Evaluasi E-learning Readiness Universitas Telkom Dengan Menggunakan McKinsey 7s Model

Evaluasi E-learning Readiness Universitas Telkom Dengan Menggunakan McKinsey 7s Model

Tigor Yusuf Nugroho P. 1, Hetti Hidayati, S.T, M.Kom.

2, Dawam Dwi Jatmiko Suwawi, S.T. , M.T.

3

Fakultas Informatika Universitas Telkom, Bandung1 [email protected] , 2 [email protected] , 3 [email protected]

AbstrakDalam pembangunan maupun pengembangan e-learning, tahapan readiness merupakan tahapan

yang sangat penting dalam menentukan keberhasilan e-learning. Keberhasilan e-learning bukan hanyadinilai dari sistem e-learning-nya saja tetapi dari seluruh komponen. Walaupun dalam e-learningreadiness untuk sistemnya telah dirancang dengan baik, bukan berarti penerapan e-learning dapatberjalan dengan baik. Banyak institusi pendidikan yang gagal dalam penerapan e-learning dikarenakankurangnya kesiapan dari struktur institusi dalam menangani pembangunan ataupun pengembangan e-learning.

Evaluasi readiness ini mengusulkan sebuah kerangka kerja baru untuk menilai kesiapanstruktur institusi pada Universitas Telkom, dalam melaksanakan sistem e-learning dengan menggunakanMcKinsey 7s Model Framework. Model ini berorientasi pada stakeholder yang menangani sistem e-learning mulai dari tingkat atas (secara struktural institusi) hingga pelaksana sistem e-learning.McKinsey 7s model memiliki tujuh dimensi dalam melakukan evaluasi. Adapun tujuh dimensi itu adalahstrategy, structure, systems, style/culture, staff, skills dan shared values. Beberapa pertanyaan akandiajukan kepada stakeholder melalui wawancara dan kuisoner. Kemudian, hasil dari wawancara dankuisoner tersebut akan dianalisis menggunakan metode Aydin dan Tasci. Output dari metode ini akanberupa informasi yang menampilkan nilai-nilai dari setiap dimensi.

Berdasarkan nilai yang diperoleh, akan terlihat dimensi apa saja yang perlu ditingkatkan lagidalam institusi. Hasil yang diharapkan akan berupa gagasan ataupun ide yang dapat digunakan untukmeningkatkan kesiapan struktural institusi dalam membangun ataupun mengembangkan e-learning.

Kata kunci: e-learning, Mc Kinsey 7s Model Framework, Aydin dan TasciAbstract

The success of e-learning development may rely on the readiness stage as a vital stage. However, thesuccess of e-learning system is not only judged from the e-learning application, but also from all components.Even though the e-learning readiness for the system has been arranged well, it is not certain that the e-learning will be applied well. There are many education institutions which are unsuccessful applying e-learning because of the lack of the readiness of the structure of those institutions handling the building anddevelopment of e-learning

The evaluation of readiness in this project try to propose a new framework to measure the readinessof the structure of institution in Telkom University in applying e-learning system by using McKinsey 7s ModelFramework. This model is oriented in the stakeholders who handle e-learning system, start from the highestlevel in the structure of institution to the level of the executor of the e-learning system. McKinsey 7s Modelhas seven dimensions to do evaluation, including strategy, structure, systems, style/culture, staff skills, andshared values. There are several questions asked to the stakeholders through interview and questionnaire.Thus, the results of the interview and the questionnaire would be analyzed using Aydin and Tasci methods.The output of this methods will be information that displays the values of each dimension.

According to the values gained, it will be able to identify which dimension that need to be improvedin the institution. The result that expected would be an idea that can be used to improve the readiness ofstructural institution in building and developing e-learning.

Keywords: e-learning, Mc Kinsey 7s Model Framework, Aydin and Tasci

1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Penggabungan antara lingkunganpembelajaran dan pembelajaran elektronik sudahmenjadi hal yang populer dalam Institusipendidikan tinggi saat ini. Ini dikarenakan

perkembangan Teknologi Informasi danKomunikasi yang telah berkembang pesat pada saatini. Hal ini tentu saja memberikan kemudahan baikdari sisi pengajar, institusi maupun dari sisimahasiswa.

Salah satu penerapan dari perkembanganTeknologi Informasi dan Komunikasi, yaitu E-

1

learning. E-learning hadir sebagai sebuah modelpembelajaran yang bisa memberikan keefektifandan efisiensi yang lebih baik dari modelpembelajaran konvensional. E-learning (electroniclearning) didefenisikan sebagai penyampaiankonten pembelajaran atau pengalaman belajarsecara elektronik menggunakan komputer danmedia berbasis komputer [4].

Tahapan readiness pada e-learningmerupakan tahapan kesiapan yang dilakukan padaawal baik dalam pembangunan maupunpengembangan e-learning. Hal ini sangat perludiperlukan sebagai instrumen yang efektif untukmengevaluasi efektivitas e-learning [17].Keberhasilan e-learning bukan hanya daripenerapan sistem e-learning-nya melainkan dapatdilihat dari komponen lain yakni technology,people, content dan institution [2]. Jadi, walaupunkonsep sistem e-learning telah memenuhi, tentusaja peran dari institusi sangat penting.

Penerapan e-learning membutuhkankesiapan baik infrastruktur maupun kulturorganisasi. Perubahan struktur organisasimempengaruhi setiap sistem yang terdapat padaorganisasi tersebut, seperti sistem pembelajaran e-learning di Universitas Telkom yang jugamengalami perubahan. Universitas Telkom padadasarnya merupakan peggabungan dari beberapainstitusi tersendiri, seperti Intitut TeknologiTelkom, Institut Managemen Telkom, PoliteknikTelkom dan STISI Telkom. Di lingkunganUniversitas Telkom, sistem e-learning bukan lagihal yang baru karena telah diterapkan di InstitutTeknologi Telkom. Sistem pembelajaran tersebutkemudian dikembangkan menjadi iCaring (ITTelkom Collaborating i-Gracias and E-learning)[13]. Perubahan sistem iCaring dari yangsebelumnya hanya digunakan dan dikelola oleh ITTelkom, saat ini telah dikembangkan untukdigunakan oleh seluruh fakultas pada UniversitasTelkom. Perubahan struktur organisasi tersebuttentu berdampak juga dengan perubahan sistem,dalam hal ini sistem pembelajaran e-learning. Olehkarena itu perubahan ini menuntut adanya kesiapanUniversitas Telkom dalam mengimplementasikansistem iCaring dari sudut organisasinya. Tingkatkesiapan yang masih rendah, termasuk infratrukturdan kultur organisasi, dapat menyebabkanterbengkalainya sistem e-learning yang akanditerapkan.

Evaluasi e-learning readiness padastruktur institusi dilakukan agar dapat mengetahuisecara jelas tingkat kesiapan istitusi tersebutterhadap e-learning. Dengan mengetahui tingkatkesiapannya, organisasi dapat menentukankebijakan atau strategi apa yang akan ditentukan[19]. Dalam evaluasi ini banyak sudut pandang

yang menjadi acuan utama dalam menentukankesiapan.

Tugas akhir ini akan membahas tentangkesiapan struktur institusi Universitas Telkomdalam implementasi e-learning (icaring) denganmenggunakan McKinsey 7s Model. Model inimemiliki dimensi yang mencakup seluruhkomponen yang berkaitan dengan pengevaluasianstruktur organisasi yang berkaitan dengan sistem e-learning terlebih organisasi pada UniversitasTelkom yang telah melakukan penggabunganinstitusi. Model ini memiliki karakteristik mendasaryang akan menilai dan memfokuskan evaluasi padastruktur organisasi Universitas Telkom. Peranandari stakeholder sangat berpengaruh dalammelakukan evaluasi ini. Mc Kinsey 7s modelmerupakan model yang digunakan untukmengevaluasi e-learning readiness dari segistruktur institusi pendidikan mulai dari petinggiUniversitas Telkom hingga para mahasiswa yangberkaitan dengan sistem icaring UniversitasTelkom.

McKinsey 7s Model memiliki tujuhdimensi pokok yang menjadi landasan evaluasiyaitu strategy, structure, systems, style/culture,staff, skills dan shared values [1]. Setiapdimensinya memiliki beberapa sub dimensi yangsaling berkaitan yang akan menjadi variabelpengukuran kesiapan organisasi UniversitasTelkom.

Berdasarkan dimensi dan sub dimensitersebut, akan dibuat beberapa pertanyaan yangakan diberikan kepada dosen dan staff yang terlibatdalam e-learning. Hasil yang diperoleh akan diolahdengan menggunakan metode Aydin dan Tasciuntuk mengetahui tingkat kesiapan organisasiUniversitas Telkom berdasarkan dimensi dan subdimensi McKinsey 7s. Metode Aydin dan Tascisendiri telah melakukan pengukuran danmenghasilkan batasan nilai dalam penentuan levelkesiapan organisasi. Berdasarkan tingkat hal inilahmaka akan dibuat beberapa gagasan berupa ideuntuk meningkatkan kesiapan organisasi dalamdimensi yang dinilai masih membutuhkanperbaikan atau pengembangan.

Hasil akhir dari tugas akhir ini adalah denganmemunculkan ide-ide dalam meningkatkankesiapan Universitas Telkom dalammengimplementasikan sistem icaring. Gagasanberupa ide yang muncul masih dalam ruang lingkupMcKinsey 7s model. Ide yang diberikan merupakanpengembangan hasil konversi dimensi dan subdimensi McKinsey 7s model dengan metode Aydindan Tasci.

2

1.2 Perumusan Masalah

Perumusan masalah yang akan dibahas dalam tugasakhir ini adalah :

1. Bagaimana mengevaluasi e-learningreadiness Universitas Telkom dari segistruktur organisasi dengan menggunakanMcKinsey 7s Model.

2. Bagaimana penilaian stakeholder tentangkesiapan struktur organisasi UniversitasTelkom dalam mengimplementasikansistem iCaring berdasarkan dimensi yangada pada McKinsey 7s model.

3. Bagaimana gagasan berupa ide yangmuncul dalam meningkatkan dimensi-dimensi yang dinilai masih memerlukanpeningkatan berdasarkan McKinsey 7sModel.

1.3 Batasan MasalahAdapun batasan masalah pada tugas akhir ini antaralain:

1. Evaluasi e-learning readiness UniversitasTelkom difokuskan pada orang-orang yangmempunyai peranan dengan sistemiCaring (stakeholder).

2. Pengambilan data dilakukan mulai bulanMei 2014 hingga Juli 2014

3. Pembahasan mengenai keamanan sistemicaring tidak dibahas dalam tugas akhir ini.

4. Hasil dari tugas akhir bukanlahimplementasi melainkan gagasan berupaide serta informasi penilaian stakeholdertentang kesiapan iCaring di UniversitasTelkom.

5. Untuk para mahasiswa, hanya sub dimensiTraining and Education, ManagementSkills, Student Skills, E-learningChampions saja yang terlibat pada modelini.

1.4 TujuanTujuan dari tugas akhir ini adalah :

1. Melakukan evaluasi kesiapan iCaring darisegi struktur organisasi UniversitasTelkom dengan menggunakan McKinsey7s Model sebagai framework dan metodeAydin dan tasci sebagai metode dalammelakukan pengubahan nilai ke dalambentuk linguistik (bahasa).

2. Memberikan informasi penilaian yangdiberikan stakeholder yang terlibat dalamsistem iCaring tentang kesiapanUniversitas Telkom dalammengimplementasikan sistem iCaring.

3. Memberikan gagasan berupa ide untukmeningkatkan dimensi-dimensi yangdinilai masih memerlukan peningkatanberdasarkan McKinsey 7s Model.

1.5 Metodologi PenelitianMetodologi yang digunakan dalam penyelesaianmasalah pada tugas akhir ini adalah :

1. Identifikasi MasalahFase awal untuk memulai penelitian. Padatahap ini, akan dilakukan identifikasipermasalahan yang akan dibahas lebihlanjut. Permasalahan yang akan diangkatpada penelitian ini adalah pengevaluasianstruktur institusi pada Universitas Telkommenggunakan McKinsey 7s Model untukmengetahui tingkat e-learning readiness.Identifikasi dilihat dari struktur institusiyang terlibat dalam sistem e-learning.

2. Studi LiteraturMelakukan pemahaman lebih dalamtentang teori yang menjadi acuan utamayakni McKinsey 7s Model dan literatur lainyang berkaitan dengan rumusan masalahmelalui buku referensi, situs web, jurnalilmiah dan sebagainya.

3. Pengumpulan dataMelakukan pengumpulan data dari hasilriset yang diperoleh melalui kuisioner yangdiberikan kepada stakeholder yang terlibatdalam iCaring. Adapun stakeholder yangterlibat adalah Warek I, Direksi Akademik,UPT PJJ, Bagian Pembelajaran, Dosen danmahasiswa. Dasar dari wawancara dankuisioner adalah dengan membuatpertanyaan berdasarkan tujuh dimensi padaMcKinsey 7s Model. Terkhusus untuk paramahasiswa, hanya sub dimensi Trainingand Education, Management Skills,Student Skills, E-learning Champions sajayang diikutkan sedangkan untuk para staff,seluruh komponen sub dimensi ikutterlibat.

4. Pengolahan dataHasil dari pengumpulan data akan diolahmenggunakan metode Aydin dan Tasci.Metode ini digunakan sebagai paramaterdari dimensi yang telah dinilai.

5. Evaluasi dan Penyusunan laporan tugasakhirEvaluasi akan dilakukan berdasarkan hasilpengolahan data. Hasil tersebut akanmenunjukkan tingkat kesiapan dariUniversitas Telkom dalammengimplementasikan sistem icaring.Berdasarkan tingkat kesiapan tersebutlahmaka akan menghasilkan gagasan berupaide yang bertujuan meningkatkan kesiapanUniversitas Telkom.

Hasil dari evaluasi akan dibuat menjadilaporan serta kesimpulan dari penelitian.Penulisan laporan berdasarkan kaidahpenulisan yang benar yang sesuai dengansistematika yang ditetapkan oleh institusi.

3

2. LANDASAN TEORI

2.1 E-learning2.1.1 Defenisi E-learning

E-learning merupakan singkatan darielectronic learning (pembelajaran elektronik). Adabanyak pengertian dari e-learning. Berikut inibeberapa defenisi dari e-learning :

- e-learning sebagai sembarang pengajarandan pembelajaran yang menggunakanrangkaian elektronik (LAN, WAN, atauinternet) untuk menyampaikan isipembelajaran, interaksi, atau bimbingan[15].

- e-learning sebagai kegiatan belajarasynchronous melalui perangkat elektronikkomputer yang memperoleh bahan belajaryang sesuai dengan kebutuhannya. (Dong,2002)

- Menekankan bahwa e-learning merujukpada penggunaan teknologi internet untukmengirimkan serangkaian solusi yangdapat meningkatkan pengetahuan danketerampilan [18].

- e-learning merupakan suatu jenis belajarmengajar yang memungkinkantersampaikannya bahan ajar kesiswadengan menggunakan media Internet,Intranet atau media jaringan komputer lain[6].

- e-learning adalah sistem pendidikan yangmenggunakan aplikasi elektronik untukmendukung belajar mengajar denganmedia Internet, jaringan komputer,maupunkomputer standalone [16].

2.1.2 Komponen Pembentuk E-learning

Untuk menerapkan e-learning, minimal ada tigakomponen pembentuk e-learning [21] , yaitu :

1. Infrastruktur e-learning, yaitu dapat berupapersonal computer (PC), jaringankomputer, internet dan perlengkapanmultimedia.

2. Sistem dan aplikasi e-learning, yaitusistem perangkat lunak yang mem-virtualisasi proses belajar mengajarkonvensional yang meliputi manajemenkelas, pembuatan materi, sistem ujian dansegala fitur yang berhubungan denganmanajemen proses belajar mengajar.Sistem perangkat lunak tersebut seringdisebut dengan Learning ManagementSystem (LMS). LMS banyak yang bersifatopensource sehingga bisa dengan mudahdan murah untuk dikembangkan disekolah, universitas atau lembagapendidikan lainnya.

3. Konten e-learning, yaitu konten dan bahanajar yang ada pada e-learning system(Learning Management System). Kontendan bahan ajar ini bisa berbentukmultimedia-based (konten berbentukmultimedia interaktif) atau text-basedcontent (konten berbentuk teks sepertipada buku pelajaran). Konten e-learningbiasa disimpan dalam LMS sehingga dapatdiakses oleh siswa kapanpun dan dimanapun.

2.1.3 Dimensi Penerapan E-learning

Ada banyak dimensi yang menjelaskan untukpenerapan sistem e-learning. dari rangkuman yangada, terdapat empat dimensi penting dalampenerapan e-learning [7], yaitu :

1. Dimensi OrganisasiDimensi organisasi ini berkaitan denganperubahan organisasi sebagai konsekuensiyang harus diterima dari adanya inovasi(saat diterapkannya) e-learning. Sebagianbesar institusi, mengadopsi sistem e-learning akan berpengaruh terhadapinfrastruktur, prosedur kerja, sumber dayamanusi, dan kultur dari institusi yangbersangkutan. Sedangkan bagi sebagiankecil institusi perubahan yang dimaksudakan tergantung pada seberapa pentingperubahan itu berpengaruh pada programjangka panjangnya.

2. Dimensi InfrastrukturPeningkatan infrastruktur perluditingkatkan agar tercapainya tujuan darisistem e-learning. Dimensi ini terkaitdengan peningkatan infrastruktur jaringan,server,dan LMS yang dugunakan padasistem e-learning.

3. Dimensi Sumber DanaDalam pembangunan ataupunpengembangan sistem e-learning tentumemerlukan dana yang cukup. Olehkarena itu, perencanaan pembiayaanmemegang peranan penting dan harusmenggambarkan secara detil apa yangmenjadi kebutuhan dari institusi.Kebutuhan sesuai dengan perencanaanawal, penerapan kebijakan, komitmen sertavisi dari institusi yang bersangkutan.

4. Dimensi Sumber Daya ManusiaPengelolaan sistem e-learning tentu harusdidukung juga oleh para pekerja yangberkualitas. Oleh karena itu, sangatlahpenting bagi pimpinan untuk memberikanwewenang dan tanggung jawab kepadaseseorang untuk mengelola sistem e-learning. Menurut Inglis, Ling, danJoosten (1999), orang yang diberiwewenang dan tanggung jawab itu

4

haruslah memiliki kemampuan dalam halkepemimpinan, komunikasi interpersonal,pengelolaan waktu secara efektif,pengelolaan dana secara efisien,perencanaan proyek, penulisan laporan,melakukan evaluasi serta memilikipemahaman yang baik mengenai berbagaiisu kependidikan, pengetahuan teknismengenai komputer dan komunikasi sertamampu menggunakan infrastruktur yangdimiliki untuk mewujudkan tujuan(pendidikan) dari proyek yangdirencananakan.

2.2 E-learning Readiness

2.2.1 Defenisi E-learning ReadinessIBM mendefinisikan e-readiness adalah

ukuran kualiatas infrastruktur informasi dankomunikasi teknologi (ICT) suatu negara dankemampuan para konsumen, bisnis, dan pemerintahuntuk menggunakan ICT [9]. Kesiapan dalamimplementasi e-learning (e-learning readiness)merupakan kesiapan fisik dan mental suatuorganisasi untuk melaksanakan, melakukantindakan dan membuat pengalaman e-learning [20].

Pada e-learning readiness bukan hanyaditinjau terhadap pengajar atau siswa melainkankesiapan organisasi itu sendiri dalam menerapkansistem e-learning.

Pelaksanaan e-learning readiness inidilakukan agar dalam pembangunan ataupunpengembangannya tercapai tujuan awal.

2.2.2 Komponen E-learning ReadinessBerbagai penelitian dan literatur yang

membahas mengenai komponen dari e-learningreadiness. Diantarnya adalah :1. Menurut Chapnick, Komponen e-learning

readiness dapat dikelompokkan menjadidelapan kategori [5] yaitu :- Psychological Readiness, merupakan

cara pandang individu terhadap pengaruhinisiatif e-learning

- Sosiological readiness, merupakan aspekinterpersonal dari lingkungan tempat e-learning diimplementasikan

- Environmental readiness, merupakanperan dan kesiapan dari parastakeholders baik dari dalam maupunluar organisasi

- Human resource readiness, merupakanketersediaan sumber daya manusia yangdapat mendukung sistem

- Financial readiness, merupakanpertimbangan mengenai anggaran danproses alokasinya

- Technological skill (aptitude) readiness,merupakan kesiapan kompetensi secarateknis

- Equipment readiness mengenaikepemilikian terhadap barang yangsesuai dengan kebutuhan

- Content readiness, merupakan kesiapankonten pembelajaran.

2. Ada enam komponen untuk mengukur e-learning readiness [23], yakni StudentsPreparedness, Teachers Preparedness, ITInfrastructure, Management Support, SchoolCulture dan Preference to Meet face to face.

3. Ada lima komponen untuk mengukur e-learning readiness [20], yaitu Policy,Technology, Financial, Human Resources danInfrastructure.

4. Ada delapan komponen yang diklaim sesuaidengan organisasi pendidikan [14], yaituLearner, Management, Personnel, Content,Technical, Environment, Cultural danFinancial.

2.3 Mc Kinsey 7s ModelMc Kinsey 7s Model dikembangkan pada

awal tahun 1980an oleh Tom Peters dan RobertWaterman, dua konsultan yang bekerja diperusahaan konsultan McKinsey [1]. Model initelah banyak digunakan lebih dari 70 organisasibesar dan model ini mudah diingat karena memilikitujuh dimensi yang berawalan dari “S” yaitustructure, strategy, systems, skills, style, staff danshared value [1].

Berikut ini tabel dan definisi dari dimensiyang dimiliki oleh McKinsey 7s Model:

Tabel 2.1 Dimensi McKinsey 7s Model [1]

Dimensi DefenisiStrategy Rencana yang dirancang

untuk membangun danmempertahankankeunggulan institusi.

Structure Susunan dan hubunganyang terstruktur antar tiapposisi pada institusi dalammenjalankan tanggungjawabnya masing-masing.Pada bagian ini,dijelaskan alur pelaporankerja dari bawah keatasan.

Systems Proses kegiatan/prosedurkerja dari staft yangdilakukan dalammenyelesaikan pekerjaan.

Style/Culture Terdiri dari dua:- Budaya organisasi:

nilai yangberkembang dariwaktu ke waktu danmenjadi kebiasaandalam organisasi

5

Ketujuh dimensi ini merupakan konsep da

sardalam model McKinsey 7s.

Dalampengembangannya, ketujuh dimensi ini mempunyaibeberapa sub dimensi yang merupakan turunan darimasing-masing dimensi. Jumlah semua faktortersebut adalah 23 buah. Keseluruhan dimensi dansub-dimensi ini merupakan turunan dari McKinsey7s Model yang disebut ELSRA (e-learning systemreadiness assessment) [8]. Berikut ini sub dimensiyang terkandung dalam dimensi Mc Kinsey

7sModel :

ELSRA

Strategy

Structure

Systems

Style/

Culture

Staff

Skills

- Gaya Manejemen:gaya kepemimpinanyang lebih berfokuskepada apa yangdifokuskan institusi.

Staff Manejemen sumber dayamanusia - proses untukmengembangkan teknikdan kemampuan, dan carauntuk mengatur ataumembagi tanggung jawabkepada para pekerja baikyang baru ataupun yanglama.

Skills Keterampilan kompetensi.SharedValues

Penyebaran/pembagiankonsep, ide dasar daribisnis yang dibangundengan carasederhana,biasanyadinyatakan pada tingkatabstrak, memiliki maknayang besar dalam institusimeskipun orang luarmungkin tidak melihatdan memahami.

SharedValues

Vision and

Mission

Goals/Objective

s

Strategic

Plans

Centralization

Size

CIO

Position

Technolog

y

Content

PlattformSupport

Documentation

OrganizationalCulture

Leadership

Top Management

Support

Communication

Sufficient Manpower

Project Team

Trust

Training andEducation

Management Skills

IT Staft’s Skills

Student Skills

Shared Beliefs

E-learning Champions

Gambar 2.1 Dimensi dan Sub Dimensi ELSRA [1]

6

Tabel 2.2 Penjelasan sub dimensi berdasarkandimensi yang ada pada McKinsey 7s Model [1]

apakah akanmembangun ataumembeli kontenPemilihan konten yangtepat dalammenemukan sasaranyang tepat bagipengguna e-learning

PlattformSupport

Merupakan hal yangpenting dalampembangunan ataupengembangan sisteme-learning. Pemilihandilakukan sebelumdesain e-learning.

Documentation

Membantupengembangan e-learning untukpengembanganseanjutnya.Membantu teknisi baruuntuk mengerti denganproyek tanpa harusmenghabiskan waktuyang lama untukberadaptasi

Style/Culture

OrganizationalCulture

Budaya organisasiberfokus pada nilaipenciptaanpengetahuan, berbagi,saling membantu, danpencapaian tujuaninstitusi.

Leadership

Pengambilan keputusandan pemecahanmasalah keterampilanselama pelaksanaansistem e-learning

TopManagement

Support

Dukungan petinggiinstitusi dalamdukungan dana,dukungan teknologidan pengalaman.

Communication

Pentingnya komunikasiantar pegawai menjadilebih signifikan ketikaproyek e-learningmembutuhkankerjasama antarabeberapa tim, di lokasiyang berbeda,denganlatar belakang budayayang berbeda

StaffSufficient

Manpower

Memanfaatkanmekanisme yang tepatuntuk merekrut danmempertahankankaryawan yangberkualitas.

Dimensi Sub Dimensi Defenisi

Strategy

Vision andMission

Memandu arahpelaksanaan proyeksepanjang siklus hidupdari Institusi

Goals /objectives

Tujuan Umum harussejalan dengan misiInstitusi

Strategic Plans

Melakukanperencanaan kegiatandengan baik agartercapainya tujuan darisistem e-learning

Structure

Centralization

Mengacu pada sejauhmana keputusan dalame-learning berpengaruhpada menejemenproyekPengontrolan hasilkeputusan untukmemastikan bahwaimplementasi sistemsesuai dengan tujuan

Size

Keberhasilan proyeksistem e-learning dapatdipengaruhi olehukuran insititusi.Ukuran yang dimaksudberkaitan denganbanyaknya jumlah staffserta biaya yangdikeluarkan untukmembangun sistem e-learning.

CIO Position

Bertanggung jawabmenyediakaninfrastruktur TI dankemampuan untukmemastikan operasibisnis yang efektifMembantumerencanakan danmengimplementasikanstrategi plan dalaminstitusi.

Systems

Technology

Konten yang mudahdiakses oleh pesertadidik serta masalahkecepatan dankehandalan internetatau intranet sehinggatidak menghambatproses pembelajaran

ContentPenilaian kesiapandalam Institusi yangharus diputuskan

7

tentang e-learning readiness di Turkey. Metodepenelitian dilakukan dengan melakukan survei yangdiberikan kepada manajer ataupun staff untuk

Project Team

Pembangunan timberdasarkan keahliandan pengetahuanmasing-masing anggota

Trust

Kepercayaan dalam timproyek sertakepercayaan antara timproyek dengan pihaklain seperti parapengguna e-learning


Pelatihanmemungkinkankaryawan untukmemahami konsep-konsep keseluruhandari sistem e-learning

Skills

ManagementSkills

Keterampilanmanajerial yangdiperlukan sepertiketerampilankomunikasi, danketerampilanmembangun tim yangsolid.

IT Staft's Skills

Keterampilanprofesional TI haruscukup untukmemastikankeberhasilan proyek e-learning

Student Skills

Mengukurketerampilan teknologiinformasi mahasiswauntuk menilai kesiapanmereka pada sistem e-learning.

SharedValues

Shared Beliefs

Kepercayaan bersamaantara karyawan danmanajer mengenaisistem e -learning

E-learningChampions

Menerapkan inovasipedagogi untukmempengaruhi oranglain dalam berinovasi

menilai kesiapan organisasi dalam sistem e-learning [3].

2.5.2 Perhitungan Metode Aydin dan Tasci

Cara penelitian yang dilakukan dengankuisioner dan wawancara. Aydin dan Tascimenggunakan lima skala dimana 1 menyatakansangat lemah dan semakin besar angka semakinkuat (5) dalam mengumpulkan data berdasarkankuisioner.

Capaian yang diinginkan adalah peneliaiantentang kesiapan Institusi dalam menjalankansistem e-learning. Aydin dan Tasci menemukancara untuk dapat menarik kesimpulan denganmelakukan perhitungan berdasarkan pernyataanyang diperoleh dari para ahli. Yakni adanya 4pernyataan di hasil akhir yakni : not ready needs alot af work, not ready needs some work, ready butneeds a few improvement dan ready. Dari 4pernyataan itu dilakukan perhitungan berdasarkanperhitungan skala. Untuk mencari batas nilai darimasing-masing pernyataan tersebut, Aydin danTasci menggunakan cara 4 pernyataan itu di baginilai terbesar skala yang dipakai yaitu 5. Sehingga 4dibagi 5 hasilnya 0,8. Oleh karena itu, pergerakannilai untuk model assessment yang dibuat Aydindan Tasci sebesar 0,8. Hal ini dapat dilihat darigambar berikut :

Cakupan yang ada pada dimensi dan sub dimensiMcKinsey 7s Model memiliki gambaran yang luastentang komponen-komponen e-learning readiness.Pemetaan yang ada pada dimensi ini memilikipersamaan karakter pembahasan pada komponen e-learning readiness menurut sumber yangsebelumnya.

2.4 Metode Aydin dan Tasci

2.5.1 Sejarah Metode Aydin dan Tasci

Metode ini muncul pada tahun 2005 olehAydin dan Tasci. Mereka melakukan penelitian

Gambar 2.3 Assessment Aydin & Tasci Metode [3]

3. E-LEARNING UNIVERSITAS TELKOMDAN METODOLOGI EVALUASI

3.1 Profil Universitas Telkom [12]

Telkom University (disingkat Tel-U)merupakan penggabungan dari beberapa institusiyang berada dibawah badan penyelenggaraYayasan Pendidikan Telkom (YPT) yaitu ITTelkom, IM Telkom, Poltek Telkom dan STISI

8

Telkom. Tel-U mengkhususkan program studinyapada bidang “Information and CommunicationsTechnologies, Management and CreativeIndustries” sebagai jawaban atas tuntutanperkembangan industri TIK yang begitu pesat.Rata-rata pertumbuhan sektor bisnis telekomunikasidi Indonesia mengalami peningkatan sebesar 20%tiap tahunnya. Pertumbuhan ini meliputi bisnislayanan komunikasi berbasis seluler, telepon tetap,internet, dan akses pita lebar. Dengan jumlahpertumbuhan sebesar itu, diperkirakan kebutuhantenaga Infokom pada tahun 2010 di Indonesiaadalah sebanyak 320.000 orang.

Saat ini penyedia lulusan infokom berasal dariperguruan tinggi negeri maupun perguruan tinggiswasta, termasuk Tel-U. Namun jumlah lulusan dariperguruan-perguruan tinggi yang memiliki program

studi terkait dengan bidang infokom tersebut, barusekitar 20.000 orang per tahun.

Tel-U mencanangkan di tahun 2017 nanti akanmenjadi perguruan tinggi berkelas internasionalyang unggul di bidang Infokom dan menjadi agenperubahan dalam membentuk insan cerdas dankompetitif.

a. Visi Tel-UVisi Telkom University adalah menjadiperguruan tinggi berkelas dunia (A World ClassUniversity) yang berperan aktif dalampengembangan ilmu pengetahuan dan seniberbasis teknologi informasi.

b. Misi Tel-U

1. Menyelenggarakan dan mengembangkanpendidikan berstandar internasional;

2. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmupengetahuan, teknologi, manajemen, danseni yang diakui secara internasional;

3. Memanfaatkan ilmu pengetahuan, teknologi,manajemen, dan seni, untuk kesejahteraandan kemajuan peradaban bangsa.

c. Tujuan1. Tercapainya kepercayaan dari seluruh

pemangku kepentingan;2. Menghasilkan lulusan yang memiliki

integritas, kompetensi, dan daya saingnasional dan internasional;

3. Menciptakan budaya riset, atmosfirakademik lintas budaya, dan jiwakewirausahaan di kalangan sivitasakademika;

4. Menghasilkan karya penelitian dan produkinovasi yang bermanfaat dalammeningkatkan kualitas hidup masyarakat danmendukung pembangunan ekonominasional.

d. Nilai

Profesionalism, Recognition of achievement,Integrity, Mutual respect Entrepreneurship(PRIME).

3.2 E-learning Universitas Telkom

Perkembangan dunia menuntut perubahanterjadinya kebutuhan dalam dukungan menejemenkonten khususnya untuk pendukung aktivitaspengajaran [17]. Universitas Telkom telah memilikisistem e-learning yang sebelumnya telahmengalami pembaharuan menjadi iCaring (ITTelkom Collaborating i-Gracias and E-learning).Adapun hal-hal yang melatarbelakangipembentukan pembelajaran online (e-learning)antara lain sebagai berikut [13]:

1. Dukungan terhadap program openinitiative access sehingga mempercepatpenyebaran keilmuan dan informasi

2. Peningkatan interaksi pembelajaran yanglebih intensif sebagai dukungankomunikasi dan pembelajaran tanpabatas

3. Dokumentasi pembelajaran yang dapatdilakukan melalui pembelajaran onlinesehingga dapat membantu administratifproses pembelajaran yang bermanfaatuntuk akreditasi.

Saat ini, untuk mengakses iCaring denganmenggunakan pengaksesan single sign on dimanasebelumnya harus login ke dalam sistem academicterlebih dahulu.

3.2.1 iCaring Universitas Telkom

iCaring Universitas Telkom merupakansuatu sistem e-learning yang dimiliki olehUniversitas Telkom. Sebelumnya iCaring hanyadimiliki oleh IT Telkom. Tetapi, seiring denganpenggabungan antara IT Telkom, IM Telkom,Politeknik Telkom dan STISI Telkom menjadiUniversitas Telkom, maka iCaring digunakan padaUniversitas Telkom. Dengan begitu, cakupan dariiCaring pun menjadi lebih besar dibandingkandengan sistem iCaring dahulu yang hanya dimilikioleh IT Telkom.

Icaring sebagai aplikasi e-learningUniversitas Telkom dikembangkan denganmenggunakan open source moodle. ICaringmelakukan pemetaan akses terhadap setiapmahasiswa. Hal ini dikaitkan dengan mata kuliahyang sedang diambil oleh mahasiswa. Artinya,mahasiswa dapat melakukan sistem pembelajarandengan iCaring sesuai dengan mata kuliah yangdiambilnya pada semester yang sedang berjalan.

iCaring akan menjadi ujung tombak prosespembelajaran online dan dokumentasi kegiatanpembelajaran mata kuliah [13]. Transformasi

9

penggunaan iCaring akan membutuhkan dukungandan kebijakan dari institusi ini untuk penerapannya.

3.2.2 Struktur Organisasi Universitas TelkomTerkait iCaring

Pada struktur organisasi Universitas Telkom,pusat koordinasi dalam implementasi sistemiCaring adalah Wakil Rektor I. Dimana, WakilRektor I memegang tanggung jawab dalam bidangAkademik dan Sistem Informasi. Berikut gambaranumum dari struktur kepemimpinan Wakil Rektor I :

Gambar 3.1 Struktur Organisasi UniversitasTelkom Terkait iCaring

Pada gambar diatas telah dijelaskan strukturorganisasi Universitas Telkom yang terkait dengansistem icaring. Namun, tidak semua dari sub bagianorganisasi yang terlibat dalam sistem iCaring.Adapun stakeholder yang akan menjadi target akandibahas pada bagian selanjutnya.

3.3 Quisioner Design

3.3.1 Target Responden

Dalam evaluasi ini target respondennyamerupakan orang-orang yang mempunyai peranan(menggunakan) serta bertanggung jawab dengansistem iCaring. Baik peranannya dalammembangun ataupun mengembangkan iCaring,juga termasuk para pengguna sistem iCaring yaknimahasiswa.

Adapun yang menjadi target dari kuisioner menurutperanan serta tanggung jawabnya adalah sebagaiberikut :

Tabel 3.1 Target Kuisioner

3.3.2 Item Pertanyaan

Pertanyaan yang dibuat merupakanpertanyaan yang berkaitan dengan item dimensi dansub dimensi McKinsey 7s yang dijadikan fokus.Pertanyaan yang dibuat juga pernah dilakukansebelumnya oleh Ali Abdul dan Fattah Alshaherpada tahun 2013 di Iraq. Pada evaluasi saat ini,pertanyaan dimodifikasi sesuai dengan objekevaluasi yaitu pada Universitas Telkom. Adapuncontoh dari pertanyaan yang dilakukan adalahsebagai berikut :

Tabel 3.2 Contoh Modifikasi Pertanyaan

Sedangkan untuk pertanyaan lain, pertanyaandibuat berdasarkan dari sumber lain yang memilikipersamaan tujuan dan memiliki fokus yang samadengan dimensi atau sub dimensi McKinsey 7smodel. Untuk sumber dan data pertanyaan dapatdilihat pada lampiran A dan B.

Pertanyaan diajukan merupakan pertanyaan yangberkenaan dengan peranan dan tanggung jawabmasing-masing bagian pada organisasi. Perbedaanfokus pada pertanyaan dikarenakan pada setiapbagian memiliki perbedaan tanggung jawab danfungsionalitas dalam sistem iCaring. Untuk paramahasiswa, tidak semua sub dimensi diikutkan

10

JauhPengembanganPembelajaran

4. Sistem Informasi

Operasional SistemInformasiRiset dan PengembanganSistem Informasi

5. Mahasiswa -

Dimensi SubDimensi

PertanyaanAsli

ModifikasiPertanyaan

Strategy

Goals /objectives

Existence ofwell understoodtoGoals/objectivesof the e-learningsystem projectare across theorganization

Semuaorang yangterlibat padaproyek e-learningtelahmengertidengan jelastujuan darie-learning.

StrategicPlans

Existence ofStrategic plan ofthe e-learningsystem project

Memilikiperencanaanstrategiuntukmendukungtujuansistem e-learning

No Bagian Sub Bagian1. Warek I -2. Sekretaris -3. Akademik UPT Pendidikan Jarak

karena sub dimensi yang fokus pada mahasiwahanya beberapa bagian saja. Adapun sub dimensitersebut adalah Training and Education,Management Skills, Student Skills, E-learningChampions. Sedangkan untuk para staff, seluruhkompnen dimensi dan sub dimensi diikut sertakan.

3.3.3 Validasi Pertanyaan

Pertanyaan yang dibuat harus dapatmenyatakan atau mewakilkan perihal dimensi dansub dimensi McKinsey 7s yang dimaksudkan.Validasi ini bertujuan untuk memastikan danmenguatkan tentang pertanyaan yang diajukankepada responden mengenai dimensi dan subdimensi McKinsey 7s model.

Validitas sebagai alat ukur dapatdibedakan menjadi dua [22], yaitu validitas luar(eksternal) dan dalam (internal). Validitas luardisusun berdasarkan fakta-fakta empiris yang telahada, sedangkan validitas dalam instrumendikembangkan menurut teori yang relevan. Adapunpengujian validitas pada tugas akhir inimenggunakan pendapat para ahli (expertsjudgement). Kuisioner akan dikonsultasikan kepadapembimbing sebagai para ahli serta sekretaris dariwakil Rektor I sebagai orang yang memilikiperanan dan terjun langsung dalam strukturorganisasi Universitas Telkom terkait sistemiCaring.

3.4 Metodologi Evaluasi

Evaluasi menyangkut permasalahan yang telahdiangkat pada bab sebelumnya yakni tentangiCaring yang sebelumnya hanya diimplementasikanoleh IT Telkom, namun saat ini diimplementasikanpada Universitas Telkom. Dimana pada UniversitasTelkom memiliki cakupan yang lebih besar dankompleks baik pada sistem maupun pada orang-orang yang terlibat pada iCaring. Hal inilah yangmenjadi permasalahan yang akan dievaluasi padatugas akhir ini.

Secara garis besar, tahapan evaluasi dilakukanberdasarkan proses berikut seperti pada gambar :

Adapun evaluasi ini dilakukan denganmenggunakan McKinsey 7s Model. Hal inidilakukan karena model ini membahas secaraterstruktur mengenai struktur organisasi danmemiliki dimensi-dimensi yang mendasar dalamsuatu organisasi khususnya organisasi dalam halinstitusi pendidikan. Sedangkan dalam penentuanlevel kesiapannya, tugas akhir ini menggunakanmetode Aydin dan Tasci. Metode ini sendirimemiliki parameter-parameter dalam mengukurtingkat kesiapan suatu institusi pendidikan.

Pada model penelitian evaluasi,metodologinya akan dibagi menjadi dua, yangmeliputi evaluasi kesiapan sistem e-learning(iCaring) dari segi struktur organisasi UniversitasTelkom berdasarkan dimensi dan sub-dimensiMcKinsey 7s model. Evaluasi ini sendiri akanmenggunakan dasar perhitungan dari hasilkuisioner yang disebar kepada para pihak yangterlibat dalam sistem iCaring.

Masing-masing dimensi memiliki nilai yangsama besar. Artinya, seluruh dimensi memilikibesaran atau dampak yang sama kuat atas kesiapanstruktur organisasi. Atas dasar inilah, maka dalammenentukan hasil penelitian berupa variabellinguistik, maka penelitian ini menggunakanmetode Aydin dan Tasci dalam penskalaan danpenentuan variabel linguistik pada hasil akhir.

3.4.1 Evaluasi Berdasarkan Dimensi dan Sub-Dimensi McKinsey 7s

Adapun penjelasan tentang sub dimensiyang ada pada model McKinsey 7s telahdipaparkan pada bab II. Banyaknya sub dimensiyang ada adalah 23 buah. Pada evaluasi ini, adabeberapa sub dimensi saja yang diberikan kepadamahasiswa yakni Training and Education,Management Skills, Student Skills, E-learningChampions. Sedangkan untuk staff menggunakanseluruh sub dimensi yang ada. Perbedaan inidikarenakan pada model ini lebih difokuskan untukpara staff yang terlibat pada sistem iCaring.sedangkan mahasiswa hanya sebagian sub dimensisaja yang terlibat.

Struktur Organisasi Telkomterkait dengan icaring

Penentuan stakeholder terkait

sistem icaring

Pemahaman McKinsey 7sModel

Dimensi & sub dimensi

sebagai acuan pertanyaan

Setelah memahami dan mengerti tentangsub-dimensi yang ada, dibuatlah pertanyaan untukmengukur tingkat kesiapan Universitas Telkom(dari segi struktur organisasinya) dalammembangun dan mengembangkan sistem e-learning yang ada yaitu iCaring. Jawaban daripertanyaan yang diajukan menggunakan skala

Pengumpulan Kuisioner

Pengolahan Data Kesimpulan Berupaide

likert. Format yang diajukan ada dua dimanapemakaiannya tergantung dari jenis pertanyaanyang diajukan. Format dari skala tersebut adalah :

1: Sangat tidak setuju 1: Sangat tidak baik

y

(mxn )

Metode Aydin dan Tasci

Gambar 3.2 Tahapan Evaluasi

2: Tidak setuju 2: Tidak baik3: Ragu-ragu 3: Biasa4: Setuju 4: Baik

11

5: Sangat setuju 5: Sangat baik

Setelah mendapatkan jawaban dariresponden yang ada, hasil dari jawaban akan

xi =zq

dikalkulasi dan ditentukan rata-rata dari setiapjawaban. Dimana rumus yang digunakan untukmencari rata-rata dari setiap pertanyaan adalah:

y i =??

Dimana:

y i = rata-rata untuk setiap pertanyaan

k = jumlah perhitungan skala denganbanyaknya korespondenn = banyak koresponden

Dimana:

z = rata-rata dari sub dimensi

q = banyaknya sub dimensi yang dimiliki olehmasing-masing dimensi

Setelah memperoleh nilai rata-rata darimasing-masing dimensi yang ada, langkahselanjutnya sama dengan sebelumnya, yakni denganmenggunakan metode Aydin dan Tasci dimanahasil akhir dari langkah ini adalah menghasilkanvariabel linguistik.

k=i

i0i

Metode ini dipilih, karena metode inimerupakan metode yang telah digunakansebelumnya dalam hal evaluasi e-learning

m = nilai skala yang dipilihni = banyak koresponden yang memilih skalatersebut

Setelah memperoleh rata-rata dari setiap pertanyaanyang diajukan melalui kuisioner, langkahselanjutnya adalah dengan mencari rata-rata darisetiap sub-dimensi berdasarkan banyaknyapertanyaan yang diajukan. Adapun rumus untukmemperoleh rataan tersebut adalah:

readiness dipandang dari sudut pandang strukturorganisasi. Hal-hal yang menjadi patokan ataudimensi juga hampir sama dengan model McKinsey7s. Oleh sebab itulah, metode ini digunakan untukdijadikan parameter kesiapan dari sub dimensimodel McKinsey 7s.

Hasil dari rata-rata sub dimensi dandimensi akan dikonversi dengan menggunakan

metode Aydin dan Tasci. Setelah itu akan diperolehpernyataan berdasarkan batasan nilai rata-rata yang

z =

i

i1

p

VariabelLinguistik

Keterangan

Not ready needs alot of works

Belum siap. Masihmembutuhkan banyakpekerjaan.

Not ready needssome works

Belum siap, tetapi masihbisa mengimplementasikansistem e-learning. Olehkarena itu masihmemerlukan beberapapekerjaan untukmembenahi beberapakekurangan.

Ready but needs afew improvement

Siap, tetapi masihmembutuhkan perbaikandalam menyempurnakandimensi dan sub dimensidalammengimplementasikansistem e-learning.

Ready go ahead Telah siap dalammengimplementasikansistem e-learning.

i

diperoleh.

Penjelasan mengenai masing-masingvariabel linguistik adalah sebagai berikut : Tabel 3.3 Variabel Linguistik Aydin dan Tasci

Dimana:p = jumlah pertanyaan untuk masing-masing subdimensi

Hasil dari hasil dari rata-rata setiap sub-dimensi merupakan hal yang penting untuklangkah-langkah selanjutnya. Hasil dari rataan subdimensi, akan di konversikan menggunakan metodeAydin dan Tasci. Hasil konversi akan berupavariabel linguistik yang berguna untukmengembangkan ide dalam kemajuan strukturorganisasi Universitas Telkom.

Setelah mendapatkan hasil berdasarkansub dimensi, langkah selanjutnya adalah denganmencari dan menentukan hasil berdasarkan dimensiyang dimiliki Mc Kinsey 7s. Langkah yangdilakukan adalah dengan menggunakan hasil rata-rata sub dimensi dibagi dengan banyaknya subdimensi untuk masing-masing dimensi. Adapunrumus dalam penentuan nilai dimensi adalahsebagai berikut :

4. Pengumpulan dan Pengolahan Data

4.1 Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilakukan denganmenyebarkan kuisioner kepada para pegawai, staff,

asman, manager serta mahasiswa UniversitasTelkom terkait dengan sistem e-learning yang adayaitu iCaring. Adapun perbedaan jumlah

koresponden terjadi karena adanya perbedaantanggung jawab dan peranan dari masing-masingbagian sesuai dengan struktur organisasi yang ada.Hal ini juga berkaitan dengan fokus pada masing-masing sub dimensi yang ada. Pada mahasiswa,hanya sub dimensi Training and Education,Management Skills, Student Skills, E-learningChampions saja yang diikut sertakan dalampengumpulan data. Sedangkan pada staff, seluruhsub dimensi diikut sertakan.

Pertanyaan yang diajukan kepada parakoresponden merupakan pertanyaan seputartanggung jawab, hasil keputusan, cara work team,kinerja dari masing-masing bagian dalam strukturorganisasi dan lain sebagainya yang terlampir padatugas akhir ini. Pertanyaan-pertanyaan yangdiajukan merupakan hasil analisa dan pemahamandari model McKinsey 7s. Pertanyaan dibuatberdasarkan dimensi yang ada kemudian dipetakanke dalam bagian yang lebih spesifik lagi menurutsub dimensi yang dimiliki oleh masing-masingdimensi. Jumlah keseluruhan pertanyaan adalah 81pertanyaan. Berikut ini adalah gambaranpenyebaran pertanyaan untuk masing–masing subdimensi :

Tabel 4.1 Jumlah pertanyaan sub dimensi

Platformsupport

2

Documentation

4

Style/Culture

Organizational Culture

7

16

Leadership 2TopManagement Support

3

Communication

4

Staff

SufficientManpower

3

12

ProjectTeam

3

Trust 2TrainingandEducation

4

Skills

Management Skills

6

13IT staff'sSkills

3

StudentSkills

4

SharedValues

SharedBeliefs

4

9E-learningChampions

5

TOTAL81

DimensiSub

Dimensi

JumlahPertanya

an

TotalPertanya

anMasing-masingDimensi

Strategy

Vision andMission

2

9Goals/Objectives

4

StrategicPlans

3

Structure

Centralization

3

9Size 2CIOposition

4

Systems Technology 4 13Content 3

4.2 Pengolahan Data

Pada metode pengolahan data ada dua langkahbesar yang dilakukan, yakni dengan mengolah hasiljawaban kuisoner berdasarkan sub dimensikemudian mengolah hasil rataan yang telah dicaripada langkah sebelumnya. Langkah tersebut untukmencari nilai rataan setiap sub dimensi kemudianmencari nilai setiap dimensinya. Tetapi terkhususuntuk mahasiswa, tinjauan yang dilakukan hanyaberdasarkan sub dimensi saja. Hal ini terjadi karenatidak semua sub dimensi melingkupi dari peranandan tanggung jawab mahasiswa. Berikutpengolahan data yang telah dilakukan.

4.2.1 Pengolahan Data Sub Dimensi danDimensi Untuk Para Staff

Pada bagian ini, pengolahan akan dilakukandengan melakukan pencarian nilai rata-rata darisetiap pertanyaan dan kemudian mencari rata-ratauntuk setiap sub dimensi. Adapun hasil dariperhitungannya adalah sebagai berikut :

13

metode Aydin dan Tasci

Tabel 4.2 Mean masing-masing sub dimensi

Tabel 4.3 Role konversi mean sub dimensi dengan

Berikut ini adalah hasil konversi rataan

No

DimensiSub

Dimensi

Meanper

subDimensi

( z )

1 Strategy

Vision andMission

4,75

Goals /objectives

4,32

StrategicPlans

4,066

2 Structure

Centralization

4,083

Size 3,54CIO

position4,29

3 Systems

Technology 3,56Content 3,85Platformsupport

3,57

Documentation

3,8

4Style/Cult

ure


4,01

Leadership 4,42Top

Management Support

4,23

Communication

4,11

5 Staff

SufficientManpower

3,92

ProjectTeam

3,28

Trust 3,72Training

andEducation

3,8

6 Skills

Management Skills

3,97

IT staff'sSkills

3,62

StudentSkills

3,92

7 SharedValues

SharedBeliefs

3,93

E-learningChampions

3,56

Dimensi Sub Dimensi

MeanperSub

Dimensi

( z )

HasilKonversi

Aydin danTasci

Strategy

Vision andMission

4,75 Ready goahead

Goals /objectives

4,32 Ready goahead

StrategicPlans

4,06

Ready butneeds afewimprovement

Structure

Centralization

4,08


Size 3,54


CIO position 4,29 Ready goahead

Systems

Technology 3,56


Content 3,85


Platformsupport

3,57

Ready butneeds afewimproveme

Variabel Parameter Konversi

MeanMasing-

masing Sub

dimensi ( z)

1 <= z < 2,6 Not ready needs alot of works

2,6 <= z <3,4


3,4 <= z <4,2


4,2 <= z <=5

Ready go ahead

Aydin dan Tasci

masing-masing sub dimensi menjadi variabellinguistik menggunakan metode Aydin dan Tasci :

Tabel 4.4 Hasil konversi sub dimesi dengan metode

Hasil dari rata-rata tersebut akan dijadikanmenjadi variabel linguistik, yaitu denganmenggunakan metode Aydin dan Tasci. Berikut iniaturan atau role konversi nilai rata-rata subdimensi:

14

E-learningChampions

3,56


Hasil perhitungan berdasarkan jawabankuisioner diubah menjadi sebuah pernyataanmenurut Aydin dan Tasci ini dapat dikelompokkanberdasarkan parameter yang ada. Berikut inipengelompokan berdasarkan parameter metodeAydin dan Tasci :

Tabel 4.5 Pengelompokan berdasarkan konversiAydin dan Tasci

nt

Documentation

3,8


Style/Culture


4,01


Leadership 4,42 Ready goahead

TopManagement

Support4,23

Ready goahead

Communication

4,11


Staff

SufficientManpower

3,92


Project Team 3,28

Not readyneedssomeworks

Trust 3,72



3,8


Skills

ManagementSkills

3,97


IT staff'sSkills

3,62


Student Skills 3,92


SharedValues

SharedBeliefs

3,93


Parameter Sub Dimensi

Not ready needs alot of works

Tidak ada


Project Team


Strategic Plans,Centralization, Size,Shared Beliefs, E-learning Champions,Technology, Content,Platform support,Documentation,OrganizationalCulture,Communication,Sufficient Manpower,Trust, Training andEducation,Management Skills,IT staff's Skills,Student Skills

Ready go ahead Vision and Mission,Goals / objectives,CIO position,Leadership, TopManagementSupport.

dimensi. Hal ini tergantung kepada banyaknya subdimensi yang dimiliki oleh masing-masing dimensi.Perhitungan dilakukan seperti berikut :

15

Tabel 4.6 Mean dimensi dari tiap sub dimensi yangdirata-ratakan

Tabel 4.7 Hasil konversi Mean Dimesi DenganMetode Aydin dan Tasci

Dimensi Sub Dimensi

MeanperSub

Dimensi

( z )

MeanPer

Dimens

i ( x )

Strategy

Vision andMission

4,75

4,38Goals /objectives

4,32

StrategicPlans

4,06

StructureCentralization 4,08

3,97Size 3,54CIO position 4,29

Systems

Technology 3,56

3,70

Content 3,85Platformsupport

3,57

Documentation

3,8

Style/Culture


4,01

4,19

Leadership 4,42Top

ManagementSupport

4,23

Communication

4,11

Staff

SufficientManpower

3,92

3,68Project Team 3,28Trust 3,72


3,8

Skills

ManagementSkills

3,973,84

IT staff's Skills 3,62Student Skills 3,92

SharedValues

Shared Beliefs 3,933,75E-learning

Champions3,56

NO Dimensi

MeanPer

Dimensi

( x )

Hasil KonversiAydin dan Tasci

1 Strategy 4,38 Ready go ahead2 Structure 3,97 Ready but needs a

few improvement3 Systems 3,70 Ready but needs a

few improvement4 Style/Culture 4,19 Ready but needs a

few improvement5 Staff 3,68 Ready but needs a

few improvement6 Skills 3,84 Ready but needs a

few improvement7 Shared

Values3,75 Ready but needs a

few improvement

Sub Dimensi

Mean perSub

Dimensi

( z )

Hasil KonversiAydin dan

Tasci

Training andEducation 3,82

Ready but needsa fewimprovement

ManagementSkills 3,99


Student Skills 3,95Ready but needsa fewimprovement

E-learningChampions 3,66


4.2.2 Pengolahan Data Sub Dimensi UntukMahasiswaAdapun hasi dari kuisoner yang diberikan

kepada mahasiswa adalah sebagai berikut:

Tabel 4.8 Mean Dan Hasi Konversi Sub Dimensidengan Stakeholder Mahasiswa

Berdasarkan hasil data di atas, maka prosesselanjutnya adalah dengan mengubah nilai rata-ratadimensi dengan variabel linguistik berdasarkanmetode Aydin dan Tasci. Hasilnya adalah sebagaiberikut :

4.3 Gagasan Berupa IdeGagasan berupa ide pada tahapan ini terbagi

dua yaitu, peninjauan sub dimensi dan peninjauandimensi yang ada dalam McKinsey 7s Model.

a. Berdasarkan sub dimensiBerikut ini adalah hasil gagasan berupa ide yangdimana gagasan berikut merupakan gagasan untukunit Warek I, Sekretaris, Bagian akademik danbagian Sistem informasi.

Tabel 4.9 Gagasan Berdasarkan Sub DimensiDengan Stakeholder Staff

16

17

CIOPosition

Readygo

ahead

Sub dimensiini dinilai telahmemenuhikesiapan dandiharapkandipertahankandalammengimplementasikan sistemiCaring

Systems

Technology

Readybut

needs afew

improvement

Pengingkatanketersediaanjaringan sertakeamanananinformasidinilai masihperlupenyempurnaan, mengingatsetiaptahunnya akansemakinbertambahnyajumlahmahasiswaUniversitasTelkom yangakanmenggunakanfasilitasjaringantersebut.

Content

Readybut

needs afew

improvement

Konten yangada saat inidinilai telahmemenuhikebutuhan,peningkatanyangdiperlukanadalah denganmengevaluasiapakah untukperkuliahanjarak jauh,konten yangada telahmemenuhiseluruhkebutuhan darimata kuliahyang ada.

PlatformSupport

Readybut

needs afew

improvement

Platform yangtepat tentuberkaitandengan kontenyangdiperlukan.Oleh karenaitu, dalam

Dimensi SubDimensi

Parameter

GagasanBerupa Ide

Strategy

Vision andMission

Readygo

ahead

Sub dimensiini dinilai telahsiap untukimplementasie-learning.

Goals /Objectives

Readygo

ahead


SrategicPlans

Readybut

needs afew

improvement

Peningkatanyangdiperlukan darisegi strategiyakni darimulaiperencanaanyang lebihbaik, sertapelaksanaanperencanaanyang lebihfokus.

Structure

Centralization

Readybut

needs afew

improvement

Perlu adanyaaudit ataupengontrolanbukan hanyaterhadapsistem iCaring,tetapi jugakepada parastaff yangterlibat dalamimplementasisistemtersebut, yangrutinmenyangkutperan dantanggungjawab masing-masing staff.

Size

Readybut

needs afew

improvement

Perlupenambahanjumlah tenagakerja yangberkaitandengan sitemiCaring sertaalokasi danayang lebihbaik untukkeperluapengembanganataupunmaintenancesistem.

menyelesaikanmasalah yangada.

Leadership

Readygo

ahead


TopManagem

entSupport

Readygo

ahead


Communication

Readybut

needs afew

improvement

Peningkatanjalinankomunikasiyang lebihbaik, baikantar staffmaupun staffdenganmanager.

Staff

SufficientManpower

Readybut

needs afew

improvement

Perlu adanyalangkah dariUniversitasdalam menjagadanmempertahankan semangatstaff danmanager dalammenjalankantanggungjawab mereka

ProjectTeam

Notreadyneedssomeworks

Pada subdimensi iniperlu perhatiankhusus.Karena dinilaibelum siapdalamimplementasiiCaring, tetapibukan berartitidak bisaberjalan.Hanya sajabanyak yangharusditingkatkan,sepertipengoptimalananggota timproject iCaringdalammelaksanakantanggungjawabnya,perlu adanyapeningkatan

memenuhikebutuhankonten, tentuplatform jugadisesuaikandengancontent.Penyempurnaan yangdilakukanadalah denganmelihat darisisi kebutuhankonten.

Documentation

Readybut

needs afew

improvement

Seluruhaktivitas mulaidari tahapanimplementasisistem,permasalahanyang berkaitandengan sistemserta carapenyelesaianoleh tim,hendaknyadibuat menjadidokumentasiyang ditatadengan baikyangkedepannyaakan bergunasebagaipengembangansistem danjuga sebagaimediapentransferknowledgesesama staff.

Style/Culture

Organizational

Culture

Readybut

needs afew

improvement

Penataanmenejemenstrukturorganisasiyang lebihbaik danterstrukturdengan jelasatas peran dantanggunggjawab masing-masing staff.Hal ini jugadiharapkandapatmeningkatkankerja samaantar staffdalam

18

pengalamananggota timdalam halsistem e-learning, sertapeningkatanpengetahuanyang dimilikioleh anggotatim.

Trust

Readybut

needs afew

improvement

Peningkatandalam halkepercayaanantar staffdinilai perlu.Hal ini untukmembangunsuatuorganisasiyang solid danhebat dalammengatasipermasalahanyang ada.

Trainingand

Education

Readybut

needs afew

improvement

Perlu adanyapelatihankhusus tentangimplementasie-learningyang lebihkepada parastaff dalammemahami danmengertikonsep-konsepdari e-learning. halini tentu sajabertujuan agarsistem e-learning yangdihasilkandapatmemenuhiseluruhkebutuhan dariberbagaifakultas.

SkillsManagement Skills

Readybut

needs afew

improvement

Peningkatanketerampilanteknis parastaff sangatdibutuhkan,terlebih dalamhal menejemeninformasi danteknologi.Karena sistemyangdiimplementas

ikanmerupakansistem yangberkaitandenganteknologi daninformasi.Peningkatanketerampilanteknis inidiharapkandapatmenyelesaikanpermasalahandengan tepat.

IT Staft’sSkills

Readybut

needs afew

improvement

Peningkatankemampuanpara staffdalammemadukanteknologiinformasidengan sistempembelajaranyangdiharapkan.Hal ini tentusaja berkaitandengansemakinbanyaknyajurusan danfakultas yanglahir diUniversitasTelkom.

SudentSkills

Readybut

needs afew

improvement

Peningkatankemampuanmahasiswadalam halberkomunikasiyang baikdenganmenggunakansistem iCaring.Artinya,jalinankomunikasidua arah yangbaik denganmenggunakansistem e-learning.Selain itu,perlupeningkatanketerampilanmahasiswadalammemahami

19

ada pada iCaringterkait denganmata kuliah yangdiambil olehmahasiswa.

Student SkillsReady but

needs a fewimprovement

Mahasiswadiharapkan dapatmeningkatkankemampuan padadirinya khususnyadi bidangteknologiinformasi. Adapuncara yang dapatdilakukan denganmelakukanpelatihan danstudy group sertapembelajaranbersama diUniversitasTelkom


Ready butneeds a few

improvement

Mahasiswamengikutipelatihan danpendidikan dasaryang diberikanoleh pihakUniversitasTelkom dalamrangkamenjelaskan sertamemberikanpemahamandalampenggunaaniCaring.

E-learningChampions


improvement

Meningkatkankreativitasmahasiswadenganmengembangkanide-ide yang adadalam mahasiswa.Adapun langkahdalammengembangkankreativitasmahasiswadengan mengikutipendidikan sertaberani dalammemberikan ide-ide baru.

konsep danmateriperkuliahanyangdisampaikanmelalui e-learning.

SharedValues

SharedBeliefs

Readybut

needs afew

improvement

Memberikanmanfaatkepada seluruhfakultas yangada diUniversitasTelkom dalampemanfaatansistem e-learning.

E-learningChampions

Readybut

needs afew

improvement

Peningkatankontribusiyang lebihyang diberikansistem iCaringdalammenyampaikam materiperkuliahansertameningkatkankreativitasmahasiswa.Sehinggasistem iCaringdapat menjadiproyekunggulan diUniversitasTelkom.

Sub Dimensi Parameter Gagasan BerupaIde

ManagementSkills


improvement

Mahasiswa dapatmengatur danmemanfaatkaniCaring denganbaik. Tingkatmanage sendiridilakukan denganmenyelesaikansetiap mata kuliahyang diambilnyadan mengerjakansetiap tugas yang

berupa ide berdasarkan hasil parameter dimensiMcKinsey 7s model.

t penyempurnaanlebih lanjut untukdinyatakan telahsiap.Ide yang diberikanmenyangkutplatform,conten danteknologi. ketiga halini perlupeningkatan yanglebih baik untukmemenuhi seluruhkebutuhan dariberbagaiperkuliahan yangakan dijalankanpada sistem iCaring.

Style/Culture

Ready butneeds a fewimprovemen

t

Tingkatkan kerjasama antar staff danmanager sertamempererathubungan antarpekerja dalammembangun suatusistem organisasipendidikan yanglebih baik.

Staff


t

Perlu lebihdioptimalkan lagisumber daya yangada sertameningkatkanpengalaman danrasa percaya antarstaff.

Skills


t

Peningkatankemampuan parastaff dalammembangun,mengembangkandan menjaga sistemiCaring terutamadalam halmemadukanteknologi informasidengan sistempembelajran yangdiharapkan.

SharedValues


t

Perlu ditingkatkankontribusi darisistem iCaringdalam memberikaninovasi baik dalammengembangkankreativitasmahasiswa maupundalam inovasipedagogi.Peningkatan

Dimensi Parameter Gagasan BerupaIde

Strategy Ready goahead

Dimensi ini dinilaitelah siap.Diharapkan dapatmempertahankanposisi ini untukkeberlangsunganimplementasiiCaring.

Structure


t

Dimensi ini dinilaitelah siap dalamimplementasiiCaring, tetapi perluadanya peningkatanlagi.Jika dilihat dari subdimensi yang ada,maka untuk dimensistructure, sizemerupakan hal yangperlu diperhatikan.Dari segi strukturorganisasiUniversitas Telkom,struktur telahmemiliki tatanandan tanggung jawabyang jelas di bawahpimpinan WakilRektor I.Ide yang diberikanadalah menyorotitentang ukuranbanyaknya staffatau pekerja yangberkaitan denganpengimplementasian sistem e-learning(iCaring) dinilaimasih kurang. Olehkarena itu perluadanya penambahanstaff yangberkualitas baikuntukpengembanganiCaring lebih lanjutmaupun untukmaintenancekedepannya.

SystemsReady but

needs a fewimprovemen

Dimensi ini dinilaisiap tetapimemerlukan

Tabel 4.11 Gagasan berdasarkan dimensi

21

dilakukan denganmemberikan idedasar dalam

pengimplementasian iCaring. Sehinggaseluruh komponenorganisasi yangterlibat dengansistem ini memilikinilai kepercayaanyang tinggi antarstaff dalammenjalankantanggung jawab.

5. KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

1. Hasil evaluasi kesiapan iCaring dari segistruktur organisasi Universitas Telkommenunjukkan bahwa dimensi staff dan subdimensi project team memiliki nilai yangpaling kecil, sedangkan dimensi strategydan sub dimensi vision and missionmemiliki nilai yang paling besar.

2. Berdasarkan hasil evaluasi denganmenggunakan McKinsey 7s model, tingkatkesiapan Universitas Telkom dalammengimplementasikan iCaring berada padatingkat siap tetapi membutuhkan sedikitpenyempurnaan.

3. Berdasarkan McKinsey 7s model, untukmeningkatkan kesiapan UniversitasTelkom dalam mengimplementasikansistem iCaring adalah denganmeningkatkan kemampuan teknik,kemampuan berkomunikasi dan berkerjasama, serta motivasi dari seluruh tenaga

kerja yang berkaitan dengan sistem iCaring

5.2 Saran

1. Menggunakan metode lain dalammelakukan perhitungan dan penentuanparameter (selain Aydin dan Tasci) sepertiAHP (Analytic Hierarchy Process) danlain sebagainya.

2. Pengembangan evaluasi e-learningreadiness pada tugas akhir ini adalahdengan melakukan evaluasi kesiapan darisegi sistem icaring. Seperti menggunakanmetode eLSe (fokus pada sistem e-learning) dan lain-lain.

22

Evaluasi E-learning Readiness Universitas Telkom Dengan Menggunakan McKinsey 7s Model

Documents

Transcript of Evaluasi E-learning Readiness Universitas Telkom Dengan Menggunakan McKinsey 7s Model