KORPS SUKARELA PALANG MERAH INDONESIAUNIVERSITAS PADJADJARAN
Student Center Kavling 23 Jalan Raya Bandung - Sumedang KM 21 Jatinangor
TATA TERTIB SURAT MENYURAT
UKM KSR PMI UNPAD 2010/2011
I. PENOMORAN SURAT ORGANISASIONAL
Nomor surat/ Jenis surat/Pembuat surat /KSR PMI Unpad/ Bulan/ Tahun
pembuatan
Contoh :
001/k-a/Komandan/KSR PMI Unpad/X/2010
Keterangan :
001 Nomor surat yang dikeluarkan
Penomoran surat berdasarkan pada jenis surat yang dikeluarkan.
k-a Jenis Surat :
k-a : Surat keputusan/ketetapan
k-b : Surat keterangan
k-c : Surat pemberitahuan
k-d : Surat undangan
k-e : Surat tugas/mandat
k-f : Surat izin tempat/alat
k-g : Surat laporan
k-h : Surat permohonan bantuan dana
k-i : Surat perintah
k-j : Surat izin kegiatan
Komandan pembuat surat
KSR PMI Unpad Korps Sukarela Palang Merah Indonesia unit Universitas
Padjadjaran
X Bulan Pembuatan surat (dalam romawi)
2010 Tahun pembuatan surat
II. PENOMORAN SURAT KEPANITIAAN
Nomor surat/Jenis surat /Nama kepanitiaan/ KSR PMI Unpad/ Bulan / Tahun
pembuatan
Contoh :
001/k-j/D’Faid Competition/KSR PMI Unpad/X/2010
KORPS SUKARELA PALANG MERAH INDONESIAUNIVERSITAS PADJADJARAN
Student Center Kavling 23 Jalan Raya Bandung - Sumedang KM 21 Jatinangor
Keterangan :
1. Aturan penomoran surat kepanitiaan sama dengan
penomoran surat organisasional. Perbedaannya hanya pada dicantumkannya
nama kepanitiaan dan penomoran surat tidak berdasarkan pada jenis surat yang
dikeluarkan.
III.PENOMORAN SURAT YANG DITUJUKAN UNTUK KE PMI
Penomoran surat yang ditujukan untuk PMI sama dengan penomoran surat
organisasional.
IV. MEKANISME PENGELUARAN SURAT
1. Surat-surat organisasional hanya dikeluarkan oleh Komandan KSR PMI Unpad.
2. Setiap surat yang dikeluarkan oleh KSR PMI Unpad, digandakan (fotocopy)
untuk dijadikan arsip.
3. Surat-surat kepanitiaan dikeluarkan oleh kepanitiaan namun tetap
berkoordinasi dengan bidang Kesekretariatan.
4. Setiap surat yang dikeluarkan kepanitiaan, digandakan (fotocopy) dan
diserahkan ke bidang Kesekretariatan beserta Laporan Kegiatan untuk
dijadikan arsip.
V. PENANDATANGANAN SURAT
1. Surat yang dikeluarkan oleh Komandan KSR PMI Unpad ditandatangani oleh
Komandan, Sekretaris dan Pembina KSR PMI Unpad.
2. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan ditandatangani oleh Ketua Panitia,
Sekretaris, dan Komandan KSR PMI Unpad.
3. Jika surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan sekiranya penting (dimasukkan
ke Rektorat) maka mencantumkan tanda tangan dari Pembina KSR PMI
Unpad.
VI. KOP SURAT
KORPS SUKARELA PALANG MERAH INDONESIAUNIVERSITAS PADJADJARAN
Student Center Kavling 23 Jalan Raya Bandung - Sumedang KM 21 Jatinangor
1. Surat yang dikeluarkan oleh KSR PMI Unpad, di print di atas kertas dengan
kop KSR PMI Unpad. Format tulisan (Huruf dan ukurannya) tidak dapat diubah.
KORPS SUKARELA PALANG MERAH INDONESIAUNIVERSITAS PADJADJARAN
Student Center Kavling 23 Jalan Raya Bandung – Sumedang KM 21 Jatinangor
2. Untuk surat kepanitiaan, di print di atas kertas kepanitiaan dengan format
sebagai berikut :
KORPS SUKARELA PALANG MERAH INDONESIAUNIVERSITAS PADJADJARAN
NAMA KEPANITIAANStudent Center Kavling 23 Jalan Raya Bandung – Sumedang KM 21 Jatinangor
3. Untuk surat yang ditujukan kepada PMI dan KSR PT lainya, kop surat di print
di atas kertas dengan format sebagai berikut :
Palang Merah Indonesia
Footnote pada surat :
Markas KSR PMI Unit Unpad: Student Center Kavling 23 Jalan Raya Bandung - Sumedang KM 21 JatinangorTelp. 085624803577
VII. ALUR BIROKRASI SURAT
1. Surat permohonan izin kegiatan ditujukan ke : Pembantu Rektor III Bidang
Kemahasiswaan Unpad
Tembusan :
a. Arsip
2. Surat undangan ditujukan ke : Orang/lembaga yang bersangkutan
3. Surat permohonan dana ditujukan ke : Orang/lembaga yang bersangkutan
4. Surat peminjaman tempat/sarana ditujukan ke : Biro Administrasi dan
Umum Universitas Padjadjaran
Tembusan :
Logo kegiatan
KORPS SUKARELA PALANG MERAH INDONESIAUNIVERSITAS PADJADJARAN
Student Center Kavling 23 Jalan Raya Bandung - Sumedang KM 21 Jatinangor
a. Arsip
5. Surat pemberitahuan ditujukan ke : orang/lembaga yang bersangkutan
VIII. KERANGKA SURAT
Nomor : Tanggal Pembuatan SuratLampiran :Hal :
KepadaYth. ____________Di tempat
Assalamu’alaikum Wr. Wb
Sehubungan dengan akan diadakannya __________ yang akan dilaksanakan pada
:
Hari, tanggal : _______,_____
Waktu : pukul ________WIB
Tempat : ________
Maka kami bermaksud _____________.
Demikian surat ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat kami,
(Tanda Tangan – Tanda Tangan)
IX. TANDA TANGAN SURAT KSR PMI UNPAD
1.Surat Undangan
Hormat kami,Komandan KSR PMI Unpad
NamaNPM
Sekretaris
NamaNPM
Tembusan :
Arsip
KORPS SUKARELA PALANG MERAH INDONESIAUNIVERSITAS PADJADJARAN
Student Center Kavling 23 Jalan Raya Bandung - Sumedang KM 21 Jatinangor
2.Surat Pemberitahuan
Hormat kami,Komandan KSR PMI Unpad
NamaNPM
Sekretaris
NamaNPM
Mengetahui,Pembina KSR PMI Unpad
Januarsih Iwan A., dr., MS.NIP. 1951012719802112001
Tembusan :
Arsip
XI. TANDA TANGAN SURAT KEPANITIAAN
1. Surat Undangan
Hormat kami,Ketua Pelaksana
NamaNPM
Sekretaris
NamaNPM
Komandan KSR PMI Unpad
NamaNPM
Tembusan :
Arsip
2. Surat Peminjaman
Hormat kami,Ketua Pelaksana
NamaNPM
Sekretaris
NamaNPM
Komandan KSR PMI Unpad
KORPS SUKARELA PALANG MERAH INDONESIAUNIVERSITAS PADJADJARAN
Student Center Kavling 23 Jalan Raya Bandung - Sumedang KM 21 Jatinangor
NamaNPM
Tembusan :
Arsip
3.Surat Permohonan Izin Kegiatan
Hormat kami,Ketua Panitia
NamaNPM
Sekretaris
NamaNPM
Mengetahui,Komandan KSR PMI Unpad
NamaNPM
Menyetujui,Pembina KSR PMI Unpad
Januarsih Iwan A., dr., MS.NIP. 1951012719802112001
Tembusan :
Arsip
XII.TANDA TANGAN SURAT YANG DITUJUKAN UNTUK PMI
Tanda tangan hanya dicantumkan nama Komandan saja
Mengetahui,Komandan KSR PMI Unpad
NamaNPM
KORPS SUKARELA PALANG MERAH INDONESIAUNIVERSITAS PADJADJARAN
Student Center Kavling 23 Jalan Raya Bandung - Sumedang KM 21 Jatinangor