MANUAL MUTU
Unit Layanan Pengadaan (ULP)
UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG 2014
M
Manual Mutu
Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
Kode Dokumen :
Revisi : 2
Tanggal : 03 Oktober 2014
Diajukan oleh : Sekretaris II Much. Rikhi Toufan, ST NIK. 860801 1321 0382
Dikendalikan oleh
: Sekretaris I Khoirul Azhar, ST NIP. 19810709 200910 1 002
Disetujui oleh : Kepala Unit Layanan Pengadaan (ULP) Dr. Ir. Achmad As’ad Sonief, MT NIP. 19591128 198710 1 001
1 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
1 PENDAHULUAN
1.1 Ruang Lingkup Manual Mutu
Manual Mutu ini memberikan deskripsi mengenai sistem mutu yang digunakan oleh
Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya (UB).Pedoman ini menjelaskan
tentang kemampuan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya dalam
memenuhi persyaratan pelanggan.Selain itu, Manual Mutu ini menjadi panduan
penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang sesuai dengan standar ISO 9001:2008.
Prosedur yang dinyatakan dalam Manual Mutu adalah prosedur yang
didokumentasikan sesuai dengan persyaratan standar 9001:2008.Panduan ini merupakan
persyaratan wajib dari sistem mutu, merupakan dokumen yang disusun untuk
kepentingan institusional Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya.Dengan
demikian, tidak diperkenankan membuat salinan sebagian atau keseluruhan dokumen ini
untuk tujuan komersial.Salinan dapat dibuat untuk tujuan pelatihan dan pengembangan
SMM.Pengguna diharapkan memperhatikan dan hanya menggunakan edisi dokumen yang
berlaku.
Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) adalah unit yang
melaksanakan proses pengadaan barang/jasa melalui Sistem Layanan Secara Elektronik
(SPSE) pada e-tendering, e-catalog. ULP-UB merupakan implementasi Perpres No. 54
tahun 2010 beserta perubahannya yang di lauching pada tanggal 11 Desember 2010.ULP-
UB merupakan bagian/unit tersendiri di bawah langsung koordinasi Rektor. Tugas utama
ULP-UB adalah melakukan proses pemilihan penyedia barang/jasa yang kredibel melalui
e-tendering, e-catalog. Semoga keberadaan website ULP-UB dapat memberikan kontribusi
dan manfaat yang besar bagi pelayanan proses pengadaan barang/jasa yang kredibel,
dapat mencerdaskan bangsa khususnya di Universitas Brawijaya.
1.2 Tujuan Manual Mutu
Manual Mutu ini bertujuan untuk:
a. Menjelaskan kegiatan utama (core business) Unit Layanan Pengadaan Universitas
Brawijaya (ULP-UB) yaitu Layanan Pengadaan Barang dan Jasadi lingkungan
Universitas Brawijaya, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun
tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam
memenuhi persyaratan pelanggan.
b. Menjelaskan hubungan berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas.
c. Menjelaskan integrasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan
ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007.
2 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
d. Mencerminkan komitmen Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB)
dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga
dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses pengadaan barang
dan jasa.
2 LANDASAN KEBIJAKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
Landasan kebijakan manajemen mutu Unit Layanan Pengadaan Universitas
Brawijaya (ULP-UB) didasarkan pada kebijakan-kebijakan sebagai berikut:
1. Undang-Undang RI Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;
2. Undang-Undang RI Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan
Pendidikan dan Pengelolaan Perguruan Tinggi sebagaimana telah diubah dengan
Peraturan Pemerintah RI Nomor 17 Tahun 2010;
4. Peraturan Presiden RI Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan
Presiden RI Nomor 70 Tahun 2012;
5. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor
1 Tahun 2012 tentang Unit Layanan Pengadaan dan Surat Edaran Kepala LKPP
Nomor 08/KA/2/2013 tentang Kewajiban Membentuk Unit Layanan Pengadaan
(ULP) dan Permohonan Informasi tentang Keberadaan ULP.
6. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor
9 Tahun 2014 tentang Tentang Petunjuk Teknis Operasional Sertifikasi Keahlian
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
7. Peraturan Kepala LKPP Nomor 1 tahun 2013 tentang Perubahan Atas Perka LKPP
No. 16 Tahun 2012.
8. Peraturan Kepala LKPP Nomor 18 Tahun 2012 tentang E-Tendering beserta
Lampirannya.
9. Peraturan Kepala LKPP Nomor 15 Tahun 2012 tentang Standar Dokumen
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
10. Peraturan Kepala LKPP Nomor 14 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Perpres
No. 70 Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Atas Perpres No. 54 Tahun 2010
Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
11. Peraturan Kepala LKPP Nomor 13 Tahun 2012 tentang Pengumuman Rencana
umum Pengadaan.
3 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
12. Keputusan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 074/SK/2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Universitas Brawijaya;
13. Keputusan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 365/SK/2011 tentang
Pembentukan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya; Visi dan Misi
Universitas Brawijaya, 2011.
14. Statuta Universitas Brawijaya, 2009.
15. Persyaratan SMM ISO 9001:2008.
3 DESKRIPSI ISTILAH DAN DEFINISI
a. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah sistem untuk menetapkan kebijakan,
tujuan dan strategi mencapai mutu yang telah ditentukan
b. Jaminan mutu (quality assurance) adalah seluruh proses penetapan dan
pemenuhan standar mutu pengelolaan Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan
perbaikan berkelanjutan, sehingga visi dan misi Perguruan Tinggi dapat tercapai
serta stakeholders memperoleh kepuasan (pemenuhan janji kepada stakeholders).
Kegiatan harus terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan
Sistem Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil)
akan memenuhi persyaratan mutu.
c. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya
dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer
(stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak), maupun tersirat.
d. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara
dan metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait
dengan memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk
memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP No. 102 Tahun 2000).
e. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan
sistem manajemen mutu dari organisasi Unit Layanan Pengadaan Universitas
Brawijaya (ULP-UB)
f. Pelanggan secara umum adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima
atau membeli layanan dari Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-
UB). Pelanggan Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) terdiri
atas mahasiswa, dosen,Unit/Lembaga/Fakultas, Penyedia barang dan jasa).
g. Unit kerja penyelenggara adalah fakultas dan jurusan atau lembaga selain fakultas
dan jurusan yang menyelenggarakan layanan layanan pengadaan barang dan jasa
4 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
h. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan jurusan/Program Studi
yang mendukung terselenggaranya layanan pengadaan barang dan jasa
i. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya
j. Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi
k. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil yang dicapai atau
menunjukkan bukti kegiatan yang dilakukan
l. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan Pengadaan barang dan
jasa di lingkungan Universitas brawijaya dalam bentuk Dokumen Kontrak
Pengadaan.
4 SISTEM MANAJEMEN MUTU
4.1 Sejarah Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Pelayanan pengadaan di Universitas Brawijaya (UB) sudah sejak lama
dilaksanakan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan sarana dan prasarana untuk
semua sivitas UB, dalam perkembangannya sejak tahun 2008 telah dibentuk
panaitia pengadaan dengan personil yang hampir semuanya baru. Pada tahun
2008 sampai dengan 2010 pelayanan pengadaan telah dilaksanakan dengan cara
manual yang semuanya berdasarkan Keputusan Presiden nomor 80 tahun 2003.
Pada akhir tahun 2010 telah mengajukan sistem pengadaan secara elektronik
kepada LKPP pusat, dan di UB telah dilaunching pada tanggal 11 Desember 2010
oleh Deputy LPSE LKPP Prof. Himawan Adinegoro dengan nama Layanan
Pengadaan Secara Elektronik Universitas Brawijaya (LPSE-UB). Mulai tahun 2011
pelayanan proses pengadaan telah dilakukan sepenuhnya secara elektronik melalui
sistem Pengadaan secara Elektronik (SPSE)-LKPP dengan membentuk panitia-
panitia pengadaan pusat dan unit kerja diseluruh lingkungan Universitas Brawijaya.
Sesuai dengan Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2010 beserta perubahannya
Peraturan Presiden nomor 70 tahun 2012, mulai tahun 2013 telah dibentuk Unit
Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) dengan membentuk kelompok
kerja ULP di kantor pusat Universitas Brawijaya dan unit kerja di semua
Fakultas/Unit kerja UB untuk melaksanan layanan pengadaan barang dan jasa.
5 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
4.2 Visi, Misi, Maklumat dan Tujuan Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Universitas Brawijaya
Visi dan Misi Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayaantara lain:
Visi
Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya memiliki visi “Menjadi
Unit Layanan Pengadaan yang kredibel berdasarkan peraturan yang berlaku dan
dapat bermanfaat bagi sivitas serta masyarakat”.
Misi
Melaksanakan layanan pengadaan yang kredibel berdasarkan peraturan yang
berlaku agar semua para stakehorder dan sivitas akademika serta masyarakat
mendapatkan manfaat yang optimal.
Melakukan pengembangan dan penyebarluasan pengetahuan pengadaan
barang/jasa pemerintah agar mendapatkan sumber daya manusia yang
profesional dan taat hukum.
Tujuan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
1. Untuk melaksanakan proses pemilihan penyedia barang/jasa melalui sistem
pelayanan secara elektronik (e-tendering dan e-catalog),
2. Untuk melaksanakan pembinaan stake holder melalui pelaksanaan pelatihan
pengadaan barang/jasa sesuai dengan peraturan yang berlaku
Maklumat
Kami berupaya memberikan Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa Secara
Elektronik dengan sungguh-sungguh untuk dapat :
1. Memberikan pelayanan pengadaan yang cepat dan tepat waktu sesuai dengan
standar pelayanan yang ditetapkan;
2. Memberikan kemudahan dalam mendapatkan layanan pengadaan barang
secara elektronik;
3. Memberikan layanan pengadaan dengan senyum, sapa dan optimal;
4. Merespon dengan cepat permintaan informasi dan keberatan atas proses
pengadaan secara elektronik yang disampaikan baik langsung maupun media;
5. Menyiapkan SDM ULP yang berdedikasi dan siap melayani;
6. Melakukan pengawasan internal dan evaluasi kinerja pelaksana.
6 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
4.3 Struktur Organisasi dan Tugas Pokok dan Fungsi
Struktur Organisasi Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya disahkan
dengan Surat Keputusan Rektor NOMOR : 220/SK/2013 tanggal : 26 APRIL 2013.
Dengan tugas pokok dan fungsi Unit Layanan Pengadaan (ULP) sesuai dengan
Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya tahun 2010 adalah sebagai berikut:
a. Menyusun rencana pemilihan Penyedia Barang/ Jasa;
b. Menetapkan Dokumen Pengadaan;
c. Menetapkan besaran nominal Jaminan Penawaran;
d. Mengumumkan pelaksanaan Pengadaan Barang/ Jasa di website
Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Institusi masing-masing dan papan
pengumuman resmi untuk masyarakat serta menyampaikan ke LPSE untuk
diumumkan dalam Portal Pengadaan Nasional;
e. Menilai kualifikasi Penyedia Barang/Jasa melalui prakualifikasi atau
pascakualifikasi;
f. Melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran yang
masuk;
g. Khusus untuk Kelompok Kerja ULP:
1. Menjawab sanggahan;
2. Menetapkan Penyedia Barang/Jasa untuk:
Kepala Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Sekretaris I Divisi Pengadaan
Jasa dan Jasa Konstruksi
Sekretaris II
Divisi Pengadaan
Barang
Kelompok Kerja Unit Layanan
Pengadaan (ULP)
Staf
7 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
a) Pelelangan atau Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan
Barang/Pekerjaan Konstruksi Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi
Rp100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah); atau
b) Seleksi atau Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Jasa
Konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp10.000.000.000,00 (sepuluh
miliar rupiah);
3. Menyampaikan hasil Pemilihan dan salinan Dokumen Pemilihan Penyedia
Barang/Jasa kepada PPK;
4. Menyimpan dokumen asli pemilihan Penyedia Barang/Jasa;
5. Membuat laporan mengenai proses Pengadaan kepada Kepala ULP.
h. Khusus Pejabat Pengadaan:
1. Menetapkan Penyedia Barang/Jasa untuk:
a) Pengadaan Langsung untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan
Konstruksi/ Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi Rp200.000.000,00
(dua ratus juta rupiah); dan/atau
b) Pengadaan Langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi yang
bernilai paling tinggi Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah);
2. Menyampaikan hasil Pemilihan dan salinan Dokumen Pemilihan Penyedia
Barang/Jasa kepada PPK;
3. Menyerahkan dokumen asli pemilihan Penyedia Barang/Jasa kepada
PA/KPA; dan
4. Membuat laporan mengenai proses Pengadaan Pengadaan kepada PA/KPA.
i. Memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan Pengadaan
Barang/Jasa kepada PA/KPA.
Tugas Struktur ULP
1. Tugas Kepala terdiri atas :
a. Memimpin dan mengoordinasikan seluruh kegiatan ULP;
b. Menyusun program kerja dan anggaran ULP;
c. Mengawasi seluruh kegiatan pengadaan barang/ jasa di ULP dan melaporkan
apabila ada penyimpangan dan/atau indikasi penyimpangan;
d. Membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan Pengadaan
Barang/Jasa kepada Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah/ Pimpinan
Institusi;
e. Melaksanakan pengembangan dan pembinaan Sumber Daya Manusia ULP;
8 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
f. Menugaskan/menempatkan/memindahkan anggota Kelompok Kerja sesuai dengan
beban kerja masing-masing Kelompok Kerja ULP; dan
g. Mengusulkan pemberhentian anggota Kelompok Kerja yang ditugaskan di ULP
kepada PA/KPA/ Kepala Daerah, apabila terbukti melakukan pelanggaran
peraturan perundang-undangan dan/atau KKN.
2. Tugas Sekretaris I (Pengadaan Jasa Konstruksi) & Sekretaris II (Pengadaan
Barang) terdiri atas:
a. Melaksanakan pengelolaan urusan keuangan, kepegawaian, ketatausahaan,
perlengkapan, dan rumah tangga ULP;
b. Mengiventarisasi paket-paket yang akan dilelangkan/ diseleksi;
c. Menyiapkan dokumen pendukung dan informasi yang dibutuhkan Pokja ULP;
d. Memfasilitasi pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa yang dilaksanakan oleh
Pokja ULP;
e. Mengagendakan dan mengkoordinasikan sanggahan yang disampaikan oleh
penyedia barang/jasa;
f. Mengelola sistem pengadaan dan sistem informasi data manajemen pangadaan
untuk mendukung pelaksanaan pengadaan barang/jasa;
g. Mengelola dokumen pengadaan barang/jasa;
h. Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan pengadaan dan menyusun laporan
evaluasi;
i. Menyusun laporan pelaksanaan pengadaan barang/jasa; dan
j. Menyiapkan dan mengkoordinasikan tim teknis dan staf pendukung ULP dalam
proses pengadaan barang/jasa.
k. Sekretaris dapat merangkap dan bertugas sebagai anggota Pokja ULP.
3. Tim Pendukung bertugas :
Membantu mengkaji ulang Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa bersama
dengan ULP.
Membantu melakukan kajian terhadap spesifikasi dan Harga Perkiraan Sendiri
paket-paket yang akan dilelang/seleksi.
Membantu menyiapkan dokumen pengadaan.
Membantu mengelola pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
Membantu menyimpan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa.
9 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Membantu membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan kepada
Kepala ULP.
Membantu melakukan pelayanan bimbingan teknis, pemberian pendapat dan
rekomendasi, serta koordinasi penyelesaian masalah di bidang pengadaan.
Membantu melaksanakan bimbingan teknis dan layanan advokasi bidang
pengadaan B/J.
Membantu melakukan kaji ulang terhadap spesifikasi dan Harga Perkiraan Sendiri
paket-paket yang akan dilelang/seleksi.
Membantu mengelola sistem informasi manajemen pengadaan dokumen
pengadaan.
Mempertanggungjawabkan semua tugas dan kewajiban yang menjadi tanggung
jawabnya.
Melaksanakan tugas lain yang relevan
10 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
11 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
4.4 Program Kerja
NO JENIS PROGRAM TUJUAN KEGIATAN PELAKSANA INDIKATOR
1 PELAYANAN PENGADAAN
BARANG/JASA
Untuk memilih penyedia
barang dan jasa yang
professional yang dapat
menghemat keuangan
Negara yang sesuai
dengan aturan yang
berlaku.
Layanan Proses Pemilihan Penyedia
Barang/Jasa melalui LPSE UB :
Mengkaji ulang RUP
Menyusun rencana pemilihan
Pengadaan Barang dan Jasa
Pengumumkan pelaksanaan
Pengadaan Barang dan Jasa
Menilai kualifikasi
Mengevaluasi dokumen lelang
Menjawab sanggahan
Menyampaikan hasil pemilihan
Pengadaan Barang dan Jasa kepada
PPK
Mengusulkan perubahan HPS, KAK,
SpekTek dan rancangan kontrak
kepada PPK
Mengorganisir pelaksanan pemilihan
s.d pelaporan Pengadaan Barang dan
Jasa
Mengelola sistem managemen
POKJA SATKER
12 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
pengadaan
2 PENGEMBANGAN
/PENINGKATAN
KOPETENSI SDM
Untuk memenuhi
persyaratan sertifikasi
sebagai pelaksana pokja
Pengadaan Barang dan
Jasa
Pembaharuan Sertifikasi Pengadaan
Barang dan Jasa
POKJA SATKER
Untuk menambah/
memperbaruhi sertifikasi
serta kompetensi bidang
Pengadaan Barang dan
Jasa terkait
Pelatihan dan Bimtek Pengadaan Barang
dan Jasa
PERSONIL ULP
3 KEMITRAAN Untuk meningkatkan
kerjasama kompetensi
bidang pengadaan lain
yang terkait
Kerja sama dengan organisasi
profesi/lembaga l dalam bidang lainnya
ULP
Untuk konsultasi, dan
menyelesaian masalah
Pengadaan Barang dan
Jasa
Kerja sama dengan LKPP untuk
meningkatkan kompetensi Pengadaan
Barang dan Jasa
ULP
13 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Untuk meningkatkan
kerjasama kompetensi
bidang pengadaan lain
yang terkait
Kerja sama dengan Organisasi
Internasional yang berkaitan dengan
peningkatan kompetensi profesi
pengadaan
ULP
14 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
4.5 Renstra
Program Kerja ULP ini sepenuhnya mengacu pada Rencana Strategis Universitas
Brawijaya. Dalam jangka pendek program kerja yang dilaksanakan adalah :
1. Melaksanakan pelayanan pengadaan barang dan jasa bagi seluruh sivitas
Universitas Brawijaya yang tersebar pada Unit Kerja/Fakultas sesuai dengan
peraturan yang berlaku.
2. Meningkatkan kompetensi pengadaan barang dan jasa pemerintah bagi stake
holder Pengadaan Barang dan Jasa.
4.6 Melakukan kerjasama/kemitraan dengan organisasi/lembaga
lain terkait dengan pengadaan barang/jasa.
Sasaran Mutu/Quality Objective
Sasaran mutu/quality objective Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas
Brawijaya secara garis besar adalah sebagai berikut :
1. Memastikan bahwa kepatuhan terhadap setiap Audit Internal Mutu (AIM) minimal
adalah 50%.
2. Paket pelelangan dapat terealisasikan minimal 80% sesuai dengan pengajuan
proses lelang dari setiap unit/lembaga/fakultas, tidak termasuk paket pelelangan
barang dan jasa yang gagal lelang atau blacklist
3. Antisipasi Proses lelang Mendekati akhir tahun Anggaran.
4. Sumber Daya Manusia (SDM) yang terampil dan bersertifikat.
5. Sarana dan Prasarana yang memadai.
6. Kepuasan pelanggan terhadap Ketepatan Waktu pencapaian proses pengadaan
barang dan jasa sesuai pengajuan.
15 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Tabel 1. Sasaran Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
No Indikator Target 2013 2014 2015 2016
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Menjalankan sistem penjaminan mutu internal secara efektif.
Rencana Tindakan Awal Yang
Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran
Mutu :
Peningkatan implementasi sistem
penjaminan mutu internal (SPMI) pada
unit kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Universitas Brawijaya
50% 100% 100% 100%
2 Paket pelelangan dapat terealisasikan minimal 80% sesuai dengan pengajuan
proses lelang dari setiap unit/lembaga/fakultas, tidak termasuk paket
pelelangan barang dan jasa yang gagal lelang atau blacklist
Rencana Tindakan Awal Yang
Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran
Mutu :
Checklist kelengkapan administrasi,
Mengkaji kembali dokumen lelang dan
spesifikasi sebelum diproses, Peningkatan
terhadap evaluasi dokumen penawaran
terkait dengan kualifikasi perusahaan
80% 100% 100% 100%
No Indikator Target 2013 2014 2015 2016
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
3 Antisipasi Proses lelang Mendekati akhir tahun Anggaran
16 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
No Indikator Target 2013 2014 2015 2016
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Rencana Tindakan Awal Yang
Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran
Mutu :
Proaktif kepada unit kerja untuk
mempersiapkan proses lelang, Strategi/
menjadwalkan Proses lelang awal
khususnya Dana APBN, APBN-P dan
BOPTN
80% 100% 100% 100%
4 Sumber daya Manusia (SDM) yang terampil dan bersertifikat
Rencana Tindakan Awal Yang
Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran
Mutu :
Peningkatan SDM dengan pelatihan
tentang pengadaan barang dan jasa, Ujian
sertifikasi pengadaan barang dan jasa,
Peningkatan system layanan pengadaan
secara elektronik,
80% 100% 100% 100%
17 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
No Indikator Target 2013 2014 2015 2016
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
5 Sarana dan Prasarana yang memadai guna meningkatkan kinerja
Rencana Tindakan Awal Yang
Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran
Mutu :
Pemenuhan kebutuhan sarana dan
prasarana yang akan mempercepat
kinerja
80% 100% 100% 100%
6 Kepuasan pelanggan terhadap Ketepatan Waktu pencapaian proses
pengadaan barang dan jasa sesuai pengajuan.
Rencana Tindakan Awal Yang
Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran
Mutu :
Peningkatan responbility sesuai dengan
alokasi yang ditentukan SOP
80% 100% 100% 100%
4.7 SISTEM MANAJEMEN MUTU
Sistem Manajemen Mutu di Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB diupayakan berjalan
dengan efektif, dengan membuat, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara dan
melakukan peningkatan berkelanjutan sistem penjaminan mutu di Unit Layanan
Pengadaan (ULP). Identifikasi dan pengelolaan proses dilakukan untuk memastikan
persyaratan yang sesuai telah terpenuhi. Tindakan perbaikan dilakukan bila diperlukan
dan kemudian ditinjau ulang.
Dalam rangka menerapkan SMM di UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB, diambil
langkah-langkah, yaitu:
1. Menentukan Management Representative (MR) dan proses-proses yang
dibutuhkan dalam SMM.
2. Menentukan urutan dan interaksi proses-proses tersebut.
3. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik
proses operasi maupun proses-proses ini efektif.
4. Memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk
mendukung kegiatan operasional dan pemantauan proses-proses tersebut.
5. Memantau, mengukur, dan menganalisis proses-proses tersebut.
6. Mengambil tindakan yang diperlukan dan melakukan peningkatan berkelanjutan.
18 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB melakukan penjaminan mutu layanan
sebagai pertanggungjawaban kepada stakeholders untuk mengembangkan mutu
layananUNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB secara berkelanjutan.Dengan demikian,
mutu penyelenggaraan layanandi UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB diakui tidak saja
secara internal, namun juga secara eksternal oleh BPK dan IRJEN.
Dalam penerapan SPMI, ULP memastikan bahwa budaya mutu dipahami dan
dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan oleh manajemen. Dengan SPMI ini, UNIT
LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB akan mampu menetapkan dan mewujudkan visinya
melalui pelaksanaan misinya serta mampu memenuhi kebutuhan/memuaskan
stakeholders yaitu kebutuhan layanan sivitas dan masyarakat.
Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Unit Layanan Pengadaan (ULP), maka
dibentuk struktur fungsional organisasi penjaminan mutu yakni Gugus Jaminan Mutu
(GJM) dalam bentuk simpel yang berkoordinasi dengan Pusat Jaminan Mutu (PJM) di
tingkat universitas. Struktur fungsional organisasi penjaminan mutu PJM digambarkan
pada Gambar 3 berikut ini :
Gambar 3. Struktur Organisasi Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya
ULP sebagai Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA) melakukan proses Sistem
Manajemen Mutunya mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas
Brawijaya, seperti ditunjukkan pada Gambar 4 berikut :
REKTOR
PJM
Unit Kerja Pelaksana
Akademik (UKPA):
Fakultas/Program Jurusan/PS
Unit Kerja Penunjang
Pelaksana Akademik
(UKPPA):
Biro Lembaga UPT
19 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Gambar 4. Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya
Bisnisproses di Unit Layanan Pengadaan (ULP), Universitas Brawijaya, terdiri dari , yaitu :
1. Proses layanan pengadaan jasa konstruksi
2. Proses layanan pengadaan barang/jasa lainnya
3. Proses pengembangan SDM kompetensi PBJ
4. Proses Kerjasama Kemitraan
5. Proses Audit Internal dan Tijauan Manajemen
6. Proses Pelayanan Tata Usaha
Sedangkan produk/output yang dihasilkan Unit Layanan Pengadaan (ULP), Universitas
Brawijaya adalah penyedia barang/jasa, sumber daya manusia yang
bersertifikasi/ketrampilan, laporan proses pemilihan penyedia barang/jasa, draft kontrak,
pelatihan serta kerjasama yang akan dipastikan mutunya dengan kriteria kelayakan
produk :
1. Penyedia barang/jasa
Lulus kualifikasi
Lulus administrasi dan teknis
Lulus harga yang responsif
2. Sumber daya manusia
20 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Memiliki kompetensi dibidang administrasi
Memiliki kompetensi dibidang IT (minimal microsoft office dan internet)
Memiliki sertifikasi pengadaan resmi Pemerintah
3. Laporan proses pemilihan penyedia barang/jasa
Memiliki kelengkapan yang sistematis
4. Draft kontrak
Mencakup ketentuan umum, semua produk proses pemilihan barang/jasa,
dokumen penawaran, jaminan pelaksanaan, SPMK.
5. Pelatihan dan kerjasama
Mencakup materi pengadaan, kontrak dan SPSE
Kerjasama dengan Instansi terkait pengadaan dan Instansi Pemerintah
6. Proses Audit Internal dan Tijauan Manajemen
Laporan monitoring kinerja disusun minimal setiap 6 bulan sekali
Laporan evaluasi kinerja disusun minimal setiap 6 bulan sekali
Hasil monitoring dan evaluasi kinerja menunjukkan tingkat kepatuhan minimal
80%
Proses bisnis dan output yang terkait dengan pelanggan di Unit Layanan Pengadaan
(ULP), Universitas Brawijaya akan dirinci pada Gambar 5 dan Tabel 2 berikut ini:
Tabel 2. Proses Bisnis Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Proses Output (Produk) Pelanggan
Proses layanan
pengadaan jasa
konstruksi
Penyedia barang/jasa
konstruksi
Laporan proses
Draft kontrak
Penyedia barang/jasa
Unit kerja
Universitas/Lembaga /Fakultas
Proses layanan
pengadaan
barang/jasa
lainnya
Penyedia barang/jasa lainnya
Laporan proses
Draft kontrak
Penyedia barang/jasa
Unit kerja
Universitas/Lembaga /Fakultas
Proses
Pengembangan
Sumber Daya
Manusia
Sertifikasi Tenaga
Kependidikan
Ketrampilan Tenaga
pendukung
Tenaga kependidikan dan
dosen
21 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Proses Output (Produk) Pelanggan
Proses kerjasama
kemitraan
Mou Kerjasama
Laporan/surat tugas
kerjasama
Perorangan/instansi mitra
dengan ULP UB
Dosen
Tenaga kependidikan
Pimpinan UB
Proses Audit
Internal dan
Tinjauan
Manajemen
Laporan Kinerja Unit Layanan
Pengadaan (ULP)
Laporan Hasil Tinjauan
Manajemen
Laporan Hasil Audit Internal
Dosen
Tenaga kependidikan
Pimpinan UB
Proses layanan
tata usaha
Laporan rutin administrasi Tenaga kependidikan
4.8 SISTEM DOKUMENTASI DAN AUDIT
Adanya sistem dokumentasi memungkinkan jaminan keselarasan antara
perencanaan, implementasi, pengendalian proses kegiatan Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Universitas Brawijaya. Hal ini menjadi alat komunikasi efektif dan menjamin konsistensi
tindakan untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan pelanggan dan
peningkatan mutu berkelanjutan.Untuk itu sistem dokumentasi yang telah disusun oleh
Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya adalah sebagai berikut :
Tabel 3. Dokumen Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
NO Dokumen Kode
1 Visi, Misi, Maklumat dan Tujuan Unit Layanan
Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
2 Program Kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Universitas Brawijaya
3 Renstra Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas
Brawijaya
4 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)
5 Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan
Rekaman
6 Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan
22 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
7 Manual Prosedur Pengendalian Produk yang Tidak
Sesuai
8 Manual Prosedur Audit Internal
9 Manual Prosedur Pengajuan Proses Lelang
10 Manual Prosedur Proses Pelaksanaan Barang dan
jasa
11 Manual Prosedur Pelelangan Sederhana
12 Manual Prosedur Pelelangan Umum
13 Manual Prosedur Penunjukan langsung (E-Catalog)
14 Manual Prosedur Gagal Lelang
15 Manual Prosedur Sanggahan
16 Manual Prosedur Black List
17 Manual Prosedur PUMK ULP
18 Manual Prosedur Surat Menyurat
19 Instruksi Kerja
20 Dokumen Pendukung
21 Borang-borang
Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal berdasarkan dokumen audit
mutu UB. Audit Internal dilaksanakan secara rutin, minimal satu tahun sekali untuk
mengukur terpenuhinya persyaratan SMM dan Standar Mutu yang diterapkan universitas.
Pedoman pelaksanaan Audit Internal tertuang dalam MP Pelaksanaan Audit Internal.
Audit ekternal dilaksanakan untuk seluruh lembaga dan unit kerja di Unit Layanan
Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya dalam mengukur pemenuhan terhadap SMM
ISO9001:2008 yang dinyatakan dalam kepatuhan, ada tidaknya temuan dan atau
perolehan sertifikat.
5 TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
5.1 Komitmen Top Manajemen
Dalam rangka menjamin mutu pelayanan Pengadaan barang dan Jasa dalam
menyediakan sumber daya manusia di Unit Layanan Pengadaan (ULP), maka Unit
Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya berkomitmen untuk menjalankan Sistem
Penjaminan Mutu secara sungguh-sungguh dengan jalan:
1. Sesuai dengan ketentuan pelaksanaan penjaminan mutu di lingkungan UB, maka
Sekretaris Unit Layanan Pengadaan berfungsi sebagai Manajer Representattif (MR)
23 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
dalam menjalankan manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR,
dibentuklan Tim di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya.
2. Membudayakan sistem mutu di lingkungan Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Universitas Brawijaya dengan cara mensosialisasikan kepada seluruh unit kerja.
3. Berkoordinasi secara rutin dengan MR dan Tim dalam implementasi Sistem
Penjaminan Mutu .
4. Menyiapkan segala sumberdaya dalam mendukung implementasi Sistem Penjaminan
Mutu.
5. Melakukan audit internal implementasi sistem penjaminan mutu di Unit Layanan
Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayadan mematuhi Audit Intenal Mutu (AIM) yang
dilakukan oleh universitas melalui Pusat Jaminan Mutu (PJM).
5.2 Kepuasan Pelanggan
Selain untuk mencapai visi misi dan tujuan, bertekad memberikan pelayanan
kepada pelanggan sesuai motto Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya:
“Layanan Pengadaan Kredibel adalah Kepuasan Anda”.
Kepuasan pelanggan dipenuhi dengan memberikan produk yang dihasilkan melalui
proses bisnis seperti yang digambarkan pada Gambar 6 dan dijabarkan pada Tabel 2
berdasarkan kriteria minimal kelayakan masing-masing produk tersebut.
5.3 Kebijakan Mutu
Unit Layanan Pengadaan (ULP) mempunyai kebijakan mutu sebagai berikut.
Unit Layanan Pengadaan (ULP) akan melaksanakan proses Layanan Pengadaan (e-
Tender dan e-Catalog) dan bekerjasama dengan pihak terkait dalam rangka menyediakan
SDM dan sistem pengadaan secara elektronik yang bisa diterima oleh pengguna layanan
dengan menjamin mutu layanan sesuai persyaratan yang diajukan oleh pengguna jasa
layanan, dengan cara berupaya menjalankan sistem penjaminan mutu secara terus
menerus dan peningkatan mutu secara bertahap serta berkelanjutan. Dalam usaha
merealisasikan kebijakan di atas, dinyatakan dalam dokumen Renstra, Renop/Program
Kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB, serta didukung dengan adanya Manual Mutu
Unit Layanan Pengadaan (ULP).
Tim Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB merencanakan sistem mutu dengan
memperhatikan dua aspek utama yang meliputi sasaran mutu dan perencanaan SMM.
Dalam menentukan sasaran mutu, Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB harus memastikan
24 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
bahwa sasaran mutu termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk,
ditetapkan untuk fungsi dan tingkat yang relevan dalam organisasi.Dalam perencanaan
sistem manajemen mutu. Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB memastikan bahwa rencana
sistem manajemen mutu dijalankan dalam rangka memenuhi persyaratan yang diberikan
pada sasaran mutu. Selain itu keterpaduan sistem manajemen mutu akan tetap dipelihara
meskipun ada perubahan pada sistem manajemen mutu, antara yang direncanakan
dengan yang diterapkan.
5.4 Perencanaan Sistem Mutu
Perencanaan sistem mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi. Untuk mencapai visi
dan misi tersebut, maka disusunlah dokumen Rencana Strategis (Renstra), Program
Kerja (Proker)/Renop, Pedoman Pelaksanaan, Manual Mutu, Standar Mutu ULP dan/atau
Sasaran Mutu (Quality Objective), Manual-Manual Prosedur (MP) dan dokumen
pendukung lainnya.
Standar Mutu ULP disusun berdasarkan standar PJM Universitas, dengan maksud
agar memperlancar persiapan ULP dalam menghadapi Audit Internal dan Eksternal.
5.5 Tanggung jawab, Wewenang dan Komunikasi
Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Unit Layanan Pengadaan (ULP),
maka tanggung jawab dan wewenang masing-masing orang telah ditetapkan secara rinci
dan jelas.Selain itu dalam menjalankan sistem penjaminan mutu di ULP telah diangkat
Sekretaris II sebagai Manajer Representatif (MR) yang mempunyai tanggung jawab dan
wewenang mewakili Kepala ULP dalam menjalankan kegiatan penjaminan mutu sehari-
hari dibantu dengan Tim Unit Layanan Pengadaan (ULP).
Dalam rangka menjamin mutu pelayanan pendidikan maka Unit Layanan Pengadaan
(ULP) berkomitmen untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu secara sungguh-
sungguh dengan jalan:
1. Mengangkat Sekretaris II sebagai Manajer Representatif (MR) dalam menjalankan
manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR, menunjuk tim di Unit
Layanan Pengadaan (ULP).
2. Membudayakan sistem mutu di lingkungan Unit Layanan Pengadaan (ULP) dengan
cara mensosialisasikan kepada tenaga kependidikan, pokja, dan pelanggan yang
berkaitan.
25 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Tim Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB memastikan bahwa tanggung jawab dan
wewenang setiap pihak pelaksana kegiatan Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB telah
ditetapkan serta dikomunikasikan. Ketua Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB memiliki
tanggung jawab dan wewenang, di antaranya:
1. Memastikan bahwa proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu dibuat,
diterapkan dan dipelihara
2. Memastikan bahwa proses komunikasi yang sesuai telah ditetapkan dalam
organisasi sehingga terjadi komunikasi efektif dalam sistem manajemen mutu
3. Memastikan bahwa kebutuhan pengguna jasa terkait SPMI telah dirumuskan dan
dikomunikasikan pada seluruh elemen organisasi, sehingga secara sinergis pihak
terkait peduli untuk memenuhinya.
Deskripsi tugas yang terkait dengan SMM ditetapkan dan diterapkan pada
keseluruhan struktur organisasi.Adanya etika, hubungan, tanggung jawab pada dua
bidang bertujuan untuk memfasilitasi manajemen mutu yang efektif dan
komunikatif.Untuk pencapaian kebijakan dan sasaran mutu, setiap elemen dalam
organisasi dituntut untuk berkontribusi dalam peningkatan mutu.
Komunikasi yang efektif dan efisien tentang kebijakan mutu, persyaratan, sasaran
dan kinerja dalam sistem manajemen mutu ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja
organisasi dan semua elemen organisasi mencapai sasaran yang ditargetkan.Komunikasi
ini juga mencakup komunikasi dengan pihak dalam dan luar organisasi.Manajemen juga
dituntut untuk mengkomunikasikan hasil pencapaian sasaran mutu dan evaluasi
pencapaiannya serta pemenuhan kepuasan pelanggan. Beberapa bentuk komunikasi :
a. Rapat rutin MR dengan tim minimal 1x dalam 3 bulan.
b. Rapat manajemen : Kepala ULP, Sekretariat, MR, dan tim pendukung, minimal 1x
dalam 6 bulan.
c. Umpan balik dari seluruh anggota pelanggan minimal 1 kali dalam 1 tahun misal
respon balik dari unit kerja/fakultas, e-helpdesk
Komunikasi dengan pelanggan dilakukan melalui pengumuman, undangan tertulis,
website, pertemuan berupa rapat koordinasi.
5.6 Tinjauan Manajemen
Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya melaksanakan tinjauan
manajemen baik internal maupun eksternal/AIM.Tinjauan manajemen internal dilakukan
26 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
secara periodik sekurang-kurangnya satu kali dalam sebulan sedangkan Tinjauan
manajemen Eksternal/AIM dilakukan secara periodik sekurang-kurangnya satu kali dalam
setahun.
Tinjauan ini memberi peluang untuk peningkatan, perbaikan, dan perubahan
kebutuhan sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu.
Tinjauan ini dilakukan setelah selesai dilakukan Audit Internal Mutu (AIM) dengan cara
mengadakan pertemuan/rapat koordinasidalam rangka mengevaluasi hasil AIM,
memperbaiki jika ada ketidaksesuaian, mencegah produk yang tidak sesuai untuk
meningkatkan kinerja dengan jalan merekomendasikan langkah-langkah yang harus
diambil.
Input untuk tinjauan manajemen meliputi: hasil audit, umpan balik dari pelanggan,
kinerja proses, dan produk yang terkait, status dari tindakan pencegahan dan perbaikan,
tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang dapat mempengaruhi
sistem manajemen mutu serta rekomendasi untuk peningkatan mutu. Sedangkan output
dari tinjauan manajemen meliputi keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan:
perbaikan yang efektif dari dalam manajemen mutu dan prosesnya, perbaikan produk
yang sesuai dengan keinginan pelanggan dan sumber daya yang dibutuhkan.
Secara garis besar prosedur tinjauan manajemen adalah berdasarkan hasil audit
dan umpan balik pelanggan bila ada produk yang tidak sesuai, tim GJM bersama MR akan
menilai kinerja proses yang telah dilakukan. Hasil penilaian ini akan disampaikan pada
rapat tinjauan manajemen yang melibatkan Seluruh structural Unit Layanan Pengadaan
(ULP) Universitas Brawijaya. Hasil tinjauan manajemen ini harus didokumentasikan
rekaman dari tinjauan manajemen dipelihara dengan baik, dicatat, didokumentasikan,
serta ditindaklanjuti.
6 PENGELOLAAN SUMBER DAYA
6.1 Ketersediaan Sumber Daya
Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayamengidentifikasi kebutuhan
sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung proses utama (bisnis proses) dalam
pengadaan barang dan jasa di lingkungan universitas Brawijaya. Adapun data sumber
daya manusia pada structural Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
sebagai berikut :
27 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Tabel 4. Sumber Daya Manusia (SDM) pada
Unit Layanan Pengadaan (ULP) - Universitas Brawijaya
No Nama NIP Pend.
terakhir
Tahun
Masuk Jabatan Email
1. Dr. Ir. Achmad As’ad
Sonief, MT
19591128 198710 1 001 S3 1987 Ketua ULP [email protected]
.id
2. Muchammad Rikhi
Toufan, ST
860601 1321 0382 S1 Teknik
Arsitektur
2009 Sekretaris
ULP
riecyarch@ub
.ac.id
3. Khoirul Azhar, ST 19810709 200910 1 002 S1 Teknik
Sipil
2004 Sekretaris
ULP
Khoirul_azha
4. Hari Mulyanto 19760627 200710 1 001 SMA 1999 Staf ULP haripengadaa
5. Eko Wahyudi, SH 820425 13 2 1 0224 S1 Hukum 2008 Staf ULP exwahyudi@
ub.ac.id
6. Joko Sumahdiawan, SE 830307 13 2 1 0225 S1 Ekomoni 2008 Staf ULP joksuma@ub
.ac.id
7. Mahfud 830317 13 2 1 0619 SMK 2010 Staf ULP mahfudpeng
.id
8. Edi Sunandar 820412 13 2 1 0616 SMK 2010 Staf ULP edypengadaa
9. Virga M.R., S.Kom 201404 820829 21001 S1 Teknik
Informatika
2014 Staf ULP virgakoe@ub
.ac.id
10. Zahra Firdausyia, SE 201404 891220 22001 S1 Ekonomi 2014 Staf ULP yachrow@ub.
ac.id
Keterangan :
Dari data SDM Unit Layanan Pengadaan (ULP) tercatat sampai September 2014, terlihat bahwa sebagian kecil
telah berpendidikan S3 (1 Orang) S1 (6 Orang) sedangkan yang berpendidikan SMA/SMK = 3 Orang.
28 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Tabel 5. Sumber Daya Manusia (SDM)
Berdasarkan Tugas pokok dan fungsi
No Nama Pend. Jabatan Standart Tugas
Pokok dan Fungsi
Pengalaman
Pelatihan
Pengadaan
Analisa
Komp.
1. Dr. Ir. Achmad
As’ad Sonief, MT
S3 Kepala
ULP
Memimpin dan
mengkoordinasikan
seluruh kegiatan
ULP;
Menyusun dan
melaksanakan
strategi pengadaan
barang/jasa ULP;
Menyusun program
kerja dan anggaran
ULP;
Mengawasi seluruh
kegiatan pengadaan
barang/jasa di ULP
dan melaporkan
apabila ada
penyimpangan
dan/atau indikasi
penyimpangan;
Membuat laporan
pertanggungjawaba
n atas pelaksanaan
kegiatan pengadaan
barang/jasa kepada
Menteri melalui
Pejabat Eselon I
terkait;
Melaksanakan
pengembangan dan
Pendidikan dan
Pelatihan
Kepemimpinan
(Diklatpim) Tingkat
III
Pelatihan dan
Ujian Nasional
Sertifikasi
Pengadaan Barang
dan Jasa di
Universitas
Airlangga (Tahun
2009)
Pelatihan
Pengadaan
Barang/Jasa
Layanan
Pengadaan Secara
Elektronik (LPSE)
Dikti –Kemdiknas
Jakarta Di Kota
Batu (Tahun 2009)
Pelatihan Training
Of Trainer (TOT)
e-procurement
Pemkot Surabaya
Di Job Placement
Centre Universitas
Brawijaya
v
29 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
No Nama Pend. Jabatan Standart Tugas
Pokok dan Fungsi
Pengalaman
Pelatihan
Pengadaan
Analisa
Komp.
pembinaan Sumber
Daya Manusia ULP;
Menetapkan Pokja
ULP;
Menugaskan
anggota Pokja ULP
sesuai dengan
beban kerja
masing-masing;
Mengusulkan
penempatan/
pemindahan/
pemberhentian
anggota ULP
kepada Pejabat
Eselon I terkait;
Mengusulkan
pengangkatan Tim
Teknis dan Staf
Pendukung ULP
kepada Pejabat
Eselon I terkait;
Mengusulkan
penetapan
pemenang kepada
Menteri untuk
Penyedia
Barang/Pekerjaan
Konstruksi/Jasa
Lainnya yang
bernilai di atas Rp
100.000.000.000,-
(Februari 2010)
Pelatihan Layanan
Pengadaan Secara
Elektronik (LPSE)
e-procurement Di
LKPP Jakarta
Jakarta
(Nopember2010)
Sosialisasi LPSE (e
-procurement) di
Lingkungan
Universitas
Brawijaya
(Desember 2010)
30 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
No Nama Pend. Jabatan Standart Tugas
Pokok dan Fungsi
Pengalaman
Pelatihan
Pengadaan
Analisa
Komp.
(seratus milyar
rupiah) melalui
Pejabat Eselon I
terkait;
Mengusulkan
penetapan
peringkat teknis
untuk Penyedia
Jasa Konsultansi
yang bernilai di atas
Rp
10.000.000.000,-
(sepuluh milyar
rupiah) melalui
Pejabat Eselon I
terkait; dan
Menyampaikan hasil
pemilihan penyedia
barang/jasa yang
telah dilaksanakan
oleh Pokja ULP
kepada PPK.
Kepala dapat
merangkap dan
bertugas sebagai
anggota Pokja ULP
2 Muchammad Rikhi
Toufan, ST
S1 Sekretaris
ULP
Melaksanakan
pengelolaan urusan
keuangan,
kepegawaian,
ketatausahaan,
Pelatihan
Pengadaan
Barang/Jasa
Layanan
Pengadaan Secara
v
31 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
No Nama Pend. Jabatan Standart Tugas
Pokok dan Fungsi
Pengalaman
Pelatihan
Pengadaan
Analisa
Komp.
perlengkapan, dan
rumah tangga ULP;
Mengiventarisasi
paket-paket yang
akan dilelangkan/
diseleksi;
Menyiapkan dokumen
pendukung dan
informasi yang
dibutuhkan Pokja
ULP;
Memfasilitasi
pelaksanaan
pemilihan penyedia
barang/jasa yang
dilaksanakan oleh
Pokja ULP;
Mengagendakan dan
mengkoordinasikan
sanggahan yang
disampaikan oleh
penyedia
barang/jasa;
Mengelola sistem
pengadaan dan
sistem informasi data
manajemen
pangadaan untuk
mendukung
pelaksanaan
pengadaan
barang/jasa;
Elektronik (Lpse)
Pusat Jakarta Di
Kota Batu (Tahun
2009)
Pelatihan Training
Of Trainer e-
procurement
Pemkot Surabaya
Di Job Placement
Centre Of
Brawijaya
University
(Februari 2010)
Pelatihan e-
procurement Di
Pemerintah Kota
Surabaya Di
Pemkot Surabaya
(Juni 2010)
Pelatihan Layanan
Pengadaan Secara
Elektronik (LPSE)
e-procurement Di
Lkpp Pusat Jakarta
Di LKPP Jakarta
(Nopember 2010)
Sosialisasi LPSE (e
-procurement)
Seluruh Fakultas
Universitas
Brawijaya Di
Universitas
32 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
No Nama Pend. Jabatan Standart Tugas
Pokok dan Fungsi
Pengalaman
Pelatihan
Pengadaan
Analisa
Komp.
Mengelola dokumen
pengadaan
barang/jasa;
Melakukan evaluasi
terhadap pelaksanaan
pengadaan dan
menyusun laporan
evaluasi;
Menyusun laporan
pelaksanaan
pengadaan
barang/jasa; dan
Menyiapkan dan
mengkoordinasikan
tim teknis dan staf
pendukung ULP
dalam proses
pengadaan
barang/jasa.
4) Sekretaris dapat
merangkap dan
bertugas sebagai
anggota Pokja ULP.
Brawijaya Malang,
Jawa Timur
(Desember 2010)
3 Khoirul Azhar, ST S1 Sekretaris
ULP
Melaksanakan
pengelolaan urusan
keuangan,
kepegawaian,
ketatausahaan,
perlengkapan, dan
rumah tangga ULP;
Mengiventarisasi
paket-paket yang
Pelatihan dan ujian
nasional
pengadaan barang
dan jasa di
Universitas
Brawijaya (tahun
2010)
Pelatihan
Pengadaan
v
33 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
No Nama Pend. Jabatan Standart Tugas
Pokok dan Fungsi
Pengalaman
Pelatihan
Pengadaan
Analisa
Komp.
akan dilelangkan/
diseleksi;
Menyiapkan dokumen
pendukung dan
informasi yang
dibutuhkan Pokja
ULP;
Memfasilitasi
pelaksanaan
pemilihan penyedia
barang/jasa yang
dilaksanakan oleh
Pokja ULP;
Mengagendakan dan
mengkoordinasikan
sanggahan yang
disampaikan oleh
penyedia
barang/jasa;
Mengelola sistem
pengadaan dan
sistem informasi data
manajemen
pangadaan untuk
mendukung
pelaksanaan
pengadaan
barang/jasa;
Mengelola dokumen
pengadaan
barang/jasa;
Melakukan evaluasi
Barang/Jasa
Layanan
Pengadaan Secara
Elektronik (Lpse)
Pusat Jakarta Di
Kota Batu (Tahun
2009)
Pelatihan Training
Of Trainer e-
procurement
Pemkot Surabaya
Di Job Placement
Centre Of
Brawijaya
University
(Februari 2010)
Pelatihan e-
procurement Di
Pemerintah Kota
Surabaya Di
Pemkot Surabaya
(Juni 2010)
Pelatihan Layanan
Pengadaan Secara
Elektronik (LPSE)
e-procurement Di
Lkpp Pusat Jakarta
Di LKPP Jakarta
(Nopember 2010)
Sosialisasi LPSE (e
-procurement)
Seluruh Fakultas
34 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
No Nama Pend. Jabatan Standart Tugas
Pokok dan Fungsi
Pengalaman
Pelatihan
Pengadaan
Analisa
Komp.
terhadap pelaksanaan
pengadaan dan
menyusun laporan
evaluasi;
Menyusun laporan
pelaksanaan
pengadaan
barang/jasa; dan
Menyiapkan dan
mengkoordinasikan
tim teknis dan staf
pendukung ULP
dalam proses
pengadaan
barang/jasa.
Sekretaris dapat
merangkap dan
bertugas sebagai
anggota Pokja ULP.
Universitas
Brawijaya Di
Universitas
Brawijaya Malang,
Jawa Timur
(Desember 2010)
4 Eko Wahyudi, SH S1 Staf Membantu Panitia
Dalam Pembuatan
Dokumen Lelang
Membantu Proses
Pelaksanaan Lelang
Membantu
Pembuatan Dokumen
Kontrak
Trainer LPSE
Tim Verifikator LPSE
Pelatihan Training
Of Trainer e-
procurement
pemkot surabaya
di job placement
center (jpc)
universitas
brawijaya (tahun
2010)
Pelatihan training
of trainer e-
procurement di
pemkot surabaya
v
35 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
No Nama Pend. Jabatan Standart Tugas
Pokok dan Fungsi
Pengalaman
Pelatihan
Pengadaan
Analisa
Komp.
(tahun 2010)
Pelatihan lpse e-
procurement di
lkpp - jakarta
(tahun 2010)
Sosialisasi lpse (e-
procurement)
seluruh fakultas
dilingkungan
universitas
brawijaya (tahun
2010)
5 Joko
Sumahdiawan, SE
S1 Staf Panitia Pengadaan
Barang dan Jasa.
Membantu Proses
Pelaksanaan Lelang.
Membantu
Pembuatan Dokumen
Kontrak
Pelatihan Training
Of Trainer e-
procurement
Pemkot Surabaya
Di Job Placement
Center (JPC)
Universitas
Brawijaya (Tahun
2010)
Pelatihan/Manage
ment Training Lpse
e-procurement Di
Lkpp Pusat -
Jakarta Selatan
(09 - 12 Nopember
2010)
Sosialisasi LPSE (e-
procurement)
Seluruh Fakultas Di
Lingkungan
v
36 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
No Nama Pend. Jabatan Standart Tugas
Pokok dan Fungsi
Pengalaman
Pelatihan
Pengadaan
Analisa
Komp.
Universitas
Brawijaya
(Desember 2010)
6 Hari Mulyanto SMA Staf Panitia Pengadaan
Barang dan Jasa.
Memmbantu Proses
Pelaksanaan Lelang.
Membantu
Pembuatan Dokumen
Kontrak
Pelatihan Dan
Ujian Pengadaan
Barang Dan Jasa
(I-M Here) Di
Yogyakarta (Tahun
2010)
Ujian Pengadaan
Barang Dan Jasa
Di Unair Surabaya
(Tahun 2010)
Ujian Pengadaan
Barang Dan Jasa
Di Universitas
Brawijaya (Tahun
2010)
Pelatihan
Management
Training
Pengadaan Secara
Elektronik (e-proc)
Di LPSE-UB (03-07
Januari 2011)
v
7 Mahfud SMK Staf Panitia Pengadaan
Barang dan Jasa.
Memmbantu Proses
Pelaksanaan Lelang.
Membantu
Pembuatan Dokumen
Kontrak
Pelatihan
Management
Training
Pengadaan Secara
Elektronik (E-Proc)
Di Lpse-Ub (03-07
Januari 2011)
v
37 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
No Nama Pend. Jabatan Standart Tugas
Pokok dan Fungsi
Pengalaman
Pelatihan
Pengadaan
Analisa
Komp.
8 Edi Sunandar SMK Staf Panitia Pengadaan
Barang dan Jasa.
Memmbantu Proses
Pelaksanaan Lelang.
Membantu
Pembuatan Dokumen
Kontrak
Pelatihan
Management
Training
Pengadaan Secara
Elektronik ( E-
Proc) Di Lpse
Universitas
Brawijaya (03-07
Januari 2011)
Pendidikan Dan
Pelatihan
Kesekretarisan
Perguruan Tinggi
Universitas
Brawijaya (29-30
April 2011)
v
9 Virga M.R., S.Kom S1 Staf a. Membuat Paket
Kelompok Kerja
(Pokja) LPSE.
b. Membantu Proses
Pelaksanaan Lelang.
c. Mengelola Website
ULP
d. e-Helpdesk LPSE
v
10 Zahra Firdausyia,
SE
S1 Staf a. Verifikasi Penyedia
Pengadaan
Barang/Jasa LPSE
b. Membantu Proses
Pelaksanaan Lelang.
v
38 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Analisis Jabatan (Job Analysis)
Sumber Daya Manusia (SDM) Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
No Nama Jabatan di
BAK
Education Skill Experience Training
Requirement
Actually
Gap Analy
sis
Follow Up
Requirement Actually
Gap Analy
sis
Follow Up
Requirement Actually Gap
Analysis
Follow Up
Requirement Actually
Gap Analy
sis
Follow Up
1 Dr. Ir.
Achmad As’ad Sonief,
MT
Kepala ULP S3 S3 √ Tidak
Ada
Manajemen
(baik)
baik √ Learnin
g by doing
Pernah
mengikuti pelatihan
LKPP tentang
pengadaan barang dan
jasa
Pernah
mengikuti pelatihan
LKPP
tentang pengadaan
barang dan jasa
√ Learnin
g by doing
Sertifikat Ahli
pengadaan barang dan
jasa
pemerintahan, Aplikasi
LPSE
√ √ Learning
by doing
Gol III/d Gol
III/d
√ Tidak
Ada
TIK (baik) baik √ Refres
hing
2 Much. Rikhi
Toufan, ST
Sek. ULP S1 S1 √ Tidak
Ada
Manajemen
(baik)
TIK (baik)
baik √ Learnin
g by
doing
Pernah
mengikuti
pelatihan LKPP tentang
pengadaan barang dan
jasa,
Pernah
mengikuti
pelatihan LKPP
tentang pengadaan
barang dan
jasa
√ Learnin
g by
doing
Sertifikat Ahli
pengadaan
rang dsan jasa
pemerintahan, Aplikasi
LPSE
√ √ Learning
by doing
3 Khoirul
Azhar, ST
Sek. ULP S1 S1 √ Tidak
Ada
Manajemen
(baik) TIK (baik)
baik √ Learnin
g by doing
Pernah
mengikuti pelatihan
LKPP tentang
pengadaan barang dan
jasa
Pernah
mengikuti pelatihan
LKPP
tentang pengadaan
barang dan jasa
√ Learnin
g by doing
Sertifikat Ahli
pengadaan rang dsan
jasa
pemerintahan, Aplikasi
LPSE
√ √ Learning
by doing
39 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Analisis Jabatan (Job Analysis)
No Nama Jabatan di BAK
Education Skill Experience Training
Requirement
Actually
Gap Analy
sis
Follow Up
Requirement Actually
Gap Analy
sis
Follow Up
Requirement Actually Gap
Analysis
Follow Up
Requirement Actually
Gap Analy
sis
Follow Up
4 Eko Wahyudi,
SH
Staff ULP S1/SMA/
SMK
S1 √ Tidak
Ada
Manajemen
(baik) TIK (baik)
baik √ Learnin
g by doing
Pernah
mengikuti pelatihan
LKPP tentang pengadaan
barang dan
jasa
Pernah
mengikuti pelatihan
LKPP tentang
pengadaan
barang dan jasa
√ Learnin
g by doing
Sertifikat Ahli
pengadaan rang dsan
jasa pemerintahan
, Aplikasi
LPSE
√ √ Learning
by doing
5 Joko
Sumahdiawan, SE
Staff ULP S1/SMA/
SMK
S1 √ Tidak
Ada
Manajemen
(baik) TIK (baik)
baik √ Learnin
g by doing
Pernah
mengikuti pelatihan
LKPP tentang pengadaan
barang dan jasa
Pernah
mengikuti pelatihan
LKPP tentang
pengadaan barang dan
jasa
√ Learnin
g by doing
Sertifikat Ahli
pengadaan rang dsan
jasa pemerintahan
, Aplikasi LPSE
√ √ Learning
by doing
6 Hari Mulyanto Staff ULP S1/SMA/SMK
SMA √ Tidak Ada
Manajemen (baik)
TIK (baik)
baik √ Learning by
doing
Sertifikat Ahli pengadaan
rang dsan
jasa pemerintahan
, Aplikasi LPSE
√ √ Learning by doing
7 Edi Sunandar Staff ULP S1/SMA/
SMK
SMK √ Tidak
Ada
Manajemen
(baik) TIK (baik)
baik √ Learnin
g by doing
Sertifikat Ahli
pengadaan rang dsan
jasa pemerintahan
, Aplikasi
LPSE
√ √ Learning
by doing
40 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Analisis Jabatan (Job Analysis)
Sumber Daya Manusia (SDM) Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
No Nama Jabatan di BAK
Education Skill Experience Training
Requirement
Actually
Gap Analy
sis
Follow Up
Requirement Actually
Gap Analy
sis
Follow Up
Requirement Actually Gap
Analysis
Follow Up
Requirement Actually
Gap Analy
sis
Follow Up
8 Mahfud Staff ULP
S1/SMA/SMK
SMK √ Tidak Ada
Manajemen (baik)
TIK (baik)
baik √ Learning by doing
Sertifikat Ahli pengadaan
rang dsan
jasa pemerintahan
, Aplikasi LPSE
√ √ Learning by doing
9 Virga M.R.,
S.Kom
Staff
ULP
S1/SMA/
SMK
S1 √ Tidak
Ada
Manajemen
(baik) TIK (baik)
baik √ Learning
by doing
Sertifikat Ahli
pengadaan rang dsan
jasa pemerintahan
, Aplikasi
LPSE
√ √ Learning
by doing
10 Zahra
Firdausyia, SE
Staff
ULP
S1/SMA/
SMK
S1 √ Tidak
Ada
Manajemen
(baik)
TIK (baik)
baik √ Learning
by doing
Sertifikat Ahli
pengadaan
rang dsan jasa
pemerintahan, Aplikasi
LPSE
√ √ Learning
by doing
Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Universitas Brawijaya
41 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
6.2 Ketersediaan Sarana dan Prasarana
Tabel 6. Sarana dan Prasarana Unit Layanan Pengadaan (ULP) - Universitas Brawijaya
Ruang Kepala Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
NO JENIS PERALATAN JUMLAH KONDISI KETERANGAN
1 Komputer (PC) 1 unit Baik
2 Printer 2 unit Baik
3 Scanner 1 unit Baik
4 AC 1 unit Baik
5 laptop 1 unit Baik
6 Telephon 1 unit Baik
7 Meja kerja 1 unit Baik
8 Kursi 3 unit Baik
9 Almari 6 unit Baik
10 Locker 1 unit Baik
Tabel 6. Sarana dan Prasarana
Unit Layanan Pengadaan (ULP) - Universitas Brawijaya
Ruang Staff Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
NO JENIS PERALATAN JUMLAH KONDISI KETERANGAN
1 Komputer (PC) 10 unit Baik
2 Printer 10 unit Baik
3 Scanner 2 unit Baik
4 AC 1 unit Baik
5 Fotocopy 1 unit Baik
6 Telephon + Fax 2 unit Baik
7 Camera 3 unit Baik
8 Handycam 1 unit Baik
9 Mesin ketik elektrik 1 unit Baik
10 Meja kerja 10 unit Baik
11 Kursi 12 unit Baik
12 Almari 2 unit Baik
Ruang Bidding Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
1 Komputer (PC) 2 unit Baik
2 Kursi 2 unit Baik
42 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Tabel 6. Sarana dan Prasarana
Unit Layanan Pengadaan (ULP) - Universitas Brawijaya
Ruang Pokja Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
NO JENIS PERALATAN JUMLAH KONDISI KETERANGAN
1 Komputer (PC) 9 unit Baik
2 Printer 1 unit Baik
3 LCD Proyektor 1 unit Baik
4 Layar LCD 1 unit Baik
5 AC 1 unit Baik
6 Meja kerja 6 unit Baik
7 Kursi 9 unit Baik
8 Almari 2 unit Baik
6.3 Kompetensi dan Pelatihan
Sumber daya manusia yang dibutuhkan di Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Universitas Brawijaya harus memenuhi kompetensi yang telah ditetapkan. Adapun data
kompetensi beserta kebutuhan (gap analysis) sumber daya manusia baik Tenaga
fungsional maupun tenaga structural Universitas Brawijaya. Sumber daya manusia
khususnya dosen di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayajuga akan selalu
dievaluasi baik oleh pelanggan maupun unit/lembaga/fakultas.
6.4 Infrastruktur dan Lingkungan Kerja
Unit Layanan Pengadaan (ULP) menyediakan dan memelihara infrastruktur yang
diperlukan untuk mempermudah pelaksanaan proses layanan pengadaan, serta layanan
administrasi dalam pencapaian sistem manajemen mutu. Infrastruktur mencakup sarana
dan prasarana, yang penggunaannya diupayakan untuk meningkatkan efektivitas
kinerja.Sarana yang dibutuhkan meliputi ruang kerja.Sementara itu, prasarana yang
disediakan meliputi mejakerja, alat kerja,perangkat informasi dan teknologi.Dalam
penetapan infrastruktur dan lingkungan kerja digunakan pertimbangan sebagai berikut
yakni dengan melihat sumber daya yang diperlukan untuk keberlangsungan kinerja maka
perlu disesuaikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan dengan fungsi, kinerja, sasaran,
kemampuan pengadaan dan pemeliharaan, pembiayaan operasional, keamanan dan
pembaharuan.
Universitas berperan dalam penyediaan yang meliputi: menetapkan tanggung jawab
dan wewenangn untuk kegiatan pelaksanaan, pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan
43 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
instalasi. Sedangkan pihak ULP harus menentukan program perencanaan, penyediaan dan
pemeliharaan sarana prasarana, dan analisis resiko terkait dengan keamanan,
keselamatan dan kebersihan. Penggunaan dan pemeliharaan menjadi hak dan tanggung
jawab ULP. Sarana, prasana dan barang milik negara yang telah rusak dan tidak dapat
digunakan harus dikelola sesuai aturan yang berlaku.
Dokumen terkait dengan sarana prasarana ada pada Dokumen Pendukung Borang
Kinerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) standar 6sertaManual Prosedur Penanganan
Barang dan Aset Inventaris
6.5 Lingkungan Ruangan dan Suasana Kerja
Unit Layanan Pengadaan (ULP) menyusun sistem pengembangan suasana kerja
yang nyaman dan produktif bagi karyawan yang bisa mempengaruhi pencapaian prestasi
layanan yang maksimal. ULP menciptakan, dan memfasilitasi pengembangan suasana
layanan dalam bentuk: (1) Adanya kebijakan dan strategi; (2) Program implementasi
yang terjadwal; (3) Pengerahan sumber daya; (4) Monitoring dan evaluasi; (5) Tindak
lanjut untuk langkah perbaikan secara berkelanjutan.
Peran ULP dalam penciptaan suasana kerja diimplementasikan dalam bentuk:
1. Kebijakan tentang suasana kerja,
2. Menyediakan sarana dan prasarana,
3. Dukungan dana,
4. Kegiatan layanan yang mendorong interaksi layanan antara pokja dan staf untuk
pengembangan perilaku profesional.
7. REALISASI LAYANAN
7.1 Perencanaan Layanan
Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya telah merencanakan jasa
layanan sesuai dengan Manual Prosedur yang telah dibuat. Perencanaan pemenuhan
layanan harus berjalan sesuai dengan persyaratan proses dari sistem manajemen mutu
yang telah ditetapkan sebagai berikut:
a) Kebutuhan dalam penetapan layanan, dokumentasi dan penyediaan layanan.
b) Melakukan verifikasi, validasi, pemantauan dan tindakan berkelanjutan untuk
memperoleh layanan yang lebih baik melalui boring yang terkait didalam Manual
Prosedur.
c) Mengumpulkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan sebagai bukti proses
pelayanan telah memenuhi persyaratan.
44 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
7.2 Proses terkait dengan Pelanggan
Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya telah menentukan
persyaratan realisasi layanan yang dilakukan peninjauan persyaratan secara berkala,
maka dari itu Unit Layanan Pengadaaan (ULP) Universitas Brawijaya menentukan:
a) Mencakup persyaratan ketepatan waktu proses, mutu isi, kuantitas, akuntabilitas
yang telah ditinjau.
b) Persyaratan dari Undang-undang dan peraturan yang berhubungan dengan
produk.
c) Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB menentukan persyaratan lainnya.
8. PENINGKATAN BERKELANJUTAN
8.1 UMUM
Layanan e-Procurement Bagian Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas
Brawijaya melakukan kegiatan peningkatan berkelanjutan dalam memberikan pelayanan
prima kepada pelanggan. Peningkatan berkelanjutan dapat dilakukan melalui kegiatan
audit internal, analisis data, pemantauan dan pengukuran proses, rapat tinjauan
manajemen, dan sebagainya.
8.2 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN
Audit Mutu Internal
a) Program audit internal dibuat oleh Manajement Representatif (MR) dan disahkan
oleh Kepala Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya untuk
memastikan bahwa semua aspek Sistem Manajemen Mutu diaudit secara periodik
setiap periode lelang berakhir.
b) Audit ditetapkan berdasarkan pengalaman sebelumnya, status dan pentingnya
kegiatan yang diaudit, dengan mengingat bahwa setiap unsur Sistem Manajemen
Mutu harus diaudit sekurang-kurangnya setiap periode pelaksanaan lelang
berakhir.
c) Audit harus dilaksanakan oleh personel yang memenuhi kualifikasi yang ditetapkan
dan tidak bertanggung jawab langsung dibidang yang diaudit.
d) Hasil-hasil audit harus didokumentasikan dan diberitahukan kepada penanggung
jawab bidang yang bersangkutan.
45 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
e) Bagian yang bertanggung jawab untuk bidang yang diaudit harus menentukan
agar tindakan koreksi yang tepat dilaksanakan terhadap ketidaksesuaian yang
ditemukan selama pelaksanaan audit.
f) Tindak lanjut harus dilakukan untuk memverifikasi dan merekam bahwa tindakan
koreksi telah dilakukan dengan efektif. Bila hasil tindakan koreksi belum
memuaskan, maka tindakan koreksi harus terus dilakukan sampai diperoleh hasil
yang memuaskan.
g) Disamping audit internal, terhadap Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan, juga
dilakukan audit oleh badan sertifikasi eksternal dengan periode / frekuensi
pelaksanaan sesuai jadwal yang ditentukan dari badan sertifikasi.
Pemantauan Kepuasan Pelanggan
a) Pengukuran kepuasan pelanggan dipantau antara lain dengan cara : melakukan
survey dengan memberikan kuisioner, melakukan kunjungan atau kontak dengan
Pejabat Pembuat Komitmen(PPK), peserta lelang dan panitia lelang, menyimpan
arsip keluhan baik dari PPK, peserta lelang maupun pelanggan. Hasil pemantauan
kepuasan pelanggan tersebut direkam dan disimpan oleh Bagian Helpdesk.
b) Keluhan pelanggan yang masuk ditampung di bagian Helpdesk untuk
ditindaklanjuti ke bagian pelayanan terkait. Seluruh tindak lanjut keluhan dipantau
efektivitas penerapannya untuk menjamin keluhan/permasalahan yang sama tidak
terulang.
c) Bagian Helpdesk mencatat seluruh keluhan dan permintaan informasi yang
diminta oleh pengguna e-Procurement dalam Log Informasi dan Keluhan
termasuk penyelesaiannya apabila penyelesaian itu merupakan kewenangannya.
Pengukuran dan Pemantauan Proses dan Pelayanan
Pemantauan proses dilakukan dengan mengukur parameter pada setiap tahapan
proses lelang yang mempengaruhi mutu dengan metode yang sesuai. Pemantauan
dilakukan dengan mengevaluasi seluruh pelaksanaan lelang secara periodik, seperti
kesesuaian jadwal lelang dengan pelaksanaannya dan efektivitas pelaksanaan
lelangnya.
8.3 ANALISIS DATA
Penanggung jawab pada setiap bagian harus menetapkan data apa yang akan
diolah, bagaimana metode analisisnya, penyajian hasil analisis, frekuensi analisis
46 D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
dan oleh siapa analisis tersebut dilaksanakan, serta melakukan analisis data untuk
memperagakan kesesuaian dan keefektifan system manajemen mutu.
Analisis data harus memberikan informasi yang berkaitan dengan :
a) Kepuasan Pelanggan
b) Kesesuaian pada persyaratan pelayanan
c) Karakteristik dan kecenderungan proses pelayanan termasuk usaha untuk
selalu meningkatkan pada proses serta peluang untuk tindakan pencegahan.
8.4 KETIDAKSESUAIAN PELANGGAN
Ketidaksesuaian yang penyelesaiannya merupakan tanggungjawab seksi e-Proc
hanyalah ketidaksesuaian yang berhubungan dengan software dan hardware.
Untuk ketidaksesuaian yang tidak berhubungan dengan hardware dan software
pendukung e-Proc maka pihak e-Proc hanya menyediakan fasilitas penyelesaian
saja.
8.5 TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN
a) Semua staf dan bagian terkait bertanggung jawab terhadap pendeteksian
ketidaksesuaian terhadap proses yang telah ditentukan dalam dokumen sistem
mutu.
b) Koordinator bagian terkait menentukan penyebab ketidaksesuaian dan menilai
kebutuhan tindakan perbaikan yang harus dilakukan.
c) Analisis berbagai informasi dari laporan proses, audit maupun keluhan pelayanan
dari Panitia Lelang dan Rekanan dilakukan untuk mengidentifikasi diperlukannya
tindakan pencegahan yang diperlukan.
d) Tindakan koreksi dan pencegahan yang dilaksanakan harus dipantau dan ditinjau
keefektifannya.
e) Catatan/ arsip ketidaksesuaian dan tindak lanjutnya disampaikan kepada
Management Representative sebagai masukan untuk Rapat Tinjauan Manajemen.
8.6 PERBAIKAN BERLANJUT
Perbaikan berlanjut dilakukan dengan analisis data antara lain mengenai:
a) Keefektifan sistem mutu.
b) Keluhan pelanggan, langsung atau tidak langsung.
c) Hasil evaluasi dari pemantauan kegiatan lelang.
d) Pemantauan tindakan perbaikan seluruh laporan permasalahan yang ada.
Top Related