SISTEM INFORMASI

A. DEFINISI SISTEM

Sistem adalah suatu entitas yang terdiri dari interaksi bagian yang dikoordinasikan untuk

mencapai satu atau lebih tujuan umum. Sebagian besar sistem terdiri dari subsistem yang

lebih kecil yang mendukung sistem yang lebih besar. Sistem harus memiliki :

1. Organisasi

Organisasi meliputi Transaksi-Jurnal-Buku Pembantu Keuangan Laporan.

Diantara ketiga tersebut harus memiliki penghubung, seperti:

a. hubungan timbal balik:

Hubungan antara Buku besar pembantu dan General Ledger

b. integrasi:

Transaksi individu atas Laporan Keuangan

c. Tujuan utama:

menghasilkan Laporan keuangan, Anggaran, Laporan Manajemen untuk

para pengguna.

2. Data

fakta mentah dan angka yang dikumpulkan, disimpan, dan diolah untuk

memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan keputusan.

3. Informasi

data yang telah diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses

pengambilan keputusan.

B. DEFINISI SISTEM INFORMASI

• Sistem informasi adalah sebuah kerangka di mana data dikumpulkan, diproses,

dikontrol dan dikelola melalui tahapan dalam rangka memberikan informasi kepada

para pengguna.

• Sistem Informasi berkembang dari waktu ke waktu dan menjadi lebih penting dan

berguna sebagai perusahaan yang bertumbuh menjadi lebih kompleks. Sistem

informasi juga bisa menjadi komputerisasi, sehingga memudahkan para pengguna

dan perusahaan.

• Perusahaan bergantung pada sistem informasi untuk bertahan hidup dan tetap

kompetitif, karena dengan adanya sistem informasi akan sangat berguna dan

bermanfaat bagi perusahaan khususnya untuk pengambilan keputusan.

C. SISTEM INFORMASI DALAM PERUSAHAAN

Sistem Informasi Akuntansi bukanlah satu-satunya sistem yang ada di dalam

perusahaan yang berhubungan dengan data dan informasi. Pada kenyataanya, Sistem

Informasi Akuntansi adalah salah satu subsistem dari sistem informasi yang lebih luas yang

mencakup semua informasi yang menimbulkan aktivitas. Komponen lain dari Sistem

Informasi adalah Sistem Informasi Managemen (Management Information System), Sistem

Pendukung Keputusan (Decision Support System), Sistem Expert, dan Sistem Informasi

Eksekutif (Excutive Information System).

1. Sistem Informasi Management (MIS)

Sesuai dengan namanya, sistem informasi managemen menyediakan informasi yang

dibutuhkan bahi para manager.

Lingkup dan tujuan

Tujuan utama dari MIS adalah untuk membantu manager dari perusahaan

dalam membuat keputusan yang berhubungan dengan tanggung jawab mereka.

Yang dimaksud adalah, MIS memberikan informasi yang diperlukan untuk

merencanakan dan mengontrol aktivitas-aktivitas yang ada di perusahaan,

misalnya, meliputi pengaturan personel dan kebijakan perusahaan untuk

memilih langkah yang tepat pada saat bahan baku sedang terbuang atau tersisa.

Subsistem MIS

Seperti kebanyakan sistem, MIS juga memiliki subsistem., dan yang mungkin

menjadi subsistem terpenting dari MIS adalah sistem informasi fungsional.

meskipun sistem informasi fungsional memiliki banyak variasi tergantung dari

jenis perusahaan, sistem yang umum digunakan di perusahaan manufaktur

adalah subsistem pemasaran, keuangan, SDM dan produksi.

Hubungan antara AIS dan Sistem Komponen lainnya.

Hubungan yang ada antara AIS dan MIS agak sedikit kompleks dan

kontroversial. Beberapa pendapat mengatakan bahwa AIS adalah subsistem dari

MIS, karena data yang diterima oleh MIS memiliki lingkup yang lebih luas. Di

sisi lain, AIS dapat diakses oleh pengguna yang lebih banyak. Kemudian,

melalui subsistem akuntansi keuangan yang dimiliki AIS, penggunga dapat

mengakses informasi yang tidak bisa disediakan oleh MIS. Selain itu, AIS juga

dapat menyediakan informasi kepada manager melalui subsistem akuntansi

managerial, yang dapat diakses secara langsung yang diperoleh melalui sistem

informasi fungsional dari MIS. Oleh karena itu, pendapat yang dikemukakan

oleh Wilkinson, dkk adalah MIS dan AIS adalah sistem yang saling melengkapi

satu sama lain.

2. Sistem Informasi Pendukung Keputusan, Expert dan Excutive

Sistem Informasi Pendukung Keputusan (DSS) adalah sebuah sistem

informasi berbasis komputer yang membantu manager dalam membuat

keputusan khusus (ad hoc) yang mengandung unsure ketidakpastian yang

signifikan. Sistem ini mengizinkan pembuat keputusan untuk melakukan

simulasi dengan satu atau lebih model keputusan, menggunakan data yang

kebanyakan dikumpulkan oleh MIS.

Sistem Ekspert (ES) adalah sistem informasi berbasis pengetahuan yang

mendukung penuh pembuatan keputusan. Sistem ini menggunakan program

komputer yang terspesialisasi untuk memproses data dan peraturan untuk dapat

menghasilkan keputusan yang tepat sesuai dengan area yang ditujukan.

Sistem Informasi Eksekutif (EIS) adalah sistem yang membantu manager

menyediakan informasi yang telah dikemas sesuai dengan kebutuhan dan

kepentingan mereka. Karena EIS adalah sistem yang berbasis komputer dan

interaktif, informasi yang dihasilkan pada umumnya bersifat tepat waktu. EIS

yang dirancang khusus untuk manager dapat dengan mudah mengakses

informasi, menganalisanya sedemikian rupa, menghasilkan grafik dan

menampilkan hal-hal lainnya.

D. HUBUNGAN ANTARA PENGENDALIAN INTERNAL, MANAJEMEN RISIKO,

CORPORATE GOVERNANCE, DAN IT GOVERNANCE.

IT Governance merupakan bagian dari Corporate Governance. Corporate

Governance merupakan angkaian proses, kebiasaan, kebijakan, aturan, dan institusi yang

memengaruhi pengarahan, pengelolaan, serta pengontrolan suatu perusahaan. Tujuan IT

Governance adalah memastikan adanya keselarasan antara tujuan dan teknologi informasi

yang ada dalam perusahaan. Selain itu adanya IT Governance juga bertujuan untuk

mengarahkan dan mengontrol perusahaan agar tujuan bisnis perusahaan dapat tercapai

melalui penambahan nilai (adding value) dengan dukungan dari adanya TI di lingkungan

perusahaan.

Corporate Governance yang efektif mempertimbangkan risiko pada saat menyusun

strategi. Sebaliknya, manajemen risiko didasarkan pada tata kelola yang efektif. Corporate

Governance yang efektif juga bergantung pada pengendalian internal dan komunikasi

efektivitas pengendalian-pengendalian tersebut kepada pemimpin perusahaan.

Sementara itu, pengendalian internal dan risiko juga saling terkait, mengingat

pengendalian merupakan “Setiap tindakan yang diambil oleh pimpinan perusahaan,

manajemen, dan pihak-pihak lain untuk mengelola risiko dan meningkatkan kemungkinan

bahwa sasaran yang ditetapkan akan dapat dicapai.” Perusahaan harus melakukan

pengelolaan risiko untuk meminimalisir dampak yang harus diterima oleh perusahaan

apabila risiko yang teridentifikasi dalam risiko total tersebut terjadi.

Hubungan antara Pengendalian Internal, Manajemen Risiko, Corporate

Governance, dan IT Governance, dapat digambarkan sebagai berikut:

E. LETAK SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Sistem informasi merupakan sistem (yang mampu)

mengumpulkan, menyimpan, danmemproses data

untukmenghasilkaninformasibagipembuatkeputusan. Dan pengendalian

internal merupakan sebuah sistem atau proses yang diimplementasikan

oleh perusahaan, manajemen, dan anggota lainnya agar dapat

menjamin tercapainya sasaran perusahaan. Sehingga keduanya sangat

diperlukan pada keseluruhan bagian dalam struktur organisasi.

Sedangkan dalam pembagian kedudukan, letak pemangku jabatan

sebagai pihak yang mengontrol pengendalian internal secara

keseluruhan dalam perusahaan atau yang biasanya disebut sebagai

satuan pengawasan internal(SPI), berada pada posisi independen

langsung di bawah pimpinan perusahaan dan membawahi seluruh

bagian yang ada dalam perusahaan dan bertugas untuk mengevaluasi

dan berperan aktif dalam meningkatkan efektivitas sistem

pengendalian internal secara berkesinambungan berkaitan

denganpelaksanaan operasional perusahaan yang

berpotensimenimbulkan kerugian dalam pencapaian sasaran yang telah

ditetapkan oleh perusahaan. Dan direktur sistem informasi berada

sejajar dengan pemimpin bagian lainnya dalam organisasi.

A. KOMPONEN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Ada 6 komponen dari SIA

1. Orang, adalah pengguna sistem

2. Prosedur dan Instruksi, adalah langkah-langkah yang digunakan untuk

mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data

3. Data, Fakta yang dikumpulkan, dicatat, disimpan dan diproses oleh sistem

4. Perangkat Lunak, aplikasi yang digunakan untuk mengolah data

5. Infrastruktur Teknologi Informasi, meliputi komputer, perangkat peripheral, dan

perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam SIA.

6. Pengendalian Internal dan Pengukuran Keamanan, usaha yang dilakukan untuk

melindungi sistem beserta datanya.

Enam Komponen tersebut memungkinkan SIA untuk memenuhi tiga fungsi bisnis penting

sebagai berikut.

Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas, sumber daya, dan personel

organisasi. Organisasi memiliki sejumlah proses bisnis, seperti melakukan

penjualan atau membeli bahan baku yang sering diulang.

Mengubah data menjadi informasi sehingga manajemen dapat merencanakan,

mengeksekusi, mengendalikan, dan mengevaluasi aktivitas, sumber daya, dan

personel.

Memberikan pengendalian yang memadai untuk mengamankan asset dan data

organisasi.

C. PERAN PROFESI AKUNTAN DALAM SISTEM INFORMASI

1. Akuntan keuangan mempersiapkan informasi keuangan untuk pengambilan

keputusan eksternal sesuai dengan IFRS. untuk sebuah perusahaan, informasi ini

dikemas dalam bentuk neraca, laporan laba rugi, laporan arus kas, dan laporan

keuangan lainnya.

2. Manajerial akuntan memiliki tujuan memberikan informasi keuangan kepada

pengguna internal perusahaan. Informasi ini mungkin perhatian yang mengarah

dalam hal membantu dalam mengendalikan berbagai operasi dan kegiatan

perusahaan, sekaligus untuk pengambilan keputusan internal perusahaan.

3. Auditor, Mengevaluasi poin-poin yang dimasukkan dalam sistem informasi

akuntansi. di samping itu, beberapa auditor membuktikan kewajaran laporan

keuangan yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi. meskipun auditor

prihatin terutama dengan evaluasi, mereka harus tentu saja membuat ekstensif

menggunakan sistem informasi akuntansi. juga, mereka dapat merekomendasikan

perubahan desain sistem informasi akuntansi, terutama berkenaan dengan kontrol

internal. pengetahuan tentang pengolahan dan sistem berbasis komputer dapat

sangat membantu dalam hal ini. pada kenyataannya, auditor yang sangat akrab

dengan sistem berbasis komputer dan teknik audit terkait yang sangat diminati.

4. Manajer Akuntansi - mengontrol semua kegiatan akuntansi dari suatu perusahaan.

Manajer akuntansi menggunakan sistem informasi akuntansi untuk memperoleh

informasi dari berbagai divisi manajer yang berguna untuk mengendalikan kegiatan

akuntansi, mengevaluasi kinerja akuntan staf, dan merencanakan arah fungsi

akuntansi perusahaan.

5. Spesialis pajak - akuntansi pajak memiliki tujuan mengembangkan informasi yang

mencerminkan kewajiban pajak dari suatu entitas dan membantu pembuatan

keputusan yang memiliki implikasi pajak. oleh karena itu memberikan output untuk

dua jenis pengguna. otoritas perpajakan eksternal seperti layanan pendapatan

internal, menerima pendapatan, properti, penjualan, dan bentuk lain dari pajak.

manajer perusahaan, yang harus membuat keputusan, menerima berbagai laporan

pajak dan analisis pajak. Pajak spesialis menggunakan sistem informasi

akuntansi perusahaan untuk mempersiapkan pajak dan untuk memperoleh

data untuk perencanaan pajak. ketika undang-undang pajak berubah, mereka

perlu merekomendasikan revisi sistem informasi akuntansi yang memungkinkan

untuk memproses informasi yang diperlukan untuk kepatuhan

6. Konsultan - menyusun spesifikasi untuk sistem informasi akuntansi. konsultan

sistem sering dari anggota kantor akuntan publik, di mana mereka dapat disebut jasa

konsultasi spesialis. mereka membantu perusahaan klien untuk mengevaluasi semua

aspek sistem informasi akuntansi mereka, termasuk kontrol dan basis data serta

laporan. mereka juga merancang sistem informasi akuntansi baru atau yang

ditingkatkan, merekomendasikan sistem komputer yang sesuai, menginstal sistem

komputer, dan melatih personil dalam penggunaannya

STUDI KASUS

UD KEMBANG JAYA

UD Kembang Jaya (KJ) merupakan suatu perusahaan industri makanan ringan dengan

produk utama keripik singkong merk PILLA. Produk yang dihasilkan terdiri dari 12

produk. KJ mempunyai 200 tenaga produksi dan dikendalikan secara one man show oleh

pemilik perusahaan. KJ sangat ekspansif dalam melakukan pemasaran usaha hingga produk

tsb tersebar di seluruh Jawa Timur, Sulawesi, Bali dan Lombok. Ybs memberikan

kelonggaran pembayaran mundur hingga 1 bulan kepada ± 200 agen / distributor. Produk

utama KJ yaitu keripik singkong sangat dipengaruhi oleh bahan baku utama yang

didapatkan, bahan baku tersebut harus segera diolah dalam waktu maksimal 48 jam.

sedangkan untuk bahan baku produk lain relatif bertahan hingga 3 bulan.

PERMASALAHAN

SISTEM PENGHASILAN

Dengan banyaknya pelanggan tersebut UD KJ kesulitan dalam melakukan penagihan

piutang

Terlalu banyak pelanggan, sedangkan tenaga administrasi terbatas hanya 2 orang, sehingga owner harus ikut membantu penagihan

Aging piutang mencapai 3 bulan sehingga cash flow perusahaan terganggu

SOLUSI

UD KJ fokus kepada disributor besar dengan skala pembelian minimal 500 jt per bulan hingga total berjumlah 20 orang. Sedangkan distributor dengan skala kurang dari 500 jt ditangani oleh 20 distributor tersebut.

Untuk distributor di Sulawesi, ybs mengirimkan produk setengah jadi berupa kripik singkong yang belum dikemas dan plastik kemasan. Hal ini bertujuan untuk menekan ongkos produksi dan ongkos penyimpanan

PERMASALAHAN

SISTEM PRODUKSI

Penumpukan bahan baku mentah berupa singkong lebih dari satu hari menyebabkan

berubahnya rasa dari kripik

SOLUSI

Produksi keripik harus diselesaikan pada hari yang sama sehingg tidak aada penumpukan

bahan baku