JANUARI 2018
UNIVERSITAS TELKOM
DIREKTORAT SDM UNIVERSITAS TELKOM 2018
BAB I
Pendahuluan
A. Pengertian Tel U Point
Kampus Universitas Telkom memerlukan Sumber Daya Manusia yang berperan
aktif dalam mewujudkan visi dan misi yang telah tercanang baik akademik
maupun non kademik. Hal ini dapat dilihat dari kontribusi pegawai dalam
memaksimalkan pencapaian kinerja sesuai dengan tugas dan beban kerja masing-
masing. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem yang dapat meng-capture
pencapaian kinerja pegawai. Sistem tersebut dirumuskan dalam sebuah kerangka
kerja yang disebut SKI (Sistem Kinerja Institusi). SKI adalah tata cara penilaian
performansi Dosen dan TPA dalam satu periode tertentu dan selanjutnya akan
diukur oleh atasan langsung dalam rangka pelaksanaan fungsi pembinaan dan
hasil penilaian SKI akan diprosentasekan untuk pengukuran/acuan pemberian
remunerasi (tunjangan dasar dan tunjangan posisi/fungsional) dan bonus jika ada
(SK SKI, 2014).
Telkom University Performance on Individual and Institution (Tel U Point) adalah
beban kerja yang harus diselesaikan oleh pegawai berprofesi berdasarkan
kualifikasi akademik baik pendidikan, jabatan struktural maupun jabatan
fungsional sesuai periode dan ketentuan yang berlaku (SK SKI, 2014). Tel U Point
dibagi menjadi 2, yaitu Tel U Point Dosen digunakan untuk meng-capture kinerja
dosen dan Tel U Point Non Dosen meng-capture kinerja TPA.
Tel U Point Dosen bertujuan untuk:
Sebagai instrumen bagi pimpinan Institusi/Fakultas/Program Studi/Unit untuk mengevaluasi kinerja pegawai secara obyektif sebagai dasar untuk pembinaan, pengembangan dan pemberian remunerasi, bonus, serta reward and punishment kepada pegawai;
Sebagai instrumen bagi pegawai untuk melakukan evaluasi diri yang menjadi dasar pengembangan diri meliputi kompetensi, karakter dan peningkatan kualitas diri secara menyeluruh.
Sebagai dasar dalam memberikan apresiasi terhadap dosen yang melakukan kinerja excellence.
Mendorong dosen untuk melakukan tridharma perguruan tinggi dengan seimbang dalam rangka mengakselerasi peningkatan JFA dosen.
Sebagai salah satu upaya untuk mengurangi jumlah dosen Luar Biasa (LB) mendekati proposi yang sesuai dengan syarat dalam akreditasi perguruan tinggi maupun prodi.
B. Rubrik Tel U Point Dosen
Tel U Point Dosen terdiri dari 5 (Lima) rubrik yang menjadi parameter penilaian,
yaitu: pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat, penunjang
lain, dan kewajiban khusus profesor. Masing-masing rubrik dijabarkan dalam
parameter penilaian seperti dalam tabel berikut
Tabel 1 Rubrikasi BKD NO KOMPONEN ITEM
1 Kinerja Bidang
Pendidikan Dana Pengajaran
1. Mengajar D3 Dan Atau S1
2. Mengajar S2 Dan Atau S3
3. Asistensi Tugas Atau Praktikum Tiap Kelompok
4. Pembimbing KP
5. Penguji Proposal TA 1/Tesis 1
6. Pembimbing Seminar TA/PA
7. Pembimbing TA/PA
8. Pembimbing Tesis
9. Pembimbing Disertasi
10. Penguji TA/PA
11. Penguji Tesis
12. Penguji Disertasi
13. Membimbing Dosen Yang Lebih Rendah Pangkatnya
14. Mengembangkan Program Perkuliahan/Pengajaran (SAP, GBPP, Dll)
15. Jabatan Struktural
16. Tugas Belajar S2 Dan S3
17. Menyampaikan Orasi Ilmiah, Pembicara Seminar, Nara Sumber 18. Bimbingan Akademik (Perwalian/Penasihat Akademik)
2 Kinerja Bidang
Penelitian
1. Penelitian Berkelompok Eksternal
2. Penelitian Berkelompok Internal
3. Penelitian Mandiri
4. Menulis Buku Yang Diterbitkan
5. Menulis Buku Yang Tidak Diterbitkan
6. Menulis Buku Yang Diterbitkan Internasional
7. Menterjemahkan Buku Yang Diterbitkan
8. Menyunting Buku Yang Diterbitkan
9. Pekerti Tatap Muka
10. AA Tatap Muka
11. Menulis Jurnal Ilmiah Dan Diterbitkan Oleh Jurnal/Prosiding Ilmiah Nasional 12. Menulis Jurnal Ilmiah Dan Diterbitkan Oleh Jurnal/Prosiding Ilmiah Internasional 13. Memperoleh HKI Paten
14. Memperoleh HKI Merek
15. memperoleh HKI Desain Industri
16. Memperoleh HKI Desain Sirkuit Tata Letak
NO KOMPONEN ITEM
17. Memperoleh Hak Cipta
18. Menulis Di Media Massa
3
Kinerja Bidang Pengabdian
Kepada Masyarakat
1. Pengabdian Masyarakat
2. Membuat/Menulis Karya Kepada Masyarakat Yang Diterbitkan
3. Membuat/Menulis Karya Kepada Masyarakat Yang Tidak Diterbitkan (Digunakan Oleh Mahasiswa)
4. Penyuluhan Kepada Masyarakat
5. Memberi Kursus/Menatar Kepada Masyarakat
4 Kinerja Bidang
Penunjang
1. Pimpinan Pembinaan Unit Kegiatan Mahasiswa
2. Pembimbing Kelompok Kompetisi
3. Pimpinan Organisasi Sosial Intern Sebagai Ketua/Wakil Ketua
4. Jabatan Non Struktural
5. Pelaksanaan Tugas Penunjang Almamater
6. Mengikuti Pelatihan Yang Linier Dengan Disiplin Ilmu
5 Kewajiban Khusus
Profesor
1. Keterlibatan Dalam Satu Judul Penelitian
2. Pelaksanaan Penelitian Atau Pembuatan Karya Seni Atau Teknologi Mandiri Termasuk Karya Pengabdian Dalam Masyarakat
3. Memperoleh Hak Paten
4. Menulis Jurnal Ilmiah Dan Diterbitkan Oleh Jurnal Ilmiah/Majalah Ilmiah Ber Issn Tidak Terakreditasi Atau Jurnal Terakreditasi
5. Menulis Jurnal Ilmiah Dan Diterbitkan Oleh Jurnal Terakreditasi Internasional
6. Menyampaikan Orasi Ilmiah, Pembicara Seminar, Nara Sumber
7. Penyuluhan Kepada Masyarakat
8. Mendifusikan/Menyebarluaskan Temuan Karya Teknologi Atau Seni
9. Menulis Di Media Massa
10. Menulis Buku Yang Diterbitkan
11. Menulis Buku Yang Diterbitkan Internasional
C. Tahapan Tel U Point Dosen
Tahapan pelaksanaan Sistem Tel U Point Dosen adalah sebagai berikut:
a. Pembuatan Kontrak Kerja Dosen
Kontrak kerja merupakan tanggung jawab seluruh pegawai Institusi yang
dibuat secara terencana dan dijabarkan menjadi target kinerja secara
berjenjang dari Pimpinan Institusi ke Pimpinan Fakultas dan Program
Studi/Unit sampai kepada individu pegawai, termasuk dosen. Kontrak kerja
dosen dibuat dan diperbaharui setiap 6 bulan sekali (satu semester), kontrak
tersebut mengacu pada tridharma perguruan tinggi ditambah dengan
kebutuhan institusi, adapaun komponen dari kontrak kerja dosen adalah
sebagai berikut:
a. Bidang pendidikan dan pengajaran; b. Bidang penelitian; c. Bidang pengabdian masyarakat; d. Bidang penunjang dan pengembangan organisasi; e. Kewajiban khusus Profesor (khusus untuk dosen dengan JAD Guru Besar).
Proporsi beban dosen diatur sesuai dengan tingkat pendidikan dan atau
jabatan fungsional akademik. Dosen dengan tugas tambahan (jabatan
struktural) memiliki komponen kerja yang terkonsentrasi pada penunjang dan
pengembangan organisasi, sedangkan dosen tugas belajar (pendidikan)
memiliki beban kerja sebesar 12 SKS yang terkonsentrasi pada kebutuhan
Institusi (berupa penugasan khusus untuk tugas belajar) dan memberikan
laporan secara periodik pada setiap progres pendidikannya.
b. Pelaporan Kinerja Dosen
Pelaporan kinerja dosen (pelaporan Tel U Point Dosen) dilakukan secara
periodik setiap akhir semester sebagai bahan penilaian dan penentuan
remunerasi satu semester berikutnya.
c. Penilaian Kinerja Dosen
Penilaian kinerja dosen dilakukan dengan berpedoman kepada kontrak kerja
dosen serta laporan akhir kinerja dosen (di-generate dari aplikasi Tel U Point
Dosen). Hasil penilaian kinerja dosen, akan dipergunakan sebagai perhitungan
pembayaran tunjangan posisi/fungsional yang diterima dalam setiap akhir
periode, serta perhitungan pembayaran bonus (jika ada).
Alur Proses Pelaporan dan Penilaian BKD Mulai
Dosen
Melakukan Kegiatan
Tri Dharma PT
Aplikasi PPM
Meng-capture data
rubrik PPM
Aplikasi Tel U Point
Men-generate data
Dosen
View dan Cek Kinerja
Approve?
Wadek 2
View dan Approval
Selesai
Fakultas, BPP, SDM
Mencatat kegiatan dosen
yang tidak ter-capture
sesuai template
I-gracias
Meng-capture data
kegiatan dosen
Dekan
Menyetujui
D. Siklus Waktu Tel U Point Dosen
Siklus waktu Tel U Point Dosen dilakukan per semester dengan rincian sebagai
berikut:
Awal Semester : Pembuatan Kontrak Tel U Point Dosen
Akhir Semester : Pelaporan dan Penilaian
BAB II
Aplikasi Tel U Point Dosen
A. Overview Aplikasi Tel U Point Dosen
Aplikasi Tel U Point Dosen merupakan aplikasi yang akan memfasilitasi setiap
dosen dalam lingkup kampus Universitas Telkom untuk memantau pencapaian
kinerjanya dengan tolak ukur perhitungan penilaian yang baku. Secara otomatis,
diperlukan tindakan nyata setiap pengguna aplikasi sehingga alur proses kegiatan
dapat berjalan dengan baik. Adapun pengguna aplikasi yang terlibat yaitu dosen
Universitas Telkom.
B. User Group Aplikasi Tel U Point Dosen
Tabel 2 User Group Aplikasi BKD NO KOMPONEN ITEM PIC
1 Kinerja Bidang
Pendidikan Dana Pengajaran
1. Mengajar D3 Dan Atau S1 SDM 2. Mengajar S2 Dan Atau S3 SDM 3. Asistensi Tugas Atau Praktikum Tiap Kelompok Fakultas: Asman Akademik 4. Pembimbing KP Fakultas: Asman Akademik 5. Penguji Proposal TA 1/Tesis 1 Fakultas: Asman Akademik 6. Pembimbing Seminar TA/PA Fakultas: Asman Akademik 7. Pembimbing TA/PA Fakultas: Asman Akademik 8. Pembimbing Tesis Fakultas: Asman Akademik 9. Pembimbing Disertasi Fakultas: Asman Akademik 10. Penguji TA/PA Fakultas: Asman Akademik 11. Penguji Tesis Fakultas: Asman Akademik 12. Penguji Disertasi Fakultas: Asman Akademik 13. Membimbing Dosen Yang Lebih Rendah Pangkatnya Fakultas: Asman Akademik 14. Mengembangkan Program Perkuliahan/Pengajaran (SAP, GBPP, Dll) Fakultas: Asman Akademik 15. Jabatan Struktural SDM 16. Tugas Belajar S2 Dan S3 SDM
17. Menyampaikan Orasi Ilmiah, Pembicara Seminar, Nara Sumber
Fakultas: Asman SDM
18. Bimbingan Akademik (Perwalian/Penasihat Akademik)
SDM
2 Kinerja Bidang
Penelitian
1. Penelitian Berkelompok Eksternal PPM
2. Penelitian Berkelompok Internal PPM
3. Penelitian Mandiri PPM
4. Menulis Buku Yang Diterbitkan Fakultas: Asman SDM
5. Menulis Buku Yang Tidak Diterbitkan
Fakultas: Asman SDM
6. Menulis Buku Yang Diterbitkan Internasional
Fakultas: Asman SDM
NO KOMPONEN ITEM PIC
7. Menterjemahkan Buku Yang Diterbitkan
Fakultas: Asman SDM
8. Menyunting Buku Yang Diterbitkan Fakultas: Asman SDM
9. Pekerti Tatap Muka BPP
10. AA Tatap Muka BPP
11. Menulis Jurnal Ilmiah Dan Diterbitkan Oleh Jurnal/Prosiding Ilmiah Nasional
PPM
12. Menulis Jurnal Ilmiah Dan Diterbitkan Oleh Jurnal/Prosiding Ilmiah Internasional
PPM
13. Memperoleh HKI Paten PPM
14. Memperoleh HKI Merek PPM
15. Memperoleh HKI Desain Industri PPM
16. Memperoleh HKI Desain Sirkuit Tata Letak
PPM
17. Memperoleh Hak Cipta PPM
15. Menulis Di Media Massa Fakultas: Asman SDM
3
Kinerja Bidang Pengabdian
Kepada Masyarakat
1. Pengabdian Masyarakat PPM
2. Membuat/Menulis Karya Kepada Masyarakat Yang Diterbitkan
PPM
3. Membuat/Menulis Karya Kepada Masyarakat Yang Tidak Diterbitkan (Digunakan Oleh Mahasiswa)
PPM
4. Penyuluhan Kepada Masyarakat PPM
5. Memberi Kursus/Menatar Kepada Masyarakat
PPM
4 Kinerja Bidang
Penunjang
1. Pimpinan Pembinaan Unit Kegiatan Mahasiswa
Fakultas: Asman SDM
2. Pembimbing Kelompok Kompetisi Fakultas: Asman SDM
3. Pimpinan Organisasi Sosial Intern Sebagai Ketua/Wakil Ketua
Fakultas: Asman SDM
4. Jabatan Non Struktural Fakultas: Asman SDM
5. Pelaksanaan Tugas Penunjang Almamater
Fakultas: Asman SDM
6. Mengikuti Pelatihan Yang Linier Dengan Disiplin Ilmu
Fakultas: Asman SDM
5 Kewajiban
Khusus Profesor
1. Keterlibatan Dalam Satu Judul Penelitian
PPM
2. Pelaksanaan Penelitian Atau Pembuatan Karya Seni Atau Teknologi Mandiri Termasuk Karya Pengabdian Dalam Masyarakat
PPM
3. Memperoleh Hak Paten PPM
4. Menulis Jurnal Ilmiah Dan Diterbitkan Oleh Jurnal Ilmiah/Majalah Ilmiah Ber Issn Tidak Terakreditasi Atau Jurnal Terakreditasi
PPM
NO KOMPONEN ITEM PIC
5. Menulis Jurnal Ilmiah Dan Diterbitkan Oleh Jurnal Terakreditasi Internasional
PPM
6. Menyampaikan Orasi Ilmiah, Pembicara Seminar, Nara Sumber
Fakultas: Asman SDM
7. Penyuluhan Kepada Masyarakat PPM
8. Mendifusikan/Menyebarluaskan Temuan Karya Teknologi Atau Seni
Fakultas: Asman SDM
9. Menulis Di Media Massa Fakultas: Asman SDM
10. Menulis Buku Yang Diterbitkan Fakultas: Asman SDM
11. Menulis Buku Yang Diterbitkan Internasional
Fakultas: Asman SDM
C. User Manual Aplikasi Tel U Point Dosen
1. Memulai Aplikasi Tel U Point Dosen
Sebelum menjalankan aplikasi, pastikan computer anda telah terhubung
dengan internet. Selanjutnya, ikuti langkah-langkah di bawah ini:
a. Pilih recommended browser sesuai dengan browser yang anda miliki:
firefox 3.6+, google chrome 5+, opera 10,6+, internet explorer 9.
b. Isikan alamat URL i-gracias (http://igracia.telkomuniversity.ac.id) pada
kolom isian “URL Address” di browser anda
c. Setelah itu akan muncul tampilan sebagai berikut
d. Klik LOGIN, setelah itu masukan username dan password i-gracias anda.
e. Group pengguna dalam aplikasi Tel U Point Dosen terdiri dari Asman
Akademik, Asman Sumberdaya dan Keuangan, PPM, dan SDM. Pilih group
penggunan yang sesuai, maka di tab sebelah kiri akan muncul menu BKD
BKND seperti gambar berikut.
Menu “Manajemen Template” terdiri dari sub menu Buat Template, Daftar
Template dan Manajemen Rubrikasi. Menu Buat Template digunakan oleh
User Group SDM untuk membuat daftar template baru dan menset template
yang aktif pada saat itu. Submenu Daftar template berisi template yang aktif
pada saat akan dilakukan generate data BKD, untuk dosen dibagi menjadi dua
template yaitu “template rubrikasi dosen” dan “template rubrikasi dosen
structural”. Sementara submenu manajemen rubrikasi digunakan ketika
mengenerate data BKD pada semester aktif.
Sementara itu menu Manajemen Beban Kerja, berisi submenu Persetujuan
Beban Kerja dan Hitung Nilai Konversi. Submenu Persetujuan Beban kerja
digunakan untuk melihat hasil BKD dosen yang sudah digenerate dan dosen
dapat memberikan persetujuan terhadap hasil BKDnya, untuk masing-masing
rubrik. Sementara untuk submenu hitung nilai konversi digunakan oleh user
grop SDM dalam melakukan generate NKI masing-masing dosen berdasarkan
hasil BKDnya.
Masuk ke beranda BKD BKND
Masuk Ke Menu Manajemen Template
Masuk Ke Menu Beban Kerja
2. Cara Membangkitkan Rubrikasi (User Group Fakultas)
Untuk membangkitkan rubrikasi terdapat dua cara, pertama apabila data dari
item rubrik tersebut sudah tersedia secara digital di i-gracias (missal data
pengajaran, TA/PA, dll) maka dapat langsung di genereta, sementara jika data
dari item rubrik belum tersedia secara digital (missal data buku yang ditulis
dosen, membimbing dosen yang lebih rendah, kepanitiaan yang diikuti dosen,
dll) maka PIC perlu mengunduh template rubrikasi terlebih dahulu, setelah
diisi baru di upload, rincian langkash untuk masing-masing jenis degerate data
rubrikasi adalah sebagai berikut:
a. Membangkitkan Rubrik yang Datanya Tersedia Online
Yang masuk dalam kategori ini adalah item-item sebagai berikut:
Rubrik Pendidikan dan Pengajaran 1. Mengajar D3 Dan Atau S1 2. Mengajar S2 Dan Atau S3 5. Penguji Proposal TA 1/Tesis 1 6. Pembimbing Seminar TA/PA 7. Pembimbing TA/PA 8. Pembimbing Tesis 9. Pembimbing Disertasi 10. Penguji TA/PA 11. Penguji Tesis 12. Penguji Disertasi 15. Jabatan Struktural 18. Bimbingan Akademik (Perwalian/Penasihat Akademik)
Cara membangkitkan rubrik-rubrik ini adalah dengan cara berikut:
Buka menu manajemen template, kemudian klik submenu manajemen
rubrikasi, maka akan muncul seperti gambar dibawah ini
Kemudian pilih periode semester yang akan di generate pada baris
periode, pilih template rubrikasi (template rubrikasi dosen atau
template rubrikasi dosen structural)
Lalu pilih komponen rubrikasi (kinerja bidang pendidikan dan
pengajaran/kinerja bidang penelitian/kinerja bidang pengabdian pada
masyarakat/kinerja bidang penunjang lain/kewajiban khusus
professor)
Lalu pilih Item Rubrikasi yang akan di generate
Lalu pilih Unit/fakultas
Kemudian klik tombol “Daftar pegawai”
Setelah muncul nama dosen di Fakultas yang dipilih (contoh kali ini
adalah FEB), maka langkah selanjutnya adalah pilih dosen yang akan
digenerat, jika yang akan digenerat semua dosen maka cukup klik kotak
kecil disebelah kiri atas.
Selanjutnya klik tombol generate_per_page yang ada disebelah kanan
atas. Yang perlu diperhatikan bahwa generate ini dilakukan per page,
jadi jika daftar dosen yang akan degenerate lebih dari 1 page, maka
lakukan hal yang sama untuk page selanjutnya.
b. Membangkitkan Rubrik yang datanya Offline
Item lain, selain item yang degenerate oleh user group PPM dan tidak
termasuk dalam kategori rubric yang datanya tersedia online maka akan
masuk kedalam kategori ini. Cara membangkitkan rubric ini adalah sebagai
berikut:
Langkah pertama adalah memilih periode sampai dengan memilih
unit/fakultas sama seperti pada saat akan mengenerate rubric yang
datanya online di atas.
Klik tombol impor rubrikasi
Kemudian klik tombol unduh template rubrikasi, maka akan muncul
kotak dialog seperti di bawah ini, kemudian klik
“click_for_download_template”, maka template akan terdownload.
Contoh template tugas belajar s2 dan s3 FEB adalah sebagai berikut:
PIC kemudian mengisi data dosen yang sedang melakukan studi lanjut
sesuai dengan template. Agar mempercepat proses unggah rubrikasi,
data dosen yang tidak sedang studi lanjut bisa dihapus saja (caranya
seperti hapus baris biasa dalam excel).
Selanjutnya setelah data terisi, maka file tersebut di unggah lagi ke
aplikasi BKD. Klik choose file, kemudian pilih file yang akan di unggah,
lalu klik preview rubrication.
Setelah muncul data dosen yang akan di unggah (akan muncul setelah di
klik preview rubrication), maka tinggal di klik tombol unggah per
halaman disebelah kanan atas, yang perlu diingat adalah unggah
dilakukan perhalaman, jadi jika data lebih dari satu halaman maka klik
halaman kedua (ada disebelah kanan bawah) dan klik unggah per
halaman lagi, begitu seterusnya.
3. Cara Membangkitkan Rubrikasi (User Group PPM)
Hal pertama yang harus dilakukan adalah masuk aplikasi BKD dengan memilih
user group “PPM”. Selanjutnya pilih menu penelitian.
Langkah-langkah mendefinisikan setiap step penelitian, pengabdian
masyarakat, publikasi, serta hak kekayaan intelektual. Step 1 digunakan untuk
mendefinisikan serta mendeskripsikan jenis kegiatan serta batas awal dan
akhir dari kegiatan yang sedang dilaksanakan.
Step 2 digunakan untuk menentukan tahapan dari pelaksanaan kegiatan
dalam kaitannya untuk melengkapi data BKD setiap dosen yang melakukan
penelitian, pengabdian masyarakat, publikasi, serta hak kekayaan intelektual
dilakukan pada tahapan ini.
Formulir tahap proses kegiatan
Menu edit
digunakan untuk
melakukan
manajemen
pengisian kegiatan
serta anotasi BKD.
Ada 4 jenis anotasi
BKD yang harus
didefinisikan pada
kegiatan penelitian
yaitu: judul
penelitian, ketua,
anggota, dan jenis
penelitian.
Untuk melakukan generate data penelitian, publikasi, pengabdian masyarakat,
dan hak kekayaan intelektual perlu dilakukan setting BKD.
Cara setting BKD adalah sebagai berikut:
Pilih icon setting BKD-BKND (seperti gambar di atas)
Pilih tipe kegiatan yang akan digenerat, missal “penelitian”
Berikan tanda “v” (check list) pada kolom aksi untuk memilih data
penelitian yang akan degenerate
Kemudian klik tombol “submit BKD”
Untuk melihat daftar nama yang telah degenerate menggunakan fitur “lihat
hasil BKD”
4. Cara Melihat Hasil BKD Dosen Dan Menu Persetujuan BKD
Untuk melihat hasil BKD dosen masuk ke menu “manajemen beban kerja”,
submenu “persetujuan beban kerja”.
Pilih status pegawai (pegawai tetap/calon pegawai/pegawai
professional/pegawai perbantuan)
Pilih tipe pegawai (dosen structural/dosen non-struktural)
Pilih periode semester yang akan dilihat
Pilih fakultas/unit
Atau jika dosen yang akan dicari hanya 1, bisa langsung saja
mengetikan nama dosen tersebut pada kolom search.
Untuk melihat detil data BKD dosen maka klik tombol action
Selanjutnya
Top Related