PENYUS PST - PERPUS MENPAn

KENT I PE DAYAGUNAAN APAR TUR NEGARA

LA I

PENYUS TAP) HPADA

PST

(P

US T J A 0 U IKA I FAKUL TAS IL U SOSIAL DA I P IT K

UNIVE SITAS I 0 E IA

KEMENTERIAN

PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA

LAPORAN AKHIR

PEKERJAAN :

TATA LAKSANA

PENYUSUNAN PROSEDUR TETAP (PROTAP)PADA INSTANSI PEMERINTAH

PUSAT DAN DAERAH

PUSAT KAJIAN KOMUNIKASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS INDONESIA

I»v

KATA PENGANTAR

Laporan Final ini merupakan laporan yang dihasilkan oleh tim dari Pusat

Kajian KomunikasI Fakultas Ilmu Sosiai dan Ilmu Polltik Universitas Indonesia

untuk Pekerjaan "Kajian Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (PROTAP)

Pada Instansi Pemerlntah Pusat Dan Daerah"

Semoga laporan ini dapat memberikan gambaran kepada Kementerian

Pendayagunaan Aparatur Negara mengenai kemajuan pekerjaan yang telah

diselesaikan oleh Pusat Kajian Komunikasi Fakultas Ilmu Sosiai dan Ilmu Politik

Universitas Indonesia. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima

kasih.

Depok, 2004Hormat kami,

Pusat Kajian KomunikasIFakultas Ilmu Sosiai dan Ilmu Politik

Universitas Indonesia

DAFTAR ISI

|9Ct

f=^

(«»

Kata Pengantar ■

Daftarisi jj

BAB I PENDAHULUAN 1

1.1. Latar Belakang ^

1.2. Pokok Permasalahan g

1.3. Maksud dan Tujuan

1.4. Hasil yang diharapkan

BAB II PEMAHAMAN DAN TANGGAPAN TERHADAP KERANGKA

ACUAN KERJA 12

2.1 Pemahaman Terhadap Kerangka Acuan Kerja 12

2.2 Tanggapan Terhadap Kerangka Acuan Kerja 13

2.2.1 Tanggapan Terhadap Protap Pelaporan Pekerjaan 13

BAB III ORGANISASI PELAKSANA PEKERJAAN 15

3.1 Struktur Organisasi Pelaksana 15

3.2 Uraian Tugas Personil

BAB IV ANALISA TEKNIS PEKERJAAN 19

4.1 Volume Pekerjaan, Kebutuhan Waktu dan Personil 19

4.2 Susunan Personil 21

4.3 Jadwal Waktu Pelaksanaan 22

4.4 Peralatan yang Digunakan 24

BABV PENDEKATAN DAN METODOLOGI PELAKSANAAN

PEKERJAAN 255.1 Pendekatan Pelaksanaan Pekerjaan 25

5.2 Metodologi Pekerjaan 25

5.2.1 Analisis Protap 27

5.2.2 Desain Protap 29

^ 5.2.3 Implementasi Protap 305.2.4 Dokumentasi dan Pelatihan

^ 5.3 Lokasi Survai 32

^ BAB VI KAJIAN TATA LAKSANA PENYUSUNAN PROSEDUR TETAP

(PROTAP) 33

6.1 Pendahuluan 33

6.2 Studi Literatur 59

6.3 Pengertian dan Definisi Protap 77

6.3.1 Formulir

6.3.2 Laporan 3^^

BAB VII PROTAP SEBAGAI BAGIAN DARI SISTEM INFORMASI ... 85

7.1 Pendahuluan 35

7.1.1 Blok Masukan (Input Block) 35

7.1.2 Blok Model (Model Block) 35

7.1.3 Blok Keluaran (Output Block) 35

^ 7.1.4 Blok Teknologi (Technology Block) 37

7.1.5 Blok Basis Data (Database Block) 33

7.1.6 Blok Pengendalian (Control Block) 88

7.2 Hubungan Administrasi Publik dan Protap 89

7.3 Metode Pengembangan Protap 90

7.4 Analisis Protap 93

rasi 7.4.1 Analisis Pendahuluan (Preliminary Analysis) 94;

HI

f5«J

PBt

fW»

(»)

7.4.2 Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Protap 957.4.3 Pelaksanaan Analisis Protap gg7.4.4 Sumber Informasi dalam Analisis Protap 987.4.5 Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Protap 1027.4.6 Penyusunan Laporan Hasil Analisis protap 103

7.5 Desain Protap104

7.5.1 Desain Protap Secara Garis Besar IO57.5.2 Desain Protap Secara Rind J067.5.3 Penyusunan Laporan Final Desain Protap Secara Rind 106

7.6 ImplementasI Protap jp,7.6.1 Persiapan Implementasi Protap 1077.6.2 Pendldlkan dan Pelatihan Karyawan 1087.6.3 Konversi Protap ^09

7.7 Simbol-simbol Untuk Penyusunan Protap HI7.8 Teknik Penyusunan H?

BAB Vin BEBERAPA TEMUAN YANG DIPEROLEH DARI SURVAI

YANG TELAH DILAKSANAKAN 120

Lampiran (Pedoman Penyusunan PROTAP) 131Daftar Pustaka

Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah

oci

m

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Upaya peningkatan kinena aparatur baik tingkat pusat maupun daerah dalam

menyikapi perubahan sosial kemasyarakatan yang semakin dinamis tak dapat

dipungkiri memerlukan concern dan upaya yang sungguh-sungguh melalui

pendekatan-pendekatan yang relevan dan aplikatif. Untuk menjawab

beberapa perkembangan dan perubahan-perubahan yang oleh para ahli

dikatakan merupakan era globalisasi perdagangan internasional yang secara

perlahan sudah dimulai atau berlangsung sekarang ini seperti AFTA (ASE4/V

Fee Trade Association) - sudah dimulai pada tahun 2003, atau antara negara-

negara Asia Pasifik dengan APEC {Asian Pacific Economics Cooperation) pada

tahun 2020, maka diperlukan langkah bijak untuk antisipasinya. Berbagai

kesiapan-kesiapan teknis sejalan dengan antisipasi perkembangan tersebut

oleh banyak negara pemerintahan yang termasuk dalam kawasan tersebut

telah banyak dilakukan termasuk pemerintah Indonesia cq Kementerian

Pendayagunaan Aparatur Negara. Sementara itu juga kondisi dalam negeri

Indonesia sebagai tindak lanjut dari reformasi yang diharapkan dapat

mencapai keberhasilan-keberhasilan dari sasaran-sasaran yang telah

ditetapkan melalui proses politik masih menempatkan Indonesia pada periode

transisi.


(*1

Menghadapi masa transisi yang ditandai dengan instabilitas politik-ekonomi-

sosial-budaya- dan pertahanan dan keamanan, adminitrasi publik atau

organisasi pemerintahan dan segenap aparatur dituntut pula untuk memiliki

core competence yang mannpu mengahasilkan sustainable competitive

advantage. Salah satu faktor kunci menghasilkan sustainable competitive

advantage adalah tersedianya intelectual human capital (Benis, 1997)

kompetitif yang memiiki sifat kreatif, inovatif, fleksibel dan entrepreneurship

(Walker, 1993). Barney (1991) mengemukakan tiga bentuk core competence

yang menghasilkan sustainable competitive advantage, yakni sumberdaya

fisik {physical capital), sumberdaya manusia {human capital), dan

sumberdaya organisasi {organizational capital). Dari ketiga jenis sumberdaya

ini, sumberdaya yang sangat memiliki competitive advantage adalah

sumberdaya yang bersifat invisible assets {?rdi\\^\a6, 1990) yang berasal dari

sumberdaya manusia (misalnya, bentuk pelatihan, pengalaman, dan

hubungan antar anggota organisasi) dan keterampilan organisasional

(misalnya, struktur pelaporan formal, kontrol, dan hubungan informasi).

Keunggulan ini melekat secara organisasional dan dari segi sosial bersifat

kompleks dan unik sehingga sulit bagi kompetitor untuk meniru (Wortzel,

1997). Peter F. Drucker mengemukakan bahwa menghadapi lingkungan bisnis

dan teknologi yang mengalami perubahan demikian cepat, satu-satunya yang

eHandalkan memiliki competitive advantage adalah sumberdaya manusia

(Spencer, 1995)


<*)

Sayang sekali, hambatan yang dirasakan selama ini adalah bentuk dan

struktur organisasi tidak mendukung terciptanya human capita! memiliki

sustainable competitive advantage. Pola pikir tradiisional {aid mind set) yang

selama ini dianut adalah control, order, and predict (Benis, 1997) dan ini

tercermin pada bentuk dan struktur organisasi konvensional yang mengarah

pada bureaucratic atau hierarchical organizations. Bureaucratic organizations

bersifat kaku (Morgan, 1997) terhadap perubahan dan cenderung

memperlakukan sumberdaya manusia sebagai faktor produksi yang sama

dengan faktor lain layaknya seperti mesin. (Morgan (1997) mengemukakan,

organisasi administrasi publik cenderung mematikan kreativitas dan inovasi

serta entrepreneurship sumberdaya manusia karena segala aktivitas dan

tindakan selalu harus melalui prosedur, control, dan perintah atasan.

Oleh sebab itu, menghadapi di.namika perubahan yang serba tidak pasti,

diperlukan reformasi total terhadap struktur dan bentuk organisasi sehingga

fleksibel terhadap perubahan dan mampu mengakomodasi sifat intelectual

human capita! yang diinginkan. Reengineering organisasi dilakukan untuk

mengakomodasi tuntutan ini. Akan tetapi, tidak sedikit organisasi mengalami

kegagalan justru setelah melakukan reengineering. Penyebabnya adalah

Reengineering kurang mempertimbangkan aspek manajemen sumberdaya

manusia.


Hammer and Champy (1993) mengemukakan reengineering adalah suatu

pemikiran kembali hal-hal fundamental yang bersifat periodlk dan

pembentukan kembali proses kerja organlsasional secara radikal untuk

mencapai perbaikan ukuran kinerja secara dramatis, seperti, biaya, kualitas,

pelayanan, dan kecepatan.

Sejalan dengan perkembangan kehidupan kemanusiaan, perkembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi dalam berbagai bidang kehidupan mengalami

kemajuan yang demikian pesat. Tidak terkecuali kemajuan ilmu pengetahuan

dibidang ekonomi, organisasi pemerintahan, bisnis, dan bidang-bidang lainnya

yang terkait dengannya telah memunculkan konsep, strategi, protap dan

prosedur, dan teknik-teknik untuk diterapkan dalam organisasi bisnis

umumnya dan pemerintahan khususnya. Konsep, strategi dan teknik-teknik

tersebut kemudian diadaptasi dan disesuaikan dengan kebutuhan yang terjadi

guna diambil kemanfaatannya. Dalam praktiknya, penerapan konsep, strategi,

protap dan prosedur, dan teknik-teknik tertentu biasanya juga memerlukan

penerapan dari konsep, strategi, protap dan prosedur, dan teknik-teknik

lainnya, baik dikarenakan sifatnya yang inheren maupun hanya sebagai

penunjang dari konsep, strategi, protap dan prosedur, dan teknik-teknik

utamanya. Selain itu, penerapan salah satu konsep, strategi, protap dan

prosedur, dan teknik-teknik umumnya akan berpengaruh pada keseluruhan

protap organisasi yang ada.


Muara dari muncul dan berkembangnya berbagai konsep, strategi, protap dan

prosedur, seita teknik-teknik Ini sebenarnya berkaitan dengan pertanyaan

"bagaimana organisasi memenangkan persaingan atau lebih berhasil dari

organisasi lainnya?". Suatu pertanyaan sederhana, namun memerlukan

jawaban cermat dengan berbagai konsekuensinya. Dewasa ini istilah bisnis

global, sebagai konsekuensi terjadinya globalisasi dunia, telah sedemikian

umum diagendakan oleh berbagai kalangan untuk berbagai kepentingan.

Namun yang pasti, munculnya fenomena ini sebenarnya dipicu oleh begitu

cepatnya perkembangan dan perubahan Teknologi Informasi (TI). Pesatnya

perkembangan Teknologi Informasi (TI) ini telah menjadikannya sedemikian

bernilai, terutama dalam bisnis maupun administrasi publik. Nilai informasi ini

terutama berkaitan dengan arti strategisnya, yang antara lain dapat berupa

ketersediaan dan keandalannya dalam membantu memecahkan berbagai

persoalan manajemen. Dengan demikian, adalah keharusan bagi suatu

organisasi bisnis maupun pemerintahan untuk mampu menguasai dan

memanfaatkan secara optimal teknologi informasi.

Untuk menguasai teknologi informasi maupun menjawab perubahan-

perubahan yang terjadi (ipoleksosbudhankam) secara optimal, setidaknya

diperlukan suatu prasyarat umum yang meliputi kesiapan balk sumberdaya

ffranusia maupun sumberdaya material. Kesiapan sumberdaya bukanlah suatu

prasyarat yang mudah dipenuhi, karenanya perlu mencari alternatif-alternatif

tertentu yang paling menguntungkan. Pada tingkatan praktis, kesiapan


tersebut antara lain berupa standar operas! dan prosedur yang bersifat tetap

dan memungkinkan secara fleksibel sumberdaya manusia pendukung dapat

bekerja menurut ketentuan-ketentuan tersebut.

Dalam perspektif internal organisasi pemerintahan (baik pemerintah pusat

maupun pemerintah daerah) sebagai implikasi dari beberapa perkembangan

sosial, ekonomi, politik, pertahanan dan keamanan disamping implikasi lain

yang lebih bersifat operatif organisatoris sesuai dengan produk hukum yang

menjadi pijakan dasarnya maka upaya peningkatan kinerja aparatur

merupakan proses kontinyu melalui dukungan dan partisipasi semua pihak

yang juga sungguh-sungguh pula. Bagaimanapun baik dan complicated

protap yang dibuat - seperti yang telah banyak kita saksikan - termasuk

penerapan protap dan prosedur yang dibuat dengan pengendalian internal

(internal control) yang memadai akan tetapi tanpa dibarengi dengan

diterapkannya pula praktek-pratek yang sehat dari aparatur pelaksananya,

maka dapatlah dikatakan kurang berhasil.

Dampak dari otomatisasi data yang paralel dengan perkembangan Teknologi

Informasi (TI atau IT - Information Technology) dan implikasi teknisnya

dalam organisasi dan administrasi pemerintahan dengan ciri-ciri sifat-sifatnya

(-tfs nature) seperti desain protap, Standard Operations and Procedures,

aplikasi database, paperless, eflsiensi teknis dan personil, dan lain sebagai-

nya adalah bidang yang juga memerlukan pemikiran dan appresiasi serius


dalam antisipasinya. Tidak dapat kita ragukan bahwa komputer sebagai

bagian dari produk dan perkembangan TI, apllkasinya telah merambah luas

dalam admlnistrasi pemerlntahan. Karena itu komputerisasi sebagai elemen

panting dalam admlnistrasi pemerlntahan paralel dengan kebutuhan

otomatisasi data, desain protap, desain database, dan pengendaliannya juga

panting untuk memetakan berbagai kebutuhan dan kepentingan admlnistrasi

secara memadai pula disamping peningkatan dan pengembangan kapasitas

brain and skiffs dari sumberdaya manusia (personil) yang akan menjadi

pelaksananya.

Implikasi awal dari diterapkannya secara gradual dari perkembangan

Teknologi Informasi (TI) pada organisasi pemerlntahan - balk pusat maupun

daerah - yang sampai saat ini adalah baru pada tahap komputerisasi format-

format melalui program aplikasi dan upaya penyediaan hardware, yang

relevan dengan pertimbangan kemampuan budget yang ada. Pada satu segi,

adalah suatu kenyataan tidak dapat ditampik bahwa betapa deras laju

perkembangan Teknologi Informasi dan/atau lebih khusus lagi teknologi

komputer yang sudah sedemikian complicated namun apllkasinya pada

beberapa organisasi pemerlntahan maslh belum terlntegrasi dan menyentuh

sampai dengan aspek-aspek terkecll sesual dengan kebutuhan organisasi dan

kondlsl yang tegadl. Walaupun demlklan tidak dapat dielakkan antara apa

yang diungkap para ahll suatu konfrontasi antara pillhan pendekatan human

centered machine centered6d\dim penerapan dan pemanfaatan teknologi


m

m Informasi. Namun apa yang sesungguhnya telah dilaksanakan administrasi

publik saat ini - pemerintahan pusat dan daerah - guna mengimbangi

beberapa keperluan dalam otomatisasi data melalui penerapan Teknologi

Informasi yang sepadan oleh beberapa plhak tidaklah dapat dikatakan

sesungguhnya pula telah memuaskan. Pada tinjauan yang leblh tajam dan

kaitannya dalam konteks makro, tanpa disadari telah banyak peluang dan

juga permasalahan-permasalahan berkaitan dengan partisipasi masyarakat

dalam pemanfaatan dan pengelolaan teknologi Informasi menglngat betapa

strategis aspek Inl dalam aspek pembangunan dan pertahanan keamanan

(hankam).

Sejalan dengan reformasi polltik yang pada tahap selanjutnya telah

mendorong semakin demokratlsnya pemerintahan dl Indonesia maka perlu

dllmbangi dengan tuntutan semakin efislennya administrasi publik. Apa yang

telah dilaksanakan pada masa lalu seperti dengungan penerapan

kebljaksanaan deregulasi dan juga apa yang sekarang banyak disebut-sebut

sebagal dean G<9i/e/77^/7ce dapat dikatakan bahwa di Indonesia sedang terjadl

proses dialektis dimana organlsasi pemerintahan - balk pusat maupun daerah

- telah ditantang oleh allran baru yang bersemboyan Less Government Policy

and Clean Governance adalah The Best Policy.

Demlklan beberapa keterangan yang dapat kita sebut sebagal tantangan

{challenge) darl betapa pentlngnya aparatur pemerintah untuk memahami


perkembangan yang terjadi dan betapa kritis kita dalam mengantisipasi

perubahan-perubahan tersebut melalui peranan organisasi pemerintahan

yang diharapkan dapat lebih credible dan accountable.

Karena itu untuk menjawab tantangan-tantangan di atas maka dalam

organisasi pemerintahan dan peranan aparatur negara dalam konteks

administrasi publik yang lebih operatif dan praksis perlu disusun suatu

panduan atau pedoman yang memadai guna mengakomodasi setiap

perubahan yang terjadi. Setidak-tidaknya aparatur dapat menyesuaikan diri

dengan perkembangan yang terjadi dan untuk menjadi lebih efisien dan/atau

lebih efektif.

Demikian latar belakang yang dapat dikemukakan sebagai pengantar yang

melatari mengapa perlunya .disusun sebuah Buku Pedoman Penyusunan

Prosedur Tetap (Protap). Pedoman ini tidaklah bersifat mutlak namun

diharapkan dapat menjadi semacam pemicu untuk mengajak ketika memulai

penyusunan protap sesuai dengan kebutuhan organisasi.

1.2. Pokok Permasalahan

Keberhasilan pencapaian kinerja instansi pemerintah (baca: administrasi

publik) akan sangat ditentukan oleh bagaimana mekanisme ken'a yang ada

dalam suatu instansi tersebut. Mekanisme kerja yang dalam administrasi

publik yang biasa didefinisikan dengan Prosedur Tetap (Protap) berisi arahan-

Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemenntah Pusat dan Daerah

»» arahan sekaligus panduan dalam melaksanakan setiap aktivitas kerja

(workflow) yang bersifat kedinasan. Prosedur tetap (Protap) yang ada pada

beberapa instansi pemerintah, baik Pusat maupun Daerah masih sangat

« bervariasi, sehingga tingkat pencapaian kinerja pada instansi masing-masing

belum seragam. Untuk mengatasi kondisi tersebut, maka diperlukan suatu

pedoman umum dalam penyusunan suatu Prosedur Tetap (Protap), yang

« dapat digunakan sebagai acuan umum bagi seluruh instansi pemerintah, baik

Pusat maupun Daerah dalam penyusunan Prooedur Tetap (Protap) di(m

lingkungan instansinya masing-masing.

1.3. Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan dari kajian ini adalah :

1) Diperolehnya gambaran situasi dan masalah yang berkaitan dengan

penyusunan Prosedur Tetap (Protap) pada masmg-masing instansi

pemerintah, upaya-upaya yang telah dilakukan oleh masing-masing

instansi dalam upaya memperbaiki Prosedur Tetap (Protap) tersebut,

dan gagasan-gagasan yang muncul dalam peningkatan penyusunan

Protap tersebut;

2) Teridentiflkasinya pemiklran-pemikiran dari berbagai pihak tentang

upaya membangun Prosedur Tetap (Protap) yang efektif dan efisien di

^ masing-masing instansi pemerintah;

3) Usulan-usulan konkrit bagi Kementerian Pendayagunaan Aparatur

Negara dalam upaya meningkatkan kualitas penyelenggaaran

10

pa»l

fSi«


administrasi perkantoran melalui penataan Prosedur Tetap (Protap)

pada masing-masing instansi pemerintah.

1.4. HasiT Yang Diharapkan

Hasil yang diharapkan dengan adanya "Kajian Tatalaksana Penyusunan Prosedur

Tetap (Protap) Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah" ini diharapkan dapat

dirumuskan Naskah Kajian tentang Tata Cara Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)

Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah.

11


BAB II

PEMAHAMAN DAN TANGGAPAN

TERHADAP KERANGKA ACUAN KERJA

2.1. Pemahaman Terhadap Kerangka Acuan Kerja

Setelah mempelajari Kerangka Acuan Kerja "Tata Laksana Penyusunan

Prosedur Tetap (Protap) Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah" dan

memperhatikan Penjelasan Teknis mengenai pekenaan tersebut diatas secara

cermat, maka pada prinsipnya konsultan dapat memahami sepenuhnya

materi yang terkandung dalam Kerangka Acuan Kerja yang diberikan.

Maksud dan tujuan serta ruang Lingkup pekegaan yang berisi tahapan

pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh Konsultan sudah cukup jelas

tergambar dalam TOR. Hasil yang diharapkan yang merupakan kewajiban dari

Konsultan sebagaimana yang dijabarkan dalam TOR juga cukup jelas.

Berdasarkan itu semua maka Konsultan telah mempersiapkan suatu metoda

pendekatan pelaksanaan pekerjaan yang akan digunakan sebagai dasar dan

pedoman dalam melaksanakan seluruh kegiatan. Dengan adanya metoda

pendekatan ini, maka Konsultan akan dapat mencapai tujuan dan hasil yang

diharapkan dengan tepat sasaran dan tepat waktu melalui proses yang benar,

sehingga akan memberikan pengaruh yang positip dalam dalam hal efisiensi

waktu, biaya, dan penggunaan tenaga ahll yang terlibat.

12


2.2. Tanggapan Terhadap Kerangka Acuan Kerja

Pada dasarnya Kerangka Acuan Kerja yang diberikan kepada Konsultan cukup

jelas sehingga mudah dimengerti. Namun demikian Konsultan merasa perlu

untuk menyampaikan tanggapan terhadap Kerangka Acuan Kerja guna

memberikan masukan. Tanggapan tersebut antara lain :

2.2.1. Tanggapan Terhadap Protap Pelaporan Peketjaan

Protap pelaporan pekerjaan tidak dijelaskan secara eksplisit dan terinci di

dalam TOR pekerjaan. Konsultan mengusulkan agar semua kegiatan

pelaksanaan pekerjaan dan basil yang dicapai dituangkan dalam suatu

laporan pelaksanaan pekerjaan yang berisi informasi berikut ini :

0 Laporan Pendahuluan

Laporan ini pada intinya berisi persiapan Rencana Kerja, Jadwal Kerja,

Metodologi Pengumpulan data/identifikasi masalah, metodologi

pengembangan protap serta mobilisasi personil serta produk yang akan

dihasilkan selama kegiatan berlangsung. Laporan ini tentunya sebelum

diserahkan harus didiskusikan dengan Pengawas Lapangan serta

Penanggung Jawab

13

m

tm


0 Laporan Draft Akhir

Laporan ini merupakan draft laporan akhir yang berisi antara lain: data

dan hasil analisis data di lapangan tentang Tata Laksana Prosedur Tetap.

Laporan ini tentunya juga harus didiskusikan dengan Pengawas Lapangan

serta Penanggung Jawab Pekerjaan.

0 Laporan Akhir

Laporan ini merupakan penyempurnaan dari Draft Laporan Akhir yang

telah diperiksa Pengawas Lapangan dan Penanggung Jawab Pekerjaan

untuk diserahkan kepada Pemimpin Proyek.

14


(*i

1*1

BAB III

ORGANISASI PELAKSANA PEKERJAAN

3.1. Struktur Organisasi Pelaksana

Struktur organisasi amat penting dalam rangka untuk menyeiesaikan suatu

pekerjaan. Struktur organisasi ini menggambarkan hubungan dan mekanisme

kerja baik antara Pihak Pemberi Peken'aan dengan Konsultan maupun antar

Anggota Tim Pelaksana. Hal ini dimaksudkan untuk mewujudkan efektifitas

dan efisiensi kerja yang selalu merupakan prasyarat yang harus dipenuhi

dalam melaksanakan berbagai macam pekerjaan, sehingga pemborosan

materi, tenaga, dan waktu dapat dihindarkan.

Adapun struktur organisasi pelaksanaan pekerjaan ini secara keseluruhan

disajikan pada gambar berikut ini.

KONSULTAN

f T 1.1 A T I ̂

i 'K H ( 1 A R ^

*

'I —n ■ ■ .

c t>-u- rt f n -n-f- -

f.

■h -

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan

15


3.2. Uraian Tugas Personil

Uraian tugas dan fungsi masing-masing tenaga ahli diatas adalah sebagai

berikut.

Ketua Tim Ahli

1. Mengkoordinasikan seluruh tim ken'a dalam pelaksanaan pekerjaan serta

bertanggung jawab atas keberhasilan pekerjaan tersebut, termasuk

diantaranya :

a. Penyusunan konsep kerja

b. Menyelenggarakan pertemuan rutin

c. Menterjemahkan keinginan pemberi tugas menjadi hasil yang dapat

d i perta ngg u ng-ja wa bka n

d. Mengkoordir presentasi pekerjaan di MENPAN

e. Mengkoordinir seluruh tim teknis yang terllbat di dalam pekerjaan;

f. dan Iain-Iain yang berkaitan dengan hal diatas.

2. Bertanggung jawab secara teknis atas hasil-hasil pekerjaan sesuai dengan

Kerangka Acuan dan sesuai dengan hasil rumusan bersama antar Tim

Konsultan dan Tim MENPAN serta sesuai dengan jadual pelaksanaan yang

telah disepakati bersama.

Ahli Kebiiakan Publik

1. Melakukan surval ke beberapa departemen untuk mendapatkan kebutuhan

data dan informasi yang diperlukan.

16


("ft

("ft

(W»

2. Mendefinisikan jenis kebutuhan data yang seharusnya ada dalam protap

database yang akan dibangun, dilihat dari disiplin ilmu yang sesuai.

3. Mendefinisikan jenis kebutuhan laporan/report/informasi yang seharusnya

dapat dihasilkan dan memang diperlukan.

Ahli Manai'emen dan Orqanisasi

1. Meiakukan sun/ai ke beberapa departemen untuk mendapatkan kebutuhan

data dan informasi yang diperlukan.

2. Merencanakan dan menyusun kerangka protap dan database yang

diperlukan.

3. Meiakukan identifikasi kebutuhan user berdasarkan kondisi yang ada dan

kondisi yang diharapkan.

4. Meiakukan analisa terhadap prosedur dan kegiatan-kegiatan yang

berlangsung di setiap departemen.

5. Meiakukan analisa terhadap jenis data yang akan diolah dan laporan-

laporan yang akan dihasilkan.

Ahli Manai'emen Pelavanan

1. Meiakukan survai ke beberapa departemen untuk mendapatkan kebutuhan

^ data dan informasi yang diperlukan.

2. Bertugas menganalisa kebutuhan protap dan prosedur.

3. Menganalisa kebutuhan fungsi-fungsi yang diperlukan.

17


4. Merancang bentuk layout pemasukan data (form input)

5. Merancang bentuk layout laporan-laporan yang akan dihasilkan (report)

Sekretaris

1. Melakukan filing semua data dan informasi yang telah dikumpulkan.

2. Mengerjakan tugas admlnistrasi pekerjaan dan kesekretariatan.

3. Membuat laporan dan dokumentasi yang berkaitan dengan pekerjaan ini.

Administrasi dan Keuanaan

1. Bertanggung jawab terhadap lalu lintas keuangan pekerjaan.

2. Mengarsipkan semua data dan informasi dari semua transaksi yang

dilakukan dalam pelaksanaan pekerjaan.

3. Mengerjakan tugas administrasi pekerjaan dan kesekretariatan.

4. Membuat laporan dan dokumentasi terhadap semua proses yang telah

dilakukan.

Operator Komputer

1. Membantu membuat laporan dan user manual dibuat

2. Menginventarisir, mengelompokkan serta menverifikasi data hasil survai

3. Melakukan entry data/dokumen pekerjaan.

18

r*»


BAB IV

ANALISA TEKNIS PEKERJAAN

4.1. Volume Pekerjaan, Kebutuhan Waktu dan Personil

Analisa terhadap volume pekerjaan, waktu pelaksanaan, dan jumlah personil

yang dibutuhkan sangat diperlukan bag! manajemen pelaksanaan pekerjaan.

Hal in! penting mengingat bahwa proyek adalah pekerjaan yang dibatasi oleh

waktu dan biaya. Oleh karena itu perhitungan terhadap waktu dan jumlah

personil yang dibutuhkan untuk setiap unit kegiatan akan sangat membantu

dalam penentuan jadual penugasan personil dan prediksi biaya yang

dibutuhkan. Pada saatnya hal ini akan sangat membantu dalam efisiensi

penyelesaian pekerjaan dan biaya.

Secara rind, analisis terhadap volume pekerjaan, waktu pelaksanaan, dan

jumlah personil yang dibutuhkan pada pekerjaan "Tata Laksana Penyusunan

Prosedur Tetap (Protap) Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah"

disajikan pada tabel berikut Ini.

19


Analisis Volume Peken'aan, Kebutuhan Waktu, dan PersonifPekenaan : Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap) Pada

Instansi Pemerintah Pusat Dan Daerah

NO 3ENIS KEGIATAN SATUAN VOLUME

j 3UMLAHj TIM1

1. Persiapan kegiatan Ls Ls 1 3j

2. Pembentukan Tim Ls Ls i 3

3. Studi Literatur Ls Ls ! 3i1

4. Pembentukan Basis Data-

-

11

Analisis Kebutuhan protap ! Ls Ls 1 ̂'3!

Membuat Prototype Protap Ls Ls

L 1j i

Persetujuan User Ls Ls

Desain Protap Ls Ls 1 3 !

Pembuatan Protap Ls Ls

1 1

! 3 t11

Pemasangan protap Ls Ls "1 '3 !

5. Pembuatan Petunjuk Pengoperasian Protap Ls Ls ^ 1!

6. Pengumpulan dan pemasukan data-

--

Survai pengumpulan data Ls Ls 2

Inventarisasi data hasil survai Ls Ls 2

Pemasukan data Ls Ls 1

7. Pelatihan kepada calon pemakai protap Ls Ls 4

9. Pembuatan Laporan & Presentasi:-

- -•

Laporan Pendahuluan Eks 10 5

(*»

Laporan Draft Akhir Eks 10 5

Laporan Akhir (final) Eks 20 5

(*»

20


4.2. Susunan Personil

Keberhasilan suatu pekedaan tidak lepas dari tenaga/personil yang

melaksanakan pekerjaan. Oleh karena itu konsultan telah memilih beberapa

tenaga yang dianggap mampu dan profesional dalam bidangnya, sehingga

hasil pekerjaan ini dapat memenuhi kriteria standar yang ditetapkan oleh

pemberi pekerjaan. Susunan personil yang diperlukan mengacu kepada ruang

lingkup pekerjaan sesuai bidang keahlian dalam setiap lingkup keglatan.

Secara protapatis susunan personil/tenaga ahli dan jumlahnya untuk

menangani pekerjaan ini adalah sebagaimana disajikan dalam tabel berikut

No Jabatan 1 Nama1. Ketua Tim/Ahli Administrasi Negara Darlis Rabai, SE., MA.

2. Ahli Kebijakan Publik Saleh Sjafradji, Ph.D

3. Ahli Manajemen dan Organisasi Kornel Prawiradilaga, SE

4. Ahli Manajemen Pelayanan Drs. Drajat Tri Kartono, M. Si.

5. Ass. Ahli Administrasi Negara Dra. Chriestina Rita Magdalena

6. Ass. Ahli Manajemen dan Organisasi Budi Hartono Rahardjo, SE1*1

7. Sekretaris Agus Hariyanto, Amd.

PR8. Administrasi dan Keuangan Lutfi Muchtar, SE

Operator Komputer Johnly C.C.R. Rugian, SKom.

21


4.3. Jadwal Waktu Pelaksanaan

Waktu pelaksanaan pekedaan diusulkan 4 (empat) bulan kalender.

Rincian tahap kegiatan dan jadual pelaksanaan pekerjaan yang diusulkan

dapat dilihat pada tabel berikut.

pm

!

Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Pr

otap

)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah

JADWAL WAKTU PELAKSANAAN PEKERJAAN

NO

1BULAN KE :

JENIS KEGIATAN

11

III

IV

|l

23

41

23

41

2 3 4

12

34

1Persiapan kegiatan

■1

2Pembentukan Tim

■!

13

Stud! Literatur

■■

■■

4Melakukan Penelitian dan Observasi

5Inventarlsasi Hasll Survai

■■

6Analisa Hasll Survai

7Pembuatan Laporan & Presentasi

- Laporan 1

& Presentasi

■

- Laporan Draft Final & Presentasi

1

- Laporan Final & Presentasi

!.


4.4. Peralatan yang Digunakan

Secara rind jenis dan jumlah peralatan yang akan digunakan dalam

menangani pekerjaan ini sebagaimana disajikan pada tabel berikut ini.

No NamaAlat•lumtah;Alat

Mark dan

1 KepemHIkanKeterangan

1. Notebook 1 DELL : Pentium II Milik sendiri Kondisi Baik

333 MHz. RAM 128MB, HD6GB

2. Komputer 3 Pentium III 800 Milik sendiri Kondisi BaikPC MHz. RAM 128 MB.

HD 20 GB

3. Komputer 2 ACER : Pentium IV Milik sendiri Kondisi BaikPC 1.7 GHz. RAM 256

MB. HD40 GB4. Laser 1 HEWLETT Milik sendiri Kondisi Baik

Printer PACKARD:

Laserjet 4L5. In Focus 1 NEC Milik sendiri Kondisi Baik6. Foto Copy 1 HEWLETT Milik sendiri Kondisi Baik

PACKARD;30307. Colour 1 HEWLETT Milik sendiri Kondisi Baik

Deskjet PACKARD:

Deskjet 948c8. Scanner 1 Cannon : Milik sendiri Kondisi Baik

CanoScan Lide 209. Scanner 1 HEWLETT Milik sendiri Kondisi Baik

PACKARD: 3015

24

f*1

(W|

(wi


BAB V

PENDEKATAN DAN METODOLOGI

PELAKSANAAN PEKERJAAN

5.1. Pendekatan Pelaksanaan Pekerjaan

Pendekatan analisis yang akan diterapkan dalam pekeriaan "Tata Laksana

Penyusunan Prosedur Tetap (Protap) Pada Instansi Pemerintah Pusat Dan

Daerah" in! adalah pendekatan moduler (modular approach). Dengan

pendekatan ini, protap didesain dan dikembangkan secara bertahap modul-

(*i per-modul berdasarkan hierarki dan prioritas.

5.2. Metodologi Pekerjaan

Metodologi penyusunan / pengembangan Protap adalah langkah-langkah

yang dilalui analis protap dalam menyusun/mengembangkan protap.

Penyusunan / pengembangan protap dilaksanakan melalul tiga tahap utama

berikut ini:

1. Analisis Protap

2. Desain Protap

3. Implementasi Protap

Dalam setiap tahap pengembangan protap tersebut, analis protap

menghasilkan dokumen tertulis yang menyajikan rencana pekerjaan yang

akan dilaksanakan dalam pengembangan protap atau hasil pekerjaan

25

I

(*•

fW)


pelaksanaan tahap pengembangan protap protap. Dokumen tertulis tersebut

diserahkan kepada pemakai informasi sebagai media bag! analls protap untuk

mengkomunikasikan pekerjaannya kepada pemakai informasi. Tahap

pengembangan protap dan nama dokumen tertulis yang dihasilkan oleh analis

protap dalam setiap tahap pengembangan protap disajikan dalam gambar

berikut:

26


Tahap-tahap Pengembangan Sistem Protap danDokumen Tertulis Yang Dihasilkan Dalam Setiap Tahap

Analisis Sistem

Desain

Sistem

mmmE

Laporan Hasil AnalisisSistem

Usulan Peiaksanaan

Analisis Sistem

Laporan Final Desain Sistoni

Secara Rinci

Laporan Final Oesam Sisiem

Secara Cans Besa'

Usulan Desain Sistem

Secara Garis Besar

Implementasij Sistem [

: \

I. I0

Laporan Final

Implementasi Sistem

5.2.1. Analisis Protap

Dalam tahap ini, analis protap membantu dalam mengidentifikasi informasi

yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya. Analis

protap mewancarai pemakai informasi, seperti mengajukan pertanyaan

27


"Informasi apa yang Saudara terima sekarang?" "Jenis informasi apa yang

Saudara perlukan untuk melaksanakan pekegaan Saudara?". Masalah yang

seringkali dihadapi oleh analis protap pada tahap ini adalah membedakan apa

yang diminta, dengan apa yang diinginkan, dan dengan apa yang diperlukan

oleh pemakal informasi. Seringkali pemakai informasi tidak mampu

mengemukakan informasi apa yang diperlukan untuk melaksanakan

pekerjaannya, sehingga ia mengajukan permintaan jenis informasi kepada

analis protap, yang tidak sesuai dengan yang diinginkan, bahkan seringkali

tidak sama dengan yang sbenarnya diperlukan. Analis protap harus

memperoleh informasi yang sebenarnya diperlukan oleh pemakai informasi

dalam tahap analisis protap ini, karena jenis informasi yang diperlukan oleh

pemakai informasi inilah yang menjadi dasar untuk melangkah ke tahap

desain dan implementasi protap. Tahap-tahap desain dan implementasi dalam

pengembangan protap prosedur tetap sangat ditentukan oleh keberhasilan

analis protap dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai informasi.

Kegagalan analis protap dalam mengidentifikasi jenis informasi yang

diperlukan oleh pemakai Informasi akan mengakibatkan desain protap yang

tidak bermanfaat bagi pemakai informasi. Oleh karena itu, tahap analisis

protap merupakan tahap yang paling menentukan dalam keseluruhan tahap

pengembangan prosedur tetap.

Analisis protap dapat dibagi menjadi empat tahap:

1. Analisis pendahuluan.

2S


fw»

(W»

2. Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Protap

3. Pelaksanaan Analisis Protap

4. Penyusunan Laporan Hasil Analisis Protap.

Dalam analisis pendahuluan, analis protap mengumpulkan berbagai informasi

umum untuk menyusun dokumen tertulis yang disebut Usulan Pelaksanaan

Analisis Protap. Tahap pelaksanaan analisis protap dilakukan oleh analis

protap setelah tahap analisis pendahuluan dilakukan dan didasarkan pada

Usulan Pelaksanaan Analisis Protap. Hasil Analisis protap dituangkan dalam

dokumen tertulis yang disebut Laporan Hasil Analisis Protap.

5.2.2. Desain Protap

Desain protap adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke

dalam alternatif rancangan protap yang diajukan kepada pemakai informasi

untuk dipertimbangkan. Tahap desain protap ini dibagi menjadi lima tahap:

1. Desain protap secara garis besar.

2. Penyusunan Usulan Desain Protap Secara Garis Besar.

3. Evaluasi Protap.

4. Penyusunan Laporan Final Desain Protap Secara Garis Besar.

5. Desain Protap Secara rind.

6. "Penyusunan Laporan Desain Protap Secara Garis Rind.

29I

r»)

F*l

twi

fw»


Pengembangan protap dapat disamakan dengan pembangunan gedung. Pada

tahap awal pembangunan gedung, arsitek melakukan wawancara dengan

pemilik proyek {the owner) untuk memperoleh informasi tentang kebutuhan

pemilik proyek, seperti kebutuhan ruang, fasilitas parkir, fasilitas olah raga,

mekanikal dan elektrikal gedung, saluran air bersih dan protap pembuangan

air kotor, dan Iain-Iain kebutuhan. Berdasarkan informasi tentang kebutuhan

pemilik proyek, arsitek kemudian membuat rancangan garis besar

bangunan/gedung yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pemilik proyek

{the owner). Desain secara garis besar tersebut kemudian ditawarkan kepada

pemilik proyek {the owner) untuk dipertimbangkan, Pemilik proyek {the

owner) dan arsitek bersama-sama melakukan evaluasi terhadap desain

gedung secara garis besar tersebut. Hasil evaluasi terhadap desain gedung

secara garis besar kemudian dipakai oleh arsitek untuk membuat desain

gedung secara rinci. Tahap desain gedung sebenarnya ben'alan bolak-balik

antara desain garis besar, evaluasi, dan desain rinci, sampai akhirnya arsitek

menghasilkan desain rinci yang memenuhi kebutuhan pemilik proyek {the

owner).

^ 5.2.3. Implementasi Protap

Implementasi protap adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi,

pelatihan dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan protap, pengujian

^ protap yang baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat protap

protap yang telah dirancang menjadidapat dilaksanakan secara operasional.

.10i


Puncak segala kegiatan penyusunan / pengembangan dan perancangan

protap protap adalah terletak pada tahap implementasi.

Dalam tahap implementasi ini, analis protap menyusun Laporan Final

Implementasi Protap yang terdiri dari dua bagian. Rencana Implementasi dan

Hasil Pelaksanaan Implementasi. Rencana Implementasi disusun sebelum

tahap pelaksanaan protap dilaksanakan. Bagian ini berisi rencana pengujian

berbagai blok bangunan protap protap seperti blok keluaran, masukan,

model, teknologi, basis data, dan pengendalian. Disamping itu, dalam bagian

mi dicantumkan pula rencana konversi protap lama ke protap baru. Selama

pelaksanaan protap berlangsung, analis protap melakukan dokumentasi

perubahan-perubahan yang dilakukan untuk menyempurnakan protap, hasil-

hasil yang dicapai dalam pelaksanaan protap, dan penerimaan protap oleh

para pemakai informasi. Hasil. pelaksanaan protap ini merupakan bagian

dalam Laporan Final Impelentasi Protap.

5.2.4. Dokumentasi dan Pelatihan

Dalam setiap proses analisis dan desain, selalu dilakukan pencatatan atau

pembuatan dokumentasi. Hasil dokumentasi ini nantinya selain berguna untuk

membuat acuan pemakai {User Manuaf). User Manual \n\ berguna nantinya

bagi pemakai dalam mengoperasikan software yang dibuat.

,1

i


^ Tahap akhir adalah melakukan pelatihan bagi para pengguna (user) yang

ditunjuk, khususnya yang nantinya menggunakan protap tersebut. Dalam

proses pelatihan tersebut para calon pemakal dilatih mengoperasikan protap

^ software dengan menggunakan user manual yang disedlakan.

5.3. Lokasi Survai

Lokasi survai yang diusulkan oleh konsultan dalam melaksanakan kajian ini

adalah ;

0 DKI Jakarta

m 0 Bogor

0 Depok

0 Tangerang

0 Bekasi

■

Survai ke lokasi diatas, dilakukan untuk mengumpulkan data dan informasi

(*i yang dapat digunakan sebagai bahan telaahan. Selain survai ke lokasi di

atas, juga dilakukan pengumpulan data dengan cara melakukan studi literaturF»l

dan dokumen yang berkaitan dengan prosedur tetap.

32;


Tahap akhir adalah melakukan pelatihan bagi para pengguna (user) yang

ditunjuk, khususnya yang nantinya menggunakan protap tersebut. Dalam

proses pelatihan tersebut para calon pemakai dilatih mengoperasikan protap

software dengan menggunakan user manual yang disediakan.

5.3. Lokasi Survai

Lokasi survai yang diusulkan oleh konsultan dalam melaksanakan kajian ini

adalah :

0 DKI Jakarta

0 Bogor

0 Depok

^ 0 Tangerang

0 Bekasi

Survai ke lokasi diatas, dilakukan untuk mengumpulkan data dan informasi

yang dapat digunakan sebagai bahan telaahan. Selain survai ke lokasi di

atas, juga dilakukan pengumpulan data dengan cara melakukan studi literatur

dan dokumen yang berkaitan dengan prosedur tetap.

1*1

(*l

(*l

(*l

I*

r*

i*»


BAB V I

KAJIAN TATA LAKSANA PENYUSUNAN

PROSEDUR TETAP(PROTAP)

6.1. Pendahuluan

WAJAH efektifitas administrasi suatu negara merupakan produk dari

sistem politik, posisi perkembangan ekonomi dan sosial dari negara yang

bersangkutan, disamping sebaliknya bahwa dalam beberapa segi dari perilaku

administrasi suatu negara Juga menentukan kinerja {performance) sistem

politik, perkembangan ekonomi dan kualitas sosial negara itu. Dan oieh

karenanya, untuk memahami tesis tentang efektifitas praktik administrasi

dalam kaitannya dengan kualitas pelayanan administratif itu sendiri (quality

assurance) dalam beberapa hal sangat dipengaruhi oleh aspek mendasar dari

cara berfikir {mind set). Seperti yang sudah kita pahami dan insyafi bahwa

dalam era globalisasi sekarang ini dengan tekanan lingkungan yang semakin

kompetitif, setiap pelaku organisasi apapun {baca periiaku administratif) yang

ingin memenangkan kompetisi harus memberikan perhatian penuh kepada

aspek kualitas (quality assurance). Perhatian penuh kepada penjaminan

kualitas administrasi {administrative quality assurance) akan memberikan

dampak positif kepada organisasi melalui tiga cara, yaitu: dampak terhadap

biaya proses, dampak terhadap pelayananan dan dampak terhadap

pendapatan.

p«»


fiat

fiifl

e»<i

pai

rap

Menurut Vincent Gaspersz (Jakarta, 1997) dampak terhadap biaya

proses terjadi melalui proses pengerjaan atau pelayanan yang memiliki

derajat konformansi {conformance) yang tinggi terhadap standar-standar

sehingga bebas dari tingkat kerusakan atau keiemahan. Dengan demiklan

proses kerja atau adminsitrasi {work/administration flow) akan menghasilkan

produk atau pelayanan {services) berkualitas yang bebas dari kerusakan atau

keiemahan. Itu berarti dihindarkannya pemborosan {waste) dan inefisiensi

sehingga beban proses akan menjadi rendah yang pada gilirannya akan

membuat harga pelayanan menjadi lebih kompetitif.

Dampak terhadap peningkatan pendapatan terjadi melalui peningkatan

volume pelayanan atas pelayanan berkualitas dan berharga murah. Produk

pelayanan yang dibuat melalui suatu proses yang berkualitas akan memiliki

sejumlah keistimewaan yang mampu meningkatkan kepuasan atas pelayanan

yang diberikan. Karena setiap pengguna/masyarakat {users) pada umumnya

akan memaksimumkan utilitas dalam mengkonsumsi produk/jasa, jelas bahwa

output dari proses berkualitas tinggi pada tingkat harga pelayanan yang layak

akan memberikan kepuasan kepada pengguna/masyarakat {users). Hal ini

akan meningkatkan volume pelayanan yang berarti pula peningkatan

penerinraan.

Sejarah menunjukkan bahwa kebangkitan Jepang dalam berbagai bidang

setelah kekalahannya dalam Perang Dunia II dimulai dengan pembangunan

sistem kualitas modern. Pembangunan itu dipicu oleh W. Edwards Djeming


yang bicara di hadapan para ilmuwan dan insinyur Jepang pada tahun 1950.

Keberhasilan yang dramatis dari organisasi dan administrasi publik di Jepang

dalam meningkatkan kualitas ini telah menjadi pusat perhatian berbagai

negara yang tertarik untuk mempelajari bagaimana strategi organisasi (bisnis

dan atau administrasi publik) Jepang dalam menerapkan manajemen kualitas

(management quality assurance).^

Dalam konteks organisasi pemerintahan (administrasi publik) di

Indonesia dan upaya peningkatan kualitas pelayanan (quality assurance)

menurut Bintoro Tjokroamidjojo pada umumnya (Jakarta; 1995) terdapat

beberapa masalah administrasi dan telah mengidentifikasi terletak pada hal-

hal antara lain:

1. Orientasi kepada status lebih besar daripada orientasi kepada prestasi,

2. Menonjolnya hubungan pribadi dalam rangka hubungan kerja,

3. Penyampaian laporan yang baik dan bukannya yang benar,

4. Sikap legalistis administrasi publik,

5. Koordinasi, komunikasi intern dan pengawasan yang buruk,

6. Sikap lama penjajahan dan mental etatisme,

7. Struktur, kualitas dan penyebaran pegawai,



10. Lebih bersihnya pelaksanaan pemerintahan.

' Vincent Gaspersz. Manajemen Kualitas: Penerapan Konsep-Konsep Kualitas DaiamManajemen Bisnis Total. Jakarta; Yayasan Indonesia Emas dan Penerbit PT GramediaPustaka Utama, 1997. Hal: 3. ;

1 >


11. Motivasi dan produktivitas,

12. Jam kerja dan sistem gaji,

13. Etika, karsa jiwa dan pengabdian,

14. Orientasi pelayanan,

15. Entrepreneurial,

16. Orientasi keadilan,

17. Sistem dan proses politik,

18. Geografi dan masalah persatuan nasional,

19. Struktur pasar,

20. Struktur penduduk.

Selanjutnya oleh Bintoro Tjokroamidjojo (Jakarta: 1995) bahwa untuk

penyempurnaan administrasi negara (pemerintahan/administrasi publik) perlu

^ • dilakukan secara terus-menerus untuk menciptakan administrasi negara yang

bersih: bebas dari penyelewengan dan penyimpangan atau korupsi padam

umumnya yang mengakibatkan pemborosan. Dua tindakan yang perlu

« dilakukan bersamaan adalah: menyempurnakan pengawasan di satu pihak

dan meningkatkan kesejahteraan pegawai di pihak lain, dan kecuali itu perlu

disusun manual prosedur dan persyaratan yang diketahui bersama

oleh pihak administrasi publik dan pengguna jasa.

r*\

Mengutip Hahn Been Lee dan Samonte (1970) dikemukakan terdapat

lima alat ukur dalam usaha penyempurnaan dan peningkatan kualitas dari

administrasi negara (administrasi publik) sebagai berikut:

Jo


1. Penekanan yang baru terhadap program,

2. Sikap dan perilaku yang diperbaiki terhadap klien dan anggota

administrasi publik,

3. Perubahan dalam gaya internal administrasi ke arah manajemen yang

komunikatif dan partisipatif,

4. Penekanan yang lebih kuat lagi terhadap eflsiensi penggunaan

sumberdaya,

5. Dikuranginya penekanan terhadap hal-hal rutin dan legalistik.

Ide-ide reformasi administrasi dalam konteks peningkatan kualitas

pelayanan administratif administrasi publik sebenarnya telah mulai muncul

sejak tahun 1970-an, paralel dengan konsep administrasi pembangunan.

Sekitar satu dasawarsa kemudian konsep reformasi memperoleh rumusan

yang jelas, misalnya oleh G.E. Caiden, tapi baru masuk ke Indonesia secara-

relatif meluas sejak awal 1990-an. Menurut ide itu, reformasi administrasi

dapat terwujud dalam lima bentuk, yaitu: (a) munculnya inisiatif, upaya dan

agensi publik, (b) proses administrasi yang menjadi sederhana melaiui

reorganisasi, redistribusi dan konsolidasi, (c) berkurangnya pengaturan

(deregulasi), (d) berkurangnya prosedur yang berlebihan (debirokratisasi),

dan (e) hubungan administrasi publik kepada publik sebagai pelayan dan

bukan sebaliknya.


Dari sudut pandang lain, istilah "reformasi administrasi" menunjuk pada

peristlwa perubahan struktur dan prosedur akibatnya teknik dan budaya)

administrasi guna menyesuaikan diri dengan perkembangan iingkungannya.

Menurut pengertian ke-dua di atas, per definisi setiap organisasi negara

pastilah dan haruslah mengadakan reformasi setiap saat. Negara RI pun,

selalu mengadakan reformasi sejak berdirinya, dimulai dengan apa yang

disebut "rasionalisasi" (pengurangan jumlah pegawai, perampingan struktur).

Selanjutnya dalam diskurus tentang administrasi pembangunan sejak awal

1970-an reformasi administrasi merupakan salah satu temanya. Namun tema

ini dalam wacana publik Indonesia kurang begitu populer, hingga pada 1984

mulai dipakai ketika singkatan MENPAN mendapat arti baru, dari Menteri

Negara Penyempurnaan dan Pembersihan Aparatur Negara (1969) menjadi

Menteri Negara Penertiban Aparatur Negara (1973) hingga Menteri Negara

Pendayagunaan Aparatur Negara (1984). Pendayagunaan yang berarti

"peningkatan efektivitas" menghendaki dilakukannya perubahan atau

reformasi administrasi. Bersamaan dengan itu tuntutan liberalisasi global di

satu pihak dan berkurangnya anggaran pemerintah pada awal 1980-an

memaksa pemerintah melakukan deregulasi dan debirokratisasi. Kemudian

sejak awal 1990-an, bersamaan dengan diskursus tentang desentralisasi

pemerintahan atau otonomi Daerah, istilah reformasi administrasi mulai lebih

sering digunakan. Penyebutan istilah reformasi administrasi biasanya

dikaitkan selain dengan tantangan globalisasi pada abad ke-21 juga dengan

tuntutan demokratisasi dan perkembangan sosial ke arah masyarakat industri

>s


dan informasi, yang semuanya mempengaruhi tuntutan masyarakat atas

kualitas pelayanan pemerintah.

Terdapat tantangan ketika aplikasi teknologi informasi yang saat ini

telah memainkan peranan penting dan tidak dapat dihindari dalam kerangkaf=>

efisiensi proses maka kecenderungan proses administrasi pun dilakukan

dengan paperless administration (administrasi tanpa kertas). Dan pada

kenyataannya kita harus jujur bahwa aplikasi teknologi informasi tidak

sepenuhnya berhasil sebagai akibat dari ketidaksiapan mengakomodirnya

karena semua program MENPAN pada 1993 kecuali dua program yang

terakhir berikut ini masih berkutat pada masalah-masalah lama, yakni:

manajemen kantor, klasifikasi jabatan, prosedur kepegawaian, mutu

kepemimpinan, sistem informasi administrasi, pengawasan melekat,

pelayanan masyarakat dan pengembangan kemampuan Daerah. Sementara

Maret 1993 Presiden Suharto pada waktu itu masih menekankan lagi perlunya

pelaksanaan manajeman modern dengan enam indikator: perencanaan

matang, peiaksanaan tepat, pengawasan ketat, terkoordinasi, terintegrasi,

sinkron. Ini menandakan bahwa masalah-masalah organisasi klasik

semacam itu ternyata belum terkelola dengan baik selama lebih dari duapuluh

tahun pemerintahan Soeharto, yang di dalamnya selalu diucapkan istilah

administrasi pembangunan dan pembangunan administrasi. Pernyataan

Presiden Suharto juga menunjukkan pengakuan, bahwa dalam sistem politik

dan administrasi yang monolitik selama Orba ternyata pimpinan administrasi

tidak mampu menjamin koordinasi kerja di antara berbagai departemen dan


f5»B|

apalagi menjamin efektivitasnya. Tesis awal Orba bahwa stabilitas politik dan

demokrasi yang terbatasi akan mampu menjamin adminlstrasi yang efektif

ternyata tidak menemui bukti konkritnya di Indonesia. Sementara itu dari sisi

pandang lain, daftar program MENPAN tadi barangkali menunjukkan bahwa

MENPAN tidak mampu, jika bukannya tidak berani, mempertajam skala

prioritas programnya pada dua yang terakhir saja, yakni peningkatan kualitas

pelayanan pemerintah dan desentralisasi pemerintahan atau otonomisasi

Daerah.

Diskursus tentang reformasi pada awal 1990-an itu juga merujuk

Taiwan dan Korea Selatan sebagai bandingan bagi Indonesia dalam hal status

industrialisasi mereka. Dikatakan bahwa industrialisasi yang berhasil di kedua

negara itu terbukti menjadikan tuntutan akan demokrasi yang lebih tinggi,

karena organisasi masyarakat semakin terproliferasi (tidak terpusat

sebagaimana dalam masyarakat agraris tradisional), dan selain itu bersama-

sama dengan kemajuan teknologi informasi dan munculnya generasi baru

industrialisasi itu juga mendorong proses civilization yang lebih cepat. Oleh

karena itu reformasi adminlstrasi harus diarahkan pada pemberian

kesempatan bagi partisipasi masyarakat melalui keterbukaan mekanisme

pemerintahan, deregulasi dan desentralisasi serta pemerataan kesempatan

berusaha dan kompetisi yang adil namun dibarengi dengan proteksi terhadap

mereka yang masih lemah.

40


(w, Tampaknya deregulasi dan debirokratisasi itulah yang menjadi tujuan

dari reformasi adminlstrasi sebagaimana diinginkan oleh banyak pakar.

Artinya pemerintah harus mengakaji-ulang perannya dalam penyediaan

pelayanan publik, untuk kemudlan menyerahkan sebagian besar peran Itu

kepada swasta dan lembaga swadaya masyarakat (LSM). Selain karena krisis

anggaran pemerintah, juga pada dasarnya karena masyarakat sejak dulu

telah melakukan pemenuhan-sendiri kebutuhan-kebutuhan mereka, baik

mandiri maupun meialaui organisasi sosial seperti Muhammadiyah, NahdhatuI

Ulama dan Gereja. Karenanya pemerintah perlu melakukan kemitraan dengan

swasta dan LSM itu - berbagi tanggungjawab dalam penyediaan pelayanan

publik. Selain bekerjasama, kemitraan ini dapat pula bersifat kompetitif:

pemerintah dan swasta menyediakan pelayanan publik yang sama, dan

mereka yang lebih "baik"-lah yang harus dibiarkan untuk berjalan terus.

Dengan kompetisi semua pihak akan terdorong untuk meningkatkan daya-

tanggap, kualitas dan efisiensi pelayanannya. Masing-masing dapat belajar

dari yang lainnya, terutama pemerintah yang akan terdorong untuk belajar

nilai-nilai kewirausahaan dari swasta.

fW|

Jika visi di atas dapat berjalan, maka pemerintah akan berperan tidak

terutama sebagai penyedia pelayanan publik melainkan terkonsentrasi pada:

menetapkan agenda dan prioritas pelayanan publik, menentukan standar

performans, memonitor hasil kerja dan memberikan insentif serta sanksi pada

para penyedian layanan publik itu. Namun harus dicatat, bahwa pengalihan

peran pemerintah kepada swasta itu harus belangsung secara transparan,

41


agar supaya berlangsung kompetisi yang sehat di antara swasta sendiri dan

agar tidak ten'adl kolusi antara pemerintah-swasta yang biasanya akan

merugikan masyarakat pengguna layanan. Untuk menjamin transparansi ini

kontrol dari administrasi publlk dari level yang lebih tinggi, kontrol politik dan

kontrol masyarakat harus diusahakan untuk dapat berlangsung dengan

lancar.

Dengan kata lain, masyarakat harus diberdayakan, daya kritis mereka

harus dibiarkan untuk berkembang, karena kalau tidak - sebagaimana

pembangunan top-down yang bias kepada lapisan mampu - privatisasi

sebagai pilihan reformasi juga berpotensi untuk menjadikan pelayanan publik

bias kepada mereka yang kaya juga. Dalam konteks inti dari reformasi adalah

bahwa administrasi publik mendorong munculnya inisiatif, karsa dan upaya

masyarakat sendiri.

Jadi, seperti ditunjukkan dalam paragrap sebelumnya, ketika dari

kepentingan pemerintah, reformasi (deregulasi dan debirokratisasi) perlu

dilakukan karena kondisi finansial Negara yang memburuk, dari kepentingan

masyarakat, reformasi (desentralisasi dan demokratisasi) diperlukan karena

selama ini masyarakat telah "dimatikan" oleh pemerintah. Dalam batas

tertentu, hal ini merupakan paradoks lain dari pembangunan: ketika pada

awalnya pemerintah "menstabilkan" masyarakat untuk pasif menerima

aktivitas pembangunan oleh pemerintah, pada akhirnya masyarakat

mengalami mobilitas sosial berupa "kemajuan-kemajuan" dalam hal tjngkat

42


fast

pendapatan, tingkat meiek huruf, tingat sentuhan terhadap media massa dan

juga tingkat urbanisasi, dan ini semua berbalik menjadi "bumerang" bagi

pemerintah yang didesak untuk membebaskan masyarakat dari intervensinya

yang berlebihan. Selama pemerintah aktif melancarkan program

pembangunan masyarakat telah berkembang sehingga memiliki kesadaran

dan kemampuan politik yang lebih tinggi, muncul kelas menengah yang

independen, sehingga artikulasi politik masyarakat lebih kuat, memunculkan

desakan kepada pemerintah untuk menjamin hak-hak sipil seperti kebebasan

pers dan berorganisasi.

Jadinya reformasi administrasi di Indonesia semestinya diarahkan

kepada dua aspek. Pertama, secara internal reformasi administrasi hendaknya

diarahkan pada usaha memantapkan pembangunan nilai-nilai administrasi

publik modern (tindakan organisasi yang rasional, efisien, legal, pasti dan

terukur, serta sikap pegawai yang disiplin, tekun, teliti, cermat, bersemangat

dan berorientasi pada prestasi) guna mencabut nilai-nilai tradisional, feodal,

patrimonial dan aristokratik (tindakan atau keputusan organisasi yang bersifat

personal, lisan, tak pasti, tak terukur serta sikap pegawai yang yang tak

^ disiplin, malas dan minta dilayani). Budaya malu harus diganti dengan budaya

bersalah, hal-hal ritual yang terwujud secara ekstrem sebagai theatrical state

hendaklah dikurangi ke arah hal-hal yang substansial. Di pihak lain yang tak

terlepas dari aspek ini, ke-dua, secara eksternal reformasi administrasi harus

diarahkan pada usaha untuk menjamin berlangsungnya demokrasi perumusan

kebijakan publik dalam suatu masyarakat industri, teknologi dan informasi.

1*1


Fungsi administrasi publik sebagai pangreh pradja (abdi negara yang

mengatur masyarakat, memaksa dan wajib ditaati) hendaknya diganti

menjadi sebagai pamong pradja (abdi masyarakat yang melayani kebutuhan

publik bersama-sama dengan publik itu sendiri), hubungan pemerintah-

masyarakat yang patron-klien hendaknya diganti dengan hubungan yang

sederajat dalam suatu dvHsociety.

Namun kehati-hatian harus diterapkan dalam hal yang pertama. lalah

bahwa tidak semua nilai tradisional harus dibuang, bahkan mereka dapat

dipandang bukan sebagai kendala dan hambatan yang perlu disingkirkan

melainkan justru sebagai cultural resources. Nilai-nilai paternalisme dan

solidaritas sosial yang kuat, misalnya, dapat dimanfaatkan untuk mobilisasi

massa guna mencapai tujuan-tujuan masyarakat yang "baik", budaya malu

dapat ditransfdrmasikan alat kontrol yang baik bagi administrasi publik.

Sementara itu nilai-nilai priyayi yang positif, seperti tekun, loyal, integritas

pribadi dan keluhuran budi pun dapat dipertahankan dan dikembangkan,

sebagaimana di Jepang nilai-nilai tradisionalnya dapat dimanfaatkan untuk

menciptakan kemakmuran masyarakat. Nilai-nilai tradisional Jepang itu adalah

familiisme (tempat kerja dianggap sebagai milik keluarga sendiri, yang

kepadanya seorang pegawai mempersembahkan hampir seluruh

komitmennya) dan akibatnya kesetiaan seumur hidup kepada tempat kerja

(sangat jarang terjadi perpindahan bidang atau tempat kerja), gerontokrasi

(senioritas sangat dihargai) dan penghormatan pada konsensus (pembagian

kerja tidak kaku). ^

44

PR

m

(*)

PR

l»l

PR

PR

PR

(R


Pada Mei 1995 PERSADI (Perhimpunan Sagana Administrasi Indonesia)

menyelenggarkaan sebuah seminar untuk mengawali konggresnya yang ke-

tiga. Organisasi yang para pengurusnya terdiri dari pejabat pemerintah ini,

waktu itu diketuai Mustopadidjaja AR, staf senior Bappenas, berusaha untuk

merumuskan kembali model administrasi negara RI yang terbaik untuk

menghadapi apa yang disebutnya era globalisasi dan informasi. Mengingat

karakteristik anggotanya, Persadi membuat butir-butir rekomendasi yang

secara "bahasa" lunak, yakni pembaharuan atau modernasisasi. Kedua istilah

ini sebenarnya bukan barang baru, karena keduanya telah menjadi inti dari

gerakan pembangunan, namun isi rekomendasi itu relatif progresif:

mengurangi intervensionisme pemerintah selama era pembangunan

sebelumnya. Pengurangan intervensi ini pun bukan barang baru, karena

deregulasi dan debirokratlsasi telah dimulai oleh pemerintah pada 1983,

« ketika terjadi krisis penurunan harga minyak. Jadlnya ide-ide yang

berkembang hanyalah penekanan dari ide sebelumnya, presentasi dengan

bahasa yang berbeda, jika bukannya -secara tidak langsung- berusaha

mengevaluasi dan mengritik ketldakberhasllan pemerintah selama masa

sebelumnya dalam merealisasi ide-ldenya sendiri. Berikut ini pemikiran yang

terumuskan dalam seminar.

Seminar yang bertema "Modernisasi Administrasi Menghadapi

Globalisasi Menyukseskan PJP-II" itu memanfaatkan pidato Presiden

sebelumnya di Bogor dalam pembukaan penataran P4 bagi para pejabat

4>

(*»


eselon I sipil maupun militer sebagai rujukannya. Pidato di bulan Januari itu

diucapkan setelah pada bulan Nopember tahun sebelumnya di kota yang

sama beriangsung konferensi APEC {Asia-Pasific Economic Cooperation). Pada

penataran P4 yang dllakukan enambelas tahun setelah penataran P4 yang

pertama 1978 itu ditegaskan perlunya kesadaran akan munculnya zaman

bam: kehidupan akan semakin terbuka karena arus informasi menjadi begitu

cepat (sarananya adalah radio dan televisi, belum disebut adanya internet)

dan akan terbentuk rezim perdagangan bebas dunia. Dalam zaman baru ini

tugas negara yang utama berubah menjadi hanya penyedia sarana-sarana

"utama" dan yang lebih penting pemberi arah, pencipta peluang, pemberi

dorongan dan pengayom berlangsungnya prakarsa dan kreativitas

masyarakat. Republik Indonesia sebagai negara kesatuan hanya akan merasa

berkewajiban menjaga kesatuan politik, moneter, diplomasi dan pertahanan-

keamanan, sedangkan masyarakat akan dibiarkan mandiri lewat pemberian

otonomi dan desentralisasi maupun deregulasi dan debirokratisasi yang telah

dilakukan sejak 1983.

Indonesia akan memasuki era perdagangan bebas dunia, dimulai dari

level AFTA {Asean Free Trade Agreement) sejak 2003, APEC mulai 2010 dan

dunia (lewat WTO, World Trade Organisation) smulai 2020. Perdagangan

dunia yang bebas ini "mau tidak mau, suka tidak suka, siap tidak siap" harus

kita masuki, dan kita tidak perlu risau, karena "bangsa kita adalah bangsa

wiraswasta, yang terbiasa merantau berlayar dan berniaga ke negeri-negeri

yang jauh." Hanya saja, karena semua itu bisa mengarah kepada liberalisme,

4(^


perlu dikembangkan model-model kemitraan antara pengusaha besar,

menengah dan sedang sesual dengan asas kekeluargaan. Selain itu

masyarakat hams slap secara teknis dan profesional, disamping secara

ideologis, politis, ekonomis dan sosial budaya. Daya saing masyarakat dan

Negara harus ditingkatkan, dimana pada pihak Negara harus dilakukan

perubahan organisasi, prosedur, tata-kega dan peraturan perundang-

undangan.

Merujuk pada pidato Presiden Suharto pada waktu itu, Tjokroamidjojo

menyebut perlunya pengalihan sistem ekonomi masyarakat, dari public sector

led menjadi private sector fed economy, apalagi jlka diingat berkurangnya

dana dari minyak. Administrasi, baik negara maupun swasta, jadinya dituntut

untuk lebih efisien, produktif dan inovatif. Mereka perlu melakukan

moderniasi: pembaharuan administrasi untuk beradaptasi dengan realitas

baru di bidang politik, ekonomi dan sosial. Sekalipun terkesan adanya

penekanan terhadap perlunya pengurangan peran pemerintah atau

empowering rather than serving, Silalahi (mantan Menpan) masih

menganggap perlu memperluas pelayanan pemerintah di bidang tertentu

selain meningkatkan kualitasnya, dan -sayangnya - antara perluasan dan

peningkatan kualitas itu seringkali dijumpai dilema. Dicontohkannya

pelayanan listrik: sebaiknya diperluas ke masyarakat desa yang tidak

produktif, atau dikonsentrasikan di daerah industri saja? Administrasi,

karenanya, oleh Moerdiono (mantan Mensesneg) dimaknai sebagai

"kemampuatn kreatif unXxjk merakit serta mendayagunakan berbagai sumber

47


(*»

r=s»

daya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan." Menurutnya,

selama ini belum pernah ada literatur administrasi yang membahas konsep

dan kiat manajemen proses transformasi dalam skala nasional. Terobosan di

bidang administrasi seringkali disumbangkan oleh ekonom, usahawan, politisi

maupun pemikir militer. Oleh karenanya, disamping perlu belajar dari

pengalaman negara lain, khazanah pengalaman bangsa sendiri perlu

disistematisir sebagai bahan pelajaran yang berharga.

Sedikit berbeda dengan pidato mantan Presiden Suharto yang

menekankan adanya perubahan kualitas kehidupan sehingga diperlukan

adanya perubahan sistem administrasi, Moerdiono justru menyatakan bahwa

perubahan sistem administrasi bersesuaian dengan konsep pembangunan

yang dicanangkan pada awal 1970-an, dimana setelah berlangsung

"akselerasi modernisasi 25 tahun" bangsa Indonesia akan memasuki tahap

"tinggal landas" -melanjutkan pembangunan dengan kekuatan sendiri. Inilah

yang tampaknya dimaksudkan oleh Moerdiono sebagai latarbelakang dari

deregulasi dan debirokratisasi sejak 1983 dan percobaan otonomi kabupaten

sejak 1995. (Otonomisasi diartikannya sebagai pelimpahan wewenang,

personil, perlengkapan dan dana kepada kabupaten.)

Dalam hal ini Ginanjar Kartasasmita melihat perlunya pembaharuan

sistem administrasi karena alasan yang lebih pragmatis: mesin perekonomian

Indonesia ternyata telah berjalan secara tidak mulus - tidak efisien, sering

tersendat-sendat dan boros. Pertumbuhan ekonomi selalu disertai oleh inflasii

4S

r»»

P*»


yang tinggi, dan ini semua mengakibatkan kesenjangan struktural alias

ketidakadiian: sedikit pengusaha besar menguasai sangat banyak aset

produktif --modal, tenaga terampil, teknologi dan akses pasar. Pada 1992

sejumlah 97,4 person (yakni 32,6 juta) dari seluruh perusahaan dan usaha

rumah tangga memiliki omzet, output atau sisa basil usaha kurang dari Rp 50

juta. Implikasinya adalah bahwa proses tinggal landas tidak akan mungkin

berjalan serempak di seluruh tanah air. Kesenjangan itu harus dihentikan.

Dalam waktu dekat ekonomi tradisional harus sudah masuk ke ekonomi

modern, ekonomi subsistensi menjadi ekonomi pasar, dan ketergantungan

menjadi kemandirian.

Dalam konteks itu, "demokrasi ekonomi" mulai diperbincangkan lagi.

Pasal 33 DUD 1945 dirujuk, bahwa perekonomian disusun sebagai usaha

bersama berdasar asas kekeluargaan. Konsep "kemitraan" segitiga

diperkenalkan, yakni antara pengusaha besar - pengusaha menengah dan

kecil - pemerintah, dengan pemerintah sebagai aktor yang memegang peran

aktif. Kemitraan atau organized market dirumuskan sebagai hubungan kerja

sinergis yang saling menguntungkan (bukan program karitas) antar pelaku

ekonomi, baik dalam bidang permodalan, produksi maupun distribusi, juga

antar-sektor dan -daerah Ini semua dimaksudkan untuk menghindarkan

persaingan yang tidak sehat yang cenderung mengarah ke monopoli, dan

memang konsekeunsinya harus dihilangkan orientasi pada economies of

scaie.

4^)

p<t>

(*»

(*»


^ Dengan rumusan yang berbeda, Mustopadidjaja menyebut demokrasi

ekonomi sebagai suatu sistem ekonomi yang tidak free figt liberalism di satu(*»

pihak dan tidak etatisme di pihak lain, tidak ada monopoli dan monopsoni,

yang ada hanyalah keadilan sosial. Intinya: jalan tengah. Liberalisme ternyata

telah menghasilkan pemusatan kekuata ekonomi, ketimpangan lokasi

investasi, lemahnya posisi tawar pengusaha kecil dan menengah, dan

akibatnya ketimpangan distribusi pendapatan. Sementara itu etatisme yang

berbentuk penguasaan dan pengendalian langsung oleh pemerintah terhadap

sistem produksi dan distribusi terbukti menghasilkan dampak birokratisasi,

korupsi, in-efisiensi, inflasi dan degradasi kesejahteraan. Lewat jalan tengah

diharapkan ten'adi transaksi bisnis yang sehat, terbuka dan efisien, sehingga

pemerataan dan pertumbuhan yang berkeadilan dapat terwujud. Dengan kata

lain: kita dapat ikut dalam arus liberalisasi perdagangan tanpa harus terjebak

pada liberalisme. Demokrasi ekonomi ditandai oleh lima hal:

1. Mekanisme pasar dan keterkaitan pasar domestik dengan pasar regional

dan internasional,

2. Intervensi pemerintah,

3. Hak inisiatif dan hak budget DPR,

4. Hak milik perorangan dan pemanfaatannya, peran aktif warga negara

dalam kegiatan ekonomi,

5. Pengawasan legislatif dan sosial.

Bagaimana pembaharuan dapat dilakukan? Pembaharuan sebaiknya

dimulai dari top administrators, yakni dari perumusan kebijakan, selanjutnya

5n


(*»

(»»

para tenaga profesional yang berdedikasi tinggi harus dapat menerjemahkan

keinginan dan keputusan politik menjadi prog ram-prog ram yang konsisten

dan efektif. Kecuali itu proses penyusunan kebijakan harus dilakukan dalam

sistem musyawarah-mufakat yang dinamis dan jika perlu dikembangkan pula

mekanisme debat publik, agar benar-benar terwujud suatu sistem manajemen

yang partisipatif sehingga sense of belonging masyarakat terhadap kebijakan

dan programnya meningkat, sementara pemerintah juga terkondisikan untuk

memilih sense of responsibility accountability tinggi.

Globalisasi sebagai tantangan dan peluang ekonomi dan keharusan

perubahan bagi administrasi publik pemerintah dibahas-ulang lagi dalam

seminar yang diselenggarakan setahun kemudian, Juli 1996, oleh Pusdiklat

Depdikbud. Kata kunci yang mengemuka dalam seminar ini adalah:

reorientasi administrasi publik.

Realitas globalisasi 1990-an adalah liberalisasi pasar finansial, yang

dalam praktiknya bersifat spekulatif - menimbulkan ketidakpastian dan tidak

produktif. Selain ketidakpastian, korporasi besar juga menggilas eksistensi

perusahaan-perusahaan kecil, sehingga mengakibatkan terjadinya

ketimpangan ekonomi. Dengan kata lain: jurang perbedaan antar kelas

semakin menganga. Karenanya dapat dikatakan bahwa jika dahulu (sebelum

1945) berlangsung koloniaiisme dan imperialisme wilayah, saat ini

berlangsung imperialisme ekonomi (contoh yang jelas: tergesernya buah-

buahan lokal oleh impor) dan budaya (contoh yang jelas: dominasi informasi

> 1


I*)

negara kaya lewat parabola dan internet). Mengingat ha! ini, maka mestinya

pemerintah tidak saja melulu menyediakan fasilitas bag! proses produksi

kapitalis melainkan juga menerapkan kebijakan sosial guna menyediakan

"jaring pengaman" bagi para aktor ekonomi kecil.

Tidak memperhitungkan dampak negatif seperti di atas, para penulis

yang lain disadari atau tidak menerima globalisasi sebagai sesuatu yang tak

terelakkan, yang "mau tidak mau, suka tidak suka, siap tidak siap" kita akan

terlibat di dalamnya (lihat pernyataan Presiden di atas).

Tjokrowinoto menyebutkan, bahwa teori ekonomi Keynesian yang

mengandaikan adanya negara yang berdaulat penuh (dan karenanya ekonomi

tertutup) dan menganjurkan pertumbuhan ekonomi berbasis permintaan telah

tidak realistis lagi. Distorsi ekonomi pasar lewat intervensi pemerintah dalam

bentuk lisensi, proteksi dan fasilitasi, yang semuanya - ditunjang oleh

sentralisme berakibat pada kolusi dan korupsi dan akhirnya inefisiensi dan

ekonomi biaya tinggi harus dihapuskan. Administrasi publik harus mengubah

perilakunya menjadi lebih "tunduk" pada arahan pasar atau masyarakat

daripada pada arahan aturan, dan dalam konteks ini administrasi publik harus

dapat menyesuaikan diri dengan variasi kontekstual serta kekhususan lokal

(alias: desentralisasi atau otonomisasi). Administrasi publik harus

berkarakteristik enterpreneuria! antara lain:

1. Sensitif dan responsif terhadap peluang dan tantangan baru,

i


1*1

2. Tak terpaku pada kegiatan rutin, inovatif dan kreatif,

3. Futuristik dan sistemik,

4. Mampu memperhitungkan lalu meminimumkan risiko.,

5. Jeli terhadap sumber baru,

6. Mampu mengkombinasikan sumberdaya agar lebih produktif,

7. Mampu mengalihkan sumberdaya dari kegiatan yang kurang produktif ke

yang lebih produktif.

Sementara itu Taufik melihat bahwa dalam era globalisasi ini terjadi

pemaksaan nilai-nilai Barat (hak asasi manusia, lingkungan hidup, demokrasi

dan persaingan) ke Asia, padahal demokrasi ala Barat terbukti tidak mampu

menciptakan stabilitas politik dan ekonomi. Beranggapan bahwa demokrasi

"musyawarah dan mufakat" dianggap lebih mampu menjaga stabilitas, dia

tetap menyatakan bahwa globalisasi harus kita masuki dan daya saing

Indonesia yang dinilai oleh lembaga internasional sangat rendah (tahun 1996

pada urutan ke-41 dari 48 negara yang dikaji) harus diperbaiki. Disamping

ketertinggalan dalam limabelas hal di bidang kualitas manusia dan

kemampuan manajemen, kekurangan Indonesia juga terletak pada

infrastruktur yang kurang baik dan administrasi publik pemerintah yang

buruk, administrasi pemerintah yang sentralistis, terjadinya kolusi, korupsi

dan prosedur yang tak benar, serta adanya dominasi pasar oleh sedikit

perusahaan atau adanya monopoli dan oligopoli karena belum tersedia

undang-undang yang mengatur persaingan sehat. Lebih buruk lagi, ekonomi

Indonesia cepat panas, dimana dengan pertumbuhan sekitar 7,5 persen

f*\

m


menjadikan inflasi 10 persen, dan transaksl bedalan mengalami defisit yang

mencapai 4 persen dari GNP. Bahkan pada 1996 kondisi ekonomi Indonesia

sebenarnya telah dapat dinilai sebagai "terpuruk dan amat memilukan",

padahal dua tahun sebelumnya Bank Dunia menyebut Indonesia sebagai

"keajaiban Asia Timur" karena "suksesnya" dalam menciptakan pertumbuhan

dan bertahan terhadap gejolak eksternal serta menurunkan jumlah penduduk

miskin, dan majalah The Economist menyebut Indonesia pada 2020

berpeluang menjadi kekuatan ekonomi terbesar ke-lima di dunia (di bawah

RRQ USA, Jepang dan India).

Karenanya Taufik menghendaki dilakukannya reformasi administrasi

publik, sehingga para pegawainya memiliki kualitas sebagai berikut:

1. Bersih dan berwibawa;

2. Profesional: cepat dan tepat dalam menanggapi masalah.

3. Berjiwa kewirausahaan, antisipatoris dan proaktif (termasuk kemampuan

melobi bagi para pegawai perwakilan RI di luar negeri).

4. TIdak arogan, mempersulit prosedur, korup dan kolutif,

5. Dapat bekerjasama {teamwork) secara efektif dan efisien,

6. Memihak kepada kepentlngan rakyat banyak.

Untuk itu kondisi yang perlu diciptakan adalah:

1. Pemimpin bermoral dan dapat dijadikan panutan,

2. Hukum ditegakkan,

3. Kode etik diterapkan,

m

tm

(an

m


4. Gaji dan kompensasi setara dengan swasta,

5. Proses pembuatan keputusan terdesentralisasikan ke tingkat terendah,

6. Pendidikan dan pelatihan dilakukan terus-menerus.

Taufik tampak memberikan penekanan yang begitu besar pada

persoalan pegawai. Padahal sebenarnya kondisi kepegawainegerian di

Indonesia tidaklah sejeiek yang dibayangkan, minimal telah mengalami

perbaikan yang kontinyu. Dalam ha! tingkat pendidikan, misalnya, di antara

pertambahan seluruh pegawai dari 1982 hingga 1992 sebesar 12 persen

(menjadi lebih dari 4 juta), pertambahan pegawai yang lulusan perguruan

tinggi meningkat sebesar 48 persen, sebaliknya yang lulusan SLTP/A dan SD

menurun masing-masing sebesar 7 dan 9 persen. Mengingat kemajuan ini

(sekalipun kebanyakan terjadi pada kelompok guru), dan bahwa kualitas

pendidikan masih selalu disinggung sebagai salah satu variabel yang lemah

dari administrasi publik kita, tampaknya "pendidikan" dalam artian non- dan

informal-lah, yang praktis dan terkait jelas dengan posisi setiap pegawai,

yang lebih perlu ditingkatkan. Bukan saja in house trdining yang perlu

diperkenalkan secara meluas, melainkan evaluasi dan otokritik juga sangat

penting, yang darinya terdeteksi dalam bidang apa seorang pegawai tidak

mampu dan perlu "dididik" lebih lanjut. Keberanian untuk mengoreksi diri

sendiri inilah yang terasa absen dalam praktik administrasi publik sehari-hari,

dimana setiap kesalahan cenderung ditutupi dan disebut sebagai kesalahan

bersama. Lebih dari itu, tanpa adanya evaluasi maka kebijakan yang

dirumuskan dalam bidang pendidikan dan latihan (baik kurikulum dan metode


pendidikannya) sering terlepas dari konteks dan kebutuhan riil peserta

pendidikan.

Variabel yang lebih krusial tampaknya adalah arogansi administrasi

publik, yang disoroti secara khusus oleh Adi Sasono. Dia berpendapat bahwa

arogansi merupakan dampak dari bureaucratic polity yang telah "sukses"

meiancarkan program-program keluarga berencana, pendidikan,

pertumbuhan ekonomi, pengurangan kemiskinan dan stabilitas. Arogansi itu

tertampakkan sebagai penyelewengan, baik ke dalam administrasi publik

sendiri: pilih-kasih terhadap bawahan, tidak legal rasional, pengambilan

keputusan yang berbelit-belit, prosedur pelayanan yang panjang dan

koordinasi antar-instansi yang jelek; maupun ke luar: kolusi dengan dan

pungutan liar kepada pengusaha. Dengan kalimat yang berbeda dapat

dinyatakan bahwa arogansi itu merupakan penyakit administrasi publik:

mengutamakan kepentingan sendiri, pro status quo dan anti perubahan dan

cenderung sentralisits. Beberapa di antara penyakit ini dapat disebut "biasa",

sudah jamaknya, tetapi penyelewengan berikut ini sudah melebihi batas

toleransi masyarakat: kolusi di Mahkamah Agung, kredit macet, denda damai

di jalan, biaya siluman dan kebocoran anggaran hingga 30 persen. Arogansi

juga terwakili pada data yang diungkap oleh sebuah penelitian ini: dalam hal

pelayanan publik, pemerintah Daerah ternyata hanya mampu melaksanakan

sekitar 44 persen fungsinya, sedangkan dalam hal pengaturan dan

pengawasan terhadap masyarakat mereka paling sedikit dapat mencapai 75

persen. Karena itu, baginya, tidak ada cara lain yang dapat ditempuh kecuali

m

»*(


melakukan "perba/kan administrasi pubHk secara menyeluruH\ baik pada

aspek institusional maupun kultural. Ide "perbaikan yang menye/uruH' ini

kelihatannya dua tahun kemudian ditenemahkan sebagai "reformasi" yang

secara politis terwujud sebagai penggantian penguasa pada Mel 1998.

Tiga bulan setelah Gerakan Reformasi Mei 1998 diselenggarakan sebuah

seminar bertema reformasi administrasi publik publik Q\e\\ Pusdiklat Pegawai

^ Depdikbud, dengan empat orang pembicara yang kesemuanya dosen - satu

ahli administrasi negara, satu sosiolog dan dua politolog. Wignyosoebroto

menyebut kebutuhan akan dekonstruksi dan rekonstruksi administrasi publik

agar tetap berfungsi dalam zaman yang telah berubah. Mula-mula adalah

dengan mendeskralisasikan administrasi publik (salah satu tema sentral

Gerakan. Reformasi) dan menciptakan • administrasi publik yang profan,

rasional dan profesional. Legal - rasionalisasi administrasi publik ini

^ sebenarnya telah dimulai sejak jaman kolonial abad ke-19, tapi gagal, dan era

Soeharto malah melestarikan sakralisasi administrasi publik itu. Namun,

Wignyosoebroto kemudian mempersoalkan, apakah administrasi publik legal-

rasional ala Weber itu (seandainya dia dapat terwujud-sempurna di

Indonesia) masih akan fungsional dalam peralihan milenium ini? Dijawabnya,

bahwa administrasi publik mendatang haruslah administrasi publik yang tidak

birokratis, yang melakukan kolaborasi dengan mereka yang bebas (privat),

^ yang bekerja lebih secara konsensual daripada secara hierarkhies, yang

terbuka bagi pengamatan publik.

>7


r»v

Dalam bentuknya yang ideal, menurut Usman, administrasi publik

memiliki karakteristik sebagai berikut:

1. Beken'a dengan rencana dan beraturan atas dasar /egaf contract (karena

itu ada hubungan atasan-bawahan),

2. Impersonal, obyektif, tidak memihak,

3. Rasional, lepas dari kepentingan sesaat,

4. Para pegawalnya adalah orang yang ahli yang direkrut dan dipromosikan

lewat seleksi berdasar prestasi {achieved status) dan bukannya

keturunan {ascribed status) dan

5. Mereka bekerja secara terspesialisasi.

Selama in! prinsip impersonal Itu tidak terwujud, karena rekruitmen

administrasi publik ditentukan oleh jaringan informal dan sentimen pribadi

yang terbentuk lewat jargon agama, suku dan daerah - yang membentuk

suatu paguyuban semu {pseudo-gemeinschatf). Samego juga mengatakan,

bahwa keputusan pejabat menjadi tidak obyektif dan tidak terukur, bahkan

mereka sering melanggar keputusannya sendiri. Ini semua harus dihentikan,

karena di satu pihak berlangsung arus giobai governance, dimana persoalan

dalam negeri seringkali harus dikelola dalam secara internasional, dan di

pihak lain masyarakat telah mengalami mobilisasi intelektualitas yang cukup

berarti. Mereka menjadi jauh lebih kritis, ingin dihargai, membutuhkan

aktualisasi diri, dan karenanya menghendaki suatu fair piay. Jadi tampaknya

diandaikan oleh Usman bahwa administrasi publik yang ideal itu mampu

menyediakan arena bermain yang adil bagi semua aktor.

5S


(*»

<5^

1*1

(*1

f*1

Mengharapkan pejabat untuk selalu bersikap adil dan impersonal

tampaknya sekalipun tidak mungkin adalah ha! yang sangat sulit. Karena

mereka adalah person yang memiliki kepentingan, dan dalam konteks

kepentingan-pribadi mereka itulah kata "rasional" dimengerti. Dengan

mengutip teori rational choice, Mas'oed berusaha menjelaskan mengapa

dalam tubuh birokasi terjadi korupsi. Karena dunia ini "penuh dengan

kelangkaan", misalnya bahwa kita ini memiliki waktu, energi, kemampuan dan

pendapatan yang terbatas, maka kita harus selalu memilih dan pilihan itupun

tidaklah leluasa melainkan dibatasi oleh aturan main, nilai, norma, undang-

undang, informasi dan harga. Kepentingan seorang politisi dan pejabat bisa

bermacam-macam: kekuasaan, gaji, kepuasan dalam melayani atau

menyaksikan akibat dari undang-undang yang dibuatnya. Untuk meraih

kepentingan ini mereka pertama-tama harus terpilih sebagai anggota

parleman atau diangkat sebagai pejabat - politisi harus memperoleh

dukungan dari pemilih, penyumbang dana kampanye dan partai politik;

sedangkan pejabat harus disenangi oleh atasannya. Dalam situasi semacam

ini jika lembaga masyarakat tidak terorganisasi secara kuat dan karenanya

tidak mampu mengontrol perilaku politisi dan pejabat, maka korupsi akan

merajalela. Para pelaku bisnis cenderung untuk mengeruk keuntungan lewat

lembaga negara (dengan meminta proteksi atau monopoli) yang diperolehnya

lewat suap dan nepotisme (korupsi) dan ini merugikan kesejahteraan

masyarakat, bukannya lewat pasar (membuat usaha baru, menciptakan

lapangan pekerjaan baru) yang menguntungkan orang banyak.


(**

Oleh karena itu solusinya adalah: mengurangi intervensi negara

terhadap pasar dan bersamaan dengan itu menghiiangkan peluang korupsi.

State corporatism (kontrol negara atas semua kelompok kepentingan) harus

dihapus, persaingan harus dibiarkan terbuka: demokrasi, check and balances

antar lembaga kekuasaan, serta pengawasan sosial. Menurut Samego, ini

tampaknya merupakan pra-kondisi yang sangat penting, karena selama ini,

sejak dulu sampai sekarang, dalam setiap pendidikan politik dan pendlkan-

pelatihan pegawai negeri selalu diajarkan nilai-nilai admlnistrasi publik

modern dan juga prinsip-prinsip pelayanan dan kewirausahaan, namun dalam

praktik tidak terlihat wujudnya.

Penjelasan dl atas kiranya telah memberikan informasi tentang model

perubahan admlnistrasi yang dipilih pemerintah-pemerintah di Nusantara

untuk merespon perkembangan lingkungan sosial, politik dan ekonominya.

Sebagaimana divisualisaslkan pada gambar, perubahan admlnistrasi dapat

dikatakan dimulai pada awal abad ke-19, ketika pemerintahan Raffles

berusaha memodernisaslkan administrasinya sesuai dengan semangat zaman:

munculnya negara bangsa dan terjadinya revoluasi industri di Eropa dengan

segenap nilainya rasional, analitik, serba tertulis dan efisien. Ketika

kemerdekaan melepaskan keterkekangan yang lama, mekarlah demokrasi

politik yang ironisnya melahirkan nepotisme. Ini direspons dengan

rasionalisasi admlnistrasi. Ketika kemudian pemerintah berhasil menguasai

sistem politik, mereka mengundang masuknya modal asing dan melancarkan

60


program pengurangan kemiskinan dan peningkatan kesejahteraan. Untuk itu

digunakanlah model administrasi pembangunan. Namun ketika dana

pemerintah berkurang, mereka mengurangi perannya melaiui proses

deregulasi dan debirokratisasi. Ini berlanjut terus hingga ketika dirasakan

perlunya mempersiapkan diri menghadapi globalisasi perdagangan dan

melesatnya teknologi informasi dirasakan perlunya mempertegas modernisasi

administrasi lagi. Terakhir, ketika demokrasi "terbatas" selama pemerintahan

pembangunan mulai dirasakan terlalu pengap, diusulkanlah perubahan

administrasi dalam bentuknya reformasi administrasi.

Upaya peningkatan kinerja aparatur baik tingkat pusat maupun daerah

dalam menyikapi perubahan sosial kemasyarakatan yang semakin dinamis

seperti diungkapkan di atas diatas tak dapat dipungkiri memerlukan' concern

dan upaya yang sungguh-sungguh melaiui pendekatan-pendekatan yang

relevan dan aplikatif. Untuk menjawab beberapa perkembangan dan

perubahan-perubahan seperti yang dikemukaan sebelumnya maka diperlukan

langkah bijak untuk antisipasinya. Berbagai kesiapan-kesiapan teknis sejalan

dengan antisipasi perkembangan tersebut oleh banyak negara pemerintahan

yang termasuk dalam kawasan tersebut telah banyak dilakukan termasuk

pemerintah Indonesia cq Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara.

Sementara itu juga kondisi dalam negeri Indonesia sebagai tindak lanjut dari

reformasi yang diharapkan dapat mencapai keberhasilan-keberhasilan dari

sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melaiui proses politik masih

menempatkan Indonesia pada periode transisi.


f»l

1*^

Menghadapi masa transisi yang ditandai dengan instabilitas

poleksosbudhankan organisasi pemerintahan dan segenap aparatur dituntut

pula untuk memiliki core competence yang mampu mengahasilkan

sustainable competitive advantage. Salah satu faktor kunci menghasilkan

sustainable competitive advantage adalah tersedianya inteiectuai human

capital (Benis, 1997) kompetitif yang memiiki sifat kreatif, inovatif, fleksibel

dan entrepreneurship (Walker, 1993). Barney (1991) mengemukakan tiga

bentuk core competence yang menghasilkan sustainable competitive

advantage, yakni sumberdaya fislk {physical capital), sumberdaya manusia

{human capital), dan sumberdaya organisasi {organizational capital). Dari

ketiga jenis sumberdaya ini, sumberdaya yang sangat memiliki competitive

advantage adalah sumberdaya yang bersifat invisible assets (Prahalad, 1990)

yang berasal dari sumberdaya manusia (misalnya, bentuk pelatihan,

pengalaman, dan hubungan antar anggota organisasi) dan keterampilan

organisasional (misalnya, struktur pelaporan formal, kontrol, dan hubungan

informasi). Keunggulan ini melekat secara organisasional dan dari segi sosial

bersifat kompleks dan unik sehingga sulit bagi kompetitor untuk meniru

(Wortzel, 1997). Peter F. Drucker mengemukakan bahwa menghadapi

lingkungan organisasi dan teknologi yang mengalami perubahan demikian

cepat, satu-satunya yang diandalkan memiliki competitive advantage adalah

sumberdaya manusia (Spencer, 1995).

62


f=^

Sayang sekali, hambatan yang dirasakan selama ini adalah bentuk dan

struktur organisasi tidak mendukung terciptanya human capita! memiliki

sustainable competitive advantage. Pola pikir tradiisional {aid mind set) yang

selama ini dianut adalah controi, order, and predict (Benis, 1997) dan ini

tercermin pada bentuk dan struktur organisasi konvensional yang mengarah

pada bureaucratic atau hierarchical organizations. Bureaucratic organizations

bersifat kaku (Morgan, 1997) terhadap perubahan dan cenderung

memperlakukan sumberdaya manusia sebagai faktor produksi yang sama

dengan faktor lain layaknya seperti mesin. (Morgan (1997) mengemukakan,

organisasi adminlstrasi publik cenderung mematikan kreativitas dan inovasi

serta entrepreneurship sumberdaya manusia karena segala aktivitas dan

tindakan selalu harus melalui prosedur, control, dan perintah atasan.

Oleh sebab itu, menghadapi dinamika perubahan yang serba tidak pasti,

diperlukan reformasi total terhadap struktur dan bentuk organisasi sehingga

fleksibel terhadap perubahan dan mampu mengakomodasi si fat inteiectuai

human capita! yang dlinginkan. Reengineering organisasi dilakukan untuk

mengakomodasi tuntutan ini. Akan tetapi, tidak sedikit organisasi mengalami

kegagalan justru setelah melakukan reengineering. Penyebabnya adalah

Reengineering kurang mempertimbangkan aspek manajemen sumberdaya

^ manusia.

Hammer and Champy (1993) mengemukakan reengineering adalah

suatu pemikiran kembali hal-hal fundamental yang bersifat periodik dan

(>,1

r=f)


pembentukan kembali proses kerja organisasional secara radikal untuk

mencapai perbaikan ukuran kinerja secara dramatis, seperti, biaya, kualitas,

pelayanan, dan kecepatan.

Sejalan dengan perkembangan kehidupan kemanusiaan, perkembangan

ilmu pengetahuan dan teknologi dalam berbagai bidang kehidupan mengalami

kemajuan yang demikian pesat. Tidak terkecuali kemajuan ilmu pengetahuan

dibidang ekonomi, organisasi pemerintahan, bisnis, dan bidang-bidang lainnya

yang terkait dengannya telah memunculkan konsep, strategi, sistem dan

prosedur, dan teknik-teknik untuk diterapkan dalam organisasi bisnis

umumnya dan pemerintahan khususnya. Konsep, strategi dan teknik-teknik

tersebut kemudian diadaptasi dan disesuaikan dengan kebutuhan yang terjadi

guna diambil kemanfaatannya. Dalam praktiknya, penerapan konsep, strategi,

sistem dan prosedur, dan teknik-teknik tertentu biasanya juga memerlukan

penerapan dari konsep, strategi, sistem dan prosedur, dan teknik-teknik

lainnya, baik dikarenakan sifatnya yang inhaeren maupun hanya sebagai

penunjang dari konsep, strategi, sistem dan prosedur, dan teknik-teknik

utamanya. Selain itu, penerapan salah satu konsep, strategi, sistem dan

prosedur, dan teknik-teknik umumnya akan berpengaruh pada keseluruhan

sistem organisasi yang ada.

Muara dari muncul dan berkembangnya berbagai konsep, strategi,

sistem dan prosedur, serta teknik-teknik ini sebenarnya berkaitan dengan

pertanyaan "bagaimana organisasi memenangkan persaingan atau^ lebih

6-4

PK|


p»««

berhasil dari organisas lalnnya?". Suatu pertanyaan sederhana, namun

memerlukan jawaban cermat dengan berbagai konsekuensinya. Dewasa ini

istilah bisnis global, sebagai konsekuensi ten'adinya globalisasi dunia, telah

sedemikian umum diagendakan oleh berbagai kalangan untuk berbagai

kepentingan. Namun yang pasti, munculnya fenomena ini sebenarnya dipacu

oleh begitu cepatnya perkembangan dan perubahan Teknologi Informasi (TI).

Pesatnya perkembangan Teknologi Informasi (TI) ini telah menjadikannya

sedemikian bernilai, terutama dalam bisnis maupun

organisasi/administrasi/administrasi publik pemerintahan. Nilai informasi ini

terutama berkaitan dengan arti strategisnya, yang antara lain dapat berupa

ketersediaan dan keandalannya dalam membantu memecahkan berbagai

persoalan manajemen. Dengan demikian, adalah keharusan bagi suatu

organisasi bisnis maupun pemerintahan untuk mampu menguasai dan

memanfaatkan secara optimal teknologi informasi.

Untuk menguasai teknologi informasi maupun menjawab perubahan-

perubahan yang terjadi (ipoleksosbudhankam) secara optimal, setidaknya

diperlukan suatu prasyarat umum yang meliputi kesiapan balk sumberdaya

manusia maupun sumberdaya material. Kesiapan sumberdaya bukanlah suatu

prasyarat yang mudah dipenuhi, karenanya perlu mencari alternatif-alternatif

tertentu yang paling menguntungkan. Pada tingkatan praktis, kesiapan

tersebut antara lain berupa standar operasi dan prosedur yang bersifat tetap

dan memungkinkan secara fleksibel sumberdaya manusia pendukung dapat

bekerja menurut ketentuan-ketentuan tersebut.I

65


m

Dalam perspektif internal organisasi pemerintahan (balk pemerintah

pusat maupun pemerintah daerah) sebagai implikasi dari beberapa

perkembangan sosial, ekonomi, politik, pertahanan dan keamanan disamping

implikasi lain yang lebih bersifat operatif organisatoris sesuai dengan produk

hukum yang menjadi pijakan dasarnya maka upaya peningkatan kinega

aparatur merupakan proses kontinyu melalui dukungan dan partisipasi semua

pihak yang juga sungguh-sungguh pula. Bagaimanapun baik dan complicated

sistem yang dibuat seperti yang telah banyak kita saksikan termasuk

penerapan sistem dengan pengendalian internal (internal control) yang

memadai akan tetapi tanpa dibarengi dengan diterapkannya pula praktek-

pratek yang sehat dari aparatur pelaksananya, maka dapatlah dikatakan

kesia-siaan belaka.

Dampak dari otomatlsasi data yang paralel dengan perkembangan

Teknologi Informasi (TI atau IT - Information Technology) dan implikasi

teknisnya dalam organisasi dan administrasi pemerintahan dengan ciri-ciri

sifat-sifatnya (it's nature) seperti desain sistem informasi, Standard

Operations and Procedures, aplikasi database, paperless, efisiensi teknis dan

personil, dan lain sebagainya adalah bidang yang juga memerlukan pemikiran

dan appresiasi serius dalam antisipasinya. Tidak dapat kita ragukan bahwa

komputer sebagai bagian dari produk dan perkembangan n, aplikasinya telah

merambah luas dalam administrasi pemerintahan. Karena itu komputerisasi

sebagai elemen penting dalam administrasi pemerintahan paralel dengan

6(1


kebutuhan otomatisasi data, desain sistem, desain database, dan

pengendaliannya juga panting untuk memetakan berbagai kebutuhan dan

kepentingan administrasi secara memadal pula disamping peningkatan dan

pengembangan kapasltas brain and skills 6bv\ sumberdaya manusia (personil)

yang akan menjadi pelaksananya.

Impllkasi awal dari diterapkannya secara gradual dari perkembangan

Teknologi InformasI (TI) pada organisasi pemerintahan balk pusat maupun

daerah yang sampai saat ini adalah baru pada tahap komputerisasi format-

format melalui program aplikasi dan upaya penyediaan hardware yang

relevan dengan pertimbangan kemampuan budget yang ada. Pada satu segi,

adalah suatu kenyataan tidak dapat ditampik bahwa betapa deras laju

perkembangan Teknologi Informasi dan/atau lebih khusus lagi teknologi

komputer yang sudah sedemikian complicated namun aplikasinya pada

beberapa organisasi pemerintahan masih belum terintegrasi dan menyentuh

sampai dengan aspek-aspek terkecil sesuai dengan kebutuhan organisasi dan

kondisi yang terjadi. Walaupun demikian tidak dapat dielakkan antara apa

yang diungkap para ahli suatu konfrontasi antara pilihan pendekatan human

centered6ax\ machine centered6d\Brx\ penerapan dan pemanfaatan teknologi

informasi. Namun apa yang sesungguhnya telah dilaksanakan organisasi

pemerintahan saat ini - pemerintahan pusat dan daerah - guna mengimbangi

beberapa keperluan dalam otomatisasi data melalui penerapan Teknologi

Informasi yang sepadan oleh beberapa pihak tidaklah dapat dikatakan

sesungguhnya pula telah memuaskan. Pada tinjauan yang lebih tajam dan

67

m.

Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)fi*^ Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah

« kaitannya dalam konteks makro, tanpa disadarl telah banyak peluang dan

juga permasalahan-permasalahan berkaitan dengan partipasl masyarakat

dalam pemanfaatan dan pengelolaan teknologi informasi mengingat betapa

strategis aspek ini dalam aspek pembangunan dan pertahanan keamanan

(hankam).

Sejalan dengan reformasi politik yang pada tahap selanjutnya telah

mendorong semakin demokratisnya pemerintahan di Indonesia maka perlu

diimbangi dengan tuntutan semakin eflsiennya organisasi pemerintahan. Apa

yang telah dilaksanakan pada masa lalu seperti dengungan penerapan

kebijaksanaan deregulasi dan juga apa yang sekarang banyak disebut-sebut

sebagai Clean Governance dagat. dikatakan bahwa di Indonesia sedang terjadi

proses dialektis dimana organisasi pemerintahan - baik pusat maupun daerah

- telah ditantang oleh aliran baru yang bersemboyan Less Government Policy

and Clean Governance adalah The Best Policy.

Demikian beberapa keterangan yang dapat kita sebut sebagai tantangan

{challenge) dari betapa pentingnya aparatur pemerintah untuk memahami

perkembangan yang teigadi dan betapa kritis kita dalam mengantisipasi

perubahan-perubahan tersebut melalui peranan organisasi pemerintahan

yang diharapkan dapat lebih credible dan accountable.

Karena itu untuk menjawab tantangan-tantangan di atas maka dalam

organisasi pemerintahan dan peranan aparatur negara dalam konteks

OS

(»»

ran


administrasi pemerintahan yang lebih operatif dan praksis perlu disusun suatu

panduan atau pedoman yang memadai guna mengakomodasi setiap

perubahan yang terjadi. Setidak-tidaknya aparatur dapat menyesuaikan diri

dengan perkembangan yang terjadi dan untuk menjadi lebih efisien dan/atau

lebih efektif.

Demikian latar belakang yang dapat dikemukakan sebagai prolog dan

pengantar yang melatari mengapa perlunya disusun sebuah Buku Pedoman

Penyusunan Prosedur Tetap. Pedoman ini tidaklah bersifat mutlak namun

lebih merupakan semacam triger untuk mengajak ketika memulai melakukan

kerja penyusunan protap sesuai dengan kebutuhan yang terjadi.

6.2 Studi Literatur

STUDI tentang penyusunan prosedur tetap pada berbagai organisasi

sejalan dengan upaya manajemen atau pimpinan administrasi dalam

simplifikasi dan atau penyempurnaan proses kerja (baik teknis maupun

administrasi) termasuk pula upaya penurunan biaya (cost reduction) untuk

menjamin bahwa hasil (quality assurance) sesuai dengan apa yang

direncanakan telah banyak dllakukan.

Seperti yang dikemukakan sebelumnya oleh Bintoro Tjokroamidjojo

(Jakarta: 1995) bahwa untuk penyempurnaan administrasi negara

(pemerintahan/administrasi publik) perlu dilakukan secara terus-menerus


fW|

fSBl

untuk menciptakan administrasi negara yang bersih: bebas dari

penyelewengan dan penyimpangan atau korupsi pada umumnya yang

mengakibatkan pemborosan. Dua tindakan yang perlu dilakukan bersamaan

adalah: menyempurnakan pengawasan di satu pihak dan meningkatkan

kesejahteraan pegawai di pihak lain, dan kecuali itu perlu disusun manual

prosedur dan persyaratan yang diketahui bersama deh pihak administrasi

pubHk dan pengguna jasa.

Dalam upaya menyusun prosedur dari sebuah mekanisme kerja (work

mechanism) khususnya dalam penanganan kerja yang bersifat berulang

(rutin) maka menurut John T. Robbin (London: 2003) terdapat beberapa

langkah yang perlu dilakukan antara lain:

1. Tahap penelitian (research/?/755e),

Dimulai dengan adanya kebutuhan dari rencana disusun protap melalui

penelitian yang cukup untuk menentukan seberapa besar kebutuhan,

ruang lingkup, tujuan dan benefit yang akan diperoleh dengan disusunnya

protap baik secara garis besar maupun secara detil, atau dapat juga

mengkaji dari ada atau belum adanya protap sehingga memang perlu

disempurnakan/disusunnya protap. Pada tahap penenelitian ini beberapa

aktivitas yang dilakukan dapat berupa desk research, studi komparasi

dengan peninjauan pada instansi yang telah membuat protap, dan studi

pustaka yang relevan.

70


fOPt

(*»

2. Menyusun tim lintas fungsional {buHd a cross-functional team),

Berbagai aktivitas yang terjadi pada sebuah bagian tentunya akan

bertemu pada sebuah proses koordinasi dengan bagian lain. Karena itu

perlu dibentuk tim yang lintas fungsional untuk membentuk kesepahaman

dalam koordinasi kegiatan yang dapat menciptakan sinergi sehingga

protap yang disusun merupakan keseluruhan proses yang koordinatif dan

mengurangi kelambatan-kelambatan.

3. Upaya-upaya pengembangan dan koordinasi {develop and

coordinate efforts),

Pada tahap ini secara kontinyu oleh tim yang terbentuk dilakukan

pengkajian secara ekstensif dengan menggali berbagai kemungkinan dari

aktivitas yang akan dilakukan dan kemungkinan pengembangannya

sejalan dengan waktu (periodik) dan semakin intens untuk tetap menjaga

koordinasi dan sekaligus mengidentifikasi risiko-risiko yang mungkin timbul

dalam penerapannya.

4. Penulisan prosedur-prosedur {write the manual of procedures),

Berdasar basil penelitian dan pengembangan pada tahap sebelumnya

kemudian disusunlah laporan dari protap baik teknis ataupun administrasi

sebagai sebuah manual yang bersifat sementara (draft).

5. Memeriksa kembali {review),

71


Pada tahap ini dilakukan koreksi ulang oleh pimpinan maupun personal

yang ditunjuk/dltetapkan yang memiliki keahlian atau kemampuan secara

komprehensif guna menyempurnakan draft yang sudah disusun

sebelumnya.

6. Tahap Persetujuan (approve),

Setelah draft dinyatakan selesai maka oleh pimpinan atau pejabat yang

berwenang untuk itu maka dibuat persetujuan untuk penerapannya.

7. Mempublikasikan {publish),

Publikasi yang dimaksud di sini lebih bersifat internal dan dimaksudkan

untuk mengakomodasi masukan dari proses umpan balik oleh bagian atau

pihak-pihak yang akan menggunakan protap tersebut.

8. Mengkomunikasikan {communicate, dan

Demikian pula komunikasi yang dimaksud di sini adalah suatu proses

komunikasi yang bersifat dua arah agar manual protap menjadi titik tolak

dalam setiap personel yang terlibat ketika protap tersebut diterapkan.

9. Diklat protap (train poHcies and procedures).

Mempetimbangkan efektivitas dan efisiensi sebelum protap diterapkan

oleh personel yang akan bertugas dan secar langsung harus menggunakan

•*»


protap tersebut maka yang bersangkutan harus didik dan dilatih agar

dapat melaksanakan protap tersebut secara benar dan baik.

Menurut Vincent Gaspersz (Jakarta: 1997) kata kualitas sendiri memiliki

banyak definisi yang berbeda, dan bervariasi dari yang konvensional sampai

yang lebih strategik. Definisi konvensional dari kulitas biasanya

menggambarkan karakteristik langsung dari suatu produk seperti:

performansi {performance), keandalan {realibHity), mudah dalam penggunaan

{ease of use), estetika {esthetics), dan sebagainya. Bagaimanapun para

pimpinan organisasi yang sedang berkompetisi dalam konteks lingkungan

global harus memberikan perhatian serius pada definisi strategik, yang

menyatakan bahwa: kualitas adalah segala sesuatu yang mampu memenuhi

keinginan atau kebutuhan pelanggan(/77ee^//7^ the needs of customers).

Keistimewaan atau keunggulan produk atau jasa (Vincent Gaspersz,

Jakarta: 1997) dapat diukur melalui tingkat kepuasan pelanggan.

Keistimewaan ini tidak hanya terdiri dari karakteristik produk atau jasa yang

ditawarkan, tetapi juga pelayanan yang menyertai produk atau jasa tersebut,

^ seperti: cara pemasaran, cara pembayaran, ketepatan penyerahan, dan Iain-

lain. Keistimewan suatu produk jasa dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu:

keistimewaan langsung dan keistimewaan atraktif. Keistimewaan langsung

berkaitan dengan kepuasan pelanggan yang diperoleh secara langsung

dengan mengkonsumsi produk jasa yang memiliki karakteristik unggul seperti

tanpa cacat, keterandalan {reabiiity), dan Iain-Iain. Sedangkan keistimewaan

7J

(S*|


atraktif berkaitan dengan kepuasan pelanggan yang diperoleh secara tidak

langsung dengan mengkonsumsi produk jasa tersebut. Keistimewaan atraktif

sering memberikan kepuasan yang leblh besar pada pelanggan dibandingkan

keistimewaan langsung. Beberapa keistimewaan atraktif, misalnya: bank yang

buka pada hari minggu, pelayanan 24 jam tanpa tambahan biaya, pembelian

produk melalui telepon dan penyerahan di rumah, dan sebagainya.

Keistimewaan atraktif dapat meningkatkan kepuasan pelanggan secara cepat,

meskipun untuk itu membutuhkan inovasi dan pengembangan secara terus

menerus.

Dalam ISO -8402 {Quality Vocabulary), kualitas didefinisikan sebagai

totalitas dari karakteristik suatu produk yang menunjang kemampuannya

untuk memuaskan kebutuhan yang dispesiflkaslkan atau ditetapkan. Kualitas

seringkali diartikan sebagai kepuasan pelanggan {customer satisfaction) atau

konformansi terhadap kebutuhan atau persyaratan {conformance of the

requirement). Perlu dicatat sejak awal pengertian produk seperti yang

didefinisikan dalam ISO 8402, bahwa produk adalah basil dari aktivitas atau

proses. Suatu produk dapat berbentuk {tangible), tak berbentuk {intangible),

atau kombinasi keduanya. Dengan demikian tiga kategori produk dapat

diidentifikasi di sini, yaitu: (1) barang {goodd), misalnya: ban, cat, mobil,

tetepon, kabel, komputer, dll., (2) perangkat lunak (I), misalnya: program

komputer, laporan keuangan, prosedur atau instruksi dalam protap kualitas

ISO 9000, dll., dan (3) jasa {services), misalnya: perbankan, asuransi,

transportasi, pergudangan, pendidikan dan pelatihan, dll. ^

74


I**

Disamping pengertian kualitas seperti yang telah disebutkan di atas,

kualitas juga dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang menentukan

kepuasan pelanggan dan upaya perubahan ke arah perbaikan terus menerus

sehingga dikenal dengan istilah: Q-MATCH (Quality = Meets Agreed Terms

and Changes).

Berdasarkan definisi tentang kualitas balk konvensional maupun yang

lebih strategik, kita dapat menyatakan bahwa pada dasarnya kualitas

mengacu kepada pengertian pokok bahwa:

1. Kualitas terdiri dari sejumlah keitimewaan produk, baik keistimewaan

langsung maupun keistimewaan atratktif yang memenuhi keinginan

pelanggan dan dengan demikian memberikan kepuasan atas penggunaan

produk tersebut.

2. Kualitas terdiri dari segala seuatu yang bebas dari kekurangan atau

kerusakan.

ISO 8402 (Quality Vocabulary) mendefinisikan Manajemen Kualitas

(Management of Quality Assurance) sebagai semua aktivitas dari fungsi

management secara keseluruhan yang menentukan kebijaksanaan kualitas,

tujuan-tujuan dan tanggung jawab, serta menginplementasikannya melalui

alat-alat seperti perencanaan kualitas (quality planning), pengendalian

kualitas (quality control), jaminan kualitas ( quality assurance), dan;

7 ■>


peningkatan kualitas (quality improvement). Tanggung jawab untuk

manajemen kualitas ada pada semua level dari manajemen (administrasi

publik), tetapi harus dikendalikan oleh manajemen puncak (top

management), dan implementasinya harus melibatkan semua anggota

organisasi. Dengan kata lain manajemen kualitas (management of quality

assurance) dapat didefnisikan sebagai suatu cara meningkatkan secara terus

menerus (continuous performance improvement) pada setiap level operasi

atau proses, dalam setiap area fungsional dari suatu orgnisasi, dengan

menggunakan semua sumberdaya manusia dan modal yang tersedia.

Menurut Vicent Gaspersz (Jakarta: 1997) terdapat beberapa langkah

yang diperlukan untuk mencapai manajemen kualitas modern menjadi lebih

efektif, antara lain:

1. Mendefinisikan dan merinci sasaran dan kebijaksanaan kulitas.

2. Berorientasi kepada kepuasan pelanggan.

3. Mengerahkan semua aktivitas untuk mencapai sasaran dan

kebijaksanaan kualitas yang telah ditetapkan.

4. Mengintegrasikan aktivitas-aktivitas itu dalam organisasi.

5. Memberikan penjelasan maupun tugas-tugas kepada pekerja (bawahan)

untuk bersikap mementingkan kualitas yang dihasilkan guna

menyukseskan program pengendalian kualitas terpadu.

6. Merinci aktivitas pengendalian kualitas pada pelaksana di lapangan.

7. Mengidentifikasi kualitas peralatan secara cermat.

Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemermtah Pusat dan Daerah

8. Mendefinisikan dan mengefektifkan aliran informasi kualitas,

memprosesnya, dan mengendalikannya.

9. Melakukan pelatihan (training) serta memotivasi bawahan untuk terus

bekerja dengan orientasi meningkatkan kualitas.

10. Melakukan pengendalian terhadap ongkos kualitas dan pengukuran

lainnya serta menetapkan standar kualitas yang diinginkan.

11. Mengefektifkan tindakan korektif yang bersifat positif.

12. Melanjutkan protap pengendalian, mencakup langkah selanjutnya dan

menerima informasi umpan balik, melakukan analisis hasil, serta

membandingkan dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.

13. Memeriksa aktivitas dari protap kualitas modern secara periodik.

6.3 Pengertian dan Definisi Protap

^ Menurut Mulyadi (Jakarta: 2001) protap adalah suatu jaringan prosedur

yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok

organisasi / administrasi publik pemerintahan. Sedangkan Prosedur adalah

suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang, dalam

satu bagian/subbagian, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara

seragam aktivitas penting organisasi/administrasi publik yang terjadi

berulang-ulang.

Dari definisi protap di atas Mulyadi (Jakarta: 2004) melihat bahwa protap

sebagai jaringan kega (workflow) sebagai 'bagian-bagian yang ^saling

77

(a*)

(*)

(5*1

Tata Laksana Penyijsunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah

berhubungan', yaitu subprotap-subprotap, atau dapat dikatakan ^prosedur-

prosedur yang berhubungan'. Kedua kalimat Ini menekankan pada adanya

aktivitas yang terintegrasi sehingga jika dirangkum, pengertian protap dan

atau protap akan menjadi '^suatu entity (kesatuan) dari subprotap-subprotap

dan prosedur-prosedur yang terintegrasi, disusun secara skematis dan baku

untuk melaksanakan atau mencapai tujuan tertentu organisas/'.

Sedangkan dalam Encyclopedia of Professional Management Vol. 2

(Grolier international, Connecticut: 1988) dijelaskan bahwa: Policy and

procedures manual for an organization serve to record general and/or specific

guidelines and operational dements and sequences for directive and/or

reference purposes. Typically, these are active documents designed for

ongoing managerial use and are subject to continual change and upcfate.

(Manual policy dan prosedur-prosedur sebuah orgnisasi menyajikan

pencatatan secara umum dan/atau pedoman khusus dari elemen-elemen

operasional dan aliran untuk tujuan langsung maupun rujukan. Secara

sederhana, terdapat kegiatan-kegiatan yang menggunakan dokumen yang

didesain sedemikian rupa untuk keperluan manajerial dan merupakan sesuatu

subyek yang berubah dan perlu dimutakhirkan.)

Dalam buku panduan (guidance) dari US Environmenal Protection

Agency (EPA) Protap merupakan Prosedur Standar Operasi yang didefinisikan

sebagai set of written instructions that document a routine or repetitive

activity followed by an organization''. Oleh karena itu kita dapat mengatakan

7S


bahwa Prosedur Tetap juga merupakan organisasi kegiatan-kegiatan,

formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk

menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh administrasi administrasi publik

balk guna memudahkan pengelolaan dan penatalaksanaannya.

PADA dasarnya, dalam usaha menyusun suatu prosedur tetap maka

yang pertama ditetapkan adalah mendefinisikan kebutuhan protap terlebih

dahulu sesuai dengan tujuan yang ditetapkan. Oleh karena itu sikap pertama

yang harus dimiliki dalah netral, bebas dari Vested interest' dan bebas dari

tekanan. Berawal dari kondisi inilah dilakukan penelitian dan kajian dengan

mengamati berbagai fungsi, kondisi lingkungan, baik internal maupun

eksternal dan kemudian menetapkan indikator-indikator yang mempengaruhi

(sebagai variabel bebas) dari protap yang akan dikembangkan (sebagai

variabel tidak bebas).

Ibarat merancang gaun/pakaian pengantin, yang mengetahui selera,

ukuran dan hal-hal lain yang bersifat spesifik, adalah pengantin itu sendiri.

Desainer, setelah sebelumnya memperhatikan, mengamati dan meneliti

kebutuhan Sang Pengantin, merancang berbagai alternatif 'draft' desain untuk

kemudian dikonfirmasikan kepada yang bersangkutan. Setelah Sang

Pengantin memilih salah satu alternatif barulah dilakukan pemilihan bahan,

pengukuran dan penetapan batas waktu penyelesaian. Demikian pula halnya

dengan penyusunan prosedur tetap dan atau atau pengembangan protap.

Pihak yang paling mengetahui apa yang dibutuhkan dari suatu

70


pengembangan protap adalah penggunanya. Sulit diharapkan manfaat yang

optimal apabila protap dikembangkan tanpa melibatkan penggunanya.

Satu ha! yang patut dicatat, kedua pengertian di atas menitikberatkan

pada tercapalnya tujuan. Artinya, suatu protap hanya atau akan

dikembangkan karena organisasi/perusahaan menginginkan tercapainya

tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Atau dapat dikatakan,

sebelum pengembangan protap, telah dilakukan 'requirement definition'

(pendefinisian kebutuhan). Persoalannya sekarang, sejauh mana 'requirement

definition' itu telah dilakukan?

Sesungguhnyalah, 'requirement definition' merupakan tahap pertama

dan utama dalam desain protap. Pada' tahap inilah dirumuskan kebutuhan-

kebutuhan pengguna. Urutan kegiatannya berawal dari menetapkan tujuan

(objectives) organisasi yang kemudian diikuti dengan merumuskan sasaran-

sasaran (goals) yang hendak dicapai. Untuk sampai pada tahap ini tentu saja

sebelumnya dilakukan penelitian menyangkut berbagai fungsi, kondisi

lingkungan dan kebijakan/regulasi, baik yang dikeluarkan pemerintah maupun

organisasi, yang mungkin mempengaruhi pengembangan protap.

Dari definisi protap prosedur tetap (protap) tersebut, unsur suatu

prosedur tetap yang pokok adalah mekanisme dari pengelolaan kegiatan-

kegiatan, formulir atau catatan-catatan, dan laporan. Berikut ini diuraikan

lebih lanjut pengertian masing-masing unsur protap prosedur tetap tersfbut.

so


6.3.1 Formulir

FORMULIR merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam

tegadinya aktivitas tertentu (misalnya transaksi keuangan). Formulir sering

disebut dengan istiiah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang

terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas.

Formulir sering pula disebut dengan istiiah media, karena formulir merupakan

media untuk mencatat peristiwa yang tegadi dalam organisasi ke dalam

catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan direkam untuk pertama

kalinyasebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah bukti

kas keluar, faktur, dan cek. Secara manual, formulir dibuat dari kertas (paper

form). Sedangkan dalam computerized system digunakan berbagai macam

media untuk dimasukkan kedalam protap pengdlahan data seperti: papan

ketik (keyboard), optical and magnetic characters and code, mice, voice,

touch sensors, dan cats.

6.3.2 Laporan

HASIL akhir proses pengolahan data sesuai dengan bidang adalah

laporan pelaksanaan seperti halnya bidang keuangan adalah laporan

keuangan atau pun laporan pelaksanaan.

Dari penjelasan di atas dapat dipertajam bahwa dalam prosedur tetap,

formulir merupakan salah satu unsur dalam prosedur tetap. Formulir ini

merupakan keluaran protap lain yang menjadi masukan protap prqsedur

SI

Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada instansi Pemerintah Pusat dan Daerah

1*1

tetap. Oleh karena itu dalam membahas prosedur tetap perlu dibedakan

pengertian prosedur dan bagian-bagiannya, agar dapat diperoleh gambaran

yang jelas mengenai berbagai mekanisme yang menghasilkan berbagai

macam formulir yang diolah dalam prosedur tetap.

Dan definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu protap

terdiri dari jaringan prosedur; sedangkan prosedur merupakan urutan

kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal (clerical operation) terdiri dari kegiatan

berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir:

a. Menulis.

b. Menggandakan.

c. Menghitung.

d. Member) kode.

e. Mendaftar.

f. Memilih (mensortir).

g. Memindah.

h. Membandingkan.

Untuk memperjelas pengertian protap dan prosedur, berikut ini disajikan

sebuah contoh bagaimana document flowchart (bagan alir dokumen)

prosedur penjualan tuna) suatu toko koperasi pegawai. Prosedur ini dirancang

untuk melaksanakan salah satu kegiatan pokok toko koperasi pegawai, yaitu

penjualan tunai. Prosedur penjualan tunai sebenarnya ini terdiri dari 6

prosedur berikut ini: (a) prosedur order penjualan, (b) prosedur penegmaan

S2


kas, (c) prosedur penyerahan barang, (d) prosedur pencatatan penjualan, (e)

prosedur pencatatan penerimaan kas, (f) prosedur rekonsiliasi bank. Namun

disini dijelaskan hanya prosedur order penjualan dan prosedur penerimaan

p-N kas saja.

Prosedur order penjualan digunakan untuk melayani pembeli yang akan

membeli barang. Prosedur in! dilaksanakan oleh Bagian Penjualan dengan

mengisi faktur penjualan tunai dengan informasi antara lain jenis barang,

kuantitas, harga satuan, dan total harga. Faktur penjualan tunai ini dibuat

oleh bagian penjualan sebanyak 3 lembar; lembar ke-1 diserahkan kepada

pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barangke bagian kassa;

lembar ke-2 diserahkan kepada bagian pembungkusan bersamaan dengan

penyerahan barang yang dibeli; lembar ke-3 ditinggal sebagai arsip bagian

penjualan.

Dengan demikian prosedur order penjualan ini terdiri dari kegiatan

klerikal berlkut ini:

a. Menulis data mengenai tanggal, kode barang, jenis, kuantitas, harga

satuan, harga total, nama pramuniaga.

b. Menggandakan faktur penjualan dengan cara mengisi formulir tersebut

lebih dari satu lembar.

c. Menghitung perkalian harga satuan dengan kuantitas serta jumlah yang

dibayar oleh pembeli.

ST

f**

r»»


d. Memberi kode dengan cara mencantumkan kode barang pada faktur

penjualan.

Dari contoh-contoh di atas mengisyaratkan bahwasanya kunci utama

keberhasilan pengembangan protap terletak pada ketepatan dalam

requirement definition'. Atau dapat dikatakan, Vequirement definition'

memegang peranan kunci dalam desain protap. Dalam realitanya,

Vequirement definition' pengembangan protap kadang terlalu dipaksakan.

Apalagi, misalnya, jika pengembang tidak netral, membawa pesan sponsor,

misalnya dalam memilih 'hardware' atau 'software' tertentu. Atau

pengembang yang merangkap konsultan, mempunyai 'vested interest' agar

perusahaan/organisasi yang menggunakan jasanya, selama mungkin

tergantung pada pengembang bersangkutan.

S4

(*»


BAB VII

Protap Sebagai Bagian Dari Sistem Informasi

7.1 Pendahuluan

Prosedur tetap dapat dikatakan sebagai bagian dari suatu sistem informasi

yang digunakan oleh organisasi/administrasi publik dalam proses peningkatan

kualitas informasi maupun proses kegiatannya. Sebagai suatu bagian dari

sistem informasi maka secara teknis, protap terdiri dari blok-blok bangunan

yang membentuk protap tersebut. Seperti halnya bangunan rumah/gedung,

protap memiliki komponen utama yang membentuk suatu struktur bangunan

protap. Secara teoritis komponen sebuah bangunan protap sebagai suatu

sistem terdiri dari enam blok (disebut dengan information system building

block): masukan, model, keluaran, teknologi, basis data, dan pengendalian.

Gambar 7.1 melukiskan blok bangunan protap.

Masukan Model Keluaran

Teknologi Basis Data Pengendalian

Gambar7.1 Blok Bangunan Protap

Terlepas dari organisasi yang dilayani oleh protap atau cara yang dipakai

untuk merancang dan mengembangkan protap, setiap protap selalu terdiri

dari enam blok bangunan seperti yang dilukiskan pada Gambar 7.1. Arsitek

yang mempunyai tanggung jawab untuk menjadikan blok-blok tersebut

menjadi bangunan protap yang menghasilkan bagi para pengguna disebut


^ dengan analis protap. Berikut ini diuraikan pengertian masing-masing blok

bangunan protap tersebut.

7.1.1 Blok Masukan {Input Block)

^ Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam protap tersebut beserta

metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data

tersebut ke dalam protap. Masukan terdiri dari transaksi, permintaan,

pertanyaan, perintah, dan pesan. Umumnya masukan harus mengikuti aturan

^ dan bentuk tertentu mengenai isi, identifikasi, otorisasi, tata letak, dan

pengolahannya. Caranya untuk memasukkan masukan ke dalam protap dapat

berupa tullsan tangan, formulir kertas, pengenalan karakteristik fisik seperti

sidik jari, papan ketik {keyboard) dan Iain-Iain.

7.1.2. Blok Model (A/o£^e/5/ocAr)

Blok model terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukan

dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi

hasil yang dikehendaki atau keluaran. Logico-mathematfca! mode! dapat

mengkombinasi unsur-unsur data untuk menyediakan jawaban atas suatu

pertanyaan, atau dapat meringkas atau menggabungkan data menjadi suatu

laporan ringkas.

7.1.3 BXoW {Output Block)

Produk suatu protap adalah keluaran yang berupa informasi yang bermutu

dan dokumen untuk semua tingkat pengambil keputusan dan semua pemakai

informasi, baik pemakai intern maupun pemakai ekstern. Keluaran^ suatu


protap merupakan faktor utama yang menentukan blok-blok lain suatu

protap. Jika keluaran suatu protap tidak sesual dengan kebutuhan pemakai

Informasi, perancangan blok masukan, model, teknologi, basis data, dan

pengendalian tidak ada manfaatnya.

Keluaran protap dapat berupa laporan pelaksanaan anggaran, surat order

pembelian, cek, faktur, jawaban atas suatu pertanyaan (misalnya berapa

^ biaya pengobatan sampai dengan saat ini?), pesan, perintah, hasil suatu

pengambilan keputusan yang diprogram, skenario dan simulasi, dan aturan

pengambilan keputusan. Mutu yang harus meiekat dalam keluaran protap

w adalah: ketelitian, ketepatan waktu, dan relevansi.

Media yang dipakai untuk menyajikan keluaran protap dapat berupa: layar

monitor, mesin pencetak (printer), alat pendengar (audio), atau microfilm.

Umumnya keluaran protap prosedur tetap berupa hasil printout atau

hardcopies mesin cetak {printei) dan tayangan pada monitor komputer.

7.1.4 Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi ibarat mesin untuk menjalankan protap. Teknologi menangkap

masukan, menjalankan model, menyimpan, dan mengakses data,

menghasilkan dan menyampaikan keluaran, serta mengendalikan seluruh

protap. Dalam protap berbasis komputer, teknologi terdiri dari tiga

komponen: komputer dan penyimpanan data di luar {auxiiiary storage),

telekomunikasi, dan perangkat lunak {software). ^

87


^ 7.1.5. Blok Basis Data {Database Blocl^

Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk

melayani kebutuhan pemakai informasi. Basis data diperlakukan dari dua

m sudut pandang: secara fisik dan secara logis. Basis data secara fisik berupa

media untuk menyimpan data, seperti kartu buku besar, pita magnetik, disk

(cakram), diskette, kaset, kartu magnetik, chip, dan microfilm. Basis data

secara fisik merupakan tempat sesungguhnya suatu data disimpan. Namun

^ yang lebih penting bukan dalam bentuk fisik apa data disimpan, melainkan

bagaimana mencari, menggabungkan, dan mengambil data yang disimpan

untuk memenuhi kebutuhan khusus pemakai. Oleh karena itu, basis data

raq dapat dipandang dari sudut pandang logis yang bersangkutan dengan

bagaimana struktur penyimpanan data sehingga menjamin ketepatan,

ketelitian, dan relevansi pengambilan informasi untuk memenuhi kebutuhan

pemakai.

7.1.6 Blok Pengendalian {ControlBlock)

Semua protap harus dilindungi dari bencana dan ancaman, seperti bencana

alam, api, kecurangan, kegagalan protap, kesalahan dan penggelapan,

penyadapan, ketidakefisienan, sabotase, orang-orang yang dibayar untuk

melakukan kejahatan. Beberapa cara yang perlu dirancang untuk menjamin

perlindungan, integritas, dan kelancaran jalannya protap adalah:

a. Penggunaan protap pengelolaan catatan.

b. Penerapan pengendalian keuangan/pembukuan/akuntansi.

88


(3^

C Pengembangan rancangan induk protap.

d. Pembuatan rencana darurat dalam hal protap gagal menjalankan

fungsinya.

e. Penerapan prosedur seleksi karyawan/pegawai.

f. Pembuatan dokumentasi lengkap tentang protap yang digunakan oleh

organisasi.

g. Perlindungan dari bencana api dan putusnya aliran listrik.

h. Pembuatan protap penunjang untuk mengantisipasi kegagalan protap

yang sekarang digunakan dan pembuatan tempat penyimpanan data di

luar organisasi sebagai cadangan (backup).

i. Pembuatan prosedur pengamanan dan penggunaan alat-alat

pengamanan serta pengendalian akses ke dalam protap.

7.2 Hubungan Administrasi Publik dan Protap

Manajemen organisasi pemerintahan / administrasi publik menjalankan roda

kegiatannya sehari-hari dengan menggunakan protap. Untuk menjelaskan

dan memperkenalkan suatu program pembangunan kepada masyarakat, jelas

diperlukan protap kegiatan program pembanguan. Protap ini menghasilkan

informasi yang memungkinkan atasan yang berwenang dapat mengambil

keputusan mengenai banyak hal yang berkaitan dengan program

pembangunan pada saat diperlukan. Protap merupakan salah satu subsistem

dari protap induk pada suatu organisasi / administrasi publik. Gambar 7.2


pada halaman berikut berikut melukiskan hubungan protap dan protap

prosedur tetap.

I'rosciliir I cl.ip'aiornn;i;in I'lt.iu.ii

i'roscdur IcUip'cncinivitan Pcuauai

I'rotap IiifonnasiI'clavatiati Tckms

Protap IiifonnasiAluraii Orcanisasi

Protap InfonnasiAdminislrasi Umuin dan fata Usaha

I'rotap InfonnasiKenrotokolan

'ri)lap Infonnasi

Kcpctiawaian

Protap InfonnasiKutin iffc Pcinhaimunan

Protap InfonnasiAimaaran/Kciuinuan

Protap Infonnasi Invcntarisasi. Pctnanfaatan&. Pcimclolaan Sarana &. Prasjirana Aoaraliir

fwt)

Gambar7.2: Prosedur Tetap sebagai Subprotap Protap Administrasi publik

7.3 Metode Pengembangan Protap

METODOLOGI penyusunan/pengembangan Protap adalah langkah-langkah

yang dilalui dalam menyusun/mengembangkan protap. Penyusunan/

pengembangan protap dapat dilaksanakan melalui tiga tahap utama berikut

ini:

MO


I. Tahap Analisis Phase (analysis phase).

II. Tahap Desain Phase (design phase).

III. Tahap Implementasi (implementation phase)

Berdasarkan tujuan pengembangan dan/atau penyusunan prosedur tetap

tersebut di atas, pengembangan dan/atau penyusunan prosedur tetap dapat

berbentuk seperti berikut ini:

1. Pengembangan dan/atau penyusunan prosedur tetap baru yang lengkap.

2. Perluasan pengembangan dan/atau penyusunan prosedur tetap yang

sekarang dipakai untuk mencakup kegiatan baru.

Dalam setiap tahap pengembangan protap tersebut, pada tahap analisis ini

untuk menghasilkan dokumen tertulis yang menyajikan rencana pekerjaan

yang akan dilaksanakan dalam pengembangan protap atau hasil pekerjaan

pelaksanaan tahap pengembangan protap. Dokumen tertulis tersebut

diserahkan kepada pemakai informasi sebagai media bagi analis protap untuk

mengkomunikasikan pekerjaannya kepada pemakai informasi. Tahap

pengembangan protap dan nama dokumen tertulis yang dihasilkan oleh analis

dalam setiap tahap pengembangan protap disajikan dalam Gambar 7.3.

<=»»


Anal IS Prolap

Laporan Hasil

Analisis Protap

Usulan i'claksanaan

Analisis Protao

Dcsain Prolap

Laporan I'inalDesain ProtapSccara Rinci

Laporan Pinal lX.*sainProtap Secara dans

Usulan IXisain ProtapSecara Oiiris Besiir

Implementasi Laporan I'inalImplementasi -Protap

Gambar 7.3 : Tahap-tahap Pengembangan Protap Protap dan Dokumen Tertulisyang Dihasilkan dalam Setiap Tahap


« 7.4 Analisis Protap

Dalam tahap ini, analis protap membantu dalam mengidentifikasi informasi

yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya. Analis

protap mewancarai pemakai informasi, seperti mengajukan pertanyaan

"Informasi apa yang Saudara terima sekarang?" "Jenis informasi apa yang

Saudara perlukan untuk melaksanakan pekeijaan Saudara?". Masalah yang

seringkali dihadapi oleh analis protap pada tahap ini adalah membedakan apa

yang diminta, dengan apa yang diinginkan, dan dengan apa yang diperlukan

oleh pemakai informasi. Seringkali pemakai informasi tidak mampu

mengemukakan informasi apa yang diperlukan untuk melaksanakan

pekerjaannya, sehingga ia mengajukan permintaan jenis informasi kepada

analis protap, yang tidak sesuai dengan yang dlinginkan, bahkan seringkali

tidak sama dengan yang sebenarnya diperlukan. Analis protap harus

memperoleh informasi yang sebenarnya diperlukan oleh pemakai informasi

dalam tahap analisis protap ini, karena jenis informasi yang diperlukan oleh

pemakai informasi inilah yang menjadi dasar untuk melangkah ke tahap

desain dan implementasi protap. Tahap-tahap desain dan implementasi dalam

pengembangan protap prosedur tetap sangat ditentukan oleh keberhasilan

analis protap dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai informasi.

Kegagalan analisis protap dalam mengidentifikasi jenis informasi yang

diperlukan oleh pemakai informasi akan mengakibatkan desain protap yang

tidak bermanfaat bagi pemakai informasi. Oleh karena itu, tahap analisis

Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap {Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah

protap merupakan tahap yang paling menentukan dalam keseluruhan tahap

pengembangan protap prosedur tetap.

Analisis protap dapat dibagi menjadi empat tahap:

1. Analisis pendahuluan.

2. Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Protap

3. Pelaksanaan Analisis Protap

4. Penyusunan Laporan Hasil Analisis Protap.

Dalam analsis pendahuluan, analis protap mengumpulkan berbagai informasi

umum untuk menyusun dokumen tertulis yang disebut Usulan Pelaksanaan

Analisis Protap. Tahap pelaksanaan analisis protap dilakukan oleh analis

protap setelah tahap analisis pendahuluan dilakukan dan didasarkan pada

Usullan Pelaksanaan Analisis Protap. Hasil Analisis protap dituangkan dalam

dokumen tertulis yang disebut Laporan Hasil Analisis Protap.

7.4.1 Analisis Pendahuluan (Preliminary Analysis)

Dalam subbab diatas diuraikan bahwa tujuan umum pengembangan protap

adalah untuk menyediakan informasi bagi penatalaksanaan organisasi, untuk

memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh protap yang sudah ada, untuk

memperbaiki pengendalian internal, dan untuk mengurangi biaya klerikal

dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan.

94

Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)P^a Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah

Anallsis Pendahuluan (Preliminaty Analysis ) yang dilaksanakan pada tahap

analisis adalah untuk kepentingan pembuatan Usulan Pelaksanaan Anallsis

Protap. Dalam analisis pendahuluan ini, analis protap mengumpulkan

informasi untuk memperoleh gambaran secara menyeluruh mengenai

penyusunan protap. Untuk ini analis protapharus membuat worksheet atau

checksheet untuk mengumpulkan informasi yang dikumpulkan dalam anallsis

pendahuluan tersebut.

7.4.2 Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Protap

Pelaksanaan analisis protap direncanakan oleh analis protap dalam suatu

dokumen tertulis yang disebut "Usulan Pelaksanaan Analisis Protap". Maksud

dihasilkannya dokumen tertulis tersebut adalah untuk mempertemukan

pikiran pemakai informasi dengan analis protap mengenai pekerjaan

pengembangan protap yang akan dilaksanakan oleh analis protap untuk

memenuhi kebutuhan pemakai informasi.

Dalam dokumen "Usulan Pelaksanaan Analisis Protap" analis protap

menjelaskan:

1. Alasan ringkas dan jelas yang mendasari dilakukannya penyusunan/

pengembangan protap.

2. Pernyataan khusus tentang persyaratan kinerja yang diharapkan dari

protap yang diusulkan.

3. Batasan luas analisis protap yang akan dilaksanakan.

(*(


„ 4. Identifikasi informasi yang kemungkinan harus dikumpulkan dalam

analisis protap.

5. Identifikasi sumber-sumber potensial yang dapat menyediakan informasi

yang diperlukan dalam analisis protap.

6. Daftar peristiwa besar atau titik-titik pengecekan yang digunakan untuk

pengecek perkembangan analisis protap yang dilaksanakan oleh analis

protap.

fm

Isi dokumen "Usulan Pelaksanaan Analisis Protap" ini kemudian disajikan oleh

analis Protap kepada pemakai informasi untuk mempertemukan kebutuhan

pemakai informasi dengan kebutuhan pemakai menurut persepsi analis

protap. Dengan membaca alasan dilakukannya analisis protap, persyaratan

kinerja yang dituntut dari protap yang akan dikembangkan, luas analisis

protap yang akan dilaksanakan, informasi yang akan dikumpulkan, sumber

^ informasi potensial, dan daftar peristiwa penting yang dapat digunakan untuk

mengecek perkembangan pelaksanaan analisis protap, pemakai informasi

dapat memahami apakah arah yang dituju dalam analisis ini dapat memenuhi

kebutuhan informasi mereka.

7.4.3. Pelaksanaan Analisis Protap

Pelaksanaan analisis protap didasarkan pada rencana kerja yang dituangkan

dalam "Usulan Pelaksanaan Analisis Protap". Berikut ini contoh berbagai

00

m


^ langkah yang dilakukan oleh analis protap dalam melaksanakan analisis

protap

Analisis Laporan yang Dihasilkan Protap Sekarang. Dalam tahap ini analis

protap mempelajari laporan yang sudah dihasilkan oleh protap protap yang

sekarang digunakan, untuk menemukan informasi yang diperlukan, namun

tidak disediakan oleh oleh protap sekarang.

Analisis Transaksi/Kegiatan/Rutin. Analis protap kemudian melaksanakan

analisis terhadap setiap transaksi/kegiatan/rutin yang meliputi analisis

terhadap formulir, catatan, prosedur-prosedur yang digunakan didalam

melaksanakan setiap transaksi/kegiatan/rutin tersebut. Untuk setiap

transaksi/kegiatan/rutin yang dilaksanakan, analis protap mengumpulkan

informasi mengenai:

1. Unit organisasiyang terkait dalam transaksi/kegiatan/rutin.

2. Formulir yang dipergunakan.

3. Protap otorisasi dalam pelaksanaan transaksi/kegiatan/rutin.

4. Prosedur pelaksanaan transaksi/kegiatan/rutin.

Dalam mempelajari formulir yang digunakan dalam suatu bagian/subbagian

/seksi/subseksi atau unit, analis protap mengumpulkan informasi mengenai:

a. Siapa yang mengisi formulir?

b. Siapa yang mengecek, memverifikasi atau mengesahkan formulir

tersebut?i

07

fSi^


c. Setelah formulir tersebut selesai diproses, diserahkan ke unit/bagian/

subbagian/seksl/subseksi mana, dan siapa yang menerima penyerahan

formulir tersebut?

d. Peralatan mekanik apa yang digunakan untuk mengolah formulir

tersebut?

e. Pengecekan internal apa yang diciptakan dari penggunaan formulir

tersebut?

Dalam pengumpulan informasi mengenai protap (yang merupakan jaringan

prosedur untuk melaksanakan transaksi/kegiatan/rutin), analis protap

biasanya menggunakan uraian tertulis berupa daftar kegiatan (operation list)

dan simbol-simbol standar. Pada Subbab H akan disajikan contoh simbol-

simbol standar beserta maknanya dan disajikan pula contoh penggunaannya.

7.4.4 Sumber Informasi dalam Anaiisis Protap

Dalam anaiisis protap, sumber informasi untuk penyusunan/ pengembangan

protap adalah (1) protap yang sekarang digunakan, (2) sumber intern yang

lain, (3) sumber-sumber luar/eksternal.

Jarang analis mengembangkan protap yang sama sekali baru, yang

sebelumnya tidak dimiliki oleh organisasi. Yang sering terjadi justru analis

protap mengembangkan protap baru untuk menggantikan atau untuk

memperluas protap yang sekarang digunakan. Dalam keadaan ini timbul

pertanyaan: Apakah peran protap yang lama dalam protap protap yan^ akan


r»»

(»»»

dikembangkan? Haruskah analis protap menganalisis protap yang lama dalam

mengembangkan protap yang baru?

Manfaat utama diiakukannya analisis terhadap protap lama adalah:

1. Efektivitas Protap yang sekarang Digunakan. Dengan mempelajari

protap yang sekarang digunakan analis protap memiliki kesempatan

untuk menentukan apakah protap yang sekarang digunakan masih

memenuhi kebutuhan pemakai informasi, memerlukan perbaikan kecil,

memerlukan perbaikan besar, atau harus diganti. Desain suatu protap

protap baru tanpa dilandasi pada penilaian efektivitas protap protap

yang sekarang digunakan ibarat membeli sebuah mobil tanpa

mengetahui bahwa mobil yang sekarang digunakan dalam keadaan

mogok hanya karena kehabisan bahan bakar.

2. Ide Rancangan. Dengan menganalisis protap yang sekarang

digunakan, analis protap dapat menyerap ide rancangan yang terdapat

dalam protap yang lama, yang masih bermanfaat untuk dipakai dalam

protap yang baru.

3. Identifikasi Sumberdaya. Dengan menganalisis protap yang sekarang

digunakan, analis protap dapat mengidentifikasi berbagai sumberdaya

tersebut bagi protap yang akan dikembangkan nanti. Sumberdaya

tersebut meliputi keahlian manajemen, keahlian klerikal, dan peralatan

yang sekarang digunakan untuk menjalankan protap. ^


4. Pengetahuan Konversi. Pada saat protap yang baru

diimplementasikan, analis protap perlu memiliki informasi tentang

kegiatan yang sebelumnya dilaksanakan dengan protap yang lama dan

yang akan dilaksanakan dengan protap yang baru. Pengetahuan ini

merupakan dasar bag! analis protap dalam menghentikan kegiatan-

kegiatan yang dilakukan dengan protap yang lama untuk digantikan

dengan kegiatan-kegiatan yang dirancang dalam protap yang baru.

5. Titik awal yang Sama dalam Menuju Ke Perubahan Baru. Dalam

mengkomunikasikan perubahan-perubahan yang dirancang dengan

dilaksanakan-nya protap yang baru, analis protap akan menghadapi

sikap penolakan atau keengganan pegawai pelaksana maupun pemakai

informasi untuk berubah ke dalam protap yang baru. Untuk mengurangi

sikap tersebut, analis protap dapat membuat perbandingan antara

protap lama dengan protap yang baru, untuk menunjukkan bahwa

protap yang bari tidak seluruhnya merupakan protap baru, namun

beberapa unsur yang ada dalam protap lama masih dipertahankan atau

sedikit mengalami perubahan dalam protap yang baru. Dengan

demikian analis protap dan pegawai yang akan mengoperaslkan protap

serta pemakai informasi dapat bertolak dari titik awal yang sama, yaitu

kondisi protap yang lama, untuk berangkat ke protap yang baru yang

telah dirancang.

00

(»l


Sumber internal lain yang paling panting dalam melaksanakan analis protap

adalah orang. Orang-orang dalam organisasi tidak hanya yang menjabat

sebagai pimpinan, namun mencakup pula pegawai teknis maupun pegawai

yang melaksanakan pekerjaan klerikal. Syarat-syarat yang harus dipenuhi

oleh informasi dapat dinyatakan dengan balk oleh para pemakai informasi.

Analis protap dapat membantu para pemakai informasi didalam merumuskan

persyaratan yang melekat dalam informasi yang mereka perlukan.

Sumber internal yang kedua yang dapat dipakai dalam melaksanakan analis

protap adalah pekerjaan tulis menulis (paperwork) dalam organisasi.

Pekerjaan tulis menulis dalam hampir semua organisasi dapat digolongkan ke

dalam (1) yang menggambarkan bagaimana organisasi dibentuk strukturnya,

(2) apa yang sedang dikerjakan atau selama ini dikerjakan oleh organisasi,

dan (3) apa yang direncanakan untuk dikerjakan oleh organisasi.

Sumber ketiga yang dapat dipakai dalam analis protap adalah hubungan.

Hubungan antarpegawai, antarbagian, atau antarfungsi dapat menyediakan

bagi analis protap suatu informasi yang sebelumnya tidak diketahui oleh

analis protap melalui dokumentasi yang dilakukan oleh organisasi.

Apakah analis protap dapat menggunakan sumber luar dalam analis protap?

Badan/Departemen lain yang menggunakan protap protap yang serupa

dengan yang digunakan sekarang dapat digunakan sebagai sumber informasi

dalam analisis protap. Buku teks, majalah yang diterbitkan oleh organisasij


profesional, dan brosur penjualan yang diterbitkan oleh penjual perangkat

keras pengolahan data merupakan sumber informasi yang baik dari pihak luar

dalam tahap analisis protap.

7.4.5 Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Protap

Dalam tahap analisis protap, pengumpulan informasi dilaksanakan analis

protap dengan cara (1) wawancara, (2) kuesioner, (3) metode analisis

kelompok, (4) pengamatan, dan (5) pengambilan sampel dan pengumpulan

dokumen. Dalam banyak hal, wawancara merupakan cara terbaik untuk

mengumpulkan data dalam tahap analisis protap.

Dalam tahap analisis protap, bentuk-bentuk pertanyaan yang diajukan oleh

analis protap adalah sebaga^ berikut:

1. Apakah laporan pelaksanaan ini menyajikan informasi sesuai yang

Saudara perlukan?

2. Bagaimana memperbaiki mutu informasi yang dicantumkan dalam

laporan pelaksanaan yang Saudara terima?

3. Apa pekerjaan Saudara?

4. Apakah yang akan Saudara capai melalui pekerjaan Saudara?

5. Informasi apa yang Saudara terima sekarang untuk mencapai tujuan

pekerjaan Saudara?

6. Informasi tambahan apa yang Saudara perlukan?

02


m

^ Metode analisis kelompok digunakan jika (1) protap yang dianalisis

berdampak kepada beberapa kelompok pemakai informasi yang mempunyai

berbagai kegiatan yang berbeda dan berbagai kepentingan yang berbeda, (2)

protap yang dianalisis akan mengubah hubungan yang sudah terbina

antarmanusia, antarmesin, dan antarmetode, (3) protap yang dianalisis akan

melayani fungsi organisasi, yang baru yang sebelumnya organisasi tidak

memiliki pengalaman menjalankan fungsi tersebut.

7.4.6 Penyusunan Laporan Hasil Analisis protap

Hasil akhir proses analisis protap disajikan oleh analis protap dalam suatu

laporan yang disebut Laporan Hasil Analisis Protap. Laporan ini merupakan

dokumen tertulis yang dibuat oleh analis protap untuk diserahkan kepada

pemakai informasi. Laporan ini berisi temuan-temuan yang diperoleh analis

protap dalam analisis protap. Isi laporan Hasil Analisis protap meliputi:

1. Pernyataan kembali alasan yang mendasari dan luas analisis protap yang

dilaksanakan oleh analis protap.

Daftar masalah besar yang ditemukan oleh analis protap.

Suatu pernyataan persyaratan informasi yang diperlukan oleh pemakai

informasi.

Suatu pernyataan tentang asumsi penting yang dibuat oleh analis protap

selama melaksanakan analis protap.

Suatu proyeksi sumberdaya yang diperlukan beserta biaya yang

dibutuhkan dalam perancangan protap yang baru, atau pengubahan

0.1

Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah

protap yang sekarang digunakan oleh organisasi. Proyeksi ini mencakup

kolaikan dilanjutkannya tahap-tahap borikutnya pongombangan protap.

6. Rekomendasi yang bersangkutan dengan protap yang diusulkan atau

persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh protap yang diusulkan

tersebut.

7.5 Desain Protap

Desain protap adalah proses pentenemahan kebutuhan pemakai informasi ke

dalam alternatif rancangan protap yang diajukan kepada pemakai informasi

untuk dipertimbangkan. Tahap desain protap ini dibagi menjadi lima tahap:

1. Desain Protap secara garis besar.

2. Penyusunan Usulan Desain Protap Secara Garis Besar.

3. Evaluasi Protap.

4. Penyusunan Laporan Final Desain Protap Secara Garis Besar.

5. Desain Protap Secara rinci.

6. Penyusunan Laporan Desain Protap Secara Garis Rinci.

Pengembangan protap dapat disamakan dengan pembangunan gedung. Pada

tahap awal pembangunan gedung, arsitek melakukan wawancara dengan

pemilik proyek (the owner) untuk memperoleh informasi tentang kebutuhan

pemilik proyek, seperti kebutuhan ruang, fasilitas parkir, fasilitas olah raga,

mekanikal dan elektrikal gedung, saluran air bersih dan protap pembuangan

air kotor, dan Iain-Iain kebutuhan. Berdasarkan informasi tentang kebutuhan

04


pwi

^ pemilik proyek, arsitek kemudian membuat rancangan garis besar

bangunan/gedung yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pemilik proyek

(the owner). Desain secara garis besar tersebut kemudian ditawarkan kepada

« pemilik proyek (the owner) untuk dipertimbangkan. Pemilik proyek (the

owner) dan arsitek bersama-sama melakukan evaluasi terhadap desain

gedung secara garis besar tersebut. Hasil evaluasi terhadap desain gedung

secara garis besar kemudian dipakai oleh arsitek untuk membuat desain

^ gedung secara rind. Tahap desain gedung sebenarnya bedalan bolak-balik

antara desain garis besar, evaluasi, dan desain rind, sampai akhirnya arsitek

merighasilkan desain rind yang memenuhi kebutuhan pemilik proyek (the

owner).

7.5.1 Desain Protap Secara Garis Besar

Seperti halnya dengan yang ditempuh oleh seorang arsitek dalam

pembangunan gedung tersebut di atas, dalam pembangunan sebuah protap

protap, analis protap telah memperoleh informasi berikut ini dari tahap

analisis protap yang dilakukan:

1. Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai beserta persyaratan-

persyaratan yang melekat dalam informasi tersebut.

2. Luas protap.

3. Sumberdaya yang dimiliki organisasi (orang, mesin, uang, material, dan

metode).

10^

fSBi

(as^

W|


^ Berdasarkan informasi yang diperolehnya dalam tahap analisis protap, analis

protap kemudian menawarkan berbagai alternatif desain secara garis besar

protap protap untuk menghasilkan informasi yang diperlukan oleh pemakai.

„ Berbagai alternatif desain secara garis besar protap tersebut terdiri dari

desain masing-masing unsur blok bangunan protap, yang meliputi desain(Wt

keluaran, masukan, teknologi, model, basis data, dan pengendalian.

7.5.2 Desain Protap Secara Rinci

Dalam tahap ini, analis protap melakukan desain rinci masing-masing blok

bangunan protap menjadi bangunan protap yang mampu memenuhi

kebutuhan informasi para pemakai. Jika misalnya dalam tahap desain secara

garis besar protap dirancang untuk menghasilkan laporan pelaksanaan, dalam

tahap desain rinci,. analis protap merancang format laporan, isi laporan,

distribusi laporan, pisah batas data yang dipakai sebagai bahan laporan,

pengendalian atas laporan, dan sebagainya.

7.5.3 Penyusunan Laporan Final Desain Protap Secara Rinci

Hasil desain rinci protap protap ini disajikan oleh analis protap dalam

dokumen tertulis yang disebut: "Laporan Final Desain Protap Secara Rinci''.

7.6 Implementasi Protap

Implementasi protap adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi,

pelatihan dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan protap, pengujian

I ()(>


(wi

(*i

protap yang baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat protap

yang telah dirancang menjadidapat dilaksanakan secara operasional. Puncak

segala kegiatan penyusunan/pengembangan dan perancangan protap adalah

terletak pada tahap implementasi.

Dalam tahap implementasi ini, analis protap menyusun Laporan Final

Implementasi Protap yang terdiri dari dua bagian. Rencana Implementasi dan

Hasil Pelaksanaan Implementasi. Rencana Implementasi disusun sebelum

tahap pelaksanaan protap dilaksanakan. Bagian ini berisi rencana pengujian

berbagai blok bangunan protap seperti blok keluaran, masukan, model,

teknologi, basis data, dan pengendalian. Disamping itu, dalam bagian ini

dicantumkan pula rencana konversi protap lama ke protap baru. Selama

pelaksanaan protap berlangsung, analis protap melakukan dokumentasi

perubahan-perubahan yang dilakukan untuk menyempurhakan protap, hasil-

hasil yang dicapai dalam pelaksanaan protap, dan penerimaan protap oleh

para pemakai informasi. Hasil pelaksanaan protap ini merupakan bagian

dalam Laporan Final Impelentasi Protap.

7.6.1 Persiapan Implementasi Protap

Implementasi protap sangat ditentukan oleh perencanaan yang dibuat untuk

pelaksanaan implementasi protap. Meskipun suatu protap telah dirancang

dengan baik, namun sebagian besar sukses pembangunan protap ditentukan

oleh bagaimana baiknya perencanaan implementasi protap disusun dan

07

(*»

m


dilaksanakan. Suatu protap yang tidak mampu memenuhi kebutuhan dan

penuh dengan kesalahan akan berdampak lama bag! pemakai, meskipun

kekurangan-kekurangan tersebut dapat diatasl. Oleh karena Itu, baglan yang

penting dari Laporan Final Implementasi Protap adalah perencanaan

implementasi protap.

7.6.2 Pendidikan dan Pelatihan Karyawan

Jika protap baru dikembangkan dan diharapkan dapat dimanfaatkan dengan

berhasil, setiap orang yang terkait dengan protap tersebut harus dibuat sadar

tentang tanggung jawabnya masing-masing terhadap pelaksanaan bagian

protap yang menjadi tanggung jawabnya dan tentang apa yang dapat

dimanfaatkan dari protap tersebut bagi pelaksanaan tugasnya.

Oleh karena itu, dalam tahap implementasi perlu dilakukan pendidikan dan

pelatihan pegawai yang akan terkait dalam pelaksanaan protap. Pegawai

yang akan mengikuti pendidikan dan pelatihan dibagi dua golongan: pegawai

pemakai informasi dan karyawan pelaksana protap. Pegawai pemakai

informasi terdiri dari pimpinan, staff, di berbagai daerah fungsional seperti

bagian personalia, anggaran dan proyek, pelayanan teknis. Istilah pendidikan

digunakan untuk menyadarkan pemakai informasi tentang informasi yang

dapat dihasilkan oleh protap dan berbagai persyaratan yang ditetapkan oleh

pemakai yang dapat dipenuhi oleh protap yang dirancang.

08


Pelatihan pegawai ditujukan kepada pegawai yang akan mengoperasikan

protap. Pegawai yang mengoperasikan protap terdiri dari pegawai yang

bertugas untuk menyiapkan masukan, mengolah data, dan mengoperasikan

dan menjaga komponen fisik dan logis protap protap. Pelatihan ditujukan

kepada pegawai yang mengoperasikan protap untuk menyiapkan mereka

menghadapi awal pengoperasian protap. Namun, pelatihan tidak hanya

berhenti sampai di sini saja. Organisasi harus menyusun program pelatihan

yang bersinambung untuk mengantisipasi masuknya pegawai yang baru dan

kemungkinan terjadinya perubahan terhadap protap yang diimplementasikan.

7.6.3 Konversi Protap

Perubahan dari protap lama ke protap baru memerlukan pendekatan konversi

tertentu. Terdapat empat pilihan utama yang digunakan untuk mengubah

protap lama ke protap baru.* (1) langsung, (2) paralel, (3) pendekatan

modular, (4) phase-in.

Konversi Langsung. Konversi langsung adalah implementasi protap baru

secara langsung dan menghentikan segera pemakaian protap yang lama.

Pendekatan ini cocok digunakan dalam situasi: (1) protap baru tidak

menggantikan protap mana pun yang sekarang digunakan, (2) protap lama

diputuskan sama sekali tidak memiliki manfaat atau nilai, (3) protap baru

sangat kecil dan sangat sederhana, (4) desain protap baru sangat berbeda

09


dengan desain protap lama dan perbandlngan diantara keduanya tidak

bermanfaat.

Konversi Paralel. Konversi paralel adalah implementasi protap baru secara

bersamaan dengan pemakaian protap yang lama selama jangka waktu

tertentu dibandingkan dengan keluaran protap lama dan perbedaan yang

timbul direkonsiliasi. Pendekatan ini memberikan perllndungan bagi organisasi

dari kemungklnan kegagalan protap yang baru dalam menghasilkan keluaran

yang diperlukan. Pendekatan konversi paralel tentu saja memerlukan biaya

yang bersangkutan dengna dilaksanakan dua protap untuk jangka waktu

tertentu guna menghasilkan keluaran sama.

Konversi Modular. Konversi modular seringkali disebut dengan pendekatan

pilot project adalah implementasi protap baru ke dalam organisasi secara

sebagian-sebagian. Sebagai contoh, protap protap kepegawaian yang baru

diterapkan di wilayah A, dan jika berhasil diimplementasikan di wilayah B, dan

akhirnya jika kedua wilayah tersebut berhasil, kemudian diimplementasikan

keseluruh wilayah. Keuntungan penggunaan pendekatan konversi modular

adalah: (1) risiko kegagalan protap dapat dibatasi di tempat yang terbatas,

(2) masalah yang timbul dalam protap yang baru dapat segera dibetulkan

sebelum dimplementasikan ke penerapan yang lebih luas, (3) pegawai dari

tempat lain yang akan mengoperasikan protap dapat dilatih di tempat yang

dijadikan pilot project sebelum mengoperasikan protap di tempat mereka


sendlri. Kelemahan yang melekat dalam pendekatan ini adalah: (1) diperlukan

periode yang lebih lama untuk menerapkan protap baru secara keseluruhan,

(2) tidak semua protap dapat dlimplementasikan dengan pendekatan ini, (3)

tidak semua organisasi dapat menerapkan pendekatan ini.

Konversi Phase-in. Konversi phase-in adalah mirip dengan konversi

modular. Beda yang ada diantara keduanya adalah terletak pada konversi

modular membagi organisasi untuk implementasi protap baru, sedangkan

pada konversi phase-in, yang dibagi adalah protapnya sendiri. Sebagai

contoh, misalnya pengumpulan data dengan protap baru diimplentasikan

dengan cara membuat mekanisme hubungan (interface mechanism) dengan

protap lama. Interface tersebut memungkinkan protap lama

menggunakanmasukan yang berasal darl protap pengumpulan data yang

baru. Setiap kali bagian protap yang baru diimplementasikan, analis protap

merancang mekanisme hubungan antara protap baru dengan protap lama.

7.7 Simbol-simbol Untuk Penyusunan Protap

Pada Sub Bab ini dijelaskan contoh simbol-simbol standar yang digunakan

oleh analis protap untuk membuat bagan alir data {data flow diagram) dan

bagan alir dokumen {document flowchart) untuk menggambarkan protap

tertentu. Bagan alir yang baik dan jelas memerankan bagian yang penting

dalam perancangan protap yang bisa saja kompleks sepertihalnya

pengembangan program komputer. ^

1 1

W»


Bagan allr data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan

proses untuk mengolah data dalam suatu protap. Simbol-simbol standar yang

digunakan untuk menggambarkan bagan alir disajikan pada Gambar 7.7.

SImbol pengolahan digunakan untuk menunjukkan tempat-tempat dalam

protap protap yang mengolah atau mengubah data yang diterima menjadi

data yang mengalir ke luar. Nama pengolahan data ditulis di dalam simbol

pengolahan. Nomor urut pengolahan ditulis dibagian atas simbol pengolahan.

Aliran material ditunjukkan dengan simbol panah berbadan lebar. Aliran data

ditunjukkan dengan berbadan garis kecil yang menggambarkan aliran data

melalui protap. Aliran data dapat diibaratkan sebagai pipa yang mengangkut

paket data dari suatu sumber ke tujuan tertentu. Persegi panjang yang

terbuka di ujung kanannya merupakan simbol arsip logis yang merupakan

tempat penyimpanan atau pengambilan data. Asal data disebut dengan

sumber, dan tujuan data disebut dengan penerima (istilah yang digunakan

dalam bahasa Inggris adalah sink yang berarti bak cud). Sumber dan

penerima dapat berupa orang, organisasi, atau bahkan protap yang lain.

Dalam bagan alir data pada Gambar 7.7 dan bagan alir dokumen pada

Gambar 7.7a satuan di luar protap adalah pihak luar (misalnya

pembeli/masyarakat). Dengan demikian bagan alir data menunjukkan batas-

batas protap, hubungan protap dengan satuan di luar, proses pengolahan

data, dan aliran data. Bagan alir data merupakan model logis yang


(*»

menunjukkan aliran data melalui protap, oleh karena itu bagan tersebut tidak

menunjukkan disk, pita magnetik, printer, komputer, atau alat fisik lain.

Proses

Aliran

Penghubung

PengolahanData

Aliran Material

C

Aliran data

O

Halaman sama

□

Halaman lain

Tempat Penyimpanan

Data atau arsip

Sumber atau Tujuan

data

Masukan/Keluaran i Ditunjukkan oleh garis alir

Gambar 7.7 Simbol Bagan Alir Data

Protap protap dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir

dokumen. Gambar 7.7a melukiskan simbol-simbol standar yang digunakani


oleh analis protap untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan

protap protap tertentu. Sebenarnya banyak cara untuk menggambarkan

bagan alir dokumen suatu protap protap, namun dalam pedoman in!

dipilihkan satu cara yang sekarang secara luas digunakan oleh para analis

protap untuk melukiskan bagan alir dokumen suatu protap.

Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan maknanya masing-masing,

Dokumen. Simbol ini digunakan untukmenggambarkan semua jenis dokumen, yangmerupakan formulir yang digunakan untukmerekam data (misal suatu transaksi). Mamadokumen dicantumkan di tengan simbol. Contoh:faktur, surat order pembelian, cek, bukti meorial,bukti kas keluar, surat permintaan danpengeluaran barang, bukti kas masuk. Bagan alirharus menunjukkan dengan jelas dari manasuatu dokumen masuk ke dalam protap dan kemana (protap lain) dokumen keluar dari protap.Dokumen dan tembusannya. Simbol inidigunakan untuk menggambarkan dokumen aslidan tembusannya. Nomor lembar dokumendapat dicantumkan di sudut kanan atas.Catatan. Simbol ini digunakan untukmenggambarkan catatan yang digunakan untukdata yang direkam sebelumnya di dalamdokumen atau formulir. Mama catatan

dicantumkan di dalam simbol ini.

Penghubung pada halaman yang sama.Dalam menggambarkan bagan alir, arusdokumen dibuat mengalir dari atas ke bawahdan dari kiri ke kanan. Karena keterbatasan

ruang halaman kertas untuk menggambar, makadiperlukan simbol penghubung untukmemungkinkan aliran dokumen berhenti di suatulokasi pada halaman tertentu dan kembaliberjalan di lokasi lain pada halaman yang sama.Dengan memperhtikan nomor yang tercantumdidalam simbol penghubung pada halaman yangsama, dapat diketahui aliran dokumen dalamprotap protap yang digambarkan dalam bagan

14

m


60

alir.

Akhir arus dokumen dan mengarahkan pembacake simbol penghubung halaman yang sama yangbernomor seperti yang tercantum di dalamsimbol tersebut.

Awal arus dokumen yang berasal darl simbolpenghubung halaman yang sama, yangbernomor seperti yang tercantum di dalamsimbol tersebut.

Penghubung pada halaman yang berbeda(o/f page connectoi). Jika untukmenggambarkan bagan alir suatu prosedurdiperlukan lebih dari satu halaman, simbol iniharus digunakan untuk menunjukkan kemanadan bagaimana bagan alir terkait satu denganlainnya. Nomor yang tercantum di dalam simbolpenghubung menunjukkan bagaimana bagan aliryang tercantum pada halaman tertentu terkaitdengan bagan alir yang tercantum pada halamanyang lain.Kegiatan Manual. Imbol ini digunakan untukmenggambarkan kegiatan manual seperti:menerima permintaan pelayanan; mengisiformulir, membandingkan, memeriksa dan"berbagai jenis kegiatan klerikal yang lain. Uraiansingkat kegiatan manual dicantumkan di dalamsimbol ini.

Keterangan, komentar. Simbol inimemungkinkan ahli protap menambahkanketerangan untuk memperjelas pesan yangdisarnpaikan dalam bagan alir.Arsip Sementara. Simbol ini digunakan untukmenunjukkan tempat penyimpanan dokumen,seperti almari arsip dan kotak arsip. Terdapatdua type dokumen: arsip sementara dan arsippermanen. Arsip sementara adalah tempatpenyimpanan dokumen yang dokumennya akandiambil kembali dari arsip tersebut dimasa yangakan datang untuk keperluan pengolahan lebihlanjut terhadap dokumen tersebut. Untukmenunjukkan urutan pengarsipan dokumendigunakan simbol berikut ini:A = menurut abjadN = menurut nomor urut

T = kronologis, menurut tanggalArsip Permanen. Simbol ini digunakan untukmenggambarkan arsip permanen y^ng

I 15


(=a»

Ya

Tidak

merupakan tempat penyimpanan dokumen yangtidak akan diproses lagi dalam organisasi yangbersangkutan.On-line computer process. Simbol in!menggambarkan pengolahan data dengankomputer secara on-line. Nama program ditulisdidalam simbol.

Keying {typing, verifing). Simbol inimenggambarkan pemasukan data ke dalamkomputer melalui on-line terminal.Pita Magnetik {magnetic tape). Simbol inimenggambarkan arsip komputer yang berbentukpita magnetik. Nama arsip ditulis dalam simbol.On-iine storage. Simbol ini menggambarkanarsip komputer yang berbentuk on-line (di dalammemory komputer).Keputusan. Simbol ini menggambarkankeputusan yang harus dibuat dalam prosespengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulisdi dalam simbol ini.

Garis alir {fJowiine). Simbol inimenggambarkan arah proses pengolahan data.Anak panah tidak digambarkan jika arusdokumen mengarah ke bawah dan ke kanan.Jika arus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri,anak panah perlu dicantumkan.

Mulai/berakhir {terminal). Simbol ini untukmenggambarkan awal dan akhir dari suatu

^ prosedur kerja.

Gambar 7.7a. Simbol-simbol standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen.

Untuk menggambarkan aliran dokumen dalam prosedur tertentu, digunakan

simbol-simbol tersebut di atas dalam suatu bagan alir dokumen {document

flowchart). Dalam bagan alir, arus dokumen digambarkan berjalan dari kiri ke

kanan dan dari atas ke bawah. Arah perjalan dokumen ini dapat diikutii

10


dengan melihat nomor dalam simbi penghubung pada halam yang berbeda

{off-page connectoi).

*** Penggunaan bagan alir lebih bermanfaat dibandingkan dengan uraian tertulis

^ dalam menggambarkan suatu prosedur (protap). Manfaat tersebut adalah:

1. Gambaran protap secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan

menggunakan bagan alir.

fMn 2. Perubahan protap lebih mudah digambarkan dengan menggunakan

bagan alir.

3. Kelemahan-kelerhahan dalam protap dan identifikasi bidang-bidang yang

memerlu-kan perbaikan lebih mudah diketemukan dengan bagan alir.

^ 4. Dokumen dalam prosedur (protap) dilakukan dengan menggunakan

. bagan alir.

ffn 7 ■ 8 Teknik Penyusunan

Umumnya untuk sebuah protap pada waktu penyusunannya perlu

mengemukakan dan menjelaskan secara detil sebagai pendahuluan atau latar

belakang yang mencakup beberapa aspek antara lain:

a. Kebijakan (Policy).

b. Operasional (Operations)

c. Perkuatan (Support)

d. Administrasi (Administration)

e. Organizations

f. Sumberdaya Manusia (Personnel)

I 17

(=»»


g. Standar-standar (Standards)

Sebagai contoh, format teknis yang lebih rinci dari protap yang akan disusun

luasnya tergantung dari tujuan disusunnya protap tersebut. Adapun dalam

penyusunan protap sekurang-kurangnya dengan format sebagai berikut:

a. Rumusan Kebijakan (Statement of policy)

b. Instruksi-instruksi Penerapan (Implementation Instructions)

c. Fleksibilitas (Fleksibility)

d. Penjelasan-penjelasan (Explanations)(SB)

e. Bentuk/Format (Forms)

e.l Pendahuluan

^ e.1.1 Latar Belakang

e.1.2 Maksud dan TujuanfSB)

e. 1.3 Pengertian / Definisi

e.2 Asas-Asas

e.3 Jenis/Type/KlasifikasiPB)

e.4 Penyelenggaraan

e.4.1 Prinsip-Prinsip

e.4.2 Standar-standar

e.4.3 Pola Penyelengaraan

e.4.4 Biaya/beban

e.4.5 Penyelenggaraan Khusus

e.4.6 Ukuran/Tolok Ukur Keberhasilan

e.4.7 Pengawasan Penyelenggaraan ^

I 18


rss)

e.4.8 Penanganan Klaim

e.4.9 Evaluasi Kinerja

e.5 Penyusunan Juklak

6.5.1 Landasan Hukum

e.5.2 Maksud dan Tujuan

e.5.3 Protap dan Prosedur (Tata Cara)

e.5.4 Persyaratan

e.5.5 Biaya

e.5.6 Waktu Penyelesaian

e.5.7 Hak dan Kewajiban

e.5.8 Pejabat Yang Menangani

Dalam teknis penyusunan beberapa faktor kebutuhan yang secara umum

umum perlu dlpertimbangkan dan dipecahkan kembali oleh tim penyusun

antara lain mencakup:

a. Bentuk fisik format

b. Daya Baca

c. Kemudahan referensi

d. Biaya

e. Persiapan

f. Distribusi

g. Revisi


BAB VIII

BEBERAPA TEMUAN YANG DIPEROLEHDARI SURVAI YANG TELAH DILAKSANAKAN

Keberhasilan pelaksanaan good governance terutamdi di Indonesia, oleh beberapa

pihak terkesan masih sangat meragukan. Pada satu segi komitmen pemerintah

adalah tinggi seperti disebut dalam pidato Kenegaraan 16 Agustus 2000

"Pembangunan Kembali Perekonomian Kita Untuk Mencapai Cita-cita

Kemerdekaan dilaksanakan dalam lingkungan global yang terus berubah. Namun

pada segi lain globalisasi ekonomi menghendaki diterapkannya prinsip prinsip

universal seperti pengelolaan yang baik {good governance), penerapan dan

perlindungan hak azasi manusia serta perlindungan dan pemeliharaan lingkungan

hidup".

Menurut banyak ahli pemikir, ada tiga kecenderungan global yang melanda dunia.

Pertama adalah kecenderungan perkembangan masyarakat-masyarakat bangsa

kearah masyarakat madani, yaitu suatu masyarakat peradaban plural,

menjunjung tinggi HAM, yang demokratis. Kedua adalah perubahan

perkembangan dari ekonomi perencanaan terpusat kearah ekonomi pasar, yang

untuk Indonesia perlu ditambah dengan kata yang berkeadilan. Kekacauan

ekonomi termasuk krisis ekonomi di negara tertentu banyak disebabkan karena

pengelolaan ekonomi yang jelek dan keropos. Kecenderungan global ketiga

adalah kearah good governance.

Tentang good governance terjemahan dipakai. Dalam kajian ini digunakan

terjemahan Pidato kenegaraan "Pengelolaan Yang Balk' atau oleh Prof. Sofyan

Effendi "Pengelolaan yang Amanah". Dalam good governance ada tiga domain

20


pengelolaan, alternatif domain mana melakukan fungsi pengelolaan yang mana

yang paling baik (bisa). Ada domain sektor Pemerintah (PubUk), Public

Governance, Private Sector Governance dan yang pengelolaan oleh masyarakat

sendiri {civilsociety j Ornop).

Good governance dalam sektor Pemerintah (Publik), Public Governance sendiri

perlu dilaksanakan berdasar prinsip prinsip ;

1) AkuntabiUtas, tanggung gugat (accountability). Akuntabilitas

adalah kewajiban untuk memberikan pertanggungjawaban atau rnenjawab

dan menerangkan kinerja dan tindakan seseorang/pimpinan suatu unit

organisasi/lembaga kepada publik yang memiliki hak atau yang berwenang

meminta pertanggungjawaban. Tanggung gugat, kalau salah bisa digugat.

Pemerintah oleh rakyat atau clientele penerima pelayanan masyarakat.

Badan usaha oleh share holder dan stake holder dan pengelolaan warga

oleh anggotanya.

2) Transparansi (transparency). Yaitu dapat diketahui oleh banyak

pihak/yang berkepentingan mengenai perumusan kebijaksanaan (politik)

dan pemerintah, organisasi, badan usaha. Seleksi jabatan berdasar fit and

proper test, tender pelelangan, pelaksanaan procurement, pemberian izin

dan lain sebagainya dilakukan secara Iransparan.

3) Keterbukaan (openess). Pemberian irrformasi secara terbuka, terbuka

untuk open free suggestion, terbuka terhadap kritik yang dilihat sebagai

merupakan partisipasi untuk perbaikan.

12


fa)

4) Berdasar hukum (rule of law). Keputusan, kebijakan pemerintah,

organisasi, badan usaha yang menyangkut masyarakat, pihak ketiga

dilakukan berdasar hukum (peraturan perundangan yang sah). Jaminan

kepastian hukum dan rasa keadilan masyarakat terhadap setiap kebijakan

publik yang ditempuh. Conflict resolution (penyelesaian konflik) berdasar

hukum (termasuk arbitrase out of court settlement).

5) Ada yang menambahkan jaminan fairness, a level playing field

(perlakuan yang adil/perlakuan kesetaraan). Ini berlaku bagi

pemerintah kepada masyarakat dalam pelayanan publik, perusahaan

kepada pelanggan dan sebagainya. Boleh juga dibaca buku LAN:

Akuntabilitas dan Good Governance yang mempunyai daftar sembilan

prinsip-prinsip good governance.

Dalam good governance idealnya interaksi antara ketiga domain

pengelolaan tadi (yang dilakukan berdasar prinsip prinsip tersebut diatas)

akan menghasilkan transaksional output yang paling efisien, paling

ekonomis. Sekali lagi idealnya, dalam kenyataan tentu sulit tercapai, selalu

ada tawar menawar, pertumburan kepentingan.

Good governance mungkin sudah berjalan di negara maju tertentu seperti

Skandinavia, Belanda, Jepang. Tetapi dibanyak negara lain masih merupakan

tujuan, dan merupakan suatu proses. Di Indonesia komitmen Pemerintah

untuk Good Governance ada bahkan kuat, tetapi implementasi manajemen

pemerintahan menuju kesana, tidak meyakinkan. Sudah terjadi banyak

122

m,


rv, perampingan organisasi administrasi publik dan diupayakan desentralisasi

kewenangan itti adalah bagian dari good governance.

Seperti dikutip dari Keputusan Menteri PAN tentang beberapa langkah

perbaikan mutu administrasi publik sebagai berikut:

1. Memberikan pelayanan secara tertib, cepat dan langsung kepada

masyarakat bag! pelayanan yang memerlukan penyelesaian sesaat.

2. Khusus pelayanan yang memerlukan waktu, agar dilandasi

kebljaksanaan yang transparan dan diketahui masyarakat luas, yaitu;

a. Menerbitkan pedoman pelayanan yang antara lain memuat

persyaratan, prosedur, biaya/tarif pelayanan dan batas waktu

penyelesaian pelayanan, baik dalam bentuk buku

panduan/pengumuman atau melalui media informasi lainnya;

b. Menempatkan ■ petugas yang • bertanggungjawab melakukan

pengecekan kelengkapan persyaratan permohonan untuk kepastian

mengenai diterima atau ditolaknya berkas permohonan tersebut

pada saat itu juga.

c. Menyelesaikan permohonan pelayanan sesuai dengan batas waktu

penyelesaian yang ditetapkan terlampaui, maka permohonan tersebut

berarti disetujui.

d. Melarang dan atau menghapus biaya tambahan yang dititipkan pihak

lain clan meniadakan segala bentuk pungutan liar, diluar biaya jasa

pelayanan yang telah ditetapkan.

e. Sedapat mungkin menerapkan pola pelayanan secara terpadu (satu

atap atau satu pintu) bagi unit-unit kerja/kantor pelayanan yang

terkait dalam memproses atau menghasilkan satu produk pelayanan.


f**

f. Melakukan penelitian secara berkala untuk mengetahui kepuasan

pelanggan/masyarakat atas pelayanan yang diberikan, antara lain

dengan cara penyebaran kuesioner kepada pelanggan/masyarakat dan

hasilnya perlu dievaluasi dan ditlndaklanjuti.

g. Menata sistem dan prosedur pelayanan secara

berkesinambungan sesuai dengan tuntutan dari perkembangan

dinamika masyarakat.

Aktualisasi good governance dalam reformasi administrasi publik yang konkrit iaiah

mengupayakan dean Government, menghapus atau paling sedikit mengurangi

Korupsi, Kolusi, Kroniisme dan Nepotisme. Menjadikan aparatur publik yang

profesional, efisien, efektif dan tidak KKN. Untuk itu diajukan empat program

usaha kearah Pertama iaIah birokrasi yang ramping, efsien, efektif. Dalam waktu

krisis yang lalu tidak disarankan untuk pemutusan hubungan kerja /

pemberhentian, tetapi bisa pensiun dini, golden handshake dan lain

sebagainya. Dulu ada upaya zero growth. Dan dalam rangka kearah good

governance, banyak fungsi-fungsi pemerintahan yang redundan, bisa

dilakukan badan usaha svy/asta bahkan organisasi masyarakat. Perampingan

terjadi ditingkat Pusat juga karena otonomi/de-sentralisasi. Tetapi bahayanya

kalau terjadi penggemukan ditingkat daerah, mengenai badan usaha negara

arahnya kepada privatisasi.

Kedua adaiah imbaian material yang memadai. Ini terutama bagi a pa rat

birokrasi, pada tataran eksekutif, dan yang punya kewenangan memutuskan

alokasi anggaran, penetapan proyek, procurement tender, perizinan dan

semacamnya. Agar juga jangan terlalu senjang dengan penggajian di sektor

124


swasta. Ini sekarang sudah mulai dirintis dengan pencantuman bahkan dalam

Letter of Intent (Lol). Dan bisa dilakukan secara bertahap.

Ketiga adalah peningkatan profesionalisme dan sikap/rasa pengabdian

kepada tugas. Profesionalisme adalah kemampuan, bahkan

keahlian/expertness dalam melaksanakan tugas menjalankan roda

manajemen pemerintahan (baik dalam perencanaan, perumusan,

pelaksanaan dan pengendalian kebijakan dan program-program pemerintah

maupun dalam tugas-tugas rutin pemerintahan). Hal ini dibarengi dengan

sikap/rasa pengabdian kepada tugas yang bersifat melayani. Public service,

public servant

Keempat dan inilah yang terpenting yaitu Sistem yang membatasi peiuang

untuk KKN serta pengawasan dan sanksi. Ststem yang transparan dalam

perizinan, procurement dan tender, investasi dan penanaman modal, seleksi,

kenaikan dan penempatan dalam jabatan pegawai, penentuan alokasi anggaran dan

proyek, penetapan tarif, lisensi. Bagaimana cara aplikasi, permintaan izin, prosedur

pemrosesan harus transparan. Jelas juga bagi yang minta. Ada hak banding,

penentuan waktu pengambilan keputusan yang pasti. Dan kalau ada biaya-biaya

resmi berapa dicantumkan secara terbuka. Seorang pakar mantan Kepala BPKP

mengemukakan bahwa menghilangkan / mengurangi peiuang inilah yang paling

penting dalam mengurangi KKN. Dengan tambahan, segera dimulailah dengan

contoh teladan dari atas.

125

r*i

T*1


Seperti yang digambarkan sebelumnya bahwa kompleksitas masalah dalam

administrasi publik dan upaya pemberdayaan administrasi publik dalam konteks good

governance merupakan challenge. Walaupun dalam beberapa segi yang oleh Prof.

Bintoro Tjokroamidjojo, MA (LAN, SPIMNAS Bidang TMKP, 2002) dikatakan

implementasi good governance 6d\dirx\ sektor publik masih merupakan Utopia. Namun

tidak dapat kita pungkiri bahwa sudah banyak pendekatan yang dilakukan sebagai

komitmen pemerintah cq Kementerian PAN dalam kerangka Implementasi good

governance secara bertahap.

Dalam upaya bertahap tersebut dari hasil diskusi dengan beberapa pelaksana

administrasi publik baik pada tingkat pusat maupun daerah (Jabodetabek) dalam

teknis pelaksanaan (prosedur-prosedur tetap) administrasi publik melalui

Kementerian PAN dalam beberapa segi masih belum terdapat keterpaduan

penanganannya. Atau dapat dikatakan prosedur tetap yang ada pada beberapa

instansi pemerintah baik pusat maupun daerah belum seragam. Oleh karena itu

Kementerian PAN berusaha untuk membantu dengan memberikan suatu pendekatan

dalam teknis menyusun suatu pedoman prosedur tetap (protap) bagi keperluan

pemimpin/penyelenggara administrasi publik sesuai dengan desain organisasi yang

telah direncanakan masing-masing berikut kebutuhan pengembangannya.

Dari hasil group discussion focus (GDF) dan studi pustaka oleh tim peneliti juga

diperoleh beberapa tanggapan positif dan keterangan tentang tentang kondisi-

kondisi yang mendasari dan mempengaruhi proses penyusunan prosedur (tetap)

sejalan dengan aplikasi teknologi informasi di lingkungan instansi pemerintah dalam

konteks mengukur kinerja aparatur dalam pengelolaan administrasi publik sebagai

berikut:

20


1. Perlunya perbaikan protap yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik

mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasi yang ada.

Termasuk perlunya diwujudkan penyelenggaraan tugas kedinasan yang baik

dalam art! terciptanya tertib admlnlstrasi perkantoran, peningkatan pelayanan

publik dan akuntabilitas peiaksanaan kewenangan.

2. Perlunya perbaikan pengendalian dan pengecekan intern, yaitu untuk

memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi dan untuk menyediakan

catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan assets

negara.

J. Perlunya efisiensi biaya daiam penyelenggaraan administrasi.

Dari sun/ey yang dilakukan tim penelitian ini terhadap prosedur tetap yang sudah

dibuat maupun yang akan dibuat oleh beberapa instansi yang diteliti di wilayah

Jabodetabek sementara dapat diambil kesimpulan bahwa masih belum terdapat

pedoman yang dapat dijadikan kerangka acuan untuk penyusunannya. Hampir dari

65% prosedur tetap yang disusun menurut peraturan yang menjadi landasannya

terlihat complicated dan dalam proses penyusunannya masih terlihat parsial dan

masih terlalu teoritis. Beberapa alasan yang diperoleh berdasarkan interview yang

dihimpun dan disimpulkan terlihat pada Tabel 8.2 pada halaman berikut:

127


label 8.2 : Hasil Review Interview Dan Tinjauan Proses Penyusunan Protap di Jabodetabek

Keterangan Jakarta Bogor Depok Tangerang Bekasi

Wl a. Pedoman/Standard 73% 56% 57% 55% 58%

b. Tertulis/Tidak Tertulis 75%/25%' 73%/27% ■ 74%/26% 73%/27% 72%/28%

c. Lama Proses 125% 151% 148% 152% 147%

Penyusunan

d. Derajat Complicated 75% 78% 77% 79% 79%

e. Derajat Revisi 74% 69% 70% 73% 71%

f. Evaluasi dan / atau 55% 50% 48% 46% 47%Penyempurnaan |

Sumber: Data Primer Diolah (2004)

Berdasarkan label 8.2 di atas dapat disimpulkan bahwa proses adminlstrasi publlk

sebagian besar da lam penerapan standar dan prosedur bervariasi. Secara rinci untuk

masing-masing wilayah tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Khusus di DKI Jakarta hampir 73% sudah memlliki standar prosedur, baru 75%

yang tertulis, dan dalam proses penyusunan sebagian besar memakan waktu

yang lebih lam dari jangka waktu yang direncanakan (r25%), dan workflow

yang dibuat cenderung complicated (belum dibuat) dan lebih bersifat deskriptif

(75%), dan tingkat revisi sering atau hampir 74% dalam penerapan awal, dan

prosedur tersebut baru 55% dievaluasi/disempurnakan sesuai kebutuhan

(masih secara parsial).

2. Untuk wilayah Bogor 56% sudah memiliki standar prosedur, sekitar 73% yang

tertulis, dan dalam proses penyusunan sebagian besar memakan waktu yang

lebih dari jangka waktu yang direncanakan (151%), dan workflow yang dibuat

cenderung complicated (belum dibuat) dan lebih bersifat deskriptif (78%), dan

tingkat revisi 69% dalam penerapan awal, dan prosedur tersebut baru

mencapai 50% untuk dievaluasi/disempurnakan sesuai kebutuhan (masih

secara parsial).

I2S

Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintah Pusal dan Daerah

3. Untuk wilayah Depok 57% sudah memiliki standar, tapi baru 74% yang tertulis,

dan dalam proses penyusunan sebagian besar memakan waktu yang lebih dari

^ jangka waktu yang direncanakan (148%), dan workflow yang dibuat 78%

cenderung complicated (belum dibuat) dan lebih bersifat deskriptif, dan tingkat

revisi 70% dalam penerapan awal, dan prosedur tersebut baru 48%

dievaluasi/disempurnakan sesuai kebutuhan (masih secara parsial).

4. Untuk wilayah Tangerang 55% sudah memiliki standar prosedur, baru 73%

yang tertulis, dan dalam proses penyusunan sebagian besar memakan waktu

yang lebih dari jangka waktu yang direncanakan (152%), dan workflow yang

dibuat 79% cenderung complicated (belum dibuat) dan lebih bersifat deskriptif,

dan tingkat revisi 73% dalam penerapan awal, dan prosedur tersebut baru

46% dievaluasi/disempurnakan sesuai kebutuhan (masih secara parsial).

5. Untuk wilayah Bekasi 58% sudah memiliki standar prosedur, baru 72% yang

f-. tertulis,- dan dalam proses penyusunan sebagian besar memakan waktu yang

lebih dari jangka waktu yang direncanakan (147%), dan workflow yang dibuat

79% cenderung complicated (belum dibuat) dan lebih bersifat deskriptif, dan

p., tingkat revisi 71% dalam penerapan awal, dan prosedur tersebut baru 47%

dievaluasi/disempurnakan sesuai kebutuhan (masih secara parsial).1*1

„ Keberhasilan pencapaian kinerja suatu instansi pemerintah akan sangat ditentukan

oleh mekanisme kerja yang ada dalam suatu instansi tersebut. Mekanisme kerja

biasa disebut Prosedur Tetap (Protap) yang merupakan pedoman baku untuk

^ melakukan suatu kegiatan. Prosedur Tetap akan dapat memberikan arahan sekaligus

panduan dalam melaksanakan setiap aktivitas kerja yang bersifat kedinasan.

Prosedur tetap (Protap) yang ada pada beberapa instansi pemerintah, baik Pusat;


tm

maupun Daerah masih sangat bervariasi, sehingga tingkat pencapaian kinega pada

instansi masing-masing belum seragam. Untuk mengatasi kondisi tersebut, maka

diperlukan suatu pedoman umum dalam penyusunan Prosedur Tetap (Protap), yang

dapat digunakan sebagai acuan umum bagi seluruh instansi pemerintah, baik Pusat

maupun Daerah dalam penyusunan Prosedur Tetap (Protap) di lingkungan

instansinya masing-masing.

Keberadaan Prosedur Tetap (Protap) tersebut akan dapat memberikan arahan bagi

setiap pegawai dari unit kerja yang ada pada suatu instansi pemerintah dalam

menjalankan aktivitas-aktivitas kedinasan, sehingga kegiatan-kegiatan tersebut dapat

berjalan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi dari masing-masing instansi. Bagi

pimpinan instansi yang bersangkutan, keberadaan Prosedur Tetap (Protap) tersebut

dapat dijadikan sebagai alat untuk pengendalian kegiatan serta menciptakan tertib

administrasi perkantoran.

Prosedur tetap yang ada pada beberapa instansi pemerintah, baik Pusat maupun

Daerah saat ini dirasakan masih belum mempunyai keseragaman dalam

penyusunannya. Hal ini disebabkan karena belum adanya pedoman baku mengenai

penyusunan Prosedur Tetap (Protap) yang bersifat nasional, yang bersi pedoman

umum mengenai penyusunan Prosedur Tetap (Protap) tersebut, sehingga sering

timbul kesulitan pada saat operasionalisasi di lapangan.

i()


Lampiran : Pedoman Penyusunan PROTAP

PEDOMAN PENYUSUNAN

PROSEDUR TETAP (PROTAP)

1.0 Maksud Prosedur Tetap

Dimaksud dengan protap adalah suatu prosedur operasi baik aktifitas

dari mulai sampai dengan penyelesaiannya yang merupakan suatu rutin

(yang dilakukan secara berulang) dan/atau suatu aliran kerja teknis

(workflow) berikut dokumen standard (formullr/form-form) yang

dipergunakan dengan tujuan untuk mencapai hasll kerja yang lebih baik

dan terkendali kualitasnya.

Pengembangan / penyusunan dan penggunaan prosedur tetap baik

untuk kegiatan yang bersifat teknis (contoh: pengukuran) dan/atau yang

bersifat administratif (contoh: tinjauan utang/perkerjaan mengikuti jalan

dokumen) merupakan suatu bagian integral dari keberhasilan

administrasi publik untuk mencapai kinerja yang diharapkan atau

mencapai suatu kualltas yang leblh tinggi, eflslen, dan efektlf.

Prosedur Tetap disusun untuk memudahkan aktlvltas yang akan diatur

dalam suatu pekerjaan atau suatu rencana proyek berkualltas.

Penggunaan dan pengembangan dari suatu prosedur tetap digunakan

untuk menjaga kualltas di dalam suatu organlsasi (baca administrasi

1 1 1


publik), walaupun personil dalam suatu organisasi tersebut berubah.

Oleh karena Itu, prosedur tetap dapat juga digunakan sebagai bagian

dari suatu program pelatihan personil. Ketika meninjau ulang data-data

historis, Jlka tidak ada acuan tersedia maka prosedur tetap merupakan

sesuatu yang berharga untuk merekonstruksi aktivitas (workflow; proyek

dsb) . Keuntungan tambahan dengan adanya prosedur tetap tentunya

akan merlngankan beban pekerjaan, dan tambahan lag! yaitu dapat

memperbaiki kemampuan perbandlngan data, kredibilitas data, serta

kehandalan data.

Oleh karena itu Panduan Penyusunan Protap ini dirancang untuk

membantu meninjau ulang (mengavaluasi kemball) protap-protap yang

sudah pernah disusun dan sekaligus memberikan pemahaman tentang

bagalmana admlnistrasi publik mempersiapkan suatu prosedur tetap.

Untuk memperjelas beberapa terminologi tak pelak diperlukan suatu

pedoman atau aturan sebagai suatu protokol guna menjelaskan struktur

aktivitas/tindakan dari suatu program atau kelompok aktivitas untum

menyusun suatu protap yang dapat dikatakan aplikatif.

2.0 Penerapan

Protap dapat juga diartikan sebagai spesifikasi dari gambaran aktivitas

organisasi (administrasi publik) yang dilaksanakan. Sebagai contoh,

misalnya Protap tersebut dibuat sebagai metode analisa standar, Protap

ini akan melakukan spesifikasi dari prosedur analisis atas permas^lahan


(asi

yang lebih besar menurut pilihan metode yang paling optimal disamping

sehingga dapat ditentukan standar-standar. Protap itu sendiri dapat

membantu pimpinan administrasi dengan menyediakan informasi yang

dapat dipercaya dan penerapannya dapat distruktur secara logis untuk

sebuah organisasi. Protap dapat juga dikatakan sebagai sketsa dari

prosedur yang lebih spesifik yang digunakan untuk menyelesaikan

sebuah metode jika berbeda dengan metoda standard.

Sebagai contoh dapatlah dikemukakan kasus sebagai berikut:

Bagian penting dari variabilitas hasil yang dicapai oleh analisis

laboratorium yang berbeda-beda, yang meneliti contoh yang sama dan

mengutip referensi umum yang sama adalah dikarenakan adanya

perbedaan di dalam cara tes analitis metoda dan prosedur yang

sebenarnya sudah dilakukan pada masing-masing laboratorium.

Perbedaan-perbedaan semacam inl seringkali disebabkan oleh kelalaian

atau adanya penyesuaian (toleransi) yang diizinkan oleh referensi yang

umum, tetapi hal tersebut dapat mempengaruhi hasil akhir.

3.0 Logistik/Kebutuhan Protap

Prosedur Tetap (Protap) harus disusun oleh tim atau seseorang yang

memiliki keahlian tertentu dan ditambah memiliki aktivitas, peralatan,

dan struktur organisasi internal yang dipersiapkan dalam rangka

penyusunannya. Prosedur Tetap sebaiknya dibuat dengan cukup detail


sehingga seseorang dengan keterbatasan pengalaman atau

pengetahuan melakukan ulang menurut prosedur tersebut dengan baik.f*i

Prosedur Tetap harus ditinjau (dievaluasi) secara berkala untuk menguji

validitasnya baik oleh satu orang ataupun lebih yang telah dibekali

beragam pelatihan dan pengalaman mengenai proses tersebut. Prosedur

Tetap harus disetujui paling tidak oleh pimpinan administrasi yang

berwenang untuk itu.

Prosedur Tetap dapat dimodifikasi (revisi) sesuai dengan kondisi

pengembangan yang dimungkinkan dan dipersyaratkan. Untuk itu perlu

„ diinformasikan pada bagian tertentu tentang jumlah dan tanggal revisi

tersebut.

Prosedur Tetap harus ditinjau secara berkala oleh divisi pengelolaan dan

perencanaan kualitas organisasi untuk memastikan bahwa kebijakan-

kebijakan dan/atau beragam prosedur yang ada masih sesuai dengan

kebutuhan saat ini. Ada beberapa Prosedur Tetap yang tampaknya tidak

perlu direvisi. Namun demikian, kutipan penanggalan harus ditambahkan

ke dokumen yang Prosedur Tetap -nya sudah ditinjau.

Edisi Revisi dari Prosedur Tetap harus selalu dijadikan referensi didalam

wilayah kerja oleh para pelaksana aktivitas tersebut. Seorang pelaksana

yang melaksanakan suatu aktivitas menurut Protap ini ^ perlu

134


memperhatikan dengan mencatat nomor dan jumlah revisi yang ada. Ini

merupakan tahapan yang penting untuk meninjau kembali efisiensi dan

efektifitas ketika kebutuhan meningkat sesuai dengan rekaman / arsip

suatu kegiatan ketika struktur suatu aktivitas dievaiuasi.

Setiap organisasi (administrasi) perlu memelihara data-data tersebut

dalam sebuah daftar Induk dan semua file Protap termasuk tanggal dari

versi sekarang, apabila sudah disetujui oleh bagian perencanaan kualitas

organisasi. Versi yang sudah tidak berlaku, perlu dirawat dengan suatu

cara untuk tindakan berjaga-jaga apabila data tersebut digunakan

kembali dan tersedia untuk meninjau ulang data yang telah lampau.

Pimpinan administrasi sebagai penjamin kualitas harus

bertanggungjawab terhadap pemeliharaan suatu file yang mendaftarkan

semua protap yang terkait dengan Protap yang sekarang digunakan.

Daftar tersebut akan dibutuhkan pada waktu dilakukan evaluasi melalui

beberapa daftar pertanyaan yang biasanya diajukan.

4.0 FORMAT UMUM

Prosedur Tetap harus di organisir sedemikian rupa untuk memastikan

kemudahan dan efisiensi dalam penggunaannya. Pembuatan prosedur

tetap yang pendek dan sederhana serta kutipan yang lain telah tersedia

di dalam prosedur operasi standar atau dokumen adalah praktek yang

sangat diusulkan, ;

1:0


4.1 Lembar Judul

^ Lembar pertama pada setiap PROTAP harus terdapat lembar judul

yang berisikan informasi sebagai berikut:

(=»

sebuah judul yang menentukan dengan jelas tentang aktifitas atau

prosedur, nama grup/agen yang dapat diterapkan, serta tanggal

dan tandatangan dari Individu yang menyiapkan PROTAP.

4.2 Daftar Isi

Daftar isi diperlukan hanya jika lembar PROTAP lebih dari 10

lembar.

^ 4.3 Dokumentasi Pengendali

Setiap lembar dari PROTAP perlu ada dokumentasi pengontrol,

sebagaimana gambaran berikut, biasanya berada pada sudut kanan

atas. Sebuah judul singkat yang dapat mengidentifikasi suatu

kegiatan yang mencakup PROTAP dan berlaku sebagai bahan

acuan. Jumlah revisi dan tanggal sangat berguna untuk

mengindentifikasi PROTAP yang sedang digunakan ketika akan

meninjau data historis. Pemakai juga dapat dengan cepat

mengetahui apakah PROTAP telah lengkap manakala banyaknya

halaman ditandai. Format dokumentasi pengendali yang

disarankan:

Judul Singkat ^


No revisi: 0

Tanggal: JuH 1995Halaman 1 dari 6

4.4 Teks

Teks Protap yang baik terdiri dari 3 bagian yaitu: tata cara

pelaksanaan (prosedur), QA/QC, dan acuan. Teks tuiisan Protap

harus jelas, mudah dimengerti, sesuai dengan konsep umum suatu

prosedur. Protap harus dituiis dalam format yang jelas (setahap

demi setahap), yang mendeskripsikan urutan kronologisnya.

Gunakan kalimat aktif! hindari kata "kamu/anda" (jika terpaksa ada,

dibuat tersirat)

Sebuah Protap dapat menjadi refrensi bagi Protap lain. Bila terdapat

kasus demiklan, maka harus ada kutipan atau dengan melampirkan

duplikat atau salinan.

5.0 Daftar Pemeriksaan

Daftar Pemeriksaan banyak digunakan pada setiap kegiatan, yang

bertujuan sebagai kontrol agar langkah-langkah yang ditempuh berjalan

sesuai dengan rencana. Daftar Pemeriksaan merupakan suatu dokumen

pelengkap. Daftar Pemeriksaan atau form yang menjadi bagian dari

suatu kegiatan/aktifitas harus benar-benar mengacu pada tahapan-

tahapan yang ada di dalam prosedur. Lengkap dan tidaknya suatu daftar

item (checklist) harus disertakan atau dilampirkan dalam Protap.

\M


Pada beberapa kasus, rincian Daftar Pemeriksaan telah disiapkan secara(*»

khusus untuk suatu keglatan pemeriksaan. Untuk hal yang demikian,

Protap harus menjelaskan, paling tidak secara umum, bagaimana suatu

^ Daftar Pemeriksaan disiapkan, dan atas dasar apa. Beberapa salinan

Daftar Pemeriksaan tertentu kemudian disimpan didalam file bersama

hasil kegiatan dan atau Protap. Yang perlu diingat bahwa Daftar

« Pemeriksaan {checklist) bukanlah sebuah Protap, melainkan hanya

merupakan bagian dari Protap.

6.0 Jenis-jenis Protap

^ Suatu Protap dapat dibuat untuk sebuah prosedur administratif misalnya

aktifitas di bagian personalia yang merupakan rutin atau aktivitas yangtm

dilakukan berulang. Contohnya: prosedur QA {Quality Assurance) untuk

pelaksanaan penilaian; penggunaan peralatan; kalibrasi dan

pemeliharaan alat-alat; dan pengumpulan beberapa sample.

7.0 Format yang dianjurkan untuk PROTAP administratif.

^ Dalam mengaudit, meninjau ulang, dan atau memeriksa pekerjaan

lainnya. Protap perlu memuat sejumlah langkah spesiflk yang bertujuan

membuat kontak awal dengan subjek kegiatan, mengatur kegiatan, dan

membuat laporannya. Sebuah PROTAP untuk kegiatan umum (seperti,

meninjau kembali sistem manajemen atau audit lab) harus dicakup oleh

pedoman PROTAP yang berkenaan dengan kegiatannya. Pecjoman

r=3i


PROTAP haruslah cocok dengan kerangka kerja yang ada, tetapi dapat

dimodifikasi, dipersempit; atau diperluas.

7.1 Bagian-Bagian Protap Administrasi

Berikut adalah topik-topik yang dapat dijadikan acuan tentang

pokok-pokok yang dapat dipertimbangkan sebagai bahan masukan

untuk sebuah Protap Administrative :

a. Judul

b. Maksud Tujuan

c. Berbagai Penerapan

d. Ri'ngkasan Prosedur

e. Definisi

f. Kualifikasi personil (kecakapan individu)

g. Prosedur

Audit atau pengujian Protap harus menetapkan otoritas penilaian,

apa yang akan diperiksa, apa yang akan ten'adi dengan hasil audit,

dan siapa yang bertanggungjawab terhadap pengujian tersebut.

7.2 Pengendalian Mutu (QC) dan Jaminan Kualitas (QA)

Menjelaskan setiap langkah pengendalian dan berbagai ketetapan

untuk meninjau penerimaan produk atau pengiriman produk. Ini

IT)

Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)m Pada Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah

dapat meliputi rencana tes seperti pengesahan dan verifikasi

perangkat lunak.

7.3 Bagian referensi

Kutip semua referensi yang tercatat dl dalam Protap. Sailnan

kutipan yang tidak ada referensinya juga harus dilampirkan pada

Protap.

40

(»»

tan

(*«


Contoh:

FORMAT PROTAP ADMINISTRASI

Secara umum, format umum untuk menyusun Protap administrative yang diusulkan

sekurang-kurangnya harus mencakup:ini

1. Halaman Judul,

Halaman pertama atau cover halaman dari setiap protap berisi informasi

sebagai berikut: sebuah judul (a tittle) yang mengidentifikasi jelas kegiatan

atau prosedur, nomor indentifikasi (ID number), tanggal diterbitkan atau

direvisi, nama bagian/departemen/divisi, dan atau cabang yang menggunakan

Protap, tandatangan dan tanggal ditandatangani oleh personal yang

mempersiapkan dan menyusun Protap.

2. Daftar Isi,

Daftar Isi diperlukan sebagai referensi cepat untuk mengetahui lokasi informasi

dan mencatat perubahan atau revisi yang dibuat.

3. Prosedur-Prosedur,

Berikut ini adalah topik-topik yang dapat dijadikan poin-poin dalam Protap

Administrasi:

a. Tujuan,

b. Tingkat Penerapan (proses identifikasi saat prosed ur-prosedur

diterapkan).

c. Ringkasan (Summary),

d. Definisi-definisi (kata-kata, phrase, akronim yang memiliki arti tertentu

atau penerapan),

e. Kualifikasi Sumberdaya Manusia / Tanggung jawab (mengidentifikasi

beberapa kualifikasi khusus seperti tingkat pendidikan / pelatihan dan

atau pengalaman kerja, posisi mereka sesuai dengan job deskripsi serta

tanggung jawab masing-masing).

f. Prosedur,

41

«*»

fW|

1^


g. Kriteria, daflar pengecekan, atau standar-standar lain yang akan

diterapkan selama prosedur (misainya kutipan dokumen sebagai pemandu

untuk mereview Protap),

h. Catatan manajemen (khusunya formulir-formullr yang dipergunakan dan

iokasi file),

4. Aspek Pengendalian Mutu dan Penjaminan Kualitas

Bagian ini menjelaskan tahap-tahap pengendalian dan ketentuan-ketentuan

untuk mereview atau toleransi yang diperkenankan untuk menerima hasil atau

dapat tidaknya dilaksanakannya suatu kegiatan. Hal tersebut mencakup

rencana percobaab seperti verifikasi dan validasi rencana perangkat lunak.

5. Referensi/Rujukan.

Kutip semua referensi yang dijadikan rujukan untuk menyusun Protap.

m:


Contoh :

FORMAT PROTAP TEKNIS

Secara umum, format untuk menyusun Protap Teknis yang diusulkan ini sekurang-kurangnya harus mencakup 5 aspek yang antara lain;

1. Haiaman Judul,

Halaman pertama atau cover halaman dari setiap protap berisi informasi sebagai

berikut: sebuah judul (a tittle) yang mengidentifikasi jelas kegiatan atau

prosedur, nomor indentifikasi (ID number), tanggal diterbitkan atau direvisi,

nama bagian/departemen/divisi, dan atau cabang yang menggunakan Protap,

tandatangan dan tanggal ditandatangani oleh personal yang mempersiapkan dan

menyusun Protap.

2. Daftar Isi,

Daftar Isi diperlukan sebagai referensi cepat untuk mengetahui lokasi informasi

dan nfiencatat perubahan atau revisi yang dibuat.

3. Prosedur-Prosedur,

Berikut ini adalah topik-topik yang dapat dijadikan poin-poin dalam Protap

Teknis. Tidak seluruhnya akan dapat diterapkan untuk setiap prosedur atau

proses kerja secara detil. Namun sekurang-kurangnya mencakup:

a. Ruang Lingkup dan Tingkat Penerapan (menjelaskan tujuan dari proses-

proses atau prosedur dan beberapa ketentuan organisasi atau ketentuan-

ketentuan yang diperlukan),

b. Ringkasan Metode (gambaran ringkas dari prosedur),

c. Definisi ( mengidentifikasi beberapa akronim, singkatan, atau istilah-istilah

khusus yang digunakan),

d. Kesehatan & Keselamatan Kerja ( menginndikasi kepada operasi-operasi

yang dapat menyebabkan kecelakaan, kematian, dan menjelaskan apa

yang akan terjadi apabila prosedur-prosedur tidak diikuti secara benar,

„ daftar tahap-tapa kritis pelaksanaan prosedur).

I4.>


1*1

(*i

e. Tanda peringatan (menjelaskan kegiatan-kegiatan yang dapat

menyebabkan peralatan rusak, sampel degradasi, hasil-hasil cacat yang

mungkin, daftar tahap-tapa kritis pelaksanaan prosedur),

f. Tingkat Campur Tangan (menjelaskan beberapa komponen proses yang

mungkin mempengaruhi hasil),

g. Kualifikasi Personil (pengalaman minimal dalam penyusunan Protap, dan

Iain-Iain),

h. Peralatan dan Perlengkapan (daftar dan spesifikasi peralatan yang

dipergunakan termasuk material, bahan kimia, spesimen biologi, reagen

dan sebagainya).

i. Prosedur (mengidentifikasi semua tahap-tahap tersebut termasuk

material-material yang dipergunakan untuk melaksanakan prosedur-

prosedur tersebut misalnya:

1.1 Peralatan atau Meotode Kalibrasi dan standardisasi,

1.2 Pengumpulan sampel,

1.3 Penanganan sampel dan pemeliharaan,

1.4 Penyiapan dan analisis sampel

j. Catatan manajemen (khususnya formulir-formulir yang dipergunakan dan

lokasi file),

4. Aspek Pengendalian Mutu dan Penjaminan Kualitas

Bagian ini menjelaskan tahap-tahap pengendalian dan ketentuan-ketentuan

untuk mereview atau toleransi yang diperkenankan untuk menerima hasil atau

dapat tidaknya dilaksanakannya suatu kegiatan. Hal tersebut mencakup rencana

percobaan seperti verifikasi dan validasi rencana perangkat lunak atau koreksi

ejaan dari program dalam penyelesaian pembuatan dokumen.

5. Referensi/Rujukan.

Kutip semua referensi yang dijadikan rujukan untuk menyusun Protap.

44


Contoh Protap Judul SingkatNo. Revisi : 2

Tanggal : Juli 2004

Halaman 1 dari 5

PROSEDUR TETAP

PENENTUAN MASALAH WARNA

(=»

DRAFT CONTOH - DILARANG MENGUTIP

Disiapkan oleh :

Direview oleh :

Dlsetujul oleh :

Tenaga Ahli

Kepala Baglan

Kepala/Pimpinan

Tanggal

Tanggal

Tanggal

tm

BADAN PENGENDALIAN LINGKUNGAN

Jakarta, 2004

\A>


Tata Cara Pelaksanaan

Judul Singkat

No. Revisi : 2

Tanggal : Juli 2004

Halaman 2 dari 5

1•0 Ruanq Linqkup dan Penerapan

1.1 Metode Platinum - Cobalt (senyawa platina)sangatberguna sebagai pengukur kealamian warna air,misalnya, residu tumbuhan seperti warna daun, kulitkayu, akar, humus dan material tanah. Metode ini tidakcocok dipakai pada warna air yang telah terkontaminasilimbah industri.

1.2 Batas pendeteksian ialah 5 unit warna.

1.3 Cakupan rentang dari 5 sampai 70' unit. Nilailebih tinggi diukur dengan pelemahan sampel.

yang

1.4 Catatan; Metode Spektrofotometrik dan Tristumulusdipakai untuk mendeteksi masalah-masalah warna. Akan

tetapi, penggunaan metode ini memerlukan banyak tenagakecuali jika hanya menginginkan penentuan warna dankemurnlannya saja, ada nilai terbatas.

2.0 Rinqkasan Metoda

2.1 Pengukuran warna dilakukan oleh pembanding contohvisual dengan standar senyawa platina. Satu unit warnadihasilkan dari 1 mg/L platinum dalam bentuk ionplatina.

3.0 Perinqatan tentanq kesehatan dan keselamatan kerja.

3.1 Pakaian pelindung standar laboratorium dan pelindungmata dibutuhkan.

4.0 Perhatian

4.1 Bahan reaksi standar harus yang masih baru, pada saat

melakukan analisa.

4.2 Penentuan dibuat dalam 48 jam dimana koleksi dan

sampel telah disimpan pada suhu 4 derajat Celsius.

5.0 Penqaruh dari luar (Interfensi)

46

(**

rae,


5.1 Karena sangat sedikit jumlah kekeruhan yangbertentangan dengan penentuan. sampel yang terlihat:keruh dan harus diperjelas melalui sent:rifugasi. Ataudengan cara, penyaringan terhadap sampel. Jikakekeruhan dapat dihilangkan.hasiInya akan dilaporkansebagai "warna yang benar" jika tidak hasilnya akandilaporkan sebagai "warna nyata".

5.2 Nilai suatu warna air sangat bergantung sekali pada pHdan dapat bertambah seiring dengan kenaikan pH. Ketikamembuat laporan nilai tentang warna air, tentukanterlebih dulu pH air termasuk kedalam warna apa.

^ 5.3 Penyerapan amonia standar dapat menyebabkan penambahanwarna.

6.0 Kemampuan Individu

6.1 Para teknisi harus telah dilatih sesuai metode palingtidak 1 minggu sebelum melakukan sendiri prosedur ini.

*7.0 Bahan Baku dan Peralatan

7.1 Tabung Nessler: Sepasang, bentuk tinggi, kapasitas 50ml.

7.2 Rak untuk tempat tabung Nessler.

7.3 Macam-macam perangkat gelas laboratorium.

8.0 Kalibrasi Metode

8.1 Chloroplatinate Stock Standard, 500 unit: Tambahkan

fs, 100 ml konsentrasi HCl kedalam 500 ml bahan cair yangtelah dihilangkan ion-ionnya. Pecahkan 1.246gPotassium Chloroplatinate dan 1.Og. Kobaltus KloridMonohidrat kedalam campuran tadi, lalu dilemahkanmenjadi 1000 ml. Ini dapat di beli dari FisherScientific seperti Standar Kobalt Platinum danequivalen dengan 500 unit warna.

8.2 Siapkan rangkaian standar berikut, baru pada hari akandianalisa. (Lihat tabel)

9.0 Kumpulan Sampel, Pemeliharaan dan Penyimpanan

147

Tata Laksana Penyusunan Prosedur Tetap (Protap)Pada Instansi Pemerintat^Pusat dan Daerah

m 9.1 Sampel - sampel yang mewakili sebaiknya diambil darikontainer bersih dengan hati-hati dan teliti.Kontainer kaca dan plastik juga dapat digunakan.

fSBI

10.OPemeliharaan

10.IKarena aktifitas biologis dapat merubah karakteristiksampel warna, penentuan harus dibuat dalam waktu 48jam. Sampel-sampel sebaiknya disimpan pada suhu 4Derajat Celsius.

11■OProsedur Contoh Analisa

^ 11.1 Warna Nyata: Amati warna sampel dengan cara mengisisepasang tabung Nessler 50 ml yang diberi tanda, danbandingkan dengan yang biasa. Perbandingan ini terjadi

^ penglihatan vertical dari atas ke bawah melewatitabung yang permukaannya putih sehingga membuat cahayadipantulkan kembali keatas melewati kolom cairan. Jikakekeruhan tidak dihilangkan oleh prosedur diberikannilai 7.2, laporan warna air sebagai "warna nyata"

11.2 Warna Asli: Hilangkan kekeruhan air dengan caramenyentrifugasi sampai supernatan bersih; mungkindibutuhkan lebih dari satu jam. Sampel juga dapatdisaring dengan sebuah kertas filter Whatman no.541.

^ Jika langkah-langkah tersebut dipakai untukmenghilangkan keruh, maka hasil yang dilaporkan adalahsebagai " warna yang benar"

11.3Mengukur dan mencatat pH setiap sampel (lihat SOP C-24

11.4Melemahkan setiap sampel dengan lebih dari 70 unitwarna dan Menganalisanya kembali.

12.OPenqhitunqan dan Analisa data

12.1 Menghitung unit warna cara persamaan berikut:

Unit warna = A X 50 keC:A = perklraan sampel warna yang dilemahkanV V = ml sampel yang diambil untuk pelemahan

12.2 Membuat laporan hasil dalam segala angka sepertiberikut:

Unit Warna Pecord ke yang paling dekat„ 1-50 1

51 - 100 5

101 - 250 10251 - 500 20

f3B|

i

48

rs)

i»\

(W|


13.0 Manajemen Data dan Manajemen Arsipsemua arsip laboratorium harus disimpan didalam buku arsipyang dapat digunakan sebagai metode.

Bagian Pengendalian Kualitas (QC) dan Jaminan Kualitas

1.0 Pada saat: ini, tidak ada sampel QC warna2.0 Pilihlah satu sampel setiap set analisa dan buat rangkap

tiga. Prosentasi RSD sebaiknya tidak lebih besar dari 20%.3.0 Spikes tidak dapat diterapkan pada penentuan warna

rai Bahan Acuan (Referensi)

1. Metode Standar untuk Pengujian Air dan Air Kotor, Edisi ke18, Suplement

2. Metode untuk Analisa Kimia Air dan Air Kotor metode no.110.2

40

(*»

m

Daftar Pustaka

Amsyah, Zulkifli, Drs., MLS. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: Penerbit PTGramedia Pustaka Utama, 1997

Arnold, Glen. Matt Davies (editor). Value-Based Mangement, Context andApplication. John Wiley and Sons, 2000.

Barney, J. Firm Resources and Sustained Competitive Advantage. Journal ofManagement. 17 (1), 99-120. 1991. Banis, W. Becoming a Leader of

m Leaders. In R, Gibson (ed). Rethinking the Future: Rethinking Business^Principles, Competitions, Control & Complexity, Leadership, Markets and theWorld. London: Nicolas Brealey Publishing.

Bell, Daniel. Irving Kristol (Editor). Krisis TeoriEkonomi Jakarta: LP3ES, 1988.

fK, Burch, John dan Gary Grudnitski. Information Systems: Theory and Practice. FifthEdition. New York: John Wiley & Sons, 1989.

Gaspersz, Vincent. Manajemen Kuaiitas: Penerapan Konsep-Konsep Kuaiitas daiamManajemen Bisnis Total Cetakan Pertama. Jakarta: Yayasan IndonesiaEmas dan Penerbit PT Gramedia Pustaka Utama, 1997.

m

Hammer, M and Champy. Reengineering the Corporation. New York: HarperCollins. 1993

Kaplan, Robert S. David P. Norton. Translating Strategy Into Action: The.BalanceScorecard. Harvard Business School Press, 1996.

Merchant, Kenneth A. Modern Management Control System. Text & Cases.Prentice Hall, Inc., 1998.

Morgan, G. Images of Organizations. London: SAGE Publications, Inc., 1997.

Mulyadi. Sistem Akuntansi Cetakan Ketiga. Jakarta: Penerbit Salemba Empat (PTSalemba Emban Patria), 2001

Prahalad, C.K and G. Hamel. The Core Competence of the Corporation. HarvardBusiness Review: 70-91. 1990.

Prantice-Hall Editorial Staff. Handbook of Successful Operating Systems andProcedures, with Forms. Englewood Cliffs, N.J. : Prentice-Hall, Inc., 1964.

Senn, James A. Information Systems in Management. Fourth Edition. Belmont,California: Wadsworth Publising Co., 1990.

Spencer, L.M. Reengineering Human Resources. New York: John Wiley & Sonsw Inc,. 1995.

Stettler, Howard F. Systems Based Independent Audits. Second Edition.m Englewood Cliffs: Prentice-Hall, Inc., 1974.

Werther, Jr William., Keith Davis. Human Resources and Personnel Managementm Fifth Edition. McGraw-Hill, Inc. 1996.

Whitten, Jeffrey L, Lonnie D. Bentley, Victor M. Barlow. Systems Analysis &m, Design Methods. Second Edition. Homewood II: Richard D. Irwin, 1989

h 41. ^

^ 'V\ V''^'- '/h-'

PENYUS PST - PERPUS MENPAn

Documents

Transcript of PENYUS PST - PERPUS MENPAn