikuti aturan
^ dan bentuk tertentu mengenai isi, identifikasi, otorisasi, tata letak, dan
pengolahannya. Caranya untuk memasukkan masukan ke dalam protap dapat
berupa tullsan tangan, formulir kertas, pengenalan karakteristik fisik seperti
sidik jari, papan ketik {keyboard) dan Iain-Iain.
7.1.2. Blok Model (A/o£^e/5/ocAr)
Blok model terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukan
dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi
hasil yang dikehendaki atau keluaran. Logico-mathematfca! mode! dapat
mengkombinasi unsur-unsur data untuk menyediakan jawaban atas suatu
pertanyaan, atau dapat meringkas atau menggabungkan data menjadi suatu
laporan ringkas.
7.1.3 BXoW {Output Block)
Produk suatu protap adalah keluaran yang berupa informasi yang bermutu
dan dokumen untuk semua tingkat pengambil keputusan dan semua pemakai
informasi, baik pemakai intern maupun pemakai ekstern. Keluaran^ suatu
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
protap merupakan faktor utama yang menentukan blok-blok lain suatu
protap. Jika keluaran suatu protap tidak sesual dengan kebutuhan pemakai
Informasi, perancangan blok masukan, model, teknologi, basis data, dan
pengendalian tidak ada manfaatnya.
Keluaran protap dapat berupa laporan pelaksanaan anggaran, surat order
pembelian, cek, faktur, jawaban atas suatu pertanyaan (misalnya berapa
^ biaya pengobatan sampai dengan saat ini?), pesan, perintah, hasil suatu
pengambilan keputusan yang diprogram, skenario dan simulasi, dan aturan
pengambilan keputusan. Mutu yang harus meiekat dalam keluaran protap
w adalah: ketelitian, ketepatan waktu, dan relevansi.
Media yang dipakai untuk menyajikan keluaran protap dapat berupa: layar
monitor, mesin pencetak (printer), alat pendengar (audio), atau microfilm.
Umumnya keluaran protap prosedur tetap berupa hasil printout atau
hardcopies mesin cetak {printei) dan tayangan pada monitor komputer.
7.1.4 Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi ibarat mesin untuk menjalankan protap. Teknologi menangkap
masukan, menjalankan model, menyimpan, dan mengakses data,
menghasilkan dan menyampaikan keluaran, serta mengendalikan seluruh
protap. Dalam protap berbasis komputer, teknologi terdiri dari tiga
komponen: komputer dan penyimpanan data di luar {auxiiiary storage),
telekomunikasi, dan perangkat lunak {software). ^
87
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
^ 7.1.5. Blok Basis Data {Database Blocl^
Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk
melayani kebutuhan pemakai informasi. Basis data diperlakukan dari dua
m sudut pandang: secara fisik dan secara logis. Basis data secara fisik berupa
media untuk menyimpan data, seperti kartu buku besar, pita magnetik, disk
(cakram), diskette, kaset, kartu magnetik, chip, dan microfilm. Basis data
secara fisik merupakan tempat sesungguhnya suatu data disimpan. Namun
^ yang lebih penting bukan dalam bentuk fisik apa data disimpan, melainkan
bagaimana mencari, menggabungkan, dan mengambil data yang disimpan
untuk memenuhi kebutuhan khusus pemakai. Oleh karena itu, basis data
raq dapat dipandang dari sudut pandang logis yang bersangkutan dengan
bagaimana struktur penyimpanan data sehingga menjamin ketepatan,
ketelitian, dan relevansi pengambilan informasi untuk memenuhi kebutuhan
pemakai.
7.1.6 Blok Pengendalian {ControlBlock)
Semua protap harus dilindungi dari bencana dan ancaman, seperti bencana
alam, api, kecurangan, kegagalan protap, kesalahan dan penggelapan,
penyadapan, ketidakefisienan, sabotase, orang-orang yang dibayar untuk
melakukan kejahatan. Beberapa cara yang perlu dirancang untuk menjamin
perlindungan, integritas, dan kelancaran jalannya protap adalah:
a. Penggunaan protap pengelolaan catatan.
b. Penerapan pengendalian keuangan/pembukuan/akuntansi.
88
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
(3^
C Pengembangan rancangan induk protap.
d. Pembuatan rencana darurat dalam hal protap gagal menjalankan
fungsinya.
e. Penerapan prosedur seleksi karyawan/pegawai.
f. Pembuatan dokumentasi lengkap tentang protap yang digunakan oleh
organisasi.
g. Perlindungan dari bencana api dan putusnya aliran listrik.
h. Pembuatan protap penunjang untuk mengantisipasi kegagalan protap
yang sekarang digunakan dan pembuatan tempat penyimpanan data di
luar organisasi sebagai cadangan (backup).
i. Pembuatan prosedur pengamanan dan penggunaan alat-alat
pengamanan serta pengendalian akses ke dalam protap.
7.2 Hubungan Administrasi Publik dan Protap
Manajemen organisasi pemerintahan / administrasi publik menjalankan roda
kegiatannya sehari-hari dengan menggunakan protap. Untuk menjelaskan
dan memperkenalkan suatu program pembangunan kepada masyarakat, jelas
diperlukan protap kegiatan program pembanguan. Protap ini menghasilkan
informasi yang memungkinkan atasan yang berwenang dapat mengambil
keputusan mengenai banyak hal yang berkaitan dengan program
pembangunan pada saat diperlukan. Protap merupakan salah satu subsistem
dari protap induk pada suatu organisasi / administrasi publik. Gambar 7.2
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
pada halaman berikut berikut melukiskan hubungan protap dan protap
prosedur tetap.
I'rosciliir I cl.ip'aiornn;i;in I'lt.iu.ii
i'roscdur IcUip'cncinivitan Pcuauai
I'rotap IiifonnasiI'clavatiati Tckms
Protap IiifonnasiAluraii Orcanisasi
Protap InfonnasiAdminislrasi Umuin dan fata Usaha
I'rotap InfonnasiKenrotokolan
'ri)lap Infonnasi
Kcpctiawaian
Protap InfonnasiKutin iffc Pcinhaimunan
Protap InfonnasiAimaaran/Kciuinuan
Protap Infonnasi Invcntarisasi. Pctnanfaatan&. Pcimclolaan Sarana &. Prasjirana Aoaraliir
fwt)
Gambar7.2: Prosedur Tetap sebagai Subprotap Protap Administrasi publik
7.3 Metode Pengembangan Protap
METODOLOGI penyusunan/pengembangan Protap adalah langkah-langkah
yang dilalui dalam menyusun/mengembangkan protap. Penyusunan/
pengembangan protap dapat dilaksanakan melalui tiga tahap utama berikut
ini:
MO
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
I. Tahap Analisis Phase (analysis phase).
II. Tahap Desain Phase (design phase).
III. Tahap Implementasi (implementation phase)
Berdasarkan tujuan pengembangan dan/atau penyusunan prosedur tetap
tersebut di atas, pengembangan dan/atau penyusunan prosedur tetap dapat
berbentuk seperti berikut ini:
1. Pengembangan dan/atau penyusunan prosedur tetap baru yang lengkap.
2. Perluasan pengembangan dan/atau penyusunan prosedur tetap yang
sekarang dipakai untuk mencakup kegiatan baru.
Dalam setiap tahap pengembangan protap tersebut, pada tahap analisis ini
untuk menghasilkan dokumen tertulis yang menyajikan rencana pekerjaan
yang akan dilaksanakan dalam pengembangan protap atau hasil pekerjaan
pelaksanaan tahap pengembangan protap. Dokumen tertulis tersebut
diserahkan kepada pemakai informasi sebagai media bagi analis protap untuk
mengkomunikasikan pekerjaannya kepada pemakai informasi. Tahap
pengembangan protap dan nama dokumen tertulis yang dihasilkan oleh analis
dalam setiap tahap pengembangan protap disajikan dalam Gambar 7.3.
<=»»
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
Anal IS Prolap
Laporan Hasil
Analisis Protap
Usulan i'claksanaan
Analisis Protao
Dcsain Prolap
Laporan I'inalDesain ProtapSccara Rinci
Laporan Pinal lX.*sainProtap Secara dans
Usulan IXisain ProtapSecara Oiiris Besiir
Implementasi Laporan I'inalImplementasi -Protap
Gambar 7.3 : Tahap-tahap Pengembangan Protap Protap dan Dokumen Tertulisyang Dihasilkan dalam Setiap Tahap
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
« 7.4 Analisis Protap
Dalam tahap ini, analis protap membantu dalam mengidentifikasi informasi
yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya. Analis
protap mewancarai pemakai informasi, seperti mengajukan pertanyaan
"Informasi apa yang Saudara terima sekarang?" "Jenis informasi apa yang
Saudara perlukan untuk melaksanakan pekeijaan Saudara?". Masalah yang
seringkali dihadapi oleh analis protap pada tahap ini adalah membedakan apa
yang diminta, dengan apa yang diinginkan, dan dengan apa yang diperlukan
oleh pemakai informasi. Seringkali pemakai informasi tidak mampu
mengemukakan informasi apa yang diperlukan untuk melaksanakan
pekerjaannya, sehingga ia mengajukan permintaan jenis informasi kepada
analis protap, yang tidak sesuai dengan yang dlinginkan, bahkan seringkali
tidak sama dengan yang sebenarnya diperlukan. Analis protap harus
memperoleh informasi yang sebenarnya diperlukan oleh pemakai informasi
dalam tahap analisis protap ini, karena jenis informasi yang diperlukan oleh
pemakai informasi inilah yang menjadi dasar untuk melangkah ke tahap
desain dan implementasi protap. Tahap-tahap desain dan implementasi dalam
pengembangan protap prosedur tetap sangat ditentukan oleh keberhasilan
analis protap dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai informasi.
Kegagalan analisis protap dalam mengidentifikasi jenis informasi yang
diperlukan oleh pemakai informasi akan mengakibatkan desain protap yang
tidak bermanfaat bagi pemakai informasi. Oleh karena itu, tahap analisis
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap {Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
protap merupakan tahap yang paling menentukan dalam keseluruhan tahap
pengembangan protap prosedur tetap.
Analisis protap dapat dibagi menjadi empat tahap:
1. Analisis pendahuluan.
2. Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Protap
3. Pelaksanaan Analisis Protap
4. Penyusunan Laporan Hasil Analisis Protap.
Dalam analsis pendahuluan, analis protap mengumpulkan berbagai informasi
umum untuk menyusun dokumen tertulis yang disebut Usulan Pelaksanaan
Analisis Protap. Tahap pelaksanaan analisis protap dilakukan oleh analis
protap setelah tahap analisis pendahuluan dilakukan dan didasarkan pada
Usullan Pelaksanaan Analisis Protap. Hasil Analisis protap dituangkan dalam
dokumen tertulis yang disebut Laporan Hasil Analisis Protap.
7.4.1 Analisis Pendahuluan (Preliminary Analysis)
Dalam subbab diatas diuraikan bahwa tujuan umum pengembangan protap
adalah untuk menyediakan informasi bagi penatalaksanaan organisasi, untuk
memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh protap yang sudah ada, untuk
memperbaiki pengendalian internal, dan untuk mengurangi biaya klerikal
dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan.
94
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)P^a Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
Anallsis Pendahuluan (Preliminaty Analysis ) yang dilaksanakan pada tahap
analisis adalah untuk kepentingan pembuatan Usulan Pelaksanaan Anallsis
Protap. Dalam analisis pendahuluan ini, analis protap mengumpulkan
informasi untuk memperoleh gambaran secara menyeluruh mengenai
penyusunan protap. Untuk ini analis protapharus membuat worksheet atau
checksheet untuk mengumpulkan informasi yang dikumpulkan dalam anallsis
pendahuluan tersebut.
7.4.2 Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Protap
Pelaksanaan analisis protap direncanakan oleh analis protap dalam suatu
dokumen tertulis yang disebut "Usulan Pelaksanaan Analisis Protap". Maksud
dihasilkannya dokumen tertulis tersebut adalah untuk mempertemukan
pikiran pemakai informasi dengan analis protap mengenai pekerjaan
pengembangan protap yang akan dilaksanakan oleh analis protap untuk
memenuhi kebutuhan pemakai informasi.
Dalam dokumen "Usulan Pelaksanaan Analisis Protap" analis protap
menjelaskan:
1. Alasan ringkas dan jelas yang mendasari dilakukannya penyusunan/
pengembangan protap.
2. Pernyataan khusus tentang persyaratan kinerja yang diharapkan dari
protap yang diusulkan.
3. Batasan luas analisis protap yang akan dilaksanakan.
(*(
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
„ 4. Identifikasi informasi yang kemungkinan harus dikumpulkan dalam
analisis protap.
5. Identifikasi sumber-sumber potensial yang dapat menyediakan informasi
yang diperlukan dalam analisis protap.
6. Daftar peristiwa besar atau titik-titik pengecekan yang digunakan untuk
pengecek perkembangan analisis protap yang dilaksanakan oleh analis
protap.
fm
Isi dokumen "Usulan Pelaksanaan Analisis Protap" ini kemudian disajikan oleh
analis Protap kepada pemakai informasi untuk mempertemukan kebutuhan
pemakai informasi dengan kebutuhan pemakai menurut persepsi analis
protap. Dengan membaca alasan dilakukannya analisis protap, persyaratan
kinerja yang dituntut dari protap yang akan dikembangkan, luas analisis
protap yang akan dilaksanakan, informasi yang akan dikumpulkan, sumber
^ informasi potensial, dan daftar peristiwa penting yang dapat digunakan untuk
mengecek perkembangan pelaksanaan analisis protap, pemakai informasi
dapat memahami apakah arah yang dituju dalam analisis ini dapat memenuhi
kebutuhan informasi mereka.
7.4.3. Pelaksanaan Analisis Protap
Pelaksanaan analisis protap didasarkan pada rencana kerja yang dituangkan
dalam "Usulan Pelaksanaan Analisis Protap". Berikut ini contoh berbagai
00
m
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
^ langkah yang dilakukan oleh analis protap dalam melaksanakan analisis
protap
Analisis Laporan yang Dihasilkan Protap Sekarang. Dalam tahap ini analis
protap mempelajari laporan yang sudah dihasilkan oleh protap protap yang
sekarang digunakan, untuk menemukan informasi yang diperlukan, namun
tidak disediakan oleh oleh protap sekarang.
Analisis Transaksi/Kegiatan/Rutin. Analis protap kemudian melaksanakan
analisis terhadap setiap transaksi/kegiatan/rutin yang meliputi analisis
terhadap formulir, catatan, prosedur-prosedur yang digunakan didalam
melaksanakan setiap transaksi/kegiatan/rutin tersebut. Untuk setiap
transaksi/kegiatan/rutin yang dilaksanakan, analis protap mengumpulkan
informasi mengenai:
1. Unit organisasiyang terkait dalam transaksi/kegiatan/rutin.
2. Formulir yang dipergunakan.
3. Protap otorisasi dalam pelaksanaan transaksi/kegiatan/rutin.
4. Prosedur pelaksanaan transaksi/kegiatan/rutin.
Dalam mempelajari formulir yang digunakan dalam suatu bagian/subbagian
/seksi/subseksi atau unit, analis protap mengumpulkan informasi mengenai:
a. Siapa yang mengisi formulir?
b. Siapa yang mengecek, memverifikasi atau mengesahkan formulir
tersebut?i
07
fSi^
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
c. Setelah formulir tersebut selesai diproses, diserahkan ke unit/bagian/
subbagian/seksl/subseksi mana, dan siapa yang menerima penyerahan
formulir tersebut?
d. Peralatan mekanik apa yang digunakan untuk mengolah formulir
tersebut?
e. Pengecekan internal apa yang diciptakan dari penggunaan formulir
tersebut?
Dalam pengumpulan informasi mengenai protap (yang merupakan jaringan
prosedur untuk melaksanakan transaksi/kegiatan/rutin), analis protap
biasanya menggunakan uraian tertulis berupa daftar kegiatan (operation list)
dan simbol-simbol standar. Pada Subbab H akan disajikan contoh simbol-
simbol standar beserta maknanya dan disajikan pula contoh penggunaannya.
7.4.4 Sumber Informasi dalam Anaiisis Protap
Dalam anaiisis protap, sumber informasi untuk penyusunan/ pengembangan
protap adalah (1) protap yang sekarang digunakan, (2) sumber intern yang
lain, (3) sumber-sumber luar/eksternal.
Jarang analis mengembangkan protap yang sama sekali baru, yang
sebelumnya tidak dimiliki oleh organisasi. Yang sering terjadi justru analis
protap mengembangkan protap baru untuk menggantikan atau untuk
memperluas protap yang sekarang digunakan. Dalam keadaan ini timbul
pertanyaan: Apakah peran protap yang lama dalam protap protap yan^ akan
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
r»»
(»»»
dikembangkan? Haruskah analis protap menganalisis protap yang lama dalam
mengembangkan protap yang baru?
Manfaat utama diiakukannya analisis terhadap protap lama adalah:
1. Efektivitas Protap yang sekarang Digunakan. Dengan mempelajari
protap yang sekarang digunakan analis protap memiliki kesempatan
untuk menentukan apakah protap yang sekarang digunakan masih
memenuhi kebutuhan pemakai informasi, memerlukan perbaikan kecil,
memerlukan perbaikan besar, atau harus diganti. Desain suatu protap
protap baru tanpa dilandasi pada penilaian efektivitas protap protap
yang sekarang digunakan ibarat membeli sebuah mobil tanpa
mengetahui bahwa mobil yang sekarang digunakan dalam keadaan
mogok hanya karena kehabisan bahan bakar.
2. Ide Rancangan. Dengan menganalisis protap yang sekarang
digunakan, analis protap dapat menyerap ide rancangan yang terdapat
dalam protap yang lama, yang masih bermanfaat untuk dipakai dalam
protap yang baru.
3. Identifikasi Sumberdaya. Dengan menganalisis protap yang sekarang
digunakan, analis protap dapat mengidentifikasi berbagai sumberdaya
tersebut bagi protap yang akan dikembangkan nanti. Sumberdaya
tersebut meliputi keahlian manajemen, keahlian klerikal, dan peralatan
yang sekarang digunakan untuk menjalankan protap. ^
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
4. Pengetahuan Konversi. Pada saat protap yang baru
diimplementasikan, analis protap perlu memiliki informasi tentang
kegiatan yang sebelumnya dilaksanakan dengan protap yang lama dan
yang akan dilaksanakan dengan protap yang baru. Pengetahuan ini
merupakan dasar bag! analis protap dalam menghentikan kegiatan-
kegiatan yang dilakukan dengan protap yang lama untuk digantikan
dengan kegiatan-kegiatan yang dirancang dalam protap yang baru.
5. Titik awal yang Sama dalam Menuju Ke Perubahan Baru. Dalam
mengkomunikasikan perubahan-perubahan yang dirancang dengan
dilaksanakan-nya protap yang baru, analis protap akan menghadapi
sikap penolakan atau keengganan pegawai pelaksana maupun pemakai
informasi untuk berubah ke dalam protap yang baru. Untuk mengurangi
sikap tersebut, analis protap dapat membuat perbandingan antara
protap lama dengan protap yang baru, untuk menunjukkan bahwa
protap yang bari tidak seluruhnya merupakan protap baru, namun
beberapa unsur yang ada dalam protap lama masih dipertahankan atau
sedikit mengalami perubahan dalam protap yang baru. Dengan
demikian analis protap dan pegawai yang akan mengoperaslkan protap
serta pemakai informasi dapat bertolak dari titik awal yang sama, yaitu
kondisi protap yang lama, untuk berangkat ke protap yang baru yang
telah dirancang.
00
(»l
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemenntah Pusat dan Daerah
Sumber internal lain yang paling panting dalam melaksanakan analis protap
adalah orang. Orang-orang dalam organisasi tidak hanya yang menjabat
sebagai pimpinan, namun mencakup pula pegawai teknis maupun pegawai
yang melaksanakan pekerjaan klerikal. Syarat-syarat yang harus dipenuhi
oleh informasi dapat dinyatakan dengan balk oleh para pemakai informasi.
Analis protap dapat membantu para pemakai informasi didalam merumuskan
persyaratan yang melekat dalam informasi yang mereka perlukan.
Sumber internal yang kedua yang dapat dipakai dalam melaksanakan analis
protap adalah pekerjaan tulis menulis (paperwork) dalam organisasi.
Pekerjaan tulis menulis dalam hampir semua organisasi dapat digolongkan ke
dalam (1) yang menggambarkan bagaimana organisasi dibentuk strukturnya,
(2) apa yang sedang dikerjakan atau selama ini dikerjakan oleh organisasi,
dan (3) apa yang direncanakan untuk dikerjakan oleh organisasi.
Sumber ketiga yang dapat dipakai dalam analis protap adalah hubungan.
Hubungan antarpegawai, antarbagian, atau antarfungsi dapat menyediakan
bagi analis protap suatu informasi yang sebelumnya tidak diketahui oleh
analis protap melalui dokumentasi yang dilakukan oleh organisasi.
Apakah analis protap dapat menggunakan sumber luar dalam analis protap?
Badan/Departemen lain yang menggunakan protap protap yang serupa
dengan yang digunakan sekarang dapat digunakan sebagai sumber informasi
dalam analisis protap. Buku teks, majalah yang diterbitkan oleh organisasij
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
profesional, dan brosur penjualan yang diterbitkan oleh penjual perangkat
keras pengolahan data merupakan sumber informasi yang baik dari pihak luar
dalam tahap analisis protap.
7.4.5 Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Protap
Dalam tahap analisis protap, pengumpulan informasi dilaksanakan analis
protap dengan cara (1) wawancara, (2) kuesioner, (3) metode analisis
kelompok, (4) pengamatan, dan (5) pengambilan sampel dan pengumpulan
dokumen. Dalam banyak hal, wawancara merupakan cara terbaik untuk
mengumpulkan data dalam tahap analisis protap.
Dalam tahap analisis protap, bentuk-bentuk pertanyaan yang diajukan oleh
analis protap adalah sebaga^ berikut:
1. Apakah laporan pelaksanaan ini menyajikan informasi sesuai yang
Saudara perlukan?
2. Bagaimana memperbaiki mutu informasi yang dicantumkan dalam
laporan pelaksanaan yang Saudara terima?
3. Apa pekerjaan Saudara?
4. Apakah yang akan Saudara capai melalui pekerjaan Saudara?
5. Informasi apa yang Saudara terima sekarang untuk mencapai tujuan
pekerjaan Saudara?
6. Informasi tambahan apa yang Saudara perlukan?
02
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
m
^ Metode analisis kelompok digunakan jika (1) protap yang dianalisis
berdampak kepada beberapa kelompok pemakai informasi yang mempunyai
berbagai kegiatan yang berbeda dan berbagai kepentingan yang berbeda, (2)
protap yang dianalisis akan mengubah hubungan yang sudah terbina
antarmanusia, antarmesin, dan antarmetode, (3) protap yang dianalisis akan
melayani fungsi organisasi, yang baru yang sebelumnya organisasi tidak
memiliki pengalaman menjalankan fungsi tersebut.
7.4.6 Penyusunan Laporan Hasil Analisis protap
Hasil akhir proses analisis protap disajikan oleh analis protap dalam suatu
laporan yang disebut Laporan Hasil Analisis Protap. Laporan ini merupakan
dokumen tertulis yang dibuat oleh analis protap untuk diserahkan kepada
pemakai informasi. Laporan ini berisi temuan-temuan yang diperoleh analis
protap dalam analisis protap. Isi laporan Hasil Analisis protap meliputi:
1. Pernyataan kembali alasan yang mendasari dan luas analisis protap yang
dilaksanakan oleh analis protap.
Daftar masalah besar yang ditemukan oleh analis protap.
Suatu pernyataan persyaratan informasi yang diperlukan oleh pemakai
informasi.
Suatu pernyataan tentang asumsi penting yang dibuat oleh analis protap
selama melaksanakan analis protap.
Suatu proyeksi sumberdaya yang diperlukan beserta biaya yang
dibutuhkan dalam perancangan protap yang baru, atau pengubahan
0.1
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
protap yang sekarang digunakan oleh organisasi. Proyeksi ini mencakup
kolaikan dilanjutkannya tahap-tahap borikutnya pongombangan protap.
6. Rekomendasi yang bersangkutan dengan protap yang diusulkan atau
persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh protap yang diusulkan
tersebut.
7.5 Desain Protap
Desain protap adalah proses pentenemahan kebutuhan pemakai informasi ke
dalam alternatif rancangan protap yang diajukan kepada pemakai informasi
untuk dipertimbangkan. Tahap desain protap ini dibagi menjadi lima tahap:
1. Desain Protap secara garis besar.
2. Penyusunan Usulan Desain Protap Secara Garis Besar.
3. Evaluasi Protap.
4. Penyusunan Laporan Final Desain Protap Secara Garis Besar.
5. Desain Protap Secara rinci.
6. Penyusunan Laporan Desain Protap Secara Garis Rinci.
Pengembangan protap dapat disamakan dengan pembangunan gedung. Pada
tahap awal pembangunan gedung, arsitek melakukan wawancara dengan
pemilik proyek (the owner) untuk memperoleh informasi tentang kebutuhan
pemilik proyek, seperti kebutuhan ruang, fasilitas parkir, fasilitas olah raga,
mekanikal dan elektrikal gedung, saluran air bersih dan protap pembuangan
air kotor, dan Iain-Iain kebutuhan. Berdasarkan informasi tentang kebutuhan
04
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
pwi
^ pemilik proyek, arsitek kemudian membuat rancangan garis besar
bangunan/gedung yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pemilik proyek
(the owner). Desain secara garis besar tersebut kemudian ditawarkan kepada
« pemilik proyek (the owner) untuk dipertimbangkan. Pemilik proyek (the
owner) dan arsitek bersama-sama melakukan evaluasi terhadap desain
gedung secara garis besar tersebut. Hasil evaluasi terhadap desain gedung
secara garis besar kemudian dipakai oleh arsitek untuk membuat desain
^ gedung secara rind. Tahap desain gedung sebenarnya bedalan bolak-balik
antara desain garis besar, evaluasi, dan desain rind, sampai akhirnya arsitek
merighasilkan desain rind yang memenuhi kebutuhan pemilik proyek (the
owner).
7.5.1 Desain Protap Secara Garis Besar
Seperti halnya dengan yang ditempuh oleh seorang arsitek dalam
pembangunan gedung tersebut di atas, dalam pembangunan sebuah protap
protap, analis protap telah memperoleh informasi berikut ini dari tahap
analisis protap yang dilakukan:
1. Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai beserta persyaratan-
persyaratan yang melekat dalam informasi tersebut.
2. Luas protap.
3. Sumberdaya yang dimiliki organisasi (orang, mesin, uang, material, dan
metode).
10^
fSBi
(as^
W|
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
^ Berdasarkan informasi yang diperolehnya dalam tahap analisis protap, analis
protap kemudian menawarkan berbagai alternatif desain secara garis besar
protap protap untuk menghasilkan informasi yang diperlukan oleh pemakai.
„ Berbagai alternatif desain secara garis besar protap tersebut terdiri dari
desain masing-masing unsur blok bangunan protap, yang meliputi desain(Wt
keluaran, masukan, teknologi, model, basis data, dan pengendalian.
7.5.2 Desain Protap Secara Rinci
Dalam tahap ini, analis protap melakukan desain rinci masing-masing blok
bangunan protap menjadi bangunan protap yang mampu memenuhi
kebutuhan informasi para pemakai. Jika misalnya dalam tahap desain secara
garis besar protap dirancang untuk menghasilkan laporan pelaksanaan, dalam
tahap desain rinci,. analis protap merancang format laporan, isi laporan,
distribusi laporan, pisah batas data yang dipakai sebagai bahan laporan,
pengendalian atas laporan, dan sebagainya.
7.5.3 Penyusunan Laporan Final Desain Protap Secara Rinci
Hasil desain rinci protap protap ini disajikan oleh analis protap dalam
dokumen tertulis yang disebut: "Laporan Final Desain Protap Secara Rinci''.
7.6 Implementasi Protap
Implementasi protap adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi,
pelatihan dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan protap, pengujian
I ()(>
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
(wi
(*i
protap yang baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat protap
yang telah dirancang menjadidapat dilaksanakan secara operasional. Puncak
segala kegiatan penyusunan/pengembangan dan perancangan protap adalah
terletak pada tahap implementasi.
Dalam tahap implementasi ini, analis protap menyusun Laporan Final
Implementasi Protap yang terdiri dari dua bagian. Rencana Implementasi dan
Hasil Pelaksanaan Implementasi. Rencana Implementasi disusun sebelum
tahap pelaksanaan protap dilaksanakan. Bagian ini berisi rencana pengujian
berbagai blok bangunan protap seperti blok keluaran, masukan, model,
teknologi, basis data, dan pengendalian. Disamping itu, dalam bagian ini
dicantumkan pula rencana konversi protap lama ke protap baru. Selama
pelaksanaan protap berlangsung, analis protap melakukan dokumentasi
perubahan-perubahan yang dilakukan untuk menyempurhakan protap, hasil-
hasil yang dicapai dalam pelaksanaan protap, dan penerimaan protap oleh
para pemakai informasi. Hasil pelaksanaan protap ini merupakan bagian
dalam Laporan Final Impelentasi Protap.
7.6.1 Persiapan Implementasi Protap
Implementasi protap sangat ditentukan oleh perencanaan yang dibuat untuk
pelaksanaan implementasi protap. Meskipun suatu protap telah dirancang
dengan baik, namun sebagian besar sukses pembangunan protap ditentukan
oleh bagaimana baiknya perencanaan implementasi protap disusun dan
07
(*»
m
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
dilaksanakan. Suatu protap yang tidak mampu memenuhi kebutuhan dan
penuh dengan kesalahan akan berdampak lama bag! pemakai, meskipun
kekurangan-kekurangan tersebut dapat diatasl. Oleh karena Itu, baglan yang
penting dari Laporan Final Implementasi Protap adalah perencanaan
implementasi protap.
7.6.2 Pendidikan dan Pelatihan Karyawan
Jika protap baru dikembangkan dan diharapkan dapat dimanfaatkan dengan
berhasil, setiap orang yang terkait dengan protap tersebut harus dibuat sadar
tentang tanggung jawabnya masing-masing terhadap pelaksanaan bagian
protap yang menjadi tanggung jawabnya dan tentang apa yang dapat
dimanfaatkan dari protap tersebut bagi pelaksanaan tugasnya.
Oleh karena itu, dalam tahap implementasi perlu dilakukan pendidikan dan
pelatihan pegawai yang akan terkait dalam pelaksanaan protap. Pegawai
yang akan mengikuti pendidikan dan pelatihan dibagi dua golongan: pegawai
pemakai informasi dan karyawan pelaksana protap. Pegawai pemakai
informasi terdiri dari pimpinan, staff, di berbagai daerah fungsional seperti
bagian personalia, anggaran dan proyek, pelayanan teknis. Istilah pendidikan
digunakan untuk menyadarkan pemakai informasi tentang informasi yang
dapat dihasilkan oleh protap dan berbagai persyaratan yang ditetapkan oleh
pemakai yang dapat dipenuhi oleh protap yang dirancang.
08
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
Pelatihan pegawai ditujukan kepada pegawai yang akan mengoperasikan
protap. Pegawai yang mengoperasikan protap terdiri dari pegawai yang
bertugas untuk menyiapkan masukan, mengolah data, dan mengoperasikan
dan menjaga komponen fisik dan logis protap protap. Pelatihan ditujukan
kepada pegawai yang mengoperasikan protap untuk menyiapkan mereka
menghadapi awal pengoperasian protap. Namun, pelatihan tidak hanya
berhenti sampai di sini saja. Organisasi harus menyusun program pelatihan
yang bersinambung untuk mengantisipasi masuknya pegawai yang baru dan
kemungkinan terjadinya perubahan terhadap protap yang diimplementasikan.
7.6.3 Konversi Protap
Perubahan dari protap lama ke protap baru memerlukan pendekatan konversi
tertentu. Terdapat empat pilihan utama yang digunakan untuk mengubah
protap lama ke protap baru.* (1) langsung, (2) paralel, (3) pendekatan
modular, (4) phase-in.
Konversi Langsung. Konversi langsung adalah implementasi protap baru
secara langsung dan menghentikan segera pemakaian protap yang lama.
Pendekatan ini cocok digunakan dalam situasi: (1) protap baru tidak
menggantikan protap mana pun yang sekarang digunakan, (2) protap lama
diputuskan sama sekali tidak memiliki manfaat atau nilai, (3) protap baru
sangat kecil dan sangat sederhana, (4) desain protap baru sangat berbeda
09
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
dengan desain protap lama dan perbandlngan diantara keduanya tidak
bermanfaat.
Konversi Paralel. Konversi paralel adalah implementasi protap baru secara
bersamaan dengan pemakaian protap yang lama selama jangka waktu
tertentu dibandingkan dengan keluaran protap lama dan perbedaan yang
timbul direkonsiliasi. Pendekatan ini memberikan perllndungan bagi organisasi
dari kemungklnan kegagalan protap yang baru dalam menghasilkan keluaran
yang diperlukan. Pendekatan konversi paralel tentu saja memerlukan biaya
yang bersangkutan dengna dilaksanakan dua protap untuk jangka waktu
tertentu guna menghasilkan keluaran sama.
Konversi Modular. Konversi modular seringkali disebut dengan pendekatan
pilot project adalah implementasi protap baru ke dalam organisasi secara
sebagian-sebagian. Sebagai contoh, protap protap kepegawaian yang baru
diterapkan di wilayah A, dan jika berhasil diimplementasikan di wilayah B, dan
akhirnya jika kedua wilayah tersebut berhasil, kemudian diimplementasikan
keseluruh wilayah. Keuntungan penggunaan pendekatan konversi modular
adalah: (1) risiko kegagalan protap dapat dibatasi di tempat yang terbatas,
(2) masalah yang timbul dalam protap yang baru dapat segera dibetulkan
sebelum dimplementasikan ke penerapan yang lebih luas, (3) pegawai dari
tempat lain yang akan mengoperasikan protap dapat dilatih di tempat yang
dijadikan pilot project sebelum mengoperasikan protap di tempat mereka
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemenntah Pusat dan Daerah
sendlri. Kelemahan yang melekat dalam pendekatan ini adalah: (1) diperlukan
periode yang lebih lama untuk menerapkan protap baru secara keseluruhan,
(2) tidak semua protap dapat dlimplementasikan dengan pendekatan ini, (3)
tidak semua organisasi dapat menerapkan pendekatan ini.
Konversi Phase-in. Konversi phase-in adalah mirip dengan konversi
modular. Beda yang ada diantara keduanya adalah terletak pada konversi
modular membagi organisasi untuk implementasi protap baru, sedangkan
pada konversi phase-in, yang dibagi adalah protapnya sendiri. Sebagai
contoh, misalnya pengumpulan data dengan protap baru diimplentasikan
dengan cara membuat mekanisme hubungan (interface mechanism) dengan
protap lama. Interface tersebut memungkinkan protap lama
menggunakanmasukan yang berasal darl protap pengumpulan data yang
baru. Setiap kali bagian protap yang baru diimplementasikan, analis protap
merancang mekanisme hubungan antara protap baru dengan protap lama.
7.7 Simbol-simbol Untuk Penyusunan Protap
Pada Sub Bab ini dijelaskan contoh simbol-simbol standar yang digunakan
oleh analis protap untuk membuat bagan alir data {data flow diagram) dan
bagan alir dokumen {document flowchart) untuk menggambarkan protap
tertentu. Bagan alir yang baik dan jelas memerankan bagian yang penting
dalam perancangan protap yang bisa saja kompleks sepertihalnya
pengembangan program komputer. ^
1 1
W»
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
Bagan allr data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan
proses untuk mengolah data dalam suatu protap. Simbol-simbol standar yang
digunakan untuk menggambarkan bagan alir disajikan pada Gambar 7.7.
SImbol pengolahan digunakan untuk menunjukkan tempat-tempat dalam
protap protap yang mengolah atau mengubah data yang diterima menjadi
data yang mengalir ke luar. Nama pengolahan data ditulis di dalam simbol
pengolahan. Nomor urut pengolahan ditulis dibagian atas simbol pengolahan.
Aliran material ditunjukkan dengan simbol panah berbadan lebar. Aliran data
ditunjukkan dengan berbadan garis kecil yang menggambarkan aliran data
melalui protap. Aliran data dapat diibaratkan sebagai pipa yang mengangkut
paket data dari suatu sumber ke tujuan tertentu. Persegi panjang yang
terbuka di ujung kanannya merupakan simbol arsip logis yang merupakan
tempat penyimpanan atau pengambilan data. Asal data disebut dengan
sumber, dan tujuan data disebut dengan penerima (istilah yang digunakan
dalam bahasa Inggris adalah sink yang berarti bak cud). Sumber dan
penerima dapat berupa orang, organisasi, atau bahkan protap yang lain.
Dalam bagan alir data pada Gambar 7.7 dan bagan alir dokumen pada
Gambar 7.7a satuan di luar protap adalah pihak luar (misalnya
pembeli/masyarakat). Dengan demikian bagan alir data menunjukkan batas-
batas protap, hubungan protap dengan satuan di luar, proses pengolahan
data, dan aliran data. Bagan alir data merupakan model logis yang
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
(*»
menunjukkan aliran data melalui protap, oleh karena itu bagan tersebut tidak
menunjukkan disk, pita magnetik, printer, komputer, atau alat fisik lain.
Proses
Aliran
Penghubung
PengolahanData
Aliran Material
C
Aliran data
O
Halaman sama
□
Halaman lain
Tempat Penyimpanan
Data atau arsip
Sumber atau Tujuan
data
Masukan/Keluaran i Ditunjukkan oleh garis alir
Gambar 7.7 Simbol Bagan Alir Data
Protap protap dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir
dokumen. Gambar 7.7a melukiskan simbol-simbol standar yang digunakani
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
oleh analis protap untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan
protap protap tertentu. Sebenarnya banyak cara untuk menggambarkan
bagan alir dokumen suatu protap protap, namun dalam pedoman in!
dipilihkan satu cara yang sekarang secara luas digunakan oleh para analis
protap untuk melukiskan bagan alir dokumen suatu protap.
Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan maknanya masing-masing,
Dokumen. Simbol ini digunakan untukmenggambarkan semua jenis dokumen, yangmerupakan formulir yang digunakan untukmerekam data (misal suatu transaksi). Mamadokumen dicantumkan di tengan simbol. Contoh:faktur, surat order pembelian, cek, bukti meorial,bukti kas keluar, surat permintaan danpengeluaran barang, bukti kas masuk. Bagan alirharus menunjukkan dengan jelas dari manasuatu dokumen masuk ke dalam protap dan kemana (protap lain) dokumen keluar dari protap.Dokumen dan tembusannya. Simbol inidigunakan untuk menggambarkan dokumen aslidan tembusannya. Nomor lembar dokumendapat dicantumkan di sudut kanan atas.Catatan. Simbol ini digunakan untukmenggambarkan catatan yang digunakan untukdata yang direkam sebelumnya di dalamdokumen atau formulir. Mama catatan
dicantumkan di dalam simbol ini.
Penghubung pada halaman yang sama.Dalam menggambarkan bagan alir, arusdokumen dibuat mengalir dari atas ke bawahdan dari kiri ke kanan. Karena keterbatasan
ruang halaman kertas untuk menggambar, makadiperlukan simbol penghubung untukmemungkinkan aliran dokumen berhenti di suatulokasi pada halaman tertentu dan kembaliberjalan di lokasi lain pada halaman yang sama.Dengan memperhtikan nomor yang tercantumdidalam simbol penghubung pada halaman yangsama, dapat diketahui aliran dokumen dalamprotap protap yang digambarkan dalam bagan
14
m
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
60
alir.
Akhir arus dokumen dan mengarahkan pembacake simbol penghubung halaman yang sama yangbernomor seperti yang tercantum di dalamsimbol tersebut.
Awal arus dokumen yang berasal darl simbolpenghubung halaman yang sama, yangbernomor seperti yang tercantum di dalamsimbol tersebut.
Penghubung pada halaman yang berbeda(o/f page connectoi). Jika untukmenggambarkan bagan alir suatu prosedurdiperlukan lebih dari satu halaman, simbol iniharus digunakan untuk menunjukkan kemanadan bagaimana bagan alir terkait satu denganlainnya. Nomor yang tercantum di dalam simbolpenghubung menunjukkan bagaimana bagan aliryang tercantum pada halaman tertentu terkaitdengan bagan alir yang tercantum pada halamanyang lain.Kegiatan Manual. Imbol ini digunakan untukmenggambarkan kegiatan manual seperti:menerima permintaan pelayanan; mengisiformulir, membandingkan, memeriksa dan"berbagai jenis kegiatan klerikal yang lain. Uraiansingkat kegiatan manual dicantumkan di dalamsimbol ini.
Keterangan, komentar. Simbol inimemungkinkan ahli protap menambahkanketerangan untuk memperjelas pesan yangdisarnpaikan dalam bagan alir.Arsip Sementara. Simbol ini digunakan untukmenunjukkan tempat penyimpanan dokumen,seperti almari arsip dan kotak arsip. Terdapatdua type dokumen: arsip sementara dan arsippermanen. Arsip sementara adalah tempatpenyimpanan dokumen yang dokumennya akandiambil kembali dari arsip tersebut dimasa yangakan datang untuk keperluan pengolahan lebihlanjut terhadap dokumen tersebut. Untukmenunjukkan urutan pengarsipan dokumendigunakan simbol berikut ini:A = menurut abjadN = menurut nomor urut
T = kronologis, menurut tanggalArsip Permanen. Simbol ini digunakan untukmenggambarkan arsip permanen y^ng
I 15
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
(=a»
Ya
Tidak
merupakan tempat penyimpanan dokumen yangtidak akan diproses lagi dalam organisasi yangbersangkutan.On-line computer process. Simbol in!menggambarkan pengolahan data dengankomputer secara on-line. Nama program ditulisdidalam simbol.
Keying {typing, verifing). Simbol inimenggambarkan pemasukan data ke dalamkomputer melalui on-line terminal.Pita Magnetik {magnetic tape). Simbol inimenggambarkan arsip komputer yang berbentukpita magnetik. Nama arsip ditulis dalam simbol.On-iine storage. Simbol ini menggambarkanarsip komputer yang berbentuk on-line (di dalammemory komputer).Keputusan. Simbol ini menggambarkankeputusan yang harus dibuat dalam prosespengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulisdi dalam simbol ini.
Garis alir {fJowiine). Simbol inimenggambarkan arah proses pengolahan data.Anak panah tidak digambarkan jika arusdokumen mengarah ke bawah dan ke kanan.Jika arus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri,anak panah perlu dicantumkan.
Mulai/berakhir {terminal). Simbol ini untukmenggambarkan awal dan akhir dari suatu
^ prosedur kerja.
Gambar 7.7a. Simbol-simbol standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen.
Untuk menggambarkan aliran dokumen dalam prosedur tertentu, digunakan
simbol-simbol tersebut di atas dalam suatu bagan alir dokumen {document
flowchart). Dalam bagan alir, arus dokumen digambarkan berjalan dari kiri ke
kanan dan dari atas ke bawah. Arah perjalan dokumen ini dapat diikutii
10
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
dengan melihat nomor dalam simbi penghubung pada halam yang berbeda
{off-page connectoi).
*** Penggunaan bagan alir lebih bermanfaat dibandingkan dengan uraian tertulis
^ dalam menggambarkan suatu prosedur (protap). Manfaat tersebut adalah:
1. Gambaran protap secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan
menggunakan bagan alir.
fMn 2. Perubahan protap lebih mudah digambarkan dengan menggunakan
bagan alir.
3. Kelemahan-kelerhahan dalam protap dan identifikasi bidang-bidang yang
memerlu-kan perbaikan lebih mudah diketemukan dengan bagan alir.
^ 4. Dokumen dalam prosedur (protap) dilakukan dengan menggunakan
. bagan alir.
ffn 7 ■ 8 Teknik Penyusunan
Umumnya untuk sebuah protap pada waktu penyusunannya perlu
mengemukakan dan menjelaskan secara detil sebagai pendahuluan atau latar
belakang yang mencakup beberapa aspek antara lain:
a. Kebijakan (Policy).
b. Operasional (Operations)
c. Perkuatan (Support)
d. Administrasi (Administration)
e. Organizations
f. Sumberdaya Manusia (Personnel)
I 17
(=»»
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
g. Standar-standar (Standards)
Sebagai contoh, format teknis yang lebih rinci dari protap yang akan disusun
luasnya tergantung dari tujuan disusunnya protap tersebut. Adapun dalam
penyusunan protap sekurang-kurangnya dengan format sebagai berikut:
a. Rumusan Kebijakan (Statement of policy)
b. Instruksi-instruksi Penerapan (Implementation Instructions)
c. Fleksibilitas (Fleksibility)
d. Penjelasan-penjelasan (Explanations)(SB)
e. Bentuk/Format (Forms)
e.l Pendahuluan
^ e.1.1 Latar Belakang
e.1.2 Maksud dan TujuanfSB)
e. 1.3 Pengertian / Definisi
e.2 Asas-Asas
e.3 Jenis/Type/KlasifikasiPB)
e.4 Penyelenggaraan
e.4.1 Prinsip-Prinsip
e.4.2 Standar-standar
e.4.3 Pola Penyelengaraan
e.4.4 Biaya/beban
e.4.5 Penyelenggaraan Khusus
e.4.6 Ukuran/Tolok Ukur Keberhasilan
e.4.7 Pengawasan Penyelenggaraan ^
I 18
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemenntah Pusat dan Daerah
rss)
e.4.8 Penanganan Klaim
e.4.9 Evaluasi Kinerja
e.5 Penyusunan Juklak
6.5.1 Landasan Hukum
e.5.2 Maksud dan Tujuan
e.5.3 Protap dan Prosedur (Tata Cara)
e.5.4 Persyaratan
e.5.5 Biaya
e.5.6 Waktu Penyelesaian
e.5.7 Hak dan Kewajiban
e.5.8 Pejabat Yang Menangani
Dalam teknis penyusunan beberapa faktor kebutuhan yang secara umum
umum perlu dlpertimbangkan dan dipecahkan kembali oleh tim penyusun
antara lain mencakup:
a. Bentuk fisik format
b. Daya Baca
c. Kemudahan referensi
d. Biaya
e. Persiapan
f. Distribusi
g. Revisi
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
BAB VIII
BEBERAPA TEMUAN YANG DIPEROLEHDARI SURVAI YANG TELAH DILAKSANAKAN
Keberhasilan pelaksanaan good governance terutamdi di Indonesia, oleh beberapa
pihak terkesan masih sangat meragukan. Pada satu segi komitmen pemerintah
adalah tinggi seperti disebut dalam pidato Kenegaraan 16 Agustus 2000
"Pembangunan Kembali Perekonomian Kita Untuk Mencapai Cita-cita
Kemerdekaan dilaksanakan dalam lingkungan global yang terus berubah. Namun
pada segi lain globalisasi ekonomi menghendaki diterapkannya prinsip prinsip
universal seperti pengelolaan yang baik {good governance), penerapan dan
perlindungan hak azasi manusia serta perlindungan dan pemeliharaan lingkungan
hidup".
Menurut banyak ahli pemikir, ada tiga kecenderungan global yang melanda dunia.
Pertama adalah kecenderungan perkembangan masyarakat-masyarakat bangsa
kearah masyarakat madani, yaitu suatu masyarakat peradaban plural,
menjunjung tinggi HAM, yang demokratis. Kedua adalah perubahan
perkembangan dari ekonomi perencanaan terpusat kearah ekonomi pasar, yang
untuk Indonesia perlu ditambah dengan kata yang berkeadilan. Kekacauan
ekonomi termasuk krisis ekonomi di negara tertentu banyak disebabkan karena
pengelolaan ekonomi yang jelek dan keropos. Kecenderungan global ketiga
adalah kearah good governance.
Tentang good governance terjemahan dipakai. Dalam kajian ini digunakan
terjemahan Pidato kenegaraan "Pengelolaan Yang Balk' atau oleh Prof. Sofyan
Effendi "Pengelolaan yang Amanah". Dalam good governance ada tiga domain
20
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
pengelolaan, alternatif domain mana melakukan fungsi pengelolaan yang mana
yang paling baik (bisa). Ada domain sektor Pemerintah (PubUk), Public
Governance, Private Sector Governance dan yang pengelolaan oleh masyarakat
sendiri {civilsociety j Ornop).
Good governance dalam sektor Pemerintah (Publik), Public Governance sendiri
perlu dilaksanakan berdasar prinsip prinsip ;
1) AkuntabiUtas, tanggung gugat (accountability). Akuntabilitas
adalah kewajiban untuk memberikan pertanggungjawaban atau rnenjawab
dan menerangkan kinerja dan tindakan seseorang/pimpinan suatu unit
organisasi/lembaga kepada publik yang memiliki hak atau yang berwenang
meminta pertanggungjawaban. Tanggung gugat, kalau salah bisa digugat.
Pemerintah oleh rakyat atau clientele penerima pelayanan masyarakat.
Badan usaha oleh share holder dan stake holder dan pengelolaan warga
oleh anggotanya.
2) Transparansi (transparency). Yaitu dapat diketahui oleh banyak
pihak/yang berkepentingan mengenai perumusan kebijaksanaan (politik)
dan pemerintah, organisasi, badan usaha. Seleksi jabatan berdasar fit and
proper test, tender pelelangan, pelaksanaan procurement, pemberian izin
dan lain sebagainya dilakukan secara Iransparan.
3) Keterbukaan (openess). Pemberian irrformasi secara terbuka, terbuka
untuk open free suggestion, terbuka terhadap kritik yang dilihat sebagai
merupakan partisipasi untuk perbaikan.
12
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
fa)
4) Berdasar hukum (rule of law). Keputusan, kebijakan pemerintah,
organisasi, badan usaha yang menyangkut masyarakat, pihak ketiga
dilakukan berdasar hukum (peraturan perundangan yang sah). Jaminan
kepastian hukum dan rasa keadilan masyarakat terhadap setiap kebijakan
publik yang ditempuh. Conflict resolution (penyelesaian konflik) berdasar
hukum (termasuk arbitrase out of court settlement).
5) Ada yang menambahkan jaminan fairness, a level playing field
(perlakuan yang adil/perlakuan kesetaraan). Ini berlaku bagi
pemerintah kepada masyarakat dalam pelayanan publik, perusahaan
kepada pelanggan dan sebagainya. Boleh juga dibaca buku LAN:
Akuntabilitas dan Good Governance yang mempunyai daftar sembilan
prinsip-prinsip good governance.
Dalam good governance idealnya interaksi antara ketiga domain
pengelolaan tadi (yang dilakukan berdasar prinsip prinsip tersebut diatas)
akan menghasilkan transaksional output yang paling efisien, paling
ekonomis. Sekali lagi idealnya, dalam kenyataan tentu sulit tercapai, selalu
ada tawar menawar, pertumburan kepentingan.
Good governance mungkin sudah berjalan di negara maju tertentu seperti
Skandinavia, Belanda, Jepang. Tetapi dibanyak negara lain masih merupakan
tujuan, dan merupakan suatu proses. Di Indonesia komitmen Pemerintah
untuk Good Governance ada bahkan kuat, tetapi implementasi manajemen
pemerintahan menuju kesana, tidak meyakinkan. Sudah terjadi banyak
122
m,
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
rv, perampingan organisasi administrasi publik dan diupayakan desentralisasi
kewenangan itti adalah bagian dari good governance.
Seperti dikutip dari Keputusan Menteri PAN tentang beberapa langkah
perbaikan mutu administrasi publik sebagai berikut:
1. Memberikan pelayanan secara tertib, cepat dan langsung kepada
masyarakat bag! pelayanan yang memerlukan penyelesaian sesaat.
2. Khusus pelayanan yang memerlukan waktu, agar dilandasi
kebljaksanaan yang transparan dan diketahui masyarakat luas, yaitu;
a. Menerbitkan pedoman pelayanan yang antara lain memuat
persyaratan, prosedur, biaya/tarif pelayanan dan batas waktu
penyelesaian pelayanan, baik dalam bentuk buku
panduan/pengumuman atau melalui media informasi lainnya;
b. Menempatkan ■ petugas yang • bertanggungjawab melakukan
pengecekan kelengkapan persyaratan permohonan untuk kepastian
mengenai diterima atau ditolaknya berkas permohonan tersebut
pada saat itu juga.
c. Menyelesaikan permohonan pelayanan sesuai dengan batas waktu
penyelesaian yang ditetapkan terlampaui, maka permohonan tersebut
berarti disetujui.
d. Melarang dan atau menghapus biaya tambahan yang dititipkan pihak
lain clan meniadakan segala bentuk pungutan liar, diluar biaya jasa
pelayanan yang telah ditetapkan.
e. Sedapat mungkin menerapkan pola pelayanan secara terpadu (satu
atap atau satu pintu) bagi unit-unit kerja/kantor pelayanan yang
terkait dalam memproses atau menghasilkan satu produk pelayanan.
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
f**
f. Melakukan penelitian secara berkala untuk mengetahui kepuasan
pelanggan/masyarakat atas pelayanan yang diberikan, antara lain
dengan cara penyebaran kuesioner kepada pelanggan/masyarakat dan
hasilnya perlu dievaluasi dan ditlndaklanjuti.
g. Menata sistem dan prosedur pelayanan secara
berkesinambungan sesuai dengan tuntutan dari perkembangan
dinamika masyarakat.
Aktualisasi good governance dalam reformasi administrasi publik yang konkrit iaiah
mengupayakan dean Government, menghapus atau paling sedikit mengurangi
Korupsi, Kolusi, Kroniisme dan Nepotisme. Menjadikan aparatur publik yang
profesional, efisien, efektif dan tidak KKN. Untuk itu diajukan empat program
usaha kearah Pertama iaIah birokrasi yang ramping, efsien, efektif. Dalam waktu
krisis yang lalu tidak disarankan untuk pemutusan hubungan kerja /
pemberhentian, tetapi bisa pensiun dini, golden handshake dan lain
sebagainya. Dulu ada upaya zero growth. Dan dalam rangka kearah good
governance, banyak fungsi-fungsi pemerintahan yang redundan, bisa
dilakukan badan usaha svy/asta bahkan organisasi masyarakat. Perampingan
terjadi ditingkat Pusat juga karena otonomi/de-sentralisasi. Tetapi bahayanya
kalau terjadi penggemukan ditingkat daerah, mengenai badan usaha negara
arahnya kepada privatisasi.
Kedua adaiah imbaian material yang memadai. Ini terutama bagi a pa rat
birokrasi, pada tataran eksekutif, dan yang punya kewenangan memutuskan
alokasi anggaran, penetapan proyek, procurement tender, perizinan dan
semacamnya. Agar juga jangan terlalu senjang dengan penggajian di sektor
124
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
swasta. Ini sekarang sudah mulai dirintis dengan pencantuman bahkan dalam
Letter of Intent (Lol). Dan bisa dilakukan secara bertahap.
Ketiga adalah peningkatan profesionalisme dan sikap/rasa pengabdian
kepada tugas. Profesionalisme adalah kemampuan, bahkan
keahlian/expertness dalam melaksanakan tugas menjalankan roda
manajemen pemerintahan (baik dalam perencanaan, perumusan,
pelaksanaan dan pengendalian kebijakan dan program-program pemerintah
maupun dalam tugas-tugas rutin pemerintahan). Hal ini dibarengi dengan
sikap/rasa pengabdian kepada tugas yang bersifat melayani. Public service,
public servant
Keempat dan inilah yang terpenting yaitu Sistem yang membatasi peiuang
untuk KKN serta pengawasan dan sanksi. Ststem yang transparan dalam
perizinan, procurement dan tender, investasi dan penanaman modal, seleksi,
kenaikan dan penempatan dalam jabatan pegawai, penentuan alokasi anggaran dan
proyek, penetapan tarif, lisensi. Bagaimana cara aplikasi, permintaan izin, prosedur
pemrosesan harus transparan. Jelas juga bagi yang minta. Ada hak banding,
penentuan waktu pengambilan keputusan yang pasti. Dan kalau ada biaya-biaya
resmi berapa dicantumkan secara terbuka. Seorang pakar mantan Kepala BPKP
mengemukakan bahwa menghilangkan / mengurangi peiuang inilah yang paling
penting dalam mengurangi KKN. Dengan tambahan, segera dimulailah dengan
contoh teladan dari atas.
125
r*i
T*1
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
Seperti yang digambarkan sebelumnya bahwa kompleksitas masalah dalam
administrasi publik dan upaya pemberdayaan administrasi publik dalam konteks good
governance merupakan challenge. Walaupun dalam beberapa segi yang oleh Prof.
Bintoro Tjokroamidjojo, MA (LAN, SPIMNAS Bidang TMKP, 2002) dikatakan
implementasi good governance 6d\dirx\ sektor publik masih merupakan Utopia. Namun
tidak dapat kita pungkiri bahwa sudah banyak pendekatan yang dilakukan sebagai
komitmen pemerintah cq Kementerian PAN dalam kerangka Implementasi good
governance secara bertahap.
Dalam upaya bertahap tersebut dari hasil diskusi dengan beberapa pelaksana
administrasi publik baik pada tingkat pusat maupun daerah (Jabodetabek) dalam
teknis pelaksanaan (prosedur-prosedur tetap) administrasi publik melalui
Kementerian PAN dalam beberapa segi masih belum terdapat keterpaduan
penanganannya. Atau dapat dikatakan prosedur tetap yang ada pada beberapa
instansi pemerintah baik pusat maupun daerah belum seragam. Oleh karena itu
Kementerian PAN berusaha untuk membantu dengan memberikan suatu pendekatan
dalam teknis menyusun suatu pedoman prosedur tetap (protap) bagi keperluan
pemimpin/penyelenggara administrasi publik sesuai dengan desain organisasi yang
telah direncanakan masing-masing berikut kebutuhan pengembangannya.
Dari hasil group discussion focus (GDF) dan studi pustaka oleh tim peneliti juga
diperoleh beberapa tanggapan positif dan keterangan tentang tentang kondisi-
kondisi yang mendasari dan mempengaruhi proses penyusunan prosedur (tetap)
sejalan dengan aplikasi teknologi informasi di lingkungan instansi pemerintah dalam
konteks mengukur kinerja aparatur dalam pengelolaan administrasi publik sebagai
berikut:
20
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
1. Perlunya perbaikan protap yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik
mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasi yang ada.
Termasuk perlunya diwujudkan penyelenggaraan tugas kedinasan yang baik
dalam art! terciptanya tertib admlnlstrasi perkantoran, peningkatan pelayanan
publik dan akuntabilitas peiaksanaan kewenangan.
2. Perlunya perbaikan pengendalian dan pengecekan intern, yaitu untuk
memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi dan untuk menyediakan
catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan assets
negara.
J. Perlunya efisiensi biaya daiam penyelenggaraan administrasi.
Dari sun/ey yang dilakukan tim penelitian ini terhadap prosedur tetap yang sudah
dibuat maupun yang akan dibuat oleh beberapa instansi yang diteliti di wilayah
Jabodetabek sementara dapat diambil kesimpulan bahwa masih belum terdapat
pedoman yang dapat dijadikan kerangka acuan untuk penyusunannya. Hampir dari
65% prosedur tetap yang disusun menurut peraturan yang menjadi landasannya
terlihat complicated dan dalam proses penyusunannya masih terlihat parsial dan
masih terlalu teoritis. Beberapa alasan yang diperoleh berdasarkan interview yang
dihimpun dan disimpulkan terlihat pada Tabel 8.2 pada halaman berikut:
127
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemenntah Pusat dan Daerah
label 8.2 : Hasil Review Interview Dan Tinjauan Proses Penyusunan Protap di Jabodetabek
Keterangan Jakarta Bogor Depok Tangerang Bekasi
Wl a. Pedoman/Standard 73% 56% 57% 55% 58%
b. Tertulis/Tidak Tertulis 75%/25%' 73%/27% ■ 74%/26% 73%/27% 72%/28%
c. Lama Proses 125% 151% 148% 152% 147%
Penyusunan
d. Derajat Complicated 75% 78% 77% 79% 79%
e. Derajat Revisi 74% 69% 70% 73% 71%
f. Evaluasi dan / atau 55% 50% 48% 46% 47%Penyempurnaan |
Sumber: Data Primer Diolah (2004)
Berdasarkan label 8.2 di atas dapat disimpulkan bahwa proses adminlstrasi publlk
sebagian besar da lam penerapan standar dan prosedur bervariasi. Secara rinci untuk
masing-masing wilayah tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Khusus di DKI Jakarta hampir 73% sudah memlliki standar prosedur, baru 75%
yang tertulis, dan dalam proses penyusunan sebagian besar memakan waktu
yang lebih lam dari jangka waktu yang direncanakan (r25%), dan workflow
yang dibuat cenderung complicated (belum dibuat) dan lebih bersifat deskriptif
(75%), dan tingkat revisi sering atau hampir 74% dalam penerapan awal, dan
prosedur tersebut baru 55% dievaluasi/disempurnakan sesuai kebutuhan
(masih secara parsial).
2. Untuk wilayah Bogor 56% sudah memiliki standar prosedur, sekitar 73% yang
tertulis, dan dalam proses penyusunan sebagian besar memakan waktu yang
lebih dari jangka waktu yang direncanakan (151%), dan workflow yang dibuat
cenderung complicated (belum dibuat) dan lebih bersifat deskriptif (78%), dan
tingkat revisi 69% dalam penerapan awal, dan prosedur tersebut baru
mencapai 50% untuk dievaluasi/disempurnakan sesuai kebutuhan (masih
secara parsial).
I2S
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusal dan Daerah
3. Untuk wilayah Depok 57% sudah memiliki standar, tapi baru 74% yang tertulis,
dan dalam proses penyusunan sebagian besar memakan waktu yang lebih dari
^ jangka waktu yang direncanakan (148%), dan workflow yang dibuat 78%
cenderung complicated (belum dibuat) dan lebih bersifat deskriptif, dan tingkat
revisi 70% dalam penerapan awal, dan prosedur tersebut baru 48%
dievaluasi/disempurnakan sesuai kebutuhan (masih secara parsial).
4. Untuk wilayah Tangerang 55% sudah memiliki standar prosedur, baru 73%
yang tertulis, dan dalam proses penyusunan sebagian besar memakan waktu
yang lebih dari jangka waktu yang direncanakan (152%), dan workflow yang
dibuat 79% cenderung complicated (belum dibuat) dan lebih bersifat deskriptif,
dan tingkat revisi 73% dalam penerapan awal, dan prosedur tersebut baru
46% dievaluasi/disempurnakan sesuai kebutuhan (masih secara parsial).
5. Untuk wilayah Bekasi 58% sudah memiliki standar prosedur, baru 72% yang
f-. tertulis,- dan dalam proses penyusunan sebagian besar memakan waktu yang
lebih dari jangka waktu yang direncanakan (147%), dan workflow yang dibuat
79% cenderung complicated (belum dibuat) dan lebih bersifat deskriptif, dan
p., tingkat revisi 71% dalam penerapan awal, dan prosedur tersebut baru 47%
dievaluasi/disempurnakan sesuai kebutuhan (masih secara parsial).1*1
„ Keberhasilan pencapaian kinerja suatu instansi pemerintah akan sangat ditentukan
oleh mekanisme kerja yang ada dalam suatu instansi tersebut. Mekanisme kerja
biasa disebut Prosedur Tetap (Protap) yang merupakan pedoman baku untuk
^ melakukan suatu kegiatan. Prosedur Tetap akan dapat memberikan arahan sekaligus
panduan dalam melaksanakan setiap aktivitas kerja yang bersifat kedinasan.
Prosedur tetap (Protap) yang ada pada beberapa instansi pemerintah, baik Pusat;
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
tm
maupun Daerah masih sangat bervariasi, sehingga tingkat pencapaian kinega pada
instansi masing-masing belum seragam. Untuk mengatasi kondisi tersebut, maka
diperlukan suatu pedoman umum dalam penyusunan Prosedur Tetap (Protap), yang
dapat digunakan sebagai acuan umum bagi seluruh instansi pemerintah, baik Pusat
maupun Daerah dalam penyusunan Prosedur Tetap (Protap) di lingkungan
instansinya masing-masing.
Keberadaan Prosedur Tetap (Protap) tersebut akan dapat memberikan arahan bagi
setiap pegawai dari unit kerja yang ada pada suatu instansi pemerintah dalam
menjalankan aktivitas-aktivitas kedinasan, sehingga kegiatan-kegiatan tersebut dapat
berjalan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi dari masing-masing instansi. Bagi
pimpinan instansi yang bersangkutan, keberadaan Prosedur Tetap (Protap) tersebut
dapat dijadikan sebagai alat untuk pengendalian kegiatan serta menciptakan tertib
administrasi perkantoran.
Prosedur tetap yang ada pada beberapa instansi pemerintah, baik Pusat maupun
Daerah saat ini dirasakan masih belum mempunyai keseragaman dalam
penyusunannya. Hal ini disebabkan karena belum adanya pedoman baku mengenai
penyusunan Prosedur Tetap (Protap) yang bersifat nasional, yang bersi pedoman
umum mengenai penyusunan Prosedur Tetap (Protap) tersebut, sehingga sering
timbul kesulitan pada saat operasionalisasi di lapangan.
i()
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemenntah Pusat dan Daerah
Lampiran : Pedoman Penyusunan PROTAP
PEDOMAN PENYUSUNAN
PROSEDUR TETAP (PROTAP)
1.0 Maksud Prosedur Tetap
Dimaksud dengan protap adalah suatu prosedur operasi baik aktifitas
dari mulai sampai dengan penyelesaiannya yang merupakan suatu rutin
(yang dilakukan secara berulang) dan/atau suatu aliran kerja teknis
(workflow) berikut dokumen standard (formullr/form-form) yang
dipergunakan dengan tujuan untuk mencapai hasll kerja yang lebih baik
dan terkendali kualitasnya.
Pengembangan / penyusunan dan penggunaan prosedur tetap baik
untuk kegiatan yang bersifat teknis (contoh: pengukuran) dan/atau yang
bersifat administratif (contoh: tinjauan utang/perkerjaan mengikuti jalan
dokumen) merupakan suatu bagian integral dari keberhasilan
administrasi publik untuk mencapai kinerja yang diharapkan atau
mencapai suatu kualltas yang leblh tinggi, eflslen, dan efektlf.
Prosedur Tetap disusun untuk memudahkan aktlvltas yang akan diatur
dalam suatu pekerjaan atau suatu rencana proyek berkualltas.
Penggunaan dan pengembangan dari suatu prosedur tetap digunakan
untuk menjaga kualltas di dalam suatu organlsasi (baca administrasi
1 1 1
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
publik), walaupun personil dalam suatu organisasi tersebut berubah.
Oleh karena Itu, prosedur tetap dapat juga digunakan sebagai bagian
dari suatu program pelatihan personil. Ketika meninjau ulang data-data
historis, Jlka tidak ada acuan tersedia maka prosedur tetap merupakan
sesuatu yang berharga untuk merekonstruksi aktivitas (workflow; proyek
dsb) . Keuntungan tambahan dengan adanya prosedur tetap tentunya
akan merlngankan beban pekerjaan, dan tambahan lag! yaitu dapat
memperbaiki kemampuan perbandlngan data, kredibilitas data, serta
kehandalan data.
Oleh karena itu Panduan Penyusunan Protap ini dirancang untuk
membantu meninjau ulang (mengavaluasi kemball) protap-protap yang
sudah pernah disusun dan sekaligus memberikan pemahaman tentang
bagalmana admlnistrasi publik mempersiapkan suatu prosedur tetap.
Untuk memperjelas beberapa terminologi tak pelak diperlukan suatu
pedoman atau aturan sebagai suatu protokol guna menjelaskan struktur
aktivitas/tindakan dari suatu program atau kelompok aktivitas untum
menyusun suatu protap yang dapat dikatakan aplikatif.
2.0 Penerapan
Protap dapat juga diartikan sebagai spesifikasi dari gambaran aktivitas
organisasi (administrasi publik) yang dilaksanakan. Sebagai contoh,
misalnya Protap tersebut dibuat sebagai metode analisa standar, Protap
ini akan melakukan spesifikasi dari prosedur analisis atas permas^lahan
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
(asi
yang lebih besar menurut pilihan metode yang paling optimal disamping
sehingga dapat ditentukan standar-standar. Protap itu sendiri dapat
membantu pimpinan administrasi dengan menyediakan informasi yang
dapat dipercaya dan penerapannya dapat distruktur secara logis untuk
sebuah organisasi. Protap dapat juga dikatakan sebagai sketsa dari
prosedur yang lebih spesifik yang digunakan untuk menyelesaikan
sebuah metode jika berbeda dengan metoda standard.
Sebagai contoh dapatlah dikemukakan kasus sebagai berikut:
Bagian penting dari variabilitas hasil yang dicapai oleh analisis
laboratorium yang berbeda-beda, yang meneliti contoh yang sama dan
mengutip referensi umum yang sama adalah dikarenakan adanya
perbedaan di dalam cara tes analitis metoda dan prosedur yang
sebenarnya sudah dilakukan pada masing-masing laboratorium.
Perbedaan-perbedaan semacam inl seringkali disebabkan oleh kelalaian
atau adanya penyesuaian (toleransi) yang diizinkan oleh referensi yang
umum, tetapi hal tersebut dapat mempengaruhi hasil akhir.
3.0 Logistik/Kebutuhan Protap
Prosedur Tetap (Protap) harus disusun oleh tim atau seseorang yang
memiliki keahlian tertentu dan ditambah memiliki aktivitas, peralatan,
dan struktur organisasi internal yang dipersiapkan dalam rangka
penyusunannya. Prosedur Tetap sebaiknya dibuat dengan cukup detail
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
sehingga seseorang dengan keterbatasan pengalaman atau
pengetahuan melakukan ulang menurut prosedur tersebut dengan baik.f*i
Prosedur Tetap harus ditinjau (dievaluasi) secara berkala untuk menguji
validitasnya baik oleh satu orang ataupun lebih yang telah dibekali
beragam pelatihan dan pengalaman mengenai proses tersebut. Prosedur
Tetap harus disetujui paling tidak oleh pimpinan administrasi yang
berwenang untuk itu.
Prosedur Tetap dapat dimodifikasi (revisi) sesuai dengan kondisi
pengembangan yang dimungkinkan dan dipersyaratkan. Untuk itu perlu
„ diinformasikan pada bagian tertentu tentang jumlah dan tanggal revisi
tersebut.
Prosedur Tetap harus ditinjau secara berkala oleh divisi pengelolaan dan
perencanaan kualitas organisasi untuk memastikan bahwa kebijakan-
kebijakan dan/atau beragam prosedur yang ada masih sesuai dengan
kebutuhan saat ini. Ada beberapa Prosedur Tetap yang tampaknya tidak
perlu direvisi. Namun demikian, kutipan penanggalan harus ditambahkan
ke dokumen yang Prosedur Tetap -nya sudah ditinjau.
Edisi Revisi dari Prosedur Tetap harus selalu dijadikan referensi didalam
wilayah kerja oleh para pelaksana aktivitas tersebut. Seorang pelaksana
yang melaksanakan suatu aktivitas menurut Protap ini ^ perlu
134
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
memperhatikan dengan mencatat nomor dan jumlah revisi yang ada. Ini
merupakan tahapan yang penting untuk meninjau kembali efisiensi dan
efektifitas ketika kebutuhan meningkat sesuai dengan rekaman / arsip
suatu kegiatan ketika struktur suatu aktivitas dievaiuasi.
Setiap organisasi (administrasi) perlu memelihara data-data tersebut
dalam sebuah daftar Induk dan semua file Protap termasuk tanggal dari
versi sekarang, apabila sudah disetujui oleh bagian perencanaan kualitas
organisasi. Versi yang sudah tidak berlaku, perlu dirawat dengan suatu
cara untuk tindakan berjaga-jaga apabila data tersebut digunakan
kembali dan tersedia untuk meninjau ulang data yang telah lampau.
Pimpinan administrasi sebagai penjamin kualitas harus
bertanggungjawab terhadap pemeliharaan suatu file yang mendaftarkan
semua protap yang terkait dengan Protap yang sekarang digunakan.
Daftar tersebut akan dibutuhkan pada waktu dilakukan evaluasi melalui
beberapa daftar pertanyaan yang biasanya diajukan.
4.0 FORMAT UMUM
Prosedur Tetap harus di organisir sedemikian rupa untuk memastikan
kemudahan dan efisiensi dalam penggunaannya. Pembuatan prosedur
tetap yang pendek dan sederhana serta kutipan yang lain telah tersedia
di dalam prosedur operasi standar atau dokumen adalah praktek yang
sangat diusulkan, ;
1:0
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
4.1 Lembar Judul
^ Lembar pertama pada setiap PROTAP harus terdapat lembar judul
yang berisikan informasi sebagai berikut:
(=»
sebuah judul yang menentukan dengan jelas tentang aktifitas atau
prosedur, nama grup/agen yang dapat diterapkan, serta tanggal
dan tandatangan dari Individu yang menyiapkan PROTAP.
4.2 Daftar Isi
Daftar isi diperlukan hanya jika lembar PROTAP lebih dari 10
lembar.
^ 4.3 Dokumentasi Pengendali
Setiap lembar dari PROTAP perlu ada dokumentasi pengontrol,
sebagaimana gambaran berikut, biasanya berada pada sudut kanan
atas. Sebuah judul singkat yang dapat mengidentifikasi suatu
kegiatan yang mencakup PROTAP dan berlaku sebagai bahan
acuan. Jumlah revisi dan tanggal sangat berguna untuk
mengindentifikasi PROTAP yang sedang digunakan ketika akan
meninjau data historis. Pemakai juga dapat dengan cepat
mengetahui apakah PROTAP telah lengkap manakala banyaknya
halaman ditandai. Format dokumentasi pengendali yang
disarankan:
Judul Singkat ^
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
No revisi: 0
Tanggal: JuH 1995Halaman 1 dari 6
4.4 Teks
Teks Protap yang baik terdiri dari 3 bagian yaitu: tata cara
pelaksanaan (prosedur), QA/QC, dan acuan. Teks tuiisan Protap
harus jelas, mudah dimengerti, sesuai dengan konsep umum suatu
prosedur. Protap harus dituiis dalam format yang jelas (setahap
demi setahap), yang mendeskripsikan urutan kronologisnya.
Gunakan kalimat aktif! hindari kata "kamu/anda" (jika terpaksa ada,
dibuat tersirat)
Sebuah Protap dapat menjadi refrensi bagi Protap lain. Bila terdapat
kasus demiklan, maka harus ada kutipan atau dengan melampirkan
duplikat atau salinan.
5.0 Daftar Pemeriksaan
Daftar Pemeriksaan banyak digunakan pada setiap kegiatan, yang
bertujuan sebagai kontrol agar langkah-langkah yang ditempuh berjalan
sesuai dengan rencana. Daftar Pemeriksaan merupakan suatu dokumen
pelengkap. Daftar Pemeriksaan atau form yang menjadi bagian dari
suatu kegiatan/aktifitas harus benar-benar mengacu pada tahapan-
tahapan yang ada di dalam prosedur. Lengkap dan tidaknya suatu daftar
item (checklist) harus disertakan atau dilampirkan dalam Protap.
\M
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
Pada beberapa kasus, rincian Daftar Pemeriksaan telah disiapkan secara(*»
khusus untuk suatu keglatan pemeriksaan. Untuk hal yang demikian,
Protap harus menjelaskan, paling tidak secara umum, bagaimana suatu
^ Daftar Pemeriksaan disiapkan, dan atas dasar apa. Beberapa salinan
Daftar Pemeriksaan tertentu kemudian disimpan didalam file bersama
hasil kegiatan dan atau Protap. Yang perlu diingat bahwa Daftar
« Pemeriksaan {checklist) bukanlah sebuah Protap, melainkan hanya
merupakan bagian dari Protap.
6.0 Jenis-jenis Protap
^ Suatu Protap dapat dibuat untuk sebuah prosedur administratif misalnya
aktifitas di bagian personalia yang merupakan rutin atau aktivitas yangtm
dilakukan berulang. Contohnya: prosedur QA {Quality Assurance) untuk
pelaksanaan penilaian; penggunaan peralatan; kalibrasi dan
pemeliharaan alat-alat; dan pengumpulan beberapa sample.
7.0 Format yang dianjurkan untuk PROTAP administratif.
^ Dalam mengaudit, meninjau ulang, dan atau memeriksa pekerjaan
lainnya. Protap perlu memuat sejumlah langkah spesiflk yang bertujuan
membuat kontak awal dengan subjek kegiatan, mengatur kegiatan, dan
membuat laporannya. Sebuah PROTAP untuk kegiatan umum (seperti,
meninjau kembali sistem manajemen atau audit lab) harus dicakup oleh
pedoman PROTAP yang berkenaan dengan kegiatannya. Pecjoman
r=3i
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
PROTAP haruslah cocok dengan kerangka kerja yang ada, tetapi dapat
dimodifikasi, dipersempit; atau diperluas.
7.1 Bagian-Bagian Protap Administrasi
Berikut adalah topik-topik yang dapat dijadikan acuan tentang
pokok-pokok yang dapat dipertimbangkan sebagai bahan masukan
untuk sebuah Protap Administrative :
a. Judul
b. Maksud Tujuan
c. Berbagai Penerapan
d. Ri'ngkasan Prosedur
e. Definisi
f. Kualifikasi personil (kecakapan individu)
g. Prosedur
Audit atau pengujian Protap harus menetapkan otoritas penilaian,
apa yang akan diperiksa, apa yang akan ten'adi dengan hasil audit,
dan siapa yang bertanggungjawab terhadap pengujian tersebut.
7.2 Pengendalian Mutu (QC) dan Jaminan Kualitas (QA)
Menjelaskan setiap langkah pengendalian dan berbagai ketetapan
untuk meninjau penerimaan produk atau pengiriman produk. Ini
IT)
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)m Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
dapat meliputi rencana tes seperti pengesahan dan verifikasi
perangkat lunak.
7.3 Bagian referensi
Kutip semua referensi yang tercatat dl dalam Protap. Sailnan
kutipan yang tidak ada referensinya juga harus dilampirkan pada
Protap.
40
(»»
tan
(*«
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
Contoh:
FORMAT PROTAP ADMINISTRASI
Secara umum, format umum untuk menyusun Protap administrative yang diusulkan
sekurang-kurangnya harus mencakup:ini
1. Halaman Judul,
Halaman pertama atau cover halaman dari setiap protap berisi informasi
sebagai berikut: sebuah judul (a tittle) yang mengidentifikasi jelas kegiatan
atau prosedur, nomor indentifikasi (ID number), tanggal diterbitkan atau
direvisi, nama bagian/departemen/divisi, dan atau cabang yang menggunakan
Protap, tandatangan dan tanggal ditandatangani oleh personal yang
mempersiapkan dan menyusun Protap.
2. Daftar Isi,
Daftar Isi diperlukan sebagai referensi cepat untuk mengetahui lokasi informasi
dan mencatat perubahan atau revisi yang dibuat.
3. Prosedur-Prosedur,
Berikut ini adalah topik-topik yang dapat dijadikan poin-poin dalam Protap
Administrasi:
a. Tujuan,
b. Tingkat Penerapan (proses identifikasi saat prosed ur-prosedur
diterapkan).
c. Ringkasan (Summary),
d. Definisi-definisi (kata-kata, phrase, akronim yang memiliki arti tertentu
atau penerapan),
e. Kualifikasi Sumberdaya Manusia / Tanggung jawab (mengidentifikasi
beberapa kualifikasi khusus seperti tingkat pendidikan / pelatihan dan
atau pengalaman kerja, posisi mereka sesuai dengan job deskripsi serta
tanggung jawab masing-masing).
f. Prosedur,
41
«*»
fW|
1^
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemenntah Pusat dan Daerah
g. Kriteria, daflar pengecekan, atau standar-standar lain yang akan
diterapkan selama prosedur (misainya kutipan dokumen sebagai pemandu
untuk mereview Protap),
h. Catatan manajemen (khusunya formulir-formullr yang dipergunakan dan
iokasi file),
4. Aspek Pengendalian Mutu dan Penjaminan Kualitas
Bagian ini menjelaskan tahap-tahap pengendalian dan ketentuan-ketentuan
untuk mereview atau toleransi yang diperkenankan untuk menerima hasil atau
dapat tidaknya dilaksanakannya suatu kegiatan. Hal tersebut mencakup
rencana percobaab seperti verifikasi dan validasi rencana perangkat lunak.
5. Referensi/Rujukan.
Kutip semua referensi yang dijadikan rujukan untuk menyusun Protap.
m:
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
Contoh :
FORMAT PROTAP TEKNIS
Secara umum, format untuk menyusun Protap Teknis yang diusulkan ini sekurang-kurangnya harus mencakup 5 aspek yang antara lain;
1. Haiaman Judul,
Halaman pertama atau cover halaman dari setiap protap berisi informasi sebagai
berikut: sebuah judul (a tittle) yang mengidentifikasi jelas kegiatan atau
prosedur, nomor indentifikasi (ID number), tanggal diterbitkan atau direvisi,
nama bagian/departemen/divisi, dan atau cabang yang menggunakan Protap,
tandatangan dan tanggal ditandatangani oleh personal yang mempersiapkan dan
menyusun Protap.
2. Daftar Isi,
Daftar Isi diperlukan sebagai referensi cepat untuk mengetahui lokasi informasi
dan nfiencatat perubahan atau revisi yang dibuat.
3. Prosedur-Prosedur,
Berikut ini adalah topik-topik yang dapat dijadikan poin-poin dalam Protap
Teknis. Tidak seluruhnya akan dapat diterapkan untuk setiap prosedur atau
proses kerja secara detil. Namun sekurang-kurangnya mencakup:
a. Ruang Lingkup dan Tingkat Penerapan (menjelaskan tujuan dari proses-
proses atau prosedur dan beberapa ketentuan organisasi atau ketentuan-
ketentuan yang diperlukan),
b. Ringkasan Metode (gambaran ringkas dari prosedur),
c. Definisi ( mengidentifikasi beberapa akronim, singkatan, atau istilah-istilah
khusus yang digunakan),
d. Kesehatan & Keselamatan Kerja ( menginndikasi kepada operasi-operasi
yang dapat menyebabkan kecelakaan, kematian, dan menjelaskan apa
yang akan terjadi apabila prosedur-prosedur tidak diikuti secara benar,
„ daftar tahap-tapa kritis pelaksanaan prosedur).
I4.>
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
1*1
(*i
e. Tanda peringatan (menjelaskan kegiatan-kegiatan yang dapat
menyebabkan peralatan rusak, sampel degradasi, hasil-hasil cacat yang
mungkin, daftar tahap-tapa kritis pelaksanaan prosedur),
f. Tingkat Campur Tangan (menjelaskan beberapa komponen proses yang
mungkin mempengaruhi hasil),
g. Kualifikasi Personil (pengalaman minimal dalam penyusunan Protap, dan
Iain-Iain),
h. Peralatan dan Perlengkapan (daftar dan spesifikasi peralatan yang
dipergunakan termasuk material, bahan kimia, spesimen biologi, reagen
dan sebagainya).
i. Prosedur (mengidentifikasi semua tahap-tahap tersebut termasuk
material-material yang dipergunakan untuk melaksanakan prosedur-
prosedur tersebut misalnya:
1.1 Peralatan atau Meotode Kalibrasi dan standardisasi,
1.2 Pengumpulan sampel,
1.3 Penanganan sampel dan pemeliharaan,
1.4 Penyiapan dan analisis sampel
j. Catatan manajemen (khususnya formulir-formulir yang dipergunakan dan
lokasi file),
4. Aspek Pengendalian Mutu dan Penjaminan Kualitas
Bagian ini menjelaskan tahap-tahap pengendalian dan ketentuan-ketentuan
untuk mereview atau toleransi yang diperkenankan untuk menerima hasil atau
dapat tidaknya dilaksanakannya suatu kegiatan. Hal tersebut mencakup rencana
percobaan seperti verifikasi dan validasi rencana perangkat lunak atau koreksi
ejaan dari program dalam penyelesaian pembuatan dokumen.
5. Referensi/Rujukan.
Kutip semua referensi yang dijadikan rujukan untuk menyusun Protap.
44
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
Contoh Protap Judul SingkatNo. Revisi : 2
Tanggal : Juli 2004
Halaman 1 dari 5
PROSEDUR TETAP
PENENTUAN MASALAH WARNA
(=»
DRAFT CONTOH - DILARANG MENGUTIP
Disiapkan oleh :
Direview oleh :
Dlsetujul oleh :
Tenaga Ahli
Kepala Baglan
Kepala/Pimpinan
Tanggal
Tanggal
Tanggal
tm
BADAN PENGENDALIAN LINGKUNGAN
Jakarta, 2004
\A>
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemenntah Pusat dan Daerah
Tata Cara Pelaksanaan
Judul Singkat
No. Revisi : 2
Tanggal : Juli 2004
Halaman 2 dari 5
1•0 Ruanq Linqkup dan Penerapan
1.1 Metode Platinum - Cobalt (senyawa platina)sangatberguna sebagai pengukur kealamian warna air,misalnya, residu tumbuhan seperti warna daun, kulitkayu, akar, humus dan material tanah. Metode ini tidakcocok dipakai pada warna air yang telah terkontaminasilimbah industri.
1.2 Batas pendeteksian ialah 5 unit warna.
1.3 Cakupan rentang dari 5 sampai 70' unit. Nilailebih tinggi diukur dengan pelemahan sampel.
yang
1.4 Catatan; Metode Spektrofotometrik dan Tristumulusdipakai untuk mendeteksi masalah-masalah warna. Akan
tetapi, penggunaan metode ini memerlukan banyak tenagakecuali jika hanya menginginkan penentuan warna dankemurnlannya saja, ada nilai terbatas.
2.0 Rinqkasan Metoda
2.1 Pengukuran warna dilakukan oleh pembanding contohvisual dengan standar senyawa platina. Satu unit warnadihasilkan dari 1 mg/L platinum dalam bentuk ionplatina.
3.0 Perinqatan tentanq kesehatan dan keselamatan kerja.
3.1 Pakaian pelindung standar laboratorium dan pelindungmata dibutuhkan.
4.0 Perhatian
4.1 Bahan reaksi standar harus yang masih baru, pada saat
melakukan analisa.
4.2 Penentuan dibuat dalam 48 jam dimana koleksi dan
sampel telah disimpan pada suhu 4 derajat Celsius.
5.0 Penqaruh dari luar (Interfensi)
46
(**
rae,
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
5.1 Karena sangat sedikit jumlah kekeruhan yangbertentangan dengan penentuan. sampel yang terlihat:keruh dan harus diperjelas melalui sent:rifugasi. Ataudengan cara, penyaringan terhadap sampel. Jikakekeruhan dapat dihilangkan.hasiInya akan dilaporkansebagai "warna yang benar" jika tidak hasilnya akandilaporkan sebagai "warna nyata".
5.2 Nilai suatu warna air sangat bergantung sekali pada pHdan dapat bertambah seiring dengan kenaikan pH. Ketikamembuat laporan nilai tentang warna air, tentukanterlebih dulu pH air termasuk kedalam warna apa.
^ 5.3 Penyerapan amonia standar dapat menyebabkan penambahanwarna.
6.0 Kemampuan Individu
6.1 Para teknisi harus telah dilatih sesuai metode palingtidak 1 minggu sebelum melakukan sendiri prosedur ini.
*7.0 Bahan Baku dan Peralatan
7.1 Tabung Nessler: Sepasang, bentuk tinggi, kapasitas 50ml.
7.2 Rak untuk tempat tabung Nessler.
7.3 Macam-macam perangkat gelas laboratorium.
8.0 Kalibrasi Metode
8.1 Chloroplatinate Stock Standard, 500 unit: Tambahkan
fs, 100 ml konsentrasi HCl kedalam 500 ml bahan cair yangtelah dihilangkan ion-ionnya. Pecahkan 1.246gPotassium Chloroplatinate dan 1.Og. Kobaltus KloridMonohidrat kedalam campuran tadi, lalu dilemahkanmenjadi 1000 ml. Ini dapat di beli dari FisherScientific seperti Standar Kobalt Platinum danequivalen dengan 500 unit warna.
8.2 Siapkan rangkaian standar berikut, baru pada hari akandianalisa. (Lihat tabel)
9.0 Kumpulan Sampel, Pemeliharaan dan Penyimpanan
147
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintat^Pusat dan Daerah
m 9.1 Sampel - sampel yang mewakili sebaiknya diambil darikontainer bersih dengan hati-hati dan teliti.Kontainer kaca dan plastik juga dapat digunakan.
fSBI
10.OPemeliharaan
10.IKarena aktifitas biologis dapat merubah karakteristiksampel warna, penentuan harus dibuat dalam waktu 48jam. Sampel-sampel sebaiknya disimpan pada suhu 4Derajat Celsius.
11■OProsedur Contoh Analisa
^ 11.1 Warna Nyata: Amati warna sampel dengan cara mengisisepasang tabung Nessler 50 ml yang diberi tanda, danbandingkan dengan yang biasa. Perbandingan ini terjadi
^ penglihatan vertical dari atas ke bawah melewatitabung yang permukaannya putih sehingga membuat cahayadipantulkan kembali keatas melewati kolom cairan. Jikakekeruhan tidak dihilangkan oleh prosedur diberikannilai 7.2, laporan warna air sebagai "warna nyata"
11.2 Warna Asli: Hilangkan kekeruhan air dengan caramenyentrifugasi sampai supernatan bersih; mungkindibutuhkan lebih dari satu jam. Sampel juga dapatdisaring dengan sebuah kertas filter Whatman no.541.
^ Jika langkah-langkah tersebut dipakai untukmenghilangkan keruh, maka hasil yang dilaporkan adalahsebagai " warna yang benar"
11.3Mengukur dan mencatat pH setiap sampel (lihat SOP C-24
11.4Melemahkan setiap sampel dengan lebih dari 70 unitwarna dan Menganalisanya kembali.
12.OPenqhitunqan dan Analisa data
12.1 Menghitung unit warna cara persamaan berikut:
Unit warna = A X 50 keC:A = perklraan sampel warna yang dilemahkanV V = ml sampel yang diambil untuk pelemahan
12.2 Membuat laporan hasil dalam segala angka sepertiberikut:
Unit Warna Pecord ke yang paling dekat„ 1-50 1
51 - 100 5
101 - 250 10251 - 500 20
f3B|
i
48
rs)
i»\
(W|
Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemenntah Pusat dan Daerah
13.0 Manajemen Data dan Manajemen Arsipsemua arsip laboratorium harus disimpan didalam buku arsipyang dapat digunakan sebagai metode.
Bagian Pengendalian Kualitas (QC) dan Jaminan Kualitas
1.0 Pada saat: ini, tidak ada sampel QC warna2.0 Pilihlah satu sampel setiap set analisa dan buat rangkap
tiga. Prosentasi RSD sebaiknya tidak lebih besar dari 20%.3.0 Spikes tidak dapat diterapkan pada penentuan warna
rai Bahan Acuan (Referensi)
1. Metode Standar untuk Pengujian Air dan Air Kotor, Edisi ke18, Suplement
2. Metode untuk Analisa Kimia Air dan Air Kotor metode no.110.2
40
(*»
m
Daftar Pustaka
Amsyah, Zulkifli, Drs., MLS. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: Penerbit PTGramedia Pustaka Utama, 1997
Arnold, Glen. Matt Davies (editor). Value-Based Mangement, Context andApplication. John Wiley and Sons, 2000.
Barney, J. Firm Resources and Sustained Competitive Advantage. Journal ofManagement. 17 (1), 99-120. 1991. Banis, W. Becoming a Leader of
m Leaders. In R, Gibson (ed). Rethinking the Future: Rethinking Business^Principles, Competitions, Control & Complexity, Leadership, Markets and theWorld. London: Nicolas Brealey Publishing.
Bell, Daniel. Irving Kristol (Editor). Krisis TeoriEkonomi Jakarta: LP3ES, 1988.
fK, Burch, John dan Gary Grudnitski. Information Systems: Theory and Practice. FifthEdition. New York: John Wiley & Sons, 1989.
Gaspersz, Vincent. Manajemen Kuaiitas: Penerapan Konsep-Konsep Kuaiitas daiamManajemen Bisnis Total Cetakan Pertama. Jakarta: Yayasan IndonesiaEmas dan Penerbit PT Gramedia Pustaka Utama, 1997.
m
Hammer, M and Champy. Reengineering the Corporation. New York: HarperCollins. 1993
Kaplan, Robert S. David P. Norton. Translating Strategy Into Action: The.BalanceScorecard. Harvard Business School Press, 1996.
Merchant, Kenneth A. Modern Management Control System. Text & Cases.Prentice Hall, Inc., 1998.
Morgan, G. Images of Organizations. London: SAGE Publications, Inc., 1997.
Mulyadi. Sistem Akuntansi Cetakan Ketiga. Jakarta: Penerbit Salemba Empat (PTSalemba Emban Patria), 2001
Prahalad, C.K and G. Hamel. The Core Competence of the Corporation. HarvardBusiness Review: 70-91. 1990.
Prantice-Hall Editorial Staff. Handbook of Successful Operating Systems andProcedures, with Forms. Englewood Cliffs, N.J. : Prentice-Hall, Inc., 1964.
Senn, James A. Information Systems in Management. Fourth Edition. Belmont,California: Wadsworth Publising Co., 1990.
Spencer, L.M. Reengineering Human Resources. New York: John Wiley & Sonsw Inc,. 1995.
Stettler, Howard F. Systems Based Independent Audits. Second Edition.m Englewood Cliffs: Prentice-Hall, Inc., 1974.
Werther, Jr William., Keith Davis. Human Resources and Personnel Managementm Fifth Edition. McGraw-Hill, Inc. 1996.
Whitten, Jeffrey L, Lonnie D. Bentley, Victor M. Barlow. Systems Analysis &m, Design Methods. Second Edition. Homewood II: Richard D. Irwin, 1989
Top Related