MAKALAH DISKUSI
KEBIJAKAN DAN PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
Dosen Pengampu:
Prof. Dr. SutjiptoProf. Dr. B. P. Sitepu
BEBERAPA MASALAH DALAM TEORI ADMINISTRASI
(Herbert Alexander Simon, 1946)
Oleh:
Abdul Kadir (2) 7617090803Tjutju Fatimah 7617090852
PRODI MANAJEMEN PENDIDIKANPROGRAM PASCASARJANA (S3)UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA
2010
Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah
BEBERAPA MASALAH DALAM TEORI ADMINISTRASI
I. PENDAHULUAN
A. Rasional
Makalah diskusi ini kami awali dengan sebuah kisah yang dituturkan
oleh Profesor Sune Carlson dari Royal Academy of Sciences yang ia kutip
dari Le Petit Prince ketika acara pemberian Hadiah Nobel kepada Simon
sekaligus mengenang Alfred Noble 1978 yang diselenggarakan oleh Bank
Swiss.1 Diceritakan tentang kisah seorang pangeran kecil selama
perjalanannya melalui kosmos melihat sebuah planet yang dihuni oleh
seorang laki-laki tua dan terpelajar. Dia adalah seorang ahli geografi.
Menulis buku yang sangat besar dan tahu segala hal tentang danau,
sungai, kota, gunung dan padang pasir. Tapi ketika sang pangeran
bertanya apakah ada sungai yang airnya mengalir, danau yang tenang
atau padang pasir yang ganas di planet ini? Orang tua itu menjawab
bahwa ia tidak tahu sama sekali. Profesor geografi ini sibuk dan
tenggelam dalam rutinitas tugas-tugas yang terlalu serius ia kerjakan
sehingga ia lupa melangkah dan melihat kehidupan yang penuh dengan
fact dan values di luar ruang kerjanya.
Jika kita menganggap bahwa pangeran kecil itu sebagai pelanggan
atau orang dari luar organisasi dan tiba di sebuah lembaga bisnis atau
organisasi non profit yang dihuni oleh seorang ekonom klasik yang lama
atau neoklasik sekolah dan bahwa ia telah bertanya bagaimana
perusahaan/lembaga ini membuat keputusan-keputusan tentang
fenomena yang terjadi, dia mungkin akan mendapat jawaban yang sama.
Seorang ekonom mempunyai tugas rutin menghitung, mengkaji,
menganalisis langkah-langkah utama dalam meningkatkan laba
perusahaan sehingga ia tidak memiliki waktu yang cukup untuk melihat
1 Assar Lindbeck, Nobel Lectures, Economics 1969-1980, Editor, World Scientific Publishing Co., Singapore. (1992) pp. 1
1
Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah
perusahaannya secara seksama. Bahwa ternyata ada banyak kenyataan
(facts) dan tujuan-tujuan lainnya (values) yang harus segera dicapai dan
membutuhkan pengambilan keputusan yang cepat, tepat dan akurat.
Herbert A Simon melihat dengan sangat jeli fenomena ini dan
mengangkatnya menjadi penelitian untuk disertasinya dan sekaligus
menggugatnya. Bahwa banyak ekonom handal hanya terus dan harus
duduk di ruang kerjanya, mengembangkan teori-teori dengan sistem
persamaan yang rumit dan memperkirakan konsekuensi bagaimana
memaksimalkan keuntungan.
Bagi Simon, pengambilan keputusan adalah jantungnya administrasi
dan hendaknya dilakukan dengan arif. Bahasa dan kerangka kerja
konseptual untuk mendeskripsikan administrasi hendaknya didasarkan
pada logika dan psikologi pilihan manusia. Misalnya, teori ekonomik dan
psikologi.2
Dalam buku Administrative Behavior, yang pertama kali muncul pada
1947 dan yang telah diterjemahkan ke dalam hampir selusin bahasa,
maupun dalam sejumlah karya-karya berikutnya, Simon menggambarkan
perusahaan sebagai sebuah sistem adaptif fisik, pribadi dan komponen
sosial yang diselenggarakan bersama oleh jaringan interkommunikasi
dan oleh kesediaan anggotanya untuk bekerjasama dan bekerja menuju
tujuan yang sama.3
Agar dapat bertahan dan berkembang, perusahaan harus berusaha
menuju suatu kesetimbangan tidak hanya dalam kaitannya dengan dunia
luar tetapi juga secara internal sebagai perantara bagi berbagai komponen
dalam organisasi. Simon menolak asumsi yang dibuat dalam teori klasik
perusahaan yang serba tahu, rasional, memaksimalkan laba pengusaha.4
2 Jesper Simonsen, Herbert A. Simon: Administrative Behavior – How organizations can be understood in terms of decision processes, Computer Science Journal, Roskilde University, Spring 1994, pp. 1
3 Herbert A. Simon, The Proverbs of Administration, Public Administration Review, Vol. 6, No. 1. (Winter, 1946), pp. 53-67.
4 This point is discussed in Herbert A. Simon "Decision-Making and Administrative Organization," Public Administration Review 20-21 (Winter, 1944) pp. 4 cited in Herbert A. Simon, The Proverbs of Administration, Public Administration Review, Vol.
2
Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah
Sebaliknya, ia mulai dari belajar psikologi, dengan aturan yang tidak
terlalu rumit pilihan dan tuntutan yang lebih moderat di memori dan
menghitung kapasitas pembuat keputusan. Ia menggagas paradigma
pengusaha sekolah klasik dengan sejumlah paradigma lain diantaranya
kerjasama para pengambil keputusan yang memiliki kapasitas untuk
menjamin keseluruhan konsekuensi dari keputusan mereka baik secara
pribadi maupun kelompok.
Teori dan pengamatan Simon tentang pengambilan keputusan dalam
organisasi juga berlaku pada sistem dan teknik perencanaan,
penganggaran dan kontrol yang digunakan dalam bisnis dan administrasi
publik serta merupakan landasan terbaik untuk riset empiris. Oleh sebab
itu, sejak pertengahan abad XX Ekonomi bisnis modern dan penelitian
administrasi sebagian besar didasarkan pada ide-ide Simon.5
Minat Simon dalam menyederhanakan pengertian pengambilan
keputusan yang kompleks telah membawa dia ke beberapa bidang
penelitian dengan masalah yang sama, baik di bidang ekonomi dan dalam
disiplin lain. Jika pangeran kecil punya kesempatan untuk bertemu
dengannya, mereka pasti memiliki kesempatan berdiskusi yang sangat
panjang dan menggairahkan.
B. Permasalahan
Mempermudah pemahaman makalah ini, berikut diajukan dua
permasalahan utama yang diharapkan dapat ditemukan jawabannya
dalam pembahasan. Permasalahan tersebut mengacu pada empat poin
utama yaitu hakekat teori administrasi, teori administrasi yang dikritisi
Simon dalam kaitannya dengan pengambilan keputusan dilihat dari teori
administrasi menurut Simon.
1. Apa saja teori administrasi yang dominan digunakan dalam
organisasi?
6, No. 1.5 Cyert, R.M. and DeGroot, M.H., Bayesian Analysis and Uncertainty in Economic
Theory, (Totowa NJ : Rowman and Litt lefield, 1987) pp 72.
3
Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah
2. Apa alasan Herbert Alexander Simon menganggap teori-teori
administrasi perlu diluruskan dalam kaitannya dengan pengambilan
keputusan pada organisasi (bisnis dan non profit)?
Guna memperkaya pembahasan dan menemukan jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan di atas, maka buku Perilaku Administratif yang
merupakan disertasi doktoral Herbert Alexander Simon tahun 1947 dan
sekaligus sebagai buku pertamanya ini digunakan sebagai referensi
utama. Alasannya, selain buku ini berfungsi sebagai dasar bagi karya
hidup Simon selanjutnya, juga karena Buku Perilaku Administrasi ini
menjadi rujukan bagi penyelenggaraan administrasi pada organisasi-
organisasi dunia sampai hari ini.
II. PEMBAHASAN
Hidup adalah pilihan. Manusia menjalani hidup dan dibumbui dengan
berbagai pilihan. Kemampuan seseorang membuat keputusan yang tepat
dan mampu memilih yang terbaik atas berbagai alternatif yang ada
merupakan langkah berani yang hampir dipastikan memberikan keyakinan
bahwa seseorang berada pada track yang benar. Kesuksesan yang
diperoleh tergantung sungguh pada bagaimana ia merealisasikan pilihan
yang diyakininya dengan keberanian, kesungguhan dan kerja keras.6
Kajian utama makalah ini adalah masalah-masalah teori administrasi
yang berhubungan dengan perilaku dan proses-proses kognitif manusia
dalam membuat pilihan rasional, yaitu keputusan. Keputusan administratif
operasional harus benar dan efisien. Dan itu harus praktis untuk
mengimplementasikan seperangkat kegiatan koordinasi yang bermakna.
Keputusan melibatkan sebuah pilihan yang dipilih dari sejumlah alternatif,
diarahkan kepada tujuan organisasi atau subgoal.7 Pilihan realistis akan
memiliki konsekuensi nyata personel yang terdiri dari tindakan atau non-
6 Mario Teguh, Motivasi untuk Hidup yang Lebih Baik, The Golden Ways, Metro TV, 24 Desember 2009.
7 Opcit, Herbert A Simon, 1944. Pp. 4
4
Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah
tindakan diubah oleh fakta-fakta dan nilai-nilai lingkungan. Dalam
praktiknya, beberapa alternatif mungkin sadar atau tidak sadar;
memerlukan beberapa konsekuensi yang mungkin tidak diinginkan;
beberapa sarana berbeda yang mungkin tidak sempurna, atau mungkin
keterkaitannya yang tidak sempurna atau kurang rinci.
A. Hakekat Administrasi dan Teori Administrasi
Administrasi berasal dari kata “Ad” dan “Ministro” (Latin) yang
berarti “melayani” atau “menyelenggarakan” (Webster, 1974).
Administrasi ialah proses kegiatan penyelenggaraan yang dilakukan oleh
seorang administrator secara teratur dan diatur menerusi perencanaan,
pelaksanaan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.8
Administrasi ialah proses kerja sama secara rasional untuk
mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Administrasi adalah
pengkoordinasian dan pengarahan sumber-sumber tenaga manusia dan
material untuk mencapai tujuan yang diinginkan.9
Administrasi menekankan kepada kegiatan pengkoordinasian
orang-orang yang berkerjasama, alat-alat dan dana yang digunakan untuk
mencapai tujuan yang inginkan. Administrasi adalah pengarahan,
kepemimpinan, dan pengendalian dari usaha-usaha kelompok orang
dalam rangka pencapaian tujuan yang umum atau pokok.10
Pelaksana administrasi adalah seorang yang disebut administrator.
Ketika organisasi belum maju dan belum terlalu kompleks, seorang
administrator melaksanakan fungsi perencanaan, pelaksanaan dan
pengawasan. Tetapi ketika kegiatannya telah maju dan bersifat kompleks,
maka tugas administrator lebih ditumpukan kepada pengawasan dan
koordinasi. Tugas seorang administrator dalam melakukan administrasi 8 Webster R: NCD 1974” in the Webster's New Collegiate Dictionary, Merriam-Webster,
1974 edition.9 John M. Phiffner and RV Presthus, Public Administration, New York: The Ronald
Press Co.10 William H. Newman, Administration Action the technique of Organization and
Management, Prentice Hall Inc.
5
Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah
mencakup koordinasi dan pengawasan/pengendalian. Pada saat kegiatan
administrasi telah maju, maka pelaksanaan administrasi dilaksanakan
oleh orang-orang yang bekerjasama dalam melaksanakan tugas untuk
mencapai tujuan bersama, dan untuk itulah diperlukan organisasi dan
manajemen.
Berikut dikemukakan teori-teori administrasi yang dikutip dari
beberapa sumber berbeda. Namun sebelum sampai pada rumusan teori-
teori tersebut akan diklarifikasi terlebih dahulu konsep tentang teori.
Pendefinisian mengenai teori telah disampaikan oleh beberapa ahli.
Salah satunya menurut Kerlinger,11 ia menyatakan bahwa teori adalah
serangkaian konstruk atau konsep yang menyajikan suatu pandangan
sistematis tentang fenomena dengan fokus yang merinci hubungan
antarvariabel dengan tujuan menjelaskan dan memprediksi gejala
tersebut. Sementara itu, menurut Moh. Nazir ada tiga hal yang harus
diperhatikan untuk mengenal teori, yaitu;12 (1) teori merupakan
seperangkat proposisi yang terdiri dari konsep yang sudah didefinisikan
secara luas dan dengan hubungan unsur-unsur dalam seperangkat
proposisi tersebut. (2) teori menjelaskan hubungan antar variable atau
antar konsep sehingga pandangan terhadap suatu fenomena dapat
diterangkan oleh variable dengan jelas.13
Fungsi teori menurut Walter L. Wallace14 yaitu: (1). Menjelaskan
generalisasi empiris yang telah diketahui, yakni meringkaskan masa lalu
suatu ilmu. (2). Meramalkan generalisasi empiris yang belum diketahui,
yakni mengarahkan masa depan suatu ilmu. Berdasarkan penjelasan
diatas, dapat disimpulkan bahwa teori adalah pernyataan atau konsep
yang telah diuji kebenarannya melalui riset.
11 Kerlinger, Fred N., Foundations of Behavioral Research, Third Edition, (Chicago :Holt, Rinehart and Winston. 1986), pp.54.
12 Moh. Nazir, Metode Penelitian, (Jakarta : PT. Ghalia Indonesia), pp. 7 13 Opcit, Kerlinger, Fred N., pp. 55. 14 Walter L. Wallace, Principles of Scientific Sociology (Aldine, 1983)
6
Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah
Teori administrasi telah dikemukakan oleh beberapa ahli,
diantaranya William L. Morrow, Stephen P. Robbins, K. Bailey, dan
Herbert A. Simon.
Pemikiran tentang administrasi dan manajemen dikemukakan oleh
Henry Fayol dan Frederick W. Taylor. Tiga hal yang dikemukakan oleh
Fayol terkait administrasi dan manajemen adalah aktivitas organisasi,
fungsi atau tugas pimpinan, dan prinsip-prinsip administrasi atau
manajemen.15
Fayol mengemukakan sebanyak 14 prinsip administrasi yaitu sebagai
berikut:16
1. Pembagian pekerjaan, spesialisasi ini dapat meningkatkan hasil yang
membuat tenaga kerja lebih efisien.
2. Wewenang, wewenang akan membuat mereka melakukan sesuatu
dengan baik.
3. Disiplin, tenaga kerja harus melaksanakan aturan yang ditentukan
organisasi.
4. Kesatuan komando, setiap tenaga kerja hanya menerima perintah dari
yang berkuasa.
5. Kesatuan arah, aktivitas organisasi yang setujuan dapat diperintah
oleh manajer menggunakan satu rencana
6. Mengalahkan kepentingan individu untuk kepentingan bersama
7. Pemberian upah terhadap pekerja harus sesuai dengan pelayanan
mereka
8. Pemusatan, berhubungan pada keterlibatan dalam pengambilan
keputusan
9. Rentang kendali, garis wewenang dari manajemen puncak pada
tingkatan dibawahnya merepresentasikan rantai scalar
10. Tata tertib, orang dan bahan-bahan dapat ditempatkan dalam hal yang
tepat dan dalam waktu yang tepat
15 Henry Fayol, Theory and Analysis of Public Management, (New York: Harper Bros., 1911): 5-2916 Ibid, Henry Fayol, pp. 22
7
Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah
11. Keadilan, manajer dapat berbuat baik dan terbuka pada bawahannya
12. Stabilitas pada jabatan personal,
13. Inisiatif, tenaga kerja yang menyertai untuk memulai dan membawa
rencana yang akan menggunakan upaya pada tingkat tinggi
14. Rasa persatuan, kekuatan promosi tim akan tercipta dari
keharmonisan dan kesatuan dalam organisasi.
Menurut William,17 teori administrasi adalah sebagai berikut:
1. teori deskriptif, yaitu teori yang menggambarkan sesuatu yang nyata
terjadi dalam organisasi dan memberikan postulat mengenai factor
yang mendorong orang berperilaku.
2. teori perspektif, teori yang menggambarkan perubahan-perubahan
dalam arah kebijakan publik dengan mengeksploitasi birokrasi.
3. teori normative, teori yang mempersoalkan masalah peranan
birokrasi. Apakah peranan tersebut dipandang dalam pengembangan
kebijakan dan pembangunan politik,atau peranan birokrasi
seharusnya dimantapkan, diperluas atau dibatasi.
4. teori asumtif, yakni teori yang memusatkan perhatiannya pada usaha-
usaha untuk memperbaiki praktik administrasi.
5. teori instrumental, adalah teori yang bermaksud untuk melakukan
konseptualisasi mengenai cara-cara untuk memperbaiki teknik
manajemen dengan menekankan alat, teknik, dan peluang sehingga
dapat dibuat sasaran kebijakan secara lebih realistis.
Teori administrasi menurut Stephen18 yaitu sebagai berikut:
1. teori hubungan manusia, teori ini awalnya dirintis oleh Elton Mayo
untuk menguji hubungan antara produktivitas dengan lingkungan fisik.
2. teori pengambilan keputusan, teori ini berasumsi bahwa yang menjadi
inti administrasi adalah pengambilan keputusan.
17 William L. Morrow., An Introduction to Public Administration, Policy, Politics and Bureucracy, (New York, the Free Press, 1974) 336. http://www.jstor.org/pss/974286
18 Stephen P. Robbins, Organizational Behavior, 9th edition Prentice Hall International http://bzupages.com/f238/pdf-book-stephen-p-robbins-organizational-behaviour-9th-edition-5293/
8
Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah
3. teori perilaku, teori ini memahami akan pentingnya factor perilaku
manusia sebagai alat utama dalam upaya mencapai tujuan.
4. teori system, teori yang memandang organisasi sebagai suatu system
yang menampilkan karakteristik sebagai penerima masukan,
pengolah, dan penghasil kebijakan.
5. teori kontingensi, teori ini diangkat untuk mencari beberapa
karakteristik umum yang melekat pada situasi-aituasi tertentu yang
memungkinkan melakukan kualifikasi pada situasi khusus.
Teori administrasi menurut K. Bailey19 yaitu sebagai berikut:
1. teori deskriptif, teori yang mendeskriptifkan struktur bertingkat dan
berbagai hubungan dengan lingkungan kerjanya.
2. teori normatif, teori yang mengutamakan nilai-nilai pada
penyelenggara administrasi.
3. teori asumtif, yakni teori yang memahami realitas seorang
administrator.
4. teori instrumen, yaitu peningkatan teknik-teknik manajerial dalam
rangka efisiensi dan efektifitas pencapaian tujuan publik.
B. Masalah-Masalah Teori Administrasi Menurut Herbert Alexander
Simon (1946)
Herbert A. Simon cenderung melihat bahwa administrasi sebagai
kegiatan-kegiatan kelompok kerjasama untuk mencapai tujuan-tujuan
bersama.20 Administrasi pada hakekatnya menyangkut batas-batas aspek
perilaku manusia yang rasional dan yang tidak rasional. Teori ini
menurutnya juga merupakan teori rasionalitas yang diharapkan dan
terbatas teori mengenai perilaku manusia yang mementingkan kepuasan
karena ia tak memiliki kecerdasan untuk berusaha mencapai titik
maksimum.
19 Bailey K. Stephen, Esea; the Office of Education Administers a Law Edith K. Mosher Syracuse University Press Syracuse, NY 1968. http://www.questia.com/library/ book/esea;-the-office-of-education-administers-a-law-by-stephen-k-bailey-edith-k-mosher.jsp
20 Herbert A Simon, Altruims and Economics, Eastern Economic Journal, Vol. 18 No. 1 Winter 1992.
9
Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah
Kesulitan utama dalam teori organisasi klasik yang menurut Simon
keasyikan dengan menemukan kategori "prinsip" organisasi, berlaku untuk
semua organisasi yang tidak qualified setiap saat. "Prinsip-prinsip
organisasi" masih muncul dengan teratur dalam buku pada organisasi
besar, tetapi mereka secara bertahap telah dinisbikan oleh aliran kritik dan
riset empiris yang menunjukkan bahwa desain organisasi yang berbeda
dibutuhkan untuk fungsi yang berbeda dalam lingkungan yang berbeda.
Misalnya saja, studi yang dilakukan ECA menekankan pada aspek
rancangan organisasi, seperti langkah-langkah memecahkan masalah.
Organisasi memulainya dengan mencari cara yang tepat untuk mewakili
situasi masalah. Para perancang tidak datang ke masalah dengan
representasi siap pakai (yaitu jenis masalah yang mereka hadapi
sebelumnya). Bagi Simon, dari awal mereka hendaknya memperhatikan
hal-hal yang representatif sebagai penyebabnya kemudian menemukan
langkah-langkah strategis untuk memecahkan masalah tersebut.21
Fenomena lain misalnya sebuah studi ekstensif berusaha untuk
menentukan bagaimana sistem akuntansi perusahaan harus diatur agar
mencapai manfaat terbesar untuk para eksekutif dalam membuat
keputusan-keputusan mereka dan memecahkan masalah-masalah
mereka. Menjawab pertanyaan ini dibutuhkan penentuan jenis keputusan
penting dibuat oleh eksekutif operasional. Bagaimana data akuntansi
mungkin berguna dalam membuat keputusan ini? Dan pada titik apa
dalam proses pengambilan keputusan data bisa paling berguna jika
disuntikkan? Dengan mengamati proses pengambilan keputusan yang
sebenarnya secara rinci, dan di sejumlah perusahaan, kebutuhan data
spesifik diidentifikasi pada tingkat organisasi penting - tingkat wakil
presiden, tingkat manajer pabrik, dan tingkat kepala departemen pabrik,
misalnya - Setiap departemen akuntansi mengajukan masalah komunikasi
yang berbeda.
21 Ibid., Herbert A Simon, 1992.
10
Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah
Namun, dengan berbagai kegiatan pengembangan yang dilakukan
organisasi, mereka justru menghadapi berbagai permasalahan yang tidak
habis-habisnya. Keputusan yang dibuat lebih cenderung pada
“memperkaya” pengusaha tanpa memberikan jaminan yang cukup bagi
organisasi, administrasi, manajemen dan sumber daya manusia yang ada.
Sejatinya, penyelenggaraan administrasi yang baik, baik bagi organisasi
bisnis maupun organisasi non profit (publik) memperhatikan dengan
seksama keterlibatan berbagai unsur baik dari dalam organisasi maupun
dari luar organisasi. Sumber daya internal seperti karyawan, kondisi
manajemen, sarana prasarana, keseimbangan proses komunikasi yang
berlangsung, dan aspek-aspek lainnya. Sedangkan dari luar organisasi
misalnya relasi yang harmonis, media massa, penggunaan informasi dan
teknologi serta aspek-aspek lingkungan eksternal lainnya. Singkatnya,
dalam mengambil keputusan yang tepat, sebuah organisasi mutlak
membutuhkan facts (fakta-fakta) dan Values (nilai-nilai) yang berkembang
baik dari dalam maupun dari luar organisasi yang dapat mengantarkan
organisasi tersebut dalam mencapai tujuannya.22
Berikut teori Simon tentang tiga langkah-langkah pengambilan
keputusan:
Tugas pengambilan keputusan rasional adalah untuk memilih
alternatif yang lebih disukai dengan mengumpulkan semua kemungkinan
konsekuensinya. Tugas ini dapat dibagi menjadi tiga langkah-langkah 22 Opcit., Herbert A Simon, 1947.
11
Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah
yang diperlukan: (1) identifikasi dan daftar semua alternatif; (2) penentuan
segala akibat yang dihasilkan dari masing-masing alternatif; dan (3)
perbandingan ketepatan dan efisiensi masing-masing set konsekuensi.23
Setiap individu tertentu atau organisasi berusaha untuk menerapkan
model ini dalam situasi yang nyata tidak akan mampu untuk memenuhi
tiga persyaratan. Hal ini sangat tidak mungkin bahwa seseorang dapat
mengetahui semua alternatif, atau semua konsekuensi yang mengikuti
setiap alternatif.
Hal ini juga dikemukakan oleh Bakka dan Fivesdal bahwa:24
Simon’s theories is based on a classical, ideal, and rational model of human decision-making The rational model does not exist in reality, and it is very easy to criticize. According to Simon the problem is not to criticise the model but to understand how decisions are made in organizations and to design organizations with a rationality as reflected in this model in mind. As a startingpoint you have to have some ideas of rationality. Rationality, however, must be seen as a variable. No one (individual or organization) can fulfil the requirements in the classic model of decisions processes. The model can be used in enquiries, to study how individuals and organizations develop goals and values, describe and judge different alternatives, gather and make use of information, and make conclusions – decisions.
Pertanyaannya di sini adalah: diberikan batas-batas yang tak
terhindarkan pada pengambilan keputusan rasional, apa teknik lain atau
perilaku seseorang bisa memproses atau mengarahkan organisasi untuk
mencapai hasil yang terbaik? Simon menulis: "Manusia berusaha untuk
rasional dan terbatas dalam batas-batas pengetahuannya telah
mengembangkan beberapa prosedur kerja yang sebagian mengatasi
kesulitan-kesulitan ini. Terdiri dari prosedur ini mengasumsikan bahwa ia
dapat mengisolasi dari seluruh dunia sistem tertutup yang berisi sejumlah
variabel dan konsekuensi yang terbatas."
23 Ibid., Herbert A Simon, 1947.24 Bakka, Jørgen Frode and Egil Fivesdal: Organisations Theory. Structure, Culture,
Processes, (Nordisk Forlag, Arnold Busck, Denmark, 1986.) Pp. 168
12
Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah
Herbert Simon membagi empat prinsip administrasi yang lebih
umum, yaitu :25
a. efisiensi administrasi dapat ditingkatkan melalui spesialisasi
tugas.
b. efisiensi administrasi dapat ditingkatkan dengan anggota
kelompok didalam suatu hierarki yang pasti yaitu melalui hierarki
komando.
c. efisiensi administrasi dapat ditingkatkan dengan membatasi jarak
pengawasan pada setiap sektor dalam organisasi.
d. efisiensi administrasi dapat ditingkatkan dengan
mengelompokkan pekerjaan untuk maksud-maksud pengawasan,
berdasarkan tujuan, proses, langganan dan tempat.
Keempat prinsip tersebut justru bagi Simon juga masih perlu ditinjau
kembali, karena ada hal-hal tertentu yang perlu dipenuhi. Meninjau
kembali prinsip-prinsip tersebut merupakan dasar bagi perumusan teori
Simon tentang perilaku organisasi dalam kaitannya dengan pengambilan
keputusan. Keempat prinsip tersebut adalah:
1. Spesialisasi Tugas
Efisiensi administrasi diperkirakan akan meningkat sejalan
dengan peningkatan spesialisasi. Dengan kata lain bahwa efisiensi
administrasi dapat ditingkatkan melalui spesialisasi tugas diantara
kelompok untuk menghasilkan suatu efisiensi yang lebih besar. Hal
ini didasarkan pada asumsi bahwa seseorang tidak dapat
mengerjakan dua hal yang berbeda pada waktu bersamaan. Jadi
kriteria spesialisasi tersebut hendaknya mengacu pada empat aspek
yaitu, tujuan, proses, langganan dan tempat (purpose, proces,
clientele and place).
2. Kesatuan Komando
25 Opcit., Herbert A Simon, 1976.
13
Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah
Efisiensi administrasi diperkirakan dapat ditingkatkan dengan
mengatur anggota-anggota organisasi dalam suatu hierarki
wewenang yang pasti untuk mempertahankan “kesatuan komando.”
Hal ini diasumsikan bahwa tidak mungkin bagi seseorang untuk
mematuhi dua perintah yang berlawanan, ketika pemberi perintah
tersebut memiliki wewenang yang sama.
3. Membatasi Jarak dan Pengawasan
Efisiensi administrasi diperkirakan dapat ditingkatkan dengan
membatasi bawahan yang melapor langsung kepada pengelolanya
masing-masing. Tingkat-tingkat organisasi berada pada jumlah yng
minimal dan tingkat-tingkat yang sedikit ini harus dilalui dulu sebelum
bertindak. Selain itu, jika seorang pejabat diperlukan untuk
mengawasi terlalu banyak pekerja, maka pengawasan terhadap
orang-orang itu menjadi lemah.
4. Pengelompokkan Pekerjaan
Efisiensi administrasi juga diduga meningkat dengan
mengelompokkan karyawan menurut: (a) tujuan, (b) proses, (c)
langganan dan (d) tempat pekerjaan. Hal ini berkaitan dengan
spesialisasi pekerjaan pada nomor sebelumnya bahwa organisasi
dapat mengelompokkan karyawan sesuai dengan kapabilitas dan
keterampilan mereka masing-masing.
Sebagaimana dikemukakan pada bagian awal Buku “Perilaku
Administratif” bahwa bagian ini (Bagian II) tentang “Masalah-masalah
dalam Teori Administrasi” berfungsi sebagai langkah awal dalam
membangun kerangka metodologis bagi perumusan teori administrasi
pada bab-bab berikutnya. Namun demikian, ada satu hal yang perlu
dipegang bahwa kita tidak bisa mengharapkan akan dapat menemukan
satu “ukuran” tetap (tak berubah-ubah) yang dapat diterapkan pada
semua organisasi dalam segala situasi. Maka riset-riset tentang
14
Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah
administrasi perlu lebih diarahkan untuk mengenal dan memahami
mekanisme dasar yang ada di dalam sistem-sistem perilaku
administrasi.26&27
Keempat prinsip tersebut selanjutnya pun tidak dapat diterima begitu
saja secara simultan. Pertama, tentang spesialisasi. Secara intern prinsip
ini tidak konsisten mengingat tujuan, proses, langganan dan tempat
merupakan basis-basis yang bersaing dalam organisasi, dan pada titik-titik
pembagian tertentu yang manapun keuntungan yang dapat diperoleh dari
yang tiga harus dikorbankan untuk memperoleh keuntungan dari yang
keempat. Spesialisasi juga tetap dibutuhkan pada sebuah organisasi
besar yang terdiri atas beberapa sub bagian yang membawahi tugas dan
tanggung jawab yang berbeda-beda.28
Kedua, dari prinsip kesatuan komando. Kesatuan komando akan
menjadi sulit bilamana dilaksanakan prinsip spesialisasi. Bilamana kita
asumsikan bila spesialisasi dilaksanakan maka ada pembagian divisi-
divisi dalam organisasi. Lalu bagaimana kesatuan komando dapat
dilaksanakan dengan efisien bilamana wewenang dikotak-kotakkan, dan
melalui garis-garis apa wewenang itu dijalankan. Akhirnya, konsep
kesatuan perintah yang lebih sempit ini pun berpeluang konflik dengan
prinsip-prinsip spesialisasi karena setiap terjadi ketidakcocokan, anggota
organisasi pasti harus kembali pada garis-garis wewenang yang formal. 29
Ketiga, dari prinsip jarak pengawasan. Dikemukakan sebelumnya
bahwa jarak pengawasan itu hendaknya semakin sempit semakin baik.
Dilema yang muncul kemudian adalah di dalam suatu organisasi besar
dimana terdapat hubungan timbal balik antara anggotanya, jarak
pengawasan yang dibatasi ini tidak dapat tidak menimbulkan formalitas-
formalitas yang berlebihan, karena setiap hubungan antara anggota
organisasi harus dibawa ke atas sampai ditemukan seorang atasan yang
26 Herbert A Simon, Administrative Behavior, Third Edition Diterjemahkan oleh St. Dianjung, 1990 pp. 19.
27 Opcit, Herbert A Simon, 1997. Pp. 46.28 Ibid, Herbert A Simon, 1990. Pp. 7829 Ibid, Herbert A Simon, 1990. Pp. 74
15
Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah
disepakati. Akibatnya adalah birokrasi yang panjang dan berbelit-belit
merupakan kendala terparah dalam upaya menciptakan sebuah
administrasi yang efisien.30
Solusi sementara yang ditawarkan di sini yaitu: melihat efisiensi
administrasi dari sudut individu karyawan, meminimalisir munculnya
penggunaan istilah-istilah pokok yang bermakna ganda dengan
pemberian nilai dan memantapkan kriteria spesialisasi, dan
menghilangkan batas-batas rasionalitas individu.
Solusi tersebut dapat dipetakan sebagai berikut:
III. PENUTUP
A. Simpulan
30 Ibid, Herbert A Simon, 1990. Pp. 77
16
4 Prinsip Administrasi
Simon
Melihat efisiensi administrasi dari sudut individu karyawan yaitu pada aspek-aspek: (a) batas-batas kemampuannya menjalankan tugas. (b) batas-batas kemampuannya membuat keputusan yang benar.
Perlu ada pemberian nilai kepada kriteria-kriteria dengan cara memberikan bobot pada kriteria yang telah ditentukan yang diformulasikan berdasarkan fakta dan nilai tentang perilaku administrasi dalam sebuah organisasi.
Menghilangkan Batas-batas bagi rasionalitas individu.
Individu dibatasi oleh keterampilan-keterampilan, kebiasaan-kebiasaan, dan refleks-refleks yang tidak lagi berada di dalam daerah kesadarannya.Individu dibatasi oleh nilai-nilai serta konsepsi-konsepsi tujuan yang mempengaruhinya dalam mengambil keputusan.Individu dibatasi oleh batas-batas pengetahuan mengenai hal-hal yang relevan dengan pekerjaannya.
Spesialisasi tugas
Kesatuan Komando
Jarak Pengawasan
Pengelom-pokkan
pekerjaan
Solusi yang ditawarkanMasalah Teori
Administrasi
Teor
i-teo
ri ad
min
istra
si ti
dak
seca
ra m
aksi
mal
m
empe
rhati
kan
fakt
a da
n ni
lai a
tau
men
gaba
ikan
un
sur-
unsu
r ras
iona
litas
dal
am p
erila
ku a
dmin
istra
si
TEORI RASIONALITAS & PRINSIP EFISIENSI
Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah
Berdasarkan paparan di atas maka dapat disimpulkan dua hal pokok
yang berkaitan dengan masalah-masalah teori administrasi khususnya
dalam kaitannya dengan pengambilan keputusan.
1. Terdapat berbagai teori administrasi yang sampai saat ini digunakan
dalam organisasi-organisasi baik organisasi bisnis maupun
organisasi non profit. Namun, teori-teori administrasi yang
dikemukakan oleh Hendry Fayol dan Frederick W. Taylor, William L.
Morrow, Stephen P. Robbins, K. Bailey dan ahli-ahli lainnya dikritisi
oleh Herbert Alexander Simon. Misalnya, Teori administrasi yang
dikemukakan oleh Hendry Fayol dan Taylor yang menekankan pada
pengelompokkan pekerjaan dan spesialisasi tidak dapat digunakan
secara serta merta untuk semua organisasi. Alasannya, bahwa
terdapat berbagai perbedaan yang harus segera dibenahi terlebih
dahulu, mengingat pelaksana administrasi adalah manusia yang
memang berbeda secra alamiah. Selain itu, organisasi dapat
dipahami dari cara mereka membuat keputusan.
2. Herbert Alexander Simon mengemukakan setidaknya tiga alasan
mengapa teori-teori administrasi yang dianut dalam organisasi perlu
diluruskan yang ia sebut dengan Teori Rasionalitas. Pertama:
Organisasi hendaknya mampu melihat efisiensi administrasi dari
sudut individu karyawan yaitu pada aspek-aspek: (a) batas-batas
kemampuannya menjalankan tugas. (b) batas-batas kemampuannya
membuat keputusan yang benar. Kedua, Perlu ada pemberian nilai
kepada kriteria-kriteria dengan cara memberikan bobot pada kriteria
yang telah ditentukan yang diformulasikan berdasarkan fakta dan
nilai tentang perilaku administrasi dalam sebuah organisasi. Ketiga,
Menghilangkan Batas-batas bagi rasionalitas individu. (a) Individu
dibatasi oleh keterampilan-keterampilan, kebiasaan-kebiasaan, dan
refleks-refleks yang tidak lagi berada di dalam daerah kesadarannya.
(b) Individu dibatasi oleh nilai-nilai serta konsepsi-konsepsi tujuan
yang mempengaruhinya dalam mengambil keputusan. Dan (c)
17
Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah
Individu dibatasi oleh batas-batas pengetahuan mengenai hal-hal
yang relevan dengan pekerjaannya.
B. Rekomendasi
Membaca bukunya Herbert Alexander Simon “Administrative
Behavior” khususnya bab II bukan hanya sulit dipahami, juga
membutuhkan pengkajian sungguh-sungguh. Sebab, apa yang menjadi
judul bab ternyata sulit untuk diuraikan dan dicerna dengan hanya
membaca bab tersebut. Misalnya ingin menemukan permasalahan apa
sesungguhnya tentang teori administrasi tidak tercantum secara eksplisit.
Namun demikian, pernyataan-pernyataan dan contoh-contoh yang
diberikan memang terbukti benar adanya sampai hari ini.
Untuk itu, kami rekomendasikan beberapa hal berikut:
1. Mengingat Herbert A Simon adalah ahli administrasi, ekonom handal
yang sekaligus psikolog, maka untuk memahami cara pandang
Simon tentang teori administrasi maka kita harus merujuk pada
disiplin ilmu yang ia kuasai.
2. Organisasi dapat mudah dipahami melalui teori-teori administrasi
sebagai kerangka metodologis, dan cara organisasi mengambil
keputusan menunjukkan perilaku administratif organisasi tersebut.
Untuk itu direkomendasikan agar dalam memahami organisasi
hendaknya mengkaji teori-teori administrasi yang dianutnya, dan
memahami bahwa perilaku administratif sebuah organisasi dapat
dikaji secara bijak melalui cara-cara pengambilan keputusannya
yang tepat, tajam dan akurat.
3. Teori-teori administrasi yang dikemukakan oleh beberapa ahli
administrasi lainnya bukannya tidak benar namun bukannya tidak
bisa dikritisi. Untuk itu, Simon memberikan kepada pembaca cara
memandang dan mengkritisi teori-teori tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
18
Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah
Assar Lindbeck, Nobel Lectures, Economics 1969-1980, Editor, World Scientific Publishing Co., Singapore. (1992) pp. 1
Bakka, Jørgen Frode and Egil Fivesdal: Organisations Theory. Structure, Culture, Processes, (Nordisk Forlag, Arnold Busck, Denmark, 1986.) Pp. 168
Cyert, R.M. and DeGroot, M.H., Bayesian Analysis and Uncertainty in Economic Theory, (Totowa NJ : Rowman and Litt lefield, 1987) pp 72.
Frederick W. Taylor, Shop Management (Harper & Bros., I~I!)..p. gg; Macmahon, Millett, and Ogden The Admrnastratton of Federal Work Relief (Public Administration Service, 1941).pp. 265-268. http://links.jstor.org/sici?sici=3E2.0.CO%3B2-J
Frederick W. Taylor, The Principles of Scientific Management (New York: Harper Bros., 1911): 5-29 http://www.cba.neu.edu/~ewertheim /introd/history.htm#Theoryx
Gulick, Luther. Notes on the Theory of Organization, in Luther Gulick and L. Urwick (eds.), Papers onthe Science of Administration (Institute of Public Administration, Columbia University, 1937)pp. 9. http://links.jstor.org/sici?sici=.0.CO%3B2-J
Henry Fayol, Theory and Analysis of Public Management, (New York: Harper Bros., 1911): 5-29
Herbert A. Simon "Decision-Making and Administrative Organization," Public Administration Review 20-21 (Winter, 1944) pp. 4 cited in Herbert A. Simon, The Proverbs of Administration, Public Administration Review, Vol. 6, No. 1.
Herbert A. Simon, The Proverbs of Administration, Public Administration Review, Vol. 6, No. 1. (Winter, 1946), pp. 53-67.
Herbert A Simon, Administrative Behavior. A Study of Decision-Making Processes in Administrative Organization, Third Edition, The Free Press, Collier Macmillan Publishers, London, UK, 1976.
Herbert A Simon, Altruims and Economics, Eastern Economic Journal, Vol. 18 No. 1 Winter 1992.
Jesper Simonsen, Herbert A. Simon: Administrative Behavior – How organizations can be understood in terms of decision processes, Computer Science Journal, Roskilde University, Spring 1994, pp. 1
John M. Phiffner and RV Presthus, Public Administration, New York: The Ronald Press Co. http://www.accel-team.com/scientific/scientific_02.html
Kerlinger, Fred N., Foundations of Behavioral Research, Third Edition, (Chicago :Holt, Rinehart and Winston. 1986), pp.54.
Mario Teguh, Motivasi untuk Hidup yang Lebih Baik, The Golden Ways, Metro TV, 24 Desember 2009.
Moh. Nazir, Metode Penelitian, (Jakarta : PT. Ghalia Indonesia), pp. 7
Newstrom, J. W., & Davis, K. A. (1997). Organizational behavior: Human behavior at work (10th ed.). New York: McGraw-Hill.
19
Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah
R:Webster NCD 1974” in the Webster's New Collegiate Dictionary, Merriam-Webster, 1974 edition.
Stephen P. Robbins, Organizational Behavior, 9th edition Prentice Hall International http://bzupages.com/f238/pdf-book-stephen-p-robbins-organizational-behaviour-9th-edition-5293/
Walter L. Wallace, Principles of Scientific Sociology (Aldine, 1983) http://www.accel-team.com/scientific/scientific_02.html
William H. Newman, Administration Action the technique of Organization and Management, Prentice Hall Inc. http://www.accel-team.com/scientific/scientific_02.html
William L. Morrow., An Introduction to Public Administration, Policy, Politics and Bureucracy, (New York, the Free Press, 1974) 336. http://www.jstor.org/pss/974286
20
Top Related