SKRIPSI
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
DI KANTOR KELURAHAN PANGKABINANGA
KECAMATAN PALLANGGA KABUPATEN GOWA
Disusun dan diusulkan oleh
MUHAMMAD QADRI MS
Nomor Stambuk 10561 3235 09
PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAKASSAR
2015
PENGAJUAN SKRIPSI
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI KANTOR KELURAHAN
PANGKABINANGA KECAMATAN PALLANGGA KABUPATEN GOWA
SKRIPSI
Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Jurusan Ilmu
Administrasi Negara ( S.Sos )
Disusun dan Diajukan Oleh :
MUHAMMAD QADRI MS
Nomor Stambuk. 10561 3235 09
Kepada
PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAKASSAR
2015
PERSETUJUAN PEMBIMBING
Judul Skripsi : Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di Kantor Kelurahan
Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa
Nama : Muhammad Qadri MS
Nomor Stambuk : 10561 3235 09
Program Studi : Ilmu Administrasi Negara
Menyetujui
Pembimbing I Pembimbing II
Dr. H. Muhammadiah, MM Dra. Musliha Karim, MSi
Mengetahui
Dekan, Ketua Jurusan, Fisipol Unismuh Makassar Ilmu Administrasi Negara
Dr. H. Muhlis Madani, M.Si Dr. Burhanuddin, S.Sos, M.Si
PENERIMAAN TIM
Telah diterima oleh TIM penguji skripsi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Muhammadiyah Makassar, berdasarkan Surat Keputusan/Undangan
menguji ujian skripsi Dekan Fisipol Universitas Muhammadiyah Makassar,
Nomor : 0179/FSp/A.1-VIII/II/36/2015, sebagai salah satu syarat untuk
memperoleh gelar sarjana (S1) dalam program studi Ilmu Administrasi Negara di
Makassar pada hari sabtu tanggal 23 bulan November tahun 2015.
TIM PENILAI
Ketua Sekretaris
Dr. H.Muhlis Madani, M.Si Drs. Muhammad Idris,M.Si
Penguji :
1. Dr. H. Muhammadiah,MM (Ketua) ( )
2. Dr. Jaelan Usman, M.Si ( )
3. Abdul Kadir Adys, SH, MM ( )
4. Dr. Hj. Ihyani Mali, S.Sos, M.Si ( )
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA ILMIAH
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama Mahasiswa : Muhammad Qadri MS
Nomor Stambuk : 10561 3235 09
Program Studi : Ilmu Administrasi Negara
Menyatakan bahwa benar karya ilmiah ini adalah penelitian saya sendiri tanpa
bantuan dari pihak lain atau telah ditulis/dipublikasikan orang lain atau melakukan
plagiat. Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila kemudian hari
pernyataan ini tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik sesuai
aturan yang berlaku, sekalipun itu pencabutan gelar akademik.
Gowa, 2015
Yang Menyatakan
Muhammad Qadri MS
ABSTRAK
MUHAMMAD QADRI MS. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di Kantor
Kelurahan Pankabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.
(dibimbing oleh H. Muhammadiah, dan Musliha Karim).
Sistem pengelolaan arsip dinamis di defenisikan sebagai sistem
pengelolaan arsip dinamis yag meliputi Sistem kegiata pengurusan surat masuk
dan surat keluar (mail handling), sistem kegiatan penataan arsip (filling) dan
sistem kegiatan penyusutan arsip (record disposisi).
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui dan mengumpulkan data
serta fakta-fakta yang relevan dengan permasalahan penelitian, pengumpulan data
dilakukan melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi.
Jenis penelitian ini adalah deskriptif kualitatif melalui wacana dari hasil
wawancara dengan informan yang disajkan dalam bentuk narasi. Tipe penelitian
yang digunakan adalah Tipe study Kasus yaitu penelitian yang dimaksud untuk
memberikan penggambaran atau penjelasan mengenai masalah sistem pengelolaan
rsip dinamis.
Hasil penelitian yang dilakukan menunjukkan bahwa Sitem Pegelolaan
Arsip Dinamis Di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga
Kabupaten Gowa khususnya pada pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kelurahan
Pangkabinanga terlihat kurangnya pemahaman dan pengetahuan pegawai
mengenai pengelolaan arsip dinamis. Hal ini disebabkan kesadaran pegawai
mengelola arsip dengan baik, ada beberapa hal yang perlu ditingkatkan karena
masih dianggap kurang diantaranya Sistem pengurusan (mail handling) yaitu
kegiatan pengurusan surat masuk dan surat keluar belum berjalan optimal. Sistem
penataan arsip (filling) yaitu penyimpanan arsip, peminjaman arsip, penemuan
kembali arsip belum terlaksana dengan baik dan sistem penyusutan arsip (record
disposisi) menurut informan sudah terlaksana dengan baik. Hal ini terlihat dari
tanggapan informan mengenai indikator sistem pengelolaan arsip dinamis dari
hasil wawancara. Dan adapun faktor pendukung dan penghambat sistem
pengelolaan arsip dinamis di kantor kelurahan pangkabinanga, meliputi dalam
sistem penyusutan arsip (record disposisi) terlihat bahwa secara keseluruhan
sudah dapat dikatakan sudah berjala optimal. Sistem pengurusan surat (mail
handling) yaitu kegiatan pengurusan surat masuk dan surat keluar dan Sistem
penataan arsip (filling) kurangnya sumber daya manusia yang memadai
merupakan penghambat kemampuan pegawai yang terlihat langsung di bidan
kearsipan dalam penerapan sistem pengelolaan kearsipan, kurangnya kebutuhan
akan sarana dan prasarana di tambah tidak adanya pembiayaan merupakan suatu
faktor penghambat dalam kelancaran penataan arsip.
Kata kunci : Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatu
Segala puji bagi ALLAH SWT Tuhan yang maha agung dengan cinta-Nya
yang masih memberikan kesempatan kepada penulis untuk merampungkan tugas
akhir ini yang mengangkat judul “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di
Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa”
Berbagai kendala yang dihadapi penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini
dijadikan penulis sebagai proses pembelajaran, pengalaman, pendewasaan
sekaligus rahmat dari ALLAH SWT yang mampu mentransformasikan prespektif
penulias dalam memaknai sesuatu.
Pada kesempatan ini penulias mengucapkan terima kasih yang setinggi-
tingginya kepada orang-orang yang memberikan bantuan secara moril dan
material, serta kepada Bapak Dr. H. Muhammadiah, MM, Selaku pembimbing I
dan Ibu Dra. Musliha Karim, M.Si, selaku pembimbing II, atas waktu dan
luangnya yang diberikan disela-sela kesibukannya untuk memberikan bimbingan
dan pengarahan, mulai dari perumusan judul, penyusunan proposal sampai
terselesaikannya skripsi ini. Rasa terima kasih juga diberikan kepada pihak-pihak
yang turut membantu, serta memberi pengaruh kepada penulis selama ini, yaitu:
1. Bapak Rektor Dr. Irwan Akib, M.Pd, atas kebijaksanaan dan bantuan
fasilitas yang di berikan
2. Bapak Dr. Muhlis Madani, M.Si selaku Dekan Fakultas Imu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Muhammadiyah Makassar.
3. Bapak Dr. Burhanuddin, S.Sos, M.Si, selaku Ketua Program Studi Ilmu
Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Muhammadiyah Makassar atas segala bimbingan yang telah diberikan selama
ini
4. Bapak dan Ibu dosen Jurusan Ilmu Administrasi yang telah menyumbangkan
ilmunya kepada penulis selama mengenyam pedidikan dibangku perkuliahan
5. Kedua orang tua tercinta, Muddin dan Sumiati yang telah memberi
sumbangsi materi dan moral
6. Bapak Lurah Pangkabinangan Sachrial, S.Sos dan segenap jajarana
pemerintah Di Kantor Kelurahan Pangkabinanga, terima kasih atas
bantuannya sehingga penulis bisa melakukan penelitian.
7. Adik-adikku yang tercinta Muhammad Risky M.S dan Siti Nurul Haditsa
M.S yang selalu memberi saya semangat dan dorongan untuk menjadi orang
yang sukses dalam meraih gelar sarjana.
8. Sahabat saya Arie Setiwan, Kanda Marky yang tak pernah bosan
memberikan motivasi atas bantuan dan dukungan yang diberikan dalam
penulisan Skripsi ini. Dan Rekan-rekan mahasiswa (i) seperjuangan yang tidak
sempat penulis sebutkan satu per satu. Penulis mengucapkan banyak terima
kasih. Hanya ALLAH SWT, yang menentukan segalanya dan semoga kalian
mendapat pahala yang berlimpah ganda d sisi-Nya.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini jauh dari kesempurnaan, tapi setiap
manusia berpotensi melakukan gerak menyempurna. Oleh karena itu, dengan
segenap kerendahan hati, kritik dan saran yang sifatnya membangun sangat
diharapkan untuk referensi hidup di masa yang akan datang. Akhir kata penulis
berharap semoga Skripsi ini diberikan kontribusi yang bermanfaat bagi semua
pihak, Dan Semoga ALLAH SWT memberikan pahala yang berlimpah atas segala
kebaikan kita semua. Amin
Makassar, 2015
Muhammad Qadri M.S
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ....................................................................................... i
HALAMAN PENGAJUAN SKRIPSI ............................................................ ii
HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................ iii
HALAMAN PERSETUJUAN KEASLIAN KARYA ILMIAH ................... iv
ABSTRAK ...................................................................................................... v
KATA PENGANTAR .................................................................................... vi
DAFTAR ISI ................................................................................................... vii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ............................................................................. 1
B. Rumusan Masalah ........................................................................ 5
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian .................................................... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Konsep Sistem .............................................................................. 7
B. Konsep Pengelolaan ..................................................................... 8
C. Konsep Kearsipan ........................................................................ 12
D. Konsep Arsip Dinamis ................................................................ 16
E. Konsep Pengelolaan Arsip Dinamis ............................................. 22
F. Kerangka Pikir.............................................................................. 36
G. Fokus Penelitian................................................... ........................ 37
H. Deskripsi Fokus Penelitian................................................... ........ 37
BAB III METODE PENELITIAN
A. Waktu dan Lokasi Penelitian ...................................................... 39
B. Jenis dan Tipe Penelitian ............................................................ 39
C. Sumber Data ............................................................................... 39
D. Informan Penelitian ..................................................................... 40
E. Teknik Pengumpulan Data .......................................................... 41
F. Teknik Analisis Data.................................................................... 42
G. Keabsahan Data............................................................................ 43
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Lokasi Penelitian........... ................................ 46
B. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di Kantor Kelurahan
Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa ........ 50
C. Faktor Pendukung Dan Penghambat Sistem Pengelolaan Arsip
Dinamis Di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan
Pallangga Kabupaten Gowa .................................................... 72
BAB V PENUTUP DAN SARAN
A. Kesimpulan ............................................................................. 73
B. Saran ....................................................................................... 74
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 75
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Sumber yang menunjang proses kegiatan administrasi dalam arsip
adalah sistem pengelolaan. Pada dasarnya sistem pengelolaan arsip dinamis
merupakan kegiatan yang masih digunakan sebagai berkas kerja dalam
pelaksanaan tugas dan fungsi instansi, sehingga harus dikelolah dengan baik
dan sistematis, pengelolaan arsip dinamis dalah proses pengendalian arsip
dinamis secara efesien, efektif, dan lengkap meliputi penciptaan, penggunaan
dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Ruang lingkup arsip dinamis
meliputi penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan
arsip.
Setiap kegiatan administrasi yang dilaksanakan akan menghasilkan
suatu arsip, dengan terus berlangsungnya kegiatan administrasi maka volume
arsip pada suatu organisasi semakin hari semakin bertambah. Dengan
bertambahnya asrip, jika tidak dikendalikan maka arsip itu tidak akan
mempunyai nilai guna, sehingga hanya merupakan tumpukan kertas yang
tidak ada manfaatnya dan tidak dapat memberikan informasi dengan cepat jika
sewaktu-waktu diperlukan. Dengan demikian diperlukan usaha pengaturan
volume arsip. Penyusutan arsip yang sudah memiliki nilai guna merupakan
salah satu usaha mengendalian arsip. Hal ini perlu di perlakukan untuk
menghindari berbagai permasalahan yang akan ditimbulkan. Arsip juga
merupakan sarana evaluasi dalam proses penyelenggaraan pemerintahan dan
1
2
pembangunan serta sebagai bahan pertanggung jawaban nasional kepada
generasi yang akan datang lantaran memiliki fungsi yang cukup penting, maka
arsip haruslah dikelola secara baik dan benar denagn suatu sistem yang baik
dan benar pula agar informasi yang tersimpan dalam arsip tersebut tetap
terjaga keautentikannya dan tujuan adanya kearsipan seperti yang di
amanatkan dalam undang-undang pasal 3 bagi dapat tercapai yaitu untuk
menjamin keamanan dan keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Menurut Wursanto (1991: 58) sistem pengelolaan kearsipan yang
dijalankan oleh suatu organisasi dapat berjalan dengan baik apabila
mempunyai ciri-ciri sebagai berikut yakni :
1. Mudah dilakukan,
2. Mudah dimenegerti,
3. Murah/ekonomis,
4. Tidak memakan tempat,
5. Mudah dicapai,
6. Cocok bagi organisasi, dan
7. Fleksibel.
Pendapat di atas menuntut perhatian yang ekstra dari para anggota organisasi
terhadap keberadaan arsip dan untuk itu perlu di jalin kerjasama yang baik
antar seluruh anggota organisasi agar arsip yang sudah ada tetap terjaga
dengan baik keberadaannya.Sistem merupakan kesatuan yang terorganisasi
yang mengatur hubungan dalam suatu kerangka tertentu untuk mencapai
3
tujuan tertentu, sedangkan Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja
dengan orang-orang secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan
organisasi lembaga.
Pengelolaan arsip dinamis, perlu dilakukan pemisahan antara
dokumen yang masih memiliki pengaruh terhadap pengambilan keputusan
atau dianggap penting (dokumen aktif) dan dokumen yang pada hakikatnya
tidak terlalu diperlukan lagi dalam proses administrasi dalam organisasi
(dokumen inaktif), agar jika diperlukan, dokumen lebih mudah ditemukan.
Untuk mengaplikasikan hal ini tidaklah mudah, sehingga untuk
mengantisipasi masalah–masalah kearsipan yang mungkin saja terjadi dalam
proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen, maka pada tahun 1974 Arsip
Nasional Republik Indonesia bekerjasama dengan Lembaga Administrasi
Negara Republik Indonesia menerbitkan buku mengenai Sistem Kearsipan
Pola Baru.hampir semua instansi yang ada kini telah menggunakan sistem
kearsipan pola baru dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumennya
walaupun belum sepenuhnya diterapkan karena ada yang masih
menggabungkan antara pola baru dan pola lama. Menurut Baso dalam
Irmawati (2007:33), dalam sistem kearsipan ada beberapa faktor yang
berperan penting dalam mengoptimalkan pelaksanaannya. yakni antara lain :
1. Sarana dan prasarana penyimpanan dokumen (arsip),
2. Sumber daya manusia, dan
3. Pembiayaan
4
Sementara itu menurut Martono dalam Jamarudin (2007:4), ada
sistem arsip yang dikenal dalam proses pengelolaan arsip yakni :
1. Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling)
2. Sistem Penataan Surat (Filling)
3. Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi).
Proses penjajakan data awal yang dilakukan penulis pada Kantor
Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa, Penulis
menemukan masalah pengelolaan arsip utamanya dalam penetapan arsip
yaitu (1) Padasistem Pengurusan Surat (Mail Handling) terlihat bahwa
prosedur pengendalian dan pengurusannya kurang baik yang akhirnya
mengakibatkan keterlambatan dalam menentukan keputusan, terkadang
sering lupa dicatat dan diberi nomor agenda kedalam buku agenda surat
masuk dan surat keluar, bahkan kurangnya kesadaran pegawai tentang
pengelolaan arsip, sehingga mengakibatkan dokumen (arsip) hilang atau
tercecer karna di simpang di sembarang tempat (2) Pada Sistem Penataan
Berkas (Filling) terlihat bahwa rendahnya apresiasi pada tingkat
manajemen, terbatasnya Sumber Daya Manusia baik kualitas, tidak adanya
standar baku sarana, serta minimnya anggaran, bertambahnya terus-
menerus surat-surat kedalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya
sehingga tempat penyimpanan tidak lagi mencukupi merupakan hal yang
mempengaruhi kelancaran pelaksanaan penataan berkas, Kesadaran akan
arti penting penataan berkas yang baik biasanya muncul terlambat. dan (3)
pada Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi) terlihat bahwa tidak
5
adanya kegiatan mengurangi jumlah arsip yang tercipta maka terjadilah
problema yang menyangkut ruang penyimpanan, biaya, peralatan,
penyediaan tenaga, serta untuk perawatan dan pemeliharaannya, ini
mengakibatkan sering terjadi penumpukan arsip di sembarang tempat dan
banyak arsip yang tidak bernilai guna rusak atau hilang.
Terkait dengan beberapa masalah tersebut di atas peneliti tertarik
mengangkat judul penelitian Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di Kantor
Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.
A. Rumusan Masalah
Berangkat dari latar belakang masalah dan judul dalam skripsi ini,
maka rumusan masalah dari penelitian ini adalah :
1. Bagaimana sistem pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Kelurahan
Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa ?
2. Faktor Pendukung dan Penghambat sistem pengelolaan arsip dinamis
pada Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga
Kabupaten Gowa ?
B. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
a. Untuk mengetahui sistem pengelolaan arsip dinamis di Kantor
Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.
6
b. Untuk mengetahui faktor pendukung dan penghambat sistem
pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kelurahan Pangkabinanga
Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Manfaat Akademis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna dan bermanfaat
sebagai bahan masukan bagi mahasiswa yang melakukan penelitian
dibidang sistem pengelolaan arsip dinamis mengingat masih kurangnya
kajian tentang sistem pengelolaan arsip dinamis khususnya arsip
dinamis.
b. Manfaat Praktis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi bagi
penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis untuk penyempurnaan atau
perbaikan pelaksanaan sistem pengelolaan arsip dinamis di masa yang
akan datang. Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi informasi
sekaligus masukan bagi pimpinan dan staf Kantor Kelurahan
Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa agar ke depan
dapat diperoleh output yang optimal sesuai dengan yang diharapkan
berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis yang ada.
7
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA.
A. Konsep Sistem
Agar dapat memahami dengan jelas alur pikir dalam tulisan ini, maka
perlu di bahas terlebih dahulu teori, konsep, dan kebijaksanaan yang menjadi
dasar ataupun landasan berpikir sehingga baik penulis ataupun siapa saja dapat
memperoleh informasi yang konpherenship tentang substansi dari tulisan ini.
Santoso dan Hanif (2004:348) mendefinisikan bahwa Sistem yaitu
:peraturan, cara jalan, susunan yang teratur dari pandangan teori: asas:
seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk
suatu keseluruhan. Sementara itu, pendapat lain disampaikan oleh Rochaety,
Setyowati, Ridawan.Z (2011:2) yang mendefenisikan sistem sebagai suatu
kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sistem yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Gie dalam Moekijat (1986:4)
mendefinisikan Sistem sebagai suatu kebulatan dari bagian-bagian atau unsur
– unsur yang saling berhubungan menurut suatu pengaturan yang tertib guna
mencapai maksud tertentu.Lebih lanjut Murdick dkk (1991:6) mendefinisikan
bahwa Suatu sistem dapat dijelaskan secara sederhana sebagai seperangkat
elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama.
Berdasarkan beberapa pandangan yang telah diuraikan, dapat kita ketahui
bahwa sistem adalah kesatuan dari beberapa komponen yang memiliki
keterkaitan antara satu dengan lainnya untuk mencapai suatu tujuan. Dari
konsep yang telah kita pahami bersama dengan uraian diatas mengenai
7
8
defenisi sistem maka kita juga dapat memahami bahwa sistem adalah salah
satu bagian terpenting dalam suatu oraganisasi baik organisasi swasta maupun
organisasi pemerintah karena sistem merupakan kebulatan dari suatu prosedur
yang dibuat untuk mengerjakan pekerjaan pada bagian dan tujuan dari masing-
masing bagian itu, yang akan dipadukan menjadi suatu kesatuan melalui
sistem, dan sistem mengharuskan setiap bagian yang ada dalam organisasi
saling bekerjasama dengan baik untuk mencapai tujuan bersama
B. Konsep Pengelolaan
Kata pengelolaan berasal dari kata dasar kelola yang didefinisikan
oleh Santoso dan Hanif (2004:196) yaitu menyelenggarakan, mengurus,
mengusahakan.Pengelolaan dalam percakapan sehari – hari sering
diidentikkan dan dihubungkan dengan kata manajemen. Penggunaan kata
manajemen ada benarnya sebab manajemen juga mencakup suatu proses yang
terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan,
dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Sementara itu menurut Martono dalam
Jamaruddin (2007:4), dalam sistem pengelolaan arsip dinamis ada sistem
pengelolaan yang dikenal yakni Sistem pengelolaan arsip yang merupakan
rangkaian proses dalam pengelolaan terhadap arsip yang ada dalam suatu
organisasi yang meliputi:Kegiatan Pengurusan Surat (Mail Handling) yaitu
prosedur pengurusan surat masuk maupun surat keluar baik surat dinas,surat
biasa maupun surat rahasia serta penggunaan azas baik sentralisasi maupun
desentralisasi atau gabungan antara keduanya., Kegiatan Penataan Arsip
(Filling) dan yaitu kegiatan mengatur, menyusun, dan menata semua arsip
9
dalam bentuk tatanan yang sistematis agar dapat ditemukan dengan cepat dan
tepat serta Kegiatan Penyusutan Arsip (Record Disposisi) yakni kegiatan
mengurangi jumlah arsip yang tercipta agar tidak terjadi problema.
Berdasarkan proses pengelolaan dokumen, kegiatan yang paling
memerlukan perhatian yang besar yakni sistem penataan (filling) dan
pengamanan arsip, dimana jika kegiatan ini tidak dilakukan dengan baik dan
benar, maka akan menghambat proses penemuan kembali arsip jika
dibutuhkan. Menurut A.W Widjaja (1993:104-105) mengemukakan bahwa
penataan bertujuan untuk menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang
masih mempunyai nilai pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan
suatu persoalan atau proses pekerjaan,menyimpan bahan-bahan arsip atau
dokumen dengan suatu sistem tertentu sehinggah apabila diperlukan dengan
cepat dapat di ketemukan kembali, dan menjaga dan memelihara fisik arsip
atau dokumen agar terhindar dari kemungkinan rusak, terbakar atau hilang.
Penataan arsip adalah pengaturan secara sistematis keseluruhan
data/permasalahan sedemikian rupa sehingga apabila sewaktu-waktu
dibutuhkan dapat segera diketemukan kembali.Untuk penataan berkas, perlu
adanya keseragaman dalam pemrosesan dan prosedur.Oleh karena itu perlu
dibuatkan buku pedoman atau petunjuk yang pasti bagi para petugas yang
bersangkutan.penataan berkas yang masih akan dibutuhkan kembali (arsip
aktif) umumnya disimpan pada masing-masing unit pengolah (bagian masing-
masing). Penyelenggaraan berkas yang sudah inaktif dipusatkan di bagian
arsip. Penataan arsip dinamis sendiri, terdiri atas dua macam cara penataan
10
yang disesuaikan dengan jenis arsip dinamis yang dikelola. Berdasarkan
uraian diatas, maka dapat diketahui bahwa pemahaman akan pengelolaan
menekankan pada bagaimana kita melakukan pekerjaan dalam bidang apa saja
dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Sehubungan dengan hal pengelolaan, untuk dapat mencapai tujuan
dengan tepat, penting diperhatikan fungsi – fungsi manajemen agar setiap
sistem yang ada saling bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sama yakni
tercapainya tujuan organisasi untuk menemukan dokumen dengan cepat dan
tepat, lengkap serta lestari sesuai dengan yang diamanatkan dalam Undang –
Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 2
Pasal 3 bagian F menjamin keamanan dan keselamatan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
Mencapai tujuan tersebut, maka diperlukan pengelolaan dengan cara
sistematis yang juga disesuaikan dengan kondisi organisasi, termasuk sumber
daya manusia, sarana prasarana, biaya yang cukup memadai, sehingga semua
aktifitas pengelolaan dokumen dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan
harapan organisasi. Langemo dalam Sukoco (2006: 87) mengungkapkan
beberapa saran dalam melakukan kegiatan pengelolaan terhadap dokumem
yang diarsipkan agar dokumen tersebut dapat digunakan pada waktu yang
tepat. Saran – saran tersebut adalah :
11
1. Adanya komitmen dari pihak manajemen untuk menggunakan sistem
pengarsipan terbaru yang mampu mengintegrasikan dokumen fisik dengan
dokumen elektronis.
2. Mengangkat manejer arsip yang mampu mengembangkan dasar – dasar
menejeman pengarsipan serta mengimplementasikan jadwal retensi dokumen
yang dimiliki oleh organisasi.
3. Merencanakan untuk mengimplementasikan digitalisasi dokumen yang
dikelola.
4. Berinteraksi dengan pengguna sistem pengarsipan untuk mendapatkan
masukan atau keluhan dari mereka, serta mengevaluasi penggunaan sistem
pengarsipan yang sekarang digunakan oleh organisasi.
5. Mengangkat supervisor yang bertanggung jawab secara langsung atas setiap
dokumen yang ada di organisasi.
6. Melakukan seleksi awal terhadap dokumen yang akan dikelola, dan apabila
hal yang dimaksud dirasa kurang relevan atau habis masa retensinya,
sebaiknya dimusnahkan sehingga program organisasi hanya terfokus pada
dokumen yang benar – benar akan digunakan dalam proses pengambilan
keputusan.
7. Jadwal pemindahan dokumen aktif ke folder dokumen inaktif maupun dari
dokumen aktif / inaktif ke arsip permanen harus dapat dilakukan pada waktu
yang tepat berdasarkan buku panduan pengelolaan arsip yang disusun oleh
organisasi.
12
8. Penempatan dokumen dalam bentuk kertas maupun fisik yang lain pada
tempat yang mudah dijangkau dan ditemukan.
9. Menyeleksi dan mengimplementasikan program manajemen kearsipan beserta
software yang mampu mendukung pengoperasian sistem yang dimaksud.
10. Mengonveksi ke sistem pengarsipan mandiri, di mana masing – masing
pegawai dapat menyimpan dan menggunakan dokumen yang berkaitan dengan
pekerjaannya berdasarkan buku panduan pengarsipan.
11. Mengevaluasi klasifikasi dan sistem pengindeksan dari sistem pengarsipan
yang sekarang digunakan oleh organisasi.
C. Konsep Kearsipan
Santoso dan Hanif (2004:29)mendefinisikan Arsip adalah simpanan
surat-surat penting: dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan
dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi. Kemudian Haryadi (2009:42)
mendefinisikan arsip dengan dua definisi yaitu:
1. Arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis,
bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam suatu
kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaa, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan umumnya.
2. Arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya
dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara
fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku)
dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama
diperlukan”.
13
Selanjutnya Gie (1998: 118) mengungkapkan bahwa Arsip adalah
suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai
suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan.
Sedangkan Amsyah (1996:3), memberikan pengertian bahwa Arsip adalah
setiap catatan ( record / warkat ) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam
bentuk huruf, angka, atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu
sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam dalam kertas, kertas
film, media computer, dan sebagainya. Kemudian Barthos (1990:1)
mendefinisikan bahwa Arsip adalah suatu badan (Agency) yang melakukan
segala kegiatan pencatatan, penanganan, dan pemeliharaan surat-surat yang
mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut
soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan dengan menerapkan
kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dipertanggungjawabkan. Sedarmayanti
(2003:7) mengemukakan pengertian arsip dalam bahasa indonesia, dikenal
pula istilah File (dari bahasa latin fillium, yang berarti tali), dan istilah record,
yang masih banyak dipergunakan dalam kegiatan administrasi kearsipan,
selanjutnya menurut Wursanto (1994:59) mengemukakan arsip adalah peranan
dalam kearsipan dalam pekerjaan tatausaha merupakan fungsi pekerjaan
pemberi bantuan, merupakan alat bagi manajerialnya yang meliputi,
perencanaan, pengorganisasian, pergerakan, pengawasan, dan pengambilan
keputusan.
Widjaja (1986:102-103) tujuan kearsipan adalah untuk menjamin
keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan
14
pelaksanaan penyelenggraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan
bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Karena
pentingnya arsip untuk organisasi, maka tidak lagi dapat disangkal bahwa
arsip mempunyai nilai dan arti yang cukup strategis dalam proses administrasi
dalam sebuah organisasi. Jika ingin mengetahui keberhasilan penyelenggaraan
administrasi dalam kehidupan suatu organisasi, maka arsip adalah salah satu
unsur yang dapat dijadikan tolak ukur penilaian perkembangan administrasi
dan manajemen di masa modern ini.dewasa ini arsip haruslah semakin
berfungsi sebagaimana mestinya sesuai dengan tuntutan perkembangan zaman
dalam upaya mencapai cita – cita bangsa dan tujuan nasional. Untuk dapat
mewujudkan fungsi arsip sebagaimana mestinya, maka perlu dilakukan
perbaikan terhadap kinerja instansi karena arsip merupakan salah satu faktor
penunjang untuk memperlancar pelaksanaan tugas sehingga perlu dijaga
dengan baik.
Menurut Amsyah (2003:2) berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi
dua kategori sifat yaitu:
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
Negara. Arsip dinamis tersebut, terdiri atas dua bagian yakni :
a. Arsip aktif dimana arsip ini setiap saat digunakan untuk administrasi dalam
organisasi.
15
b. Arsip inaktif dimana arsip ini frekuensi penggunaan dan pemanfaatannya
dalam organisasi sudah mulai berkurang ataupun menurun (sudah jarang
digunakan).
2. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi digunakan secara langsung
untuk kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan, kehidupan
kebangsaan maupun untuk penyelenggaraan kegiatan administrasi Negara
sehari – hari. Di suatu kantor, arsip statis yang sudah diseleksi wajib
diserahkan kepada Arsip Nasional. proses penyimpanan atau pengarsipan
naskah – naskah dalam suatu organisasi, kantor, ataupun instansi perlu
dilakukan dengan rapi karena seperti yang telah dijelaskan sebelumnya arsip
memiliki peranan penting dalam penyelenggaraan administrasi, selian itu arsip
juga mengandung nilai guna untuk kantor, organisasi, ataupun instansi yang
bersangkutan, sehingga jika tidak diarsipkan secara baik, benar, dan rapi maka
nilai guna arsip tersebut akan menurun. kearsipan merupakan salah satu
macam pekerjaan kantor atau tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap
instansi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. Kearsipan erat
kaitannya dengan kegiatan yang menyangkut pekerjaan yang berhubungan
dengan penyimpanan warkat atau surat dan dokumen. Kegiatan-kegiatan
inilah yang membuat lahirnya istilah kearsipan.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1
bagian 1 menyatakan bahwa “kearsipan adalah hal – hal yang berkenaan
dengan arsip”.Sementara itu, menurut Baso (1995:10)Kearsipan adalah proses
16
pengurusan dan pengendalian naskah / arsip yang dibuat sendiri maupun yang
diterima dari pihak lain untuk disimpan dan ditemukan/digunakan serta
dipelihara untuk keperluan lebih lanjut. Berdasarkan pemaparan diatas, dapat
kita simpulkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah suatu tata cara
dalam pengelolaan dan pengurusan arsip yang dimulai dari sejak saat
penciptaan sampai dengan pemusnahan atau pelestarian arsip yang
menggunakan aturan dan prosedur sehingga apabila diperlukan dapat
diketemukan kembali dengan cepat, tepat, dan lengkap.
D. Konsep Arsip Dinamis
Barthos (1990: 4) mendefinisikan Arsip dinamis adalah arsip yang
masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang
digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
selanjutnya, dalam Undang – Undang Negara Republik Indonesia Nomor 43
Tahun 2009 pasal 1 bagian 3 mendefinisikan arsip dinamis adalah arsip yang
digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu. Sementara itu, Sukoco (2006: 84)
mendefinisikan Arsip dinamis adalah merupakan informasi terekam, termasuk
data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau
perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti
aktivitas tersebut. Pendapat Endang Wiryatmi tri lestari (1993:1) dengan
melakukan arsip dan kearsipan dinamis tentu seseorang tidak akan kehilangan
17
jejak gambaran masa lalu untuk mengambil langkah baru ke depan yang lebih
tepat dan lebih baik dalam segala bentuk aktifitas.
Baso dalam Tahir (2007:33) mengemukakan bahwa faktor yang
mendukung terlaksananya sistem pengelolaan arsip yang baik adalah Faktor-
faktor yang memepengaruhi sistem penataan arsipdinamis merupakan hal-hal
yang berpengaruh terhadap pelaksanaan sistem kearsipan dalam suatu
organisasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi sistem kearsipan tersebut antara
lain yaituSumber Daya Manusia dapat didefinisikan sebagai kemampuan
pegawai yang terlibat langsung dalam bidang kearsipan dalam penerapan
sistem kearsipan. Sarana dan Prasarana dapat didefinisikan sebagai dukungan
yang berupa perangkat keras yang digunakan dalam bidang kearsipan serta
Biaya yang dapat didefinisikan sebagai anggaran yang tersedia untuk
pelaksanaan sistem pengelolaan arsip. pendapat ini didukung oleh Undang-
Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 point 24 yang
menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan
meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu
sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, sarana
dan prasarana, serta sumber daya lainnya.
Anglo-Saxon dalam Basuki (2003:14) mendefinisikan arsip dinamis
adalah dokumen yang masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan
keputusan, pengawasan, dan keperluan lain. Barthos (1990:4) mendefinisikan
Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus
diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari
18
serta masih dikelola oleh unit pengelolah, dan arsip inaktif adalah arsip yang
tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan
dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.
Berdasarkan pemaparan diatas, penulis menarik kesimpulan bahwa arsip
dinamis aiktif memiliki peranan yang aktif dalam proses penyelenggaraan
administrasi Negara karena keberadaannya sangat diperlukan bagi kelancaran
kegiatan organisasi yang frekuensi kegunaannya sebagai berkas kerja yang
tinggi, sementara arsip dinamis inaktif, keberadaannya tidak secara langsung
diperlukan dalam proses administrasi Negara. Menurut Basuki (2003:15)
instansi menganggap pentingnya pengelolaan arsip dinamis karena :
1. Sebuah badan atau perorangan perlu mengandalkan pada akses yang efisien
terhadap informasi yang benar. Manejemen arsip dinamis memerlukan
informasi yang tepat untuk keperluan membentu pengambilan keputusan,
sarana umum, sebagai bukti kebijakan, aktivitas dan menunjang litigasi.
2. Instansi memiliki tanggung jawab hokum, professional, dan etis untuk
menciptakan arsip dinamis tertentu. Instansi juga disyaratkan
mempertahankan arsip dinamis jenis tertentu untuk masa tertentu dan hal ini
dilaksanakan oleh manejemen arsip dinamis.
3. Instansi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakannya dan
disampaikannya. Hal ini dilakukan karena alasan ekonomis mengingat
penyimpanan arsip dinamis kertas memerlukan ruangan penyimpanan yang
besar dan alasan efisiensi operasional mengingat lebih sulit menemukan
informasi yang relevan bila informasi tersebut terkubur pada informasi yang
19
sudah using. Maka tugas manajemen arsip dinamis meliputi pengembangan
control pemusnahan arsip dinamis serta pemisahan arsip dinamis aktif dari
yang inaktif.
Terkait proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen fisik (manual)
perlu terlebih dahulu dilakukan pengklasifikasian terhadap setiap dokumen
yang akan dikelola dan diarsipkan. Menurut Basuki dalam Sukoco (2006: 99)
ada lima jenis umum dokumen fisik (manual) dan sistem pengelolaan yang
paling sering digunakan dalam proses pengelolaan dan pengarsipannya yaitu :
1. Jenis dokumen korespondensi ( termasuk surat, memorandum, telegram,
lampiran, laporan, dan dokumen lain ) dimana untuk jenis dokumen ini
sistem penyimpanan ( pengarsipan ) yang sering digunakan adalah dengan
sistem pengelolaan dan pengarsiapan yang menggunakan berkas subjek yang
dapat membedakannya dengan dokumen yang lain.
2. Jenis dokumen transaksi misalnya formulir atau korespondensi yang
memberikan bukti adanya transaksi, dimana sistem pengelolaan dan
pengarsipan yang digunakan untuk jenis dokumen ini adalah dengan
melakukan susunan alfabetis atau numerik berdasarkan nama atau pengenal
numeric.
3. Dokumen proyek yang antara lain korespondensi, nota, dan data lain yang
terkait dengan proyek tertentu, seperti pengembangan produk maupun
pelaksanaan kegiatan proyek. Untuk jenis data ini, pengelolaan dan
pengarsipannya dilakukan dengan menyimpan dokumen menurut nama
20
proyek atau nomor. Sering kali penyimpanan menurut nama proyek atau
nomor ini dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi.
4. Dokumen (berkas) kasus yang berupa berkas klaim, tuntutan hukum, kontrak,
asuransi, rekaman medis, dan dokumen personalia lainnya yang lazim
merujuk pada personil atau property tertentu. Untuk jenis dokumen ini,
pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan cara menyimpannya
berdasarkan nama atau nama kelompok atau diindeks menurut nomor
dokumen atau berkas.
5. Dokumen atau berkas khas yang berupa peta dan gambar rekayasa, pita atau
tapes, foto sinar x, foto gambar, kliping, dan berkas rujukan tercetak lainnya.
Untuk jenis dokumen ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan
menyimpan berkas berdasarkan nomor indeks yang berdasarkan abjad.
Selain itu, arsip dinamis juga memiliki beberapa fungsi. Sulistyo dan
Basuki (2003: 31) menguraikan fungsi arsip dinamis yakni:
1. Merupakan Memori Untuk Badan Korporasi (organisasi)
Arsip dinamis merupakan memori bagi badan korporasi(organisasi), hal ini
diperlukan karena karyawan sebuah badan korporasi (organisasi) memiliki
ingatan yang terbatas, bila terjadi sebuah peristiwa maka hasil ingatan
karyawan akan berbeda walaupun menghadapi peristiwa yang sama
2. Pengambilan Keputusan Manajemen
Untuk mengambil keputusan yang tepat, manajer harus memperoleh informasi
yang tepat karena keputusan akan baik bilamana informasi yang diteri juga
21
baik. Sebagian besar informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan
bersumber pada arsip dinamis.
3. Menunjang Litigasi
Dengan semakin banyaknya orang, badan korporasi yang mengadukan atau
menuntut badan korporasi (organisasi) maka semakin lama manajemen arsip
dinamis semakin diperlukan. Bilamana sebuah badan korporasi (organisasi)
menggugat badan korporasi (organisasi) lain, maka arsip dinamis
menyediakan dokumentasi yang diperlukan untuk digunakan di pengadilan.
4. Mengurangi Biaya Dan Volume Penggunaan Kertas
Banyak manajer menjadi pusing akibat bertambahnya volume kertas yang
diperlukan serta meningkatnya biaya yang dikaitkan dengan penciptaan,
penggunaan, penyimpanan, dan pemusnahan arsip dinamis.Maka perlu
perhatian terhadap meningkatnya volume kertas yang digunakan yang
berimbas pada biaya pemeliharaannya.
5. Efisiensi Badan Korporasi (Organisasi)
Bilamana seseorang tidak dapat menemukan informasi yang diperlukan untuk
mengembangkan secara efisiensi dan menilai alternatif, maka yang ada
hanyalah frustasi belaka.Sebuah statistik menunjukkan bahwa karyawan
menghabiskan waktu 50 menit per hari hanya untuk mencari berkas arsip
dinamis yang salah tempat.
6. Ketentuan Hukum
22
Banyak badan korporasi (organisasi) yang memperoleh kontrak kerja, pesanan
dari pemerintah sehingga badan korporasi (organisasi) tersebut hahus
beroperasi sesuai dengan kebijakan dan prosedur pemerintah.
7. Rujukan Historis
Arsip dinamis merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi
untuk masa depan. Arsip dinamis melestarikan sejarah untuk generasi
mendatang.Bilamana rekaman tersebut hilang atau rusak, sebagian besar
informasi yang terkandung di dalamnya tidak dapat diperoleh kembali. Bagian
informasi yang diperoleh kembali seringkali hanya merupakan hasil ingatan
karyawan dan mungkin berisi distorsi yang menyimpang dari rekaman semula
E. Pengelolaan Arsip Dinamis
Guna memahami proses pengelolaan arsip dinamis disuatu badan,
lembaga, organisasi, instansi, atau kantor, maka kita perlu terlebih dahulu
memahami makna dari manajemen arsip karena proses pengelolaan adalah
bagian dari manajemen arsip itu sendiri.
Ogders dalam Sukoco ( 2006: 82) mendefinisikan Manajemen arsip
adalah suatu proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen
baik dokumen fisik / manual ( dalam bentuk kertas ), maupun dokumen
elektronik (media elektronik ).faktor yang cukup penting yang perlu
diperhatikan dalam proses pengelolaan arsip dinamis adalah alasan dibalik
penyimpanan dokumen, dimana dalam manajemen kearsipan, dokumen fisik /
manual yang disimpan, harusnya disimpan agar dokumen ditempatkan dalam
sistem kearsipan yang dapat ditemukan kemudian bila dibutuhkan. Namun,
23
seiring berkembangnya teknologi digital yang akhirnya melahirkan dokumen
dalam bentuk lain yakni dokumen electronik, maka hasil yang sama akan
dicapai dengan mentransfer dokumen elektronik dari proses administrasi
manual ke dalam sistem penyimpanan. Berdasarkan penjelasan sebelumnya
kita ketahui bahwa arsip dinamis terdiri dari dua jenis yakni arsip dinamis
aktif dan arsip dinamis inaktif. Dalam proses pengelolaan arsip, sistem yang
digunakan dalam dalam mengelola utamanya dalam hal penataan dan
pengamanan arsip terhadap dua jenis arsip ini tidaklah sama. Proses penataan
kedua jenis arsip dinamis tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Penataan Arsip Dinamis Aktif
Terkait proses penataan arsip-arsip yang menyangkut suatu masalah
(subyek) tertentu (arsip-arsip yang masalahnya sama), data yang ditata jadi
satu file dimasukkan ke dalam satu folder. Kalau tidak cukup satu folder dapat
juga beberapa folder.Kelompok forder untuk masalah yang berbeda
dipisahkan oleh sekat penunjuk (guide) yang sekaligus merupakan petunjuk
subjek/masalah. File (folder beserta penyekat) ditempatkan dalam filling
cabinet.
2. Penataan Arsip Dinamis In-aktif
Arsip in-aktif disimpan dipusat arsip (sentralisasi) dan ditata menurut
pola klasifikasi tanpa kantu kandali, karena arsip in-aktif itu jumlahnya sangat
besar serta penggunaannya tidak sesering arsip aktif, maka tempat
penyimpanannya menggunakan sarana yang berdaya tamping lebih besar.
Untuk lebih memudahkan penemuan arsip-arsip in-aktif dari masing-masing
24
masalah pokok (subyek utama) digolongkan menurut tahun.proses penataan
arsip, tidak dapat berjalan dengan baik jika tidak diikuti dengan proses
penyimpanan arsip yang baik pula. Penyimpanan arsip yang dilakukan secara
sistematis akan bermanfaat bagi :
1. Penemuan kembali arsip dengan mudah dan cepat.
2. Pengambilan arsip yang mudah tanpa mengacaukan penyimpanan.
3. Pengembalian arsip juga dapat dilakukan dengan mudah.
Sistem penyimpanan arsip dalam suatu organisasi berbeda-beda.
Adapun penyebab berbedanya sistem penyimpanan arsip tersebut antara lain
dipengaruhi oleh :
1. Tujuan organisasi.
2. Volume pekerjaan.
3. Jenis peralatan yang digunakan.
4. Tersedianya ahli kearsipan masing-masing organisasi.
5. Kondisi fisik masing-masing organisasi.
Sehubungan dengan kegiatan penataan arsip dalam pengelolaan arsip
juga dilakukan kegiatan perlindungan terhadap arsip, hal ini penting untuk
dilakukan karena arsip dinamis merupakan bagian vital dalam pengambilan
keputusan. Menurut Wusanto dalam Syamsi (2000:130) yang dimaksud
dengan perlindungan arsip yakni :
1. Tempat atau alat yang dipergunakan untuk menaruh dan menyimpan arsip
sehingga arsip itu aman.
25
2. Suatu perbuatan untuk melindungi arsip, menjaga arsip yang dihasilkan dan
yang diterima itu aman
3. Menjaga arsip supaya selamat, terhindar dari bahaya, kerusakan dan pencurian
oleh orang yang tidak bertanggung jawab.
Pengamanan arsip dari segi fisiknya. Dalam proses pengamanan arsip
dari segi fisiknya ini ada tiga hal yang penting untuk diperhatikan pihak
pengelola arsip yakni :
1. Restorasi arsip yakni memperbaiki arsip yang telah rusak dan sulit
digunakan, dengan demikian arsip dapat digunakan lagi dalam jangka
waktu yang lebih lama.
2. Laminasi arsip yakni melaminasi setiap arsip yang ada dengan
menggunakan plastic agar tidak mudah rusak bila terkena air, binatang
kecil, maupun hal-hal lain yang dapat merusak arsip.
3. Mikrofilm yakni melakukan pemotretan terhadap arsip penting/vital yang
sulit untuk direstotasi dan dilaminasi dan jika ingin membaca isi dalam
arsip tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan proyektor khusus,
hanya saja jika ingin menggunakan microfilm, maka perlu disediakan biaya
yang cukup besar dan tenaga ahli yang dapat mengoperasikan dengan baik
microfilm karena harga microfilm sangat mahal dan sulit untuk
dioperasikan.
1. Alat pemeliharaan dan pengaman arsip yang antara lain adalah:
a. Alat pemadam kebakaran.
b. Alat Tanda peringatan.
26
c. Alat Penyemprot serangga.
d. Alat Pengisap debu.
e. Kipas angin.
f. Penyegar udara.
2. Pengawetan arsip yang menurut pendapat Wusanto yang dikutip oleh Ibnu
Syamsi (2000: 134) dapat dilakukan dengan cara :
a. Reproduksi atau fotografi.
b. Restorasi dan penjilidan.
c. Laminasi arsip
3. Kecepatan penemuan arsip dimana waktu penemuan arsip baiknya adalah
1 menit.
Selain itu, yang tidak kalah pentingnya untuk dipahami pihak
pengelola arsip dalam proses pengelolaan arsip yakni proses perawatan arsip.
Usaha memelihara arsip berupa usaha melindungi, mengatasi, mencegah, dan
mengambil tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip beserta
informasi yang terkandung dalam arsip (isi arsip) dari kemungkinan
kehilangan, kerusakan, dan hala-hal lain yang tidak diinginkan.Sulistiyo-
Basuki (1991:231) memaparkan biayaPemeliharaan terhadap arsip dapat
dilakukan dengan :
1. Pengaturan ruangan penyimpanan arsip yang dapat dilakukan dengan cara :
a. Menjaga keadaaan ruangan penyimpanan agar jangan terlalu lembab. Suhu
udara dalam ruangan penyimpanan sebaiknya berkisar 26 derajad celcius.
27
Kelembapan ruangan jangan melebihi 65%. Jika memungkinkan,
gunakanlah AC untuk menjaga suhu, kelembapan dan mencegah debu.
b. Memberikan ventilasi yang cukup untuk mengatur peredaran udara dalam
ruangan penyimpanan arsip (jika ruangan penyimpanan tidak dilengkapi
dengan AC).
c. Memberikan penerangan yang cukup di dalam ruangan penyimpanan
arsip.
d. Hindarkan dari bahaya kebakaran, kebocoran air, gangguan kesehatan,
pencurian, dan bahaya lainnya.
e. Hindarkan dari kemungkinan serangan hama seperti rayap, ngengat, dan
semut. Untuk mencegahnya, gunakan obat pembasmi hama.
f. Hindarkan terhadap pencemaran polusi udara.
g. Ruangan arsip sentral hendaknya terpisah dari ruangan lainnya, dan
disediakan kunci tersendiri.
2. Menjaga kebersihan arsip beserta alat dan ruangan tempat penyimpanan arsip.
Kebersihan di sini meliputi kebersihan ruangan arsip, warkat, beserta alatnya.
a. Kebersihan Ruangan Arsip yang dapat dilakukan dengan cara :
(1) Seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot debu.
(2) Dilarang merokok dan makan di dalam ruangan arsip.
b. Kebersihan Arsip yang dapat dilakukan dengan cara :
(1) Debu yang melekat pada arsip disedot dengan alat penyedot debu.
(2) Jika ada arsip yang dimakan rayap, supaya dipisahkan dan diberantas
rayapnya.
28
(3) Arsip jangan sampai berkarat. Karena itu, gunakan paper clip dari
plastik.
c. Memelihara tempat/alat penyimpanan arsip yang dapat dilakukan
dengan langkah :
a. Rak Arsip
(1) Rak penyimpanan arsip sebaiknya dari logam.
(2) Jika rak penyimpanan arsip terbuat dari kayu hendaknya dijaga jangan
sampai dimakan rayap.
b. Lemari Arsip
(1) Lemari penyimpanan arsip harus sering dibuka.
(2) Arsip yang ada di dalam lemari penyimpanan arsip harus disusun agak
renggang agar mudah dalam proses pengambilan arsip dan arsippun
tidak mudah lembab.
(3) Sebaiknya menaruh obat pembasmi ngengat dan rayap pada lemari
penyimpanan arsip.
Proses pengelolaan arsip dinamis, ada istilah yang digunakan
dan diterapkan dalam pengelolaan arsip dinamis dalam suatu
organisasi, kantor, ataupun instansi yakni sistem pengelolaan arsip
dinamis dengan menerapkan pengindeksan terhadap setiap dokumen
yang diarsipkan. Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur
urutan unit – unit atau bagian – bagian dari kata – kata kunci yang
akan disusun menurut abjad, sebagai tanda pengenal untuk
memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali
29
dokumen yang diarsipkan. Bentuk indeks ini dapat berupa kartu,
daftar, atau buku yang disusun sedemikian rupa agar nantinya tidak
mendapat kesulitan dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan.
Menurut Gie dalam Sukoco (2006: 88) ada beberapa sistem yang
digunakan dalam mengindeks dokumen yakni :
1. Sistem Kronologis yakni sistem yang menggunakan kalender sebagai
patokan pengindeksan.
2. Sistem Abjad yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan urutan
abjad dan nama dokumen bersangkutan.
3. Sistem Subjek yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan isi dari
dokumen yang bersangkutan. Sistem ini terkenal sulit dalam
pengelolaannya.
4. Sistem Numerik yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan kode
nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan.
Terkait dalam hal mengelola dan mengarsipkan dokumen secara
manual, organisasi harus mengklarifikasikan dan mengelolah serta
mengarsipkannya dengan memisahkan dokumen menjadi dua ( 2 ) tipe
dokumen, yaitu dokumen aktif dan dokumen inaktif. Hal ini disarankan
agar dapat dilakukan pengelolaan dan pengarsipan yang berbeda antara
dokumen yang masih digunakan oleh organisasi untuk mengambil
keputusan operasional sehari – hari (dokumen aktif) dengan dokumen
yang tidak lagi memiliki pengaruh yang besar terhadap pengambilan
keputusan operasional sehari-hari ( dokumen inaktif ).
30
Sehubungan dengan proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen,
tentunya dikenal pula istilah sistem penyimpanan dokumen, dimana
pengarsipan sendiri bermakna menyimpan. Menurut Quible dalam Sukoco
(2006:96) ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat diaplikasikan
oleh suatu organisasi, yakni :
1. Sistem penyimpanan terpusat ( sentralisasi ), dimana dalam sistem
sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan, unit
bawahan yang ingin menggunan dokumen dapat menghubungi pusat
penyimpanan arsip untuk dapat menggunakan dokumen sesuai dengan
keperluan. Keuntungan dari sistem penyimpanan arsip dengan sistem
sentralisasi menurut Basuki (2003: 165) adalah:
a. Mencegah duplikasi. Bila setiap kertas yang bertautan dengan sebuah
susunan atau sebuah subjek tertentu masuk ke berkas pusat (central file),
maka berbagai tembusan yang dibuat untuk keperluan subyek atau
susunan tersebut terkumpul menjadi satu, sehingga hanya satu saja yang
disimpan sedangkan kertas lain (tembusan) dapat dimusnahkan.
b. Layanan yang lebih baik. Bila menggunakan sistem bemberkasan
terpusat (centralized filing system), maka karyawan terlatih dapat
digunakan untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada bagian
lain. Bila seorang stenographer diminta untuk memberkaskan atau
menjajarkan (filling) maka besar sekali kemungkinan akan terjadi
kesalahan karena memang bukan tugasnya. Dengan demikian sistem
31
akan mandeg. Lain halnya bila menggunakan tenaga yang terlatih dan
terampil yang dilatih khusus untuk tugas pemberkasan.
c. Adanya keseragaman. Semua arsip terpusat, pengelolaan dan
penyimpanannya dilakukan secara seragam serta memudahkan
pengawasan.
d. Menghemat waktu. Dikatakan menghemat waktu karena hanya ada satu
tempat saja untuk memberkaskan bahan serta satu tempat saja untuk
menemukannya, maka pemakai akan menghemat waktu bila mencari
informasi. Pemakai tidak perlu mendatangi bagian – bagian lain hanya
untuk mencari informasi.
e. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis Kantor. Dikatakan
menghemat karena tidak ada duplikasi arsip dinamis dan perlengkapan.
Ruang yang digunakan juga semakin sedikit karena hanya ada satu orang
saja yang bertanggung jawab atas perlengkapan dan alat tulis kantor,
sehingga dapat menghemat dalam hal pengadaan barang dan
perlengkapan.
f. Jasa kepada bagian lain. Sistem pemberkasan terpusat membebaskan
bagian lain dari masalah pemeliharaan arsip dinamis dan membantu
mereka memusatkan perhatian pada aktivitas mereka.
g. Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu.
h. Adanya keseragaman dalam penenganan pendidikan dan pelatihan bagi
manejer arsip dinamis.
i. Pelayanan arsip dinamis di bawah satu atap.
32
Yang menjadi kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen dengan
sistem sentralisasi menurut Sulistyo-Basuki (2003: 166) adalah :
a. Kesulitan fisik. Beberapa bagian letaknya jauh dari pusat pemberkasan
dan ini berarti membuang waktu atau terjadi penundaan. Juga perlu waktu
untuk membawa arsip dinamis dari kamar berkas ke kamar petugas yang
memerlukan.
b. Kebocoran informasi. terjadinyakebocoran informasi ini dapat terjadi
karena beberapa berkas di tempatkan di ruang pusat, akan terjadi
kekhawatiran publisitas masalah penting antara berbagai bagian yang
berbeda-beda. Namun, hal ini dapat dicegah dengan menunjuk petugas
yang bertanggung jawab atas segala berkas dan hanya dialah yang
mengizinkan berkas keluar masuk, bukan orang lain. Hal ini dilakukan
dengan cara mengunci lemari berkas yang hanya dapat diakses oleh
petugas tertentu atau dengan cara menyimpan berkas rahasia di bagian
masing-masing.
c. Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan.
Kadang-kadang informasi yang sama diperlukan dalam berbagai bentuk,
misalnya nama nasabah yang dijajarkan menurut nama, namun nama
tersebut dapat pula dijajarkan menurut lokasi atau pembagian geografi.
Dalam hal ini disarankan agar salinan yang dijajarkan di ruang arsip
dinamis pusat disusun menurut kebutuhan mutakhir dan tembusan
tambahan dari kertas yang sama disimpan di bagian lain.
33
d. Adanya ketakutan akan hilangnya arsip dinamis. Ketakutan akan
hilangnya arsip dinamis ini dapat saja terjadi karena tidak adanya
duplikasi, sehingga bila arsip dinamis di pusat arsip dinamis hilang maka,
arsip dinamis tersebut akan hilang selama-lamanya. Karena itulah,maka
disarankan untuk memiliki turunan masing-masing arsip dinamis di
berkas bagian.
e. Pemakai tidak langsung memperoleh arsip dinamis bila diperlukan. Ada
kecenderungan di kalangan manajer agar arsip dinamis yang dihasilkan
oleh organisasi, perusahaan, atau bdan mereka disimpan di bawah
pengawasan manajer arsip dinamis, sehingga untuk meminjam arsip
diperlukan izin dari pihak manajer arsip terlebih dahulu.
2. Sistem penyimpanan desentralisasi, dimana dalam sistem desentralisasi,
pengelolaan dan penyimpanan dokumen diserahkan kepada masing–
masing unit. Seperti halnya sistem sentralisasi, sistem penyimpanan
dokumen dengan menggunakan sistem desentralisasi juga mempunyai
kelebihan dan kekurangan dalam penerapannya. Kelebihan dari
penerapan sistem desentralisasi dalam proses penyimpanan dokumen
adalah :
a. Dekat dengan pemakai sehingga manajer arsip dinamis yang berada di
badan korporas (organisasi) dapat langsung mengawasi pengelolaan
dan penyimpanan arsip dinamis.
34
b. Sistem desentralisasi sangat cocok jika informasi rahasia yang
berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang
bersangkutan.
c. Sistem desentralisasi memungkinkan penyimpanan berkas yang
relevan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan
sehingga menghemat waktu dalam pengangkutan berkas.
d. Dalam sistem pemberkasan terpusat mungkin ada waktu yang terbuang
dalam menentukan lokasi dokumen. Hal itu tidak terjadi pada sistem
desentralisasi karena hal tersebut dapat dicegah.
Kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen dengan sistem
desentralisi menurut Sulistyo-Basuki (2003: 167) adalah :
a. Pengawasan oleh manajer arsip sulit dilakukan karena letak dokumen
tersebar disemua bagian yang ada dalam organisasi.
b. Terjadi duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor,
sehingga terjadi duplikasi dalam pengeluaran pemberkasan.
c. Pekerjaan penberkas di bagian-bagian sangat kecil sehingga sulit untuk
melatih tenaga pemberkas yang terlatih. Jadi, keuntungan spesialisasi
tidak diperoleh dalam sistem desentralisasi.
d. Sistem desentralisasi akan mengalami kesulitan pemberkasan dalam
hal dokumen yang relevan yang berkaitan dengan dua bagian atau
lebih.
e. Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan.
35
f. Masing-masing bagian menyimpan arsip aktifnya sehingga arsip
dinamis aktif yang saling berkaitan tersebut tersebar di berbagai
tempat, sehingga sulit untuk melakukan pencarian jika dibutuhkan.
g. Masing-masing bagian cenderung mengamankan arsip dinamis aktif
dalam berbagai cara dengan imbas bahwa pengamanan arsip dinamis
tidak cukup dan lemah.
3. Sistem penyimpanan kombinasi, dimana dalam sistem kombinasi masing–
masing bagian atau unit, menyimpan dokumennya sendiri, dibawah
kontrol sistem terpusat. Pada sistem penyimpanan kombinasi, tanggung
jawab sistem berada di pundak manajer dokumen atau petugas yang secara
operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengarsipan
dokumen dalam sebuah organisasi. Pada sistem kombinasi ini, masing-
masing bagian dalam organisasi menyimpan arsip dinamisnya di bawah
control dari sistem terpusat. Arsip dinamis yang disimpan pada masing-
masing bagian lazimnya adalah arsip dinamis yang menyangkut
personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan pejualan. Pada sistem
kombinasi, tanggung jawab sistem berada di pundak manajer arsip dinamis
atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas arsip dinamis
sebuah badan korporasi (organisasi). Petugas inimenyusun jaringan sistem
control dan prosedur operasional sistem kearsipan. Sistem kombinasi
lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan
perusahaan sekaligus anak perusahaannya.
36
F. Kerangka Pikir
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa dalam sistem
pengelolaan arsip dinamis yang merupakan rangkaian proses dalam
pengelolaan terhadap arsip yang ada. dalam suatu organisasi yang
meliputi: 1.) Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling), 2.) Sistem
Penataan Arsip (Filling), 3.) Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi).
Berdasarkan hal ini, maka adapun kerangka fikir dalam penelitian
ini dapat penulis gambarkan sebagai berikut :
Bagan Kerangka Pikir
Faktor Pendukung
Indikator Sistem Pengelolaan
Arsip Dinamis
1. Sistem Pengurusan
Surat (Mail Handling),
2. Sistem Penataan
Arsip (Filling),
3. Sistem Penyusutan
Arsip (Record Disposisi).
Sistem Pengelolaan
Arsip Dinamis
Efektifitas Sistem
Pengelolaan Arsip Dinamis
Faktor Penghambat
37
F. Fokus Penelitian
Adapun fokus penelitian dalam penelitian ini adalah sistem
pengelolaan arsip dinamis yang meliputi : 1.) Sistem Pengurusan Surat (Mail
Handling), 2.) Sistem Penataan Arsip (Filling), 3.) Sistem Penyusutan Arsip
(Recosd Disposisi) di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga
Kabupaten Gowa.
G. Deskripsi Fokus Penelitian
1. Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling) yaitu prosedur pengurusan surat
masuk maupun surat keluar berupa : a) Kegiatan Pengurusan Surat Masuk
b) Kegiatan Pengurusan Surat Keluar di Kantor Kelurahan Pangkabinanga
Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.
2. Sistem Penataan Arsip (Filling) yaitu : rankaian proses dalam pengelolaan
terhadap arsip yang ada dalam suatu organisasi yang meliputi :a)
Penyimpanan Arsip, b) Peminjaman Arsip, dan c) Penemuan Kembali
Arsip di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga
Kabupaten Gowa
3. Kegiatan Penyusutan Arsip (Record Disposisi) yakni kegiatan mengurangi
jumlah arsip yang tercipta agar tidak terjadi problema yang di Kantor
Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.
4. Faktor pendukung dan Penghambat sistem engelolaan arsip dinamis di
Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa
meliputi dimana faktor pendukung Sistem penyusutan arsip (Record
Disposisi) kegiatan mengurangi jumlah arsip yang tercipta agar tidak
38
terjadi problema secara keseluruhan sudah dapat dikatakan sudah berjalan
optimal, kegiatan penyusutan salah satu sarana penting untuk mengatasi
masalah bertumpuknya arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai
kegunaannya, sedangkan factor penghambatnya dalam sistem pengurusan
surat(Mail Handling) dan Sistem penataan arsip (Filling) kurangnya
sumber daya manusia berperan penting dalam proses administrasi salah
satunya
5. Efektifitas Pengelolaan Sistem Arsip yakni terkait dengan kondisi unsure-
unsur sistem kearsipan dan kemampuan pengelolaan kearsipan, kondisi
unsur-unsur sistem kearsipan meliputi kondisi input, kondisi proses atau
rangkaian kegiatan kearsipan, dan output.
39
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Lokasi dan Waktu Penelitian
Mengacu pada judul skripsi ini, maka lokasi penelitian ini adalah
kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.
Penelitian akan dilaksanakan dua bulan. Alasan peneliti memilih lokasi
penelitian karena peneliti melihat adanya masalah pada pengelolaan arsip
dinamis, khususnya pada penataan arsip Di Kantor Kelurahan Pangkabinanga
Kabupaten Pallangga
B. Jenis dan Tipe Penelitian
1. Jenis penelitian ini adalah Deskriptif kualitatif yaitu dengan menganalisis
data serta informasi yang diperoleh dari informan sesuai dengan pokok
permasalahan yang diteliti pada instansi tersebut yaitu mengenai sistem
pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Kelurahan Pangkabinanga
Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa
2. Tipe penelitian yang digunakan adalah Tipe Study Kasusyaitu penelitian
yang dimaksudkan untuk memberikan penggambaran atau penjelasan
mengenai masalah sistem pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Kelurahan
Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa
C. Sumber Data
1. Data primer yaitu data yang diperoleh secara langsung pada saat kita
melakukan penelitian, sumber data yang diperoleh secara langsung dari orang-
39
40
orang atau informan yang secara sengaja dipilih untuk memperoleh data-data
atau informasi yang ada relefansinya dengan permasalahan penelitian
2. Data sekunder yaitu data yang dikutip dari sumber-sumber tertentu yang
digunakan sebagai pendukung data primer, sumber data sekunder ini
merupakan sumber data yang melengkapi serta memperkaya sumber data
primer atau sumber data sekunder ini diperoleh dari data pendukung
D. Informan Penelitian
Sesuai dengan tipe dalam penelitian ini adalah study kasus maka yang
penetapan informan adalah pegawai yang terkait dan mengelola secara
langsung arsip atau dokumen kepegawaian yang ada diKantor Kelurahan
Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa yakni :
1. Kepala Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa
2. Sekretaris Lurah Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa
3. Kepala Seksi Pembangunan Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga
Kabupaten Gowa
4. Kepala Seksi Trantib Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga
Kabupaten Gowa
5. Staf Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa
6. Tokoh Masyarakat 3 orang.
Jumlah Informan 11 (Sebelas) Orang.
41
E. Teknik Pengumpulan Data
a. Wawancara
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan
dengan cara tanya jawab antara peneliti dengan informan yang telah dijadikan
sumber data. Wawancara dilakukan dengan maksud untuk memperoleh
informasi secara langsung untuk dijadikan data yang tidak diperoleh dari
sumber data yang lain.
b. Observasi
Observasi merupakan suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan
melalui pengamatan secara langsung dari dekat terhadap fenomena obyek
yang terjadi atau diteliti, sehingga memungkinkan untuk memperoleh
gambaran dari fenomena yang sulit diperoleh dari orang-orang yang dijadikan
sember data. Teknik ini dilakukan karena untuk mencari dan mendapatkan
sesuatu diluar atau tidak mungkin diperoleh dari sumber data langsung,
sehingga dapat diharapkan nilai data yang diterima melalui pengamatan
langsung akan memberikan kekuatan pandangan tentang nilai atauvalidalitas
data tersebut, sebagai pembanding dari sumber data baku yang sudah ada.
Dalam penelitian ini teknik observasi yang digunakan adalah observasi non
partisipan.Teknik ini dilakukan dengan jalan peneliti langsung ke Kantor
Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa untuk
mendapatkan fakta melalui pendekatan pada tiap-tiap sumber data guna
memperoleh gambaran tentang kebiasaan mereka dan prosedur pelayanan.
42
c. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan
dengan cara meneliti dokumen-dokumen yang relevan dengan permasalahan
penelitian. Dengan teknik ini akan terkumpul data yang diperoleh dari nara
sumber tetapi terdapat pada berbagai sumber tertulis, seperti dokumen-
dokumen yang dikeluarkan pemerintah, laporan-laporan dan arsip-arsip
lainnya. Dokumentasi diperlukan untuk memperoleh data-data yang relevan
dengan permasalahan penelitian yang tidak mungkin diperoleh dengan
observasi dan interview. Dokumentasi dilakukan dengan cara memilih
dokumen-dokumen yang ada dan diambil data yang relevan dengan
permasalahan penelitian.
F. Teknik Analisis Data
Proses analisa data dilakukan pada waktu bersamaan dengan proses
pengumpulan data berlangsung. Menurut Sugiyono (2012:334) Analisis data
dilakukan melalui tiga alur, yakni :
a. Reduksi Data
Pada tahap ini dilakukan proses penyeleksian, pemfokusan,
penyederhanaan, pengabstraksian data dari catatan lapangan (Field note).
Proses ini berlangsung sepanjang penelitian yang dilakukan sekitar sebulan,
dimulai dengan membuat singkatan, kategorisasi, memusatkan tema,
menentukan batas-batas permasalahan dan menulis memo. Proses reduksi ini
berlangsung terus sampai laporan akhir penelitian ini selesai ditulis. Reduksi
data merupakan bentuk analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat
43
fokus, membuang hal yang tidak penting dan mengatur sedemikian rupa
sampai kesimpulan akhir didapatkan.
b. Sajian Data
Sajian data adalah suatu susunan informasi yang memungkinkan
kesimpulan peneliti dapat dilakukan. Dengan melihat sajian data, penulis
mencoba lebih memahami berbagai hal yang terjadi dan memungkinkan untuk
mengerjakan sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain berdasarkan
pemahaman tersebut. Sajian data yang baik dan jelas sistematikanya tentunya
akan banyak membantu. Sajian data meliputi deskripsi, matriks,
gambar/skema, dan tabel yang diperoleh dari berbagai instansi dimana
penelitian ini berlangsung.Kesemuanya itu dirancang guna merakit informasi
secara teratur supaya mudah dilihat dan dimengerti dalam bentuk yang
kompak.
c. Penarikan Kesimpulan
Pada tahap awal pengumpulan data, peneliti sudah mencoba
memahami apa arti dari berbagai hal yang ditemui dengan mulai melakukan
pencatatan pola-pola, pernyataan-pernyataan, konfigurasi-konfigurasi, alur
sebab-akibat dan berbagai proposisi. Hal itu diverifikasi dengan temuan-
temuan data selanjutnya dan akhirnya sampai pada penarikan kesimpulan
akhir.
G. Keabsahan Data
Teknik pengumpulan data triangulasi diartikan sebagai teknik
pengumpulan data yang bersifat menggabungkan dari berbagai teknik
44
pengumpulan data dan sumber data yang telah ada. Menurut Sugiyono
(2012:370) ada tiga macam triangulasi yaitu :
a. Triangulasi Sumber
Triangulasi sumber berarti membandingkan dengan cara mengecek
ulang derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui sumber
yang berbeda. Misalnya membandingkan hasil pengamatan dengan
wawancara, membandingkan antara apa yang dikatakan umum dengan yang
dikatakan secara pribadi, membandingkan hasil wawancara dengan dokumen
yang ada.
b. Triangulasi Teknik
Triangulasi teknik untuk menguji kredibilitas data dilakukan dengan
cara mengecek data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda.
Misalnya data yang diperoleh dengan wawancara, lalu dicek dengan
observasi, dokumentasi, atau kuesioner.Bila dengan teknik pengujian
kredibilitas data tersebut, menghasilkan data yang berbeda-beda, maka peneliti
melakukan diskusi lebih lanjut kepada sumber data yang bersangkutan atau
yang lain, untuk memastikan data mana yang dianggap benar.Atau mungkin
semuanya benar, karena sudut pandangannya berbeda-beda.
c. Triangulasi Waktu
Waktu juga sering mempengaruhi kredibilitas data. Data yang
dikumpul dengan teknik wawancara di pagi hari pada saat narasumber masih
segar, belum banyak masalah akan memberikan data yang lebih valid
sehingga lebih kredibel. Untuk itu, dalam rangka pengujian kredibilitas data
45
dapat dilakukan dengan cara melakukan pengecekan dengan wawancara,
observasi, atau teknik lain dalam waktu atau situasi yang berbeda. Bila hasil
uji menghasilkan data yang berbeda, maka dilakukan secara berulang-ulang
sehingga ditemukan kepastian datanya. Triangulasi dapat juga dilakukan
dengan cara mengecek hasil penelitian, dari tim peneliti lain yang diberi tugas
melakukan pengumpulan data.
46
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Lokasi Penelitian
1. Sejarah Kelurahan Pangkabinanga
Kelurahan Pangkabinanga adalah merupakan salah satu Kelurahan
yang terletak di Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa yang bersinggungan
dengan Kota Sungguminasa Kecamatan Somba Opu yang dibatasi dengan
sebuah sungai terkenal yakni Sungai Je’neberang. Kelurahan Pangkabinanga
adalah merupakan hasil pemekaran dari Desa Tetebatu yang dipimpin oleh
seorang gallarang tang bernama Tetebatu (Daeng Nompo) pada sekitar tahun
1940an terjadi kekosongan Pemerintahan karena gallarang Tetebatu yang
dalam hal ini Daeng Nompo meninggal dunia.
Tahun 1975 gallarang Tetebatu berganti nama menjadi Desa Tetebatu
yang mengcakup beberapa Lingkungan yakni Lingkungan Pekanglabbu,
Biringkaloro, Allattappampang, Cambaya, Mangalli, Pangkabinanga,
Tetebatu, Tattakang, Parangbanoa, Barua, dan Dusun Kecil yakni Mappala
dan Salekoa yang dipimpin oelh Abdul Rajab sampai pada tahun 1984, pada
tahun 1984 Desa Tetebatu berganti nama menjadi Kelurahan Tetebatu yang
dipimpin oelh Supu Daeng Ramma. Pada tahun 1993 terjadi pemekaran
Kelurahan Tetebatu yang dimekarkan menjadi 3 (Tiga) Kelurahan yaitu
Kelurahan Mangalli, Kelurahan Pangkabinanga, dan Kelurahan Parangbanoa.
Dan pada saat itu pula kelurahan Pangkabinanga di pimpin oleh Abdul
Rahman Daeng Lurang.
46
47
Kelurahan Pangkabinanga di bagi menjadi dua (2) lingkungan yaitu
Lingkungan Kampung Jangka yang dipimpin oleh Abd Rasyid Dg Sutte dan
Lingkungan Mappala yang dipimpin oleh Sulaeman Dg Nyampa. Selang
beberapa tahun kemudian Sulaeman dg Nyampa di gantikan oleh Hasan
Basri. Pada tahun1995 Kepala Lingkungan Mappala dipimpin oleh Ramli Dg
Lallo, Lingkungan Pangkabinanga dipimpin oleh Abd Rasyid Dg Sutte dan
Lingkungan Kampung Jangka dipimpin oleh Burhanuddin Jawas. Pada tahun
2004 Lurah Pangkabinanga yang saat itu di jabat oleh Abd Rahman Dg
Lurang diganti oleh A. Chalid Adam Dg Bella, pada tahun akhir 2007 A.
Chalid Adam Dg Bella diganti oleh Sachrial, S.Sos yang menjabat Lurah
Pangkabinanga sampai sekarang.
2. Letak Geografi
Kelurahan Pangkabinanga adalah bagian dari enam belas
Desa/Kelurahan di Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa. Kelurahan ini
berjarak kurang lebih 1 Km dari Ibu Kota Kecamatan Pallangga, 2 Km dari
Ibu Kota Kabupaten Gowa dan 10 Km dari Makassar yan nota bene Ibu Kota
Sulawesi Selatan. Luas Wilayah Kelurahan Pangkabinanga adalah 3.618 Ha.
Kelurahan Pangkabinanga Kecamatann Pallangga Kabupaten Gowa
berbatasan dengan :
a. Sebelah Barat berbatasan dengan Desa Bontoala Kecamatan Pallangga
Kabupaten Gowa
b. Sebelah Utara berbatasan dengan Kelurahan Tompobalang Kecamatan
Somba Opu Kabupaten Gowa
48
c. Sebelah Selatan berbatasan dengan Kelurahan Tetebatu Kecamatan
Pallangga Kabupaten Gowa
d. Sebelah Timur berbatasan dengan Kelurahan Parangbanoa Kecamatan
Pallangga Kabupaten Gowa
3. Pembanguian Wilayah Kelurahan Pangkabinanga
Secara garis besar Kelurahan Pangkabinanga terdiri dari 3 (Tiga)
Lingkungan yaitu :
a. Lingkungan Kampung Jangka
b. Lingkungan Pangkabinanga
c. Lingkungan Mappala
4. Struktur Organisasi Pemerintahan Kelurahan Pangkabinanga
Adapun Struktur Organisasi Pemerintahan Kelurahan Pangkabinanga
Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa sebagai berikut :
a. Kepala Kelurahan Pangkabinanga
b. Sekretaris Kelurahan Pangkabinanga
c. Kepala Seksi Pemerintahan Kelurahan Pangkabinanga
d. Kepala Seksi Pembangunan Kelurahan Pangkabinanga
e. Kepala Seksi Trantib Kelurahan Pangkabinanga
f. Staf Kelurahan Pangkabinanga
g. Kepala Lingkungan Kampung Jangka
h. Kepala Lingkungan Pangkabinanga
i. Kepala Lingkungan Mappala
49
5. Kedudukan Dan Tugas Pokok Kelurahan Pangkabinanga
a. Ketentuan Umum
1. Lurah adalah Kepala Kelurahan di Lingkungan Pemerintahan Kabupaten
Gowa
2. Lurah dan Kepala Seksi masing-masing dan staf mempunyai tugas pokok
menyelenggarakan urusan Pemerintahan pembangunan dan
kemasyarakatan
3. Lurah melaksanakan urusan Pemerintahan yang dilimpahkan Bupati
4. Urusan Pemerintahan disesuikan dengan kebutuhan Kelurahan dengan
memperhatikan prinsip efesiensi dan peningkatan akuntabilitas
5. Pelimpahan urusan Pemerintahan disertai dengan sarana, prasarana,
pembiayaan dan personil
6. Pelimpahan urusan Pemerintahan ditetapkan dalam peraturan Bupati
dengan pedoman pada peraturan menteri.
b. Tugas Pokok
1. Pelaksanaan kegiatan Pemerintahan Kelurahan
2. Pemberdayaan masyarakat
3. Pelaksanaan kegiatan Pemerintahan Kelurahan
4. Pelayanan masyarakat
5. Penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum
6. Pemeliharaan prasarana, fasilitas pelayanan umum dan Lingkungan hidup
7. Pembinaan lembaga kemasyarakatan
50
Lembaga Pemerintahan yang dipimpin oleh Kepala Kelurahan
membawahi Sekretaris Lurah, Kasi Pemerintahan, Kasi Pembangunan, Kasi
Trantib, dan Staf Lurah juga membawahi dan memiliki garis-garis koordinasi
dengan para pejabat fungsional bidan, penyuluhan pertanian, dan imam
pembantu pelaksanaan nikah (PPN).
Jumlah pegawai di Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga
Kabupaten Gowa sebanyak 8 Orang sebagian besar memiliki pendidikan
terakhir Strata Satu (SI), dimana 5 Orang Pegawai memiliki Pendidikan
Terakhir Strata Satu (SI), dan 4 Orang Pegawai Pendidikan terakhir SMA.
Dalam pelaksanaan aktifitas Kelurahan, peranan dan fungsi
kelembagaan Pemerintahan dan masyarakat Kelurahan dalam
penyelenggaraan Pemerintahan, Pembangunan, dan kemasyarakatan juga
belum memadai, Hal ini karena kompetensi aparat Kelurahan, Lembaga
Ketahanan Masyarakat Desa/Kelurahan (LKMD).
B. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Kelurahan Pangkabinanga,
Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa
Berdasarkan teori dan kerangka pemikiran sebelumnya, maka untuk
meninjau ataumengetahui lebih jauh Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis di
Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa
peneliti menggunakan indikator-indikator yang meliputi : (a) Sistem
Pengurusan Surat (Mail Handling), (b) Sistem Penataan Arsip (Filling), dan
(c) Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi).
Hasil pengkajian terhadap ke tiga indikator tersebut adalah :
51
1. Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling)
Suatu prosedur kegiatan yaitu terdiri dari dua yaitu kegiatan
pengurusan surat masuk dan surat keluar yaitu :
a. Kegiatan Pengurusan Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang di terima oleh organisasi/instansi
yang dibuat oleh organisasi/instansi lain yang bersifat kedinasan. Prosedur
pengurusan surat masuk di Kantor Kelurahan Kelurahan Pangkabinanga
Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa tidaklah jauh berbeda dengan
prosedur pengurusan surat masuknya. Hal ini terjadi karena kedua
kegiatan tersebut merupakan rangkaian dari penanganan surat dimana
kedua kegiatan ini merupakan satu kesatuan dalam satu sub sistem
kearsipan.
Seperti di katakan oleh Kasi Ketentraman dan Ketertiban
Masyarakat (Trantib) Pangkabinanga pada hasil wawancara yang
menyatakan :
“Surat masuk diterima, kemudian di lakukan pencatatan dalam buku
agenda dan pengendalian surat dengan menggunakan lembaran disposisi
selanjutnya dilakukan pengarahan surat, surat diserahkan dan di tujukan
untuk Lurah, setelah surat di baca, surat di kembalikan kepengarah surat.
Kemudian dilakukan penyimpanan pengarsipan surat tersebut”.
(wawancara : SO. , 55 tahun, tanggal 01/12/2014)
Hasil wawancara dengan Kasi Pemerintah Pangkabinanga yang
menyatakan bahwa :
“Jika ada surat masuk, terlebih dahulu di lakukan pencatatan ulang atas
surat tersebut, dan setelah itu barulah surat tersebut di buku kan di dalam
satu agenda berdasarkan nomor agenda lalu selanjutnya surat di proses
sesuai dengan perihal surat”. (wawancara : AKD. , 35 tahun, tanggal
01/12/2014)
52
Hasil wawancara di atas, pegurusan surat masuk pada Kantor
Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa di
lakukan dengan menerima surat lalu di cacat dalam buku agenda dan
pengendalian surat dengan menggunakan lembaran disposisi selanjutnya
di lakukan pengarahan surat selanjutnya di proses sesuai dengan perihal
surat.
Haasil wawancara dari Tokoh Masyarakat Pangkabinanga yang
menyatakan bahwa :
“Saya lihat pengurusan surat masuk di Kantor Lurah Pangkabinanga surat
di terima oleh pegawai kemudian di cacat dan di masukkan ke dalam buku
agenda surat masuk dan keluar terkadang lupa di disposisikan hanya di
masukkan ke dalam buku agenda saja. (wawancara : UR. , 54 tahun,
tanggal 01/12/2014)
Hasil wawancara dengan Tokoh Masyarakat Pangkabinanga yang
menyatakan bahwa :
“Terkadang dalam pengurusan surat masuk para pegawai tersebut lupa
mencatat ke dalam buku agenda surat merupakan faktor penghambat
kelancaran dalam kegiatan pengurusan surat salah satu penghambatnya
adalah sumber daya manusia”. (wawancara : MM. , 50 tahun, tanggal
01/12/2014)
Hasil wawancara lainnya dari Tokoh Masyarakat Pangkabinanga
yang menyatakan bahwa :
“Menurut saya prosedur pengurusan surat masuk belum terlalu baik,
terkadang lupa di cacat dan di masukkan ke dalam buku agenda, kesadaran
pegawai biasa muncul terlambat”. (wawancara : UR. , 54 tahun, tanggal
01/12/2014)
Sementara hasil wawancara oleh Bapak Lurah Pangkabinanga
yang menyatakan bahwa :
53
“Proses pengurusan arsip yang berupa surat masuk yaitu, setiap surat di
masukkan melalui sub bagian yang bersangkutan, lalu di lakukan
pencatatan dan pemberian lembar disposisi terhadap surat masuk untuk
selanjutnya dibawa ke setiap sub bagain tujuan surat. Salah satu
penghambat kegiatan pengelolaan arsip terkendala pada sumber daya
manusia yakni kemampuan pegawai yang terlibat langsung di bidang
kearsipan dalam penerapan sistem kearsipan.” (wawancara : SA. , 41
tahun, tanggal 01/12/2014)
Sementara hasil wawancara dari Tokoh Masyarakat Pangkabinanga
yang berpendapat bahwa :
“Setahu saya proses pengurusan arsip di Kantor Kelurahan Pangkabinanga
terkadang tidak semua surat di serahkan kepada petugas pengelola surat
untuk di arsipkan, tetapi masih di simpan di masing-masing yang
berkepentingan atau tujuan dari surat tersebut, sering juga lupa di
masukkan ke dalam buku agenda”. (wawancara : AK. , 64 tahun, tanggal
01/12/2014)
Hasil wawancara di atas, dapat disimpulkan bahwa terdapat
kelemahan dalam proses pengurusan surat masuk di Kantor Kelurahan
Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa utamanya dalam
proses pengurusan surat masuk belum berjalan optimal, terkadang lupa di
disposisikan hanya di masukkan ke dalam buku agenda, faktor sumber
daya manusia merupakan penghambat yakni kemampuan pegawai yang
terlibat langsung di bidang kearsipan dalam penerapan sistem kearsipan,
kesadaran pegawai pada akhirnya muncul terlambat mengakibatkan
prosedur pengurusan surat masuk belum berjalan dengan baik dan optimal.
b. Kegiatan Pengurusan Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi
yang dibuat oleh organisasi/instansi lain yang bersifat kedinasan.
54
Hasil wawancara oleh Bapak Sekretaris Lurah Pangkabinanga
yang menyatakan bahwa :
“Surat yang sudah di ketik di mintakan pengesahan dari Lurah, setelah
surat di sahkan dan di tanda tangani surat di kembalikkan ke unit
pengelolah untuk di gandakan/copy, surat keluar dan copyannya di nomor
dan di stempel cap kelurahan, kemudian dilakukan pencatatan melalui
buku agenda, lalu copyan surat di kembalikan untuk disimpan sebagai
arsip”. (wawancara : AA. , 53 tahun, tanggal 01/12/2014)
Hasil wawancara dari Staf Kelurahan Pangkabinanga yang
menyatakan bahwa :
“Dalam surat keluar, terlebih dahulu di lakukan pencatatan atas surat
tersebut, dan setelah itu barulah surat tersebut dibukukan di dalam satu
agenda berdasarkan nomor,copyan surat yang sudah dinomor dan
distempel dijadikan sebagai arsip selanjutnya surat tersebut dikirim ke
alamat tujuan”. (wawancara : IS. , 37 tahun, tanggal 01/12/2014)
Hasil wawancara diatas, pengurusan surat keluar pada Kantor
Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa
dilakukan surat yang sudah diketik dimintakan pengesahan dari Lurah di
tanda tangani surat dikembalikkan keunit pengelolah untuk
digandakan/copy, barulah surat tersebut dibukukan didalam satu agenda
berdasarkan nomor keluar dan copyannya dijadikan sebagai arsip
selanjutnya dilakukan pengarahan surat selanjutnya surat diproses sesuai
alamat tujuan.
Seperti yang di katakan oleh Tokoh Masyarakat Pangkabinanga
pada hasil wawancara yang menyatakan bahwa :
“Terkadang petugas lupa memberi nomor surat keluar, dan alamat tujuan
yang salah mengakibatkan keterlambatan dalam penyampaiannya, faktor
sumber daya manusia merupakan penentu kelancaran dalam kegiatan
pengurusan surat”. (wawancara : AK. , 64 tahun, tanggal 01/12/2014)
55
Hasil wawancara lain dari Tokoh Masyarakat Pangkabinanga
menyatakan bahwa :
“Petugas arsip harus teliti dan kreatif dengan cara pengecekan setiap surat
keluar terkadang petugas lupa bukukan ke dalam buku agenda, dan
pemberian nomor, ini bisa terlihat karena sumber daya manusia kurang
baik. Untuk itu mengecek terlebih dahulu surat yang akan dikirim agar
pengelolaan surat dapat berjalan dengan baik sehingga tidak terjadi
keterlambatan dalam penyampaiannya surat keluar tersebut”. (wawancara :
MM. , 50 tahun, tanggal 01/12/2014)
Penjelasan hasil wawancara dengan Bapak Lurah Pangkabinanga
yang menyatakan bahwa :
“Proses pengurusan surat keluar di buat oleh masing-masing yang
menanganinya, lalu selanjutnya surat keluar diberi nomor surat, pencatatan
surat pada buku agenda surat keluar” (wawancara : SA. , 41 tahun, tanggal
01/12/2014)
Hasil wawancara lainnya dari Tokoh Masyarakat Pangkabinanga
yang mengatakan bahwa :
“Pengelolaan surat keluar terkadang saya lihat lupa gandakan copyan surat
keluar yang sudah diketik, sehingga surat yang aslinya yang sudah diketik
diserahkan kepada pihak yang bersangkutan, tanpa ada copyannya untuk
di jadikan arsip”. (wawancara : UR. , 54 tahun, tanggal 01/12/2014)
Berdasarkan hasil wawancara di atas, maka dapat di simpulkan
bahwa terdapat kelemahan dalam proses pengurusan surat keluar di Kantor
Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa
utamanya dalam proses pengurusan surat keluar belum berjalan optimal,
salah satu penghambatnya adalah faktor sumber daya manusia belum
memadai merupakan faktor penentu kelancaran dalam kegiatan
pengurusan surat. Petugas arsip harus teliti dan kreatif dengan cara
pengecekan setiap surat keluar terkadang petugas lupa memberi nomor
56
dan mencatat ke dalam buku agenda, untuk itu pengecekan perlu agar
setiap surat keluar yang akan dikirim dalam pengurusan surat keluar dapat
berjalan dengan baik tanpa ada keterlambatan dalam penyampaiannya.
2. Sistem Penataan Arsip (Filling)
Rangkaian proses dalam pengelolaan terhadap arsip yang ada
dalam suatu Organisasi yang meliputi :
a. Penyimpanan Arsip
Keberhasilan suatu organisasi dalam penyelenggaraan kegiatan ke
tatausahaan sangat bergantung pada sistem penyimpanan arsipnya. Hal ini
karena apabila sistem yang digunakan dalam menyimpan arsip sudah
sesuai dengan kebutuhan organisasi maka tujuan yang ingin dicapai dalam
penerapan sistem kearsipan yakni mengatur dan menyusun arsip dengan
baik dan benar akan tercapai sehingga dapat membentuk suatu susunan
arsip yang sesuai dengan tipe dan kegunaannya bagi kepentingan di dalam
pemberkasan, dimana di dalamnya mempersiapkan kelengkapan atau
sarana penempatan berkas sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai yaitu
penemuan kembali arsip secara cepat,tepat dan lengkap.
Seperti yang di katakan Bapak Lurah Pangkabinanga pada hasil
wawancara yang menyatakan bahwa :
“Penyusunan arsip dilakukan dengan sistem desentralisasi, dimana setiap
sub bagian menyimpan sendiri arsipnya. Sub bagian lain hanya
berhubungan dengan sub bagian umum untuk kepentingan penomoran dan
pencatatan surat” (wawancara : SA. , 41 tahun, tanggal 01/12/2014)
Hasil wawancara dapat disimpulkan bahwa, meskipun dalam
proses pengurusan suratnya di Kantor Kelurahan Pangkabinanga
57
Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa menggunakan sistem kombinasi,
namun dalam proses penataan arsipnya, hanya menggunakan sistem
desintralisasi saja, dimana setiap sub bagian benar-benar menyimpan
bagian sendiri arsip-arsipnya tanpa adanya pengontrolan dari sub bagian
lain (tidak ada ruangan lain yang menjadi pusat penyimpanan duplikat
arsip), sehingga masing-masing sub bagian bertanggung jawab atas
arsipnya masing-masing.
Hasil wawancara dengan Staf Kelurahan Pangkabinanga yang
menyatakan bahwa :
“Jika ada pihak yang ingin memasukkan arsip baru pada map
penyimpanan (bundel) atau meminjam arsip yang ada pada map
penyimpanan, maka terlebih dahulu harus melapor kepada penanggung
jawab arsip terkait karena terkadang ada arsip yang di anggap perlu untuk
dilakukan pencatatan atas peminjamannya”. (wawancara : AAN. , 48
tahun, tanggal 01/12/2014)
Sementara itu menurut hasil wawancara dengan Kasi Pemerintahan
Pangkabinanga yang menyatakan bahwa :
“Jika ada surat masuk terlebih dahulu dilakukan pencacatan ulang atas
surat tersebut, dan setelah itu barulah surat tersebut di bukukan dalam satu
agenda berdasarkan nomor agenda lalu selanjutnya sureat di prosessesuai
dengan perihal surat”. (wawancara : AKD. , 35 tahun, tanggal 01/12/2014)
Hasil wawancara di atas, dapat disimpulkan bahwa pada Kantor
Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa
dilakukan dengan melakukan pelaporan kepada petugas penanggung
jawab arsip baik jika ingin meminjam arsip maupun ingin memasukkan
arsip baru, serta dengan melakukan pencatatan terhadap arsip baru yang
akan diarsipkan di Kantor Kelurahan Pangkabinanga.
58
Hasil wawancara dengan Kasi Ketentraman dan Ketertiban
Masyarakat (Trantib) Pangkabinanga menyatakan bahwa :
“Arsip yang ada di tata berdasarkan jenis suratnya”. (wawancara : SO. , 55
tahun, tanggal 01/12/2014)
Sementara itu hasil wawancara oleh Tokoh Masyarakat
Pangkabinanga yang menyatakan bahwa :
“Saya lihat masih perlu dibenahi mengingat arsip perlu di tata dengan
baik, dapat mengakibatkan arsip bisa saja terbengkalai, tercecer, dan
hilang, kurangnya sarana dan prasarana penunjang arsip mengakibatkan
penataan arsip belum berjalan dengan baik”. (wawancara : MM. , 50
tahun, tanggal 01/12/2014)
Hasil wawancara lain dari salah satu Tokoh Masyarakat
Pangkabinanga yang menyatakan bahwa :
“Pengelolaan arsip dinamis di Kantor Lurah Pangkabinanga yang harus di
perhatikan adalah Pembenahan yang paling perlu dilakukan sarana dan
prasarana pada peralatan penyimpanan, harusnya dilakukan penambahan
terhadap peralatan penyimpanan arsip, mengingat jumlah arsip semakin
hari semakin bertambah.” (wawancara : MM. , 50 tahun, tanggal
01/12/2014)
Sementara itu hasil wawancara dari Sekretaris Lurah
Pangkabinanga yang menyatakan bahwa :
“Sistem yang digunakan dalam proses penataan arsip masih sangat perlu
untuk di benahi mengingat seringnya arsip dibutuhkan untuk kegiatan
administrasi, sehingga jika arsip tidak di tata dengan baik tentu saja
keselamatan arsip tidak terjaga dengan baik, arsip bisa saja rusak, tercecer,
atau bahkan hilang. Untuk itulah sarana dan prasarana sangat penting
untuk memperbaiki sistem penataan arsip.” (wawancara : AA. , 53 tahun,
tanggal 01/12/2014)
Selanjutnya hasil wawancara dengan Tokoh Masyarakat
Pangkabinanga yang berpendapat bahwa :
“Sistem penataan arsip belum baik, masih sangat perlu untuk melakukan
pembenahan. Pembenahan yang paling perlu dilakukan adalah pada
peralatan penyimpanan arsip. Peralatan penyimpanan arsip sangat perlu
59
untuk di tambah agar dapat menampungsemua dokumen yang ada,
sehingga dokumen dapat tertata dengan baik, dan tidak berantakan serta
jika sewaktu-waktu dibutuhkan mudah di temukan kembali”. (wawancara :
AK. , 64 tahun, tanggal 01/12/2014)
Berdasarkan hasil wawancara diatas dapat di simpulkan bahwa,
kegiatan penyimpanan arsip pada Kantor Kelurahan Pangkabinanga masih
perlu pembenahan, agar arsip yang ada terjaga dengan baik
keberadaannya, karena pada dasarnya arsip memanglah harus dijaga
dengan baik karena arsip adalah sumber informasi utama dalam suatu
organisasi dan merupakan titik sentral kegiatan administrasi dalam
organisasi. Selain itu, kelemahan paling mendasar adalah tidak adanya
tenaga arsiparis terampil yang ada serta tidak memadainya sarana dan
prasarana alat penyimpanan arsip yang digunakan dalam proses
penyimpanan arsip, sehingga arsip tidak terjaga keselamatan dan
keberadaannya.
b. Peminjaman Arsip
Kegiatan peminjaman arsip dalam organisasi pada dasarnya perlu
diatur/ditentukan tentang prosedur dan tata cara peminjaman baik untuk
keperluan instansi maupun kepentingan di luar instansi. Untuk mengetahui
bagaimana prosedur dan tata cara peminjaman arsip pada Kantor
Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.
Hasil wawancara dari Bapak Lurah Pangkabinanga yang
menyatakan bahwa :
“Jika ada pihak yang ingin meminjam arsip, maka sebelumnya membawa
arsip, harus terlebih dahulu melapor kepada pihak pengelolah arsip dan
untuk mencegah kesulitan menemukan arsip kelak jika di butuhkan, maka
60
pihak pengelolah arsip sering meminta pihak peminjam arsip untuk
meninggalkan nomor telepon agar jika sewaktu-waktu arsip di butuhkan,
pihak pengelolah akan lebih mudah untuk menghubungi pihak peminjam
arsip untuk segera mengembalikkan arsip yang di pinjam”. (wawancara :
AS. , 41 tahun, tanggal 02/12/2014)
Hasil wawancara dari Tokoh Masyarakat Pangkabinanga yang
menyatakan bahwa :
“Untuk meminjam arsip sebaiknya terlebih dahulu melapor kepada
pegawai yang mengelolah arsip tersebut, tidak adanya tenaga arsiparis
terampil mengakibatkan sering terjadinya kehilangan dan tercecernya
arsip”. (wawancara : UR. , 54 tahun, tanggal 02/12/2014)
Hasil wawancara dari Kasi Pembangunan Pangkabinanga yang
menyatakan bahwa :
“Selama ini, jika ada melakukan peminjaman terhadap arsip, belum ada
yang tidak mengembalikkan arsip pinjamannya. Tidak dikembalikkannya
arsip yang dipinjam justru sering terjadi jika arsip dipinjam oleh sub
bagian lain yang meminjam arsip untuk mendukung pelaksanaan tugas-
tugasnya.” (wawancara : AM. , 53 tahun, tanggal 02/12/2014)
Hasil wawancara diatas, dapat disimpulkan bahwa prosedur
peminjaman arsip di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan
Pallangga Kabupaten Gowa belum dapat dikatakan baik. Hal ini karena,
prosedur peminjaman arsip sangatlah mudah karena hanya dengan
melakukan pelaporan saja, setiap orang baik pegawai yang ingin
meminjam arsip, hanya cukup memberi laporan saja sebelum meminjam
arsip, jika pengelolah arsip memiliki pekerjaan yang ukup banyajk,
kemungkinan besar pengelolah arsip akan lupa siapa yang meminjam arsip
bila arsip tersebut tiba-tiba di butuhkan, apalagi jika arsip dipinjam di
waktu yang cukup lama,tidak adanya tenaga arsiparis terampil, ini
tentunya akan menyulitkan para pengelolah dan penanggung jawab arsip
61
untuk melakukan pencarian, pelacakan, dan penemuan kembali arsip.
Inilah yang menjadi kelemahan dari sistem peminjaman arsip yang
diberlakukan pada Kantor Kelurahan Pangkabinanga yang perlu untuk
dibenahi dan sedikit untuk di perketat.
Hasil wawancara dari Tokoh Masyarakat Pangkabinanga yang
menyatakan bahwa :
“Setahu saya peminjaman arsip pihak peminjam mengajukan permohonan
peminjaman arsip pada petugas selanjutnya peminjam arsip mengisi
blanko peminjaman dan menerima arsip yang dibutuhkan, terkadang arsip
yang dipinjam masa peminjaman sudah habis belum dikembalikkan secara
tepat waktu, ini berakibat sering terjadi kehilangan arsip.” (wawancara :
AK. , 64 tahun, tanggal 02/12/2014)
Sementara hasil wawancara dari Bapak Sekretaris Lurah
Pangkabinanga yang menyatakan bahwa :
“Dimana jika yang meminjam arsip adalah sub bagian lain, arsip yang
dipinjam jumlahnya banyak, sehingga menyebabkan seringnya ada arsip
yang tidak dikembalikkan saat sub bagian peminjam mengembalikkan
arsip yang dipinjam, dan belum dikembalikkannya arsip sering kali baru
disadari pada saat arsip yang tidak dikembalikkan tersebut dibutuhkan
untuk kegiatan lain, namun untungnya arsip tidak sampai hilang, yang
sering terjadi arsip hanya tercecer yang meminjam arsip”. (wawancara :
AA. , 53 tahun, tanggal 02/12/2014)
Berdasarkan wawancara diatas, dapat menarik kesimpulan bahwa,
di Kantor Kelurahan Pangkabinanga belum begitu dijaga dengan baik
keselamatannya, dan tentunya ini akan berpengaruh pada kelancaran
proses administrasi dalam instansi yang terkait. Untuk itu, pada dasarnya
perlu diatur prosedur dan tata cara peminjaman arsip yang tertulis secara
lisan agar memudahkan para pengelolah untuk melakukan pengawasan
terhadap keberadaan arsip-arsip yang ada.
62
c. Penemuan Kembali Arsip
Umumnya kegiatan penemuan arsip dalam setiap organisasi
merupakan suatu hal yang dominan dalam penyelenggaraan kegiatan
administrasi perkantoran karena arsip adalah bagian sentral dari
pelaksanaan kegiatan perkantoran baik pada organisasi pemerintah
maupun organisasi swasta. Untuk itu, diketahui bahwa pada dasarnya
penemuan kembali arsip menyangkut dua segi yaitu penemuan kembali
informasi dan penemuan kembali fisik arsip.
Menurut hasil wawancara Bapak Sekretaris Lurah Pangkabinanga
yang dilakukan menjelaskan bahwa :
“Apabila arsip dibutuhkan untuk suatu kegiatan administrasi, maka
secepatnya akan dilakukan pencarian terhadap arsip, sampai arsip yang
dicari di temukan. Karena pola penyimpanan arsip yang digunakan adalah
pola penyimpanan desentralisasi, maka pencarian di fokuskan pada satu
ruangan saja.” (wawancara : AM. , 53 tahun, tanggal 02/12/2014)
Pendapat dari hasil wawancara oleh Kasi Pembangunan
Pangkabinanga berpendapat bahwa :
“Kadang kala waktu yang digunakan dalam proses pencarian arsip tidak
menentu, kadang kala sebentar, kadang kala lama, namun jika sampai tiga
hari arsip yang dicari belum diketemukan juga, maka arsip tersebut
dinyatakan hilang dan selanjutnya pihak yang kehilangan arsip dihubungi
untuk mengirim kembali berkas yang hilang agar proses administrasi tidak
terhambat begitu lama”. (wawancara : AM. , 53 tahun, tanggal
02/12/2014)
Berdasarkan hasil wawancara diatas, bahwa proses penemuan
kembali arsip pada Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan
Pallangga Kabupaten Gowa belum dapat di katakan baik, hal ini dapat
dilihat dari kecepatan dan ketepatan dalam menemukan kembali arsip. Jika
63
melihat proses demi proses yang dilakukan dalam upaya penemuan
kembali arsip, waktu yang dibutuhkan sangatlah lama.
Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara oleh Tokoh Masyarakat
Pangkabinanga yang menyatakan bahwa :
“Pada dasarnya pelayanan arsip di Kantor Kelurahan Pangkabinanga
secara keseluruhan sudah berjalan dengan baik, masih sangat perlu
dilakukan pembenahan diberbagai aspek kearsipan, utamanya aspek
penataan arsip yang masih sangat kacau, sarana dan prasarana perlu
mendukung. Jika keadaan ini tidak dibenahi, maka pada akhirnya nanti
akan menyulitkan pihak pengelolah arsip dalam proses pencarian terhadap
arsip apabila sewaktu-waktu dibutuhkan”. (wawancara : MM. , 50 tahun,
tanggal 02/12/2014)
Pendapat lain dari Tokoh Masyarakat Pangkabinanga berpendapat
bahwa :
“Secara keseluruhan, pelayanan arsip masih belum terlalu optimal, masih
perlu dilakukan pembenahan pada sistem penataan arsip, agar pelayanan
arsip ke depan akan jauh lebih baik”. (wawancara : MM. , 50 tahun,
tanggal 02/12/2014)
Menurut hasil wawancara dar Kasi Ketentraman dan Ketertiban
(Trantib) Pangkabinanga yang menjelaskan bahwa :
“Penemuan kembali arsip harus berpedoman pada sistem penataan berkas
yang digunakan, sehingga berhasilnya suatu penataan berkas sangat
berkaitan dengan penemuan kembali arsipnya. Hal ini karena apabila
penemuan kembali arsip sulit dan memakan waktu yang cukup lama, maka
dapat menilai sistem penataan berkas tidak baik sehingga tidak dapat
membantu kelancaran proses administrasi, sebaliknya apabila penemuan
kembali arsip mudah dan tidak memakan waktu yang lama, maka sistem
penataan berkas dapatlah dikatakan baik sehingga proses administrasi
dapat dapat berjalan dengan lancar”. (wawancara : AM. , 53 tahun, tanggal
02/12/2014)
Hasil wawancara diatas, bahwa yang perlu dipahami oleh pihak
pengelolah arsip bahwa kelemahan dari sistem penemuan kembali arsip di
Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa
64
adalah pada ketidak pastian waktu yang dibutuhkan dalam proses
pencarian terhadap arsip. Jika telah mencari arsip selama beberapa jam dan
arsip belum ditemukan, sebaiknya pihak pengelolah segera menghubungi
pihak pemilik arsip (pegawai) agar segera mengirim kembali berkas yang
hilang, agar proses administrasi tidak terlalu lama tertunda.
Hasil wawancara yang telah di paparkan diatas dapat disimpulkan
bahwa walaupun secara keseluruhan sistem kearsipan pada Kantor
Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa sudah
dapat dikatakan belum terlalu optimal, namun pihak pengelolah arsip
harus melakukan banyak pembenahan, utamanya dalam kegiatan penataan
arsip yang berpengaruh pada kegiatan penemuan kembali arsip pada
akhirnya.
3. Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi)
Penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip yang
tercipta agar tidak terjadi problema merupakan bagian dari sistem
pengelolaan arsip. Adapun kegiatan penyusutan yang dimaksud adalah
untuk mengurangi arsip-arsip yang tercipta dengan jalan arsip yang tidak
bernilai guna. Dengan demikian dalam penyusutan arsip ini terkadang pula
kegiatan penilaian untuk menetapkan arsip mana yang dapat di musnahkan
dan layak di pindahkan. Arsip harus sudah terorganisir secara logis dan
sistematis sesuai dengan masing-masing jenis dan tipe arsip. Dipihak lain
masing-masing jenis berkas telah ditetapkan jangka simpangnya.
65
Hasil wawancara yang dikemukakan oleh Kasi Pembangunan
Pangkabinanga yang menyatakan bahwa :
“Tahap pelaksanaan penyusutan penanganan arsip yang penting dan arsip
yang tidak berguna ini dilaksanakan oleh petugas berdasarkan keputusan
pimpinan, pemusnahan arsip merupakan salah satu cara agar arsip tidak
semakin menumpuk. Pennganan arsip harus perlu diperhatikan dan
berhati-hati dalam menangani arsip yang kertasnya rapuh,memiliki arsip
dan non arsip dan duplikasi berlebihan yang termasuk non arsip meliputi
amplop, map, blangko-blangko formulir dan sebagainya”. (wawancara :
AM. , 53 tahun, tanggal 05/12/2014)
Penjelasan hasil wawancara oleh Sekretaris Lurah Pangkabinanga
yang menyatakan bahwa :
“Dalam penyusutan penanganan arsip harus dikelompokkan dan diatur
kembali ddengan menerapkan asal-usul, sehingga arsip-arsip itu
merupakan kesatuan/kelompok yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari
sumber asalnya,yakni instansi/unit yang menciptakannya, terutama pada
bahan-bahan non arsip dan duplikasi berlebihan dapat cara pemusnahan
arsip dengan mengelompokkan menurut unit pengelolah/unit kerja, berkas
arsip dibungkus map dicatat, catatan tersebut disusun dan diberi nomor
urut, selanjutnya berkas-berkas arsip dimasukkan kedalam boks arsip”.
(wawancara : AA. , 53 tahun, tanggal 05/12/2014)
Hasil wawancara diatas, Kegiatan Penyusutan pada Kantor
Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa
dilakukan mengelompokkan dan mengatur kembali dengan menerapkan
asal-usul arsip kelompok yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari sumber
asalnya, yakni instansi/unit yang menciptakannya memilih arsip dan non
arsip dan duplikasi berlebihan dapat dimusnahkan dengan
mengelompokkan menurut unit pengelola/unit kerja.
Hasil wawancara dari Tokoh Masyarakat Pangkabinanga yang
menyatakan bahwa :
66
“Saya perhatikan penyusutan arsip di Kantor Kelurahan Pangkabinanga
sudah terlaksana dengan baik, dengan cara arsip diatur dan dipisah
menurut asal-usul arsip memilih arsip yang masih diperlukan agar tidak
terjadi penumpukan, selanjutnya dengan pemusnahan arsip, sehingga arsip
akan lebih longgar untuk menampung, bertambahnya arsip yang baru
untuk memantapkan jangka hidup arsip dan menempatkan arsip inaktif
yang menilai berkelanjutan di tempat yang lebih baik.” (waawancara : UR.
, 54 tahun, tanggal 05/12/2014)
Selanjutnya pendapat lain yang dikemukakan oleh Tokoh
Masyarakat Pangkabinanga yang menyatakan bahwa :
“Arsip sudah semakin menumpuk ditempat penyimpanan, apabila hal ini
terus berlangsung, tempat penyimpanan arsip semakin penuh dan sesak.
Oleh karena itu, perlu dilakukan penyusutan dan pemusnahan terhadap
arsip, menurut saya dalam penyusutan di Kantor Kelurahan
Pangkabinanga sudah berjalan dengan optimal, tetapi perlu kerjasama
antar pegawai agar arsip tidak menumpuk agar kegiatan pengarsipan
berjalan dengan baik”. (wawancara : MM. , 50 tahun, tanggal 05/12/2014)
Penjelasan dari Bapak Lurah Pangkabinanga yang menyatakan
bahwa :
“Sebelum suatu arsip diputuskan untuk dilakukan kegiatan penyusutan dan
pemusnahan mengetahui karakteristik dari arsip terebut agar tidak salah,
arsip tidak mempunyai nilai kegunaan bagi pimpinan atau organisasi
dimasa mendatang, misalnya pengumuman undangan rapat dan
sebagainya. Selanjutnya arsip yang berguna untuk melancarkan kegiatan
organisasi, misalnya surat pemberitahuan bank, bukti pembayaran tertentu
dan sebagainya. Arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan
dimusnahkan agar tersedia tempat penyimpanan dan fasilitas pemeliharaan
yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang masih mempunyai nilai
kegunaan arsip, agar dapat memudahkan mencari kembali arsip jika
sewaktu-waktu diperlukan, menghemat biaya, baik untuk membeli
peralatan, pemeliharaan kepegawaian masing-masing”. (wawancara : SA. ,
41 tahun, tanggal 05/12/2014)
Hasil wawancara diatas, dalam penyusutan arsip di Kantor
Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa sudah
terlaksana dengan baik, dengan cara arsip diatur dan dipisah menurut asal
usul arsip, selanjutnya dengan pemusnahan. Arsip-arsip yang tidak
67
mempunyai nilai kegunaan dimusnahkan agar tersedia tempat
penyimpanan dan fasilitas pemeliharaan yang lebih baik, akan tetapi perlu
kerjasama antar pegawai dalam mengelolah arsip agar tidak menumpuk
agar kegiatan pengarsipan berjalan dengan baik, kegiatan penyusutan salah
satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya atau
bertimbungnya arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaannya lagi.
Seluruh hasil wawancara yang telah dipaparkan diatas dapat di
simpulkan bahwa walaupun secara keseluruhan kegiatan penyusutan pada
Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa
sudah dapat dikatakan sudah berjalan dengan optimal, kelancaran kegiatan
penyusutan arsip sangat bergantung dari tata kearsipan dinamis secara
menyeluruh. Dalam artian tata kearsipan khususnya penyusutan arsip telah
berjalan dengan baik.
C. Faktor Pendukung dan Penghambat Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis
di Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa
1. Faktor Pendukung
Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi)
Hasil wawancara oleh Bapak Sekretaris Lurah Pangkabinang yang
mengungkapkan bahwa :
“Faktor pendukung pelaksanaan penyusutan penanganan arsip adalah arsip
yang tidak berguna ini dilaksanakan oleh petugas berdasarkan keputusan
pimpinan, pemusnahan arsip merupakan salah satu cara agar arsip tidak
semakin menumpuk, dengan cara arsip diatur dan dipisah menurut asal
usul arsip memilih arsip yang masih diperlukan agar tidak terjadi
penumpukan, selanjutnya dengan pemusnahan arsip, sehinggah arsip akan
lebih longgar untuk menampung, hal ini sudah berjalan dengan baik”.
(wawancara : AA. , 53 tahun, tanggal 20/12/2014)
68
Hasil wawancara oleh Bapak Lurah Pangkabinanga yang
mengungkapkan bahwa :
“Pada dasarnya, kegiatan penyusutan arsip sudah terlaksana dengan baik,
dengan cara arsip diatur dan dipisah menurut asal usul arsip, selanjutnya
dengan pemusnahan. Arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan
dimusnahkan agar tersedia tempat penyimpanan dan fasilitas pemeliharaan
yang lebih baik. Kegiatan penyusutan salah satu sarana penting untuk
mengatasi masalah bertumpuknya atau bertimbungnya arsip-arsip yang
tidak mempunyai nilai kegunaannya. Kelancaran kegiatan penyusutan
arsip bergantung dari tata kearsipan dinamis secara menyeluruh”.
(wawancara : SA. , 41 tahun, tanggal 20/12/2014)
Hasil wawancara oleh Staf Lurah Pangkabinanga yang
mengungkapkan bahwa :
“Penyusutan arsip merupakan untuk mengatasi masalah bertumpuknya
atau bertimbungnya arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaannya,
pada Kantor Kelurahan Pangkabinanga sudah berjalan optimal dengan
penyusutan dan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai daya gunanya,
sehingga arsip akan lebih longgar untuk menampung di dalam lemari arsip
supaya tidak mengakibatkan penumpukan”. (wawancara : IS. , 37 tahun,
tanggal 20/12/2014)
Hasil wawancara yang telah dipaparkan diatas dapat disimpulkan
bahwa faktor pendukung terlaksananya sistem pengelolaan arsip dinamis
di Kantor Kelurahan Pangkabinanga secara keseluruhan kegiatan
penyusutan sudah dapat dikatakan sudah berjalan dengan optimal,
kegiatan penyusutan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah
bertumpuknya atau bertimbungnya arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai
kegunaannya kelancaran kegiatan penyusutan arsip bergantung dari tata
kearsipan dinamis secara menyeluruh, khususnya penyusutan arsip telah
berjalan dengan baik.
69
2. Faktor Penghambat
a. Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling)
Hasil wawancara oleh Tokoh Masyarakat Pangkabinanga yang
mengungkapkan bahwa :
“faktor penghambat kurangnya sumber daya manusia yang memadai
mengakibatkan kelemahan dalam proses pengurusan surat masuk
utamanya dalam proses pengurusan surat masuk dan keluar belum berjalan
optimal, ini terbukti sering terjadi kelelaian dalam pengurusan surat,
kesadaran pegawai pada akhirnya muncul terlambat mengakibatkan
prosedur pengurusan surat masuk dan keluar belum berjalan dengan baik
dan optimal”. (wawancara : MM. , 50 tahun, tanggal 20/12/2014)
Sementara hasil wawancara dari Bapak Lurah Pangkabinanga
menyatakan bahwa :
“Masalah sumber daya manusia adalah masalah pokok yang terjadi dalam
kegiatan kearsipan karena merupakan faktor yang menentukan dalam
perencanaan tujuan. Hal ini menyebabkan sumber daya manusia sering
disebut faktor sentral dalam kegiatan kearsipan. Dalam proses pengurusan
surat masuk dan keluar belum berjalan optimal, petugas arsip harus teliti
dan kreatif dengan cara pengecekan setiap surat terkadang petugas lupa
member nomor dan mencatat kedalam buku agenda, untuk itu pengecekan
perlu agar setiap surat yang akan diterima atau dikirim dalam pengurusan
surat dapat berjalan dengan baik tanpa ada keterlambatan dalam
penyampaiannya secara umum”. (wawancara : SA. , 42 tahun, tanggal
20/12/2014)
Hal ini di benarkan dari hasil wawancara Tokoh Masyarakat
Pangkabinanga yang menyatakan bahwa :
“Untuk pegawai disini sendiri memang masih kurang pemahaman mereka
tentang pengurusan surat, kurangnya pegawai yang handal menyebabkan
pengurusan belum berjalan optimal, sumber daya manusia merupakan
factor penghambat bagi kelangsunan administrasi yang baik”. (wawancara
: AK , 64 tahun, tanggal 20/12/2014)
Hasil wawancara yang telah di paparkan diatas dapat disimpulkan
bahwa faktor penghambat terlaksananya sistem pengelolaan arsip dinamis
70
di Kantor Kelurahan Pangkabinanga secara keseluruhan kegiatan
pengurusan surat masuk dan keluar sudah dapat dikatakan belum berjalan
dengan optimal. faktor sumber daya manusia merupakan penghambat
yakni kemampuan pegawai yang terlibat langsung di bidang kearsipan
dalam penerapan sistem kearsipan, kelalaian pegawai dapat menimbulkan
proses pengurusan surat tidak terlaksana dengan baik, kesadaran pegawai
pada akhirnya muncul terlambat mengakibatkan prosedur pengurusan
surat belum berjalan dengan baik dan optimal.
b. Sistem Penataan Arsip (Filling)
Sementara hasil wawancara dari Staf Lurah Pangkabinanga
menyatakan bahwa :
“Kegiatan penataan arsip dapat dikatakan berjalan baik jika ditunjang
sarana dan prasarana yang memadai, jujur saya sendiri sebagai staf
Kelurahan disini keadaan sarana dan prasarana sebenarnya masih dianggap
kurang untuk mendukung semua kegiatan kearsipan, ditambah lagi tidak
adanya pembiayaan yang khusus untuk kegiatan kearsipan, maka dari itu
sarana dan prasarana dalam sistem kearsipan merupakan faktor
penghambat bagi kelancaran kegiatan penataan arsip di Kantor Kelurahan
Pangkabinanga dalam pelaksanaan sistem kearsipan belum terlaksana
dengan baik, tanpa ditunjang peralatan yang memadai”. (wawancara :
AAN , 48 tahun, tanggal 20/12/2014)
Hasil wawancara yang dilakukan oleh Kasi Ketentraman dan
Ketertiban Masyarakat yang menyatakan bahwa :
“Berdasarkan tata kearsipan yang berlaku, sebenarnya alat-alat
penyimpanan arsip yang tersedia dapat dikatakan masih sangat minim,
masih sangat jauh dari standar yang seharusnya. Jika berpatokan pada
aturan tata kearsipan, seharusnya tersedia Filling Kabinet untuk
menyimpan arsip yang ada, namun pada kenyataannya Filling Kabinet
belum tersedia yang tersedia hanyalah lemari penyimpanan yang terbuat
dari kayu, peralatan ini pun sangat terbatas jumlahnya, sehingga banyak
arsip yang disimpan bukan lagi pada lemari penyimpanan karena kapasitas
dari lemari penyimpanan yang tersedia sangat terbatas, sementara setiap
71
harinya jumlah penambahan arsip sangat banyak”. (wawancara : SO. , 55
tahun, tanggal 20/12/2014)
Selanjutnya, hasil wawancara oleh Tokoh Masyarakat
Pangkabinanga yang menyatakan bahwa :
“Peralatan penyimpanan arsip yang tersedia masih sangat kurang, perlu
dilakukan penambahan peralatan penyimpanan, karena dengan terbatasnya
peralatan penyimpanan arsip, berkas-berkas yang tidak dapat di tata
dengan rapi, sehingga terlihat agak berantakan, tidak adanya pembiayaan
salah satu fackor penghambat kelangsunan penataan arsip” (wawancara :
MM. , 50 tahun, tanggal 20/12/2014)
Hasil wawancara diatas, dapat disimpulkan bahwa factor
penghambat dalam kegiatan penataan arsip adalah kebutuhan akan sarana
dan prasarana arsip belum tercukupi dengan baik dan masih harus banyak
dilakukan pembenahan, ketersediaan alat penyimpanan berkas masih
sangat kurang memadai. Hal ini terlihat dari masih banyaknya berkas
diletakkan di lantai, sehingga ruangan tersebut terlihat sangat tidak rapi,
tentunya akan membawa dampak negatif, ditambah lagi tidak adanya
pembiayaan yang khusus untuk kegiatan kearsipan merupakan faktor
penghambat dalam kelancaran penataan arsip.
72
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Ada beberapa hal yang perlu ditingkatkan karena meliputi Sistem Pengelolaan
Arsip Dinamis di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga
Kabupaten Gowa : Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling) yaitu Kegiatan
Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar yaitu kelemahan dari proses
pengurusan surat masuk dan surat keluar utamanya dalam proses pengurusan
belum berjalan optimal, terkadang lupa dicatat dan di masukkan kedalam buku
agenda, faktor sumber daya manusia merupakan penghambat. Petugas arsip
harus teliti dan kreatif dengan cara pengecekan setiap surat. Sistem Penataan
Arsip (Filling) yaitu Kegiatan Penyimpanan Arsip, Peminjaman Arsip,
Penemuan Arsip belum terlalu optimal, pihak pengelolah arsip harus
melakukan banyak pembenahan, utamanya dalam kegiatan penataan arsip
yang berpengaruh pada kegiatan penemuan kembali arsip pada akhirnya.
Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi) kegiatan mengurangi jumlah
arsip yang tercipta agar tidak terjadi problema, sudah terlaksana dengan baik,
dengan cara arsip diatur dan dipisah menurut asal usul arsip, selanjutnya
dengan pemusnahan, kegiatan penyusutan salah satu sarana penting untuk
mengatasi masalah bertumpuknya atau bertimbungnya arsip-arsip yang tidak
mempunyai nilai kegunaannya lagi.
2. Faktor Pendukung dan Penghambat dalam sistem pengurusan arsip dinamis di
Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa :
72
73
a. Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling) meliputi Kegiatan Surat
Masuk dan Surat Keluar, bahwa Sumber daya manusia berperan
penting dalam proses administrasi salah satunya pengurusan surat,
petugas arsip harus teliti dan kreatif dengan cara pengecekan setiap
surat, untuk itupengecekan perlu agar setiap surat yang akan diterima
atau dikirim dalam pengurusan surat dapat berjalan dengan baik tanpa
ada keterlambatan dalam penyampaiannya secara umum
b. Sistem Penataan Aarsip (Filling) yaitu kegiatan a) Penyimpanan Arsip,
b) Peminjaman Arsip, c) Penemuan Arsip kebutuhan akan sarana dan
prasarana arsip serta pembiayaan perlu agar tercukupi dengan baik,
agar ketersediaan alat penyimpanan berkas sangat menunjang dalam
proses penataan arsip.
c. Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi) terlihat bahwa secara
keeluruhan sudah dapat dikatakan sudah berjalan optimal dengan cara
arsip diatur dan dipisah menurut asal usul arsip, selanjutnya dengan
pemusnahan, Arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan
dimusnahkan agar tersedia tempat penyimpanan dan fasilitas
pemeliharaan yang lebih baik kelancaran kegiatan penyusutan arsip
sangat bergantung dari tata kearsipan dinamis secara menyeluruh.
74
Saran
Berdasarkan kesimpulan penelitian diatas, maka dapat diajukan saran yang
kiranya berguna sebagai bahan pertimbangan dalam pelaksanaan Sistem
Pengelolaan Sistem Dinamis di Kantor Kelurahan Pangkabinannga Kecamatan
Pallangga Kabupaten Gowa, yaitu :
1. Untuk memperlancar jalannya proses sistem pengelolaan arsip dinamis
sebaiknya sistem kearsipan yang harus dapat dimengerti, mudah dipahami,
dan dilaksanakan dengan baik.
2. Sistem pengelolaan arsip dinamis pada kantor kelurahan pangkabinanga
kecamatan pallangga kabupaten gowa sebaiknya ditingkatkan
pengelolaannya guna kelancaran dalam memproses surat yaitu mulai dari
penerimaan, pencatatan, pengarah/pengendali, penyampaian, sampai pada
penyimpanannya.
3. Jumlah fasilitas kearsipan yakni Filling Kabinet perlu diadakan, dan
ditempatkan secara merata, karena fasilitas penyimpanan sangat menentukan
keselamatan arsip, dan menjadi sarana vital dalam mendukung tercapainya
sistem penataan arsip
4. Tenaga arsip harus teliti dan kreatif dengan cara pengecekan surat agar
terlaksana dengan maksimal sehingga kegiatan kearsipan akan berjalan
dengan baik.
5. Sarana dan prasarana harus memadai perlu ketersediaan alat penyimpanan
arsip yang memadai sangat berpengaruh dalam menunjang proses
pengelolaan arsip.
75
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 1996. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka
Utama
________,2003, Manajemen Sistem Informasi, Jakarta: PT.Gramedia Pustaka
Utama
Barthos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Bumi Aksara
Basuki, Sulistyo. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka
Utama
______________, 1991, Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta: Gramedia Utama
Gie, Liang The. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Maneger dan Staff.
Jakarta Selatan. Visimedia
Jamaruddin, Hasruddin, 2007, Sistem Pengelolaan Arsip Pada Pengadilan Negeri
Makassar
Moekijat.1986. Administrasi Perkantoran. CV. Mandar Maju
Murdick, G. Robert dkk.1991. Sistem Informasi Manajemen untuk Manajemen
Modern.Jakarta: Erlangga.
Santoso, Amanda & Hanif AL, A. R, 2004. Kamus Lengkap Bahasa
Indonesia.Surabaya: Alumni
Sugiyono.2012. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta
Sukoco, Munir Badri. 2006. Manajemen Administarsi Perkantoran
Modern.Jakarta:Erlangga.
Syamsi, Ibnu. 2000. Pengambilan Keputusan dan Sistem Informasi.Jakarta: Bumi
Aksara.
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memamfaatkan Tekhnologi Modern.
Mandar Maju: Bandung.
Tahir,Irmawati, 2007, Efektifitas Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor
Badan Kepegawaian Dan Diklat Daerah Kabupaten Takalar.
Tri Lestari, Endang Wiryatmi. 1993, Arsip Dinamis dalam Informasi, Jakarta:
Biro Tata Media Cipta.
75
76
Wursanto, 1991. Kearsipan 1, Yogyakarta: Kanisius
________, 1994. Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius
Widjaja, A. W. 1993. Administrasi Kearsipan. Jakarta : PT Raja Grafindo Persada
. 1986. Administrasi Perkantoran: Suatu Pengantar: PT Rajawali
Dokumen
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan
Skripsi Oleh Hasruddin Jamaruddin Dengan Judul ”Sistem Pengelolaan Arsip
pada Pengadilan Negeri Makassar”.Tahun 2007
Skripsi Oleh Irmawati Tahir Dengan Judul “Efektifitas Pelaksanaan Sistem
Kearsipan pada Kantor Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah
Kabupaten Takalar”.Tahun 2007
Skripsi Oleh Halda Dengan Judul “Sistem Penanganan Arsip Pada Bagian Umum
Kantor Wilayah Departemen Hukum dan HAM Sulawesi
Selatan”.Tahun 2007
Top Related