54
BAB IV
PEMBAHASAN DAN EVALUASI
IV.1 Perencanaan Evaluasi
Sebelum melakukan pembahasan ada baiknya melakukan perencanaan evaluasi
dengan tujuan yaitu dapat memperoleh bahan bukti yang cukup serta dapat
mengidentifikasi kelemahan yang terdapat dalam pengendalian intern dalam hal ini
pengendalian intern terhadap persediaan barang dagang PT Hero Supermarket Tbk.
IV.1.1 Pengumpulan Bukti Evaluasi
Pengumpulan bukti dapat dilakukan dengan cara melakukan wawancara,
kuesioner dan studi dokumentasi. Adapun sumber informasi yang diperoleh hanya
terbatas pada pihak External Public Relation PT Hero Supermarket saja karena tidak ada
akses untuk melakukan wawancara dengan pihak terkait dan terdapat pula batasan
batasan dalam melakukan penelitian terhadap PT Hero Supermarket Tbk.
1. Wawancara
Pelaksanaan wawancara dilakukan dengan menghubungi pihak dari External
Public Relation. Adapun pertanyaan yang diajukan oleh penulis seputar
prosedur yang terkait dengan persediaan serta pengendalian intern yang
terdapat pada perusahaan yang diteliti.
55
2. Studi Dokumentasi
Pengumpulan bukti juga dilakukan dengan mengevalusi dokumen dokumen
sumber yang diberikan oleh pihak perusahaan.
IV.2 Evaluasi Pengendalian Internal pada Persediaan Barang Dagang
IV.2.1. Lingkungan Pengendalian
Evaluasi atas lingkungan pengendalian dimaksudkan agar peneliti dapat
memahami sikap, kesadaran serta tindakan tindakan yang dilakukan pemimpin yang
berhubungan dengan lingkungan pengendalian. Dengan metode wawancara dan ini
dapat dilihat bagaimana keandalan setiap internal control dapat meminimalisasikan
kelemahan yang serta kelemahan yang ada pada perusahaan. Melalui wawancara yang
dilakukan oleh pihak External Public Relation PT Hero Supermarket dapat disimpulkan
bahwa lingkungan pengendalian pada Hero Supermarket telah berjalan cukup baik,
berikut akan diuraikan beberapa aspek dalam lingkungan pengendalian.
1) Nilai Integritas dan Etika
Integritas dan nilai etika merupakan nilai standar prilaku yang berlaku di suatu
perusahaan, bagaimana standar tersebut dikomunikasikan dan di terapkan.Karena
sumber informasi hanya dapat di berikan oleh External Public Relation PT Hero
Supermarket yang mana sifat dari informasi tersebut sangatlah terbatas sehingga
penulis hanya dapat melakukan penilaian dari integritas dan sikap mereka
terhadap penulis. Pada nilai integritas dan etika penerapannya meliputi tindakan
karyawan yang jujur dan berkualitas terhadap pekerjaannya serta tidak
56
melanggar hukum ataupun bertindak tidak etis dan penuh rasa tanggung jawab
berdasarkan standar perusahaan.
Berdasarkan observasi dan wawancara yang penulis lakukan bahwa
pengendalian internal yang berhubungan dengan nilai integritas dan etika pada
PT Hero Supermarket telah berjalan dengan baik atau memadai. Adapun hal
hal yang penulis temukan pada nilai integritas dan etika yaitu:
1. Sikap staf atau karyawan yang selalu cermat dan sigap dalam menjawab
pertanyaan yang diajukan seputar topik yang di bahas serta aturan khusus
dalam penelitian oleh mahasiswa skripsi. Hal ini terjadi dikarenakan
perusahaan mempunyai aturan khusus yang berkaitan dengan penelitian
yang dilakukan oleh mahasiswa yaitu tentang informasi yang diberikan
dan sampai sejauh mana informasi tersebut dapat di berikan oleh
perusahaan. Melalui Humas Eksternal, perusahaan mengatakan bahwa
informasi yang bersifat confidential dan terlalu detail tidak dapat
diberikan oleh perusahaan.
2. Ditempatkannya kode etik yang berupa pemberitahuan tertulis dan lisan
yang telah di komunikasikan kepada pegawai pada saat pegawai telah di
terima atau pegawai baru. Dalam hal ini pegawai dituntut untuk bekerja
dengan disiplin, bertanggung jawab dan jujur. Dan akan ada tindakan
yang tegas apabila melakukan pelanggaran etika dan perilaku hal ini
menunjukkan komitmen dan etika terhadap rasa tanggung jawab serta
integritas perusahaan.
57
2) Komitmen Terhadap Kompetensi
Komitmen merupakan ketrampilan yang di perlukan untuk menyelesaikan suatu
tugas. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan terhadap
kompetensi untuk suatu pekerjaan dan bagaimana tingkatan tersebut dapat
berubah menjadi ketrampilan dan kebisaan yang baik. Dalam hal ini komitmen
terhadap kompetensi ditentukan oleh faktor manusia dan kompetensi dari masing
masing karyawan tersebut. Berdasarkan wawancara yang penulis lakukan dapat
disimpulkan bahwa komitmen terhadap kompetensi pada PT Hero Supermarket
telah berjalan dengan memadai. Komitmen perusahaan ini dilakukan agar
karyawan dapat memahami bidang yang sesuai dengan pekerjaannya. Bentuknya
berupa training atau pelatihan yang dilakukan oleh para karyawan baru, kursus
yang diberikan oleh perusahaan serta pendidikan yang layak yang ada pada
karyawan.
3) Dewan Komisaris atau Komite Audit
Penulis tidak dapat memperoleh banyak informasi mengenai hal ini karena
terbatasnya informasi yang diberikan akan tetapi dari wawancara yang penulis
ajukan bahwa PT Hero Supermarket memiliki Internal Auditor yang terdiri dari
beberapa tim yang memiliki tugas untuk memeriksa sistem dan prosedur yang
dilaksanakan serta keakuratan data- data yang dibuat oleh masing masing divisi
yang terkait dalam perusahaan. Tidak seperti halnya perusahaan lain yang
mempunyai komite audit yang anggotanya terdiri dari beberapa dewan
komisaris, hal ini berbeda dalam PT Hero Supermarket. Akan tetapi menurut
penulis pengendalian internal dalam hal dewan komisaris atau komite audit di
dalam perusahaan tersebut telah berjalan atau dilaksanakan dengan baik
58
dikarenakan internal audit telah menjalankan perannya dengan sangat baik dan
selalu mengantisipasi jika ada perubahan perubahan pada perusahaan ini.
4) Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen
Filosofi dan gaya operasi manajemen sangatlah penting hal ini mencerminkan
seberapa baikkah pengendalian internal telah berjalan. Seperti halnya perusahaan
lain, PT Hero Supermarket memiliki filosofi tersendiri yaitu :
1. Kita selalu mengutamakan service yang terbaik kepada pelanggan
2. Kita selalu menyediakan produk yang bermutu tinggi sesuai dengan
keinginan pelanggan
3. Kita sama menciptakan kesatuan manajemen yang sempurna
Dari filosofi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa PT Hero Supermarket selalu
mengedepankan kepuasan pelanggan dan selalu menjaga kualitas pelayanan dan
produk yang bermutu tinggi. Menurut penulis PT Hero Supermarket telah
memiliki filosofi yang baik yang mana Hero selalu mengedepankan kepuasan
pelanggan. Hal ini dapat terus dilakukan dan ditingkatkan oleh semua pihak
dalam perusahaan. Dari sisi gaya operasi manajemen, manajemen puncak hanya
melakukan kekuatan desentralisasi kepada menjemen menengah dan bawah. Hal
ini akan membuat nilai pengendalian menjadi rendah dikarenakan kesadaran
akan pengendalian hanya bertumpu pada manajemen menengah dan bawah saja.
Di sisi lain manajemen puncak harus benar hati hati dan bersikap waspada
untuk memberikan wewenang dan tanggung jawabnya kepada orang yang jujur
dan profesional. Oleh karena itu evalusi penulis yaitu sebaiknya manajer di
59
sarankan untuk melakukan review secara berkala untuk dapat memantau tindakan
yang dilakukan baik manajer menengah maupun manajer bawah agar terhindar
dari kesalahan dan kerugian bagi perusahaan.
5) Struktur Organisasi
Struktur organisasi pada perusahaan berguna untuk informasi mengenai tugas
dan wewenang yang ada pada tiap karyawan. Struktur Organisasi pada Hero
Supermarket adalah struktur garis dan staf. Dikatakan garis karena seorang
bawahan hanya memperoleh seorang atasan dan hanya menerima perintah dari
atasan tersebut. Dikatakan staf karena terdapat unit yang membantu lini seperti
corporate secretary and legal dan internal audit.
Departementalisasi PT Hero Supermarket adalah berdasarkan fungsi,
produk dan wilayah. Berdasarkan fungsi karena dikelompokkan berdasarkan
fungsi kegiatan seperti human resources, finance. Berdasarkan produk karena
ada pengelompokkan berdasarkan produk seperti, fresh food general manager.
Berdasarkan wilayah karena ada pengelompokkan berdasarkan area wilayah
seperti regional operation 1 manager, regional operation 2 manager dan
regional operation 3 manager. Jadi menurut penulis pengendalian internal
khususnya struktur organisasi pada perusahaan Hero Supermarket sudah berjalan
cukup baik. Hal ini dapat terlihat dengan adanya departemenlisasi yang cukup
jelas dan terspesialisasi pada seluruh bagian perusahaan.
60
6) Pembagian Wewenang dan Tanggung Jawab
Pembagian wewenang dan tanggung jawab dijelaskan pada struktur
oganisasi.Wewenang PT Hero Supermarket adalah wewenang garis, staf, dan
fungsional.Wewenang garis ditunjukkan dengan adanya hubungan seorang
atasan untuk memerintahkan bawahan langsungnya dan tiap bawahan hanya
mempunyai tanggung jawab terhadap satu atasan saja. Contoh pada PT Hero
Supermarket finance director memerintahkan kepada finance manager untuk
membuat analisa dan laporan keuangan dan penjelasannya.
Wewenang staf merupakan wewenang yang membantu personil garis
dalam memberikan saran, pendapat, atau usulan mengenai operasional
perusahaan. Contoh pada PT Hero Supermarket terdapat dua wewenang staf
personil yaitu corporate and secretary legal yang memeberi saran kepada CEO
tentang masalah yang berkaitan dengan hukum dan internal audit memberi saran
kepada CEO tentang analisa terhadap sistem dan prosedur yang telah di jalankan.
Sedangkan wewenang staf fungsi finance director memberi saran kepada CEO
dalam hal penerimaan dan pengeluaran dana perusahaan.
Wewenang fungsional adalah wewenang yang mempunyai personil suatu
departemen untuk memberikan saran atau usulan dalam bidangnya masing
masing terhadap personil di departemen lain. Contoh pada PT Hero Supermarket
bagian HRD memberikan usulan kepada bagian keuangan agar mengisi daftar
kehadiran yang lengkap.
61
Setelah penjabaran wewenang tersebut penulis menemukan beberapa
evaluasi yang terkait dengan pembagian wewenang dan tanggung jawab
perusahaan secara umum :
1. Sebaiknya office manager di tiadakan dan bergabung dengan distribution
and logistic general manager karena mempunyai tugas yang hampir sama
yaitu bertanggung jawab atas logistic and service. Di samping itu tugas
office manager tidak ada hubungannya dengan masalah human resources
sehingga dapat mengaburkan tugas dari fungsi human resources itu
sendiri.
2. Karena fresh food general manager, grocery general manager, marketing
general manager, food service general manager serta distribusi dan
logistic general manager berada setingkat dengan manager lainnya maka
sebaiknya istilah yang digunakan disamakan sehingga menjadi fresh food
manager, grocery manager, marketing manager, food service manager
serta distribusi dan logistic manager.
Terlepas dengan adanya beberapa evalusi yang diberikan penulis, pada
pengendalian internal terhadap pembagian wewenang dan tanggung jawab PT
Hero Supermarket telah berjalan cukup baik. Kondisi ini dapat dilihat dengan
adanya pemisahan fungsi dan wewenang kepada setiap staf dan karyawan
berdasarkan kemampuan dan ketrampilan yang dimilikinya.
7) Kebijakan dan Praktik Sumberdaya Manusia
Sumber daya yang kompeten dan dapat dipercaya berpengaruh pada internal
control yang efektif oleh karena itu tiap perusahaan memiliki kriteria dan proses
seleksi yang memadai dalam penerimaan pegawai. Berdasarkan wawancara pada
62
Humas Eksternal PT Hero Supermarket dijelaskan bahwa pengendalian internal
telah berjalan dengan cukup memadai. Berikut adalah beberapa poin yang dapat
penulis jabarkan terhadap kebijakan dan praktik sumberdaya manusia pada PT
Hero Supermarket :
1. Para karyawan telah memahami dengan benar, tugas dan prosedur dalam
pekerjaan mereka.
Melalui hasil wawancara, penulis dapat melihat sejauh mana pemahaman
karyawan pada pekerjaannya.Hal ini dapat di lihat dari Humas Eksternal
yang mana mereka dapat melakukan tugasnya dengan sangat baik.
Mereka sangat sigap akan sikapnya dalam menjawab semua pertanyaan
seputar topik skripsi yang dibahas. Staf humas tersebut selalu menjawab
semua pertanyaan yang penulis ajukan dengan selalu memegang batasan
batasan penelitian yang ditetapkan perusahaan.
2. Kebijakan mengenai SDM telah dilaksanakan dan dikembangkan dengan
baik
Pada PT Hero Supermarket memiliki Perjanjian Kerja Bersama atau
PKB. Dalam PKB tersebut merupakan hasil kesepakatan perundingan
yang di lakukan oleh perusahaan atau wakil perusahaan dengan serikat
pekerja yang memuat syarat syarat kerja. Syarat syarat yang
dimaksud ini ditujukan bagi karyawan PT Hero Supermarket baik bagi
karyawan baru ataupun karyawan yang telah lama bekerja dengan
perusahaan ini. Syarat syarat tersebut juga menjelaskan mengenai
penyeleksian bagi calon pekerja. Proses ini berlaku selama 3 bulan
terhitung sejak tanggal yang bersangkutan mulai kerja. Apabila calon
63
pekerja berhasil melewati masa percobaan tersebut maka pekerja ini
dapat menjadi pekerja tetap. Hal ini merupakan gambaran singkat dalam
tata cara perusahaan Hero Supermarket dalam merekrut karyawan.
3. Perusahaan juga memperhatikan dan menilai prestasi karyawan dan
memberikan promosi bagi karyawan yang berprestasi di bidangnya.
Penilaian prestasi untuk masing masing pekerja dilakukan oleh atasan
langsung pekerja. Sekurang kurangnya sekali dalam setahun. Adapun
hal hal yang dinilai meliputi :
a. Pencapaian hasil kerja
b. Pelaksanaan tanggung jawab
c. Sikap kerja
d. Kepemimpinan
Pelaksanaan penilaian prestasi kerja dilakukan dengan menggunakan
lembaran penilaian prestasi yang telah ditentukan. Prinsip prinsip
penilaian dilakukan secara objektif, adil, jujur, proporsional, dan
transparansi serta mendiskusikan dengan pekerja dan atasan dari
atasannya. Hasil dari penilaian prestasi kerja menjadi salah satu dasar
yang menentukan :
a. Promosi
b. Besarnya kenaikkan upah
c. Mutasi
d. Pendidikan dan pelatihan
e. Demosi
64
Sistem penilaian prestasi kerja ini ditentukan oleh perusahaan dan di
sosialisasikan oleh perusahaan sendiri.
Dalam penjelasan di atas penulis menyimpulkan bahwa pengendalian
internal pada kebijakan dan praktik sumber daya manusia telah di
kembangkan dan berjalan dengan baik.
IV.2.2 Penilaian Risiko
Penilaian resiko bertujuan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola
permasalahan tersebut sehingga dapat mempermudah pelaksanaan pengendalian
internal. Hal ini ditunjukan pada prosedur persediaan yang telah berjalan dengan cukup
baik. Berikut penilaian risiko yang mungkin timbul pada persediaan barang dagang,
yaitu :
1) Resiko kesalahan pembelian barang dagang.
Dalam mempersiapkan Purchase Order disyaratkan harus memiliki surat permintaan
barang. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam pembelian
barang dagang. Permintaan pembelian dilakukan oleh bagian gudang yang mengetahui
barang dagang yang diperlukan untuk menghindari penyalahgunaan wewenang.
2) Resiko kerusakan pada barang yang diterima.
Bagian penerimaan memiliki fungsi untuk melakukan quality control terhadap barang
yang diterima oleh supplier. Fungsi dari quality control yaitu untuk mengecek kondisi
fisik barang yang diterima dari supplier, jika terdapat kerusakan barang maka akan di
lakukan proses pengembalian barang. Bagian gudang berfungsi untuk menentukan stock
65
minimum dan re-order point serta menyimpan barang sesuai dengan kode barang yang
tersedia.
3) Resiko barang yang diterima tidak sesuai dengan barang yang dipesan.
Bagian gudang yang melihat stock barang, mengeluarkan barang dan melakukan
pengiriman sampai di gudang outlet. Dalam hal ini pengendalian dilakukan telah cukup
baik karena adanya koordinasi yang baik antara gudang pusat dan gudang outlet
sehingga menghasilkan informasi yang kuat. Bagian gudang outlet akan mengkonfirmasi
bagian gudang pusat bahwa barang yang tiba sejumlah yang dipesan sesuai picking list
dan delivery order.
4) Resiko penumpukan barang di gudang.
Bagian pembelian akan melakukan pembelian barang dalam jumlah banyak yang
melebihi limit di gudang untuk mencegah terjadinya stock out sehingga hal ini dapat
menyebabkan penumpukan barang di gudang. Untuk mengatasi hal tersebut sebaiknya
PT Hero Supermarket menerapkan system forcasting dengan menggunakan perhitungan
statistik untuk mengurangi penumpukan barang berdasarkan data historis dari siklus
musiman yang diambil dari data-data outlet Hero Supermarket.
5) Resiko adanya personal baru.
Staf Humas mengatakan dengan adanya karyawan baru yang masih mempunyai
semangat cukup tinggi untuk bekerja hal ini sangat baik dikarenakan akan memacu
karyawan lainnya untuk bekerja dengan lebih baik. Tetapi pada sisi lain karyawan baru
66
akan membutuhkan masa - masa percobaan pada saat awal bekerja. Seperti akan
pemahaman jobdesk akan pemahaman bekerjanya.
IV.2.3 Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian persediaan barang dagang pada PT Hero Supermarket
meliputi kebijakan dan prosedur yang dibuat oleh perusahaan ini untuk memberikan
kemungkinan yang memadai bahwa sistem pengendalian persediaan barang dagang yang
ditetapkan telah dilaksanakan dalam beberapa kategori, yaitu:
1. Otorisasi yang Tepat atas Transaksi
Pada otorisasi transaksi telah dilakukan sesuai dengan prosedur yang
semestinya. Dalam hal ini adanya penandatanganan terhadap suatu dokumen
kepada orang yang bewenang atau yang bertanggung jawab satu diantaranya
adalah pada Surat Permintaan Pembelian ( SPP ) telah diotorisasi oleh kepala
gudang dan kemudian dikirim ke bagian pembelian pusat untuk kemudian
melakukan transaksi pembelian SPP yang diajukan oleh bagian gudang.
Menurut penulis, otorisasi yang dilakukan sudah cukup baik dalam hal untuk
mengawasi pengendalian internal pada persediaan.
2. Dokumen dan Catatan yang Memadai
Dokumen haruslah dapat memberikan keyakinan yang memadai bahwa
seluruh aktiva telah dikendalikan dengan pantas dan bahwa seluruh transaksi
telah di catat dengan benar. PT Hero Supermarket cukup memiliki dokumen
yang memadai untuk membantu dalam pengawasan pengendalian internal.
Satu diantaranya adalah dokumen pada order pembelian yang dibuat oleh
67
bagian pembelian. Dokumen ini akan menjelaskan tentang informasi
mengenai pembelian barang yang akan di pesan. Menurut penulis dengan
adanya dokumen tersebut ini menandakan bahwa karyawan telah mengikuti
prosedur yang berlaku yang ditetapkan oleh perusahaan.
3. Pengendalian Fisik atas Aktiva dan Catatan
Perlindungan fisik atas persediaan barang dagang pada perusahaan ini cukup
memadai, yakni dengan adanya gudang sebagai tempat penyimpanan barang
dan dilengkapi dengan tabung gas untuk menanggulangi bahaya kebakaran.
Perlindungan fisik terhadap dokumen dan catatanpun telah cukup memadai
yaitu dengan tersedianya map untuk masing masing penyimpanan dokumen
dan tetap menyimpan catatan yang rusak baik dalam computer ataupun dalam
catatan manual. Menurut penulis secara keseluruhan kebijakan perusahaan
dalam mewujudkan pengawasan dan perlindungan fisik terhadap persediaan
dan catatan serta aktiva telah cukup memadai dalam mewujudkan intern yang
baik.
4. Pemisahan Tugas
PT Hero Supermarket telah mengadakan pemisahan tugas yang cukup pada
setiap transaksi atau kegiatan yang berhubungan dengan persediaan barang
dagang. Adapun satu diantaranya dapat dijabarkan di bawah ini :
1) Pemisahan antara fungsi gudang dengan fungsi pembelian
Fungsi gudang yang dilakukan oleh bagian gudang yaitu membuat SPP,
mencatat jumlah barang yang diterima pada kartu gudang, serta
68
menyimpan barang yang telah dipesan oleh bagian pembelian. Sedangkan
pada fungsi pembelian yang kerjakan oleh bagian pembelian memiliki
tugas yaitu membuat order pembelian dan mencari supplier yang akan
menyediakan barang. Menurut penulis pemisahan kedua fungsi ini telah
berjalan dengan baik dikarenakan dengan dipisahkannya kedua fungsi ini
dapat terhindar dari penyalahgunaan wewenang yang ada pada kedua
fungsi ini.
2) Pemisahan fungsi pembelian dengan fungsi akuntansi dan keuangan
Fungsi akuntansi dan keuangan yang dilakukan oleh bagian Accounting
and Financing memiliki tugas yaitu mencatat kartu persediaan dan kartu
hutang, mengarsip dokumen dokumen dari pada prosedur pembelian,
penerimaan dan pengeluaran. Pemisahan kedua fungsi ini menurut
penulis telah dilakukan dengan baik. Dikarenakan bagian akuntansi
bertugas untuk memeriksa dokumen serta membandingkan dokumen
tersebut serta me-review prosedur yang di lakukan oleh bagian gudang.
5. Pemeriksaan Independen atau Verifikasi Internal
Perusahaan ini telah melaksanakan pemisahan fungsi yang berhubungan
dengan pengawasan persediaan. Kebijakan perusahaan ini secara tidak
langsung menciptakan suatu pengecekan yang independen di antara bagian-
bagian yang melakukan pembelian, menerima barang, mengeluarkan barang,
mengirim barang, serta bagian yang membuat faktur.
69
IV.2.4 Informasi dan Komunikasi
Berdasarkan wawancara yang diberikan kepada pihak Humas Eksternal, penulis
menemukan bahwa penerapan informasi dan komunikasi pada perusahaan ini telah
berjalan cukup baik. Hal ini ditunjukkan dengan adanya prosedur prosedur yang
ditetapkan oleh perusahaan yang di komunikasikan dengan baik oleh karyawan. Adapun
bentuk informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh perusahaan yaitu dalam bentuk
sosialisasi, pengumuman, dan pelatihan/ arahan yang diberikan oleh perusahaan untuk
karyawan. Satu diantaranya adalah setiap karyawan didalam perusahaan telah
memperoleh pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab masing
masing yang berkenaan dengan pengendalian internal fungsi yang dipegangnya hal ini
dikarenakan perusahaan memberikan arahan/pelatihan/training kepada karyawan
khususnya karyawan baru.
IV.2.5 Pemantauan
Pemantauan merupakan suatu penilaian kualitas kinerja pada pengendalian
internal sepanjang masa. Pemantauan menyangkut tentang penilaian terhadap karyawan
pada suatu perusahaan yang bertujuan untuk menentukan bahwa sistem pengendalian
internal telah berjalan dengan baik. Berdasarkan hasil wawancara pada Humas Eksternal
PT Hero Supermarket, penulis menemukan beberapa hal yang berhubungan dengan
pemantauan yaitu :
70
1) Melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan dokumen secara berkala yang
berhubungan dengan prosedur persediaan.
Pemantauan dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu : (1) melalui perintah dari
atasan langsung, (2) melalui pihak yang independen, dan (3) melalui internal
audit itu sendiri. Dari hasil wawancara yang dilakukan pada Humas Eksternal PT
Hero Supermarket dapat disimpulkan bahwa dokumen yang ada pada setiap
prosedur telah diperiksa kelengkapannya secara baik. Pemeriksaan kelengkapan
dokumen ini dilakukan oleh pihak yang independen sesuai dengan prosedur yang
telah ditetapkan oleh perusahaan. Contohnya yaitu pada prosedur pembelian
bahwa dokumen SPP harus dibuat oleh bagian gudang sebagai syarat untuk
melakukan transaksi pembelian. Dokumen ini merupakan formulir yang di isi
oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian
barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam Surat
Permintaan Pembelian. Apabila dokumen tersebut tidak ada maka pihak gudang
tidak bisa melakukan pembelian barang kepada supplier. Serta PO dan Faktur
wajib diberikan oleh dua orang yaitu kepada Supplier dan bagian Accounting
apabila PO tersebut tidak ada maka Supplier tidak dapat memasok barang
terhadap perusahaan.
Dengan demikian penulis menyimpulkan bahwa dengan adanya kelengkapan
dokumen maka data akuntansi telah terjaga dengan baik. Dan jika hal ini terus
dipertahankan maka kecurangan dapat diminimalisasikan.
71
2) Perusahaan memiliki kebijakan pada saat melakukan penerimaan barang
Berdasarkan wawancara yang di lakukan, Humas Eksternal mengatakan ada
pedoman kebijakan yang perusahaan lakukan pada saat melakukan penerimaan
barang. Kebijakan ini dilakukan berdasarkan peraturan yang dibuat oleh
perusahaan yang pengawasannya dilakukan secara langsung oleh tim receiver.
Adapun kebijakan yang dilakukan pada saat penerimaan barang yaitu :
a) Memastikan bahwa barang yang diorder diterima di toko dengan baik dan
benar.
b) Untuk memastikan penginputan data penerimaan barang telah dilakukan
dengan benar dan akurat
c) Mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang dan penyusutan yang
tidak dikenal
d) Memudahkan pengaturan barang di areal gudang dan pengembalian
barang ke supplier
Untuk memenuhi kebijakan tersebut maka bagian penerimaan barang
melakukan beberapa aktivitas yang perlu diperhatikan pada saat menerima
barang :
1. Tempat penerimaan harus bersih dan bebas dari sampah, timbangan,
pallet, handpallet, dan persiapan peralatan lain yang di perlukan untuk
menerima barang dari supplier
2. Semua pengiriman harus di sertai dengan invoice yang diperpanjang
secara penuh atau tanggal yang memperlihatkan surat pengantar
72
pengiriman, penjelasan produk, berat atau jumlah, biaya/harga dan
informasi pemasok
3. Pastikan barcode original yang tertera pada barang dapat di scan atau
terbaca dan untuk barang yang tidak ada barcode harus di buat inhouse
barcode
Dengan demikian penulis menyimpulkan bahwa kebijakan yang perusahaan
berikan telah berjalan dengan baik hal ini ditunjukkan dengan adanya ketentuan-
ketentuan yang harus dilakukan pada saat melakukan penerimaan barang. Jika
hal ini terus dilakukan maka pengendalian internal dapat berjalan dengan
memadai dan lebih baik lagi.
3) Telah ditetapkannya sanksi atau pelanggaran yang dibuat oleh karyawan baik itu
sengaja ataupun tidak yang diberikan oleh perusahaan
Berdasarkan PKB ( Perjanjian Kerja Bersama ) yang dibuat oleh perusahaan,
bahwa perusahaan telah menetapkan sanksi sanksi yang tegas guna untuk
mencegah dan menananggulangi pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan.
Pada pedoman tersebut dijelaskan mengenai kewajiban pekerja, larangan bagi
pekerja dan sanksi yang diberikan oleh pekerja apabila melakukan pelanggaran
tersebut. Adapun dasar pemberian sanksi kepada pekerja didasarkan antara lain :
i. Jenis pelanggaran
ii. Banyaknya ( frekuensi ) pelanggaran
iii. Pelanggaran PKB dan ketentuan ketentuan perusahaan
Berdasarkan pasal 84 bab XIII mengenai sanksi sanksi atas pelanggaran tata
tertib di jelaskan tentang pelanggaran tersebut yang berupa :
73
1. Teguran/ peringatan lisan
Teguran/ peringatan secara lisan diberikan oleh atasan langsung/ pimpinan
yang berwenang untuk kesalahan/pelanggaran yang bersifat ringan atau
umum yang masih dapat diperbaiki dan dicatat dalam *personal record*
pekerja yang bersangkutan serta ditandatangani oleh pekerja.
2. Peringatan tertulis
Peringatan tertulis diberikan secara tertulis oleh atasan/atasan langsung
kepada pekerja yang bersangkutan. Peringatan tertulis terdiri dari 3 ( tiga )
tingkatan :
a) Surat Peringatan Tertulis I / ( SP I )
b) Surat Peringatan Tertulis II / ( SP II )
c) Surat Peringatan Tertulis III / ( SP III )
Dengan demikian apabila pekerja terus mengikuti dan melaksanakan tata tertib
yang dibuat oleh perusahaan maka akan mengurangi kesalahan yang mungkin
akan dilakukan oleh para karyawan.
74
IV. 3 Temuan Pengendalian Internal atas Persediaan Barang Dagang
Adapun temuan pada pengendalian internal atas persediaan barang dagang yaitu :
1. Adanya perangkapan tugas.
Kondisi yang terjadi yaitu adanya perangkapan tugas yang terjadi pada
pembagian pembelian yang mana bahwa pembelian untuk barang barang
supermarket dilakukan oleh masing masing supervisor yang bertanggung jawab
atas jenis barang yang dipegangnya.
Kriteria yang seharusnya yaitu sebaiknya tidak adanya perangkapan tugas
yang dilakukan oleh supervisor yang memiliki dua tugas sekaligus.
Hal ini disebabkan karena supervisor juga melakukan otorisasi atas order
pembelian tersebut. Jadi dengan kata lain terdapat perangkapan tugas antara yang
meminta order pembelian dan mengotorisasi order pembelian.
Akibatnya supervisor akan mengalami kesulitan dalam mengontrol
persediaan dengan baik.
Rekomendasi yang diberikan yaitu sebaiknya pembelian dilakukan oleh
bagian purchasing supervisor yang di bantu oleh staff purchasing yang
ditempatkan di bawah seorang manajer yang mempunyai tugas menerima,
menyimpan, mengeluarkan, dan membeli barang yang dinamakan receiving &
storage section manager. Purchasing supervisor memiliki fungsi untuk
mengontrol barang yang ada sedangkan staff purchasing sendiri melakukan
penghitungan jumlah barang berdasarkan bidangnya masing- masing, jumlah
staff purchasing tersebut terdiri dari 2 sampai 5 staff. Hal ini baik dikarenakan
orang yang mengontrol barang dengan orang yang melakukan pengecekan
75
barang dilakukan oleh orang yang berbeda sehingga terhindar dari kesalahan
pencacatan barang.
2. Adanya penumpukkan barang barang di gudang pada hari hari besar.
Kondisi yang terjadi yaitu adanya penumpukkan barang barang yang
berada di gudang pada hari hari Besar atau hari hari khusus lainnya, antara
lain seperti hari Lebaran, Natal, Tahun Baru dan hari- hari penting
lainnya.
Kriteria yang seharusnya terjadi yaitu tidak adanya penumpukan barang
khususnya pada hari hari penting agar kehilangan barang dan kerusakan barang
dapat terhindar dan perusahaan tidak mengalami kerugian.
Sebabnya penumpukan barang ini dikarenakan bagian pembelian
membeli barang ketika barang tersebut habis dan selalu membeli dengan
melebihkan barang yang dipesan. Pembelian barang dengan jumlah besar biasa
dilakukan pada saat hari hari besar seperti, Idul Fitri, Natal ataupun Tahun
Baru.
Akibat penumpukan barang ini, bagian gudang kewalahan dalam
mengatur barang, sehingga barang tidak tersusun rapi, penempatan untuk setiap
jenis barang menjadi tidak sesuai dan resiko terjadinya kerusakan barang
menjadi tinggi. Kondisinya barang yang dipesan dalam jumlah banyak akan
melebihi batas limit stok di gudang, kemudian kelebihan barang ini akan
ditempatkan dalam satu tempat sehingga semua jenis barang dan jumlahnya di
jadikan dalam satu tempat. Pada saat pengambilan, barang dari penumpukan
akan tersusun sembarang dan tidak rapi dan setiap barang dapat menimpa barang
76
lainnya dan beresiko kerusakan pada barang itu sendiri. Dengan demikian,
barang menjadi mudah rusak dan tidak terkontrol dengan baik.
Bagian gudang menjadi kewalahan dalam melakukan penyusunan barang yang
tepat, selain itu akan ada tambahan biaya untuk pemeliharaan terhadap barang
yang over stok. Penumpukan barang ini beresiko kerugian pada perusahaan
karena selain mudah rusak dan biaya pemeliharaan yang cukup tinggi, barang
bisa beresiko cacat sehingga menjadi tidak layak untuk dijual. Biasanya retur
barang dapat dilakukan apabila terdapat kerusakan pada barang ketika dilakukan
pengiriman, bukan dari penumpukan di gudang.
Rekomendasi yang diberikan sebaiknya PT Hero Supermarket,Tbk
menciptakan sistem identifikasi persediaan yang dikenal dengan Economic
Order Quntity. Dengan digunakannya sistem ini maka perusahaan akan
mengetahui ROP (titik pemesanan kembali) sehingga barang yang di pesan tepat
waktu dan dapat terkoordinir dengan baik dan penumpukan barang dapat dicegah
terutama pada saat Hari hari Besar ataupun Hari hari penting lainnya.
3. Penempatan barang yang kurang memadai.
Kondisi yang terjadi yaitu penempatan/ tata letak yang kurang memadai
yang berada di gudang. Tata letak suatu persediaan barang dagang di gudang
sangatlah penting. Hal ini bertujuan untuk mempermudah bagian gudang dalam
pengambilan barang.
Kriteria yang seharusnya terjadi yaitu penempatan atau tata letak barang
yang berada di gudang tersusun dengan baik sesuai posisi yang telah diatur oleh
perusahaan.
77
Dalam wawancara saya terhadap Humas Eksternal tersebut dikatakan
bahwa adanya hal ini disebabkan karena kebanyakan karyawan yang berada di
gudang hanya menerima barang dan setelah barang masuk ke gudang maka
barang tersebut akan langsung ditaruh atau diletakkan pada tempatnya masing-
masing sedangkan dalam hal penghitungan ini hanya dilakukan sesekali saja. Di
gudang pusat Hero Supermarket memiliki pengklasifikasian yang terbagi
menjadi 7 jenis yaitu:
1) Food meliputi : makanan dan minuman
2) Non Food meliputi: peralatan rumah tangga dan apparel
3) Meat meliputi: daging yang dijual seperti ham, daging ayam, daging sapi,
daging babi, dan lainnya yang dipresentasikan di tempat pendingin
4) Fruit dan Vegetables meliputi: buah-buahan seperti buah import dan buah
lokal serta macam-macam sayuran yang dipresentasikan di tempat pendingin
5) Fish meliputi: ikan yang dijual seperti ikan kerapu, ikan teri, cumi-cumi,
udang, kepiting, tiram, udang ebi, dan lainnya yang dipresentasikan di tempat
pendingin
6) Dairy meliputi: dairy yang dijual seperti macam-macam produk susu, dengan
bahan dasar susu seperti keju, susu rendah lemak, ice cream, dan lainnya
yang dipresentasikan ditempat pendingin
7) Bakery meliputi: roti yang dijual di dalam supermarket
Dan masing masing jenis pengklasifikasian makanan tersebut dipertanggung
jawabkan oleh masing masing supervisor. Akan tetapi pada hari hari besar
seperti Idul Fitri, Natal atupun Tahun Baru hal ini tidak dilaksanakan dengan
baik. Penyebabnya adalah dikarenakan karena barang datang dalam intensitas
78
yang besar dalam jangka pendek sehingga membuat karyawan untuk malas
menghitung barang tersebut, sehingga menyebabkan penumpukkan yang berada
di gudang dan tidak terkoordinir dengan baik.
Akibatnya barang sulit teridentifikasi atau tidak diketahui jumlah atau
sisa barang yang ada digudang tersebut. Dampak besar yang mungkin terjadi
yaitu barang rentan terhadap pencurian, hilang ataupun rusak tanpa tahu jumlah
barang yang rusak atau hilang tersebut.
Untuk menghindari hal tersebut rekomendasi yang diberikan sebaiknya
perusahaan melakukan penghitungan secara berkala setidaknya menghitung
secara minimal sehari 1 kali serta menyimpan langsung persediaan yang setelah
di hitung. Hal ini dilakukan untuk lebih dapat mengontrol jumah barang yang
berada di gudang dan dapat terhindar dari kerusakan, kehilangan dan kecurian
barang.
4. Rentannya pencurian terhadap barang barang di gudang .
Kondisi yang terjadi adalah rentannya pencurian barang yang berada di
gudang.
Kriteria yang seharusnya adalah bagian penerimaan dalam melakukan
quality atas kontrol barang dilakukan dengan sangat lebih teliti agar pencurian
atau kehilangan barang yang dapat merugikan perusahaan dapat terhindar dengan
baik.
Hal ini disebabkan karena penerimaan barang dalam jumlah yang besar
akan membuat bagian penerimaan tidak dapat melakukan kontrol terhadap semua
jenis persediaan yang masuk. Kondisinya ketika barang masuk ke bagian
79
penerimaan maka bagian penerimaan ini akan melakukan quality control
terhadap semua barang yang masuk. Dalam lingkungan seperti ini, persediaan
barang yang masuk sangat rentan terhadap aksi pencurian yang di karenakan
kurang maksimalnya pencatatan persediaan yang di lakukan oleh bagian
penerimaan.
Akibatnya bagian penerimaan yang seharusnya melakukan quality
control hanya dapat menginspeksi barang-barang dan tidak memperhatikan
keamanan barang. Prosedur inspeksi yang tidak benar yang disertai pencatatan
persediaan yang tidak memadai dapat menciptakan situasi kondusif bagi
pencurian persediaan. Fungsi quality control adalah untuk memastikan kuantitas
dan kondisi barang dari kerusakan, kecurian dan lainnya.
Rekomendasi yang diberikan penulis untuk mencegah terjadinya
pencurian barang selama dalam masa quality control, maka perlu dilakukan
perbaikan terhadap prosedur inspeksi barang yang lebih benar agar dapat
mencegah terjadinya pencurian barang yang dapat merugikan perusahaan.
Peningkatan fungsi keamanan meliputi penambahan pemasangan kamera
pemantau di bagian penerimaan barang sehingga rekaman inspeksi barang dapat
disimpan jika terjadi permasalahan atau pencurian barang untuk dijadikan
sebagai bukti dalam pembahasan permasalahan.
5. adanya stock out yang berada di gudang
Kondisi yang terjadi pada perusahaan yaitu adanya stock out atau
kehabisan barang yang berada di gudang.
80
Kriteria yang seharusnya adalah perusahaan dapat meminimalisir kondisi
stock out yang berada di gudang dengan mengetahui kapan pembelian barang
dilakukan sebelum gudang mengalami kekurangan barang.
Hal ini penyebabnya karena tidak adanya penghitungan yang layak untuk
menentukan re- order point dan berapa jumlah stock minimum yang harus ada di
gudang.
Akibatnya Gudang pusat Hero Supermarket melakukan pembelian
apabila barang tersebut dalam jumlah sedikit dan tidak adanya range untuk
menentukan kapan harus membeli barang.
Rekomendasi yang diberikan adalah gudang pusat tersebut seharusnya
mempunyai indikator untuk jenis barang yang telah mencapai titk ROP sehingga
bagian gudang dapat mengetahui kapan barang dapat dibeli. Gudang pusat
memiliki perbandingan stock minimum dengan ROP yang telah ditentukan yaitu
sebesar 1:1,5. Untuk mencegah terjadinya stock out persediaan pada gudang
maka perusahaan perlu menerapkan penghitungan EOQ (Economic Order
Quantity) karena dengan menetapkan kebijaksanaan EOQ (Economic Order
Quantity) ini maka dalam setiap tahun dapat ditentukan lebih banyak order dalam
jangka waktu beberapa kali saja sehingga kurang begitu sering menghadapi
risiko kehabisan stock. Selain itu pula pencatatan di PT Hero Supermarket
menggunakan sistem pencatatan prepectual. Hal ini bertujuan untuk memonitor
persediaan setiap saat.
81
6. Sistem keamanan di gudang pusat yang belum optimal.
Kondisi yang terjadi adalah belum optimalnya sistem keamanan yang berada
di gudang pusat. Persediaan barang pada perusahaan merupakan benda berwujud.
Oleh karena itu, perusahaan melakukan pengawasan fisik di gudang pusat PT.
Hero Supermarket yang berada di Cibitung. Pengendalian fisik ini berupa :
a. Penempatan penjaga untuk mendata pemasok yang datang ke gudang dengan
mengisi buku tamu.
b. Pemasangan fire detector, tabung pemadam kebakaran, dan sprinkle untuk
mengantisipasi kebakaran.
c. Pada gudang telah digunakannya ID dan password pada saat masuk ke
gudang.
d. Adanya pembatasan hak akses untuk memasuki gudang, apabila ada
karyawan yang selain karyawan gudang untuk memasuki gudang maka
sebelum masuk di lakukan pemeriksaan terlebih dahulu yaitu body check.
e. Pada kode barang menggunakan Hierarchical Codes berdasarkan jenis barang
dan lokasi rak di gudang.
Kriteria yang seharusnya terjadi adalah perusahaan memperbarui password
agar sistem keamanan yang berada di gudang pusat dapat terjaga dengan baik.
Penyebabnya belum adanya perubahan password secara berkala dan tidak
adanya prosedur untuk itu.
Akibatnya kurang optimalnya pengawasan pengendalian akses yang ada pada
gudang tersebut.
82
Untuk menghindari hal tersebut rekomendasi yang diberikan sebaiknya di
buat prosedur dalam penggantian password hal ini bertujuan untuk menghindari
penyalahgunaan akses.
Top Related